Nociones básicas de word

INICIO DEL PROGRAMA

Para comenzar a utilizar nuestro procesador de pálabras Word, debemos de saber como accesar a esta aplicación. Para ello debemos de seguir los siguientes pasos:

1. Nos posicionamos en la esquina inferior izquierda de la pantalla y pulsamos el botón Inicio

2. Seleccionamos y pulsamos Todos los Programas, para tener acceso a las diferentes aplicaciones

3. Buscamos el directorio Microsoft Office y nos ubicamos en él

4. Seleccionamos de todas las aplicaciones que posee la de Microsoft Office Word 2007

5. Habremos entrado a la página principal de la aplicación Word, estando listos para comenzar a trabajar.

Curso de Word Página 1

BOTÓN OFFICCE Y LA BARRA DE HERRAMIENTAS

Word presenta en su pantalla principal dos áreas en las que se encuentran todas las funciones que ofrece esta aplicación para el usuario.

La primera es el Botón Office, el cual comprende acciones como crear un documento, abrir uno existente, guardar e imprimir, entre otras.

El Botón Office se encuentra en la esquina superior izquierda de la pantalla, siendo este la imágen presentada a continuación.

Al pulsar este botón se desplegará un menú que mostrará las funciones comprendidas en él. Acá es donde se encuentras las funciones principales, y accesamos a cada una de ellas


posicionándonos sobre la que nos interesa y pulsando Enter en el teclado.

Podemos también observar en la pantalla principal, la Barra de Herramientas de Word, que posees una amplia de funciones o herramientas que utilizaremos en nuestro trabajo de acuerdo a nuestras necesidades. Y tiene la apariencia siguiente:

Como vemos hay cuatro viñetas principales en esta barra: Inicio, Insertar, Diseño de página, Referencias, Correspondencia, Revisar, Vista y Complementos.

Si por ejemplo queremos utilizar alguna de las funciones de Diseño de Página, nos posicionamos en esta viñeta y la barra mostrará las aplicaciones que contiene.


De igual manera en la esquina superior derecha de la barra de herramientas, encontraremos tres botoncitos importantes que tenemos que reconocer y saber para que funcionan.

Estos son en el orden de izquierda a derecha:

Botón Minimizar, utilizado para reducir la pantalla a su mínima expresión, sin cerrar la aplicación.

Botón Restaurar, utilizado para retornar a la visualización de la pantalla tal como la teniamos al inicio. Este se utilizará en caso hemos disminuido en algún momento la pantalla y deseamos tener la pantalla completa como estaba al inicio.

Botón Cerrar, utilizado para cerrar un documento o bien toda la aplicación.

BARRA DE ACCESO RÁPIDO Y HOJA DE TRABAJO

Barra de Acceso Rápido

Como su nombre lo indica es utilizada para tener un acceso rápido a funciones que nosotros consideramos claves. Veamos, cuál es esta barra?

Esta barra es muy útil, pues nos ahorra tiempo al querer poner en marcha una aplicación determinada. Además podemos agregar los botones que nosotros consideramos que utilizaremos más frecuentemente, es decri, podemos personalizarla.

Para ello nos ubicamos en la flechita que se encuentra en el extremo derecho de la barra y desplegamos el menú que contiene


Como puedes ver son muchas las funciones que podemos incluir. Pero por ejemplo si deseamos incluir en esta barra Vista prelimina, seleccionamos esta aplicación pulsando Enter sobre ella.

Y ya tendremos nuestra barra de acceso rápido, tal cual como la deseamos.

La Hoja de Trabajo


Veamos sus partes principales:

* La Regla, permite visualizar el tamaño de la página y donde están ubicados los márgenes que estaremos utilizando en nuestro documento.

* Botones de movilización vertícal de la hoja o documento. Los cuales se encuentran en el lateral derecho de la pantalla. Son dos botones:

El botón utilizado para subir en el documento, nos ubicamos en la flechita hacia arriba y si pulsamos comenzaremos a movernos hacia arriba en el documento.

El botón utilizado para bajar en el documento, nos ubicamos en la flechita hacia abajo y si pulsamos comenzaremos a movernos hacia abajo en el documento.

* Botones para navegar entre las páginas de un documento. Si observamos esta en la esquina inferior derecha de la pantalla, y muestran dos pares de flechitas.

Si pulsamos las flechitas hacia arriba nos moveremos hacia la página anterior de un documento. Y si pulsamos las flechitas hacia abajo nos moveremos hacia la página posterior

* En parte inferior de la pantalla, también podemos visualizar un barra pequeña que muestra tres estados diferentes: la página en la cual nos encontramos en el momento escribiendo del total que llevamos en el documento; el número de pálabras escritas que


llevamos hasta el momento; y el idioma en el cual estamos escribiendo.

* En la esquinita superior derecha de la hoja de trabajo encontramos un botón pequeñito que sirve para visualizar la regla en nuestra pantalla. Si lo presionamos la regla ya no aparecerá más en nuestra hoja de trabajo, si lo pulsamos nuevamente volverá a ser visible la regla.

VISUALIZACIÓN DEL DOCUMENTO

Word ofrece diferentes tipos de visualización de la pantalla, dependerá de lo que deseamos hacer el seleccionar una forma u otra.

Estas opciones de visualización pueden ser accesadas en dos formas:

* En la parte inferior de la pantalla se encuentra una pequeña barra que comprende las opciones de visualización.

podremos ir utilizando cada una de ellas a medida las seleccionemos.

* La siguiente forma es a través de la barra de herramientas. Para ello primero debemos de pulsar la viñeta Vista

Luego ubicamos la sección correspondiente a Vista de documento donde encontraremos las formas de visualización.

Pero revisemos cada una de estas formas de visualizar el documento:

Diseño de Impresión: muestra el documento tal y como saldrá en la impresión


Lectura de Pantalla Completa: muestra el documento en vista de lectura a pantalla completa, de tal forma de maximizar el espacio disponible para leerlo y realizar comentarios.

Diseño Web: muestra el documento como sería como página web. Ya que Word permite crear documentos con extensión HTML que podemos muy bien colgar en internet.

Esquema: Muestra el documento como esquema y las herramientas de esquema. Para ello solo muestra los titulos de cada uno de los contenidos de las diferentes páginas del documento.

Borrador: Muestra el documento como un borrador para editar el texto rápidamente; aunque algunos elementos como encabezados y pies de página no estarán visibles en esta vista.

HERRAMIENTA ZOOM EN WORD

La herramienta o función Zoom en Word, permite ampliar o disminuir la zona de la página o el documento que estemos trabajando.

Para ello deberemos ingresar a la pestaña Vista de la barra de herramientas.


Una vez posicionados en Vista, ubicamos la sección denominada Zoom que contiene las funciones para este fin.

Veamos todas estas opciones que se tienen:

1. La primera que encontramos se identifica por una lupa, relacionando este objeto a la acción de acercar para ver mejor o a alejar.

Al pulsar esta opción Zoom, veremos desplegarse el cuadro principal de controles y comandos para llevar a cabo esta función.

Como vemos comprende tres porcentajes diferentes que están predeterminados: 200%, 100% y 75%. Sin embargo podemos cambiar el porcentaje al que deseemos, dependerá que tanto del área de trabajo tendremos visible en pantalla.

Por ejemplo si queremos un Zoom del 100%, lo seleccionamos

y mostrará en la Vista previa del cuadro de controles como se verá nuestra página, y el tamaño aproximado en el que veremos la fuente


Si quisieramos cambiar a un Zoom del 75%, seleccionamos esta casilla y veremos mayor área de la página para trabajar pero consecuentemente el tamaño visible de la fuente disminuirá.

2. El segundo ícono que encontramos es 100%, que no es más que tener en nuestra área de trabajo el tamaño normal de nuestro documento.

3. La opción Una página visualiza la página completa en la hoja de trabajo, es decir, en la pantalla tendremos una página completa.

4. Dos páginas muestra en la pantalla como su nombre lo índica dos páginas consecutivas de un documento.

5. Ancho de página se aplica cuando queremos ver en todo el ancho de la pantalla, el ancho de las páginas de un documento. El ancho de la pantalla coincide con el ancho del documento.


Depende de nuestros intereses acercaremos o alejaremos nuestra visión en el documento. Muchas veces hay personas que prefieren tener en pantalla una mayor área de trabajo, aunque el tamaño de la fuente sea pequeña. Otras prefieren no forzar su vista y tener un acercamiento mayor con lo que la visualización de la fuente aumenta.

INSERTAR TEXTO

Bueno pues comencemos a trabajar y a ver las diferentes cosas que podemos hacer con nuestro procesador de pálabra Word.

Escribamos algo en nuestra hoja de trabajo. Para ello pondremos la visualización de la pantalla en Diseño de Impresion.

Para nuestro ejemplo se ha seleccionado una pequeña porción del libro Manual del Guerreo de la Luz del escritor Paulo Coelho. (Tú puedes seleccionar el texto que quieras)

Cuando escribamos una frase y querramos pasar al siguiente renglón, solamente damos Enter en el teclado y ya estaremos al inicio de otro línea de la página.

Escribimos el texto y a medida que vamos escribiendo, notamos que el cursor nos indicará donde estamos.

Así si por algún movimiento del ratón nos movemos de lugar, veremos inmediatamente a donde estamos ubicados.

Bueno, terminamos de escribir nuestra porción del texto deseado y nos quedará así


Si vemos la parte inferior de la pantalla, veremos el estado de inscripción en nuestro documento

En este ejemplo, tenemos un documento de una página y por tanto estamos en esta. Y además tenemos en todo nuestro documento 49 pálabras escritas.

VISTA PRELIMINAR

Ahora que hemos escrito algo de texto, veamos otras funciones que presenta Word.

La Vista Preliminar es utilizada para obtener como su nombre lo indica una vista previa de las páginas de un documento, con la idea de revisar y editar el documento si fuera necesario antes de ser impreso o guardado.

En este caso hay dos formas en las que podemos acceder a esta función

Primera forma:

Como hemos personalizado nuestra barra de acceso rápido, recuerdas que se incluyó la función Vista Preliminar. Pues esta es la forma más fácil en este caso de acceder a ella.

Pulsamos nuestro ícono Vista Preliminar en la barra y ya accederemos.


Segunda forma:

Esta es la forma habituada de accesar a la función, pues no siempre la tendremos en nuestra barra de acceso rápido.

1. Pulsamos el Botón Office que esta en la esquina superior izquierda de la pantalla

2. Al pulsar el botón, se desplegarán las funciones principales de Word. Pulsamos Imprimir, y se abrirá un menú pequeño con ciertas funciones, entre ellas seleccionamos Vista preliminar

3. Al seleccionar Vista preliminar se abrirá una nueva barra de herramientas de esta función

y veremos en pantalla completa las páginas de nuestro documento


4. Si queremos acercar más la visión en la página, pulsamos Zoom y seleccionamos un porcentaje mayor al que tenemos.

Igual acá son las mismas funciones las que tienen todos estos íconos relacionados al Zoom.

5. Para salir de esta Vista y regresar a nuestra pantalla principal, pulsamos el botón Cerrar vista preliminar

HERRAMIENTAS PARA INTRODUCCIÓN DE TEXTO


Cuando escribimos en nuestra hoja de trabajo, tenemos la oportunidad de insertar texto, y a medida que lo hacemos, la pálabra que se encuentra a la derecha se moverá hacia esa dirección permitiendo insertar el texto deseado.

Por ejemplo si en el texto que hemos escrito anteriormente, quisieramos introducir una nueva pálabra (mucho) en la segunda línea entre necesitan y espacio.

Comenzamos a escribir y notaremos que la pálabra espacio comenzara a moverse hacia la derecha para dar paso a instera la pálabra mucho. Veamos el cursor donde esta

Cuando finalizamos de escribir nuestra pálabra, damos un espacio en el teclado y ya tendremos insertado este nuevo texto

Ahora bien, hay otra forma de insertar una pálabra, y es sobreescribir. En esta manera se estará escribiendo sobre las pálabras que están hacia la derecha de donde estemos escribiendo.

Esta función es útil cuando nos hemos equivocado en escribir y queremos directamente sustituir el texto por otro.

La forma en que habilitamos Sobrescribir, es a través de nuestro teclado del ordenador, solamente presionamos la tecla Ins de "insertar"

Pero en Word debemos también de tener habilitada esta función desde el teclado, para asegurarnos que es así.

