SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA EL CONTROL...

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Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo

Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia.

www.contraloriasantander.gov.co

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-15-01

INFORME DEFINITIVO

SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA EL CONTROL FISCAL

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CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER NODO CENTRAL Y METROPOLITANO

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

( No. 000018 13 Febrero 2013 )

UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER

REPRESENTANTE LEGAL OSCAR OMAR OROZCO

VIGENCIA 2011

TIEMPO DE EJECUCION DEL 06 AL 23 DE NOVIEMBRE DE 2012

BUCARAMANGA, FEBRERO DE 2013

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ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

LUIS CARLOS CHAPARRO GOMEZ Contralor Auxiliar

LEIDI VIVIANA MOJICA PEÑA

Sub Contralora Delegada Para el Control Fiscal

CLAUDIA PATRICIA HERNANDEZ OSORIO Coordinador de Auditoría

EQUIPO AUDITOR

SANDRA MILENA REY DELGADO ABOGADA

RODRIGO OSORIO TRUJILLO ECONOMISTA

EDILBERTO FRANCO LIZARAZO- ECONOMISTA

NUBIA ISABEL PEÑA HERNANDEZ ADMINISTRADORA PUBLICA

CLAUDIA PATRICIA HERNANDEZ OSORIO ECONOMISTA

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION

1. ANTECEDENTES 5

2. ALCANCE 5

3. EVALUACION Y RESULTADOS POR LINEAS AUDITADAS 5

3.1 CONTROL INTERNO 5

3.2 SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO 9

3.3 GESTION ADMINISTRATIVA,PLAN DE ACCION Y PLAN DE DESARROLLO

10

3.3.1 EJE PROGRAMATICO DESARROLLO DE LA MISION INSTITUCIONAL

10

3.3.2 EJE PROGRAMATICO DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO

20

3.3.3 EJE PROGRAMATICO DESARROLLO HUMANO Y DEL BIENESTAR INSTITUCIONAL

21

3.3.4 EJE PROGRAMATICO DESARROLLO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

22

3.3.5 PORCENTAJE DECUMPLIMIENTO DEL PLAN DE ACCION POR COMPONENTES

28

3.4 QUEJAS Y DENUNCIAS 28

3.4.1.A). DENUNCIA D-12-0081 28

3.4.1.B). DENUNCIA D-12-0081 33

3.4.2 DENUNCIA D-12-0088 37

3.4.3 QUEJA No. Q-12-0127 41

3.5 EVALUACION Y ANALISIS LINEA DE CONTRATACION 45

3.5.1 NATURALEZA JURIDICA 45

3.5.2 REGIMEN DE CONTRATACION APLICABLE 45

3.5.3 GESTION CONTRACTUAL 48

4 CONCEPTO SOBRE LAS LINEAS AUDITADAS 67

5 PRONUNCIAMIENTO 68

6 CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS 68

7 CUADRO RESUMEN DE HALLAZGOS 69

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INTRODUCCION

La Contraloría General de Santander, en desarrollo de las facultades otorgadas por los Artículos 267 y, 272 de la Constitución Nacional y la Ley 42 de 1.993, procedió a realizar Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral modalidad Regular a las líneas de gestión administrativa plan de acción y plan de desarrollo Institucional, evaluación de Control Interno y seguimiento al Plan de mejoramiento, Contratación, Quejas y denuncias de las Unidades Tecnológicas de Santander en la vigencia 2011.

La Auditoría se realizó de conformidad con las Normas de Auditoría Generalmente aceptadas y para el desarrollo de la misma se aplicaron los procedimientos y las técnicas a través de pruebas selectivas, revisión de soportes, confirmación de hechos y verificación de la legalidad de los actos administrativos expedidos por la administración.

La valoración, los estudios y análisis de las áreas evaluadas en la presente Auditoría se encuentran debidamente soportados mediante papeles de trabajo los cuales reposan en los archivos del Nodo Central de la Contraloría General de Santander.

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1. ANTECEDENTES

Para el ejercicio del Control Fiscal sobre la vigencia 2010 y en cumplimiento del Plan General de Auditorías, se practicó Auditoría a las Unidades Tecnológicas de Santander; como resultado del mismo, la Contraloría General de Santander emitió un resultado de FENECIMIENTO. En el año 2012 la Contraloría practicó Auditoría Especial a los Estados Contables y financieros; registrando en el informe emitido que los Estados Financieros de las UTS a 31 de diciembre de 2011, expresan RAZONABLEMENTE la situación financiera de la Entidad. 2. ALCANCE El Proceso Auditor se orientó al análisis y evaluación de la gestión administrativa, cumplimiento del plan de acción y plan de desarrollo Institucional, seguimiento a la contratación administrativa así como la verificación de las actividades llevadas a cabo por la Oficina de Control Interno, y el seguimiento al plan de mejoramiento; también se analizaron las quejas y denuncias entregadas por la Oficina de Políticas Institucionales y Control Social; tomando como insumo fundamental el informe rendido a la Contraloría General de Santander mediante el aplicativo SIA y la documentación complementaria requerida que allegó a las UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER en el transcurso del proceso auditor. Para el pronunciamiento de la vigencia analizada se examinaron las siguientes líneas: 1. Control Interno y seguimiento plan de mejoramiento.

2. Gestión administrativa, Plan de acción y plan de desarrollo institucional.

3. Quejas y Denuncias

4. Línea de Contratación, se analizó la legalidad de los documentos y

soportes.

3. EVALUACION Y RESULTADOS POR LINEAS AUDITADAS 3.1. CONTROL INTERNO El Congreso de la República en desarrollo del mandato Constitucional, aprobó la Ley 87 de 1993 que define el CONTROL INTERNO como el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de

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las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. Por tanto el Control Interno es una herramienta de gestión al servicio de la institución propendiendo por un beneficio integral. Es importante resaltar que las oficinas de Control Interno no son refrendadoras, tampoco coadministran y mucho menos entorpecen los procesos; su función se enfoca a orientar y ser agentes de cambio, a gestar iniciativas y a asesorar al nivel directivo mediante la colaboración y la promoción del mejoramiento continuo. Por ende las Oficinas de Control Interno no son el Control Interno, sino un elemento del Sistema de Control Interno de la entidad, cuya responsabilidad es entre otras, la evaluación independiente del sistema en su conjunto, facilitando la toma de decisiones y la gestión mediante las recomendaciones oportunas correspondientes. El objetivo es conceptuar con la mayor objetividad sobre el estado de implementación, desarrollo, confiabilidad y calidad del control interno en lo relacionado con la aplicación y cumplimiento de la Ley 1474 del 12 de julio de 2011, y seguimiento a los planes de mejoramiento, como labor de apoyo, mediante el análisis y evaluación de cada una de las fases, componentes y elementos del Sistema de Control Interno. Como parte del proceso auditor se solicitó la información que se consideró pertinente, se observaron diversas evidencias en el ámbito de las áreas misionales y de apoyo, se trabajó con funcionarios de diferentes rangos en la ampliación y corroboración de información inicialmente obtenida, aplicando en todo el proceso diversos mecanismos y herramientas de auditoría como verificaciones documentales, oculares, entrevistas y hojas de trabajo. Los resultados como parte del proceso de Auditoría deben constituirse en punto referencial. Así mismo, ser tenidos en cuenta por la Administración, de esta manera permitirá la generación de mecanismos y procesos que lleven a mejorar la calidad del Sistema de Control Interno y por ende hacer más efectiva la Gestión de la Institución educativa.

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO: El MECI establece dentro de su estructura el primer subsistema de Control Estratégico el componente Administración del Riesgo que consta de un conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, permite a la institución educativa evaluar aquellos eventos negativos tanto internos como externos, que puedan efectuar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos que permiten identificar oportunidades para un mejor cumplimiento de su función. Se constituye en el componente de control que al interactuar con sus diferentes elementos, permite auto controlar aquellos eventos que puedan afectar el cumplimiento de sus objetivos. Así mismo faculta a la institución para emprender las acciones necesarias que le permite el manejo de los eventos que puedan afectar negativamente el logro de los objetivos institucionales. Dentro de las principales actividades llevadas a cabo se destacan los siguientes AVANCES:

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- Con el cambio de administración se viene trabajando en la formulación del Plan de Desarrollo Institucional 2012- 2020, involucrando a todos los estamentos de la institución en el nivel administrativo y académico tales como docentes, directivos, decanos, personal administrativo y estudiantes permitiendo de esta manera elaborar un plan de Desarrollo participativo. - Se evidencia el compromiso desde la alta dirección para fortalecer el MECI y el sistema de gestión de calidad. - La oficina de talento humano ha organizado y desarrollado diferentes actividades orientadas al mejoramiento del clima organizacional. - La entidad actualizó su misión, visión, objetivos institucionales, metas responsables y cronogramas establecidos y documentados. - Se actualizó el normograma de acuerdo a las responsabilidades dadas por mandato legal, como también se actualizó la documentación del MECI y los manuales del buen gobierno. - Se realizaron capacitaciones en el manejo del sistema integrado de la calidad. DIFICULTADES:

- Existe la dificultad para la identificación de riesgos y aplicación de controles y acciones correctivas.

- Se debe fortalecer el seguimiento a los acuerdos de gestión. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION: Este subsistema promueve el autocontrol, al especificar a cada uno de los servidores públicos no solo lo que se espera de ellos, en relación con la ejecución de las funciones, actividades o tareas a su cargo, sino también los parámetros de la evaluación de su comportamiento y desempeño. Define y correlaciona las acciones tendientes a garantizar la alineación de la operación con los objetivos institucionales de conformidad con las normas internas y externas aplicables. AVANCES:

- Los mapas de procesos de docencia, comunicación y talento humano fueron elaborados y se encuentran disponibles.

- Se realizó seguimiento a las quejas presentadas por parte de los estudiantes por inconformidades en el servicio de Biblioteca.

- Se logró la reorganización del archivo dando mayor aplicación y cumplimiento a las tablas de retención documental con los parámetros de la Ley General de Archivo, facilitando la búsqueda de documentos, actualmente se esta digitalizando.

- Se cuenta con indicadores por procesos los cuales fueron medidos con la periodicidad establecida.

- Se mejora la imagen institucional mediante ajustes de la página WEB. DIFICULTADES:

- Falta de socialización y retroalimentación de los procesos a los funcionarios.

- Se debe mejorar la calidad de la información académica generada mediante el software.

- Se debe fortalecer los mecanismos de comunicación interna.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN:

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Es un soporte a la toma de decisiones, pues permite la construcción de herramientas y metodologías para autoevaluación independiente de control Interno y del seguimiento de la gestión conllevando al mejoramiento de las Unidades Tecnológicas, mediante acciones oportunas en las áreas académicas y administrativa. Está constituido por los mecanismos de verificación y evaluación del sistema de control interno y las acciones emprendidas para el mejoramiento continúo de la Institución. Este componente permite que cada unidad académica y cada proceso administrativo evalúen los controles e identifique las desviaciones en su gestión, con el fin de implementar las acciones correctivas necesarias para el mejoramiento continuo de la Entidad universitaria.

AVANCES:

- De acuerdo con el plan de auditorías se desarrollaron auditorías a los procesos de compras y suministros, infraestructura y logística, planeación institucional, gestión del talento humano, y Gestión Financiera, dando como resultado la formulación de planes de mejoramiento los cuales se verificaron las acciones correctivas teniendo en cuenta los plazos para ejecutarlas y de aquellas acciones de mejora que no se podían cumplir en el proceso se llevaron al plan de mejoramiento institucional, para lo cual se están verificando los avances y se realizan las evaluaciones periódicas por parte de la oficina de control interno.

- La entidad capacitó auditores internos que fueron las personas encargadas de realizar las auditorías internas a los procesos de docencia, bienestar institucional, investigaciones y proyección social.

- Se realizó mayor seguimiento a las acciones correctivas y preventivas de los planes de mejoramiento.

DIFICULTADES: - Falta de prontitud y rapidez con que se deben elaborar los planes de

mejoramiento individuales. - Se deben capacitar más auditores internos para evaluar los procesos de

calidad de la institución. - Conformar un grupo interdisciplinario para ejecutar las labores de control

interno de la entidad. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD: El sistema de gestión de calidad de las Unidades Tecnológicas de Santander se gestiona de acuerdo con la norma técnica de calidad NTCGP 1000:2009; y de acuerdo a la evaluación realizada con el instructivo del Departamento Administrativo de la Función Pública, se obtuvo un puntaje de 97.06% con lo cual es de gran importancia para la Institución. La Entidad se encuentra certificada desde el año 2009 en todos sus procesos por el Sistema Integrado de Gestión de Calidad NTCGP:1000-2009 ICONTEC. ESTADO GENERAL ACTUAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO: En las Unidades Tecnológicas de Santander se ha implementado el desarrollo del sistema a través de la expedición de varias resoluciones internas en las cuales se designan los miembros del comité y representantes de la alta dirección,

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se actualiza el código de ética, se modifica y actualiza el manual del buen gobierno el manual específico de funciones el programa de Bienestar social e incentivos. Se mantiene en constante actualización los documentos soportes del MECI y de Calidad. La institución de acuerdo a la evaluación realizada mediante el instructivo del Departamento Administrativo de la Función Pública, para la evaluación del MECI obtuvo un puntaje del 98.43% lo cual significa un desarrollo optimo debiéndose continuar con la actividad de mantenimiento para su sostenimiento a largo plazo. Se logró evidenciar la existencia del documento del plan prospectivo de desarrollo institucional “CULTURA DE LA INNOVACION Y EL CONOCIMIENTO PARA LA TRANSFORMACION Y EL DESARROLLO HUMANO SOSTENIBLE”; el cual se encuentra debidamente aprobado por el Consejo Directivo. De igual forma se adopto mediante Resolución No 02-270 de marzo 26 de 2012 el plan de acción institucional 2012-2020 en el cual se desarrollan los programas del plan prospectivo de desarrollo. Las Unidades Tecnológicas de Santander tienen establecido su plan de trabajo de acuerdo a la normatividad y ha orientado a todo su equipo para que comprenda el direccionamiento estratégico del presente año y con proyección al año 2020.Se pudo detectar que durante la vigencia auditada se han superado en un alto porcentaje las falencias detectadas como riesgos, encontrándose un mejor clima organizacional en cada una de las dependencias Como principal debilidad se detectó la falta de sensibilización por parte de algunos funcionarios en el ejercicio del Autocontrol y Auto-evaluación. 3.2. SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO: Con el fin de verificar si lo señalado en el plan de mejoramiento se cumplió en el 100%, se revisaron las acciones plasmadas en el avance presentado a la Contraloría General de Santander y se comprobó lo siguiente: Se cambió al personal de la biblioteca; el técnico administrativo de biblioteca es el responsable del cargue y descargue de multas y ejerce el control en la creación de claves; así mismo se cambió al supervisor de la asignación de claves y ahora le corresponde al jefe de sistemas; también se modificó a los responsables; se realizaron nuevas vinculaciones consiguiendo que exista mayor sentido de pertenencia y responsabilidad. Se realizó una revisión y actualización de los inventarios de biblioteca, el cual se encuentra depurado y debidamente firmado. Se realizó seguimiento al plan de mejoramiento y se pudo constatar que la Administración de la Unidades Tecnológicas de Santander, cumplió la meta establecida para junio de 2012 en el hallazgo numero 8 ; el cual se revisaron las acciones ejecutadas con el fin de verificar el avance y cumplimento del 100%. Se recomienda: aunque ya se haya cumplido el 100% de las acciones correctivas las Unidades Tecnológicas de Santander deben continuar con visitas sorpresas y auditorías inesperadas con el fin de realizar seguimiento y verificar los avances

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obtenidos en este proceso, no retroceder en la metas alcanzadas sino avanzar para que las acciones de mejoramiento se cumplan y se conviertan en actividades permanentes que conlleven a la eliminación de las causas que dieron origen al hallazgo, evitando incurrir nuevamente en la misma no conformidad. Se continúa con el ciclo de Auditorías Internas, las cuales sirven de insumo para mejorar la cultura de implementar acciones de mejora por parte de los servidores en las actividades que desarrollan y detectar debilidades de control así como el desvío en las metas y objetivos trazados por la institución. Con los responsables de proceso se elaboran y se realizan seguimientos a los planes de mejoramiento por proceso e institucional, producto de las evaluaciones a los planes de acción institucional, tácticos, auditoría de control interno, del sistema de gestión a la calidad y observaciones de los entes de control. 3.3 GESTION ADMINISTRATIVA, PLAN DE ACCION Y DE DESARROLLO El plan de acción institucional asume la coherencia y la unidad programática contenidas en la misión, la visión, los principios, las políticas y los propósitos institucionales. En la actualidad se encuentra en proceso de aprobación el Plan Prospectivo de Desarrollo Institucional 2020 denominado “CULTURA DE LA INNOVACION Y EL CONOCIMIENTO PARA LA TRANSFORMACION Y EL DESARROLLO HUMANO SOSTENIBLE” el cual representa una nueva carta de navegación para las UTS como resultado del colectivo de actores institucionales que participaron en su elaboración bajo la orientación de expertos en Prospectiva El Plan de acción Institucional para la vigencia 2011, de la Unidades Tecnológicas de Santander fue aprobado mediante Resolución No. 02-631 de mayo 11 de 2011 en el cuan se define como las acciones o proyectos a emprender en la vigencia para alcanzar los objetivos y metas de los programas establecidos en la Institución. Para el planteamiento del Plan de Acción para la vigencia 2011, tuvo en cuenta 4 programas de acuerdo al Plan de Desarrollo:

1. DESARROLLO DE LA MISION INSTITUCIONAL. 2. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO 3. DESARROLLO HUMANO Y BIENESTAR INSTITUCIONAL 4. DESARROLLO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

3.3.1. EJE PROGRAMATICO DESARROLLO DE LA MISION INSTITUCIONAL

En este programa se agrupan las acciones tendientes a desarrollar los procesos de docencia, investigación y de proyección social.

- El aseguramiento de la Calidad. - La ampliación de cobertura con equidad. - La gestión académica y curricular. - La investigación. - La Proyección Social.

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- Los Egresados. - La internacionalización.

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD.

Objetivo Institucional: Iniciar el proceso formal de acreditación de los programas académicos, para avanzar hacia el logro de la acreditación institucional y el fortalecimiento de la calidad y pertinencia de nuestra oferta educativa

PROCESO RESPONSABLE: DOCENCIA

PROYECTOS:

-. PROGRAMA: Acreditación de Programas Académicos. Meta:

Condiciones iniciales para acreditación de los programas de Electrónica y Gestión Empresarial. Resultado:

Se ha elaborado el informe de condiciones iniciales de los programas de Administración de Empresas e Ingeniería Electrónica, con el fin de enviarlo al Consejo Nacional de Acreditación para solicitar la visita de verificación en el 2012.

PROGRAMA: AMPLIACIÓN DE COBERTURA CON EQUIDAD COBERTURA EDUCATIVA. En el primer semestre de 2011, se matricularon 16.553 alumnos, comparativamente con el mismo periodo del año anterior esta población aumentó en el 15.18%.

Gráfica 1. COBERTURA EDUCATIVA. Comparativo Población total matriculada – I semestre 2010 y I semestre 2011

2010 - I SEM 2011 - I SEM

14,372

16,553

Fuente: UTS. Indicadores Institucionales. Oficina de Planeación UTS. Diciembre 2011

En la actualidad funcionan en extensión programas académicos en Barrancabermeja, Vélez y San Gil. La regional Barrancabermeja cuenta con la mayor población matriculada en programas académicos en extensión

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El número de Primíparos matriculados en el primer semestre de 2011 aumentó en el 56% con respecto al mismo periodo del año anterior.

Gráfica 2. COBERTURA EDUCATIVA. Comparativo Matriculados en primer curso. I semestre 2010 y I semestre 2011.

2010 - I SEM 2011 - I SEM

3,029

4,722

Fuente: UTS. Indicadores Institucionales. Oficina de Planeación UTS. Diciembre 2011.

Para continuar fortaleciendo la oferta educativa, se estructuró el programa en Petróleo y Gas y se han realizado gestiones para extender la oferta de programas a la Ciudad de Cúcuta.

