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Modelo Operativo de facturacin pre-entrega

Objetivo

Hablar de Pre-facturacin con la consecuente toma masiva de pedidos, su facturacin en lote, la impresin de los comprobantes y la distribucin de los mismos en cargas de fleteros, sus posteriores liquidaciones por caja; o la existencia de promociones, consignaciones e informacin de cobertura, activacin, ruteos, entre otras cosas; son evidentemente elementos operativos que no se encuentran en otro tipo de empresas.

A partir de la entrega de la mercanca empieza a contar el perodo de cobro, por lo que en caso de utilizar sistemas de Pre-facturacin, es vital que la empresa sea muy puntual en las entregas, debe servir los pedidos de forma impecable y seguir todos los requisitos que solicit el cliente. Con este sistema de facturacin no pueden existir problemas en la recogida de los pedidos ni en las entregas de los productos, esto con la finalidad de que el proveedor pueda emitir las facturas correspondientes.

Cliente

rea de surtido

Almacn

Tecnologas de informacin(TI)

$ $ $

rea de Compras

2

Consulta inventarioGenera ordende compra

rea de ventasrecibe la orden

Envo de orden de compra

Consulta inventario Acuse de recibo automatico

(TI) (TI)Acuse de recibo automatico

Envo de aviso anticipado de embarque

Carga mercanca Descarga mercancarea de descarga

Distribucin de mercancia

M I CROSOFT CORPORATI ON

rea de cuentas por pagar, genera

el pago(TI)

Envo de aviso de pago

(TI) Acuse de recibo automaticorea de cuentas

por cobrarFIN

Bodega

Entrega con facturaelectrnica

Compras / VentasNegociacin

InicioSincronizacin de

Base de datosSyncfonia para

nuevos productos

VendedorBase de datos

maestrosActualizacin en lnea

Del catalogo de productos

Facturacin pre-entrega

A

1 2 3

AProveedor

45

678

12

11 - rea de surtido genera aviso de embarque

14 1513

Recibe el avisode embarque

24

18

(TI)

9

1019

17

16

30

31

(TI)

Enva Factura Electrnica

(TI)Acuse de recibo automatico Proceso de validacin

y conciliacin de CFDsrea de cuentaspor pagar recibe

la FE

11.2 - Genera la factura electrnica impresa

(TI)

Envo de aviso de recepcin de mercanca

(TI)rea de Cuentas por cobrarrecibe el aviso de recepcin Acuse de recibo automatico

2627

Genera el aviso de recepcin

29

28

11.1 - Genera la factura electrnica

20

21 22

23

24.2

25

323334

24.1

Actualiza inventario

24.3

24.4

25.1Valida FE vs Aviso de recepcin

29.1

35

Descripcin del modelo de pre facturacin

1. Se parte de una negociacin comercial entre el vendedor y el comprador con nuevos productos, empa ques, etc. 2. Se alimenta el catalogo con GTIN-13, GIN-14 , con especificaciones de cada uno de los productos negociados 3. Se sincronizan las base de datos tanto de proveedor como el auto servicio por medio del catalogo de GS1 Mxico llamado Syncfonia. 4. En base a la demanda del consumidor en la compra de productos en las tiendas y los inventarios mnimos permitidos. El el rea de compras verifica existencias del producto 5. En las tiendas o en el corporativo se generarn pedidos al proveedor por parte del rea de compras6. Esta orden de compra es procesada en los sistemas informticos (TI) de la tienda, se traduce en formato EDI (ORDERS) y se enva al proveedor correspondiente.7. Se transmite la transaccin por el medio de comunicacin establecido con sus socio de negocio8. El proveedor recibe en los sistemas informticos la orden de compra en EDI (ORDERS), la traduce e integra a su sistema9. El rea de ventas recibe el pedido que envi el cliente y consulta el inventario para verificar las existencias del producto solicitado10. Si hay producto en inventario, el rea de ventas enva el pedido al rea de surtido para su consolidacin11. Una vez consolidado el pedido, el rea de surtido genera el aviso de embarque el cual contiene el producto con las cantidades a surtir11.1 El rea de embarque genera la factura electrnica en el sistema para darle salida a la mercanca11.2 Se genera la representacin impresa de la factura electrnica la cual viajara con el transporte y se entre gara la mercanca12. Empieza el proceso de embarque la mercanca en base al pedido consolidado y la factura13. Se genera en sistema el Aviso anticipado de embarque14. El aviso anticipado se traduce en formato EDI (DESADVD) en los sistemas informticos(TI) del proveedor y se enva15. Se transmite la transaccin por el medio de comunicacin establecido con su socio de negocio16. Sale el transporte con la mercanca solicitada17. Se enva la factura electrnica18. Se transmite la transaccin por el medio de comunicacin establecido con su socio de negocio19. La tienda recibe en el sistema informtico, el aviso anticipado de embarque que envi el proveedor en formato EDI (DESADV), lo traduce e integra a su sistema20. La tienda recibe en el sistema informtico la factura electrnica21. El rea de compras recibe el aviso de embarque, la cual ya contiene la cita para la entrega del provee dor previamente solicitada.22. Compras informa al rea de recibo, la mercanca que se recibir (proveedor, cortina, pedido y cita)23. Se recibe el transporte con la mercanca solicitada, el transportista entrega la factura electrnica correspondiente24. Se descarga la mercanca, el rea de recibo :24.1 Se valida y concilia el producto recibido24.2 Se entrega al area de cuentas por pagar la factura electrnica recibida24.2 Se genera el reporte de recepcin de mercanca en sistema


