NODO CENTRAL E INSTITUTOS DESCENTRALIZADOS INFORME...

Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo

Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-16-01

INFORME DEFINITIVO

SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL

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NODO CENTRAL E INSTITUTOS DESCENTRALIZADOS

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE

INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

( No. 000103 04 Julio 2014 )

PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PÚBLICOS E.S.P.

CESAR TOLOZA NUÑEZ RESPONSABLE

VIGENCIA 2012

Bucaramanga, Julio de 2014.




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ARGEMIRO CASTRO GRANADOS

Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PEREZ GELVEZ Contralor Auxiliar

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub Contralora Delegada Para el Control Fiscal

LUZ MIREYA MACHUCA RANGEL

Auditor Fiscal Nodo Central

EQUIPO AUDITOR

KELLY PAOLA RESTREPO AMAYA

Abogada Coordinadora de Auditoría

LUZ MARINA RUEDA DELGADO

Comercio Exterior

MARIA MARGARITA CARDENAS PINZON Contadora Pública

YANETH JAIMES HERNANDEZ

Ingeniera Industrial

ZAIDA YANETH ZARATE PORRAS Administradora de Empresas




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TABLA DE CONTENIDO

PAG.

1. ANTECEDENTES 5

2.

ALCANCE 5

3.

RESULTADOS DE LA AUDITORIA 5

3.1.

LINEA DE AUDITORIA AREA FINANCIERA 5

3.2

EVALUACIÓN Y ANALISIS LINEA PRESUPUESTAL 42

3.3.

OTROS ASPECTOS 68

4.

LINEA DE AUDITORIA A LA CONTRATACIÓN 70

5.

CONTROL INTERNO 151

6.

LINEA AMBIENTAL 160

7.

SEGUIMIENTO CONTROLES DE ADVERTENCIA 166

8.

LINEA DE SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO 166

9

TRAMITE DE QUEJAS 167

10

CUADRO TIPIFICACION DE OBSERVACIONES 168

11.

CUADRO NUMERICO DE OBSERVACIÓNES 175

12. PRONUNCIAMIENTO 175




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INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de Santander en desarrollo de su función Constitucional y legal y en cumplimiento de su Plan General de Auditoría vigencia 2013, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular a los Estados Financieros, Contables y Presupuestales, Contratación, seguimiento al Control Interno, seguimiento a los Controles de Advertencia, tramites de quejas, Gestión Ambiental y Plan de Mejoramiento de la Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P para el período 2012. El desarrollo del proceso auditor se centró en el análisis a los Estados Contables y Presupuesto, además del análisis a la línea de contratación, por ser auditoría modalidad Regular incluye el dictamen sobre la razonabilidad de las cifras de los estados contables de la entidad a 31 de diciembre de 2012. Es importante resaltar que las observaciones fueron informadas a la administración dentro del desarrollo de la auditoría. Las respuestas dadas por la entidad fueron analizadas, verificadas e incluidas en el informe cuando se consideraron pertinentes. La Contraloría General de Santander, espera que este informe contribuya a un mejoramiento continuo en el desarrollo normal de las actividades que ejerce la entidad, para lograr mayor eficiencia en el cumplimiento de su objeto social y una adecuada protección del patrimonio de la entidad, lo que redundará en el mejoramiento de la calidad de vida de la población de Santandereana.

1. ANTECEDENTES




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En el año 2012 se practicó auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad regular a la Piedecuestana de Servicios Públicos ESP, por la cuenta de la vigencia 2011, dando como resultado la suscripción de un Plan de Mejoramiento por parte de la entidad con vencimiento de metas entre otras a Diciembre 31 de 2013. 2. ALCANCE En cumplimiento de la Resolución de Comisión de Auditoría, el equipo auditor analizó y evaluó la gestión desarrollada por la entidad, en la administración y manejo de los bienes y recursos y el cumplimiento de las actividades misionales para la cual fue creada, de conformidad con lo definido en la Ley 42 de 1993 (Control Fiscal), Ley 610 del 2000, Resolución Orgánica de la Contraloría General de Santander N°000294 de 2009 y resoluciones internas N°000617 de 2010 (Rendición y Revisión de Cuentas) y los principios que regulan el ejercicio de la vigilancia de la Gestión Fiscal; sobre los documentos e información suministrada por la entidad, respecto de la Vigencia Fiscal 2012, es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada. El informe contiene la revisión de aspectos Administrativas, Financieros y Legales en cada una de las áreas objeto de la auditoría y en el evento de hallarse alguna irregularidad ésta deberá ser corregida por el sujeto de control, lo cual redundará en su mejoramiento continuo y por ende en la eficiente y eficaz prestación del servicio en beneficio de la ciudadanía, fin último del control. Las observaciones negativas derivados de la Auditoría realizada se darán a conocer en este informe a la entidad y a la responsable. 3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 3.1 LINEA DE AUDITORIA AREA FINANCIERA ANALISIS COMPARATIVO ESTADOS FINANCIEROS El Balance General de la Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P., que se presenta para este análisis corresponde a Diciembre 31 de 2012, comparativo con los años 2011, 2010 y 2009, a la misma fecha.

ACTIVOS TOTALES (Cifras en Miles de Pesos)

2012 2011 2010 2009 PART VAR

ACTIVO CORRIENTE 19.666.882 24.811.733 27.957.876 7.924.414 28,66 -20,74

EFECTIVO 3.911.096 3.740.664 4.594.723 1.684.962 5,70 4,36

INVERSIONES 400.000 360.000 340.000 200.000 0,58 10,00

DEUDORES 15.301.302 20.689.231 23.001.315 6.034.202 22,30 -26,04

INVENTARIOS 54.484 21.838 21.838 5.25 0,08 59,92

ACTIVO NO CORRIENTE 48.944.007 39.714.878 41.053.890 47.019.900 71,34 18,86

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 48.905.978 39.705.823 41.049.590 46.879.623 71,28 18,81

OTROS ACTIVOS 38.029 9.055 4.3 140.277 0,06 76,19




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TOTAL ACTIVOS 68.610.889 64.526.611 69.011.766 54.944.314 100 5,95

El activo está conformado por activo corriente y activo no corriente. el activo corriente está conformado por efectivo, inversiones, deudores, inventarios y otros activos y a 31 de diciembre de 2012 asciende a $19.666.882, de los cuales los rubros de mayor significación son: deudores con una participación del total activo total del 22.30% y efectivo con una participación del 5.70% del activo total. el activo no corriente está conformado por propiedad planta y equipo con una participación en el total activo del 71.28% y otro activo con el 0.06%.

2012 2011 2010 2009

ACTIVO CORRIENTE 19.666.880 24,811,733 27,957,876 7,924,414

ACTIVO NO CORRIENTE 48.944.007 39,714,878 41,053,890 47,019,900

Al realizar auditoría gubernamental con enfoque integral, modalidad regular vigencia 2012, se evaluaron las cuentas más representativas a fin de determinar su razonabilidad así: EFECTIVO Dentro del proceso de Auditoria se revisaron 114 conciliaciones bancarias, de las cuales 75 corresponden a cuentas aperturadas para el manejo de convenios interadministrativas celebrados con alcaldías en las vigencias 2009, 2010 y 2011, que en su gran mayoría presentan movimiento solo por la liquidación de rendimientos financieros sobre los saldos sin ejecutar. Lo cual indica que la entidad no realiza un permanente seguimiento a la ejecución de dichos convenios, de tal forma que al momento de liquidarlos también se cancelen las cuentas bancarias aperturadas, se devuelvan los recursos no ejecutados, que tergiversan las cifras del activo disponible, porque en la realidad no son propiedad de la entidad, en cuantía de $1.681.806.000; también cuentas bancarias en sobregiro en cuantía de 386.547.000 y cuentas inactivas cuyos saldos a 31 de diciembre ascienden a $44.441.000. En el manejo de las conciliaciones bancarias se detectaron: Partidas conciliatorias que no identifican fechas de realización de la operación, beneficiario del pago,

ACTIVOS

ACTIVO CORRIENTE ACTIVO NO CORRIENTE




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número del cheque, entidad que efectúa la consignación o la transferencia, concepto, sin firma del funcionario responsable de la preparación ni Jefes de las áreas como son Tesorero, Contador o Director Financiero. Lo anterior traducido en cifras que afectan el balance son las siguientes:

NÚMERO CUENTA NC No Reg en Libros

ND No Registradas

en Libros

CHEQUE PEND

COBRO OBSERVACIÓNES

BANCOLOMBIA Cta No4491296165 6,270

Rendimientos Financieros Registrados Extracto mes de Diciembre que debieron registrarse al cierre contable en diciembre de 2012

BANCOBOGOTA Cta No 469246417 2,638,522 184,696

ND Retenciones no registradas en libros, sin identificación del mes ni concepto aplicable. NC, registrada en extracto por rendimientos Financieros, que la conciliación no identifica mes en el que se generó

BANCOBOGOTA Cta No 469246797 41,807


BANCOLOMBIA Cta No 4465988547 72,836

63,614,146

ND Retenciones no registradas en libros, sin identificación del mes ni concepto aplicable. La conciliación registra un valor global de cheques no cobrados sin detallar número de cheque, beneficiario, fecha, cuantía

BANCOLOMBIA Cta No 04471622511 68,779


BANCOLOMBIA Cta No 4468113452

324,409,281

La conciliación registra un valor global de cheques no cobrados sin detallar número de cheque, beneficiario, fecha, cuantía

DAVIVIENDA Cta No 04830039103

3,744,895

Los cheques pendientes de cobro no identifican fecha ni número de cheque

BANCOLOMBIA Cta No 79665350326 4,704,124

La conciliación muestra ND. Por valor de 3.902.125 por conceptos de Ley, pero no presenta detalle de dichos descuentos como fecha, tipo de descuento etc.

BANCOLOMBIA Cta No 79666843849

12,140,228

ND 12.140.228, Como mayor valor registrado, que no es suficiente para identificar movimiento en bancos

DAVIVIENDA Cta No 00362573404 12,613,978

NC, por rendimientos financieros pendientes de registro sin información suficiente, abono dctos. de ley $12.585.813 dato que no es aportante en la conciliación bancaria

DAVIVIENDA Cta 000362002487

21,549,535 58,736,573 La ND, la relaciona como un descuento por transferencia, pero no identifica de quien es.

DAVIVIENDA Cta No 36200244-6

28,965,382 87,481,829 Los cheques pendientes de cobro no identifican fecha ni número de cheque ni nombre del beneficiario

DAVIVIENDA Cta No 00362005878 7,431,044

Los cheques pendientes de cobro no identifican fecha ni número de cheque ni nombre del beneficiario

DAVIVIENDA Cta No 36200240-4 11,209,979 59,257,060

ND y CR en la conciliación sin información suficiente

BCO SUDAMERIS

Cta No 90700841970

235,635,623

La ND, la relaciona como un descuento por transferencia, pero no identifica de quien es.

BANCO AGRARIO

Cta No 460173011475 5,619,337 542,035

NC, por rendimientos financieros pendientes de registro sin información suficiente, dato que no es aportarte en la conciliación bancaria

TOTAL 44,406,676 122,638,936 773,622,347

Cheques girados y no cobrados sin detalle $773.622

Notas debito no registradas en libros $44.407

Notas crédito no registradas en libros $122.639 CUENTAS BANCARIAS DE CONVENIOS EN SOBREGIRO




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CUENTA BANCARIA CUANTIA

362-57376-8 CONV NO.012/09 (61,903,227)

BCOLOMBIA CTA 044-681134-52 CONV 1814/10 (274,963,783)

Bancafe 362-57349-5 conven 046-09 (646)

Bancafe 362-57351-1 conven 002-09 (103,636)

Bancafe 362-57382-6 conven 018 (32,000)

sin nunero de cuenta (31,637)

TOTAL VALORES BANCARIOS EN SOBREGIRO (337.034.928)

CUENTAS BANCARIAS DE CONVENIOS

Bancafe 362-00537-3 Sub. Acueducto 223,922

Bancafe 362-57349-5 conven 046-09 (646)

Bancafe 362-57351-1 conven 002-09 (103,636)

Bancafe 362-57377-6 conven 009-09 4,477,050

Bancafe 362-57382-6 conven 018 (32,000)

Banco Bogota 469-24624-3 27,676

Cuenta Sin nombre en el balance detallado (31,637)

BANCOBBVA 188-100390 CONV 050/11 1,017

BANCOBBVA 188-100408 CONV 472/11 5,764,240

BANCOBBVA 188-100457 CONV 1350/11 4,581,868

BANCOBOGOTA 469-30328-3CONV 072/11 29,532,668

BANCO DAVIVIENDA 0483-00035796 CONV 370/12 2,071,483

BANCOBBVA 736-002163 CONTRATO INTERADMINIS 84,734,277

BANCO BOGOTA 469-30705-2 ADMON 2% CONVENIO 1,973,847

DAVIVIENDA 0483-00038170 ASEO CONV 600/12 63,643,280

DAVIVIENDA 0483-00038550 ALC CONV 637/12 M 71,241,297

DAVIVIENDA 0483-00038451 ACU CONV 632/12 M 136,073,781

DAVIVIENDA 0483-00039103 ASEO CONV 690/12 113,393,102

BANCOLOMBIA 044-915458-07 CONV 761/12 ACUE 14,897,472

BBVA 188-098719 CONV 062/11 45,999,040

469-22600-5 CONVENIO BANCO BTA 2,704,318


469-22604-7 CONVENIO BANCO BTA 683,204








469-22621-1 BANCO BTA CONV NO.184/08 5,457,435

362-57376-8 CONV NO.012/09 (61,903,227)

BANCO BOGOTA 469-24626-8 CON/1865/09 3,710,536

BCO BOGOTA CONV.1880/09 469-24624-3 1,352,988




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BCO BOGOTA CONV.1780/09 469-24628-4 1,945,350

BCO BOGOTA CONV.S.JOAQUIN/09 469-24954-4 4,281,980

BCO BOGOTA CONV.031 469-24673-0 3,088,133

BCO BBVA CTA 188-091326 CONV.017 87,145,187

BCO BBVA CTA 188-09146-6 CONV.0190 2,355,335

BCO BBVA CTA 188-09339-7 CONV.023 4,011,617

BCO BBVA CTA 188-09397-5 CONV.0591 9,263,418

BCO BBVA CTA 188-09410-6 CONV.003 2,597,244

BCO BBVA CTA 188-09444-5 CONV.001/10 18,017,694

BCOLOMBIA CTA 796-653498-32 CONV.025/10 20,911,620

BCOLOMBIA CTA 796-653503-26 CONV.005/10 801,999

BCO BTA CTA 469-27563-0 CONV.031/10 6,220,809

BCO BTA CTA 469-27569-7 CONV.001/10 96,062,180

BCO BTA CTA 469-27581-2 CONV.035/10 1,599,101

BCOLOMBIA CTA 044-681134-36 CONV 036/10 29,566,033

BCOLOMBIA CTA 044-681134-52 CONV 1814/10 (274,963,783)


BCOLOMBIA CTA 044-659885-47 C 1822/10 DPT0 2,797,999


BCOBGOTA CTA 469-27924-4 CONV008/11MUNCIPO 537,537

BCOLOMBIA CTA 044-675299-22 CONV002/11 9,310,253

BANCOLOMBIA 044-677246-87 CONV 017/11 12,672,730





BANCOLOMBIA 044-677251-01 CONV 023/11 306,572



BANCOLOMBIA 796-668438-49 CONV SANPABLO/11 38,471,376

BCOBBVA 188-09712-5 CONV/005 SVICENTE 2011 11,480,884

BCOAGRARIO 460-17301147-5 88,852,124

BBVA 188-098719 CONV 062/11 9,566,414

BBVA 188-098727 CONV 492/11 769,703,096


BANCOLOMBIA 044-707434-39 CONV 30-028/11 28,047,836





BBVA Ahorros 188-09131-8 CONV016/10 30,161,827

1,681,805,530

CUENTAS INACTIVAS




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Bancafe 362-00537-3 Sub. Acueducto 223,922

Bancafe 362-57349-5 conven 046-09 (646)

Bancafe 362-57351-1 conven 002-09 (103,636)

Bancafe 362-57377-6 conven 009-09 4,477,050

Bancafe 362-57382-6 conven 018 (32,000)

Banco Bogotá 469-24624-3 27,676

XXXXXXXXXXXXX (31,637)

BANCOBBVA 188-100390 CONV 050/11 1,017

BANCOBBVA 188-100408 CONV 472/11 5,764,240

BANCOBBVA 188-100457 CONV 1350/11 4,581,868

BANCOBOGOTA 469-30328-3CONV 072/11 29,532,668

TOTAL CUENTAS INACTIVAS 44,440,522

OBSERVACIÓN N° 1 Teniendo en cuenta que esta situación impacta considerablemente las cifras de la información financiera, se configura una observación administrativa, para que se plasmen y ejecuten acciones de corto plazo en el Plan de mejoramiento, las cuales y serán sometidas a seguimiento y verificación por parte de la Contraloría General de Santander. Tipo de OBSERVACIÓN : ADMINISTRATIVA Presunto Responsable : LUZ DARY RODRIGUEZ Pagadora

MEDARDO FABER MEJÍA Director Financiero, Adtivo y Comercial RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Teniendo en cuenta que esta situación impacta considerablemente las cifras de la información financiera se configura una observación administrativa, para que se plasmen y ejecuten acciones de corto plazo en el Plan de mejoramiento, las cuales y serán sometidas a seguimiento y verificación por parte de la Contraloría General de Santander. En la actualidad se ha mejorado la presentación de las conciliaciones bancarias especificando las notas contables si son del banco débitos o créditos, los cheques ya no son usados por la entidad ahora se realizan traslados bancarios; y cuando por excepción se debe solicitar cheque de gerencia se referencia en la conciliación cuando queda por cobrar por demora del cliente a reclamarlo. En las observación sobre las cuentas que no son canceladas de los convenios por tener solo el manejo de los rendimientos financieros se está realizando con ayuda del departamento de planeación una conciliación por cada cuenta donde se está realizando los giros de rendimientos financieros a cada uno de los municipios correspondiente y poder realizar la cancelación de esta cuenta que se encuentren ya liquidada; a la fecha de enero 2014 se han realizado el giro de 16 rendimientos financieros de los convenios de 2010,2012 y 2013 de las cuentas y posteriormente se realizara la cancelación de las ya liquidadas. 188-0091326 conv 017/10 $ 2.205.793 188-093397 conv 023/10 $ 92.261 449-1545807 conv 761/12 $54.168.82




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449-1296165 conv 738/12 $182.321.36 449-7810928 conv 371/13 $178.381.30 441-5665810 conv 827/13 $230.575.19 441-5666301 conv 820/13 $138.846.79 483-00042891 conv 462/13 $ 17.115.43 483-00044707 conv 826/13 $ 2.003.05 483-00042362 conv 373/13 $ 28.747.10 483-00039103 conv 690/12 $ 50.651.71 483-00038451 conv 632/12 $ 83.122.99 483-00038550 conv 637/12 $ 97.884.73 483-00038170 conv 600/12 $ 37.927.29 Se procedió también a la cancelación de 5 en mayo 9 de 2014, cuentas propias de la empresa; ya que estas cuentas no se realizaban movimientos excepto el de los rendimientos financieros, las cuentas canceladas en libros y en bancos fueron: 362-005274 362-005365 362-005373 483-00025813 483-00028676. Se realizó una depuración de algunas cuentas del banco de Bogotá, solicitándole al mismo banco por medio telefónico que cuentas teníamos con ellos activas o inactivas para proceder a cancelar las que están en libros y no pertenecen a ningún banco, el resultado es que se pudo proceder a cancelar de libros las siguientes cuentas por no existir en el banco, se relaciona las cuentas: 469-22987-6 $102.919,89 469-227813 $ 35.241 469-229866 $ 2.444 469-246268 $ 14.783 En aras de dar cumplimiento al plan de Mejoramiento suscrito de la vigencia 2012 y por ser acciones correctivas que tuvieron que hacer en este proceso con referencia a las cuentas en sobregiro bancario ya se ajustaron en diciembre de 2013 y ajuste en un acta del comité de sostenibilidad contable por parte de contabilidad fueron las siguientes: 362-573768 $-61.903.227 en enero de 2014 362-573495 $-646 en diciembre 2013 362-573511 $ -103.635.82 en diciembre 2013 362-573826 $ -32.000 en diciembre 2013 Sin cuenta $ -31.637 en diciembre 2013 Así mismo en referencia de las cuentas inactivas ya se procedió a realizar su cancelación en 5 de esas cuentas: 362-573373, 362-573495, 362-573511, 362-573826, Sin cuenta. Las siguientes cuentas pendientes por depurar para su cancelación se está trabajando con el departamento de planeación para hacer sus respectivos traslados de rendimientos financieros, cancelación de terceros o devolución de descuentos de ley; lo que se genere del resultado de estas depuraciones, pues la entidad entiende la importancia de que los balances financieros reflejen con veracidad la realidad financiera.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER:




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Teniendo en cuenta que el proceso auditor realizado en la vigencia de 2013, corresponde a la vigencia de 2012, los hechos objeto del hallazgo igualmente son pertinentes, por tratarse de hallazgos detectados al momento de la práctica de las pruebas sustantivas y de cumplimiento de la auditoría, por lo que se confirma el hallazgo y debe ser incluido en el Plan de Mejoramiento resultante, al cual se hará el seguimiento y se evaluaran las acciones referidas en la controversia. INVERSIONES La Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P. adquirió el título de capitalización No 17326892 -1, con Capitalizadora Bolívar el 16 de Junio de 2010, con una cuota mensual de $20.000.000 , registrando a Diciembre 31 $360.000.000, sin presentar ningún pago en la vigencia de 2012, a la fecha de la auditoría. Teniendo en cuenta que cuando se realiza este tipo de inversiones, si se pretende hacerlo con el fin de participar en sorteos que impliquen la generación de recursos, debe cumplirse con los términos y condiciones, cual es la oportunidad en el pago, de lo contrario es un recursos que está inactivo y cada día desvalorizándose ya que al redimirlo no le reconocen el 100% si no el 90% del valor del título. En el caso de la referencia la entidad no obtuvo valor agregado a esta operación Por lo anterior se deja la OBSERVACIÓN para que en el futuro se tomen las medidas necesarias para proteger los recursos de la empresa. Por lo anterior se configura una observación Administrativa, el cual debe someterse a Plan de Mejoramiento de corto plazo y se hará el respectivo seguimiento. OBSERVACIÓN N° 2 Tipo de observación : ADMINISTRATIVA Presunto Responsable : CESAR TOLOZA NUÑEZ Gerente BILSON RODRÍGUEZ Contador MEDARDO FABER MEJÍA Director Financiero, Adtivo y Comercial RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Me permito solicitar que la presente observación debe ser revocada, en base a los siguientes argumentos: Con relación a la opción de manejo de algunos excedentes financieros en el año 2010, se optó por parte de la administración de la Empresa de dicha época, por invertir los dineros en el mencionado título de capitalización, por lo que esta nueva administración solo tuvo la opción de buscar la forma de que los recursos ese momento invertidos pudieran ser reintegrados a la mayor brevedad posible con el menor menoscabo financiero posible. Después de las correspondientes averiguaciones solo era posible obtener la totalidad de los recursos invertidos, mediante la espera del vencimiento final del título (junio 6 de 2013) y la consignación total del valor del mismo o sea la suma de $720.000.000, para lo cual faltaban cuotas por $320.000.000. Siendo esta la solución que menor menoscabo financiero presentaba, se esperó hasta el día del vencimiento final del título y se consignó




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el valor restante en cuotas para completar el valor del mismo y solicitar inmediatamente la redención del título contratado. La operación fue resulta por la Capitalizadora Bolívar mediante el giro de la suma de $720.000.000 el día 21 de junio de 2013, que fueron consignados en la cuenta de ahorros N° 362-57340-4 del Banco Davivienda, cuenta de Recaudos de la Empresa. En estas condiciones la totalidad de los dineros invertidos desde la fecha inicial del título de capitalización hasta la fecha del último pago en junio 13 de 2013, fueron devueltos por Capitalizadora Bolívar, resuelto lo anterior y siendo ésta la opción más favorable, esta administración considera realizadas las diligencias necesarias para el reintegro de dichos dineros, deteriorados solo en el valor de la inflación causada desde julio de 2010 a junio de 2013, cuyos índices se encuentran por debajo de 3.8% para 2010, 2.5% para 2011 y 2.0% en 2013, el aspecto relacionado con la participación en sorteos, es decir el azar, no es considerado en nuestra opinión. Por lo anterior igualmente este fue presentado en 100% de avance y como meta cumplida en el Plan de Mejoramiento suscrito de la vigencia 2011 que se aprobó en el 2013 y que fue presentado al ente, por lo que se anexa los documentos que así mismo evidencian la redención de dicho título a favor de la entidad.“

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: Teniendo en cuenta que el proceso auditor realizado en la vigencia de 2013, corresponde a la vigencia de 2012, los hechos objeto del hallazgo igualmente son pertinentes, por tratarse de hallazgos detectados al momento de la práctica de las pruebas sustantivas y de cumplimiento de la auditoria, el mismo hecho se elevó a hallazgo administrativo en la auditoría practicada a 2011 y la entidad no obtuvo ningún beneficio, al contrario fueron dineros inactivos, por lo que se confirma el hallazgo y debe ser incluido en el Plan de Mejoramiento resultante, al cual se hará el seguimiento y se evaluaran las acciones referidas en la controversia. DEUDORES

La entidad presenta unas cuentas por cobrar que a 31 de Diciembre de 2012 ascienden a $ 15.301302.000 , conformadas por Cuentas por Cobrar Servicios Públicos, en cuantía de $1.743.907.000, que representa el 11.40% del total de las cuentas por cobrar, disminuida en el 35.10%, respecto del año 2011. Servicios Públicos El manejo de la información para el cobro de los servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo, se maneja mediante un software denominado Arcosys, el cual funciona aisladamente del sistema contable, sin embargo la cartera se logró discriminar por edades de 0 a más de 360 días así:

DEUDORES

(Cifras en Miles de Pesos)




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0-30 Dias

30-60 días

60 a 90 días

90-120 Dias

120-150 Dias

150-180 Dias

181-360 Dias

Mas 360 Dias

TOTAL USUARIOS

Acueducto 2.270 31.029 17.301 62.456 11.203 11.549 55.917 316.586 508.311 28.796

Alcantarillado 2.180 16.851 15.895 10.208 9.826 10.116 38.704 226.190 329.970 21.239

ASEO 1.041 9.934 8.102 7.928 5.590 6.758 26.968 135.004 201.325 32.648

TOTAL 5.491 57.814 41.298 80.592 26.619 28.423 121.589 677.780 1.039.606 82.683

La cartera por concepto de los servicios públicos a 31 de diciembre de 2012 asciende a $1.039.606.000 en el siguiente orden: Servicios de acueducto con $508.311, con una cartera a más de 360 días de 316.586, acueducto y alcantarillado $329.907.000, con una cartera a más de 360 días de $226.190.000 y aseo con $201.325.000 con una cartera a más de 360 días de $135.004.000. Examinadas las cifras de los Estados Financieros la Cuenta de Deudores Servicios Públicos en relación con el informe de Cartera generado por el sistema ARCOSIS presenta una diferencia total de $704.302.000, cifra que no ha sido conciliada entre el sistema de cartera y el área contable, como consecuencia del manejo de la información aisladamente del sistema contable y la ausencia de procedimientos de control interno contable y administrativa, en este importante proceso, lo cual tiene incidencia en la razonabilidad de las cifras de los estados financieros, tema que se ha observado desde la auditoria de la vigencia de 2011 y que además le ha costado a la empresa el desembolso de importantes recursos, sin que la administración haya tomado acciones para resolver el manejo de los sistemas que son tan fundamentales en una empresa como esta. Dichas diferencias son como sigue: DEUDORES

SALDO S/N BALANCE

SALDO S/N

CARTERA DIFERENCIA PROVISION CONTABLE

SALDO NO JUSTIFICADO

140802 SERVICIO DE ACUEDUCTO 881,273 508,311 372,962 184,881 188,081

140803 SERVICIO DE ALCANTARILLADO 650,291 329,970 320,321 145,411 174,910

140804 SERVICIO DE ASEO 212,344 201,325 11,019 76,775 (65,756)

TOTAL 1,743,908 1,039,606 704,302 407,067 297,235

Por lo tanto se eleva una observación administrativa, el cual debe someterse a Plan de Mejoramiento con metas de corto plazo y se hará el respectivo seguimiento, caso contrario iniciaran los procesos de control fiscal aplicables. OBSERVACIÓN N° 3 Tipo de observación : ADMINISTRATIVA Presunto Responsable : CESAR TOLOZA NUÑEZ




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Gerente BILSON RODRÍGUEZ

Contador MEDARDO FABER MEJÍA Director Financiero, Adtivo y Comercial

RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “El informe de cartera emitido por el sistema Arcosys y que en la observación asciende a $1.039.606.000, corresponde a la cartera por concepto de facturación mensual por la prestación de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo y en la cual se observa una imprecisión ya que no incluye en este total el valor de la facturación del mes, no cancelada oportunamente y que asciende a $265.391.355, por lo que el valor total de la cartera a diciembre 31 de 2012 es de $1.304.996.078 por este concepto; sin embargo, hay que advertir que se presenta además otra cartera por valor de $ 270.488.249, que corresponde a los valores aún no cobrados y no facturados que fueron financiados por concepto de venta de medidores, derechos de conexión y gastos de financiación, vendidos por la empresa a plazos de hasta 36 meses. Ambos informes son emitidos por el sistema de información Arcosys. Efectivamente el sistema de facturación denominado Arcosys, funciona independiente del sistema contable denominado GD, sin embargo, la información que se incluye en el sistema contable proviene de los reportes mensuales que emite el sistema Arcosys. Si bien lo conveniente es que todo el sistema de información de la empresa funcione bajo un mismo programa esto no ha sido posible ya que desde la instalación de ambos programas en el año 2002, funcionaron independientemente y los esfuerzos que se hicieron a comienzos del 2010 por unificarlos no surtieron efecto en la práctica. La actual administración si ha tomado acciones para resolver este inconveniente, para lo que ha contratado la actualización del sistema contable Arcosys, este proceso se está realizando en la actualidad con los inconvenientes propios de esta compleja actividad. Solo hasta este año será posible la incorporación de la contabilidad al sistema Arcosys, advirtiendo que deben correrse algunos riesgos ya que la emisión de muy diferentes informes con destino a las entidades de control se deben garantizar antes de abandonar el anterior programa: Los informes para la Superservicios deben ir en un PUC diferente al de la Contaduría General de la Nación, el informe para la Contraloría General de la Nación debe homologarse con el informe presupuestal de la contabilidad, la información exógena con destino a la DIAN debe reportarse en fechas no susceptibles de prórrogas, la presentación de la declaración de renta y de renta CREE, junto con las declaraciones de retención en la fuente e IVA no pueden presentarse extemporáneamente por razón de las altas sanciones pecuniarias.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: Teniendo en cuenta que el proceso auditor realizado en la vigencia de 2013, corresponde a la vigencia de 2012, los hechos objeto del hallazgo igualmente son pertinentes, por tratarse de hallazgos detectados al momento de la práctica de las pruebas sustantivas y de cumplimiento de la auditoria, por lo que se confirma el hallazgo y debe ser incluido en el Plan de Mejoramiento resultante, al cual se hará el seguimiento y se evaluaran las acciones referidas en la controversia. Avances y Anticipos:




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La cifra que más impacta dentro de la cuenta de deudores es la cuenta de avances y anticipos que asciende a $13.802.613.000 y representa el 90.20% de las cuentas por cobrar y presenta una disminución frente al año 2011 del 24.76%. El sistema contable, registra de manera global en la cuenta de Avances y Anticipos para proyectos de inversión la cuantía de $13.753.980.000, que no se encuentra debidamente soportada, depurada, conciliada ni ajustada contablemente ni, conforme al comportamiento de la ejecución de contratos, legalización, actas de avance y actas de liquidación de los mismos. Por lo tanto se eleva una observación administrativa, el cual debe someterse a Plan de Mejoramiento de corto plazo y se hará el respectivo seguimiento. OBSERVACIÓN N° 4 Tipo de observación : ADMINISTRATIVA Presunto Responsable : CESAR TOLOZA NUÑEZ Gerente

BILSON RODRÍGUEZ Contador

MEDARDO FABER MEJÍA Director Financiero, Adtivo y Comercial

RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Me permito solicitar que la presente observación debe ser revocada, en base a los siguientes argumentos:(tiene anexos) Los registros del documento fuente en el sistema contable se identifican mediante el NIT del beneficiario y los informes contables se emiten con esta referencia, por lo que los pagos y amortizaciones realizados en el año pueden conocerse individualmente en un libro auxiliar emitido por el sistema contable, en la actualidad todos los convenios firmados que originaron contratos de obra pública o de interventoría, sobre los cuales se entregaron anticipos, se encuentran debidamente identificados y clasificados. La cuenta de Avances y Anticipos entregados (código 1420) se le realizó saneamiento contable parcial para conformar el saldo de la misma y el nombre de los contratistas a quienes se entregaron dineros para ejecución de obras, de lo cual quedó constancia en el acta del Comité de Sostenibilidad Contable N° 0004 de noviembre 27 de 2012 y acta de comité de sostenibilidad contable No 05 de julio de 2013. Si bien en la actualidad se tienen claramente identificados los contratistas a quienes se les entregó algún Anticipo para la ejecución de una obra y el saldo a diciembre 31 de 2012 es verificable mediante informe contable obtenido del sistema contable, el cual se adjunta a la presente, hay saldos que son producto de operaciones contractuales sobre las cuales esta administración no tuvo control y con las cuales aún se encuentra definiendo el estado actual o el final del contrato que dio origen al anticipo entregado. Es importante resaltar que la entidad ha realizado todos los esfuerzos tendientes a que los estados financieros reflejen la realidad económica de la entidad, tarea que la entidad no ha dejado de efectuar, la cual se ve reflejado en el trabajo que se ha realizado y que se han sido presentadas en el plan de Mejoramiento, en la acciones correctivas que fueron suscritas con la auditoria de la vigencia 2011 y que fueron implementadas en la vigencia 2013 es por esto que se evidencian que la misma cuenta (1422) ha disminuido




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notablemente debido al trabajo implementado y los seguimientos y depuraciones efectuadas así:

2013 2012 2011 DISMINUCIÓN 2012-2011 DISMINUCIÓN 2012-2013

5,294,932

13,802,612

18,345,208

(4,542,596) -25% (8,507,680) -62%

“


Teniendo en cuenta que el proceso auditor realizado en la vigencia de 2013, corresponde a la vigencia de 2012, los hechos objeto del hallazgo igualmente son pertinentes, la entidad no reportó ningún documento probatorio al momento de la práctica de las pruebas sustantivas y de cumplimiento de la auditoria, por lo que se confirma el hallazgo y debe ser incluido en el Plan de Mejoramiento resultante, al cual se hará el seguimiento y se evaluaran las acciones y los documentos referidos en la controversia. OTROS DEUDORES Dentro de la cuenta otros deudores se encuentra la cuenta 14709006, denominada deudores traslados bancarios, en cuantía de $67.375.000, de la cual no se encontró nota explicativa ni soporte físico que permita identificar la justificación de esta cifra registrada en aplicación de normas contables vigentes expedidas por la Contaduría General de la Nación. Por lo tanto se eleva una observación administrativa, el cual debe someterse a Plan de Mejoramiento de corto plazo y se hará el respectivo seguimiento, para verificar la veracidad del hecho económico.

OBSERVACIÓN N° 5 Tipo de observación : ADMINISTRATIVA Presunto Responsable : CESAR TOLOZA NUÑEZ Gerente

BILSON RODRÍGUEZ Contador

MEDARDO FABER MEJÍA Director Financiero, Adtivo y Comercial

RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Me permito solicitar que la presente observación debe ser revocada, en base a los siguientes argumentos:(tiene anexo) La partida registrada en la subcuenta 147090 auxiliar 147090006 “Traslados bancarios por legalizar“ se originó en la contabilización de nota bancaria para registrar traslados bancarios del año 2011 que seguían apareciendo en las conciliaciones bancarias de la cuenta 573-100444-9 del Banco Colpatria, se afectó provisionalmente la cuenta 147090006, pero finalmente no fue posible verificar el origen de dichas partidas.




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Mediante Acta de Comité de Sostenibilidad Contable N° 0006 de fecha marzo 25 de 2014, se saneó contablemente la cuenta por tratarse de partidas desde el año 2011 que sin soporte seguían apareciendo en la conciliación bancaria, afectando la razonabilidad de la información contable. Se anexa copia del acta en mención. Dichos ajustes realizados en las acciones correctivas que se han realizado en el trabajo de depuración contable y el trabajo diario y continuo que realiza la entidad y que no dejara de efectuar, por cuanto la entidad entiende la importancia de que los balances financieros reflejen la realidad económica y financiera.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: Teniendo en cuenta que el proceso auditor realizado en la vigencia de 2013, corresponde a la vigencia de 2012, los hechos objeto del hallazgo igualmente son pertinentes, por tratarse de hallazgos detectados al momento de la práctica de las pruebas sustantivas y de cumplimiento de la auditoria, por lo que se confirma el hallazgo y debe ser incluido en el Plan de Mejoramiento resultante, al cual se hará el seguimiento y se evaluaran las acciones referidas en la controversia. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO La entidad refleja en la cuenta de Propiedad Planta y Equipo $48.905.978.000, incrementada en el 18.81% respecto del año 2011, el saldo de ésta cuenta reflejado en los estados financieros no se encuentra depurado, ni se practicó inventario físico valorizado e individualizado a 31 de Diciembre de 2012, ni a la fecha de la presente auditoría. La cifra reflejada en los Estados Contables no contiene la información, amplia y suficiente para determinar la vida útil probable de los bienes ni menos las depreciaciones o amortizaciones individuales, conforme como lo establecen las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación. La entidad confirma que no ha llevado a cabo la práctica del inventario físico, la valoración de sus bienes propiedad planta y equipo, bienes de beneficio y uso público y otros activos, exigidos además por la Comisión reguladora de agua potable y saneamiento básico. Dentro de éste rubro se encuentra el de Construcciones en Curso en cuantía de $18.046.925.000, del cual tampoco se encontró informe de depuración y conciliación que indique nombre de los proyectos, fecha de iniciación del proyecto, valor asignado, valor del anticipo, valor ejecutado, estado de los proyectos, proyectos terminados, saldo por ejecutar, indicando que las cifras de las cuentas del activo no corriente no son razonables. La entidad tampoco posee un software para el manejo de dichos bienes, junto con las depreciaciones; igualmente de manera individual, tal como lo establecen las normas de la Contaduría General de la Nación. Lo anterior refleja ausencia de procedimientos de control interno que garanticen la salvaguarda de su patrimonio, por lo que se configura como una observación administrativa, que debe incluirse en el Plan de Mejoramiento con metas de corto plazo y sometido a verificación por parte de esta entidad, caso contrario se aplicaran las sanciones correspondientes.

OBSERVACIÓN N°.6




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Tipo de observación : ADMINISTRATIVA Presunto Responsable CESAR TOLOZA NUÑEZ Gerente BILSON RODRÍGUEZ Contador MEDARDO FABER MEJÍA

Director Financiero, Adtivo y Comercial RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Me permito solicitar que la presente observación debe ser revocada, en base a los siguientes argumentos La entidad desde el 2012 ha realizado todos los esfuerzos tendientes a depurar la contabilidad de la entidad y uno de las actividades que ha emprendido en este proceso ha sido la depuración de la cuenta Propiedad, Planta y equipo, ya que desde la auditoria realizada de la vigencia 2011 y desde el diagnóstico realizado por la entidad en la vigencia 2012, se vio la necesidad de implementar acciones correctivas inmediatas en aras de corregir todas la deficiencias encontradas, tarea que ha sido un poco dispendiosa pero que se ha venido realizando por cuanto se han realizado las siguientes acciones: PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO:

Con relación a esta observación, se informa que la empresa ha contratado la gestión y asistencia técnica para la realización de la actualización, levantamiento y depuración de la propiedad planta y equipo e inventarios de la empresa municipal de servicios públicos domiciliarios del municipio de Piedecuesta según contrato No.169 de mayo 31 del 2013, del cual se relaciona algunas acciones adelantadas: Se Realizó una caracterización del entorno de la Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos ESP, direccionando las Políticas, normas y procedimientos para la administración del inventario en la empresa.

Se realizó un diagnóstico táctico del área contable de la empresa. Se Elaboró las plantillas debidamente codificadas, para la Identificación de los Bienes

que posee la entidad .de forma numérica. Se Identificó y se clasifico cada una de las sedes y dependencias y cada uno de los

funcionarios responsables del uso y manejo de bienes que tiene la empresa. Se realizó el levantamiento Físico del Inventario de la entidad con la formulación y

direccionamiento táctico del área contable de la empresa para la implementación de la NIC 16, propiedad planta y equipo de la empresa..

Se realizó el Modelo de acuerdo de autorización por parte de la Junta Directiva, al

Gerente para Establecer un Manual de Procedimientos para el Manejo de Almacén e Inventarios y la Creación de un Comité Técnico de inventario y Bajas. Así mismo la creación del Modelo de Resolución de creación del Comité de Inventario y Bajas de la entidad, junto con el Modelo de la Resolución para adoptar el Manual de Procedimiento para el Manejo de Almacén e inventarios aplicables a la empresa.




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Se Coordinó con los respectivos funcionarios implicados directamente eh indirectamente de la empresa los aspectos relacionados con el cumplimiento de las normas y registros contables de los bienes patrimoniales de la empresa.

Se Capacito y Se Sociabilizo el desarrollo de cada una de las fases (1,2) ejecutadas

de los respectivos formatos a manejar en el manejo de almacén e inventarios a funcionario encargado de Almacén para llevar a cabo el proceso de almacén e inventarios.

Se realizó el Diagnostico, clasificación y distribución del estudio previo de redes

acueducto y alcantarillado según información de la empresa nivel del sistema contable de la Composición de los diferentes distritos, con los respectivos barrios. identificación de firmas constructoras por distritos, Gestión y legalización por parte de las constructoras .

Se Evaluó el sistema de inventarios de los bienes para su permanente actualización

con la Coordinación de los respectivos ente de control interno de empresa con los aspectos relacionados con el cumplimiento de las normas y registros contables de los bienes patrimoniales.

Se Estableció en el manual de procedimientos para el manejo de almacén e

inventarios, los procedimientos administrativos conforme a su estructura orgánica y funcional a partir de las funciones de almacén a un funcionario que se encargue de realizar los procesos y procedimientos de entrada, entrega y control. Así mismo.

Se Compartir la información relacionada son las entradas y salidas de los bines que

constituyen el activo fijo y bienes no depreciables, con el Departamento de contabilidad y el comité técnico de inventario y bajas encargado de tramitar la disposición final de los bines, a efecto de mantener la consistencia entre el inventario físico y los registros contables

Identificar los bienes con un código visible adherido a cada bien que conforme el

activo fijo, para facilitar su control y ubicación, con el propósito de Verificar y certificar ante su superior jerárquico la pérdida o daño de los bienes, a fin de que se determinen las responsabilidades del caso.

Se Coordinó y participar conjuntamente con funcionarios del Comité de inventarios y

de control interno en los actos relacionados con descartes, avalúos, permutas, donaciones, venta, disposición de chatarra y cualquier otro acto que sea necesario para el control de los bienes de la empresa .”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: Teniendo en cuenta que el proceso auditor realizado en la vigencia de 2013, corresponde a la vigencia de 2012, los hechos objeto del hallazgo igualmente son pertinentes, por tratarse de hallazgos detectados al momento de la práctica de las pruebas sustantivas y de cumplimiento de la auditoria, las acciones referidas en la respuesta no fueron suministradas durante le proceso auditor, por lo que se confirma el hallazgo y debe ser incluido en el Plan de Mejoramiento resultante, al cual se hará el seguimiento y se evaluaran las acciones referidas en la controversia. OTROS ACTIVOS




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La empresa cuenta con un software denominado ARCOSYS, para el manejo de la información comercial con un costo de $479.765.000, que a la fecha se han amortizado $468.086.000. Respecto al software de la referencia se solicitó concepto a la Ingeniera Johana Pineda Afanador, Jefe de Sistemas respecto de la seguridad y operatividad y su concepto es el siguiente:

1. “La base de datos no es un motor de seguridad”. 2. “La base de datos no tiene niveles de seguridad de usuario para el acceso

a los datos, lo que impide llevar un registro o hacer una auditoría del acceso directo a la base de datos.”

3. “La información está contenida en tablas libres que son de libre acceso, no tiene ningún tipo de seguridad para contrarrestar cualquier tipo de manipulación por parte de usuarios no autorizados”.

4. “Los datos contenidos en la base de datos no se encuentran encriptados. 5. “El sistema de información maneja niveles de usuarios en este momento,

los auxiliares de PQR, Coordinador PQR, Jefe de Sistemas, Auxiliar de Sistema, Antifraude y Diseño y Planeación, cuenta con claves de acceso al sistema según su perfil. Estas claves se generan en el momento de creación del usuario y son ingresados por los propios usuarios, quedando estas solo en su conocimiento y uso exclusivo”.

Con base en el concepto anterior se advierte que existe riesgo en el manejo y seguridad de la información del área misional, por lo que se advierte realizar una evaluación técnica con carácter urgente, a fin de proteger fugas de información y manipulación de la misma, conllevando a un posible detrimento de los recursos propios más importantes de la empresa. Por lo tanto se configura una observación administrativa, que debe incluirse en el Plan de Mejoramiento de corto plazo, al cual esta Contraloría hará seguimiento y evaluación.

OBSERVACIÓN N°7. Tipo de observación : ADMINISTRATIVA Presunto Responsable : CESAR TOLOZA NUÑEZ Gerente JOHANA PINEDA AFANADOR Jefe de Sistemas. MEDARDO FABER MEJÍA Director Financiero, Adtivo y Comercial RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Se solicita que el presente hallazgo sea revocado ya que dicha acción ya se subsanado según en el Plan de Mejoramiento de la vigencia 2011 el cual fue cumplido al 100% en su cumplimiento por cuanto la entidad realizo la configuración del nuevo dominio de la empresa, que permite el seguimiento y control a los permisos y privilegios que tienen los usuarios de la empresa y los computadores que usan, por lo que sea anexan.




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Así mismo con la actualización del software ARCOSIS-PLUS se realizó la seguridad y encriptación en la base de datos, por lo anterior dicha información ya no puede ser susceptible a cambios por parte de los usuarios, ya que el Administrador con la única clave es el que puede realizar modificaciones al sistema, pudiendo desactivar y eliminar las autorizaciones, se anexa pantallazo en el cual se evidencia la encriptación de la base.“

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: Teniendo en cuenta que el proceso auditor realizado en la vigencia de 2013, corresponde a la vigencia de 2012, los hechos objeto del hallazgo igualmente son pertinentes, por tratarse de hallazgos detectados al momento de la práctica de las pruebas sustantivas y de cumplimiento de la auditoria, concepto avalado por la ingeniera de sistemas Johana Pineda Afanador, Jefe del Dpto de Sistemas de la entidad, por lo que se confirma el hallazgo y debe ser incluido en el Plan de Mejoramiento resultante, con metas de corto plazo, al cual se hará el seguimiento y se evaluaran las acciones referidas en la controversia. PASIVOS

PASIVO CORRIENTE (Cifras en Miles de Pesos)

2012 2011 2010 2009 VAR PART

DEUDA PUBLICA INTERNA 1.702.124 1.431.272 1.318.833 1.269.125 15,91 26,16

OBLIGACIONES FINANCIERAS

855.564 357.092 29.225

CUENTAS POR PAGAR 3.840.511 6.858.528 450.099 784.135 -78,58 59,02

OBLIGACIONES LABORALES 54.560 44.407 43.644 53.13 18,61 0,84

PASIVOS ESTIMADOS 655.387

100,00 10,07

OTROS PASIVOS 254.979 282.205 165.277 19.908 -10,68 3,92

TOTAL PASIVO CORREINTE 6.507.561 9471976 2.334.945 2.102.393 -45,55 100,00




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La empresa posee un pasivo corriente a 31 de diciembre de 2012 de $6.507.561.000, encontrando que las cuentas más representativas son: Cuentas por pagar; con el 59.02% del pasivo corriente, disminuida en el 78.58% respecto del año 2011; Deuda pública interna de corto plazo, que asciende a $1.702.561.000, participa con el 26.16 del pasivo corriente y se incrementó en 15.91% del total de pasivo corriente; pasivos estimados en cuantía de $655.387.000, con una participación del 10.07% del pasivo corriente. Las cuentas por pagar representan el 59.02% del pasivo corriente, ésta cuenta asciende a $3.840.511.000, conformada según el balance detallado por adquisición de bienes y servicios, $1.431.222.000, Impuestos, Contribuciones y Tasas Por Pagar $1.541.361.000 así: Impuesto de Industria y Comercio Municipio de Piedecuesta $368.244.000, Impuesto al Patrimonio año Gravable 2011, (Cuotas 3 y 4) $536.127.000 y Tasa Retributiva CDMB $636.990.000. En cuanto a las obligaciones con la Dian se determina un menor valor no

registrado en libros de $1.597.008.000, que afecta las cifras del pasivo y por ende

de los gastos del periodo por no haber sido registradas las provisiones correspondientes.

CUENTAS POR PAGAR 3,840,512,670

Adquisición de Bienes y Servicios 1,431,222,284

IntereseS Por Pagar 53,152,333

Acreedores 478,740,268

Subsidios Asignados 14,935,962

Retención En la Fuente 252,407,864

Impuestos Tasas Y Contribuciones 1,541,361,139

Iva Por Pagar 68,692,820

PASIVO CORRIENTE

DEUDA PUBLICA INTERNA CUENTAS POR PAGAR

OTROS PASIVOS PASIVOS ESTIMADOS




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La cuenta de recaudos a favor de terceros asciende a $167.405.000, son recursos que deben ser traslados a cada una de las entidades correspondientes cuyos recursos deben estar consignados y disponibles en las cuentas bancarias y que afectan las disponibilidades de tesorería, porque tienen disponibilidad especifica:

OTROS RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROS 167,405,344

Limpieza Urbana 10,219,155

Cara limpia 5,870,788

Alcaldia de Piedecuesta 81,835,148

Rendimientos Financieros Convenios 69,480,253

De la cuenta por pagar adquisición de bienes y servicios en cuantía de $1.431.222.000, no se encontró anexo que indique la relación que contenga: Nombre, concepto, fecha de adquisición del bien o servicios, cuantía, edad del pasivo, como soporte de las notas explicativas de cada una de las cuentas, tal como lo indican las normas de la Contaduría General de la Nación, de tal forma que la información sea clara y precisa. Otro de los Pasivos de significación es la de Ingresos por Anticipos Recibidos por Convenios Interadministrativas para la ejecución de Proyectos con Municipios, $254.979.000, de la cual existe en el balance detallado una cuenta denominada “PARTIDA SIN IDENTIFICAR”, en cuantía de $81.835.000 y no se encontró nota explicativa con la información amplia y suficiente, lo cual refleja que no ha sido sometida al proceso de sostenibilidad contable y que se carece de un adecuado control administrativa y contable. Por lo tanto se configura una observación administrativa, que debe incluirse en el Plan de Mejoramiento de corto plazo, al cual ésta Contraloría hará seguimiento y evaluación.

OTROS PASIVOS 254,978

FONDO SE SEGURIDAD POR CONTRIBUCIONES M/PIO DE PIEDECUESTA

M/PIO DE PIEDECUESTA 72,200

DPTO DE SDER 15,373

EMPRESA DE ASEO LIMPIEZA URBANA 10,219

EMPRESA DE ASEO LIMPIEZA CARALIMPIA 5,871

PARTIDA SIN IDENTIFCAR 81,835

CONVENIOS INTERADMNISITRATIVOS SIN IDENTITIFCAR ENTIDAD _ RENDIMIENTOS FINANCIEROS 69,480




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OBSERVACIÓN N°8. Tipo de observación : ADMINISTRATIVA Presunto Responsable : CESAR TOLOZA NUÑEZ Gerente BILSON RODRÍGUEZ Contador MEDARDO FABER MEJÍA

Director Financiero, Adtivo y Comercial RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “…refiere en el tercer párrafo de la observación a que se presenta un menor valor no registrado en libros de $1.597’008.000, sin que se manifieste cual fue el documento oficial que originó la comparación. Sin embargo, se puede presumir que parte del menor valor está en la reliquidación de la sanción por extemporaneidad de la declaración del patrimonio del año gravable 2011 por $1.003’170.000, fijada mediante la Resolución Sanción No. 042412013000079 de julio 3 de 2013, la cual no se ha incorporado como deuda a cargo de la entidad hasta tanto se resuelva el recurso de reconsideración interpuesto por la empresa mediante escrito del 3 de septiembre de 2013. Los intereses por mora originados por el no pago oportuno de las cuotas pendientes del Impuesto al Patrimonio de 2011 tampoco han sido contabilizados, se han contabilizado solo los causados al momento del pago de las cuotas atrasadas. Contraloría: De la cuenta por pagar adquisición de bienes y servicios en cuantía de $1.431.222 (cifras en miles de pesos), no se encontró anexo que indique la relación que contenga: Nombre, concepto, fecha de adquisición del bien o servicios, cuantía, edad del pasivo como soporte de las notas explicativas de cada una de las cuentas, tal como lo indican las normas de la Contaduría General de la Nación, de tal forma que la información sea clara y precisa. La cuenta “Cuentas por pagar” código 2401, subcuenta “Adquisiciones de bienes y servicios” código 240101, fue sometida a saneamiento contable, de lo cual quedó constancia en el acta de Comité de Sostenibilidad Contable N° 0004 del 27 de noviembre de 2012 (la cual se adjunta para observación 4) por lo que el saldo de $1.431’222.284.80 reportado en el balance a diciembre 31 de 2012, sí se encuentra debidamente individualizado, con nombre del acreedor y el número del NIT (se adjunta libro auxiliar obtenido del sistema contable), de igual forma el sistema contable emite libros auxiliares con base en el NIT solicitado, en el cual se discrimina fecha de operación, detalle de la misma, movimientos débitos y créditos y el saldo del acreedor a la fecha solicitada. Para determinar más información referente al acreedor se debe remitir a la cuenta física o documento fuente o a la conciliación de cada uno de los acreedores de la entidad. El título III Capítulo II numeral 26 sobre situaciones particulares de las notas de carácter específico del Manual de Procedimiento Contable expedido por la Contaduría General de la Nación, así como la nota 4.2.9.3 “Revelaciones sobre rubros del balance general“ de la Superservicios, no contempla norma especial sobre la revelación de los rubros de Cuentas por Pagar – Adquisiciones de bienes y servicios. Contraloría: Otro de los Pasivos de significación es la de Ingresos por Anticipos Recibidos por Convenios Interadministrativas para la ejecución de Proyectos con




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Municipios, $ 254.979 (cifras en miles de pesos), de la cual existe en el balance detallado una cuenta denominada “PARTIDA SIN IDENTIFICAR”, en cuantía de $81.835 (cifras en miles de pesos) y no se encontró nota explicativa con la información amplia y suficiente, lo cual refleja que no ha sido sometida al proceso de sostenibilidad contable y que se carece de un adecuado control administrativa y contable. Por lo tanto se configura una observación administrativa, que debe incluirse en el Plan de Mejoramiento de corto plazo, al cual ésta Contraloría hará seguimiento y evaluación. En la nota 20 del Balance General se explica en detalle la naturaleza de la partida de $81.835.148,39 a favor del Municipio de Piedecuesta, descontada a la Unión Temporal Edymar en el pago de cuenta a su favor entre junio 10 y septiembre 30 de 2010, no ha sido sometida a proceso de saneamiento contable ya que aún está dentro de los términos de ley para cancelación de la acreencia del beneficiario: en realidad lo que se encuentra sin identificar es el concepto del descuento.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: Teniendo en cuenta que el proceso auditor realizado en la vigencia de 2013, corresponde a la vigencia de 2012, los hechos objeto del hallazgo igualmente son pertinentes, por tratarse de hallazgos detectados al momento de la práctica de las pruebas sustantivas y de cumplimiento de la auditoria, por lo que se confirma el hallazgo y debe ser incluido en el Plan de Mejoramiento resultante, de tal forma que la entidad lleve a cabo el proceso de sostenibilidad contable depurando las cuentas de pasivos, preparen notas de carácter especifico que sirvan a los usuarios de los estados financieros para interpretar la estructura y situación financiera real, cumpliendo las características de comprensibilidad, relevancia, materialidad, entre otras, las cuales no son observables en las presentadas ni subidas a la página SIA, A estas acciones se les hará el seguimiento y se evaluaran las acciones referidas en la controversia. SITUACION DE LAS OBLIGACIONES FISCALES La entidad refleja en los estados financieros a 31 de Diciembre de 2012, pasivos por obligaciones relacionadas con los impuestos del orden Nacional y Territorial que ascienden a $2.449.154.000, que representan el 12.20% del total pasivo y el 37.64% del pasivo corriente y el 62.62% del los recursos disponibles en entidades financieras, situación que es bastante delicada para la entidad, más aun si se tiene en cuenta que de dichos recursos $1.681.806, corresponden a recursos de convenios celebrados con entidades para la en ejecución de proyectos. La siguiente es la composición de las obligaciones fiscales:

OBLIGACIONES FISCALES (Cifras en Miles de Pesos)

TOTAl OBLIGACIONES POR IMPUESTOS TASAS Y CONTRIBUCIONES 2,449,154

IMPTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO 368,244

IMPUESTO AL PATRIMONIO 536,127




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TASA RETRIBUTIVA CDMB 636,990

IMPTO RENTA Y COMPLEMENTARIOS 655,387

RETECION EN LA FUENTE 252,406

Sin embargo en la circularización realizada a la DIAN, se obtiene el siguiente estado de cuenta:

OBLIGACIONES PENDIENTES DE PAGO Cifras en miles de pesos

RETENCION EN LA FUENTE PERIODO 01 DE 2011 6

RETENCION EN LA FUENTE PERIODO 11 DE 2011 183

RENTA AÑO 2012 L.P 1,064,674

IMPUESTO AL PARTIMONIO 2011 CUOTAS 05, 06,07 Y 08 972,895

RESOLUCION SANCION 079 IMPUESTO AL PATRIMONIO 1,003,170

TOTAL OBLIGACIONES DIAN 3,040,928

Al efectuar conciliación entre las cifras de los estados financieros y la Dian se deduce un menor valor no registrado en libros por obligaciones fiscales a la Dian de $1.597.008.000. OBSERVACIÓN N° 9 Las sanciones aplicadas por la Dian son generadas por omisión o errónea liquidación de sanciones por los años gravables 2011 y 2010, en las declaraciones de renta y complementarios y del impuesto al patrimonio que ascienden a

$3.040.928.000. Por lo cual se eleva una observación y se realizara seguimiento al fallo que profiera la Dian para efectos de lo pertinente al posible daño fiscal en la vigencia en que la entidad deba efectuar los respectivos pagos. Tipo de observación : ADMINISTRATIVA Presunto Responsable : CESAR TOLOZA NUÑEZ Gerente BILSON RODRÍGUEZ Contador MEDARDO FABER MEJÍA

Director Financiero, Adtivo y Comercial RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Me permito solicitar que la presente observación debe ser revocada, en base a los siguientes argumentos:(tiene anexo) Hay que advertir que con relación a la circularización realizada con la Dian no se observan algunas reglas contables y tributarias que deben aplicarse: el saldo por pagar de una declaración tributaria está compuesto por diferentes partidas con manejo contable diferente, por ejemplo, el anticipo del año siguiente que se liquida en la declaración se incorpora a la contabilidad solamente al momento que se realice su pago en la cuenta de




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Anticipo de Impuestos, el anticipo incluido en la declaración del año de la vigencia presentada se registra como crédito en la cuenta de Anticipo de Impuestos también al momento del pago de la declaración, las retenciones en la fuente practicadas se acreditan de la cuenta de Retención en la fuente al momento de contabilizar la declaración de renta del año anterior, en consecuencia, el valor que aparece en el sistema de la Dian es el valor a pagar liquidado en la declaración de renta correspondiente y en la contabilidad solo aparecen los valores causados en el año gravable. Sobre la resolución sanción se aplica lo anotado en el párrafo 2 de la Observación N° 8.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: Teniendo en cuenta que el proceso auditor realizado en la vigencia de 2013, corresponde a la vigencia de 2012, los hechos objeto del hallazgo igualmente son pertinentes, por tratarse de hallazgos detectados al momento de la práctica de las pruebas sustantivas y de cumplimiento de la auditoria, basados en documentos de soporte de los actos administrativos de la DIAN y las mismas cifras de los estados financieros, en el mismo hallazgo están los anexos descriptivos de las diferencias y también se hace la salvedad de que se hara seguimiento al fallo definitivo de la DIAN, a las acciones que se deriven y que tengan competencia fiscal. Por lo anterior se confirma el hallazgo y debe ser incluido en el Plan de Mejoramiento resultante, con metas de corto plazo, al cual se hará el seguimiento y se evaluaran las acciones referidas en la controversia. PASIVO NO CORRIENTE El Pasivo No Corriente suma $13.559.491.000, conformado por la Deuda Pública en cuantía de $10.430.117.000, con una participación del Pasivo no Corriente del 76.92% del pasivo no corriente, disminuida en el 18.71% respecto del año 2011 y la cuentas por pagar – avances y anticipos recibidos en $3.129.374.000, de las cuales no existe nota explicativa sobre su composición, que refleje: Entidad, convenio fecha, valor contratado, valor recibido, valor ejecutado, saldo sin ejecutar y que al conciliar con las cifras del balance coincida; pues el reporte que presentaron en Excel no es consistente ni corresponde a las cifras reflejadas en el balance y está directamente relacionada con el manejo inadecuado de información de los convenios con los municipios, que no se han liquidado y de los cuales se hace mención en la OBSERVACIÓN de las cuentas de efectivo y anticipos.