En el segundo semestre de 2011, se matricularon 15.264 alumnos, comparativamente con el mismo periodo del año anterior esta población aumentó en el 1.53%.

Política Institucional: La formación y desarrollo de proyectos educativos deben responder a las necesidades del entorno. PROCESO RESPONSABLE: DOCENCIA -. Nueva Oferta Educativa. Meta: Oferta del programa de Tecnología en Desarrollo de Sistemas Informáticos para Bucaramanga, San Gil y Vélez, e Ingeniería de Sistemas para Bucaramanga. Resultado

Se realizó la sustentación ante los pares académicos del SACES del programa de Ingeniería en Sistemas, Tecnología de Sistemas Informáticos e Ingeniería Ambiental para ofrecer en Bucaramanga y se encuentra en proceso de evaluación el programa Profesional en Deportes.

-. Articulación con la Educación Media. Estrategia:

Ampliar cobertura mediante la articulación con instituciones de Educación Media. Resultado. Se elaboró una propuesta de modelo de articulación con Instituciones de Educación Media que ha servido de orientación en el trabajo que se viene

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haciendo con las IEM aledañas. Se elaboraron los documentos borradores para la articulación de los programas de Contabilidad Financiera, Gestión Empresarial, Diseño y Administración de Sistemas y Tecnología Deportiva con el Instituto Técnico Nacional de Comercio, el Colegio Nuestra Señora del Pilar y el Colegio Aurelio Martínez Mutis, mediante programas Técnico Laborales.

.- Educación Virtual y a Distancia Meta: Proyecto para el funcionamiento de la Unidad académica de educación a distancia y virtual. Resultado. No se realizaron actividades

PROGRAMA: GESTIÓN ACADÉMICA Y CURRICULAR Política Institucional:

El proceso de enseñanza y aprendizaje está centrado en el estudiante como eje regulador de su formación bajo la guía y orientación del docente.

En el desarrollo de los procesos de enseñanza y aprendizaje se deben incorporar las tecnologías de la información y la comunicación para estimular la creatividad de los estudiantes y docentes. PROCESO RESPONSABLE: DOCENCIA

.- Acompañamiento a estudiantes. Estrategia:

Reorientar las tutorías académicas, ampliar la cobertura de los cursos de nivelación para los estudiantes nuevos e implementar el uso de las TIC’s en la enseñanza y el aprendizaje para apoyar el trabajo académico de los estudiantes fuera del aula.

Resultado. El proceso de Docencia se propuso realizar un estudio de Sistematización de la Experiencia de Tutorías Abiertas, lo cual se logró mediante un ejercicio de diagnóstico sobre el desarrollo del apoyo académico y asistencia al estudiante. Este estudio permitió establecer la organización apropiada para el funcionamiento de la Unidad de Apoyo Académico y Asistencia al Estudiante, mediante franjas y horarios que permiten ofrecer las tutorías en cubículo. En el 2011 se acompañaron un total de 2.967 estudiantes mediante tutoría abierta de cubículo; 160 estudiantes nuevos participaron en los Cursos de nivelación en competencias lecto-escritoras; 237 estudiantes participaron en los Cursos de

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nivelación en competencias matemáticas; y se hizo una prueba piloto con 17 estudiantes en nivelación de habilidades académicas y de pensamiento. .- Acompañamiento a docentes. Estrategia:

Implementar acciones de apoyo a los docentes para fortalecer la enseñanza y el aprendizaje en el aula. Resultado. En el año 2011 se acompañaron un total de 149 docentes a través de cursos y seminarios, así: 77 en el primer período académico y 72 en el segundo, de tal manera que se logró incrementar la cobertura en un 26% con relación al año 2010. Este proceso abarcó las dos Facultades y los dos Departamentos académicos.

-. USEMOSTICS

Estrategia:

Implementar las TIC en los procesos de enseñanza y aprendizaje con el fin de mejorar la calidad de los programas académicos. Resultado -. Se efectuó seminario-taller sobre el uso del TIC en la enseñanza y el aprendizaje ( 77 docentes) -. Diplomado sobre el uso del TIC de los niveles 1,2 y 3 ( 28 docentes)

PROGRAMA: FORMACIÓN EN INVESTIGACIÓN

Política Institucional:

Los programas académicos deben incluir en sus currículos actividades de formación en investigación que propicien el desarrollo de la actitud crítica y creativa en estudiantes, mediante estrategias de enseñanza-aprendizaje y que de igual forma motiven la participación en semilleros de investigación, con la orientación y apoyo de la Dirección de Investigaciones y la red de semilleros institucional.

PROCESO RESPONSABLE: INVESTIGACION .- Jóvenes Investigadores.

Estrategias:

Generar un documento borrador de las políticas y procedimientos a seguir por la institución para aplicar esta estrategia, que incluya la disponibilidad presupuestal para la misma. Meta:

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Contar con un candidato a egresado de ciclo profesional por cada Facultad, que puedan incursionar con éxito como Joven Investigador Resultado. La Institución se ha propuesto apoyar la formación en investigación para sus estudiantes, por lo cual, se revisaron todos los planteamientos que hace COLCIENCIAS alrededor de esta estrategia como base de un documento que se está elaborando de las políticas y procedimientos a seguir para aplicar la estrategia de Jóvenes Investigadores.

Número de candidatos a egresado de ciclo profesional que puedan incursionar con éxito como Joven Investigador: (1) uno .- Reingeniería a los semilleros de investigación.

Estrategias

Evaluar el desempeño de los semilleros y establecer la efectividad de esta estrategia

Seleccionar el equipo de docentes cuyo perfil se adapta para participar en el proceso de semilleros Cuatro (4) semilleros de docentes en funcionamiento en cada una de las facultades de la UTS Resultado Se trabaja en la conformación de grupos de docentes para participar en los semilleros de investigación, que generen una masa crítica dentro del programa alrededor del concepto de investigación y redunde en mejores docentes para orientar con mayor propiedad los trabajos de grado, semilleros de estudiantes y diseñar y ejecutar estrategias en el aula que fortalezcan la formación en investigación en los estudiantes Número de semilleros de docentes en funcionamiento en cada una de las facultades de la UTS: (6) seis

Nombre del semillero Programa académico

Semillero de docentes de Administración de Empresas

Gestión Empresarial y Administración de Empresas

Semillero de docentes en Contaduría Contaduría

Semillero de docentes en Deportiva Tecnología Deportiva

Semillero de docentes en Electrónica Electrónica

Semillero de docentes en Electromecánica Electromecánica

Semillero de docentes en Ciencias Básicas Departamento de Ciencias Básicas

PROGRAMA: GESTIÓN EN INVESTIGACIÓN.


Los planes, programas y proyectos de investigación deben responder a las prioridades académicas y de desarrollo institucional con especial énfasis en la

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atención a necesidades y exigencias del desarrollo regional, y a la búsqueda de soluciones a problemas relevantes de la industria y el sector productivo y de servicios. .- Consolidación de los Grupos de Investigación. Meta:

Lograr un 80% de cumplimiento de las metas planeadas en cada uno de los proyectos pertenecientes a los grupos de investigación, de las UTS Resultado Las actividades planteadas se han cumplido en un 60%, pues se ha destinado para apoyar otros procesos, como la participación en convocatorias al MEN, COLCIENCIAS Y ECOPETROL .- Apertura de la investigación a la comunidad docente en general.

Meta:

Al menos diez (10) nuevas propuestas de investigación en la 3a Convocatoria Interna de Investigaciones, que fortalezcan el banco de proyectos de investigación Resultado Se presentaron 25 nuevas propuestas y 18 cumplieron con los requisitos .- Aplicar Incentivos para la Investigación.

Meta:

Cinco (5) docentes beneficiados por el reconocimiento a su productividad.

Resultado. Se gestionó la parte financiera para la implementación del reglamento de reconocimiento a la propiedad intelectual. Se aprobó presupuesto para el 2012.

PROGRAMA: PROYECCIÓN SOCIAL PROCESO RESPONSABLE: PROYECCION SOCIAL


Toda acción institucional que se enmarque en la práctica de la proyección social, deberá atender necesidades del entorno bajo los principios de pertinencia, eficiencia y eficacia considerando la naturaleza de la institución y los recursos con que cuenta para el logro de sus objetivos. .- Intervención en los Proyectos Sociales de Nivel Territorial.

Meta: Puesta en funcionamiento de cuatro (4) convenios celebrados con entidades territoriales

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Resultado

Con el Municipio de Bucaramanga - IMEBU se encuentra en ejecución un convenio

interadministrativo, en el cual los estudiantes de las UTS a través de su práctica social

comunitaria asesoran a los usuarios del Instituto en la creación de empresas.

También se han firmado convenios con:

INDERBU (Adelantar planes de formación, capacitación y perfeccionamiento de

pasantías y prácticas del personal docente, estudiantes, entrenadores, deportistas y

administrativos)

AGUSTIN CODAZZI, (Para que los estudiantes postulados por las UTS, realicen las

prácticas y talleres de grado)

ICBF (Se presentó proyecto social PATIOS AFECTIVOS I.C.B.F PIOLIN – cuyo

objeto es el de establecer amientes productivos insertados en la estructura social que

lo soporta como estrategia para el desarrollo del programa de mejoramiento de la

nutrición del I.C.B.F, teniendo un ambiente pedagógico mediante la prácticas de

agricultura urbana

SECRETARIA DE EDUCACION – GIRON (promover la formación de escuelas y

clubes deportivos)

PROGRAMA: UNIDAD DE EMPRENDIMIENTO Y AUTOGESTIÓN

PROCESO RESPONSABLE: PROYECCION SOCIAL Objetivo Institucional:

Contribuir al mejoramiento de las capacidades, habilidades y destrezas de los estudiantes emprendedores Uteistas, con iniciativas para la generación de ingresos por cuenta propia, y establecer acuerdos con fondos de inversionistas Ángeles, fondos de capital semilla y fondos de capital de riesgo entre otros, para el apoyo a las nuevas iniciativas empresariales. .- Institucionalización de la Unidad de Emprendimiento.

Meta: Unidad de Emprendimiento –UE funcionando Resultado. Se presentó la propuesta de la creación de la unidad de emprendimiento, ante el comité curricular de las UTS .- Gestión para el emprendimiento. Meta:

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Alianzas y acuerdos en funcionamiento para el emprendimiento y creación de empresas. Resultado Se continuó con el convenio con el fondo emprender, en el cual se presentaron proyectos por parte de los egresados y alumnos de últimos semestres. El objetivo es asignar recursos económicos en calidad de capital semilla a iniciativas empresariales que provengan y que sean desarrolladas por aprendices o asociaciones entre aprendices, practicantes o profesores universitarios -. Convenio marco de cooperación con la red del oriente colombiano para el emprendimiento -. Convenio ILE- IMEBU – Ministerio de Protección Social – para el apoyo de iniciativas empresariales

PROGRAMA: UNIDAD DE ATENCIÓN AL EMPRESARIO

PROCESO RESPONSABLE: PROYECCION SOCIAL Objetivo Institucional:

Contribuir al desarrollo local y regional mediante la puesta en marcha de consultorías, asesorías y unidad de atención a los empresarios, a través de consultorios administrativos, económicos y contables que permitan realizar acompañamiento y asesoría empresarial. .- Institucionalización de la Unidad de Apoyo al Empresario UAE.

Meta: Unidad de Apoyo al Empresario UAE funcionando Resultado. Se realizó un documento para implementar la Unidad de Apoyo al Empresario como instrumento de docencia y práctica pedagógica a los estudiantes de último semestre de los programas académicos, con el fin de fortalecer sus habilidades y competencias cognitivas, investigativas, interpretativas y comunicativas en su formación académica y para el ejercicio de la profesión.

PROGRAMA: RED DE ATENCIÓN COMUNITARIA

PROCESO RESPONSABLE: PROYECCIÓN SOCIAL Objetivo Institucional:

Brindar a la comunidad oportunidades de formación.

Promover, regular y orientar estratégicamente la prestación de servicios sociales de carácter comunitario a través de los programas académicos y en los ámbitos de acción de las Unidades Tecnológicas de Santander.

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.- Programas de extensión académica

Meta:

Diseño de la oferta institucional de educación continúa. Diseño de material institucional de educación continúa. Puesta en marcha de los cursos de educación continúa. Resultado

Se promovió el diseño de la oferta de cursos de extensión académica, lográndose

estructurar un total de once (11) cursos y seminarios de los programas de

Electromecánica, Electrónica, Telecomunicaciones, Mercadeo, Gestión Agroindustrial,

Banca, Deportiva, Diseño de Modas y Topografía.

De los once cursos ofertados, se aprobaron nueve.

PROGRAMA: EGRESADOS

Objetivo Institucional:

Desarrollar un sistema de gestión para los egresados motivando su participación en el desarrollo institucional. .- Seguimiento y Actualización a Egresados. Meta: Estudio para detectar las necesidades específicas de los egresados. Resultado Se actualizó el Blog de egresados, el cual cuenta con un registro a la fecha de más de 32.700 visitas.

Como herramienta de localización, seguimiento y atención al egresado, el blog tiene el

Chat Asincrónico, con el cual el egresado mantiene comunicación directa con la

Institución.

Creación de la red social de Facebook de los egresados. El Facebook ha permitido en menos de 100 días agregar y localizar a más de 200 egresados los cuales mantienen comunicación permanente con la Unidad de Apoyo y Seguimiento al Egresado La Unidad de Apoyo y Seguimiento al Egresado realiza las gestiones para que sus egresados accedan a las oportunidades laborales que demanda el medio,

PROGRAMA: INTERNACIONALIZACIÓN Política Institucional: El establecimiento de vínculos con el exterior, fortalece la formación y el desarrollo del proyecto educativo por la visión internacional y el conocimiento específico de las relaciones de interdependencia con el mundo.

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PROCESO RESPONSABLE: COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

.- Cooperación Internacional

Consolidar relaciones internacionales, nacionales y regionales que apoyen la creación de un fondo que sirva como mecanismo de financiación de las diversas actividades de internacionalización.

Meta: Convenio marco en funcionamiento con una Universidad extranjera para iniciar los procesos de movilidad de los docentes y de los estudiantes. Resultado. Las UTS incursionarán el proceso de intercambio para dos profesores y dos estudiantes con universidades francesas a través de la embajada; para ello se inició el convenio con la UIT (Institut universitaire de techologie) de le Havre -. Con la Universitè de Rouen- Intercambio de un docente y se encuentran seis estudiantes preseleccionados. 3.3.2 EJE PROGRAMÁTICO: DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO

PROGRAMA: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO DOCENTE


Los procesos académicos de la docencia se fortalecen mediantes programas de formación y actualización permanente para los docentes.

PROCESO RESPONSABLE: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO 1. Actualización docente.

Meta: Ejecución del 100% de las actividades programadas en las líneas de formación del Plan de Formación y Capacitación docente para el año 2011. Resultado Con el fin de promover el mejoramiento continuo de los docentes, en la línea de formación Pedagogía y Didáctica se capacitaron en total 106 docentes.

En la línea de formación Competencias comunicativas e investigativas se capacitaron 30 docentes y en la línea de formación Tecnologías aplicadas a la educación se capacitaron 35 docentes.

.- Perfeccionamiento Docente.

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Meta:

Ejecución del 100% de las actividades programadas en la línea de formación post-graduada del Plan de Formación y Capacitación docente para el año 2011. Resultado Se subsidió en un 30% el costo de la matrícula a diez docentes de tiempo completo en una Maestría en Telecomunicaciones, mediante un convenio con la UNAB. Igualmente, se continúa subsidiando la matrícula a 28 docentes de tiempo completo en una Maestría en Educación con UNIPAMPLONA

PROGRAMA: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO ADMINISTRATIVO


El desarrollo de las capacidades de las personas que desempeñan labores administrativas y de apoyo debe corresponder a la gestión de las funciones misionales.

.- PROCESO RESPONSABLE: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

.- Capacitación e incentivos para el Talento Humano Administrativo. Meta: Ejecución del 100% del Plan de Capacitación y Formación 2011. Resultado. El programa de capacitación se ejecutó de acuerdo a lo programado 3.3.3 EJE PROGRAMÁTICO: DESARROLLO HUMANO Y DEL BIENESTAR INSTITUCIONAL

PROGRAMA: ESTUDIANTES Y DOCENTES. Política Institucional: El desarrollo de las capacidades de las personas que desempeñan labores administrativas y de apoyo debe corresponder a la gestión de las funciones misionales.

PROCESO RESPONSABLE: BIENESTAR INSTITUCIONAL .- Bienestar de la Comunidad Institucional. Meta: Aumentar el 10 % de estudiantes, docentes y administrativos beneficiados con la ejecución del Plan de Bienestar Institucional. Resultado.

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Para brindar bienestar a los estudiantes, docentes y empleados de la Institución, se han desarrollado programas en salud, deporte, arte y cultura y diferentes eventos y cursos de formación en actividades deportivas y lúdicas Se otorgaron 72 Auxiliaturas Estudiantiles (becas de trabajo) con un número de 90 horas exigidas para el respectivo cumplimiento, lo cual corresponde al 36% de la meta propuesta para el año. Para el funcionamiento de los consultorios y programas de salud se han elaborado los Protocolos de fisioterapia, Medicina General, Odontología, Sicología y servicios de Gimnasio Multifuerza, como requisito para la habilitación y prestación del servicio en la evaluación que realiza la Secretaría de salud y para la planeación y programación del mismo. 3.3.4 EJE PROGRAMÁTICO: DESARROLLO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

PROGRAMA: Desarrollo de la infraestructura física.


La administración de los recursos institucionales debe hacerse con criterios de transparencia, racionalidad, justicia y efectividad.

PROCESO RESPONSABLE: INFRAESTRUCTURA Y LOGÍSTICA

-. Integración y Modernización de la Infraestructura Física Institucional

Meta:

Iniciar el proceso de contratación de la construcción de la etapa 1 del proyecto de Desarrollo de la infraestructura física de la institución. Resultado La Institución cuenta con un proyecto de construcción para la ampliación y adecuación de la planta física en la sede principal de Bucaramanga, con el fin de cumplir con los estándares de calidad y ampliar la cobertura de los programas académicos. El desarrollo de la nueva infraestructura de las Unidades Tecnológicas de Santander mejorará las condiciones físicas y de equipamiento, tales como el aumento de 66 aulas de clase hoy, a 170 con el nuevo proyecto, nuevos laboratorios y salas de informática, un auditorio, actualización y ampliación de la biblioteca y demás, hacen que se conforme la imagen de un campus educativo moderno, el cual consolida la institución para la formación tecnológica y profesional. Para la financiación del proyecto, se concretaron las gestiones ante el Gobierno Nacional, a través del Departamento Nacional de Planeación y del Ministerio de Educación Nacional, para la asignación de recursos de cofinanciación del proyecto; ya que, las UTS con recursos propios en su presupuesto y la posibilidad de solicitar un crédito para la financiación de la primera etapa.