1. Pulsamos el Botón Office

2. Del menú que se abre, seleccionamos Opciones de Word, con el que personalizamos herramientas básicas y avanzadas.


3.Seleccionamos de este menú, Avanzadas.

4. Buscamos nuestra opción de utilizar la tecla Insert para Sobrescribir y seleccionamos ambos cuadros

5. Pulsamos Aceptar y ya podremso utilizar la tecla para insertar texto en su forma sobrescribir

Cuando esta función esta habilitada en Word, al presionar la tecla Insert, si escribimos por ejemplo " mucho", ira borrando la pálabra a la derecha o los espacios que se encuentren en esta dirección.

DESHACER O BORRAR

A medida que vamos escribiendo el documento, podría darse el caso que nos equivoquemos y sea necesario recuperar el paso anterior al de la equivocación.

Para ello Word presenta una función muy útil denominada Deshacer, que ciertamente realiza lo que su nombre indica y nos facilita regresar a la situación que deseamos.


Esta función la encontramos en la barra de acceso rápido y se representa por una flechita curva hacia la izquierda

Si pulsamos y abrimos la ventana que posee, podremos seleccionar hasta donde queremos deshacer. Por ejemplo en la ventana siguiente se esta deshaciendo la escritura de "mucho" si unimos los tres momentos a los que estamos dando vuelta atrás.

Por otra parte, Word en lugar de utilizar esta función de deshacer, permite borrar la frase o pálabra que hemos escrito de otra forma.

Para ello sombreamos el texto que deseamos borrar, por ejemplo en la frase que se muestra queremos borrar la pálabra "mucho".

Cómo sombreamos? pues nos ubicamos al inicio de la pálabra, pulsamos el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo apretado nos movemos hacia la última letra de la pálabra que deseamos borrar.

Luego de haber sombreado, pulsamos de la barra de herramientas del botón Inicio, la opción Cortar (representada por una tijerita).

Igual podemos borrar si una vez sombreada la pálabra pulsamos en el teclado la tecla Borrar.

GUARDAR

Una vez hemos escrito el documento que deseamos tener, pues resulta importante poder guardarlo en el ordenador para utilizarlo


posteriormente, o si seguiremos escribiendo en él no corramos el riesgo de perder todo nuestro trabajo.

Para Guardar seguimos los siguientes pasos:

1. Pulsamos el Botón Office

2. Abrimos el cuadro de opciones y seleccionamos Guardar como

3. Al seleccionar esta función, se abrirá un cuadro de controles

4. La primera cosa que debemos de hacer en el cuadro de controles de Guardar como es seleccionar el directorio o carpeta donde guardaremos nuestro documento. Para ver cuales son los directorios y seleccionar, simplemente pulsamos la pequeña flecita que tiene en el lado derecho y se tendrá una visualización de las opciones de carpetas o directorios donde queremos archivar nuestro documento.


5. Luego de haber seleccionado el directorio donde guardarlo, le asignamos nombre a nuestro documento, escribiéndolo en el espacio Nombre del archivo

6. Una vez asignado el nombre, pulsamos la opción Guardar

7. Ya tendremos guardado nuestro documento con un nombre determinado que podemos visualizar en la parte superior de la pantalla de Word

MÁS SOBRE LA FUNCIÓN GUARDAR

Una vez guardado nuestro documento, es posible que sigamos trabajando sobre el mismo. Por lo cual ya no sera necesario volver a crear un documento, sino más bien lo que deberemos ir haciendo es nada más guardando los nuevos cambios que vayamos incluyendo en él.

Por ejemplo si escribimos un párrafo más en nuestro texto y queremos guardar este cambio.

a) Pulsamos el Botón Office


b) Pulsamos la opción Guardar, de esta forma guardaremos estos nuevos ajustes a nuestro documento sin necesidad de volver a asignar un nombre y ubicarlo dentro de un directorio.

Esto lo haremos así siempre y cuando no cambiemos nombre a nuestro documento

Word presenta opciones que permiten personalizar la opción Word de forma avanzada

Para ello deberemos de accesar a las herramientas de esta función. Para ello seguimos el siguiente procedimiento:

1. Pulsamos nuevamente el Botón Office y seleccionamos dentro de su menú Opciones de Word

2. Seleccionamos las opciones para Guardar

3. Y se mostrarán todas las herramientas para personalizar el guardado de documentos


4. Entre las opciones más importantes, se encuentra la de Guardar información de Autorrecuperación. En la que podremos seleccionar cada cuánto tiempo automáticamente se guardará nuestro documentos

Esta función es super útil porque sucede a veces que nuestro ordenador se apaga o queda pegado por lo que tenemos que reiniciar. Si estabamos trabajando un documento en Word, una vez encendido nuestro ordenador y cargada la aplicación, se recuperará hasta la última versión que se había guardado automáticamente. Muy útil, verdad!!!

5. Otra opción de este grupo de herramientas, se encuentra la de Ubicación de archivo de Autorrecuperación, en la cual podremos seleccionar el directorio donde queremos se vayan guardando estos archivos recuperados.

Una vez hayamos personalizado la función Guardar, pulsamos Aceptar.

ABRIR UN DOCUMENTO


Veamos como abrir un documento o archivo de Word que tengamos guardado en alguna carpeta dentro de nuestro ordenador u otro dispositivo externo.

Si observan la barra de acceso rápido que se ha venido mostrando en lecciones anteriores, ya se tiene acceso directo a la opción Abrir, representada por una carpeta abierta.

Sin embargo, si no tuvieramos esta opción en la barra de acceso rápido, podemos seguir los siguientes pasos para abrir un documento ya existente.

1.Pulsamos el Botón Office

2. Buscamos y seleccionamos la función Abrir

3. Se abrirá el cuadro de controles de esta función, donde deberemos seleccionar que archivo necesitamos abrir

4. En la parte izquierda de esta pantalla se pueden ver diferentes directorios en los que puede buscarse el documento. Si quisieramos abrir un documento dentro de alguno de estos, solo pulsamos el


directorio requerido e inmediatamente aparecerá en el espacio superior de la pantallita donde podremos seleccionar el archivo que deseamos abrir.

Es en este espacio donde una vez tengamos el directorio o carpeta, buscamos el documento y lo seleccionamos. En este ejemplo hemos buscado en el directorio Mis documentos y estamos seleccionando el documento porción libro

5. Cuando hayamos seleccionado el documento, simplemente pulsamos Abrir y ya aparecerá en nuestra pantalla el archivo que deseamos ver.

MÁS SOBRE OPCIONES DE ABRIR

Para poder accesar a un documento, para algunos puede resultar un poco confuso el buscarlo en un directorio y abrirlo.

En esta lección por ello veremos con más detenimiento el poder utilizar bien las diferentes opciones que da el cuadro de controles de Abrir.

Si nos fijamos bien en el cuadro, aparece en la parte superior esta el área donde encontramos los controles para navegar y buscar nuestro archivo.


1. Primero encontramos el espacio donde podemos buscar y seleccionar el directorio donde está el documento o archivo que estamos buscando. Para desplegar la ventana, solamente pulsamos sobre la flechita y se mostrarán los principales directorios de nuestra computadora, teniendo en consideración por supuesto si tuvieramos dispositivos externos conectados, como lo son un disco duro externo o un CD.

2. Justo al lado de este espacio de búsqueda de directorio encontramos una flechita con la punta de lanza hacia la izquierda, que no quiere decir más que retroceder a la ubicación inicial que se tenía, previa a la selección. Es decir que si cuando abrimos o desplegamos la ventana de busqueda de directorio nos movemos hacia otro directorio, si pulsamos esta flechita iremos retrocediendo hasta llegar al punto donde iniciamos nuestra selección.

3. El tercer ícono importante es el de una carpeta con una flecha hacia arriba, esta sirve para subir de nivel en un fichero. Va subiendo hasta el directorio raíz de la selección.

4. La vista de los archivos ayuda a identificar al archivo conforme a todas las formas presentadas en su ventana. Generalmente se utiliza la forma detalles, pues contiene el tipo de documento, el tamaño del archivo y su fecha de creación. Muy útil porque facilita la búsqueda.


5. Es importante tener claro como leer la ventana donde se muestran los archivos dentro de un directorio. Se muestra el nombre, el tamaño, el tipo (si es word, excel, html, etc), la fecha en que fue modificado ( o en que fue creado si no se ha realizado ningún cambio o edición al documento original)

6. En la parte inferior del cuadro de controles se encuentra el espacio donde seleccionamos el tipo del archivo. En este caso es bueno seleccionar Todos los documentos de Word, de esta forma se acorta nuestra lista a los que son del tipo de la aplicación y sobre la que queremos abrir un archivo en específico.

7. Por último se encuentra el botón que da la orden de Abrir, pues podemos seleccionar de que forma deseamos acceder al archivo. Por ejemplo si queremos abrir el documento sólo de lectura, es decir que no podremos realizar ningún cambio.

SELECCIONAR TEXTO


Veamos todas las opciones para seleccioanar texto, lo cual resulta importante en Word, pues nos facilita el trabajo para funciones como copiar, pegar ocambiar formato de fuente.

* Una de las formas de seleccionar texto es sombrear poco a poco la pálabra, frase o párrafo que se desea. Para ello nos ubicamos al inicio de la porción que deseamos sombrear, pulsamos el botón izquierdo del ratón y nos comenzamos a mover con el ratón hasta sombrear toda el área requerida.

Por ejemplo si queremos seleccionar la pálabra energía, nos ubicamos al inicio de la pálabra y comenzamos a movernos hacia la derecha (manteniendo el botón izquierdo del ratón pulsado), a medida que nos desplazamos veremos que la pálabra se va sombreando.

* Podemos también seleccionar una pálabra específica de una forma más sencilla. Nos ubicamos con el ratón sobre la pálabra y damos doble click en el botón izquierdo del ratón, de esta manera se habrá seleccionado.

Recordemos que el doble click debemos de hacerlo muy rápido para que funcione esta opción.

* También podemos seleccionar una línea completa de nuestro documento o bien un párrafo, dependerá de como tengamos nuestro escrito.

Si es un párrafo el que queremos seleccionar, nos ubicamos en el margen izquierdo y damos doble click; de esta manera habremos sombreado todo el párrafo.

Si el documento se encuentra escrito como frases, en las que al final de cada una pulsamos Enter en el teclado para movernos hacia el renglón posterior. Pues también podemos seleccionar una frase determinada; para ello nos ubicamos en el margen izquierdo de la


frase y pulsamos rápidamente dos veces el ratón (doble click), ya tendremos nuestra frase seleccionada.

* Si es todo el documento el que deseamos seleccionar, es decir si es un documento de 8 páginas, todas seran seleccionadas.

Para seleccionarlo nos posicionamos en el margen izquierdo del texto y damos tres veces click, recordemos que debemos de hacerlo rápidamente para que funcione.

De esta forma ya tendremos sombreado todo el documento.

FORMATO DEL TEXTO

En Word podemos también aplicar el formato que necesitemos a una porción de texto o a un documento completo.

Podemos desde cambiar el tipo de fuente que estamos utilizando, hasta cambiar los estilos y color de la fuente.

Aprendamos como dar formato al texto. Sigamos los siguientes pasos para cambiar el tipo de fuente.


1. Sombreamos la porción del texto a la que queremos cambiar tipo de fuente.

2. Nos posicionamos en la pestaña Inicio de la barra de herramientas

3. Nos ubicamos en la sección Fuente, y desplegamos la venta de los tipos de letras pulsando la flechita de la izquierda.

4. Seleccionamos el tipo de fuente deseado, para el ejemplo utilizaremos ALGERIAN

Nuestro texto tendrá este formato ahora:


5. Para cambiar el tamaño de la fuente abrimos la ventana correspondiente y seleccionamos el tamaño deseado. En este ejemplo sera 8

Así se verá ahora nuestra porción del texto a la que hemos cambiado formato.

Otra forma de accesar al cambio de tipo y tamaño de fuente, es pulsando el botón derecho del ratón sobre el texto. Se abrirán estas dos ventanas a continuación:

Acá también podremos seleccionar el tipo de fuente de la lista de opciones


y también seleccionar el tamaño de la fuente.

MÁS SOBRE FORMATO DE TEXTO

Word presenta diferentes opciones para poder brindarle a nuestro trabajo el formato deseado.

La sección que deberemos de considerar y en la que tendremos que buscar todas estas alternativas es la de Fuente, encontrada en la viñeta Inicio de la barra de herramientas.

