SERVICIO DE MANEJO DE CONTENIDOS

EL CONTRATISTA deberá suministrar el servicio de un Gestor de Contenidos Empresariales para archivos, imágenes, video, audio y cualquier otro tipo de documento; para aproximadamente doscientas (200) cuentas de los funcionarios de los Programas Especiales, con una variación de cuentas de +/- 20%. El servicio del Sistema de Gestión de Contenidos, debe cumplir con:

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

Usuarios La solución debe contar con soporte inicial para 200 usuarios y considerar una variación de cuentas +/- 20%.

Cliente Compatibilidad con navegador web Internet Explorer, Chrome, Firefox, Safari y otros.

Colaboración Sitios.● Autenticación basada en protocolo LDAP.● Asistente para la configuración.● Conexiones con clientes de Ms Office.● Arquitectura de alta disponibilidad.● Multicliente.●Comunidades.● Blog.● Wiki Empresarial.● Búsquedas

Opciones sociales.● Conectividad móvil.● Función marcar como favorito.● Compartir contenidos.● Seguir Usuarios● Notificaciones de actividadesotros

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES.

Característica Descripción

Manejo de Archivos La solución debe permitir el manejo de archivos en formatos de uso común (Ejemplos: pdf, doc, docx, ppt, xsl); incluyendo proceso de visualización, y edición (cuando aplica), sin que ello implique instalar componentes propietarios en la estación del cliente.

La solución debe permitir asignar metadatos a los documentos independientemente del tipo de documento.

La solución debe permitir manejo de versiones de los documentos.

La solución debe permitir la búsqueda, identificación y recuperación de la(s) versión(es) anteriores o posteriores de los contenidos de cada usuario

La solución debe permitir la definición de estructuras de espacios, carpetas y subcarpetas con sus respectivos metadatos y configurar en cada espacio los respectivos niveles de acceso y permiso de los usuarios.

La solución debe permitir la consulta de documentos en dispositivos móviles, a través del explorador de internet o aplicaciones móviles.

La solución debe permitir actividades de adición o cargue de contenido mediante estrategias de "arrastre y pegue" (drag and Drop) sobre interfaces de usuario; y contar con facilidades de adición de contenidos en

ambiente simulado de "unidad de red compartida". Esta actividad también debe aplicarse a contenidos de correo electrónico.

La solución debe permitir asignar roles y permisos de usuario a diferentes niveles dentro del sistema (espacios, carpetas, subcarpetas y documentos)

la solución debe permitir la gestión de expedientes híbridos (físicos y electrónicos) por medio de referenciación e inventario.

La solución debe limitar a los usuarios las opciones de eliminación de documentos, la cual se llevará a cabo bajo reglas establecidas.

La solución debe permitir la definición de reglas de carpetas, mediante una sencilla interfaz interactiva que permita definir el procesamiento de reglas para carpetas individuales. Las reglas pueden ejecutar una o más acciones asociadas cuando se cumplen. Por ejemplo, pueden implementarse reglas que conviertan los contenidos a formato PDF automáticamente, de forma que estén listos para su publicación en Internet o en la intranet.

La solución debe permitir definir esquemas de nombres y códigos estructurados de los contenidos que se pueden asignar de forma automática o manual, respondiendo al esquema de clasificación general.

Manejo de Imagen y Audio La solución debe permitir el manejo de contenidos audiovisuales en formatos de uso común; incluyendo proceso de visualización, o reproducción, sin que ello implique instalar componentes propietarios en la estación del cliente.

La solución debe permitir asignar una serie de metadatos a los contenidos audiovisuales, independientemente de su formato.

La solución debe permitir la consulta de los contenidos audiovisuales en dispositivos móviles, a través del explorador de internet o aplicaciones móviles.

Gestión Colaborativa de Grupo La solución debe permitir al usuario compartir y/o visualizar contenidos compartidos con, o para, otros usuarios de grupo.

El control detallado de acceso y seguridad de los contenidos debe estar controlado mediante el uso de Niveles de Seguridad como Usuario, clave, rol, grupo, o sus equivalentes (Autenticación / Autorización)

La solución debe permitir agregar comentarios todos los contenidos dentro del sistema, sin que esto implique directamente la modificación del documento.

