MODELOS

DE CARTAS.

REDACCIÓN COMERCIAL

SECRETARIADO EJECUTIVO – BIOS 2012

CARTA DE

RENUNCIA.

• Cuando tenemos en mente redactar un modelo carta

renuncia, nuestro propósito principal debe ser siempre dejar

una puerta abierta porque nunca se sabe si en un futuro

próximo quisiéramos optar de nuevo a un proceso de

selección en la misma empresa en la que renunciamos ahora

a trabajar.

• La redacción de un modelo de carta de renuncia debe de seguir ciertas

pautas que a modo de ejemplo le vamos a exponer:

1. Ser sencillo y conciso, no escribir datos sin relevancia o de poca

importancia.

2. Escribir en tan solo dos párrafos las razones por las que has decidido

renunciar al empleo con sus motivos.

3. Es posible que al avisar con 15 días de antelación puedas ofrecerte para

asesorar a la nueva persona que va a ocupar tu puesto. También

conviene avisar que estas dispuesto a terminar con los objetivos que te

habías marcado para esos 15 días que vienen.

4. Agradecer por último al jefe por haberte permitido trabajar en dicho

empleo. Mantener una buena relación es siempre importante porque

nunca se sabe si vas o volver o no. No cerremos las puertas.

• A la hora de renunciar a un trabajo, se puede hacer de varias

formas. La manera más habitual es la de renunciar de manera

voluntaria. Menos habitual son las renuncias laborales

presionadas o forzadas, en cuyos casos podríamos estar

hablando de despidos ilegales en los que el empresario pretende

ahorrarse los costos que suponen el hecho de despedir a

alguien. Una renuncia voluntaria por tanto no tiene un costo para

el empresario y siempre es la mejor opción económica.

• A continuación vamos con dos modelos de renuncia, uno de

ellos de renuncia voluntaria y el otro de renuncia forzada por

parte del empresario, adivinen cual es cual...

Estimado señor Juan Pablo Gómez:

Escribo esta notificación para dar constancia escrita de mi deseo de

renunciar a mi puesto de trabajo en su empresa. Mi renuncia es por

motivos personales y no tiene ninguna relación con su empresa.

Durante todo el tiempo que trabajé aquí el trato fue muy adecuado,

tanto con mis compañeros como con mi jefe. Les deseo que la persona

que venga a ocupar mi puesto sea tan responsable como yo.

Un saludo afectuoso

Raúl Gómez

(firma)

EJEMPLO 1

A la atención del director gerente: El señor Don Alfonso Robles

Estimado señor:

Le envío mediante la presente carta mi decisión irrevocable de

renunciar de manera voluntaria a mi puesto de trabajo en su empresa.

Las condiciones laborales, así como la última legislación sobre los

derechos de los trabajadores, hacen que me resulte imposible continuar

trabajando con ustedes. Es por ello que renuncio de manera voluntaria y

además, informo que no volveré por esta empresa a no ser que las

condiciones mejoren.

Mis mejores deseos para la persona que me sustituya.

Un saludo

Raúl Gómez

(firma)

EJEMPLO 2

CARTA DE

PRESENTACION.

• Toda aquella persona que pretenda ocupar un cargo o desempeñar

un trabajo que aún no tenga, debe redactar un modelo carta

presentación.

• Ya sea antes o después de ser elegido para el dicho cargo, es muy

importante presentarse de forma correcta a las personas que le han

dado el puesto, o aún más importante, a las personas que están

pensando darle o no el puesto a usted.

• Resulta una buena estrategia que la persona interesada no se

presente por sí misma, sino que utilice a una tercera persona, que

puede ser su anterior jefe, o un compañero de trabajo que ya ocupe

un lugar dentro de la nueva empresa y pueda presentar de buenas

maneras al nuevo aspirante.

CARTA DE

REFERENCIA.

Dedicadas específicamente a los modelos de cartas

de referencia pedidas por los bancos. No cabe duda

indicar lo mas detalladamente posible los datos.

