NODO CENTRAL INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA...

Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo

Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO:RECF-16-01

INFORME DEFINITIVO

SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Página 1 de 82

NODO CENTRAL

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE

INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

( No. 000198 21 Noviembre 2014 )

EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS ESP PIEDECUESTA - SANTANDER

CESAR TOLOZA NUÑEZ REPRESENTANTE LEGAL

VIGENCIA AUDITADA 2013




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ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PEREZ SANCHEZ Contralor Auxiliar de Santander

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub Contralora Delegada Para el Control fiscal

EQUIPO AUDITOR

BEATRIZ MANTILLA JAIMES CONTADORA

ANDRES MAURICIO JAIMES BENJUMEA ECONOMISTA

CLARA ARIZA PEÑA ABOGADA

COORDINADORA AUDITORIA

EDILBERTO FRANCO LIZARAZO PROFESIONAL ESPECIALIZADO




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TABLA DE CONTENIDO Pág.

1 ANTECEDENTE 5 2 ALCANCE 5 3 RESULTADO DE AUDITORIA 5 3.1.1 LINEA CONTRACTUAL 5 3.1.2 RENDICION Y REVISION DE LA CUENTA 46 3.1.3 LEGALIDAD 47 3.1.4 LINEA AMBIENTAL 47 3.1.5 DEUDA PUBLICA 54 3.1.6 CONTROL FISCAL INTERNO 55 3.1.7 SEGUIMIENTO A PLANES DE MEJORAMIENTO 58 3.2 ESTADOS FINANCIEROS 59 3.3 OTRAS ACTUACIONES 78 3.3.1 CONTROLES DE ADVERTENCIA 78 3.3.2 QUEJAS 80 4. CUADRO CONSOLIDADO DE OBSERVACIONES O HALLAZGOS 80 5. CUADRO NUMERICO DE OBSERVACIONES O HALLAZGOS 82 6- DICTAMEN 82




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INTRODUCCION

La Contraloría General de Santander, en cumplimiento de las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política y en cumplimiento de la Resolución 0294 de 30 de abril de 2009, practicó Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral. Modalidad Regular al Ejercicio de la Vigencia 20131 de la EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS ESP del municipio de Piedecuesta, la cual se efectuó mediante el estudio y análisis, aplicando los controles establecidos en la Ley 42 de 1993 y las políticas, normas y metodologías establecidas por este Ente de Control para la Auditoria Regular, concordantes con normas de auditoría generalmente aceptadas y los criterios y conocimientos profesionales del Auditor; el desarrollo del proceso auditor se centró en Evaluar la gestión fiscal y administrativa mediante un examen a los procesos ejecutados por EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS ESP del municipio de Piedecuesta por la Vigencia 2013, con el propósito de establecer los criterios con que se han utilizado en el manejo de los recursos. La Auditoria se realizó de conformidad con las Normas de Auditoría Generalmente aceptadas y para el desarrollo de la misma se aplicaron los procedimientos y las técnicas a través de pruebas selectivas, revisión de soportes, confirmación de hechos y verificación de la legalidad de los actos administrativos a través de la página de la Contraloría General de Santander Programa SIA. Una vez revisada la cuenta rendida electrónicamente a través de la página WEB de la Contraloría General de Santander mediante el programa SIA y analizados cada uno de los formatos y anexos remitidos y de acuerdo a la Resolución No 00617 de Septiembre 27 de 2010, se procede a emitir Informe Preliminar de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral. Modalidad Regular de la EMPRESA PIEDECUESTANA. DE SERVICIOS PUBLICOS ESP, correspondiente a las vigencia 2.013. El dictamen de los Estados Financieros fue realizado por el Contador Público BEATRIZ MANTILLA JAIMES, integrante del Equipo Auditor.




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1. ANTECEDENTES La EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS ESP, prestadora de servicios públicos domiciliarios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo, de Nacionalidad Colombiana, de carácter estatal, descentralizada de Orden Municipal, estructurada bajo el esquema de Empresa Industrial y Comercial del Estado. Esta empresa fue creada mediante Acuerdo Municipal emanado del Concejo de Piedecuesta y adopta el Estatuto de Contratación interno de fecha 31 de octubre de 2006, por la cual para la realización de su objeto tendrán en cuenta los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad establecidos en la Constitución, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones, el artículo 3 de la ley 689 de 2001 establece que las Entidades Estatales que presten los servicios públicos domiciliarios no están sujetas a las disposiciones del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, por consiguientes los contratos que celebren estas entidades se rigen por las normas del derecho privado, esta empresa goza de patrimonio propio, capital independiente constituido por todas las propiedades, planta y equipos, es competente para manejar, sostener, administrar, desarrollar y mejorar propiedades y bienes de su dominio, autonomía presupuestal, conforme a la Constitución Nacional y a la ley. La EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS ESP, fue objeto de auditoría gubernamental con enfoque integral sobre la vigencia 2013, la cual fue llevada a cabo dentro del cumplimiento del Plan General de Auditorías desarrollado por la Contraloría General de Santander durante la vigencia 2014. Los resultados obtenidos en el ejercicio auditor, arrojaron un dictamen de NO FENECIMIENTO. 2. ALCANCE La Auditoria Regular se orientó al examen del Balance General y Estado de Actividad Financiera, Económica y Social consolidados para la vigencia 2.011, los cuales fueron examinados y evaluados; así mismo, se efectuó análisis y evaluación de la gestión desarrollada por la entidad en la administración y manejo de los bienes y/o recursos públicos, se incluyó la comprobación de las operaciones financieras, administrativas y económicas se hubieran realizado conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. La Auditoria se realizó de acuerdo a las normas y principios que regulan el ejercicio de la vigencia fiscal, con los procedimientos establecidos por la Contraloría General de Santander, sobre los documentos e información suministrada por La EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS ESP. 3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 3.1 LINEA CONTRACTUAL La dirección y administración de la Empresa Municipal de Servicios Públicos Domiciliario de Piedecuesta E.S.P., está a cargo de la Junta Directiva, el Gerente y las diferentes áreas estrategias, el Gerente es quien tiene la función de celebrar contratos y convenios de acuerdo a las autorizaciones de la junta y de conformidad




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con la Ley 142 de 1994, Ley 689 de 2001, Resolución integral No 151 de 2001 expedida por la CRA y cuando sea obligatorio el Estatuto General de la Contratación Pública. Con el objeto de evaluar el grado de cumplimiento de los compromisos, técnicos, económicos y financieros propuestos por la Empresa Municipal de Servicios Públicos Domiciliario de Piedecuesta E.S.P. - Santander para la ejecución de los planes, programas y proyectos en la vigencia 2013, se procedió a realizar análisis sobre el cumplimiento de las disposiciones legales, económicas y administrativas durante el Proceso Contractual en sus diferentes etapas para establecer en términos de calidad, cantidad y oportunidad los resultados obtenidos de la contratación. Para ello se procedió a dar trámite a la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular, que se adelantó en la Empresa Municipal de Servicios Públicos Domiciliario de Piedecuesta E.S.P., en lo referente a la contratación se tomó una muestra representativa de contratos suscritos por la entidad, con el objeto de estudiar y analizar en la etapa previa de la celebración del contrato, si se identificaba la necesidad a satisfacer, la naturaleza del contrato a celebrar, su cuantía y su procedimiento a seguir, de modo que le permitieran a la Empresa Municipal de Servicios Públicos Domiciliario de Piedecuesta E.S.P., cumplir con los fines institucionales y determinar si la gestión contractual adelantada se realizó conforme a los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política de Colombia. La revisión a la contratación se realizó de acuerdo a las normas y principios que regulan el ejercicio de la vigilancia fiscal, con los procedimientos establecidos por la Contraloría General de Santander, sobre los documentos e información suministrada por la Empresa Municipal de Servicios Públicos Domiciliario de Piedecuesta E.S.P. en sus instalaciones y las evidencias consignadas en el informe están respaldadas por los papeles de trabajo o documentos anexos. Ahora bien, en desarrollo del proceso auditor se evidenció que por medio del Acuerdo No 010 del 27 de diciembre de 2012, la Junta Directiva de la Empresa Municipal de Servicios Públicos Domiciliario de Piedecuesta E.S.P autorizó al Gerente para celebrar y suscribir contratos y convenios interadministrativos a que haya lugar en desarrollo del objeto social de la empresa. RENDICION DE LA CUENTA AL SIA Se evidencia en el trabajo de campo que la entidad rinde la información al SIA de la Contraloría General de Santander de manera real y sin omitir proceso contractual alguno.

RENDICION DE LA INFORMACION AL SECOP OBSERVACION No.01: Se evidencia en el trabajo de campo, que la entidad no reporta el total de la contratación a la plataforma del portal de contratación, ya que argumentan que no lo hacen debido a que se acogen al régimen privado para la ejecución de sus procesos contractuales, y dentro del manual de contratación no se exige dicho procedimiento, sin embargo hay que recordar a la administración que la rendición al SECOP no se hace simplemente por cumplir con el principio de publicidad del que habla la ley, su objetivo primordial es el de hacer participes a toda la comunidad de




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los procesos que se están realizando en las entidades que manejan recursos públicos, patrocinando la trasparencia en la ejecución de los mismos por lo tanto se tipifica una observación de tipo ADMINISTRATIVA para que sea incluida dentro del plan de mejoramiento de la entidad. TIPO DE OBSERVACION: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: CESAR TOLOZA NUÑEZ – GERENTE RESPUESTA POR PARTE DE PIEDECUESTANA <<Me permito solicitar que la presente observación debe ser revocada en base a los siguientes argumentos: La Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos Domiciliarios de Piedecuesta “Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P.” dio inicio a sus labores en febrero de 1998; creada mediante Decreto 172 del 17 Diciembre 1997 expedido por la Alcaldía Municipal de Piedecuesta dando cumplimiento al Acuerdo Municipal 057 de 1997, constituyéndose como una empresa de servicios públicos domiciliarios, de naturaleza pública, con una participación del 100% del Estado, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 142 de 1994. Que el Art. 93 de la Ley 1474 de 2011, determina que las EMPRESAS CON PARTICIPACIÓN MAYORITARIA DEL ESTADO, superior al cincuenta por ciento (50%), estarán sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, con excepción de aquellas que desarrollen actividades comerciales en competencia con el sector privado y lo público, nacional o internacional o en mercados regulados, caso en el cual se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a sus actividades económicas y comerciales, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2013. A su turno la Ley 142 de 1994 se aplica, entre otros, a los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado, gas, y aseo, a las actividades que realicen las empresas que presten tales servicios públicos y a las actividades complementarias a que se refiere el numeral 2 del Artículo 14. El artículo 3 de la Ley 689 de 2001, que modifica el artículo 31 de la Ley 142 de 1994, dispone que los contratos que celebren las entidades estatales que prestan los servicios públicos domiciliarios no estén sujetos a las disposiciones del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública; por lo cual resultaba inaplicable la publicación en el SECOP, como instrumento de publicidad para las entidades sometidas al régimen de contratación pública, y dado que esta empresa no está sometido a dicho régimen le era inaplicable entre ellos el cumplimiento de su publicidad a través del SECOP. Además la publicación en el SECOP para la Piedecuestana de Servicios, siendo una facultad discrecional de la empresa, aplica para aquellos contratos mayores a valores de $ 11.000.000.0000. Los demás contratos están en publicaciones de periódicos importantes en la región o en la página WEB. >> CONCLUSIONES POR PARTE DEL EQUIPO AUDITOR

Teniendo en cuenta la respuesta dada por el sujeto de control el equipo auditor cita lo siguiente:

<<ley 80 de 1993, Artículo 23º.- De Los Principios de las Actuaciones Contractuales de las Entidades Estatales. Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa. Igualmente, se aplicarán en las mismas las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo.




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e) El artículo 13º de la Ley 1150 de 2007 indica: Artículo 13º. Principios generales de la actividad contractual para entidades no sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal.”

f) El artículo 209º de la Constitución Política consagra: “Artículo 209º. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.”

h) El artículo 7.1.1. del Decreto Ley 734 de 2012 establece: Artículo 7.1.1. Definición del Sistema Electrónico para la Contratación Pública. El Sistema Electrónico para la Contratación Pública, Secop, es un instrumento de apoyo a la gestión contractual de las entidades estatales, que permite la interacción de las entidades contratantes, los proponentes, los contratistas, la comunidad y los órganos de control, materializando particularmente los principios de transparencia y publicidad. >>

El artículo 13 de la Ley 1150 de 2007 ordena a las empresas excluidas de aplicación del Estatuto General de Contratación Estatal la obligación de aplicar los principios de la función administrativa y la gestión fiscal consagrados en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política. Del mismo modo, las somete a las Empresas del Estado al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto para la contratación Estatal. En el marco de los principios de la función administrativa a los cuales están sujetos en materia contractual las empresas de servicio público, se encuentran los denominados principios de transparencia y publicidad, y la única herramienta establecida en la actualidad para que estos principios sean efectivos es el Sistema Electrónico para la Contratación Estatal, conforme lo establece la normativa anteriormente transcrita. Por lo tanto al tenor del marco normativo enunciado, las Empresas de servicio público, deben realizar la publicación de todos los contratos que celebren, en el SECOP, en cumplimiento de los principios de transparencia y publicidad de los que rigen la función administrativa de lo público. Por lo tanto se CONVALIDA el hallazgo ADMINISTATIVO, para que la entidad sea incluida TIPO DE OBSERVACION: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: CESAR TOLOZA NUÑEZ – GERENTE SEGUIMIENTO A LA POSIBLE FIGURA DEL FRACCIONAMIENTO DE CONTRATO Verificando la información reportada por la entidad al SIA de la Contraloría General de Santander, y la seleccionada en la muestra, el equipo auditor determina que no




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se ejecutaron contratos que presumieran que la entidad estaría realizando algún tipo de fraccionamiento de la contratación para evadir la selección por diferente modalidad de la contratación para la vigencia 2013, debido a su naturaleza y por estar regida bajo las directrices de la contratación privada y basado en la normatividad interna que utilizan para realizar contratos. RELACION DEL TOTAL DE LA CONTRATACION REALIZADA A continuación se exponen el total de la contratación realizada por la entidad en la vigencia 2013:

CONTRATACION POR CLASE DE CONTRATO

PIEDECUESTANA

VIGENCIA 2013

CLASE # VALOR

ARRENDAMIENTO 1 7,047,000.00

CONSULTORIA 3 110,903,119.00

OBRA 29 6,969,333,839.00

INTERVENTORIA 2 42,829,400.00

PRESTACION DE SERVICIOS 262 6,694,539,492.00

PRESTACION SERVICIOS PROF. 22 306,848,126.00

SUMINISTRO 62 1,028,195,257.00

TOTAL 381 15,159,696,233.00

MANUAL DE CONTRATACION La Empresa Municipal de Servicios Públicos Domiciliario de Piedecuesta E.S.P. - Santander, adoptó su propio Manual de Contratación mediante Resolución No 04 del 31 de octubre de 2006 modificada a través de los acuerdos No 002 del 02 de febrero de 2009, No 002 del 22 de noviembre de 2010 y el Acuerdo No 002 del 20 de enero de 2012, donde plasma modalidades de contratación y procedimientos contractuales. Como modalidades de contratación se establecieron los contratos de Invitación y los contratos de invitación privada de tres oferentes y, como procedimientos contractuales se establecieron las ordenes de prestación de servicios de trabajo o de compraventa o suministro de bienes, la invitación a un número plural de mínimo tres oferentes y la invitación pública.

0% 1% 8% 0%

69%

6% 16%

ARRENDAMIENTO CONSULTORIA

OBRA INTERVENTORIA

PRESTACION DE SERVICIOS PRESTACION SERVICIOS PROF.

SUMINISTRO




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OBSERVACION No. 02: Con respecto a lo anterior se evidencia que la entidad maneja resoluciones por medio de la cual da directrices para el manejo de la contratación, pero revisando dicha información no se evidencia como tal un manual de contratación que contenga todo lo establecido en dichas resoluciones y/o acuerdos, por lo tanto para el equipo auditor es preocupante que una entidad de estas características no cuente con una herramienta tan importante para su funcionamiento de una manera clara y detallada como lo es dicho manual, por lo tanto se tipifica una observación de tipo ADMINISTRATIVA para que sea incluida dentro del plan de mejoramiento de realice la entidad. TIPO DE OBSERVACION: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: CESAR TOLOZA NUÑEZ – GERENTE RESPUESTA POR PARTE DE PIEDECUESTANA <<Es aceptada, la entidad la incluirá dentro del Plan de Mejoramiento que realice la Entidad, Se ha contratado el estudio y la elaboración de un nuevo manual que se encuentra en proceso de evaluación entre la empresa y entidad encargada de realizar el manual.>>

CONCLUSIONES POR APRTE DEL EQUIPO AUDITOR El equipo auditor acepta la respuesta dada por la entidad donde informa que está de acuerdo con la observación, por lo tanto se CONVALIDA el hallazgo ADMINISTRATIVO para que sea incluido dentro del plan de mejoramiento. TIPO DE OBSERVACION: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: CESAR TOLOZA NUÑEZ – GERENTE MUESTRA Para la vigencia 2013, la Empresa de Servicios Públicos de Piedecuesta celebró 381 contratos por valor de $ 15.159.696.234, se tomó aproximadamente el 60 % de la contratación representada en valor $ 8.430.442.603 El 100% de la contratación la entidad la celebró bajo la modalidad de Contratación Directa, en su gran mayoría prestaciones de Servicio, obra y suministros A continuación se hace relación de los contratos seleccionados en la muestra:

MUESTRA DE CONTRATACION

No MODALIDAD CLASE OBJETO VALOR

CONTRATISTA SUPERVISOR PLAZO PLAZO

1 DIRECTA

PRESTACIÓN DE SERVICIOS

contratar la ejecucion de procesos y subprocesos de apoyo administrativo para la empresa piedecuestana de servicios publicos esp

47,294,428

LAURA MARIA MUÑOZ TARAZONA

MEDARDO FABER MEJIA DIAS 30




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44 DIRECTA


contratar la prestacion de dos puntos de vigilancia y seguridad privada para la sede administrativa y planta de tratamiento y un punto en l planta de aguas residuales la ptar de la empresa piedecuestana de servicios publicos e.s.p.

172,110,046

COOPERATIVA DE VIGILANCIA PRIVADA COOCIG CTA

MEDARDO FABER MEJIA

MESES 9

46 DIRECTA


contratar la adquisicion de polizas requeridas para la proteccion de los bienes e intereses patrimoniales y la responsabilidad civil extracontractual de los bienes de la empresa incluyendo poliza todo riesgo para los vehiculos de propiedad de la empresa piedecuestana de servicios publicos esp

107,450,986

LIBERTY SEGUROS S.A


53 DIRECTA


contratar la ejecucion de procesos y subprocesos de apoyo administrativo para la empresa piedecuestana de servicios publicos esp

353,225,434

METROSERVICES SAS

MEDARDO FABER MEJIA

MESES 5

55 DIRECTA SUMINISTROS

contratar la adquisicion de micromedidores de agua potable para ser distribuidos o vendidos a los usuarios o suscriptores de la emresa piedecuestana de servicios publicos domiciliarios de piedecuesta esp 10,512,050

MARILUZ FERNANDEZ ORTIZ



contratar el suministro de papeleria para la empresa piedecuestana se servicios publicos esp 15,000,000

NEIFI ELIANA COY MENDOZA

MEDARDO FABER MEJIA

MESES 10

112 DIRECTA


contrtar la adquisicion de computadores de escritorio de alta capacidad licencias windows 7 profesional sp1 licencias pffice 2010 y usp ára la piedecuestana de servicios publicos esp 12,750,000

JHONNY BEJARANO REYES





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127 DIRECTA

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES

contratar la elavoracion de los estudios tarifarios de costos y tarifas de los servicios de acueducto alcantarillado y aseo para la empresa piedecuestana de servicios publicos esp 50,000,000

DIANA MARLEIBY TOLOZA RUEDA

MEDARDO FABER MEJIA

MESES 4

143 DIRECTA


contratar el servicio de toma de lecturas en forma digital usando dispositivos moviles y entrega de facturas de acueducto alcantarillado y aseo de los sectores urbanos y rurales asi como la revision de medidores a los usuarios de la empresa piedecuestana de servicios publicos esp 29,608,080

S & S SOLUCIONES Y SERVICIOS DEL ORIENTE SAS


172 DIRECTA


contratar el servicio de impresión para la emision de facturas de consumo de agua de la empresa piedecuestana de servicios publicos esp 41,760,00

JAIRO GUTIERREZ SUAREZ

MEDARDO FABER MEJIA

MESES 8

188A DIRECTA


contratar el servicio de suspenciones reintalacionescortes drasticos y reconexiones de los servicios de alcantarillado a los usuarios urbanos y suburbanos de la empresa piedecuestana de servicios publicos esp

104,848,239

S &S SOLUCIONES Y SERVICIOS DEL ORIENTE SAS

MEDARDO FABER MEJIA

MESES 6

198A DIRECTA


contratar el servicio de toma de lecturas a traves de medios electronicos y entrega de las facturas de acueducto alcantarillado y aseo de los sectores urbanos suburbanas y rurales casa por casa en funcion a rutas establecidas asi como la revision tecnica domiciliarias de los medidores a los usuarios de la empresa piedecuestana de servicios publicos esp

107,584,480

S & S SOLUCIONES Y SERVICIOS DEL ORIENTE LTDA

MEDARDO FABER MEJIA

MESES 6




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233 DIRECTA


contratar la adquisicion de computadores de escritorio licencias windows 8 profesional licencias oficce 2013 como remplazo de los equipos obsoletos en la piedecuestana de servicios publicos 18,340,000

JHONNY BEJARANO REYES


290 DIRECTA


contratar la ejecucion de procesos y subprocesos de apoyo administrativo para el funcionamiento de la empresa piedecuestana de servicios publicos esp

227,793,254

METROSERVICES SAS

MEDARDO FABER MEJIA

MESES 4

316 DIRECTA


contratar la compra de sellos antifraude en policarbonato de 30 cm y 50 cm para la empresa piedecuestana de servicios publicos e.s.p 69,797,836

HERNANDO NAVARRO URIBE


365 DIRECTA


prestacion de servicios profesionales de apoyo a la piedecuestana para la asesoria y revision de procesos que permitan mejorar las competencias legales de la entidad con el fin de optimizar las politicas institucionales 15,000,000

ARDILA & CONSULTORES SAS


90 DIRECTA


contratar la rehabilitacion de los medidores en diferentes barrios en el municipio de piedecuesta 26,896,040 VID SAS

RAUL DURAN SANCHEZ DIAS 15

240 DIRECTA


reposicion de alcantarillado sanitario y pluvial en la calle 2a entre carreras 11 y 12 del municipio de piedecuesta- santander

135,832,356

CONSTRUCCIONES CRIMALCO LIMITADA


298 DIRECTA

CONTRATOS DE OBRA

construccion colectores matrices del sector cartagenita. manablanca del municipio de facatativa- fase iii

2,678,134,507

ENVIROMENTAL SERVICES EU

RAUL DURAN SANCHEZ

MESES 6

321 DIRECTA

CONTRATOS DE OBRA

construcción sistema de conduccion de agua potable para la distribucion de acuducto sector zona de expansion norte y sector menuly tablanca del municipio de

1,499,999,999

JOHANY ALBERTO RAMIREZ OTERO

RAUL DURAN SANCHEZ

MESES 5




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piedecuesta-santander

323 DIRECTA

CONTRATOS DE OBRA

contratar obras de mitigacion y prevencion sobre el talud margen izquierda de la quebrada la palmira para proteger as redes de alcantarillado y acueducto en el barrio villas de san juan (manzana e) del municipio de piedecuesta-santander

176,759,280

L.C.R. INGENIERIA Y TRANSPORTE S.A.S


362 DIRECTA

CONTRATOS DE OBRA

contratar la construccion del sumidero tranversal ubicado en la cra 1 frente al colegio luis carlos galan del barrio los cisnes del municipio de piedecuesta santander 21,996,860

L.C.R. INGENIERIA Y TRANSPORTE S.A.S.