Ya hemos visto como trabajar con el tipo y tamaño de la fuente, ahora veamos más alternativas dadas para cambiar formato.

* Negrita: aplica el formato de negrita al texto seleccionado, se representa por el siguiente ícono.

* Cursiva: aplica el formato cursiva al texto seleccionado, se representa por el siguiente ícono


* Subrayado: subraya el texto seleccionado, representándose por el siguiente ícono

Si quisieramos cambiar el formato de la fuente y aplicar estos tres estilo a una frase seleccionada, pulsamos los tres íconos y tendremos nuestra frase ya con formato cambiado.

En la sección fuente se encuentran dos íconos que también se utilizan para dar formato a textos específicos seleccinados.

Tal es el caso de las funciones para crear Subíndice o Superíndice:

Cada uno de ellos muestra en su ícono para que es utilizado. Subíndice para crear letras minúsculas debajo de la línea del texto principal; y superíndice para crear letras minúsculas sobre la línea del texto principal.

Veamos como funcionan:

Subíndice

Por ejemplo si quisieramos escribir la fórmula química del agua.

Escribimos: H2O, y sabemos que el 2 es un subíndice. Así que sombreamos el 2

y pulsamos el botón que ayuda a convertir el texto en subíndice

y ya tendríamos nuestra fórmula química escrita como es debido

Superíndice


Por ejemplo si quisieramos escribir una ecuación o función determinada. En este caso escribiremos la función de una parábola sencilla:

Escribimos: Y = X2, sabemos que el 2 debe ser un superíndice que muestre la función

Sombreamos el número 2

pulsamos el botón que ayuda a convertir el texto en superíndice

y ya tendremos nuestra función

COLOR DE FUENTE Y RESALTADO DEL TEXTO

Cambiar Color de Texto

También en Word podemos darle un color diferente al texto, de acuerdo a lo que deseamos presentar.

1. Para ello debemos de sombrear el texto que deseamos cambiar el color y pulsar el ícono Color de fuente

2. Desplegar el menú de opciones para seleccionar el color que deseamos. En este caso escogeremos un color ocre para nuestro texto.


3. Ya tendremos nuestro texto, en el color al que hemos seleccionado:

Este color está fácil de escoger de la paleta presentada, por estar el Colores del tema; sin embargo si observamos la ventana de opciones de colores, abajo hay una sección que dice Más colores....

Entramos acá para seleccionar un color que no se tenga en la ventana principal, para ello se abrirá una ventana que muestra una amplia gama de colores


Si por ejemplo esogieramos un color verde diferente a los que se presentan en las opciones principales, nos posicionamos con el cursor en este color y pulsamos Aceptar

Nuestro texto cambiará a este nuevo color que hemos seleccionado:

Resaltar texto

Muy útil para mostrar el texto que seleccionemos como marcado o resaltado, tal como hacemos en un documento y marcamos cierta porción de texto con un plumón fluorescente

1. Seleccionamos el texto que deseamos marcar y pulsamos el ícono Resaltar texto

2. Se abre la ventana de colores y seleccionamos uno para resaltar el texto

3. Veamos como queda la frase que hemos seleccionado para marcar dentro de un párrafo:


CAMBIAR MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS

Muchas veces queremos dar formato a ciertas porciones de texo o frases específicas, en el sentido de cambiar la letra de minúsculas a mayúsculas o visceversa.

Para realizar este cambio, seguimos los siguientes pasos:

1. Sombreamos la frase que queremos cambiar de minúscula a mayúscula

2. Nos ubicamos en la sección Fuente de la barra de herramientas

y pulsamos el botón Cambiar mayúsculas y minúsculas, representado por el siguiente ícono

3. Se abre una ventana de opciones y seleccionamos MAYÚSCULAS

tendremos nuestra frase en mayúsculas, tal como se muestra en la siguiente figura


Como podemos observar en la ventana Cambiar mayúsculas y minúsculas contiene otras opciones que también podemos utilizar en diferentes ocasiones.

Así por ejemplo si quisieramos que cada palabra su inicial este en mayúscula, seleccionamos la opción Poner en mayúsculas cada palabra

Y ya nuestro texto tendrá este formato seleccioando:

FORMATO DE PÁRRAFOS

Para dar o cambiar formato a un párrafo en Word, debemos de ubicarnos con la sección Párrafo de la barra de herramientas; que se encuentra dentro de la viñeta Inicio y tiene su representación siguiente:

Pasos para cambiar alineación del texto:

1. Sombreamos el párrafo que deseamos dar formato


Veamos nuestra barra de herramientas y veremos que está alineado a la izquierda.

2. Si desamos podemos cambiar la alineación, pulsando el ícono centrar.

Y veremos nuestro texto centrado horizontalmente en la hoja

3. Si lo quisieramos alinear hacia la derecha, pulsamos el ícono para tal fin

Y tendremos el párrafo alineado de esta forma. Notemos que las frases inician desde su márgen derecho hacia la izquierda

4. Generalmente se utilizar la alineación Justificar para presentar el texto. En esta forma se alinea el texto entre los márgenes izquierdo y derecho, agregando espacios si fuera necesario. Esta opción presenta un texto más homogeneo y bien distribuido entre los márgenes que se esten utilizando.

La presentación del texto es la siguiente:


INTERLINEADO Y SANGRÍA EN UN PÁRRAFO

Interlineado

Algo que es muy importante aprender ahora es como darle a nuestros párrafos el interlineado requerido. Muchas veces en trabajos de colegio o universidad, nos dicen "interlineado 1,5 o 2". Ahora veremos como hacerlo.

1. Sombreamos el párrafo al que queremos cambiar el espacio entre líneas.

2. Pulsamos el botón Interlineado de la barra de herramientas

3. Se desplega una ventana con las opciones y veremos que en este momento se encuentra un interlineado de 1,5.


4. Cambiamos a un interlineado de 1,0 para ello seleccionamos esta opción.

5. Ya tendremos nuestro párrafo con un espacio entre líneas de 1,0

Si ven está mucho más compacto el párrafo a la vista, ya que el espacio es sencillo.

Sangría

Otra opción que utilizamos cuando estamos escribiendo o editando un texto en Word, es el establecimiento de la Sangría. Que no es más que los espacios en el que escribimos el texto a partir del márgen izquierdo.

Por ejemplo, si vemos la imágen de abajo, veremos que el texto inicia justo en el límite del márgen izquierdo. Punto clave es observar la regla, se fijan?


Si quisieramos aumentar la sangría, pulsamos el botón para tal fin de la barra de herramientas:

Ya observaremos que el texto inicia espacios adelante del margen izquierdo, en este caso hemos incrementado sangría. Observemos la regla que muestra este cambio.

VIÑETAS Y NUMERACIÓN

Viñetas

La función Viñetas en Word es muy útil, pues nos ayuda a crear listas de una manera muy rápida y fácil. También para identificar y puntualizar ideas o comentarios que deseamos estructurar.

Si por ejemplo tenemos el siguiente texto


Y deseamos puntualizar en los elementos de la planificación e identificarlos a través de viñetitas que apoye la visualización. Seguimos el procedimiento a continuación:

1. Sombreamos las frases o párrafos del texto que deseamos identificar con viñetas

2. Pulsamos el botón Viñetas de la barra de herramientas

Y ya tendremos nuestro texto punteado como lo queriamos.

Si desearamos cambiar el estilo de la viñeta de punto a otro que nos guste más.

a) Desplegamos la ventana de opciones pulsando sobre la flechita del ícono


b) Seleccionamos para el ejemplo una viñeta estilo "cheque"

c) Ya nuestro texto tendrá este tipo de viñeta para la presentación

Numeración

Si en lugar de viñetas, queremos crear una lista numerada de los elementos del proceso administrativo.

1. Sombreamos el texto que queremos listar


2.Pulsamos el botón Numeración de la barra de herramientas

3. Ya tendremos nuestro texto debidamente numerado

Si quisieramos cambiar el estilo de la numeración, desplegamos al ventana de opciones de Numeración y seleccionamos el formato que deseamos.


En este ejemplo seleccionaremos literales en paréntesis

Ya tendremos nuestro numerado en este nuevo formato

COPIAR Y PEGAR

Las funciones más utilizadas en Word, sin duda son copiar y pegar. Ambas y otras dos más las encontramos en la viñeta Inicio de la barra de herramientas, bajo la sección denominada Portapapeles, tal como lo muestra la figura siguiente

Si por ejemplo tuvieramos el pequeño párrafo a continuación y desearamos copiar una de sus frases

El procedimiento para copiar y pegar es el siguiente:


1. Sombreamos la frase, pálabra o párrafo que deseamos copiar

2. Pulsamos la función Copiar de la barra de herramientas

3. Nos ubicamos en el lugar del documento donde queremos copiar esta frase y pulsamos la función Pegar de la barra de herramientas

Ya tendremos nuestra frase copiada en el lugar que hemos seleccionado, en el ejemplo vemos que se ha copiado la primera frase y se ha pegado más abajo, luego de la segunda línea

Cortar

Sombreamos el texto a cortar

y pulsamos el botón Cortar de la barra de herramientas, representado por una tijerita,

Recordemos que esta función puede ser interpretada como borrar o eliminar, pues desaparece la porción del texto que se ha cortado. Si vemos como quedaría ahora el párrafo, la primera frase ha sido cortada o eliminada.


También podriamos utilizar el botón derecho del ratón para utilizar estas funciones.

Para ello sombreamos el texto que deseamos copiar o cortar, pulsamos el botón derecho del ratón sobre este y se desplegará una ventana que presenta las opciones a realizar

Si queremos copiar el texto en otra parte del documento, seleccionamos Copiar

Si lo que deseamos es Cortar, seleccionamos esta función y desaparecerá el texto

FORMATO DE LA PÁGINA

Para dar formato a una página o a todo el documento que estemos trabajando, deberemos de considerar que la viñeta a utilizar es Diseño de página de la barra de herramientas

Nos ubicamos en la sección Configurar página, paa establecer las principales propiedades que podemos incluir en nuestro documento


Margenes:

1. Para cambiar o editar los márgenes de la página, pulsamos el ícono para tal fin de la barra de herramientas

2. Desplegamos la ventana de opciones y veremos todas las que están habilitadas. Generalmente Word ofrece la opción Normal como preestablecida para trabajar

Bajo esta opción, tenemos la siguiente visión en nuestra hoja de trabajo.


3. Si quisieramos cambiar el margen, seleccionamos otra opción. Para este ejemplo seleccionaremos Estrecho

Tendremos esta visión de nuestra hoja de trabaja. Notemos que evidentemente los márgenes son menores que en el caso anterior, lo que se demuestra en el número de líneas que componen el párrafo; antes lo componían cuatro y ahora con estos nuevos márgenes son tres líneas.

Orientación

Esta función cambia el diseño de la página en horizontal y vertícal, conforme al caso.


Es el ícono de la barra de menú que muestra dos hojitas superpuestas una detrás de la otra

Generalmente Word también da como prestablecida la Orientación Vertícal para trabajar;

Sin embargo podemos cambiarla al desplegar la ventana y seleccionar Horizontal

Tendremos una vista de la página en este formato:

DIVISIÓN EN COLUMNAS


En Word podemos dividir una hoja o todo el documento en dos o más columnas, lo cual es muy útil cuando nos encontramos editando diferentes tipos de texto que permiten visualizar mejor el contenido.

Por ejemplo las personas que escriben artículos para revistas o periódicos, generalmente encontramos utilizan la división de la página en columnas. Esto facilita la movilidad y enfoca la lectura en una sección específica.

Cómo dividimos en columnas?

1. Nos ubicamos en el documento y pulsamos el botón Columnas de la barra de herramientas

2. Desplegamos la ventana de opciones y seleccionamos Dos, como ejemplo

3. Veremos que nuestro documento esta dividido en dos columnas proporcionalmente iguales de tamaño

Podemos seleccionar cualquiera de las opciones de división por columnas, de acuerdo a lo que necesitemos en nuestro documento.


Sino también podemos ingresar a la opción Más columnas... de la ventana que se desplega

Acá encontraremos un cuadro de controles para la división por columnas, incluyendo a las preestablecidas.

Un control importante es el de Aplicar a: que nos permite seleccionar que sección del documento dividiremos en las columnas, si es Todo el documento o De donde nos encontremos hacias adelante (De aquí en adelante)

SALTO DE PÁGINA Y SECCIÓN

Word da la opción de que utilicemos la función Salto de Página, cuando queremos cambiar a otra página una vez hayamos terminado de escribir lo esperado en la actual. Es decir, si por ejemplo tenemos un texto con seis párrafos, pero nos interesa mostrar solamente cuatro en la primera página y el resto en la segunda, podemos insertar un salto de página entre el cuarto y quinto párrafo.


