M O M E N T O S D E V E R D A D A U T E C O

Recordemos los pasos para lograr una entrega impecable con nuestros clientes:

1. Alistamiento2. Pre-entrega3. Citación a entrega4. Entrega emotiva5. Entrega técnica6. Seguridad vial

Hoy les queremos compartir una herramienta muy importante para llevar a cabo correctamente nuestro proceso de Pre-Entrega: Se trata del

ACTA DE ENTREGA

El acta de entrega es un documento que le permite tanto a nuestros usuarios como a ustedes tener constancia de que el vehículo ha sido entregado con toda la documentación, accesorios e información requerida para su adecuado uso así como las garantías.

Adicionalmente será el medio por el cual haremos cumplir la circular única de la Superintendencia de

Industria y Comercio en la cual se nos exige certi�car la entrega completa y relacionar toda la información pertinente a las garantías. Por último nos ayudará a dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 en donde se establecen los parámetros adecuados para la recolección, almacenamiento y tratamiento de los datos personales de nuestros clientes.

Apreciada red de socios comerciales,Realizar adecuadamente la entrega memorable de la motocicleta, tal como fue planteada desde el año pasado en las convenciones regionales, nos permitirá a�anzar la relación con nuestros usuarios, sorprenderlos y convertir este momento en una experiencia inolvidable para ellos, que haga que el vínculo que se crea entre los clientes, ustedes y Auteco sea fuerte, duradero y emotivo.

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1. Ingresar a la página www.auteco.com.co/impacta y diligenciar su usuario y contraseña. Se verá la siguiente imagen en sus pantallas:

¿Cómo implementar acta de entrega?El Acta de entrega estará vinculada en nuestro sistema de información Impacta. Los pasos a seguir son:

2. Ingresar a link “Impacta” en la columna izquierda de su pantalla como se indica en la imagen:

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3. Aparecerá la página de inicio de Impacta y en la parte superior derecha se debe ingresar al botón “SERVICIO POSVENTA” y posteriormente darle clic a la opción “Generación de Acta de Entrega”

4. Ingresar el ‘Número de motor’ y ‘Número de chasis’ del vehículo y dar clic en botón “Aceptar”.

5. Al dar clic en “Aceptar” deberá salir la información del producto como se muestra en la siguiente imagen. Se debe veri�car que toda la información esté correcta y registrar la información faltante en los campos:

a. Placa: registrar tal cual como lo indica la matrícula de la motocicleta.

b. Clase: seleccionar si es ‘Motocicleta’ o ‘Motocarro’.

c. Consecutivo Manual de Garantía: registrar la fecha de actualización del manual de garantía que se indica en la primera página de dicho manual así:

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6. En el bloque de “Información del Distribuidor o Taller” se muestra la información de la persona que entrega. En identi�cación y nombre sale la información de quien registra como usuario de Impacta, pero se debe adicionar el nombre de la persona que le hará la entrega al usuario �nal en el campo Vendedor, tal como se muestra en la siguiente imagen:

7. Posteriormente se ingresa toda la información del propietario, el contacto y quien recibe:

a. Propietario: es a nombre de quien quedan los documentos de propiedad de la motocicleta. Al ingresar el tipo y número de documento del propietario, la información restante de ‘Información del propietario’ se auto-completará debido a que fue ingresada anteriormente durante el alistamiento. Sin embargo, se debe revisar que toda la información esté completa y correcta. En caso de que no se haya ingresado el alistamiento desde el CSA se debe proceder a ingresar manualmente la información.

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8. Ingresar la información de los campos ‘Número de factura’ y ‘Fecha de facturación’:

b. Contacto: puede ser la persona que acompañe al propietario a comprar la motocicleta o quien la vaya a conducir.

Al ingresar el tipo y número de documento del contacto, la información restante de ‘Información del contacto’ se auto-completará. Sin embargo, se debe revisar que toda la información esté completa y correcta. Si no se auto-completa se deben llenar todos los campos posibles.

En caso de que no exista contacto se activa la opción de “Contacto igual a propietario” que se encuentra al lado derecho y así la información del propietario se replicará en el contacto.

c. Quien recibe: es la persona que el propietario autoriza para que recoja la moto. En este caso el socio comercial es responsable de realizar los procedimientos que correspondan para que otra persona diferente al propietario pueda reclamar el vehículo.

Si quien recoge la moto es el mismo propietario se activa la opción “Recibe el propietario” que se encuentra al lado derecho en el bloque de ‘Información del propietario’. Esto hará que se auto-complete la información de quien recibe con la del propietario.