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En la actualidad, ya se encuentra aprobado el endeudamiento para la primera etapa

Cuadro de áreas Proyecto primera etapa ampliación sede principal Unidades

Tecnológicas de Santander – UTS

DETALLE AREA (M2)

SOTANO Y PLAZOLETA DE ACCESO PRINCIPAL( NO INCLUYE AREA COLISEO )

7.078.41

EDIFICIO B PRIMER NIVEL 1.547.74

EDIFICIO B SEGUNDO NIVEL 1.545,49

EDIFICIO B TERCER NIVEL 1.545,49

EDIFICIO B CUARTO NIVEL 1.545,49

EDIFICIO B QUINTO NIVEL 1.545,49

EDIFICIO B SEXTO NIVEL 1.530.68

EDIFICIO B SEPTIMO NIVEL 934.79

TOTAL

17.273.58

DETALLE USO DE ESPACIOS AREA (M2)

EDIFICIO B

CAFETERIA

BATERIAS DE BAÑO (24 POR PISO

DEL 1 – 6 )

INFORMACION ( 01)

ADMISIONES (01)

OFICINA RECTOR Y VICE-RECTOR

OFICINAS COORDINADORES (10)

SALONES TECNICOS (05)

AULAS (75)

10.195,17

SOTANO Y

PLAZOLETA DE

ACCESO PRINCIPAL

PARQUEADERO VEHICULOS (129 A)

PARQUEADERO MOTOS (103 M)

TALLERES, ALMACEN Y ARCHIVO

7.078,41

AREA TOTAL PRIMERA ETAPA PROYECTO AMPLIACION

UTS 17.273,58

Análisis financiero DESCRIPCION COSTOS TOTAL COSTO

Relación fuentes de financiación

DESCRIPCION COSTOS FUENTES DE FINANCIACION

TOTAL COSTO OBRA INTERVENTORIA UTS CREDITO BANCARIO

ETAPA I 18.599.739.602 1.301.981.772 5.408.144..828 14.493.576.546 19.901.721.374

ETAPA 2

17.025.149.890 1.702.514.989 18.727.664.879 18.727.664.879

ETAPA 3 9.249.588.993 924.958.900 10.174.547.893 10.174.547.893

-. PROCESO RESPONSABLE: INFRAESTRUCTURA Y LOGISTICA

-. Actualización y Modernización de la Infraestructura Tecnológica Institucional

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Meta: Ejecutar el 100% de los recursos de inversión para compra de equipo en la actualización y modernización permanente de los recursos institucionales como equipos de cómputo, laboratorios, aulas informática, áreas de apoyo a la docencia, sistemas de biblioteca y acceso a redes, ampliación plataforma tecnológica y medios audiovisuales. Resultado La Institución ha realizado en lo corrido del año 2011, inversiones por el orden de los 5.615 millones de pesos para el fortalecimiento y actualización de la plataforma tecnológica de laboratorios, medios de apoyo a la academia y modernos sistemas informáticos representados en los siguientes proyectos inscritos en el Banco de Proyectos de Inversión Institucional:

1. COMPRA Y EQUIPO PRESUPUESTOADICION Y

TRASLADOS RUBRO ING.CTES

1.1 Actualizacion y modernización permanente de los recursos institucionales 1,798,048,760 PROUIS

27-2011 LICENCIAMIENTO MICROSOFT CAMPUS AGREEMENT Y ANTIVIRUS PARA LAS UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER- REAJUSTE CDP

29-2011 ADQUISICIÓN DE DOS MÓDULOS DIDÁCTICOS PARA EL LAB. DE INSTRUMENTACIÓN INDUSTRIAL - EXTENSIÓN BARRANCABERMEJA

03-2011 Adquisición del laboratorio de maquinas eléctricas - Regional Barrancabermeja

06-2011 Adquirir dos módulos didácticas para prácticas de refrigeración y aire acondicionado para la regional Barrancabermeja

04-2011 Adquisición del laboratorio de accionamientos eléctricos para la regional Barrancabermeja

21-2011 RENOVACIÓN DE EQUIPOS DEL LABORATORIO DE ELECTRÓNICA DE LAS UTS

16-2011 Laboratorio de Medidas Eléctricas de la Tecnología en Operación y Mantenimiento Electromecánico

11-2011 Dotación para el laboratorio de poscosecha y calidad agroindustrial (fase dos)

08-2011 Compra de equipos para el laboratorio de aires

34-2011 MOBILIARIO

39-2011 AIRES ACONDICIONADOS

19-2011 RENOVACION Y AMPLIACION DE LAS LICENCIAS DE SOLIDWORKS EDUCATION EDITION 2011-2012 PARA INGENIERIA ELECTROMECANICA

1.2 Compra de equipo, dotación y actualización de los laboratorios 220,766,790 ING CTE 300,000,000

33-2011 ADQUISICION DE MATERIAL E INSTRUMENTAL ODONTOLOGICO, MEDICAMENTOS, ELEMENTOS DE FISIOTERAPIA Y EQUIPOS

Actualización, licenciamiento y modernización de los equipos de computo, Laboratorios, Salas informatica, areas de apoyo a la docencia,.Sistemas de biblioteca y

acceso a redes, ampliación plataforma tecnologica y Centro de Medios y Recursos Audiovisuales

22-2011 BANCOS PARA EL LABORATORIO DE ELECTRÓNICA DE LAS UTS EN EXTENSION BARRANCABERMEJA

23-2011 DOTACION EQUIPOS PARA EL LABORATORIO DE TOPOGRAFIA DE LAS UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER

20-2011 ACTUALIZACIÓN DE LICENCIAS DE SOFTWARE LABVIEW PARA EL PROGRAMA DE ELECTRÓNICA

27-2011 LICENCIAMIENTO MICROSOFT CAMPUS AGREEMENT Y ANTIVIRUS PARA LAS UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER

2. MEJORAMIENTO Y MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURAPPTO TOTAL RUBRO

ING.CTE

2.1 Construcción y adecuación de la Infraestructura fisica. 3,490,233,74828-2011 ADQUISICION DE UN ASCENSOR PARA DISCAPACITADOS

30-2011 AMPLIACIÓN Y ADECUACIÓN DE LA SEDE PRINCIPAL DE LAS UNIDADES TECNOLÓGICAS DE SANTANDER UTS EN BUCARAMANGA.

4. INVESTIGACION 106,213,870 ING CTE 106,213,870

40.2011 Inscripciòn para el proyecto de Investigación: “Identif icación de las variables que dinamizan la curva de aprendizaje en las Instituciones de Educación Superior.

35-2011 Servicio especializado y suministro de recursos para el proyecto de Investigación: “Arquitectura para ambientes y objetos de aprendizaje adaptativos basados

en la plataforma Moodle”

17-2011 Servicio especializado y suministro de recursos para el proyecto de Investigación: “Evaluación de la adaptación de la Moringa (Moringa oleifera), según

procedencias, para la restauración y uso múltiple en zonas áridas y cálidas, en jurisdicción de la CDMB, en el Departamento de Santander” Fase II.

OTROS

36-2011 Servicio especializado y suministro de recursos para el proyecto de investigación: “cultivo de orellanas existente en la f inca Mamolino”.

37-2011 Provisión de recursos para la ejecución de los proyectos de Investigación: Plataforma CLIENTE – SERVIDOR e Implementación de un sistema de procesamiento

18-2011 Servicio especializado y suministro de recursos para el proyecto de investigación: “Evaluación de la ictiofauna y su aprovechamiento por comunidades

ribereñas del complejo cenagoso de la ciénaga de paredes, como herramienta de gestión para generar su uso sostenible”. Fase 2.

32-2011 Servicio especializado y suministro de recursos para el proyecto de Investigación: “Arquitectura orientada a servicios para la integración de plataformas

informáticas”

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La inversión por el orden de los 5.615 millones de pesos representa el 87% del total de los recursos presupuestados para Inversión en el año. 03-2011 03-2011

04-2011 06-2011

08-2011 029 -11

30-2011 30-2011

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PROGRAMA: Gestión de nuevas fuentes de financiación.


La administración de los recursos institucionales debe hacerse con criterios de transparencia, racionalidad, justicia y efectividad. .PROCESO RESPONSABLE: GESTION FINANCIERA

-. Gestión de Recursos Financieros

Meta: Financiación del 100% de la etapa 1 del proyecto de construcción de la nueva infraestructura física en la sede de Bucaramanga y mejorar la planta física de Barrancabermeja, San Gil y Vélez. Gestión de aportes departamentales para las UTS. Resultado Se realizaron las gestiones ante el gobierno departamental para que incluir una partida en el presupuesto anual; solicitud que recibió el respaldo de la Asamblea Departamental quien presentó la proposición en la sesión del 14 de abril de 2011, dirigida al Departamento de Santander para que se apruebe una asignación anual de aportes o transferencias para las Unidades Tecnológicas de Santander para garantizar la sostenibilidad financiera en los próximos proyectos de desarrollo institucional. Se aprobó una partida de 1.000 millones de pesos que fueron incluidos en el presupuesto 2012

PROGRAMA: SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN.


La administración de los recursos institucionales debe hacerse con criterios de transparencia, racionalidad, justicia y efectividad.

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-. PROCESO RESPONSABLE: COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL E INFRAESTRUCTURA Y LOGISTICA

- Mejoramiento de los Medios de Información y Comunicación Institucional

Meta: Migración de la totalidad de estudiantes activos en el EXYRE Implementación de telefonía IP. Implementación de dos nuevas aulas de informática para Ingenierías y posgrados Adecuación de una sala de profesores en el sótano del tercer bloque de las UTS Implementar el servicio de videoconferencia Intranet en funcionamiento. Proyecto para la Emisora UTS formulado. Resultado. Las UTS han dedicado un alto porcentaje de recursos para acceder a desarrollos de la tecnología de última generación, por ello dio en funcionamiento la Sala Multipropósito para prestar el servicio de Internet y de recursos informáticos a toda la comunidad institucional. Con el propósito de optimizar el proceso de Matrícula, se implementó la lectura por código de barras para el pago del valor de la matricula de los estudiantes a partir del segundo semestre de 2011. Se realizó la migración de la información académica de las regionales de San Gil y Vélez y de toda la población matriculada del aplicativo EXYRE al ACADEMUSOFT, lo cual significa que se cuenta con las bases de datos actualizados. Para la implementación de dos nuevas aulas de informática para Ingenierías y posgrados se realizó la configuración de la Red WIFI y se encuentran dispuestos los equipos portátiles. Para la implementación del servicio de videoconferencia se revisó el estado actual del equipo que fue adquirido hace apróximamente cuatro años, el cual se encuentra en condiciones para ser ubicado en la sala respectiva para su funcionamiento. La Institución actualmente, está utilizando un servicio de CHAT a manera de Intranet para facilitar el proceso de comunicación con el equipo de personas que están realizando el proceso de matrículas. Con el interés de fortalecer los sistemas de información institucional se elaboró un proyecto para crear la Emisora UTS ESTEREO y con él se están realizando las gestiones para la aprobación de la frecuencia y la asignación de recursos para la inversión

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3.3. 5 Porcentaje de cumplimiento del Plan de acción por componentes

COMPONENTESDEL PLAN DE ACCION

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO POR

COMPONENTES

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO POR

COMPONENTES – PLAN DLLO

DESARROLLO DE LA MISION INSTITUCIONAL

89% 36%

DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO 92% 17% DESARROLLO DEL BIENESTAR

INSTITUCIONAL 79% 18%

PROGRAMA: DESARROLLO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO 94% 19%

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE GESTION. Y DE DLLO

89% 90%

3.4 QUEJAS Y DENUNCIAS 3.4.1. A). DENUNCIA: D-12-0081 QUEJOSO: ROBERTO PICON CHAPARRO FECHA DE LA QUEJA: CUATRO DE OCTUBRE DE 2012 ENTIDAD SUJETO A LA QUEJA: Unidades Tecnológicas de Santander PRESUNTOS RESPONSABLES: Alfredo Reyes Serpa- Rector (E), Magda Milena Amado Gaona- Asesora Jurídica, Cielo Gómez Bustos- Director Administrativo y Financiero (e), Mercedes Rodríguez Posso- Miembro del Comité de Contratación CARGO DE LOS PRESUNTOS RESPONSABLES: Rector Encargado y Profesional Universitario FECHA DE LOS HECHOS: Año 2010

HECHOS

PRIMERO: Que el día 10 de septiembre de 2010 se dio apertura al proceso de Licitación Pública No. 002-2010, para la “ADQUISICION DE EQUIPOS DE COMPUTO, IMPRESORAS, ESCANNER Y TABLERO DIGITAL” para las Unidades Tecnológicas de Santander, con un presupuesto oficial de MIL TRESCIENTOS OCHENTA Y OCHO MILLONES DOSCIENTOS CINCO MIL TREINTA Y NUEVES PESOS ($1.388.205.039).

SEGUNDO: Que los funcionarios que adelantaron el proceso licitatorio pueden estar incurso en un presunto prevaricato por acción al violar el Régimen de Contratación Estatal Colombiana, al no utilizar la modalidad de selección de Subasta Inversa, como lo establece el Artículo 17 del Decreto 2474 de 2008 por tener los bienes objeto de adquisición características técnicas uniformes y de común utilización, sino que se acogieron a lo preceptuado por la Ley 1150 de 2007 Artículo 2º. Literal 1 que reza “La escogencia del contratista se efectuará por regla general a través de licitación pública, con las excepciones que se señalan en los numerales 2,3 y 4 del presente artículo” y al artículo 12 del Decreto 2474 de 2009, para evaluar no sólo el precio sino también la calidad de los bienes y servicios a proveer,

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TERCERO: Que una vez surtidas todas las etapas del Proceso Precontractual, la entidad a través de su representante legal ALFREDO REYES SERPA, el 25 de octubre de 2010, celebró el Contrato de Compraventa No. 001601 con VLADIMIR CAMARGO GARCIA, representante legal de la firma COMPUTER CENTER LTDA, por valor de UN MIL TRESCIENTOS SETENTA Y SIETE MILLONES OCHOCIENTOS NOVENTA Y TRES MIL PESOS M/CTE ($1.377.893.000) IVA INCLUIDO , cuyo objetó consistió en la “ADQUISICION DE EQUIPOS DE COMPUTO, IMPRESORAS, ESCANER Y TABLERO DIGITAL PARA LAS UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER”.

CUARTO: Que las especificaciones técnicas relacionadas en el Pliego de Condiciones de la Licitación Pública de la referencia en la Sección V establecía dentro de los elementos objeto de compra: Ítem 1: Adquisición de 308 equipos de cómputo de escritorio; Ítem 2: Adquisición de 90 equipos de cómputo, con unas especificaciones determinadas entre las cuales se encontraba la Licencia Microsoft Office 2010 Profesional Tipo MOLP. QUINTO: Que en la Cláusula Primera del contrato de compraventa referido No. 001601 de 2010, el contratista se obliga a entregar a entera satisfacción del contratante, lo señalado en los Pliegos de Condiciones y su oferta, la cual forma parte integral del mismo, relacionando en los ITEM 1 y 2, el valor de las licencias Microsoft Office Profesional 2010 Tipo MOLP separado del valor de los Equipos de Computo de Escritorio y los Equipos de Computo Portátiles, evidenciando un presunto pago doble de estas licencias y ocasionando un presunto detrimento patrimonial por haber incurrido en sobrecostos. SEXTO: Que en la Cláusula 2º del contrato de compraventa objeto de la queja No. 001601 de 2010, se estableció como plazo de ejecución treinta (30) días calendario a partir de la expedición del registro presupuestal respectivo y la aprobación de la póliza de garantía por parte de la Oficina Jurídica de la Institución. SEPTIMO: Que el 1 de diciembre de 2010, se suscribe el Contrato Modificatorio No. 1 al Contrato de Compraventa No. 001601 celebrado entre las Unidades Tecnológicas de Santander-UTS y COMPUTER CENTER LTDA, ampliándose el plazo inicialmente pactado en veinte (20) días calendario y adicionándose el valor inicialmente pactado del contrato en la suma de TRESCIENTOS TRECE MILLONES DOSCIENTOS TREINTA MIL NOVECIENTOS TREINTA PESOS M/CTE. ($313.230.930), para suministrar otros elementos adicionales a los ítem señalados en el contrato principal y modificándose. OCTAVO: Que en la Cláusula 6ª del contrato de compraventa No. 0001601 de 2010, se estableció como forma de pago: Cien por ciento (100%) a la entrega del objeto contratado, dentro de los 30 días siguientes al cumplimiento de los requisitos y la disponibilidad del PAC. NOVENO: Que con el Contrato Modificatorio No. 1 al Contrato de Compraventa No. 001601 de 2010 también se modificó la Cláusula Quinta forma de pago así: Un primer pago a la entrega de bienes objeto del contrato principal y los requerimientos de los departamentos de recursos informáticos, redes y archivo central contemplados en el contrato modificatorio y un pago final correspondiente

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al valor del servidor solicitado por la coordinación de investigaciones, a la entrega del mismo. DECIMO: Que el nueve (9) de diciembre de 2010, se suscribe el Contrato Modificatorio No. 2 al Contrato de Compraventa No. 001601 celebrado entre LAS UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER Y COMPUTER CENTER LTDA, modificándose nuevamente la forma de pago establecida en el Modificatorio No. 1 quedando así: FORMA DE PAGO: LAS UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER, se comprometen a pagar al contratista el valor del presente contrato de la siguiente forma: Un primer pago a la entrega de los bienes objeto del contrato principal y un pago final a la entrega de los bienes objeto del contrato modificatorio No. 01 celebrado el 1 de diciembre de 2010.

VERIFICACION DE LOS HECHOS

Con el fin de constatar la veracidad y certeza de los hechos, el grupo auditor, en el trabajo de campo realizado del 3 al 21 de noviembre en desarrollo de la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral- Modalidad Regular practicada a LAS UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER procedió a verificar el proceso precontractual, contractual, de ejecución y liquidación de la Licitación Pública No. 002-2010 adelantado por esta entidad así: ETAPA PRECONTRACTUAL

1) El 29 de septiembre de 2010 Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, doctora MAGDA MILENA AMADO GAONA, emite concepto jurídico sobre la modalidad de selección, determinando que la entidad debe escoger la regla general de licitación púbica para seleccionar la mejor propuesta dentro del proceso de adquisición de hardware, en aplicación al artículo 12 del Decreto 2474 de 2009, evaluando no sólo el precio sino también la calidad de los bienes y servicios a proveer, haciendo el proceso más transparente y permitiendo que bajo ninguna circunstancia se afecten la calidad de los bienes y los servicios que se requieren y los salarios y prestaciones del personal a cargo.

2) Por medio de la Resolución No.02-907 de septiembre 30 de 2010 de las Unidades Tecnológicas de Santander, se dio apertura y se ordenó la publicación de la Licitación No. 002-2010 “ADQUISICION DE EQUIPOS DE COMPUTO, IMPRESORAS, ESCANER Y TABLERO DIGITAL PARA LAS UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER.

3) El 5 de octubre de 2010, se realizó la Audiencia de Aclaración de Pliegos de Condiciones.

4) El 6 de octubre de 2010, se expidió la Adenda No. 2 para modificar algunas especificaciones técnicas en el Ítem 7 Tablero Digital.

5) El 8 de octubre de 2010 se realizó el cierre y entrega de propuestas en la a las 10 A.M. en la dependencia de la Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, como estaba establecido en el cronograma, encontrándose que sólo se presentó la firma COMPUTER CENTER LTDA; 20 minutos más tarde y 10

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minutos después de haberse levantado el Acta de Cierre y Entrega de Propuestas, se presentó una persona en representación de la firma PC SISTEM, con el fin de entregar un sobre para participar en la Licitación Pública 02-2010, pero este fue devuelto por haberse presentado en forma extemporánea.

6) El 13 de octubre de 2010 se entregó el Informe de Evaluación de la propuesta presentada por la firma COMPUTER CENTER LTDA.

7) Mediante Resolución No. 02-980 de octubre 22 de 2010 se adjudicó la Licitación Pública No. 002-2010 a la firma COMPUTER CENTER LTDA por valor de $1.377.893.000.

ETAPA CONTRACTUAL

1) El 25 de octubre de 2010, se suscribió el contrato No. 001601 con la firma COMPUTER CENTER LTDA, por valor de $1.377.893.000, para ser ejecutado en un plazo de 30 días calendario de acuerdo a la propuesta económica presentada por el proponente y que contempla por separado el valor de las Licencias Microsoft 2010 Molp, para los 308 computadores de escritorio y 90 computadores portátiles.

ETAPA DE EJECUCION

1) En el desarrollo de la ejecución del contrato No. 001601 suscrito con la

firma COMPUTER CENTER LTDA surgen dificultades para la entrega de los equipos por problemas de comunicación por las vías obstruidas con ocasión del crudo invierno que estaba soportando el país y muy especialmente el Departamento de Santander y se acuerda ampliar el plazo inicialmente pactado en veinte (20) días calendario ; así mismo el departamento de informática reporta algunas necesidades adicionales reportadas por el departamento de informática de la entidad no contempladas en el proceso licitatorio que culminó con la suscripción de este contrato, pero que corresponde al objeto principal del contrato y teniendo en cuenta que existe disponibilidad presupuestal, la entidad aprueba adicionar el valor inicialmente pactado en la suma de TRESCIENTOS TRECE MILLONES DOSCIENTOS TREINTA MIL NOVECIENTOS TREINTA PESOS ($ 313.230.930), mediante la suscrición del Contrato Modificatorio No. 01 al Contrato de Compraventa No. 001601, en el cual se modifican finalmente la Cláusula Primera en cuanto al alcance del objeto, la Cláusula Segunda en cuanto al plazo, la Cláusula Cuarta en cuanto al Valor del Contrato y la Cláusula Sexta en cuanto a la forma de pago.

