NODO COMUNERO -...

Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6336420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

www.contraloriasantander.gov.co

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-16-01

INFORME DE AUDITORIA ESPECIAL

INFORME DEFINITIVO

SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL

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NODO COMUNERO

EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS “LA PALMEÑA”

PALMAS DEL SOCORRO-SANTANDER

( No. 000102 01 Julio 2014 )

REPRESENTANTE LEGAL

OLGA LARROTA PORRAS

GERENTE

VIGENCIA 2012-2013

BUCARAMANGA, MAYO DE 2014





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EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS “LA PALMEÑA”

PALMAS DEL SOCORRO-SANTANDER

EQUIPO DIRECTIVO

ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PEREZ GELVEZ Contralor Auxiliar de Santander

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub Contralora Delegada Para el Control Fiscal

EQUIPO AUDITOR

NICOLLE GUAMAN DUARTE

Abogada

JOSE RAMON MORENO CABALLERO

Sociólogo

OLINTO CHÁVEZ CHACÓN

Administrador Público Municipal y Regional

Coordinador de Auditoria





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Pág.

1 RESULTADOS DE LA AUDITORIA 4

1.1 CONTROL DE GESTION 4

1.1.1 Factores Evaluados 4

1.1.1.1 Ejecución Contractual 4

1.1.2 Resultado Evaluación Rendición de Cuenta 37

1.1.3 Gestión Ambiental 39

1.1.4 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento 42

1.1.5 Control Fiscal Interno 42

1.2 CONTROL DE RESULTADOS 43

1.2.1 Control Financiero y Presupuestal 43

1.3 OTRAS ACTUACIONES 52

1.3.1 Seguimiento a controles de Advertencia 52

1.3.2 Atención a Quejas y Denuncias 52

1.4 CUADRO DE TIPIFICACION DE HALLAZGOS 52

1.5 CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOS Y COMUNICADOS 54





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1. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

1.1. CONTROL DE GESTION

El concepto sobre el Control de Gestión se determina como consecuencia de la

evaluación de los siguientes factores:

1.1.1 Factores evaluados

1.1.1.1 Ejecución Contractual

1 LINEA A LA CONTRATACION DE LA ESP LA PALMEÑA DEL MUNICIPIO

DE PALMAS DEL SOCORRO

1.1 VIGENCIA 2012

Régimen de Contratación Aplicable

Con el objeto de evaluar el grado de cumplimiento de los compromisos, técnicos,

económicos y financieros propuestos por la Empresa de Servicios Públicos de Palmas

del Socorro ,“LA PALMEÑA ESP”, como Empresa de Servicios Públicos de carácter

oficial del orden municipal, asi como la evaluación respecto de la ejecución de sus

planes, programas y proyectos, se procedió a realizar análisis sobre el

cumplimiento de las disposiciones legales durante el Proceso Contractual en sus

diferentes etapas, pre-contractual, contractual, y post-contractual, con la finalidad

de poder establecer en términos de calidad, cantidad y oportunidad los resultados

obtenidos en la contratación durante la vigencia 2012 y 2013.

En este orden de ideas se procedió a dar trámite a la Auditoría Integral Modalidad

Regular en la Empresa de Servicios Públicos de Palmas del Socorro, “LA

PALMEÑA ESP SA”, de lo anterior y atendiendo a la revisión integral propuesta

para la auditoría, se procedió a realizar revisión a la contratación efectuada por la

entidad, tomando una muestra representativa de los contratos suscritos por la

ESP durante la vigencia 2012 y 2013, con el objeto de estudiar y analizar en la

etapa previa de la celebración del contrato, si el gerente en calidad de

representante legal identifica la necesidad a satisfacer, la naturaleza del contrato a

celebrar, su cuantía y su procedimiento a seguir, de modo que le permitiera a la

E.S.P LA PALMEÑA, cumplir con los fines institucionales y determinar si la gestión

contractual adelantada se realizó conforme a los principios de igualdad, moralidad,

eficacia, eficiencia, celeridad, economía, imparcialidad, equidad, valoración de los

costos ambientales y publicidad, consagrados en el manual de contratación de la

entidad y en el Estatuto General de la Contratación.