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9. Activar el botón de “Preentrega” cuando se haya revisado que los siguientes pasos se hayan cumplido:

· Revisar tarjeta de propiedad, SOAT y certi�cado de gases. · Veri�car que la información de los documentos esté siempre correcta: nombre, cédula, chasis,

motor, placa, color, modelo, fechas. · Tener listos: manual de garantía, factura y accesorios · Veri�car el buen

funcionamiento de toda la moto

10. Seleccionar todos los elementos que se le van a entregar al cliente. Si algún elemento no se encuentra en el listado se activa la opción ‘Otro’ y se escribe que otro(s) elemento(s) se le van a dar (Ej: Morral para el casco)

11. Si se requiere hacer alguna anotación u observación hay un campo disponible llamado “Observaciones Adicionales”.

12. En el paso número 11 habrá terminado los pasos a seguir en la Pre-entrega del protocolo de entrega memorable, pues los pasos siguientes deberán hacerse cuando el cliente se encuentre en el establecimiento del socio comercial para completar y validar la información y �rmar el acta de entrega. Por lo tanto en este paso debemos proceder a guardar como borrador presionando el botón “Guardar” ubicado en la parte inferior del acta para poder ingresar nuevamente cuando el cliente llegue al punto de venta.

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13. Cuando el cliente llegue al establecimiento y se le haga la Entrega Emotiva y Técnica de la motocicleta, usted debe volver a ingresar a Impacta para poder validar la información del cliente que había registrado y complementarla con la información que le haga falta. Para esto, debe buscar el acta de entrega a través de la “Hoja de Vida” de la motocicleta en la opción del botón “Servicio Posventa” en la parte superior derecha:

14. Es importante validar con el cliente la información como número de documento, nombre completo, número de teléfono �jo y celular, dirección, correo electrónico y fecha de nacimiento y completar lo que haga falta. Igualmente mencionarle todos los elementos que se le van a entregar y para dar cumplimiento a la Ley Habeas Data 1581 de 2012 se debe pedir la autorización del cliente tal como se expresa en el texto incluido en el bloque “Ley de Habeas Data” y marcar la opción ‘Sí’ en caso de que el cliente autorice.

Ingresar el número de motor y luego de dar clic en el botón “Aceptar”. La aplicación mostrará la hoja de vida de la motocicleta y se le habilitará el botón de “Acta de Entrega” que se encuentra en el lado derecho de la información del producto. Este botón lo llevará al formulario de acta de entrega que se guardó como borrador con anterioridad.

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15. Luego de revisar que toda la información esté completa y correcta dar clic al botón “Generar”. Una vez se presione este botón no podrá volver a hacer cambios al Acta de Entrega, por lo tanto se recomienda revisar la información con el usuario antes de generarla.

16. El Acta de Entrega estará lista para imprimir. La aplicación le ofrecerá la opción de descargarla y abrirla y le saldrá el siguiente mensaje:

17. Se deben imprimir dos copias, una para el cliente y una que debe archivar el punto de venta como constancia de que el cliente recibió a conformidad la motocicleta y autorizó el tratamiento de los datos. Ambas impresiones deben estar �rmadas por el cliente y el asesor comercial.

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18. Así se verá el documento de Acta de Entrega que se debe imprimir para hacerlo �rmar por el asesor comercial y el cliente que recibe:

19. Luego de haber �rmado el acta de entrega se debe digitalizar el documento para adjuntarlo en Impacta y así dejar constancia de que el cliente recibió a conformidad el vehículo y sus elementos y nos brindó la autorización para gestionar sus datos.

El documento puede ser digitalizado a través de un escáner o algún dispositivo que le permita capturar imágenes con buena resolución, como un Smartphone o Tablet.

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20. Para adjuntar el documento debe volver a ingresar al Acta de entrega del cliente a través de la “Hoja de Vida” de la motocicleta (igual que en el paso 13). En el Acta de entrega debe ubicarse en la parte inferior en el bloque “Adjuntar/Descargar archivo” y presionar el botón “Adicionar”.

Luego presionarel botón “Buscar”

Inmediatamente le aparecerá un recuadro para que seleccione el archivo a adjuntar, presionando el botón “Examinar” y eligiendo el archivo dentro de la carpeta donde se haya guardado la imagen digitalizada y posteriormente dando clic en el botón “Adjuntar”.

Finalmente valide que el archivo sí se haya adjuntado correctamente y en caso de que requiera descargarlo también lo podrá hacer a través del botón “Descargar”.

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