2) El 9 de diciembre de 2010 se firmó el Contrato Modificatorio No. 2 al Contrato No. 001601 suscrito con la firma COMPUTER CENTER LTDA, para modificar la cláusula 6º.Forma de Pago del contrato, la cual ya había sido modificada por la cláusula quinta del Contrato Modificatorio No. 01 celebrado el 1 de diciembre de 2010 y que al final quedó así “ Las UTS, se comprometen a pagar al Contratista el valor del contrato de la siguiente

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forma: Un primer pago a la entrega de los bienes objeto del contrato principal y un pago final a la entrega de los bienes objeto del contrato modificatorio No. 01 celebrado el 1 de diciembre de 2010.

CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR 1º. Frente a la primera denuncia, relacionada en el numeral segundo de la descripción de los hechos, el equipo auditor considera que la entidad actuó conforme a las normas de contratación pública; la entidad escogió la regla general de Licitación Pública para seleccionar la mejor propuesta dentro del proceso de adquisición de hardware, aplicando el artículo 12 del Decreto 2474 de 2008 y evaluó no sólo el precio sino también la calidad de los bienes y servicios a proveer, haciendo el proceso más transparente y permitiendo que bajo ninguna circunstancia se afectaran la calidad de los bienes y servicios que se requerian y los salarios y prestaciones del personal a cargo, 2º. En relación con la segunda denuncia relacionada en el numeral quinto de descripción de los hechos, no se evidencia sobrecostos en el contrato por un posible pago doble de los Licencias de Microsoft 2010 MOLP; de acuerdo a las especificaciones técnicas relacionadas en el Pliego de Condiciones de la Licitación Pública de la referencia en la Sección V establecía dentro de los elementos objeto de compra : Ítem 1 : Adquisición de 308 equipos de cómputo de escritorio; Ítem 2: Adquisición de 90 equipos de cómputo, unas especificaciones determinadas entre las cuales se encontraba la Licencia Microsoft Office 2010 Profesional Tipo MOLP, toda vez que se hacía imperativo incluir en las especificaciones técnicas las licencias para el funcionamiento de los equipos de cómputo, pero estas son un software que se instala a los equipos y tiene un valor adicional al precio del hardware (equipo de cómputo), por tanto aparecen relacionadas en el mismo ítem de los equipos de computo de escritorio y los portátiles, pero en forma separada. 3º. La tercera denuncia relacionada por el quejoso y que figura en el numeral séptimo de los hechos que aquí se describen, y que tienen que ver con la ampliación del plazo, se desestiman por parte del equipo auditor, porque el contrato inicial No. 001601 del 2010 suscrito con COMPUTER CENTER, contempló en la Cláusula Tercera: Modificaciones establece” Las partes contratantes declaran que cuando por circunstancias especiales calificadas por el Rector de las UTS, previo Informe de la Dependencia Gestora o Supervisor del Contrato, haya necesidad de modificar el plazo del presente contrato, celebrarán un contrato adicional, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes” y para el caso que nos ocupa, las condiciones climatéricas del crudo invierno que azotaba al Departamento de Santander y al país en general para la fecha de los hechos, se constituyen en una circunstancia especial para esta modificación. 4º. El Equipo auditor considera en relación con la denuncia por la adición en dinero y la ampliación del alcance del objeto del contrato No. 001601 suscrito inicialmente, que la entidad al adicionar en el Contrato Modificatorio No. 01 de diciembre de 2010, el alcance del objeto del Contrato de Compraventa No. 001601 de 2010, no vulneró el Principio de Planeación en la Contratación Pública, porque la adición está plenamente justificada por las nuevas necesidades que se

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evidenciaron luego de haberse planeado el proceso contractual; así mismo la entidad modificó el Plan de Compras. Así las cosas este equipo auditor, desestima las imputaciones hechas en la denuncia formulada por el quejoso 3.4.1. B). DENUNCIA D-12-0081 QUEJOSO: ROBERTO PICON CHAPARRO FECHA DE LA QUEJA: 4 de octubre de 2012 ENTIDAD SUJETO A LA QUEJA: Unidades Tecnológicas de Santander PRESUNTOS RESPONSABLES: ALFREDO REYES SERPA- Rector (e), FABIO AUGUSTO NIÑO LIEVANO- Director Administrativo y Financiero. FECHA DE LOS HECHOS: AÑO 2011

HECHOS

PRIMERO: Que el día 13 de enero de 2011, las Unidades Tecnológicas de Santander, en representación del señor ALFREDO REYES SERPA, celebró contrato de arrendamiento de espacio físico destinado para la cafetería interna, ubicada en el primer piso del edificio de profesionalización y postgrado de las Unidades Tecnológicas de Santander No. 0124-11 CAFETERIA FARIDE Y/O SOFIA ANDREA RUEDA VERGEL, con domicilio en Bucaramanga, en la Calle 26 No. 26 - 25 Teléfono 691 43 13 - 315 766 19 07 en Bucaramanga SEGUNDO: Que el arrendador concede el uso y goce de el espacio físico destinado para la cafetería interna, los cuales son de propiedad de las Unidades Tecnológicas de Santander, según acuerdo de escritura Publica No.331 del 6 de febrero de 1990. TERCERO: Que la señora SOFIA ANDREA RUEDA VERGEL, mayor de edad, con cedula 63.325.993 en su calidad de arrendataria, se compromete con las Unidades Tecnológicas de Santander, cancelar el valor de CINCO MILLONES DE PESOS ($5.000.000) incluido IVA, pagaderos dentro de los cinco primeros días de cada periodo mensual. CUARTO. SOFIA ANDREA RUEDA VERGEL y /o CAFETERIA FARIDE, firmó contrato a partir del 13 de enero de 2011 hasta el 31 de diciembre de 2011. QUINTO. Que en la clausula decima octava garantía única establece: el arrendatario otorgara una garantía única de cumplimiento a favor de la UTS que tendrá por objeto respaldar todas y cada una de las obligaciones que surjan a su cargo, por razón de la celebración, ejecución y liquidación del contrato. SEXTO. Que con fecha 26 de enero la firma JLT Valencia & Iragorri Corredor de Seguros, expide el oficio SBU-040/2011, dirigido a las Unidades Tecnológicas, en el cual informan que por políticas de la aseguradora, no es posible otorgar la cobertura para esta garantía. SEPTIMO. Que con fecha 28 de enero de 2011, Seguros del Estado, certifica que no es posible suscribir garantías de cumplimiento, para el contrato de

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arrendamiento suscrito con FARIDE REAL JR y/o SOFIA ANDREA RUEDA VERGEL. OCTAVO. Que el día 31 de enero se celebra un contrato modificatorio No. 1 al contrato de arrendamiento No. 00124-11 celebrado entre las Unidades Tecnológicas de Santander y Sofía Andrea Rueda Vergel, cuyo objeto es la modificación de la clausula decimo octava sobre garantía única de cumplimiento a favor de las Unidades Tecnológicas, cuyo objeto es respaldar todas y cada una de las obligaciones que surjan en este contrato. NOVENO. Que el contrato modificatorio No. 1 al contrato de arrendamiento No. 00124-11 celebrado entre las Unidades Tecnológicas de Santander y LA CAFETERIA FARIDE Y/O Sofía Andrea Rueda Rangel, establece en su clausula SEGUNDA: La clausula decimo octava del contrato de arrendamiento No. 000124-11 quedará de la siguiente manera GARANTIA UNICA.- para la ejecución del presente contrato no se requiere que el contratista otorgue garantía única que ampare el cumplimiento del contrato. DECIMO.- Que la supervisión para la ejecución y cumplimiento del contrato de arrendamiento numero 00124-1 será realizada por las Unidades Tecnológicas de Santander a través de FABIO AUGUSTO NIÑO LIEVANO. Profesional Universitario. DECIMO PRIMERO.- Que desde el mes de abril de 2011 se presentaron continuos y reiterados incumplimientos en el pago del Canon de Arrendamiento mensual ($5.000.000) por parte del arrendatario y desde el mes de junio de 2011, el no pago de este canon. DECIMO SEGUNDO.- El 22 de julio del 2011 después de los requerimientos hechos por el supervisor del contrato Dr. FABIO AUGUSTO NIÑO LIEVANO, en su calidad de supervisor del contrato, se dá por terminado unilateralmente el Contrato No. 000124-11 de 2011. DECIMO TERCERO: Que como consecuencia de la presunta celebración del contrato No. 000124-11 de 2011 sin el cumplimiento de los requisitos legales (omitir la exigencia de la garantía única) por parte de los funcionarios ALFREDO REYES SERPA en su calidad de Representante Legal de las UTS y MAGDA MILENA AMADO GAONA, en su calidad de Asesora Jurídica de las UTS, para la época de los hechos, se pudo haber causado un daño patrimonial a esta entidad del estado en la suma correspondiente a los pagos de arriendos dejados de percibir por el incumplimiento del contrato de arrendamiento.

VERIFICACION DE LOS HECHOS Con el fin de constatar la veracidad y certeza de los hechos, el grupo auditor, en el trabajo de campo realizado del 6 al 23 de noviembre de 2012 en desarrollo de la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral- Modalidad Regular practicada a LAS UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER procedió a verificar las denuncias presentadas por la suscripción del Contrato de Arrendamiento de la Cafetería sin el lleno de los requisitos legales así:

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PRIMERO: Las Unidades Tecnológicas de Santander con el fin de dar en arrendamiento el espacio físico destinado para cafetería interna, ubicado en el primer piso del edificio de profesionalización y postgrados; procedió en cumplimiento del principio de transparencia a realizar convocatoria pública, dirigida a personas naturales y jurídicas para que presentaran sus propuestas. SEGUNDO: El día siete (7) de enero en acta de cierre y entrega de propuestas tres empresas presentaron propuestas estas son: MATACHOS, CAFETERIA FARIDE, COOSERVIGSAN. Cada proponente presentó sus propuestas y posteriormente los habilitados participaron en audiencia pública de adjudicación. En esta audiencia participaron la empresa MATACHOS Y CAFETERIA FARIDE, La institución determinó un canon mínimo de arrendamiento de $1‘200.000. Como parámetro para los proponentes. En tal sentido la señora SOFIA ANDREA RUEDA VERGEL como representante de FARIDE ofrece por concepto de canon de arrendamiento la suma de CINCO MILLONES DE PESOS ($5.000.000) MONEDA LEGAL COLOMBIANA, frente a la propuesta ofrecida por MATACHOS de (1‘250.000) MONEDA LEGAL COLOMBIANA. TERCERO: Una vez terminada la audiencia pública de adjudicación conforme al artículo 9 de la Ley 1150 de 2007, se recomienda al señor Rector (e), dar en arrendamiento el espacio físico destinado para cafetería interna, ubicado en el primer piso del edificio de profesionalización y postgrados al proponente SOFIA ANDREA RUEDA VERGEL Y/O CAFETERIA FARIDE. CUARTO: Del proceso de adjudicación se derivó la celebración del contrato de arrendamiento Nº 000124-11 con la señora SOFIA ANDREA RUEDA VERGEL, el día trece (13) de enero de 2011 y el Contrato Modificatorio No. 1 al Contrato de la referencia que establece en su clausula SEGUNDA. La clausula decimo octava del contrato de arrendamiento No. 000124-11 quedara de la siguiente manera GARANTIA UNICA.- para la ejecución del presente contrato no se requiere que el contratista otorgue garantía única que ampare el cumplimiento del contrato.

QUINTO: Con oficio del 10 de febrero de 2011 la Secretaría General de las UTS, comunica al señor FABIO AUGUSTO NIÑO LIEVANO la designación como supervisor del contrato de arrendamiento No. 000124-11.

SEXTO: En el proceso de ejecución del contrato, la contratista sólo consignó el equivalente a 2 meses de arriendo conforme a lo pactado en el contrato de arrendamiento No. 000124-11 ($5.000.000) mensuales, según consta en los recibos de consignación de fecha-febrero 3 y marzo 4 de 2011 ; el 1 de abril y el 3 de mayo de 2011 consignó el valor de $1.200.000 como canon de arrendamiento de los meses de abril y mayo de 2011 ; el 24 de junio y el 6 de julio de 2012 sólo consignó la suma de $100.000 por el mes de junio y $100.000 por el mes de julio de 2011.

SEPTIMO: Ante el incumplimiento en el canon de arrendamiento, el Director Administrativo y Financiero doctor FABIO AUGUSTO NIÑO LIEVANO en su calidad de supervisor del contrato celebrado, efectuó varios requerimientos para

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exhortar al pago de los cánones adeudados, el primero en oficio del 9 de mayo de 2011 , el segundo en oficio del 9 de junio del 2011 y el tercero en oficio del 15 de julio de 2011 , solicitándole el pago de los cánones de arrendamiento, los cuales a esa fecha ascendía a la suma de $17.600.000 correspondiente a $3.800.000 del saldo del mes de abril del 2011, $3.800.000 del saldo del mes de mayo de 2011, $5.000.000 del mes de junio y $5.000.000 del mes de julio de 2011, sin que se lograse cumplimiento alguno por parte de la señora Sofía Andrea Rueda.

OCTAVO: Que en el Contrato de arrendamiento celebrado entre las Unidades Tecnológicas de Santander y la señora SOFIA ANDREA RUEDA VERGEL; se encuentra contemplada la cláusula décima cuarta que determina que ante el incumplimiento por parte del arrendatario de cualquiera de sus obligaciones, dará derecho al arrendador para disolver el contrato y exigir la entrega inmediata del espacio físico junto con sus elementos, sin desahucio ni de los requerimientos previstos en la ley.

NOVENO: De conformidad con lo estipulado en la cláusula decima cuarta del contrato las Unidades Tecnológicas de Santander efectuó la terminación unilateral del contrato, mediante acta de fecha 22 de julio de 2011. Terminación que fue notificada personalmente, a las señoras Sofía Rueda Vergel y Nhora Rueda Vergel el día 3 de agosto de 2011.

DECIMO: El día 4 de agosto de 2011 la oficina asesora jurídica recibió un oficio por parte de la señora SOFIA ANDREA RUEDA, donde manifestaba su voluntad de entregar el inventario junto con el espacio físico para la cafetería, el día lunes 8 de agosto de 2011 a las 3:00 p.m.

UNDECIMO: El día 5 de agosto, en las horas de la tarde la arrendataria de manera voluntaria con un vehículo (camión) retiró TODOS sus elementos materiales, muebles, etc. del espacio físico destinado para cafetería interna.

DECIMO PRIMERO: El día lunes 8 de agosto de 2011; día en que se haría la entrega formal del inventario, las Unidades Tecnológicas de Santander, recibió un comunicado por parte de la arrendataria a la 3:18 p.m., desistiendo de la entrega del espacio físico destinado para la cafetería interna; sin embargo ya se había hecho efectivo el retiro de todos los elementos de propiedad de la señora y solo restaba la entrega formal mediante acta de los elementos entregados por la institución estufas y otros relacionados en el inventario.

DECIMO SEGUNDO: Mediante Memorial radicado en el Procuraduría Regional de Santander el 11 de agosto de 2011 con radicado interno 5462-11, la señora contratista ANDREA RUEDA VERGEL, formuló queja contra OSCAR OMAR OROZCO BAUTISTA,MAGDA MILENA AMADO GAONA y FABIO AUGUSTO NIEÑO LIEVANO, en sus calidades de Rector, Asesora Jurídica y Director Administrativo y Financiero de las Unidades Tecnológicas de Santander-UTS, por declarar la terminación unilateral del contrato de arrendamiento No. 000124-11

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suscrito el 13 de enero de 2011 e instalar cadenas en la cafetería para impedirle el ingreso al inmueble.

DECIMO TERCERO: Con Radicado IUC-D-2011-79-430569 y IUS-2011-297184 la Procuraduría Regional de Santander apertura Investigación Disciplinaria contra OSCAR OMAR OROZCO BAUTISTA, MAGDA MILENA AMADO GAONA, FABIO AUGUSTO NIÑO LIEVANO Y CLAUDIA PATRICIA NIÑO ARIZA, Rector, Asesora Jurídica, Director Administrativo y Financiero y Jefe de la Oficina Jurídica respectivamente de las Unidades Tecnológicas de Santander-UTS, por la presunta irregularidad al declarar la terminación unilateral del contrato de arrendamiento de la cafetería de las UTS e instalar cadenas en la cafetería para impedirle el ingreso a el inmueble.

DECIMO CUARTO: El 17 de abril de 2012, la entidad instaura ante los Juzgados Administrativos del Circuito de Bucaramanga, acción ejecutiva para el cobro de las obligaciones derivadas del contrato de arrendamiento No. 000124 de 2011 por valor de TREINTA Y TRES MILLONES NOVECIENTOS DIECISEIS MIL SEISCIENTOS PESOS M/CTE ($33.916.600), de conformidad con el acta de liquidación de fecha 15 de diciembre de 2011.

CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR

1º. La Contratista SOFIA ANDREA RUEDA VERGEL, en su condición de arrendataria del inmueble, incurrió en incumplimiento en el pago del canon de arrendamiento, al consignar en los meses de abril y mayo de 2011 sólo el valor de $1.200.000 y no el valor de $5.000.000 como lo establece el Contrato No. 000124-2011 en la cláusula segunda, parágrafo segundo y cláusula décima primera del contrato de arrendamiento, motivo que llevó a las UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER, facultada por la cláusula décima cuarta del contrato de arrendamiento, a terminar unilateralmente el contrato.

2º.La Ley 1150 de 2007 y el Decreto 2474 de 2008, establece que para contratos de menor cuantía no es obligatorio exigir pólizas de garantía; y en el caso que nos ocupa, se cumple este presupuesto por lo que estamos ante unas actuaciones enmarcadas en las normas.

De conformidad con los documentos revisados por el equipo auditor y el análisis realizado en los dos (2) puntos que preceden este párrafo, se desestima la denuncia instaurada por el quejoso y no se configura en este caso ninguna conducta disciplinaria violatoria de los deberes de los servidores públicos que intervinieron en la contratación y posterior ejecución del contrato, a la Luz de la Ley 734 de 2002- Código Único Disciplinario y no se ha causado detrimento patrimonial a las Unidades Tecnológicas de Santander 3.4.2. DENUNCIA D-12-0088 DENUNCIANTE: ROBERTO PICON CHAPARRO FECHA: Octubre 29 de 2012 ENTIDAD: Unidades Tecnológicas de Santander

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RESPONSABLES: Oscar Omar Orozco- Rector, Alfredo Reyes Serpa- Rector (e), Gustavo Villamizar Ortiz, Rector (e), Fabio Niño Liévano-Director Administrativo y Financiero.