2012 2011 2010 2009

DEUDA PUBLICA 10,430,117 12,381,593 12,338,593 13,522,027

CUENTAS POR PAGAR 3,129,374 6,900,664 6,900,664 6,034,578

TOTAL PASIVO NO CORREINTE 13,559,491 19,282,257 19,239,257 19,556,605




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Por lo tanto se configura una observación administrativa, que debe incluirse en el Plan de Mejoramiento de corto plazo, al cual ésta Contraloría hará seguimiento y evaluación.

OBSERVACIÓN No. 10 Tipo de observación : ADMINISTRATIVA Presunto Responsable : CESAR TOLOZA NUÑEZ Gerente

BILSON RODRÍGUEZ Contador MEDARDO FABER MEJÍA Director Financiero, Adtivo y Comercial RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Me permito solicitar que la presente observación debe ser revocada, en base a los siguientes argumentos: No es posible que en las notas de carácter específico que se presentan con el balance general se relacione con el detalle descrito en la observación para los cerca de cincuenta y cinco convenios con saldo, ya que el informe financiero solo se debe referir a “situaciones particulares de las clases, grupos, cuentas y subcuentas”. El saldo de la cuenta de Avances y anticipos recibidos se encuentra descrita en la nota 21 del Balance General, donde se advierte que corresponde a anticipos recibidos por convenios interinstitucionales firmados y que la cuenta se sometió a saneamiento contable parcialmente. La complejidad de las operaciones originadas en los convenios firmados y los contratos de obra e interventoría hace que dificulte la labor de auditoría que se está realizando desde el año 2012. Sin embargo, se puede afirmar rotundamente que la totalidad de los convenios firmados por la empresa a partir del año 2010 se encuentran debidamente identificados y clasificados, aunque se estén realizando aún ajustes para garantizar la consistencia entre las cifras del balance y el saldo de los convenios.”


Teniendo en cuenta que el proceso auditor realizado en la vigencia de 2013, corresponde a la vigencia de 2012, los hechos objeto del hallazgo igualmente

PASIVO NO CORRIENTE

DEUDA PUBLICA CUENTAS POR PAGAR




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son pertinentes, por tratarse de hallazgos detectados al momento de la práctica de las pruebas sustantivas y de cumplimiento de la auditoria. Por lo anterior se confirma el hallazgo y debe ser incluido en el Plan de Mejoramiento resultante, con metas de corto plazo, al cual se hará el seguimiento y se evaluaran las acciones referidas en la controversia. DEUDA PÚBLICA

ENTIDAD FINANCIER

A

FECHA DESEM

B

CUANTIA DEL

CREDITO

CUANTIA DESEMBOLS

O TI

PLAZO

CU

OTA

INTERESES

TOTAL DE AMORTIZACIO

NES

SALDO DEUDA A

DICIEMBRE DE 2012

PROYECTO FINANCIADO CON

DICHOS RECURSOS

ACTO ADMINISTRATIVA

AVIVI- ENDA

27/02/2007

4,375,000

4,375,000 DTF

10 y 3 de graci

a V 1,414,500 (2,649,596) 2,653,971

Construcción de la Planta de Tratamiento de Aguas Residuales El Santuario N.D

02/03/2007

11,150,000

11,150,000

DTF

15 años y 3 de

gracia

V 3,722,917 (8,567,120) 8,578,270

Optimización de los componentes Producción, Tratamiento, Distribución y Conducción de los sistemas de acueducto y alcantarillado. N.D

12/16/2011

900,000

900,000 DTF

7 años y 1

gracia

V 88,383 (899,100) 900,000

Reposición de redes de Acueducto y Alcantarillado.

ACTA N° 003 DEL 10 DE MARZO DE 2011

SUDAMERIS

NOV 2007

690,000

690,000 DTF

5 AÑO

S

V 116,679 690 0

Optimizacion del componente de transporte del servicio publico de Aseo ofertado por Piedecuestana E.S.P mediante adquisicion de dos carros compactadores de residuos. N.D

17,115,000

17,115,000

5,342,479

(12,115,126) 12,132,241

La entidad posee una deuda pública, que a 31 de diciembre asciende a $12.132.241.000, para los cuales están pignorados los recaudos del servicio de acueducto y alcantarillado, con el fin de financiar los proyectos de: Construcción de la planta de tratamiento de aguas residuales el Santuario, el proyecto de Optimización de los componentes Producción, Tratamiento, Distribución y Conducción de los sistemas de acueducto y alcantarillado. PATRIMONIO El Patrimonio está conformado por la cuenta de Capital Fiscal y asciende a $ 48.543.835.000, el balance no contiene ninguna cuenta auxiliar que desglose la conformación de la cuenta de Capital Fiscal , ni tampoco se encontró dentro del área contable un anexo de conciliación o depuración de la cuenta. Es importante que la empresa posea información clara y precisa sobre la conformación de la cuenta del patrimonio, por cuanto sobre esta cuenta se liquida declara y paga el impuesto al patrimonio, obligación tributaria que la empresa debe cumplir. Esto conlleva a posible liquidación y pago en exceso de impuestos que estarían en detrimento de los recursos de la empresa.




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Por lo anterior se hace necesario que la entidad presente las conciliación, depuración y ajuste contable si fuere el caso a las cuentas tanto del patrimonio como de activos y pasivos, por lo que debe incluirse en el Plan de Mejoramiento con metas de corto plazo verificables por ésta Contraloría.

OBSERVACIÓN N°11. Tipo de observación : ADMINISTRATIVA Presunto Responsable : CESAR TOLOZA NUÑEZ Gerente BILSON RODRÍGUEZ Contador MEDARDO FABER MEJÍA Director Financiero, Adtivo y Comercial RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Me permito solicitar que la presente observación debe ser revocada, en base a los

siguientes argumentos: La clase 3 del Patrimonio Institucional está conformada por las cuentas de Capital fiscal (código 3208), Resultados del Ejercicio (código 3230) y Patrimonio Institucional Incorporado (código 3255) con sus respectivas subcuentas y auxiliares que emite el sistema de contabilidad y las cuales se relacionan en el balance general de la empresa. El Patrimonio de los entes públicos comprende el valor de los recursos representados en bienes y derechos, deducidas las obligaciones necesarias para cumplir los fines estipulados en el objeto social de la empresa, es decir, el Patrimonio representa el valor residual de comparar el total de los activos después de deducir todos los pasivos legalmente adquiridos, todo lo cual se encuentra detallado en cada una de las partidas del activo y pasivo de la contabilidad. En las empresas oficiales donde el control absoluto de la propiedad es del Estado, en este caso del Municipio de Piedecuesta, no es necesario clasificarlo de otra manera, situación obligatoria, por ejemplo, en una empresa por acciones, donde deberían contabilizarse individualmente las cantidades aportadas por cada accionista, para de la misma forma atender la disposición de los excedentes anuales y las reservas. De otra parte, tributariamente hablando la cuenta contable de Patrimonio, no juega ningún papel en la determinación del Impuesto al Patrimonio ya que la base para la determinación del mismo se basa en la suma de los activos del año inmediatamente anterior o el que estipule la norma, disminuida de los pasivos relacionados en la declaración correspondiente y aplicadas las deducciones que la ley tributaria permita, tal como se describe en el concepto 3 del CTCP de 2003 “el patrimonio líquido se determina restando del patrimonio bruto poseído por el contribuyente en el último día del año o período gravable el monto de las deudas a cargo del mismo, vigentes a esa fecha, tal como lo señala el artículo 282 del Estatuto Tributario”.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: Teniendo en cuenta que el proceso auditor realizado en la vigencia de 2013, corresponde a la vigencia de 2012, los hechos objeto del hallazgo igualmente




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son pertinentes, por tratarse de hallazgos detectados al momento de la práctica de las pruebas sustantivas y de cumplimiento de la auditoria, Por lo anterior se confirma el hallazgo y debe ser incluido en el Plan de Mejoramiento resultante, con metas de corto plazo, al cual se hará el seguimiento y se evaluaran las acciones referidas en la controversia.

ESTADO DE ACTIVIDAD ECONOMICA, FINANCIERA Y SOCIAL (Cifras en Miles de Pesos)

2012 2,011 2,010 2,009

NGRESOS OPERACIONALES 14,104,982 10,550,495 33,396,772 17,349,472

COSTO DE VENTA DE SERVICIOS 8,264,217 6,520,919 27,421,331 5,659,508

GASTOS OPERACIONALES 4,357,232 4,145,660 4,664,092 2,880,170

EXCEDENTE O DEFICIT OPERACIONAL 1,483,533 (116,084) 1,311,349 8,809,794

IOTROS INGRESOS 674,405 821,735 188,388 117,498

OTROS GASTOS (1,810,703) (670,732) (1,319,670) (1,439,918)

EXCEDENTE DEL EJERCICIO 347,235 34,919 180,067 7,487,374

En cuanto al Estado de Actividad Financiera, Económica y Social se observa un incremento de los ingresos por venta de servicios en el 25.20% con respecto al año 2011, un incremento de los costos y gastos del 15.495.000, frente al año 2011, los cuales representan el 59.48%, del total de los ingresos, dando como resultado unos excedentes del ejercicio del 2.46%, del total de los ingresos. Así mismo se aprecia un incremento de los excedentes del 89.94%, respecto del año inmediatamente anterior, sin embargo es necesario advertir que en el año 2013 la entidad pago por concepto de sanciones e intereses moratorios la suma de $336.308.381, por obligaciones fiscales no cumplidas en las vigencia 2010, 2011 y 2012, sobre las cuales la entidad no registro contablemente provisión a gastos, que afectaran las cifras de los excedentes presentados. AREA TRIBUTARIA La Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos Domiciliarios, ha incurrido en erogación de recursos por el incumplimiento en presentación dentro de los términos y requisitos de las obligaciones tributarias establecidas en el Estatuto Tributario artículos 591, 598, 600, 601, 603, 604, 605, 612, 592, 593, Acuerdo Municipal No 020 de 2006 del Municipio de Piedecuesta, Acuerdo Municipal No 034 de 2005 del Municipio de Girón; Ley 1430 de 2010, art.292 y 293-1, las cuales han generado sanciones e intereses moratorios, aplicadas por la DIAN y las alcaldías de los Municipios de Girón, conforme legalmente está establecido y que a continuación se desglosa: IMPUESTO AL PATRIMONIO

IMPUESTO AL PATRIMONIO FORMULARIO

AÑO GRAVABLE 2004

SANCION 13,031,000 FEBRERO 2010 420700056501- 0

INTERESES MORATORIOS 84,051,000 FEBRERO 2010 420700056501- 0

TOTAL 97,082,000




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AÑO GRAVABLE 2008

INTERESES MORATORIOS 6,431,000 SEPTIEMBRE/08 490760106451 4

INTERESES MORATORIOS 1,000 MARZO/11 490773578904 1

TOTAL 6,432,000


AÑO GRAVABLE 2011

SANCION 260,000 JULIO DE 2013 4907833953225

INTERESES MORATORIOS 100,155,000 JULIO DE 2013 4907833953225

INTERESES MORATORIOS 11,090,000 FEBRERO DE

2012 420800019303 -4

INTERESES MORATORIOS 59,830,000 AGOSTO DE 2012 490778031194 -9

SANCION 260,000 MARZO DE 2012 420860092131-2

SANCION 260,000 FEBRERO DE

2012 420800019303 -4

TOTAL 171,855,000

RESUMEN POR IMPUESTO AL PATRIMONIO

TOTAL SANCIONES 13,811,000

TOTAL INTERESES MORATORIOS 261,558,000

TOTAL 275,369,000

1. IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS

RENTA Y COMPLEMENTARIOS FORMULARIO

AÑO GRAVABLE 2011

INTERESES MORATORIOS 396,000 JUNIO /11 490777347777 6


AÑO GRAVABLE 2010

SANCION

INTERESES MORATORIOS 1,390,000 JUNIO DE 2013 4907828597868

INTERESES MORATORIOS 9,000 JUNIO DE 2013 4907828597868

TOTAL 1,399,000


AÑO GRAVABLE 2010

SANCION

INTERESES MORATORIOS 2,043,000 FEBRERO /12 490702724084 5




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AÑO GRAVABLE 2010

SANCION 251,000 OCTUBRE/ 2011 110100374332 7

INTERESES MORATORIOS 845,000 OCTUBRE/ 2011 490702724084 5

TOTAL 1,096,000


AÑO GRAVABLE 2004

SANCION 6,625,000 AGOSTO DE DE

2008 4204000174283

SANCION 6,625,000 AGOSTO DE 2013 4204000174283

INTERESE MORATORIOS 9,258,000 AGOSTO DE 2008 4204000174283

TOTAL 22,508,000


AÑO GRAVABLE 2009 - 2011

SANCION 2,144,000 OCTUBRE 2010 11096023338276

SANCION RTE FTE PERIODO 11 – 2011 268,000

AGOSTO DE 2013 **** 3507752959898

TOTAL 2,412,000


AÑO GRAVABLE 2011

SANCION RTE FTE PERIODO 06 -2011 251,000 JULIO DE 2011 350719903728-9

INTERESES MORATORIOS RTE FTE PERIODO 06 -2011 201,000

AGOSTO DE 2013 350719903728-9

TOTAL 452,000


AÑO GRAVABLE 2009 - 2011

SANCION 22,000 JUNIO DE 2013 4907828594562



TOTAL 305,000




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1. RENTA Y COMPLEMENTARIOS

RESUMEN

SANCIONES 15,918,000

INTERESES MORATORIOS 14,693,000

TOTAL 30,611,000

2. INFORMACION EXOGENA

REPORTE DE INFORMACION EXOGENA FORMULARIO

AÑO GRAVABLE 2010

SANCION 20,956,000 NOVIEMBRE/12 490703109762 7

3. IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO

INMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO

TOTAL SANCIONES POR EXTEMPORANEIDAD 75,014,613

INTERESES MORATORIOS 151,980,768

TOTAL 226,995,381

La situación descrita y reportada por la entidad arroja una cuantía de sanciones e intereses moratorios pagados de $553.931.786 así:

DIAN ICA TOTAL

SANCIONES 50,685,000 75,014,613 125,699,613

INTERESES MORATORIOS 276,251,000 151,980,786 428,231,786

TOTAL DAÑO FISCAL 326,936,000 226,995,399 553,931,399

Por lo que se convierte en un daño fiscal, sobre el cual esta entidad aplicará el régimen de responsabilidad fiscal contemplo en la Ley 610 de 2000 y sus correspondientes reglamentaciones vigentes en cuantía de $ 553.931.786, al igual que una observación administrativa y disciplinaria en virtud de la no observancia de las normas legales vigentes. OBSERVACIÓN N°. 12 Tipo de observación : ADMINISTRATIVA Presunto Responsable : CESAR TOLOZA NUÑEZ Gerente BILSON RODRÍGUEZ Contador MEDARDO FABER MEJÍA

Director Financiero, Adtivo y Comercial TIPO DE OBSERVACIÓN DISCIPLINARIO – FISCAL CARLOS FERNANDO LANDAZABAL

CAMARGO - Ex Gerente MEDARDO FABER MEJÍA




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Director Financiero, Adtivo y Comercial HECTOR SUAREZ SALCEDO - Contador

MIGUEL MENDOZA DUARTE - Tesorero NORMA VIOLADA Ley 734/2002 , Art.34, CUANTIA $553. 931. 399 RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Me permito solicitar que la presente observación debe ser revocada, en base a los siguientes argumentos: Impuesto al Patrimonio del año gravable 2004: Se canceló mediante Recibo Oficial de Pago N° 0490703410475-7 del 19 de septiembre de 2013 la suma de $12.860.000, por concepto de sanción, sin intereses moratorios, acogiéndonos a la ley de la reforma tributaria del año 2012, con lo que se finiticó el valor de la deuda, la entidad ha realizado todos los esfuerzos tendientes a sanear todas la deudas tributarias, que existían a la fecha de ingreso de esta nueva administración.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: Teniendo en cuenta que el proceso auditor realizado en la vigencia de 2013, corresponde a la vigencia de 2012, los hechos objeto del hallazgo igualmente son pertinentes, por tratarse de hallazgos detectados al momento de la práctica de las pruebas sustantivas y de cumplimiento de la auditoria, las cuantías están debidamente soportadas en las declaraciones de los impuestos referidos y en los cheques girados. Por lo anterior se confirma el hallazgo y debe ser incluido en el Plan de Mejoramiento resultante, con metas de corto plazo, al cual se hará el seguimiento y se evaluaran las acciones referidas en la controversia, en lo relacionado con la observación administrativa y en lo relacionado con lo disciplinario y fiscal se trasladara a los entes competentes. NOTAS EXPLICATIVAS

El objetivo de las notas a los estados financieros es brindar los elementos necesarios para que aquellos usuarios que los lean, puedan comprenderlos claramente, y puedan obtener la mayor utilidad de ellos. Las notas, como presentación de las prácticas contables y revelación de la entidad empresa, son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros. Las mismas deben prepararse por los administradores, con sujeción a las siguientes reglas:

1. Cada nota debe aparecer identificada mediante números o letras y debidamente titulada, con el fin de facilitar su lectura y su cruce con los estados financieros respectivos.

2. Cuando sea práctico y significativo, las notas se deben referenciar adecuadamente en el cuerpo de los estados financieros.

3. Las notas iniciales deben identificar el ente económico, resumir sus políticas y prácticas contables y los asuntos de importancia relativa.




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4. Las notas deben ser presentadas en una secuencia lógica, guardando en cuanto sea posible el mismo orden de los rubros de los estados financieros.

Es de gran importancia que la persona que trata de interpretar correctamente un estado financiero, conozca suficientemente sobre asuntos que pueden alterar significativamente los estados financieros como son las políticas sobre régimen fiscal, cartera, los métodos de provisión, la razón de su aplicación, los sistemas de inventarios utilizados, los métodos de evaluación. Igualmente es importante que en las notas se consigne lo relacionado con la depreciación de los activos fijos, los bienes de beneficio y uso público la valorización que hayan sufrido, los criterios para el manejo de los activos diferidos, bienes recibidos en dación de pago, entre otros. Otro aspecto importante que debe constar en las notas a los estados financieros, es el tratamiento de ciertos pasivos como es el caso de las provisiones y contingencias, los ingresos para terceros u obligaciones laborales, entre otros.

Todo estado financiero que se realice, debe contener las notas explicativas respectivas, de tal forma que la persona que los consulte, pueda tener la suficiente claridad sobre ellos con el fin que estos puedan cumplir con su verdadero objetivo, cual es el de servir de base para la toma de decisiones, y un estado financiero que no tenga notas aclaratorias y complementarios, no tendrá mayor utilidad, como es el caso de los estados contables de la entidad, presentados a 31 de diciembre de 2012.

OBSERVACIÓN N°. 13

Lo anteriormente expuesto tiene que ver con el análisis a las notas explicativas de los estados financieros de la Piedecuestana de Servicios a 31 de diciembre, toda vez que éstas carecen del cumplimiento de requisitos en materia de revelación de información amplia y suficiente de la conformación de las cifras de las cuentas correspondientes. Por lo que se configura una observación Administrativa para que se incluya en el plan de mejoramiento con metas de corto plazo.

Tipo de observación : ADMINISTRATIVA Presunto Responsable : CESAR TOLOZA NUÑEZ Gerente BILSON RODRÍGUEZ Contador MEDARDO FABER MEJÍA

Director Financiero, Adtivo y Comercial RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Me permito solicitar que la presente observación debe ser revocada, en base a los siguientes argumentos: Los estados financieros con corte a diciembre 31 de 2012, los cuales comprenden el Balance General, el Estado de actividad financiera, económica y social, el Estado de flujo de efectivo, el Estado de Cambios en el Patrimonio, el estado de Cambios en la situación financiera y las correspondientes notas al balance general a diciembre 31 de 2012, fueron presentados y aprobados en su oportunidad por la junta directiva de la empresa y se




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encuentran a disposición de las personas interesadas en la página web de la empresa desde el mes de abril de 2013. Las notas explicativas de los estados financieros cumplen con las reglas señaladas en la observación, ya que cada una aparece identificada con un número que se relaciona o cruza con el balance general y el estado de actividad, lo que permite referenciarla con el cuerpo de los estados financieros, ya que son presentadas siguiendo una secuencia lógica y en el mismo orden de los rubros del balance: en ellas se advierten algunos valores significativos de las cifras reportadas, si se realizaron ajustes por saneamiento contable en algunas cuentas, se describen en detalle algunas de las subcuentas del balance, se relacionan individualmente las deudas financieras, se relacionan en detalle las subcuentas de ingresos, costos y gastos. Si bien es posible que en una empresa cuya contabilidad cumpla con mejores estándares de calidad tanto en la parte contable, en la financiera como en la de la auditoría y de control interno aplicada a la información contable de los ejercicios fiscales anteriores y al actual, se podrían obtener estados contables de mejor calidad, pero en todo caso la empresa cumplió con la presentación básica recomendada por la Contaduría General de la Nación para los estados financieros a diciembre 31 de 2012.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: Teniendo en cuenta que el proceso auditor realizado en la vigencia de 2013, corresponde a la vigencia de 2012, los hechos objeto del hallazgo igualmente son pertinentes, por tratarse de hallazgos detectados al momento de la práctica de las pruebas sustantivas y de cumplimiento de la auditoria, Por lo anterior se confirma el hallazgo y debe ser incluido en el Plan de Mejoramiento resultante, con metas de corto plazo, al cual se hará el seguimiento y se evaluaran las acciones referidas en la controversia. DICTAMEN DE AUDITORIA

La Contraloría General de Santander en cumplimiento de sus funciones constitucionales y legales tal como lo expresa el Articulo 267 de la Constitución Política y atendiendo su Plan general de Auditoría para el año 2012, practicó Auditoría Gubernamental Modalidad Regular a la Empresa Municipal de Servicios Públicos Domiciliarios de Piedecuesta PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PÚBLICOS E.S.P. Se utilizaron criterios y normas de valoración de activos, pasivos, patrimonio, la constitución de provisiones así como lo relacionado con la distribución de los activos al desarrollo del cometido estatal, tales como depreciación y amortización; para el reconocimiento patrimonial de los hechos financieros, económicos y sociales, en la cual se aplicó la base de causación. En cumplimiento de las funciones inherentes al cargo, se llevó a cabo el proceso de revisión a los Estados Financieros Básicos, Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica y Social, y Notas a los Estados Financieros con corte al 31 de diciembre del 2011, de la Empresa Municipal de Servicios Públicos Domiciliarios de Piedecuesta PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PÚLICOS E.S.P. los cuales, según los documentos y anexos presentados en la rendición de




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cuenta, además de las constataciones y verificaciones efectuadas dentro del proceso auditor llevado a cabo sobre la vigencia 2012, generan el siguiente pronunciamiento de la Profesional Universitario MARIA MARGARITA CARDENAS PINZON, Contador Público, portadora de la tarjeta profesional número 34723-.T Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada la, cual es analizada por la Contraloría General de Santander, Igualmente, es responsable la administración por la preparación y correcta presentación de los Estados Financieros, de conformidad con las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad establecidos por la Contaduría General de la Nación. La responsabilidad de la Contraloría consiste en producir un informe que contenga el pronunciamiento sobre la evaluación de la gestión y resultados financieros que se expresan con la opinión sobre la razonabilidad de los Estados financieros. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de Auditoría Gubernamental Colombianas (NAGC) compatibles con las normas internacionales de auditoría (NIA´s) y con políticas y procedimientos prescritos por la Contraloría General de la República. Tales normas requirieron de planificación con el fin de obtener una seguridad razonable acerca de si los estados financieros están libres de errores e inconsistencias significativas. En la evaluación del riesgo, se incluyó la evaluación de los principios de contabilidad utilizados y las estimaciones contables significativas hechas por la administración, así como la presentación general de los estados financieros, bases con las cuales se considera que proporcionan las fuentes necesarias para expresar los conceptos y la opinión: En cuanto a la revelación de las notas a los estados contables no se presentaron de acuerdo al procedimiento establecido en el capítulo III, numeral 29 del Manual de la Resolución 356 del 05 de septiembre de 2007, Procedimiento contable y revelación de hechos relacionados con las propiedades, planta y equipo, deudores y pasivos. Opinión de los Estados Financieros. Del seguimiento realizado a las cuentas de los estados contables, fueron ponderadas las diferentes inconsistencias presentadas, arrojando las calificaciones que demuestran que las cifras de los estados contables y financieros de la Empresa Municipal de Servicios Públicos Domiciliarios de Piedecuesta E.S.E.PIEDECUESTANA DE SERVICIOS, no reúnen las características establecidas en los principios y normas técnicas que garanticen su confiabilidad, verificabilidad, tampoco satisface las necesidades de oportunidad y comprensión para establecer su realidad económica, dando origen a la opinión que se emite en este informe y que corresponde a OPINION ADVERSA; el equipo auditor manifiesta además, que la entidad auditada debe tomar acciones inmediatas y efectivas para generar estados contables y financieros, confiables, razonables; medidas que deben aplicarse en el grupo de cuentas que mayor impacto causan como son: EFECTIVO (cuenta 11, conciliaciones bancarias), el grupo DEUDORES, cuenta 13) y en el grupo




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PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPOS (cuenta 16 Terrenos Edificaciones, Muebles y Equipo, Construcciones en Curso), Cuentas por Pagar, pasivos estimados, Otros Pasivos, Avances y Anticipos Recibidos; cuentas que impactan alteran significativamente la estructura del balance en un estimado de $35.626.078.000 en los activos, $6.406.844.000, cifras que conjuntamente representa el 61.26% de los activos totales y que a su vez afectan las cifras del patrimonio y son siguientes: EFECTIVO: Las cifras en el Balance están afectadas por partidas conciliatorias no justificadas ni identificadas, hechos económicos ocurridos que no han sido sometidas al proceso de sostenibilidad contable:

Cheques girados y no cobrados sin detalle $773.622.347

Notas debito no registradas en libros $88.848.406

Notas crédito no registradas en libros $122.638.936

Cuentas Bancarias Convenios $1.681.805.530 DEUDORES: Deudores Servicios Públicos La Cuenta de Deudores Servicios Públicos en relación con el informe de Cartera generado por el sistema ARCOSIS presenta una diferencia total de $704.302.000, cifra que no ha sido conciliada entre el sistema de cartera y el área contable, como consecuencia del manejo de la información aisladamente del sistema contable y la ausencia de procedimientos de control interno contable y administrativa, Avances y Anticipos: El sistema contable, registra de manera global en la cuenta de Avances y Anticipos para proyectos de inversión la cuantía de $13.753.980.000, no se encuentra debidamente soportada, depurada, conciliada ni ajustada contablemente ni, conforme al comportamiento de la ejecución de contratos, legalización, actas de avance y actas de liquidación de los mismos. OTROS DEUDORES

Dentro de la cuenta otros deudores se encuentra la cuenta 14709006, denominada deudores traslados bancarios, en cuantía de $67.375.000, de la cual no se encontró nota explicativa ni soporte físico que permita identificar la justificación de esta cifra registrada en cumplimiento de las normas contables vigentes expedidas por la Contaduría General de la Nación. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO La entidad confirma que no ha llevado a cabo la práctica del inventario físico, la valoración de sus bienes propiedad planta y equipo, bienes de beneficio y uso público y otros activos, exigidos además por la Comisión reguladora de agua potable y saneamiento básico.




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Dentro de éste rubro se encuentra el de Construcciones en Curso en cuantía de $18.046.925.000, del cual tampoco se encontró informe de depuración y conciliación que indique nombre de los proyectos, fecha de iniciación del proyecto, valor asignado, valor del anticipo, valor ejecutado, estado de los proyectos, proyectos terminados, saldo por ejecutar, indicando que las cifras de las cuentas del activo no corriente no son razonables. La entidad tampoco posee un software para el manejo de dichos bienes, junto con las depreciaciones; igualmente de manera individual, tal como lo establecen las normas de la Contaduría General de la Nación. Lo anterior refleja ausencia de procedimientos de control interno que garanticen la salvaguarda de su patrimonio.

PASIVO: De la cuenta por pagar adquisición de bienes y servicios en cuantía de $1.431.222.000, no se encontró anexo que indique la relación que contenga: nombre, concepto, fecha de adquisición del bien o servicios, cuantía, edad del pasivo como soporte de las notas explicativas de cada una de las cuentas, tal como lo indican las normas de la Contaduría General de la Nación, de tal forma que la información sea clara y precisa. Otro de los Pasivos de significación es la de Ingresos por Anticipos Recibidos por Convenios Interadministrativas para la ejecución de Proyectos con Municipios, $254.979.000, de la cual existe en el balance detallado una cuenta denominada “PARTIDA SIN IDENTIFICAR”, en cuantía de $81.835.000, y no se encontró nota explicativa con la información amplia y suficiente, lo cual refleja que no ha sido sometida al proceso de sostenibilidad contable y que se carece de un adecuado control administrativa y contable. En cuanto a la cuenta de acreedores por $478.740.000, igualmente está directamente relacionada con el manejo inadecuado de información de los convenios con los municipios, que no se han liquidado y de los cuales se hace mención en las observaciones de las cuentas de efectivo y anticipos. De la cuenta por pagar adquisición de bienes y servicios en cuantía de $1.431.222.000, no se encontró anexo que indique la relación que contenga: Nombre, concepto, fecha de adquisición del bien o servicios, cuantía, edad del pasivo como soporte de las notas explicativas de cada una de las cuentas, tal como lo indican las normas de la Contaduría General de la Nación, de tal forma que la información sea clara y precisa. Las cuentas por pagar – avances y anticipos recibidos en $3.129.374.000, de las cuales no existe nota explicativa sobre su composición, que refleje: entidad, convenio fecha, valor contratado, valor recibido, valor ejecutado, saldo sin ejecutar y que al conciliar con las cifras del balance coincida; pues el reporte que presentaron en excel no es consistente ni corresponde a las cifras reflejadas en el balance. En conclusión la entidad debe encaminar plan de acciones de mejora en la aplicación de métodos y procedimientos contables, administrativos y de control interno que garanticen la observancia de los principios y normas contables expedidas por la Contaduría General de la Nación y demás normas legales vigentes aplicables.




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En cuanto al los excedentes se observa un incremento del 89.94%, respecto del año inmediatamente anterior, sin embargo es necesario advertir que en el año 2013 la entidad pago por concepto de sanciones e intereses moratorios la suma de $336.308.381, por obligaciones fiscales no cumplidas en las vigencia 2010, 2011 y 2012. La entidad no refleja el registro contable de provisión para los gastos relacionados por las sanciones e intereses moratorios de los procesos tributarios en curso y los cuales se verán afectados los resultados en la vigencia en que la Dian emita los fallos definitivos por el incumplimiento de las obligaciones fiscales referidas en el presente informe y que tendrán un posible impacto importante en los resultados. OBLIGACIONES FISCALES La Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos Domiciliarios, ha incurrido en erogación de recursos por el incumplimiento en presentación dentro de los términos y requisitos de las obligaciones tributarias establecidas en el Estatuto Tributario artículos 591, 598, 600, 601, 603, 604, 605, 612, 592, 593, Acuerdo Municipal No 020 de 2006 del Municipio de Piedecuesta, Acuerdo Municipal No 034 de 2005 del Municipio de Girón; Ley 1430 de 2010, art.292 y 293-1, las cuales han generado sanciones e intereses moratorios, aplicadas por la DIAN y las alcaldías de los Municipios de Girón, conforme legalmente está establecido, convirtiéndose en un posible daño fiscal, sobre el cual esta entidad aplicará el régimen de responsabilidad fiscal contemplo en la Ley 610 de 2000 y sus correspondientes reglamentaciones vigentes en cuantía de $ 553.931.786, al igual que una observación administrativa y disciplinaria en virtud de la no observancia de las normas legales vigentes. Al efectuar conciliación entre las cifras de los estados financieros de la Dian se deduce un menor valor no registrado en libros por obligaciones fiscales a la Dian de $1.597.008.000. Las sanciones aplicadas por la Dian son generadas por omisión o errónea liquidación de sanciones por el año gravable 2011 y 2010, en la declaraciones de renta y del impuesto al patrimonio, que asciende. 3.2. EVALUACIÓN Y ANALISIS LÍNEA PRESUPUESTAL GESTION PRESUPUESTAL La empresa de servicios públicos cuenta con el software GD para el manejo presupuesto, la responsabilidad y las autorizaciones de acceso a este software están a cargo de quien ejerza como contador de la empresa, quien debe impartir las autorizaciones respectivas a los diferentes funcionarios; no obstante no existe acto administrativa de delegación de esta función al contador actual. OBSERVACIÓN N°.14 A través de la evaluación presupuestal se evidencia falta de unidad de criterio para registrar ingresos ya que estos se realizan en algunos casos a través de nota de




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contabilidad (NC) y en otros eventos a través de factura de venta (FV); y falta de calidad en los registros presupuestales de ingresos y gastos, ya que existen inconsistencias en las fechas reales de elaboración respecto de los números consecutivos de los comprobantes, hechos que se generan por la falta de implementación de controles y seguridad en el módulo, ya que se constató que si bien el sistema arroja automáticamente el consecutivo con su respectiva fecha, permite realizar modificaciones o manipulaciones a discrecionalidad del funcionario que realice la labor; situación que da origen a la configuración de una observación administrativa, para que de manera inmediata se establezcan acciones correctivas pertinentes y eficaces a fin de evitar que se presenten alteraciones al sistema, que afecten el resultado presupuestal. Tipo de observación: Administrativa PRESUNTO RESPONSABLE: CESAR TOLOZA NUÑEZ Gerente RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Me permito solicitar que la presente observación debe ser revocada, en base a los siguientes argumentos: Los ingresos presupuestales se registran por medio de Notas Presupuestales para el caso de los del registro de rendimientos financieros, ingresos extraordinarios o diversos o ejecución de los anticipos y los ingresos causados con el pago mensual del servicio por parte de los usuarios de servicios públicos, solamente al contabilizar la venta de otros servicios (venta de medidores, de derechos de conexión y otros servicios de aseo) se elabora una factura de venta, la cual viene acompañada de una consignación bancaria, evento en el cual se efectúa el registro presupuestal en el mismo documento, atendiendo los principios de celeridad, economía y oportunidad. Los correctivos propuestos en la observación se están adelantando en la medida de lo posible, aunque siempre se van a presentar casos en los cuales la fecha real del ingreso no va a coincidir con el registro presupuestal por la dinámica misma de la empresa y la demora de algunos documentos en llegar a la empresa y la detección misma de los ingresos a contabilizar, hay ingresos que se detectarán al momento de la conciliación bancaria y solo hasta ese momento se podrán contabilizar”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: Una vez evaluada la respuesta del sujeto de control, el grupo auditor considera inviable desvirtuar la observación, en razón a que la empresa debe implementar en el corto plazo mecanismos idóneos que garanticen la oportunidad, integridad y calidad de la información. Por lo anterior se confirma la observación, la cual tendrá la connotación de hallazgo con alcance administrativo. Aprobación del Presupuesto De conformidad con las disposiciones legales, el Confis mediante Resolución sin número de fecha 31 de octubre del 2011, aprobó el Presupuesto de Ingresos y Gastos para la vigencia comprendida entre el 1 de enero y 31 de diciembre de




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2012, en la suma de $13.621.816.053; el cual fue desagregado por el Gerente mediante Resolución 243 de diciembre 30 de 2011. Si bien el presupuesto aprobado contiene la definición detallada de los ingresos y gastos y las disposiciones generales, éstas deben ser más precisas y coherentes a fin de garantizar el cumplimiento al principio de especialización y la correcta ejecución del presupuesto; así mismo deben facilitar el control y seguimiento. Modificaciones al Presupuesto

ADICIÓN REDUCCIÓN

INGRESOS CORRIENTES 5,315,431,704 3,668,029,150 2,116,757,425 6,866,703,429

RECURSOS DE CAPITAL 1,000,000 13,400,729,062 - 13,401,729,062

DISPONIBILIDAD INICIAL 1,000,000 - - 1,000,000

TOTAL INGRESOS 5,317,431,704 17,068,758,212 2,116,757,425 20,269,432,491

INGRESOS CORRIENTES 5,619,290,475 12,804,371,028 - 18,423,661,503

RECURSOS DE CAPITAL 1,000,000 15,404,839,963 - 15,405,839,963


TOTAL INGRESOS 5,621,290,475 28,209,210,991 - 33,830,501,466

INGRESOS CORRIENTES 2,681,093,874 922,704,178 - 3,603,798,052

RECURSOS DE CAPITAL 1,000,000 223,556,061 - 224,556,061


TOTAL INGRESOS 2,683,093,874 1,146,260,239 - 3,829,354,113

TOTAL 13,621,816,053 46,424,229,442 2,116,757,425 57,929,288,070

OTROS INGRESOS 25,000,000 - - 25,000,000

ALC

AN

TAR

IL

LAD

OA

SEO

EMPRESA MUNICIPAL DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS VIGENCIA FISCAL 2012

EJECUCION PRESUPUESTO DE INGRESOS

AC

UED

UC

TO DESCRIPCION VALOR APROBADO

MODIFICACIONES

DEFINITIVO

ADICION REDUCCION CREDITO CONTRACREDITO

GASTOS FUNCIONAMIENTO 1,162,577,631 584,887,327 - 204,700,159 254,567,029 1,697,598,088

GASTOS DE COMERCIALIZACION Y PRODUCCION 155,061,210 140,618,392 - 8,000,000 53,691,132 249,988,470

SERVICIO A LA DEUDA 838,422,161 - - 219,561,543 106,839,368 951,144,336

INVERSION SECTOR SANEAMIENTO BASICO Y A.P 3,109,370,702 3,268,144,765 2,116,757,425 683,754,963 796,477,138 4,148,035,867

CUENTAS POR PAGAR 13,064,670,043 - 13,064,670,043

PASIVOS EXIGIBLES VIGENCIAS EXPIRADAS 52,000,000 10,437,685 - 104,947,354 9,389,352 157,995,687

TOTAL GASTOS 5,317,431,704 17,068,758,212 2,116,757,425 1,220,964,019 1,220,964,019 20,269,432,491

GASTOS FUNCIONAMIENTO 887,218,047 305,257,354 - 168,105,777 157,181,968 1,203,399,210

GASTOS DE COMERCIALIZACION Y PRODUCCION 119,380,625 10,974,888 - - 63,698,785 66,656,728

SERVICIO A LA DEUDA 1,385,744,507 - - 237,097,894 248,435,627 1,374,406,774

INVERSION SECTOR SANEAMIENTO BASICO Y A.P 3,179,947,296 12,646,697,100 - 555,603,585 544,265,853 15,837,982,128

CUENTAS POR PAGAR - 15,171,643,178 - - 15,171,643,178

PASIVOS EXIGIBLES VIGENCIAS EXPIRADAS 49,000,000 74,638,471 - 53,136,956 361,979 176,413,448

TOTAL GASTOS 5,621,290,475 28,209,210,991 - 1,013,944,212 1,013,944,212 33,830,501,466

GASTOS FUNCIONAMIENTO 334,993,441 82,627,488 64,752,468 71,769,156 410,604,241

GASTOS DE COMERCIALIZACION Y PRODUCCION 298,435,282 5,000,000 - 158,034,528 145,400,754

SERVICIO A LA DEUDA 136,013,017 - 46,000,000 52,225,344 129,787,673

INVERSION SECTOR SANEAMIENTO BASICO Y A.P 1,902,052,134 978,623,394 497,749,408 315,207,899 3,063,217,037

CUENTAS POR PAGAR 80,009,357 - 80,009,357

PASIVOS EXIGIBLES VIGENCIAS EXPIRADAS 11,600,000 - 11,264,949 335,051

TOTAL GASTOS 2,683,093,874 1,146,260,239 - 608,501,876 608,501,876 3,829,354,113

TOTAL 13,621,816,053 46,424,229,442 2,116,757,425 2,843,410,107 2,843,410,107 57,929,288,070

OTROS SECTORES-ESTUDIOS PREINVERSION 25,000,000 - - - - 25,000,000

EMPRESA MUNICIPAL DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS VIGENCIA FISCAL 2012

AC

UE

DU

CT

OA

LC

AN

TA

RIL

LA

DO

AS

EO

EJECUCION PRESUPUESTO DE GASTOS

DEFINITIVODESCRIPCION VALOR APROBADO

MODIFICACIONES




INFORME DEFINITIVO


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Durante la vigencia fiscal 2012, la E.S.P. realizó una serie de modificaciones presupuestales en el ingreso y gasto (adición, reducción traslados), los cuales implicaron un incremento de $44.307.472.017, que representa el 325% respecto del presupuesto inicial, el cual obedece principalmente a la adición de recursos de convenios y a la adición de reservas presupuestales, pero evidencia fallas de planeación en la elaboración del presupuesto. Las adiciones realizadas al presupuesto de ingresos y gastos ascienden a $46.424.229.442 que representa el 341% del presupuesto aprobado. Las adiciones más representativas en el ingreso corresponden a las efectuadas a los recursos de capital las cuales aportan el 62.6%, originadas por el bajo nivel de ejecución de recursos de la vigencia anterior (recursos de balance); seguido de Ingresos Corrientes con 37.4% recursos percibidos por los diferentes convenios celebrados con municipios del Departamento de Santander y Otros municipios como Arenal Bolívar, cuyo objeto es la construcción de acueductos y alcantarillados. En el gasto las más relevantes se dan en cuentas por pagar, seguidas de inversión Sector Saneamiento Básico y Agua Potable; en menor incidencia se presentan las adiciones en gastos de funcionamiento y comercialización. Las modificaciones a través de adiciones están soportadas en las siguientes resoluciones emitidas por el Gerente, previa autorización del CONFIS:

ACTO ADTVO CONCEPTO VALOR

Resolución 006

Constitución y Adición de Reservas Presupuestales Servicio de

ACUEDUCTO Unidad de Negocios Locales de la E.S.P 96,494,120

Resolución 014

Constitución y Adición de Reservas Presupuestales servicio de

ALCANTARILLADO Unidad de Negocios Locales de la E.S.P 111,896,537

Resolución 015

Constitución y Adición de Reservas Presupuestales servicio de ASEO

Unidad de Negocios Locales de la E.S.P 80,009,357

Resolución 021


ALCANTARILLADO Unidad de Negocios CONVENIOS CON OTRAS

ENTIDADES con la E.S.P 15,059,746,640

Resolución 022


ACUEDUCTO Unidad de Negocios CONVENIOS CON OTRAS ENTIDADES

con la E.S.P 12,952,035,924

Resolución 045

Adición de recursos de Convenio No. 005 de 2010 con Otros Municipios

(Arenal Bolivar). ALCANTARILLADO 98,198,198

Resolución 053Recuperación de cartera-Intereses Moratorios-Derechos de Conexión.

ACUEDUCTO 185,181,416

Resolución 054

Recuperación de cartera--Derechos de Conexión - Interes Moratorio

ALCANTARILLADO 143,346,367

Resolución 055 Recuperación de cartera-Intereses Moratorios- ASEO 52,216,903

Resolución 056

Recursos recibidos de la Aseguradora SURA. por Siniestro.Vehículo OSU

021. ASEO 4,666,500

Resolución 057

Adición de recursos de Convenio No.0370 de 2012 con el Departamento

de Santander (Municipio la Belleza). ALCANTARILLADO 5,999,716,422

Resolución 058

Adición Fondo Nacional de Regalias. Proyecto BPIN 1150030440000

(Municipio El Playón). ALCANTARILLADO 4,713,946,947

Resolución 098

Recursos recibidos de la Aseguradora SURA. por Siniestro.Vehículo OSU

021. ASEO 1,200,000

Resolución 099 Recuperación de cartera--Derechos de Conexión. ALCANTARILLADO 147,670,609

Resolución 103 Recuperación de cartera-Derechos de Conexión. ACUEDUCTO 282,284,565

Resolución 106 Recuperación de cartera-Facturación por disposiión final de basura- ASEO 114,251,880

Resolución 109Modificación Resolución 022 de 2012. Adición de reserva Presupuestal.


ADICIONES PRESUPUESTALES EN EL INGRESO Y GASTO




INFORME DEFINITIVO


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Las reducciones en el ingreso y en el gasto se dieron en $2.116.757.425 por la liquidación por mutuo acuerdo de los convenios 1369 y 1041 suscritos con el Departamento de Santander. En el ingreso se destacan los movimientos realizados en Ingresos Corrientes y en el gasto los realizados en el sector inversión unidad de servicios Acueducto.

Las modificaciones mediante traslados (crédito y contracrédito) equivalen a $2.843.410.107. Los movimientos más representativos se dan en el sector inversión; estos se soportan en las siguientes resoluciones:

Resolución 111Recuperación de cartera-Facturación por disposiión final de basura- ASEO

49,069,109

Resolución 143

Recuperación de cartera-Derechos de conexión-Venta de

medidores,Elaboración de certificaciones. ACUEDUCTO 48,665,123

Resolución 144 Recuperación de cartera-Derechos de conexión. ALCANTARILLADO 30,547,404

Resolución 145Recuperación de cartera y servicios de Administración de convenios con

otros municipios. ASEO 56,186,301

Resolución 148

Adición de recursos de Convenio No.00001041 de 2012 con el

Departamento de Santander (Municipio Aratoca). ACUEDUCTO 1,883,518,675

Resolución 169

Adición de recursos de Convenio MGCI 005-de 2012 con el Municipio de

Guapotá . ALCANTARILLADO 30,000,000

Resolución 170

Recuperación de cartera-Derechos de conexión-Venta de

medidores,Elaboración de certificaciones. ACUEDUCTO 61,829,103

Resolución 171

Recuperación de cartera-facturación a otros operadores,Elaboración de

certificaciones. ASEO 1,458,147

Resolución 175

Adición de recursos de Convenio No. 0492-de 2012 con el Departamento

de santander (Municipio Piedecuesta). ALCANTARILLADO 647,021,572

Resolución 178

Recuperación de cartera-Derechos de conexión-Elaboración de

certificaciones- Servicio de transporte de aguas residuales.


Resolución 183Recuperación de cartera -Facturación a otros operadores-facturacion a

nuevos usuarios-aportes de aseo por parte de las empresas. ASEO 7,311,166

Resolución 188Recuperación de cartera-Derechos de conexión-Venta de medidores-

Elaboración de certificaciones- Venta de agua en Bloque. ACUEDUCTO 44,351,408

Resolución 189


certificaciones-ALCANTARILLADO 16,138,496

Resolución 200Adición de recursos de Convenio No. 0001369 de 2012 con el

Departamento de santander (Municipio Lebrija) . ACUEDUCTO 233,238,750

Resolución 201

Adición de recursos de Convenio No. 637-de 2012 con el Municipio de

Piedecuesta . ALCANTARILLADO 1,066,838,460

Resolución 202


Piedecuesta . ACUEDUCTO 777,125,167

Resolución 211


Piedecuesta . ASEO. 119,999,991

Resolución 233Recuperación de cartera-Aportes de Distraves. ASEO

6,456,835

Resolución 234


certificaciones- Servicios de agua cobrado por acciones fraudulentas.


Resolución 235


certificaciones- Servicios de transporte de aguas residuales.


Resolución 238

Adición de utilidades de Convenio No. 600-de 2012 con el Municipio de

piedecuesta- Recursos trasnferidos de la administración de convenios con

el Municipio de Playón, la Belleza y Aratoca . ASEO. 258,452,508

Resolución 252

Recuperación de cartera-Derechos de conexión-cobro por acciones

fraudulentas. ASEO-ALCANTARILLADO 30,603,185

Resolución 255


piedecuesta . ASEO. 389,998,000

Resolución 257

Recuperación de cartera-Derechos de conexión-Expedición de

certificaciones- cobro por acciones fraudulentas- Venta de medidores-

Venta de agua en Bloque. ACUEDUCTO. 65,576,627

Resolución 269

Adición No. 01 al convenio No. 00001350 de 2012. Con el Departamento de

Santander. ACUEDUCTO/ Adición No. 01 al convenio 637 de 2012. con el

municipio de Piedecuesta. ALCANTARILLADO 324,975,500

Resolución 273



Resolución 287



46,424,229,412 TOTAL




INFORME DEFINITIVO


Página 47 de 175

OBSERVACIÓN N°15 Deficiencias en las modificaciones presupuestales-

Modificaciones mediante Crédito y contra crédito De la revisión a los traslados presupuestales realizados durante la vigencia 2012, se denota que no hubo una debida planeación al efectuar los mismos, por cuanto los créditos y contra créditos efectuados en los agregados de funcionamiento, servicio a la deuda e inversión, son proporcionales en valor; es decir no se disminuye el monto de las apropiaciones entre agregados para aumentar la de

ACTO ADTVO CONCEPTO GASTO

Resolución 023 Traslado de Gastos de Funcionamiento. ACUEDUCTO 69,071,671

Resolución 024Traslado de Gastos de Funcionamiento y Sector Inversión.


Resolución 025 Traslado de Gastos de Funcionamiento y Sector Inversión. ASEO 225,662,349

Resolución 041

Traslado de Gastos de Funcionamiento-Comercialización y Sector

Inversión. ACUEDUCTO 63,825,844





Resolución 047 Traslado de Gastos de Funcionamiento. ALCANTARILLADO 4,000,000

Resolución 100 Traslado de Gastos de Funcionamiento y Servicio a la Deuda. ASEO 50,293,523

Resolución 101 Traslado Servicio Deuda y Sector Inversión.ACUEDUCTO 473,220,573

Resolución 102Traslado de Gastos de Funcionamiento , Servicio a la Deuda y Sector

Inversión. ALCANTARILLADO 452,895,631

Resolución 104Traslado de Gastos de Funcionamiento y Sector Inversión. ACUEDUCTO

15,902,673



Resolución 129

Traslado de Gastos de Funcionamiento y Sector Inversión.


Resolución 130 Traslado de Gastos de Funcionamiento y Sector Inversión. ACUEDUCTO 21,100,000


Resolución 138Traslado de Gastos de Funcionamiento, Comercialización y Sector

Inversión. ALCANTARILLADO 64,106,582

Resolución 160 Traslado de Gastos de Funcionamiento y Sector Inversión. ACUEDUCTO 100,064,757



Resolución 179 Traslado Sector Inversión. ACUEDUCTO 35,680,000

Resolución 180

Traslado de Gastos de Funcionamiento y gastos de comercialización a

Sector Inversión. ASEO 91,980,000

Resolución 186 Traslado Sector Inversión. ALCANTARILLADO 15,616,000

Resolución 187 Traslado Sector Inversión. ACUEDUCTO 15,616,000

Resolución 206Traslado de Gastos de Comercialización a Gastos de

Funcionamiento.ALCANTARILLADO. 1,000,000

Resolución 207Traslado de Gastos de Funcionamiento, Gastos de Comercialización y

Sector Inversión. ACUEDUCTO/ ALCANTARILLADO/ASEO 441,575,764

Resolución 237 Traslado Sector Inversión. ALCANTARILLADO 24,894,817


Resolución 245 Traslado de Gastos de Funcionamiento. ALCANTARILLADO 10,478,000


Resolución 256Traslado de Servicio a la Deuda y Sector Inversión. ACUEDUCTO/

Traslado de Funcionamiento y Gastos de Comercialización. ASEO 63,699,367

Resolución 258Traslado de Gastos de Funcionamiento y Sector Inversión. ACUEDUCTO./

Traslado Gastos de Funcionamiento. ALCANTARILLADO. 4,367,230

Resolución 283

Traslado de Gastos de Funcionamiento y Sector Inversión. ACUEDUCTO./

Traslado Gastos de Funcionamiento y servicio a la Deuda.

ALCANTARILLADO./ Traslado de Gastos de Funcionamiento y Servicio a la

Deuda.ASEO 141,353,587

2,843,410,018 TOTAL

TRASLADOS PRESUPUESTALES EN EL INGRESO Y GASTO




INFORME DEFINITIVO


Página 48 de 175

otra apropiación, lo que conlleva a precisar que estos se realizan por necesidad particular y no de manera general y articulada; aunado a que los valores ajustados no fueron ejecutados como se proyectaron.