La Empresa de Servicios Públicos de Palmas del Socorro, “LA PALMEÑA” es una

Empresa de Servicios Públicos de carácter oficial de orden municipal que en

materia de contratación se rige por las normas del Derecho Privado conforme lo

establece el artículo 31 y 32 de la Ley 142 de 1994, donde se podrán incluir las

cláusulas excepcionales previstas en el Estatuto General de Contratación de la

Administración Pública, y que actualmente cuenta con un manual de contratación





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implementado mediante Acuerdo No 001 del 3 de enero del 2011, donde

establece las siguientes formas de contratación aplicables en la E.S.P:

Invitación Pública: Para contratos celebrados por un valor superior a trescientos (300) salarios mínimos legales vigentes.

Invitación por Lista Corta: Para contratos cuyo valor sea superior a 5 s. m. I. m. v. e inferior a trescientos (300) smmIv.

Invitación a Presentar Oferta Única: Si el valor del contrato es igual o inferior al equivalente en pesos de cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

Para llevar a cabo el respectivo proceso de revisión, el grupo auditor practica

revisión anticipada a la muestra seleccionada de la contratación reportada por la

ESP LA PAMEÑA del municipio de Palmas del Socorro, en el SIA, para lo anterior

fue necesario solicitar a la entidad sujeta de control en manual de contratación

aplicado, teniendo en cuenta que la Empresa de Servicios Públicos, es una

Empresa de carácter oficial de orden municipal que en materia de contratación se

rige por las normas del derecho privado sin perjuicio de la verificación a la

aplicación de los principios de la función pública y administrativa consagrados en

la Constitución Política.

PRESUPUESTO DESTINADO A LA CONTRATACION- 2012

El presupuesto de la contratación para la vigencia 2012, de la la Empresa de

Servicios Públicos de Palmas del Socorro, “LA PALMEÑA” fué de: CIENTO DOCE

MILLONES SETECIENTOS SESENTA Y SIETE MIL SETECIENTOS SETENTA Y

SIETE PESOS($ 112.767.777).

CUANTIAS PARA CONTRATAR EN LA ESP LA PALMEÑA DE PALMAS DEL

SOCORRO- VIGENCIA 2012.

VALORES VIGENCIA 2012 2013

Salario mínimo 566.700 589.500

Presupuesto empresa 136.644.322 104.193.590

Presupuesto

expresado en smlmv

241 176

Invitación un solo

oferente

Hasta 5 salarios

mínimos

Hasta 5 salarios

mínimos

Invitación por lista

corta

Hasta 300 salarios

mínimos

Hasta 300 salarios

mínimos





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CONTRATISTA DESDE HASTA

smlmv pesos smlmv Pesos

Invitación un solo

oferente

0 1 5 2.833.500

Invitación por lista

corta

5 566.701 300 170.010.000

Invitación Pública 300 170.010.001

La Empresa de Servicios Públicos de Palmas del Socorro, “LA PALMEÑA”, en la

vigencia 2012 suscribió un total de 31 contratos, los cuales ascienden a la suma

de $ 112.767.777, distribuidos de la siguiente manera:

TIPOLOGÍA CANTIDAD VALOR

Obra Pública 3 27.619.115

Prestación de Servicios

15 60.741.320

Suministros 11 17.763.978

Consultoría u Otros 2 6.643.364

TOTAL 31 112.767.777

Para el proceso auditor se verifico la correcta inversión de los dineros ingresados

al Presupuesto General de Rentas y Gastos de la la Empresa de Servicios

Públicos de Palmas del Socorro, “LA PALMEÑA”, de tal manera el grupo auditor

de la Contraloría General de Santander seleccionó para el proceso auditor una

muestra de diez (10) contratos los cuales ascienden a la suma de $44.838.925 y

equivalen al 39% del total de la contratación efectuada por la entidad.