HECHOS

PRIMERO:- Que el día 24 de febrero de 2011 El señor Alfredo Reyes Serpa, en su calidad de Rector (E) de las Unidades Tecnológicas de Santander, emite la Resolución numero 02-288 donde ser reconoce y cancela el derecho a la Prima de Antigüedad a los funcionarios Gustavo Villamizar Ortiz, Rafael Osorio Thomas, William Gualdrón Rivera, Marco Antonio Pereira, Eduardo Sanmiguel Marín, Alberto Serrano, Fabio Solano Castellanos, José Antonio Vesga. SEGUNDO. El día 15 de marzo de 2011 el señor Gustavo Villamizar Ortiz, en su calidad de Rector (E) de las Unidades Tecnológicos de Santander, emite la Resolución 02-366 por la cual se reconoce y se paga la de Prima de Antigüedad al docente de planta Miguel Ángel Colmenares Salcedo. TERCERO.- Que el día 16 de marzo de 2011, el Rector de las Unidades Tecnológicas de Santander Oscar Omar Orozco, emite la Resolución No. 02-373 donde reconoce el pago de la Prima de Antigüedad a los funcionarios Luis Gabriel Barrera Barrera, Luis Hernando Botello Castellanos, Pedro Pablo López Rueda y Milton Reyes Jiménez, CUARTO.- Que según las Resoluciones No. 02-288, 02-366 y 02-373 del 2011, se autorizó el pago de la prima de antigüedad a los funcionarios anteriormente mencionados, con carácter de retroactividad desde el año 2005. QUINTO.- Que el primero de diciembre de 2011 los docentes Alberto Serrano Acevedo y Eduardo Sanmiguel Marín, mediante oficio dirigido al señor Fabio Niño Liévano, en su calidad de Director Administrativo y Financiero de las Unidades Tecnológicas de Santander, solicitan se les pague lo que institución les adeuda por la afectación que causó el reconocimiento de la prima de antigüedad en las cesantías desde el año 2005 hasta la fecha. SEXTO.- Que el día primero de diciembre de 2011 el señor Fabio Niño Liévano, Director Administrativo y Financiero de las Unidades Tecnológicas de Santander, da respuesta a los docentes Alberto Serrano Acevedo y Eduardo Sanmiguel Marín, “ En atención a su comunicación del día de hoy, me permito informarles que la entidad en la presente vigencia, hizo un gran esfuerzo presupuestal y financiero, para cancelarles la prima de antigüedad con retroactividad al año 2005, ya que en agosto de 2010, cuando se formuló el proyecto de presupuesto para la vigencia de 2011, este derecho no había sido reconocido por la institución, por tanto dicho valor no fue presupuestado así como tampoco está presupuestado el impacto que esta prima tiene sobre la liquidación de las demás prestaciones sociales”. Termina diciendo “no es viable presupuestalmente atender favorablemente esta petición. SEPTIMO: Que las actuaciones administrativas realizadas por los funcionarios públicos enunciados en la descripción de los hechos de esta queja, causaron al parecer del quejoso, un presunto detrimento patrimonial por la indebida ejecución

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del presupuesto de las Unidades Tecnológicas de Santander-UTS durante la vigencia del 2011, al específicamente pagar una prima de antigüedad sin estar presupuestada, pudiendo estar incursos en conductas tipificadas por la Ley 734 de 2002.Código Único Disciplinario, como faltas gravísimas, además de la presunta comisión de los delitos de Prevaricato por acción y Peculado por Aplicación Oficial Diferente.

VERIFICACIÒN DE LOS HECHOS

Con el fin de constatar la veracidad y certeza de los hechos, el grupo auditor, en el trabajo de campo realizado del 6 al 23 de noviembre DE 2012 en desarrollo de la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral- Modalidad Regular practicada a LAS UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER procedió a verificar las denuncias presentadas por el pago de la Prima de Antigüedad así. PRIMERO: El Decreto 259 del 20 de diciembre de 2010, por la cual se liquida el Presupuesto General de Ingresos y Gastos del Departamento de Santander para la vigencia fiscal del 2011, establece el Presupuesto de Ingresos y Gastos de las Unidades Tecnológicas de Santander aprobado para la vigencia del 2011. SEGUNDO: En el Presupuesto de Gastos de las Unidades Tecnológicas de Santander para la vigencia del 2011, aparece aprobado para el rubro Servicios Personales Asociados a la Nómina- Prima de Antigüedad el valor de $121.000.000 TERCERO: En oficio OAJ-22 del 20 de enero de 2011, la Jefe de la Oficina Asesora Jurídica da respuesta favorable a una petición formulada por los docentes de planta de las Unidades Tecnológicas de Santander, en el sentido de que a ellos les asiste el derecho al reconocimiento de la Prima de Antigüedad establecida en las Ordenanza 031 de 1985, 14 de 1988 y 036 del 2002. CUARTO: En Resolución No. 02-288 del 24 de febrero de 2011, se reconoce y ordena el pago de la Prima de Antigüedad a los docentes: Gustavo Villamizar Ortiz, William Gualdrón Rivera, Rafael Osorio Thomas, Marco Antonio Pereira, Eduardo San Miguel Marín, Alberto Serrano Acevedo, Fabio Solano Castellanos y José Antonio Vesga. QUINTO: En Resolución No. 02-366 de marzo 15 de 2011, se reconoce y ordena el pago de la Prima de Antigüedad al docente Miguel Ángel Colmenares Salcedo. SEXTO: En Resolución No. 02-373 del 16 de marzo de 2011, se reconoce y ordena la prima de antigüedad a los docentes Luis Gabriel Barrera Barrera, Luis Hernando Botello Castellanos, Pedro Pablo López Rueda y Milton Reyes Jiménez. SEPTIMO: El 28 de julio de 2011, mediante Acuerdo No. 01-13 el Consejo Directivo de las Unidades Tecnológicas de Santander aprueba un Contra crédito del Presupuesto de Gastos de Funcionamiento de la Vigencia 2011 del rubro de Servicios Personales Asociados a la Nómina- Prima de Antigüedad, por valor de $25.000.000.

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OCTAVO: El 28 de noviembre de 2011, mediante Acuerdo No. 01-025 el Consejo Directivo de las Unidades Tecnológicas de Santander aprueba un Contra crédito del Presupuesto de Gastos de Funcionamiento de la Vigencia 2011 del rubro de Servicios Personales Asociados a la Nómina. Prima de Antigüedad por valor de $24.272.978. NOVENO: En la Ejecución Presupuestal de Gastos con corte 31 de diciembre de 2011, reportada a la Contraloría General de Santander en el aplicativo SIA. Rendición de Cuentas de los sujetos de control, las Unidades Tecnológicas de Santander, reportaron una ejecución total del rubro de Servicios Personales Asociados a la Nómina- Prima de Antigüedad de $ 71.219.806.


Frente a la denuncia formulada por el quejoso por presunto detrimento patrimonial por la indebida ejecución del presupuesto de las Unidades Tecnológicas de Santander-UTS durante la vigencia del 2011, al específicamente pagar una prima de antigüedad sin estar presupuestada, este ente de control desestima sus razones por cuanto de acuerdo a las documentos probatorios obtenidos en el proceso auditor se pudo establecer: 1º. Que el presupuesto para el pago de la Prima de Antigüedad de los servidores públicos de las Unidades Tecnológicas de Santander, con derecho a esta prestación de conformidad con las Ordenanzas 031 de 1985, 014 de 1988 y 036 de 2002, si estaba contemplado en el Decreto 259 del 20 de diciembre de 2010 de la Gobernación de Santander, por la cual se liquida el Presupuesto de Ingresos y Gastos del Departamento de Santander para la vigencia fiscal del 2011, dentro del cual se encontraba incluido el Presupuesto de las Unidades Tecnológicas de Santander, contemplaba en el rubro Gastos de Funcionamientos-Servicios Personales Asociados a la Nómina- Prima de Antigüedad, el valor de $121.000.000 . 2º.Que la entidad apropió suficientes recursos en el rubro Servicios Personales Asociados a la Nómina.- Prima de Antigüedad lo que le permitió aprobar y cancelar esta prestación sin que se afectara la disponibilidad presupuestal, actuación que quedó evidenciada en la Ejecución Presupuestal de Gastos con corte 31 de diciembre de 2011, el cual relaciona un valor comprometido y pagado por este concepto de $71.219.806 frente a $121.000.000 que corresponde al valor inicialmente presupuestado. 3º.Que prueba de que existía disponibilidad presupuestal en exceso de lo requerido para el reconocimiento de este derecho a los servidores públicos de las Unidades Tecnológicas de Santander, es el hecho de que el Consejo Directivo de la entidad aprobó trasladar este excedente a otros rubros que requerían de apropiación presupuestal, como consta en los Acuerdos No. 01-13 de julio 28 de 2011 y 01-025 de noviembre 28 de 2011, por valor de $25.000.000 y $24.272.978 respectivamente para un total disponible y definitivo de apropiación en el rubro de Servicios Personales Asociados a la Nómina-Prima de Antigüedad de $71.727.022 del cual se canceló la suma de $71.219.806 en la vigencia del 2011.

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3.4.3. QUEJA No. Q-12-0127 DENUNCIANTE: ROBERTO PICON CHAPARRO FECHA: Septiembre 20 de 2012 ENTIDAD: Unidades Tecnológicas de Santander RESPONSABLES: Oscar Omar Orozco- Rector, Alfredo Reyes Serpa- Rector (e),

Gustavo Villamizar Ortiz (e), Fabio Niño Liévano-Director Administrativo y Financiero.

HECHOS

PRIMERO: Que la señora Magola Sierra Ruíz identificada con la cédula de ciudadanía No. 28.271.378 de Onzaga, se desempeñó en las Unidades Tecnológicas de Santander en el cargo de Técnico Administrativo Código 367 Grado 04 desde el 23 de mayo de 1978, hasta el 31 de enero de 2012, empleo del cual ostentaba derechos de carrera. SEGUNDO: Que el cargo de Técnico Administrativo Código 367 Grado 04 en las Unidades Tecnológicas de Santander, tenía durante la vigencia 2011 una asignación mensual de $2.060.015. TERCERO: Que ante la vacancia definitiva en el cargo de Jefe de la Oficina de Control Interno Código 06 Grado 10 de la Planta Global de las Unidades Tecnológicas de Santander, el día 3 de mayo de 2011, mediante la Resolución No. 02-582 el Rector de la Institución, nombra en comisión por el término de tres (3) meses en el mismo a la señora Magola Sierra Ruíz con asignación mensual de $5.379.045. CUARTO: el 22 de junio de 2011, mediante Resolución No. 02-801 se otorga una Prima Técnica equivalente al 50% de la asignación básica mensual, a la doctora Magola Sierra Ruiz. QUINTO: El 3 de agosto de 2011, mediante Resolución No. 02-955 se realizó una prórroga de 3 meses más , a la comisión de la doctora Magola Sierra Ruíz en el cargo de Jefe de la Oficina de Control Interno Código 006 Grado 10 de la Planta Global de las UTS. SEXTO: El 24 de Octubre de 2011, mediante la Resolución No. 02-1222, se le prorrogó a la señora Magola Sierra Ruiz, la comisión en el cargo de Jefe Oficina de Control Interno hasta el 30 de diciembre de 2011. SEPTIMO: El 29 de diciembre de 2011, mediante Resolución No. 02-1449, se prorroga la comisión hasta el 27 de enero de 2012, de la doctora Magola Sierra Ruíz. OCTAVO: El 27 de enero de 2012, mediante Resolución No. 02-066, se prorroga por cuatro (4) días más la comisión otorgada a la doctora Magola Sierra Ruiz. NOVENO: El 27 de enero de 2012, mediante Resolución No. 077 el Rector de las Unidades Tecnológicas de Santander, acepta la renuncia a partir del 1º. de

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febrero de 2012, a la doctora Magola Sierra Ruiz, del empleo de Técnico Administrativo Código 367 Grado 04 que venía desempeñando desde el 23 de mayo de 1978. DECIMO: El 21 de febrero de 2012, mediante Resolución No. 02-156, el Rector de las Unidades Tecnológicas de Santander, ordena el pago de $305.921.631, correspondiente a la liquidación definitiva de sus prestaciones sociales en los términos que señala la ley, tomando como sueldo base para la liquidación, el valor de $6.194.137 y del cual deduce el valor de $103.959.306 que corresponde a las cesantías parciales retiradas por la funcionaria, quedando un valor a cancelar neto de $221.531.195. UNDECIMO: El 15 de marzo de 2012, mediante Resolución No. 02-239, el Rector de las Unidades Tecnológicas de Santander, modifica la Resolución No. 02-156 del 21 de febrero de 2012 en el sentido de que la liquidación total de las prestaciones sociales corresponden a $75.404.180. DECIMO PRIMERO: El 16 de abril de 2012, mediante Resolución No. 02-0332, se revocó la Resolución No. 02-239 de marzo 15 de 2012, por tener vicios de forma y contenido, quedando vigente nuevamente la Resolución 02-156 de marzo 15 de 2012. DECIMO SEGUNDO: Que con fecha abril 24 de 2012, la Dirección Administrativa y Financiera le practica una reliquidación de las Cesantías, la cual asciende a la suma de $417.852.664 y de la cual le adeudan la suma de $92.362.163, que son canceladas con el Comprobante de Egreso No. 12 A 00067 del 16 de mayo de 2012. DECIMO TERCERO: Que las actuaciones administrativas de los funcionarios Alfredo Reyes Serpa- Rector (e) , Oscar Omar Orozco- Rector, Gustavo Villamizar Ortiz- Rector (e) y Fabio Niño Liévano- Director Administrativo y Financiero, pudieron ocasionar un presunto daño patrimonial a la entidad, por el incremento sustancial en el pago de las prestaciones sociales a la funcionaria Magola Sierra Ruíz, con ocasión de la comisión otorgada para ejercer el cargo de Jefe de la Oficina de Control Interno, con una salario que triplicaba el valor del salario del cargo que desempeñaba en propiedad como Técnico Administrativo Código 367 Grado 04 en las Unidades Tecnológicas de Santander.

VERIFICACION DE LOS HECHOS

Con el fin de constatar la veracidad y certeza de los hechos, el grupo auditor, en el trabajo de campo realizado del 6 al 23 de noviembre en desarrollo de la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral- Modalidad Regular practicada a LAS UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER, procedió a verificar las denuncias presentadas por el pago de las Prestaciones Sociales definitivas a la doctora MAGOLA SIERRA RUIZ con ocasión de la comisión otorgada para ejercer el cargo de Jefe de la Oficina de Control Interno de las Unidades Tecnológicas de Santander así:

PRIMERO: El 3 de mayo de 2011, mediante Resolución No. 02-582 se nombró en comisión a la Doctora MAGOLA SIERRA RUIZ, en el cargo de Jefe de la

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Oficina de Control Interno Código 006 Grado 10 de la Planta Global de las Unidades Tecnológicas de Santander, por el término de tres (3) meses. SEGUNDO: el 22 de junio de 2011, mediante Resolución No. 02-801 se otorga una Prima Técnica equivalente al 50% de la asignación básica mensual, a la doctora Magola Sierra Ruiz. TERCERO: El 3 de agosto de 2011, mediante Resolución No. 02-955 se realizó una prórroga de 3 meses más, a la comisión de la doctora Magola Sierra Ruíz en el cargo de Jefe de la Oficina de Control Interno Código 006 Grado 10 de la Planta Global de las UTS. CUARTO: El 29 de diciembre de 2011, mediante Resolución No. 02-1449, se prorroga la comisión hasta el 27 de enero de 2012, de la doctora Magola Sierra Ruíz. QUINTO El 27 de enero de 2012, mediante Resolución No. 02-066, se prorroga por cuatro (4) días más la comisión otorgada a la doctora Magola Sierra Ruiz. SEXTO: El 27 de enero de 2012, mediante Resolución No. 077 el Rector de las Unidades Tecnológicas de Santander, acepta la renuncia a partir del 1º. de febrero de 2012, a la doctora Magola Sierra Ruiz, del empleo de Técnico Administrativo Código 367 Grado 04 que venía desempeñando desde el 23 de mayo de 1978. SEPTIMO: El 21 de febrero de 2012, mediante Resolución No. 02-156, el Rector de las Unidades Tecnológicas de Santander, ordena el pago de $305.921.631, correspondiente a la liquidación definitiva de sus prestaciones sociales en los términos que señala la ley, tomando como sueldo base para la liquidación, el valor de $6.194.137 y del cual deduce el valor de $103.959.306 que corresponde a las cesantías parciales retiradas por la funcionaria, quedando un valor a cancelar neto de $221.531.195. OCTAVO: El 15 de marzo de 2012, mediante Resolución No. 02-239, el Rector de las Unidades Tecnológicas de Santander, modifica la Resolución No. 02-156 del 21 de febrero de 2012 en el sentido de que la liquidación total de las prestaciones sociales corresponden a $75.404.180. NOVENO: El 16 de abril de 2012, mediante Resolución No. 02-0332, se revocó la Resolución No. 02-239 de marzo 15 de 2012, por tener vicios de forma y contenido, quedando vigente nuevamente la Resolución 02-156 de marzo 15 de 2012. DECIMO: Que con fecha abril 24 de 2012, la Dirección Administrativa y Financiera le practica una reliquidación de las Cesantías que se ordenaron pagar en la Resolución No. 02-0239 del 15 de marzo de 2012, la cual asciende a la suma de $417.852.664 y de la cual le adeudan la suma de $92.362.163, que son canceladas con el Comprobante de Egreso No. 12 A 00067 del 16 de mayo de 2012

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Frente a la denuncia formulada por el quejoso por presunto daño patrimonial a la entidad, por el incremento sustancial en el pago de las prestaciones sociales a la funcionaria Magola Sierra Ruíz, con ocasión de la comisión otorgada para ejercer el cargo de Jefe de la Oficina de Control Interno, con un sueldo que triplicaba el valor del salario del cargo que desempeñaba en propiedad como Técnico Administrativo Código 367 Grado 04 en las Unidades Tecnológicas de Santander, la Contraloría General de Santander, desestima sus argumentos por las razones que a continuación se relacionan: Los empleados vinculados regularmente a la Administración Pública, pueden encontrarse en las siguientes situaciones administrativas durante su vida al servicio público: en servicio activo; en licencia; en permiso; en comisión, ejerciendo las funciones de otro empleo por encargo; prestando servicio militar, en vacaciones, y, suspendido en ejercicio de sus funciones. Atendiendo a la filosofía de la carrera administrativa, la Ley permite que quien sea funcionario inscrito en el escalafón de carrera, pueda tener también la oportunidad de llegar a escalar posiciones en los niveles de dirección y mando, sin perder la condición de funcionario de carrera. De conformidad con la legislación vigente( artículo 26 de la Ley 909 de 2004), los empleados de carrera con evaluación del desempeño sobresaliente, tendrán derecho a que se les otorgue comisión hasta por el término de tres (3) años, en períodos continuos o discontinuos, pudiendo ser prorrogado por un término igual, para desempeñar empleos de libre nombramiento y remoción o por término correspondiente cuando se trate de empleos de período, para los cuales hubieren sido nombrados o elegidos en la misma entidad a la cual se encuentran vinculados o en otra. En todo caso, la comisión o la suma de ellas no podrá ser superior a seis (6) años, so pena de ser desvinculado del cargo de carrera administrativa en forma automática. Finalizado el término por el cual se otorgó comisión, el de su prórroga o cuando el empleado renuncie al cargo de libre nombramiento y remoción o sea retirado del mismo antes del vencimiento del término de la comisión, deberá asumir el empleo respecto del cual ostenta derechos de carrera. De no cumplirse lo anterior la entidad declarará la vacancia de este y lo proveerá en forma definitiva. De esto se informará a la Comisión Nacional del Servicio Civil. En estos mismos términos podrá otorgarse comisión para desempeñar empleos de libre nombramiento y remoción o de período a los empleados de carrera que obtengan evaluación de desempeño satisfactoria. La funcionaria Magola Sierra Ruiz, ostentaba como Técnico Administrativo Código 367 Grado 04 en las Unidades Tecnológicas de Santander, derechos de carrera administrativa, que la hicieron acreedora al otorgamiento de la comisión en el cargo de Jefe de la Oficina de Control Interno de las Unidades Tecnológicas de Santander. El derecho al pago de las Cesantías de un servidor público cualquiera sea su modalidad, anual o con retroactividad; así como el derecho a una pensión además

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de ser derechos mínimos irrenunciables no son incompatibles con sus derechos de carrera administrativa.

El Código Sustantivo del Trabajo contempla una serie de derechos laborales mínimos que tienen el carácter de irrenunciables, esto es, que el trabajador no puede por voluntad propia renunciar a ellos, y mucho menos por exigencia del empleador o un tercero, derechos que tampoco son negociables ni transables.

La Corte Constitucional, en sentencia T-592 del 2009 hace los siguientes comentarios sobre este tema:

(…) Ahora bien, por derechos irrenunciables se entienden todos aquellos que no son materia de negociación o de discusión.