La solución debe permitir seguir a otros usuarios o grupos de usuarios dentro del sistema y recibir notificaciones de las actividades realizadas de dichos usuarios.

la solución debe permitir marcar como favoritos los contenidos dentro del sistema y que estos se visualicen en una carpeta de acceso directo a dichos contenidos, sin que esto implique duplicidad del contenido.

La solución debe permitir crear espacios de discusión y colaboración como wikis empresariales, blogs, foros, calendarios colaborativos y otros.

Flujo de Actividades La solución debe permitir al usuario incluir, o

recuperar, contenidos que han sido asociados a un flujo de actividades; han sido etiquetados para su uso; o forman parte de contenidos compartidos por un grupo autorizado.

La solución debe contar con plantillas de flujos de trabajo que permitan al usuario elegir una u otra opción de acuerdo a la actividad que desee ejecutar.

La solución debe permitir que el usuario administrador pueda modificar o crear nuevos flujos de forma sencilla.

La solución debe permitir al usuario la creación de pequeños flujos de trabajo para sus documentos privados. Esta funcionalidad es adicional a la de creación de flujos de trabajo general (revisión, aprobación, publicación); para el ambiente corporativo. Los flujos de trabajo deben permitir la transformación de formatos, como parte de las reglas aplicables a los documentos finales.

La solución debe permitir escalar los flujos de trabajo a una instancia superior en los casos en los que no se cumplan con los parámetros establecidos inicialmente.

la solución debe dejar registro (pista de auditoría) de todas las acciones que se lleven a cabo dentro del flujo de trabajo.

La solución debe permitir que se inicien flujos de trabajo sin necesidad de contar con un documento y que éste pueda ser añadido en cualquier otra parte del flujo, si es necesario.

La solución debe permitir asignación de tareas basadas en reglas predefinidas.

Mediante la asignación de revisores, autorizadores, administradores u otras asignaciones personalizadas.

Cada usuario debe tener acceso a paneles de mando y/o resumen, en donde tenga visualización en tiempo real de todos los flujos de trabajo en curso; permitiendo al usuario ver y priorizar las acciones pendientes o incompletas. También debe permitir configurar notificaciones personalizadas para las tareas pendientes.

Búsquedas de Contenido La solución debe permitir la búsqueda, por diferentes atributos, de los contenidos relacionados con el espacio privado o colaborativo de cada uno de los usuarios. Esta funcionalidad debe adicionalmente permitir el cambio de estados de los contenidos.

La solución debe permitir búsquedas simples y búsquedas avanzadas sobre los documentos, su contenido o su metadata, permitiendo filtrar sobre diferentes criterios.

La solución debe permitir realizar búsquedas por combinación de criterios. Por ejemplo una búsqueda en que se combine rangos de fecha, tipo de documento y creador del documento.

la solución debe permitir ordenar los resultados de búsqueda de acuerdo a diferentes criterios. Por ejemplo relevancia, fechas, tipo de documentos, entre otros criterios.

La solución debe restringir los resultados de las búsquedas de acuerdo al rol y permisos que tenga el usuario. Es decir que no se le mostrarán los contenidos a los cuales no permiso de acceder.

La solución debe permitir que los usuarios y administradores configuren los formatos de visualización de los resultados de búsquedas, incluyendo como mínimo las siguientes funcionalidades:

● Elegir el orden en que se muestran los resultados,

● Determinar el número de resultados que se muestran cada vez en la pantalla de visualización,

● Determinar el número máximo de resultados de una búsqueda,

● Guardar los resultados de la búsqueda,● Seleccionar los campos de metadatos que

se muestran en los resultados de búsqueda.

Inteligencia Empresarial La solución debe permitir diseñar y presentar métricas, informes y reportes.

La solución debe permitir ampliar o reducir los reportes de acuerdo a las necesidades de cada usuario y de acuerdo a la información a la que el usuario tenga permiso.

Seguridad El sistema debe permitir que se restrinja el acceso a los documentos, metadatos, carpetas y espacios a determinados usuarios o grupos de usuarios.

La solución debe ser accesible únicamente mediante autenticación (usuario y password) únicos para cada usuario.

La solución debe reservar al(los) usuario(s) administrador(es) la creación de usuarios y la definición de roles y permisos.