Si tuvieramos el siguiente texto compuesto por dos ideas diferentes

Podemos insertar un salto de página que divida ambos párrafos en páginas diferentes.

Para ello nos ubicamos al inicio del segundo párrafo o al final del primer párrafo, y pulsamos el ícono Saltos

Se abrirá una ventana con las opciones establecidas y seleccionamos. En este caso seleccionaremos Página, para marcar el punto en que termina una página e inicia la siguiente.

Tendremos la siguiente visión de nuestro texto, claramente dividido en dos páginas diferentes


De igual manera podemos incluir en nuestros documentos Saltos de secciones, utilizados generalmente para dividir diferentes capítulos de un mismo documento por secciones. Esto facilita la edición de cada capítulo.

Para insertar un Salto de Sección, nos ubicamos al inicio de donde queremos inicie una nueva sección y pulsamos Saltos de la barra de herramientas

Nos ubicamos en la ventana denominada Saltos de sección, y seleccionamos la opción que requerimos para nuestro trabajo. Dependerá de la visualización que deseamos dar al final e inicio de las diferentes secciones.


ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINAS

Para insertar encabezados y pie de páginas a los documentos que estemos escribiendo o editando. Debemos de hacerlo siguiendo el proceso a continuacion:

Encabezados

1. Buscamos y seleccionamos en la barra de herramientas la viñeta Insertar

2. Nos ubicamos en la sección Encabezado y pie de página

3. Pulsamos Encabezado

Se abrirá la ventada de opciones


4. Seleccionamos el tipo de encabezado, por ejemplo el encabezado llamado En blanco

5. En nuestra hoja de trabajo aparecerá el espacio destinado para escribir nuestro encabezado, en la imágen es el espacio sombreado que dice "Escribir texto". Recordemos que este encabezado es para todo el documento.


6. Escribimos el encabezado, por ejemplo Trabajo Economía Internacional

7. El encabezado tendrá la siguiente visualización en el documento. Notemos que la fuente es más clara y esta sobre el margen superior de la página

Pies de Página

a) Pulsamos el botón Pie de página


b) Se abrirá en nuestra hoja de trabajo el espacio para escribir el pie de página que deseamos establecer en nuestro documento. Notemos que se identifica por el espacio sombreado "Escribir texto"

c) Escribimos el pie de página en este espacio.

d) El pie de página tendra esta visión en el documento, bajo el margen inferior de la página. Observemos que la fuente es más clara que el resto del texto del documento.

NUMERACIÓN DE PÁGINAS

Si queremos que nuestro documento se encuentre con todos sus páginas numeradas para darle una mejor presentación y más aún cuando es un documento extenso, permita la ubicación de una página u otra. Seguiremos el siguiente procedimiento:

1. Pulsamos Número de página


2.Se abrirá una ventana de opciones que muestran la ubicación del número en la página.

3. Seleccionamos por ejemplo Final de página como ubicación

4. Y se abrirá otra ventana de opciones de donde escogeremos en que posición de la parte inferior de las páginas queremos el número. Seleccionamos por ejemplo al centro de la página


5. En nuestra hoja de trabajo, veremos al final de cada página su número correspondiente. En la imágen vemos que estamos al final de la página 1 y podemos visualizar el inicio de la página 2.


INSERTAR NOTAS AL PIE DE PÁGINA

En muchos de los documentos que escribimos, es importante incluir referencias que expliquen ciertos conceptos que damos por hechos; identificar cuál es la ecuación o función que ha dado el resultado planteado; o bien, establecer quien es el autor de la cita que estamos incluyendo en nuestro texto.

Pues bien, en Word es fácil realizar este tipo de referencias, y se conocen como Notas al Pie de Página, precisamente porque es aquí donde se ubican.

Veamos como insertarmos una nota al pie de página.

1. Seleccionamos la viñeta Referencias de la barra de herramientas

2. Nos ubicamos inmediatamente después de la última letra de la palabra o frase que deseamos explicar en la Nota al Pie.

3. Pulsamos Insertar nota al pie de la barra de herramientas

4. Veremos que justo donde nos habiamos posicionados en el texto aparecerá un superíndice que identifica las notas al pie de página. En este ejemplo, como es la primera nota, es un número 1 el que corresponde.


5. En nuestra hoja de trabajo aparecerá en la parte inferior una especie de línea y bajo ella el número correspondiente de la Nota al Pie de Página. Escribimos la referencia, en el ejemplo que se entiende por eficiencia.

6. Si observamos nuestra hoja, veriamos el texto al interior de la página y la nota al pie de página en la parte inferior.

CREAR TABLAS

En esta lección aprenderemos como hacer tablas para mostrar la información que deseamos en este formato.

Es algo muy práctico y muy utilizado en Word. Veamos como hacerlo!!!!


1. Nos posicionamos en la viñeta Insertar de la barra de herramientas

2. Pulsamos el ícono Tabla de la barra de herramientas

3. Desplegamos la ventana para crear finalmente nuestra tabla. Si observan han una cuadrícula que permite elegir que número de columnas y filas queremos en nuestra tabla. En el ejemplo crearemos una tabla con tres filas y tres columnas, por ello 3x3

4. En nuestra hoja de trabajo se habrá creado una tabla 3x3, en la que podemos escribir la información que deseamos presentar


5. Observemos nuestra barra de herramientas, veremos una nueva viñeta que se abre cuando creamos una tabla, Herramientas de tabla.

6. Si ingresamos en Diseño, veremos un gran número de opciones que nos ayudan a dar mejor formato a la tabla. Una de las más importantes es Estilos de tabla, ya que Word trae ya preestablecidos varios estilos para dar a la tabla que hemos creado.

7. Si pulsaramos sobre uno de ellos, para el ejemplo la sombreada celeste.

8. Veremos nuestra tabla en la hoja de trabajo, conforme a este formato seleccionado. Notemos que se intercala en cada fila una sombra celeste que sirve como division y diferenciación del contenido.


MÁS SOBRE TABLAS

Podemos seguir cambiando el formato de nuestra tabla para poder realizar una buena presentación de la información. Recordemos que esta función es muy utilizada en Word, pues generalmente nos apoyamos en mostrar datos cuantitativos o información estructurada en nuestros documentos.

1. Si quisieramos Centrar la tabla en la hoja de trabajo, sombreamos todas las celdas de la tabla

2. Y pulsamos el botón Centrar de la barra de herramientas de la viñeta Inicio.

3. Si quisieramos centrar la información que presentamos en cada una de las celdas. Sombreamos nuevamente toda la tabla y pulsamos el botón derecho del ratón, se abrirá una ventana con diferentes opciones. Nos ubicamos en Alineación de celdas y se abrirá una ventanita que muestra gráficamente las opciones. Para el ejemplo seleccionamos Centrar.


4. Si desearamos ajustar el tamaño de las columnas para que la información se viera más compacta y sin tanto espacio inutilizado. Nos ubicamos en la regla superior, si vemos aparecen claramente las marcas de división de las columnas; pues nos posicionamos en la marca de la columna que deseamos disminuir, si ven aparecerá inmediatamente una leyenda Mover columna de tabla

5. Si lo que queremos es disminuir el tamaño de la columna, pulsamos el botón izquierdo del ratón en la división de la columna (sobre la regla) y nos comenzamos a mover hacia la izquierda para disminuir el tamaño. Iremos viendo como se va acortando el tamaño de la columna. Una vez lleguemos al tamaño deseado, soltamos el ratón.


6. Si repitieramos los pasos para disminuir el tamaño de cada una de las columnas, tendriamos una tabla como la imágen siguiente.

7. Si además quisieramos dar a nuestra tabla un estilo prediseñado, seleccionamos el que deseamos de la viñeta Herramientas de tabla. Por ejemplo el celeste

8. Nuestra tabla quedaría de la siguiente manera. Como ven podemos darle el formato que nos parezca mejor para presentar la información.

INSERTAR IMÁGENES

A veces necesitamos en Word insertar imágenes que apoyen la visualización de lo que estamos exponiendo en texto.

En esta lección aprenderemos como insertar imágenes prediseñadas.

a) Nos ubicamos en la viñeta Insertar de la barra de herramientas


b) Visualizamos la sección Ilustraciones, en la que se encuentran los diferentes tipos de imágenes o formas que podemos insertar.

c) Pulsamos Imágenes prediseñadas

d) Se abrirá en el lado derecho de la pantalla una ventana que comprende todas las imágenes prediseñadas que contiene Word, así también tiene los vínculos para buscarlas en la web si tienes conexión a internet.


e) Seleccionamos la imágen que deseamos, en este ejemplo una famosa torre.

f) Aparecerá en nuestra hoja de trabajo la imágen


g) Si observamos tiene puntos marcados en sus esquinas y en cada uno de los lados. Cada uno de estos puntos sirve para hacer la imágen más pequeña, más grande o bien para ensancharla o estrecharla.

El punto verde se utiliza para girar la imágen sobre su eje.

Si por ejemplo quisieramos aumentar su tamaño en todas sus dimensiones, utilizamos los puntos de las esquinas; en este caso queremos incrementar tamaño y nos ubicamos en la esquina inferior derecha, vemos como aparece una flecitas con punta doble.

h) Manteniendo el botón izquierdo del ratón apretado, nos movemos hacia la dirección deseada y ampliamos la imágen. Veremos como cada vez se va haciendo más grande y cuando lleguemos al tamaño deseado soltamos el ratón.


i) Notemos que cuando estamos trabajando con imágenes, se abre en la barra de herramientas una nueva viñeta denominada Herramientas de imágen, en ella se encuentran muchas opciones para mejorar y editar las imágenes y formas que estemos insertando en nuestro documento.

ORGANIGRAMAS

Para crear Organigramas en Word, llevamos a cabo el siguiente procedimiento:

1. Nos ubicamos en la sección Ilustraciones de la barra de herramientas del botón Insertar.

2. Pulsamos el botón SmartArt de la barra de herramientas


3. Se abrirá una ventana con todas las opciones que se tienen para crear.

4. Como el gráfico que nos interesa es en referencia a Jerarquía, nos ubicamos en esta opción y veremos las alternativas para crear organigramas. Seleccionamos una de estas opciones

5. En nuestra hoja de trabajo aparecerá un Organigrama base, de acuerdo al tipo que hemos seleccionado


6. Escribimos en cada uno de los niveles y cuadritos la información de nuestro organigrama. Recordemos que podemos seleccionar el tipo y tamaño de fuente que deseamos, ya hemos aprendido a hacer esto, así que practiquemos.

7. Si quisieramos agregar una forma más, pues así lo requiere el organigrama que deseamso presentar. Simplemente nos posicionamos en la forma debajo de la cual deseamos incluir otra; en


este ejemplo será Jefatura Administrativa. Cuando nos posicionamos, pulsamos botón derecho del ratón sobre esta forma y se abrirá una ventana con opciones.

8.Seleccionamos la función que deseamos realizar, en este caso Agregar forma, y luego donde deseamos agregar la forma. En este caso se ha seleccionado Agregar forma debajo, pues lo que se quiere es mostrar un subnivel dentro de este.

9. Se habrá creado una nueva forma por debajo de Jefatura Administrativa

10. Escribimos la información en la forma agregada y si no hay más niveles o puestos que deseamos mostrar; hemos terminado con el Organigrama.


BUSCAR Y REEMPLAZAR

Podemos en Word identificar automáticamente una pálabra o frase en un documento, esto es muy útil cuando deseamos ubicar en el texto ciertos elementos de interés.

Para ello nos posicionamos en el botón Inicio de la barra de herramientas.

Identificamos la sección Edición y vemos las funciones u opciones relacionadas

Abrimos la función Buscar y reemplazar. Escribimos la palabra, por ejemplo "niños"


y si desearamos sustituir "niños" por la identificación de ñiños y niñas, representados por "niñ@s"

Automáticamente Word va revisando el documento y busca estas palabras. Poco a poco muestra donde se encuentran estas palabras y si desearamos reemplazar y realizar la sustitución en el texto. Pulsamos la tecla Reemplazar

Y si quisieramos sustituir todas las palabras niños por niñ@as, pulsamos la tecla Reemplazar todos.