Modificaciones mediante Aplazamiento Al final de la vigencia 2012, se realiza una modificación presupuestal mediante aplazamiento, según resolución 289 de 2012, en la cual se establece sólo la afectación del gasto, colocando en desequilibrio el presupuesto por cuanto este ajuste afecta el monto total del presupuesto; así mismo, se evidencia que previo al cierre presupuestal no existe acto administrativa donde se reduzca el ingreso conforme al gasto suspendido temporalmente, ante el no giro o aprobación de recursos para cubrir obligaciones; ni donde se libere el recurso, contrariando las disposiciones legales, procedimiento que deberá ser revisado y ajustado. Se evidencia además, que en el aplazamiento realizado al presupuesto de gastos de la Unidad de negocios de Alcantarillado rubro 05410302 Rehabilitación de Infraestructura propia del sector, en la suma de $151.762.930, sustentado en que la empresa no contaría con recursos para cubrir obligaciones derivadas de la ejecución de estos gastos, se incumple con lo establecido en el acto administrativo (Resolución 289/12), al asumir compromisos en una cuantía superior en $15.504.848 a la objeto de suspensión, decisión que carece de sustento toda vez que no se evidencia acto administrativo donde se haya liberado el recurso aplazado, para dar viabilidad a la asunción de mayores compromisos. Las anteriores situaciones, dan origen a una observación de tipo administrativa, por lo cual la empresa debe adoptar acciones correctivas pertinentes y oportunas. Tipo de observación: Administrativa PRESUNTO RESPONSABLE: CESAR TOLOZA NUÑEZ Gerente. RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Me permito solicitar que la presente observación debe ser revocada, en base a los siguientes argumentos:

Modificaciones mediante crédito y contra crédito

Los movimientos, créditos y contra créditos que la empresa ejecutó durante la vigencia de 2012, se realizaron en función a los requerimientos y necesidades que la empresa tuvo que solucionar para su funcionamiento de acuerdo a los recursos disponibles para operar y para el cumplimiento de pasivos u obligaciones de la vigencia anterior, considerando y evaluando la posibilidad de no genera un déficit

Modificaciones mediante aplazamiento.

La presente modificación se hace teniendo en cuenta la situación de la empresa con base en el análisis de la relación entre los ingresos y gastos de la empresa y de ello se deduce que los ingresos no se podían alcanzar y para generar un déficit y por eso se toma la decisión sobre las siguientes normas:




INFORME DEFINITIVO


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RESOLUCIÓN CONFIS DE 31 DE OCTUBRE 2012:

Artículo 29: En cualquier mes del año fiscal, el CONFIS o quien este delegue podrá realizar adiciones, traslados, reducir o aplazar total o parcialmente, las apropiaciones presupuestales, en caso de ocurrir uno de los siguientes eventos:

1. Que los recaudos del año puedan ser inferiores al total de gastos y obligaciones

contraídas con tales recursos.

2. Que no fueran aprobadas los nuevos recursos por junta directiva o que los

aprobados fueran insuficientes para atender los gastos a que se refiere el artículo

347 de la constitución política.

3. Que no se perfecciones los recursos de crédito autorizados.

Con relación a esta observación se tendrá en cuenta para el mejoramiento de los procesos relacionados con la ejecución del presupuesto”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: Con los argumentos expuestos no es procedente desvirtuar la observación, toda vez que la empresa debe evitar la configuración de riesgos como en efecto ocurrió con la modificación realizada a través de aplazamiento; además, debe procurar una mejor programación y planeación presupuestal orientada a resultados que impacten positivamente en la gestión de la empresa. Por lo anterior, se confirma la observación, la cual tendrá la connotación de Hallazgo con alcance administrativo, en aras de que se implementen las acciones correctivas pertinentes que eviten la recurrencia de los hechos señalados. EJECUCION PRESUPUESTO INGRESOS

El presupuesto de definitivo de ingresos de la vigencia fiscal 2012 comparado con el de la vigencia 2011, muestra que para el último año se presentó una

DEFINITIVO RECAUDADO DEFINITIVO RECAUDADO DEFINITIVO RECAUDADO

INGRESOS CORRIENTES 6,866,703,429 6,590,106,946 37,171,681,607 17,154,261,808 9,673,777,801 7,615,399,702

RECURSOS DE CAPITAL 13,401,729,062 3,305,482,540 1,929,217,182 1,310,315,517 1,746,781,451 1,396,743,689

DISPONIBILIDAD INICIAL 1,000,000 - 81,000,000 - 3,532,589,735 3,478,276,429

TOTAL INGRESOS 20,269,432,491 9,895,589,486 39,181,898,789 18,464,577,325 14,953,148,987 12,490,419,820


RECURSOS DE CAPITAL 15,405,839,963 4,580,678,620 4,311,038,592 4,062,588,270 657,083,700 608,869,061

DISPONIBILIDAD INICIAL 1,000,000 - 81,000,000 - 10,849,050,696 10,849,050,696

TOTAL INGRESOS 33,830,501,466 14,222,255,565 46,388,240,289 20,426,432,661 31,720,668,058 23,310,928,991


RECURSOS DE CAPITAL 224,556,061 134,440,521 198,766,096 3,398,539 561,900,204 393,479,689

DISPONIBILIDAD INICIAL 1,000,000 - 41,000,000 - 124,819,215 124,819,215

TOTAL INGRESOS 3,829,354,113 2,873,505,714 2,688,837,097 1,273,539,113 2,969,118,525 2,559,793,885

25,000,000 - - - - -

57,954,288,070 26,991,350,765 88,258,976,175 40,164,549,099 49,642,935,570 38,361,142,696

Fuente: Informes suministrados por la ESP vigencias 2010-2012.

TOTAL PRESUPUESTO INGRESOS

EJECUCION PRESUPUESTO DE INGRESOS

OTROS INGRESOS

AL

CA

NT

AR

ILL

AD

OA

SE

O

UNIDAD DE NEGOCIO

AC

UE

DU

CT

O

2012 2011 2010




INFORME DEFINITIVO


Página 50 de 175

disminución de $30.304.688.105 que porcentualmente equivale a un 34,3%, la cual obedece principalmente al decrecimiento de los ingresos corrientes de la Unidad de Servicios de Acueducto y Alcantarillado (vía convenios) y a la disminución de la disponibilidad inicial. El recaudo efectivo al cierre de la vigencia corresponde a $26.991.350.765 que representa el 46.57% de lo proyectado; respecto de la vigencia 2011, se mantuvo la tendencia deficiente ya que el nivel de recaudo en la misma fue de 45.6%; resultados con los cuales se afecta el cumplimiento de planes, programas y proyectos orientados al aseguramiento de la calidad en la prestación de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo. Unidad de Servicio de Acueducto La Piedecuestana E.S.P, recaudó por concepto de acueducto la suma $9.895.589.486, correspondiente al 49% de la apropiación definitiva de $20.269.432.491; comparado con la vigencia anterior (2011), el nivel de recaudo aumento dos (2) puntos porcentuales.

Ingresos Corrientes

Los ingresos corrientes representan el 66.6% del total de ingresos. Por ingresos de explotación se recaudó $6.007.898.890, equivalente al 91% del total de ingresos corrientes, que corresponden a la venta de servicio de agua potable ($4.271.420.270); derechos de conexión, instalación de medidores y otros ($1.000.382.863); y Otros ingresos representados en los convenios 632,738 y 761 de 2012 suscritos con el municipio de Piedecuesta y Adición No.1 del convenio 1350/11 suscrito con el Departamento de Santander ($653.825.757) e ingresos por administración de convenios con otros municipios ($82.270.000).

INGRESOS DE EXPLOTACION

DEFINITIVO RECAUDADO

4,976,906,369

5,271,803,133

VENTA DE SERVICIOS


1,132,929,590

736,095,757

OTROS INGRESOS




INFORME DEFINITIVO


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La Piedecuestana empresa de Servicios Públicos, por concepto de Aportes y transferencias de subsidios para el consumo básico de los usuarios del servicio de acueducto de los estratos 1, 2 y 3, registra un recaudo de $486.996.660 equivalente al 93% de lo pactado ($523.639.702). Con estos recursos se beneficiaron 27.502 usuarios del servicio de acueducto de los estratos 1,2 y 3. Por concepto de contribuciones la unidad de servicios públicos de acueducto registra un recaudo de $95.211.395.

Recursos de Capital

Los recursos de capital representan el 33.4% del total de ingresos de la vigencia, por este concepto se recaudó el 25% de la apropiación definitiva es decir $3.3305.482.540, que corresponden a recuperación de cartera morosa por la prestación del servicio de acueducto y cuentas por pagar (compromisos y obligaciones) de vigencias anteriores. Unidad de servicio de Alcantarillado En cuanto al servicio de alcantarillado se proyectó recaudar la suma de $33.830.501.466 de los cuales se recaudó efectivamente la suma de $14.222.255.565, es decir el 42%; comparado con la vigencia 2011, se presenta una leve disminución en relación a la apropiación definitiva.

APORTES


756,867,471

582,208,055

APORTES Y TRANSFERENCIAS

RECURSOS DECAPITAL

RECUPERACION DECARTERA

CUENTAS X PAGAR(COMPR/OBLIG)

1,00

0,00

0

336,

059,

018

13,0

64,6

70,0

44

-

320,

778,

126

2,98

4,70

4,41

4

RECURSOS DE CAPITAL





INFORME DEFINITIVO


Página 52 de 175

Ingresos Corrientes

Del total recaudado por esta unidad de servicio, el 68% está representado en ingresos corrientes que corresponde a Ingresos de Explotación-venta de servicio de Alcantarillado- recolección y transporte ($3.718.889.466); derechos de conexión, acuerdos de pago y otros ($526.717.910); y Otros Ingresos, representados en el convenio 637/12 suscrito con el municipio de Piedecuesta; convenio MGCI 005/12 y Adición convenio 05/10 suscrito con el municipio de Guapota y Arenal Bolívar respectivamente y convenios 370/12, adición convenio 637/12 y convenio FNR BPIN 1150030440000 suscritos con el Departamento de Santander ($4.576.209.082) e ingresos por la administración de convenios con otros municipios ($139.122.000).

Por concepto de Aportes y transferencias de subsidios para el consumo básico de los usuarios del servicio de alcantarillado, la unidad de servicios registra un recaudó de $643.606.716, que equivale al 96.52% de lo asignado ($666.794.089), con los cuales se beneficiaron 36.836 usuarios del servicio de alcantarillado de los estratos 1,2 y 3 del municipio. Por concepto de contribuciones la Piedecuestana de Servicios Públicos presenta un recaudo de $37.031.770.



4,907,969,081

4,245,607,376

VENTA DE SERVICIOS


12,646,697,100

4,715,331,082

OTROS INGRESOS

APORTES


913,995,321

680,638,486





INFORME DEFINITIVO


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Recursos de Capital

El 32,2% del total de ingresos de la vigencia 2012, corresponde a recursos de capital, los cuales ascienden a la suma de $4.580.678.620, el ítem más representativo es cuentas por pagar, seguido de recuperación de cartera. Unidad de servicio de Aseo Por concepto de servicio de aseo se proyectó recaudar $3.829.354.113, de los cuales se recaudó el 75% es decir $2.873.505.714; en relación a la vigencia anterior presenta un crecimiento representativo (28%), respecto de la apropiación definitiva.

Ingresos Corrientes

El ítem de mayor recaudo es ingresos corrientes el cual representa el 95,32% del total de ingresos de esta unidad de servicio, que corresponde a la prestación del servicio público domiciliario de aseo en los componentes de recolección, transporte, barrido y limpieza, corta de césped y poda de árboles y disposición final de residuos sólidos ($1.898.664.135); acuerdos de pago y otros ($118.780.925) y Otros Ingresos representados en los convenios 600 y 690/12, suscritos con el municipio de Piedecuesta y otros Municipios ($365.098.191).

RECURSOS DECAPITAL

RECUPERACION DECARTERA

CUENTAS X PAGAR(COMPR/OBLIG)

1,000,000 233,196,786

15,171,643,177

- 219,327,009

4,361,351,611

RECURSOS DE CAPITAL




2,470,052,787

2,017,445,060

VENTA DE SERVICIOS


768,450,499

365,098,191

OTROS INGRESOS




INFORME DEFINITIVO


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Los recaudos por aportes y transferencias de subsidios para el consumo básico del servicio de aseo, la E.S.P, registra un recaudó de $356.521.942, valor que es superior en 2.84% en relación al monto aprobado para esta Unidad ($307.215.756). Con estos subsidios se beneficiaron 19.012 usuarios del servicio de aseo de los estratos 1,2 y 3 del municipio. Por concepto de contribuciones la empresa registra un recaudó en la suma de $40.574.618.

Recursos de Capital

En menor incidencia se encuentra los ingresos de capital con una representatividad del 4.68% del total de ingresos. La principal fuente de recursos la constituye recuperación de cartera, seguido de cuentas por pagar y reintegros.

APORTES


365,294,765

356,521,942


RECURSOS DECAPITAL

RECUPERACIONDE CARTERA

REINTEGROS CUENTAS XPAGAR

(COMPR/OBLIG)

1,000,000

137,680,204

5,866,500

80,009,357

-

128,574,021

5,866,500 -

RECURSOS DE CAPITAL





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DEFICIENCIAS EN LA EJECUCION DE LOS INGRESOS OBSERVACIÓN N°.16 Ejecución de Convenios Interadministrativas

Del seguimiento realizado a los convenios suscritos por la Piedecuestana con entidades territoriales y nacionales, orientados a mejorar la prestación de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo, se evidencia que del total de recursos adicionados en la vigencia fiscal 2012, ($16.664.834.613), se recaudó según ejecución presupuestal de ingresos la suma de $ 5.595.133.129, es decir el 33.6%; sin embargo estos valores difieren

No. CONVENIO BENEFICIARIO VALORRECAUDO SEGÚN

PPTO

GIRO SEGÚN

DPTO/MCPIOEJECUTADO PAGOS

CONVENIO 632/12

CONSTRUCCION Y REPOSICION DE REDES

DE ACUEDUCTO EN DIFERENTES SECTORES

DEL MUNICIPIO DE PIEDECUESTA. PIEDECUESTA 777,125,167 532,038,433 532,044,833 759,641,907 379,820,953

CONVENIO 738/12

PROYECTO DENOMINADO REFORESTACION

DE 12 H. EN LAS FINCAS LA ESTERLINA

PEÑAS BLANCAS Y EL BOLSILLO UBICADO

EN LA VEREDA SANTA RITA PIEDECUESTA 91,998,080 91,992,380 91,998,080 91,998,080 -

CONVENIO 761/12

PROYECTO DENOMINADO AHORRO Y USO

EFICIENTE DEL AGUA EN EL MUNICIPIO DE

PIEDECUESTA PIEDECUESTA 29,806,343 29,794,943 29,806,343 29,806,343 -

CONVENIO 1041/12

CONSTRUCCION PLAN MAESTRO DE

ACUEDUCTO DEL MUNICIPIO DE ARATOCA ARATOCA 1,883,518,675 LIQUIDADO 753,407,470 REINTEGRO -

CONVENIO 1369/12CONSTRUCCION PLAN MAESTRO DE

ACUEDUCTO DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA LEBRIJA 233,238,750 LIQUIDADO - - -

CONVENIO 1350/11 (ADICION No.1)

CONSTRUCCION ACUEDUCTO VEREDA EL

GRANADILLO DEL MUNICIPIO DE

PIEDECUESTA PIEDECUESTA 233,999,999 - 88,985,915 233,999,999 93,600,000

3,249,687,014 653,825,756 1,496,242,641 1,115,446,329 473,420,953

No. CONVENIO BENEFICIARIO VALOR

RECAUDO SEGÚN

PPTO

GIRO SEGÚN

DPTO/MCPIO/

COLOMBIA

HUMANITARIA

EJECUTADO PAGOS

MU

NIC

IPIO

CONVENIO 637/12

PROYECTO DENOMINADO OPTIMIZACION

DEL SISTEMA DE ALCANTARILLADO

SANITARIO Y PLUVIAL EN DIFERENTES

BARRIOS DEL MUNICIPIO DE PIEDECUESTA PIEDECUESTA 1,066,838,460 768,113,428 768,114,128 976,843,776 488,148,828

CONVENIO 05/10 (ADICION) ARENAL BOLIVAR 98,198,198 - 93,693,694 90,090,090

CONVENIO MGCI 005/12

ESTUDIOS Y DISEÑOS ÀRA LA RED DE

ALCANTARILLADO CASCO URBANO

MUNICIPIO DE GUAPOTA MUNICIPIO DE

SANTANDER GUAPOTA 30,000,000 - 30,000,000 -

CONVENIO 637/12 8ADICION No.1)

PROYECTO DENOMINADO OPTIMIZACION

DEL SISTEMA DE ALCANTARILLADO

SANITARIO Y PLUVIAL EN DIFERENTES

BARRIOS DEL MUNICIPIO DE PIEDECUESTA PIEDECUESTA 90,975,501 - 90,975,501 -

CONVENIO 0492/11

AMPLIACION DEL SISTEMA DE

ALCANTARILLADO SANITARIO SECTOR NOR-

OCCIDENTAL FASE I DEL MUNICIPIO DE

PIEDECUESTA. PIEDECUESTA 647,021,572 - 1,131,155,682 647,021,572 388,108,106

CONVENIO 370/12

RECONSTRUCCION Y ADECUACION DEL

SISTEMA DE ALCANTARILLADO SANITARIO Y

PLUVIAL (PLAN MAESTRO) EN EL MUNICIPIO

DE LA BELLEZA, DEPARTAMENTO DE

SANTANDER LA BELLEZA 5,999,716,422 2,399,886,569 2,399,886,569 5,999,716,422 2,327,844,639

CONVENIO FNR BPIN 1150030440000 EL PLAYON 4,713,946,947 1,408,209,185 1,408,209,185 4,713,946,946 1,374,144,178

1,933,033,731 768,113,428 1,899,269,810 1,838,534,543 966,347,024

No. CONVENIO OBJETO BENEFICIARIO VALORRECAUDO SEGÚN

PPTO

GIRO SEGÚN

DPTO/MCPIOEJECUTADO PAGOS

CONVENIO 600/12

DESARROLLO PROYECTO DENOMINADO

"MEJORAMIENTO, MANTENIMIENTO Y/O

ADECUACION DE ZONAS VERDES, PARQUES

Y AREAS PUBLICAS DEL MUNICIPIO DE

PIEDECUESTA" PIEDECUESTA 119,999,991 106,291,491 119,999,991 82,585,541 39,310,605

CONVENIO 600/12 UTILIDADESPLAYON,LABELLE

ZA,ARATOCA 258,452,508 - - - -

CONVENIO 690/12

PRESTACION DEL SERVICIO PUBLICO DE

ASEO EN EL MARCO DEL PROYECTO

DENOMINADO PLAN PILOTO GESTION

INTEGRAL DE LOS RESIDUOS SOLIDOS

MUNICIPALES PIEDECUESTA 389,998,000 258,806,700 258,777,500 117,994,674 88,571,800

768,450,499 365,098,191 378,777,491 200,580,215 127,882,405

Fuente: Ejecución presupuestal de Ingresos y Gastos de la vigencia 2012 y relación de pagos de la Gobernación de Santander y Alcaldía Municipal Piedecuesta.2012

ASE

O

MU

NIC

IPIO

CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS



TOTAL

ALC

AN

TAR

ILLA

DO

TOTAL

TOTAL

AC

UED

UC

TO MU

NIC

IPIO

DEP

AR

TAM

ENTO

OTR

OS

MU

NIC

IPIO

SD

EPA

RTA

MEN

TON

AC

ION




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respecto de los giros realizados por la Alcaldía de Piedecuesta, la Gobernación de Santander y la Nación, los cuales corresponden a $7.582.385.696. Aunado a lo anterior, existen inexactitudes en relación con la ejecución de estos recursos, ya que al comparar las cifras registradas en la ejecución presupuestal de gastos respecto del informe unificado de convenios suministrado en trabajo de campo estas no son concordantes; hechos éstos que generan incertidumbre respecto de la calidad de la información por la forma imprecisa e incompleta de registrar y presentar la misma, que a su vez limita el análisis, por lo cual es deber de la entidad adoptar acciones correctivas de manera ágil con metas claras y precisas que conlleven a resultados óptimos, toda vez que de ser recurrentes estas situaciones serán causal de una conducta sancionable. Las deficiencias anteriores, conllevan a la configuración de una observación administrativa a fin de que la entidad realice las respectivas conciliaciones entre las partes y ajuste las cifras registradas, actividades éstas que deben desarrollarse previas a la liquidación de los convenios. Tipo de observación: Administrativa PRESUNTO RESPONSABLE: CESAR TOLOZA NUÑEZ Gerente RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL “Me permito solicitar que la presente observación debe ser revocada, en base a los siguientes argumentos: EJECUCION DE PRESUPUESTO INGRESOS:

Para el caso del convenio 1041 de 2012, Construcción plan maestro de acueducto del Mpio de Aratoca, fue adicionado presupuestalmente mediante resolución 148 de agosto 10/2012 por $1.883.518.675.00, convenio no ejecutado y liquidado por mutuo acuerdo, del cual la Gobernación de Santander, por equivocación, consigno la suma de $753.404.470.oo a la cuenta de ahorros 188-098727 del BBVA el 25 de octubre de 2012 del convenio 492 de 2011, dineros que se retornaron a la misma Gobernación de Santander, cuenta de ahorros Colpatria 0402216603 a nombre del Dpto de Santander – Dpto de Santander TGD estampillas Prodesarrollo, el 28 de febrero de 2013 mediante nota de tesorería 13 A 00040 por la suma de $753.404.470.oo. Se efectuó reducción presupuestal mediante resolución 284 del 10 de diciembre de 2012. Con respecto al Convenio 492 de 2011, presenta mayor valor consignado, respecto al presupuestado teniendo en cuenta que por error de la Gobernación de Santander consignó al convenio 1041 de 2012 la suma de $753.404.470.oo del convenio 492/11, dineros que se retornaron a la misma Gobernación el 28 de febrero de 2013, toda vez que el convenio 492/11 se liquidó por mutuo acuerdo.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER A través de los argumentos expuestos por la empresa no se da total claridad a las diferencias y deficiencias presentadas, por lo tanto se convalida la observación la cual tendrá la connotación de hallazgo a fin de que la empresa implemente mecanismos idóneos de control interno a través de los cuales se asegure la calidad, verificabilidad y consistencia de la información; además la empresa debe




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lograr una mejor ejecución de estos recursos, que incida favorablemente en el mejoramiento de la prestación de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo. OBSERVACIÓN N°.17 Aportes y Transferencias. De acuerdo al seguimiento realizado a este rubro, se evidencia que la empresa programó inicialmente un ingreso de $1.924.887.428 el cual es superior al pactado en el Convenio No. 601 de septiembre 6 de 2012, de transferencia de recursos para subsidiar el consumo básico de los usuarios de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo de los estratos bajos suscrito con la Alcaldía Municipal, cuyo valor asciende a $1.497.649.547 discriminado así: Acueducto $523.639.702; Alcantarillado $666.794.089; Aseo $307.215.756; y no realizó los ajustes presupuestales correspondientes, a fin de no generar expectativas sobre posibilidades irreales de recaudo, situación que denota debilidades en la ejecución de ingresos y conllevan a la configuración de una observación administrativa a fin de que se ejerza mayor control sobre la ejecución presupuestal. Tipo de observación: Administrativa PRESUNTO RESPONSABLE: CESAR TOLOZA NUÑEZ Gerente RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Me permito solicitar que la presente observación debe ser revocada, en base a los siguientes argumentos: APORTES Y TRANSFERENCIAS:

Efectivamente no se efectuó la reducción presupuestal de ingresos una vez se recibió el dinero del convenio 601 de septiembre de 2012, situación para la que se están tomando los correctivos necesarios a fin de ejercer mayor control sobre la ejecución de presupuesto.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: De acuerdo a los argumentos expuestos por la empresa, se convalida la observación la cual tendrá la connotación de hallazgo a fin de ejercer seguimiento y control sobres la efectividad de las acciones correctivas emprendidas por la administración. OBSERVACIÓN N°.18 Deficiencias en la incorporación de recursos por recuperación de cartera A través del proceso auditor se establece que en la vigencia 2012, la empresa incorporó al presupuesto de ingresos recursos provenientes de recuperación de cartera de servicio de Acueducto, alcantarillado y aseo por facturación a otros




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operadores, derechos de conexión, elaboración de certificaciones, cobro por acciones fraudulentas, venta de medidores entre otros, por valor de $706.502.917, sin embargo su recaudo asciende a $667.409.081, lo que denota deficiencias en este proceso toda vez que la incorporación de recursos no se hace una vez el recaudo se haya producido efectivamente, con lo cual se sobreestima el presupuesto, determinándose una observación administrativa. Tipo de observación: Administrativa PRESUNTO RESPONSABLE: CESAR TOLOZA NUÑEZ Gerente RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “La Empresa no presenta contradicción a la presente observación”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: Teniendo en cuenta que la empresa de servicios públicos no presenta contradicción, se convalida la observación la cual tendrá connotación de hallazgo con el objeto de hacer seguimiento y control a las actuaciones que emprenda la entidad a fin de evitar que estos hechos sean reiterativos. EJECUCION PRESUPUESTO DE GASTOS

DEFINITIVO COMPROMISOS PAGOS DEFINITIVO COMPROMISOS PAGOS DEFINITIVO COMPROMISOS PAGOS

GASTOS FUNCIONAMIENTO 1,697,562,088 1,610,479,833 1,589,205,453 1,643,377,027 1,546,535,919 1,231,316,154 1,459,416,929 1,390,699,570 1,347,861,394

GASTOS DE COMERCIALIZACION Y PRODUCCION 249,988,470 221,026,996 198,151,903 153,904,440 146,828,174 138,888,275 137,346,000 137,346,000 136,748,616

SERVICIO A LA DEUDA 951,144,336 951,143,874 951,143,551 824,525,000 815,499,276 815,499,276 807,755,815 670,001,733 670,001,733

INVERSION SECTOR SANEAMIENTO BASICO Y A.P 4,148,035,867 3,329,347,061 2,159,099,596 34,966,942,983 33,472,326,697 15,141,699,754 9,093,245,562 7,067,351,966 5,077,695,882

CxP-RESERVAS PRESUPUESTALES 13,064,670,043 8,565,641,700 4,023,735,192 1,593,149,339 1,537,072,368 1,239,478,837 - - -

PASIVOS EXIGIBLES VIGENCIAS EXPIRADAS 158,031,687 144,285,286 144,285,286 - - - - - -

TOTAL GASTOS 20,269,432,491 14,821,924,750 9,065,620,981 39,181,898,789 37,518,262,433 18,566,882,295 11,497,764,306 9,265,399,269 7,232,307,625

GASTOS FUNCIONAMIENTO 1,203,399,210 1,156,842,202 1,143,344,734 1,451,524,763 1,136,393,740 935,625,957 1,327,036,087 1,244,507,470 1,195,204,061

GASTOS DE COMERCIALIZACION Y PRODUCCION 66,656,728 60,227,210 54,557,871.00 69,537,660 68,538,126 60,732,293 108,052,000 107,806,066 104,870,694

SERVICIO A LA DEUDA 1,374,406,774 1,321,508,006 1,321,507,685 1,289,641,668 1,289,641,668 1,289,641,668 1,419,937,571 1,067,803,131 1,067,803,131


CxP-RESERVAS PRESUPUESTALES 15,171,643,178 6,003,478,667 4,554,112,434 3,315,931,669 3,127,035,155 2,471,594,717 - - -

PASIVOS EXIGIBLES VIGENCIAS EXPIRADAS 176,413,448 166,231,745 166,231,745 - - - - - -

TOTAL GASTOS 33,830,501,466 23,897,099,701 14,274,487,535 46,388,240,289 44,038,704,750 27,762,848,901 20,862,493,588 12,097,899,247 8,589,713,388

GASTOS FUNCIONAMIENTO 410,604,241 372,588,631 367,889,641 181,183,132 156,260,893 125,443,508 287,237,397 267,989,780 251,334,279

GASTOS DE COMERCIALIZACION Y PRODUCCION 145,400,754 89,601,508 89,601,484 19,173,227 3,755,380 3,755,371 36,771,367 36,771,367 36,766,751

SERVICIO A LA DEUDA 129,787,673 129,787,673 129,787,673 147,984,612 145,813,064 145,813,064 161,945,115 161,945,115 161,945,115


CxP-RESERVAS PRESUPUESTALES 80,009,357 71,927,856 71,920,756 105,292,251 99,513,869 99,203,869 - - -

PASIVOS EXIGIBLES VIGENCIAS EXPIRADAS 335,051 335,051 335,051 - - - - - -

TOTAL GASTOS 3,829,354,113 3,122,212,352 2,951,245,206 2,688,837,097 2,565,114,652 2,365,706,714 2,837,012,517 2,671,642,199 2,497,168,676

OTROS SECTORES-ESTUDIOS PREINVERSION 25,000,000 25,000,000 12,033,195 - - - - - -

TOTAL PRESUPUESTO DE GASTOS 57,954,288,070 41,866,236,803 26,303,386,917 88,258,976,175 84,122,081,835 48,695,437,911 35,197,270,411 24,034,940,716 18,319,189,690

Fuente: Informes suministrados por la ESP vigencias 2010-2012

AS

EO

EJECUCION PRESUPUESTO DE GASTOS

AC

UE

DU

CT

OA

LC

AN

TA

RIL

LA

DO

UNIDAD DE NEGOCIO2012 2011 2010




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La Piedecuestana de Servicios Públicos, presenta una ejecución a diciembre 31 de 2012, de $41.866.236.803, de los cuales $26.914.336.498 corresponden a recursos de la vigencia actual y $14.951.900.305 a recursos de la vigencia anterior para respaldar compromisos y obligaciones. El nivel de cumplimiento alcanzado frente a lo programado para la vigencia es del 72.24%, que comparado con el año inmediatamente anterior presenta una variación negativa de 23.07%, tendencia en la gestión del gasto que afecta la satisfacción de necesidades a través de la prestación adecuada de servicios públicos domiciliarios de carácter esencial como lo son acueducto, alcantarillado y aseo entre otros. Durante la vigencia se realizaron pagos por valor de $26.303.386.917 equivalente al 62.8% de lo ejecutado, quedando un saldo pendiente por cancelar de $15.562.849.886 que corresponde en gran parte a procesos sin culminar a diciembre 31 de 2012 y a procesos de vigencias anteriores. De conformidad con la estructura del presupuesto de gastos, se observa que la mayor parte del gasto con recursos de la vigencia se destina a inversión orientada a la atención de la prestación de los servicios públicos; seguidos éstos de gastos de funcionamiento y servicio a la deuda. Gastos de Funcionamiento

Del total de gastos ejecutados en el 2012, $3.139.910.666 corresponde a gastos de funcionamiento, es decir el 7.5%, distribuidos así: $1.610.479.832 corresponde a la unidad de servicios Acueducto, de los cuales el 68.9% corresponde a gastos de personal, el 30,6% a gastos generales y 0,5 a otros gastos; $1.156.842.203 a unidad de servicios Alcantarillado, de los cuales el rubro de mayor representatividad es gastos de personal, seguido de gastos generales y otros gastos y $372.588.631 a unidad de servicios Aseo, donde los gastos de personal representan el 48.4%, gastos generales el 50.9% y otros gastos 0.7%. Al realizar el comparativo de gastos ejecutados de la vigencia 2012 respecto de la vigencia 2011, se tiene que los gastos de funcionamiento se incrementaron en un 8.15% equivalentes a $300.720.114, debido especialmente al aumento de los gastos de personal (sueldo nómina, Honorarios, servicios personales indirectos) y gastos generales (impuestos y contribuciones, adquisición bienes, servicios y seguros, impresos y publicaciones) de la unidad de servicios de Aseo.

GASTOS DE PERSONAL GASTOS GENERALES OTROS GASTOS

1,128,066,013

560,072,728

9,423,347

1,109,900,644

492,623,298

7,955,890

1,094,895,259

486,354,303

7,955,890

GASTOS FUNCIONAMIENTO ACUEDUCTO

DEFINITIVO EJECUTADO PAGOS


804,062,101

385,222,762

14,114,347

795,540,777

348,479,934

12,821,492

787,508,443

343,014,800

12,821,492

GASTOS FUNCIONAMIENTO ALCANTARILLADO



188,431,866 204,490,879

17,681,496

180,508,755 189,503,188

2,576,688

179,113,980 186,198,974

2,576,688

GASTOS FUNCIONAMIENTO ASEO





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Gastos de Comercialización

Para la adquisición de bienes y servicios que participan directamente en el proceso de producción y comercialización de los servicios públicos domiciliarios, durante la vigencia fiscal 2012, la empresa ejecutó $370.855.714 que representa el 80.26% de la apropiación definitiva; menor a la del año anterior en 10%; disminución originada principalmente por la baja ejecución en la unidad de servicio de aseo y acueducto. El nivel de pagos aumentó el 2% respecto al ejecutado. Servicio a la Deuda

El rubro de servicio a la deuda presenta un valor ejecutado y pagado de $2.402.439.553, que corresponde al 97.8% del presupuesto definitivo; comparado con la vigencia anterior, se presenta una disminución de 1.67%. Del total ejecutado $1.680.623.878 corresponde a amortización de deuda y $721.815.676 a pago de intereses; destacándose por su representatividad los pagos efectuados por la Unidad de Servicios Alcantarillado, seguido de Acueducto y Aseo. Inversión Los recursos de inversión ejecutados sumaron $20.976.130.565, los cuales representan el 91% del presupuesto definitivo. En relación a 2011, constituyó una disminución de 4.6%; del total ejecutado tan sólo se pagó la suma de $11.485.543.263 es decir el 54.8%, debido especialmente a que los convenios interadministrativos se suscribieron en el tercer cuatrimestre y fueron adicionados

ACUEDUCTO ALCANTARILLADO ASEO

249,988,470

66,656,728

145,400,754

221,026,996

60,227,210

89,601,508

198,151,903

54,557,871

89,601,484

GASTOS DE COMERCIALIZACION


DEFINITIVOEJECUCION

Y PAGODEFINITIVO

EJECUCION

Y PAGODEFINITIVO

EJECUCION

Y PAGO

AMORTIZACION DEUDA 670,731,140 670,731,140 935,856,274 883,392,738 126,500,000 126,500,000

INTERESES,COM Y GASTOS 280,412,734 280,412,734 438,550,500 438,115,269 3,287,673 3,287,673

TOTAL 951,143,874 951,143,874 1,374,406,774 1,321,508,007 129,787,673 129,787,673

Fuente: Ejecución Presupuestal de Gastos suministrada por la E.S.P. Piedecuestana S.A.

ACUEDUCTO ASEO

CONCEPTO

SERVICIO A LA DEUDAEJECUCION DE ENERO A DICIEMBRE DE 2012

ALCANTARILLADO




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en tiempo y valor; además de que se presentó demoras y suspensiones en la ejecución lo que originó que su ejecución trascendiera la vigencia. Unidad de servicio de Acueducto

En cuanto al servicio de Acueducto se proyectó una inversión de $4.148.035.867, de los cuales ejecutó la suma de $3.329.347.062, equivalente al 80.26%; la mayor ejecución se dio en el rubro Adquisición y/o producción de equipos, materiales, suministros y servicios, seguido de otros programas de inversión-convenios interadministrativas- y el de menor ejecución fue estudios de pre inversión, seguido de mantenimiento de equipos y materiales, y levantamiento/ actualización de información. En el transcurso de la vigencia se efectuaron giros por $2.159.099.596, que equivalen al 64.85% del valor ejecutado. Unidad de Servicio Alcantarillado

La mayor dinámica de los recursos de inversión se presenta en la Unidad de Servicio de Alcantarillado, con una representación del 72.41% y un índice de

CONCEPTO DEFINITIVO EJECUTADO PAGOS

CONSTRUCCION INFRAESTRUCTURA 168,280,997 32,000,000 32,000,000

REHABILITACION (MANTENIMIENTO) DE INFRAESTRUCTURA 1,036,368,775 528,938,550 276,777,396

MEJORAMIENTO Y MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA

ADMINISTRATIVA 137,712,266 134,601,020 134,601,020

ADQUISICION Y/O PRODUCCION DE EQUIPOS, MATERIALES, SUMINISTROS

Y SERVICIOS 1,485,478,473 1,404,643,655 1,142,542,720

OTROS PROGRAMAS DE INVERSION(CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS) 1,132,929,590 1,115,446,330 473,420,953

OTRAS INVERSIONES (MNTO EQUIPOS,SUMINISTROS,ESTUDIOS

PREINVERSION,TRANFERENCIAS,CONSERVACION MICROCUENCAS) 187,265,766 113,717,507 99,757,507

TOTAL 4,148,035,867 3,329,347,062 2,159,099,596

Fuente: Ejecución Presupuestal de Gastos vigencia fiscal 2012. LA PIEDECUESTANA E.S.P.

Corte Dic 31 de 2012

INVERSION SANEAMIENTO BASICO Y AGUA POTABLE

UNIDAD DE SERVICIOS ACUEDUCTO


CONSTRUCCION INFRAESTRUCTURA 248,810,961 237,154,630 237,154,630

REHABILITACION (MANTENIMIENTO) DE INFRAESTRUCTURA 1,058,741,838 863,644,434 699,629,235

MEJORAMIENTO Y MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA ADMINISTRATIVA 112,532,914 112,215,846 112,215,846

ADQUISICION Y/O PRODUCCION DE EQUIPOS, MATERIALES, SUMINISTROS Y SERVICIOS 882,871,595 607,570,763 501,369,226

OTROS PROGRAMAS DE INVERSIÓN (CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS) 12,646,697,100 12,552,197,911 4,668,335,841

OTRAS INVERSIONES (MNTO

EQUIPOS,SUMINISTROS,ESTUDIOS,TRANFERENCIAS,CONSERVACION MICROCUENCAS) 888,327,721 816,028,287 816,028,287

TOTAL 15,837,982,129 15,188,811,871 7,034,733,066



UNIDAD DE SERVICIOS ALCANTARILLADO





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ejecución del 95.9%, el cual no varió respecto de la vigencia anterior; los giros se dieron en una proporción muy baja 46.32% debido a que los contratos suscritos con ocasión a los convenios interdaministrativos no fueron ejecutados en su totalidad en algunos casos, y en otros, no fueron liquidados. De los diferentes rubros que componen la inversión se destaca el rubro Otros Programas de Inversión, que corresponde a los diferentes convenios interadministrativas suscritos con el Departamento de Santander, la Alcaldía de Guapota, Piedecuesta y Arenal Bolívar; le sigue en orden de importancia la rehabilitación de la infraestructura y adquisición/ producción de equipos, materiales y suministros. Unidad de servicio Aseo

La unidad de servicios de Aseo, demanda la menor participación de los gastos de inversión ejecutados, con una representatividad de 11.72%, sin embargo el nivel de pagos se dio en un alto porcentaje (93,23%). En relación a la vigencia anterior, la ejecución de estos gasto decreció en 16.38% en relación a la apropiación definitiva, debido especialmente a la baja ejecución de los recursos provenientes de la suscripción de convenios interadministrativas (No. 600/ septiembre de/12 y No 690 de noviembre 1 de 2012). DEFICIENCIAS EN LA EJECUCION DEL GASTO OBSERVACIÓN N°.19 Compromisos y obligaciones con corte a diciembre 31 de 2011 con ejecución en la vigencia 2012. Al finalizar el período fiscal 2011, quedaron compromisos y obligaciones por valor de $35.426.643.924; no obstante en la vigencia se hizo el reconocimiento de éstos en la suma de $35.243.985.100, discriminados así: Reservas presupuestales por $28.316.322.576 y cuentas por pagar por $6.927.662.524. Frente a lo anterior es claro que la entidad está omitiendo el deber de reconocer en su totalidad el rezago presupuestal, y de efectuar un seguimiento efectivo, para establecer correctivos en tiempo real y evitar que estos hechos sean recurrentes, y den origen a responsabilidades por el no reconocimiento y pago oportuno de obligaciones ciertas y exigibles; por lo cual se configura una observación administrativa.

Tipo de OBSERVACIÓN: Administrativa PRESUNTO RESPONSABLE: CESAR TOLOZA NUÑEZ


ADQUISICION Y/O PRODUCCION DE EQUIPOS, MATERIALES, SUMINISTROS Y SERVICIOS2,553,219,045 2,257,391,418 2,163,828,196

OTROS PROGRAMAS DE INVERSION(CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS) 509,997,991 200,580,215 127,882,405

TOTAL 3,063,217,036 2,457,971,633 2,291,710,601



UNIDAD DE SERVICIOS ASEO





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Gerente RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “RESPUESTA A LA OBSERVACION No 19-20 y 21 Me permito solicitar que la presente observación debe ser revocada, en base a los siguientes argumentos: COMPROMISOS Y OBLIGACIONES CON CORTE A 31 DE DICIEMBRE DE 2011

CON EJECUCION EN LA VIGENCIA 2012.

EJECUCION DE RESERVAS PRESUPUESTALES

EJECUCION DE CUENTAS POR PAGAR

Teniendo en cuenta que los dineros que ingresan por concepto de convenios son de destinación específica y que no afecta el funcionamiento de la empresa, la cual funciona con sus recursos propios, y que los giros que efectúan los respectivos entes contratantes no tienen fecha específica de giro sino que dependen de la ejecución de la obra y de la disponibilidad presupuestal de cada uno de los municipios contratantes, es decir esta disponibilidad dependen de un tercero contratante, no se efectuaron los ajustes. Se adiciona a ello que el histórico de reservas y cuentas por pagar no era muy exacta.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: La empresa a través de los argumentos expuestos no da claridad a las diferencias presentadas en relación al reconocimiento de compromisos y obligaciones por lo tanto al no existir argumentos válidos para desvirtuar la observación, la misma se convalida y tendrá el alcance de hallazgo. Lo anterior exige que la empresa adopte las acciones correctivas a que haya lugar a fin de que se mitiguen los riesgos inherentes por el no reconocimiento y pago oportuno de obligaciones ciertas y

exigibles y por la no presentación de la información real y completa. Ejecución de Reservas Presupuestales

UNIDAD DE NEGOCIO RESERVA CONSTITUIDA RECAUDO PENDIENTE X RECAUDAR RESERVA EJECUTADA PAGOS PENDIENTE X PAGAR

ACUEDUCTO 13,064,670,044 2,984,704,414 10,079,965,630 8,565,641,700 4,023,735,192 4,541,906,508

Funcionamiento 45,756,682 - 45,756,682 2,804,556 804,556 2,000,000

Inversión 13,018,913,362 2,984,704,414 10,034,208,948 8,562,837,144 4,022,930,636 4,539,906,508

ALCANTARILLADO 15,171,643,177 4,361,351,611 10,810,291,566 6,003,478,667 4,554,112,434 1,449,366,233

Funcionamiento 13,516,393 - 13,516,393 2,407,526 407,526 2,000,000

Inversión 15,158,126,784 4,361,351,611 10,796,775,173 6,001,071,141 4,553,704,908 1,447,366,233

ASEO 80,009,357 - 80,009,357 71,927,856 71,920,756 7,100

funcionamiento 4,448,052 - 4,448,052 65,318 58,218 7,100

Inversión 75,561,305 - 75,561,305 71,862,538 71,862,538 -

TOTAL 28,316,322,578 7,346,056,025 20,970,266,553 14,641,048,223 8,649,768,382 5,991,279,841

Fuente: Resoluciónes 006,014,015,021,022,109 de 2012.

EJECUCION DE RESERVAS PRESUPUESTALES CORTE A DICIEMBRE 31 DE 2011




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Mediante Resoluciones 006, 014, 015, 021,022 y 109 de 2012, se constituyeron las reservas presupuestales de la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios, por valor de $28.316.322.576, las cuales se incorporaron al presupuesto. De conformidad con el seguimiento realizado a estos compromisos se observa el siguiente comportamiento: En el ingreso se presenta un definitivo de $28.316.322.576, y un recaudo de $7.346.056.025 equivalente al 25.94% y no al 100% como corresponde, resultado que coloca en evidencia la falta de recursos disponibles en caja para apalancar y cancelar estos compromisos. En el gasto se presenta un ejecutado de $14.641.048.223 equivalente al 51.7% del total de reservas y unos pagos de $8.649.768.382, comportamiento que incide negativamente en el resultado final del ejercicio, ya que se están pagando compromisos de vigencias anteriores con recursos de la vigencia actual, además de aumentar el déficit presupuestal. Aunado a lo anterior, es claro que existen debilidades en la planeación ya que los bienes o servicios contratados no se están recibiendo dentro de los términos previstos. OBSERVACIÓN N°.20 Se evidencia la ausencia de adecuados controles en la etapa de programación y ejecución presupuestal ya que no existe coherencia en la ejecución de reservas presupuestales, lo cual exige que la empresa formule acciones correctivas que le permitan en el menor tiempo posible subsanar esta deficiencia, a fin de evitar la configuración de responsabilidades por inaplicabilidad a los preceptos presupuestales; además, se debe ejercer un mayor control a la ejecución de los objetos contractuales, ya que los bienes y servicios no se están recibiendo en los términos pactados y no existen soportes donde se evidencie que se debe a eventos imprevisibles que conllevan al uso excepcional de las reservas presupuestales. Con fundamento en lo anterior se constituye una observación administrativa a fin de que la empresa subsane las deficiencias a través de la implementación de acciones correctivas efectivas. Tipo de observación: Administrativa PRESUNTO RESPONSABLE: CESAR TOLOZA NUÑEZ Gerente RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “RESPUESTA A LA OBSERVACION No 19-20 y 21 Me permito solicitar que la presente observación debe ser revocada, en base a los siguientes argumentos: COMPROMISOS Y OBLIGACIONES CON CORTE A 31 DE DICIEMBRE DE 2011




Teniendo en cuenta que los dineros que ingresan por concepto de convenios son de destinación específica y que no afecta el funcionamiento de la empresa, la cual funciona con sus recursos propios, y que los giros que efectúan los respectivos entes contratantes no tienen fecha específica de giro sino que dependen de la ejecución de




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la obra y de la disponibilidad presupuestal de cada uno de los municipios contratantes, es decir esta disponibilidad dependen de un tercero contratante, no se efectuaron los ajustes. Se adiciona a ello que el histórico de reservas y cuentas por pagar no era muy exacta.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: A través de los argumentos expuestos es evidente que la empresa presenta deficiencias administrativas y que los procedimientos no se ejecutan de acuerdo a los preceptos legales, por lo tanto es deber de la misma, adoptar acciones correctivas eficientes y eficaces en el corto plazo, tendientes a eliminar las causas que dan origen a la observación, la cual se confirma y tendrá la connotación de hallazgo.Ejecución de Cuentas por Pagar

De acuerdo al cierre presupuestal con corte diciembre 31 de 2011, quedaron obligaciones pendientes de pago por valor de $6.927.662.524, las cuales fueron reconocidas mediante Resolución No. 001 de enero 3 de 2012 y Resolución No. 004 de marzo 5 de 2012; sin embargo, las mismas no se incorporaron al presupuesto como lo establece el art 10 del Decreto 4836/11, modificatorio del art 13 del Decreto 115/96 “Los compromisos y obligaciones pendientes de pago a 31 de

diciembre, deberán incluirse en el presupuesto del año siguiente como una cuenta por pagar y su

pago deberá realizarse en dicha vigencia fiscal". Las cuentas por pagar reconocidas se discriminan así: $491.441.462 correspondiente a gastos de funcionamiento y $6.436.221.02 correspondiente a inversión; donde se destaca por su representatividad las acreencias de la Unidad de Negocio Acueducto, seguido de Alcantarillado. De acuerdo al informe de ejecución se realizaron pagos por $6.542.656.474, quedando a 31 de diciembre de 2012 por pagar el valor de $385.006.050, que representa el 5.6% del total de obligaciones reconocidas; dado lo anterior, se deben realizar las acciones pertinentes para el pago de estas acreencias en el menor tiempo posible, con el fin de dar cumplimiento a las disposiciones legales que rigen en la materia.

UNIDAD DE NEGOCIO CXP CONSTITUIDA PAGOS SALDO

ACUEDUCTO 5,939,215,742 5,712,213,993 227,001,749

Funcionamiento 272,463,171 271,608,821 854,350

Inversión 5,666,752,571 5,440,605,172 226,147,399

ALCANTARILLADO 886,689,003 728,689,333 157,999,670

Funcionamiento 192,905,852 192,059,220 846,633

Inversión 693,783,151 536,630,113 157,153,038

ASEO 101,757,779 101,753,148 4,630

funcionamiento 26,072,439 26,067,809 4,630

Inversión 75,685,340 75,685,340 -

TOTAL 6,927,662,524 6,542,656,474 385,006,050

Fuente: Resolución 001 y Resolución 044 de 2012

EJECUCION DE CUENTAS POR PAGAR CON CORTE A DICIEMBRE 31 DE 2011




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OBSERVACIÓN N°.21 La empresa no está dando cumplimiento a los preceptos legales que rigen en la materia al no haber efectuado la totalidad de pagos en dicha vigencia fiscal; por lo anterior, se genera una observación administrativa a fin de que se implemente las acciones correctivas de manera inmediata y se evite que esta situación se vuelva reiterativa y de origen a otro tipo de responsabilidades. Tipo de observación: Administrativa PRESUNTO RESPONSABLE: CESAR TOLOZA NUÑEZ Gerente RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “RESPUESTA A LA OBSERVACION No 19-20 y 21 Me permito solicitar que la presente observación debe ser revocada, en base a los siguientes argumentos: COMPROMISOS Y OBLIGACIONES CON CORTE A 31 DE DICIEMBRE DE 2011




Teniendo en cuenta que los dineros que ingresan por concepto de convenios son de destinación específica y que no afecta el funcionamiento de la empresa, la cual funciona con sus recursos propios, y que los giros que efectúan los respectivos entes contratantes no tienen fecha específica de giro sino que dependen de la ejecución de la obra y de la disponibilidad presupuestal de cada uno de los municipios contratantes, es decir esta disponibilidad dependen de un tercero contratante, no se efectuaron los ajustes. Se adiciona a ello que el histórico de reservas y cuentas por pagar no era muy exacta.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: Si bien la entidad manifiesta que el histórico de cuentas por pagar no es exacto, es deber de la misma conciliar y de manera técnica depurar las cifras a fin de reportar información confiable y completa; además, es claro que los pagos de los compromisos y las obligaciones no se están dando en los términos previstos en las disposiciones legales que rigen en la materia art 13 Decreto 115/96…..“los

compromisos y obligaciones pendientes de pago a 31 de diciembre, deberán incluirse en el presupuesto del año siguiente como una cuenta por pagar y su pago deberá realizarse

en dicha vigencia fiscal". Teniendo en cuenta que la empresa no presenta argumentos que desvirtúen la observación, la misma se convalida y tendrá connotación de hallazgo, por lo tanto la entidad deberá adoptar acciones correctivas efectivas a través de las cuales subsane la deficiencia relacionada.




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Ejecución de Pasivos Exigibles

Para la vigencia fiscal 2012, La Piedecuestana de Servicios Públicos, programó compromisos de pasivos exigibles, por $112.600.000, luego de modificaciones se presenta un definitivo de $334.780.186 los cuales corresponden a funcionamiento; esta programación se dio únicamente en el gasto, con lo cual es evidente que estos compromisos y obligaciones estaban desfinanciadas y que los mismos se cubrieron con recursos de la vigencia 2012. Del total de los pasivos exigibles se comprometió y canceló la suma de $310.852.082 equivalente al 93%, quedando recursos sin comprometer por $23.928.104, situación que afecta la gestión de la empresa, ante la acumulación de compromisos y la falta de flujo de efectivo para cubrir los mismos. SITUACION PRESUPUESTAL

Para la vigencia 2012, la situación presupuestal es deficitaria y además recurrente, dada por la gestión ineficiente en el recaudo efectivo de los ingresos y la apropiación superior de gastos y por deficiencias en la programación del PAC, toda vez que la ejecución no es armónica con el nivel de recaudo de la renta que la respalda; resultado de impacto que coloca en riesgo la sostenibilidad financiera de la empresa e imposibilita la atención de necesidades en asuntos de saneamiento básico. OBSERVACIÓN N°.22 Se evidencia que no hay una adecuada planeación y control de los ingresos y los gastos programados y ejecutados, ya que la gestión de recaudo es deficiente y no se han tomado medidas drásticas de austeridad en el gasto que impidan que se siga presentando déficit fiscal, como en efecto ha ocurrido en los últimos seis

UNIDAD DE NEGOCIO DEFINITIVO EJECUTADO PAGOS

ACUEDUCTO 158,031,687 144,285,286 144,285,286

Funcionamiento 158,031,687 144,285,286 144,285,286

ALCANTARILLADO 176,413,448 166,231,745 166,231,745

Funcionamiento 176,413,448 166,231,745 166,231,745

ASEO 335,051 335,051 335,051

funcionamiento 335,051 335,051 335,051

TOTAL 334,780,186 310,852,082 310,852,082

Fuente: Ejecución Pptal de Gastos. Vigencia 2012.

EJECUCION DE PASIVOS EXIGIBLES-VIGENCIAS EXPIRADAS

SITUACION PRESUPUESTAL CON CORTE A DICIEMBRE 31 DE 2012

INGRESOS RECAUDADOS 26,991,350,765

GASTOS COMPROMETIDOS 41,866,236,803

RESULTADO PRESUPUESTAL (DÉFICIT) (14,874,886,038)

Fuente: Ejecución Presupuestal de Ingresos y gastos 2012.




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años. En consecuencia, la E.S.P. debe centrar sus esfuerzos en el aumento de sus ingresos y en el manejo razonable de los gastos y además de incluir en el presupuesto el rubro déficit fiscal apropiar y ejecutar recursos importantes para saldarlo, a fin de lograr un equilibrio financiero. Por lo anterior se configura una observación administrativa, para que la empresa mitigue las deficiencias presentadas a través de la adopción de acciones correctivas y preventivas eficientes y eficaces. Tipo de observación: Administrativa PRESUNTO RESPONSABLE: CESAR TOLOZA NUÑEZ Gerente RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Me permito solicitar que la presente observación debe ser revocada, en base a los siguientes argumentos: EJECUCION DE PASIVOS EXIGIBLES Y SITUACION PRESUPUESTAL

Obedece al déficit que presentaba la empresa no previsto ni estimado por la nueva administración con respecto al no pago de cuentas a la Dian de vigencias anteriores y otras obligaciones, situación que no podía preverse toda vez que en una situación normal la empresa debió pagar sus impuestos en cada vigencia. Con relación a la programación de recursos de ingresos y gastos, no hay déficit ya que el total recaudado del año 2012 fue de $26.991.350.765.oo y el total de pagos es de $26.301.353.721.oo mostrando superávit presupuestal. Con respecto a los mayores compromisos respecto a los flujos de efectivo, corresponden a los compromisos de desarrollo de los convenios.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: Una vez evaluados los argumentos expuestos por la empresa, es preciso señalar que a diferencia de lo que plantea la entidad es claro que los compromisos adquiridos superan los ingresos y si bien obtuvo recursos para el pago de algunos compromisos y obligaciones, estos no son suficientes para cumplir con el deber funcionar de pagar la totalidad de los mismos, lo que exige que tenga que utilizar recursos de la siguiente vigencia para cumplir con los preceptos legales. Además, es deber de la entidad controlar y ajustar el gastos ante hechos fortuitos como el que se expone en la contradicción, a fin evitar colocar en mayor riesgo la estabilidad financiera de la empresa. Por lo anterior se confirma la observación, la cual tendrá la connotación de hallazgo.