394 DIRECTA

CONTRATOS DE OBRA

canalizacion y entrega de las aguas lluvias de la cuenca comprendida entre el barrio el mirador y la colina de municipio de piedecuesta

517,152,255

PROCONAM LTDA

RAUL DURAN SANCHEZ

MESES 4

407 DIRECTA

CONTRATOS DE OBRA

rehabilitacion de los sistemas de sedimentacion y macromedicion de la ptap la colina del municipio de piedecuesta santander

765,790,041

UNION TEMPORAL MANANTIAL


52 DIRECTA


contratar la ejecucion de procesos y subprocesos para la operación del sistema de aseo de la empresa piedecuestana de servicios publicos esp

646,846,353

METROSERVICES SAS ESP

JESUS ALBERTO RODRIGUEZ MARTINEZ

MESES 7


contratar el suministro de polihidroxicloruro de aluminio en solucion como medio de coagulacion en la planta de potabilizacion de agua la colina propiedad de la empresa piedecuestana de servicios publicos esp

139,999,455

QUIMPAC DE COLOMBIA SA


MESES 5


contratar el suministro de combustible acpm y gasolina para los

147,375,000

TRANSPORTES PIEDECUESTA SA

JESUS ALBERTO RODRIGUEZ MARTINEZ DIAS 315




INFORME DEFINITIVO


vehiculos de la empresa piedecuestana de servicios publicos esp que desarrollen operaciones en el area operativa de la empresa

181 DIRECTA


contratar un vehiculo compactador para la recoleccion y transporte de residuos solidos y semisolidos de los diferentes sectores del municipio de piedecuesta y disposicion final en el carrasco con su respectivo conductor y dos operarios recolectores con suministro de combustible y mantenimiento general del vehiculo con suministro de polizas a todo riesgo soat y certificado tecnico mecanico vigente 27,000,000

MARIA DEL ROSARIO FLOREZ RODRIGUEZ

JESUS ALBERTO RODRIGUEZ MARTINEZ MES 1

315 DIRECTA


contratar la ejecucion de procesos y subprocesos para la operación del sistema de acueducto de la empresa piedecuestana de servicios publicos esp

196,085,624

METROSERVICES SAS ESP


MESES 3

319 DIRECTA


contratar un vehiculo compactador para la recoleccion y transporte de residuos solidos y semisolidos de los diferentes sectores del municipio de piedecuesta y disposicion final en el carrasco con su respectivo conductor y dos operarios recolectores con suministro de combustible y mantenimiento general del vehiculo con suministro de polizas a todo riesgo soat y certificado tecnicomecanico vigente 67,500,000

MARIA DEL ROSARIO FLOREZ


MESES 3

TOTAL

8,430,442,603




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Para llevar a cabo el respectivo proceso de revisión, el grupo auditor practica revisión a la anterior muestra seleccionada de la contratación reportada por la PIEDECUESTANA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS en el SIA, de los siguientes parámetros: 1. Ley 1474 del 2011, art. 10 parágrafo 1, modificado por el Decreto 19 de 2012. 2. Además dentro de la muestra se incluyeron las contrataciones realizadas con organizaciones y fundaciones sin ánimo de lucro, con el fin de realizarle seguimientos a las mismas. 3. Seguimiento a los contratos de urgencias manifiestas ejecutados con recursos propios. 4. Seguimiento a los recursos públicos destinados a la atención de emergencias por ola invernal. 5. Seguimiento a la rendición del control al control en contratación de acuerdo a la circular 01 de 2012. 6. Seguimiento a las contrataciones realizadas bajo la modalidad de contratación directa. Contratos de Obra

CONTRATO 407 OBJETO DEL CONTRATO: REHABILITACION DE LOS SISTEMAS DE

SEDIMENTACION, FILTRACION Y MACROMEDICION DE LA PTAP LA COLINA DEL MUNICIPIO DE PIEDECUESTA SANTANDER

DATOS DEL CONTRATISTA: NOMBRE: CONSORCIO UNION TEMPORAL MANANTIAL NIT: 900.683.729-5 REPRESENTADA LEGALMENTE POR: GERMAN GOMEZ REYES IDENTIFICADO CON CEDULA DE CIUDADANÍA Nº: 13.838.927EXPEDIDA EN: BUCARAMANGA Valor: SETECIENTOS SESENTA Y CINCO MILLONES SETECIENTOS NOVENTA MIL CUARENTA Y UN PESOS MCTE($765.790.041)

TRAMITE FECHA Y NUMERO

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

CDP No. 13A00585 DE 22 DE NOVIEMBRE DE 2013

ESTUDIOS PREVIOS 22 DE NOVIEMBRE DE 2013

INVITACIÓN PUBLICA 22 DE NOVIEMBRE DE 2013

CONTRATO 19 DE DICIEMBRE DE 2013

NOTIFICACIÓN DE SUPERVISOR (agregar nombre de supervisor con cedula y del interventor si es el caso)

INTERVENTOR ARQ. RAUL DURAN SANCHEZ –DIRECTOR PLANEACION C.C. No. 91.241.209

REGISTRO PRESUPUESTAL RP No. 13ª00759 DE 19 DE DICEIMBRE DE 2013

ACTA DE INICIO 20 DE DICIEMBRE DE 2013

CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO POR PARTE DEL SUPERVISOR

15 DE JULIO DE 2014

ACTA DE RECIBO FINAL DEL CONTRATO

15 DE JULIO DE 2014

ACTA DE LIQUIDACIÓN ( SI NO SE HA LIQUIDADO EXPLICAR POR QUE)

25 DE JULIO DE 2014

ACTA DE SUSPENSION No. 01 24 DE DICIEMBRE DE 2013

ACTA DE REINICIO No.01 07 DE ENERO DE 2014

ACTA DE SUSPENSION No02 05 DE FEBRERO DE 2014

ACTA DE REINICIO No. 02 25 DE MARZO DE 2014




INFORME DEFINITIVO


ADICIONES (SI LAS HAY) No.1 EN VALOR No.2 EN TIEMPO

ADICIONAL No. 01 EN VALOR $242.959.930

ESTUDIOS PREVIOS 14 DE ENERO DE 2014

SUSTENTACION DE LA ADICION Que la Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos ESP, prestadora de servicios públicos de acueducto considera la necesidad basado en lo siguiente: 1. Que la planta de tratamiento de agua potable PTAP la colina tiene deficiencias en la filtración y macro-medición y no permite abastecer óptimamente la totalidad de la población del Municipio de Piedecuesta, teniendo en cuenta el crecimiento urbanístico. 2. Que con el mantenimiento y rehabilitación de los sistemas de sedimentación, filtración y macro medición de la Ptap la colina hacia el beneficio de la población Piedecuestana. 3. Que revisado los filtros se observa el deterioro. 4. Que se considera prioritario el cambio de los lechos filtrantes de la Ptap La colina, donde se debe instalar mantos de grava y arena, de igual manera se hace prioritario el suministro e instalación de un sistema de medición de nivel continuo de los tanques de la cantera y cra 15el cual se monitorea de manera continua toda la información a través de un radio enlace emisor receptor al sistema de adquisición de datos ubicado en el Control la colina.

CDP ADICIONAL No. CDP No. 14ª00066 DE ENERO 14 DE 2014 POR VALOR $242.959.930,

RP ADICIONAL No. RP No. 14ª00065 DE 20 DE ENERO DE 2014, POR VALOR $242.959.930

ADICIONAL No. 02 EN TIEMPO 45 DIAS

SUSTENTACION DE ADICIONAL N:02 EN TIEMPO

Que se hace necesario extender el plazo del contrato en 45 días adicionales para avanzar por etapas y en periodos de bajo consumo para evitar que los niveles de los tanques de abastecimiento disminuyeran drásticamente y colapsara el suministro de agua potable en el casco urbano.




INFORME DEFINITIVO


CONTRATO 394

OBJETO DEL CONTRATO: CANALIZACION Y ENTREGA DE LAS AGUAS LLUVIAS

DE LA CUENCA COMPRENDIDA ENTRE EL BARRIO EL MIRADOR Y LA COLINA DE MUNICIPIO DE PIEDECUESTA

DATOS DEL CONTRATISTA: NOMBRE: PROCONAM NIT: 900.201.489-5 REPRESENTADA LEGALMENTE POR:EDILSON LOPEZ SUAREZ IDENTIFICADO CON CEDULA DE CIUDADANÍA Nº: 91.243.811EXPEDIDA EN: BUCARAMANGA Valor: QUINIENTOS DIECISIETE MILLONES CIENTO CINCUENTA Y DOS MIL DOSCIENTOS CINCUENTA Y CINCO PESOS CON CERO OCHO CENTAVOS ($517.153.255,08)



CDP No. 13L00527 DE 27 DE NOVIEMBRE DE 2013



CONTRATO 05 DE NOVIEMBRE DE 2013



REGISTRO PRESUPUESTAL RP No. 13L00698 DE 06 DE DICEIMBRE DE 2013

ACTA DE INICIO 10 DE DICIEMBRE DE 2013



EN EJECUCION


EN EJECUCION

ACTA DE SUSPENSION (SI LA HAY) 16 DE DICIEMBRE DE 2013

ACTA DE REINICIO ( SI LA HAY) 17 DE MARZO DE 2014

ADICIONES (SI LAS HAY) SE ADICIONA 2.5 MESES

SUSTENTACION ADICION No 01 Se llegó a la conclusión que se necesitaban 2.5 meses más para completar la ejecución del contrato en mención en razón a las siguientes consideraciones: 1. Que debido a los




INFORME DEFINITIVO


inconvenientes técnicos a causa de la ubicación de las redes de los servicios públicos ya que no existe inventario de las mismas y la baja capacidad portante del suelo para hacer un ajuste al trazado y profundización del canal. 2. que se ha encontrado un material de baja capacidad portante por la cimentación del canal por lo que ha sido necesario la ejecución de una serie de actividades no previstas.

MATERIAL FOTOGRAFICO CONTRATO 394-13

Se analizó el proceso contractual 394-13, y el equipo auditor concluyó que no resulta pertinente dejar observación alguna puesto que el objeto contractual, cumplió con los parámetros establecidos en los estudios previos.




INFORME DEFINITIVO


CONTRATO 323 OBJETO DEL CONTRATO: CONTRATAR OBRAS DE MITIGACION Y PREVENCION

SOBRE EL TALUD MARGEN IZQUIERDA DE LA QUEBRADA LA PALMIRA PARA PROTEGER AS REDES DE ALCANTARILLADO Y ACUEDUCTO EN EL BARRIO VILLAS DE SAN JUAN (MANZANA E) DEL MUNICIPIO DE PIEDECUESTA-SANTANDER

DATOS DEL CONTRATISTA: NOMBRE: L.C.R. INGENIERIA Y TRANSPORTES S.A.S. NIT: 900.506.258-0 REPRESENTADA LEGALMENTE POR: LUIS CARLOS RIVERA SALAZAR IDENTIFICADO CON CEDULA DE CIUDADANÍA Nº: 91.487.173EXPEDIDA EN: BUCARAMANGA Valor: CIENTO SETENTA Y SEIS MILLONES SETECIENTOS CINCUENTA Y NUEVE MIL DOSCIENTOS OCHENTA PESOS ($176.759.280).



CDP No. 13L00304 DE JULIO 08 DE 2013

ESTUDIOS PREVIOS 08 DE JULIO DE 2013

INVITACIÓN PUBLICA 08 DE JULIO DE 2013

CONTRATO 09 DE OCTUBRE DE 2013



REGISTRO PRESUPUESTAL RP No. 13L00578 09 DE OCTUBRE DE 2013

ACTA DE INICIO 15 DE OCTUBRE DE 2013


14 DE NOVIEMBRE DE 2013





ACTA DE SUSPENSION (SI LA HAY) NA

ACTA DE REINICIO ( SI LA HAY) NA

ADICIONES (SI LAS HAY) NA

OTROS SI (SI LAS HAY) NA

MATERIAL FOTOGRAFICO CONTRATO 323-13




INFORME DEFINITIVO


OBSERVACION No.03: En el acuerdo 04 de 2006, reformado posteriormente por varios acuerdos se estableció en el artículo vigésimo: GARANTIA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA: el oferente deberá garantizar el cumplimiento de la oferta que hace dentro del presente proceso de selección y a consiguiente aceptación del contrato respectivo en caso que ésta le sea adjudicada, mediante la constitución de una póliza de seriedad de la misma, a favor de la EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS ESP, equivalente al 10% del valor de oferta, con una vigencia un mes contados a partir de la fecha del cierre o de la fecha límite para presentar propuestas. En el primer proceso contractual se presentaron dos propuestas: una presentada por el señor GERMAN ALBERTO SERRANO GUTIEREZ, Y la otra la presentada por YOHANY ALBERTO RAMIREZ OTERO y ninguna tiene dentro de sus anexos la Garantía de Seriedad de la propuesta. De igual forma sucede con los otros dos procesos ninguna de las propuestas presentadas cuentan con la póliza de garantía de seriedad de la oferta. De otro parte los porcentajes estipulados en el manual de contratación para la constitución de las garantías, no son tenidos en cuenta de la forma establecida en el manual puesto que en este caso en particular para el riesgo de cumplimiento se tuvo en cuenta un 20% si el manual de contratación estipula para este riesgo un 30%, de igual forma sucede con la Estabilidad y Conservación de la obra ejecutada que el manual establece un 35% y en la póliza presentada por el contratista solo se amparó un 30%. En la minuta contractual se solicita al contratista presentar un plan de inversión del anticipo, pero en los expedientes contractuales no figuraba dicho documento sin embargo este fue aportado durante el trabajo de campo. En el Contrato No 407-13, la entidad realizó un primer desembolso el 20 de diciembre de 2013, correspondiente al anticipo del 50%, en la misma fecha en la que se dio inicio al contrato, pero el 24 de diciembre de 2013, firman las partes un acta de suspensión aludiendo imposibilidad de desarrollar la obra por las festividades decembrinas; lo que para el grupo auditor denota una falta de planeación por cuanto estas no son circunstancias que ameriten una suspensión máxime si ya se había entregado al contratista el anticipo.




INFORME DEFINITIVO


De otra parte la Piedecuestana de Servicios no incluye dentro de la minuta contractual la cláusula de indemnidad. En el contrato 323-13, la certificación de pago de aportes a la Seguridad Social y Parafiscales se encuentra sin firmar por el representante legal de la firma seleccionada para contratar. El proceso contractual No 394-13, se inició el 10 de diciembre de 2013, pero fue suspendido el 16 de diciembre aduciendo festividades decembrinas; dicho proceso se reinició el 17 de marzo de 2014, o sea duró suspendido tres meses. El lo que para el grupo auditor denota una falta de planeación, posterior a este hecho el proceso se adicionó en tiempo de dos meses y medio , o sea la obra debió finalizarse en el mes de julio de 2014. El grupo auditor después de realizar el análisis de los tres procesos contractuales, encuentra pertinente dejar una observación de carácter administrativo con incidencia disciplinaria teniendo en cuenta que no se realizó una correcta supervisión como tampoco una efectiva planeación de parte de la Piedecuestana. TIPO DE OBSERVACION: ADMINISTRATIVA Y DISCIPLINARIA PRESUNTOS RESPONSABLES: RAUL DURAN SANCHEZ (Director de Planeación) Disciplinario PRESUNTA NORMA VULNERADA: ley 734 de 2002, Articulo 34 numeral 1 RESPUESTA POR PARTE DE LA PIEDECUESTANA <<Se solicita se desvirtué este hallazgo, debido a que en el artículo cuarto del acuerdo 007

del 21 de Noviembre de 2012 de junta directiva establece la modificación del artículo Vigésimo del acuerdo 04 del 31 de octubre de 2006 acerca de las garantías el cual quedara así: “Las garantías exigidas a favor de la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos ESP deberán establecerse según cada clase de contrato o invitación, estas deben haber sido expedidas por una entidad bancario o por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia”. Por lo tanto lo anterior la exigencia de la garantía de seriedad es discrecional dependiendo del proceso y para procesos de contratación directa no son exigencia en los términos de condiciones esta garantía de seriedad. (Se anexa acuerdo de Junta directiva No.007 del 21 de Noviembre de 2012) De otro parte los porcentajes estipulados en el manual de contratación para la constitución de las garantías, no son tenidos en cuenta de la forma establecida en el manual puesto que en este caso en particular para el riesgo de cumplimiento se tuvo en cuenta un 20% si el manual de contratación estipula para este riesgo un 30%, de igual forma sucede con la Estabilidad y Conservación de la obra ejecutada que el manual establece un 35% y en la póliza presentada por el contratista solo se amparó un 30%. RESPUESTA: Se solicita se desvirtué este hallazgo debido a que si bien es cierto en el acuerdo acuerdo 04 de 2006 establece lo anteriormente determinado en el hallazgo, también es cierto que estas cuantías fueron modificadas mediante el acuerdo de Junta directiva No.007 del 21 de Noviembre de 2012 en el artículo cuarto que modifica el artículo Vigésimo del acuerdo 04 de 2006 en cuanto al monto de los valores asegurados en los correspondientes riesgos. (Se anexa acuerdo de Junta directiva No.007 del 21 de Noviembre de 2012). En la minuta contractual se solicita al contratista presentar un plan de inversión del anticipo, pero en los expedientes contractuales no figuraba dicho documento sin embargo este fue aportado durante el trabajo de campo. En el Contrato No 407-13, la entidad realizó un primer desembolso el 20 de diciembre de 2013, correspondiente al anticipo del 50%, en la misma fecha en la que se dio inicio al




INFORME DEFINITIVO


contrato, pero el 24 de diciembre de 2013, firman las partes un acta de suspensión aludiendo imposibilidad de desarrollar la obra por las festividades decembrinas; lo que para el grupo auditor denota una falta de planeación por cuanto estas no son circunstancias que ameriten una suspensión máxime si ya se había entregado al contratista el anticipo. RESPUESTA: Se solicita se desvirtué este hallazgo toda vez que el contrato se inició a escasos días de la temporada navideña, por lo que la Empresa no podía arriesgarse a efectuar suspensiones del servicio de agua en el Municipio, ya que las obras se desarrollaron en la Planta de Agua potable la Colina que suministra el agua a todo el Municipio y debía ser programado de acuerdo a los consumos que se presentaron y en esta temporada existe por históricos un mayor consumo del preciado líquido , obligando a hacer paradas de sedimentadores y filtros. De otra parte la Piedecuestana de Servicios no incluye dentro de la minuta contractual la cláusula de indemnidad. RESPUESTA: Se solicita se desvirtué este hallazgo La aplicación de esta cláusula de acuerdo a la norma configura para las entidades que se rigen por la ley 80 y sus decretos reglamentarios, La Empresa Piedecuestana de servicios públicos es una empresa Industrial y comercial del Estado y se rige por la ley 142 de 1994 de servicios públicos por lo tanto se rige por el derecho privado por encontrarse en libre competencia con el mercado regulado En el contrato 323-13, la certificación de pago de aportes a la Seguridad Social y Parafiscales se encuentra sin firmar por el representante legal de la firma seleccionada para contratar. RESPUESTA: Se solicita se desvirtué este hallazgo, se anexa certificación debidamente diligenciada. El proceso contractual No 394-13, se inició el 10 de diciembre de 2013, pero fue suspendido el 16 de diciembre aduciendo festividades decembrinas; dicho proceso se reinició el 17 de marzo de 2014, o sea duró suspendido tres meses. RESPUESTA: Se solicita se desvirtué este hallazgo toda vez que el contrato se inició a escasos días de la temporada navideña, por lo que la Empresa no podía arriesgarse a efectuar suspensiones del servicio de agua en el Municipio, ya que las obras se desarrollaron en la Planta de Agua potable la Colina que suministra el agua a todo el Municipio y debía ser programado de acuerdo a los consumos que se presentaron y en esta temporada existe por históricos un mayor consumo del preciado líquido , obligando a hacer paradas de sedimentadores y filtros.>>

CONCLUSIONES POR PARTE DEL EQUIPO AUDITOR Se verificó por parte del equipo auditor la información anexa en las contradicciones enviadas por el sujeto de control y se aceptan por lo tanto se DESVIRTUA el hallazgo DISCIPLINARIO sin embargo, se considera que la observación administrativa debe convalidarse y plasmar dentro de un plan de mejoramiento las actuaciones necesarias que eviten que estas observaciones se sigan presentando. TIPO DE OBSERVACION: ADMINISTRATIVA PRESUNTOS RESPONSABLES: RAUL DURAN SANCHEZ (Director de Planeación) Disciplinario OBSERVACION No.04:

CONTRATO 321 OBJETO DEL CONTRATO: CONSTRUCCION SISTEMA DE CONDUCCION DE AGUA

POTABLE PARA LA DISTRIBUCION DE ACUDUCTO SECTOR ZONA DE EXPANSION




INFORME DEFINITIVO


NORTE Y SECTOR MENULY TABLANCA DEL MUNICIPIO DE PIEDECUESTA-SANTANDER

DATOS DEL CONTRATISTA: NOMBRE: JOHANY ALBERTO RAMIREZ OTERO NIT: 13.715.906-4 REPRESENTADA LEGALMENTE POR:JOHANY ALBERTO RAMIREZ OTERO IDENTIFICADO CON CEDULA DE CIUDADANÍA Nº: 13.715.906EXPEDIDA EN: BUCARAMANGA Valor: MIL CUATROCIENTOS NOVENTA Y NUEVE MILLONES NOVECIENTOS NOVENTA Y NUEVE MIL NOVECINETOS NOVENTA Y NUEVE PESOS MCTE ($1.499.999.999)



CDP No. 13ª00450 DE SEPTIEMBRE 09 DE 2013

ESTUDIOS PREVIOS 09 DE SEPTIEMBRE 2013

INVITACIÓN PUBLICA 09 DE SEPTIEMBRE 2013



SUPERVISOR ARQ. RAUL DURAN SANCHEZ –DIRECTOR PLANEACION C.C. No. 91.241.209

REGISTRO PRESUPUESTAL RP No. 13ª00583 DE04 DE OCTUBRE DE 2013



04 DE OCTUBRE DE 2013


NA


N/A

ACTA DE SUSPENSION (SI LA HAY) 25 DE NOVEIMBRE DE 2013




Para realizar este proceso contractual producto del convenio interadministrativo No 00003290 del 21 de mayo de 2013, suscrito entre la Empresa Piedecuestana de Servicios ESP y el Departamento de Santander- Secretaria de transporte e infraestructura e infraestructura, se aseguraron los recursos suficientes para la realización del presente contrato. El proceso contractual se llevó a cabo a través de licitación pública, para lo cual se convocó públicamente a las entidades interesadas que reunieran los requisitos y condiciones establecidas en los pliegos de condiciones. Mediante Resolución No 147 de septiembre 9 de 2013, el gerente de la Empresa Municipal de servicios Públicos Domiciliarios de Piedecuesta ESP Piedecuestana de Servicios Públicos, procedió a dar apertura del proceso Licitación pública No 001 de 2013 para la Construcción Sistema de Conducción de Agua Potable para la Distribución de Acueducto Sector Zona Expansión Norte y Sector Menzuli Tablanca del Municipio de Piedecuesta Santander. El contrato se adjudicó al Ingeniero Johany Alberto Ramírez Otero, por cuanto fue la propuesta que se ajustó a los requerimientos de la entidad.