CREAR GRÁFICOS

Para elaborar Gráficos en Word, seguimos los siguientes pasos:

1. Nos ubicamos en el botón Insertar de la barra de herramientas

2. Identificamos el icono Gráfico


3. Pulsamos este botón y automáticamente se abre la ventana de opciones conteniendo todos los diferentes tipos de gráficos que Word posee prediseñados

4. Una vez seleccionado el tipo de gráfico, en la hoja de trabajo aparecera insertado un gráfico con información de base. En este caso se ha seleccionado un tipo de gráfico Circular


5. Se abrirá simultaneamente una hoja en excel que muestra los datos base sobre los cuales se ha creado el gráfico

6. En esta hoja de excel podremos actualizar la información con los datos que queremos mostrar en el gráfico. En el ejemplo nos referiremos a datos de Ingresos en cada uno de los cuatro trimestres.

7. Una vez actualizada la información en la hoja de excel, aparecerá en nuestra hoja de trabajo el gráfico con los datos correspondientes.

MÁS SOBRE GRÁFICOS


Una vez realizado nuestro gráfico, también podemos realizarle otros cambios, de acuerdo a lo que deseamos presentar.

Tomemos como ejemplo el gráfico presentado a continuación:

Si observamos la barra de herramientas se habrá abierto una nueva viñeta denominada Herramientas de gráficos. En ella se encontraran las opciones para editar nuestro gráfico.

Por ejemplo si lo que quisieramos cambiar es el diseño del gráfico, identificamos la viñeta correspondiente en la barra de herramientas: Diseño

Y nos ubicamos en la sección Diseños de gráfico, donde aparecerán las opciones que tenemos con el tipo de gráfico que estamos utilizando


Seleccionamos una de estas opciones, por ejemplo una en la que aparezcan en el gráfico los valores porcentuales para cada una de las series

En nuestra hoja de trabajo visualizaremos el gráfico con los nuevos cambios que hemos incluído. Observar que muestra los porcentajes para cada uno de los trimestres.

Si quisieramos editar los datos, ya sea porque nos hemos equivocado en digitar la información o simplemente actualizar los datos al registro actual en un momento del tiempo. Pulsamos el ícono Editar datos, se abrirá la hoja de excel con la cual se ha realizado el gráfico y se podrá editar la información.

ORTOGRAFÍA


Una parte muy importante cuando estamos escribiendo o editando un documento es cuidar la ortografía, evitar que se vayan errores de ortografía en el texto que hemos trabajado.

Word posee una herramienta fácil de utilizar e increíblemente útil: Ortografía y gramática, con la cual no solo podras revisar ambas cosas a la vez.

Para ello nos ubicamos en la viñeta Revisar de la barra de herramientas

Ubicamos la sección destinada para la revisión

Pulsamos el ícono Ortografía y gramática

Si se identificaran errores en el documento, se abrirá un ventana que dará a conocer todos los errores que se tienen, a medida automáticamente se va dando la revisión.

Lo primero que deberás de cuidar para tener una adecuada revisión es asegurarte que el idioma del diccionario es el requerido. Por ejemplo en la imágen posterior vemos que Idioma del diccionario es Inglés (Estados Unidos), por ello no reconoce la palabra international, lo cual no debería de mostrar.


Cambiamos el idioma, abriendo la ventanita de opciones y seleccionando. En este caso será Español (alfab. internacional)

Hoy sí comienza la revisión debidamente del documento. Poco a poco se irán mostrando los problemas identificados. Recordar que este herramienta necesita siempre de tu decisión y utilización.

Por ejemplo en la imágen siguiente vemos que la revisión ha identificado la palabra "paises" (marcada en rojo) como no encontrada en el diccionario. Esta es la indicación de que puede haber un error .

Abajo de esta ventana ves las sugerencias que se te presentan para corregir el posible error que se ha identificado. En este caso la sugerencia es "países", palabra tildada como debería de ser.


Si deseamos seguir la sugerencia y arreglar el error en la escritura, pulsamos Cambiar y ya en nuestro documento se habrá corregido la palabra.

De esta forma, automáticamente Word ira leyendo y revisando el documento y mostrando las pálabras o frases en las que identifica un posible error, que tu deberás dedidir si cambiar o no por la sugerencia.

Una vez Word haya terminado de revisar la ortografía y estructura gramatical del documento. Aparecerá una ventanita como se muestra en la figura a continuación, como alerta de haber terminado este proceso.

SINÓNIMOS

Otra herramienta que nos facilita la escritura apropiada sin recurrir a las mismas palabras en todo momento. Es la función Sinónimos, que como su nombre indica, ayuda a identificar y sugerir palabras con un significado similar a la que se ha seleccionado.

Para usar esta función, deberemos de ubicarnos siempre en la sección Revisión de la barra de herramientas.

Nos posicionamos en la palabra que deseamos buscar y encontrar sinónimos. En el ejemplo de abajo, ver que el cursor esta en la palabra "correctivas"; por tanto esto indica que se buscaran palabras con significados similares.


Pulsamos el ícono Sinónimos de la barra de herramientas

Se abrirá en la parte derecha de la pantalla una ventana que presenta las diferentes opciones encontradas en el diccionario como sinónimos de la palabra "correctivas"

Seleccionamos de estas múltiples opciones la que más se adecue a nuestro texto. En este caso tomaremos la sugerencia de la palabra "correctoras". Nos ubicamos en esta palabra y veremos que han una flechita que indica la existencia de una ventana.


Al pulsar y desplegar esta ventanita, se mostrarán las alternativas que tenemos y en este caso eligiremos Insertar.

Ya en nuestra hoja de trabajo y en el documento, la palabra "correctivas" se habrá cambiado por la palabra "correctoras" utilizada como sinónimo.

PROTECCIÓN DEL DOCUMENTO

Hay momentos en los que deseamos proteger el documento que hemos creado y restringir su uso.

Por ejemplo, algunos documentos podemos compartirlos con otras personas, pero no deseamos que lo editen pues podrían cambiar la información que se ha escrito o integrado en el documento. En estos casos podemos proteger el archivo, asigando permiso nada más que a la lectura. Para ello realizamos el siguiente proceso:

1. Nos ubicamos en la pestaña Revisar de la barra de herramientas

2. Nos ubicamos en el ícono Proteger documento

3. Pulsamos este ícono y se abrirá una ventana con las diferentes opciones de protección. Si observamos la figura, de partida aparecerá


Acceso sin restricciones; es decir que las personas que tengan acceso al documento podrán editarlo.

4. Como deseamos restringir el acceso para editar el documento, pulsamos la opción Restringir formato y edición

5. Se abrirá en el extremo derecho de la pantalla una ventana con las diferentes opciones. Lo que deseamos es restringir el acceso para la edición, es decir, que las personas que puedan tener acceso no podrán cambiar la información presentada.

6. Seleccionamos Restricciones de edición, y como se muestra en la imágen, se está admitiendo el acceso a sólo lectura del documento.


7. Si aplicamos este tipo de protección, se abrirá una ventana en la que pondremos escribir la contraseña que permitirá una vez protegido el archivo tener acceso a la edición.

Finalmente damos Aceptar y nuestro archivo tendrá protección para ser editado.

IMPRIMIR EN WORD

Para imprimir un documento, seguimos los pasos a continuación descritos:

1. Pulsamos el botón Office

2. Se desplegará la ventana con las principales funciones. Seleccionamos Imprimir


3. Se abrirá la ventana de controles de la función Imprimir

4. Seleccionar la impresora de las opciones que se presentan. Para ello recordar que previamente se debera haber instalado la impresora correspondiente

5. Otra sección de este cuadro de controles es la identificación del Intervalo de páginas que vamos a imprimir. Podemos obtener la impresión de Todo el documento, de la Página actual (en la cual nos encontramos con el cursor al momento de imprimir), o bien Páginas determinadas.


6. Si quisieramos un grupo de páginas determinado, seleccionamos Páginas y escribimos de donde a donde deseamos la impresión. Fijarse que dependiendo de los caracteres "coma" o "guión", así será la selección.

Si usamos el guión, seleccionaremos todas las páginas entre 1 y 4

Si usamos la coma, estaremos seleccionando solo la página 1 y 4

7. Otra sección importante es determinar el número de copias que deseamos, esto se realiza en la sección Copias.

8. Finalmente pulsamos Aceptar y no nos queda más que esperar a que la impresión este lista.

AYUDA DE WORD

Sin duda alguna la función más útil en cualquier momento es la función Ayuda de Word. A ella podras recurrir cuando tengas algún problema y no recuerdes como se hace una determinada cosa, por ejemplo.

Para accesar a la Ayuda, pulsamos el ícono que encontramos en la esquina superior derecha de la pantalla, bajo el comando de cerrar ventana. La Ayuda se representa por un signo de interrogación.


Se abrirá el cuadro de opciones de la Ayuda.

Por ejemplo si quisieramos saber o recordar como hacer la Configuración de página y de márgenes, nos ubicamos en esta sección y pulsamos Enter.

Aparecerá un submenú mostrando las opciones con respecto a esta función. Esto nos ayuda a guiarnos en descubrir que parte de esta función es la que necesitamos saber.


Si seleccionamos Cambiar o establecer los márgenes de la página, se abrirá una sección que explica en que consiste esto para comprobar si es de lo que estamos hablando. A continuación encontraremos toda una explicación de los conceptos relacionados a su funcionamiento.

Observermos que la ventana de Ayuda de Word posee una barra de herramientas que permite navegar por el cuadro de mandos de la función.

Si quisieramos imprimir la Ayuda seleccionada anteriormente, solo pulsamos el ícono de Impresión y ya tendremos la información impresa a nuestra disposición.


LECCIÓN No 32

COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA - INTRODUCCIÓN

Si necesitamos enviar una misma carta a diferentes destinatarios y direcciones, la herramienta combinación de correspondencia de Word nos es de mucha ayuda. En las siguientes lecciones aprenderemos como crear cartas y etiquetas postales, basadas en una lista de direcciones ó una lista de contactos de Outlook.

Probablemente en alguna ocasión hayamos recibido por correo electrónico ó por el correo tradicional cartas en la que nuestros datos como nuestro nombre, dirección, entre otros aparecen en distintas partes del documento. Este tipo de correspondencia es elaborada utilizando la herramienta llamada COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA.

La combinación de Correspondencia es un proceso a través del cual los datos de una lista de direcciones son insertados y colocados en una carta o documento modelo, creando así una carta personalizada para cada uno de los miembros de la lista de direcciones tomada como base.

Para construir una correspondencia combinada necesitamos trabajar con dos archivos: Primero una LISTA DE DIRECCIONES u Origen de datos, este archivo contiene la información específica de cada destinatario. Aquí se guardan y enlistan los datos que posteriormente se incluirán para cada destinatario dentro del documento maestro.

El otro archivo es el DOCUMENTO O CARTA MAESTRA, esta será un documento de Word que contendrá la información que deseamos transmitir a los destinatarios. A este documento se le colocarán los campos de combinación, que son los marcadores donde se ubicará la información específica para cada uno de los destinatarios.


En el ejemplo anterior podemos observar como los datos de la lista de direcciones o contactos a los que deseamos enviar la carta son insertados en nuestra carta maestra para obtener un documento combinado, para todos los registros del origen de datos. Se puede observar también como estos datos sustituyen los nombres de los campos de combinación colocados en la carta modelo, y como estos son sustituidos en el mismo orden y con el mismo formato con el cual nosotros colocamos los campos de combinación en la carta modelo.

Para realizar la combinación de correspondencia Word nos guía paso a paso con el Asistente para combinar correspondencia. Este asistente nos ira indicando cada uno de los pasos que tenemos que dar para llegar al resultado que deseamos.

El asistente se muestra en el panel de tareas en la parte derecha de nuestra pantalla. Este panel o asistente está compuesto por tres zona que nos van guiado y ayudando a lograr nuestro objetivo de crear una correspondencia específica para los destinatarios deseados.

La primera parte del Panel en los distintos pasos es una parte de selección, donde debemos elegir una de las opciones planteadas para cada caso.


La segunda sección es una zona informativa y explicativa. Esta parte es de gran ayuda para entender que es lo que estamos seleccionando en la zona de elección, porque aparecerá una pequeña descripción de lo que se trata la opción seleccionada. Además puede contener links para distintos ajustes que habrá que realizar en los archivos involucrados en la combinación.