La solución debe permitir que los contenidos almacenados en esta, sean accesibles

únicamente mediante la aplicación web. Para tal fin deberá encriptar la información.

La solución debe tener procedimientos automáticos de generación de copias de seguridad y de recuperación, que permita generar copias de todos los contenidos del sistema.

La solución debe garantizar que durante los procesos de copia de seguridad se mantendrá la integridad y autenticidad de los contenidos.

La solución debe permitir que el usuario administrador defina la periodicidad con que se llevarán a cabo los procedimientos de copia de seguridad.

La solución debe reservar al usuario administrador la capacidad de restaurar o actualizar el sistema a partir de las copias de seguridad. La solución debe ajustarse a los protocolos establecidos por el SGSI para los programas especiales.

En el momento de la implementación de la solución se deberá dar cumplimiento a las políticas internas y reglamentación del SGSI que aplique para los Programas Especiales -el cual se le dará a conocer únicamente al proponente seleccionado- el cual estará obligado a implementarlas como parte de las obligaciones contractuales.

Pista de Auditoría.

La solución debe mantener una pista de auditoría inalterable, que almacene información de forma automática sobre todas las acciones relacionadas con:- Los documentos, carpetas y espacios, - El usuario que inicia o realiza la acción,

- La fecha y hora en que se realiza la acción.

La solución debe mantener la pista de auditoría durante el tiempo que se requiera, que en este caso corresponde al ciclo de vida de los documentos.

La solución debe permitir exportar la pista de auditoría como un documento de archivo.

Retención y Disposición La solución debe permitir definir tiempos de retención a los documentos de acuerdo a políticas internas definidas.

La solución debe permitir definir pasos o procedimientos que se deben ejecutar una vez los tiempos de retención han surtido efecto.

La solución debe permitir validar los tiempos y procedimientos, es decir que antes de ejecutar cualquier acción solicite confirmación al usuario administrador.

La solución debe permitir que los todas las acciones que se ejecuten en los procesos de retención y disposición queden registrados en la pista de auditoría.

REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES.

Facilidad de uso La solución debe proporcionar asistencia en línea en todo momento.

Los mensajes de error de la solución deben ser significativos, de forma que los usuarios a los que están destinados puedan tomar las medidas adecuadas.

la interfaz de usuario debe ser

adecuada para usuarios con necesidades especiales, es decir, que ha de ser compatible con el software especializado que se pueda utilizar y con las directrices pertinentes sobre interfaces.

La solución debe ofrecer al usuario final y al administrador en todo momento funciones de uso fácil e intuitivo.

Siempre que la solución incluya el uso de ventanas emergentes, se deberá permitir que el usuario las mueva, modifique su tamaño y apariencia y que estos cambios se guarden el perfil de usuario.

Siempre que la solución use una interfaz gráfica de usuario, deberá permitir que sus usuarios la configuren a su gusto. En tal sentido conviene que los aspectos de la personalización abarquen al menos los siguientes elementos, sin que esto sea limitante: - Los contenidos de los menús.,- La disposición de las pantallas,- El uso de las teclas de funciones y atajos de teclado,- Los colores, las fuentes y el tamaño de las fuentes que se muestran en la pantalla,- Las notificaciones y alarmas sonoras.

Cuando el usuario requiera introducir metadatos, es necesario que la solución ofrezca funciones que permitan recurrir al reconocimiento óptico de caracteres en la captura de estos metadatos (reconocimiento óptico de caracteres)

La solución debe incluir una función de ayuda sobre todas las funcionalidades a

las que tenga acceso el usuario.

Rendimiento y escalabilidad La solución debe ofrecer tiempos de respuesta adecuados para llevar a cabo las funciones normales del sistema.

Es deseable que la solución sea capaz de realizar búsquedas sencillas en menos de 3 segundos, y búsquedas complejas con combinación de criterios en menos de 4 segundos, con independencia de la capacidad de almacenamiento y de la cantidad de contenidos almacenados en el sistema. En todo caso se espera que en ningún caso sea superior a 10 segundos

La solución debe permitir la expansión de usuarios sobre una medida –SIN SUJETARSE A- del 20% anual, sin afectar la continuidad y la eficiencia del servicio.