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CUADRO DE LA CONTRATACION SELECCIONADA COMO MUESTRA DE LA

EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE PALMAS DEL SOCORRO, “LA

PALMEÑA”, VIGENCIA 2012

No Modalidad (C) Object Del

Contrato

(D) Valor

Inicial Del

Contrato

(C) Nombre Completo

Del Contratista (*)

(F) Fecha De

Suscripción Del

Contrato

(Aaaa/mm/dd)

(F) Fecha Inicio

Del Contrato

(Aaaa/mm/dd)

(F) Fecha

Terminación

Del Contrato

(Aaaa/mm/dd)

3 CONVOCATORIA

PÚBLICA

Rehabilitación del

tramo de

conducción de

aguas domesticas

paralelo a la

quebrada al

chorrera y

ampliación de

disponibilidad del

servicio de

alcantarillado desde

el pozo p (8 - 9 -6)r

al pozo p(8-8) r del

casco urbano del

municipio de Palmas

Del Socorro

13,734,000 RICARDO ALBERTO

CARREÑO LARROTTA

11/21/2012 11/26/2012 12/10/2012

2 CONVOCATORIA

PÚBLICA

Construcción filtro

de estabilización

en el barrio los

almendros del

municipio de

Palmas Del

Socorro

11,885,115 JULIAN FERNANDO

DIAZ ALVAREZ

11/6/2012 11/9/2012 11/27/2012

4 DIRECTA

Prestar los

servicios

profesionales

como asesor

contable de la

empresa de

servicios públicos

de La Palmeña

SAS ESP

5,400,000 TEOBALDO IGNACIO

VELASCO CUBIDES

4/16/2012 4/16/2012 12/30/2012





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12 DIRECTA Prestar los

servicios

operativos para

el

mantenimiento

de las redes de

acueducto

urbano,

operación y

mantenimiento

de la planta de

agua potable

como también el

registro de las

lecturas de los

medidores de

agua

mensualmente,

4,250,000 VICTOR MANUEL

FONCE SARMIENTO

8/13/2012 8/13/2012 12/30/2012

2 DIRECTA

Suministrar los

micromedidores y

cajas para la

prestación del

servicio de

acueducto en el

municipio de

Palmas del

Socorro

2,740,000

COMERCIALIZADORA

DE SUMINISTROS

DACORT

4/9/2012 4/9/2012 4/16/2012

5 DIRECTA

suministrar los

materiales

necesarios para

el tratamiento del

agua apta para el

consumo humano

y planta de agua

residual, al igual el

suministro de

implementos de

dotación para los

funcionarios de

La Palmeña SAS

ESP.

2,696,700

LAURA STEPHANIE

RUGE MUTIS - MARU

DISTRIBUCIONES

5/9/2012 5/9/2012 5/23/2012

1 DIRECTA

Reconstrucción

de redes de

alcantarillado de

la calle 7 con

carrera 7 y 6 del

municipio de

Palmas del

Socorro

2,000,000

CARLOS JULIO

HERNANDEZ

MARTINEZ

7/13/2012 7/13/2012 7/23/2012





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4 DIRECTA

Suministrar los

elementos

necesarios para

el correcto

funcionamiento de

la prestación del

servicio de

acueducto y

alcantarillado en el

municipio.

892,510 DEPOSITO MATPICO 4/13/2012 4/13/2012 4/24/2012

11 DIRECTA

Prestar los

servicios

operativos para

el

mantenimiento

de las redes de

acueducto

urbano,

operación y

mantenimiento

de la planta de

agua potable

como también el

registro de las

lecturas de los

medidores de

agua

mensualmente,

780,000 JAVIER MENESES

JAIMEZ 8/13/2012 8/13/2012 ND

3 DIRECTA

suministrar los

elementos de

papelería

necesarios para

el correcto

funcionamiento

de la empres de

servicios públicos

de La PALMEÑA

SAS ESP

460,600 PAPELERIA BOLIVAR 4/10/2012 4/10/2012 4/23/2012

ANALISIS DE LA CONTRATACION VIGENCIA 2012

Una vez verificada la información de los contratos seleccionados en la muestra del

SIA, se obtuvo los siguientes resultados:

1. Para la vigencia 2011, tuvo un total de 31 contratos, por un valor total de

$112.767.777

2. No se informaron contratos celebrados bajo la modalidad de urgencias

manifiestas, ante la Contraloría Auxiliar de Santander.