Cuanto mas detalle mejor. También se puede aplicar

en las referencias personales que se solicitan para

diferentes trabajos. Se trata de una modalidad muy

recurrente sobre todo en los países anglosajones e

Iberoamérica.

EJEMPLO:

“Mediante la presente carta hago constar que conozco de vista trato y

comunicación, desde hace más de 15 años al ciudadano Ramón López, quien

es de nacionalidad española, mayor de edad, soltero, titular del documento

nacional de identidad Nº 48366238-V, y con domicilio en la población de

Alcorcón, Municipio Madrid.

Por el conocimiento que tengo de dicho ciudadano, puedo certificar que se trata

de una persona seria, responsable, de correctos procederes y que goza de

solvencia moral en su comunidad.”

CARTA DE

SOLICITUD.

• Dependiendo de lo que se solicite, por lo general, deben

escribirse con un lenguaje claro, sin excesos de formalidad, y

exponiendo de forma clara y sencilla aquellos detalles que se

desean solicitar.

• Nunca viene mal agradecer al finalizar la carta, dando por hecho

que la solicitud va a tener respuesta.

TIPOS DE MODELO DE CARTA DE SOLICITUD:

1 - Modelo carta solicitud de trabajo.

2 - Modelo carta solicitud de préstamo.

3 - Modelo carta solicitud de beca.

4 - Modelo carta solicitud de crédito.

5 - Modelo carta solicitud de licencia.

MODELO CARTA SOLICITUD DE TRABAJO:

• Un modelo de carta de solicitud de trabajo debe tener como

finalidad la de crear una muy buena imagen y una buena

impresión de quien la escribe.

• Sobre todo la carta de solicitud debe ser limpia y clara, breve y

concisa. Recuerda que la otra persona posiblemente tenga

cientos de cartas de trabajo que revisar así que agradecerá una

carta simple y breve.

• Pero a la vez de breve, debemos incluir toda la

información necesaria para entender y dar a entender

quiénes somos los que interactuamos.

• Antes de empezar a redactar su modelo de carta de

solicitud de trabajo, conviene que reúna toda esa

información para que la tenga a mano.

Información que necesitará:

- Su dirección física, dirección de correo, teléfonos, números de

identidad, etc.

- Lista de trabajos anteriores ordenados con orden inverso, dejando

el más antiguo para el final.

- Las escuelas o universidades.

- Las referencias o recomendaciones por parte de otras personas o

instituciones.

• Por último, antes de redactar su solicitud, también conviene seguir

ciertos consejos :

1 - Use un procesador de textos (tipo Word) que le ayudará con los

márgenes, con la ortografía y con la configuración de su carta.

2 - Utilice el nombre de la persona encargada de contratarle. Esto ayudará a

un mejor acercamiento.

3 - Si no sabe como expresar una palabra, busque en el diccionario

sinónimos así evitara repetir la misma palabra una y otra vez.

4 - Despídase con un simple "atentamente" sin entrar en excentricidades ni

en frases ostentosas que llamen la atención.

5 - Por último, a pesar de haber escrito la carta con el ordenador, firme la

misma con un bolígrafo de tinta.

CARTA DE

RECOMENDACIÓN

• Un modelo carta recomendación es un formato eficaz utilizado

principalmente en los procesos de selección de personal. Acostumbran

a ir acompañadas con el Curriculum vitae y tienen como finalidad la de

ofrecer información extra ajena al solicitante en la que se expone de

manera siempre positiva la pasada vida laboral así como sus cualidades

humanas, que comprensiblemente no pueden ir incluidas en el CV.

• Lo más importante no es el contenido de la carta, ya que

supuestamente va a ser positiva. Lo más importante es Quién la firma;

sin embargo, redactarla puede ser muy difícil o llevar mucho tiempo.

Cuanto mayor sea el cargo de quien la escribe, por lo general, no

dispondrá de mucho tiempo, o considerará secundario el esforzarse por

escribirla, por lo que siempre deberemos ofrecerle un borrador que le

facilite su labor.