Los artículos 53 de la Constitución Política y el 13 del Código Sustantivo del Trabajo consagran como garantía fundamental en materia laboral la irrenunciabilidad de los derechos mínimos a favor del trabajador. Esta Corporación ha manifestado que el principio en mención, “refleja el sentido reivindicatorio y proteccionista que para el empleado tiene el derecho laboral. De suerte que los logros alcanzados en su favor, no pueden ni voluntaria, ni forzosamente, por mandato legal, ser objeto de renuncia obligatoria”, pues se busca asegurarle al trabajador un mínimo de bienestar individual y familiar que consulte la dignidad humana, siendo por lo tanto de orden público las disposiciones legales que regulan el trabajo humano y sustraídos de la autonomía de la voluntad privada los derechos y prerrogativas en ellas reconocidos, salvo los casos exceptuados expresamente por la Ley (artículo 14 del Código Sustantivo del Trabajo).

Así las cosas no se configura en este caso ninguna conducta disciplinaria violatoria de los deberes de los servidores públicos que expidieron estos actos administrativos y reconocieron estos derechos, a la Luz de la Ley 734 de 2002- Código Único Disciplinario y no se ha causado detrimento patrimonial a las Unidades Tecnológicas de Santander.

3.5 . EVALUACIÓN Y ANALISIS LINEA CONTRATACION

3.5.1 NATURALEZA JURIDICA Las Unidades Tecnológicas de Santander es una Institución Publica de Educación Superior del orden departamental, dotada de personera jurídica, autonomía administrativa, presupuestal y financiera cuyo objeto es la formación de profesionales soportada en procesos académicos para contribuir al desarrollo humano sostenible de su entorno regional, nacional e internacional. Por lo anterior el proceso de Auditoría Gubernamental con enfoque integral, modalidad Regular, se practicó a la gestión contractual de las Unidades Tecnológicas de Santander, mediante evaluación con criterio integral, sobre los contratos suscritos, ejecutados y liquidados por esta entidad, correspondiente a la vigencia 2011, verificando el cumplimiento de las clausulas pactadas, las disposiciones legales, pagos, el control oportuno y si los sujetos contractuales aseguraron los propósitos que dieron origen a la contratación.

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3.5.2 RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN APLICABLE El marco normativo tomado como referencia para la evaluación contractual vigencia 2011 fue el Manual de Contratación (Resolución 02-593 de 2008), la ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 2474 de 2008, y las demás normas que las modifiquen o adicionen. CONTRATACIÓN REVISADA Durante la vigencia 2011, las Unidades Tecnológicas de Santander suscribieron cuatrocientos catorce contratos, por valor de siete mil doscientos treinta y nueve millones de pesos setecientos tres mil quinientos sesenta y cuatro pesos ($7.239.703.564) discriminados bajo la siguiente modalidad:

MODALIDAD VALOR

CONTRATACIÓN DIRECTA $3.304.094.036

LICITACIÓN PUBLICA $405.390.278

MINIMA CUANTIA $58.205.056

SELECCIÓN ABREVIADA $3.472.014.194

TOTAL $7.239.703.564

De la totalidad de contratos suscritos se seleccionaron como muestra aleatoria un total de 31 contratos que a continuación relacionamos así:

No Contrato

Objeto Del Contrato Valor Inicial Del Contrato

Nombre Completo Del Contratista

Suscripción Del Contrato

2168 Compra e instalación de mobiliario para las Unidades Tecnológicas de Santander

$414,060,200.00 RAFAEL BEJARANO GUALDRON

12/14/2011

2167

Adquisición de un ascensor para discapacitados en el edificio de aulas y laboratorios de las Unidades Tecnológicas de Santander

$ 77,500,000.00 M & J INGENIERIA 12/13/2011

2166 Adquisición de implementos deportivos y uniformes de competencia para los estudiantes de las Unidades Tecnológicas de Santander

$ 14,606,000.00 PABON MARTIN FERNANDO

12/13/2011

2157 Adquisición de aires acondicionados para las Unidades Tecnológicas de Santander

$266,074,406.00 PROYECTOS Y SERVICIOS LIMITADA

12/6/2011

2137

Compra de doscientas sesenta y siete (267) togas y birretes para la celebración de las ceremonias de grado de los estudiantes que terminan de cursar su ciclo tecnológico o profesional en las Unidades Tecnológicas de Santander

$ 14,685,000.00 PABON MARTIN FERNANDO

11/17/2011

2116

Adquisición de dos (2) módulos didácticos para el laboratorio de instrumentación industrial del programa de tecnología en operación y mantenimiento electromecánico - extensión Barrancabermeja de las Unidades Tecnológicas de Santander

$219,994,000.00 JARAMILLO SUAREZ EDGAR JESUS

10/12/2011

1221 Adquisición de material bibliográfico para las Unidades Tecnológicas de Santander

$199,883,895.00

VIVIESCAS PARRA JULIA EDIHT

6/14/2011

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1212 Adquisición de elementos de papelería tintas tóneres y material preimpreso año 2011 para las Unidades Tecnológicas de Santander.

$364,390,841.00

JARAMILLO DIAZ JULIAN LIBARDO

5/18/2011

1205

Servicios profesionales para realizar la capacitación asesoría mantenimiento y actualización de los sistemas financiero caja menor cartera nomina almacén contratos y recaudo de las Unidades Tecnológicas de Santander.

$ 74,000,000.00 SINUCO ROJAS MARIA EUGENIA

5/9/2011

1161

Prestar servicios profesionales independientes de asesoría en mercadeo estratégico e imagen corporativa para las Unidades Tecnológicas de Santander

$ 40,500,000.00 LCA PUBLITECA S.A.S 4/7/2011

1160

Prestación de servicios profesionales para la implementación del sistema de archivo y correspondencia en las sedes de Barrancabermeja. San Gil y Vélez de las Unidades Tecnológicas de Santander.

$ 74,000,000.00 MELO CHACON SERGIO GIOVANNY

4/5/2011

1151

Adquisición del laboratorio de máquinas eléctricas para la tecnología en operación y mantenimiento electromecánico y el laboratorio de refrigeración y aire acondicionado para la tecnología en operación y mantenimiento electromecánico en extensión de Barrancabermeja de las Unidades Tecnológicas de Santander.

$399,431,122.00 ALECOP S COOP SUCURSAL COLOMBIA

4/1/2011

1141

Adquisición de cinco (5) paneles didácticos para el laboratorio de accionamientos eléctricos de la tecnología en operación y mantenimiento electromecánico en extensión Barrancabermeja y cuatro (4) paneles didácticos para la actualización del laboratorio de medidas eléctricas de la tecnología en operación y mantenimiento electromecánico de las Unidades Tecnológicas de Santander.

$209,983,200.00 JARAMILLO SUAREZ EDGAR JESUS

3/24/2011

1005 Prestar servicios profesionales para la creación del Centro de Desarrollo Tecnológico e innovación cdti-UTS.

$ 50,143,333.00 LENGERKE PEREZ OMAR

2/24/2011

136 Adquisición de las pólizas que conforman el programa de seguros de las Unidades Tecnológicas de Santander. grupo i y grupo ii.

$176,428,606.10 MAPFRE SEGUROS GENERALES DE COLOMBIA S.A.

1/27/2011

133

Prestar servicios profesionales como coordinador del programa académico de administración de empresas de la Unidades Tecnológicas de Santander

$ 58,401,667.00 GOMEZ MELO LAUREANO

1/26/2011

64

Prestar servicios profesionales en la oficina de recursos informáticos y audiovisuales como coordinador del área de sistemas de las Unidades Tecnológicas de Santander.

$ 76,700,000.00 VIVAS CALDERON OMAR

1/7/2011

51

Prestar servicios profesionales como ingeniero de sistemas a la oficina de recursos informáticos y audiovisuales en la unidad de redes y comunicaciones como administrador de la red de voz y datos de las Unidades Tecnológicas de Santander.

$ 36,683,333.00 OCHOA MARTINEZ GILBERTO

1/6/2011

29

Prestar servicios profesionales de apoyo y asesoría en sistemas para los procesos de contratación relacionados con el SICE y el SECOP en las Unidades Tecnológicas de Santander

$ 36,993,333.00 GUERRERO TARAZONA JAVIER AUGUSTO

1/4/2011

1

Prestar servicios profesionales de apoyo jurídico a los procesos contractuales y electorales en las Unidades Tecnológicas de Santander.

$ 36,993,333.00 CALDERON PEREZ ANDREA

1/3/2011

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137 Adquisición de las pólizas que conforman el programa de seguros de las Unidades Tecnológicas de Santander. grupo iii. $227,692,972.00

LA PREVISORA S.A. COMPAÑIA DE SEGUROS 1/27/2011

138 Adquisición de las pólizas que conforman el programa de seguros de las Unidades Tecnológicas de Santander. grupo iv. soat para los vehículos oficiales de la institución. $ 1,268,700.00

LIBERTY SEGUROS S.A. 1/27/2011

1761 Adquisición del licenciamiento microsoft campus agreement y antivirus para las Unidades Tecnológicas de Santander $123,818,350.00

COMPUTER CENTER S.A.S 8/3/2011

1273

Prestación del servicio de transporte terrestre de pasajeros para los grupos representativos de estudiantes y/o docentes de las uts en eventos de carácter académico deportivo y cultural y transporte de carga a los lugares que se requieran dentro del territorio nacional para el primer y segundo semestre de 2011 $ 97,990,000.00

COOPERATIVA SANTANDEREANA DE TRANSPORTADORES LTDA - COPETRAN 7/1/2011

1255

Compra de un (1) vehículo para las Unidades Tecnológicas de Santander correspondiente al lote no. 2 marca Dodge Journey 2.4l se Crew modelo 2011 $ 4,656,517.00

MOTORESTE AUTOS S.A. 6/21/2011

2066 Prestación de servicios profesionales para determinar la calificación de la capacidad de pago de la deuda a largo plazo de las Unidades Tecnológicas de Santander $ 14,500,000.00

VALUE AND RISK RATING S.A. SOCIEDAD CALIFICADORA DE VALORES 8/25/2011

2065 Prestación del servicio de mantenimiento de mobiliario de las Unidades Tecnológicas de Santander en el 2011 $ 6,861,200.00

HENRY OSWALDO ACOSTA CASTILLO 8/25/2011

141

Celebración de un convenio interinstitucional con la caja santandereana de subsidio familiar Cajasan para desarrolar el programa de bienestar social e incentivos para los empleados públicos de las Unidades Tecnológicas de Santander y la aplicación de las evaluaciones médicas ocupacionales de ingreso periódicas y de egreso de la vigencia 2011. $117,929,000.00

CAJA SANTANDEREANA DE SUBSIDIO FAMILIAR CAJASAN 1/28/2011

1218

Apoyar y asesorar a la institución en la formulación evaluación y definición de acciones a emprender en cuanto la planificación elaboración viabilizarían Construcción y puesta en marcha de los diferentes proyectos de infraestructura física de la institución en la sede principal y en las sedes de San Gil Vélez y Barrancabermeja $ 42,000,000.00

MONSALVE MONROY MONICA PAOLA 6/1/2011

65

Prestar servicios profesionales en la administración implementación y soporte de los aplicativos academusoft snies y spadies en el grupo de sistemas de las Unidades Tecnológicas de Santander $ 37,760,000.00

ANDRADE CONTRERAS CARLOS ENRIQUE 1/7/2011

3.5.3 GESTIÓN CONTRACTUAL

PRINCIPIO DE PUBLICIDAD

Al hablar del principio de publicidad, se está haciendo referencia a la labor de publicar en un medio idóneo las convocatorias contractuales y todos los actos preparatorios del contratos, el medio idóneo por excelencia caso de la contratación administrativa, es el SECOP y para el caso de las Unidades Tecnológicas de Santander, al hacer una consulta a este portal de contratación encontramos que efectivamente aparecen publicados todos los actos contractuales que tomamos como muestra para esta auditoría junto a otros objetos contractuales lo que comporta el cumplimiento al principio de publicidad.

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A continuación haremos una relación de los contratos que no tuvieron objeción negativa dentro de la revisión así:

CONTRATO DE COMPRAVENTA No.002116-11 ENTRE UNIDADES TEGNOLOGICAS Y EDGAR DE JESUS JARAMILLO SUAREZ OBJETO: “ADQUISICION DE DOS MODULOS DIDACTICOS PARA EL LABORATORIO DE INSTRUMENTACION INDUSTRIAL DEL PROGRAMA DE TECNOLOGIA EN OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO ELECTROMECANICO- EXTENSION BARRANCABERMEJA”. TIEMPO: 45 DIAS VALOR: $219.994.000 FIRMA DEL CONTRATO: 12 DE OCTUBRE DE 2011 ACTA DE TERMINACION: 05 DE DICIEMBRE DE 2011

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En cuanto a dicho contrato documentalmente la entidad soporta la compra, cumpliendo con lo establecido por la legislación colombiana con respecto a contratación se refiere, las fotografías son suministradas por la entidad ya que los aparatos se encuentran en la sede de Barrancabermeja. CONTRATO DE COMPRAVENTA 1212-11 CELEBRADO ENTRE LAS UNIDADES TECNOLOGICAS Y JULIAN LIBARDO JARAMILLO DIAZ OBJETO: “ADQUISICION DE ELEMENTOS DE PAPELERIA, TINTAS, TONERES Y MATERIAL PREIMPRESO AÑO 2011 PARA LAS UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER” VALOR: $364.390.841

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TIEMPO: APARTIR DE LA APORBACION DE LA POLIZA DE GARANTIA HASTA EL 30 DE NOVIEMBRE DE 2011. FIRMA DEL CONTRATO: 18 DE MAYO DE 2011 ACTA DE INCIACION: 19 DE MAYO DE 2011 ADICIONAL: $30.000.000 ACTA DE TERMINACION: 30 DE DICIEMBRE DE 2012 Se verificó la información contractual suministrada por la entidad y cumple con los requisitos establecidos por la ley Colombiana en materia contractual CONTRATO 1151 DE 2011 - ADQUISICION DEL LABORATORIO DE MAQUINAS ELECTRICAS PARA LA TECNOLOGIA EN OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO ELECTROMECANICO Y EL LABORATORIO DE REFRIGERACION Y AIRE ACONDICIONADO PARA LA TECNOLOGIA EN OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO ELECTROMECANICO EN EXTENSION DE BARRANCABERMEJA DE LAS UTS”.

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VALOR: $399.431.122 PLAZO: TRES MESES Se revisó la información documental que reposa en la entidad y se evidencia que se cumple los requisitos establecidos para este tipo de contratos, las fotografías anexas a este informe fueron suministradas por la entidad ya que dichas maquinas se instalaron en la sede ubicada en la ciudad de Barrancabermeja. CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No.001161-11 CON LA PUBLITECA LTDA Y/O JORGE SALIM ELJACH ESPINEL. OBJETO: Ejecutar trabajos de asesoría y elaboración de diseños y estudios de mercado estratégico que buscan el posicionamiento de las Unidades Tecnológicas de Santander, asesorar sobre los objetivos y metas comerciales a corto plazo, asesorar en la consolidación de campañas de publicidad estratégicas para la promoción y divulgación de los programas, actividades y proyectos de la institución, asesoría integral en la elaboración de piezas publicitarias, análisis de mayor numero de informados, apoyo a los equipos de comercialización, prestación de servicios profesionales en el diseño de la nueva imagen corporativa de las Unidades Tecnológicas. VALOR: $40.500.000 PLAZO: DEL 7 DE ABRIL AL 30 DE DICIEMBRE DE 2011 ACTA DE INCIO: 08 DE ABRIL DE 2011 ACTA DE LIQUIDACION: 17 DE FEBRERO DE 2012. Revisando la información documental se evidencia que se cumplió con los requisitos establecidos en la normatividad en materia de contratación pública. CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES No.001218-11 OBJETO: El contratista se compromete para con las UTS a apoyar y asesorar a la Institución en la formulación, evaluación y definiciones de acciones a emprender en cuanto la planificación, elaboración, viabilización, construcción y puesta en marcha de los diferentes proyectos de infraestructura física de la institución en la sede principal y en las sedes de San Gil, Vélez y Barrancabermeja. VALOR: $42.000.000 PLAZO: 7 MESES CONTRATISTA: MONICA PAOLA MONSALVE MONROY Con respecto a este contrato en la documentación allegada por la entidad aparecen informe de ejecuciones parciales y de liquidación, donde el supervisor manifiesta que el contratista ha cumplido a cabalidad su objeto contractual, sin

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embargo no existe información de las funciones o tareas realizadas por el contratista que acrediten que verdaderamente se realizaron dichas funciones. Para poder verificar dicha información hubo que recurrir a la contratista para que brindara la documentación correspondiente, por lo tanto se presenta nuevamente el mismo inconveniente que se presenta con toda la contratación dentro de la entidad, y es que no existe dependencia que se encargue de la custodia de la información contractual una vez han finalizado y liquidado los contratos. CONTRATO No 2168, que tiene por objeto la compra e instalación de mobiliario para las Unidades Tecnológicas de Santander, por valor de $414,060,200, suscrito con el señor Rafael Bejarano Gualdron, el 14 de diciembre de 2011, su terminación y finalización se produjo el 21 de febrero de 2012.

CONTRATO No 2167, que tiene por objeto la adquisición de un ascensor para discapacitados en el Edificio de Aulas y Laboratorios de las Unidades Tecnológicas de Santander, por valor de $77,500,000, suscrito con M & J INGENIERIA, el 13 de diciembre de 2011 su terminación y finalización se produjo el 22 de abril de 2012. . CONTRATO No 2166, que tiene por objeto la adquisición de implementos deportivos y uniformes de competencia para los estudiantes de las Unidades Tecnológicas de Santander, por valor de $14,606,000, suscrito con Pabón Martin Fernando, el 13 de diciembre de 2011 su terminación y finalización se produjo el 22 de Diciembre de 2011.

CONTRATO No 2157, que tiene por objeto la adquisición de aires acondicionados para las Unidades Tecnológicas de Santander, por valor de $266,074,406, suscrito con Proyectos Y Servicios Limitada, este contrato se suscribió el pasado 15 de diciembre y tuvo por fecha de finalización y liquidación el 14 de marzo de 2012. CONTRATO No 2137, que tiene por objeto la compra de doscientas sesenta y siete (267) togas y birretes para la celebración de las ceremonias de grado de los estudiantes que terminan de cursar su ciclo tecnológico o profesional en las Unidades Tecnológicas de Santander, por valor de $14,685,000, suscrita con Pabón Martin Fernando, se firmó el día 17 de noviembre de 2011 se termino y liquido el 2 de diciembre de 2011.

CONTRATO No 1221, que tiene por objeto la adquisición de material bibliográfico para las Unidades Tecnológicas de Santander, por valor de $199,883,895, suscrito con Viviescas Parra Julia Ediht, el día 14 de junio de 2011 su terminación y liquidación se produjo el 23 de agosto de 2011.

CONTRATO No 1205, que tiene por objeto prestar servicios profesionales para realizar la capacitación asesoría mantenimiento y actualización de los sistemas financiero caja menor cartera nómina almacén contratos y recaudo de las Unidades Tecnológicas de Santander, por valor de $74,000,000, suscrito con Sinuco Rojas María Eugenia, el 05 de septiembre de 2011, se terminó y liquidó el pasado 30 de diciembre de 2011.

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CONTRATO No 1160, que tiene por objeto la prestación de servicios profesionales para la implementación del sistema de archivo y correspondencia en las sedes de Barrancabermeja, San Gil y Vélez de las Unidades Tecnológicas de Santander, por valor de $74,000,000, suscrito con Melo Chacón Sergio Giovanni, el 05 de abril de 2011, su terminación se produjo el 24 de mayo de 2011 y se liquidó el pasado 14 de junio de 2011.

CONTRATO No 1151, que tiene por objeto la adquisición del laboratorio de maquinas eléctricas para la tecnología en operación y mantenimiento electromecánico y el laboratorio de refrigeración y aire acondicionado para la tecnología en operación y mantenimiento electromecánico en extensión de Barrancabermeja de las Unidades Tecnológicas de Santander, por valor de $399,431,122, suscrito con ALECOPS COOP SUCURSAL COLOMBIA, se suscribió el 01 de abril de 2011, se terminó el cuatro de julio y se liquido el cinco de septiembre de 2011.