INFORME DEFINITIVO


Este proceso contractual a la fecha se encuentra suspendido por cuanto INVIAS, no ha concedido un permiso para poder intervenir una via de orden nacional; por este motivo el equipo auditor considera pertinente plasmar una observación administrativa para que sea incluida en un plan de mejoramiento que adopte la entidad. TIPO DE OBSERVACION: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: CESAR TOLOZA NUÑEZ- GERENTE. RESPUESTA POR PARTE DE LA PIEDECUESTANA <<Se acepta se incluirá dentro del plan de mejoramiento. >>

CONCLUSIONES POR PARTE DEL EQUIPO AUDITOR Se convalida la observación ya que la entidad acepta la misma por lo tanto deberá dentro de un plan de mejoramiento incluir las acciones tendientes a evitar que se vuelva a presentar esta observación en la entidad. TIPO DE OBSERVACION: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: CESAR TOLOZA NUÑEZ- GERENTE. MATERIAL FOTOGRAFICO CONTRATO 321-13




INFORME DEFINITIVO


CONTRATO 298 OBJETO DEL CONTRATO: CONSTRUCCION COLECTORES MATRICES DEL

SECTOR CARTAGENITA, MANABLANCA DEL MUNICIPIO DE FACATATIVA- FASE III

DATOS DEL CONTRATISTA: NOMBRE: ENVIROMENTAL SERVICES E.U. NIT: 804.013.062-1 REPRESENTADA LEGALMENTE POR: JORGE ALBERTO PACHECO CEPEDA IDENTIFICADO CON CEDULA DE CIUDADANÍA Nº: 17.155.021EXPEDIDA EN: BOGOTA Valor: DOS MIL SEISCIENTOS SETENTA Y OCHO MILLONES CIENTO TREINTA Y CUATRO MIL QUINIENTOS SEIS PESOS CON OCHENTA Y SIETE CENTAVOS ($2.678.134.506,87)



CDP No. 13L00365 DE 12 DE AGOSTO DE 2013

ESTUDIOS PREVIOS 12 DE AGOSTO DE 2013

INVITACIÓN PUBLICA 12 DE AGOSTO DE 2013

CONTRATO 13 DE SEPTIEMBRE DE 2013


SUPERVISOR ARQ. RAUL DURAN SANCHEZ –DIRECTOR PLANEACION C.C. No. 91.241.209

REGISTRO PRESUPUESTAL RP No. 13L00536 DE13 DE SEPTIEMBRE DE 2013

ACTA DE INICIO N/A


NA


NA


24 DE ABRIL DE 2014





Este proceso contractual se ejecutaría con los recursos provenientes del contratos suscrito entre el Municipio de Facatativá y la Empresas Públicas de Cundinamarca SA ESP y de conformidad con el contrato interadministrativo No 325 de 2013, celebrado entre el Municipio de Facatativá y la Empresa Piedecuestana de Servicios ESP, situación que taxativamente quedó establecida en el Contrato de obra No 298 de 2013, en su cláusula Cuarta- forma de pago: el valor convenido

como precio de este contrato será girado de acuerdo al flujo de los recursos que se reciban como resultado del contrato interadministrativo No 0325 del 13 de junio de 2013, con el Municipio de Facatativá. A través de reunión del 24 de enero de 2014 y comunicaciones del 25 de febrero de 2014, 12 de marzo de 2014 y 9 de abril de 2014, la Empresas Públicas de Cundinamarca SA esp, solicitan al Municipio de Facatativa, dar por terminado anticipadamente y proceder a la liquidación del citado contrato interadministrativo No 0325 celebrado entre el Municipio de Facatativa y la Empresa Piedecuestana de Servicios ESP., en virtud de lo establecido en le Decreto 2246 de 2012 Articulo 15 y Siguiente.




INFORME DEFINITIVO


Que ante tal evento se procedió dar por terminado anticipadamente y liquidar por mutuo acuerdo el contrato interadministrativo No 325 de 2013 suscrito entre el Municipio de Facatativa y la Empresa Piedecuestana de Servicios ESP; en consecuencia los recursos con los que se ejecutaría el contrato de obra 298 de 2013, entre la Empresa Piedecuestana de Servicios ESP y Enviromental Servies EU, no serán transferidos a la Empresa situación que imposibilita la ejecución del Contrato. Ante la imposibilidad jurídica de ejecución del contrato, acudimos a lo establecido en la Cláusula Decima Sexta del Contrato 298 de 2013 que establece las causales de terminación, entre las que se encuentran taxativamente las contempladas en la ley, para el caso que nos ocupa el consentimiento y mutuo acuerdo. Teniendo en cuenta que esta forma de terminación anticipada no produce ningún tipo de reclamación judicial o extrajudicial y que con ello no se cauda perjuicio económico entre las partes de común acuerdo, bilateralmente deciden dar por terminado de manera consentida y procedan su liquidación final. Por lo anteriormente expresado para el grupo auditor no resulta procedente dejar observación alguna.

CONTRATO 240 OBJETO DEL CONTRATO: REPOSICION DE ALCANTARILLADO SANITARIO Y

PLUVIAL EN LA CALLE 2A ENTRE CARRERAS 11 Y 12 DEL MUNICIPIO DE PIEDECUESTA- SANTANDER

DATOS DEL CONTRATISTA: NOMBRE: CONTRUCCIONES CRIMALCO LTDA NIT: 900.095.388-4 REPRESENTADA LEGALMENTE POR: MANUEL IVAN CAMARGO JAIMES IDENTIFICADO CON CEDULA DE CIUDADANÍA Nº: 91.231.685EXPEDIDA EN: BUCARAMANGA Valor: CIENTO TREINTA Y CINCO MIL OCHOCIENTOS TREINTA DOS TRESCIENTOS CINCUENTA Y SEIS PESOS MCTE ($135.832.356 M/CTE. )



CDP No. 13L00300 DE 08 DE JULIO DE 2013

ESTUDIOS PREVIOS 08 DE JULIO DE 2013

INVITACIÓN PUBLICA 08 DE JULIO DE 2013

CONTRATO 23 DE JULIO DE 2013



REGISTRO PRESUPUESTAL RP No. 13L00416 DE 23 DE JULIO DE 2013

ACTA DE INICIO 25 DE JULIO DE 2013


20 DE SEPTIEMBRE DE 2013












INFORME DEFINITIVO


CONSTRUCCIONES CRIMALCO LTDA ,Cambio de Razón social a ARQUIOBRAS C&M S.A.S. desde el día 1 de Noviembre del 2013, por cual el acta de liquidación la firma la Representante Legal la Dra. MARIBEL MENDEZ VELANDIA. Identificada con CC No. 37.753.584, para constancia se archiva en la a-z- del contrato No 240 de 2013, la respectiva Acta de Junta De socios para la transformación de LTDA a S.A.S. RUP, BALANCE GENERAL A DIC 31 -2012 Y EL CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL DE SOCIEDADES POR ACCIONES SIMPLIFICADA ARQUIOBRAS C&M S.A.S. ANALISIS CONTRACTUAL El Grupo Auditor, realiza el análisis del contrato de obra No 240 – 2013 y logra determinar: 1) La entidad contratante realizó la selección del contratista mediante invitación a un número plural de mínimo tres (03) oferentes de conformidad con lo establecidos en el Acuerdo No 004 del 31 de octubre de 2011 expedido por la Junta Directiva de la Empresa Piedecuestana E.S.P modificado por el Acuerdo No 002 del 2 de Febrero de 2009, acuerdo No 002 del 22 de noviembre de 2010 y el Acuerdo No 022 del 20 de enero de 2012. 2) El contratista cumplió a cabalidad con todos los requisitos de orden jurídico, económico y técnico contenidos en los términos de referencia como se observa en el acta de evaluación de la propuesta suscrita en julio de 2013. 3) El contratista adjuntó el plan del manejo del anticipo, la entidad contratante realizó la aprobación del mismo y el contratista en desarrollo del proceso contractual anexó los soportes del manejo del anticipo. 4) El contratista cumplió a cabalidad los pagos a seguridad social en pensión, salud y ARL, cajas de compensación familiar, SENA y FIC como se observa en las planillas adjuntas al expediente del presente contrato. 5) El contratista allegó las pólizas de la manera establecida en la minuta del contrato, al igual que realizó la ampliación de las mismas y la actualización por suspensiones, adiciones y terminación del contrato. 6) El contratista allegó informe detallado de las actividades desarrolladas para la ejecución del objeto contractual.




INFORME DEFINITIVO


CONTRATO 240 DEL 2012

No MODALIDAD

CLASE

OBJETO VALOR CONTRATISTA

SUPERVISOR DURACION

DIAS

240

DIRECTA


reposición de alcantarillado sanitario y pluvial en la calle 2a entre carreras 11 y 12 del municipio de Piedecuesta- Santander

135,832,356

CONSTRUCCIONES CRIMALCO LIMITADA

RAUL DURAN SANCHEZ

DIAS 60

Este contrato ser revisó de acuerdo a la solicitud que se dejó plasmada en el informe de la vigencia 2012, por cuanto el contrato a la fecha no se había liquidado, el equipo auditor realizó la respectiva revisión y dentro del expediente hay un acta de recibo final en la cual manifiestan que la interventoría hizo entrega a la Piedecuestana de Servicios Públicos ESP, los respectivos informes mensuales, el informe de recibo final, los paz y salvo del personal que trabajó en la ejecución del contrato, paz y salvo de los proveedores, certificación expedida por el revisor fiscal o contador en el sentido de encontrarse al día en el pago de aportes a la Seguridad Social pensión y Riesgos profesionales, ICBF, SENA y demás aportes legales que evidencian la supervisión técnica del Contrato 196 de 2013 en el municipio de la Belleza Departamento de Santander.

CONTRATO 362-13 OBJETO DEL CONTRATO: CONTRATAR LA CONSTRUCCION SUMIDERO

TRANSVERSAL UBICADO EN LA CRA 1 FRENTE AL COLEGIO LUIS CARLOS GALAN DEL BARRIO LOS CISNES DEL MUNICIPIO DE PIEDECUESTA- SANTANDER

DATOS DEL CONTRATISTA: NOMBRE: L.C.R. INGENIERIA Y TRANSPORTES S.A.S. NIT: 900.506.258-0 REPRESENTADA LEGALMENTE POR:LUIS CARLOS RIVERA SALAZAR IDENTIFICADO CON CEDULA DE CIUDADANÍA Nº: 91.487.173 EXPEDIDA EN: BUCARAMANGA Valor: VEINTIUN MILLONES NOVECIENTOS NOVENTA Y SEIS MIL OCHOCIENTOS SESENTA PESOS ($21.996.860)




INFORME DEFINITIVO




CDP No. 13L00500 DE 01 DE NOVIEMBRE DE 2013


INVITACIÓN PUBLICA CONTRATO DIRECTA

CONTRATO 05 DE NOVIEMBRE DE 2013



REGISTRO PRESUPUESTAL RP No. 13L634 DE 05 DE NOVIEMBRE DE 2013

ACTA DE INICIO 14 DE NOVIEMBRE DE 2013







El proyecto consiste en la construcción de un sumidero transversal en el sector del barrio Los Cisnes del municipio de Piedecuesta, las actividades a desarrollar después de replanteada la obra es señalización, excavaciones, rellenos, suministro e instalación de tubería tipo fort de 14”, construcción de estructura del sumidero en concreto de 3000 PSI con acero de refuerzo, suministro e instalación de ángulo de soporte, suministro e instalación de rejillas tipo pesado, concreto de 3000 PSI para placa de piso. 1.1. RELACION DE ACTAS DEL CONTRATISTA

ACTA FECHA

INICIO 14 NOVIEMBRE 2013

ANTICIPO 14 NOVIEMBRE 2013

ACTA FINAL 25 NOVIEMBRE 2013

1.2. CAMBIOS TECNICOS Y/O MODIFICACIONES DEL CONTRATO Y/O

PROYECTO.

No se presentaron cambios técnicos y/o modificaciones del Contrato. 1.3. ACTIVIDADES EJECUTADAS POR EL CONTRATISTA 1.3.1. ACTIVIDADES TECNICAS: Se ejecutaron las actividades según lo

presupuestado, con la debida supervisión de la Interventoría y cumpliendo con el

plazo estipulado en el contrato de obra.

Las actividades que se ejecutaron en el periodo del presente informe se refieren a la construcción de un sumidero transversal ST en el ancho de calzada de la carrera 1 con calle 24A frente al colegio Luis Carlos Galán Sarmiento sede “B” del barrio Los Cisnes del municipio de Piedecuesta-Santander. Entregando a un pozo de

inspección en tubería PVC tipo Fort Ø 14”.

1.4.2. ACTIVIDADES EJECUTADAS En el periodo transcurrido en el presente informe (Noviembre 14 a Noviembre 25 de 2013) se logró completar todas y cada una de las actividades contratadas para el




INFORME DEFINITIVO


cumplimiento del objeto contractual, estas actividades y sus cantidades de obra se detallan en el siguiente cuadro:

ITEM DESCRIPCIÓN UNIDAD CANTIDAD

1 PRELIMINARES

1.1 Replanteo y medición de la obra ML 15.00

1.2 Señalización preventiva UND 6.00

1.3 Acarreo y retiro de sobrantes M3 14.70

1.4 Pasacalles informativo UND 1.00

1.5 Aseo y limpieza final GLB 1.00

2 EXCAVACIONES Y LLENOS

2.1 Excavación en material común o conglomerado M3 14.70

2.2 Sum. y compactacion de relleno en material seleccionado M3 4.56

2.3 Sum. e inst. de arena para cimentacion de tuberia M3 1.30

3 TUBERIAS

3.1 Sum. e instalacion de tuberia tipo Fort D=14" ML 6.00

4 ESTRUCTURAS

4.1 Sum. e inst. de concreto de 3000 psi para estructura M3 4.50

4.2 Sum. e inst. de concreto de 3000 psi para pavimento M3 3.32

4.3 Suministro y colocación de acero de refuerzo Kg 427.00

5 ACCESORIOS

5.1 Rejillas en HF (0.9x0.54m) UND 10.00

5.2 Suministro e instalación ángulo de 4"x4"x1/4" ML 19.20

5.3 Suministro e instalación ángulo de 2"x2"x1/4" ML 19.20

5.4 Suministro e instalación caucho amortiguador de espesor 1.5 cms ML 19.20

5.5 Suministro e instalación caucho amortiguador de espesor 1.0 cms ML 19.20

5.6 Sum. e inst. de tornillos con tuerca y guasa UND 24.00

2. REGISTRO FOTOGRAFICO

Se presenta un anexo con el registro fotográfico de las principales actividades que se desarrollaron durante la construcción del sumidero transversal.




INFORME DEFINITIVO


Contratos de Prestación de Servicios De un universo de 284 contratos realizados en la vigencia 2013 de prestación de servicios, por valor de $7.001.387.619, se tomo como muestra 20 contratos por valor de $2.415.963.156, equivalentes al 29% aproximado del valor total de la muestra seleccionada. De estos contratos se puedo observar lo siguiente:

De los siguientes contratos:

CONTRATO No. 319 OBJETO DEL CONTRATO:




INFORME DEFINITIVO


“CONTRATAR UN VEHICULO COMPACTADOR PARA LA RECOLECCION Y TRANSPORTE DE RESIDUOS SOLIDOS Y SEMISOLIDOS DE LOS DIFERENTES SECTORES DEL MUNICIPIO DE PIEDECUESTA Y DISPOSICION FINAL EN EL CARRASCO, CON SU RESPECTIVO CONDUCTOR, Y DOS OPERARIOS RECOLECTORES, CON SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE Y MANTENIMIENTO GENERAL DEL VEHICULO , CON SUMINISTRO DE POLIZAS A TODO RIESGO SOAT Y CERTIFICADO TECNICOMECANICO VIGENTE”. DATOS DEL CONTRATISTA: NOMBRE: MARIA DEL ROSARIO FLOREZ RODRIGUEZ NIT: 28293464-2 REPRESENTADA LEGALMENTE POR: MARIA DEL ROSARIO FLOREZ RODRIGUEZ IDENTIFICADO CON CEDULA DE CIUDADANÍA Nº:28.293.464EXPEDIDA EN: PIEDECUESTA VALOR: SESENTA Y SIETE MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS M/CTE ($67.500.000M/CTE.)



13S00224 DE 04 DE JULIO DE 2013

ESTUDIOS PREVIOS JULIO 04 DE 2013

INVITACIÓN PUBLICA SEPTIEMBRE 02 DE 2013


SUPERVISOR JESUS ALBERTO RODRIGUEZ MARTINEZ , C.C 91.340.923 03 DE OCTUBRE DE 2013

REGISTRO PRESUPUESTAL 13S00503 DE 03 DE OCTUBRE DE 2013



DICIEMBRE 7 DE 2013

ACTA DE LIQUIDACIÓN 31 DE DICIEMBRE DE 2013

CONTRATO No. 181 OBJETO DEL CONTRATO: .CONTRATAR UN VEHICULO COMPACTADOR PARA LA RECOLECCION Y TRANSPORTE DE RESIDUOS SOLIDOS Y SEMISOLIDOS DE LOS DIFERENTES SECTORES DEL MUNICIPIO DE PIEDECUESTA Y DISPOSICION FINAL EN EL CARRASCO, CON SU RESPECTIVO CONDUCTOR Y DOS OPERARIOS RECOLECTORES, CON SUMINISTRO DE POLIZAS A TODO RIESGO, SOAT Y CERTIFICADO TECNICO MECANICO VIGENTE. DATOS DEL CONTRATISTA: NOMBRE: MARIA DEL ROSARIO FLOREZ RODRIGUEZ NIT: 28293464-2 REPRESENTADA LEGALMENTE POR: MARIA DEL ROSARIO FLOREZ RODRIGUEZ IDENTIFICADO CON CEDULA DE CIUDADANÍA Nº:28.293.464 EXPEDIDA EN: PIEDECUESTA VALOR: VEINTISIETE MILLONES DE PESOS M/CTE ($27.000.000 M/CTE.)



13S00171 DE 23 DE MAYO DE 2013

ESTUDIOS PREVIOS MAYO 23 DE 2013

INVITACIÓN PUBLICA N.A




INFORME DEFINITIVO


CONTRATO 04 DE JUNIO DE 2013

NOTIFICACIÓN DE SUPERVISOR JESUS ALBERTO RODRIGUEZ MARTINEZ , C.C 91.340.923 04 DE JUNIO DE 2013

REGISTRO PRESUPUESTAL 13S00203 DE 04 DE JUNIO DE 2013

ACTA DE INICIO 04 DE JUNIO DE 2013


JULIO 04 DE 2013

ACTA DE RECIBO FINAL DEL CONTRATO N.A

ACTA DE LIQUIDACIÓN 11 DE OCTUBRE DE 2013

La entidad realiza sus estudios previos conforme a lo que establece la ley y las directrices adoptadas por esta entidad para el manejo de la contratación, basado en un soporte presupuestal que determina la existencia de recursos para poder realizar dichos procesos contractuales, la entidad realiza la invitación formal a presentarse a participar a los veedores que se encuentran legalmente constituidos en el municipio de Piedecuesta como a la comunidad en general, se toma como seleccionada la propuesta presentada por MARIA DEL ROSARIO FLOREZ RODRIGUEZ para ambos contratos, donde se evidencia que cumple las características necesarias para poder ejecutar dicho contrato por lo tanto se adjudica a la persona en cuestión. En el proceso auditor se verifica que el contratista reporte por medio de informes mensuales las actividades realizadas por él en la ejecución del mismo. Según la información documental que reporta la entidad que los contratos se ejecutaron a cabalidad conforme a lo establecido en las minutas, y en los estudios previos, vale resaltar que la veracidad de la información es responsabilidad de la entidad. Verificando la realización de estos contratos los cuales se realizan bajo el mismo objeto y quien los ejecuta es el mismo contratista, hay que resaltar que en la entidad no se pudo planear desde el inicio de la vigencia la contratación de este servicio debido a que esta entidad no contaba presupuestalmente con los recursos necesarios para la realización del mismo , por lo tanto estos se realizan a medida que va ingresando recursos a la entidad, por lo tanto no se puede hablar de un fraccionamiento de contrato ni una falta de planeación, ya que de igual manera el contratista cumple con los requisitos para ejecutar el contrato si se hubiera realizado por la sumatoria de estos dos contratos, no se evidencia favorecimiento al mismo por la razón anteriormente expuesta, además dentro de las directrices trazadas por la entidad para contratar ( manual de contratación) no se modificaría la modalidad de selección del contratista si el contrato se incrementara en la sumatoria de los dos.