La solución debe permitir la expansión y crecimiento de almacenamiento de contenidos sin que se afecte el rendimiento del sistema.

Es deseable que la solución ofrecida contemple inicialmente y sin sujetarse a ello un espacio para 20 Teras de almacenamiento.

Se estima que a la fecha el volumen de información a migrar es aproximadamente de 750 gigas.

Disponibilidad del Sistema La solución debe estar a disposición de los usuarios los 7 días de la semana 24 horas al día 365 días al año sin interrupciones graves que afecten el

desarrollo de las actividades.

El período de inactividad de la solución no debe superar las 5 horas cada mes.

El número de incidentes, que conlleven a períodos de inactividad imprevistos de la solución no debe ser superior a 3 por mes.

Interfaces Se debe contemplar el diseño basado en Web que sea acorde al portal web de la en su versión vigente.

Los formularios y demás herramientas de apoyo deben ser intuitivos al usuario, presentar ayudas en línea, su despliegue frente al usuario debe ser rápida, permitir su navegación a través de los exploradores más comunes como Mozilla, e Internet Explorer, Chrome y las diferentes plataformas (Windows, Mac, Linux), autoajustable a cualquier tamaño y resolución de pantalla del usuario, utilizar imágenes optimizadas y componentes de diseño que permitan mostrar la información de manera dinámica, ágil y estética.

El navegador no debe requerir ninguna modificación o instalación de plugins, applets, o similares para que el software funcione, ni requerir soporte técnico al usuario para poder operar la aplicación.

Se debe incluir el diseño de interfaces para dispositivos móviles

(celulares, tablets, iphone, ipod, etc.).

Interfaces de Comunicación Las interfaces de comunicación deben contener los estándares Web y fundamentalmente se deben basar en protocolos HTTP, HTTPS para la comunicación con usuarios finales y para desarrollo de Web Services SOAP, WSDL, REST, Protocolo necesarios para las interfaces entre diferentes aplicaciones.

Indudablemente para los diferentes niveles de red será ́ necesario la utilización de otros protocolos que complementan las diferentes interfaces de comunicación entre cada uno de los componentes que deberán ser definidos en un nivel mayor de diseño arquitectónico.

Identificación y Autenticación La autenticación se debe hacer a nivel del aplicativo, se debe permitir la integración con servicios de directorios activos/LDAP, especialmente para las funcionalidades que permiten autenticación, autorización, administración y almacenamiento de datos de usuarios.

Los datos relacionados con la identificación de usuario y su contraseña de acceso deben tener una vigencia de acuerdo con las políticas de seguridad definidas por la entidad.

Control de accesos externos En redes seguras en donde se

dispone de Firewalls mediante los cuales el manejo de puertos y protocolos son administrados desde este punto, y no desde los sistemas de información, todo esto se debe implementar de acuerdo con las políticas de seguridad definidas por la entidad.

Se debe considerar aspectos de seguridad relacionados a su utilización a través de redes publicas, garantizando la confidencialidad e integridad, disponibilidad de la información y acceso a ella.

Se debe incluir el diseño de pruebas de penetración que permitan identificar debilidades en el acceso al sistema en lo relacionado con el entorno, entrada, datos y lógica. No se debe permitir dos o más sesiones simultaneas con el mismo usuario.

Auditoría: Se debe implementar el registro de acciones realizadas por los usuarios a las principales transacciones (usuario, fecha, hora) y registros del sistema en lo relacionado con la creación, modificación y eliminación. De igual forma se debe disponer de la administración de estos log o base de trazabilidad posibilitando la parametrización de las transacciones o tipos de registros que generaran trazas. Se deben incluir el diseño de reportes y alertas de indicadores de

seguridad.

Administración: Se debe disponer de una opción dentro del sistema que permita el manejo y definición de información relacionada con usuarios, roles, accesos, logs, puertos, conexiones, opciones, módulos, definiciones de Auditoría y demás elementos que permitan realizar la administración del componente de seguridad del sistema. Se deben incluir reportes y consultas necesarias para el control y seguimiento de esta información.

Continuidad del Negocio Con el fin de garantizar la continuidad del negocio, la solución deberá contar con sincronización en la nube (propia o externa) de forma que se cuente con un respaldo online de todas las operaciones.