• Una carta de recomendación correcta debe tener 4 partes bien

localizadas:

1 – Identificación:

Dirigida a la persona encargada de la selección del personal.

Siempre es importante conocer el nombre propio y su cargo de

adopción.

2 – Contexto:

En las siguientes líneas debe aparecer el trabajo o actividades

desempeñadas por la persona recomendada siempre desde el

punto de vista del recomendador.

3 – Recomendación:

Se trata de una frase de apoyo a la captación de la persona en

la nueva empresa. Destacando lo positivo que puede llegar a ser

esta nueva inserción

4 – Cierre:

Por último una despedida cordial invitando a solicitar

información complementaria o aclarar dudas que pudieran

surgir.

Asimismo deben aparecer los siguientes datos:

– El nombre de las personas implicadas, esto es, el nombre de la

recomendada y la del que lo recomienda.

– Una descripción de la primera toma de contacto (referencia en tiempo y

lugar).

– Características positivas de la persona a recomendar dentro de su

entorno laboral.

– Características positivas de la persona a recomendar respecto a la

persona que le recomienda.

– Información de contacto (Teléfono, email...) Quedando a disposición de la

nueva empresa.

CARTA DE

DESPIDO.

• El modelo carta despido es un documento difícil de redactar, y no por

su contenido en sí, sino por lo duro del hecho que supone hacerse. El

hecho de despedir a un trabajador no es para nada un asunto fácil,

no sólo por lo traumático de la situación, sino por el hecho de que

pudieran ocasionarse posteriores acciones legales que en algunos

casos, conllevan a una huelga o a la paralización de todo el personal

de la empresa en honor y en amistad de la persona despedida.

• En el mejor de los casos, el despido ya ha sido advertido previamente

con el empleado, ya se han tratado los temas importantes y ya lo ha

aceptado. Entonces, por tanto la Carta de Despido no es más que

puro formalismo.

CARTA DE

INVITACIÓN.

• Invitar produce placer.

• Las personas que se consideran generosas y que poseen

algún tipo de sensibilidad siempre se complacen de poder

hacer una invitación.

• Todos estos actos de generosidad, crean un buen

ambiente, estrechan las relaciones, y resultan siempre al

final con balance positivo. Por todo esto, en una invitación

que se haga mediante un modelo de carta se debe

expresar siempre sin olvidarnos la gratitud dando por

hecho que van a aceptar nuestra invitación.

• Los puntos importantes en una carta de invitación son:

1. Fecha y hora.

2. Lugar.

3. Cantidad de personas invitadas.

4. Detalles.

CARTA DE

PEDIDO.

• Una carta de pedido es consecuencia de una carta de oferta anterior, pero en muchas ocasiones son los comerciantes o clientes los que se dirigen mediante un modelo de carta de pedido de forma espontánea y por iniciativa propia.

• Lo más importante en este tipo de cartas de pedido es planificar anteriormente lo que se va a pedir. Por norma general suelen ser grandes listados de artículos con sus precios y sus unidades, o expresado en cantidades o cajas...etc. Por lo tanto no queremos equivocarnos y requiere que repasemos atentamente una y otra vez el modelo de carta de pedido antes de enviarse.

• Conviene también indicarle a la casa vendedora a la que

enviamos el pedido que nos responda confirmándolo lo antes

posible indicándonos también si existe algún problema de forma

que tengamos un margen de maniobra para rectificar o hacer

cambios.

• Los plazos de entrega y sistemas de envío también son

importantes a la hora de hacer un pedido. No olvidarse del

sistema de pago o cobro, si nos hacen descuentos por compras

superiores a cierto numero de productos o no. Formas de

financiación, comisiones, etc.

• Todos estos aspectos son de máxima importancia en función

de nuestras necesidades de venta o de adquisición de

productos.

• Otro dato importante dentro de la carta de pedido es conocer

claramente los gastos de envío.

• A modo legal, se suele informar sobre si la carta de pedido se

debe reintegrar como un contrato o como simplemente un

documento.