De los siguiente contratos

CONTRATO No. 315 OBJETO DEL CONTRATO: CONTRATAR LA EJECUCION DE PROCESOS Y SUBPROCESOS PARA LA OPERACIÓN DEL SISTEMA DE ACUEDUCTO DE LA EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS E.S.P DATOS DEL CONTRATISTA: NOMBRE: METROSERVICES SAS E.S.P NIT: 900.583.125-8 REPRESENTADA LEGALMENTE POR: RAMIRO RANGEL PARRA




INFORME DEFINITIVO


IDENTIFICADO CON CEDULA DE CIUDADANÍA Nº:91.347.824EXPEDIDA EN: PIEDECUESTA VALOR: CIENTO NOVENTA Y SEIS MILLONES OCHENTA Y CINCO MIL SEISCIENTOS VEINTICUATRO PESOS M/CTE ($196.085.624M/CTE.)



13A00471 Y 13A00470 DE 18 DE SEPTIEMBRE DE 2013

ESTUDIOS PREVIOS SEPTIEMBRE 17 DE 2013

INVITACIÓN PUBLICA SEPTIEMBRE 18 DE 2013

CONTRATO SEPTIEMBRE 30 DE 2013

SUPERVISOR JESUS ALBERTO RODRIGUEZ MARTINEZ , C.C 91.340.923 30 DE SEPTIEMBRE DE 2013

REGISTRO PRESUPUESTAL 13A00572 Y 13A00571 DE 30 DE SETIEMBRE DE 2013



DICIEMBRE 20 DE 2013


ACTA DE LIQUIDACIÓN 31 DE DICIEMBRE DE 2013

CONTRATO No. 052 OBJETO DEL CONTRATO: CONTRATAR LA EJECUCION DE PROCESOS Y SUBPROCESOS PARA LA OPERACIÓN DEL SISTEMA DE ASEO ENTRE LA EMPRESA MUNICIPAL DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS E.S.P PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS Y METROSERVICES SAS E.S.P DATOS DEL CONTRATISTA: NOMBRE: METROSERVICES SAS E.S.P NIT: 900.583.125-8 REPRESENTADA LEGALMENTE POR: RAMIRO RANGEL PARRA IDENTIFICADO CON CEDULA DE CIUDADANÍA Nº: 91.347.824 EXPEDIDA EN: PIEDECUESTA VALOR: SEISCIENTOS CUARENTA Y SEIS MILLONES OCHOCIENTOS CUARENTA Y SEIS MIL TRESCIENTOS CINCUENTA Y TRES PESOS M/CTE ($646.846.353 M/CTE.)



13S00037 Y 13S00038 DE 8 DE ENERO DE 2013

ESTUDIOS PREVIOS ENERO 8 DE 2013

INVITACIÓN PUBLICA ENERO 9 DE 2013

CONTRATO FEBRERO 1 DE 2013

SUPERVISOR JESUS ALBERTO RODRIGUEZ MARTINEZ , C.C 91.340.923 1 DE FEBRERO DE 2013

REGISTRO PRESUPUESTAL 13S00040 Y 13S00041 DE 01 DE FEBRERO DE 2013

ACTA DE INICIO 01 DE FEBRERO DE 2013


25/10/2013


ACTA DE LIQUIDACIÓN 31 DE OCTUBRE DE 2013

ADICIONES SI

SUSTENTACION DE LA ADICION: QUE SE HIZO NECESARIO AMPLIAR EL CONTRATO EN DOS MESES A PARTIR DEL 1




INFORME DEFINITIVO


DE SEPTIEMBRE DE 2013 PARA DAR CONTINUIDAD AL SERVICIO QUEDANDO HASTA EL 31 DE OCTUBRE DE 2013

FECHA ESTUDIO PREVIO DE LA ADICION AGOSTO 29 DE 2013

TIEMPO DE LA ADICION 2 MESES

VALOR DE LA ADICION $184.649.310

CONTRATO NO. 01 OBJETO DEL CONTRATO: CONTRATAR LA EJECUCIÓN DE PROCESOS Y SUBPROCESOS DE APOYO ADMINISTRATIVO PARA LA EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PÚBLICOS ESP DATOS DEL CONTRATISTA: NOMBRE: INGENIERIA Y SERVICIOS DE COLOMBIA S.A.S. NIT: 900071411 R/L: LAURA MARIA MUÑOZ TARAZONA IDENTIFICADO CON C.C. Nº: 63.507.917 EXPEDIDA EN: BUCARAMANGA VALOR: $47.294.424.00 CUARENTA Y SIETE MILLONES DOSCIENTOS NOVENTA Y CUATRO MIL CUATROCIENTOS VEINTICUATRO PESOS ($47.294.424.00 M/CTE.).



ENERO 02 DE 2013 CDP N° 13ª00002 CDP N° 13L00002 CDP N° 13S00002.


INVITACIÓN PUBLICA 02 DE ENERO DE 2013

CONTRATO 02 DE ENERO DE 2013

NOTIFICACIÓN DE SUPERVISOR (AGREGAR NOMBRE DE SUPERVISOR CON CEDULAR Y DEL INTERVENTOR SI ES EL CASO)

MEDARDO FABER MEJIA PALOMINO CC No: 5.706.168 02 DE ENERO DE 2013

REGISTRO PRESUPUESTAL 02 DE ENERO DE 2013

ACTA DE INICIO 02 DE ENERO DE 2013


31 DE ENERO DE 2014

ACTA DE RECIBO FINAL DEL CONTRATO 31 DE ENERO DE 2013


31 DE ENERO DE 2013

CONTRATO NO. 053 OBJETO DEL CONTRATO: CONTRATAR LA EJECUCION DE PROCESOS Y SUBPROCESOS DE APOYO ADMINISTRATIVOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS E.S.P DATOS DEL CONTRATISTA: NOMBRE: METROSERVICES S.A.S E.S.P IDENTIFICADO CON C.C. Nº: 900.583.125-8 R/L: RAMIRO RANGEL PARRA C.C.: 91.347.824 EXPEDIDA EN: PIEDECUESTA VALOR: $ 482.422.786.





INFORME DEFINITIVO



ENERO 08 DE 2013 CDP N° 13A00046 CDP N° 13L00043 CDP N° 13L00043



CONTRATO 01 DE FEBRERO DE 2013


MEDARDO FABER MEJIA PALOMINO CC No: 5.706.168 01 DEFEBRERO DE 2013

REGISTRO PRESUPUESTAL 01 DE FEBRERO DE 2013 CDP N° 13A00044 CDP N° 13L00047 CDP N° 13L00039

ACTA DE INICIO 05 DEFEBRERO DE 2013


01 DE FEBRERO DE 2013

ACTA DE RECIBO FINAL DEL CONTRATO 30 DE AGOSTO DE 2013



ADICIONES (SI LAS HAY) JUNIO 17 DEL 2013

PLAZO ADICIONAL DOS (02) MESES

VALOR ADICIONAL $129.199.993

JUSTIFICACION cumplir con los procesos de apoyo administrativo para dar continuidad a los procesos de áreas funcionales de la Empresa y así cumplir su objetivo misional

Con respecto a estos contratos se verificó que se ejecutaron a cabalidad corroborando la información que reposa en la entidad, se verificaron las hojas de vida de todos los funcionarios que formaron parte de los procesos y subprocesos y cumplían con la idoneidad para realizar cada una de las funciones, principalmente las de operación del sistema de acueducto municipal y las de operación del sistema de aseo municipal, se pudo comprobar el pago de seguridad social de todas las personas que formaron parte de los procesos y subprocesos en comento, se reviso la hoja de vida de los contratistas y cumplen con los requisitos planteados por la entidad en los estudios previos para poder desarrollar los contratos. Con respecto a la realización de estos contratos de manera fraccionada en alguno de los casos siendo el mismo contratista, se tuvo en cuenta por parte del equipo auditor el régimen contractual por medio del cual la entidad se acoge que es el régimen privado de contratación, por lo tanto dentro de sus directrices internas (manual de contratación) estos procedimientos se pueden realizar siempre y cuando quien realice la ejecución del contrato cumpla con los requisitos exigidos, cumplan todos los procedimientos de selección correspondientes, exista




INFORME DEFINITIVO


presupuesto en la entidad para ejecutar los mismos, siendo esta la razón principal por la cual la entidad informa las razones por las cuales realizan de esta manera el proceso contractual, ya que afirman que no siempre cuentan con los recursos disponibles para realizar un contrato global que se ejecute desde el inicio hasta el final de la vigencia, lo cual lo demuestran con los certificados presupuestales y sus respetivos registros, además el proceso de selección del contratista se realiza teniendo en cuenta las ofertas que se presenten a participar de los procesos contractuales en comento, seleccionando siempre la mejor propuesta que beneficie a la entidad para cada caso. La veracidad de la información que sirvió al equipo auditor para verificar la ejecución de los contratos en comento es responsabilidad de la entidad. OBSERVACION No. 05: Aunque la entidad ejecuta a cabalidad con los procesos contractuales, en el trabajo de campo el grupo auditor pudo comprobar basado en conversaciones tenidas con algunos empleados que el contratista demora el pago en algunas ocasiones informándoles que se debe a que la empresa PIEDECUESTANA no ha cancelado a tiempo al mismo, por lo tanto esta situación viene generando inconformismo dentro de los funcionarios lo cual puede repercutir en la calidad de la prestación del servicio, por lo tanto se tipificara una observación ADMINISTRATIVA, para que la entidad exija al contratista que brinde las condiciones apropiadas a sus empleados ya que se evidencia que el sujeto de control viene cumpliendo con los pagos a cabalidad como se establece en las minutas de los contratos, además es necesario aclarar que la responsabilidad laboral para con dichas personas es directamente responsabilidad del contratista y cuando se realizó la selección del mismo se verificó que contaran con la capacidad presupuestal para que pudieran ejecutar estos contratos. TIPO DE OBSERVACION: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: CESAR TOLOZA NUÑEZ- GERENTE. RESPUESTA POR PARTE DE LA PIEDECUESTANA <<Me permito solicitar que la presente observación debe ser revocada en base a los siguientes argumentos: Con respecto a esta observación diferimos de su apreciación debido a que una vez revisado los pagos efectuados por el contratista METROSERVIS por el concepto de Nomina, el contratista nos allego certificación expedida por DAVIVIENDA S.A. donde se constata los pagos de nómina efectuados en el 2013, y que se hicieron puntuales, desvirtuando así las versiones de algunos empleados que hablaron con el grupo auditor. >> CONCLUSIONES POR PARTE DEL EQUIPO AUDITOR

Se verificó la respuesta y no se evidencian soportes que den fe de que sea verídica esa apreciación, por lo tanto se convalida la observación administrativa, por lo tanto la entidad deberá dentro de un plan de mejoramiento incluir las acciones tendiente a verificar que efectivamente el contratista este pagando a tiempo a sus empleados y brindándole las garantías laborales que se requiere para estos tipos de contratos.




INFORME DEFINITIVO


TIPO DE OBSERVACION: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: CESAR TOLOZA NUÑEZ- GERENTE.

CONTRATO NO. 044 OBJETO DEL CONTRATO: CONTRATAR LA PRESTACION DE DOS PUNTOS DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA PARA LA SEDE ADMINISTRATIVA Y PLANTA DE TRATAMIENTO Y UN PUNTO EN LA PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES (LA PTAR) DE LA EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS E.S.P. DATOS DEL CONTRATISTA NOMBRE: COOPERATIVA DE VIGILANCIA PRIVADA COOVIG IDENTIFICADO CON C.C. 804.000.387-1 R/L: JOSE LUIS GARCIA C.C.: 91.458.210 EXPEDIDA EN: SAN ANDRES VALOR: $ 257.610.046



MARZO 20 DEL 2013 CDP N° 13A000043 CDP N° 13L000050 CDP N° 13S00039




NOTIFICACIÓN DE SUPERVISOR MEDARDO FABER MEJIA PALOMINO CC No: 5.706.168 01 DE FEBRERO DE 2013

REGISTRO PRESUPUESTAL 30 DE ENERO DE 2013 RP N° 13A00042 RP N° 13L00045 RP N° 13S00045



27 DE DICIEMBRE DE 2013

ACTA DE RECIBO FINAL DEL CONTRATO 27 DE DICIEMBRE DEL 2014

ACTA DE LIQUIDACIÓN 27 DE DICIEMBRE DEL 2014

Se verificó por parte del equipo auditor, que se realizara el proceso de selección del contratista cumpliendo con las necesidades establecidas en los estudios previos, se verificó que el contratista cumpliera a cabalidad con la idoneidad necesaria para ejecutar este contrato, que el personal que el contratista tiene a cargo sea personal capacitado y entrenado para prestar el servicio de seguridad con eficiencia y eficacia, se verificaron las actas presentadas por el supervisor y se evidencia que efectivamente el contratista cumplió a cabalidad con la ejecución del contrato. Basados en la información reportada por la entidad el grupo auditor concluye que el contratos efectivamente fue ejecutado por el contratista.

CONTRATO NO. 046 OBJETO DEL CONTRATO: CONTRATAR LA ADQUISICIÓN DE PÓLIZAS REQUERIDAS PARA LA PROTECCIÓN DE LOS BIENES E INTERESES




INFORME DEFINITIVO


PATRIMONIALES Y LA RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL DE LOS BIENES DE LA EMPRESA INCLUYENDO PÓLIZA TODO RIESGO PARA LOS VEHÍCULOS DE PROPIEDAD DE LA EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PÚBLICOS ESP NOMBRE: LIBERTY SEGUROS S.A IDENTIFICADO CON C.C. 860.039.988-0 R/L: CARLOS ALBERTO SIERRA BARRENECHE C.C.: 13.813.194 EXPEDIDA EN: BUCARAMANGA VALOR: $ 157.450.986



MARZO 20 DEL 2013 CDP N° 13A000045 CDP N° 13L000052 CDP N° 13S00041




NOTIFICACIÓN DE SUPERVISOR MEDARDO FABER MEJIA PALOMINO CC No: 5.706.168 01 DE FEBRERO DE 2013





ACTA DE RECIBO FINAL DEL CONTRATO 11 DE NOVIEMBRE DEL 2014

ACTA DE LIQUIDACIÓN 31 DE DICIEMBRE DEL 2014

ADICIONES No 01 16 DE SEPTIEMBRE DEL 2013

VALOR ADICIONAL $53.000.000

JUSTIFICACION Se requiere por vencimiento del plazo establecido en el cubrimiento de las pólizas

OBSERVACION No.06: En cuanto al contrato en comento se evidencia que la entidad realiza una adición argumentando que es debido a que se había vencido el plazo establecido en el cubrimiento de la pólizas lo cual se tipifica una observación ADMINISTRATIVA para que la entidad dentro de un plan de mejoramiento plasme las acciones necesarias tendientes a corregir esta observación pensando en una mejor planificación de la contratación y en especial en este tipo de contratos ya que es obligación de la entidad, propender en el aseguramiento de los bienes e intereses patrimoniales de la entidad. TIPO DE OBSERVACION: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: CESAR TOLOZA NUÑEZ- GERENTE. RESPUESTA POR PARTE DE PIEDECUESTA <<Me permito solicitar que la presente observación debe ser revocada en base a los siguientes argumentos: Es importante aclarar que la entidad nunca deja desamparada los bienes y esta adición se realizó por cuestiones presupuestales, pero los bines según consta en las pólizas

suministradas al grupo auditor los benes no han dejado de estar desamparados. >>




INFORME DEFINITIVO


CONCLUSIONES POR PARTE DEL EQUIPO AUDITOR La respuesta de la entidad no desvirtúa la observación ya que aunque la acción se realice por cuestión presupuestal se sigue evidenciando una mala planificación para este tipo de contratos, por lo tanto se convalida la observación administrativa para ser incluida dentro de un plan de mejoramiento. TIPO DE OBSERVACION: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: CESAR TOLOZA NUÑEZ- GERENTE.

Por otra parte el equipo auditor verificó la información contractual que reposa en la entidad y concluye que efectivamente se ejecutó el contrato cumpliendo con los requerimientos establecidos en los estudios previos y en la minuta del contrato.

CONTRATO NO. 127 OBJETO DEL CONTRATO: PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES DE APOYO A LA PIEDECUESTANA PARA LA ASESORIA Y REVISION DE PROCESOS QUE PERMITAN MEJORAR LAS COMPETENCIAS LEGALES DE LA ENTIDAD CON EL FIN DE OPTIMIZAR LAS POLITICAS INSTITUCIONALES DATOS DEL CONTRATISTA: NOMBRE: DIANA MARLEIBY TOLOZA RUEDA IDENTIFICADO CON C.C. Nº:37.947.294 EXPEDIDA EN: SOCORRO VALOR: $ 50.000.00.00 .



MARZO 20 DEL 2013 CDP N° 13A000139 CDP N° 13L00139

ESTUDIOS PREVIOS 19 DE MARZO DE 2013


CONTRATO 05 DE ABRIL DE 2013


MEDARDO FABER MEJIA PALOMINO CC No: 5.706.168

08 DE ABRIL DE 2013

REGISTRO PRESUPUESTAL 20 DE MARZO DE 2013 RP N° 13A00139 RP N° 13L00139

ACTA DE INICIO 08 DE ABRIL DE 2013


30 DE MARZO DE 2013


10 DE JULIO DEL 2014


17 DE JULIO DEL 2014

ACTA DE SUSPENSION No1 ACTA DE SUSPENSION No 2 ACTA DE SUSPENSION No 3

08 DE MAYO DEL 2013 20 DE AGOSTO DEL 21013

26 DE DICIEMBRE DEL 2013

ACTA DE REINICIO No 1 ACTA DE REINICIO No 2 ACTA DE REINICIO No 03

07 DE JUNIO DEL 2013 17 DE DICIEMBRE DEL 2013

26 DE MARZO DEL 2014

Con respecto al contrato en comento se expone lo siguiente:




INFORME DEFINITIVO


1. Que, el contratista legalizó y perfeccionó EL CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS N° 127 DE 2013, presentando los documentos necesarios como son. Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía, RUT. Que se aprobó la Póliza de garantía del cumplimiento No 96-44-101083764 de Seguros DEL ESTADO S.A., expedida el 08 de Abril de 2013 y el Certificado de Responsabilidades Fiscales de la contraloría general de la república, Certificado de Antecedentes Disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación. 2. Que se dio acta de inicio del 8 de abril de 2013. 3. Que el día 30 de abril la contratista presenta solicitud de suspensión por las siguientes consideraciones: La Piedecuestana de servicios públicos tiene 2 actos administrativos de aprobación de tarifas que referencian la aplicación de la metodología tarifaria de la Resolución CRA 287 de 2004. Esta situación dificulta saber cuáles son los costos de referencia que deben ser modificados a través del estudio de costos y tarifas que debo desarrollar para el cumplimiento del objeto contractual. Por lo que se debe determinar cuál de los actos administrativos están en firme en el Sistema Comercial y ante los entes vigilancia y control. En la actualidad el MOVET (Modulo de Verificación Tarifaria) para los servicios de acueducto y alcantarillado, no se encuentra certificado, pero si se observa cargada la información tarifaria, la cual es diferente a los actos administrativos de aprobación hallados, por lo que se debe proceder a encontrar la base histórica de información y conciliar las diferencias encontradas ya que el MOVET es la base de información de referencia legal para la Superintendencia de Servicios Públicos. Se debe realizar un diagnóstico tarifario que permita conocer cual fueron las tarifas aplicadas por la Empresa en el cobro de los servicios de acueducto y alcantarillado desde el año 2006 hasta la actualidad y comparar estos valores con los aprobados por los actos administrativos y el MOVET. Se debe corroborar oficialmente la información que se ha enviado a la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico CRA, así como la información tarifaria que ha sido cargada al SUI por parte de la empresa. El procedimiento para la modificación de costos de referencia de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo está definida en la Resolución CRA 271 de 2003, procedimiento que varía según el caso que puede ser: Errores de cálculo; Conciliación con la CRA entre otras.

4. Que entregado el primer borrador de estudio de costos y tarifas de los servicios de acueducto y alcantarillado, no fue posible calcular el Costo Medio de Inversión a través del Plan Operativo de Inversión. En tal sentido, se analizó la situación para la reconstrucción del Plan Operativo de Inversión por intermedio de la recolección de información de las ejecuciones presupuestales desde la entrada en vigencia del estudio tarifario que contempla el valor del CMI 5. Que para facilitar la labor, el contratista presentó nueva solicitud el día 20 de agosto del 2013 para suspender el contrato.