La solución debe contar con protocolos de alta disponibilidad que garanticen la continuidad del negocio en casos específicos de criticidad y en tiempos mínimos de respuesta.

Adicional a la funcionalidad básica, EL CONTRATISTA debe suministrar el servicio de Gestión de Contenidos Empresariales, que permita las tareas básicas de: almacenamiento, manejo compartido y recuperación de contenidos. Estos contenidos deben permitir el manejo privado a nivel de usuario, manejo compartido en espacio de trabajo empresarial, y control de acceso a nivel de usuario o grupo. El servicio de contenidos empresariales debe ofrecer la funcionalidad de recuperación, edición en línea, bloqueo, visualización, y asignación de contenidos a un flujo de trabajo. También debe ofrecer funcionalidad para la creación y manejo de las plantillas predefinidas para los espacios de contenido. El sistema deberá contar con la posibilidad de conectarse con el cliente de correo electrónico, de forma que el usuario pueda copiar o mover sus correos a un espacio determinado dentro del gestor de contenidos.

El usuario debe tener disponible en la interface del gestor de contenidos, los contenidos asignados en su espacio de trabajo, los espacios privados, las plantillas predefinidas, y la información del estado de actividad y privacidad de cada elemento.

El contenido de un espacio de usuario debe permitir la creación de un mapa tipo "drive" para acceso local simulado. El servicio debe permitir al usuario realizar invitación por EMail a otros usuarios que requieran compartir espacios de trabajo.

El servicio ECM debe permitir la ejecución de tareas masivas como copia, cambio de propiedades, o envío a espacios compartidos; y permitir la creación de ciclos de vida de contenidos, para los procesos de negocio que se definan en cada Programa Especial. Este servicio debe tener una disponibilidad del 99,5%.

El sistema debe permitir eliminar usuarios sin que se eliminen los contenidos asociados al mismo.

El CONTRATISTA deberá ejecutar un plan de capacitaciones orientado a los usuarios de los Programas Especiales, con el fin de precisar las capacidades y utilidades de los equipos ofimáticos multifuncionales. Estas capacitaciones deberán concretarse con el supervisor del contrato en cuanto a su claridad, precisión y alcance.

Teniendo en cuenta que el contratista prestará este servicio a los Programas Especiales como un servicio en Nube, EL CONTRATISTA debe garantizar que este servicio está implementado cumpliendo con los requerimientos de servicios en Nube, como lo son estar implementado sobre un Data Center con las condiciones mínimas de operación que garanticen ofrecer la disponibilidad mínima del 99,5%, servicios de alta disponibilidad y replicación así como un horario continuo de operación de 7x24. Adicionalmente EL CONTRATISTA debe asumir todos los costos de Hosting, Aplicaciones, Bases de datos, Actualización de aplicaciones, Soporte, Conectividad, Internet y Seguridad Informática y Física entre otros que sean necesarios para mantener operativo el servicio. Si se presentan inconvenientes con los equipos que prestan el servicio o con el servicio en general, EL CONTRATISTA debe atenderlos a través de la mesa de ayuda en una modalidad de 7x24 y haciendo solución del inconveniente de acuerdo a su clasificación de criticidad y respetando los tiempos de respuesta establecidos en los ANS especificados en el ítem de la Mesa de Ayuda de este pliego.

MigraciónSe deberá garantizar la migración de la actual plataforma a la nueva solución y a soluciones futuras, sin que esto signifique contratiempos en el desarrollo de las actividades de negocio y sin que se pierdan propiedades de los documentos.

La migración podrá llevarse a cabo de forma masiva o por paquetes. Sin que se afecten las actividades de negocio o se pierdan propiedades de los documentos.

La migración podrá llevarse a cabo en segundo plano, de forma que dicho proceso no afecte el desarrollo de las actividades de negocio.

Reportes e informes detalladosEL CONTRATISTA deberá contemplar dentro de su servicio, la generación de reportes e informes detallados según la necesidad de información y periodicidad que el contratante estime.

Acuerdos de Nivel de Servicio

PRIORIDAD TIEMPO DE RESPUESTA TIEMPO DE RESOLUCIÓN

Crítico Inmediata < 2 horas

Alto 30 minutos < 4 horas

Medio 4 horas < 8 horas

Bajo 1 día < 2 días