CARTA

CIRCULAR.

• Suele ocurrir en ciertas ocasiones que el empresario o dueño de un

negocio o comerciante tiene interés en enviar un comunicado o

hacer llegar una noticia a un numero grande de personas.

• Para realizar esto, el contenido de la carta que reciben las personas

es el mismo. Este tipo de cartas recibe el nombre de circular

o modelo carta circular.

• Un uso típico de un modelo carta circular es la apertura de un

negocio, invitando a la inauguración, la fundación de una nueva

sociedad o cualquier cambio de interés general para el resto de

trabajadores.

• Al igual que el resto de cartas, no conviene exagerar la cortesía

CARTA DE

ENVÍO.

• Una carta de envío es aquel tipo de carta en el que el

comerciante anuncia de manera escrita el contenido de un envío

o un paquete, detallando de forma descriptiva los productos, así

como las unidades y datos importantes por unidad. Un modelo

de carta de envío debe contener también nuestros datos

personales, o los datos de la empresa que realiza dicho envío.

• Es también de suma importante anotar la fecha exacta en la que

se realiza la carta y el envío, ya que la mayoría de los problemas

y discrepancias entre clientes y comerciales, siempre reside en

los tiempos de envío. De esta manera, siempre podemos

disponer de una prueba más de que nuestra mercancía fue

enviada en las fechas sugeridas por los clientes.

CARTA DE

LICENCIA.

• La carta de licencia es una carta de responsabilidad es aquella

carta en la que la persona que la redacta asume un compromiso

y declara ser responsable del asunto al que se refiera. Entonces

se entiende que una carta licencia es aquella en la cual se

concede permiso a una persona por parte de un superior, ya sea

una licencia de trabajo, licencia de manejo de armas, licencia de

manejo, licencia de inasistencias por salud, entre otras.

CARTA DE

PÉSAME.

• A lo largo de la vida, nos encontramos con cartas desagradables,

pero que no tenemos otro remedio que enviar. Nos referimos a

las cartas de pésame. Ocurre cuando muere algún familiar de

alguien que conocemos, que para transmitirle nuestro

sentimiento y solidaridad, necesitamos un modelo de carta de

pésame para expresar dichos sentimientos. Al mismo tiempo que

se da el pésame a través de este tipo de cartas, también es

posible introducir ciertas excusas de porqué no podemos acudir

al funeral.

CARTA DE

RECLAMO.

• El modelo de carta de reclamo se utiliza para realizar una queja o

reclamación sobre un producto o un servicio que nos ha dejado

insatisfechos o no se corresponde con el precio o lo acordado

previamente.

• Una vez que nuestras expectativas no han sido cumplidas, no nos

queda otra opción, si no queremos ir, que quejarnos por escrito

mediante un modelo de carta reclamo, donde aparecerá de forma

escrita nuestras reclamaciones y las quejas por las que

consideramos que no nos ha satisfecho el producto o el servicio.

• Aunque son muy pocas las personas que se deciden a redactar

una carta de reclamo, ya que muchas veces no sirven para nada,

se les debe conceder un justo valor, sobre todo para el

empresario, ya que es una fuente primordial para conocer los

fallos de nuestro servicio. De ahí que muchos centros muestren

siempre el libro de reclamaciones. Les hacemos un favor al

plasmar nuestras quejas, y a la vez podemos conseguir que la

calidad mejore en un futuro.

ACTA.

• El acta es la narración o reseña de lo sucedido en una

reunión, en una junta o sesión. Estas dos definiciones

establecen las dos clases de Actas que se realizan en

la actividad comercial. La redacción de un Acta debe

ser lo más objetivo posible. Se extenderá por la

persona que actúe de Secretario en la Junta o

reunión, el cual firmará en unión del Presidente y de

todos los Vocales que hayan asistido a la misma.