3.3. OTROS ASPECTOS

Defraudación de Fluidos




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Mediante Resolución No. 166 de agosto 15 de 2012 se creó la unidad antifraude de la ESP, la cual cuenta con el siguiente personal:

Jefe de unidad Antifraude

Profesional Asistente

Recepcionista

Inspector

Plomero

Oficial de Construcción Así mismo, mediante Resolución No. 167 de 2012, se adopta el manual que establece al interior de la ESP, el procedimiento frente al presunto delito de defraudación de fluidos y el presunto incumplimiento del contrato de condiciones uniformes por uso no autorizado del servicio. El grupo antifraude, realizó en los meses de agosto a diciembre de 2012, 1646 visitas a los diferentes barrios del municipio de Piedecuesta, con el fin de evitar fraudes, labor a través de la cual se aumentaron los ingresos en la suma de $249.199.127. Este ente de control señala que es deber de la empresa, continuar con estas labores de prevención y detección de actos fraudulentos a través de estrategias que garanticen la obtención de recursos importantes para óptima prestación de los servicios públicos domiciliarios. Facturación Durante la vigencia fiscal 2012, se produjo 11.729.459 m3 de agua de la cual se facturó tan sólo el 51.28% es decir 6.015.325 m3; esto significa que la empresa está dejando de percibir recursos por el 48,72% del agua producida, respecto a la vigencia anterior se presenta una disminución del 4.23%; aún con este resultado la gestión es desfavorable y podría llegar a causar un daño patrimonial, de no replantear de manera inmediata las acciones correctivas propuestas en el plan de mejoramiento de la vigencia 2011. Por lo anterior se advierte a la empresa que las acciones correctivas y preventivas deben arrojar resultados positivos, de lo contrario se verán incursos en las sanciones contempladas en la ley. De otra parte, el comportamiento de lo facturado por venta de servicio respecto a lo recaudado es el siguiente:




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Al cierre de la vigencia 2012, la empresa presenta un valor facturado por venta de servicios de Acueducto de $8.025.668.648 de los cuales recaudó la suma de $4.270.458.270 que equivale al 53.21%; por concepto de servicio de Alcantarillado facturó $7.236.085.611 de los cuales recaudó $3.718.889.466, es decir el 51.39% y por servicio de Aseo facturó $3.575.828.334 y recaudó el 53% es decir $1.895.934.135. Es de resaltar que la entidad debe continuar con acciones de cobro efectivas que garanticen el recaudo de estos recursos imprescindibles para la entidad, teniendo en cuenta que presenta un déficit acumulado. 4. LINEA DE AUDITORIA A LA CONTRATACIÓN La Empresa Municipal de Servicios Públicos Domiciliario de Piedecuesta E.S.P. “PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PÚBLICOS E.S.P”, está constituida como empresa industrial y comercial del estado, descentralizada del orden municipal, dotada con personería jurídica, capital independiente y autonomía administrativa. Las entidades públicas en el ejercicio de la actividad contractual deben aplicar las disposiciones legales que el ordenamiento jurídico ha dispuesto para tal fin, sin perjuicio de las excepciones claramente establecidas para las empresas industriales y comerciales del estado, las cuales, en consideración a la actividad que desarrollan deben regirse por el derecho privado. La Empresa Municipal de Servicios Públicos Domiciliario de Piedecuesta E.S.P. - Santander, adoptó su propio Manual de Contratación mediante Resolución No 04 del 31 de octubre de 2006 modificada a través de los acuerdos No 002 del 02 de febrero de 2009, No 002 del 22 de noviembre de 2010 y el Acuerdo No 002 del 20 de enero de 2012, donde plasma modalidades de contratación y procedimientos contractuales. Como modalidades de contratación se establecieron los contratos de Invitación y los contratos de invitación privada de tres oferentes y, como procedimientos contractuales se establecieron las ordenes de prestación de servicios de trabajo o de compraventa o suministro de bienes, la invitación a un número plural de mínimo tres oferentes y la invitación pública. La dirección y administración de la Empresa Municipal de Servicios Públicos Domiciliario de Piedecuesta E.S.P., está a cargo de la Junta Directiva, el Gerente

CONCEPTO FACTURACION RECAUDO% RECAUDO

/FACTURACION

Cargo fijo 1,929,809,424 1,273,081,453 66

Consumo básico 4,216,600,445 2,997,376,817 71

Consumo complementario 609,010,173 - -

Consumo Suntuario 1,270,248,606 - -

CONCEPTO FACTURACION RECAUDO% RECAUDO

/FACTURACION

Cargo fijo 1,448,016,640 957,274,059 66

Consumo basico 4,655,489,555 2,761,615,407 59

Consumo complementario 642,881,151 - -

Consumo suntuario 489,698,265 - -

FACTURACION RECAUDO% RECAUDO

/FACTURACION

Barrido 834,058,526 509,932,585 61

Recolección 1,606,630,616 690,896,286 43

Disposicion final 645,300,791 385,210,048 60

Tramo excedente 55,854,558 36,790,321 66

Facturacion y recaudo 433,983,843 273,104,895 63

Fuente: información suministrada por la ESP.Vigencia f iscal 2012 y Ejecución Pptal de Ingresos

ALCANTARILLADO

ASEO

ACUEDUCTO

FACTURACION VENTA DE SERVICIOS




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y las diferentes áreas estrategias, el Gerente es quien tiene la función de celebrar contratos y convenios de acuerdo a las autorizaciones de la junta y de conformidad con la Ley 142 de 1994, Ley 689 de 2001, Resolución integral No 151 de 2001 expedida por la CRA y cuando sea obligatorio el Estatuto General de la Contratación Pública. Con el objeto de evaluar el grado de cumplimiento de los compromisos, técnicos, económicos y financieros propuestos por la Empresa Municipal de Servicios Públicos Domiciliario de Piedecuesta E.S.P. - Santander para la ejecución de los planes, programas y proyectos en la vigencia 2012, se procedió a realizar análisis sobre el cumplimiento de las disposiciones legales, económicas y administrativas durante el Proceso Contractual en sus diferentes etapas para establecer en términos de calidad, cantidad y oportunidad los resultados obtenidos de la contratación. Para ello se procedió a dar trámite a la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular, que se adelantó en la Empresa Municipal de Servicios Públicos Domiciliario de Piedecuesta E.S.P., en lo referente a la contratación se tomó una muestra representativa de contratos suscritos por la entidad, con el objeto de estudiar y analizar en la etapa previa de la celebración del contrato, si se identificaba la necesidad a satisfacer, la naturaleza del contrato a celebrar, su cuantía y su procedimiento a seguir, de modo que le permitieran a la Empresa Municipal de Servicios Públicos Domiciliario de Piedecuesta E.S.P., cumplir con los fines institucionales y determinar si la gestión contractual adelantada se realizó conforme a los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política de Colombia. La revisión a la contratación se realizó de acuerdo a las normas y principios que regulan el ejercicio de la vigilancia fiscal, con los procedimientos establecidos por la Contraloría General de Santander, sobre los documentos e información suministrada por la Empresa Municipal de Servicios Públicos Domiciliario de Piedecuesta E.S.P. en sus instalaciones y las evidencias consignadas en el informe están respaldadas por los papeles de trabajo o documentos anexos. Ahora bien, en desarrollo del proceso auditor se evidenció que por medio del Acuerdo No 001 del 20 de enero de 2012, la Junta Directiva de la Empresa Municipal de Servicios Públicos Domiciliario de Piedecuesta E.S.P autorizó al Gerente para celebrar y suscribir contratos y convenios interadministrativas a que haya lugar en desarrollo del objeto social de la empresa. De acuerdo a la certificación emitida por la Empresa Municipal de Servicios Públicos Domiciliario de Piedecuesta E.S.P. para la vigencia de 2012, ésta suscribió 512 contratos por valor de $19.784.788.864; discriminados así: 1) Cuatrocientos setenta y nueve (479) contratos de invitación por valor de $5.306.604.723 y, 2) Treinta y tres (33) contratos de invitación privada de tres oferentes por valor $14.748.184.140. Del total de la contratación se tomó una muestra de 26 contratos por valor de 14.492.928.028 equivalente al 73% del valor total de la contratación y al 5 % del número de contratos celebrados en la vigencia 2012.




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Teniendo en cuenta lo expuesto, los contratos auditados son:

No

ContratoObjeto Del Contrato

Valor Inicial Del

Contrato Adiciones Valor Total Contratista

565

CONSTRUCCION DE LA REPOSICION

ALCANTARILLADO SANITARIO CALLE 14

ENTRE CRAS 5 Y 6 DEL MUNICIPIO DE

PIEDECUESTA

$ 126,291,179 $ - $ 126,291,179 INCICOL SERVICES S.A.S

535LINEA DE CONDUCCION DE ACUEDUTO DEL

ASENTAMIENTO HUMANO NUEVA COLOMBIA

MUNICIPIO DE PIEDECUESTA SANTANDER

$ 232,598,779 $ - $ 232,598,779 CONSORCIO NUEVA

COLOMBIA

514

PRESUPUESTO REPOSICIÓN

ALCANTARILLADO SANITARIO Y

CONSTRUCCION ALCANTARILLADO PLUVIAL

DE LA CALLE 8 ENTRE CRA 6 Y 7 BARRIO EL

CENTRO. PIEDECUESTA

$ 248,579,962 $ 78,471,445 $ 327,051,407 JBC CONSTRUCTORES LTDA

512

REPOSICION DE RED DE ALCANTARILLADO

SANITARIO Y PLUVIAL CARRERA 9B ENTRE

CALLES 3 Y 4 BARRIO VILLALUZ

$ 97,233,579 $ - $ 97,233,579 MARLON GOMEZ CADAVID

507

CONSTRUCCIÓN DE LA REPOSICIÓN DE LAS

REDES DE ACUEDUCTO Y REHABILITACION

DE LA VIA EN LA CALLE 16 ENTRE

CARRERAS 5 Y 6 DEL MUNICIPIO DE

PIEDECUESTA

$ 245,023,482 $ 87,476,413 $ 332,499,895 INGENIAMB SAS

495

CONTRATAR LA EJECUCION DE PROCESOS

Y SUBPROCESOS DE APOYO

ADMINISTRATIVO PARA EL

FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA

PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PÚBLICOS

ESP

$ 144,606,518 $ - $ 144,606,518 INCICOL SERVICE SAS

486CONSTRUCCION DE LA RED DE CONDUCCION

DE AGUA POTABLE SECTOR ALTO DE LA

VEREDA MONTERREDONDO. PIEDECUESTA

$ 39,631,270 $ - $ 39,631,270 LEIDY BIBIANA ARENAS

LOPEZ

485

CONSTRUCCION RED DE CONDUCCION DE

AGUA POTABLE DESDE LA YE HASTA EL

TANQUE DE LA VEGA UBICADO EN LA

VEREDA LAS COLINAS DE LA MESA DE

RUITOQUE MPIO DE PIEDECUESTA

$ 117,336,799 $ - $ 117,336,799 HERMIDES CALDERON

MANTILLA

483RED DE CONDUCCION DE AGUA POTABLE

DESDE TRES ESQUINAS HASTA LA ESCUELA

DE LA VEREDA LOS MONOS. PIEDECUESTA

$ 78,353,518 $ - $ 78,353,518 LCR INGENIERIA Y

TRASPORTE S.A.

465

CONTRATAR UN VEHICULO COMPACTADOR

PARA LA RECOLECCIÓN Y TRANSPORTE DE

RESIDUOS SOLIDOS Y SEMISOLIDOS DE LOS

DIFERENTES SECTORES DEL MUNICIPIO DE

PIEDECUESTA Y DISPOSICION FINAL EN EL

CARRASCO CON SU RESPECTIVO

CONDUCTOR Y DOS OPERARIOS

RECOLECTORES CON SUMINISTRO DE

COMBUSTIBLE Y MANTENIENTO GENERAL

DEL VEHÍCULO CON SUMINISTRO DE

POLIZAS A TODO RIESGO SOAT Y

CERTIFICADO TECNICO MECANICO VIGENTE

$ 37,000,000 $ 8,000,000 $ 45,000,000 LUIS BENJAMIN CALDERON

PLATA




INFORME DEFINITIVO


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390

CONTRATAR EL SUMINISTRO DE TAQRJETA

AFICHE Y PLEGABLES PARA CAMPAÑA

PUBLICITARIA DE LA EMPRESA

PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS

ESP

$ 2,963,800 $ - $ 2,963,800 JAIRO GUTIERREZ SUAREZ

308

CONTRATAR EL ALQUILER DE UN VEHICULO

COMPACTADOR DE BASURAS MARCA

CHEVROLET KODIAK MODELO 207 DE 16

YARDAS CUBICAS DE CAPACIDAD CON

CAJA COMPACTADORA MARCA

RAMONERRE COLOR BLANCO PLACA SJT

084 DE SERVICIO PUBLICO CON SU

RESPECTIVO CONDUCTOR Y DOS

OPERARIOS RECOLECTORS CON

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE Y

MANTENIMIENTO GENERAL DEL VEHICULO

CON SUMINISTRO DE POLIZAS A TODO

RIESGO SOAT Y CERTIFICADO TECNICO

MECANICO PARA LA RECOLECCION DE

BASURAS EN EL MUNICIPIO DE PIEDECUESTA

Y DISPOSICION FINAL EN EL CARRASCO

$ 44,928,000 $ - $ 44,928,000 ETASERVICIOS SA ESP

284

CONTRATAR EL DISEÑO DE ESTUDIOS DE

PREFACTIBILIDAD Y FACTIBILIDAD DEL

PROYECTO DE MASIFICACION DE GAS

COMBUSTIBLE DOMICILIARIO POR REDES

PARA LAS VEREDAS DE CRISTALES. LAS

LOMA. SEVILLA. EL CANELO. PINCHOTE. EL

POLO. ZARAGOZA. LAS AMARILLAS. LOS

LLANITOS. MIRAFLOREZ. PLANADAS. SAN

PEDRO. SAN ISIDRO. LA VEGA. LA

CUCHILLA. SAN FRANCISCO ALTO. SAN

FRANCISCO BAJO. LA PALMA . EL

GRANADILLO. LAS ROSAS. CUBIN.

CARTAGENA. LA NEVERA. SAN RITA Y

MESETA GRANDE DEL MUNICIPIO DE

PIEDECUSTA

$ 25,000,000 $ - $ 25,000,000 LUIS EMILIO ACEVEDO

GALLO

223

INTERVENTORIA TECNICA DE LA

RECONSTRUCCION Y ADECUACION DE LAS

OBRAS DEL ALCANTARILLADO PARA LA

PREVENCION DE LA EROSION Y MITIGACION

DE LOS IMPACTOS GENERADOS POR EL

FENOMENO DE LA NIÑA EN EL MUNICIPIO DEL

PLAYO DEPARTAMENTO DE SANTANDER

$ 133,413,593 $ - $ 133,413,593

CONSTRUCCIONES.

CONSULTORIA Y SERVICIOS

DE INGENIERIA LTDA

222

RECONSTRUCCION Y ADECUACION DE LAS

OBRAS DEL ALCANTARILLADO PARA LA

PREVENCION DE LA EROSION Y MITIGACION

DE LOS IMPACTOS GENERADOS POR EL

FENOMENO DE LA NIÑA EN EL MUNICIPIO DEL

PLAYO DEPARTAMENTO DE SANTANDER

$ 4,447,066,999 $ - $ 4,447,066,999 JBC CONSTRUCTORES LTDA

221

CONTRATAR LOS SERVICIOS

PROFESIONALES PARA ASISTIR Y

ASESORAR JURÍDICAMENTE AL GERENTE Y

AL AREA COMERCIAL DE LA EMPRESA

PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PÚBLICOS

ESP EN EL TRAMITE DE FALLOS Y

ASESORIAS DE ASUNTOS JURIDICOS

ELABORACION DE PROYECTOS DE

RESOLUCION APOYAR EL COBRO

COACTIVO Y ASESORAR LA UNIDAD

ANTIFRAUDE DE LA EMPRESA PARA

GARANTIZAR LA LEGALIDAD DE TODOS

LOS PROCESOS BAJO EL IMPERIO DE LA

NORMATIVIDAD LEGAL VIGENTE

$ 32,000,000 $ - $ 32,000,000 VIVIANA DEL ROSARIO

PEINADO FERREIRA

196

INTERVENTORIA TECNICA PARA LA


SISTEMA DE ALCANTARILLADO SANITARIO

Y PLUVIAL (PLAN MAESTRO ). EN EL

MUNICIPIO DE LA BELLEZA DEPARTAMENTO

DE SANTANDER

$ 204,654,709 $ - $ 204,654,709

CONSTRUCCIONES.

CONSULTORIA Y SERVICIOS

DE INGENIERIA LTDA

197


SISTEMA DE ALCANTARILLADO SANITARIO

Y PLUVIAL (PLAN MAESTRO ). EN EL

MUNICIPIO DE LA BELLEZA DEPARTAMENTO

DE SANTANDER

$ 5,614,956,889 $ - $ 5,614,956,889 JBC CONSTRUCTORES LTDA

135

CONTRATAR EL MANTENIMIENTO Y

ADECUACION DE LA PLANTA FISICA DEL

EDIFICIO DE LA EMPRESA MUNICIPAL DE

SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS DE

PIEDECUESTA ESP EMPRESA PIEDECUESTAN

DE SERVICIOS PUBLICOS

$ 103,018,930 $ 45,444,050 $ 148,462,980 PEDRO NEL FORERO MUÑOZ

74


Y SUBPRODESOS PARA LA OPERACIÓN DEL

SISEMA DE ACUEDUCTO DE LA EMPRESA


ESP

$ 335,010,790 $ 86,094,334 $ 421,105,124 INCICOL LTDA




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Dentro de la muestra estudiada se revisaron: 1) Ordenes de servicios, y 2) Contratos de obra, prestación de servicios, arrendamiento, interventoría, suministro y consultoría los cuales se realizaron bajo las modalidades de contratación y procedimientos contractuales contemplados en el manual de contratación de la entidad.

CONTRATOS DE SUMINISTRO Y ORDENES DE SERVICIOS Y/O SUMINISTRO 1. Orden de servicios No 486 - 2012 Procedimiento contractual: Invitación a un oferente idóneo. Objeto: Construcción de la red de

conducción de agua potable sector alto de la vereda monterredondo en el Municipio de Piedecuesta.

Contratista: Leidy Bibiana Arenas López Valor del contrato: $39.631.270 Tiempo de ejecución: 60 días calendario. Suscripción del contrato: 17 de octubre de 2012. Acta de inicio: 17 de octubre de 2012 Acta de desembolso del anticipo: 17 de octubre de 2012 Acta de Entrega y Recibo Final: 17 de diciembre de 2012 Acta de Liquidación: 25 de abril de 2013.

ANALISIS CONTRACTUAL Después de realizar un análisis a la Orden de Servicio No 486 – 2012, el Grupo Auditor pudo evidenciar: 1) La selección del contratista se efectuó mediante

73


Y SUBPROCESO PARA LA OPERACIÓN

DELSISTEMA DE ALCANTARILLADO DE LA

EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS

PUBLICOS ESP

$ 193,403,957 $ 48,231,605 $ 241,635,622 INCICOL LTDA

72


Y SUBPROCESOS PARA LA OPERACIÓN DEL

SISTEMA DE ASEO DE LA EMPRESA


ESP

$ 650,510,467 $ 208,318,940 $ 858,829,407 INCICOL LTDA

71


Y SUBPROCESOS DE APOYO

ADMINISTRATIVOS PARA EL

FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA


ESP

$ 276,391,537 $ 166,509,393 $ 442,900,930 INGENIEROS CIVILES DE

COLOMBIA LTDA INCICOL

65

CONTRATAR LA PRESTACIÓN DE DOS

PUNTOS DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD

PRIVADA Y PLANTA DE TRATAMIENTO Y UN

PUNTO EN LA PLANTA DE TRATAMIENTO DE

AGUAS RESIDUALES LA PTAR DE LA

EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS

PÚBLICOS ESP.

$ 91,293,344 11,490,000$ 102,783,344$

COOPERATIVA DE

VIGILANCIA PRIVADA

COOVING C.T.A

63

CONTRATAR EL SUMINISTRO DE

COMBUSTIBLE ACPM Y GASOLINA PARA

LOS VEHICULOS DE LA EMPRESA


ESP

$ 189,000,000 $ - $ 189,000,000 TRANSPORTES

PIEDECUESTA S.A

48

CONTRATAR LA EJECUCION DE LOS

PROCESOS Y SUBPROCESOS DE APOYO

ADMINISTRATIVO REQUERIDO PARA EL

DESARROLLO Y BUEN FUNCIONAMIENTO DE

LA EMPRESA PIEDECUESTANA DE

SERVICIOS PÚBLICOS ESP

$ 41,724,160 $ - $ 41,724,160 MUSEICOL CTA

$ 13,751,992,261 $ 740,036,180 $ 14,492,028,501




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invitación a un oferente idóneo de conformidad con lo establecido en el Acuerdo No 0004 del 31 de octubre de 2012 de la Junta Directiva de la Empresa Piedecuestana de E.S.P (manual de contratación interna de la Empresa) modificado por el Acuerdo No 002 del 02 de febrero de 2009, Acuerdo No 002 del 22 de noviembre de 2010 y el Acuerdo No 002 del 20 de enero de 2012. 2) El contratista allegó las pólizas de la manera establecida en la minuta del contrato y la entidad verificó que estas cubran los amparos y las vigencias contenidas en la minuta del contrato. 3) El contratista allegó el plan de iinversión del anticipo dentro del término establecido en la ley y la entidad contratante realizó la aprobación del mismo antes de la entrega de cualquier suma de dinero a favor del contratista por dicho concepto 4) Al final de la ejecución del presente contrato se observa que el contratista amplió las pólizas de la manera establecida en la ley. 5) La entidad contratante realizó el descuento del 5% correspondiente al fondo de convivencia y seguridad contemplado en la Ley 418 de 1997. 2. Orden de servicio No 465 -2012 Procedimiento contractual: Invitación a un oferente idóneo. Objeto: Contratar un vehículo compactador para la

recolección y transporte de residuos sólidos de los diferentes sectores del Municipio de Piedecuesta y disposición final en el Carrasco con su respectivo conductor y dos operarios recolectores con suministro de combustible y mantenimiento general del vehículo con suministro de pólizas a todo riesgo SOAT y certificado técnico mecánico.

Contratista: Luis Benjamín Calderón Plata Valor inicial de contrato: $37.000.000 Valor adicional: $8.000.000 Fecha de la adición: 16 de diciembre de 2012

Valor total del contrato: $45.000.000 Tiempo de ejecución: 2 meses Adicional en tiempo: 15 días Total de tiempo de ejecución: 2 meses y 15 días Suscripción del contrato: 01 de octubre de 2012 Acta de inicio: 16 de octubre de 2012 Acta de pago parcial No 01: 01 de noviembre de 2012 Acta de pago parcial No 02: 03 de diciembre de 2012 Acta de pago parcial No 03: 31 de enero de 2013 Acta de pago parcial No 04: 01 de marzo de 2013 Acta de Liquidación Final: 01 de Marzo de 2013

ANALISIS CONTRACTUAL

El Grupo Auditor, realiza un análisis detallado de la orden No 465-2012 y logra determinar: 1) La selección del contratista se efectuó mediante invitación a un oferente idóneo de conformidad con lo establecido en el Acuerdo No 0004 del 31




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de octubre de 2012 de la Junta Directiva de la Empresa Piedecuestana E.S.P. 2) La entidad contratante realizó la designación del supervisor y su correspondiente notificación como se observa en oficio del 01 de octubre de 2012. 3) El contratista ejecutó el objeto contractual de la manera establecida en la minuta de la orden de servicio, como se observa en el informe del interventoría, en las actas parciales de pago y en acta de liquidación final. 3. Orden No 284 - 2012 Procedimiento contractual: Invitación a un oferente idóneo. Objeto: Elaboración de estudios de prefactibilidad

y factibilidad del Proyecto de Masificación de Gas combustible domiciliario por redes para las veredas Cristales, La Loma, Sevilla, El Canelo, Pinchote, el Polo, Zaragoza, Las amarillas, Los Llanitos, Miraflores, Limonal, Faltriquera, Chucuri, Cartagena, La Nevera, Santa Rita, Meseta Grande, La Mata, Planadas, San Pedro, San Isidro, La Vega, La Cuchilla, San Francisco Alto, San Francisco Bajo, La Palma, El Granadillo, Las Rosas y Cubin del Municipio de Piedecuesta.

Contratista: Fundación Especializada en Sistemas y Servicios E.S.S – E.P.S.

Representante Legal: Luis Emilio Acevedo Gallo Valor del contrato: $25.000.000 Tiempo de ejecución: 90 días Suscripción del contrato: 3 de julio de 2012 Acta de inicio: 03 de julio de 2012 Acta de Entrega y Recibo Final: 03 de octubre de 2012 Acta de Liquidación: 29 de octubre de 2012


El Grupo auditor logra determinar que la orden No 284 – 2012, se desarrolló atendiendo los parámetros establecidos en el artículo primero del Acuerdo de Junta Directiva No 002 del 20 de enero de 2012. De otra parte, se logró evidenciar que la Fundación Especializada en Sistemas y Servicios E.S. – E.P.S para efectos de dar cumplimiento al objeto de la orden No 284 – 2012 entrega a la entidad contratante: estudios de mercado, resumen ejecutivo, ficha EBI, generalidades del gas natural, suministro de gas natural por redes, presupuesto, plan de manejo ambiental, diseños y anexos (listado de usuarios, encuestas, esquemas de interventoría, APU, ingeniería de detalle), registro fotográfico, dos planos y CD. OBSERVACIÓN N° 23: La entidad contratante no verificó que los contratistas cumplieran con su obligación de realizar aportes al sistema de seguridad social




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integral y parafiscales antes de efectuar pagos a favor de los mismos y de realizar la liquidación de la orden No 465-2012 y del contrato No 284 – 2012. Los supervisores de la orden No 465-2012 y del contrato No 284 – 2012 permitieron que se realizaran pagos a favor de los contratistas y que se efectuara la liquidación del contrato y de la orden mencionados; sin verificar que el contratista cumpliera a cabalidad con sus obligaciones con los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes a las cajas de compensación familiar, ICFB y SENA, como se evidencia:

1. En la orden No 465 – 2012 se observa que la PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS, realizó pagos a favor de Luis Benjamín Calderón Plata en calidad de contratista y realizó la liquidación de la mencionada orden el 01 de marzo de 2013, sin verificar de manera adecuada que el contratista y el personal utilizado para el desarrollo de las actividades necesarias para la ejecución del objeto contractual, se encontraran afiliados a salud, pensiones, riesgos de profesionales, caja de compensación y demás parafiscales exigidos en la ley, a pesar de que dicha obligación estaba contemplada de manera expresa en la cláusula cuarta y novena de la minuta de la presente orden. El Grupo Auditor considera, que los recibos de pago expedidos por TALENTOS, no son prueba, ni evidencia del pago de la seguridad social integral del contratista y del personal utilizado para la ejecución de la orden No 465-2012.

2. En la carpeta archivo del contrato No 284 – 2012, no se observó evidencia que demuestre que el contratista cumplió con sus obligaciones relacionadas con el pago de aportes a los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes a las cajas de compensación familiar, ICFB y SENA; sin embargo, la entidad contratante realizó pagos a favor del contratista y liquido el contrato el 29 de octubre de 2012; a pesar de que dicha obligación quedo contemplada de manera expresa en el numeral d de la cláusula octava (obligaciones del contratista) de la minuta de contrato de consultoría.

Teniendo en cuenta los anteriores planteamientos, se configura una observación con incidencia disciplinaria en cabeza de los señores Jesús Alberto Rodríguez y Raúl Duran Sánchez en calidad de supervisores, por vulnerar y permitir que se incumplieran las cláusulas contenidas en la minutas de la orden No 465 – 2012 y 284 – 2012 y por no dar cumplimiento al artículo 50 de la Ley 789 de 2002, al inciso 1 del artículo 23 del Decreto 1703 de 2002 y al artículo 5 de la Ley 828 de 2003. Finalmente se configura una observación administrativa, con el fin de que la entidad contratante, incluya en el Plan de Mejoramiento, las acciones correctivas tendientes a evitar que situaciones como las descritas, ocurran con posterioridad en materia contractual.




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Tipo de OBSERVACIÓN: Disciplinaria Norma Vulnerada: Numeral primero del artículo 34 de la ley 734 de

2002, Articulo 44 y 82 y ss de la Ley 1474 de 2011, cláusula 4 y 9 de la orden No 465-2012, numeral d de la cláusula octava (obligaciones del contratista) del contrato No 284 – 2012, articulo 50 de la Ley 789 de 2002, al inciso 1 del artículo 23 del Decreto 1703 de 2002 y al artículo 5 de la Ley 828 de 2003.

Presunto Responsable: -RAUL DURAN SANCHEZ Director de planeación

Supervisor (Contrato No 284-2012) -JESUS ALBERTO RODRIGUEZ Director de Operaciones Supervisor (Contrato No 465-2012) Tipo de OBSERVACIÓN: Administrativa Presunto Responsable: CESAR TOLOZA NUÑEZ

Gerente General de la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P.

RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: Respuesta de Jesús Alberto Rodríguez, en calidad de Gerente Encargado de la

entidad:

“Me permito solicitar que la presente observación debe ser revocada, en base a los siguientes argumentos: La seguridad social y demás aportes si se verifica, ya que para cada pago en Tesorería de la Empresa reposa copia de la Seguridad social y aportes, sin estos no se efectúan los pagos, en el momento de la auditoría no reposan en la carpeta pero si en la tesorería. Se anexan 6 folios (planillas integrada de los meses de junio a Diciembre de 2012”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: De conformidad con la contradicción allegada por la entidad y los presuntos responsables, el grupo auditor considera que los folios anexados como medios de prueba respecto del pago de seguridad social integral dentro del contrato No. 284-12, dan fe de que éstos fueron realizados, por lo tanto dan lugar a que la observación con alcance disciplinario para el supervisor Raúl Durán Sánchez, se desvirtúe. Ahora bien, respecto del contrato No. 465-12 la entidad no allegó soporte alguno del pago de quienes desarrollaron el objeto contractual, por tanto, la presunta observación con alcance disciplinario se confirma para el supervisor de éste, Jesús Alberto Rodríguez.




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Así mismo, se confirma la observación con alcance administrativo para que la entidad adopte las acciones correctivas a que haya lugar a fin de no ser reiterativas este tipo de situaciones. 4. Contrato de Suministro No 063 - 2012. Procedimiento contractual: Tres Oferentes Objeto: Contratar el suministro de

combustible (ACPM y gasolina) para los vehículos de la empresa PIEDECUESTANA DE SERVICIOS E.S.P. que desarrollen operaciones en el área operacional de la empresa.

Contratista: TRANSPORTE PIEDECUESTA S.A.

Representante Legal: José Luis Díaz Camacho Valor inicial de contrato: $189.000.000 Fecha de Inicio: 15 de febrero de 2012. Valor total del contrato: $189.000.000 Valor total ejecutado: $125.239.272 Tiempo de ejecución: Ocho (8) meses. Adicional en tiempo: 64 días Total de tiempo de ejecución: 10 meses y 4 días Suscripción del contrato: 15 de febrero de 2012 Acta de inicio: 27 de febrero de 2012 Acta de pago parcial No 01: 02 de mayo de 2012 Acta de pago parcial No 02: 02 de junio de 2012. Acta de pago parcial No 03: 03 de julio de 2012. Acta de pago parcial No 04: 01 de agosto de 2012. Acta de pago parcial No 05: 15 de agosto de 2012. Acta de pago parcial No 06: 03 de septiembre de 2012. Acta de pago parcial No 07: 01 de octubre de 2012. Fecha de la adición en tiempo: 26 de octubre de 2012. Acta de pago parcial No 08: 01 de noviembre de 2012 Acta de pago parcial No 09: 03 de diciembre de 2012 Acta de pago parcial No 10: 24 de diciembre de 2012. Acta de pago parcia No 11: 31 de diciembre de 2012. Acta de Liquidación Final: 31 de diciembre de 2012


El Grupo Auditor después de realizar una análisis minucioso al contrato de suministro No 063-2012, pudo verificar: 1) El contratista antes de iniciar la ejecución del contrato, allegó las pólizas exigidas en la minuta del contrato y la entidad contratante realiza la aprobación de las mismas de la manera establecida en el manual de contratación de la entidad sujeto de control. 2) El supervisor del contrato verificó que el contratista haya realizado los pagos correspondientes a seguridad social y parafiscales, antes de ordenar el pago de cualquier suma por concepto del presente contrato. 3) El contratista ejecutó el objeto contractual,




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como se observa en cada una de las actas parciales suscritas en desarrollo del contrato y en el acta de liquidación final. OBSERVACIÓN N° 24: Deficiencias en el control del suministro de combustible de los vehículos de la Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos en el contrato de suministro No 063-2012. En la cláusula tercera de la minuta del contrato de suministro No 063 – 2012, se establece: “La Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos, pagara el valor del

contrato de la siguientes manera: A través de cuentas de cobro mensuales discriminando la cantidad de combustible ya sea ACPM y Gasolina detallando a su vez el vehículo al cual realiza el servicio con el número de placa e identificación del Conductor y autorización del Director de Operaciones de la Entidad hasta descotar el monto total de la suma pactada en el presente contrato.”.

Teniendo en cuenta lo expuesto, el Grupo Auditor procede a efectuar un análisis a las cuentas de cobro mensual, a las facturas de venta y a los recibos de control ventas de crédito adjuntos al expediente contractual, y logra establecer que el supervisor y el contratista si llevan un control de la cantidad de combustible (ACPM – Gasolina) que se ha suministrado en desarrollo del presente contrato; sin embargo, no existe claridad sobre aspectos tales como: tipo de vehículo, placa del vehículo, identificación del conductor, lo que imposibilita en el desarrollo del proceso auditor determinar con claridad y certeza si el combustible suministrado por el contratista ha sido entregado única y exclusivamente a los vehículos de la Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P que desarrollan actividades en el área operativa de la Empresa. De acuerdo a lo expuesto se configura una observación administrativa, que recae en cabeza del señor CESAR TOLOZA NUÑEZ, Gerente de la Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos, con el fin de que incluya en el Plan de Mejoramiento de la entidad, todas las acciones correctivas tendientes a que tanto los contratistas como los supervisores de los contratos de suministro de combustible, realicen un mejor seguimiento a la ejecución de este tipo de contratos. Tipo de OBSERVACIÓN: Administrativa Presunto Responsable: CESAR TOLOZA NUÑEZ


RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: Respuesta de Jesús Alberto Rodríguez, en calidad de Gerente Encargado de la

entidad:

“Me permito solicitar que la presente observación debe ser revocada y en su defecto calificada como de tipo administrativo en base a los siguientes argumentos: Contrario a lo señalado por el equipo auditor, la empresa maneja una orden de servicios con su debido consecutivo, pre impreso, en la que consta los siguientes datos: tipo de vehículo, placa del vehículo, nombre e identificación del conductor, tipo de combustible,




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firma del supervisor con el conducto, adicionalmente a la firma contratista se le solicita la tirilla o comprobante de tanqueo, donde consta tipo de combustible, placa de vehículo, cantidad de vehículo; lo que permite llevar un control de consumo por vehículo, contrario a lo afirmado por equipo auditor, pese a haber tenido acceso a dichos información, la cual consideramos respetuosamente no fue debidamente valorada, por lo anterior aporto la copia de la ordenes de servicio, que permiten identificar la información correcta para el adecuado control”

CONCLUSIÓN POR PARTE DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: Con base en los documentos allegados por parte de la entidad, la observación con alcance administrativo se desvirtúa toda vez que éstos lograron demostrar que la entidad realiza las órdenes de servicio identificando fecha, tipo de vehículo, placa, nombre del conductor, identificación de éste y cantidad de combustible. Además éstas se encuentran autorizadas mediante firma del Director de Operaciones de la Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P. 5. Orden de servicios No 048 - 2012. Procedimiento contractual: Invitación a un oferente idóneo. Objeto: Contratar la ejecución de los procesos y

subprocesos de apoyo administrativa requerido para el desarrollo y buen funcionamiento de la Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos.

Contratista: MUSEICOL LTDA Representante Legal: Oscar Manuel Arango C. Valor del contrato: $41.724.160 Tiempo de ejecución: 30 días. Aceptación de la Oferta: 01 de febrero de 2012

ANALISIS CONTRACTUAL El Grupo auditor logra determinar que la orden de suministro No 048 – 2012, se desarrolló atendiendo los parámetros establecidos en el artículo primero del Acuerdo de Junta Directiva No 002 del 20 de enero de 2012. De otra parte en la carpeta archivo de la presente orden, se evidencia la existencia de documentos que le permiten al ente de control establecer con certeza que el contratista ejecutó el objeto contractual de la manera establecida en la minuta de la orden, como se observa en: 1) Los informes de actividades realizados por los 5 funcionarios de PQR, los dos promotores, la secretaria de operaciones, los auxiliares de contabilidad, cartera, tesorería, la persona encargada de la recepción al conmutador, el auxiliar de almacén, de servicios generales, de correspondencia, de archivo, la secretaria de planeación, la secretaria de gerencia, etc. 2) El Informe del supervisor Medardo Faber Mejía Palomino, donde se ratifican que el contratista realizó los procesos y subprocesos de apoyo administrativa requeridos para el desarrollo y buen funcionamiento de la Empresa Piedecuestana E.S.P. 6. Orden de suministro No 390 - 2012.




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Procedimiento Contractual: Contratación Directa Objeto: Suministro de tarjera, afiche y plegables

para campaña publicitaria de la Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E

Contratista: Jairo Gutiérrez Suarez Cuantía: $2.963.800 Tiempo de ejecución: 15 días. Orden de aceptación de la oferta: 16 de agosto de 2012 Orden de Ingreso: 05 de septiembre de 2012.

ANALISIS CONTRACTUAL El Grupo Auditor después de realizar un análisis de la orden de suministro No 390-2012, logro evidenciar: 1) El procedimiento contractual aplicado en la presente orden es el establecido en el artículo 14 del manual de contratación de la entidad, el cual prevé una contratación directa, sin obligatoriedad de invitaciones previas, aplicando y revisando la idoneidad y experiencia de la persona a contratar. 2) El contratista ejecutó el objeto contractual de la manera establecida en la minuta de la orden y en la orden de compra No 063 del 16 de agosto de 2012, como se observa en la orden de ingreso del 05 de septiembre de 2012. 3) El contratista realizó la cancelación de sus aportes al sistema de seguridad social en salud, pensiones y ARL como se observa en las planillas adjuntas en el expediente contractual. OBSERVACIÓN N° 25: Existencia de órdenes de servicio y/o de compra o suministro con estudios de conveniencia y oportunidad hechos de forma improvisada. En desarrollo del proceso auditor, se logra evidenciar que los estudios de conveniencia y oportunidad de las órdenes de servicio y de compra o suministro, son realizados de forma improvisada por parte de la entidad contratante, como se observa:

1. En los estudios de conveniencia y oportunidad de la orden de servicio No 048-2012, no se establece con total claridad la manera como se pretende satisfacer la necesidad planteada, las actividades a realizar por el contratista y el procedimiento contractual a seguir.

2. En los estudios de conveniencia y oportunidad de la orden de compra o suministro No 390 – 2012, no se determina con claridad el detalle de los artículos, las unidades y cantidades necesarias para satisfacer la necesidad plasmadas en los mismos estudios.

De acuerdo a lo expuesto, se configura una observación administrativa, en cabeza del señor CESAR TOLOZA NUÑEZ, Gerente General de la Empresa Piedecuestana de Servicios públicos, quien deberá incluir en el Plan de Mejoramiento de la entidad, todas y cada una de las acciones correctivas tendientes a evitar la existencia de estudios de conveniencia y oportunidad




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realizados de manera improvisada, que puedan llegar a originar en el futuro la vulneración de los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal. Tipo de OBSERVACIÓN: Administrativa Presunto Responsable: CESAR TOLOZA NUÑEZ


RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Me permito solicitar que la presente observación sea revocada y en su defecto calificada como de tipo administrativo en base a los siguientes argumentos: Con relación a esta observación, la Empresa ha venido fortaleciendo los procesos para la elaboración de los estudios de oportunidad y conveniencia. Estos tienen variables como: Ciudad y fecha, facultades para contratar, descripción de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación, Objeto a contratar, Identificación del contrato, supervisor, lugar de ejecución, Fundamentos Jurídicos características técnicas y valor estimado del contrato, Forma de pago del contrato, plazo de pago de ejecución del contrato, Justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable, soporte que permita la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: De conformidad con la contradicción allegada por el sujeto de control, y teniendo en cuenta que la adopción de procesos se encuentra aún en curso, la observación con alcance administrativo se confirma, a fin de que la entidad consagre en su manual de contratación estos cambios, los cuales siempre estarán orientados al mejoramiento continuo de la entidad.

CONTRATOS DE OBRA Y DE INVENTORÍA 7. Contrato de Obra No 565 - 2012 Procedimiento contractual: Invitación con tres oferentes Objeto: Ejecutar la construcción de obras para la

reposición de alcantarillado sanitario Calle 14 entre Carrera 5 y 6 del Municipio de Piedecuesta.

Contratista: INCICOL SERVICES S.A.S Representante Legal: Laura María Muñoz Tarazona Valor inicial de contrato: $126.291.179 Tiempo de ejecución: 15 días calendarios. Suscripción del contrato: 07 de diciembre de 2012 Acta de inicio: 20 diciembre de 2012 Anticipo: 50% Acta de desembolso del anticipo: 20 de diciembre de 2012 Valor del anticipo: $63.1445.589 Acta de Recibo Final: 28 de diciembre de 2012




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Acta de Liquidación: 06 de junio de 2013

ANALISIS CONTRACTUAL El Grupo Auditor, realiza el análisis del contrato de obra No 565- 2012 y logra determinar: 1) La entidad contratante inició el trámite de contratación con fundamento en la Ley 142 de 1994, Ley 689 de 2001 y sus decretos reglamentarios, Resolución No 151 de 2000 expedida por la Comisión Reguladora y el acuerdo No 004 de 2006 (Manual de contratación) y la sección VI del Decreto 734 de 2012. 2) La entidad contratante realizó la correspondiente invitación a cotiza como lo establece el Acuerdo No 004 de 2006. 3) El contratista cumplió a cabalidad los requisitos de orden jurídico, económico y técnico contenidos en la invitación; tal y como se observa en el acta de evaluación de propuestas suscrita el 05 de diciembre de 2012. 3) El contratista allegó de manera adecuada el plan de inversión del anticipo, el cual fue aprobado por el supervisor designado para ejercer la vigilancia del presente contrato antes de la suscripción del acta de desembolso de dicho concepto. 4) El contratista allegó las garantías de la manera establecida en la minuta del contrato y la entidad contratante realizó la aprobación de las mismas, como requisito para la legalización y ejecución del presente contrato; de igual forma el contratista realizó la actualización de las pólizas a la terminación del presente contrato. 5) El supervisor del contrato verificó antes de cancelar cualquier suma de dinero derivada del presente contrato, que el contratista haya realizado los pagos por concepto de seguridad social en salud, pensiones, riesgos profesionales y FIC como se evidencia en las planillas adjuntas en el expediente contractual. 6) La entidad contratante realizó de manera oportuna el descuento correspondiente al fondo de seguridad ciudadana equivalente al 5% del valor del contrato de la manera contenía en la ley. 8. Contrato de Obra No 512 – 2012 Procedimiento contractual: Invitación a un número plural de tres

oferentes Objeto: Construcción de obras para la reposición

de red de alcantarillado sanitario y pluvial carrera 9B entre calles 3 y 4 Barrio Villaluz.

Contratista: Marlon Gómez Cadavid Valor inicial de contrato: $97.233.579 Tiempo de ejecución: 60 días calendario. Suscripción del contrato: 26 de octubre de 2012 Acta de inicio: 21 de noviembre de 2012 Valor del anticipo: $48.616.789 Acta de desembolso del anticipo: 21 de noviembre de 2012 Acta de suspensión No 01: 27 de noviembre de 2012 Acta de Reinicio No 01: 14 de enero de 2013. Acta de Recibo Final: 11 de febrero de 2013 Acta de Recibo Definitivo: 11 de febrero de 2013. Acta de Liquidación: 18 de marzo de 2013




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ANALISIS CONTRACTUAL En desarrollo del proceso auditor, se pudo verificar que en el contrato de obra No 565- 2012: 1) La entidad contratante realizó la selección del contratista mediante invitación a un número plural de mínimo tres (03) oferentes de conformidad con lo establecido en el Acuerdo No 004 del 31 de octubre de 2011 expedido por la Junta Directiva de la Empresa Piedecuestana E.S.P modificado por el Acuerdo No 002 del 2 de febrero de 2009, acuerdo No 002 del 22 de noviembre de 2010 y el Acuerdo No 022 del 20 de enero de 2012. 2) El contratista seleccionado cumplió a cabalidad los requisitos de orden jurídico, técnico y económico como se observa en los documentos adjuntos a la carta de presentación de la propuesta y en el acta de evaluación de propuestas suscrita el 23 de octubre de 2012. 3) El contratista allegó las pólizas de la manera establecida en la minuta del contrato y efectuó la actualización de las garantías una vez concluidas las obras. 4) La entidad contratante antes de realizar el desembolso del anticipo, aprobó el plan de inversión allegado por el contratista. 5) La entidad contratante antes de realizar el pago de sumas de dinero derivadas del presente contrato, verificó que el contratista cumpliera con sus obligaciones del pago de seguridad social, en salud, pensiones y riesgos profesionales y el FIC como se observa en las planillas adjuntas a la carpeta archivo del presente contrato. 6) La entidad contratante realizó al contratista el descuento de la contribución especial (Fondo de Seguridad Ciudadana) establecido en el artículo 120 de la ley 418 de 1997 modificado por el artículo 6 de la Ley 1106 de 2006. 9. Contrato de Obra No 514-2012

Procedimiento contractual: Invitación a un número plural de tres

oferentes Objeto: Reposición alcantarillado sanitario y

construcción alcantarillado pluvial de la calle 8 entre carreras 6 y 7 Barrio Centro, Piedecuesta.

Contratista: JBC CONSTRUCTORES LTDA Representante Legal: Javier Beltrán Cediel Valor inicial de contrato: $248.579.962 Valor del anticipo: $124.289.981 Valor adicional: $78.471.445 Valor total del contrato: $327.051.407 Tiempo de ejecución: 75 días calendario Adicional en tiempo No 01: 30 días Total de tiempo de ejecución: 105 días Suscripción del contrato: 31 de octubre de 2012 Acta de inicio: 21 de noviembre de 2012. Acta de desembolso del anticipo: 21 de noviembre de 2012 Acta de suspensión No 01: 22 de noviembre de 2012 Ampliación de suspensión: 08 de enero de 2013 Acta de Reinicio No 01: 01 de febrero de 2013 Acta modificación de cantidades No 01: 01 de febrero de 2013 Modificación No 01 en tiempo 13 de marzo de 2013. Acta de suspensión No 02: 22 de marzo de 2013




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Acta mayores - menores cantidades No 02: 01 de abril de 2013. Acta de Reinicio No 02: 08 de abril de 2013 Adicional en valor No 2: 24 de abril de 2013 Acta de modificación de cantidades No 03: 18 de abril de 2013 Acta de Recibo Final: 02 de mayo de 2013 Acta de Liquidación: 16 de mayo de 2013

ANALISIS CONTRACTUAL Después de realizar un análisis al contrato de obra No 514-2012, el Grupo Auditor, logra determinar: 1) La entidad contratante realizó la selección del contratista mediante invitación a un número plural de mínimo tres (03) oferentes de conformidad con lo establecidos en el Acuerdo No 004 del 31 de octubre de 2011 expedido por la Junta Directiva de la Empresa Piedecuestana E.S.P modificado por el Acuerdo No 002 del 2 de febrero de 2009, acuerdo No 002 del 22 de noviembre de 2010 y el Acuerdo No 022 del 20 de enero de 2012. 2) El contratista seleccionado presentó la propuesta dando cumplimiento a los requisitos de orden jurídico, económico y financiero consignados en los términos de referencia como se observa en los anexos de la carta de presentación de oferta y en el acta de evaluación de propuestas suscrita el 24 de octubre de 2012. 3) El contratista cumplió todos y cada uno de los requisitos exigidos para la entrega del anticipo tales como la constitución por parte del contratista de la garantía exigida, la aprobación de los mismos y el plan de versión de anticipo. 4) El contratista cumplió a cabalidad con su obligación de solicitar la licencia de intervención y ocupación del espacio público en lo relacionado con las redes de servicios públicos o de particular. 5) La entidad contratante realizó la adición en valor al presente contrato previa la existencia de estudios de conveniencia, antes del vencimiento del plazo inicialmente pactado y por valor inferior al 50%. 6) La entidad contratante realizó la suspensión del contrato por motivos justificados, tal y como se observa en las actas suscritas el 22 de noviembre de 2012, el 08 de enero y el 22 de marzo de 2013. 7) El contratista realizó la actualización de las vigencias de las pólizas así como la ampliación de las mismas por modificación en el plazo de ejecución del objeto contractual y la entidad contratante efectuó la aprobación de las garantías de conformidad con lo establecido en el Manual de contratación de le entidad. 8) La entidad contratante verificó antes del pago de cualquier suma de dinero por concepto del presente contrato que el contratista cumpla a cabalidad el pago de sus obligaciones a salud, pensiones, riesgos profesionales, SENA y FIC como se observa en las planillas y colillas de pago adjuntas al presente contrato. 10. Contrato de obra No 535 - 2012 Procedimiento contractual: Objeto: Ejecutar la construcción de obras para la

Construcción de la línea de conducción de acueducto del asentamiento humano nueva Colombia del Municipio de Piedecuesta – Santander.

Contratista: CONSORCIO NUEVA COLOMBIA Representante Legal: Manuel Iván Camargo Jaimes




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Valor inicial de contrato: $232.598.779 Tiempo de ejecución: 45 días calendario. Suscripción del contrato: 07 de noviembre de 2012 Acta de inicio: 06 de diciembre de 2012

Acta de desembolso del anticipo: 06 de diciembre de 2012 Valor del anticipo: $116.299.389 Acta de suspensión No 01: 24 de diciembre de 2012 Acta de Reinicio No 01: 17 de enero de 2013 Acta Modif de cantidades No 01: 21 de enero de 2013 Acta de Recibo Final: 11 de febrero de 2013. Acta de Liquidación: 18 de marzo de 2013

ANALISIS CONTRACTUAL El Grupo Auditor, realiza el análisis al contrato de obra No 535 – 2012, donde logra evidenciar: 1) La entidad contratante realizó la selección del contratista mediante invitación a un número plural de mínimo tres (03) oferentes de conformidad con lo establecidos en el Acuerdo No 004 del 31 de octubre de 2011 expedido por la Junta Directiva de la Empresa Piedecuestana E.S.P modificado por el Acuerdo No 002 del 2 de febrero de 2009, acuerdo No 002 del 22 de noviembre de 2010 y el Acuerdo No 022 del 20 de enero de 2012. 2) El contratista seleccionado cumplió a cabalidad todos y cada uno de los requisitos de orden jurídico, económico y técnico establecidos en los términos de referencia como se logra determinar en los anexos de la propuesta allegada por el contratista seleccionado y en el acta de evaluación de propuestas suscrito el 31 de octubre de 2012. 3) El contratista allegó las pólizas o garantías con los amparos y las vigencias establecidas en la minuta del contrato como se evidencia en los originales de las pólizas. 4) La entidad contratante realizó la entrega del anticipo previa verificación de la constitución por parte del contratista de la garantía exigida y aprobadas por la entidad y la presentación del plan de versión de anticipo. 5) El contratista cumplió a cabalidad sus obligaciones con el pago de seguridad social en salud, pensiones, ARL, cajas de compensación familiar, SENA y FIC. 6) La entidad contratante de manera adecuada, efectuó el descuento correspondiente al fondo de seguridad ciudadana contemplado en el ley 418 de 1997. 11. Contrato de Obra No 483 – 2012 Procedimiento contractual: Tres oferentes Objeto: El contratista se obliga con el

contratante a ejecutar la construcción de obras para la “RED DE CONDUCCIÓN DE AGUA POTABLE DESDE TRES ESQUINAS HASTA LA ESCUELA DE LA VEREDA LOS MONOS DEL MUNICIPIO DE PIEDECUESTA”.

Contratista: L.C.R. INGENIERIA Y TRANSPORTE S.A.S

Representante Legal: Luis Carlos Rivera Salazar Valor inicial de contrato: $78.353.518




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Tiempo de ejecución: 30 días calendario contados a partir de la suscripción y legalización del acta de inicio.

Suscripción del contrato: 17 de octubre de 2012 Acta de inicio: 30 de octubre de 2012 Acta de desembolso del anticipo: 30 de octubre de 2012. Valor del anticipo: $39.176.759 Acta de Recibo Final: 30 de noviembre de 2012. Acta de Liquidación: 07 de mayo de 2013.

ANALISIS CONTRACTUAL Una vez analizado el contrato de obra No 483 – 2012, el Grupo Auditor pudo evidenciar: 1) La entidad contratante inició el trámite de contratación con fundamento en la Ley 142 de 1994, Ley 689 de 2001 y sus decretos reglamentarios, Resolución No 151 de 2000 expedida por la Comisión Reguladora y el acuerdo No 004 de 2006 (Manual de contratación) y la sección VI del Decreto 734 de 2012. 2) La entidad contratante antes de autorizar el pago de valor del anticipo aprobó el plan del manejo del anticipo. 3) El contratista seleccionado cumplió a cabalidad los requisitos y parámetros establecidos en la invitación como se observa en el acta de evaluación de propuestas suscrita el 12 de octubre de 2012. 4) La entidad contratante verificó que el contratista allegara las planillas y colillas de pago correspondientes a la pago de seguridad social en salud, pensiones, ARL, SENA y FIC. 5) El contratista presentó informe final donde se observan todas y cada una de las actividades desarrolladas para la ejecución del objeto contractual. 6) La entidad contratante realizó al contratista el descuento de la contribución especial (Fondo de Seguridad Ciudadana) establecido en el artículo 120 de la ley 418 de 1997 modificado por el artículo 6 de la Ley 1106 de 2006. 12. Contrato de Obra No 135 - 2012. Procedimiento contractual: Tres oferentes Objeto: Mantenimiento y adecuación de la planta

física del edificio de la Empresa Municipal de Servicios Públicos Domiciliarios de Piedecuesta, Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P.

Contratista: Pedro Nel Forero Muñoz Valor del contrato: $103.018.930 Valor adicional: $45.444.050. Valor total del contrato: $148.462.980 Tiempo de ejecución: 90 días Adición en tiempo: 60 días Total tiempo de ejecución: 150 días. Suscripción del contrato: 23 de marzo de 2012 Acta de inicio: 02 de abril de 2012 Pago anticipo: $51.509.465 Acta de desembolso del anticipo: 02 de abril de 2012 Valor del anticipo: $51.509.465




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Acta de pago parcial No 01: 02 de mayo de 2012 Acta de suspensión No 01: 04 de mayo de 2012. Acta de Reinicio No 01: 11 julio de 2012 Acta may y men cant de obra: 03 de septiembre de 2012. Adicional en tiempo y valor: 03 de septiembre de 2012. Acta de Recibo Final: 05 de septiembre de 2012. Acta de Liquidación: 05 de septiembre de 2012.

ANALISIS CONTRACTUAL El grupo Auditor, después de realizar un estudio minucioso al contrato de obra No 135 – 2012, logra evidenciar: 1) La entidad contratante inició el trámite de contratación con fundamento en la Ley 142 de 1994, Ley 689 de 2001 y sus decretos reglamentarios, Resolución No 151 de 2000 expedida por la Comisión Reguladora y el acuerdo No 004 de 2006 (Manual de contratación) y la sección VI del Decreto 734 de 2012. 2) El contratista adquirió las garantías o pólizas del presente contrato, atendiendo los parámetros exigidos en la minuta, así como realiza la ampliación y la actualización de las mismas de la forma contenida en la adición y en el Manual de contratación de la entidad. 3) La entidad contratante efectuó una adición en tiempo y en valor, antes del vencimiento del plazo inicialmente pactado, por un valor inferior al 50% del valor contenido en la minuta del contrato y previo la existencia de estudios de conveniencia y oportunidad. 4) La entidad contratante verificó que el contratista cumpliera con el pago de salud, pensión, ARL, caja de compensación familiar, SENA y FIC, como se observa en las planillas y colillas existentes en el expediente contractual. 5) El contratista rindió informe detallado de todas y cada una de las actividades ejecutadas para cumplir con el objeto contractual, de la manera acordada en la minuta del presente contrato. 6) La entidad contratante realizó al contratista el descuento de la contribución especial (Fondo de Seguridad Ciudadana) establecido en el artículo 120 de la ley 418 de 1997 modificado por el artículo 6 de la Ley 1106 de 2006. 13. Contrato de Obra No 485 - 2012 Procedimiento contractual: Invitación con tres oferentes. Objeto: Ejecutar la construcción de obras

para la red de conducción de aguas potable desde la YEE hasta el tanque de la Vega ubicado en la vereda las colinas de la Meseta de Ruitoque del Municipio de Piedecuesta.

Contratista: Hermindes Calderón Mantilla Valor inicial: $117.336.799 Tiempo de ejecución: 60 días calendario Suscripción del contrato: 17 de octubre de 2012 Acta de inicio: 18 de octubre de 2012 Acta de desembolso del anticipo: 18 de octubre de 2012. Valor del anticipo: $58.668.399 Acta de Entrega y Recibo Final: 20 de noviembre de 2012 Acta de Liquidación: 12 de diciembre de 2012




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El Grupo Auditor realiza un análisis del contrato de obra No 485-2012 y logra determinar: 1) La entidad contratante realizó la selección del contratista mediante invitación a un número plural de mínimo tres (03) oferentes de conformidad con lo establecidos en el Acuerdo No 004 del 31 de octubre de 2011 expedido por la Junta Directiva de la Empresa Piedecuestana E.S.P modificado por el Acuerdo No 002 del 2 de Febrero de 2009, acuerdo No 002 del 22 de noviembre de 2010 y el Acuerdo No 022 del 20 de enero de 2012. 2) El contratista cumplió a cabalidad los requisitos de orden jurídico, económico y técnico establecidos en los términos de referencia como se evidencia en los documentos soporte de la propuesta y en el acta de evaluación de la propuesta suscrita el 11 de octubre de 2012. 3) La entidad contratante antes de realizar el desembolso del anticipo, aprobó el Plan de inversión del mismo allegado por el contratista. 4) La entidad contratante realizó al contratista el descuento de la contribución especial (Fondo de Seguridad Ciudadana) establecido en el artículo 120 de la ley 418 de 1997 modificado por el artículo 6 de la Ley 1106 de 2006. 5) La entidad contratante verificó que el contratista realizara el pago de seguridad social en salud, pensión, ARL, cajas de compensación familiar, SENA y FIC de la manera contemplada en la minuta del contrato. 6) El contratista presentó un informe completo de todas y cada una de las actividades desarrolladas para la ejecución del objeto contractual. 14. Contrato de obra No 507 - 2012 Procedimiento contractual: Invitación a un número plural de mínimo

tres (03) oferentes Objeto: Construcción de la reposición de las redes

de acueducto y rehabilitación de la vía en la Calle 16 entre Carreras 5 y 6 del Municipio de Piedecuesta.