CONTRATO No 1141, que tiene por objeto la adquisición de cinco (5) páneles didácticos para el laboratorio de accionamientos eléctricos de la tecnología en operación y mantenimiento electromecánico en extensión Barrancabermeja y cuatro (4) paneles didácticos para la actualización del laboratorio de medidas eléctricas de la tecnología en operación y mantenimiento electromecánico de las Unidades Tecnológicas de Santander, por valor de $209,983,200, suscrito con Jaramillo Suarez Edgar Jesús, el 24 de marzo de 2011, se terminó y liquidó conjuntamente el cinco de diciembre de 2011.

CONTRATO No 1005, que tiene por objeto prestar servicios profesionales para la creación del centro de desarrollo tecnológico e innovación CDTI-UTS, por valor de $50.143.333, suscrito con Lengerke Pérez Omar, el 24 de febrero de 2011 su terminación y liquidación se produjo el pasado 30 de diciembre de 2011.

CONTRATO No 136, que tiene por objeto la adquisición de las pólizas que conforman el programa de seguros de las Unidades Tecnológicas de Santander, GRUPO I Y GRUPO II, por valor de $176,428,606, suscrito con MAPFRE SEGUROS GENERALES DE COLOMBIA S.A, el 27 de enero de 2011, su terminación y liquidación se produjo el 31 de enero de 2011. CONTRATO No 133 Prestar servicios profesionales como coordinador del programa académico de administración de empresas de la Unidades Tecnológicas de Santander por valor de $58,401,667.00 suscrito con Gómez Melo Laureano se firmó el 26 de enero de 2011 su terminación y liquidación tuvo ocasión el 30 de diciembre de 2011. Contrato No 64 Prestación servicios profesionales en la oficina de recursos informáticos y audiovisuales como coordinador del área de sistemas de las Unidades Tecnológicas de Santander por valor de $ 76,700,000.00 con Vivas Calderón Omar se suscribió el pasado primero de julio de 2011, se termino y liquido el pasado 30 de diciembre de 2011. Contrato No 51 Su objeto consistió en la prestación servicios profesionales como ingeniero de sistemas a la oficina de recursos informáticos y audiovisuales en la unidad de redes y comunicaciones como administrador de la red de voz y datos de las Unidades Tecnológicas de Santander por valor de

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$36.683.333.00, el contratista fue GILBERTO OCHOA MARTINEZ, su terminación y liquidación se produjo el pasado 30 de diciembre de 2011. Contrato No 29 Prestación de servicios profesionales de apoyo y asesoría en sistemas para los procesos de contratación relacionados con el SICE y el SECOP en las Unidades Tecnológicas de Santander por valor de $ 36,993,333.00 con Guerrero Tarazona Javier Augusto se termino y liquido el 30 de diciembre de 2011. Contrato No 1 Prestación de servicios profesionales de apoyo jurídico a los procesos contractuales y electorales en las Unidades Tecnológicas de Santander por valor de $ 36,993,333.00, cuyo contratista fue ANDREA CALDERON PEREZ, su terminación y liquidación se produjo el 30 de diciembre de 2011. Contrato No 137 Adquisición de las pólizas que conforman el programa de seguros de las Unidades Tecnológicas de Santander. Grupo iii. Por valor de $ 227,692,972.00 a cargo de La Previsora S.A. Compañía de Seguros, se suscribió el pasado 27 de enero de 2011 y se terminó y liquidó el pasado 31 de enero de 2011. Contrato No 138 Adquisición de las pólizas que conforman el programa de Seguros de las Unidades Tecnológicas de Santander. Grupo iv. Soat para los vehículos oficiales de la institución, $ 1,268,700.00 suscrito con Liberty seguros s.a. el pasado 27 de enero de 2011 y terminado y liquidado el 28 de enero de 2011. Contrato No 1761 Adquisición del licenciamiento Microsoft campus agreement y antivirus para las Unidades Tecnológicas de Santander por valor de $ 123,818,350.00 suscrito con Computer Center S.A.S el pasado ocho de marzo de 2011 posteriormente se termino y liquido el 23 de septiembre de 2011. Contrato No 1273 Prestación del servicio de transporte terrestre de pasajeros para los grupos representativos de estudiantes y/o docentes de las UTS en eventos de carácter académico deportivo y cultural y transporte de carga a los lugares que se requieran dentro del territorio nacional para el primer y segundo semestre de 2011 por valor de $ 97,990,000.00 suscrito con la Cooperativa Santandereana de Transportadores Ltda – COPETRAN el pasado siete de julio de 2011 y terminado y liquidado el 28 de diciembre de 2011. Contrato No 1255 Compra de un (1) vehículo para las Unidades Tecnológicas de Santander correspondiente al lote no. 2 marca Dodge Journey 2.4l se Crew modelo 2011 por valor de $ 74.656,517.00 suscrito con Motoreste autos s.a. el pasado 21 de junio de 2011, terminado y liquidado el 10 de diciembre de 2011. Contrato No 2066 Prestación de servicios profesionales para determinar la calificación de la capacidad de pago de la deuda a largo plazo de las UTS por valor de $ 14,500,000.00 suscrito con Value and Rrisk rating s.a. sociedad calificadora de valores, terminado y liquidado el pasado 12 de octubre de 2011.8/25/2011

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Contrato No 2065 Prestación del servicio de mantenimiento de mobiliario de las UTS en el 2011 por valor de $ 6,861,200.00 suscrito con HENRY OSWALDO ACOSTA CASTILLO, terminado y liquidado 30 de noviembre de 2011. Contrato No 65 Prestar servicios profesionales en la administración, implementación y soporte de los aplicativos academusoft busnies y spadies en el grupo de sistemas de las Unidades Tecnológicas de Santander por valor de $ 37,760,000.00 suscrito con Andrade Contreras Carlos Enrique el pasado siete de enero de 2011, su terminación y liquidación se produjo el pasado 30 de diciembre de 2011. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA

Dentro de este trabajo de auditoría se verificó el cumplimiento de requisitos de forma dentro de los expedientes contractuales, requisitos que a su vez son la materialización del principio de transparencia. Sobre este aspecto es preciso reconocer que los contratos suscritos por la entidad y cuyo objeto versó sobre compraventa o suministro, y que se hicieron mediante la modalidad de selección abreviada, estuvieron asistidos con los requisitos prescritos en el manual de contratación de la entidad y dan fe de la rigurosidad de la entidad al momento de cumplir con tales requisitos. No obstante lo anterior este equipo auditor evidenció una falencia dentro de los expedientes contractuales que impide dar un visto bueno al aspecto de cumplimiento de formalismos contractuales a cargo de la entidad, y es que en ninguno de los expedientes contractuales aparece un acto administrativo en el que se realice la designación de supervisor para verificar la ejecución del contrato. Al tomar como fundamento el Manual de Contratación de la entidad se observa que el artículo décimo quinto numeral primero literal b refiere la forma como la entidad debe garantizar el control y seguimiento a la ejecución del contrato dentro de la etapa contractual. Entonces, aun cuando el manual de contratación de la entidad no especifica expresamente cual es el momento de designar el supervisor, por simple lógica se entiende que este nombramiento debe ser posterior a la firma del contrato y anterior al inicio de su ejecución. Pues bien consecuente con lo anterior en los expedientes contractuales no aparece la referida designación del supervisor y aun cuando esta falencia no interrumpe la ejecución contractual, máxime cuando la entidad ha sido organizada en la conformación física de los expedientes, la ausencia de tal designación dificulta la revisión contractual en el sentido que no se tiene certeza que la persona que funge como supervisor haya sido designada para ejercer esta labor. Consecuentes con lo anterior se procede a levantar un hallazgo administrativo en el sentido de exhortar a la entidad a fin de que modifique su manual de contratación en el aspecto específico del formalismo de designación del supervisor, así como también la implementación en los expedientes contractuales de la sugerencia aquí planteada, ya que la entidad maneja un manual de interventoría y supervisión, pero de la lectura de este documento se percibe que esta enfocado hacia la figura de la interventoría dejando en el limbo la figura de la supervisión.

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Por lo antes referido y en consideración a la falencia detectada se levanta un hallazgo administrativo para ser evaluado dentro de plan de mejoramiento. HALLAZGO No. 1. ADMINISTRATIVO BREVE DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO: En el manual de contratación de la Entidad no establece el formalismo de designación del supervisor, esta falencia se refleja dentro del expediente contractual, lo que genera duda respecto a quien realiza el control de ejecución contractual. Tipo de Hallazgo: ADMINISTRATIVO Responsable: OSCAR OMAR OROZCO BAUTISTA CONTRADICCIÓN PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO

HALLAZGO: Administrativo No. 1 En el Manual de Contratación de la entidad no establece el formalismo de designación del supervisor, esta falencia se refleja dentro del expediente contractual, lo que genera duda respecto a quien realiza el control de ejecución contractual. Al respecto nos permitimos señalar que la Oficina Asesora jurídica, una vez culmina la etapa Precontractual elabora el contrato determinándose en el mismo las obligaciones de las partes que lo suscriben. Así mismo se asigna de acuerdo al objeto contractual dentro del personal vinculado a la institución la persona que realizará seguimiento y control , quedando consignado en la minuta del contrato el nombre de la persona que hará la labor de supervisión y el área a la cual se encuentra adscrita; de tal manera que una vez se agota el trámite de legalización del contrato por parte del Contratista, la Oficina Jurídica procede a remitir copia del contrato junto con todos los soportes del mismo para el supervisor, para que se inicien las actividades propias dela supervisión como la elaboración de actas de inicio y demás informes pertinentes. En cuanto a que no se encuentra contemplado el formalismo de designación del supervisor en el Manual de Contratación, nos permitimos aclarar que en la Resolución No 02-593 de octubre 27 de 2008, anterior Manual de Contratación se señalaba que se realizaría dentro de la Etapa Contractual, literales a) y b) así:

a. Perfeccionamiento y Legalización del Contrato o Convenio. Notificado el contratista seleccionado, la oficina gestora remitirá toda la documentación correspondiente a la Oficina Jurídica de la Institución para la elaboración de la minuta del contrato correspondiente y el respectivo control de legalidad.

b. Una vez elaborada la minuta del contrato, la Oficina Jurídica realizará el procedimiento de perfeccionamiento y legalización del contrato a saber: Solicitud de firma

c. del Rector y del contratista, solicitud de registro presupuestal a la Dirección Financiera, exigencia al contratista de la constitución de garantía y expedir la aprobación de la garantía, pago impuesto de timbre a que haya lugar y

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expedir aprobación de la garantía. Seguidamente la Oficina Jurídica deberá enviar copia de la anterior documentación al respectivo interventor o supervisor designado por el ordenador del gasto para que proceda a suscribir el acta de inicio.( subrayado fuera de texto )

La institución en el Manual de Contratación, si bien no menciona que elaborara un acto administrativo para la designación formal del supervisor, si determina en su contenido en el Artículo Décimo Quinto en la Etapa Contractual que a través de la Oficina Asesora Jurídica se surte el trámite de designación, una vez se perfeccione y legalice el contrato por parte del contratista remitiendo copia del mismo junto con los soportes al supervisor designado por el ordenador del gasto para que inicie las actividades de supervisión entre ellas el acta de inicio. Designación como se mencionó anteriormente se realiza en el momento de elaborar la minuta contractual. Es importante precisar que mediante Resolución No. 02-1301 de 6 de Diciembre de 2012 se expidió el Manual de funciones de los interventores y /o Supervisores de la institución, incluyendo las dos figuras en el referido manual. Así mismo en la Resolución Nº 02 – 1268 de fecha Noviembre 29 de 2012, se realizó la actualización del Manual de Contratación Estatal de las Unidades Tecnológicas de Santander, dejando consignado en la parte pertinente de la Etapa Contractual en el numeral 1.2 Control y Seguimiento a la Supervisión del Contrato lo concerniente al momento en que la institución realiza la designación quedando así: 1.ETAPA CONTRACTUAL

1.1. PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO O CONVENIO.

Notificado el contratista seleccionado, la oficina gestora remitirá toda la documentación correspondiente a la Oficina Jurídica de la Institución para la elaboración de la minuta del contrato correspondiente y el respectivo control de legalidad. Una vez elaborada la minuta del contrato, la Oficina Jurídica realizará el procedimiento de perfeccionamiento y legalización del contrato a saber: Solicitud de firma del Rector o del funcionario delegado para contratar o efectuar la ordenación del gasto y del contratista, solicitud de registro presupuestal a la Dirección Financiera, exigencia al contratista de la constitución de garantía y expedir la aprobación de la garantía. Seguidamente la Oficina Jurídica deberá enviar copia de la anterior documentación al respectivo interventor o supervisor designado por el ordenador del gasto para que proceda a suscribir el acta de inicio.

1.2. CONTROL Y SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO. La Institución controlará la ejecución de contratos o convenios mediante la interventoria o supervisión que para cada caso particular, designe y establezca el ordenador del gasto, la cual se hará al momento de elaboración de la minuta contractual para el caso del supervisor. Dicho Interventor o supervisor debe desarrollar sus funciones conforme al manual de interventoria y supervisión vigente para la Institución. (Subrayado fuera de texto)

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1.2.1. Oportunidad para designar el Interventor En el estudio previo se dejará constancia de la necesidad de realizar o no la contratación de interventoría externa, que de ser así, requiere el trámite en forma paralela el estudio previo para la contratación del interventor, de conformidad con el procedimiento que le sea exigible. En aquellos casos en los que la Institución haya contratado interventoría externa, se designará en la respectiva dependencia un Supervisor que verificará el cumplimiento del contrato de interventoría y el desarrollo del proyecto. El supervisor designado deberá guiarse conforme al manual de interventoría y supervisión vigente para la Institución. Conforme a lo anterior, de manera respetuosa solicitamos al equipo auditor de la Contraloría General del Departamento se acepten los argumentos expuestos con respecto al hallazgo Nº 1 de carácter Administrativo teniendo en cuenta que las UTS, si desarrolla la designación del Supervisor al momento de elaborar la minuta contractual y posteriormente perfeccionado el contrato se remite al supervisor, al Director Administrativo y Financiero y la Oficina de Compras y Suministro para que se inicien los trámites pertinentes, situación que se puede verificar en los expedientes contractuales que ha adelantado la Institución. Adjuntamos al presente escrito el actual Manual de Contratación de las UTS el cual consta de (53) folios, junto con el Manual de Interventoria y Supervisión elaborado por la Institución el día 6 de Diciembre de 2012 comprende (33) folios. CONCLUSIÓN POR PARTE DE LA CONTRALORIA Del material aportado por la Entidad (UTS) como prueba para controvertir los hallazgos generados en esta auditoría, se evidencia que efectivamente se establecen los formalismos de designación de interventor o supervisor, sin embargo estos formalismos estuvieron ausentes en los expedientes contractuales revisado por el equipo auditor durante el trascurso de la auditoria, y es que estos formalismos, como bien lo argumenta la entidad, fueron establecidos en el manual de Interventoría y Supervisión que data de diciembre de 2012, por lo que es propio concluir que la implementación de su contenido se hará posterior a esa fecha. No obstante y como quiera que el hallazgo administrativo se levantó a fin de que la entidad implementara las acciones correctivas tendientes a protocolizar la designación del supervisor, entendemos que al estar vigente el Manual de Interventoría y Supervisión expedido en diciembre de 2012, tales acciones correctivas ya se deben estar implementando, luego se procede a desvirtuar este hallazgo, dejando la salvedad de que en próximas auditorias se hará especial énfasis en comprobar si el formalismo de designación de supervisor se esta cumpliendo. PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD Otro aspecto anormal y que fue percibido en esta auditoría, es el que tiene que ver con el contrato 01221 de 2011 por el que se convino la “Adquisición de material bibliográfico para las Unidades Tecnológicas de Santander” previo a la suscripción

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del contrato, en los estudios y documentos previos se realizó un diagnóstico de la necesidad a cubrir con esta contratación, generándose una necesidad de dos mil trescientos cincuenta y nueve libros ( este consolidado fue el resultado de la consulta de necesidad a las diferentes ciudades donde tienen sede o sucursales las Unidades Tecnológicas de Santander) pues bien de la revisión de la etapa pre y contractual no existió ningún reparo toda vez que la entidad cumplió con el proceso de selección del contratista y a la firma y ejecución del contrato cumplió con las ritualidades propias tanto de ley como las prescritas por el manual de contratación de la entidad para este tipo de adquisiciones (compraventa), no obstante al querer revisar la destinación específica dada a los libros adquiridos mediante esta contrato, encontramos que en un cuarto de la biblioteca de la entidad reposan en anaqueles o estantes una considerable cantidad de libros que a la fecha (quince meses después) permanecen a la espera de ser puestos a disposición de los docentes y estudiantes que generaron la necesidad de la adquisición mediante el contrato referido. Al consultar con las funcionarias encargadas de la biblioteca manifestaron que esos libros aun no estaban en circulación ya que previamente se debía surtir un proceso de asignación de un serial o código, así como también la inclusión dentro de sus pastas de unas láminas de cartulina para los tramites de préstamo. Al solicitar información de la cantidad de textos en estos anaqueles, las funcionarias YOMAR PRIETO SIERRA, MARLENE RINCON BLANCO Y GENNY LIZETH SOCHA OREJUELA, certificaron que “El Centro de Recursos bibliográficos de las Unidades Tecnológicas de Santander CERTIFICA que en la oficina de procesos técnicos ….. a la fecha reposan en este cuarto un total de 900 libros de los (2.356) adquiridos en el contratos N° 1221 – 2011…” Con lo anterior podemos concluir, que existiendo la necesidad de los textos que fueron adquiridos, por falta de eficiencia estos textos permanecen en los anaqueles sin cubrir la necesidad para la que fueron adquiridos, y este hecho es responsabilidad de las funcionarios encargadas del Centro de recursos Bibliográficos, quienes con su actuar negligente están menguando la efectividad de la contratación, así como también están vulnerando los derechos de los docentes y estudiantes que requieren de tales textos lo que genera que no sea posible predicar el cumplimiento efectivo de la misión y visión de las Unidades Tecnológicas de Santander. HALLAZGO No. 2. DISCIPLINARIO Indebida destinación del material bibliográfico adquirido para uso de docentes y estudiantes. PRESUNTO RESPONSABLE: YOMAR PRIETO SIERRA Técnico administrativo MARLENE RINCON BLANCO Procesos técnicos GENNY LIZETH SOCHA O. Procesos técnicos NORMA VIOLADA: Ley 734 de 2002 art 34. CONTRADICCIÓN PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO HALLAZGO Nº. 2. DISCIPLINARIO.

Indebida destinación del material bibliográfico adquirido para uso de docentes y estudiantes.

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PRESUNTO RESPONSABLE: YOMAR PRIETO SIERRA, técnico administrativo. MARLENE RINCON BLANCO. Proceso técnicos. y GENNY LIZETH SOCHA o proceso técnicos. Según informe preliminar de la Contraloría General de Santander de manera formal nos permitimos explicar las razones por las cuales los libros aún no están en circulación: En la vigencia examinada por el equipo auditor la institución para prestar un mejor servicio a los estudiantes tomó la decisión de SEPARAR LA BIBLIOTECA EN DOS SITIOS BIBLIOTECA EDIFICIO A Y BIBLIOTECA EDIFICIO B, es necesario precisar que la institución cuenta con una biblioteca distribuida en dos bloques para atender aproximadamente a 18.000 usuarios en las diferentes jornadas y programas académicos que ofrecen las Unidades Tecnológicas de Santander. Para desarrollar esta labor esta dependencia cuenta con el siguiente personal: 10 auxiliares de las cuales 8 desarrollan actividades de atención en ventanilla, distribuidas así: 4 auxiliares en el bloque A y 4 auxiliares en el bloque B en las jornadas de 7:00 am a 2:00 pm y de 2:00 pm a 9:00 pm. Las dos auxiliares restantes, quienes cuentan con la experiencia y la idoneidad para desarrollar el proceso técnico de catalogación de los libros se vinculan mediante contratos de prestación de servicios en los periodos comprendidos de febrero 8 al 15 de junio aproximadamente y del 7 de agosto al 30 de noviembre aproximadamente, lo que hace que los informes solicitados se presenten parcialmente. Estas dos personas son quienes realizan este proceso al material bibliográfico que ingresa a la institución, adicionalmente a estas actividades ejecutan otras como:

Apoyar el proceso de organización del material bibliográfico

Atender las inquietudes que se presentan por parte de los usuarios Ejecutar el proceso de catalogación del material bibliográfico, que consiste en

la representación condensada del documento, que permite su identificación y luego una recuperación rápida. Esta descripción incluye los siguientes elementos: autor(es), título, subtítulo, edición, pie de imprenta (ciudad, editorial, fecha); los aspectos físicos del documento, como número de páginas o volúmenes, ilustraciones, material complementario, serie y notas.