Finalmente la tercera parte del panel nos permite avanzar o retroceder en el proceso, ya que en forma de links nos permite seguir un paso adelante o volver un paso para corregir una elección o un ajuste realizado en algún paso previo. Es de Notar que esta parte también nos brinda ayuda para saber hacia donde vamos con el siguiente paso y de donde venimos en el paso previo, ya que junto a las indicaciones adelante y atrás nos brinda una referencia del paso al que nos dirigimos.


LECCIÓN No 33

COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA - CREANDO DOCUMENTO MAESTRO

Como vimos en la lección anterior, el documento o carta maestra será el al cual se le insertarán los campos combinados provenientes de nuestra lista de direcciones, y es este el que contiene la información que deseamos transmitir a los destinatarios de la correspondencia. Es por ello que debemos dedicar especial cuidado en su redacción y contenido.

El contenido que se quedará estático luego de la combinación, ó documento maestro, puede ser creado antes o después de iniciado el proceso de combinar correspondencia. Para el ejemplo que desarrollaremos, utilizaremos una carta previamente creada. Actualmente la mostramos con espacios vacíos, sin embargo posteriormente estos espacios se llenarán con los campos que Irán cambiando cuando se realice la combinación.


El primer paso para realizar una combinación de correspondencia será abrir el asistente de COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA, para ello nos vamos al menú HERRAMIENTAS, seleccionamos CARTAS Y CORRESPONDECIA y en el submenú seleccionamos COMBINAR CORRESPONDENCIA.


El Asistente se desplegará y, en el paso No1 aparecerá el titulo SELECCIONE EL TIPO DE DOCUMENTO, y nos hará la primera pregunta: ¿EN QUE TIPO DE DOCUMENTO ESTA TRABAJANDO? Y nos dará cinco opciones para escoger:

CARTAS: Esta opción nos servirá para enviar una misma carta a distintos destinatarios, personalizándola, debido a que se incluirán datos propios o particulares de cada uno de ellos.

MENSAJE DE CORREO ELECTRÓNICO: Esta opción la utilizaremos para enviar un mensaje personalizado a un grupo de personas.

SOBRES: Utilizaremos esta opción cuando deseemos imprimir directamente en un sobre los datos de cada una de las personas de un grupo a las que enviaremos correspondencia.

ETIQUETAS: Esta opción nos sirve para crear etiquetas o viñetas individuales para los distintos miembros de un grupo de personas.

LISTA DE DIRECCIONES: Con esta opción podemos crear un solo documento en donde en formo de directorio telefónico o de direcciones, se colocaran los datos de las personas que se encuentren o seleccionemos en el archivo de origen de datos.


Para nuestro ejemplo crearemos una carta por lo que seleccionaremos la opción CARTA, y posteriormente presionamos el Link en la parte baja del panel SIGUIENTE, notemos como a la par de siguiente, este link nos ofrece información acerca del siguiente paso del asistente.

El paso No 2 del Asistente consiste en indicar cual documento o archivo nos servirá como documento maestro. El titulo de este paso es: SELECCIONE EL DOCUMENTO INICIAL, para determinar esto nos hace la siguiente pregunta: ¿COMO DESEA CONFIGURAR LAS CARTAS? y como posibles respuestas nos ofrece tres opciones:


UTILIZAR EL DOCUMENTO ACTUAL: Con esta opción le indicaremos al asistente que deseamos iniciar la combinación de correspondencia utilizando como documento maestro en el que estamos trabajando actualmente. Si seleccionamos esta opción podemos pasar al siguiente paso haciendo clic e el link del final del panel.

EMPEZAR A PARTIR DE UNA PLANTILLA: Esta opción nos permitirá iniciar la combinación de correspondencia a partir de una planilla de Word. Para elegir una plantilla, se nos desplegará en la parte central del panel de tareas el link,

. Al hacer clic sobre este el se nos abrirá una ventana de exploración en la cual podremos buscar una plantilla de las que tiene Word como predeterminadas o una previamente creada por nosotros. A continuación mostramos la ventana de exploración de plantillas que se nos desplegará.

EMPEZAR A PATIR DE UN DOCUMENTO: Finalmente con esta opción podremos iniciar la combinación a partir de un documento que sirvió recientemente como documento maestro en una combinación de correspondencia. Es por esta razón que en la parte central del panel de tareas se nos desplegará una pequeña ventana con una lista de los archivos de combinación de correspondencia previamente creados, para que podamos elegir entre alguno de ellos. Cuando lo seleccionamos damos clic en el botón ABRIR.


Debemos notar que cuando hayamos configurado el documento que deseamos utilizar para realizar la combinación presionaremos el botón siguiente, Sin embargo si por alguna razón deseamos regresar al paso anterior porque no es una carta la que deseamos combinar sino otro tipo de documento de los que aparecían en la lista del paso 1 del asistente, podremos hacerlo ya que junto con el link siguiente, ahora aparece el link previo, que también tiene una orientación sobre el paso previo del asistente.

LECCIÓN No 34

COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA – CREANDO LISTA DE DIRECCIONES

La lista de direcciones ó base de datos será aquel archivo que contendrá entre sus registros la información particular de cada uno de las personas a las que deseamos enviar la correspondencia.


Debido a lo anterior, al tener ya creado nuestro documento maestro, al cual haremos la combinación, el siguiente paso en el asistente de combinación de correspondencia se llama SELECCIONE LOS DESTINATARIOS. Para este paso se no presentan tres opciones entre las que debemos elegir:

UTILIZAR UNA LISTA EXISTENTE: Esta opción la elegiremos cuando tengamos previamente creada una base de datos con la información para la realización de la combinación. Esta lista puede ser una hoja de Cálculo de Excel ó una base de datos de Access. Cuando elegimos esta opción en la parte central del panel de tareas nos aparecerá el link EXAMINAR, el cual nos abrirá una ventana de explorador de archivos para que busquemos donde se encuentra el archivo que deseamos utilizar. Si este archivo ya hubiera sido combinado alguna vez y ya tiene asociado un archivo de lista de direcciones se nos activará también el link EDITAR LISTA DE DESTINATARIOS y vendríamos también la ruta del archivo asociado debajo de este.

SELECCIONAR DE LOS CONTACTOS DE OUTLOOK: Con esta opción podremos utilizar como datos a combinar los que tengamos almacenados como contactos en el administrador de correo electrónico OUTLOOK. De igual manera que la opción anterior al seleccionar esta opción se nos activara un link que nos permitirá elegir la carpeta de contactos del OUTLOOK y si el documento ya hubiese sido combinado se nos activara el link EDITAR LISTA DE DESTINATARIO.


ESCRIBIR UNA LISTA NUEVA: El asistente también nos permite crear nuestra propia lista de contactos para una combinación si no la tuviéramos aun creada, Por lo que no será necesario al igual que el documento maestro tenerla hecha antes de iniciar el proceso de combinación de correspondencia. Al seleccionar esta opción se nos activará el link CREAR para que podamos escribir la lista de destinatarios.

A continuación en nuestro ejemplo veremos el procedimiento para escribir nuestra lista de destinatarios nueva, por lo que elegimos ESCRIBIR UNA LISTA NUEVA y a continuación damos clic en el link CREAR, y se nos desplegará el cuadro de diálogo siguiente:


Este cuadro de diálogo es el que se utiliza para escribir una nueva lista de direcciones, en esta ventana iremos escribiendo uno a uno los registros de una nueva base de datos que utilizaremos para combinar nuestra correspondencia. Word de forma predeterminada nos ofrece una gran cantidad de campos como por ejemplo un Titulo, Nombre, Apellidos, nombre de organización etc. Sin embargo no estamos obligados a llenarlos todos solamente aquellos que nosotros necesitemos. También podemos agregar campos que actualmente no contenga el cuadro de diálogo, por ejemplo si somos una empresa que tenemos clasificados a nuestros clientes, podemos agregar un campo clasificación, o si deseamos saber quienes son hombres y mujeres podemos agregar el campo género.

Veamos a continuación como quitar algunos campos y como agregar nuevos. Para ello presionamos el botón PERSOANALIZAR.

Se nos desplegará el cuadro de texto mostrado, en el cual aparece una lista de todos los campos que actualmente tiene la base de datos, aquí podemos seleccionar los campos que no deseamos y posteriormente presionamos ELIMINAR. Para eliminar varios campos debemos hacerlo uno a uno seleccionando y presionando eliminar. Cada vez que presionamos eliminar para quitar un campo, nos hará la pregunta si estamos seguros de eliminar el campo seleccionado a lo que debemos responder SI. En nuestro ejemplo eliminaremos Campo de dirección 2, Código Postal, Nombre de la organización y Teléfono del trabajo.


Para agregar un campo que no se encuentre en la lista presionamos el botón AGREGAR, y enseguida se nos desplegará un pequeño cuadro para que digitemos el nombre que deseamos colocarle al nuevo campo, posteriormente presionamos ACEPTAR, y en la lista de campos se agregará el que acabamos de crear. En nuestro ejemplo agregaremos además el campo GÉNERO.

Podemos también modificar el orden de los campos de la base de datos, para ello utilizamos los botones subir o bajar, esto nos permitirá colocar en otro orden los diversos campos de la base de datos, de manera que la información la podamos digitar en un orden mas lógico. En nuestro ejemplo colocaremos el campo género como segundo de la lista y el de Clasificación como último.


Ya que tenemos creada la estructura de la base de datos para realizar nuestra combinación, ahora presionamos ACEPTAR y luego volveremos al cuadro del diálogo donde podremos digitar los diferentes registros o destinatarios. Al terminar de digitar un registro presionamos el botón NUEVA ENTRADA, para que los datos sean agregados y guardados, e inmediatamente el cuadro volverá a estar disponible por escribir un nuevo destinatario.


Agregamos todos los registros que deseamos utilizar para realizar la combinación. Al terminar de digitar los datos de nuestros destinatarios presionamos el botón cerrar. Inmediatamente nos aparecerá un cuadro de dialogo en el que debemos escribir el nombre que le colocaremos a la base de datos que hemos creado. Esto creará un archivo con extensión .mdb, es decir será una base de datos que podremos acceder y modificar con un administrador de base de datos como Access.

Cuando presionamos GUARDAR el archivo será guardado en nuestro disco duro, e inmediatamente se nos desplegará una ventana de base de datos, donde podremos ver todos los datos que anteriormente digitados.


Al llegar a este punto y si por alguna razón olvidamos agregar algún destinatario en nuestra lista, tenemos la opción de regresar al cuadro de edición de la lista y crear el registro para él. Esto lo hacemos presionando el botón MODIFICAR. Al hacer esto podríamos incluso modificar la estructura de la base de datos de nuestra lista agregando o quitando algún campo de la base de datos. Cuando demos clic en el botón CERRAR volveros a la ventana anterior.

Presionamos el botón ACEPTAR y el cuadro se cerrará y volveremos al documento y al tercer paso del asistente, pero habrá cambiado automáticamente la selección a UTILIZAR UNA LISTA EXISTENTE y en la parte central del panel aparecerá el nombre que colocamos al archivo de base de datos que creamos.


LECCIÓN No 35

COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA – UTILIZANDO LISTAS DE DIRECCIONES PREVIAMENTE CREADAS

Como vimos en el paso No 3 del asistente de combinación de correspondencia, podemos utilizar listas de direcciones ya existentes, ya sea creadas en Word como lo aprendimos en la lección anterior, ó creadas en otros programas de administradores de bases de datos, e incluso podemos utilizar la lista de contactos que tengamos guardada en nuestro administrador de correo electrónico OUTLOOK. En la presente lección veremos como podemos asociar a nuestro documento maestro una fuente de datos externa a Word.

UTILIZANDO UNA LISTA DE DIRECCIONES EXISTENTE.

1. El primer paso será seleccionar en el paso 3 del asistente de combinación de correspondencia la opción UTILIZAR UNA LISTA EXISTENTE.


2. Cuando se active el Link Examinar hacemos clic en él y se nos abrirá una ventana de explorador de Windows donde podremos navegar por nuestros distintos dispositivos de almacenamiento, incluso equipos remotos a través de una conexión de Red, y buscamos el archivo que puede ser una hoja de calculo de Excel con el formato de base de datos, ó una base de datos de Access donde se encuentre la información de los destinatarios que deseamos combinar en nuestra correspondencia.


3. Cuando encontramos el archivo deseado, hacemos doble clic sobre él o lo seleccionamos y presionamos el botón ABRIR.

4. Cuando abrimos el libro de Excel nos preguntará cual de las hojas deseamos utilizar para la combinación, aquí debemos seleccionar la hoja de cálculo que contiene los datos y debemos especificar si en la primera fila de la hoja colocamos nombre a los campos. Esto lo hacemos con la casilla de verificación del final de cuadro.