Contratista: INGENIAMB SAS Representante Legal: Germán Gómez Reyes Valor inicial de contrato: $245.023.482 Valor adicional No 01: $87.476.413 Valor total del contrato: $332.499.895 Tiempo de ejecución Inicial: 45 días calendario Adicional en tiempo No 2: 20 días Total tiempo de ejecución: 65 días Suscripción del contrato: 26 de octubre de 2012 Acta de inicio: 26 de noviembre de 2012 Acta de desembolso de anticipo: 30 de noviembre de 2012 Valor del anticipo: $122.511.741 Acta de suspensión No 01 - a: 05 de diciembre de 2012. Fecha Adicional No 01(En valor): 13 de diciembre de 2012. Acta de suspensión No 01 – b: 14 de diciembre de 2012 Acta de Reinicio No 01: 14 de enero de 2013 Acta may y men cantidades: 21 de enero de 2013 Fecha Adicional No 02 (En tiempo) 30 de enero de 2013. Acta avance parcial de Obra No 01: 25 de febrero de 2013




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Acta de avance y recibo final: 06 de Marzo de 2013 Acta de Liquidación: 18 de marzo de 2013

ANALISIS CONTRACTUAL El Grupo Auditor, realiza el análisis del contrato de obra No 507 – 2012 y logra determinar: 1) La entidad contratante realizó la selección del contratista mediante invitación a un número plural de mínimo tres (03) oferentes de conformidad con lo establecidos en el Acuerdo No 004 del 31 de octubre de 2011 expedido por la Junta Directiva de la Empresa Piedecuestana E.S.P modificado por el Acuerdo No 002 del 2 de Febrero de 2009, acuerdo No 002 del 22 de noviembre de 2010 y el Acuerdo No 022 del 20 de enero de 2012. 2) El contratista cumplió a cabalidad con todos los requisitos de orden jurídico, económico y técnico contenidos en los términos de referencia como se observa en el acta de evaluación de la propuesta suscrita el 22 de octubre de 2012. 3) El contratista adjuntó el plan del manejo del anticipo, la entidad contratante realizó la aprobación del mismo y el contratista en desarrollo del proceso contractual anexó los soportes del manejo del anticipo. 4) El contratista cumplió a cabalidad los pagos a seguridad social en pensión, salud y ARL, cajas de compensación familiar, SENA y FIC como se observa en las planillas adjuntas al expediente del presente contrato. 5) El contratista allegó las pólizas de la manera establecida en la minuta del contrato, al igual que realizó la ampliación de las mismas y la actualización por suspensiones, adiciones y terminación del contrato. 6) El contratista allegó informe detallado de las actividades desarrolladas para la ejecución del objeto contractual. 15. Contrato de Obra No 222 - 2012 Procedimiento contractual: Invitación a un número plural de

mínimo tres (03) oferentes Objeto: Ejecutar la construcción de obras

para la reconstrucción y adecuación de las obras de alcantarillado para la prevención de erosión y mitigación de los impactos generado por el fenómeno de la niña en el Municipio de El Playón – Departamento de Santander.

Contratista: JBC CONSTRUCTORES LTDA Representante Legal: Javier Beltrán Cediel Valor inicial de contrato: $4.447.066.999 Valor del primer giro: $1.334.120.099 Tiempo de ejecución: 6 Meses Adicional en tiempo: 3 meses. (07 de abril de 2013.) Total de tiempo de ejecución: 9 meses Contrato de Inventoría: No 223 - 2012 Nombre del interventor: CONSTRUCCIONES,

CONSULTORIAS Y SERVICIOS DE INGENIERIA – CONCOLSERVI LTDA

RL del Contratista: John Jairo Díaz Arcila




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Suscripción del contrato: 9 de mayo de 2012 Registro presupuestal: No 12L00257 (09 de mayo de 2012) Expedición de póliza: 30 de mayo de 2012 Acta de desembolso del primer giro: 18 de septiembre de 2012 Acta de inicio: 26 de septiembre de 2012 Inicio de trabajos: 8 de octubre de 2012 Actualización de póliza: 9 de octubre de 2012 Acta parcial de obra No 01: 8 de noviembre de 2012 Acta parcial de obra No 02: 10 de diciembre de 2012 Acta parcial de obra No 03: 08 de enero de 2013 Acta parcial de obra No 04: 08 de febrero de 2013 Acta parcial de obra No 05: 08 de marzo de 2013 Acta de modificación: 07 de abril de 2013 Acta de suspensión No 01: 10 de mayo de 2013 Acta parcial de obra No 06: 8 de abril de 2013 Acta parcial de obra No 07: 2 de mayo de 2013 Acta ampliación de suspensión No 01: 10 de junio de 2013 Estado del proceso contractual: Ejecución


Antes de realizar un análisis al contrato de obra No 222- 2012, se hace necesario indicar que mediante acuerdo No 071 del 28 de diciembre de 2011 del Departamento Nacional de Planeación, se aprobó la financiación del proyecto RECONSTRUCCION Y ADECUACION DE LAS OBRAS DE ALCANTARILADO PARA LA PREVENCION DE EROSION Y MITIGACION DE LOS IMPACTOS GENERADOS POR EL FENOMENO DE LA NIÑA EN EL MUNICIPIO DE PLAYON – SANTANDER.” con cargo a los recursos del Fondo Nacional de Regalías. De otra parte es importante establecer que el proyecto tiene un costo total de $4.909.508.069 de los cuales $4.889.528.069 son aportados por el Fondo Nacional de Regalías y el saldo restante; es decir la suma de $20.000.000 es aportada por el Municipio de el Playón. De otra parte, mediante oficio No SRP – 20121510314911 del 02 de abril de 2012 el Departamento Nacional de Planeación estableció como ejecutor del proyecto denominado reconstrucción y adecuación de las obras de alcantarillado para la prevención de erosión y mitigación de los impactos generados por el fenómeno de la niña en el municipio de el Playón – Departamento Santander, identificado con el BPIN 115003044000 a la Empresa Piedecuesta de Servicios Públicos E.S.P. Ahora bien, el Grupo Auditor después de revisar el contrato de obra No 222 – 2012, logra determinar: 1) La entidad contratante realizó la selección del contratista mediante invitación a un número plural de mínimo tres (03) oferentes de conformidad con lo establecido en el Acuerdo No 004 del 31 de octubre de 2011 expedido por la Junta Directiva de la Empresa Piedecuestana E.S.P modificado por el Acuerdo No 002 del 2 de Febrero de 2009, acuerdo No 002 del 22 de noviembre de 2010 y el Acuerdo No 022 del 20 de enero de 2012. 2) El contratista cumplió a cabalidad los requisitos de orden jurídico, económico y técnico contemplados en los pliegos de condiciones como se observa en los




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documentos anexos en la propuesta y en el acta de evaluación de propuestas suscrita el 04 de mayo de 2012. 3) El contratista allegó las garantías exigidas en la minuta del contrato y en el adicional donde se modifica el tiempo de ejecución de la obra y la entidad contratante realizó la aprobación de pólizas de la manera establecida en el manual de contratación de la entidad. 4) El contratista realizó la dotación de los trabajadores de la obra atendiendo los lineamientos de seguridad industrial y demás relacionados con la materia, como se observa en la constancias de entrega de dotación. 5) El contratista para el trámite y cobro de las actas de avance parcial presentó a la Piedecuestana los comprobantes de afiliación y pago a los aportes al sistema general de seguridad social integral y parafiscales del personal destinado para la ejecución de la obra. 6) El contratista a la fecha de la presente auditoria (27 de septiembre de 2013) está ejecutando el objeto contractual de la manera establecida en la minuta del contrato, como se observa en las 7 actas de avance parciales, en el registro fotográfico del avance de proyecto y en la documentación enviada al Departamento de Planeación, Dirección de Regalías el 04 de junio de 2013 donde se certificó que el presente contrato se ha ejecutado en más de un 40%. OBSERVACIÓN N° 26: Se autorizó el pago del 30% del costo del contrato (No 222 – 2012) como primer pago sin la existencia del acta de inicio y la aprobación del plan de inversión del anticipo. En desarrollo del proceso auditor se pudo evidenciar que en el numeral 1 de la cláusula cuarta de la minuta del Contrato No 222- 2012- FORMA DE PAGO se estableció: “Un primer giro del FNR por el treinta por ciento (30%) del valor del contrato

previa presentación del contrato de obra debidamente suscrito y legalizado, conforme a las disposiciones legales pertinentes. Sera requisito indispensable la constitución por parte del contratista, una vez perfeccionado, de la garantía única aprobada por la

empresa y presentación del plan de inversión del anticipo aprobado por la empresa.”; sin embargo dentro del proceso auditor se pudo establecer: 1) El contrato se suscribió el 09 de mayo de 2012. 2) El acta de inicio se suscribió el 26 de septiembre de 2012 donde se establece como fecha de iniciación de trabajos el 08 de octubre de 2012. 3) El acta de autorización de desembolso de anticipo se suscribió el 18 de septiembre de 2012. 4) En el expediente contractual no existe el plan de inversión del anticipo, ni el acta de aprobación del mismo. 5. Mediante comprobante No 12L00616 del 05 de octubre de 2012 se realizó a favor del contratista el desembolso de la suma de $1.334.120.099 De acuerdo a lo expuesto, se configura una observación administrativa con incidencia disciplinaria en cabeza de los señores señor Jhon Jairo Díaz Ariza representante legal de CONCOLSERVI LTDA como interventor y Raúl Duran Sánchez, Director de Planeación de la PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS en calidad de supervisor por autorizar el pago del 30% del costo del contrato como primer giro sin la suscripción del acta de inicio y sin la existencia y aprobación del Plan de Inversión del anticipo omitiendo de esta manera lo consagrado en el numeral 1 de la cláusula cuarta de la minuta del contrato No 222- 2012, la cláusula décimo primero y vigésimo primero del Acuerdo No 04 del 31 de octubre de 2006. La empresa Piedecuestana de Servicios Públicos deberá incluir en el Plan de Mejoramiento, las acciones correctivas tendientes a que los supervisores de los




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contratos, verifiquen el cumplimiento de todos los requisitos y presupuestos necesarios para la entrega de dineros a favor de contratistas, consagrados no solo en la minuta del contrato sino en el manual de contratación de la entidad y en la ley. Tipo de OBSERVACIÓN: Disciplinaria Norma Vulnerada: Numeral primero del artículo 34 de la ley 734 de

2002, Articulo 83 y ss de la Ley 1474 de 2011, articulo décimo primero y vigésimo primero del Acuerdo No 04 del 31 de octubre de 2006 y el numeral 1 de la cláusula cuarta de la minuta del contrato No 222- 2012

Presunto Responsable: -RAUL DURAN SANCHEZ Director de planeación (Contratos No 222 – 2012) -JHON JAIRO DIAZ ARIZA representante legal de CONCOLSERVI LTDA Interventor.

Tipo de OBSERVACIÓN: Administrativa Presunto Responsable: CESAR TOLOZA NUÑEZ

Gerente general de la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P.

RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Me permito solicitar que la presente observación debe ser revocada y en su defecto calificada como de tipo administrativo en base a los siguientes argumentos: Si bien es cierto el acta de desembolso se firma el 18 de Septiembre, también se evidencia que el acta de inicio se firma el 26 de Septiembre, estableciendo en esta que las obras se iniciarían el 8 de octubre y el pago del desembolso del primer giro se efectuó el 5 de octubre tal y como consta en el comprobante de egreso, por lo que se considera que no existe inconsistencias. Ahora bien en el contrato de obra No.222 de Mayo 9 de 2012 suscrito entre la Piedecuestana y JBC Constructores Ltda. en la Cláusula Cuarta – Forma de pago establece: “ El valor convenido como precio en este contrato será girado de acuerdo al flujo de los recursos recibidos por el Fondo Nacional de regalías previo los descuentos de ley a que bebiere lugar” de igual manera en el literal a) de la misma clausula establece:” Lo anterior en cumplimiento de la resolución del Departamento Nacional de Planeación No. 0038 del 24 de abril de 2008. La forma en que la Piedecuestana de Servicios ESP., pagara al Contratista será: a) Un primer giro del 30% del valor del contrato cuando se reciba el primer giro de las asignaciones del fondo nacional de Regalías” es decir establece que el primer giro se pagara al Contratista tan pronto como la Piedecuestana cuente con los recursos tal y como sucedió y solo necesitaba para su legalización la aprobación de las pólizas las cuales se dieron el 30 de Mayo de 2012 y no era exigencia el flujo de inversión toda vez que este se estableció como un Primer desembolso. Por lo anterior no se está violando el manual de contratación acuerdo 04 de 2006 en su artículo vigésimo primero – garantías que establece” No se podrá iniciar la ejecución de un contrato sin que previamente no se hayan otorgado y aprobado las garantías respectivas” y que estas se dieron desde el 30 de Mayo de 2012, mucho antes de la autorización de primer giro de igual manera no se está violando el Articulo Vigésimo Primero del mismo manual toda vez que el esquema de pago de este está sujeto a lo establecido en la cláusula cuarta literal a) debido a que se establece un primer giro o pago anticipado, “La diferencia que la doctrina encuentra entre anticipo y




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pago anticipado, consiste en que el primero corresponde al primer pago de los contratos de ejecución sucesiva que habrá de destinarse al cubrimiento de los costos iniciales, mientras que el segundo es la retribución parcial que el contratista recibe en los contratos de ejecución instantánea”, por lo tanto los mismos una vez realizado el respectivo pago, entran a formar parte del patrimonio del Contratista, sobre el cual el contratista tiene en atención al derecho de propiedad, los atributos conferidos por las leyes civiles a ésta.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: Respecto de la contradicción allegada el grupo auditor considera que el pago del primer desembolso cumplió con lo exigido en la minuta contractual, lo cual guarda concordancia con lo estipulado en el artículo 21 del manual de contratación que señala expresamente “…La entrega el anticipo o del pago anticipado al contratista se

harán previa la suscripción del acta de iniciación del contrato, para lo cual la oficina de Tesorería deberá proveer lo pertinente, a fin de que tal disposición pueda aplicarse sin que se afecte la programación del contrato. El pago de anticipo deberá obedecer a una programación de las inversiones y de él deberá demostrarse e informar sobre su inversión. El pago anticipado obedecerá a evaluación previa del comité evaluador sobre la

conveniencia de su otorgamiento”. Es claro que respecto a los tiempos, el sujeto de control cumplió por lo tanto la observación con alcance disciplinario se desvirtúa. Sin embargo, respecto de la observación con alcance administrativo ésta se deja en firme con el fin de corregir las siguientes situaciones:

1. Si bien los desembolsos son autorizados mediante acta con fecha anterior a la suscripción del acta de inicio, éstas primeras deben ser suscritas el día que se entrega la suma pactada.

2. Respecto de la forma en que definen el primer desembolso en los contratos, la Piedecuestana de Servicios Públicos deberá no solamente en la minuta contractual sino además en todos los documentos que se produzcan en la etapa precontractual, señalar de manera clara si éste corresponde a un anticipo o a un pago anticipado, teniendo en cuenta que cada uno es diferente en naturaleza y constituye unos requisitos distintos para su entrega.

OBSERVACIÓN N° 27: Se inicia la ejecución del contrato de obra No 222 – 2012 sin que INVIAS otorgue los permisos o licencias de intervención del espacio público o las licencias de intervención de vía nacionales. El grupo auditor realiza un análisis de los motivos por los cuales el contrato de obra No 22 – 2012 no se ejecutó durante el término de seis (06) meses, que fue el plazo inicialmente estipulado en la minuta del contrato, evidenciándose: PRIMERO: El contrato de obra No 222 – 2012 se suscribió el día 09 de mayo de 2012 y el acta de inicio se firmó el 26 de septiembre de 2012. SEGUNDO: El contrato de obra No 222 – 2012, fue: a) Adicionado en tres (3) mes como se evidencia en el acta de modificación suscrita el 07 de abril de 2013. b) Suspendido por el término de un (1) mes como se observa en el acta firmada el 10




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de mayo de 2013 y, c) Suspendido nuevamente en el término de tres (03) meses como se evidencia en el acta suscrita el 10 de junio de 2013. TERCERO: El grupo Auditor procede a realizar un análisis de los motivos por los cuales se efectuó la modificación en tiempo y las suspensiones del presente contrato y logra establecer:

A) En la modificación realizada el 07 de abril de 2013, se esboza como fundamentos de dicha ampliación: “Que en cumplimiento al Decreto No 2056

del 24 de julio de 2003, en el mes de febrero de 2013 a través de la alcaldía municipal de el playón en cabeza y representación del Alcalde municipal se solicitó ante el Instituto de Nacional de Vías – INVIAS, el permiso correspondiente para la construcción de dos (2) cruces y algunos tramos en la vía principal del municipio en donde se ejecutan las obras y actividades del contrato sin que a la fecha se haya obtenido respuesta. De otra parte, el contratista indica que debido a las condiciones climáticas, el alto nivel freático y el tipo de terreno que se está escavando, no ha permitido obtener buenos rendimientos en su ejecución.”

B) En el acta de suspensión No 01 suscrita el 10 de mayo de 2013 se

establece como motivos para realizar la suspensión del contrato: “ Que en el

alcance de lo contratado, se identifican dos sectores bien definidos para la intervención, como son: el sector de la vía nacional que a traviesa el municipio de el Playón y que de manera paralela a la misma se tiene dentro del diseño contemplado la construcción de lectores de aguas lluvias y sanitarias, incluyendo la construcción de dos cruces bajo la vía principal” …“Que para poder intervenir el sector uno es indispensable contar con el permiso que INVIAS otorga al municipio de El Playón, de acuerdo a solicitud presentada ante el ente nacional.” “Que en el momento INVIAS no ha expedido el citado permiso de intervención, motivo por el cual es necesario suspender el contrato de obra.”

C) En el acta de ampliación de suspensión de obra suscrita el 10 de junio de 2013. se adiciona a la suspensión establecida para el contrato de obra, en el acta del 10 de mayo de 2013, un periodo de tres (3) meses, periodo durante el cual se estima tener legalizada el acta de modificación de cantidades y precios no previstos, y el permiso por parte de Invias bajo los siguientes argumentos: “Que en el momento Invias no ha expedido el citado

permiso de intervención motivo por el cual se hace necesarios suspender el contrato de obra.” “Que por parte de la inventoría se debe realizar una evaluación del contrato de obra, con el fin de cuantifica cantidades de obra que no están que no están incluidas dentro del contrato principal y que son necesarias definir para continuar con la ejecución del contrato.” “Que una vez realizada la evaluación del contrato, se debe tramitar y legalizar ante los entes respectivos, un acta de modificación de cantidades de obra acorde con las necesidades del proyecto, lo que le permitirá al contratista conocer el alcance real de las obras y continuar con las construcción de las obras.”

D) En el oficio suscrito el 03 de julio de 2013 por el representante legal de JBC CONSTRUCTORES LTDA y enviado a JHON JAIRO DIAZ ARDILA- CONCOLSERVIR LTDA indica como razones por las cuales no ha sido posible el reinicio de las obras del presente contratos: “a) A la fecha no se ha

definido los precios de los ITEMS no previstos correspondientes a los trabajos a realizar en los cruces: 1. P(12-8) carrera 8 con calle 12 margen oriental de la vía nacional – PA (PL) 1 margen occidental de la vía nacional. 2. P(10-9-K8) carrera 8




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entre las calles 9 y 10 margen oriental de la vía nacional - P(10-9-K8) margen occidental de la vía nacional. 3. Carrera 8 entre calle 4A y 3 lado norte de la quebrada la naranjera margen oriental de la vía nacional – P(4ª -8) margen occidental de la vía nacional. Lo anterior, teniendo en cuenta que para la ejecución de estas obras se requiere perforaciones dirigidas con el fin de no desestabilizar la vía intervenida. Esto implica que la inventoría debe analizar y aprobar los precios unitarios de tales ítems, de manera previa a la respectiva solicitud de autorización a la oficina de regalías. b) Es esencial para el normal desarrollo de la obra, que el Municipio de el Playón, obtenga los permisos de intervención de los predios ubicados en los siguientes tramos, sin los cuales es improcedentes la ejecución de las obras: 1) P(D1)2L Carrera 8 en calle 9 y 10 – ENTREGA. 2) P(D3)1L Carrera 8 en calle 9 y 10 – ENTREGA. 3) P(D4)1L Carrera 8 con calle 9 – ENTREGA y 4) P (PL – 10) Carrera 8 entre calles 4ª y 3 – ENTREGA. c) Se requiere de la aprobación mediante acto administrativa debidamente notificado por parte de la dirección territorial Santander de Vías – INVIAS de las pólizas solicitadas en el artículo 6 de la Resolución No 02228 del 21 de mayo de 2013 expedida por esta entidad, por medio de la cual se concede el permiso de intervención para la instalación de las tuberías requisito sin el cual los trabajos no pueden ser iniciados según lo dispone esta misma resolución.”

E) En el oficio suscrito el 12 de julio de 2013 por el representante legal de JBC CONSTRUCTORES LTDA y enviado a la alcalde del Municipio de El Playón se indican los motivos por los cuales no se puede reiniciar a la fecha las labores de construcción de la red de alcantarillado los siguientes aspectos: “ - No hemos podido como contratistas reiniciar las labores de

construcción por que es necesario que se apruebe una modificación del contrato en la que se contemplen actividades de obra importantes que no fueron incluidas inicialmente en el presupuesto inicial presentado por el municipio como la construcción de los dos cruces viales y los pavimentos asfalticos. – Aunque existe un permiso por parte de INVIAS para realizar la intervención, la póliza aun no ha sido aprobada por la entidad.”

Teniendo en cuenta lo expuesto, el Grupo Auditor considera que en el presente contrato se configura una observación administrativa con incidencia disciplinaria en cabeza de: PRIMERO: Javier Beltrán Cediel representante legal de JBC CONSTRUCTORES LTDA en calidad del contratista (No 222 – 2012) por no haber tramitado previa a iniciar la ejecución de las obras establecidas en el presente contrato, el permiso de INVIAS para la intervención de la vía nacional que a traviesa el municipio de el Playón, a pesar de: a) Tener dentro del diseño contemplado inicialmente la construcción de dos cruces bajo la vía principal. b) Tener conocimiento de que las vías nacionales no se pueden intervenir sin que el INVIAS otorgue el correspondiente permiso. c) Contar con el tiempo suficiente para tramitar y solicitar los mencionados permisos y no hacerlo; pues esta solicitud de intervención de vía nacional solo fue realizada por el alcalde del Municipio de El Playón al parecer en el mes de febrero de 2013; a pesar, de que este contrato se firmo el 09 de mayo de 2012, se suscribió acta de inicio el 26 de septiembre de 2012 donde se fijo el 08 de octubre de 2012 como fecha de iniciación de los trabajos debido a que el contratista se encontraba realizando actividades de verificación y revisión del diseño entregado por la entidad contratante.




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Si bien es cierto; el Instructivo permisos uso zona de carreteras del Instituto Nacional de Vías (Decreto 2056 de 2003) establece que los permisos para servicios públicos o de obras se otorgan a las autoridades regionales (Municipio de El Playón) y no a los contratista; es importante establecer que en el numeral 35 de la cláusula séptima de la minuta del contrato de obra No 222 – 2012 se estableció de manera expresa: “Es responsabilidad de los contratistas solicitar los

respectivos permisos de uso, privadas públicas, veredales, etc.” De otra parte, en el No 7.10 del capítulo VII de los pliegos de condiciones del presente proceso contractual, se plasmó como una condición a tener en cuenta para la ejecución del contrato: “Adelantar todas las gestiones necesarias ante la autoridad respectiva, para la

obtención de los permisos requeridos para la ejecución de la obra.” SEGUNDO: El señor Jhon Jairo Díaz Ariza representante legal de CONCOLSERVI LTDA como interventor (Contrato No 223-2012), por no verificar que el contratista cumpliera a cabalidad todas y cada una de las obligaciones contempladas en la minuta del contrato de obra No 222 -2012 (como era tramitar los permisos de INVIAS antes de ejecutar obras); máxime aun, cuando en el numeral No 2 de la cláusula vigésima de este mismo contrato se estableció como una de las obligaciones del interventor: “Exigir y verificar el cumplimiento de las

obligaciones del contratista.”

TERCERO: El señor Raúl Duran Sánchez - Director de planeación de la PIEDECUESTA DE SERVICIOS PUBLICOS E.S.P. en calidad de supervisor, por no realizar seguimiento técnico, administrativa y jurídico sobre el cumplimiento de las obligaciones de JBC CONSTRUCTORES LTDA y CONCOLSERVI LTDA quienes actúan en calidad de contratistas (No 222 – 2012 y No 223 – 2012), lo cual ha llevado a que las obras para la reconstrucción y adecuación de las obras de alcantarillado para la prevención de erosión y mitigación de los impactos generado por el fenómeno de la niña en el Municipio de El Playón – Departamento de Santander, hayan sido suspendidas en tantas oportunidades por la falta de los permisos de INVIAS para construcción de dos cruces bajo la vía principal del Municipio de El Playón. De otra parte, la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos deberá incluir en el Plan de Mejoramiento, acciones correctivas tendientes a evitar que se inicie la ejecución de obra de acueducto y alcantarillado, sin las licencias de intervención del espacio público o las licencias de intervención de vía nacionales; en los casos a que haya lugar, con el fin de evitar en el futuro la configuración de observaciones con incidencia disciplinaria. Tipo de Observación: Disciplinaria Norma Vulnerada: Numeral primero del artículo 34 de la ley 734 de

2002, Articulo 44 y 82 y ss de la Ley 1474 de 2011, Instructivo permisos uso zona de carreteras del Instituto Nacional de Vías (Decreto 2056 de 2003), No 7.10 del capítulo VII de los pliegos de condiciones del presente proceso contractual y el numeral 35 de la cláusula séptima de la minuta del contrato de obra No 222 – 2012




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Presunto Responsable: -JAVIER BELTRÁN CEDIEL representante legal de JBC CONSTRUCTORES LTDA. Contratista (No 222 – 2012) -JHON JAIRO DIAZ ARIZA representante legal de CONCOLSERVI LTDA Interventor (Contrato No 223-2012) -RAUL DURAN SANCHEZ Director de planeación Supervisor (Contratos No 222 y No 223– 2012)



El contrato de obra No 222-2012, a la fecha de la presente auditoria (septiembre de 2013) se encuentra en proceso de ejecución y los últimos documento que reposan en el expediente son el acta de ampliación de suspensión No 01 del 10 de junio de 2013 y el oficio suscrito el 12 de julio de 2013 por el representante legal de JBC CONSTRUCTORES LTDA enviado a la alcalde del Municipio de El Playón en cual en uno de sus apartes reza: “Dentro del diseño se contempla que las

aguas residuales llegaran a una estructura de cribado localizadas en los predios del señor Sergio Castro, pero se necesita que esa área sea de propiedad del municipio, para lo cual se necesitamos el documento legal que sirva de soporte para poder iniciar la intervención. Solucionar este punto es muy importante puesto a partir de ahí se tiene programada la construcción de la red paralela a la vía nacional, pues debemos garantizar que las aguas residuales deben tener un punto de entrada ya definido como está estipulado en los planos del diseños. – En la visita se evidenció que existen propietarios como los señores Baudillo y Carlos Maldonado, que solicitan cambios en los sitios de las entradas contempladas en los diseños.”

De acuerdo a lo expuesto, el grupo auditor, considera pertinente remitir un oficio a la Subcontraloria Delegada para el Control Fiscal de la Contraloría General de Santander, para efectos de que en la auditoria correspondiente a la vigencia 2013 que se realice a la Empresa PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS E.S.P, se envié a un grupo de funcionarios (abogado, arquitecto y/o ingeniero) que de manera conjunta puedan analizar jurídica y técnicamente la etapa contractual y postcontractual del contrato de obra No 222 – 2012, con el fin de que estos determinen con certeza: 1) Si existe o no falta de planeación debido a falencias en los diseños. 2) Si el contratista cumplió o no con todas y cada una de las obligaciones contempladas en los pliegos de condiciones y en la minuta del mencionado contrato. 3) Si las cantidades de obra y la calidad de los materiales utilizados por el contratista se ajusta a los parámetros contenidos en los pliegos de condiciones y en las minuta del presente contrato. 4) Si existe o no sobrecostos y, 5) Si la obra ejecutada satisface o no la necesidad planteada inicialmente en los estudios de conveniencia y oportunidad. RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL:




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“Me permito solicitar que la presente observación debe ser revocada y en su defecto calificada como de tipo administrativo en base a los siguientes argumentos: Replica Gerente, JBC CONSTRUCTORES LTDA y Raúl Duran Sánchez: Se nos endilga no haber tramitado previo a iniciar la ejecución de las obras establecidas en el contrato, el permiso de INVIAS para la intervención de la vía nacional que atraviesa el Municipio del Playón, para la intervención de la vía Nacional. Al respecto se considera:

1. La demora en la ejecución del contrato, nunca ha dependido de la solicitud del

permiso. Las obras se iniciaron sin la necesidad extrema de solicitar los permisos

de INVIAS, pues este tramo, según el cronograma de la obra, se iba a ejecutar

aproximadamente en Marzo del 2013, que fue cuando se recibieron los permisos

de INVIAS para la intervención de la vía nacional. No se pidieron antes, debido a

que el INVIAS da los permisos por tres meses, y si lo hubiéramos pedido antes,

obviamente se nos hubiesen caducado los permisos y al momento de hacer la

obra, ya no tendrían validez dichos permisos, por lo que se solicitaron cuando se

iba a intervenir la vía nacional. Entonces no sería coherente, que se nos inicie un

proceso disciplinario, por haber sido eficiente y aplicar el principio de economía, al

no hacer mover el aparato administrativo del Estado, para un permiso que desde

antes sabíamos no iba a tener los efectos que se requerían, es decir, su suficiente

temporalidad.

2. El cambio en los diseños de la obra, solicitado por el Señor Alcalde Municipal, los

cuales tuvieron que ir a aprobación al Departamento Nacional de Planeación en

Bogotá, han hecho que estas intervenciones de la vía nacional se vean truncadas,

por los caprichos seudotécnicos del Señor Alcalde, pues ha sido éste quien ha

realizado una serie de maniobras dilatorias, que han hecho que el contrato se

haya suspendido en varias oportunidades. No ha sido culpa de nosotros como

contratistas. Todo en la Alcaldía de El Playón ha sido paquidérmico, lento y

demorado. Su Secretaría de Planeación, no ha sido un aliado, ha sido un estorbo y

esto ha hecho que la obra esté completamente en mora de ser entregada.

Si bien el contrato, señala que es responsabilidad del contratista adelantar todas las gestiones necesarias ante la autoridad respectiva, para la obtención de los permisos requeridos en la ejecución de la obra, en sus permisos de uso, privadas, públicas, veredales, etc; es claro que nosotros hemos actuado bajo los principios de la artículo 209 de la Constitución Nacional, y solicitamos dichos permisos, con planeación y anticipación, antes de ser requeridos, pero si lo hacíamos mucho antes, no era consecuente ni coherente, con la temporalidad de dicho permiso. Esto obviamente, lo tenía claro el interventor técnico y la Empresa JBC CONSTRUCTORES LTDA. Replica Jhon Jairo Diaz Ariza




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El hallazgo no se configura debido a que la supervisión ha conllevado a que los permisos responsable por todos los estudios y permisos que esta obra necesitaría para su se soliciten en debida forma y de igual manera en el Convenio el Municipio es el ejecución y lo anterior fue avalada por el Ministerio, por lo tanto no es responsabilidad de la Piedecuestana que el Municipio no efectué la gestión a tiempo.”




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CONCLUSIÓN POR PARTE DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: Frente a los tres puntos que señala la Contraloría General de Santander, que versan sobre la responsabilidad de adelantar las solicitudes de permiso de intervención de vías ante el INVIAS y la responsabilidad de supervisor e interventor sobre la vigilancia de éstas, este ente de control considera que la contradicción allegada por los presuntos responsables desvirtúa la observación toda vez que los permisos son expedidos con una validez de tres (3) meses, luego hubiese sido innecesario realizar la solicitud desde la fecha en la que se suscribió el contrato, máxime cuando éste inició formalmente 5 meses después, por lo tanto se desvirtúa las observación con alcance disciplinario a favor de los presuntos responsables. Respecto de la observación con alcance administrativo, la entidad deberá en la elaboración de los estudios de conveniencia y oportunidad y estudios técnicos, definir cuáles serán los requisitos o procedimientos que se deban adelantar por el contratista, dependiendo del contrato y a qué irá orientado su objeto. 16. Contrato de interventoría No 223 Procedimiento contractual: Tres oferentes Objeto: Inventoría Técnica de Contrato de Obra

No 222 del 09 de Mayo de 2012, cuyo objeto es la reconstrucción y adecuación de las obras de alcantarillado para la prevención de erosión y mitigación de los impactos generados por el fenómeno de la niña en el Municipio de El Playon – Santander.

Contratista: CONSTRUCCIONES, CONSULTORIAS Y SERVICIOS DE INGENIERIA – CONCOLSERVI LTDA

Representante Legal: Jhon Jairo Díaz Arcila Valor inicial de contrato: $133.413.593 Valor del primer giro: $40.024.078 Tiempo de ejecución: 6 meses Adicional en tiempo: 3 meses Total de tiempo de ejecución: 9 meses Suscripción del contrato: 09 de mayo de 2012 Acta de autorización del primer giro: 17 de septiembre de 2012 Acta de inicio: 26 de septiembre de 2012. Iniciación de trabajos: 08 de octubre de 2012 Modificaciones: 7 de abril de 2013. (3 meses) Acta de suspensión No 01: 10 de mayo de 2013. (1 mes) Acta ampliación suspensión No 1: 10 de junio de 2013. (3 meses)





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Después de realizar un análisis detallado al contrato No 223 – 2012, el grupo auditor, logra evidenciar: 1) La entidad contratante realizó la selección del contratista mediante invitación a un número plural de mínimo tres (03) oferentes de conformidad con lo establecidos en el Acuerdo No 004 del 31 de octubre de 2011 expedido por la Junta Directiva de la Empresa Piedecuestana E.S.P modificado por el Acuerdo No 002 del 2 de Febrero de 2009, acuerdo No 002 del 22 de noviembre de 2010 y el Acuerdo No 022 del 20 de enero de 2012. 2) El contratista cumplió a cabalidad los requisitos de orden jurídico, económico y técnico contenidos en los pliegos de condiciones como se observa en el informe de evaluación de propuestas suscrito el 04 de mayo de 2012. 3) El interventor a la fecha de la presente auditoria (04 de septiembre de 2013), ha realizado seguimiento a la ejecución del objeto contractual del contrato de obra No 222-2013 como se observa en los 7 informes de inventaría técnica que reposan en el expediente contractual. 4) El contratista cumplió a cabalidad con el pago de sus obligaciones de seguridad social integral y parafiscales, entre otros. El contrato de obra No 223-2012, a la fecha de la presente auditoria (septiembre de 2013) se encuentra en proceso de ejecución; razón por la cual el grupo auditor, considera pertinente remitir un oficio a la Subcontraloria Delegada para el Control Fiscal de la Contraloría General de Santander, para efectos de que en la auditoria correspondiente a la vigencia 2013 que se efectué a la Empresa PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS E.S.P, se realice en el contrato No 223-2012 la verificación del cumplimiento total de las obligaciones adquiridas por el contratista, es importante indicar que el último documento que reposa en la carpeta archivo es del 10 de junio de 2013. (Acta de ampliación de suspensión) OBSERVACIÓN N°28: Se autorizó el pago del 30% del costo del contrato (No 223 – 2012) como primer pago sin la existencia del acta de inicio, la aprobación del plan de inversión del anticipo y la aprobación de pólizas allegadas por el contratista. En desarrollo del proceso auditor se pudo evidenciar que en el literal a de la cláusula quinta de la minuta del Contrato No 223- 2012- FORMA DE PAGO se estableció: “Se pagara el 30% del costo del contrato como primer giro, con la

presentación del acta de autorización de desembolso del primer giro y la respectiva cuenta cobro completamente legalizada, pago de la publicación del contrato, las garantías exigidas previamente aprobadas y presentación del plan de inversión del anticipo

previamente aprobado por la empresa.”; sin embargo dentro del proceso auditor se pudo establecer: 1) El contrato se suscribió el 09 de mayo de 2012. 2) El acta de inicio se suscribió el 26 de septiembre de 2012 donde se establece como fecha de iniciación de trabajos el 08 de octubre de 2012. 3) El acta de autorización de desembolso de anticipo se suscribió el 17 de septiembre de 2012. 4) En el expediente contractual no existe el plan de inversión del anticipo, ni el acta de aprobación del mismo. 5) En el expediente contractual solo reposa la póliza seguros de cumplimiento entidades estatales No 400-47-994000018813 de la Aseguradora Solidaria de Colombia Ltda. expedida el 31 de mayo de 2012 pero no hay evidencia de la aprobación de las mencionadas garantías. 6). Mediante comprobante No 12L00608 del 03 de octubre de 2012 se realizó a favor del contratista el desembolso de la suma de $40.024.078.




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De acuerdo a lo expuesto, se configura una observación administrativa con incidencia disciplinaria en cabeza del señor Raúl Duran Sánchez, Director de Planeación de la PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS en calidad de supervisor por autorizar el pago del 30% del costo del contrato como primer giro sin la suscripción del acta de inicio, sin la existencia y aprobación del Plan de Inversión del anticipo y sin la aprobación de las pólizas allegadas por el contratista omitiendo de esta manera lo consagrado en el literal a) de la cláusula quinta de la minuta del contrato No 223- 2012, la cláusula décimo primero y vigésimo primero del Acuerdo No 04 del 31 de octubre de 2006. La empresa Piedecuestana de Servicios Públicos deberá incluir en el Plan de Mejoramiento, las acciones correctivas tendientes a que los supervisores de los contratos, verifiquen el cumplimiento de todos los requisitos y presupuestos necesarios para la entrega de dineros a favor de contratistas, consagrados no solo en la minuta del contrato sino en el manual de contratación de la entidad y en la ley. Tipo de OBSERVACIÓN: Disciplinaria Norma Vulnerada: Numeral primero del artículo 34 de la ley 734 de

2002, Articulo 83 y ss de la Ley 1474 de 2011, articulo décimo primero y vigésimo primero del Acuerdo No 04 del 31 de octubre de 2006 y el literal a) de la cláusula quinta de la minuta del contrato No 223- 2012

Presunto Responsable: -RAUL DURAN SANCHEZ Director de planeación (Contratos No 223 – 2012)



RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Si bien es cierto el acta de desembolso se firma el 17 de Septiembre, también se evidencia que el acta de inicio se firma el 26 de Septiembre, estableciendo en esta que las obras se iniciarían el 8 de octubre y el pago del desembolso del primer giro se efectuó el 3 de octubre tal y como consta en el comprobante de egreso, por lo que se considera que no existe inconsistencias. Ahora bien en el contrato No.223 de 2012 suscrito entre la Piedecuestana y Concolservi Ltda. en la Cláusula Quinta – Forma de pago establece: “ El valor convenido como precio en este contrato será girado de acuerdo al flujo de los recursos recibidos por el Fondo Nacional de regalías previo los descuentos de ley a que bebiere lugar” de igual manera en la misma clausula establece:” a) Un primer giro del 30% del valor del contrato cuando se reciba el primer giro de las asignaciones del fondo nacional de Regalías” es decir establece que el primer giro se pagara al Contratista tan pronto como la Piedecuestana cuente con los recursos tal y como sucedió y solo necesitaba para su legalización la aprobación de las pólizas las cuales se dieron el 31 de Mayo de 2012 y la presentación del plan de inversión del anticipo que para este no era exigencia toda vez que este se estableció como un Primer desembolso. Por lo anterior no se está violando el manual de contratación acuerdo 04 de 2006 en su artículo vigésimo primero – garantías que establece” No se podrá iniciar la ejecución de un contrato sin que




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previamente no se hayan otorgado y aprobado las garantías respectivas” y que estas se dieron desde el 31 de Mayo de 2012, mucho antes de la autorización de primer giro de igual manera no se está violando el Articulo Vigésimo Primero del mismo manual toda vez que el esquema de pago de este está sujeto a lo establecido en la cláusula quinta debido a que se establece un primer giro o pago anticipado, “La diferencia que la doctrina encuentra entre anticipo y pago anticipado, consiste en que el primero corresponde al primer pago de los contratos de ejecución sucesiva que habrá de destinarse al cubrimiento de los costos iniciales, mientras que el segundo es la retribución parcial que el contratista recibe en los contratos de ejecución instantánea”, por lo tanto los mismos una vez realizado el respectivo pago, entran a formar parte del patrimonio del Contratista, sobre el cual el contratista tiene en atención al derecho de propiedad, los atributos conferidos por las leyes civiles a ésta. De otro lado, en la observación No. 28, se nos señala que no solicitamos el Plan de Inversión del Anticipo y se pagó el primer desembolso, sin el acta de inicio y sin la aprobación de las garantías.

Este contrato, no tenía anticipo. Tenía un primer pago. Y eso es diferente. El primer pago se puede hacer en cualquier momento, con o sin acta de inicio. Con o sin aprobación de las garantías. Aún a pesar de esto, el Plan de Inversión del Anticipo, se elaboró con fecha del acta de inicio, más no con la fecha del primer pago. En cuanto a la aprobación de la póliza, nada impedía que se aprobara mediante sello y así se hizo.”


Respecto de la contradicción allegada el grupo auditor considera que el pago del primer desembolso cumplió con lo exigido en la minuta contractual, lo cual guarda concordancia con lo estipulado en el artículo 21 del manual de contratación que señala expresamente “…La entrega el anticipo o del pago anticipado al contratista se harán previa la suscripción del acta de iniciación del contrato, para lo cual la oficina de Tesorería deberá proveer lo pertinente, a fin de que tal disposición pueda aplicarse sin que se afecte la programación del contrato. El pago de anticipo deberá obedecer a una programación de las inversiones y de él deberá demostrarse e informar sobre su inversión. El pago anticipado obedecerá a evaluación previa del comité evaluador sobre la conveniencia de su otorgamiento”.

Es claro que respecto a los tiempos, el sujeto de control cumplió por lo tanto la observación con alcance disciplinario se desvirtúa. Así mismo, la observación con alcance administrativo se desvirtúa teniendo en cuenta que en la observación No. 26 hace referencia a la misma situación y se dejó en firme, por lo que no es necesario confirmar ésta.

17. Contrato de obra No 197 - 2012 Procedimiento contractual: Invitación Tres Ofertas Objeto: Ejecutar la construcción de obras para la

reconstrucción y adecuación del sistema de alcantarillado sanitario y pluvial (Plan Maestro) en el Municipio de la Belleza.

Contratista: JBC CONSTRUCTORES LTDA Representante Legal: Javier Beltrán Cediel




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Valor del contrato: $5.614.956.889 Valor del anticipo: $2.245.982.755 Tiempo de ejecución: 9 meses Adicional en tiempo: 4 meses (16 de julio de 2013) Total de tiempo de ejecución: 13 meses Interventor: Construcciones, consultoría y servicios de

ingeniería – CONCOLSERVI LTDA. Contrato de Interventoría: No 196 del 26 de abril de 2012. Representante Legal: John Jairo Díaz Arcila Suscripción del contrato: 26 de abril de 2012 Acta de inicio: 11 de mayo de 2012 Acta desembolso de anticipo: 14 de junio de 2012 Modificación No 01: 25 de junio de 2012. Acta de suspensión No 01: 18 de julio de 2012. (01 mes) Ampliación de suspensión No 01: 17 de agosto de 2012. (24 días) Acta de reinicio No 01: 10 de septiembre de 2012. Acta de pago parcial No 01: 25 de septiembre de 2012 Acta de pago parcial No 02: 15 de octubre de 2012 Acta de pago parcial No 03: 26 de noviembre de 2012 Acta de suspensión No 02: 22 de marzo de 2013. (10 días) Acta de reinicio No 02: 01 de abril de 2013 Acta de suspensión No 03: 20 de mayo de 2013. (01 mes) Ampliación de suspensión No 03: 20 de junio de 2013 (25 días) Acta de reinicio No 03: 15 de Julio de 2013 Modificación No 02: 16 de julio de 2013


Una vez realizado el análisis de la etapa precontractual y contractual del contrato de obra No 197-2012, el grupo auditor logra determinar: 1) El presente contrato se relaciona con el Convenio Interadministrativa No 370 del 11 de abril de 2012 suscrito con el Departamento de Santander. 2) La entidad contratante realizó la selección del contratista mediante invitación a un número plural de mínimo tres (03) oferentes de conformidad con lo establecidos en el Acuerdo No 004 del 31 de octubre de 2011 expedido por la Junta Directiva de la Empresa Piedecuestana E.S.P modificado por el Acuerdo No 002 del 2 de Febrero de 2009, acuerdo No 002 del 22 de noviembre de 2010 y el Acuerdo No 022 del 20 de enero de 2012. 3) El contratista cumplió a cabalidad los requisitos de orden jurídico, de orden financiero, los aspectos técnicos y de experiencia contenidos en los pliegos de condiciones como se observa en los documentos adjuntos a la propuesta y el acta de evaluación suscrito 23 de abril de 2012. 4) El contratista adquirió las pólizas de la manera establecida en la minuta del contrato como se observa las pólizas expedidas por sudamericana el 11 de mayo de 2012 y el 04 de julio de 2012 y efectúa la modificación de las mismas como se estableció en la modificación número dos del contrato suscrita el 16 de julio de 2013. 5) La entidad contratante verificó que las garantías únicas allegadas por el contratista tengan los amparos y las vigencias establecidas en la minuta de contrato y realizó la aprobación de las mismas de la manera contemplada en el manual de contratación de la entidad. 6) El contratista realizó antes del pago del anticipo el plan de inversiones de los mismos y realizó en el trascurso de la ejecución del presente contrato el plan




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mensualizado del anticipo como se contempló en la minuta del contrato. 7) El contratista cumplió a cabalidad el pago de sus obligaciones de seguridad social y parafiscales como se evidencia en las planillas adjuntas al expediente contractual. 8) A la fecha de la presente auditoria el interventor del contrato ha realizado seguimiento a la ejecución del objeto del presente contrato, como se evidencia en los 8 informes de interventoría técnica que fueron puestos a disposición del grupo auditor. De otra parte, el grupo auditor realiza un análisis de los motivos por los cuales el contrato de obra No 197 – 2012 no se ejecutó durante el término de seis (06) meses, que es plazo inicial estipulado en la minuta del contrato, evidenciándose: PRIMERO: En el acta de suspensión No 01 suscrito el 18 de julio de 2012 por contratista, el interventor y el supervisor del contrato, se estableció que el contrato de obra No 197 – 2012 se suspendería por un periodo de un mes, teniendo en cuenta: “Que por parte del contratista y con seguimiento de la interventoría, se llevo a

cabo el replanteo topográfico del proyecto, encontrándose que existen diferencias en algunos sectores, entre los perfiles topográficos del diseño y los generados con los datos del replanteo topográfico.” “Que algunas vivienda no podrían entregar sus aguas residuales a la red diseñada, por diferencia entre la cota de salida domiciliaria y la cota del colector” “Que es necesario revisar el diseño del colector oriental del casco urbano, porque de acuerdo a los perfiles generados las excavaciones serian demasiado profundas.” “Que es necesario y conveniente realizar mejoras al diseño inicial, con el fin

de definir de manera real el alcance de las obras.” La presente suspensión está sustentada adicionalmente en un informe de suspensión.

SEGUNDO: Mediante acta de ampliación de suspensión No 01 suscrita el 17 de agosto de 2012, se adiciona la suspensión realizada el 18 de julio de 2012 en 24 días bajo los siguientes argumentos: “Que de acuerdo al proceso de ajuste que se

adelanta actualmente al diseño establecido para el presente contrato, el cual fue motivado por las consideraciones presentadas en el acta de suspensión inicial de fecha 18 de agosto; se establece como resultado una serie de condiciones, adicionales a las inicialmente previstas en el desarrollo de las actividades preliminares adelantadas. Estas condiciones adicionales hacen referencias a tramos localizados en terrenos inestables, ausencia de permisos para vertimentos, localización tramos de colectores a construir en áreas privadas sin constitución de servidumbres y localización del terreno designado para la construcción de la PTAR en predio privado.” “Que en atención a las nuevas condiciones, para el ajuste al diseño inicial, es necesario de un tiempo adicional para el estudio de estas.” “Que es fundamental definir las servidumbres y la ubicación del vertimento final para definir el alcance real del proyecto.” TERCERO: En el acta de suspensión No 02 suscrita el 22 de marzo de 2013, el presente contrato se suspende por el termino de 10 días bajo las siguientes consideraciones: “Que en el municipio de la Belleza la movilidad vehicular y peatonal

tiene como arterias principales la carrera cuarta y la carrera tercera, siendo las vías de acceso al centro del municipio.” “Que en la semana santa que se inicia el día 25 de marzo de 2013, se incrementa considerablemente los visitantes al municipio y por consiguiente el número de peatones y el parque automotor.” “Que por parte del municipio se ha solicitado suspender las intervenciones en este periodo y realizar labores de limpieza en las áreas ya intervenidas, con el fin de prevenir la ocurrencia de accidentes al tener tramos en ejecución.”




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CUARTO: A través del acta de suspensión No 03 del 20 de mayo de 2013, nuevamente el contratista, el interventor y el supervisor, suspenden el presente contrato por el término de un (01) mes, bajo los siguientes parámetros: “Que en el

proceso de construcción de alcantarillado, existen actividades como la conformación de los rellenos, que conllevan disponer del material con una humedad óptima para ser compactados.” “ Que en la actualidad, en el área de influencia donde se desarrolla la obra de alcantarillado, el régimen de lluvias ha arreciado de manera representativa, con lluvias en el día y en la noche, que no permiten que el material a utilizar en la conformación de los rellenos tenga la humedad optima de compactación.” “Que para realizar la conformación de los rellenos, las condiciones climáticas deben ser aceptables, de tal manera que no se presente saturación del material dispuesto para ser compactado” “Que la alta pluviosidad no ha permitido en avance en la construcción de la obra de alcantarillado.” QUINTO: A través del acta de ampliación de suspensión No 03 suscrita el 20 de junio de 2013, se adiciona la suspensión No 02 del 20 de mayo de 2013 en un periodo de 25 días calendario, bajo los siguientes argumentos: “Que con fecha 20

de mayo de 2013 se elaboró y firmo el acta de suspensión No 03 por un periodo de un mes, pero es necesario ampliar el periodo de suspensión porque no se han superado las causales que dieron origen a la suspensión.” SEXTO: El día 16 de julio de 2013, se realiza una adición en tiempo al presente contrato en el término de cuatro (4) meses bajo los siguientes argumentos: “Que

las condiciones climáticas del municipio durante los meses en que se ha venido ejecutando la obra no han sido completamente favorables para el desarrollo y ejecución de actividades y estricto cumplimiento de la programación de obra.” Tomando como base lo expuesto en los numerales anteriores, el grupo auditor considera que la EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS E.S.P y el contratista JBC CONSTRUCCIONES LTDA, no son responsables de las causas que originaron las suspensiones y la adición en tiempo existente a la fecha de realización de la presente auditoria, por las siguientes razones: 1) Los motivos expuestos en las actas de suspensión No 02 del 22 de marzo de 2013 y No 03 del 20 de mayo de 2013, el acta de ampliación suspensión No 03 del 20 de junio de 2013 y la modificación No 02 realizada el 16 de julio de 2013, pueden ser considerados como circunstancias de fuerza mayor y/o caso fortuito, que permiten suspender temporalmente la ejecución del presente contrato, situaciones están que son contempladas en la cláusula vigésima cuarta de la minuta del contrato No 197-2012. 2) Los motivos esbozados en el acta de suspensión No 01 suscrito el 18 de julio de 2012 y acta de ampliación de suspensión No 01 suscrita el 17 de agosto de 2012 evidencian la presunta vulneración del principio de planeación; sin embargo, esta responsabilidad no recae en cabeza ni de la PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS, ni de JBC CONSTRUCTORES LTDA en calidad de contratista, ya que estas no fueron las entidades y/o personas que realizaron y aprobaron el proyecto que hace relación a la reconstrucción y adecuación del sistema de alcantarillado sanitario y pluvia (plan maestro) en el municipio de la Belleza – Santander. Es importante establecer que el contrato de obra No 197-2012, a la fecha de la presente auditoria (septiembre de 2013) se encuentra en proceso de ejecución; razón por la cual el grupo auditor, considera pertinente remitir un oficio a la Subcontraloria Delegada para el Control Fiscal de la Contraloría General de




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Santander, para efectos de que en la auditoria correspondiente a la vigencia 2013 que se ejecute a la Empresa PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS E.S.P, se envié a un funcionario idóneo (arquitecto y/o ingeniero) que determine en trabajo de campo:1) Si el contratista cumplió o no con todas y cada una de las obligaciones técnicas contempladas en los pliegos de condiciones y en la minuta del mencionado contrato. 2) Si las cantidades de obra y la calidad de los materiales utilizados por el contratista se ajusta a los parámetros contenidos en los pliegos de condiciones y en las minuta del presente contrato. 3) Si existe o no sobrecostos y, 4) Si la obra ejecutada satisface o no la necesidad planteada inicialmente en los estudios de conveniencia y oportunidad. 18. Contrato de Inventoría No 196 - 2012 Procedimiento contractual: Tres oferentes Objeto: Interventoría Técnica del Contrato de obra

No 197 del 26 de abril de 2012 cuyo objeto es la reconstrucción y adecuación del sistema de alcantarillado sanitario y pluvial (Plan Maestro) en el Municipio de la Belleza

Contratista: Construcciones, consultorías y servicios de Ingeniería – CONCOLSERVI LTDA

Representante Legal: John Jairo Díaz Arcila Valor inicial de contrato: $204.654.709 Tiempo de ejecución: 9 meses Adicional en tiempo: 4 meses (16 de julio de 2013) Total de tiempo de ejecución: 13 meses Suscripción del contrato: 26 de abril de 2012 Acta de inicio: 11 de mayo de 2012 Acta de desembolso del anticipo: 14 de junio de 2012 Valor del anticipo: $81.861.883 Acta de suspensión No 01: 18 de julio de 2012. (1 mes.) Ampliación suspensión No 01: 17 de agosto de 2012. (24 días.) Acta de reinicio No 01: 10 de septiembre de 2012 Acta de suspensión No 02: 22 de marzo de 2013 (10 días) Acta de Reinicio No 02: 01 de abril de 2013 Acta de suspensión No 03: 20 de mayo de 2013. (01 mes) Ampliación de suspensión No 03: 20 de junio de 2013. (25 días) Acta de reinicio No 03. 15 de julio de 2013 Modificación No 02: 16 de julio de 2013.

ANALISIS CONTRACTUAL El grupo auditor, realiza un análisis del contrato No 196-2012 y logra determinar: 1) La entidad contratante realizó la selección del contratista mediante invitación a un número plural de mínimo tres (03) oferentes de conformidad con lo establecidos en el Acuerdo No 004 del 31 de octubre de 2011 expedido por la Junta Directiva de la Empresa Piedecuestana E.S.P modificado por el Acuerdo No




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002 del 2 de Febrero de 2009, acuerdo No 002 del 22 de noviembre de 2010 y el Acuerdo No 022 del 20 de enero de 2012. 2) El contratista cumplió a cabalidad los requisitos de orden jurídico, económico y técnico establecidos en los pliegos de condiciones tal y como se observa en los documentos adjuntos a la propuesta y en el informe de evaluación suscrita el 20 de abril de 2012. 3) El contratista allegó las pólizas de la manera establecida en la minuta del contrato y la entidad contratante realiza la aprobación de las mismas antes de la iniciación del objeto contractual y de la entrega de desembolsos del primer pago. 4) El contratista canceló los aportes a seguridad social en salud, pensiones y ARL de la manera establecida en la minuta del contrato y como se observa en las correspondientes planillas. 5) El contratista a efectuado un seguimiento continuo a la contrato de obra No 197-2012 como se evidencia en los informes técnicos suscritos el 23 de noviembre y 23 de diciembre de 2013, el 23 de enero, 23 de febrero y 24 de marzo de 2013. Ahora bien, es importante indicar que las suspensiones efectuadas en el contrato No 196-2012, son legales y validas, ya que las fechas de las actas y los tiempos de suspensión son concordantes con las realizadas en el contrato de obra No 197-2012, que es el contrato sobre el cual CONCOLSERVI LTDA en calidad de contratista, debe realizar el seguimiento técnico. El contrato de obra No 196-2012, a la fecha de la presente auditoria (septiembre de 2013) se encuentra en proceso de ejecución; razón por la cual el grupo auditor, considera pertinente remitir un oficio a la Subcontraloria Delegada para el Control Fiscal de la Contraloría General de Santander, para efectos de que en la auditoria correspondiente a la vigencia 2013 que se ejecute a la Empresa PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS E.S.P, se realice al contrato No 196-2013, la verificación del cumplimiento total de las obligaciones adquiridas por el contratista. OBSERVACIÓN N° 29: Inexistencia del plan de uso de vías y de movilidad y de los permisos de uso, privadas públicas, veredales en el contrato de obra No 222-2012 y N° 197 – 2012. En el numeral 35 de la Cláusula séptima de las minutas de los contratos de obra No 222 – 2012 y No 197 – 2012 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA se indicó: “El contratista presentara para la aprobación y ejecución del Plan de Uso de Vías y de movilidad. Debe realizarlo y presentarlo a la inventoría antes de ejecutar cualquier actividad en campo en este se debe indicar los accesos a los diferentes puntos al derecho de vía que incluya un plano indicando kilometraje, referenciación, nombre de los predios, nombre de los propietarios, etc. Es responsabilidad de los contratistas solicitar los respectivos permisos de uso, privadas públicas, veredales, etc. realizar toda adecuación y mantenimiento a las vías que permita realizar sus actividades durante la construcción sin detrimento de su uso habitual y una vez finalizadas las obras dejar en igual o mejores

condiciones a las encontradas antes del inicio de los trabajos.” sin embargo, en desarrollo del proceso auditor no se observa en la carpeta archivo de los mencionados contratos el plan de uso de vías y de movilidad y permisos de uso, privadas públicas, veredales.