Ejecutar el proceso de clasificación del material bibliográfico que tiene por objeto dar un número de signatura al libro, de acuerdo con su contenido para su ubicación en el estante. Este número, en nuestro caso, es tomado del Sistema de Clasificación Decimal Dewey, 21 Ed: Para dar la signatura del libro y para la entrada de los autores las tablas de CUTTER, teniendo en cuenta la norma internacional dada para su uso.

Ejecutar el proceso físico del material bibliográfico que consiste en: Colocar el sello de adquisiciones y diligenciarlo, colocar cinta electromagnética, Colocar los sellos de Biblioteca UTS internos y externos al material

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que ingresó, elaboración y colocación de bolsillo, ficha amarilla, hoja de vencimiento y marquilla, de acuerdo a la guía establecida.

Ejecutar el respectivo ingreso del material al sistema BIBLYO, es decir; Describir en la hoja de entrada de datos R-IL-10 del módulo BYBLIO los siguientes elementos: autor(es), título, subtítulo, edición, pie de imprenta (ciudad, editorial, fecha); los aspectos físicos del documento, como número de páginas o volúmenes, ilustraciones, material complementario, serie y notas, ISBN, materias, número de ejemplar, tipo de adquisición, precio, proveedor y fecha de adquisición.Relacionar el material bibliográfico en el formato R-IL-09 para luego ser entregado con todo el proceso técnico al área de circulación y préstamo.

Ejecutar el respectivo ingreso del material al sistema GD, que implica la asignación única de su sticker UTS para cada uno de los libros con todos sus datos, fecha de compra, valor y lugar en que se encuentra el artículo (diferentes sedes).

Realizar los informes para las coordinaciones del material disponible para cada carrera. (préstamo por jornada y las estadísticas por cada programa)

Ejecutar el proceso de recatalogación y unificación de signaturas topográficas del material, el cual consiste: tomar los libros existentes en la colección con dos o más signaturas topográficas y unificarlas realizando nuevamente los procesos de clasificación, catalogación y proceso físico del material bibliográfico para lograr una óptima organización dentro de la colección.

Ejecutar el proceso de restauración del material bibliográfico, es decir; sacar copia a los libros que han motilado, pegarle sus pastas y hojas para ser sacados nuevamente a colección.

Ejecutar el proceso de realización de inventario físico de los recursos de la biblioteca.

Ejecutar el proceso de realización del inventario de material bibliográfico, que incluye revisión de cada libro con su stickerUTS, código RB, editorial, edición, autor, nombre del libro, si se encuentra en el sistema, si hay que incluirlo o modificarle sus datos.

Realización del proceso de depuración de los sistemas GD y BIBLYO que se manejan en biblioteca, el cual consiste:entomar el listado de libros faltantes y comenzar a buscar uno a uno en la colección para la verificación exacta de su sticker UTS, en el que se han presentado inconsistencias como; que el nombre del libro no pertenece al sticker, que el libro se haya dado de baja en la biblioteca, que el libro está en la biblioteca y está dado de baja en GD, que el libro no exista para el sistema GD pero exista físicamente en la colección, lo cual implica que haya que trasladar, ingresar y reintegrar este material a los sistemas.

Realizar los informes y listados de libros que van a diferentes sedes.

Realizar y entregar informes del sistema GD para la oficina de Contabilidad.

Estas actividades son realizadas por las dos auxiliares, esto hace que ellas dividan el tiempo; una semana en catalogación, clasificación y proceso técnico del material bibliográfico y la otra para realizar las demás funciones. Cabe aclarar que

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estas actividades son suspendidas durante el tiempo que las auxiliares no son contratadas es decir en los periodos vacacionales de los estudiantes que son del 15 de junio hasta la segunda semana de agosto, lo que hace que las actividades se vayan represando y haciendo más lento los procesos para alcanzar los objetivos específicos de la dependencia. Con fundamento en lo anterior nos permitimos manifestar que no existe negligencia por parte de la funcionaria y personal adscrito a la biblioteca de la institución toda vez que las actividades del proceso técnico de catalogación del material bibliográfico se conjugan con otras actividades propias para atender de manera eficiente y eficaz a los 18.500 usuarios con que cuenta la institución, lo que hace que se retarde el proceso administrativo de circulación del material bibliográfico adquirido últimamente. De otra parte queremos hacer claridad que los libros que están en proceso de catalogación, no han afectado, ni perturbado la prestación del buen servicio en razón a que existen ejemplares similares en circulación disponibles para las diferentes consultas, es decir, a los estudiantes y los docentes se le ha podido prestar adecuadamente este material. Es importante señalar que los motivos del retardo en el proceso de catalogación no obedecen a negligencia del personal que labora en esta área; si no estrictamente a que este proceso técnico solo lo pueden desarrollar dos personas que cuentan con la experiencia e idoneidad para ejecutar esta labor, teniendo que combinar con otras actividades propias de su objeto contractual. Si bien es cierto que la responsabilidad del funcionamiento de la biblioteca recae en una sola persona, la funcionaria no puede físicamente desarrollar todas las tareas, actividades o funciones puesto que debe hacerlo con el apoyo de un equipo de trabajo. Por lo anterior es imposible desarrollar por la funcionaria YOMAR PRIETO SIERRA técnico administrativo, la labor de catalogación sin el apoyo de estas dos personas que en gracia de discusión si dedicaran de manera exclusiva a desarrollar la labor técnica de catalogación del material bibliográfico restante, se lograría en un tiempo aproximado de dos meses. En virtud de los argumentos anteriormente expuestos, de manera formal solicitamos se exima de responsabilidad disciplinaria a la funcionaria YOMAR PRIETO SIERRA y su equipo de apoyo teniendo en cuenta que no ha sido por negligencia propia tal como se pudo demostrar en atención a que el proceso técnico no lo ha podido desarrollar la funcionaria, debido a las múltiples tareas y actividades que se ejecutan en esta dependencia. Para solucionar esta deficiencia administrativa se solicitó a través del oficio radicado el 17 de enero de 2013 a la dirección administrativa y financiera de la institución la contratación de dos personas con el fin de lograr a junio de 2013 la catalogación del material bibliográfico restante. No obstante lo anterior es necesario recordar las limitantes de presupuesto con que funciona la institución al no tener trasferencias estatales lo que obliga a maximizar los recursos reduciendo los tiempos de contratación, sin embargo la

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institución está tomando medidas tendientes a contar con el personal necesario para poder agilizar estos procesos. Adjuntamos fotocopias de los Acuerdos del Consejo Académico por medio de los cuales se aprueba y determinan las fechas de los periodos académicos en las vigencias 2011 y 2012. Así mismo fotocopias de los contratos suscritos con las auxiliares de la Biblioteca donde se determina su vigencia contractual. Total 15 Folios útiles. CONCLUSIÓN POR PARTE DE LA CONTRALORIA Pues bien, para emitir nuestra conclusión nos permitimos tomar apartes de la respuesta del ente auditado así: Inicialmente se menciona que para el servicio de biblioteca se contratan diez personas de las cuales ocho se dedican a la atención de usuarios por ventanilla y las dos restantes se ocupan del proceso de catalogación de libros, sin embargo refieren que estas dos personas además de “las actividades del proceso técnico de catalogación del material bibliográfico se conjugan con otras actividades propias para atender de manera eficiente y eficaz a los 18.500 usuarios con que cuenta la institución…” a criterio del equipo auditor resulta más que sorprendente que además de realizar todas las actividades que en su respuesta enlistaron, tengan además que atender a la totalidad de los estudiantes de la Institución UNIDADES TEGNOLOGICAS DE SANTANDER de la sede principal de Bucaramanga. Otro aspecto que llamo nuestra atención en la respuesta de la entidad UTS y que

para mejor claridad nos permitimos citar es el siguiente “De otra parte queremos hacer claridad que los libros que están en proceso de catalogación, no han afectado, ni perturbado la prestación del buen servicio en razón a que existen ejemplares similares en circulación disponibles para las diferentes consultas, es decir, a los estudiantes y los docentes se le ha podido prestar adecuadamente este material.” Este argumento nos plantea entonces la duda sobre la verdadera necesidad de la adquisición del material bibliográfico y es que dentro del proceso precontractual se observaron las solicitudes hechas por los encargados de las diferentes sedes de la Universidad UTS, donde referían el listado de textos que se requerían en consideración a que por su poca cantidad o por la falta de tales textos, se obstaculizaba el proceso de aprendizaje de los estudiantes así como también el proceso de enseñanza de los docentes; por consiguiente el argumento esbozado por las funcionarios de la biblioteca significa que realmente no existía la necesidad de adquirir esos textos pues con lo que actualmente existen en circulación se ha prestado el servicio a estudiantes y docentes. Cabe aclarar que resulta muy sospechosa esta respuesta sobre todo si aún desconocemos la versión de las diferentes sedes de la Universidad que en ultimas fueron quienes manifestaron la necesidad de adquirir tal material y es que concluimos tal solicitud obedeció a la necesidad existente en las diferentes sedes de las UTS, necesidad que sin temor a equívocos aún está latente pues además se pudo evidenciar que del material bibliográfico que a sido puesto al servicio de los estudiantes y docentes, muy pocos libros han sido enviados a otras sedes, es decir la mayoría de los textos se adquirieron mediante el contrato 1221, y que han sido puesto en circulación se han dejado en la biblioteca de la sede principal de las Unidades Tecnológicas de Santander es decir en la sede de Bucaramanga.

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Ahora bien, haciendo un simple raciocinio, si solo existen dos personas encargadas del proceso de catalogación de libros, y además todos los tramites señalados en precedencia en la respuesta del ente, es obvio que el personal es insuficiente y esta opinión nuestra es reforzada con la respuesta de la entidad que nos permitimos transcribir así: “… Para solucionar esta deficiencia administrativa se solicitó a través del oficio radicado el 17 de enero de 2013 a la dirección administrativa y financiera de la institución la contratación de dos personas con el fin de lograr a junio de 2013 la catalogación del material bibliográfico restante.”

Con esta solicitud hecha el pasado 17 de enero de 2013, (17 meses después de la adquisición de los libros) queda ratificada nuestra opinión sobre este asunto, sin embargo es extraño porque después de tanto tiempo, se hace tal solicitud, no dudamos de la buena intención del señor rector OSCAR OMAR OROZCO BAUTISTA al gestionar esta adquisición, nos apena sin embargo que por el servicio prestado por el personal encargado de la biblioteca se vea enlodada la gestión del señor rector que en últimas se traduce en el nivel académico bueno o malo de sus estudiantes. Por lo anteriormente expuesto el presente hallazgo se CONFIRMA. HALLAZGO No. 2. DISCIPLINARIO Indebida destinación del material bibliográfico adquirido para uso de docentes y estudiantes. PRESUNTO RESPONSABLE: YOMAR PRIETO SIERRA Técnico administrativo MARLENE RINCON BLANCO Procesos técnicos GENNY LIZETH SOCHA O. Procesos técnicos NORMA VIOLADA: Ley 734 de 2002 art 34.

Dentro de la muestra contractual se revisó el siguiente convenio:

1. CONVENIO INTERINSTITUCIONAL No. 000141-11, cuyo objeto trato de CELEBRACION DE UN CONVENIO INSTERINSTITUCIONAL CON LA CAJA SANTANDEREANA DE SUBSIDIO FAMILIAR CAJASAN PARA DESARROLLAR EL PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS PARA LOS EMPLEADOS PUBLICOS DE LAS UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER Y LA APLICACIÓN DE LAS EVALUACIONES MEDICAS OCUPACIONALES DE INGRESO, PERIODICAS Y DE EGRESO DE LA VIGENCIA 2011”

Adicional 1: firma 03/06/2011 valor: $67.000.000




Al revisar la información se evidencia una falta de orden por parte de la entidad en cuanto a la custodia de la documentación contractual con respecto a este contrato se refiere, ya que en la carpeta suministrada al equipo auditor solo existía cierta información, y en un informe de gestión que realiza la secretaria general de la entidad aparece el resto de la información, en la entidad debe existir una oficina

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responsable de la custodia de toda la información contractual, tal como se encuentra establecido en la ley 594 de julio 14 de 2000, y no se entiende el por qué a la fecha se está presentando estos inconvenientes. En cuanto a las actas de ejecución y recibo parcial, se evidencia que existe un punto llamado informe de supervisión, donde el supervisor del contrato simplemente expone que efectivamente se cumplieron los objetivos programados pero no es claro cuales fueron, ni el valor, anexo a la documentación aparece una factura donde adicional hay un oficio donde informa unas actividades y unos valores que sustentan la factura, sin embargo no existe un informe de supervisión que explique las actividades realizadas por el contratista, por lo tanto se presume la existencia de un tipo de hallazgo ADMINISTRATIVO, que la entidad deberá incluir dentro de un plan de mejoramiento donde debe establecer los mecanismos para corregir dichas inconsistencias. HALLAZGO No. 3. ADMINISTRATIVO Falta de organización de la información. PRESUNTO RESPONSABLE: OSCAR OMAR OROZCO BAUTISTA Rector. CONTRADICCIÓN PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO HALLAZGO Nº. 3. ADMINISTRATIVO.

Falta de organización en la información. En cuanto a la falta de organización de los documentos y en la consecución de los soportes y evidencias de las actividades del convenio de Cajasan nos permitimos aclarar que obedeció a los diferentes cambios de supervisor realizados en la vigencia del mismo. (Adjunto Resolución por medio de la cual se realizaron los cambios de supervisor en 2 folios) Esta imprecisión administrativa no quiere decir que la documentación soporte de la ejecución convencional no se encontraran en la institución, por el contrario la misma fue aportada en su totalidad al equipo auditor. No obstante, lo anterior la Administración estará presta a desarrollar los correctivos administrativos pertinentes para registrar conforme a la ley de archivo la información en un solo expediente. Estaremos atentos a formular los planes de mejoramiento respectivos a fin de subsanar estos hallazgos. Anexamos al presente escrito los documentos que soportan los argumentos expuestos en 103 folios. CONCLUSIÓN POR PARTE DE LA CONTRALORIA Sobre este aspecto, es preciso señalar que la irregularidad advertida por el equipo auditor, es también reconocida y admitida por la entidad, en consecuencia este hallazgo se confirma a fin de ser evaluado dentro de plan de mejoramiento. HALLAZGO No. 3. ADMINISTRATIVO Falta de organización de la información. PRESUNTO RESPONSABLE: OSCAR OMAR OROZCO BAUTISTA Rector.

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4. CONCEPTO DE LAS LINEAS AUDITADAS CONTROL INTERNO Y PLAN DE MEJORAMIENTO El Control Interno es un compromiso institucional, por consiguiente requiere del apoyo y participación de todos los estamentos universitarios, pues con ello se construirán nuevos mecanismos para que las Unidades Tecnológicas de Santander propendan por una integralidad hacia la excelencia con base en estándares de calidad con miras al desarrollo de las proyecciones futuras. En general el sistema de Control Interno ha tenido un avance significativo debido a la aplicación de actividades de control y el seguimiento a los planes de mejoramiento, así como la evaluación y actualización permanente de los procedimientos documentados del sistema. GESTION ADMINISTRATIVA, PLAN DE ACCION Y PLAN DE DESARROLLO Las Unidades Tecnológicas de Santander se ha fijado metas para la gestión del presente año; la iniciación de los estudios técnicos para el proyecto de construcción de la nueva infraestructura física, la apertura de los programas de tecnología en Barrancabermeja, el aseguramiento de la calidad de los programas académicos, la gestión del talento Humano, la consolidación del Bienestar Institucional, reflejadas en el Plan de Gestión para la vigencia 2011, Cumpliéndose en un 89%, Este resultado muestra el grado de compromiso con la excelencia académica en la formación de tecnólogos y profesionales en las diferentes programa, También busca excelencia en la calidad de la docencia, con procesos de autoevaluación y autorregulación, lo que demuestra el grado contribución por parte de esta Institución al desarrollo de la sociedad. QUEJAS Y DENUNCIAS Las denuncias formuladas por los quejosos en relación con las actuaciones administrativas y el manejo de los recursos financieros por parte de los administradores de las Unidades Tecnológicas de Santander en la vigencia del 2011, que podrían haber causado un detrimento patrimonial a la entidad, fueron desestimadas. LÍNEA DE CONTRATACIÓN Luego del proceso de revisión dentro de esta auditoría, es preciso concluir que la entidad no asegura totalmente los principios de contratación, y aun cuando la mayoría de los expedientes contractuales cuentan con soportes de forma como de ejecución, existen falencias que fueron expuestas en precedencia y que opacan enormemente la gestión de la entidad, tanto así que de esta línea de auditoría se confirman un hallazgo administrativo y disciplinario.

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5. PRONUNCIAMIENTO El equipo auditor encuentra que las UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER es una entidad manejada con criterios de economía, eficacia y eficiencia, lo que la impulsa a cumplir con sus fines misionales. De conformidad con la auditoria especial realizada en mayo de 2012; a los estados financieros se trascribe el concepto emitido por la Contadora MERCEDES LEON ROJAS contador Público con tarjeta profesional No. 68521-T: Los Estados Financieros de las UTS, a 31 de Diciembre de 2011, expresan razonablemente la situación financiera de la entidad de conformidad con las normas legales vigentes, las disposiciones señaladas en la contaduría general de la Nación y los principios de Contabilidad Publica generalmente aplicados en Colombia, la revisión y verificación se efectuó sobre los registros y archivos de las transacciones y operaciones financieras que dieron origen a los resultados de los Estados Contables con el fin de obtener evidencias comprobatorias. Sin embargo en el informe de gestión se confirma un hallazgo disciplinario y un hallazgo administrativo, para el cual debe realizar un plan de mejoramiento; estos hallazgos no afectan la gestión sobre la aplicación de los principios de eficiencia y eficacia. De acuerdo a los conceptos emitidos por las líneas auditadas a la cuenta de las UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER vigencia 2011, esta SE FENECE. 6. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS

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TIPO DE HALLAZGO

DESCRIPCION DEL HALLAZGO

PRESUNTO RESPONSABLE CUANTIA

PAGINA DEL

INFORME A D P F S

1 DESVIRTUADO 57

2 X

Indebida destinación del material bibliográfico adquirido para uso de docentes y estudiantes.

YOMAR PRIETO SIERRA, MARLENE RINCON BLANCO, GENNY LIZETH SOCHA O. 60

3 X

Falta de organización de la información.

OSCAR OMAR OROZCO BAUTISTA 66

A= HALLAZGO ADMINISTRATIVO P= HALLAZGO PENAL D= HALLAZGO DISCIPLINARIO S= HALLAZGO SANCIONATORIO F= HALLAZGO FISCAL

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7. CUADRO RESUMEN DE HALLAZGOS:

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR

ADMINISTRATIVOS 1

DISCIPLINARIOS 1

FISCAL

PENAL

SANCIONATORIO

TOTAL 2

Por la Contraloría General de Santander, RODRIGO OSORIO TRUJILLO NUBIA ISBEL PEÑA HERNANDEZ Profesional Universitaria Profesional Universitaria SANDRA MILENA REY DELGADO EDILBERTO FRANCO LIZARAZO Profesional Universitaria Profesional Especializado CLAUDIA PATRICIA HERNANDEZ O KELLY PAOLA RESTREPO A Profesional Universitaria Auditora Nodo Central y

Metropolitano

LEYDY VIVIANA MOJICA PEÑA Subcontralora Delegada para el

Control Fiscal

SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA EL CONTROL...

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