INFORME DEFINITIVO


6. Que la Piedecuestana en virtud de ejercer actividades de tipo histórico y de archivo, acepta tal solicitud para efectos de la suspensión No. 02. 7. Que posterior a la suspensión No. 02 de 2013, se obtuvo información por parte de la entidad contratante para lograr continuar con la ejecución del contrato. 8. Que teniendo en cuenta la aplicación de la actual metodología tarifaria de los servicios de acueducto y alcantarillado, y su periodo de vigencia se reconstruyó el Plan de obras e inversiones de la empresa de servicios públicos de Piedecuesta, con el fin de corroborar y reportar los valores ejecutados con cargo a este componente del costo. 9. Que con la información obtenida (Vigencias 2006, 2007 y 2008), no fue posible proyectar la reconstrucción de todo el plan de obras e inversiones asociado a la recuperación del costo medio de inversión facturado en el componente de cargo por consumo para los servicios de acueducto y alcantarillado. 10. Que se hizo necesario que la Piedecuestana de servicios públicos realice la entrega de la información correspondiente a los años 2009, 2010, 2011, 2012 y 2013. 11. Que sin la información correspondiente a las vigencias pendientes, no fue posible continuar con la ejecución del objeto contractual. 12. Que para garantizar la óptima y eficaz ejecución del objeto contratado, las partes acordaron fijar suspensión al contrato No. 127 de 2013 a partir del 26 de diciembre. 13. Que de acuerdo a los numerales 8, 9 y 10 del acta de suspensión No. 3 de fecha 26 de diciembre de 2013 fue entregado por parte de la PIEDECUESTANA E.S.P. la información de los años 2009, 2010, 2011, 2012 y 2013. Y por ende fue posible reconstruir el plan de obras e inversiones, que es una de las variables a ser tenidas en cuenta para el cálculo del CMI, tanto para el servicio de acueducto como para el servicio de alcantarillado. 14. Que una vez superadas esta situación, se llevó a cabo la presentación del consolidado a la junta directa de la PIEDECUESTANA E.S.P., en donde se sustentaron los valores proyectados por recaudo del componente CMI de los dos servicios y se compara con los valores reconstruidos y proyectados del POI, adicionalmente se acoge continuar con el cobro del CMI actual, hasta que se cuente con un nuevo Plan de obras e inversiones. 15. Que de acuerdo a lo anteriormente mencionado ya se cuenta con los elementos técnicos, financieros, administrativos y jurídicos adecuados y necesarios para reiniciar la ejecución del contrato y soportar la incorporación de los valores de las variables a tener en cuenta para el adecuado desarrollo metodológico contenido en la Resolución 287 de 2004 de la Comisión de Regulación de agua potable y saneamiento básico CRA. 16. Tomando en cuenta que ya se había obtenido la información que ocasionó y motivó la suspensión No. 03 de 2013 para el contrato No. 127 de 2013, las partes ACUERDAN reiniciar el contrato No. 127 de 2014 desde el día catorce (14) de Abril de 2014, modificar las vigencias de las pólizas correspondientes proceso de la referencia y fijar como nueva fecha de terminación el día 18 de abril de 2014.




INFORME DEFINITIVO


Por lo anterior el equipo auditor concluye que el contrato fue ejecutado a cabalidad. Con respecto a los demás contratos de prestación de servicios reportados en la muestra se realizo la verificación documental que reposa en la entidad y se concluye que fueron ejecutados a cabalidad, teniendo en cuento que la veracidad de la información es responsabilidad de la entidad. Contratos de suministros

CONTRATO No. 063 OBJETO DEL CONTRATO: CONTRATAR EL SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE (ACPM Y GASOLINA) PARA LOS VEHICULOS DE LA EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS E.S.P DATOS DEL CONTRATISTA: NOMBRE: TRANSPORTES PIEDECUESTA S.A. NIT: 890200951-7 REPRESENTADA LEGALMENTE POR: JOSE LUIS DIAZ CAMACHO IDENTIFICADO CON CEDULA DE CIUDADANÍA Nº: 91.346.068 EXPEDIDA EN: PIEDECUESTA VALOR: CIENTO CUARENTA Y SIETE MILLONES TRESCIENTOS SETENTA Y CINCO MIL PESOS M/CTE ($147.375.000 M/CTE.)

TRAMITE FECHA Y NUMERO CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

13L00055 Y 13S00043 DE 21 DE ENERO DE 2013




SUPERVISOR JESUS ALBERTO RODRIGUEZ MARTINEZ , C.C 91.340.923 14 DE FEBRERO DE 2013

REGISTRO PRESUPUESTAL 13S00067 Y 13S00073 DE 14 DE FEBRERO DE 2013



31/12/2013

ACTA DE RECIBO FINAL DEL CONTRATO 31/12/2013


16 DE ABRIL DE 2014

ADICIONES (SI LAS HAY) SI

SUSTENTACION DE LA ADICION: QUE SE HIZO NECESARIO REALIZAR EL ADICIONAL No 01 AL CONTRATO PRINCIPAL NO 063, YA QUE A LA FECHA SE HABIAN AGOTADO LOS RECURSOS POR EL RUBRO DE ALCANTARILLADO, DEBIDO A QUE HUBO NECESIDAD DE SACAR 2 VEHICULOS COMPACTADORES POR APROXIMADAMENTE 1 MES, MIENTRAS SE HIZO LA REPOSICION DE LAS CAJAS COMPACTADORAS POR NUEVAS.

FECHA ESTUDIO PREVIO DE LA ADICION OCTUBRE 07 DE 2013




INFORME DEFINITIVO


TIEMPO DE LA ADICION NO

VALOR DE LA ADICION $18.000.000

Se verifica que el contratista cumpla con la idoneidad necesaria para la ejecución del contrato auditado, se evidencian dentro de los soportes las facturas que soporta que efectivamente el contratista realizó el suministro del combustible a la entidad, el supervisor del contrato realiza una bitácora en la cual lleva el control estricto de la utilización del combustible, por lo tanto para el equipo auditor es concluyente la información rendida por la entidad para determinar que el contrato fue ejecutado conforme a los estipulado en la minuta del contrato, para lo cual es necesario advertir que la veracidad de la información es responsabilidad del supervisor del contrato quien es el encargado de recopilar el archivo documental del contrato.

CONTRATO No. 061 OBJETO DEL CONTRATO: CONTRATAR EL SUMINISTRO DE POLIHIDROXICLORURO DE ALUMINIO EN SOLUCION COMO MEDIO DE COAGULACION EN LA PLANTA DE POTABILIZACION DE AGUA LA COLINA PROPIEDAD DE LA EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS E.S.P DATOS DEL CONTRATISTA: NOMBRE: QUIMPAC DE COLOMBIA S.A. NIT: 890.322.007-2 REPRESENTADA LEGALMENTE POR: FERNANDO AUGUSTO PARRADO GOMEZ IDENTIFICADO CON CEDULA DE CIUDADANÍA Nº: 16.627.066 EXPEDIDA EN: CALI VALOR: CIENTO TREINTA Y NUEVE MILLONES NOVECIENTOS NOVENTA Y NUEVE MIL CUATROCIENTOS CINCUENTA Y CINCO PESOS M/CTE ($139.999.455 M/CTE.)



13A00049 DE 21 DE ENERO DE 2013





JESUS ALBERTO RODRIGUEZ MARTINEZ , C.C 91.340.923 14 DE FEBRERO DE 2013

REGISTRO PRESUPUESTAL 13A00080 DE 14 DE FEBRERO DE 2013



AGOSTO 31 DE 2013

ACTA DE RECIBO FINAL DEL CONTRATO AGOSTO 18 DE 2013



ADICIONES (SI LAS HAY) SI

SUSTENTACION DE LA ADICION: QUE POR EFECTOS DE LA OLA INVERNAL Y LAS LLUVIAS TORRENCIALES DEL MES DE FEBRERO DEL AÑO EN CURSO HUBO




INFORME DEFINITIVO


NECESIDAD DE DARLE UN MANEJO ESPECIAL A LA TURBIEDAD DEL AGUA QUE FUE MAS ALTA DE LO NORMAL, TENIENDOSE QUE ADICIONAR MAS PRODUCTO RESULTANDO INCOMPLETA LA CANTIDAD DE POLIHIDROXICLORURO CONTRATADO INICIALMENTE.

FECHA ESTUDIO PREVIO DE LA ADICION No 01 JUNIO 11 DE 2013

FECHA ESTUDIO PREVIO DE LA ADICION No 02 JULIO 12 DE 2013

TIEMPO DE LA ADICION No 01 NO

VALOR DE LA ADICION No 01 $41.999.836

TIEMPO DE LA ADICION No 02 45 DIAS

VALOR DE LA ADICION No 02 $27.956.000

Se verifica que el contratista cumpla con los requisitos para ejecutar dicho contrato, a su vez dentro de los soportes se evidencia que efectivamente el contratista realizo la entrega del suministro a la entidad conforme a lo establecido en el contrato, se realiza una adición al contrato donde la entidad argumenta que por efectos de la ola invernal y las lluvias torrenciales del mes de febrero del año en que se realizo el contrato, hubo necesidad de darle un manejo especial a la turbiedad del agua que fue más alta de lo normal, teniéndose que adicionar mas producto resultando incompleta la cantidad de polihidroxicloruro contratado inicialmente.

Se verificó dentro de los soportes que existieron lo estudios necesarios que establecen la necesidad de adquirir más POLIHIDROXICLORURO, para poder realizar a satisfacción el proceso de potabilización del agua, por lo anterior el equipo auditor hace claridad que basándose en la información que la entidad anexa se puede establecer que el contrato fue ejecutado a satisfacción, sin embargo dentro del equipo auditor no existe un especialista que pueda determinar si efectivamente era necesarios adquirir más cantidad del producto objeto del contrato, además que es difícil entrar a determinar dicha apreciación por el tiempo en que fue ejecutado el contrato, por lo tanto el equipo auditor concluye que el contrato se ejecuto basándose en la información documental que reposa en la entidad.

CONTRATO NO. 067 OBJETO DEL CONTRATO: CONTRATAR EL SUMINISTRO DE PAPELERIA PARA LA EMPRESA PIEDECUESTANA SE SERVICIOS PUBLICOS ESP DATOS DEL CONTRATISTA: NOMBRE: NEIFI ELIANA COY MENDOZA IDENTIFICADO CON C.C. Nº: 63311065 EXPEDIDA EN: BUCARAMANGA VALOR: $15.000.000.00 QUINCE MILLONES DE PESOS



FEBRERO 18 DE 2013 CDP N° 13A00086 CDP N° 13L00089 CDP N° 13S00076

ESTUDIOS PREVIOS 18 DE FEBRERO DE 2013

INVITACIÓN PUBLICA 18 DE FEBRERO DE 2013

CONTRATO 20 DE FEBRERO DE 2013

NOTIFICACIÓN DE SUPERVISOR ( MEDARDO FABER MEJIA PALOMINO CC No: 5.706.168 20 DE FEBRERO DE 2013




INFORME DEFINITIVO





19 DE FEBRERO DE 2013

ACTA DE RECIBO FINAL DEL CONTRATO 19 DE FEBRERO DE 2013

ACTA DE LIQUIDACIÓN 11 DE MARZO DE 2013

Se analizó el proceso contractual 067-13, y el equipo auditor concluyó que no resulta pertinente dejar observación alguna puesto que el objeto contractual, cumplió con los parámetros establecidos en los estudios previos.

3.1.2 RENDICION Y REVISION DE LA CUENTA De la evaluación realizada, se observa que la entidad reporta la contratación realizada al SIA, de manera completa, puesto que la muestra tomada coincidió con los contratos que fueron entregados para la revisión en el trabajo de campo y en la relación de contratos certificados.

3.1.3 LEGALIDAD

Cuando se habla de legalidad se hace referencia a la presencia de un sistema de leyes que debe ser cumplido y que otorga la aprobación a determinadas acciones, actos o circunstancias, y como contrapartida desaprueba a otras tantas que afectan las normas establecidas y vigentes. La legalidad es, entonces, todo lo que se realice dentro del marco de la ley escrita y que tenga como consecuencia supuesta el respeto por las pautas de vida y coexistencia de una sociedad dependiendo de lo que cada una de ellas entienda por tal concepto, en consecuencia la Piedecuestana de Servicios Públicos acata los lineamientos impartidos en la norma en cuanto a la legalidad, sin embargo se recomienda que los procesos contractuales estén bajo el amparo de los principios de la función pública: igualdad, moralidad, eficacia, economía, imparcialidad, transparencia, celeridad y publicidad.

3.1.4 LINEA AMBIENTAL La Piedecuestana de servicios públicos, es una empresa dedicada a la prestación de servicios de acueducto, aseo y alcantarillado, dentro de las cuales tienen procedimientos internos para el funcionamiento y cumplimiento del objetivo como empresa, el cual es explicado de la siguiente manera: 1. PTAP LA COLINA 1.1. FUENTES DE ABASTECIMIENTO. La fuente de abastecimiento del acueducto de Piedecuesta es el rio de Oro con una concesión de 624 LPS. 1.2. PERSONAL. El personal con el que cuenta la planta de tratamiento La Colina está compuesto por: Un (1) Jefe de planta y laboratorista. Cuatro (4) Operadores. Dos (2) Temeros o recorredores de línea. 1.3. LABORATORIO




INFORME DEFINITIVO


La Empresa cuenta con un laboratorio para controlar la calidad del agua que entra y sale de tratamiento de la Planta de Potabilización de agua “La Colina” el cual está autorizado por el Ministerio de la Protección Social para realizar análisis físicos, químicos y microbiológicos a agua para consumo humano mediante la Resolución 05554 de 2010. En el laboratorio de la empresa se realizan diariamente los análisis de: pH, turbiedad, color, cloro residual, alcalinidad, conductividad, temperatura, sulfatos, dureza, cloruros, hierro, aluminio, nitritos, sólidos totales, coliformes fecales, coliformes totales, meso filos. Para realizar los anteriores análisis en el laboratorio se cuenta con los siguientes equipos: dos (2) pH metros, un (1) espectrofotómetro, un (1) dosificador para titulación, un (1) Conductimetro, un (1) destilador de agua, un (1) manifold para filtración, una (1) bomba de vacío, una (1) incubadora, una (1) balanza analítica, un (1) colorímetro, un (1) colorímetro pH-cloro, dos (2) equipos para prueba de jarras, una (1) bureta de cero automático, un (1) turbidimetro. 1.4 CAPACIDAD DE TRATAMIENTO La Planta de Potabilización “La Colina” es una planta convencional la cual tiene una capacidad de tratamiento de 550 l/s. Esta planta está diseñada para tratar turbiedades máximas de 1200 UNT. 1.5 PROCESO DE POTABILIZACION. El agua que entra a tratamiento a la planta es captada del Rio de Oro mediante una bocatoma lateral sumergida, en la bocatoma hay tres tanques desarenadores de los cuales salen dos tuberías de aducción hacia la planta en diámetros de 14” y 18”, las cuales llevan el agua que va para tratamiento. El agua llega a la planta en donde se realizan las siguientes operaciones: En la canaleta Parshall se hace la medición de caudal que en promedio esta en 310 l/s Aplicación de Coagulantes: PoliHidroxicloruro de Aluminio, se cuenta con un tanque de almacenamiento de Hidroxicloruro de aluminio con capacidad de 30 toneladas. Floculación: Se cuenta con tres (3) Floculadores hidráulicos dos verticales y uno horizontal. Sedimentación: se cuenta con cinco (5) sedimentadores de alta tasa, uno con módulos de sedimentación acelerado tipo colmena y cuatro de láminas inclinadas de asbesto cemento. Filtración: se cuenta con nueve filtros rápidos de lecho dual arena y antracita, cinco mecánicos y cuatro electro neumáticos. Desinfección: para la desinfección se utiliza cloro gaseoso como desinfectante, la empresa es dueña de un contenedor de almacenamiento de cloro de 900Kg y para dosificarse se cuenta con tres cloradores marca Wallace and Tiernany una válvula para los cilindros marca Siemens. Almacenamiento: en la planta hay tres tanques de almacenamiento de agua potable con capacidades de 3500 m3, 700 m3, 800 m3de los cuales dos cuentan con medición de nivel con medidores ultrasónicos. Almacenamiento en la red: se cuenta con cuatro tanques de almacenamiento de agua:




INFORME DEFINITIVO


tanque Carrera 15 con capacidad de 600 m3. Dos tanques (2) ubicados en el cerro de la Cantera con capacidad de 1800

m3 cada uno 1 tanque para el distrito sur.

Control de Calidad: la planta cuenta con un laboratorio de control de calidad de agua para analizar las muestras de agua del rio, planta y red de distribución. Distribución: de la planta salen ocho conducciones hacia los diferentes distritos del municipio, las cuales tienen cada una un macro medidor para totalizar el agua que sale la planta (este sistema está fuera de funcionamiento). 1.6 Equipos de operación de la planta:

o Una (1) planta eléctrica de emergencia marca Cummins Api o Dos (2) compresores para operación del sistema electro neumático de las

compuertas de: cuatro filtros y dos sedimentadores. o Dos motobombas eléctricas para lavado y limpieza de las estructuras de la

planta o Dos motobombas eléctricas para el llenado de los tanques de retrolavado de

la planta. o Dos bombas dosificadoras de tornillo de cavidades progresivas, para

dosificación de coagulante o Dos dosificadores de sulfato granular de tornillo sin fin y sus tolvas de

almacenamiento. o Tres cloradores para dosificación de cloro gaseoso. o Dos balanzas con tableros digitales para los contenedores de 900 Kg de

cloro gaseoso. o Un medidor de caudal de agua de entrada a la planta o Dos medidores de nivel de los tanques de almacenamiento de agua. o Dos computadores uno de la oficina y uno de la sala de operaciones. o Tres consolas de operación electro neumáticas de las compuertas de los

filtros y sedimentadores. o Un puente grúa para el descargue de los contenedores de cloro gaseoso.

1.7 Lechos filtrantes Los filtros son estructuras que contienen un medio poroso, consistente en capas interpuestas de grava, arena y antracita por donde pasa el agua sedimentada en forma descendente o ascendente, dejando retenido en el lecho las partículas que no se removieron en el sedimentador. Actualmente la planta cuenta con nueve filtros rápidos descendentes de lecho dual (arena y antracita), ya es evidente que los lechos de los filtros están presentando fallas en su funcionamiento puesto que se colmatan muy rápido (se deben lavar con más periodicidad) debido a que están cumpliendo su vida útil de uso, teniendo en cuenta lo anterior se corren riesgos grandes de superar los límites de turbiedad del agua potable que sale de la planta y se incrementa el agua de lavado de estructuras.

PROCESO DE POTABILIZACION DE AGUA CAPTACION: a través extraemos del rio el agua necesaria para el tratamiento, se hace un mediante un sistema de compuerta y bocatoma.




INFORME DEFINITIVO


DESARENACION: es el mecanismo que nos ayuda a mejorar las arenas que contiene el agua recién captada, evitando que se acumule esta y cause erosión en las tuberías.

ADUCCION: es el proceso de transporte del agua hasta la planta de tratamiento, se realiza por medio de tuberías de 14”y 18”.

MEDICION DE FLUJO: con la medición mediante un cuadalimetro, determinamos el caudal o cantidad de agua que entra a la planta de tratamiento en el 2013, manejamos un promedio de 400 LPS.

DOSIFICACION DE POLIHIDROXICLORURO: consiste en agregar al agua la cantidad necesaria de polihidroxicloruro de aluminio como agente coagulante para agluminar la mayor cantidad de partículas.




INFORME DEFINITIVO


MEZCLA RAPIDA: nos ayuda a mezclar rápidamente el agua de tratamiento y el polihidroxicloruro de aluminio. FLOCULACION: se realiza por medio de la agitación lenta del agua que se lleva a cabo para aglutinar partículas mas pequeñas en grandes denominadas FLOC´s.

SEDIMENTACION: a través de ella separamos el agua de los FLOCs, los cuales se decantan en el fondo de los tanques de sedimentación que son tipo colmena. FILTRACION: este mecanismo hace que las partículas de turbidez que no fueron retenidas en la sedimentación, sean totalmente eliminadas. DESINFECCION: con ella adicionamos la cantidad de cloro gaseosa necesaria para destruir los microorganismos que puedan estar presentes en el agua. CONTROL DE CALIDAD: se analiza el agua de nuestra fuente, la planta de tratamiento y los diferentes puntos de muestreo en la red, mediante ensayos de laboratorio.

ALMACENAMIENTO: finalmente el agua sale de la planta de tratamiento, hacia los tanques de almacenamiento, para distribuirla por tuberías hacia los diferentes distritos. En el año 2013 se trató un promedio de 980.000 metros cúbicos de agua por mes Se anexan los informes mensuales del año 2013, donde están los análisis de laboratorio del monitoreo de la calidad del agua que se trata en los diferentes subprocesos de la planta de tratamiento y de los puntos de monitoreo que se tienen en el municipio. AZ INFORMES PLANTA Y LABORATORIO 364 FOLIOS.




INFORME DEFINITIVO


Para el monitoreo de la Calidad del agua, la empresa cuenta con 15 puntos de muestreo distribuidos en el municipio. (Ver Anexo).

IANC

En cuanto al índice de agua no contabilizada en el 2013 se redujo con respecto al 2012 en 10 puntos.

Informe detallado del manejo del servicio público de Aseo (recolección, almacenamiento, transporte, y disposición final de residuos sólidos)

ASEO

En el aseo se manejan dos componentes: Barrido y recolección. Para el barrido se utiliza el siguiente personal:

1 Supervisor de barrido. 1 conductor de barredora. 28 auxiliares de barrido.

Se cuentan con 26 micro rutas de barrido para los barrios que tiene usuarios la pds, y hay vigente un acuerdo de barrido con las demás empresas prestadoras de este servicio en el municipio, donde se repartieron los barrios de acuerdo al número de usuarios. Para la recolección se utiliza el siguiente personal:

1 Supervisor de Mantenimiento. 1 Supervisor de recolección. 3 conductores de compactador 2 conductores de volqueta. 17 auxiliares de recolección.




INFORME DEFINITIVO


Se manejan 6 micro rutas urbanas,6 rutas de recolección veredal,7 clientes especiales.(ver anexo) En el año 2013 se dispusieron en el sitio de disposición final autorizado:

861.948 kilos de residuos de barrido.

19.419.187 kilos de residuos sólidos domiciliarios.

Para un total de 20.281.135 kilos de residuos sólidos recolectados en el municipio de Piedecuesta y dispuestos en el sitio de disposición final EL CARRASCO, con un costo promedio de $21.73/kilo.

La empresa para la recolección de aseo en el 2013 conto con los siguientes vehículos:

Para mejorar la eficiencia y disponibilidad de los vehículos nuestros en los meses de Mayo y Junio de 2013, se cambiaron las cajas compactadoras a los vehículos OSU 018 Y OSU017. Vehìculo OSU017




INFORME DEFINITIVO


Vehículo OSU018.