3. Todos los contratos de obra fueron liquidados para la vigencia auditada





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ANALISIS DE LA CONTRATACION SELECCIONADA COMO MUESTRA

VIGENCIA 2012

Los contratos revisados y estudiados en desarrollo de la presente Auditoria

Integral Modalidad Regular, que se adelantó en la E.S.P LA PALMEÑA del

municipio de Palmas del Socorro- Santander son:

CONTRATACION REALIZADA EN LA ESP PALMEÑA VIGENCIA 2012.

1. CONTRATO DE OBRA PÚBLICA No 003 DE 2012

MODALIDAD DE SELECCIÓN: Invitación Por Lista Corta

OBJETO: Rehabilitación del tramo de conducción de aguas domesticas paralelo

a la quebrada la chorrera y ampliación de disponibilidad del servicio de

alcantarillado desde el pozo P(8-9-6) R AL PZO P(8-8) R del caso urbano del

municipio de Palmas Del Socorro

VALOR: $13.734.000.

CDP: 12-00132, POR VALOR DE $13.834.800, de fecha noviembre 13 de 2012

RP: 12-00111, por valor $13.734.000, de fecha noviembre 21 de 2012

CONTRATISTA: Ricardo Alberto Carreño Larrotta

REPRESENTANTE LEGAL: Ricardo Alberto Carreño Larrotta

SUSCRIPCION DEL CONTRATO: Noviembre 21 De 2012

PLAZO: 30 días

VALOR A CANCELAR: Único pago al momento de la entrega de la obra

ACTA DE INICIO: 26 de noviembre de 2012

SUPERVISOR: Secretaria De Planeación Municipal – Orlando Villamizar

PAGOS FINAL: 13.734.000 fecha 11 de diciembre de 2012

PAGOS REALIZADOS: $13.734.000

INFORMES DEL SUPERVISOR: 10 de diciembre de 2012

ACTA DE LIQUIDACION: 11 de diciembre de 2012

Teniendo en cuenta que en la ESP “La Palmeña”, se vio la necesidad de realizar

mantenimiento a la infraestructura de la red de alcantarillado para su normal

funcionamiento, toda vez que de la misma se encontraba deshabilitado un tramo

de alcantarillado por tubería rota, la cual trajo contaminación de la quebrada la

chorrera, y que además se había realizado por parte de la CAS un requerimiento

donde solicitaban realizar la respectiva reparación de la red mediante resolución

1372-10; la administración de la ESP, procedió a suscribir el presente contrato de

obra el día 21 de noviembre de 2012, por valor de $13.734.000, cuyo objeto era





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realizar la “Rehabilitación del tramo de conducción de aguas domesticas paralelo

a la quebrada la chorrera y ampliación de disponibilidad del servicio de

alcantarillado desde el pozo P(8-9-6) R AL PZO P(8-8) R del caso urbano del

municipio de Palmas Del Socorro”, firmando acta de inicio del 26 de noviembre de

2012, efectuándose un único pago sobre el mismo de $13.734.000 el día 11 de

diciembre de 2012, suscribiéndose acta de liquidación el 11 de diciembre de 2012,

previa presentación de Informes de supervisión.

En revisión a la carpeta contractual, se observó la presentación de los informes de

ejecución por parte del contratista, así mismo reposas sus pagos a seguridad

social y el descuento de las estampillas correspondientes al contrato.