• El Acta se comenzará haciendo constar en letras el nombre de la

ciudad donde se celebre la reunión, hora y fecha. Nombres de los

asistentes, persona que la preside y la existencia del quorum. Se

hará constar también si se reúnen en Junta General, Ordinaria o

Extraordinaria, indicando el orden del día. Se dejará constancia de

todo lo que se vaya tratando, con los nombres de los que

intervinieron e hicieron uso de la palabra y lo que expusieron,

asimismo como las incidencias que se provoquen, todo ello en el

mismo orden que vaya sucediendo.

• Seguidamente se especificará los puntos aprobados o

los acuerdos tomados, haciendo constar si lo fueron

por mayoría o el resultado obtenido en la votación. A

continuación se pondrá fin con la afirmación de que el

Presidente declara terminada la sesión al no haber

más asuntos de que tratar y firman el Acta las

personas a quienes les corresponda hacerlo.

EJEMPLO DE ACTA:

Acta de la reunión de Junta Directiva

de la empresa SISTEMAS UNIDOS

En la ciudad de Madrid, a las 10:00 a.m. del día 20 de enero del 2009, se reúnen en el salón de

conferencias de la empresas SISTEMAS UNIDOS, los miembros que integran este claustro, para

celebrar sesión ordinaria de Junta Directiva. Preside la señora Liliana Pérez y actúa como

Secretario el que suscribe.

ASISTENCIA

La Presidenta declara abierta la sesión y pide al Secretario que pase lista. El Secretario anota la

asistencia de los miembros: Mario Gómez, Ricardo González, Julio Moreno, Ana Rodríguez y

Susana Amador, Luego de verificar el quorum se procede a la lectura del acta de la sesión

anterior, la cual fue aprobada por unanimidad.

INFORME DE LA PRESIDENTA

La Presidenta presentó el libro de Balance que lleva la Empresa y el cuadro demostrativo de las

operaciones realizadas, al 31 de diciembre de 2008. Dio una información amplia y detallada

acerca de la marcha de los negocios y contestó satisfactoriamente todos los puntos que le

fueron consultados por la Asamblea.

Los accionistas se manifestaron muy complacidos de la marcha de los negocios y se acordó por

unanimidad de votos, aprobar en todas sus partes los asientos de contabilidad.

Al no existir otro asunto que tratar, la Presidenta clausura la sesión a las 12:30 p.m. y el Secretario

levanta la presente acta que suscriben ambos.

Liliana Pérez PRESIDENTA

Luis Ponce SECRETARIO

INFORME.

• Un informe es la descripción y el análisis de un hecho, de un

problema, de una investigación, de un proyecto, de una tarea, de

ideas, etc.

• Dentro de una compañía, entidad o institución, los informes se

dirigen casi siempre a los superiores en rango o categoría.

Igualmente, pueden darse entre empleados de igual rango.

Además pueden ser enviados a personas fuera de la institución,

por ejemplo, a clientes, agencias, representantes, etc.

CARACTERÍSTICAS:

• Los datos en un informe, deben ser presentados en forma clara y

puntualizada, ya que la intención del informe es llegar al

conocimiento perfecto de la realidad de una empresa, agencia o

institución.

• Una de las características más importantes del informe es que

deben ser de fácil lectura, interesante y bien presentado. Su

extensión debe ser únicamente la necesaria, aunque ésta

depende del asunto a informar.

• La redacción debe ser corriente, directa, objetiva y exacta. El

informe debe ser escueto, sin caer en el brevedad. Todas las

opiniones que se den en un informe deben ser sustentadas. Se

deben utilizar o mencionar el mayor número posible de datos

referentes al informe que se haga (porcentaje, términos,

números y otras cifras).

PARTES DE UN INFORME:

• No existe una forma o un guion exacto que sea válido para todos

los casos de informes, pero como una indicación se sugiere el

siguiente esquema:

1. Persona o Institución a quien va dirigido.

2. Título del informe.

3. Autor o autores.

4. Descripción del problema u objeto del informe.

5. Análisis (comprende estudios, investigaciones, métodos usados,

etc.).