La eficiencia de la compra de estas cajas compactadoras de 25 yardas cubicas para los 2 vehículos, se vio reflejada en que a partir del mes de Junio de 2013, se retiro un vehículo alquilado de 25 yds3, quedando solamente un vehículo alquilado de 16yds3, con la proyección de retirarlo en Diciembre de 2013 y en el año 2014, trabajar solamente con equipo propio.




INFORME DEFINITIVO


En el 2013 se aumentaron los usuarios de Aseo en 3011 usuarios producto del mejoramiento del servicio y las políticas de recuperación de usuarios.

3.1.5 DEUDA PÚBLICA

DEUDA PÚBLICA A DICIEMBRE 31 DE 2013 Como se observa en la siguiente relación, el estado de la Deuda Pública se resume en las siguientes obligaciones bancarias, así:

Código del Crédito Entidad Bancaria

Destinación de los Recursos

Valor del Crédito Tasa de Interés

Fecha de Vencimiento

Saldo de la Deuda

70004048300019825 DAVIVIENDA Agua Potable y Saneamiento Básico

1,499,994,764 4.8 3/14/2021 1,359,266,201

70004048300025335 DAVIVIENDA

Transporte: $ 2.709.115.166. Equipamento: $ 1.499.510.871. Educación: $ 1.196.976.415

5,405,602,452 4.8 7/7/2021 4,898,462,427

70004048300027661 DAVIVIENDA Transporte: $ 306.828.642. Agua Potable: $ 593.572.584

900,401,226 4.8 6/15/2021 815,926,427

70004048300028701 DAVIVIENDA

Agua Potable: $ 290.169.502. Transporte: $ 1.085.015.092

1,375,184,594 4.8 4/7/2021 1,246,220,643

70004048300030137 DAVIVIENDA Equipamento: $ 629.632.854. Agua Potable: $ 398.904.564

1,028,537,418 4.8 12/15/2020 932,045,796

70004048300031069 DAVIVIENDA

Educación: $ 269.999.442. Agua Potable $ 187.881.007. Transporte: $ 585.098.123. Equipamento: $ 1.052.374.061

2,105,352,633 4.8 12/15/2020 1,907,842,866

70004048300036605 DAVIVIENDA

Educación: $ 1.059.092.170.50. Agua Potable $ 27.990.480.19. Transporte: $ 79.968.432.79. Equipamento: $ 97.831.927.52

1,264,883,011 4.8 12/15/2021 1,146,235,339

70004048300042850 DAVIVIENDA

Educación: $ 1.147.451.448.60. Transporte: $ 414.534.625. Equipamento: $ 1.372.000.000

2,933,986,076 4.8 12/15/2021 2,658,801,366

70004048300049749 DAVIVIENDA Equipamento 1,129,394,476 4.8 3/15/2023 1,023,503,633

En el Banco Davivienda con el crédito No. 07004048300013760, pignoraron los recaudos del servicio de acueducto y alcantarillado en cuantía del 120% del servicio anual de la deuda, destino del crédito en la construcción de la planta de tratamiento de agua residual El Santuario. Otro crédito es para la optimización de los componentes producción y tratamiento.




INFORME DEFINITIVO


Otro crédito es para la reposición de redes de acueducto y alcantarillado, con fecha de vencimiento hasta el año 2021 y 2023.

3.1.6 SEGUIMIENTO AL CONTROL DE INTERNO

Evaluación de Control Interno

El grupo auditor verifico, si el Sistema de Control Interno durante las vigencias 2013, realizó acciones de control interno tendientes a verificar la adecuada utilización de los recursos y uso de los bienes por parte de la entidad Piedecuestana de Servicios Públicos, se observó que hay procedimientos para desarrollar auditorías internas. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN

AUTOEVALUACION DEL CONTROL: La entidad presenta a través del contratista que realiza las funciones de Jefe de Control Interno, los Informes de Autoevaluación Independiente al DAFP y el Informe de Avance del MECI de conformidad con lo ordenado por la Ley 1474 de 2011 en forma cuatrimestral, se tienen definidos herramientas para la auto evaluación en los procesos,

PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL: Se encuentra en actualización, pero se tiene disponibles los formatos que están en el actual manual de calidad, igualmente se maneja el formato diseñado por la contraloría en cuanto a los planes de mejoramiento suscritos con este ente de control.

En la vigencia del 2013, la entidad realizo la aprobación del Plan de Auditorias para la vigencia 2013 según acta No 02 de comité de Control Interno las cuales fueron ejecutadas así:

AUDITORIA SOLICITADA PLAN DE

MEJORAMIENTO A CARGO

ACCIONES SEGUIMIENTO

CONTROL INTERNO

Auditoria Área de Tesorería incorporación de los Ingresos de los servicios de acueducto, alcantarillado y Aseo y otros servicios

CRONOGRAMA AUDITORIA

TESORERIA

Se tomara los correctivos necesarios tales como verificar en el sistema mediante un informe diario los valores cargados por medio de los pates, los cuales deben con incidir con el enviado por el archivo plano de los bancos y el que se lleva en Excel o manualmente. Dicho informe es el mismo que al final de cada mes se le pasa al Dpto. de Contabilidad, por ende se llevara un mejor control de los pates registrados. Para despejar cualquier inquietud o duda se procederá a comunicarle directamente a las personas involucrada en el proceso mediante correo interno , tales como la Dra Luz Dary y la Ingeniera Yohanna para no incurrir en tomar decisiones que afecten el proceso . 2. En el caso del error involuntario que se digito el año 2003 por el 2013 , sistemas ya tomo los correctivos como la restriccion al sistemas de no

Según avance se puedo evidenciar por la oficina de control interno, que el área que efectúa esta operación detecta a tiempo por los controles establecidos las diferencias que haya lugar de bancos con lo facturado, solicitar al departamento de sistema las correcciones que salgan de esto.




INFORME DEFINITIVO


permitir el ingreso a otras fechas fuera de la actual.

Auditoria a Dirección de Operaciones se hizo auditoria a ocular a la recolección, barrido, transporte y mantenimiento de vehículos, reciclaje, podas y otros servicios, Producción y Disposición Final de residuos, Gastos y Ingresos, Redes y PQR

CRONOGRAMA AUDITORIA

DIRECCION DE OPERACIONES

1. Hacer un formato para realizar una vez a la semana verificación de los instrumentos de trabajo por parte del Supervisor 2. Elaboración de Formatos que evidencien el registro de las actividades 3. Elaboración de un formato que conste que la disposición se realiza en el momento de recoger el servicio especial 4. Actualización del Formato donde se lleva el control de los daños reportados al Área y gestionar para que todas las órdenes de servicios sean generadas por el sistema 5. Actualización de rutas de barrido y recolección 6. Hacer respectivo seguimiento de la disposición realizada por otros entes externos para que realicen las campañas de reciclaje 6. Elaboración de formatos que lleve un control de documentos de los vehículos y el mantenimiento preventivo y correctivo

En seguimiento la dirección cartas en aras de llevar los servicios inservibles de una vez que se realiza la recolección, el resto de acciones están pendiente por presentar informe.

Auditoria Especial No 01 Solicitada por la Dirección Comercial al tema del sistema con relación a la financiación de tarifas de conexión y medidores de la vigencia 2012, se dieron recomendaciones en cuanto este proceso debía separarse del área de PQR.

SOLICITA POR EL DIRECTOR

DIRECCION COMERCIAL

1. Modificación del Proceso de Matriculas 2. Seguimiento diario de los usuarios que soliciten servicios y los que estén fraudulentos 3. Creación del Grupo de Matriculas 4. Archivos de los usuarios en forma ordenada 5. Enrutamiento Diario 6. Las consignaciones realizadas por los usuarios se legalizaran diariamente 7. Seguimiento de financiaciones de los medidores utilizando los informes que genera el Software, haciendo las respectivas verificaciones y solicitando la documentación necesaria para el diligenciamiento de los Acuerdos de Pago. 8. Inclusión usuarios pendientes de la Vigencia 2012 y los que presentan inconsistencias en la Documentación. 9. Realizar las instalaciones de medidores diariamente. 10. Mantener un stop de medidores para la diferente demanda de los usuarios

Según avances realizados por la oficina este procesos, mejoro por cuanto ya se tiene control del total de matrículas que ingresan a la entidad, así mismo el área de tesorería hace el control que dichos ingresos sean registrados en el momento de la venta del servicio, que no afecten la causación de los mismos para poder tener igualmente conciliaciones bancarias coherentes.




INFORME DEFINITIVO


Auditoria Especial No 02 solicitada por la Dirección Comercial sobre la incorporación de los ingresos en el sistema, se recomendó que el área de tesorería el jefe inmediato se apersonara más del cargo y que se efectuar control semanal de los ingresos, con los informes que emite el sistema a fin de determinar las diferencias a que se deben, a fin de evitar cuando se realiza la contabilización de los mismos, ya sea tarde la corrección de dichos errores, ya sea por haber sido digitados dobles o cualquier otra anomalía que se presenta

SOLICITA POR EL DIRECTOR

DIRECTOR FINANCIERO

1. Diligenciar semanalmente el formato de conciliación de relación de ingresos donde permite consolidar todas la ventas realizadas por la entidad ya sea por consumo y otros servicios designando esta función a una persona específica del área financiera. 2. Verificación previa a la incorporación en el sistema de la información contenida en los pates sea comparable con la información física cupones hasta tanto el departamento de sistemas implemente la herramienta para evitar la duplicidad de los ingresos; designando esta función a una persona especifica del área financiera. 3. Anuar todos los esfuerzos necesarios para que las entidades bancarias recaudadoras entreguen la información financiera a tiempo y que la alta gerencia tome la decisión sobre los bancos que no cuentan con las herramientas tecnológicas que requiere la entidad.

Está en proceso de seguimiento lleva un 15% de avance debido a que ha sido complejo para el área llevar a cabo la actividad por lo compleja, actualmente se está haciendo hojas de trabajo que permitan realizar la comparación de todos los ingresos realizados en bancos con lo facturado a fin de poder establecer los recursos no identificados

Auditoria Especial No 03 solicitada por la gerencia sobre supuesta caso de corrupción a usuario Conjunto Villa Sofía.

SOLICITADA POR EL GERENTE

COORDINADOR PQR Y ANTIFRAUDE

1. Hace seguimiento a los Medidores de los conjuntos residenciales que se les esté cobrando el consumo de áreas comunes

Está en proceso de revisión de todos los medidores que poseen los conjuntos residenciales en aras de establecer a cuantos se les está efectuando el respectivo consumo

En cuanto al Informe Ejecutivo de Control Interno se puede evidenciar que la

entidad ha realizado los esfuerzos y obtuvo una calificación en el Indicador de

Madurez del MECI de un 50.45% ubicándolos INTERMEDIO que según calificación

resume así este resultado: El Control Interno se cumple, pero con deficiencias en

cuanto a la documentación o a la continuidad y sistemática de su cumplimiento, o

tiene una fidelidad deficiente con las actividades realmente realizadas, se deberán

mejorar las deficiencias urgentemente, para que el sistema sea eficaz.

En cuanto al resultado obtenido del Sistema de Control Interno Contable para la

vigencia 2013 se puedo evidenciar que se ha venido mejorando encontrándose en

SATISFACTORIO.

3.1.7 SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO

Teniendo en cuenta que el Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría General de Santander, correspondiente a la vigencia del 2012, se suscribió el pasado mes de Agosto del 2014 y se encuentra en ejecución con 40 acciones correctivas que van hasta el mes de diciembre de 2014, no se hará pronunciamiento en este informe.




INFORME DEFINITIVO


3.2 ESTADOS FINANCIEROS 3.2.1 EVALUACION Y ANALISIS LINEA PRESUPUESTAL Para la vigencia 2013 la junta directiva de la Piedecuestana de Servicios Públicos aprobó el presupuesto general de ingresos, recursos de capital, y gastos mediante Resolución Confis No. 0001 de Diciembre 27 de 2012 y fue liquidado mediante resolución No. 001 de 02 de Enero de 2012, por valor de $13.075.682.742. OBSERVACIÓN No.07: La entidad no cuenta con un manual de presupuesto mediante el cual adopte, los conceptos y movimientos presupuestales, así como las responsabilidades de las personas que intervienen en el manejo del mismo, como lo estipula el decreto orgánico de presupuesto. TIPO DE OBSERVACION: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: CESAR TOLOZA NUÑEZ- GERENTE. RESPUESTA POR PARTE DE LA PIEDECUESTANA <<Me permito informar en atención a la presente observación se tendrá encuentra el desarrollo de un nuevo estatuto de presupuesto, el cual adopte los conceptos y movimientos presupuestales, así como las responsabilidades de las personas que intervienen en el manejo del mismo, como lo estipula el decreto orgánico de presupuesto, por lo cual será incluida dentro del Plan de Mejoramiento de a suscribir. >>

CONCLUSIONES POR PARTE DEL EQUIPO AUDITOR La entidad con su respuesta acepta la observación por lo tanto se convalida la misma para ser incluida dentro de un plan de mejoramiento. TIPO DE OBSERVACION: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: CESAR TOLOZA NUÑEZ- GERENTE. EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS La ejecución presupuestal de ingresos refleja el siguiente comportamiento: Ejecución Presupuestal de Ingresos 2013 (Cifras en pesos)

PRESUPUESTO INICIAL ADICIONES REDUCCIONES DEFINITIVO

RECAUDOS

VALOR %

(Recaudo/Def)

13.075.682.742 20.668.705.777 14.594.604 33.729.793.914 18.083.426.526 54%

Es importante hacer énfasis en que la Piedecuestana de servicios públicos, tiene como actividad principal la prestación de servicios de agua, alcantarillado y aseo, mas sin embargo, esta entidad realiza convenios interadministrativos lo que género que su presupuesto inicial se incrementara en un 158% para la vigencia 2013, mas sin embargo del presupuesto definitivo tan solo se recaudó el 54%, lo que podría parecer ineficiente, pero que no depende tan solo de lo facturado sino también de las condiciones que se pacten en la firma de los convenios y su respetiva ejecución. El presupuesto de ingresos está compuesto de la siguiente manera:




INFORME DEFINITIVO


Comportamiento Presupuestal de Ingresos 2013 (Cifras en pesos)

CONCEPTO PPTO INICIAL PPTO

DEFINITIVO PPTO

RECAUDADO % RECAUDO

Total de ingresos 13,075,681,742 33,729,792,914 18,083,426,525 54%

Venta de servicios 11,097,989,040 12,254,267,236 12,961,331,224 106%

No tributarios - 13,937,929,972 2,869,755,330 21%

Transferencias 1,627,692,702 1,627,692,702 1,043,244,854 64%

Recursos de capital 350,000,000 1,191,167,860 1,209,095,117 102%

Sin situación de fondos

Convenios interadmvos

- 4,089,384,944 - 0%

Venta de servicios - 629,350,200 - 0%

Los recursos de la entidad están distribuidos principalmente en venta de servicios, ingresos no tributarios perteneciente a convenios interadministrativos, transferencias y recursos de capital, haciendo énfasis en lo más significativo del ingreso, se observa que por venta de servicios la entidad presenta un recaudo por valor de $12.961.331.224 equivalente al 106% del presupuesto definitivo del rubro, así mismo por ingresos no tributarios se recaudaron $2.869.755.330 equivalente al 21% del presupuesto definitivo del rubro. EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS Ejecución Presupuestal de Gastos Vig 2013 (cifras en pesos)

PTO INICIAL ADICIONES CREDI Y CONTRACREDI DEFINITIVO

COMPROMETIDO

VALOR % (COMPROM/Déficit)

13.075.682.742 20.668.705.777 4.190.019.948 33.729.793.914 21.858.129.129 65%

Al observar la ejecución de gastos de la Piedecuestana de servicios públicos para la vigencia 2013, se observa que se comprometió el 65% del presupuesto definitivo, sin embargo se debe tener en cuenta que la entidad no depende tan solo del recaudo por prestación de servicios, sino también de la ejecución de convenios interadministrativos y así mismo se da su comportamiento dentro del gasto. Distribución de la Ejecución presupuestal de Gastos Vig 2013 (cifras en pesos)

CONCEPTO PPTO. INICIAL PPTO.

DEFINITIVO

COMPROMETIDO %

TOTAL GASTOS

13,075,682,742

38,448,529,058 21,858,129,130 57%

Gastos de personal 1,616,923,902 2,222,015,282 2,192,927,969 99%

Gastos generales 1,324,661,266 733,684,783 647,209,630 88%

Gastos de comercialización 550,404,154 563,480,149 532,878,188 95%

Otros gastos de funcionamiento 337,043,998 1,121,765,322 1,093,111,682 97%

Servicio de la deuda 2,617,203,532 2,287,496,922 2,261,918,537 99%

Gastos de Inversión 6,629,445,890

26,801,351,456 15,130,083,124 56%

Sin situación de fondos -

Otros programas - 4,718,735,144 - 0%




INFORME DEFINITIVO


Los gastos de personal, gastos de comercialización e inversión, son los rubros con mayor participación en el gasto y con una ejecución superior al 90%, demostrando efectividad en su ejecución. SITUACION PRESUPUESTAL Recaudos Vs Compromisos (cifras en pesos)

EQUILIBRIO PRESUPUESTAL

PIEDECUESTANA E.S.P

VIGENCIA 2013

CONCEPTO VALOR

INGRESOS – RECAUDO 18.083.426.526

GASTOS – COMPROMISOS 21.858.129.129

DIFERENCIA - DEFICIT PRESUPUESTAL (3.774.702.603)

OBSERVACIÓN No.08: No se realizó una adecuada planeación entre lo que se esperaba recaudar y lo que se comprometió dentro de la vigencia, ya que se presentó un déficit presupuestal por valor de $3.774.702.603, lo que resulta en un desequilibrio presupuestal para la entidad, ya que ese déficit deberá ser cubierto dentro de la siguiente vigencia, con rentas que podrían ser destinadas al funcionamiento e inversión de la entidad, lo anterior se configura como una observación administrativa, la cual deberá ser incluida dentro del plan de mejoramiento con las acciones correctivas, tendientes a subsanar esta irregularidad. TIPO DE OBSERVACION: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: CESAR TOLOZA NUÑEZ- GERENTE. RESPUESTA POR PARTE DE LA ENTIDAD <<Me permito solicitar que la presente observación debe ser revocada en base a los siguientes argumentos: Realmente al revisar la ejecución de ingresos y gastos en su consolidado la suma nos da igual $ 33.729.793.914,24 tanto en el ingreso como en el gasto. Lo que se observa, es que esa diferencia que radica en lo pertinente a convenios, se genera como consecuencia de que se ha adicionado el o los valor (es) del convenio en el presupuesto en presupuesto y con base en ello, se solicita un CDP, situación como en la actual, que al observar los ingresos, hace falta recaudarlos, en tanto que en gasto se ejecuta por estar adicionada la plata en su totalidad, ya que son recursos provenientes de otras entes gubernamentales generando que se ingrese en él la totalidad de los recursos presupuestados en la obra, en el ingreso y en el gasto, pero realmente en ingreso solo se recauda lo que se vaya ejecutando en obra por acta recibida y en el gasto si se ejecuta lo CDP o compromiso adquirido.>>

CONCLUSIONES POR PARTE DEL EQUIPO AUDITOR Se debe siempre procurar por que exista un equilibrio presupuestal en la entidad por lo tanto es necesario dentro de un plan de mejoramiento que la entidad incluya




INFORME DEFINITIVO


las acciones tendientes a vitar que esta observación se siga presentando en la entidad por lo tanto se convalida la observación. TIPO DE OBSERVACION: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: CESAR TOLOZA NUÑEZ- GERENTE. RESERVAS PRESUPUESTALES Y CUENTAS POR PAGAR Respecto al presupuesto de reservas durante el año 2013 se constituyeron reservas por $23.376.648.051 de las cuales solo se cancelaron reservas por $9.765.838.545, por lo que pasaron reservas presupuestales sin ejecutar a diciembre 31 por $13.610.809.506, de los cuales el 99% corresponde a reservas de contratos firmados con contratistas para la ejecución de las obras descritas en los convenios firmados con municipios del departamento, de otros departamentos, con la gobernación de Santander o entes nacionales, cuya ejecución está supeditada al flujo de recursos que cada entidad territorial ejecute en la vigencia correspondiente, ya que muchos de estos convenios requieren de más de una vigencia para su ejecución total. De la resolución de cuentas por pagar constituidas en 2013 con cuentas por valor de $1.269.085.917 se cancelaron cuentas por valor de $1.055.698.413 quedando por cancelar cuentas por $213.387.504, de las cuales se convirtieron en Pasivos exigibles – vigencias expiradas para la presente vigencia la suma de $ 169.963.917, sobre las demás cuentas no se constituyeron Pasivos exigibles por no encontrarse debidamente justificada y soportada la cuenta. 3.2.1 ESTADOS CONTABLES

Se puede observar que la gestión realizada durante el cuatrienio 2010-2013, respecto de los Activos presenta un incremento pasando de $57.689.007.000 en el 2010 a $58.904.120.055 en la vigencia 2013, igualmente al compararlo con la vigencia 2012 se disminuyó en un 14%, motivado fundamentalmente por el saldo de la cuenta avances y anticipos entregados, mientras que en el activo no corriente se disminuyó en el rubro construcciones en curso en un porcentaje del 14%con respecto a la vigencia 2013; igualmente se incrementó en un 16% el rubro de redes, líneas y cables.