Teniendo en cuenta los anteriores planteamientos, se configura una observación administrativa con incidencia disciplinaria en cabeza de: 1) JAVIER BELTRAN CEDIEL representante legal de JBC CONSTRUCTORES LTDA en calidad de




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contratista quien tenía la obligación de dar cumplimiento al numeral 35 de la cláusula séptima de las minutas de los contrato de obra No 222 – 2012 y No 197 - 2012 2) El señor JHON JAIRO DIAZ ARIZA representante legal de CONCOLSERVI LTDA como interventor quien debía velar por que los contratistas cumpliera a cabalidad todas las obligaciones contempladas en la minuta del contrato No 222-2012 y No 197 – 2012; máxime aun cuando en el numeral No 2 de la cláusula vigésima de estos contrato se estableció como una de las obligaciones del interventor: “Exigir y verificar el cumplimiento de las obligaciones del

contratista.”

La entidad sujeto de control deberá incluir en el Plan de Mejoramiento, todas y cada una de las acciones correctivas tendientes a evitar que situaciones como las descritas en la presente Observación sigan ocurriendo en los contratos de obra. Tipo de OBSERVACIÓN: Disciplinaria Norma Vulnerada: Numeral primero del artículo 34 de la ley 734 de

2002, Articulo 44 y 83 y ss de la Ley 1474 de 2011, numeral 35 de la Cláusula séptima y numeral 2 de la cláusula vigésima de las minutas de los contratos de obra No 222 – 2012 y No 197 – 2012

Presunto Responsable: JAVIER BELTRAN CEDIEL representante legal de JBC CONSTRUCTORES LTDA (Contrato No 222- 2012 y No 197 – 2012. -JHON JAIRO DIAZ ARIZA representante legal de CONCOLSERVI LTDA Interventor.



RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: Respuesta de JBC CONSTRUCTORES y Concolservi Ltda: “También se nos endilga responsabilidad en calidad de firmante de los Contratos de Obra No. 197 del 26 de abril de 2012 con la Empresa JBC CONSTRUCTORES LTDA cuyo objeto es la RECONSTRUCCIÓN Y ADECUACIÓN DEL SISTEMA DE ALCANTARILLADO SANITARIO Y PLUVIAL (PLAN MAESTRO) EN EL MUNICIPIO DE LA BELLEZA SANTANDER, por valor de$5.614.956.889.oo, y con CONCOLSERVI LA INTERVENTORÍA PARA LA RECONSTRUCCIÓN Y ADECUACIÓN DEL SISTEMA DE ALCANTARILLADO SANITARIO Y PLUVIAL (PLAN MAESTRO) EN EL MUNICIPIO DE LA BELLEZA SANTANDER, por valor de$204.654.709.oo, me permito presentar la réplica al Informe Preliminar de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral de Modalidad Regular del año 2012 para la Empresa PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PÚBLICOS SA ESP, respecto de las observaciones administrativas con connotación disciplinaria, No. 29 y 30 así: Se nos enrostra la inexistencia del plan de uso de vías y de movilidad y de los permisos de uso, privadas públicas, veredales en el contrato de obra No. 197 de 2012, ni tampoco




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la existencia de la licencia de intervención del espacio público, aún a pesar de señalar el contrato No. 222 de 2012 en el informe. Al respecto se considera: El proyecto presentado al Ministerio de Vivienda, para este Alcantarillado y aprobado por el Consejo Nacional de Regalías a través del Departamento Nacional de Planeación, dejan claro que el proyecto no necesitaba licencia de construcción, y por el poco flujo vehicular tampoco era necesario el plan de vías, mucho menos la licencia de intervención del espacio público, los cuales a pesar de haber sido solicitados por la PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PÚBLICOS, esto quedó más por los modelos que usamos, que por lo realmente necesario en este tipo de obras y en este tipo de municipios. Obsérvese, que a pesar de la solicitud que le hicimos a la Gobernación de Santander para la intervención de una vía departamental, ésta fue negada por el Municipio de La Belleza, cuya alcaldesa, también por diferencias con el anterior alcalde, no quiso colaborar con la ejecución de la obra. Los permisos fueron solicitados, pero no fueron expedidos por la autoridad competente, por lo que se debió realizar sin los respectivos permisos, en aras del interés general y no en el interés particular político de la alcaldesa. Ahora bien, en los informes que se presentaron, ahí estaba el plan de vías, no uno muy completo, pero sí estaba allí, en los informes. Así las cosas, solicitamos entonces, se DESVIRTUEN las observaciones con connotación disciplinaria.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: De conformidad con la contradicción allegada por los presuntos responsables, la observación con alcance disciplinario se desvirtúa, teniendo en cuenta lo señalado en la respuesta del sujeto de control y demás responsables, los cuales indican que el modelo de contratación que usan no es ajustado a cada contrato de obra que se ejecute. La entidad a través de un plan de mejoramiento deberá tomar las acciones correctivas a que haya lugar con el fin de elaborar documentos previos que se ajusten a la necesidad que se pretende suplir, definiendo de esta manera dentro de cuales procesos de contratación se deberán solicitar permisos, licencias y demás, y el término dentro del cual éstas deben ser tramitadas. OBSERVACIÓN N° 30: Inexistencia de licencia de intervención y ocupación del espacio público en lo relacionado con las redes de servicios públicos como requisito para iniciar la ejecución de los objetos contractuales de los contratos No 846-2012, 535-2012, No 565-2012, No 512 - 2012 y No 507 – 2012. En desarrollo del proceso auditor, se logró evidenciar que en los contratos No 486-2012, 535-2012, No 565-2012, No 512 - 2012 y No 507 – 2012, no existen las licencias de intervención y ocupación del espacio público en lo relacionado con las redes de servicios público, a pesar de que dicha obligación está contenida en las minutas de cada uno de los contratos relacionados y de que en el literal a) del numeral 2 del artículo 12 del Decreto 564 de 2006 se indica que por medio de esta licencia se autoriza la intervención del espacio público para: “La construcción,

reparación, sustitución, modificación y/o ampliación de instalaciones y redes para la provisión de servicios públicos domiciliarios y de telecomunicaciones.”




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Ahora bien, para mayor ilustración se observa la inexistencia de licencias de intervención y ocupación en:

1. Los contratos No 486-2012 y 565- 2012: En el numeral 19 de la Cláusula Séptima de la minuta de la orden No 486-2012 y en el contrato No 565 – 2012, se estableció que el contratista debe presentar lo pertinente respecto de licencias de intervención del espacio público y que su responsabilidad es solicitar los respectivos permisos de uso, privadas públicas, veredales, realizar toda adecuación y mantenimiento a las vías que permita realizar sus actividades durante la construcción sin detrimento de su uso habitual y una vez finalizadas las obras dejar en igual o mejores condiciones a las encontradas antes del inicio de los trabajos; sin embargo, en los expedientes contractuales no aparece evidencia de las licencias y de los permisos mencionados.

2. En los Contrato No 535-2012, No 512 – 2012 y 507-2012: En los mencionados contratos, se observa que los contratistas CONSORCIO NUEVA COLOMBIA, MARLON GOMEZ CADAVID, INGENIAMB SAS respectivamente, no solicitan las licencia de intervención y ocupación del espacio público, necesaria para ejecutar e iniciar la construcción de la línea de conducción del acueducto del asentamiento humano Nueva Colombia del municipio de Piedecuesta, la reposición de red de alcantarillado sanitario y pluvial de la carrera 9B entre calles 3 y 4 del Barrio Villaluz y la construcción de la reposición de las redes de acueducto y rehabilitación de la vía en la calle 16 entre carreras 5 y 6 del Municipio de Piedecuesta; a pesar de que dicha obligación está contenida en el numeral 35 de la cláusula séptima de las minutas de los contratos mencionados.

De acuerdo a lo expuesto, se configura una observación administrativa con incidencia disciplinaria en cabeza de: PRIMERO: El señor Raúl Duran Sánchez, en calidad de supervisor y/o interventor de los contratos No 486-2012, 535-2012, No 565-2012, No 512 - 2012 y No 507 – 2012, por omitir su obligación de verificar que los contratistas cumplieran a cabalidad las obligaciones contenidas en la minuta de cada uno de los contratos, en el Articulo 3 y el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 564 de 2006 y, en el Decreto 1469 de 2011, relacionadas con las licencias de intervención y ocupación en lo relacionado con las redes de servicios públicos o de particulares. SEGUNDO: Los señores Manuel Iván Camargo Jaimes representante legal del CONSORCIO NUEVA COLOMBIA, Leydy Biviana Arenas López, Laura María Muñoz Tarazona, representante legal de INCICOL SERVICES S.A.S, Marlon Gómez Cadavid y Germán Gómez Reyes, representante legal de INGENIAMB SAS, en calidad de contratistas, por no solicitar a la oficina de planeación municipal de Piedecuesta, las licencias de intervención y ocupación del espacio público, necesarias para realiza e iniciar la ejecución de los contratos No 486-2012, 535-2012, No 565-2012, No 512 - 2012 y No 507 – 2012, a pesar de que dicha obligación estaba contenida de manera expresa en la minuta de cada uno de los contratos y en el Articulo 3 y el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 564 de 2006 y el Decreto 1469 de 2011.




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Finalmente la entidad contratante deberá incluir en el plan de mejoramiento, las acciones correctivas tendientes a evitar que situaciones como las descritas en la presente OBSERVACIÓN ocurran nuevamente al interior de la entidad sujeto de control. Tipo de OBSERVACIÓN: Disciplinaria Norma Vulnerada: Numeral primero del artículo 34 de la ley 734 de

2002, Articulo 44 y 82 y ss de la Ley 1474 de 2011, articulo trigésimo del Acuerdo No 04 del 31 de octubre de 2016, cláusula vigésima y numeral 19 de la Cláusula Séptima de la minuta de la orden No 486-2012 y del contrato No 565 – 2012, cláusula vigésima y numeral 35 de la cláusula séptima de los contratos No 535-2012, No 512 – 2012 y 507-2012, Articulo 3 y el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 564 de 2006 y el Decreto 1469 de 2011.

Presunto Responsable: -RAUL DURAN SANCHEZ

Director de planeación (Contratos No 486 – 2012, No 284-2012 y No 485-2012) -LEYDY BIVIANA ARENAS LOPEZ, en calidad de contratista (No 486 – 2012) -MANUEL IVAN CAMARGO JAIMES representante legal del CONSORCIO NUEVA COLOMBIA, en calidad de contratista. (No 535 – 2012) -LAURA MARIA MUÑOZ TARAZONA, representante legal de INCICOL SERVICES S.A.S, en calidad de contratista.(No 565 – 2012.) -MARLON GOMEZ CADAVID, en calidad de contratista. (No 512 – 2012) -GERMAN GOMEZ REYES, representante legal de INGENIAMB SAS, en calidad de contratista (No 507 – 2012)



RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL:

Respuesta de la entidad:

“Me permito solicitar que la presente observación debe ser revocada y en su defecto calificada como de tipo administrativo en base a los siguientes argumentos:




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Las licencias de intervención y ocupación del espacio público no era necesaria para estos contratos toda vez que los contratos relacionados hacen parte de un Convenio Interadministrativo con el municipio de Piedecuesta, y por lo tanto se encuentra contemplado en el plan de desarrollo municipal, y en el Plan de Ordenamiento Territorial tal y como lo establece el parágrafo 2 del artículo 12 del decreto 1469 de 2010. “ Las entidades del nivel central o descentralizado de la Rama Ejecutiva del orden nacional, departamental, municipal y distrital, no están obligadas a obtener licencias de intervención y ocupación del espacio público cuando en cumplimiento de sus funciones, ejecuten obras o actuaciones expresamente contempladas en los planes de desarrollo nacional, departamentales, municipales o distritales, en el Plan de Ordenamiento Territorial o en los instrumentos que lo desarrollen y complementen”. Sin embargo como exigencia en las pólizas se cubre también como beneficiario al Municipio de Piedecuesta con el fin de cubrir con estas las posibles fallas con respecto a la entrega y calidad de las obras, así como también se el pago por rompimiento de pavimento aplicados aquellos en donde existe el mismo. “ Respuesta de JBC CONSTRUCTORES y Concolservi Ltda: “También se nos endilga responsabilidad en calidad de firmante de los Contratos de Obra No. 197 del 26 de abril de 2012 con la Empresa JBC CONSTRUCTORES LTDA cuyo objeto es la RECONSTRUCCIÓN Y ADECUACIÓN DEL SISTEMA DE ALCANTARILLADO SANITARIO Y PLUVIAL (PLAN MAESTRO) EN EL MUNICIPIO DE LA BELLEZA SANTANDER, por valor de$5.614.956.889.oo, y con CONCOLSERVI LA INTERVENTORÍA PARA LA RECONSTRUCCIÓN Y ADECUACIÓN DEL SISTEMA DE ALCANTARILLADO SANITARIO Y PLUVIAL (PLAN MAESTRO) EN EL MUNICIPIO DE LA BELLEZA SANTANDER, por valor de$204.654.709.oo, me permito presentar la réplica al Informe Preliminar de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral de Modalidad Regular del año 2012 para la Empresa PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PÚBLICOS SA ESP, respecto de las observaciones administrativas con connotación disciplinaria, No. 29 y 30 así: Se nos enrostra la inexistencia del plan de uso de vías y de movilidad y de los permisos de uso, privadas públicas, veredales en el contrato de obra No. 197 de 2012, ni tampoco la existencia de la licencia de intervención del espacio público, aún a pesar de señalar el contrato No. 222 de 2012 en el informe. Al respecto se considera: El proyecto presentado al Ministerio de Vivienda, para este Alcantarillado y aprobado por el Consejo Nacional de Regalías a través del Departamento Nacional de Planeación, dejan claro que el proyecto no necesitaba licencia de construcción, y por el poco flujo vehicular tampoco era necesario el plan de vías, mucho menos la licencia de intervención del espacio público, los cuales a pesar de haber sido solicitados por la PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PÚBLICOS, esto quedó más por los modelos que usamos, que por lo realmente necesario en este tipo de obras y en este tipo de municipios. Obsérvese, que a pesar de la solicitud que le hicimos a la Gobernación de Santander para la intervención de una vía departamental, ésta fue negada por el Municipio de La Belleza, cuya alcaldesa, también por diferencias con el anterior alcalde, no quiso colaborar con la ejecución de la obra. Los permisos fueron solicitados, pero no fueron expedidos por la autoridad competente, por lo que se debió realizar sin los respectivos permisos, en aras del interés general y no en el interés particular político de la alcaldesa. Ahora bien, en los informes que se presentaron, ahí estaba el plan de vías, no uno muy completo, pero sí estaba allí, en los informes.




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Así las cosas, solicitamos entonces, se DESVIRTUEN las observaciones con connotación disciplinaria.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: De conformidad con la contradicción allegada, y en virtud de que por parte de este ente de control se corroboró que los proyectos civiles iban dirigidos al cumplimiento del plan de desarrollo, y en razón a que la norma que alegan los presuntos responsables tiene plena vigencia y validez, la observación con alcance disciplinario se desvirtúa. Ahora bien, respecto de la observación con alcance administrativo, ésta se desvirtúa teniendo en cuenta que la Contraloría General de Santander ha dejado en firme observaciones administrativas que van encaminadas al ajuste en los procesos y procedimientos que debe realizar la Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P de acuerdo al objeto que pretende ejecutar. OBSERVACIÓN N° 31: El supervisor de los contratos de obra No 565 – 2012, No 512 – 2012, No 514 – 2012, 535 – 2012, No 483 – 2012, No 485 – 2012 y No 507 – 2012, suscribe actas de recibo final sin que los contratistas cumplan con la obligación de entregar a la entidad contratante los planos As built, los paz y salvos del personal que trabajo en la ejecución del contrato, paz y salvo de proveedores, paz y salvo de los propietarios de los predios en que se realizaron los trabajos, como quedo establecido en cada una de las minutas de los mencionados contratos. Después de realizar un análisis a la carpeta archivo de los contratos de obra No No 565 – 2012, No 512 – 2012, No 514 – 2012, 535 – 2012, No 483 – 2012, No 485 – 2012 y No 507 – 2012 y a las respuestas dadas por la Piedecuestana de Servicios Públicos Domiciliarios a los requerimientos solicitados por el Grupo Auditor, se evidencia un incumplimiento de las obligaciones del señor Raúl Duran Sánchez, Director de Planeación, quien actúa en calidad de supervisor, a pesar de que en el literal C de la cláusula cuarta de los mencionados contratos de obra, se estableció de manera expresa como un requisito para el pago final del 10% del valor de cada contrato, que el contratista adjuntara los planos As built, los paz y salvos del personal que trabajo en la ejecución del contrato, paz y salvo de proveedores, paz y salvo de los propietarios de los predios en que se realizaron los trabajos; sin embargo, en el desarrollo del proceso auditor se observa: PRIMERO: En el contrato No 565 – 2012, se suscribió el acta de entrega y recibo final el día 28 de diciembre de 2012, la cual sirvió de base para que PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS E.S.P, realizara a favor del contratista el pago de la suma de $63.145.589 (Comprobante de egreso 13L00049 del 01 de febrero de 2013); a pesar de que INGENIERIA Y SERVICIOS DE COLOMBIA S.A.S, no allego los planos As built y Dossier del proyecto, los paz y salvos del personal que trabajo en la ejecución del contrato y el paz y salvo de proveedores necesarios para el pago correspondiente al acta de entrega y de recibo final.




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SEGUNDO: En el contrato de obra No 512 – 2012, suscribió las actas de entrega y recibo final de obra el día 11 de febrero de 2013, las cuales sirvieron de base para que PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS E.S.P, realizara a favor del contratista el pago de la suma de $48.568.427.(Comprobantes de egreso No 13L00227 del 01 de abril de 2013); a pesar de que MARLON GOMEZ CADAVID, no allego los planos As built y Dossier del proyecto, los paz y salvos del personal que trabajo en la ejecución del contrato y el paz y salvo de proveedores necesarios para el pago correspondiente. TERCERO: En el contrato de obra No 514 – 2012, se suscribió las actas de entrega y recibo final de obra el día 02 de mayo de 2013, las cuales sirvieron de base para que PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS E.S.P, realizara a favor del contratista el pago de la suma de $202.761.426; a pesar de que JBC CONSTRUCTORES LTDA, no allego los planos As built necesarios para el pago correspondiente al acta de entrega y de recibo final. CUARTO: En el contrato de obra No 535 – 2012, se suscribió el acta de entrega y recibo final de obra el día 11 de febrero de 2013, las cuales sirvieron de base para que PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS E.S.P, realizara a favor del contratista el pago de la suma de $116.299.388. (Comprobantes de egreso No 13A00229 del 01 de abril de 2013); a pesar de que el CONSORCIO NUEVA COLOMBIA, no allego los planos As built. QUINTO: En el contrato de obra No 483 – 2012, se suscribió las actas de entrega y recibo final de obra el día 30 de noviembre de 2012, las cuales sirvieron de base para que PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS E.S.P, realizara a favor del contratista el pago de la suma de $39.176.759. (Comprobantes de egreso No 13A00057 del 06 de febrero de 2013); a pesar de que el L.C.R. INGENIERIA Y TRANSPORTE S.A.S, no allego los planos As built, los paz y salvos del personal que trabajo en la ejecución del contrato, paz y salvo de proveedores, necesarios para el pago correspondiente al acta de entrega y de recibo final. SEXTO: En el contrato de obra No 485-2012, se suscribió las actas de entrega y recibo final de obra el día 20 de noviembre de 2012, las cuales sirvieron de base para que PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS E.S.P, realizara a favor del contratista el pago de la suma de $58.668.399 (Comprobantes de egreso No 13ª000049 del 01 de febrero de 2013); a pesar de que el señor Hermindes Calderón Mantilla, no allego los planos As built, los paz y salvos del personal que trabajo en la ejecución del contrato, paz y salvo de proveedores, necesarios para el pago correspondiente al acta de entrega y de recibo final. SEPTIMO: En el contrato de obra No 507 – 2012, se suscribió las actas de entrega y recibo final de obra el día 06 de marzo de 2013, las cuales sirvieron de base para que PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS E.S.P, realizara a favor del contratista el pago de la suma de $145.033.121. (Comprobantes de egreso No 13A00209 del 22 de marzo de 2013); a pesar de que INGENIAMB SAS, no allego los planos As built, los paz y salvos del personal que trabajo en la ejecución del contrato, paz y salvo de proveedores, necesarios para el pago correspondiente al acta de entrega y de recibo final.




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Teniendo en cuenta los anteriores planteamientos, se configura una observación con incidencia disciplinaria en cabeza del señor Raúl Duran Sánchez, por haber suscrito las actas de recibo final sin verificar que los contratistas cumplieran a cabalidad todas y cada una de las obligaciones establecidas en la minuta de los contratos de obra No 565 – 2012, No 512 – 2012, No 514 – 2012, 535 – 2012, No 483 – 2012, No 485 – 2012 y No 507 – 2012. De otra parte, se observa que los contratistas Laura María Muñoz Tarazona, representante legal de INGENIERIA Y SERVICIOS DE COLOMBIA S.A.S (Contrato de obra No 565-2012), Marlon Gómez Cadavid (Contrato de obra No 512 – 2012), Javier Beltrán Cediel en calidad de representante legal del contratista JBC CONSTRUCTORES LTDA (Contrato No 514 – 2012), Manuel Iván Camargo Jaimes, en calidad de representante legal del contratista CONSORCIO NUEVA COLOMBIA (No 535 – 2012), Luis Carlos Rivera Salazar, en calidad de representante legal del contratista L.C.R INGENIERIA Y TRANSPORTE S.A.S.(Contrato No 483-2012), Hermides Calderón Mantilla, en calidad de contratista (Contrato No 485-2012) y Germán Gómez Reyes, en calidad de contratista en calidad de representante legal de INGENIAMB SAS, (Contrato No 507 – 2012) no cumplieron a cabalidad la obligación de entregar a la entidad contratante los planos As built, los paz y salvos del personal que trabajo en la ejecución del contrato, paz y salvo de proveedores, paz y salvo de los propietarios de los predios en que se realizaron los trabajos, a pesar de que estos eran requisitos necesarios para poder obtener el pago final del 10% del valor de cada uno de los contratos enunciados. Finalmente se configura una observación administrativa, con el fin de que la entidad sujeto de control, incluya en el Plan de Mejoramiento, las acciones correctivas tendientes a que los supervisores de los contratos de obra realicen un correcto seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico de todas y cada una de las obligaciones derivadas de los contratos. Tipo de OBSERVACIÓN: Disciplinaria Norma Vulnerada: Numeral primero del artículo 34 de la ley 734 de

2002, literal C de la cláusula cuarta de los contratos de obra de obra No 565 – 2012, No 512 – 2012, No 514 – 2012, 535 – 2012, No 483 – 2012, No 485 – 2012 y No 507 – 2012,Articulo 44 y 82 y ss de la Ley 1474 de 2011, numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002.

Presunto Responsable: -RAUL DURAN SANCHEZ Director de planeación Supervisor (No 565 – 2012, No 512 – 2012, No 514 – 2012, 535 – 2012, No 483 – 2012, No 485 – 2012 y No 507 – 2012) -LAURA MARÍA MUÑOZ TARAZONA, representante legal de INGENIERIA Y SERVICIOS DE COLOMBIA S.A.S. Contratista (No 565-2012) -MARLON GÓMEZ CADAVID Contratista (No 512 – 2012)




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-JAVIER BELTRÁN CEDIEL en calidad de representante legal del contratista JBC CONSTRUCTORES LTDA Contratista (No 514 – 2012) -MANUEL IVAN CAMARGO JAIMES representante legal de CONSORCIO NUEVA COLOMBIA. Contratista (No 535 – 2012) -LUIS CARLOS RIVERA SALAZAR, representante legal de L.C.R. INGENIERIA Y TRANSPORTE S.A.A Contratista (Contrato No 483-2012) -HERMIDES CALDERÓN MANTILLA Contratista (Contrato No 485-2012) -GERMAN GOMEZ REYES Representante legal del contratista INGENIAMB SAS, (Contrato No 507 – 2012)

Tipo de OBSERVACIÓN: Administrativa Presuntos Responsables: CESAR TOLOZA NUÑEZ


Es de vital importancia indicar que a los contratos de obra No 486 – 2012, No 565 – 2012, No 512 – 2012, No 514 – 2012, No 535 – 2012, No 483 – 2012, No 135 – 2012, No 485 – 2012, No 507 – 2012, No 222 – 2012 y No 197 – 2012 solo se les realizó un análisis de legalidad y no un análisis técnico, ya que en el equipo auditor no se designó un profesional en las áreas de ingeniera civil, arquitectura y/o afines, por lo cual se presume que se cumplieron los objetos contractuales con fundamento en los informes de supervisores y/o interventores, al igual que en las actas de terminación y liquidación. RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: No se presentó contradicción por parte del sujeto de control.

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: Teniendo en cuenta que la observación planteada por el grupo auditor inicialmente hace alusión a la obligación del supervisor de los contratos respecto de la verificación y recibimiento por parte de los contratistas de los planos As Built, y en razón a que el sujeto de control no allegó contradicción la observación se confirma. Respecto de los contratistas de cada uno de los contratos, la observación se desvirtúa pues quien autorizó el pago del 10% final del valor del contrato y recibió a satisfacción las obras fue el supervisor.

CONTRATO DE ARRENDAMIENTO 19. Contrato de arrendamiento No 308 - 2012




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Procedimiento contractual: Orden de servicio Objeto: Contratar un vehículo compactador para la

recolección y transporte de residuos y semisólidos de los diferentes sectores de municipio de Piedecuesta y disponibilidad final en el Carrasco con su respectivo conductor y dos operarios recolectores con suministro de combustible y mantenimiento general del vehículo, con suministro de pólizas a todo riesgo, SOAT y certificado técnico mecánico.

Contratista: ETASERVICIOS S.A ESP Representante Legal: Fernando Castaño Salazar Valor inicial de contrato: $44.928.000 Tiempo de ejecución: 75 días Suscripción del contrato: 10 de Julio de 2012 Designación supervisor: 10 de julio de 2012 Acta de inicio: 14 de julio de 2012 Acta de pago parcial No 01: 24 de septiembre de 2012. Acta de pago parcial No 02: 19 de octubre de 2012. Acta de pago parcial No 03: 30 de octubre de 2012 Acta de pago parcial No 04: 04 de marzo de 2013. Acta de Liquidación Final: 04 de marzo de 2013


En desarrollo del proceso auditor se efectuó un análisis al contrato de arrendamiento No 308 – 2012, observándose: 1) La entidad contratante realizó la selección del contratista bajo los parámetros establecidos en el acuerdo de junta directiva No 002 del 20 de enero de 2012 que modifica el manual de contratación de la empresa municipal de servicios públicos domiciliarios de Piedecuesta E.S.P. 2) El contratista ejecutó el objeto contractual de la manera establecida en la minuta del contrato, como se evidencia en las 04 actas parciales suscritas en desarrollo del presente contrato, en los controles de disposición final de residuos en el carrasco existentes en el expediente contractual y en la relación de carga del compactador. 3) La entidad contratante antes de efectuar pagos a favor del contratista verificó la ejecución del objeto contractual y el pago de la seguridad social en salud, pensiones y ARL por parte del contratista, hecho este que se evidencia con las planillas de pago.

CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS 20. Contrato de prestación de servicios No 065 – 2012 Procedimiento contractual: 3 invitaciones. Objeto: Contratar la prestación de dos

puntos de vigilancia y seguridad privada y planta de tratamiento y un punto en la Planta de Tratamiento de aguas residuales la PTAR de la




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Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos ESP.

Contratista: Cooperativa de vigilancia privada COOVING C.T.A

Representante Legal: José Luis García Valor inicial de contrato: $91.293.344 Valor adicional: $11.490.000 (16 de junio de 2012) Valor total del contrato: $102.783.344 Tiempo de ejecución: -Seis Meses. Sede Administrativa y

Planta de Tratamiento. -Cuatro meses para la planta de tratamiento La PTAR.

Adición en tiempo: 2 meses (16 de junio de 2012) Suscripción del contrato: 15 de febrero de 2012 Acta de inicio: 15 de febrero de 2012 Acta de pago parcial No 01: 26 de Marzo de 2012. Acta de pago parcial No 02: 25 de abril de 2012. Acta de pago parcial No 03: 16 de Mayo de 2012 Fecha de la adición: 16 de junio de 2012

Acta de pago parcial No 04: 05 de julio de 2012 Acta de pago parcial No 05: 23 de julio de 2012 Acta de pago parcial No 06: 16 de agosto de 2012 Acta de pago parcial No 06: 21 de julio de 2012. Acta de Liquidación Final: 30 de agosto de 2012.

ANALISIS CONTRACTUAL Una vez efectuado el análisis del contrato No 065-2012, el grupo auditor logra evidenciar: 1) La entidad contratante inició el trámite de contratación con fundamento en la Ley 142 de 1994, Ley 689 de 2001 y sus decretos reglamentarios, Resolución No 151 de 2000 expedida por la Comisión Reguladora y el acuerdo No 004 de 2006 (Manual de contratación) y la sección VI del Decreto 734 de 2012. 2) El contratista cumplió a cabalidad los requisitos de orden jurídico, económico y técnicos establecidos en la invitación pública como se observa en los anexos de la propuesta allegada en la etapa precontractual y en el acta de evaluación de propuestas suscrito el 10 de febrero de 2012. 3) El contratista acreditó el pago de sus empleados a salud, pensiones, ARL, ICBF, SENA y cajas de compensación como se observa en las planillas integradas de autoliquidación aportes. 4) La entidad contratante realizó el pago del valor del presente contrato, mediante la presentación de facturas; una por cada mes vencido, previa la existencia de actas suscrita por el supervisor del presente contrato que demuestran la ejecución del objeto contractual. 5) El contratista realizó la ampliación de las garantías exigidas, al haberse realizado un adición en valor y en tiempo en el presente contrato, donde se evidencia un incremento en los valores asegurados. 6) El contratista ejecutó el objeto contractual como se observa en los informes (certificados) allegados a la entidad contratantes los meses de julio, junio, agosto, mayo, abril, marzo, febrero de 2012 al igual que las seis (06) actas de pago parcial y el acta de liquidación suscrita el 30 de agosto de 2012.




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OBSERVACIÓN N° 32: Deficiencias en los Informes de actividades presentados por el contratista como soportes de la ejecución de los contratos que tiene por objeto la vigilancia y la seguridad privada de los inmuebles de propiedad de la empresa Piedecuestana de servicios públicos domiciliarios E.S.P. El desarrollo de la presente auditoria se logra determinar que los informes allegados por el contratista en el contrato No 065-2012, son una simple certificación que se limita solo a establecer el sitio donde se presta el servicios de vigilancia y la fecha en la que se ha realizado dicha actividad; sin embargo, no establecen con claridad el número de personas utilizadas para la ejecución del objeto contractual, ni las actividades realizadas por el contratista. De acuerdo a lo expuesto se configura una observación administrativa, que recae en cabeza del señor CESAR TOLOZA NUÑEZ, Gerente de la Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos, con el fin de que incluya en el Plan de Mejoramiento de la entidad, todas las acciones correctivas tendientes a que los contratista realicen en los contratos que tienen por objeto la vigilancia y seguridad privada informes detallados de las actividades desarrolladas para dar cumplimiento al objeto contractual. Tipo de OBSERVACIÓN: Administrativa Presunto Responsable: CESAR TOLOZA NUÑEZ


RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: Me permito solicitar que la presente observación debe ser revocada y en su defecto calificada como de tipo administrativo en base a los siguientes argumentos: Con relación a esta novedad, se informa que se ha venido solicitando y el contratista ha venido presentando un informe sobre los sitios de vigilancia, la fecha en que se efectúa (DDMMAA), número de personas que prestan el servicio, las actividades realizadas y las novedades presentadas.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: Teniendo en cuenta que los informes a que hace referencia la entidad en su contradicción no fueron allegados como soporte probatorio, la observación se confirma para que la entidad continúe con el seguimiento y verificación del cumplimiento de los objetos contractuales a través de informes completos que aporten datos útiles al momento de adelantar proceso de auditoría. 21. Contrato de prestación de servicios No 071 - 2012 Procedimiento contractual: 3 invitaciones Objeto: Ejecución de procesos y subprocesos de

apoyo administrativa para el funcionamiento de la Empresa




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Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P.

Contratista: Sociedad Ingenieros Civiles de Colombia LTDA – INCICOL LTDA

Representante Legal: Laura María Muñoz Tarazona Valor inicial de contrato: $276.391.537 Valor adicional No 01: $7.000.000 (13 de abril de 2012)

Valor adicional No 02: $149.445.637 (16 de agosto de 2012) Valor adicional No 04: $10.063.756. (26 de octubre de 2012) Valor total del contrato: $442.900.930 Tiempo de ejecución: 6 meses Tiempo Adicional: 2 meses (16 de agosto de 2012) Total tiempo de ejecución: 8 meses Suscripción del contrato: 27 de febrero de 2012 Otrosí No 01: 29 de febrero de 2012.Modifica garantías Acta de inicio: 01 de marzo de 2012. Acta de pago parcial No 01: 30 de marzo de 2012. ($46.065.256) Otrosi No 02: 13 de abril de 2012. ($7.000.000) Acta de pago parcial No 02: 30 de abril de 2012. ($46.065.256) Acta de pago parcial No 03: 31 de mayo de 2012. ($49.560.892) Acta de pago parcial No 04: 30 de junio de 2012. ($46.179.609) Acta de pago parcial No 05: 31 de julio de 2012 . ($49.631.497) Adicional en tiempo: 2 meses (16 de agosto de 2012) Otrosi No 03: 16 de agosto de 2012. (2 meses y

$149.445.637) Acta de pago parcial No 06: 31 de agosto de 2012. ($60.791.904) Acta de pago parcial No 07: 30 de septiembre de 2012. ($72.303.259) Adicional No 04: 26 de octubre de 2012. ($10.063.756.) Acta de pago parcial No 08: 30 de octubre de 2012. Acta de Liquidación Final: 04 de enero de 2013.

ANALISIS CONTRACTUAL Una vez culminado el análisis del presente contrato el grupo auditor, logra establecer: A) Las actividades a realizar por el contratista son: 1. Respecto del personal de asesoría al usuario: a. recepción, análisis, trámite y archivo e peticiones, quejas y reclamos. b. Preparación, emisión de la factura de acueducto, alcantarillado y aseo. 2) Del personal de secretariado y correspondencia: Secretariado y correspondencia. 3) Del personal de contabilidad y presupuesto: Contabilidad y presupuesto. 4) Del personal se pagaduría y almacén: a. Auxiliar almacenista – pagador. b. Auxiliar de tesorería. 5) Respecto del servicios de administrativa. B) El contratista cumplió a cabalidad con los requisitos de orden jurídico, técnico y económico establecidos en los términos de referencia como se observa en los documentos adjuntos a la propuesta y en el acta de evaluación de la propuesta suscrita el 17 de febrero de 2012. C) El contratista adquirió las pólizas de la manera establecida en la minuta del contrato y en los adiciones realizados al mismo y la entidad contratante verifica que los amparos, las vigencias y los valores asegurados sean concordantes con los exigidos. D) El contratista para la ejecución del presente contrato suscribió contratos con el personal que utiliza en la prestación del servicio y allega a la entidad contratante




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copia de cada uno. E) El contratista realizó los pagos de seguridad social y parafiscales como se evidencia en las planillas adjuntas en el expediente contractual. F) El contratista como evidencia del cumplimiento de sus obligaciones contractuales, allegó a la PIEDECUESTANA E.S. P durante el desarrollo del presente contrato informes de las actividades realizadas en los meses de marzo, abril, mayo, junio, julio, agosto, septiembre y octubre de 2012. G) En los informes de actividades se evidencia el pago de seguridad social y aportes parafiscales, las especificaciones de elementos de protección personal, la entrega de elementos de protección personal y equipos de trabajo, los formatos de registros de reuniones, el manual de funciones del personal de apoyo, los diseño de rutas y micro rutas del servicios de barrido y la conformación del comité paritario de salud ocupacional. OBSERVACIÓN N° 33: En el contrato No 071-2012 se observa una falta de planeación que origina la violación al principio de economía, como un principio que rige la función administrativa. Después de realizar un análisis detallado al contrato No 071 -2012 se observa: PRIMERO: El 27 de febrero de 2012, se suscribió el presente contrato por valor de $276.391.537 para ser ejecutado en el término de 6 meses. SEGUNDO: El día 13 de abril del 2012, se realizó una primera adición en valor por $7.000.000. TERCERO: El 16 de agosto de 2012, se realizó una adición en tiempo de dos meses y una segunda adición en valor equivalente a la suma de $149.445.637. CUARTO: El día 26 de octubre de 2012, se realizó una tercera adición por valor de $10.063.756. De acuerdo a lo expuesto, se evidencia en la ejecución del contrato No 071 – 2012 que se realizan tres (03) adiciones en valor equivalentes a la suma de $166.509.393; adiciones estas que superan el 50% del valor inicial del contrato, el cual sería para del presente caso la suma de $138.195.768. Bajo los planteamientos expuestos, es claro que en el Contrato No 071 – 2012 existe una falta de planeación, que origina la violación del principio de economía, como un principio que rige la función administrativa y que está consignado de manera expresa en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, el cual debe ser aplicado a la empresas de servicios públicos domiciliarios por expresa disposición del artículo 13 de la ley 1150 de 2007 y del artículo segundo del Acuerdo No 04 del 31 de octubre de 2006. Es vital indicar que con el deber de planeación, los contratos del estado deben siempre responder a negocios debidamente diseñados, pensados, conforme a la necesidad y prioridades que demanda el interés público, ya que lo que busca el ordenamiento jurídico es que los contratos estatales no sean producto de la improvisación. De acuerdo a lo antes señalado, el grupo auditor considera que en el presente caso se configura una observación administrativa con incidencia disciplinaria en




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cabeza del señor Medardo Faber Mejía Palomino, director administrativa, financiero y comercial de la Empresa Piedecuestana de servicios públicos E.S.P, y supervisor y/o interventor del contrato No 071 – 2012, al ser la persona que suscribió los estudios de conveniencia y oportunidad iniciales y los que sirvieron de base para las adiciones en tiempo y valor realizadas al presente contrato. Finalmente, la entidad contratante deberá incluir en el Plan de Mejoramiento, todas y cada una de las acciones correctivas, tendientes a evitar situación como las descritas en el anterior OBSERVACIÓN, que originen falta de planeación y por consiguiente la violación al principio de economía como un principio de la función administrativa. Tipo de OBSERVACIÓN: Disciplinaria Norma Vulnerada: Numeral primero del artículo 34 y numeral 31 del

artículo 48 de la ley 734 de 2002, Articulo 44 de la Ley 1474 de 2011,artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, artículo 13 de la ley 1150 de 2007 y el artículo segundo del Acuerdo No 04 del 31 de octubre de 2006.

Presunto Responsable: - MEDARDO FABER MEJÍA PALOMINO Director administrativa, financiero y comercial de la Empresa Piedecuestana de servicios públicos E.S.P y supervisor del contrato No 071 – 2012.



RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Me permito solicitar que la presente observación debe ser revocada y en su defecto calificada como de tipo administrativo en base a los siguientes argumentos: La Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos Domiciliarios de Piedecuesta “Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P.” dio inicio a sus labores en febrero de 1998; creada mediante Decreto 172 del 17 Diciembre 1997 expedido por la Alcaldía Municipal de Piedecuesta dando cumplimiento al Acuerdo Municipal 057 de 1997, constituyéndose como una empresa de servicios públicos domiciliarios, de naturaleza pública, con una participación del 100% del Estado, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 142 de 1994. Que el Art. 93 de la Ley 1474 de 2011, determina que las EMPRESAS CON PARTICIPACIÓN MAYORITARIA DEL ESTADO, superior al cincuenta por ciento (50%), estarán sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, con excepción de aquellas que desarrollen actividades comerciales en competencia con el sector privado ylo público, nacional o internacional o en mercados regulados, caso en el cual se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a sus actividades económicas y comerciales, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2013.




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A su turno la Ley 142 de 1994 se aplica, entre otros, a los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado, gas, y aseo, a las actividades que realicen las empresas que presten tales servicios públicos y a las actividades complementarias a que se refiere el numeral 2 del Artículo 14. El artículo 3 de la Ley 689 de 2001, que modifica el artículo 31 de la Ley 142 de 1994, dispone que los contratos que celebren las entidades estatales que prestan los servicios públicos domiciliarios no estén sujetos a las disposiciones del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública; por lo cual resultaba inaplicable la publicación en el SECOP, como instrumento de publicidad para las entidades sometidas al régimen de contratación pública, y dado que esta empresa no está sometido a dicho régimen, por lo cual resulta inaplicable la restricción del Parágrafo Art.40 de la Ley 80 de 1993, que: “Parágrafo.- En los contratos que celebren las entidades estatales se podrá pactar el pago anticipado y la entregada de anticipos, pero su monto no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato. Los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales.” Por lo anterior este primer presunto incumplimiento se encuentra completamente desvirtuado, ahora bien frente al principio de planeación. Ahora bien esta observación no puede analizarse aislada, de la capacidad financiera de la entidad, pues el presupuesto de gastos determina la capacidad de contratación, pues al estar esta empresa regida presupuestalmente por el Decreto 115 de 1994, no se pueden asumir compromisos sin la debida disponibilidad presupuestal o como el caso que nos ocupa cuando desborda dicha disponibilidad, por lo anterior es necesario presentar el siguiente análisis: La Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P., en presupuesto de gastos para la vigencia fiscal 2012, tenía contemplado el rubro “Apoyo Administrativo” identificado con el Código: 03201302, para atender el apoyo administrativo de los servicios de acueducto,

alcantarillado y aseo, por un presupuesto inicial de $367’957.255 m/cte., discriminado así:

PRESUPUESTO INICIAL TOTAL $ 367.957.255.

PRESUPUESTO INICIAL DE ACUEDUCTO: $ 217.602.458,00 PRESUPUESTO INICIAL DE ALCANTARILLADO $ 125.442.439.00 PRESUPUESTO INICIAL DE ASEO $ 24.912.358,00 Para el desarrollo de las actividades de acueducto, alcantarillado y aseo los meses de

Enero a Febrero de 2012, se contrató mediante orden de prestación de servicios las siguientes cantidades:

VALOR ACUEDUCTO $ 42.961.355,67 VALOR ALCANTARILLADO $ 24.766.159,71 VALOR ASEO $ 4.912.358,63 TOTAL ORDEN DE PRESTACION $ 72.645.974,01

Actividades y servicios que se encuentran por fuera del contrato 071 de 2012, pero que es necesario mencionar, ya que dicha contratación afecta el presupuesto inicial.




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Descontado del presupuesto el valor de la orden de prestación de servicios de Enero y Febrero de 2012, se tiene el siguiente saldo:

NEGOCIO PRESUPUESTO

INICIAL

VALOR DE LA ORDEN DE ENERO - FEBRERO

SALDO

ACUEDUCTO 217.602.458,00 42.961.355,67 174.641.102,33

ALCANTARILLADO 125.442.439,00 24.766.159,71 100.676.279,29

ASEO 24. 912.358,00 4.918.458,63 19.993.899,99

TOTAL 367.957.255,00 72.645.974,01 295.311.280,99

Saldo del presupuesto de gastos de la vigencia fiscal 2012, del rubro “Apoyo

Administrativo” identificado con el Código: 03201302, por valor de $295.311.280,99 m/cte., que incide y afectaba, la capacidad económica y oportunidad para realizar la contratación requerida para suscribir el contrato N° 071 de 2012 con INCICOL, por lo cual se debió realizar unos ajustes para que dicha contratación fuera viable, en la relación necesidad – servicios requeridos; por lo cual de acuerdo a los estudios realizados, se determino que dicho contrato frente a la duración (6 meses), por los servicios iniciales requeridos dicho contrato demandaba un costo total de $ 276.391.537 m/cte., así:

Del anterior resumen se evidencia cual fue la causa para variar el valor del contrato, a partir de los comportamientos mensuales, los cuales se vieron afectados y reflejados en el quinto y sexto mes, así: quinto mes: una (1) persona coordinador grupo antifraude, una (1) persona técnico grupo antifraude y una (1) persona fontanero grupo antifraude, personal que se mantuvo en el sexto mes e incrementado con una (1) persona auxiliar técnico, tesorería y cartera; personal ese no era previsible al inicio del contrato y que por requerimientos legales debió aumentarse, situación que genero un impacto financiero en el valor mensual del contrato y por ende en su costo final, así:




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CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: De conformidad con lo expuesto por la entidad en su contradicción, este ente de control considera que la observación con alcance disciplinario debe ser desvirtuada en razón a que los argumentos expuestos logran demostrar que la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P, por su naturaleza se rige por el derecho privado. Sin embargo, la observación con alcance administrativo se confirma con el fin de que la entidad realice una modificación al manual de contratación en la que se indiquen los montos permitidos para realizar adiciones a los contratos, y así tener claridad frente a este tema. 22. Contrato de Prestación de Servicios No 495 - 2012 Procedimiento contractual: 3 oferentes Objeto: Contratar la ejecución de procesos y

subprocesos e apoyo administrativa para el funcionamiento de la Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P

Contratista: Ingeniería y servicios de Colombia SAS -INCICOL

Representante Legal: Laura María Muñoz Tarazona Valor inicial de contrato: $144.606.518 Tiempo de ejecución: 2 Meses Suscripción del contrato: 26 de octubre de 2012 Acta de inicio: 01 de noviembre de 2012 Acta de pago parcial No 01: 30 de noviembre de 2012 Acta de pago parcial No 02: 31 de diciembre de 2012 Acta de Liquidación Final: 04 de enero de 2013.





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Después de efectuar un análisis detallado al contrato No 495-2012, se observa por parte del grupo auditor: 1) El contratista allegó las pólizas No 96-40-101023204 y 96-44-1010176897 expedida por Seguros del Estado bajo los parámetros contenidos en la minuta del contrato, y la entidad contratante realizó la aprobación de las mismas. 2) El contratista cumplió a cabalidad los requisitos de orden jurídico, económico y técnico establecidos en los términos de referencia, como se observa en el acta de evaluación de propuesta suscrita el octubre de 2012. 3) El contratista cumplió con el pago de los aportes a seguridad social en salud, pensiones y ARL como se observa en la Planillas de pago adjuntas en el expediente contractual. 4) El contratista cumplió el objeto contractual de la manera establecida en la minuta de contrato, como se observa en los informes allegados por el contratista en el mes de noviembre y diciembre de 2012. El grupo auditor logró determinar que las actividades desarrolladas por el contratista hacen relación a las mismas ejecutadas en el contrato No 071-2012; es decir a: 1. Personal de asesoría al usuario: a. recepción, análisis, trámite y archivo e peticiones, quejas y reclamos. b. Preparación, emisión de la factura de acueducto, alcantarillado y aseo. 2) Del personal de secretariado y correspondencia: Secretariado y correspondencia. 3) Del personal de contabilidad y presupuesto: Contabilidad y presupuesto. 4) Del personal se pagaduría y almacén: a. Auxiliar almacenista – pagador. b. Auxiliar de tesorería. 5) Respecto del servicios de administrativa; sin embargo, estas fueron realizadas por Ingeniería y servicios de Colombia SAS –INCICOL durante los meses de noviembre y diciembre de 2012, donde en la ejecución de procesos y subprocesos de apoyo administrativa para el funcionamiento de la Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P se requirió de 30 personas como se evidencia en los informe del contratista allegados al expediente contractual y en el pago de la seguridad social integral. 23. Contrato de prestación de servicios No 072 -2012 Procedimiento contractual: 3 invitaciones Objeto: Contratar la ejecución de procesos y

subprocesos para la operación del sistema de Aseo de la Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P del Municipio de Piedecuesta - Departamento de Santander.


Representante Legal: Laura María Muñoz Tarazona Valor inicial de contrato: $650.510.467 Valor adicional No 01. $37.490.444 (01 de octubre de 2012) Valor adicional No 02: $170.828.496. (01 de noviembre de 2012) Valor total del contrato: $858.829.407 Tiempo de ejecución: 8 meses Adicional en tiempo: 2 meses Suscripción del contrato: 27 de febrero de 2012. Otrosí: 29 de febrero de 2012. Acta de inicio: 01 de marzo de 2012. Acta de parcial No 01: 30 de marzo de 2012.




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Acta parcial No 02: 30 de abril de 2012. Acta parcial No 03: 31 de mayo de 2012 Acta parcial No 04: 30 de junio de 2012. Acta parcial No 05: 31 de julio de 2012. Acta parcial No 06: 31 de agosto de 2012 Acta parcial No 07: 30 de septiembre de 2012. Adición No 01: 01 de octubre de 2012. Acta parcial No 08: 31 de octubre de 2012. Adición No 02: 01 de noviembre de 2012. Acta parcial No 09: 30 de noviembre de 2012 Acta parcial No 10: 31 de diciembre de 2012 Acta de Liquidación Final: 04 de enero de 2013

ANALISIS CONTRACTUAL Después de realizar un análisis al contrato No 072-2012, el grupo auditor logra determinar: 1) La entidad contratante realizó la selección del contratista mediante invitación a un número plural de mínimo tres (03) oferentes de conformidad con lo establecidos en el Acuerdo No 004 del 31 de octubre de 2011 expedido por la Junta Directiva de la Empresa Piedecuestana E.S.P modificado por el Acuerdo No 002 del 2 de Febrero de 2009, acuerdo No 002 del 22 de noviembre de 2010 y el Acuerdo No 022 del 20 de enero de 2012. 2) El contratista cumplió con los requisitos de orden jurídico, financiero y técnico contenidos en los términos de referencia como se observa en el acta de evaluación de propuestas suscritas el 17 de febrero de 2012. 3) El contratista antes de iniciar la ejecución del presente contrato, allegó copia del recibo de consignación y declaración juramentada de no encontrarse en situación de moroso del erario o haber suscrito acuerdo de pago vigente y certificado de la contraloría general de la república. 4) El contratista allegó las garantías exigidas en la minuta del contrato y realizó la ampliación de las mismas en los términos contemplados en los documentos soportes de las adiciones realizadas. 5) La entidad contratante realizó adiciones en tiempo y en valor previa la existencia de estudios de conveniencia y oportunidad, antes del término de ejecución inicialmente pactado y por una suma inferior al 50% del valor inicial establecido. 6) El contratista como evidencia de la ejecución del contrato allegó a la entidad contratante informes de actividades los días 25 abril, 28 de mayo, 25 de junio, 26 de julio, 27 de agosto, 25 septiembre, 25 de octubre, 26 de noviembre y 20 de diciembre de 2012. 6) El contratista para efectos de evidenciar el cumplimiento de sus obligaciones contractuales diligenció: a) Un cuadro de control de operación en registros diarios de producido de desechos recolectados y transportados, horario de recolección convenidos, control de combustible, filtros, lubricantes, llantas y repuestos de análisis de control, resultado de material de reciclaje clasificados por materiales y, b) Un libro de registro sobre mantenimiento de los vehículos, novedades, situaciones especiales, suspensiones forzosas del servicio y eventos relacionados con la calidad del servicio. 24. Contrato de prestación de servicios No 073 – 2012 Procedimiento contractual: 3 invitaciones Objeto: Ejecución de procesos y subprocesos para

la operación del sistema de alcantarillado




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de la Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S. P.


Representante Legal: Laura María Muñoz Tarazona Valor inicial de contrato: $193.403.957 Valor adicional No 01: $48.231.665 Valor total: $241.635.622 (01 de octubre de 2012) Tiempo de ejecución: 8 meses Adicional en tiempo: 3 meses (01de octubre de 2012) Total de tiempo de ejecución: 11 meses Suscripción del contrato: 27 de febrero de 2012. Otrosí No 01: 29 de febrero de 2012. Acta de inicio: 01 de marzo de 2012 Acta de pago parcial No 01: 30 de marzo de 2012. Acta de pago parcial No 02: 30 de abril de 2012. Acta de pago parcial No 03: 31 de mayo de 2012. Acta de pago parcial No 04: 30 de junio de 2012 Acta de pago parcial No 05: 31 de julio de 2012 Acta de pago parcial No 06: 31 de agosto de 2012. Acta de pago parcial No 07: 30 de septiembre de 2012. Adicional No 01: 01 de octubre de 2012. Acta de pago parcial No 08: 31 de octubre de 2012. Acta de pago parcial No 09: 30 de noviembre de 2012. Acta de pago parcial No 010: 31 de diciembre de 2012. Acta de Liquidación Final: 04 de enero de 2013


El grupo auditor realiza un análisis al contrato No 073 – 2012 y logra evidenciar: 1) El contratista cumplió a cabalidad con los requisitos de orden jurídico, técnico y económico establecidos en los términos de referencia como se observa en los documentos adjuntos a la propuesta y en el acta de evaluación de la propuesta suscrita el 16 de febrero de 2012. 2) Antes de la ejecución del presente contrato el contratista allegó el recibo de consignación y declaración juramentada de no encontrarse en situación de moroso del erario. 3) El contratista suscribió contratos con el personal que utiliza en la prestación del servicio y presentar a la entidad contratante copia de cada uno. 4) La entidad contratante realizó una adición en tiempo y valor, previa la existencia de estudio de conveniencia y oportunidad, antes del vencimiento del término inicialmente pactado y por una suma inferior al 50% del valor inicial. 5) El contratista para demostrar el cumplimiento del objeto contractual, allegó a la PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS E.S.P, los días 25 abril de 2012, 28 de mayo, 25 de junio, 26 de julio, 27 de agosto, 25 septiembre de 2012, 25 de octubre, 26 de noviembre y 20 de diciembre de 2012 informes de actividades donde se observa entre otros las operaciones de la planta de agua, con indicación de volúmenes de agua tratada, consumo de químicos, situaciones especiales ocurridas durante cada mes y demás información relacionada con la operación de la planta de tratamiento.




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25. Contrato de prestación de servicios No 074 – 2012 Procedimiento contractual: 3 invitaciones Objeto: Ejecución de procesos y subprocesos para

la operación del sistema de acueducto de la Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P.


Representante Legal: Laura María Muñoz Tarazona Valor inicial de contrato: $335.010.790 Valor adicional No 01: $86.094.334 (01 de octubre de 2012) Valor Total: $421.105.124 Tiempo de ejecución: 8 meses Adicional en tiempo: 3 meses. (01 de octubre de 2012) Total de tiempo de ejecución: 11 meses Suscripción del contrato: 27 de febrero de 2012 Otrosí: 29 de febrero de 2012. Acta de inicio: 01 de marzo de 2012 Acta de pago parcial No 01: 30 de marzo de 2012. Acta de pago parcial No 02: 30 de abril de 2012. Acta de pago parcial No 03: 31 de mayo de 2012. Acta de pago parcial No 04: 30 de junio de 2012 Acta de pago parcial No 05: 31 de julio de 2012. Acta de pago parcial No 06: 31 de agosto de 2012 Acta de pago parcial No 07: 30 de septiembre de 2012 Adicional No 01: 01 de octubre de 2012. Acta de pago parcial No 08: 31 de octubre de 2012 Acta de pago parcial No 09: 30 de noviembre de 2012. Acta de pago parcial No 010: 31 de diciembre de 2012. Acta de Liquidación Final: 04 de enero de 2013


Después de efectuar un análisis detallado del presente contrato el grupo auditor logra evidenciar: 1) El contratista cumplió a cabalidad con los requisitos de orden jurídico, técnico y económico establecidos en los términos de referencia como se observa en los documentos adjuntos a la propuesta y en el acta de evaluación de la propuesta suscrita el 17 de febrero de 2012. 2) La entidad contratante realizó la adición en valor y en tiempo bajo los parámetros establecidos en la ley. 3) El contratista ejecutó el objeto contractual de la manera establecida en la minuta del contrato y en el adicional del mismos como se evidencia en los informes allegados por el contratista donde se observan los cuadros de control de operación en registro horario de caudales, dosificación de químicos, control de filtros y resultados de análisis de control (turbiedad, cloro, ph, color, etc.) de acuerdo con los cuadros entregados por la empresa para tal fin y un libro de control diario sobre suministro, consumos y saldos de productos químicos. 4) El contratista realizó el pago de seguridad social integral y parafiscales como se evidencia en las planillas adjuntas al expediente contractual.