24.3 Se actualiza el inventario25. El reporte de recepcin se traduce en formato EDI (RECADV) en los sistemas informticos(TI) la tienda y se enva el aviso de recepcin de mercanca.26. Se transmite la transaccin por el medio de comunicacin establecido con su socio de negocio27. El proveedor recibe en el sistema informtico, el aviso de recepcin de mercanca que envi el cliente en formato EDI (RECADV), lo traduce e integra a su sistema.28. El rea de cuentas por cobrar recibe el aviso de recepcin de mercanca25.1 Se valida y concilia la mercanca entregada al cliente25.2 Genera en su sistema la factura, basado en el aviso anticipado de embarque29. La factura se traduce en formato electrnico (INVOIC-XML) en los sistemas informticos(TI) del provee dor, valida que cumpla con lo estipulado en Anexo 20, verifica que los acuerdos comerciales (addenda) estn correctos y se enva la factura electrnica30. Se transmite la transaccin por el medio de comunicacin establecido con su socio de negocio31. El rea de cuentas por cobrar recibe la factura electrnica que envi el proveedor en formato electrnico (INVOIC-XML) 29.1 Valida que cumpla con lo estipulado en Anexo 20, verifica que los acuerdos comerciales (addenda) estn correctos32. Se genera el reporte con la validacin y conciliacin de la factura electrnica. Una vez validada la factura electrnica, el rea de cuentas por pagar revisa el reporte generado y genera el pago, en los trminos convenidos con el proveedor33. Una vez realizado el pago el rea de cuentas por pagar genera un reporte con el pago que se le hizo al proveedor desglosando el concepto del pago (factura pagada)34. El reporte de pago se traduce en formato EDI(REMADV) en los sistemas informticos (TI) la tienda y se enva un aviso de pago con el desglose correspondiente.35. Se transmite la transaccin por el medio de comunicacin establecido con su socio de negocio36. El proveedor recibe en el sistema informtico, el aviso de pago que envi el cliente en formato EDI (REMADV), lo traduce e integra a su sistema.37. El rea de cuentas por cobrar recibe la notificacin de pago y concilia la informacin recibida, para dar por terminado el ciclo comercial.

Al intercambiar transacciones electrnicas es fundamental que el receptor confirme la recepcin de los mensa-jes por medio de acuses de recibo o en su caso acuses de recibo/error (CONTRL y APREAK) con esto se garantizara que los mensajes se reciben completos y en su caso corregirlos.

Transaccin Gua Acceso a travs de: ORDERS GUIA DE IMPLANTACIN MEXICANA (GIM)

2008 ORDERS - UN/EDIFACT/EANCOM http://www.amece.org.mx/amece/GuiasImplantacion_Estandares_Comunicacion.php

DESADV GUIA DE IMPLANTACIN MEXICANA (GIM)

2008 DESADV - UN/EDIFACT/EANCOM RECADV GUIA DE IMPLANTACIN MEXICANA (GIM)

2008 RECADV - UN/EDIFACT/EANCOM INVOIC GUIA DE I MPLANTACIN MEXICANA (GIM)

2007 INVOIC UN/EDIFACT/EANCOM REMADV GUIA DE IMPLANTACIN MEXICANA (GIM)

2008 REMADV - UN/EDIFACT/EANCOM APERAK GUIA DE IMPLANTACIN MEXICANA (GIM)

2008 APERAK - UN/EDIFACT/EANCOM CO NTRL GUIA DE IMPLANTACIN MEXICANA (GIM)

2006 CONTRL - UN/EDIFACT/EANCOM

http://www.amece.org.mx/amece/GuiasImplantacion_Estandares_Comunicacion.php







Objetivo



Cliente

rea de surtido

Almacn


$ $ $

rea de Compras

2











el pago(TI)



por cobrarFIN

Bodega





nuevos productos





A

1 2 3

AProveedor

45

678

12


14 1513


24

18

(TI)

9

1019

17

16

30

31

(TI)




la FE


(TI)



2627


29

28


20

21 22

23

24.2

25

323334

24.1


24.3

24.4


29.1

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Objetivo



Cliente

rea de surtido

Almacn


$ $ $

rea de Compras

2











el pago(TI)



por cobrarFIN

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nuevos productos





A

1 2 3

AProveedor

45

678

12


14 1513


24

18

(TI)

9

1019

17

16

30

31

(TI)




la FE


(TI)



2627


29

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21 22

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24.2

25

323334

24.1


24.3

24.4


29.1

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Objetivo



Cliente

rea de surtido

Almacn


$ $ $

rea de Compras

2











el pago(TI)



por cobrarFIN

Bodega





nuevos productos





A

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AProveedor

45

678

12


14 1513


24

18

(TI)

9

1019

17

16

30

31

(TI)




la FE


(TI)



2627


29

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21 22

23

24.2

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24.1


24.3

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Objetivo



Cliente

rea de surtido

Almacn


$ $ $

rea de Compras

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el pago(TI)



por cobrarFIN

Bodega





nuevos productos





A

1 2 3

AProveedor

45

678

12


14 1513


24

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(TI)

9

1019

17

16

30

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(TI)




la FE


(TI)



2627


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