REGISTRO FOTOGRAFICO

2. CONTRATO DE OBRA PÚBLICA No 002 DE 2012

MODALIDAD DE SELECCIÓN: Invitación Por Lista Corta

OBJETO: Construcción filtro de estabilización en el barrio los almendros del

municipio de Palmas Del Socorro

VALOR: $11.885.115.=

CDP: 12-00121, por valor de $12.000.000, de fecha octubre 26 de 2012

RP: 12-00108, por valor $11.885.115, de fecha noviembre 06 de 2012

CONTRATISTA: Julián Fernando Díaz Álvarez





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REPRESENTANTE LEGAL: Julian Fernando Díaz Álvarez

SUSCRIPCION DEL CONTRATO: Noviembre 06 De 2012

PLAZO: 30 días

VALOR A CANCELAR: 50% como anticipo y el otro 50% al momento de firmada

el acta de liquidación y terminación de la obra por las partes

VALOR ANTICIPO: $5.942.557.= de fecha 9 de noviembre de 2012

ACTA DE INICIO: 9 de noviembre de 2012

SUPERVISOR: Secretaría De Planeación Municipal – Orlando Villamizar

ACTA DE MODIFICACION DE CANTIDADES Y DE PRECIOS NO PREVISTOS:

16 de noviembre de 2012.

PAGOS FINAL: $5.942.558 de fecha 27 de noviembre de 2012

PAGOS REALIZADOS: $11.885.115.=

INFORMES DEL SUPERVISOR: 27 de noviembre 2012

ACTA DE LIQUIDACION: 27 de noviembre de 2012

Teniendo en cuenta que en el barrio Los Almendros del municipio de Palmas del

Socorro, se detectó una fuga de agua no visible debido a la profundidad en que se

encontraba, lo cual ocasionaba humedades en las viviendas del sector, la

administración de la ESP “La Palmeña” vio la necesidad de suscribir contrato de

obra con el señor Julián Fernando Díaz Álvarez, el dia Noviembre 06 De 2012,

con el objeto de realizar la construcción de un filtro en la urbanización Los

Almendros, con las siguientes características:

ITEM DECRIPCION UND CANT

1 Localización y replanteo ml 21

2 Excavaciones en tierra M3 60

3

Suministro e instalación

degeomembrana de 40mm M2 126

4

Suministro e instalacion de

triturado¾ seleccionado m3 60

5

Suministro e instalación

degeomembrana M2 21

Del anterior contrato se firmó acta de inicio del 9 de noviembre de 2012, con un

pago por concepto de anticipo de $5.942.557, y suscripción de un acta de

modificación de cantidades y de precios no previstos el dia 16 de noviembre de





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2012, sin que la misma modificara el valor del contrato, fundamentada en los

siguientes hechos:

1. Que las cantidades del contrato habían variado con respecto a las proyectadas inicialmente, en razón al desarrollo de la obra encontrándose con instalaciones erradas sanitariamente, residuales y subterráneas, llevando cambios iníciales contemplados para el para el manejo de estas aguas están produciendo socavación sobre las viviendas más cercanas. En estas condiciones los ítems contemplados no se desarrollaran en su totalidad y serán las cantidades que den una vez terminados las actividades para totalizar las cantidades de obra desarrolladas .

2. Que era necesario realizar actividades no previstas inicialmente y pactar nuevos precios, con el fin de darle continuidad al contrato tales como:1.7 concreto ciclópeo, necesario para estabilizar vivienda más afectada por la socavación generada por las conexiones erradas en la cimentación de la vivienda. 1.8 suministro e instalación de tubería sanitaria de 3” red necesaria para la conducción de las aguas subterráneas a pozo de inspección del alcantarillado existente. 1.9 suministro e instalación de tubería sanitaria de 4”, red necesaria para recoger las aguas lluvias de los canales recolectores de las viviendas que se están entregando a un terreno abierto produciendo infiltración al subsuelo; por lo tanto es necesario instalar la red para entregarla a una zona dura como es la calle del barrio que se encuentra en pedrada. 1.10 Es necesario levantar la piedra existente de la vía para la instalación de la tubería y la acomodación de la misma con un mortero de pega. 1.11 Construcción de cajas de inspección, cajas necesarias para conectar las tuberías de agua sanitaria, residuales y subterráneas, para tener un control sobre las redes erradas encontradas en las excavaciones. 1.12 Muro en ladrillo necesario para poder instalar filtro con geomembrana y poder conducirlo a la caja de inspección construida para el manejo de aguas subterráneas en el sitio

En este orden de ideas el dia 27 de noviembre de 2012, se firmó acta final del

contrato y se aprobó el pago de $5.942.558, liquidándose en la misma fecha,

previa presentación de informes del supervisor del contrato.