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OBSERVACIÓN N° 34: La entidad contratante realizó a favor de INCICOL LTDA, pagos por concepto de los contratos No 071 – 2012, No 073 – 2012 y No 074 – 2012; sin que se hubieran suscrito actas parciales como evidencia del cumplimiento de las obligaciones contractuales. En desarrollo del proceso auditor se pudo observar que la entidad contratante efectuó pagos a favor del contratista INCICOL LTDA, antes de que se realizaran y suscribieran actas parciales de pago en los contratos No 071-2012, No 073-2012 y No 074-2012; es importante determinar que en las actas parciales es donde se acuerda entre contratista y supervisor y/o interventor la suma a cancelar al contratista, correspondiente al pago de las actividades ejecutadas por esté, en un determinado periodo de tiempo. PRIMERO: En el contrato No 071 se observa:

A. El acta parcial de pago No 02 se suscribió el 30 de abril de 2012; sin embargo, la entidad contratante realizó el pago al contratista de la suma de $46.065.256 el 27 de abril de 2012, como se observa en los comprobantes de pago No 12S00186, 12A00201 y 12L00192.

B. El acta parcial de pago No 03 se suscribió el 31 de mayo de 2012; sin embargo, la entidad contratante realizó el pago al contratista de la suma de $49.560.892 el 30 de mayo de 2012, como se observa en los comprobantes de pago No 12S00254, 12A00276 y 12L00263.

C. El acta parcial de pago No 07 se suscribió el 30 de septiembre de 2012; sin embargo, la entidad contratante realizó el pago al contratista de la suma de $46.179.609 el 28 de septiembre de 2012 como se observa en los comprobantes de pago No 12L00583 y 12A00604.

SEGUNDO: En el contrato No 073 se observa:

a) El acta parcial de pago No 02 se suscribió el 30 de abril de 2012; sin embargo, la entidad contratante realizó el pago al contratista de la suma de $24.175.495 el 27 de abril de 2012, como se observa en el comprobante de pago No 12L00193.

b) El acta parcial de pago No 04 se suscribió el 30 de junio de 2012; sin embargo, la entidad contratante realizó el pago al contratista de la suma de $24.175.495 el 28 de junio de 2012 como se observa en el comprobante de pago No 12L00343.

c) El acta parcial de pago No 07 se suscribió el 30 de septiembre de 2012; sin embargo, la entidad contratante realizó el pago al contratista de la suma de $24.175.495 el 28 de septiembre de 2012 como se observa en el comprobante de pago No 12L00603.

TERCERO: En el contrato No 074 se observa:

A) El acta parcial de pago No 02 se suscribió el 30 de abril de 2012; sin embargo, la entidad contratante realizó el pago al contratista de la suma de $41.876.348 el 27 de abril de 2012 como se observa en el comprobante de pago No 12A00202.




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B) El acta parcial de pago No 04 se suscribió el 30 de junio de 2012; sin embargo, la entidad contratante realizó el pago al contratista de la suma de $41.876.348 el 28 de junio de 2012 como se observa en el comprobante de pago No 12A00360.

C) El acta parcial de pago No 07 se suscribió el 30 de septiembre de 2012; sin embargo, la entidad contratante realizó el pago al contratista de la suma de $42.461.759 el 28 de septiembre de 2012 como se observa en el comprobante de pago No 12A00606.

D) El acta parcial de pago No 10 se suscribió el 31 de diciembre de 2012; sin embargo, la entidad contratante realizó el pago al contratista de la suma de $42.461.759 el 27 de diciembre de 2012 como se observa en el comprobante de pago No 12A00859.

Teniendo en cuenta lo expuesto, se configura una observación administrativa con incidencia disciplinaria en cabeza de los señores CESAR TOLOZA NUÑEZ, Gerente General de la Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P y ordenador del gasto, MEDARDO FABER MEJIA, en calidad de director comercial, financiero y administrativa y LUZ DARY RODRIGUEZ, en calidad de tesorera; quienes antes de realizar los pagos mencionados en los numerales anteriores, a favor de INCICOL LTDA por concepto de los contratos No 071-2012, No 073 – 2012 y No 074-2012, debieron verificar que existiera evidencia de la ejecución de las actividades realizadas por el contratista para dar cumplimiento a los objetos contractuales; las cuales en el presente caso, están representadas o evidenciadas en las actas parciales de pago suscritas por el contratista y por el supervisor y/o interventor. De otra parte, se hace necesario que la entidad sujeto de control incluya en el Plan de mejoramiento, acciones correctivas tendientes a que los funcionarios encargados de realizar pagos por concepto de contratos, verifiquen a través de actas parciales o certificaciones suscritas por el supervisor y/o interventor el cumplimiento de la ejecución de los objetos contractuales. Tipo de OBSERVACIÓN: Disciplinaria Norma Vulnerada: Numeral primero del artículo 34 de la ley 734 de

2002, Articulo 44 de la Ley 1474 de 2011, numeral 16 de las funciones del director administrativa, financiero y numeral 7 de las funciones Almacenista – Pagador contenidas en el artículo primero del Acuerdo No 003 del 24 de marzo de 1998.(Manual de funciones)

Presunto Responsable: - MEDARDO FABER MEJÍA PALOMINO Director administrativa, financiero y comercial de la Empresa Piedecuestana de servicios públicos E.S.P. -CESAR TOLOZA NUÑEZ Gerente General de la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P. -LUZ DARY RODRIGUEZ Tesorera




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RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Me permito solicitar que la presente observación debe ser revocada y en su defecto calificada como de tipo administrativo en base a los siguientes argumentos:

Contrato 071 del 27 de Febrero de 2012: de acuerdo con la clausula “octava”; no se observa obligación condicional para pago a favor del contratista, más que el aporte de la cuenta de cobro, “discriminadas por el valor de los servicios del personal por el tiempo efectivamente causado y por el formulario de personal acordado”; es de aclarar de acuerdo a la costumbre y políticas de pago de esta empresa, cuando las cuentas para pago son remitidas tesorería, es porque las mismas han cumplido todos los requisitos para pago; por lo cual al llegar a tesorería la cuenta se procede a constatar la cuenta cobro con la forma de pago, frente al contrato # 071 de 2012, no determinaba en el clausulado del contrato condición para pago diferente a la descrita anteriormente, por lo cual respetando los cánones del contrato antes descrito se procede a realizar el pago del mismo, en la forma como quedo estipulado en dicha minuta.

Contrato 073 del 27 de Febrero de 2012: de acuerdo con la clausula “octava”; no se observa obligación condicional para pago a favor del contratista, más que el aporte de la cuenta de cobro, “discriminadas por el valor de los servicios del personal por el tiempo efectivamente causado y por el formulario de personal acordado”; es de aclarar de acuerdo a la costumbre y políticas de pago de esta empresa, cuando las cuentas para pago son remitidas tesorería, es porque las mismas han cumplido todos los requisitos para pago; por lo cual al llegar a tesorería la cuenta se procede a constatar la cuenta cobro con la forma de pago, frente al contrato # 073 de 2012, no determinaba en el clausulado del contrato condición para pago diferente a la descrita anteriormente, por lo cual respetando los cánones del contrato antes descrito se procede a realizar el pago del mismo, en la forma como quedo estipulado en dicha minuta.

Contrato 074 del 27 de Febrero de 2012: de acuerdo con la clausula “decima”; no se observa obligación condicional para pago a favor del contratista, más que el aporte de la factura de venta mensuales, “discriminadas por el valor de los servicios del personal por el tiempo efectivamente causado y por el multiplicador acordado”; es de aclarar de acuerdo a la costumbre y políticas de pago de esta empresa, cuando las cuentas para pago son remitidas tesorería, es porque las mismas han cumplido todos los requisitos para pago; por lo cual al llegar a tesorería la cuenta se procede a constatar la cuenta cobro con la forma de pago, frente al contrato # 074 de 2012, no determinaba en el clausulado del contrato condición para pago diferente a la descrita anteriormente, por lo cual respetando los cánones del contrato antes descrito se procede a realizar el pago del mismo, en la forma como quedo estipulado en dicha minuta.”


De conformidad con la contradicción allegada por la entidad y teniendo en cuenta que el manual de contratación no hace referencia a los procedimientos y/o etapas




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que se deben surtir en la ejecución del contrato, y en razón a que la forma de pago se establece en la minuta contractual, se desvirtúa la observación con alcance disciplinario pues como lo indica la entidad, dentro de los contratos mencionados en el informe preliminar, en ningún momento se condicionaron los pagos mensuales o por avance de obra a la suscripción de un acta de pago parcial, sino únicamente al aporte de una factura de venta o una cuenta de cobro. Sin embargo, la observación con alcance administrativo se confirma toda vez que el manual no establece procedimientos de pago, ni requisitos de pago dentro de la ejecución de los contratos, siendo esto de gran importancia, pues a través de la suscripción de actas parciales de pago, informe del supervisor y certificación de cumplimiento por parte de éste, es que la Contraloría General de Santander como ente de control verifica y vigila el efectivo cumplimiento del objeto contractual. 26. Contrato de prestación de servicios No 0221 – 2012 Procedimiento contractual: Orden de servicio Objeto: Contratar los servicios profesionales para

asistir y asesorar jurídicamente al gerente y al área comercial de la Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos ESP, en el trámite de fallos y asesorías de asuntos jurídicos, elaboración de proyectos de resolución, apoyar el cobro coactivo y asesorar la unidad antifraude de la Empresa para garantizar la legalidad de todos los procesos, bajo el imperio de la normatividad legal vigentes.

Contratista: Viviana del Rosario Peinado Ferreira Valor inicial de contrato: $32.000.000 Tiempo de ejecución: 8 meses Total de tiempo de ejecución: 7 y 21 meses Suscripción del contrato: 7 de Mayo de 2012 Acta de inicio: 07 de mayo de 2012 Acta de pago parcial No 01: 12 de junio de 2012. Acta de pago parcial No 02: 12 de julio de 2012. Acta de pago parcial No 03: 06 de agosto de 2012. Acta de pago parcial No 04: 10 de septiembre de 2012. Acta de pago parcial No 05: 10 de octubre de 2012. Acta de pago parcial No 06: 09 de noviembre de 2012. Acta de pago parcial No 07: 05 de diciembre de 2012. Acta de Terminación y Liquidación: 27 de diciembre de 2012

ANALISIS CONTRACTUAL En desarrollo del proceso auditor se efectuó un análisis al contrato No 221 – 2012, observándose: 1) La entidad contratante realizó la selección del contratista bajo los parámetros establecidos en el acuerdo de junta directiva No 002 del 20 de enero de 2012 que modifica el manual de contratación de la empresa municipal de servicios públicos domiciliarios de Piedecuesta E.S.P. 2) La entidad contratante




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verificó que la contratista fuera persona idónea y con experiencia para ejecutar el objeto contractual como se observa en la hoja de vida. 3) La contratista cumplió con su obligación de presentar informes mensuales que evidenciaran el cumplimiento de las actividades relacionadas en el objeto contractual. 4) El supervisor del contrato verificó antes de autorizar pagos a favor del contratista que este hubiese realizado los aportes al pago de seguridad social en salud, pensiones y riesgos, como se observa en las planillas adjuntas en el expediente contractual.

OBSERVACIONES GENERALES OBSERVACIÓN N° 35: Inexistencia de acto administrativa de designación de supervisor y/o interventor en los contratos No 222-2012 y No 197 – 2012 e inexistencia de notificación formal a los funcionarios designados como supervisores y/o interventor en los contratos No 486-2012, No 284 – 2012, No 565-2012, No 485-2012, No 071-2012 y No 196-2012. En desarrollo del proceso auditor se evidencia que el señor RAUL DURAN SANCHEZ, en calidad de Director de Planeación de la empresa PIEDECUESTANA E.S.P. actuó como supervisor de los contratos No 222 -2012 – 197 - 2012; sin embargo, en la carpeta archivo de estos contratos, no existe acto administrativa que lo designe y lo autorice para actuar como tal. De otra parte, se observa que la entidad contratante realizó la designación de funcionarios de la misma entidad, como supervisores y/o interventores de los contratos; sin embargo, en el expediente contractual de cada uno de estos procesos, no aparece evidencia de la notificación del cargo, como se observa en

a. La orden de servicio No 486 – 2012, donde mediante acta suscrita el 17 de octubre de 2012, se designó al arquitecto Raúl Duran Sánchez como supervisor.

b. En el contrato de consultoría No 284-2012, donde se estableció que la entidad contratante designa como interventor del presente contrato, al Director de Planeación de la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P.

c. En la Resolución No 260 del 07 de diciembre de 2012 se designó como supervisor del contrato de obra No 565-2012 al Director de Planeación de la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P.

d. En la Resolución No 229 del 17 de octubre de 2012, se realizó la designación del señor Raúl Duran Sánchez, Director de Planeación como supervisor del contrato de obra No 485-2012

e. En la Resolución No 048 del 08 de marzo de 2012, se efectuó la designación del señor Jesús Alberto Rodríguez, Director comercial, financiero y administrativa como supervisor del contrato No 071-2012

f. En la resolución No 064 del 25 de abril de 2012, se realizó la designación del señor Raúl Duran Sánchez, Director de Planeación como supervisor del contrato No 196-2012.

Teniendo en cuenta los anteriores planteamientos; es importante indicar que si bien cierto, en los mencionados procesos contractuales no se realizó la designación de supervisores y/o interventores o se realizó la designación y no se




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efectuó la correspondiente notificación, es claro para el grupo auditor que en los contratos No 222-2012, No 197 – 2012, No 486-2012, No 284 – 2012, No 565-2012, No 485-2012, No 071-2012 y No 196-2012, siempre existió un funcionario de la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P. que realizó el seguimiento técnico, administrativa, financiero, contable y jurídico sobre el cumplimiento de cada uno de los objetos contractuales. De acuerdo a lo expuesto, se configura una observación administrativa en cabeza del señor CESAR TOLOZA NUÑEZ, gerente general de la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P, quien deberá incluir en el Plan de Mejoramiento de la entidad, las acciones correctivas tendientes a que se realice una correcta designación y notificación de los supervisores y/o interventores, encargados de ejercer la vigilancia y el seguimiento de correcta ejecución de las obligaciones derivadas de cada proceso contractual. Tipo de OBSERVACIÓN: Administrativa Presunto Responsable: CESAR TOLOZA NUÑEZ

Gerente General de la Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P

RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Me permito solicitar que la presente observación debe ser revocada y en su defecto calificada como de tipo administrativo en base a los siguientes argumentos: Ya que el señor ARAUL DURAN SANCHEZ, en calidad de Director de Planeación de la empresa PIEDECUESTANA E.S.P. actuó como supervisor de los contrato No 222-2012 - 197-2012, y no lo hizo de manera arbitraria sino en virtud de las funciones propias de su cargo, de acuerdo al manual de funciones de la entidad, lo que implicaba un conocimiento técnico; es de aclarar que esta entidad, ha diseñado una hoja de ruta para la aplicación de este procedimiento, como requisito formal del proceso contractual, a fin de evitar y generar una mayor claridad y transparencia, en el ejercicio del control de sus contratos””

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: De conformidad con la contradicción presentada por la entidad, si bien ésta ha adelantado la actividad de implementación de una hoja de ruta, lo verdaderamente importante es que se adelante una actualización al manual de contratación, pues bajo éste es que se realizan todos y cada uno de los procedimientos en las diferentes etapas contractuales. Por lo cual, se hace necesario que la actualización frente a este punto vaya orientada, a la forma y procedimiento de designación y notificación del supervisor dentro de cada contrato. Por consiguiente se confirma la observación con alcance administrativo. OBSERVACIÓN N° 36: Se inicia la ejecución de los objetos contractuales y se autoriza la entrega de anticipos, sin la existencia de las garantías únicas o pólizas exigidas en cada una de las minutas (órdenes o contratos) y sin que la entidad contratante realice la aprobación de las mismas




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El articulo décimo primero del Acuerdo No 04 del 31 de octubre de 2016 (Manual de contratación de la Empresa PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS E.S.P), establece que no se podrá iniciar la ejecución de un contrato sin que previamente se haya otorgado y aprobado las garantías respectivas, premisa esta que de igual forma es consignada de manera expresa en la minuta de las ordenes No 486-2012 y No 465 – 2012 y en la minuta de los contratos No 284-2012, No 485-2012, No 073-2012, No 074-2012, No 308-2012 y No 065 - 2012; sin embargo, en desarrollo del proceso auditor, se observa que la empresa PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS E.S.P inicia la ejecución de dichos contratos y ordenes sin que se cumpla tal requisito, como se observa en:

1. Orden de servicios No 486-2012: En la cláusula vigésima segunda de la contrato, se indicó que para la ejecución y legalización de la orden se requiere la constitución de garantías (buen manejo y correcta inversión del primer giro (anticipo), cumplimiento, pago de salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones, estabilidad de la obra y responsabilidad civil extracontractual) y en el literal A de la Cláusula Cuarta de la misma orden se señaló que para realizar la entrega del anticipo era necesario que la orden estuviera legalizada y que las pólizas estuvieran aprobadas; sin embargo, en desarrollo del proceso auditor, se evidencia que la entidad contratante permitió que se iniciara la ejecución de la orden y suscribió el acta de desembolso del anticipo el 17 de octubre de 2012, sin que la señora Leidy Bibiana Arenas López en calidad de contratista hubiera allegado las garantías necesarias para la legalización, ejecución y entrega del anticipo, afirmación esta que se realiza teniendo en cuenta que la Asegurada Solidaria de Colombia expidió la póliza seguro de cumplimiento entidades estatales No 400-47-99400002115 y la póliza seguro de responsabilidad civil extracontractual No 400-74-994000004202 el 29 de octubre de 2012.

2. Orden de servicio No 465-2012: En el numeral primero de la cláusula

decima séptima de la presente orden, se estableció como un requisito de ejecución la constitución de las garantías (cumplimiento, calidad del servicio suministrado, salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones y responsabilidad civil extracontractual) en los términos contenidos en la cláusula octava de la misma orden y, la aprobación de las mismas por parte del asesor jurídico; sin embargo, en desarrollo del proceso auditor, se evidencia que la entidad contratante permitió que se iniciara la ejecución de la orden el 16 de octubre de 2012, sin que el señor Luis Benjamín Calderón Plata en calidad de contratista hubiera allegado las garantías necesarias para la ejecución de la mencionada orden, afirmación esta que se realiza teniendo en cuenta que LIBERTY SEGUROS S.A expidió la póliza única de seguro de cumplimiento a favor de entidades estatales No 013- B0- 2129581 y la póliza seguro de responsabilidad civil extracontractual derivada de cumplimiento No 013- LB-433479 expedidas el 16 de noviembre de 2012.

3. Contrato de consultoría No 284-2012: En el cláusula quinta del mencionado

contrato, se indicó como un requisito de ejecución del contrato, la constitución de las garantías y la aprobación de las mismas por parte de la entidad contratante; sin embargo, en desarrollo del proceso auditor, se




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evidencia que la entidad contratante autorizó el inicio de la ejecución del contrato el 03 de julio de 2012, sin que el señor Luis Emilio Acevedo Gallo en calidad de contratista hubiera allegado las garantías necesarias para la ejecución del contrato No 284-2012, afirmación esta que se realiza teniendo en cuenta que SEGUROS DE VIDA DEL ESTADO S.A expidió la póliza de seguro de cumplimiento entidad estatal No 96-44-101072486 y la póliza seguro de responsabilidad civil extracontractual derivada de cumplimiento No 96-40-101021482 expedida el 10 de julio de 2012.

4. Contrato de obra No 485 – 2012: En desarrollo del proceso auditor se pudo

evidencia que la entidad contratante realizó la entrega del anticipo e inicia la ejecución del contrato en mención sin que se hubieran constituido las garantías exigidas en la minuta del contrato, ni la aprobación de las mismas por parte del supervisor designado para ejercer la vigilancia y la correcta ejecución del mismo. La anterior afirmación, se realiza teniendo en cuenta: 1) La entidad contratante realizó el desembolso del anticipo y suscribió el acta de inicio del presente contrato el día 18 de octubre de 2012. 2) El contratista adquirió en Aseguradora de Colombia la póliza seguro de responsabilidad civil extracontractual No 400-74-994000004185 y la póliza seguro de cumplimiento entidades estatales No 400 – 47 – 994000021093 el 23 de octubre de 2012. 3) La entidad contratante realizó la aprobación de las pólizas allegadas por el contratista, a través de un sello que no evidencia la fecha de la aprobación de las mismas.

5. Contrato No 308 -2012: En la cláusula décimo cuarta de la minuta del

presente contrato, se indicó como requisito de ejecución la constitución de garantías establecidas en la cláusula octava del mismo documento y la aprobación de las mismas, así las cosas, después de realizar un análisis al contrato No 0308 -2012, se observa que el presente contrato se inicio el 15 de julio de 2012; sin embargo, las pólizas de seguros de cumplimiento de particular No 55-45-101009656 y póliza de seguros de responsabilidad civil extracontractual derivada de cumplimiento No 55 40 101008291 fueron expedidas por Seguros del Estado SA en 14 de agosto de 2012.

6. Contrato No 065-2012: Después de realizar un análisis al presente contrato,

se observa que este inicio su ejecución el 15 de febrero de 2012; sin embargo, la póliza de responsabilidad civil extracontractual derivada de cumplimiento No 013 LB 402399 y la póliza de seguro de cumplimiento para particulares No 013 B0 2019060 fueron expedidas por LIBERTY SEGUROS SA el 29 de febrero de 2012.

7. Contrato No 073-2012: En la cláusula trigésima primera del presente

contrato, se estableció como un requisito de ejecución y perfeccionamiento la constitución y aprobación de las garantías fijadas en la cláusula decima primera de la minuta de presente contrato; sin embargo, en desarrollo del proceso auditor, se evidencia que la entidad contratante inicio la ejecución del contrato el 01 de marzo de 2012, sin que INCICOL LTDA en calidad de contratista hubiera allegado las garantías necesarias para la legalización y ejecución del mencionado, afirmación esta que se realiza teniendo en cuenta que seguros CONDOR S.A expidió las póliza de seguros de




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responsabilidad civil extracontractual derivada de contratos a favor de entidades estatales No 0338095 el 26 de marzo de 2012 y la póliza de seguro de cumplimiento a favor de entidades estatales No 0338084 el 22 de marzo de 2012.

8. Contrato No 074-2012: En la cláusula trigésima primera del presente

contrato se estableció como un requisito de ejecución y perfeccionamiento la constitución y aprobación de las garantías fijadas en la cláusula decima primera de la minuta de presente contrato; sin embargo, en desarrollo del proceso auditor, se evidencia que la entidad contratante inicio la ejecución del contrato el 01 de marzo de 2012, sin que INCICOL LTDA en calidad de contratista hubiera allegado las garantías necesarias para la legalización y ejecución del mencionado, afirmación esta que se realiza teniendo en cuenta que seguros CONDOR S.A expidió las póliza de seguros de responsabilidad civil extracontractual derivada de contratos a favor de entidades estatales No 0338086 y la póliza de seguro de cumplimiento a favor de entidades estatales No 0338082 el 22 de marzo de 2012.

9. Contrato No 221 – 2012: En la cláusula vigésima primera del presente

contrato, se indicó como un requisito de ejecución la constitución y aprobación de las garantías fijadas en la cláusula séptima del mismo documento; sin embargo, en desarrollo del proceso auditor, se evidencia que la entidad contratante inicio la ejecución del contrato en mención el 07 de marzo de 2012, sin que la señora Viviana del Rosario Peinado en calidad de contratista hubiera allegado las garantías necesarias para la legalización y ejecución del mencionado, afirmación esta que se realiza teniendo en cuenta que la póliza de seguro de cumplimiento para particulares No 013 B0 2054220 fue expedida por Liberty Seguros S.A. el 23 de mayo de 2012.

Teniendo en cuenta lo expuesto, se configura una observación administrativa con incidencia disciplinaria en cabeza de los señores RAUL DURAN SANCHEZ, director de planeación, quien actúa en calidad de supervisor y/o interventor de los contratos No 486 – 2012, No 284-2012 y No 485-2012, JESUS ALBERTO RODRIGUEZ, director de operaciones designado como supervisor y/o interventor de los contratos No 465-2012, No 073-2012, No 074-2012 y No 308 - 2012 y MEDARDO FABER MEJIA PALOMINO, director comercial, financiero y administrativa, supervisor y/o interventor de los contratos No 065 – 2012 y 221 – 2012, por no haber exigido antes de iniciar la ejecución de los contratos y de suscribir actas de entrega de anticipo, las pólizas y garantías solicitadas en cada una de las minutas de los contratos relacionados; situación esta que desconoce no solo las cláusulas existentes en cada minuta contractual sino además el contenido del artículo décimo primero del Acuerdo No 04 del 31 de octubre de 2016 (Manual de contratación de la Empresa PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS E.S.P). La entidad contratante deberá incluir en el Plan de Mejoramiento, las acciones correctivas tendientes a evitar que se inicie la ejecución de contratos y la suscripción de actas de entrega del anticipo sin la existencia de pólizas y/o garantías y, sin la aprobación de las mismas por parte de la entidad contratante.




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Tipo de observación: Disciplinaria Norma Vulnerada: Numeral primero del artículo 34 de la ley 734 de

2002, Articulo 83 y ss de la Ley 1474 de 2011, articulo décimo primero del Acuerdo No 04 del 31 de octubre de 2016, literal A de la Cláusula Cuarta y la cláusula vigésima segunda del contrato 486 -2012, numeral primero de la cláusula decima séptima del contrato No 465 – 2012, cláusula quinta del contrato No 284 – 2012, minuta del contrato 485-2012, cláusula décimo cuarta del contrato No 308 – 2012, minuta del contrato 065-2012, cláusula vigésima primera del contrato No 221 -. 2012 y la cláusula trigésima primera de los contrato No 073-2012 y No 074-2012.

Presunto Responsable: -RAUL DURAN SANCHEZ

Director de planeación (Contratos No 486 – 2012, No 284-2012 y No 485-2012) -JESUS ALBERTO RODRIGUEZ Director de operaciones (Contratos No 465-2012, No 073-2012, No 074-2012 y No 308 – 2012) -MEDARDO FABER MEJIA PALOMINO Director comercial, financiero y administrativa. (Contratos No 065 – 2012 y 221 – 2012)

Tipo de observación: Administrativa Presunto Responsable: CESAR TOLOZA NUÑEZ


RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “De acuerdo a lo señalado por el Consejo de Estado Sección Tercera, Sentencia 19970534601 (23966), Junio 28 del 2012, C.P. Stella Conto Díaz; determino sobre el particular: La aprobación de la póliza de cumplimiento no determina la existencia de los contratos estatales, pues no tiene la capacidad de perfeccionar el acuerdo. De acuerdo con la Sección Tercera del Consejo de Estado, la perfección del contrato ocurre con el convenio sobre el objeto y la contraprestación elevado a escrito. Se pudo verificar que a pesar de que la fecha de expedición de las pólizas contractuales, si bien fueron posteriores al acta de inicio, el fin buscado por la exigencia de la garantía de cumplimiento fue cumplido a cabalidad, pues el fin de la garantía única de cumplimiento, lo era el amparo de la entidad contratante durante la ejecución de sus contratos y como puede observarse, dicho fin fue cumplido, pues de la información desprendida de las pólizas se puede indicar que las fechas de amparo desde la fecha de inicio del contrato hasta la fecha de terminación; situación que ameritamos puede ser corregida a través de un plan de mejoramiento.




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Se inicia ejecución de los objetos contractuales y se autoriza la entrega de anticipos, sin la existencia de las garantías únicas o pólizas ). Con relación a los contratos N° 065 y 221 de 2012, no se expidieron anticipos como se menciona el descripción de la contraloría En cuanto a las actas de inicio suscritas antes de la expedición de las pólizas, se puede colegir que estas están suscritas con la fecha de la firma de los contratos, ahora bien, aunque en las normas que rigen la contratación pública (leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios) no existe disposición alguna que establezca que el acta de iniciación (mediante la cual se establece la fecha de iniciación y ejecución de los contratos) deba suscribirse con posterioridad al registro presupuestal y a la aprobación de las garantías de cumplimiento de las obligaciones del contratista, del análisis normativo anteriormente citado, es dable colegir que previamente a su elaboración y suscripción, debe contarse con el registro presupuestal, toda vez que éstos documentos constituyen un requisito de ejecución del respectivo contrato. Pese a que existe este desfase en el tiempo, no se denota que afectara la ejecución de las obras debido a que el Contratista recibió por parte de la Empresa el desembolso del anticipo con posterior a la expedición de las pólizas, es decir se aprueban las pólizas y se autoriza el desembolso del anticipo tal y como se establece en la relación contractual de igual. ( Se anexan comprobantes de egreso de los contratos 486 – 284 – 485).”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: De conformidad con la contradicción presentada por la entidad, es posible que la situación de expedir pólizas con posterioridad al acta de inicio se corrija a través de la toma de acciones de carácter inmediato, las cuales deben ir orientadas no sólo a que su presentación sea inmediata a la suscripción del contrato, sino además que la cobertura se efectúe desde el momento de la suscripción de éste, por lo cual se confirma la observación con alcance administrativo. Ahora bien, teniendo en cuenta que las situaciones endilgadas en el informe preliminar no fueron constitutivas de entorpecimientos, demoras, retrasos o incumplimientos en la ejecución del contrato, se desvirtúa la observación con alcance disciplinario. OBSERVACIÓN N° 37: La PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS E.S.P. no allegó, ni presento en desarrollo del proceso de auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad regular correspondiente a la vigencia 2012, la información requerida por el grupo auditor. Una vez culminado el análisis de los contratos tomados como muestra en desarrollo de la presente auditoria, el grupo auditor evidencia la inexistencia de documentos relacionados con la etapa precontractual, contractual y post contractual; razón por la cual, para efectos de no realizar observaciones por falta de documentos, se solicita a través de requerimiento escrito, los documentos faltante en cada uno de los procesos contractuales; sin embargo la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Piedecuesta E.S.P no allegó en desarrollo del proceso auditor la documentación requerida. PRIMERO: El grupo auditor, a través del requerimiento No 2 del 20 de septiembre de 2013.en relación con los contratos No 565 – 2012, No 535-2012, No 512 – 2012, No 514-2012, No 483 – 2012, No 485 – 2012 y No 507 – 2012; solicita se alleguen los Planos As built y Dossier del proyecto, los paz y salvos del personal que trabajo en la ejecución de los contrato, paz y salvo de proveedores, paz y




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salvo de los propietarios de los predios en que se realizaron los trabajos, como quedo expresamente señalado en:

a) El literal A del numeral 1 y 4 de la petición décimo cuarta. (No 565- 2012 y No 535 – 2012.)

b) El literal D del numeral 2 y 3 de la petición décimo cuarta. (No 512 – 2012 y No 514 - 2012)

c) El numeral 2 del numeral 18 de la petición décimo cuarta. (No 483-2012.) d) El literal C del numeral 8 y 9 de la petición décimo cuarta. (No 485 – 2012 y

No 506 – 2012) Así las cosas, el señor Raúl Duran Sánchez, Director de Planeación de la entidad sujeto de control, en oficio de fecha 25 de septiembre de 2013 y recibido por el grupo auditor el 27 de septiembre de 2012 indica:

A) En el literal A del numeral primero “Contrato de obra No 565-2012; INCICOL SERVICES S.A.S: Se anexa el plano As built del proyecto; DOSSIER es toda la documentación e informes, actas que se registran durante la ejecución del contrato y que se encuentran en las respectivas AZ de cada contrato, el paz y salvo de los propietarios (No aplica), se anexa certificación expedida por la contadora de la empresa donde expresa que se encuentra a paz y salvo con nómina de trabajadores y pago de proveedores.”

B) En el literal D del numeral segundo indica: “Contrato de obra No 512-2012; ARQ MARLON GOMEZ CADAVID. Se anexa el plano As built.”

C) En el literal D del numeral tercero indica:“Contrato de obra No 514-2012; ARQ MARLON GOMEZ CADAVID. Copia del plano As built, en el informe van los paz y salvos y liquidaciones del personal que laboro en la obra, paz y salvo de proveedores.”

D) En el literal A del numeral cuarto indica: “Contrato de obra No 535-2012; CONSORCIO NUEVA COLOMBIA. Copia del plano As built. La copia de las planillas de seguridad social la encontraran en los folios No 253-256 en la respectiva AZ”

E) En el numeral segundo del numeral 11 indica: “Contrato de obra No 483-2012; L.C.R. INGENIERIA Y TRANSPORTE S.A.S. Copia del plano As bulit, el paz y salvo del personal y proveedores se solicita tiempo para la presentación. Pago de las planillas de seguridad social, pensión y ARL en los folios 218 al 220 en la AZ”

F) En el literal C del numeral 6 indica: “Contrato de obra No 485-2012; HERMIDES CALDERON MANTILLA. - Copia del plano As built, en cuanto a los paz y salvos solicitados no se encontraron en la AZ”

G) En el literal C del numeral 6 indica: “Contrato de obra No 507-2012; INGENIAMB. En cuanto a los planos As built, paz y salvos de parafiscales, paz y salvo de los predios no aplica.”

Acto seguido el Grupo Auditor, procede a realizar el análisis de los documentos adjuntos al oficio suscrito el 25 de septiembre de 2013 y recibido por el grupo auditor el 27 de septiembre de 2013 suscrito por el señor Raúl Duran Sánchez, Director de Planeación de la Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P, evidenciándose con gran sorpresa que los documentos mencionados en el escrito,




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no fueron entregados, ni allegados realmente al grupo auditor, como se observa en los siguientes contratos:

a. Contrato No 565-2012, donde no se adjunta los planos As built del proyecto, ni las certificaciones expedidas por la contadora de la empresa enunciadas en su escrito.

b. Contratos No 512 – 2012, No 485-2012, No 507 - 2012 y No 483 -

2012, donde no se adjuntaron los planos As built del proyecto, ni los paz y salvos del personal que trabajo en la ejecución del contrato, ni el paz y salvo de proveedores.

c. Contratos No 514 – 2012 y No 535 - 2012, donde no se adjuntaron

los planos As built del proyecto. SEGUNDO: En el numeral 3 del numeral 10 de la petición décimo cuarta del requerimiento No 02 del 20 de septiembre de 2013, en relación al contrato 222 – 2012, se solicita a la EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS E.S.P: “Copia de los permisos de INVIAS para la construcción de los dos cruces y algunos tramos en la vía principal del Municipio en donde se ejecutan las obras o certificación de la inexistencia.”; sin embargo, después de revisar los documentos adjuntos por el Arq. Raúl Duran Sánchez en el numeral 7 del oficio de fecha 25 de septiembre de 2013 recibido por el grupo auditor el 27 de septiembre de 2013, se evidencia la inexistencia de los permisos solicitados. TERCERO: En el literal f del numeral 12 y en el numeral 6 del numeral 10 de la petición número décimo cuarta del requerimiento No 2 del 20 de septiembre de 2013, se solicita en relación con los contratos No 197-2012 y No 222 – 2012 el plan de uso de vías y movilidad, al ser esta una obligación consignada de manera expresa en el numeral 35 de la cláusula séptima de las minutas de los mencionados contratos donde se plasmó “El contratista presentara para la aprobación y ejecución del Plan de Uso de Vías y de movilidad” sin embargo, el señor Raúl Duran Sánchez en el literal b del numeral 8 y en el numeral 5 del numeral 7 del oficio del 25 de septiembre de 2013 con recibido del 27 de septiembre de 2013 indican en relación al contrato No 197 – 2012 “Evidencia de

permisos solicitamos tiempo adicional para la entrega de la información.” y en el relación al contrato No 222 -2012 “Plan de uso de vías y movilidad solicitamos tiempo adicional

para su entrega”

De acuerdo a los anteriores planteamientos, se configura una observación administrativa con incidencia sancionatoria, en cabeza de los señores RAUL DURAN SANCHEZ, en calidad de supervisor de los contratos No 565 – 2012, No 512 – 2012, No 514 – 2012, 535 – 2012, No 483 – 2012, No 485 – 2012, No 507 – 2012 No 197-2012 y No 222-2012 y CESAR TOLOZA NUÑEZ, en calidad de Gerente General de la Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P., por incurrir en las conductas descritas en los literales e) y f) del numeral 2 del artículo 4 de la Resolución No 291 del 26 de abril de 2004, por medio de la cual se modifica el Procedimiento Administrativa Sancionatorio en la Contraloría Departamental de Santander y se fijan sus competencias.




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La entidad contratante deberá incluir en el Plan de Mejoramiento de la entidad, las acciones correctivas tendientes a evitar que situaciones como las descritas en la presente OBSERVACIÓN ocurran en el futuro. Tipo de observación: Sancionatorio Norma Vulnerada: literales e) y f) del numeral 2 del artículo 4 de la

Resolución No 291 del 26 de abril de 2004 Presuntos Responsables: -RAUL DURAN SANCHEZ

Director de planeación Supervisor (No 565 – 2012, No 512 – 2012, No 514 – 2012, 535 – 2012, No 483 – 2012, No 485 – 2012, No 507 – 2012 y No 222 - 2012) -CESAR TOLOZA NUÑEZ Gerente General de la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P.



RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Me permito solicitar que la presente observación debe ser revocada y en su defecto calificada como de tipo administrativo en base a los siguientes argumentos: No fue posible entregar esta información solicitada debido a que los planos as built se encontraban en medio magnético y estos fueron enviados para impresión, pero no se alcanzó a tener las copias y el grupo auditor no las recibió posteriormente por ser extemporáneas. Si bien es cierto no se contaba en medio impreso en las carpetas, también es cierto que se trató de entregar la documentación, por lo tanto esta observación se solicita sea de tipo administrativo. (se anexa documentación faltante)”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: Respecto a esta observación el grupo auditor considera, que si bien la información fue solicitada durante el trabajo de campo, se debió permitir su entrega a pesar la terminación de la auditoría, pues la primera etapa (trabajo de campo) se realizó desde el 12 de agosto hasta el 13 de septiembre de 2013 y el informe preliminar producto de ésta tiene fecha de 12 de mayo de 2014, es decir, 7 meses después de ocurrido el trabajo de campo, tiempo durante el cual el grupo auditor hubiese podido recibir aun documentación por parte de la entidad auditada, sin perjuicio de que ésta se viera afectada. Por lo expuesto, la observación con alcance sancionatorio se desvirtúa. Ahora, respecto de la observación con alcance administrativo, ésta se confirma con el fin de que la entidad adopte las medidas que considere necesarias con el fin de cubrir




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y responder a todos y cada uno de los requerimientos solicitadas por este ente de control. OBSERVACIÓN N° 38: La Empresa Municipal de Servicios Públicos Domiciliario de Piedecuesta E.S.P. “PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PÚBLICOS E.S.P” constituida como empresa industrial y comercial del estado durante la vigencia 2012, no realizó la publicación de los contratos en el SECOP vulnerando el principio de trasparencia y publicidad como principios de la función administrativa. En desarrollo del proceso auditor se ingresa a la página del SECOP evidenciándose que La Empresa Municipal de Servicios Públicos Domiciliario de Piedecuesta E.S.P. durante las vigencias 2012 no realizó la publicación de los contratos celebrados en dicha vigencia en esta página, razón por la cual se configura una observación administrativa con incidencia disciplinaria en cabeza del señor CESAR TOLOZA NUÑEZ, Gerente General de la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P. por vulnerar el contenido del artículo 13 de la ley 1150 de 2007 el cual ordena a las empresas excluidas de aplicación del Estatuto General de Contratación Estatal la obligación de aplicar los principios de la función administrativa y la gestión fiscal consagrada en el artículo 209 y 267 de la Constitución Política de Colombia. En el marco de los principios de la función administrativa a los cuales están sujetos en materia contractual las empresas de servicios públicos domiciliarios que son empresas industriales y comerciales del estado, se encuentran los denominados principios de trasparencia y publicidad, y la única herramienta establecida en la actualidad para que estos principios sean efectivos es el sistema electrónico para la contratación estatal. La entidad contratante deberá incluir en el Plan de Mejoramiento de la entidad, las acciones correctivas tendientes a evitar que se sigan vulnerando los principios de publicidad y transparencia, por la no publicación de los procesos contractuales en el SECOP. Tipo de observación: Disciplinaria Norma Vulnerada: Numeral primero del artículo 34 y numeral 31 del

artículo 48 de la ley 734 de 2002, Articulo 44 de la Ley 1474 de 2011, el numeral 1, literal a) del artículo 2 de la ley 80 de 1993, inciso primero del artículo 13 de la Ley 80 de 1993, el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, los artículo 209 y 267 de la Constitución Política de Colombia, el articulo 7.1.1 del Decreto 734 de 2012 y el artículo 223 del Decreto 019 de 2012.

Presunto Responsable: -CESAR TOLOZA NUÑEZ Gerente General de la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P.






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RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Me permito solicitar que la presente observación debe ser revocada y en su defecto calificada como de tipo administrativo en base a los siguientes argumentos: La Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos Domiciliarios de Piedecuesta “Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P.” dio inicio a sus labores en febrero de 1998; creada mediante Decreto 172 del 17 Diciembre 1997 expedido por la Alcaldía Municipal de Piedecuesta dando cumplimiento al Acuerdo Municipal 057 de 1997, constituyéndose como una empresa de servicios públicos domiciliarios, de naturaleza pública, con una participación del 100% del Estado, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 142 de 1994. Que el Art. 93 de la Ley 1474 de 2011, determina que las EMPRESAS CON PARTICIPACIÓN MAYORITARIA DEL ESTADO, superior al cincuenta por ciento (50%), estarán sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, con excepción de aquellas que desarrollen actividades comerciales en competencia con el sector privado ylo público, nacional o internacional o en mercados regulados, caso en el cual se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a sus actividades económicas y comerciales, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2013. A su turno la Ley 142 de 1994 se aplica, entre otros, a los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado, gas, y aseo, a las actividades que realicen las empresas que presten tales servicios públicos y a las actividades complementarias a que se refiere el numeral 2 del Artículo 14. El artículo 3 de la Ley 689 de 2001, que modifica el artículo 31 de la Ley 142 de 1994, dispone que los contratos que celebren las entidades estatales que prestan los servicios públicos domiciliarios no estén sujetos a las disposiciones del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública; por lo cual resultaba inaplicable la publicación en el SECOP, como instrumento de publicidad para las entidades sometidas al régimen de contratación pública, y dado que esta empresa no está sometido a dicho régimen le era inaplicable entre ellos el cumplimiento de su publicidad a través del SECOP. Además la publicación en el SECOP para la Piedecuestana de Servicios, siendo una facultad discrecional de la empresa, aplica para aquellos contratos mayores a valores de $ 11.000.000.0000. Los demás contratos están en publicaciones de periódicos importantes en la región o en la página WEB.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: Si bien la entidad para la vigencia auditada no tenía la obligación de realizar la publicación en el SECOP, esto cambió junto con la nueva normatividad. Por lo tanto se insta al sujeto de control a que de cumplimiento de los principios que rigen la contratación pública, entre los que se encuentra el de publicidad. Por lo anterior, se desvirtúa la observación alcance disciplinario y se confirma la observación con alcance administrativo. OBSERVACIÓN N° 39: Deficiencias en la rendición del formato F _201213_ f20_1ª_agr del Sistema Integrado de Auditorias S.I.A correspondiente a la vigencia 2012.




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Una vez concluida la evaluación de los contratos objeto de la presente auditoria, se realizó un análisis comparativo entre la información recolectada en el trabajo de campo y la rendida por la Piedecuesta de Servicios Públicos Domiciliarios E.S.P. en el formato F _201213_ f20_1ª_agr del Sistema Integrado de Auditorias S.I.A. correspondiente a la vigencia 2012, observándose errores tales como:

1) En el formato del SIA se plasmó en el contrato No 565 – 2012, que el contratista era CONSTRUCCIONES SANCHEZ GOMEZ LTDA cuando en realidad este se suscribió con INCICOL SERVICES S.A.S.

2) En el formato de SIA se indicó en el Contrato No 507 – 2012 que el valor inicial es 145.023.482, cuando en realidad el contrato tuvo un valor inicial de $245.023.482.

3) En el formato del SIA se estableció en el Contrato No 390 – 2012 que el valor inicial del contrato es de $29.638.000, cuando el valor real del contrato es de $2.963.800.

4) En el formato del SIA se señaló en el Contrato No 072 – 2012, que el valor inicial del contrato es de $446.820.667 cuando realmente el valor inicial es de $650.510.467.

Acto seguido el grupo auditor, realizó un análisis conjunto de todos los formatos que hacen parte de la cuenta anual consolidada correspondiente a la vigencia 2012 rendida por la Piedecuesta de Servicios Públicos a través del Sistema Integrado de Auditoria, concluyéndose que solo se evidencian errores de digitación en el formato F _201213_ f20_1ª_agr del Sistema Integrado de Auditorias S.I.A.; razón por la cual el grupo auditor considera pertinente solo configurar una observación administrativa, para efectos de que la entidad sujeto de control incluya en el Plan de Mejoramiento, las acciones correctivas tendientes a que el formato de contratación de la cuenta anual consolidado se diligencia de manera correcta y con datos que se ajusten a los procesos contractuales a fin de evitar Observaciones con incidencia sancionatoria en el futuro. Tipo de observación: Administrativa Presunto Responsable: CESAR TOLOZA NUÑEZ


RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Me permito solicitar que la presente observación debe ser revocada y en su defecto calificada como de tipo administrativo en base a los siguientes argumentos: Con relación a esta novedad: las deficiencia en rendición de información en los formatos de la contraloría, se buscará un mejoramiento junto con una firma especializada en el proceso, para evitar errores de transcripción y de los contenidos”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: De conformidad con la contradicción allegada, ésta se confirma.




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OBSERVACIÓN N° 40: Deficiencias en el archivo de los contratos celebrados por la Piedecuestana de Servicios Públicos Domiciliarios E.S.P Una vez concluido el análisis de los contratos tomados como muestra correspondientes a la vigencia 2012, el grupo auditor debe indicar que las carpetas archivos de los contratos auditados se encontraron en desorden; en especial las relacionadas con los contratos de obra, donde se evidencia con mayor claridad: 1) Que las actuaciones contractuales no están organizadas cronológicamente y, 2) La inexistencia de documentos tales como actas e informes, entre otros. De acuerdo a lo expuesto, se configura una observación administrativa en cabeza del señor CESAR TOLOZA NUÑEZ, Gerente General de la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P. quien deberá incluir en el Plan de Mejoramiento, todas y cada una de las acciones correctivas tendientes a mejorar el archivo de los contratos adelantados por la entidad, con el fin de evitar que los procesos de auditoría internos y externos en el futuro continúen siendo difíciles de realizar. Tipo de observación: Administrativa Presunto Responsable: CESAR TOLOZA NUÑEZ


RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Me permito solicitar que la presente observación debe ser revocada y en su defecto calificada como de tipo administrativo en base a los siguientes argumentos: Con relación a la deficiencia en los archivos de los contratos, se buscará un mejoramiento también con una firma especializada en el proceso para mejorar las competencias de las personas que ejecutan dicha labor, mediante un seguimiento técnico del mismo.”


De conformidad con la contradicción allegada, ésta se confirma. CONCEPTO EN MATERIA DE CONTRATACION SOBRE LOS RESULTADOS OBTENIDOS EN DESARROLLO DE LA AUDITORIA: Al culminar el proceso de auditoría se puede indicar sin lugar a dudas que el manejo de la Contratación en la Empresa de Servicios Públicos de Piedecuesta – PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS E.S.P, durante la vigencias 2012 es aceptable, ya que la entidad cumplió los procedimientos contractuales y en la mayoría de casos la normatividad existente sobre la materia; los funcionarios encargados de la contratación están comprometidos en que se cumplan los procedimientos de la etapa pre contractual, contractual y post contractual. A pesar de lo anterior, existen puntos para mejorar por parte de la entidad sujeto de control tales como: 1) La realización de estudios de conveniencia y oportunidad para




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órdenes de servicio y/o de compra o suministro donde se establezca clara y concretamente lo que se pretende contratar. 2) El giro de pagos anticipados y/o anticipos, previo el cumplimiento de todos los requisitos contenidos en la minuta del contrato para tal efecto. 3) La realización de adiciones en valor que no conlleven a la violación de los principios de función administrativa. 4) La verificación por parte de los supervisores y/o interventores de: a) El pago de aportes de seguridad social integral y parafiscales, en los casos en que haya lugar. b) La existencia en los contratos de obra de las licencias o permisos de intervención del espacio público, del plan de uso de vías y de movilidad y de los permisos de uso, privada pública, veredales en los casos en que haya lugar. c) El cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones a cargo del contratista y descritas de manera clara en la minuta de los contratos. 5) La exigencia a los contratistas de informes detallados de todas las actividades ejecutadas para dar cumplimiento a los objetos contractuales. 6) La realización de un mayor control al combustible adquirido por la Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P. para los vehículos de su propiedad. 7) La organización y archivo de los procesos contractuales de manera cronológica. 5. CONTROL INTERNO El Sistema de Control Interno en la entidad funciona en desarrollo del MECI, con un bajo nivel de implementación lo que se constituye en una gran debilidad para la entidad y la inobservancia de los principios de la Función Administrativa consagrados en el Artículo 209 de la Constitución Política, como quedó evidenciado en el Informe Pormenorizado del Estado de Control Interno- Ley 1474 de 2011, que se relaciona en resumen a continuación: 5.1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO - ACUERDOS COMPROMISOS Y PROTOCOLOS: Existe un manual de calidad que incorpora los acuerdos y protocolos éticos pero no fue difundido ni socializado a los empleados de la entidad, tampoco ha sido adoptado mediante resolución o acto administrativa. No presenta avances. - DESARROLLO DE TALENTO HUMANO: No se ha establecido un programa de inducción y reinducción, programa de capacitación, formación, bienestar y de incentivos, no se realiza la evaluación a los funcionarios de planta ni a los contratistas que realizan labores en la entidad, Se está actualizando el Manual de Calidad y a la fecha se han actualizado 18 cargos y/o perfiles. - ESTILO DE DIRECCION: No se tiene acuerdos de gestión suscritos entre el gerente y los directores de la Empresa, no hay evidencia del compromiso de la alta gerencia para la implementación del Meci, como avance se encontró actas de comité, resolución por medio de cual se implementó el MECI. PLANES Y PROGRAMAS: No existe evidencia del plan estratégico, plan de acción, cronogramas de trabajo, indicadores de eficiencia y eficacia internos de cada área, indicadores del avance de las metas, el PAC de la entidad se ejecuta sin estar establecidas las metas de la entidad , no se hace encuesta de evaluación de satisfacción al cliente. Se actualizó la Misión y la Visión de la Entidad, fue




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aprobada por el comité de calidad y así mismo difundida a cada uno de los funcionarios en medio físico, los objetivos institucionales están en proceso de actualización, se tienen los indicadores generales de la entidad que se deben presentar a la SSPD. - ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO: La entidad no cuenta con esta herramienta, Se adelantaron algunas reuniones entre los directivos y profesionales para realizar la dofa pero a la fecha no ha sido posible su terminación. 5.2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN -PROCEDIMIENTOS: No hay celeridad en este proceso, se encuentra en actualización dentro del manual de calidad en el cual se definirá este procedimiento para la elaboración de documentos de la entidad y la divulgación se realizará una vez esté terminado. -INDICADORES: En la actualidad no se tienen indicadores definidos por procesos. Se encuentran en construcción dentro de la actualización del manual de calidad. - MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Se está en proceso de actualización para poder ser adoptado, divulgado a los funcionarios de la entidad. -SISTEMAS DE INFORMACIÓN: No se evidencia que el archivo de la entidad cuenta con manejo documental ya que no se puede identificar de la correspondencia que se recibe a cual se le ha dado respuesta en el tiempo establecido por ley, los recursos físicos y humanos no tienen un procedimiento o guías que permitan el debido manejo y utilización, no se tiene un sistema documental, la información de los recursos físicos, tecnológicos, humanos y financieros no están sistematizados, se dispuso en la página web de la entidad el sistema de PQR y a cada funcionario se le entregó su correo institucional. 5.3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN - AUTOEVALUACION DEL CONTROL: La entidad presenta a través del contratista que realiza las funciones de Jefe de Control Interno, los Informes de Autoevaluación Independiente al DAFP y el Informe de Avance del MECI de conformidad con lo ordenado por la Ley 1474 de 2011 en forma cuatrimestral, sin embargo no se tienen definidos herramientas para la auto evaluación en los procesos, -PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL: Se encuentra en actualización, pero se tiene disponibles los formatos que están en el actual manual de calidad, igualmente se maneja el formato diseñado por la contraloría en cuanto a los planes de mejoramiento suscritos con este ente de control. - AUDITORIA INTERNA: A pesar del compromiso de la contratista que realiza esta labor, este elemento del MECI, presenta dificultades porque solo se cuenta con esta persona para realizar esta actividad y los procesos de la entidad son complejos y la recolección de la información es dispendiosa, lo que retrasa la ejecución del cronograma de auditorías programadas.




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Esta situación del MECI, es corroborada por la calificación dada por el DAFP en la Autoevaluación Independiente de la vigencia 2012, cuyos resultados son los siguientes:

1) En el MECI la entidad solo alcanzó 20.848 , es decir el modelo requiere ser

fortalecido en la mayoría de sus elementos, ya que tiene calificación

deficiente en 25 de los 29 elementos de MECI, configurándose para este

ente de control una observación Administrativa por el incumplimiento a las

disposiciones que al respecto ha expedido el gobierno nacional, en especial

el Decreto 1599 de 2005 , que dota a las entidades de herramientas de

control interno a fin de proteger los recursos de la organización, buscando

su adecuada administración ante posibles riesgos que los afectan, definir y

aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las

desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el

logro de los objetivos.

2) En relación al Sistema de Gestión de Calidad la empresa no entregó información.

OBSERVACIÓN N°41 Tipo de observación: Administrativa Presunto Responsable: César Toloza Núñez- Gerente; Silvia Juliana Sierra Castiblanco- Jefe de Control Interno RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL:

“En cuanto al bajo nivel de implementación del MECI en la entidad, a pesar de contar evaluación deficiente con un 20.848% para la vigencia 2012, La entidad ha realizado muchos esfuerzos tendientes a fortalecer los procesos administrativos al interior de la entidad, es por esto que para la vigencia 2013 en la evaluación independiente se obtuvo un 50.45% lo que traducido está en un nivel de madurez intermedio, según la nueva metodología establecida por el DAPF, evaluación que fue modificada por cuanto la anterior no establecía criterios para realizar una evaluación más objetiva y que se adaptara a las entidades, con esta nueva evaluación se da a conocer una situación más real y acorde a la situaciones y cotidinades que surgen o se realizan al interior, dicha evaluación deja denotar que a pesar de existir deficiencias, la entidad mejoro significativamente, por lo que enfocara sus esfuerzos en las recomendaciones que surgieron de dicha evaluación. A pesar de no poderse realizar un comparativo de las evaluaciones de 2012-2013, ya que las dos tienen componentes evaluativos diferente, pero es evidente que se han tenido mejoraras, ya que se han realizado acciones tendientes a robustecer el MECI, las cuales quedaron evidenciadas en el indicador obtenido para la vigencia 2013. Así mismo es importante resaltar que el DAFP para la vigencia 2014, realiza una modificación al MECI, por medio del cual se actualiza el modelo estándar de Control interno – MECI, así como el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para




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el Estado Colombiano MECI 2014, ello con el propósito que las entidades inicien a la brevedad posible las actividades contempladas en las fases previstas del mencionado decreto, por lo que la PDS E.S.P. iniciará las acciones tendientes a seguir mejorando, por cuanto solicito a que la acción sea revocada, ya que la entidad en el 2013 como acción correctiva realizo las acciones tendientes implementar el MECI, lo cual se evidencia en la última evaluación obtenida e igualmente el DAFP ha dado nuevas directrices el Tema, las cuales tendrán que ser acatadas por la entidad”.

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE

SANTANDER:

Si bien es cierto que la evaluación del MECI en el año 2013 subió en dos puntos su calificación, arrojando un porcentaje del 50.45, sigue siendo una calificación baja, el equipo auditor está realizando seguimiento a la vigencia 2012, Confirmándose como hallazgo de tipo administrativo para incluir dentro del plan de mejoramiento que se suscriba de tal manera que se fortalezca el modelo para obtener mejores resultados en las presentes vigencias. En el proceso auditor se pudo evidenciar que en la vigencia del 2012 y en la presente vigencia, la Jefe de Control Interno se vinculó mediante Orden de Prestación de Servicios, en una clara violación a la Ley 87 de 1993 y la Ley 1474 de 2011. Al respecto sobre este tema el DAFP se ha pronunciado en varias oportunidades en los siguientes términos: “La Ley 87 de 1993, “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”, dispone: (…) Artículo 6º.- Responsabilidad del control interno. El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos. (…) Artículo 9º.- Definición de la unidad u oficina de coordinación del control interno. Es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativa, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. Artículo 10º.- Jefe de la unidad u oficina de coordinación del Control Interno. Para la verificación y evaluación permanente del Sistema de Control Interno, las entidades estatales designarán como asesor, coordinador, auditor interno o cargo similar, a un funcionario público que será adscrito al nivel jerárquico superior y designado en los términos de la presente Ley.”