5. Inmediatamente se nos desplegará la ventana de base de datos donde podremos observar los datos de nuestros destinatarios, contenidos en la hoja de cálculo seleccionada.

6. Si presionamos aceptar volveremos al asistente de combinación de correspondencia al paso No 3 y en la parte central del panel de tareas se nos mostrará el nombre de la hoja de cálculo y el nombre del libro de Excel de donde tomamos el origen de datos.

Debemos seguir los mismos pasos si el archivo de origen de datos que deseamos utilizar es una base de datos.


UTILIZANDO CONTACTOS DE OUTLOOK

1. El primer paso será marcar en el asistente de combinación de correspondencia la opción SELECCIONAR DE LOS CONTACTOS DE OUTLOOK.

2. Se activará en la parte central del panel de tareas el link ELEGIR CARPETA DE CONTACTOS. Al hacer clic sobre el se nos mostrará un pequeño cuadro de diálogo donde debemos elegir el perfil de correo electrónico de Outlook cuyos contactos deseamos utilizar para realizar la combinación de correspondencia. Estos perfiles se mostrarán en un cuadro de lista.


3. Al seleccionar el nombre del perfil y presionar ACEPTAR, se nos mostrará un cuadro donde podremos elegir cual de las carpetas de contactos, si es que las tenemos, deseamos utilizar para realizar la combinación.

4. Al hacer clic en el botón ACEPTAR, se nos desplegará la ventana de base de datos donde podremos observar los destinatarios contenidos en el Outlook y que estaban contenido en la carpeta seleccionada, estos ahora nos servirán para realizar nuestra combinación de correspondencia.


5. Al dar clic al botón ACEPTAR volvemos al asistente de combinación de correspondencia y en la parte central del panel de tareas podremos observar el nombre de la carpeta de nuestros contactos de Outlook que hemos seleccionado.

LECCIÓN No 36

COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA – ORDENANDO Y FILTRANDO LOS DESTINATARIOS

Como pudimos observar en la lección anterior podemos seleccionar varios tipos de orígenes de información para realizar nuestra combinación de correspondencia, sin embargo existen algunos casos en que nuestra base de datos tiene más registros o más destinatarios que los que deseamos incluir en la combinación. Es por esta razón que Word nos permite realizar una selección ó filtrado de los registros que deseamos incluir. También podemos ordenar nuestros registros, para que las cartas o documentos ya combinados se generen en un orden específico y así facilitarnos el trabajo posterior a la combinación.

Veamos ahora cuales serán los pasos para ordenar y filtrar los registros de nuestra lista de destinatarios:

1. Cuando tenemos asociado nuestro documento a un origen de información, aun estando en el paso tres del Asistente de Combinación de Correspondencia, se nos activará en la zona central del panel de tareas además del link SELECCIONAR UNA LISTA DIFERENTE el link EDITAR LISTA DE DESTINATARIOS. Hacemos clic en él para iniciar con la edición de la lista.


2. Se nos desplegara la ventana de base de datos donde podemos observar los datos contenidos actualmente en la lista. Debemos notar que si el origen de datos fue creado por nosotros a través del asistente del Word, tendremos activado el botón MODIFICAR con el cual podremos Agregar nuevos registros a la lista y también podremos llegar a modificar la estructura de la base de datos, es decir los campos que tendrá cada uno de los destinatarios incluidos.

3. Cuando el asistente de combinar correspondencia genera las cartas para cada uno de los destinatarios, estas serán generadas según el orden que los registros sean mostrados en el cuadro anterior. Es por esta razón puede ser de mucha ayuda y utilidad


ordenar los registros de una manera determinada, según el trabajo que vayamos a realizar posteriormente con las cartas combinadas. En nuestro caso ordenaremos los registros en orden Alfabético por el apellido. Para ello nos vamos al nombre del campo (columna) en la parte superior de la lista y damos un clic sobre la palabra apellidos. Inmediatamente veremos como el orden de los registros cambia colocándose en orden alfabético descendente. Si deseamos que el orden sea inverso es decir alfabetico pero de la Z a la A entonces presionamos otra vez sobre vez sobre el nombre del campo.

ORDEN ASCENDENTE

ORDEN DESCENDENTE


Este orden de los campos puede efectuarse con cualquier de los campos de nuestra lista de direcciones.

4. El filtrar una lista de direcciones significa que se seleccionaran los registros o destinatarios que coincidan con un criterio específico. Esto afecta directamente la cantidad de registros que se tomaran en cuenta para la generación final de los documentos combinados. Para efectuar un filtrado, por ejemplo, todos los destinatarios de nuestra lista de distribución que sean femeninos. Para realizar el filtrado buscamos el campo a través del cual deseamos filtrar, y hacemos clic en la flecha hacia abajo que se encuentra a la derecha del nombre del campo. Y seleccionamos de la lista el criterio que deseamos que se cumpla en todos los destinatarios.


5. Con el ejemplo anterior habremos extraído de toda nuestra base de datos aquellos destinatarios mujeres, pero el filtrado puede hacerse combinando criterios en diferentes campos, es decir filtrar en mas de un campo, por ejemplo, ya que seleccionamos las mujeres ahora seleccionemos aquella con clasificación de cliente B.


Esto nos permitirá obtener una cantidad menor de destinatarios que aparecerán en nuestra combinación final.

Notemos también como al haber utilizado un campo para filtrar los destinatarios la flecha hacia debajo del campo filtrado cambia a color azul.

El resultado después del filtrado será:


Como podemos ver únicamente 6 destinatarios de la lista cumplen con los dos criterios que determinamos.

6. Para modificar el criterio de filtro en un campo específico, volvemos a la flecha hacia abajo a la par del nombre del campo y seleccionamos otra opción de la lista. Si lo que deseamos es quitar por completo el filtrado de un campo entonces en la lista que se despliega cuando presionamos la flecha hacia abajo a la par del nombre del campo seleccionamos TODOS. Para nuestro caso quitamos el filtrado por clasificación y nos quedamos nada mas filtrando por género, seleccionando solamente las mujeres.

7. Podemos observar al lado izquierdo de cada registro un cuadro de verificación. Este cuadro nos permite seleccionar manualmente también cuales son los destinatarios que deseamos incluir en la combinación, aunque estos cumplan con el criterio de filtrado que estemos utilizando. Para quitar un registro manualmente bastará con hacer clic sobre el cuadro de verificación a la izquierda del registro que deseamos excluir y este quedará desmarcado y excluido de la combinación.


8. Podemos también marcar o desmarcar todos los registros a la vez utilizando los botones SELECCIONAR TODO o BORRAR TODO que se ubican en la parte inferior del cuadro. Esto si lo que deseamos es combinar todos los registros que cumplan con el filtrado que estemos utilizando. Mientras por otro lado podemos desmarcar todos los registros y dedicarnos a seleccionar manualmente y uno por uno los destinatarios que deseamos incluir en la combinación.

9. Existe también el botón BUSCAR, de esta manera cuando tenemos una gran cantidad de registros en nuestra lista de direcciones podemos buscar específicamente uno o unos registros en particular. En nuestro ejemplo buscaremos los destinatarios con apellido Molina.


Si realizamos la búsqueda en todos los campos, esta puede encontrar coincidencias en direcciones, correos electrónicos, etc.

Por otro lado si especificamos en que campo deseamos realizar la búsqueda, debemos seleccionar el la lista del cuadro ESTE CAMPO en cual de todos ellos queremos efectuar la búsqueda.

Al presionar el botón BUSCAR SIGUIENTE en la ventana de base de datos se seleccionará el primer registro que contenga lo que se haya digitado en el cuadro BUSCAR. Si presionamos una segunda vez BUSCAR SIGUIENTE la


base de datos se moverá al siguiente registro que coincida. Este movimiento entre los registros se efectuará aunque el cuadro de búsqueda no se cierre.

10.Cuando terminamos de ordenar y filtrar nuestra base de datos presionamos el botón ACEPTAR y volveremos al asistente de combinación de correspondencia.

LECCIÓN No 37

COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA – INSERTANDO CAMPOS DE COMBINACIÓN AL DOCUMENTO MAESTRO

Ahora que ya creamos ó seleccionamos una lista de direcciones, y ya anteriormente habíamos creado el documento maestro que deseamos continuar, lo que debemos hacer ahora es insertar los campos de la lista de direcciones que deseamos se combinen con el documento maestro.

1. En el Paso No 3 del Asistente de combinación de correspondencia presionamos ahora el Link SIGUIENTE.


2. En el paso No 4 del Asistente de combinación de correspondencia podremos elegir cual o cuales campos de la base de datos que hemos seleccionado para combinar nuestro documento deseamos insertar y en que posición del documento lo deseamos hacer. Cuando creamos nuestro documento maestro escribimos la parte del documento que estará fija o estática, es decir que no cambiará, ahora debemos colocar la parte del documento que irá cambiando para que vaya dirigido a una persona específica. Para ello Word nos permite agregar campos individuales o grupos de campos para hacer esta labor más rápido. El primer grupo de campos que aparece en la lista es BLOQUE DE DIRECCIONES. En este bloque están asociados todos los campos que pueden servir para colocar la información de dirección o envió de una correspondencia a una persona específica, es decir se incluye El título, Nombre, Apellido, dirección, ciudad, estado y código postal. Estos son los datos que se incluirán si existen en nuestra lista de direcciones.

En el ejemplo que estamos desarrollando, debemos colocar esta información como parte del cuerpo de la carta, ya que deseamos actualizar la información de contacto sobre los clientes de la empresa, por eso los enviaremos en la carta como los tenemos para que cada cliente los revise y nos haga saber si han existido cambios.

Para insertar el bloque de direcciones, colocamos el punto de inserción en el lugar donde deseamos que aparezcan los datos de cada destinatario en la carta y luego presionamos el link BLOQUE DE DIRECCIÓNES.


3. Cuando demos clic sobre el link BLOQUE DE DIRECCIONES, nos aparecerá un cuadro de diálogo donde podremos configurar los datos a incluir en el bloque de direcciones. Podemos elegir los datos que deseamos incluir con el nombre. De igual manera por medio de cuadros de verificación podemos indicar si deseamos incluir otros datos como nombre de la organización, la inclusión de la dirección postal y darle formato a la dirección en función del país o región de destino.

Cuando hayamos hecho todos los ajustes necesarios, presionamos el botón ACEPTAR.

4. A continuación el bloque de direcciones se habrá agregado al documento de combinación. Veamos como se observa la marca colocada en el documento.


5. Veamos ahora como crear una línea de saludo para la carta, esta es la segunda opción que nos aparece en el panel de tareas. Nos desplazamos hacia el lugar donde deseamos que se coloque la línea de saludo, hacemos clic para mover el punto de inserción en ese lugar y posteriormente hacemos clic en la opción LÍNEA DE SALUDO, del panel de Tareas.

6. Se nos desplegará el cuadro de diálogo mostrado, que nos permitirá crear y personalizar la línea de saludo. Lo primero que podemos modificar es la palabra de inicio del saludo, podemos elegir entre las opciones de la lista. En nuestro ejemplo seleccionaremos ESTIMADO. Podemos también modificar la


forma en que deseamos que aparezca el nombre de la persona a quien le enviaremos la carta, podremos también elegir entre los distintos modos incluidos en la lista. Otra opción importante es si deseamos colocar los dos puntos (:) al final del saludo. Posteriormente configuramos también cual será la línea de saludo en caso de que existan campos vacíos o no validos para en la base de datos, se incluirá en ese caso A QUIEN CORRESPONDA:

7. Cuando hemos creado la línea de saludo a nuestro conveniencia hacemos clic en el botón ACEPTAR, y la línea de saludo habrá sido incluida en el documento de combinación.

8. Veamos ahora como añadir campos individuales a un documento de combinación. Para ello siempre debemos colocar el punto de inserción en el lugar en el que deseamos colocar el campo de


combinación, posteriormente hacemos clic en el link MAS ELEMENTOS. Para nuestro ejemplo utilizaremos campos de combinación sustituyendo la palabra Estimado (a): de la carta cambiándola por el campo titulo, en la línea inferior colocaremos el Nombre y el apellido. Posteriormente en el cuerpo de la carta después del bloque de dirección incluiremos el número de teléfono y dirección de correo electrónico. Todos estos datos se encuentran en la lista de direcciones que estamos utilizando.