- 10.000.000 20.000.000 30.000.000 40.000.000 50.000.000 60.000.000 70.000.000

2013 2012 2011 2010

ACTIVOS 58.904.120 68.610.887 64.526.611 57.689.007

PASIVOS 20.931.997 20.067.052 28.754.233 21.951.550

PATRIMONIO 37.972.123 48.543.835 35.772.378 35.737.457

CIF

RA

S EN

MIL

ES

PIEDECUESTANA DE SERVICIOS BALANCE GENERAL VIGENCIA 2010-2013




INFORME DEFINITIVO


En cuanto a los Pasivos, no existen variaciones significativas durante la vigencia 2010 al 2011, no obstante en la vigencia 2013 hubo un incremento del 8% con respecto a la vigencia 2012, justificado por un mayor valor en las cuentas por pagar en avances y anticipos recibidos, no obstante hubo una disminución en las operaciones de crédito público en un 84% con respecto a la vigencia 2012. Ahora bien, los saldos de las cuentas del Patrimonio, mantuvieron un comportamiento similar durante los años 2010, 2011, igualmente en la vigencia 2013 se observa un incremento del 22% con respecto a la vigencia 2012, consecuencia del capital fiscal y el resultado del ejercicio. Al realizar Auditoría Gubernamental con enfoque integral, Modalidad Regular vigencia 2013, se evaluaron las cuentas más representativas a fin de determinar su razonabilidad así:

Como se observa en la gráfica anterior, la composición del Balance General en la vigencia 2013, está conformado por Activo Corriente y Activo No Corriente, el Activo Corriente está conformado por Efectivo con 6%, deudores con un 13% y inventarios con un 0.1%; el Activo No Corriente está conformado por Propiedad Planta y Equipo con una participación en el Total Activo del 81% y Otro Activo con el 0.06% del Activo Total. EFECTIVO Se observó en las conciliaciones bancarias, consignaciones de venta de servicios, sin causar en los estados financieros de vigencias anteriores en las cuales no se les ha hecho el respectiva depuración a cada una de las cuentas bancarias por

valor de $760.853.588, se encuentran reflejadas en los extractos bancarios, pero

contablemente no se han causado en los Estados Financieros, por lo cual se anexa la respectiva relación, así:

VALOR

BANCO CUENTA AÑO MES CONCEPTO CREDITO DEBITO

SUDAMERIS 907-00841970 2014 ABRIL DIFERENCIA PAGO SEGURIDAD 494,640.00

SUDAMERIS 907-00841970 2014 MARZO DIFERENCIA PAGO SEGURIDAD 494,640.55

SUDAMERIS 907-00841970 2014 FEBRERO DIFERENCIA PAGO SEGURIDAD 494,639.55

EFECTIVO 6%

DEUDORES 13%

INVENTARIOS 0%

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

81%

OTROS ACTIVOS

0%

BALANCE GENERAL 2013




INFORME DEFINITIVO


SUDAMERIS 907-00841970 2014 ENERO DIFERENCIA PAGO SEGURIDAD 494,639.99

SUDAMERIS 907-00841970 2013 ABRIL

RECAUDO NO REGISTRADO EN LIBROS SE ENCUENTRA MAYOR INGRESOS EN EL EXTRACTO BANCARIO 98,639,619

SUDAMERIS 907-00841970 2013 AGOSTO


SUDAMERIS 907-00841970 2013 SEPTIEMBRE


SUDAMERIS 907-00841970 2013 NOVIEMBRE


SUDAMERIS 907-00841970 2013 DICIEMBRE


SUDAMERIS 907-00841970 2014 MARZO


SUDAMERIS 907-00841970 2014 ABRIL TR BANCARIO ABRIL 29 A BOGOTA RECAUDO 5719 442,020

SUDAMERIS 907-00841970 2014 ABRIL RECLASIFICAR A CTA RECAUDO DAVIVIENDA 5878 156,949,000

SUDAMERIS 907-00841970 2014 ABRIL RECLASIFICAR LA DEVOLUCION NB 14A00049 3,189,882

SUDAMERIS 907-00841970 2014 ABRIL

RECLASIFICAR CE14L00246 BANCO BOGOTA RECAUDO 5719 7,872,032

BOGOTA 469-159719 2014 MAYO MAYOR VALOR EN LIBROS 52,070.00

BOGOTA 469-159719 2014 MAYO TR MAYO 30 A CTA SUDAMERIS RECAUDO 1970 100,000,000.00

BOGOTA 469-159719 2014 FEBRERO CONSIGNACION OFICINA P/TA 246,046.50

BOGOTA 469-159719 2013 SEPTIEMBRE

CE13L00724 ESTA EN LIBROS NO EN EXTRACTO BOTADERO TIERRA EL PARQUE 787,200.00

DAVIVIENDA 362-002404 2014 FEBRERO

PAGO DOC. SEGÚN EXTRACTO 2641 ELDIA 28 EN TESORERIA GIRON 2,943,000.00

DAVIVIENDA 362-002404 2013 AGOSTO RECUADO MAYOR EN LIBROS 156,560.00

DAVIVIENDA 362-002404 2014 MAYO CONSIGNACION ECOPETRO EL DIA 5 927,810

DAVIVIENDA 362-002404 2014 MAYO TR CTA DAVI 3404 2,600,000

DAVIVIENDA 362-002404 2014 MAYO CXP CHEQUE 45267-0 REYNALDO ECHEVERRY 309,000




INFORME DEFINITIVO


DAVIVIENDA 362-002404 2014 ABRIL CXP CHEQUE 452653 ZORAIDA GUERRERO 370,552

DAVIVIENDA 362-002404 2014 ABRIL CXP CHEQUE 45266-7 MARIA GLADYS VILLAMIZAR 314,172

DAVIVIENDA 362-573404 2014 MAYO TRS CTA DAV 3354 8,930,000.00

DAVIVIENDA 362-573404 2014 MAYO REVERSO NT 14A00015 4,840,000.00

DAVIVIENDA 362-573404 2004 MAYO TRASLADO CTA 2404 2,600,000.00

DAVIVIENDA 362-573404 2014 MAYO TRS A SUDAMERIS 1970 180,000,000

DAVIVIENDA 362-573404 2014 MAYO

DIFERENCIA PAGO CREDITO BANCO MAYOR VALOR EN LIBROS EXTRACTO 174,435,815 EN LIBROS 174,442,790 6,975

DAVIVIENDA 362-573404 2014 MAYO


DAVIVIENDA 362-573404 2014 ABRIL


DAVIVIENDA 362-573404 2014 MARZO



RECAUDO NO REGISTRADO EN LIBROS SE ENCUENTRA MAYOR INGRESOS EN EL EXTRACTO BANCARIO 67,800


RECLASIFICAR GTOS BANCARIOS MES DE FEBRERO 512,209

DAVIVIENDA 362-573404 2014 ENERO


DAVIVIENDA 362-573404 2013 DICIEMBRE


DAVIVIENDA 362-573404 2013 NOVIEMBRE

RECAUDO NO REGISTRADO EN LIBROS SE ENCUENTRA MAYOR INGRESOS EN EL EXTRACTO BANCARIO 296,090

DAVIVIENDA 362-573404 2013 OCTUBRE


DAVIVIENDA 362-573404 2013 SEPTIEMBRE AJUSTE POR MAYOR VALRO REGISTRADO PAGO SEPT 2 31,217




INFORME DEFINITIVO


DAVIVIENDA 362-573404 2013 SEPTIEMBRE


DAVIVIENDA 362-573404 2013 AGOSTO


DAVIVIENDA 362-005878 2014 MAYO REVERSO TR NB14A00108 2,000,000

DAVIVIENDA 362-005878 2014 MAYO PROCESO DE CANGE SEGÚN EXTRACTO DIA 7 109,720

DAVIVIENDA 362-005878 2014 ABRIL PAGO SERVICIO POR EXTRACTO DIA23 48,938

DAVIVIENDA 362-005878 2014 ABRIL PAGO SERVICIO POR EXTRACTO DIA23 590,113

DAVIVIENDA 362-005878 2014 MARZO CXP TESORERIA DE GIRON 2,955,400

DAVIVIENDA 362-002487 2014 MAYO CXP CHEQUE 658899 NELSON MANTILLA 6,375,600

DAVIVIENDA 362-002446 2014 MAYO CXP CHEQUE 486719 LUIS EVELIO DELGADO 12,531

DAVIVIENDA 362-002487 2414 ABRIL CXP CHEQUE 48670-5 CARMEN AYALA 102,842

DAVIVIENDA 362-002446 2414 ABRIL CXP CHEQUE 48669-6 RAFAEL CONDE JEREZ 199,278

DAVIVIENDA 362-002446 2013 NOVIEMBRE CXP CHEQUE 486665 JACKELINE ATUESTA 352,944

DAVIVIENDA 362-543175 2014 ABRIL MAYOR VALOR EN LIBROS 236,183

DAVIVIENDA 362-543175 2014 MARZO MAYOR VALOR EN LIBROS 117,297.45

DAVIVIENDA 362-543175 2014 FEBRERO MAYOR VALOR SODEXHO COD 9006833 93,520

DAVIVIENDA 362-543175 2013 DICIEMBRE MAYOR VALOR EN LIBROS POR RECAUDO FISCALIA 78,490

TOTAL 760,853,588 121,831,452

OBSERVACIÓN No.09: Consignaciones de venta de servicios, sin causar en los estados financieros Como se observa en la anterior relación las consignaciones sin identificar y sin causar en los Estados Financieros la suma de $760.853.588 y por errores en la digitación entre las cuentas la suma de $121.831.452. Para el equipo auditor, lo anterior acarrea una omisión en el cumplimiento de los deberes propios del cargo o función, se le recuerda a la tesorera el cumplimiento de sus funciones del cargo, una de ellas realizar las depuraciones de las consignaciones sin identificar en la misma vigencia y teniendo en cuenta que esta situación impacta considerablemente las cifras de la información contable acordes a la realidad financiera de la entidad. se sugiere que sean incluidos dentro de la depuración contable que se encuentra realizando la entidad por medio del Comité de Saneamiento Contable, se configura




INFORME DEFINITIVO


una Observación Administrativa para que sea incluido en un plan de mejoramiento, con el fin de no seguir incurriendo en dicha falencia. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: CESAR TOLOZA NUÑEZ- GERENTE RESPUESTA POR PARTE DE LA PIEDECUESTANA <<Actualmente estamos en el proceso de depuración contable de estas cuentas, la

relación adjunta corresponde a la información registrada a la fecha de presentación de la misma, existiendo algunos pendientes. Las diferencias o inconsistencias encontradas en la relación no corresponden a errores de digitación. Se elaborar Plan de Mejoramiento.>>

CONCLUSIONES POR PARTE DEL EQUIPO AUDITOR En la respuesta enviada manifiesta que”Se está realizando el saneamiento contable” por lo tanto SE CONVALIDA el hallazgo de tipo administrativo, para que sea incluido en un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: CESAR TOLOZA NUÑEZ- GERENTE OBSERVACION No.10: Existencia de cuentas bancarias sin movimiento y cuentas en cero sin cancelarlas en la vigencia 2013: Analizadas las conciliaciones y los extractos bancarios de la vigencia 2013, se pudo verificar que existen cuentas bancarias de convenios ejecutados y que se encuentran sin liquidar a la fecha y sin movimiento alguno, e igualmente cuentas con saldos cero sin cerrarlas, en los respectivos Bancos se sugiere que sean incluidos dentro de la depuración contable que se encuentra realizando el municipio por medio del Comité de Saneamiento Contable, se configura en una observación con alcance administrativo para que mediante un Plan de Mejoramiento que la entidad suscribirá, se solucione esta irregularidad. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: CESAR TOLOZA NUÑEZ- GERENTE RESPUESTA POR PARTE DE LA PIEDECUESTANA <<Se acepta y se elaborar plan de Mejoramiento. >>

CONCLUSIONES POR PARTE DEL EQUIPO AUDITOR En la respuesta enviada manifiesta que aceptan la observación, por lo tanto SE CONVALIDA el hallazgo de tipo administrativo, para que sea incluido en un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento.




INFORME DEFINITIVO


DEUDORES

2012 2013 VARIACION %

DEUDORES 15,301,301,38

1 7,309,355,637.1

6 -

7,991,945,744 -

52%

SERVICIOS PUBLICOS 1,743,907,254 2,569,599,647.9

8 825,692,394 47%

SERVICIO DE ACUEDUCTO 880,895,452 1,225,685,031.7

6 344,789,580 39%

SERVICIO DE ALCANTARILLADO 650,667,692 781,736,314.36 131,068,622 20%

SERVICIO DE ASEO 212,344,110 294,752,192.86 82,408,083 39%

SUBSIDIO DE SERVICIO DE ACUEDUCTO 0 87,193,821.00 87,193,821

SUBSIDIO DE SERVICIOS ALCANTARILLADO 0 121,338,121.00 121,338,121

SUBSIDIO DE SERVICIO ASEO 0 58,894,167.00 58,894,167

AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS 13,802,612,35

9 5,294,932,699 -

8,507,679,660 -

62%

Como se observa en la gráfica y relación anterior dentro de los Deudores, las cuentas más representativas son los servicios públicos con un saldo a diciembre 31 de 2013 por valor de $2.569.599.647 con un incremento del 47% con respecto a la vigencia 2012 y la cuenta avances y anticipos entregados con un saldo por valor de $5.294.932.699 con disminución del 62% con respecto a la vigencia 2012. Con respecto a la venta por servicios por acueducto se incrementó en un 39% con respecto a la vigencia 2012 en la suma de $344.789.580, por servicio de alcantarillado con un 20% en la suma de $131.068.622 y por servicios de aseo con un 39% en la suma de $82.408.083 con respecto a la vigencia 2012. Igualmente en el trabajo de campo, se observó que las cuentas por cobrar correspondiente a los subsidios correspondiente al mes de noviembre y diciembre de 2013, se envió la cuenta de cobro al municipio hasta el mes de enero y se cancelaron hasta marzo de 2014, se hizo la trazabilidad con el Balance de Prueba, se evidencio diferencias con lo consignado, contabilizaron menores valores del cobro de subsidio con lo cobrado al municipio

0 5.000.000 10.000.000 15.000.000

2013

2012

2013 2012

AVANCES Y ANTICIPOS 5.294.932 13.802.612

SERVICIOS PUBLICOS 2.569.600 1.743.907

PIEDECUESTANA DE SERVICIOS DEUDORES

VIGENCIA 2012-2013




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CARTERA POR EDADES DE LA VIGENCIA 2013 El manejo de la información para el cobro de los servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo, se maneja mediante un software denominado Arcosys, el cual funciona aisladamente del sistema contable, sin embargo la cartera se logró discriminar por edades de 0 a más de 360 días así:

CONCEPTO DEL MES 1-30 31-60 61-90 91-180 181-360 más de

360 TOTAL

LIQUIDADO

Acueducto 623,842,639 5,412,937 32,363,74

9 24,155,90

7 134,862,58

4 70,578,771 334,861,112

1,226,077,699

Alcantarillado 417,115,806 4,895,945 28,285,80

6 20,230,22

9 42,995,460 47,247,516 220,572,885 781,343,647

Aseo 90,746,500 2,224,993 12,221,41

2 11,199,80

0 13,000,624 26,096,163 139,262,701 294,752,193

TOTAL GENERAL:

1,131,704,945

12,533,875

72,870,967

55,585,936

190,858,668

143,922,450 694,696,698

2,302,173,539

La cartera por edades tiene un saldo de $$2.569.599.647 según el Balance General a diciembre 31 de 2013, según el software de facturación por valor de $2.302.173.539, por lo cual se evidencia una diferencia de $267.426.108., en el rubro de acueducto. Se encuentra desglosa por servicios de acueducto con un saldo por cobrar de $1.226.077.699, con una cartera a más de 360 días de 334.861.112, igualmente con un total por alcantarillado en la suma de $781.343.647, con una cartera a más de 360 días de $220.572.885 y aseo con $294.752.193 con una cartera a más de 360 días de $139.262.701. OBSERVACION No.11: Actualizar la base de datos de los usuarios reales por la venta de servicios. Según la relación anterior se evidencia que no hay claridad en la relación de usuarios reportados en el balance general y el software de facturación, por lo anterior se solicita que se aclare esta diferencia $267.426.108., en el rubro de acueducto.

0

100.000.000

200.000.000

300.000.000

400.000.000

500.000.000

600.000.000

700.000.000

CIF

RA

S EN

MIL

ES

PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS CARTERA POR EDADES

VIGENCIA 2013

Acueducto

Alcantarillado

Aseo




INFORME DEFINITIVO


Se solicita que se aclare y corrija estás falencias, por lo anterior se configura en un observación administrativa para que mediante un Plan de Mejoramiento que la entidad suscribirá, se solucione esta irregularidad

TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: CESAR TOLOZA NUÑEZ- GERENTE RESPUESTA POR PARTE DE LA PIEDECUESTANA <<La diferencia que se observa corresponde al valor de los subsidios pendientes de cobrar

al Fondo Municipal de Redistribución del Ingreso a diciembre 31 de 2013, sumas que se encuentran reflejadas en las subcuentas: “140808- Subsidio de Servicio de Acueducto” por valor de $87.193.821.oo, “140809- Subsidio de Servicios de Alcantarillado” por valor de $121.338.121.oo y “140810- Subsidio de Servicio de Aseo” por $58.894.167.oo. Las sumas adeudadas por concepto de subsidios a diciembre 31 de 2013 fueron recibidas por la empresa en la vigencia de 2014 y fueron debidamente contabilizadas mediante las Notas de Tesorería Nos: 14A00001, 14L00013 y 14S00002 de fecha marzo 18 de 2014. En conclusión, el rubro del balance denominado “Deudores - Servicios Públicos” por valor de $2.569.599.647.98, se compone de las cuentas: “140802- Servicio de Acueducto” por $1.226.077.699, “140803- Servicio de Alcantarillado” por $781.343.647 y “140804- Servicio de Aseo” por $294.752.193, representados en los saldos facturados a los usuarios de los servicios y que se encuentran registrados en el software de facturación. Y las cuentas de los subsidios (140808/140809/140810) por cobrar al Municipio de Piedecuesta, que se describen en el párrafo anterior por valor total de $267.426.109.>>

CONCLUSIONES POR PARTEL EQUIPO AUDITOR El grupo auditor verificó la respuesta, por lo tanto SE CONVALIDA el hallazgo de tipo administrativo, para que sea incluido en un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: CESAR TOLOZA NUÑEZ- GERENTE OBSERVACION No.12: No gestión en recaudo de los Servicios Públicos: Analizando la anterior relación se evidencia la falta de gestión de cobro para recuperar la cartera a más de un año por valor de $694.696.698. Por tanto se configura en una Observación Administrativa para la actual administración con el fin de que se hagan las diligencias correspondientes de realizar la gestión de cobro y recuperación de la cartera, que deberá ser incluido dentro de un plan de mejoramiento que la entidad suscribirá posteriormente al cual este Ente de Control hará el seguimiento respectivo. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: CESAR TOLOZA NUÑEZ- GERENTE RESPUESTA POR PARTE DE LA PIEDECUESTANA <<Se ha venido presionando frente a los cortes del servicio de agua de los cuales se

efectuaron , acompañados de programas de acuerdos de pago, del cual se efectuaron 248 por un valor de $ 226.487.543 en el 2013, acompañados de una comunicación para la parte usuaria . Sin embargo, se requiere de adelantar una mayor gestión relacionada con




INFORME DEFINITIVO


el cobro coactivo, por lo cual se plasmara en las acciones correctivas en el Plan de Mejoramiento a suscribir>>

CONCLUSIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER El grupo auditor verifico la respuesta enviada por el ente auditado, “requiere adelantar una mayor gestión relacionada con el cobro coactivo, por lo cual se plasmara en las acciones correctiva” por lo tanto SE CONVALIDA el hallazgo de tipo administrativo, para que sea incluido en un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: CESAR TOLOZA NUÑEZ- GERENTE INVENTARIOS A diciembre 31 de 2013, hay un saldo de$17.520.000, que corresponde a mercancías en existencia como la papelería y materiales para arreglos hidráulicos y medidores de agua, luz y gas. Revisando el software de ARCO PLUS para el control de almacén, se observa que se encuentra en proceso de actualización de los ingresos de activos fijos como el equipo de oficina y muebles enseres por dependencia de la entidad sin valor de costo y en el programa de Excel se lleva el control de los medidores de los diferentes servicios OBSERVACION No.13: .PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO En la vigencia 2013 la entidad posee un valor de $47.727.472.101, valor que no ha sido actualizado en los Estados Financieros, los cuales se observó que ya realizaron el levantamiento del inventario físico de los bienes inmuebles de la entidad mediante un proceso de clasificación, valorización. Quedando en proceso la legalización de muchos activos que se encuentran a nombre del municipio. se sugiere que sean incluidos dentro de la depuración contable que se encuentra realizando la entidad por medio del Comité de Saneamiento Contable, se configura una Observación Administrativa para que sea incluido en un plan de mejoramiento y terminar con el proceso de saneamiento y legalización de bienes y actualizar los Estados Financieros, se solucione esta irregularidad. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: CESAR TOLOZA NUÑEZ- GERENTE RESPUESTA POR PARTE DE LA PIEDECUESTANA <<Se tendrá en cuenta la observación planteada por Uds., una vez se termine de dilucidar el proceso de saneamiento con los bienes inmuebles. >>




INFORME DEFINITIVO


CONCLUSIONES POR PARTE DEL EQUIPO AUDITOR El grupo auditor verifico la respuesta enviada por el ente auditado, por lo tanto SE CONVALIDA el hallazgo de tipo administrativo, para que sea incluido en un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. PASIVOS

OPERACIONES DE CREDITO PUBLICO 10,431,930,545

CUENTAS POR PAGAR 9,201,824,997

OBLIGACIONES LABORALES 65,802,441

PASIVOS ESTIMADOS 694,621,000

OTROS PASIVOS 537,817,888

TOTAL 20,931,996,871

Como se observa en la relación anterior y gráfica, el Pasivo de la entidad, se encuentra conformado por Pasivo corriente y Pasivo no corriente con un saldo a diciembre 31 de 2013 la suma de $20.931.996.871, la cual se encuentra desglosada por cuentas por pagar con un porcentaje del 44%, operaciones de crédito publico con un porcentaje del 50%, obligaciones laborales con 0.01%, pasivos estimados con un porcentaje del 3% y otros pasivos con un porcentaje del 3% con respecto al total de los Pasivos. En el trabajo de campo, se observó las actas de comité de sostenibilidad contable, donde se encuentran saneado las cifras de la contabilidad las partidas registradas en las diferentes cuentas por adquisición de bienes y servicios y demás, el cual se encuentran en el proceso de Plan de Mejoramiento para la vigencia 2014. .

OPERACIONES DE CREDITO

PUBLICO 50%

CUENTAS POR PAGAR

44%

OBLIGACIONES LABORALES

0%

PASIVOS ESTIMADOS

3%

OTROS PASIVOS

3%

PASIVOS VIGENCIA 2013




INFORME DEFINITIVO


ESTADO DE ACTIVIDAD ECONOMICA Y FINANCIERA

Los ingresos totales de la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos, en el periodo contable 2013, ascendieron en $17,041.348.489., que corresponden al 15% superior al 2012, se encuentra desglosada por la venta de bienes comercializados como son los medidores de agua, luz y gas, igualmente por la venta de servicios de acueducto, alcantarillado, aseo y otros ingresos que corresponde a los intereses financieros y los intereses por financiación usuarios.