En revisión a la carpeta contractual se observó reposa el registro fotográfico de la

obra ejecutada y el informe de actividades del contratista.

REGISTRO FOTOGRAFICO





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OBSERVACION DE AUDITORIA No 1

Contratos números 1, 2 y 3 de 2012

Alcance Administrativo: En revisión efectuada a los contratos números 1, 2 y 3

de 2012, se observó que en los mismos, no reposan actas de entrega a la

comunidad beneficiada con la rehabilitación- ampliación y construcción de la red

de alcantarillado y filtros, con lo cual se pueda corroborar el impacto social

generado con su ejecución.

En consecuencia el grupo auditor determina lo anterior como un hallazgo de tipo

administrativo, que debe ser incluido como acción correctiva en el Plan de

Mejoramiento.

ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO

PRESUNTO RESPONSABLE: OLGA LARROTA PORRAS-

Gerente

3. CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No 004 DE 2012

MODALIDAD DE SELECCIÓN: Invitación a una sola oferta u oferta única

OBJETO: Prestar los servicios profesionales como asesor contable de la

empresa de servicios públicos de La Palmeña SAS ESP

VALOR: $5.400.000.

CDP: 12-00042, por valor de $5.400.000, de fecha abril 11 de 2012

RP: 12-00035, por valor $5.400.000, de fecha abril 16 de 2012

CONTRATISTA: Teobaldo Ignacio Velasco Cubides

SUSCRIPCION DEL CONTRATO: abril 16 de 2012

PLAZO: ocho (8) meses y catorce (14) dias

VALOR A CANCELAR: Un pago del 40% en mayo, 30% en septiembre y 30% en

diciembre.





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ACTA DE PAGOS: Acta de pago parcial, de mayo 11 de 2012, por $2.160.000 y

de septiembre 12 de 2012 por $1.620.000.

SUPERVISOR: Olga Larrota Porras

PAGOS FINAL: $1.620.000 de fecha 31 de diciembre de 2012



Toda vez que la ESP “La Palmeña” no cuenta con personal de planta que elabore

los estados financieros, presente los informes financieros a las entidades de

vigilancia y haga los análisis presupuestales, la administración de la “Palmeña

SAS EPS”, procedió a suscribir contrato con el señor Teobaldo Ignacio Velasco

Cubides con el objeto de “prestar los servicios profesionales como asesor

contable” por valor de $5.400.000, realizándose 3 pagos parciales de fechas de

mayo 11 de 2012, septiembre 12 de 2012 y 31 de diciembre de 2012, por valor

de $1.620.000 c/u, firmándose acta de liquidación del contrato el 31 de diciembre

de 2012.

Respecto del anterior contrato se informa fueron presentados los pagos a

seguridad del contratista, los descuentos por concepto de estampillas y los

informes de actividades mensuales.


MODALIDAD DE SELECCIÓN: Invitación a una sola oferta o oferta única

OBJETO: Prestar los servicios operativos para el mantenimiento de las

redes de acueducto urbano, operación y mantenimiento de la planta de

agua potable como también el registro de las lecturas de los medidores de

agua mensualmente, entregar las facturas de cobro del servicio en los

lugares de residencia de los usuarios y mantenimiento de la planta de

aguas residuales al igual que las demás actividades propia del

funcionamiento y operación del sistema de acueducto urbano y

alcantarillado del municipio de Palmas Del Socorro.

VALOR: $4.250.000.

CDP: 12-00095, por valor de $4.250.000, de fecha agosto 10 de 2012

RP: 12-00080, por valor $4.250.000, de fecha agosto 13 de 2012

CONTRATISTA: Victor Manuel Fonce Sarmiento

SUSCRIPCION DEL CONTRATO: Agosto 13 De 2012

PLAZO: cuatro (4) meses y diecisiete (17) dias

VALOR A CANCELAR: mensualidades vencidas una vez presentado informe de

actividades.