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De conformidad con las anteriores disposiciones, la Oficina de Control Interno es entendida como uno de los elementos del Sistema de Control Interno, del nivel gerencial, encargada de cumplir las funciones que allí se le señalan. Adicionalmente, el Jefe de Control Interno, asesor, coordinador o auditor se encargará de realizar la verificación y evaluación permanente del Sistema de Control Interno y será designado de conformidad con lo establecido en la Ley 1474 de 2011, para las entidades de la Rama Ejecutiva del orden nacional y territorial. En consecuencia, en las entidades de la Rama Ejecutiva el cargo de jefe de control interno deberá ser provisto atendiendo lo dispuesto en la Ley 1474 de 2011, que dispuso que el nominador en las entidades del nivel nacional es el Presidente de la República y en el nivel territorial es la máxima autoridad administrativa, es decir, el alcalde o el gobernador, estableciendo además, que en el orden territorial el empleo se clasifica como de periodo y en el nivel nacional continúa siendo de libre nombramiento y remoción. Es preciso aclarar, que en aquellas entidades donde no exista el cargo no surge la obligación de crearlo, toda vez que la Ley no lo dispone así; sin embargo, de considerar procedente su creación corresponderá al Gerente adelantar una modificación de la planta de personal observando lo dispuesto en la Ley 909 de 2004 y su Decreto reglamentario 1227 de 2005, lo que quiere decir, que la reforma de la Planta de Personal de la entidad, que conlleve la creación de cargos, debe fundarse en un estudio técnico, donde aparezcan debidamente justificadas las decisiones que se deban tomar. Ahora bien, de lo antes expuesto es claro que el ejercicio del Control Interno y el diseño de métodos y procedimientos de control interno, (Artículo 209 y 169 C.P.) son independientes de la existencia de la Oficina de Control, ello quiere decir, que una entidad del Estado puede no contar con la existencia de esta oficina, pero debe tener un control interno incluido el diseño de métodos y procedimientos de control interno, pues este evento no releva a su Dirección de la responsabilidad en materia de control interno. En este sentido el parágrafo 1°, del artículo 75 de la Ley 617 de 2000 establece que las funciones de control interno y de contaduría podrán ser ejercidas por dependencias afines dentro de la respectiva entidad territorial en los municipios de 3ª, 4ª, 5ª y 6ª categorías. Estas dependencias afines serán las que cumplan funciones de verificación, evaluación y asesoría de la actividad administrativa, como lo sería la Oficina de Planeación. Adicionalmente, la Ley 87 de 1993, al desarrollar el artículo 269 constitucional, en relación a los servicios que se pueden contratar en materia de control interno, dispuso: “ARTÍCULO 7o. CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE CONTROL INTERNO CON EMPRESAS PRIVADAS. Las entidades públicas podrán contratar con empresas privadas colombianas, de reconocida capacidad y experiencia, el servicio de la organización del Sistema de Control Interno y el ejercicio de las




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auditorías internas. Sus contratos deberán ser a término fijo, no superior a tres años, y deberán ser escogidos por concurso de méritos en los siguientes casos: a) Cuando la disponibilidad de los recursos técnicos, económicos y humanos no le permitan a la entidad establecer el Sistema de Control Interno en forma directa. b) Cuando se requieran conocimientos técnicos especializados. c) Cuando por razones de conveniencia económica resultare más favorable. Se exceptúan de esta facultad los organismos de seguridad y de defensa nacional. (...)” De conformidad con lo dispuesto en el artículo 269 de la Constitución, el ejercicio de la evaluación y el seguimiento, así como la implementación y la valoración del riesgo son servicios que pueden ser contratados, caso en el cual, si el representante legal opta por la contratación, deberá sustentar en un estudio técnico la causal que lo lleva a tomar esta decisión de conformidad con el artículo 7 de la Ley 87 de 1993. En consecuencia, en criterio de esta Dirección, es viable que las entidades y organismos que se encuentran dentro del campo de aplicación de la Ley 87 de 1993, contraten el servicio de la organización del sistema de control interno y el ejercicio de las auditorías internas, siempre que se cumpla una cualquiera de las condiciones señaladas por el legislador para el efecto y, que la contratación del servicio de la organización del Sistema de Control Interno y el ejercicio de las auditorías internas sea con empresas privadas colombianas especializadas, de reconocida capacidad y experiencia. En este orden de ideas, se concluye que el control interno en las entidades de la Administración debe ser ejercido en los términos que señala la ley, es decir, en las entidades que tengan el cargo deberán proveerlo en la forma señalada en la Ley 1474 de 2011, pero, en aquellas entidades donde no exista el cargo no surge la obligación de crearlo, ni de tener una oficina de control interno, toda vez que la Ley no lo dispone así, la norma contempla que en los municipios de 3ª, 4ª, 5ª y 6ª categorías estas funciones sean ejercidas por dependencias afines dentro de la respectiva entidad territorial, o que la organización del Sistema de Control Interno y el ejercicio de las auditorías internas sea contratado con empresas privadas colombianas especializadas, de reconocida capacidad y experiencia, lo cual debe estar sustentado en un estudio técnico. Por consiguiente, no es viable contratar por prestación de servicios la persona que ejercerá el control interno en la respectiva entidad, el proceso de contratación es con empresas privadas, sustentado en un estudio técnico, el cual será adelantado bajo los procedimientos de la contratación en la Entidad. La Ley 80 de 1993, en su artículo 3 es clara al señalar que los contratistas de prestación de servicios deben cumplir funciones que no puedan realizarse con personal de planta, bien porque el personal es insuficiente o porque se trata de actividades transitorias, toda vez que no son servidores públicos sino particulares contratistas, no pueden ser considerados ni empleados públicos ni




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trabajadores oficiales y su relación está regulada por el contrato y por las disposiciones contenidas en la Ley 80 de 1993. Respecto del contrato de prestación de servicios, el Consejo de Estado mediante concepto de la Sala de Consulta y Servicio Civil, Radicación No 951 de febrero 7 de 1997, Consejero Ponente Dr. Javier Henao Hadrón, señaló: “Así, los contratos de prestación de servicios están diseñados exclusivamente como instrumento especial de colaboración para el cumplimiento de actividades transitorias, de carácter técnico o científico, relacionadas con la administración y, por ende no están previstos para ejercer mediante ellos funciones ordinarias de naturaleza pública ni para sustituir la planta de personal.” “De manera que para ejercicio de funciones de carácter permanente, el vínculo laboral con el Estado es de derecho público (relación legal reglamentaria) o surge del contrato de trabajo; la primera forma es la utilizada para vincular a los empleados o funcionarios, y la segunda a los trabajadores oficiales. El campo de acción que queda para el ejercicio de las actividades de carácter transitorio “que no pueden realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados”, es el propio del contrato de prestación de servicios”. (Negrilla y subrayado fuera de texto). En virtud de lo expuesto, en criterio de esta Dirección, no es viable contratar mediante esta figura funciones públicas que deben ser desempeñadas de manera permanente, como lo es el empleo de Jefe de Oficina de Control Interno. En este orden de ideas, se concluye que el control interno en las entidades de la Administración debe ser ejercido en los términos que señala la ley, es decir, conforme lo contempla la Constitución en su artículo 269, la Ley 87 de 1993, la Ley 617 de 2000 y la Ley 1474 de 2011. “ Así las cosas, se constituye una observación de tipo Administrativo, para lo cual la entidad deberá incluir en el plan de mejoramiento las acciones correctivas tendientes a evitar que situaciones como las descritas sean reiterativas. OBSERVACIÓN N°42

Tipo de observación: Administrativa Presunto Responsable: César Toloza Núñez- Gerente RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Se elaboraran los estudio técnicos, económicos y financieros, para establecer la conveniencia y oportunidad de inclusión en nómina de este cargo, o manejar las funciones propias de dicho empleo a través de un operador externo, de acuerdo a los lineamientos establecidos en la Ley 87 de 1993”.





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Con la respuesta se confirma el hallazgo de tipo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento en el corto plazo de tal manera que esta observación que viene desde la vigencia 2011 no continúe. En la vigencia del 2012, la entidad adelantó un Plan Anual de Auditorías en siete (7) procesos, los cuales se relacionan a continuación:

PROCESO DEPENDENCIA ACTIVIDADES

Atención al Ciudadano Oficina de PQR -Revisión de las solicitudes que llegan a la entidad. -Inclusión de nuevos usuarios -Derechos de Conexión y Desconexión -Atención de queja sobre conexión de medidores por parte de un fontanero sin autorización de la empresa

Facturación Área Comercial -Revisión a la Facturación de Marzo del 2012, por cambio de tarifa

Financiero Tesorería -Revisión a las Declaraciones Tributarias de IVA y Retefuente -Pagos efectuados a la Superintendencia de Servicios Públicos -Realización de Arqueo de Caja Menor

Financiero Contabilidad -Seguimiento a las obligaciones con la DIAN

Contratación Contratación -Verificación de los procesos de contratación

Administrativa Almacén -Verificación del Inventario dado de baja en el 2011 por inconsistencias en el procedimiento seguido

Aseo Dirección Operativa y Técnica

Verificar con el Departamento de Operaciones, el tonelaje dispuesto antes y después en el Carrasco de los camiones propios de la entidad y arrendados , con el fin de verificar los valores facturados a la entidad

Del anterior plan se adelantaron las auditorías y se evidenció en los informes las siguientes observaciones, con los cuales se suscribieron Planes de Mejoramiento por Procesos, que no fueron cumplidos: AUDITORIA AL PROCESO DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS 1. No se archiva, soportan las PQR que se atienden directamente al ciudadano. 2. Alta desvinculación al servicio de Aseo. 3. No se diligencia el formato de solicitud de servicios con la imagen institucional de la entidad. 4. La solicitud de los nuevos servicios no contienen la documentación requerida. 5. No se diligencia oportunamente el formato del SPSP y este no concuerda con la información del ingreso de correspondencia de la Entidad. 6. No se tiene un óptimo seguimiento a la correspondencia que contenga información real. 7. Se tiene varios libros radicadores por dependencia, esto conlleva a desorden en el consecutivo del libro radiador. 8. Respuesta tardía de las PQR que llegan por escrito a la Entidad. AUDITORIA AL PROCESO DE FACTURACION




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1. No existe un responsable directo al momento de realizar el cambio de tarifas. 2. Falta de comunicación entre sistemas y subsistemas 3. Falta de jerarquía al momento de emitir un boletín de prensa. AUDITORIA AL PROCESO DE CONTABILIDAD 1. Debilidad en el pago oportuno de las obligaciones tributarias. 2. Debilidad en el reconocimiento contable de las obligaciones tributarias de la Entidad. AUDITORIA CAJA MENOR Fecha elaboración de auditoría: Octubre 17 de 2012 1. Falencias en el manejo de la caja menor AUDITORIA AL PROCESO DE TESORERIA En el informe que presentó la auditoría de Control Interno, se pudo evidenciar los controles y seguimientos que lleva la tesorería en relación a la emisión y entrega de cheques: 1. Pudo evidenciar que la tesorería lleva un libro de control de entrega de cheques. 2. En lo posible se están realizando los pagos por el portal empresarial de cada banco con el fin de evitar la emisión de tanto cheque. 3. Como medida de seguridad a los cheques expedidos se le está imponiendo un sello de pago a primer beneficiario, cruce y se sigue utilizando el sello protector. 4. Se evidencia la custodia de los documentos de la entidad representados en títulos valores, en una caja de seguridad a la cual solo tiene acceso la pagadora de la Entidad quien es la responsable de salvaguardar dichos documentos. 5. De igual manera se constata el procedimiento que existe para el trámite y diligenciamiento de los cheques, escaneo de los mismos, radicación en el libro y cuando no es posible que lo reclame el beneficiario se solicita autorización firmada por parte del mismo. AUDITORIA AL PROCESO DE CONTRATACION Fecha de Auditoría: Octubre a Diciembre de 2012 Plazo para las acciones correctivas: Enero 2013 a Diciembre 2013. 1. No se cumple el principio de planeación. 2. Incumplimiento en los pagos de seguridad social 3. No existen en los contratos soportes de actas e informes de ejecución 4. Falta documentación requerida, falta documentos de delegación al supervisor. 5. Incumplimiento en las pólizas, estudios de conveniencia diferente a los contratos suscritos. De estas observaciones, no se obtuvo avance alguno, como se evidencia en el reporte de los Planes de Mejoramiento individual, lo que se constituye para este ente de control, en una observación de tipo administrativa y presupone la constitución de un Plan de Mejoramiento Institucional, con acciones inmediatas.




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OBSERVACIÓN N°43

Tipo de observación: Administrativa Presunto Responsable: César Toloza Núñez- Gerente RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Para la vigencia 2012 a pesar de no evidenciar planes de mejoramiento individuales, se

tomaron los correctivos necesarios, ya que siendo esto acciones correctivas inmediatas, evidenciadas por el Área de Control Interno y dadas a conocer al Representante Legal de la Entidad, para la vigencia 2013, la Gerencia aprobó el nuevo plan de auditorías el cual fue cumplido y de las cuales las áreas auditadas suscribieron planes de mejoramiento y entregaron los avances, según el compromiso adquirido por cada área. Así mismo, se ha tomado como base las nuevas directrices entregadas por el DAFP en la GUIA DE AUDITORIA PARA ENTIDADES PUBLICAS, en la cual la oficina de control interno a partir de su divulgación, adoptado algunos formatos, los cuales se tuvieron en cuenta en la última Auditoria realizada en la vigencia 2013, dentro de ellos mejoras en la presentación de los Planes de Mejoramientos, así mismo con base a esta guía se documentó el Procedimiento de Auditoria Interna en el cual está dispuesto los nuevos formatos implementados. “

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: Con la respuesta se confirma el hallazgo administrativo teniendo en cuenta que la vigencia evaluada fue el 2012 y manifiestan que se tomaron los correctivos necesarios, ya que siendo esto acciones correctivas inmediatas, evidenciadas por el Área de Control Interno y dadas a conocer al Representante Legal de la Entidad, para la vigencia 2013. Por lo tanto se debe incluir dentro del plan de mejoramiento con metas de cumplimiento en el corto plazo de tal manera que el ente de control realice el respectivo seguimiento. 6. LINEA AMBIENTAL La Piedecuestana de Servicios Públicos es una empresa Triple AAA que presta los servicios públicos domiciliarios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo en el municipio de Piedecuesta, la cual se encuentra geográficamente sectorizada en barrios, urbanizaciones, conjuntos residenciales, e incluso condominios residenciales en las áreas rurales semiurbanas, que en total suman 192 divisiones territoriales, contando. Cuenta con una Planta de Tratamiento de Agua Potable, PTAP ubicado en la colina, una Planta de Procesamiento de Agua Residual, PTAR, ubicado en el barrio La Diva y un macro proyecto de Planta de Tratamiento de Agua Residual, El Santuario La PTAR, vía Guatiguará. ACTIVIDADES REALIZADAS EN LA VIGENCIA 2012. REFORESTACIÓN.




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Durante la vigencia 2012 la Piedecuestana realizó la reforestación de 12 HA en las fincas la esterlina, peñas blancas y el bolsillo, ubicados en la vereda Santa Rita del municipio de Piedecuesta. Así mismo realizo la siembra de 13.200 plántulas con su respectivo aislamiento en los predios de la empresa distribuyéndolos de la siguiente forma:

6.1 SISTEMA DE ACUEDUCTO

El municipio de Piedecuesta se abastece del agua captada del Río de oro mediante una Bocatoma lateral sumergida que la lleva a tres tanques desarenadores. Cuenta con una Planta de Potabilización (PTAP)- La Colina, la cual tiene una capacidad de tratamiento de 550 litros/segundos, contando con un laboratorio de control de calidad de agua para analizar las muestras de agua del río, planta y red de distribución.

Para la vigencia 2.012 la empresa realizó actividades con el fin de mejorar la calidad del agua para el consumo humano, a continuación se relacionan las actividades adelantadas: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE ESTRUCTURAS Y

EQUIPOS DE LA PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE “LA COLINA”.

BOCATOMA:

FINCA LA ESTERLINA FINCA BOLSILLO FINCA PEÑAS BLANCAS

3000 4000 6200

ARBOLES SEMBRADOS




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Cambio total de la válvula de la rejilla de entrada a los tanques desarenadores de 14 y 18 pulgadas.

Cambio total de la válvula y vástago de entrada al tanque desarenador de 14 pulgadas.

Cambio del vástago de la válvula de desagüe del tanque desarenador de 14 pulgadas.

Mantenimiento preventivo de la rejilla de salida del tanque desarenador de 18 pulgadas.

Arreglo y corrección del vástago de la compuerta de la represa.

Limpieza diaria y mantenimiento en general de la represa y tanques desarenadores de bocatoma.

MOTOBOMBAS:

Mantenimiento, reparación y aforo de las dos motobombas dosificadoras de coagulante.

Cambio de lugar del sistema de dosificación al cuarto de operaciones.

Mantenimiento correctivo y preventivo de las dos motobombas para retrolavado.

Mantenimiento correctivo y preventivo de las dos motobombas de presión de mangueras ubicadas en galerías.

Cambio del flotador en tanques de retro lavado. VALVULAS:

Mantenimiento y reparación de la moto reductora de la válvula de salida de agua tratada a la red de distribución.

Mantenimiento y reparación de la válvula Bypass para el control de agua tratada desde el tanque de almacenamiento No. 3 al tanque de almacenamiento No. 1 y 2.

Cambio del vástago y reparación de la compuerta de agua sedimentada del filtro No. 5.

Cambio del vástago y reparación de la compuerta de desagüe del filtro No. 5.

Arreglo compuerta de desagüe y agua sedimentada filtro No. 2.

Arreglo compuerta agua sedimentada filtro No. 2.

Arreglo compuerta de agua sedimentada filtro No. 4.

Arreglo compuertas de desagüe sedimentadores 3, 4 y 5.

6.2. SISTEMA DE ALCANTARILLADO

La Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P., realiza la operación y el mantenimiento del Alcantarillado, desarrollando obras y actividades tendientes al mejoramiento continúo del sistema, entre los cuales se incluyen: reposición de tramos averiados, verificación y corrección de conexiones erradas, mantenimiento de pozos de inspección y manholes, entre otras actividades. 6.3. TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES Y MANEJOS DE

VERTIMIENTOS




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-Construcción de la PTAR El Santuario.

Actualmente la Piedecuestana E.S.P., tramita ante la Corporación Autónoma para la Defensa de la Meseta de Bucaramanga C.D.M.B., la solicitud de prórroga para la modificación del P.S.M.V., para que la PTAR EL SANTUARIO entre en operación a partir del año 2.016 y se encuentra aprobado el DNP.

La construcción de la PTAR EL SANTUARIO, representa el 95% de las inversiones del PSMV. Debido a las diferentes circunstancias que se han encontrado en el desarrollo de los trabajos, ameritaron el replanteamiento del proyecto y por ende una reformulación y ajuste de las obras ante el MAVDT, de igual manera la consecución de recursos para obras no previstas que son necesarias para el funcionamiento final y puesta en marcha de la PTAR. En Febrero de 2012, el consorcio Piedecuestana presentó el informe de obra, correspondiente al periodo de Octubre – Febrero de 2012. Donde se considera que en la ejecución de este proyecto no existan más o sean mínimas las modificaciones de diseño y una vez realizados los nuevos ajustes se pueda continuar con las actividades de construcción. Y se recomienda una solicitud de prórroga o suspensión del contrato por un tiempo equivalente al que tomen las




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aprobaciones de la interventoría/Piedecuestana respecto a las nuevas obras y/o suministros. Así mismo el 7 de Junio de 2012, el consorcio PTAR Piedecuesta, envió a la Piedecuestana, ajuste a la valoración de las obras, actividades y suministros requeridos para garantizar el apropiado funcionamiento de las unidades de tratamiento necesarias para el óptimo funcionamiento de las obras contratadas de la fase III y/o construidas durante la fase II de la PTAR EL SANTUARIO.

Adicionalmente el 31 de Julio del año 2012, se radico con el No. PRO 350805 en el despacho del gobernador, los estudios que hacen parte integral de la relación de Obras adicionales y/o complementarias para la integración de la etapa I, Fase II a la etapa I, Fase III y optimización de las estructuras y procesos de la PTAR El Santuario. El cual consta de Análisis de precios unitarios, registro fotográfico, Acta de Septiembre 7 de 2011, Informe Geo-eléctrico, Informe de suelos. Por lo anteriormente expuesto, se solicitó ante la secretaria de Infraestructura de la Gobernación de Santander, el día 8 de Marzo de 2013, la ampliación de plazo del contrato del convenio interadministrativa No. 1600 de 2010, cuyo objeto es “Construcción Planta de Tratamiento de Aguas Residuales el Santuario etapa I fase III. Donde se exponen las circunstancias que motivaron a la reformulación. El 25 de abril del año en curso, se radico con el No. 20138440205912, el documento de reformulación del proyecto FNR 32650 BPIN 11528740000-“Construccion PTAR EL SANTUARIO, etapa I Fase II del municipio de Piedecuesta, Santander, y el 3 de Mayo se remitió al DNP las correcciones del ajuste del proyecto en referencia según el acta de reunión del 30 de Abril, donde se adquirieron compromisos respecto a unas correcciones formuladas. En la actualidad la empresa Piedecuestana se encuentra a la espera de la repuesta del departamento (Gobernación) y del Departamento Nacional de Planeación -DNP-. Con el fin de poder reformular las actividades contempladas en el PSMV aprobado por la CDMB. Con el fin de poder concertar el cumplimiento de este ítem, se radicó en la CDMB el 20 de Junio de 2013, un oficio solicitando una prórroga de Dos (2) meses para la modificación del programa de reducción de vertimientos aprobado por la CDMB. En la actualidad la inversión para la vigencia 2011-2012 es de $6.555.297.664=, como se evidencia en la tabla adjunta.

-CONSTRUCCION DE COLECTORES SECTOR SURATOQUE Y RIO DE ORO.




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Los colectores se encuentran construidos y están incluidos en el contrato 098 de 2011 (Construcción planta de tratamiento de aguas residuales el santuario Etapa 1 fase 3 Municipio de Piedecuesta). Y se precisa que las conexiones de los colectores a los emisarios finales se realizaran en el momento técnicamente viable.

INDICADOR

UNIDAD

INVERSIÓN

% EJECUCION

Construcción de los Colectores 2 830.531.829 100%

Conexión de colectores sector Suratoque y Río de Oro a emisarios.

Una vez realizadas las investigaciones de campo respecto a las conexiones y colectores que conducen el agua residual hasta el (los) sitios cercanos a la PTAR EL SANTUARIO, se determinó que existen dos colectores principales que conducen el agua hasta un punto próximo a la PTAR y tuberías con descarga de agua residual en diámetros de 14, 16 Y 24 Pulgadas. Los colectores principales son 1. Colector Barrio el Refugio construido en tubería de 36” y el 2. Colector Barrio Hoyo grande construido en tubería de 24”. suratoque y río de oro, respectivamente. - OBRAS ADICIONALES O COMPLEMENTARIAS

Uno de los imprevistos más relevantes es el arrojado en los estudios de suelos realizados para determinar la posición del nivel freático en el sector de piscinas de la PTAR EL SANTUARIO, donde arrojo que el nivel freático se encuentra aproximadamente a 2.6 metros de profundidad y en temporadas de lluvia este puede ascender por encima de los dos metros, la sección del filtro y el diámetro de la manguera de filtro son muy pequeños, teniendo en cuenta la gran cantidad de agua subterránea de la zona en dirección hacia el Río de Oro y el pozo colector del sistema subdrenaje no tiene salida hacia una quebrada o corriente superficial del sector, para facilitar la evacuación de las aguas. De acuerdo a lo anterior, la entidad ha concluido el rediseño a la estructura, pasando de dos niveles a uno, ya que el suelo competente para cimentar cualquier estructura se encuentra a tres (3) metros de profundidad o mayor. Comparada con la cimentación de la estructura que contendrá el edificio de lodos, se determinó que la cimentación de las columnas se encuentra a cuarenta (40) cm y no a tres (3) metros. Debido a que esta estructura soportara el peso de los equipos de deshidratación, es necesario garantizar su estabilidad estructural. - MANEJO DE VERTIMIENTOS: La Piedecuestana de Servicios realizó Revisiones de Conexiones Erradas en distintos sectores del Municipio de Piedecuesta coadyudando a disminuir la contaminación por aguas servidas a los cuerpos de aguas receptores, así mismo se realizan periódicamente monitoreos en los puntos de vertimientos autorizados




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por la autoridad ambiental CDMB, para analizar y llevar registro de los vertimientos de aguas servidas a los cuerpos receptores. 6.4. MANEJO INTEGRAL DE RESIDUOS SOLIDOS Y DISPOSICION FINAL

La Empresa Piedecuestana E.S.P., realiza la recolección de residuos en rutas ya establecidas como lo son los días lunes, miércoles, viernes y martes, jueves, sábados. Haciendo una disposición final en el Sitio de Disposición Final EL CARRASCO, de aproximadamente 1.500 Toneladas/mensuales, clasificando el material reciclable del ordinario, con una disminución del 10% el material que no va al centro de acoplo. Sin otro en particular suministro información solicitada de Reforestación, alcantarillado, tratamiento de aguas residuales y vertimientos, acueducto y manejo integral de residuos sólidos. 7. SEGUIMIENTO CONTROLES DE ADVERTENCIA CONTROL DE ADVERTENCIA No. 0009 DE JUNIO 12 DE 2013.

La Contraloría General de Santander, impuso como mecanismo preventivo el Control de Advertencia No. 0009 de Junio 12 de 2013, mediante el cual advierte al Doctor Cesar Toloza Nuñez, Gerente de la Empresa de servicios Públicos de Piedecuesta E.S.P., sobre el riesgo de daño al patrimonio público que el Departamento de Santander y la PIEDECUSTANA DE SERVICIOS PUBLICOS E.S.P., asume al no iniciar las acciones y seguimientos pertinentes para proteger la inversión, dado que la Construcción de la Planta de Tratamiento de Aguas Residuales el Santuario Fase 1 Etapa 3 del Municipio de Piedecuesta Santander, presenta un atraso en el cumplimiento del plazo inicial del contrato lo que puede conllevar al deterioro de las inversiones allí realizadas, además el no haber cumplido con el impacto social del proyecto. Dando cumplimiento a lo anterior, el Gerente de la Piedecuestana Doctor Cesar Toloza Nuñez, mediante comunicado de fecha Julio 19 de 2013, radicado PTANA-020-0254, presentó un plan de acción, estableciendo metas, inversión estimada, responsables y fechas de terminación, el cual fue evaluado y aprobado por el grupo técnico de este ente de control, quien es el encargado de realizar el seguimiento respectivo; es de manifestar que en dicho plan se encuentra en ejecución y con metas hasta el año 2015. 8. LINEA DE SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO Teniendo en cuenta que el Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría General de Santander, correspondiente a la vigencia del 2011, se suscribió el




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pasado mes de Agosto del 2013 y se encuentra en ejecución con acciones correctivas que van hasta el mes de Enero de 2013, no se hará pronunciamiento en este informe. 9. TRAMITE DE QUEJAS El doctor Héctor Fabián Pérez Boada en calidad de asesor de la Oficina de Políticas Institucionales y control social de la Contraloría General de Santander, mediante oficio consecutivo No 0215, da a conocer al grupo auditor encargado de realizar auditoria a la Piedecuestana de Servicios Públicos correspondiente a la vigencia 2012, la existencia de: 1) Denuncia D – 12 – 0115 interpuesta por ELI BARRERA CASTAÑEDA, sobre irregularidades cometidas por parte de la Empresa de Servicios Públicos de Piedecuesta durante la ejecución de un contrato de distribución y tanques de almacenamiento de acueducto. 2) Denuncia DPD – 13 – 0105, enviada mediante oficio OFCI13-00077533/JMZC 33010 del 24 de junio de 2013, por la Doctora CARMIÑA BERROCAL GUERRERO, Secretaria Privada de la Presidencia de la Republica y recibida por la Contraloría General de Santander mediante el registro No 3733 del 15 de julio de 2013, donde se encuentra el oficio del 01 de junio de 2013 suscrito por algunos ciudadanos del Municipio de El Playón quienes interponen denuncia en contra del señor CESAR TOLOZA NUÑEZ, representante legal de la Empresa PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS DOMINICILIARIOS E.S.P y del JAVIER BELTRAN CEDIEL representante legal de la firma J.V.C Construcciones LTDA por la ejecución del Contrato No 222 – 2012 que tiene por objeto “Reconstrucción y adecuación de las obras de alcantarillado para la prevención de erosión y mitigación de los impactos generados por el fenómeno de la niña en el municipio del playón – Departamento de Santander.” El grupo auditor, frente a las presentes denuncias debe indicar: 1) En cuanto a la denuncia No D- 12 – 00115, se abstendrá de realizar pronunciamiento sobre la misma, teniendo en cuenta que a la fecha de la presente auditoria, (septiembre de 2013) está se encuentra en trámite por parte del Arquitecto Erick Triana, funcionario de la Contraloría General de Santander, a quien se le dio traslado de la misma mediante oficio consecutivo 144 – 100061 del 19 de diciembre de 2012. 2) En cuanto a la denuncia No D- 13- 0105 que hace relación al Contrato de obra No 222 – 2012, se realizó análisis jurídico del mismo, donde se evidenció la existencia de observaciones administrativa con incidencia disciplinaria como quedo plasmado en el cuerpo del presente informe preliminar; sin embargo, no se realiza pronunciamiento de tipo técnico, ya que la presente denuncia a la fecha de esta auditoría (septiembre de 2013) está siendo tramitada por el Grupo Técnico de la Contraloría General de Santander, como se observa el oficio consecutivo No 0021 -8590 del 18 de julio de 2013.




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10. CUADRO DE TIPIFICACION DE OBSERVACIÓNES

#

TIPO OBSERVACION DESCRIPCION OBSERVACION PRESUNTO RESPONSABLE CUANTIA

PAGINA DEL

INFORME A D P F S

1 X

Dentro del proceso de Auditoria se revisaron 114 conciliaciones bancarias, de las cuales 75 corresponden a cuentas aperturadas para el manejo de convenios interadministrativos celebrados con alcaldías en las vigencias 2009, 2010 y 2011, que en su gran mayoría presentan movimiento solo por la liquidación de rendimientos financieros sobre los saldos sin ejecutar. Lo cual indica que la entidad no realiza un permanente seguimiento a la ejecución de dichos convenios, de tal forma que al momento de liquidarlos también se cancelen las cuentas bancarias aperturadas, se devuelvan los recursos no ejecutados, que tergiversan las cifras del activo disponible, porque en la realidad no son propiedad de la entidad, en cuantía de $1.681.806; (cifras en miles de pesos); también cuentas bancarias en sobregiro en cuantía de $386.547 (cifras en miles de pesos) y cuentas inactivas cuyos saldos a 31 de diciembre ascienden a $44.441(cifras en miles de pesos).

En el manejo de las conciliaciones bancarias se detectaron: Partidas conciliatorias que no identifican fechas de realización de la operación, beneficiario del pago, número del cheque, entidad que efectúa la consignación o la transferencia, concepto, sin firma del funcionario responsable de la preparación ni Jefes de las áreas como son Tesorero, Contador o Director Financiero. Lo anterior traducido en cifras que afectan el balance son las siguientes: Cheques girados y no cobrados sin detalle $773.622.347 Notas debito no registradas en libros $ 44.406.676, Notas crédito no registradas en libros $122.638.936 .

-LUZ DARY RODRIGUEZ, Pagadora -MEDARDO FABER MEJÍA, Director Financiero, Admtrativo. y Comercial

10

2 X

La Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P. adquirió el título de capitalización No 17326892 -1, con Capitalizadora Bolívar, el 16 de Junio de 2010, con una cuota mensual de $20.000.000, registrando a Diciembre 31 $360.000.000, sin presentar ningún pago en la vigencia de 2012, a la fecha de la auditoría. Teniendo en cuenta que cuando se realiza este tipo de inversiones, si se pretende hacerlo con el fin de participar en sorteos que impliquen la generación de recursos, debe cumplirse con los términos y condiciones, cual es la oportunidad en el pago, de lo contrario es un recursos que está inactivo y cada día desvalorizándose ya que al redimirlo no le reconocen el 100% si no el 90% del valor del título. En el caso de la referencia la entidad no obtuvo valor agregado a esta operación Por lo anterior se deja la observación para que en el futuro se tomen las medidas necesarias para proteger los recursos de la empresa.

-CESAR TOLOZA NUÑEZ, General de la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P

-BILSON RODRÍGUEZ, Contador -MEDARDO FABER MEJÍA, Director Financiero, Admtrativo. y Comercial

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3 X

Examinadas las cifras de los Estados Financieros la Cuenta de Deudores Servicios Públicos en relación con el informe de Cartera generado por el sistema ARCOSIS presenta una diferencia total de $704.302 (Cifras en Miles de Pesos), cifra que no ha sido conciliada entre el sistema de cartera y el área contable, como consecuencia del manejo de la información aisladamente del sistema contable y la ausencia de procedimientos de control interno contable y administrativo en este importante proceso, lo cual tiene incidencia en la razonabilidad de las cifras de los estados financieros, tema que se ha observado desde la auditoria de la vigencia de 2011 y que además le ha costado a la empresa el desembolso de importantes recursos, sin que la administración haya tomado acciones para resolver el manejo de los sistemas que son tan fundamentales en una empresa como esta.

-CESAR TOLOZA NUÑEZ, Gerente -BILSON RODRÍGUEZ, Contador -MEDARDO FABER MEJÍA, Director Financiero, Admtrativo. y Comerci

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4 X La cifra que mas impacta dentro de la cuenta de deudores es la cuenta de avances y anticipos que asciende a $13.802.613, (cifras en miles de pesos) y

-CESAR TOLOZA NUÑEZ, General de la empresa Piedecuestana de

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representa el 90.20% de las cuentas por cobrar y presenta una disminución frente al año 2011 del 24.76%. El sistema contable, registra de manera global en la cuenta de Avances y Anticipos para proyectos de inversión la cuantía de $13.753.980, (cifras en miles de pesos), que no se encuentra debidamente soportada, depurada, conciliada ni ajustada contablemente ni, conforme al comportamiento de la ejecución de contratos, legalización, actas de avance y actas de liquidación de los mismos.

Servicios Públicos E.S.P -BILSON RODRÍGUEZ, Contador -MEDARDO FABER MEJÍA, Director Financiero, Admtrativo. y Comercial

5 X

Dentro de la cuenta otros deudores se encuentra la cuenta 14709006, denominada deudores traslados bancarios, en cuantía de $67.375.050, de la cual no se encontró nota explicativa ni soporte físico que permita identificar la justificación de esta cifra registrada en aplicación de normas contables vigentes expedidas por la Contaduría General de la Nación.

- CESAR TOLOZA NUÑEZ, General de la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P -BILSON RODRÍGUEZ, Contador -MEDARDO FABER MEJÍA, Director Financiero, Admtrativo. y Comercial

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6 X

La entidad confirma que no ha llevado a cabo la práctica del inventario físico, la valoración de sus bienes propiedad planta y equipo, bienes de beneficio y uso público y otros activos, exigido además por la Comisión reguladora de agua potable y saneamiento básico. Dentro de éste rubro se encuentra el de Construcciones en Curso en cuantía de $18.046.925 (cifras en miles de pesos), del cual tampoco se encontró informe de depuración y conciliación que indique nombre de los proyectos, fecha de iniciación del proyecto, valor asignado, valor del anticipo, valor ejecutado, estado de los proyectos, proyectos terminados, saldo por ejecutar, indicando que las cifras de las cuentas del activo no corriente no son razonables. La entidad tampoco posee un software para el manejo de dichos bienes, junto con las depreciaciones; igualmente de manera individual, tal como lo establecen las normas de la Contaduría General de la Nación. Lo anterior refleja ausencia de procedimientos de control interno que garanticen la salvaguarda de su patrimonio

-CESAR TOLOZA NUÑEZ, General de la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P -BILSON RODRÍGUEZ, Contador -MEDARDO FABER MEJÍA, Director Financiero, Admtrativo. y Comercial

19

7 X

Existe riesgo en el manejo y seguridad de la información del área misional, por lo que se advierte realizar una evaluación técnica con carácter urgente, a fin de proteger fugas de información y manipulación de la misma, conllevando a un posible detrimento de los recursos propios más importantes de la empresa.


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8 X

La cuenta de recaudos a favor de terceros asciende a $167.405 (cifras en miles de pesos), son recursos que deben ser traslados a cada una de las entidades correspondientes cuyos recursos deben estar consignados y disponibles en las cuentas bancarias y que afectan las disponibilidades de tesorería, porque tienen disponibilidad especifica. De la cuenta por pagar adquisición de bienes y servicios en cuantía de $1.431.222 (cifras en miles de pesos), no se encontró anexo que indique la relación que contenga: Nombre, concepto, fecha de adquisición del bien o servicios, cuantía, edad del pasivo como soporte de las notas explicativas de cada una de las cuentas, tal como lo indican las normas de la Contaduría General de la Nación, de tal forma que la información sea clara y precisa. Otro de los Pasivos de significación es la de Ingresos por Anticipos Recibidos por Convenios Interadministrativos para la ejecución de Proyectos con Municipios, $ 254.979, de la cual existe en el balance detallado una cuenta denominada “PARTIDA SIN IDENTIFICAR”, en cuantía de $81.835 y no se encontró nota explicativa con la información amplia y suficiente, lo cual refleja que no ha sido sometida al proceso de sostenibilidad contable y que se carece de un adecuado control administrativo y contable.


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9 X Las sanciones aplicadas por la Dian son generadas por omisión o errónea liquidación de sanciones por los años

CESAR TOLOZA NUÑEZ, General de la empresa Piedecuestana de Servicios

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gravables 2011 y 2010, en las declaraciones de renta y complementarios y del impuesto al patrimonio que

ascienden a $3.40.928 (cifras en miles de pesos). Por lo cual se eleva a observación administrativa y se realizara seguimiento al fallo que profiera la Dian para efectos de lo pertinente al posible daño fiscal en la vigencia en que

la entidad deba efectuar los respectivos pagos.

Públicos E.S.P BILSON RODRÍGUEZ, Contador MEDARDO FABER MEJÍA, Director Financiero, Administrativo. y Comercial

10 X

Las cuentas por pagar – avances y anticipos recibidos en $3.129.374, de las cuales no existe nota explicativa sobre su composición, que refleje: Entidad, Convenio fecha, valor contratado, valor recibido, valor ejecutado, saldo sin ejecutar y que al conciliar con las cifras del balance coincida; pues el reporte que presentaron en Excel no es consistente ni corresponde a las cifras reflejadas en el balance

CESAR TOLOZA NUÑEZ, General de la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P -BILSON RODRÍGUEZ, Contador -MEDARDO FABER MEJÍA, Director Financiero, Admtrativo. y Comercial

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11 X

El Patrimonio está conformado por la cuenta de Capital Fiscal y asciende a $ 48.543.835 (Cifras en Miles de Pesos), el balance no contiene ninguna cuenta auxiliar que desglose la conformación de la cuenta de Capital Fiscal , ni tampoco se encontró dentro del área contable un anexo de conciliación o depuración de la cuenta. Es importante que la empresa posea información clara y precisa sobre la conformación de la cuenta del patrimonio, por cuanto sobre esta cuenta se liquida declara y paga el impuesto al patrimonio, obligación tributaria que la empresa debe cumplir. Esto conlleva a posible liquidación y pago en exceso de impuestos que estarían en detrimento de los recursos de la empresa. Por lo anterior se hace necesario que la entidad presente las conciliación, depuración y ajuste contable si fuere el caso a las cuentas tanto del patrimonio como de activos y pasivos


31

12 X X X

La Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos Domiciliarios, ha incurrido en erogación de recursos por el incumplimiento en presentación dentro de los términos y requisitos de las obligaciones tributarias establecidas en el Estatuto Tributario artículos 591, 598, 600, 601, 603, 604, 605, 612, 592, 593, Acuerdo Municipal No 020 de 2006 del Municipio de Piedecuesta, Acuerdo Municipal No 034 de 2005 del Municipio de Girón; Ley 1430 de 2010, art.292 y 293-1, las cuales han generado sanciones e intereses moratorios, aplicadas por la DIAN y las alcaldías de los Municipios de Girón, conforme legalmente está establecido . Por lo que se convierte en un daño fiscal, sobre el cual esta entidad aplicará el régimen de responsabilidad fiscal contemplo en la Ley 610 de 2000 y sus correspondientes reglamentaciones vigentes en cuantía de $ 553.931.786, al igual que un hallazgo administrativo y disciplinario en virtud de la no observancia de las normas legales vigentes.

-CESAR TOLOZA NUÑEZ, General de la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P -BILSON RODRÍGUEZ, Contador -MEDARDO FABER MEJÍA, Director Financiero, Admtrativo. y Comercial -CARLOS FERNANDO LANDAZABAL C, Ex Gerente -HECTOR SUAREZ SALCEDO, Contador -MIGUEL MENDOZA DUARTE, Tesorero

$553.931.399

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13 X

El análisis de las notas explicativas de los estados financieros de la Piedecuestana de Servicios a 31 de diciembre, carece del cumplimiento de requisitos en materia de revelación de información amplia y suficiente de la conformación de las cifras de las cuentas correspondientes. Por lo que se configura una observación Administrativa para que se incluya en el plan de mejoramiento con metas de corto plazo.


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14 X

A través de la evaluación presupuestal se evidencia falta de unidad de criterio para registrar ingresos ya que estos se realizan en algunos casos a través de nota de contabilidad (NC) y en otros eventos a través de factura de venta (FV); y falta de calidad en los registros presupuestales de ingresos y gastos, ya que existen inconsistencias en las fechas reales de elaboración respecto de los números consecutivos de los comprobantes, hechos que se generan por la falta de implementación de controles y seguridad en el módulo, ya que se constató que si bien el sistema arroja automáticamente el consecutivo con su respectiva fecha, permite realizar modificaciones o manipulaciones a discrecionalidad del funcionario que realice la labor;


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situación que da origen a la configuración de un hallazgo administrativo, para que de manera inmediata se establezcan acciones correctivas pertinentes y eficaces a fin de evitar que se presenten alteraciones al sistema, que afecten el resultado presupuestal

15 X

Deficiencias en las modificaciones presupuestales Modificaciones mediante Crédito y contra crédito De la revisión a los traslados presupuestales realizados durante la vigencia 2012, se denota que no hubo una debida planeación al efectuar los mismos, por cuanto los créditos y contra créditos efectuados en los agregados de funcionamiento, servicio a la deuda e inversión son proporcionales en valor, es decir no se disminuye el monto de las apropiaciones entre agregados para aumentar la de otra apropiación, lo que conlleva a precisar que estos se realizan por necesidad particular y no de manera general y articulada; aunado a que los valores ajustados no fueron ejecutados como se proyectaron. Modificaciones mediante Aplazamiento Al final de la vigencia 2012, se realiza una modificación presupuestal mediante Aplazamiento, según resolución 289 de 2012, en la cual se establece sólo la afectación del gasto, colocando en desequilibrio el presupuesto por cuanto este ajuste afecta el monto total del presupuesto; así mismo, se evidencia que previo al cierre presupuestal no existe acto administrativo donde se reduzca el ingreso y gasto suspendido temporalmente, ante el no giro o aprobación de recursos para cubrir obligaciones; ni donde se libere el recurso, contrariando las disposiciones legales, procedimiento que deberá ser revisado y ajustado. Se evidencia además, que en el aplazamiento realizado al presupuesto de gastos de la Unidad de negocios de Alcantarillado rubro 05410302 Rehabilitación de Infraestructura propia del sector en la suma de $151.762.930, sustentado en que la empresa no contaría con recursos para cubrir obligaciones derivadas de la ejecución de estos gastos, se incumple con lo establecido en el acto administrativo (Resolución 289/12), al asumir compromisos en una cuantía superior en $15.504.848 a la objeto de suspensión, decisión que carece de sustento toda vez que no se evidencia acto administrativo donde se haya liberado el recurso aplazado, para dar viabilidad a la asunción de mayores compromisos.

CESAR TOLOZA NUÑEZ, General de la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P

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16 X

DEFICIENCIAS EN LA EJECUCION DE LOS INGRESOS Ejecución de Convenios Interadministrativos Del seguimiento realizado a los convenios suscritos por la Piedecuestana con entidades territoriales y nacionales, orientados a mejorar la prestación de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo, se evidencia que del total de recursos adicionados en la vigencia fiscal 2012, ($16.664.834.613), se recaudó según ejecución presupuestal de ingresos la suma de $ 5.595.133.129, es decir el 33.6%; sin embargo estos valores difieren respecto de los giros realizados por la Alcaldía de Piedecuesta, la Gobernación de Santander y la Nación, los cuales corresponden a $7.582.385.696. Aunado a lo anterior, existen inexactitudes en relación con la ejecución de estos recursos, ya que al comparar las cifras registradas en la ejecución presupuestal de gastos respecto del informe unificado de convenios suministrado en trabajo de campo estas no son concordantes; hechos éstos que generan incertidumbre respecto de la calidad de la información por la forma imprecisa e incompleta de registrar y presentar la misma, que a su vez limita el análisis, por lo cual es deber de la entidad adoptar acciones correctivas de manera ágil con metas claras y precisas que conlleven a resultados óptimos, toda vez que de ser recurrentes estas situaciones serán causal de una conducta sancionable. Las deficiencias anteriores, conllevan a la configuración de un hallazgo


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administrativo a fin de que la entidad realice las respectivas conciliaciones entre las partes y ajuste las cifras registradas, actividades éstas que deben desarrollarse previas a la liquidación de los convenios.

17 X

Aportes y Transferencias. De acuerdo al seguimiento realizado a este rubro, se evidencia que la empresa programó inicialmente un ingreso de $1.924.887.428 el cual es superior al pactado en el Convenio No. 601 de septiembre 6 de 2012, de transferencia de recursos para subsidiar el consumo básico de los usuarios de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo de los estratos bajos suscrito con la Alcaldía Municipal, cuyo valor asciende a $1.497.649.547 discriminado así: Acueducto $523.639.702; Alcantarillado $666.794.089; Aseo $307.215.756; y no realizó los ajustes presupuestales correspondientes, a fin de no generar expectativas sobre posibilidades irreales de recaudo, situación que denota debilidades en la ejecución de ingresos y conllevan a la configuración de un hallazgo administrativo a fin de que se ejerza mayor control sobre la ejecución presupuestal


57

18 X

Deficiencias en la incorporación de recursos por recuperación de cartera A través del proceso auditor se establece que en la vigencia 2012, la empresa incorporó al presupuesto de ingresos recursos provenientes de recuperación de cartera de servicio de Acueducto, alcantarillado y aseo por facturación a otros operadores, derechos de conexión, elaboración de certificaciones, cobro por acciones fraudulentas, venta de medidores entre otros, por valor de $706.502.917, sin embargo su recaudo asciende a $667.409.081, lo que denota deficiencias en este proceso toda vez que la incorporación de recursos no se hace una vez el recaudo se haya producido efectivamente, con lo cual se sobreestima el presupuesto, determinándose una observación administrativa.

CESAR TOLOZA NUÑEZ, General de la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P

57

19 X

Compromisos y obligaciones con corte a diciembre 31 de 2011 con ejecución en la vigencia 2012. Al finalizar el período fiscal 2011, quedaron compromisos y obligaciones por valor de $35.426.643.924; no obstante en la vigencia se hizo el reconocimiento de éstos en la suma de $35.243.985.100, discriminados así: Reservas presupuestales por $28.316.322.576 y cuentas por pagar por $6.927.662.524. Frente a lo anterior es claro que la entidad está omitiendo el deber de reconocer en su totalidad el rezago presupuestal, y de efectuar un seguimiento efectivo, para establecer correctivos en tiempo real y evitar que estos hechos sean recurrentes, y den origen a responsabilidades por el no reconocimiento y pago oportuno de obligaciones ciertas y exigibles; por lo cual se configura una observación administrativa.


62

20 X

Se evidencia la ausencia de adecuados controles en la etapa de programación y ejecución presupuestal ya que no existe coherencia en la ejecución de reservas presupuestales, lo cual exige que la empresa formule acciones correctivas que le permitan en el menor tiempo posible subsanar esta deficiencia, a fin de evitar la configuración de responsabilidades por inaplicabilidad a los preceptos presupuestales; además, se debe ejercer un mayor control a la ejecución de los objetos contractuales, ya que los bienes y servicios no se están recibiendo en los términos pactados y no existen soportes donde se evidencie que se debe a eventos imprevisibles que conllevan al uso excepcional de las reservas presupuestales. Con fundamento en lo anterior se constituye un hallazgo administrativo a fin de que la empresa subsane las deficiencias a través de la implementación de acciones correctivas efectivas.


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21 X

La empresa no está dando cumplimiento a los preceptos legales que rigen en la materia al no haber efectuado la totalidad de pagos en dicha vigencia fiscal; por lo anterior, se genera un hallazgo administrativo a fin de que se implemente las acciones correctivas de manera inmediata y se evite que esta situación se vuelva


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reiterativa y de origen a otro tipo de responsabilidades

22 X

Se evidencia que no hay una adecuada planeación y control de los ingresos y los gastos programados y ejecutados, ya que la gestión de recaudo es deficiente y no se han tomado medidas drásticas de austeridad en el gasto que impidan que se siga presentando déficit fiscal, como en efecto ha ocurrido en los últimos seis años. En consecuencia, la E.S.P. debe centrar sus esfuerzos en el aumento de sus ingresos y en el manejo razonable de los gastos y además de incluir en el presupuesto el rubro déficit fiscal apropiar y ejecutar recursos importantes para saldarlo, a fin de lograr un equilibrio financiero. Por lo anterior se configura un hallazgo administrativo, para que la empresa mitigue las deficiencias presentadas a través de la adopción de acciones correctivas y preventivas eficientes y eficaces.


67

23 X X

La entidad contratante no verificó que los contratistas cumplieran con su obligación de realizar aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales antes de efectuar pagos a favor de los mismos y de realizar la liquidación de la orden No 465-2012 y del contrato No 284 – 2012.D DESVIRTUADO DISCIPLINARIO PARA RAUL DURÁN SÁNCHEZ

-JESUS ALBERTO RODRIGUEZ, Director de Operaciones y Supervisor (Contrato No 465-2012) Observación Disciplinaria - CESAR TOLOZA NUÑEZ, Gerente General de la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P Observación Administrativa.

76

24 DESVIRTUADO 80

25 X Existencia de órdenes de servicio y/o de compra o suministro con estudios de conveniencia y oportunidad hechos de forma improvisada.

- CESAR TOLOZA NUÑEZ, Gerente General de la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P

82

26 X

Se autorizó el pago del 30% del costo del contrato (No 222 – 2012) como primer pago sin la existencia del acta de inicio y la aprobación del plan de inversión del anticipo.

- CESAR TOLOZA NUÑEZ, Gerente General de la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P Observación Administrativa

93

27 X

Se inicia la ejecución del contrato de obra No 222 – 2012 sin que INVIAS otorgue los permisos o licencias de intervención del espacio público o las licencias de intervención de vía nacionales.


95

28 DESVIRTUADO

103

29 X Inexistencia del plan de uso de vías y de movilidad y de los permisos de uso, privadas públicas, veredales en el contrato de obra No 222-2012 y No 197 – 2012.


110

30 X

Inexistencia de licencia de intervención y ocupación del espacio público en lo relacionado con las redes de servicios públicos como requisito para iniciar la ejecución de los objetos contractuales de los contratos No 846-2012, 535-2012, No 565-2012, No 512 - 2012 y No 507 – 2012


112

31 X X

El supervisor de los contratos de obra No 565 – 2012, No 512 – 2012, No 514 – 2012, 535 – 2012, No 483 – 2012, No 485 – 2012 y No 507 – 2012, suscribe actas de recibo final sin que los contratistas cumplan con la obligación de entregar a la entidad contratante los planos As built, los paz y salvos del personal que trabajo en la ejecución del contrato, paz y salvo de proveedores, paz y salvo de los propietarios de los predios en que se realizaron los trabajos, como quedo establecido en cada una de las minutas de los mencionados contratos.

-RAUL DURAN SANCHEZ, Director de planeación y Supervisor (No 565 – 2012, No 512 – 2012, No 514 – 2012, 535 – 2012, No 483 – 2012, No 485 – 2012 y No 507 – 2012) Observación Disciplinaria - CESAR TOLOZA NUÑEZ, Gerente General de la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P Observación Administrativa

116

32 X

Deficiencias en los Informes de actividades presentados por el contratista como soportes de la ejecución de los contratos que tiene por objeto la vigilancia y la seguridad privada de los inmuebles de propiedad de la empresa Piedecuestana de servicios públicos domiciliarios E.S.P.


122

33 X

En el contrato No 071-2012 se observa una falta de planeación que origina la violación al principio de economía, como un principio que rige la función administrativa.


124




INFORME DEFINITIVO


Página 174 de 175

34 X

La entidad contratante realizó a favor de INCICOL LTDA, pagos por concepto de los contratos No 071 – 2012, No 073 – 2012 y No 074 – 2012; sin que se hubieran suscrito actas parciales como evidencia del cumplimiento de las obligaciones contractuales.

-CESAR TOLOZA NUÑEZ, Gerente General de la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P. y Administrativa

133

35 X

Inexistencia de acto administrativo de designación de supervisor y/o interventor en los contratos No 222-2012 y No 197 – 2012 e inexistencia de notificación formal a los funcionarios designados como supervisores y/o interventor en los contratos No 486-2012, No 284 – 2012, No 565-2012, No 485-2012, No 071-2012 y No 196-2012.


137

36 X

Se inicia la ejecución de los objetos contractuales y se autoriza la entrega de anticipos, sin la existencia de las garantías únicas o pólizas exigidas en cada una de las minutas (ordenes o contratos) y sin que la entidad contratante realice la aprobación de las mismas

-CESAR TOLOZA NUÑEZ, Gerente General de la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P. Observación Administrativa

138

37 X

La PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS E.S.P. no allegó, ni presento en desarrollo del proceso de auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad regular correspondiente a la vigencia 2012, la información requerida por el grupo auditor.


143

38 X

La Empresa Municipal de Servicios Públicos Domiciliario de Piedecuesta E.S.P. “PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PÚBLICOS E.S.P” constituida como empresa industrial y comercial del estado durante la vigencia 2012, no realizó la publicación de los contratos en el SECOP vulnerando el principio de trasparencia y publicidad como principios de la función administrativa.


147

39 X Deficiencias en la rendición del formato F _201213_ f20_1ª_agr del Sistema Integrado de Auditorias S.I.A correspondiente a la vigencia 2012.

-CESAR TOLOZA NUÑEZ, Gerente General de la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P.

148

40 X Deficiencias en el archivo de los contratos celebrados por la Piedecuestana de Servicios Públicos Domiciliarios E.S.P

-CESAR TOLOZA NUÑEZ, Gerente General de la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P.

150

41 X

La entidad no ha dado aplicación al MECI, según la calificación deficiente dada por el DAFP en la Autoevaluación Independiente , la cual calificó con apenas 20.84 % de un 100% en una clara violación a a las disposiciones que al respecto ha expedido el gobierno nacional, en especial el Decreto 1599 de 2005 , por el cual se establece el MECI como una herramientas de control interno que busca proteger los recursos de la organización.

CESAR TOLOZA NUÑEZ, Gerente General de la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P. SILVIA JULIANA SIERRA CASTIBLANCO, Jefe de Control Interno

153

42 X

La entidad contrata por Orden de Prestación de Servicios las actividades desempeñadas por la Jefe de Control Interno, en una clara violación a lo estipulado en la Constitución artículo 269, la Ley 87 de 1993, la Ley 617 de 2000 y la Ley 1474 de 2011. por consiguiente, la entidad está incursa en un desconocimiento de la norma .

CESAR TOLOZA NUÑEZ, Gerente General de la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P.

157

43 X

La entidad no cumple las acciones correctivas propuestas en los Planes de Mejoramiento por Procesos suscritos en desarrollo de las Auditorías Internas realizadas por la Oficina Asesora de Control Interno.

-CESAR TOLOZA NUÑEZ, Gerente General de la empresa Piedecuestana de Servicios Públicos E.S.P. Observación: Administrativa -MEDARDO FABER MEJÍA, Director Comercial Administrativo y Financiero -JAIME PATIÑO, Coordinador de PQR

160




INFORME DEFINITIVO


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11. CUADRO NUMERICO DE OBSERVACIÓNES

TIPO DE OBSERVACIÓN CANTIDAD VALOR

ADMINISTRATIVAS 41

DISCIPLINARIOS 3

FISCAL 1 $553.931.399

PENAL 0

SANCIONATORIO 0

12. PRONUNCIAMIENTO

Por lo anterior y teniendo en cuenta el dictamen ADBERSO sobre los Estados Financieros para la vigencia 2012, se emite concepto desfavorable sobre la aplicación de los Principios del Control Fiscal y de la Función Administrativa, y por lo tanto, NO SE FENECE la cuenta correspondiente al PERÍODO FISCAL 2012 de la PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PÚBLICOS E.S.P, cuyo responsable del manejo y representación legal para el período auditado es CÉSAR TOLOZA NUÑEZ, en calidad de Gerente.

POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) KELLY PAOLA RESTREPO AMAYA LUZ MARINA RUEDA DELGADO Asesora Profesional Especializado Coordinadora Auditoría (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO)

MARIA MARGARITA CARDENAS P. YANETH JAIMES HERNANDEZ Profesional Universitario Profesional Especializado (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) ZAIDA YANETH ZARATE PORRAS LUZ MIREYA MACHUCA RANGEL Profesional Especializado Auditor Fiscal Nodo Central

(ORIGINAL FIRMADO)

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub Contralora Delegada para El Control Fiscal

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