INGRESOS POR VENTA DE SERVICIOS

Acueducto Alcantarillado Aseo TOTAL VENTA SERVICIOS

VENTA MEDIDORES TOTAL INGRESOS

2013 7,202,214 6,214,003 3,106,182 16,522,399 106,199 16,628,598

2012 6,267,463 5,241,525 2,529,288 14,038,276 79,247 14,117,523

Como se observa en la gráfica y relación anterior los ingresos por venta de servicios para la vigencia 2013 ascienden en la suma de $16.494,297.456 del cual se encuentran desglosados por venta de acueducto la suma de $7.201.884.060, por servicio de alcantarillado la suma de $6.214.334.102 y por venta de aseo la suma de $3.106.180.583.

-

5.000.000

10.000.000

15.000.000

20.000.000

INGRESOS GASTOS EXCEDENTES

2013 17.041.348 16.636.954 404.394

2012 14.779.387 14.432.152 347.235

CIF

RA

S EN

MIL

ES D

E P

ESO

S

PIEDECUESTANA DE SERVICIOS ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA

VIGENCIA 2012-2013

- 2.000.000 4.000.000 6.000.000 8.000.000

Acueducto

Alcantarillado

Aseo

Acueducto Alcantarillado Aseo

2012 6.267.463 5.241.525 2.529.288

2013 7.202.214 6.214.003 3.106.182

INGRESOS POR VENTA SERVICIOS VIGENCIA 2012-2013




INFORME DEFINITIVO


GASTOS

CUENTA 2013 2012 VARIACION %

COSTO DE VENTAS DE SERVICIOS

10,720,689 8,264,217 2,456,472 30%

DE ADMINISTRACION 4,689,940 4,357,232 332,708 8%

OTROS GASTOS 1,226,323 1,810,703 -584,380 -32%

TOTAL 16,636,952 14,432,152 2,204,800 15%

Los Gastos totales de PIEDECUESTANA DE SERVICIOS ascienden a $16.636.953.975 para la vigencia 2013 con un incremento del 15 % con respecto a la vigencia 2012, se encuentra desglosada por costo de ventas de servicios con un saldo a diciembre 31 de 2013 por valor de $10.720.689.612 con un incremento del 30% con respecto a la vigencia 2013; por gastos de administración con un saldo de $4.689.940.643 con un incremento del 8% y otros gastos con un saldo por valor de $1.226.323.720 con una disminución del 32% con respecto a la vigencia 2012. OBSERVACION No. 14: PAGO DE SANCIONES E INTERESES POR MORA ANTE LA DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES DIAN. No se realizaron en forma oportuna los pagos por concepto del Impuesto al Patrimonio en la de la vigencia 2011, pago de sanción reducida al veinte por ciento correspondiente al impuesto del patrimonio vigencia 2004 y cumplimiento al mandamiento de pago No. 20130302000343 expedido por la DIAN en lo referido a:

Impuesto de renta año 2009, periodo 1

Impuesto de renta año 2010 periodo 1

Impuesto de renta año 2011 periodo 1

Impuesto a las ventas año 2011 periodo 3



0 2.000.000 4.000.000 6.000.000 8.000.000

10.000.000 12.000.000

PIEDECUESTANA DE SERVICIOS COMPARATIVO DE GASTOS

VIGENCIA 2012-2013

2013

2012




INFORME DEFINITIVO


La observación se fundamenta al revisar las declaraciones mensuales de retención en la fuente ante la DIAN de la vigencia 2013, se evidenció comprobantes de pago de sanción e intereses de mora, así: .

CONCEPTO Formulario No.

PERIODO CAUSACION

Valor sanción

Valor intereses

Fecha de Cancelación

PATRIMONIO 2011 4907833953225 01-2011 260,000 100,155,000 2013-07-10

PATRIMONIO 2011 4907858881895 01-2011 260,000 92,360,000 2013-10-15

PTRIMONIO 2004 490703410475 01-2004 12,860,000 - 2013-09-19

RENTA 4907828594562 01-2009 22,000 250,000 2013-06-14

RENTA 4907828597868 01-2010 9,000 1,390,000 2013-06-14

RENTA 4907828598880 01-2011 - 33,000 2013-06-14

VENTAS 4907828600070 02-2011 418,000 512,000 2013-06-14

VENTAS 4907828601323 03-2011 2,473,000 3,086,000 2013-06-14

VENTAS 4907828602543 04-2011 990,000 1,258,000 2013-06-14

VENTAS 4907828603541 05-2011 2,105,000 2,736,000 2013-06-14

Total 19,397,000 201,780,000 $ 221,177,000

La Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos Domiciliarios, ha incurrido en erogación de recursos por el incumplimiento en la presentación dentro de los términos y requisitos de las obligaciones tributarias establecidas en el Estatuto Tributario artículos 591, 598, 600, 601, 603, 604, 605, 612, 592, 593, las cuales han generado sanciones e intereses moratorios, aplicadas por la DIAN, convirtiéndose en un daño fiscal, sobre el cual esta entidad aplicará el régimen de responsabilidad fiscal contemplado en la Ley 610 de 2000 y sus correspondientes reglamentaciones vigentes en cuantía de $221.177.000 , al igual que una observación administrativa en virtud de la no observancia de las normas legales vigentes

OBSERVACION ADMINISTRATIVO Y FISCAL

NORMA PRESUNTAMENTE VIOLADA

Artículo 6, Ley 610 de 2000

PRESUNTOS RESPONSABLE(S) ADMINISTRATIVO CESAR TOLOZA NUÑEZ GERENTE FISCAL-VIGENCIA 2011 VALOR $206.646.000- MIGUEL MENDEZ DUARTE ALMACENISTIA-PAGADOR ENERO A JUNIO 2011 LUIS MARIA PEREZ ARDILA ALMACENISTA-PAGADOR JUNIO A DICIEMBRE 2011 CARLOS ALIRIO QUINTERO LESMES DIRECTOR COMERCIAL ADM Y FINA-VIGENCIA 2011




INFORME DEFINITIVO


CARLOS FERNANDO LANDAZABAL CAMARGO EX GERENTE VIGENCIA 2011 FISCAL VIGENCIA 2010 VALOR $1.399.000 FISCAL VIGENCIA 2009 VALOR $272.000 FISCAL VIGENCIA 2004 VALOR $12.860.000

CUANTIA $221.177.000

RESPUESTA POR PARTE DE LA PIEDECUESTANA <<Una vez revisado los pagos efectuados a la DIAN se puede deducir que la Empresa ha venido cancelando en la medida en que sus recursos se lo han permitido y desde luego, como se menciona en el hallazgo detectado son impuestos que se debían cancelar en vigencias anteriores, pero debido a las acciones correctivas emprendidas por la entidad, en aras de dar cumplimiento al Pago oportuno de los impuesto, para la vigencia la cual fue objeto de revisión, se adjunta cuadros en el cual realiza un breve informe de los pagos a los que estaba la entidad en obligación de presentar, los cuales se presentaron en la fecha establecida y se efectuaron los pagos correspondientes, según el cronograma de la DIAN, tales como retención en la fuente, Cree, IVA, Impuesto de renta, Exógenas, quedando solo pendiente para la vigencia 2013 el pago de las cuotas de renta, las cuales a la fecha del presente informe ya se encuentran a paz y salvo, como también las obligaciones que corresponden para vigencia 2014 por los mismos conceptos, la entidad hace todos los esfuerzos tendientes a cumplir a cabalidad con la obligaciones tributarias, quedando por pagar un saldo del impuesto al patrimonio, que igualmente fue presentado en una vigencia anterior diferente a la auditada, de lo cual no se han efectuado el debido pago, por cuanto la entidad adelanta acciones jurídicas en aras de que la DIAN permita realizar la corrección de la misma, por detectarse inconsistencias en su presentación>>.

CONCLUSIONES POR PARTE DEL EQUIPO AUDITOR El grupo auditor verifico la respuesta enviada por el ente auditado y confirma que

“La Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos Domiciliarios, ha incurrido en erogación de recursos por el incumplimiento en la presentación dentro de los términos y requisitos de las obligaciones tributarias establecidas en el Estatuto Tributario artículos 591, 598, 600, 601, 603, 604, 605, 612, 592, 593, las cuales han generado sanciones e intereses moratorios, aplicadas por la DIAN, convirtiéndose en un daño fiscal. Contemplado en la Ley 610 de 2000 y sus correspondientes reglamentaciones vigentes en cuantía de $221.177.000 , al igual que un Hallazgo Administrativo en virtud de la no observancia de las normas legales vigentes.

OBSERVACION ADMINISTRATIVO Y FISCAL

NORMA PRESUNTAMENTE VIOLADA

Artículo 6, Ley 610 de 2000




INFORME DEFINITIVO


PRESUNTOS RESPONSABLE(S) ADMINISTRATIVO CESAR TOLOZA NUÑEZ GERENTE FISCAL-VIGENCIA 2011 VALOR $206.646.000- MIGUEL MENDEZ DUARTE ALMACENISTIA-PAGADOR ENERO A JUNIO 2011 LUIS MARIA PEREZ ARDILA ALMACENISTA-PAGADOR JUNIO A DICIEMBRE 2011 CARLOS ALIRIO QUINTERO LESMES DIRECTOR COMERCIAL ADM Y FINA-VIGENCIA 2011 CARLOS FERNANDO LANDAZABAL CAMARGO EX GERENTE VIGENCIA 2011 FISCAL VIGENCIA 2010 VALOR $1.399.000 FISCAL VIGENCIA 2009 VALOR $272.000 FISCAL VIGENCIA 2004 VALOR $12.860.000

CUANTIA $221.177.000

DICTAMÉN U OPINIÓN SOBRE LA RAZONABILIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Como resultado de la Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral realizada a la Empresa de PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS ESP”, se conceptúa, que con base en la información suministrada y rendida por la Entidad, la gestión y resultados en la vigencia 2013, cumple con los principios evaluados de eficiencia y eficacia, como se refleja en los hallazgos de auditoría descritos en el texto del informe. OPINIÓN SOBRE LA RAZONABILIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS E.S.P., VIGENCIA 2013.

La Contraloría General de Santander, con fundamento en las atribuciones constitucionales y legales y en especial las conferidas por los artículos 267 y 272 de la Constitución Política de Colombia y la Ley 42 de 1993, la Resolución Interna 000617 de 2010, y el Plan General de Auditorias 2014, practicó Auditoria Regular a la vigencia 2013, a través del examen del Balance General al 31 de diciembre de 2013, el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social, con corte a la misma




INFORME DEFINITIVO


fecha, los cuales se prepararon bajo la responsabilidad de la entidad y reflejan su gestión. Se verificó la información subida al SIA y la suministrada al Equipo Auditor en desarrollo del trabajo de campo, en medios físico y magnético, para emitir una opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros, dando cumplimiento a los procedimientos de revisión aprobados por la Contraloría General de Santander, que incluyen la aplicación de las normas de auditoría aplicables al sector público en Colombia. Atendiendo lo expresado en los párrafos precedentes, la Contadora Pública BEATRIZ MANTILLA JAIMES, con tarjeta profesional No.67401-T. Expresa: OPINION CON SALVEDADES SOBRE LA RAZONABILIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS A DICIEMBRE 31 DE 2013. SALVEDADES

consignaciones sin identificar y sin causar en los Estados Financieros por valor de $760.853.588 y por errores en la digitación entre las cuentas la suma de $121.831.452. La Propiedad, Planta y Equipo, en la vigencia 2013 posee un valor de $47.727.472.101, valor que no ha sido actualizado en los Estados Financieros, los cuales se observó que ya realizaron el levantamiento del inventario físico de los bienes inmuebles de la entidad mediante un proceso de clasificación, valorización.

Quedaron en proceso la legalización activos que se encuentran a nombre de la Alcaldía de Piedecuesta.

Excepto las expresadas por la Contadora Pública en la certificación, los Estados Contables de la empresa DE PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS E.S.P., presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más significativos de la vigencia 2013 y los resultados del ejercicio económico realizado en dichas anualidades, de conformidad con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación. 3.3 OTRAS ACTUACIONES

3.3.1 CONTROLES DE ADVERTENCIAS

CONTROLES DE ADVERTENCIA Con fundamento en la competencia adicional prevista en la ordenanza 026 de Agosto 04 de 2005, de la honorable Asamblea de Santander, se establece la facultad de la función de control de advertencia en la contraloría general de Santander, en concordancia con la ley 42 de 1993 y el decreto ley 267 de 2000, articulo 5 numeral 7, por lo anterior este órgano de control profiere controles de advertencia de carácter general (Gobernador, Alcaldes Municipales y Gerentes de Institutos descentralizados) y de carácter particular (a un Municipio o ente especifico), durante la vigencia 2013 se emitieron 04 controles de advertencia de carácter general y uno particular al municipio de contratación de la siguiente manera:




INFORME DEFINITIVO


CONTROL DE ADVERTENCIA 004 DE 2013 Se advierte al señor Gobernador, Alcaldes Municipales del departamento de Santander, para que implementen políticas de gestión del riesgo en la planificación territorial e igualmente mediante actos administrativos: Conformen y organicen el consejo de gestión del riesgo y los comités. Crear, conformar y organizar el fondo de gestión del riesgo de desastres, este fondo deben constituirlo, como una cuenta especial, con autonomía técnica y financiera con el propósito de: invertir, destinar y ejecutar recursos en la adopción de medidas de conocimiento y reducción del riesgo de desastre, preparación, respuesta, rehabilitación y reconstrucción. Incluir en sus presupuestos las partidas presupuestales necesarias para la realización de actividades relacionadas con la reducción de riesgos, y del manejo de desastres, calamidades públicas y emergencias. Así mismo deben tener activos los planes de contingencia y planes de emergencia en cumplimiento de la gestión del riesgo, a fin de atender oportunamente los efectos negativos que provocan los desastres naturales como: inundaciones y deslizamientos, entre otros, prevengan controlen y restauren las áreas afectadas por los incendios forestales, con el fin de contribuir a la seguridad, el bienestar la calidad de vida de la población y al desarrollo sostenible de la región. De lo anterior la entidad respondió: Que LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS DE PUENTE NACIONAL ACUAPUENTE SA. ESP., Hace parte del consejo municipal del riesgo de desastres, adicionalmente la empresa cuenta con un plan de contingencias específico para la misma y para cada frente de trabajo y cada proceso que lo requiera.

CONTROL DE ADEVERTENCIA No.015 DE 2014 Se advierte a los representantes legales de las entidades públicas, revisores fiscales, jefes de control interno y/o quien haga sus veces; 1. Que debe tener debidamente los bienes del estado, las pólizas de seguros obligatorios de bienes y de responsabilidad que corresponda deben estar vigentes, para que así el patrimonio público se encuentre debidamente amparado. 2. Para tales efectos es condición sine qua non que los bienes muebles e inmuebles estar debidamente contabilizados y titulados según corresponda, a nombre de la entidad público e igualmente su registro vigente e inscrito ante autoridad competente, lo anterior de acuerdo a la naturaleza jurídica de cada bien. No atender esta obligación constituye una presunción de culpa grave para efectos de responsabilidad fiscal, en el comportamiento de los servidores públicos a cuyo cargo se encuentre la entidad y los bienes correspondientes. 3. Se solicita a los jefes de control interno y/o quien haga sus veces en las diferentes entidades públicas de carácter departamental y municipal, para que en compañía del representante legal y revisor fiscal si lo hubiere, envíen un informe actualizado de la situación de los seguros y de los bienes, a más tardar el día




INFORME DEFINITIVO


primero de noviembre del año en curso a la contraloría general de Santander, acompañado de un plan de ajuste a seguir indicando fechas y responsables de ejecutar estas acciones, en el evento en que no estén dando cumplimiento a las obligaciones legales que contiene esta función de advertencia. A lo anterior la administración municipal responde: Que para el año 2014 la empresa compró las pólizas No 1001937 y No 1004146 con LA PREVISORA S.A. COMPAÑÍA DE SEGUROS, 1.Póliza daños materiales combinados con los siguientes amparos contratados: incendio y/o rayo, terremoto, sustracción, rotura de maquinaria, corriente débil; 2. Póliza global de De Manejo sector Oficial con los siguientes amparos contratados: Cobertura global de manejo, delitos contra la administración, rendición y reconstrucción, empleado no identificado. la empresa no tiene póliza sobre los bienes inmuebles ya que de conformidad con el Artículo Tercero del acuerdo No 013 del 27 de Julio de 2008 donde el concejo municipal autoriza al alcalde a reorganizar, reestructurar y/o transformar jurídicamente La Empresa De Servicios Públicos Domiciliarios De Puente Nacional EMSERPUNAL ESP., “Autorizar al alcalde municipal de Puente Nacional, para entregar a la empresa que se constituya, los bienes afectados a la prestación de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo que conforman la infraestructura de los mismos, para su usufructo la cual seguirá bajo la titularidad de la entidad territorial

CONTROL DE ADVERTENCIA 020 DE 2013 Este control de advertencia hacen referencia al nombramiento de jefes de control interno, pero este tema hace parte de las líneas de auditoria del memorando de asignación su revisión ya hace parte del cuerpo del informe, donde se dejaron las respectivas observaciones. 3.3.2 QUEJAS Se verificó en la oficina de políticas institucionales y control social de la Contraloría General de Santander y no existen quejas radicadas en contra de la administración. 4. CUADRO CONSOLIDADO DE OBSERVACIONES O HALLAZGOS No

TIPO DE HALLAZGO DESCRIPCION DEL HALLAZGO

PRESUNTO RESPONSABLE

CUANTIA PAG

A D P F S

1 x

Se evidencia en el trabajo de campo, que la entidad no reporta el total de la contratación a la plataforma del portal de contratación,

Cesar Toloza Nuñez Gerente

6

2 X

Con respecto a lo anterior se evidencia que la entidad maneja resoluciones por medio de la cual da directrices para el manejo de la contratación, pero revisando dicha información no se evidencia como tal un manual de contratación que contenga todo lo establecido en dichas

resoluciones y/o acuerdos,


10

3 X

El grupo auditor después de realizar el análisis de los tres procesos contractuales, encuentra pertinente dejar una observación de carácter administrativo con incidencia disciplinaria teniendo en cuenta que no se realizó una

Raul Duran Sánchez (director de Planeacion? Disciplinaria y Administrativa

21




INFORME DEFINITIVO


correcta supervisión como tampoco una efectiva planeación de parte de la Piedecuestana.

4 X

Este proceso contractual a la fecha se encuentra suspendido por cuanto INVIAS, no ha concedido un permiso para poder intervenir una via de orden nacional; por este motivo el equipo auditor considera pertinente plasmar una observación administrativa para que sea incluida en un plan de mejoramiento que adopte la entidad.


23

5 X

Aunque la entidad ejecuta a cabalidad con los procesos contractuales, en el trabajo de campo el grupo auditor puro comprobar basado en conversaciones tenidas con algunos empleados que el contratista demora el pago en algunas ocasiones informándoles que se debe a que la empresa PIEDECUESTANA no ha cancelado a tiempo al mismo


38

6 X

En cuanto al contrato en comento se evidencia que la entidad realiza una adición argumentando que es debido a que se había vencido el plazo establecido en el cubrimiento de la pólizas


40

7 X La entidad no cuenta con un manual de presupuesto


59

8 X

No se realizó una adecuada planeación entre lo que se esperaba recaudar y lo que se comprometió dentro de la vigencia


61

9 X Consignaciones de venta de servicios, sin causar en los estados financieros


66

10 X

Existencia de cuentas bancarias sin movimiento y cuentas en cero sin cancelarlas en la vigencia 2013:


67

11 X

Actualizar la base de datos de los usuarios reales por la venta de servicios.


69

12 X No gestión en recaudo de los Servicios Públicos


70

13 X

En la vigencia 2013 la entidad posee un valor de $47.727.472.101, valor que no ha sido actualizado en los Estados Financieros


71

14 X X

PAGO DE SANCIONES E INTERESES POR MORA ANTE LA DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES DIAN.

ADMINISTRATIVO CESAR TOLOZA NUÑEZ GERENTE FISCAL-VIGENCIA 2011 VALOR $206.646.000- MIGUEL MENDEZ DUARTE ALMACENISTIA-PAGADOR ENERO A JUNIO 2011 LUIS MARIA PEREZ ARDILA ALMACENISTA-

$221.177.000

74




INFORME DEFINITIVO


PAGADOR JUNIO A DICIEMBRE 2011 CARLOS ALIRIO QUINTERO LESMES DIRECTOR COMERCIAL ADM Y FINA-VIGENCIA 2011 CARLOS FERNANDO LANDAZABAL CAMARGO EX GERENTE VIGENCIA 2011

5- CUADRO NUMERICO DE OBSERVACIONES O HALLAZGOS

TIPO DE OBSERVACION CANTIDAD VALOR ADMINISTRATIVAS 14

DISCIPLINARIAS 0

PENALES 0

FISCALES 1 $221.177.000

SANCIONATORIAS 0

TOTAL OBSERVACIONES 15 $221.177.000

6. DICTAMEN

De acuerdo al análisis realizado por el equipo auditor a la información Financiera de la PIEDECUESTANA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS, podemos manifestar que la gestión financiera ha sido favorable, de acuerdo a la opinión dada a los Estados Financieros, así mismo atendiendo las observaciones plasmadas en el presente Informe de Auditoría; estipulando que el concepto de gestión y de resultados de PIEDECUESTANA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS consultan adecuadamente con los principios de la administración Pública.

Atendiendo las observaciones plasmadas en el presente Informe de Auditoría; estipulando que el concepto de gestión y de resultados de PIEDECUESTANA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS, consultan adecuadamente con los principios de la administración Pública, la cuenta rendida sobre la vigencia 2013 cuyo responsable es, CESAR TOLOZA NUÑEZ -GERENTE, SE FENECE.

POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) CLARA INES ARIZA PEÑA BEATRIZ MANTILLA JAIMES COORDINADORA DE AUDITORIA CONTADORA (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) EDILBERTO FRANCO LIZARAZO ANDRES MAURICIO JAIMES BENJUMEA ECONOMISTA ECONOMISTA

(ORIGINAL FIRMADO)

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ

SUBCONTRALORA DELEGADA PARA EL CONTROL FISCAL

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