6. Conclusiones

7. Recomendaciones o Sugerencias.

8. Firma responsable.

9. Fecha.

EJEMPLO DE INFORME:

Informe dirigido al Gerente General

EMPRESA PRADO

Ventas de piezas de auto en la provincia de Santa Cruz

Presentado por: Mario Mora, Gerente de Ventas

El Problema:

Como las estadísticas de ventas de la compañía indican una disminución bastante significativa en las ventas de

piezas automotrices en la provincia de Santa Cruz, se me encomendó hacer la investigación necesaria e

informar a la Gerencia General los resultados y algunas sugerencias para su solución.

Análisis:

En mi recorrido por los establecimientos comerciales de las cabeceras de provincias he recibido numerosas quejas

sobre la tardanza en los envíos de los pedidos.

Algunos comerciantes han comenzado a hacer pedidos a la competencia, precisamente a causa de la demora en

la entrega de estos últimos meses y a que la competencia está ofreciendo un porcentaje mayor en las ventas

al contado. Estas circunstancias son bastante graves, ya que dichos clientes, a su vez, abastecen a otros

comerciantes de comunidades cercanas.

Conclusión:

Creo que es evidente que la única forma de no seguir perdiendo clientes y de atraer nuevos compradores es

tratando de ganarle a la competencia en servicios y ventajas sobre las ventas.

Sugerencias:

Recomendamos hacer un estudio sobre los precios de nuestros artículos al crédito y al contado para buscar la

manera de aumentar un poco los porcentajes de comisión de ventas.

Además es urgente revisar y organizar el Departamento de embarque y servicio de carga y transporte, de manera

que estos servicios sean más dinámicos, ágiles y eficientes.

MEMORANDO.

MEMORANDO.

• El documento llamado memorando (del latín memorándum,

algo que debe tenerse en la memoria) es la comunicación

breve más usada comercialmente.

• El memorando se emplea dentro de un negocio o compañía

como comunicación interdepartamental y con fines

específicos, sirviendo como recordatorio de una orden, para

comunicar envíos de facturas, solicitar documentos, para

informar o solicitar informes, datos, etc.

CARACTERÍSTICAS:

• Por tratarse de una comunicación interna, se prefiere el menor

número de elementos, así como el más funcional y práctico formato.

• Usualmente, su redacción suele hacerse en impresos que cada

empresa posee con su propio membrete. Su tamaño depende de las

necesidades de la empresa pero, generalmente abarca la mitad de

una hoja-carta, usada vertical u horizontalmente. Puede tener líneas

o no tenerlas.

• El texto del memorando se redacta en forma breve e impersonal y

los párrafos se escriben a espacio sencillo. No lleva saludo, ni

despedida formal. El tratamiento final es la palabra atentamente.

El remitente puede firmar con su nombre completo o con sus

iniciales.

PARTES DE UN MEMORANDO.

• Membrete: La palabra Memorando impresa en mayúscula y

escrita en el centro.

• Fecha.

• La letra A: o la preposición PARA: que significa a quien se dirige,

es decir el nombre del destinatario (departamento o jefe de

Sección).

• DE: Departamento o persona que lo envía.

• ASUNTO: De que trata el documento (frase breve).

• Texto o mensaje de la comunicación.

• Iniciales o firma del remitente.

EJEMPLO DE MEMORANDO:

FECHA: 24 de septiembre de 2010

PARA: Roberto Pérez

DE: Gerente Administrativo

ASUNTO: Ascenso de categoría

Nos complace informarle que, a partir de la fecha, usted ha sido ascendido al

cargo de Supervisor de Reclamos, razón por la cual debe presentarse

ante el señor José Ramírez, subgerente de Recursos Humanos, quien le

asignará sus nuevas funciones.

La excelencia en el desempeño de sus labores lo ha hecho merecedor del

reconocimiento que hoy le brindamos.

Le deseamos éxito en sus nuevas funciones.

Copia: Dirección de Recursos Humanos

Dirección de Reclamos