9. Cuando presionamos el link MAS ELEMENTOS, se nos desplegara un cuadro de diálogo en el que se nos mostraran todos los campos disponibles en la lista de direcciones. Aquí podemos seleccionar cual es que deseamos colocar en la posición actual del punto de inserción. Para colocar un campo específico lo seleccionamos de la lista y hacemos clic sobre el botón INSERTAR. Inmediatamente podremos ver como la marca del nuevo campo combinado se habrá colocado en el documento.

10.Presionamos cerrar y repetimos el paso anterior todas las veces que sea necesario hasta terminar de agregar todos los campos que nos hacen falta en el documento. Debemos tener cuidado cuando insertemos dos campos de combinación que estén seguidos en una misma línea de dejar un espacio en blanco entre ellos, ya que si no lo hacemos cuando se efectué la combinación estos estarán unidos y se verán como que fuese una sola palabra cuando no lo son. Un ejemplo de esto lo marcamos lo indicamos con la flecha roja en la siguiente imagen.


11.Para finalizar este paso podemos hacer los ajustes al formato del texto de los campos que van a ser combinados. Es decir podemos aplicar negrita, subrayado, cursiva, tamaños de fuente, etc. a los campos de combinación y cuando esta se efectué esta información se mostrará con el formato que le hayamos indicado.

LECCIÓN No 38

COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA – FINALIZANDO LA COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

Estamos ya finalizando con el proceso de combinación de correspondencia, y ahora veremos lo que hemos venido diciendo a lo largo del proceso, combinar la información de la lista de destinatarios con el documento maestro. En esta lección veremos las opciones que tenemos para finalizar la combinación de la correspondencia.


Lo que debemos hacer para avanzar en el proceso es continuar con el paso No 5 del asistente de Combinación de correspondencia. Al hacer clic en el link siguiente automáticamente los campos de combinación que insertamos en la lección anterior serán llenados con el primer registro de la base de datos que hayamos seleccionado o creado. Y nos permitirá tener una vista preliminar de cómo se ve nuestra documento combinado con el primer destinatario de la lista.

Podemos además ver nuestro documento combinado con el resto de los registros de nuestra lista de destinatarios, ya que en la parte superior del panel de tareas existen dos flechas (una hacia la derecha y otra hacia la izquierda), que nos permitirán ir avanzando a través de la lista final de destinatarios que estemos utilizando (con el orden y filtrado que hayamos realizado). Observamos también entre las flechas el número correlativo en la lista final de destinatarios que estamos utilizado, que ocupa el registro que actualmente se muestra combinado en el documento.

Esta vista preliminar de la combinación nos puede servir para observar posibles cambios a realizar a una carta combinada específica, ya sea por un dato erróneo, o un dato que falte y luego haya que arreglar, etc.

También en este paso del asistente tenemos la oportunidad de buscar un registro específico para ver como este se ve combinado en nuestro documento.


Para ello se nos activa también en la parte superior del Panel de tareas el link BUSCAR DESTINARIO. El cual nos abrirá el cuadro de diálogo BUSCAR ENTRADA, en el cual podemos digitar una referencia del registro que deseamos buscar y ver combinada preliminarmente con nuestro documento. En este cuadro de diálogo podemos seleccionar si lo deseamos un campo específico de la base de datos donde se buscará la referencia digitada. A continuación vemos un ejemplo de una búsqueda de un destinatario, y podemos observar como la información de combinación el documento cambia si al presionar el botón BUSCAR SIGUIENTE encuentra un destinatario con la información proporcionada.

Por otro lado, también en esta parte del proceso el asistente nos vuelve a dar oportunidad de editar u ordenar y filtrar los datos para la combinación al activar el link EDITAR LISTA DE DESTINATARIOS. Al dar clic sobre este link se nos abrirá una ventana de base de datos con y podremos excluir destinatarios, filtrarlos, ordenarlos etc. y aplicar todo lo que vimos en la lección No 36 de este curso.

El botón EXCLUIR DESTINATARIO hará que el destinatario que vemos actualmente combinado en el documento sea quitado de la lista seleccionada de combinación y ese número correlativo de registro en la lista ya no se combinará. En otras palabras, en el cuadro de base de datos a ese registro se le quitará el cheque de confirmación o selección como destinatario para la combinación.


Cuando hemos revisado y observado preliminarmente las cartas combinadas, y si hemos hecho una nueva edición de la lista de destinatarios, ahora nos corresponde avanzar al último paso del asistente de combinación de correspondencia, el cual es COMPLETE LA COMBINACIÓN. En este último paso podemos ahora elegir como deseamos hacer la combinación. Pueda ser que deseemos crear un documento con las cartas combinadas, donde podamos editar individualmente cada una de las cartas, guardarlas y posteriormente mandarla a imprimir. La otra opción en mandarlas directamente a imprimir y que la combinación se haga en la impresión.


Para efectos de nuestro ejemplo seleccionaremos el la opción EDITAR CARTAS INDIVIDUALES, la cual creará un documento nuevo de Word con las cartas combinadas. Al hacer clic sobre este link se nos desplegará un pequeño cuadro de diálogo que nos preguntará cuáles de los registros deseamos combinar. Podemos combinarlos todos los de la listas final (es decir ya filtrados ó seleccionados manualmente), Podemos también combinar y crear un documento combinado solamente del registro ó destinatario actual, La otra opción es combinar una rango determinado de destinatarios a combinar, esta opción es muy útil si la cantidad de registros que podemos combinar es muy grande y deseamos por facilidad de manejo del archivo que se creará hacer varias veces este proceso y crear varios archivos con distintos destinatarios combinados, por ejemplo crear varios archivos de 20 destinatarios cada uno. Aquí tendremos que escribir los números correlativos de los destinatarios que deseamos combinar.

Para el presente ejemplo seleccionamos la opción TODOS. El resultado es un documento nuevo con las cartas combinadas para los registros que cumplían con los criterios del filtro puesto.


Para nuestro ejemplo las cartas generadas y combinadas fueron 15, ahora podemos proceder a editar una por una, ó podemos mandarlas a imprimir por rangos o todas a la vez. También este nuevo archivo creado podemos guardarlo para usos posteriores si es necesario o como un respaldo de la correspondencia enviada.

El archivo maestro al cual asociamos una base de datos e insertamos campos de combinación, podemos guardarlo, y este información quedará así guardada junto al archivo, ya que puede volvernos a servir en un futuro para generar mas cartas. o incluso podemos ahora modificar nuevamente el filtrado y generar mas cartas.

LECCIÓN No 39

COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA - CREANDO ETIQUETAS

La herramienta de combinación de correspondencia, además de ayudarnos a crear una carta de combinación, puede ayudarnos a crear etiquetas o viñetas para enviar la correspondencia previamente creada, ó cualquier tipo de


paquete por medios postales. En esta lección veremos como podemos generar viñetas o etiquetas, siempre combinadas con una lista de destinatarios.

Para el ejemplo que desarrollaremos en la presente lección no utilizaremos el asistente para combinación de correspondencia como lo hicimos anteriormente, ya que aprovecharemos para conocer y realizar la misma labor que se hace con el asistente con la barra de herramientas COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA.

Lo primero que debemos hacer es crear un documento nuevo, para ello bastará con que presionemos el botón NUEVO DOCUMENTO en la barra de

herramientas ESTANDAR. . Inmediatamente podremos ver un documento en blanco.

Para desplegar esta barra nos vamos el menú VER, BARRAS DE HERRAMIENTAS y en el respectivo submenú seleccionamos COMBINAR CORRESPONDECIA.


Se nos mostrará la siguiente barra, a la que le hemos añadido los nombres de los botones que la forman.


1. Como podemos recordar el primer paso para realizar una combinación de correspondencia es seleccionar el tipo de documento que deseamos combinar. Esto lo hacemos en el paso No 1 del Asistente. Sin embargo ahora lo haremos con el botón

CONFIGURACIÓN DEL DOCUMENTO PRINCIPAL . Al hacer clic sobre el se nos desplegará un cuadro de dialogo en el que podremos seleccionar el tipo de documento que deseamos. En este caso seleccionaremos ETIQUETAS. Y presionamos el botón ACEPTAR.

2. Ahora veremos un cuadro de diálogo de OPCIONES PARA ETIQUETAS. Generalmente cuando vamos a crear o imprimir etiquetas para uso postal utilizamos viñetas comerciales o estándar. Por lo que Word nos presenta en este cuadro los mas comunes de estos productos. En el cuadro ETIQUETAS podemos elegir en el cuadro de lista los mas comunes tipos de etiquetas existentes. Posteriormente en la lista cuadro NÚMERO DE PRODUCTO elegimos la viñeta específica que deseamos imprimir. Entre los distintos tipos de etiqueta están etiquetas para disquetes, para cartuchos de video, para discos compactos y sus cajas, etc. Para nuestro ejemplo utilizaremos una etiqueta para paquete.


3. Cuando presionamos ACEPTAR, Word automáticamente configurará y dividirá nuestro espacio de trabajo según el tamaño de la viñeta que hayamos seleccionado. Si tenemos alguna duda acerca de la viñeta que hemos seleccionado podemos utilizar el botón DETALLES, para obtener un poco mas de información acerca de la etiqueta. Sin embargo en el espacio INFORMACIÒN DE ETIQUETA podemos encontrar las dimensiones de la misma.


En este cuadro podemos también crear nuestras propias etiquetas personalizadas si cambiamos los valores de las distintas dimensiones de la etiqueta.

4. Cuando finalmente seleccionamos el tipo de etiqueta, o creamos la nuestra, y presionamos ACEPTAR, el documento se mostrará dividido con el espacio para escribir lo que deseamos colocar a la etiqueta

5. Ahora debemos asociar nuestras viñetas a una fuente de datos o lista de destinatarios, por lo que presionamos en la barra de

herramientas el botón ABRIR ORIGEN DE DATOS . Y se no desplegará el cuadro de dialogo donde podremos navegar a través de nuestros dispositivos de almacenamiento, para buscar el archivo que deseamos combinar. Cuando lo seleccionamos y elegimos, hacemos doble clic sobre él o presionamos ABRIR.


6. En este paso del proceso debemos si lo deseamos filtrar y ordenar nuestra base de datos para seleccionar o incluir en la combinación únicamente los destinatarios que deseamos. Este proceso lo aprendimos en la lección No 36, por lo que pasaremos al siguiente paso. Si ya hubiésemos presionado ACEPTAR, tenemos la opción de volver a la ventana de base de datos para efectuar un nuevo filtrado, o modificar el existente presionando en la base de dato el botón DESTINATARIOS DE COMBINAR

CORRESPONDENCIA .

7. Ahora nos corresponde insertar los campos que deseamos sean combinados y aparezcan en nuestra etiqueta, automáticamente al seleccionar la fuente de datos, Word incluyó una línea de código que indica que al momento de efectuar la combinación, la información que ahí se combine será del registro siguiente al anterior.


8. En la barra de Herramientas encontramos botones para insertar

líneas de saludo , bloque de dirección , o campos independientes y específicos de la base de datos. Para insertar campos no contenidos en los bloques previamente creados,

presionamos el botón INSERTAR CAMPOS COMBINADOS en la barra de herramientas de Combinación De Correspondencia. Para la etiqueta que estamos elaborando colocaremos únicamente el BLOQUE DE DIRECCIÓN. Deberemos colocar manualmente el bloque de dirección ó la información que deseamos colocar en cada una de las etiquetas que tenga la página. Recordemos que también debemos hacer en este punto las modificaciones en el formato de la fuente como negrita, cursiva, subrayada, color y tamaño de la fuente, etc.


9. Ya hemos insertado al documento los campos de combinación y seleccionado el origen de los datos, estamos listos para terminar la combinación sin embargo podemos tener una vista preliminar de nuestra viñetas. Para ello presionamos el botón VER DATOS

COMBINADOS .


10.Para finalizar la combinación tenemos la opción de mandar la

combinación directamente a la impresora , en un archivo

nuevo ó por correo electrónico . Si seleccionamos Combinar en la impresora debemos darle ACEPTAR al cuadro de dialogo que nos pregunta cuales registros deseamos combinar, Luego se nos abrirá el cuadro de diálogo de impresión, y al presionar ACEPTAR iniciará la combinación directamente en el impresor.

11.Si así lo deseamos podemos guardar el archivo de combinación para utilizarlos posteriormente con otro filtrado, con otra lista de destinatarios, etc.


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