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ACTA DE INICIO: 13 de agosto de 2012


PAGOS REALIZADOS: 26 de septiembre de 2012 por 850.000, 16 de noviembre

de 2012 por 1.921.730, 13 de diciembre de 2012 por 923.910, 28 de diciembre por

554.360.

PAGOS FINAL: $554.360 de fecha 31 de diciembre de 2012



Toda vez que la ESP “La Palmeña” no contaba con personal de planta que preste

los servicios operativos para el mantenimiento de las redes de acueducto

urbano, operación y mantenimiento de la planta de agua potable como

también el registro de las lecturas de los medidores de agua

mensualmente, entregar las facturas de cobro del servicio en los lugares de

residencia de los usuarios y mantenimiento de la planta de aguas

residuales al igual que las demás actividades propia del funcionamiento y

operación del sistema de acueducto urbano y alcantarillado del municipio,

la administración de la “Palmeña SAS EPS”, procedió a suscribir contrato con el

señor Víctor Manuel Fonce Sarmiento, el día 13 de agosto de 2012, por valor de

$4.250.000, realizándose 4 pagos de fechas 26 de septiembre de 2012 por

850.000, 16 de noviembre de 2012 por $1.921.730, 13 de diciembre de 2012 por

$923.910 y 28 de diciembre por $554.360, posteriormente el día 31 de diciembre

de 2012, se firma acta de liquidación del contrato.

En revisión a la carpeta contractual se observó el pago a seguridad social del

contratista, así como los descuentos por concepto de estampillas, también se

corroboró la entrega de los informes de actividades por parte del contratista.


Contratos números 1 y 12 de 2012

Alcance Administrativo: En revisión efectuada a los contratos números 1 y 12 de

2012 se observó, no se incluyen en los estudios previos los requisitos de

experiencia mínima del contratista, con lo cual se pueda realizar un análisis

objetivo ni una evaluación razonable sobre las propuestas presentadas por los

contratistas.

Además se informa por parte del contratista la acreditación de unos estudios

técnicos cursados para la época del contrato, sin que los mismos se encuentren

certificados por la universidad en la presentación de la propuesta, con lo cual se

corrobore la veracidad de sus afirmaciones.



Mejoramiento.





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PRESUNTO RESPONSABLE: OLGA LARROTA PORRAS- GERENTE

5. CONTRATO DE COMPRA VENTA No 002 DE 2012


OBJETO: Suministrar los micromedidores y cajas para la prestación del servicio

de acueducto en el municipio de Palmas del Socorro

VALOR: $2.740.000.=

CDP: 12-00039, por valor de $2.740.000, de fecha abril 02 de 2012

RP: 12-00032, por valor $2.740.000.= de fecha abril 09 de 2012

CONTRATISTA: Comercializadora De Suministros DACORT

REPRESENTANTE LEGAL: Daniel Felipe Cortes Mejía

SUSCRIPCION DEL CONTRATO: Abril 09 de 2012

PLAZO: quince (15) días

VALOR A CANCELAR: $2.740.000 con acta de recibo de los implementos por

parte del supervisor


PAGOS FINAL: $2.740.000 de fecha 16 de abril de 2012


CONSTACIA DE RECIBO: Dieciséis (16) de abril de 2012

El presente contrato se celebra teniendo en cuenta que la entidad debe propender

por la calidad y continuidad en la prestación de los servicios públicos en especial

el de acueducto, requiriendo para ello contratar el suministro de 28

micromedidores y 8 cajas con tapa para micromedidor, procedió a suscribir

contrato con la Comercializadora De Suministros DACORT, el día 09 abril de

2012, por $2.740.000, para ser ejecutado en un plazo de 15 días, con constancia

de recibo a satisfacción de los elementos adquiridos de fecha dieciséis (16) de

abril de 2012, por parte de la ESP, firmándose acta de liquidación del dieciséis

(16) de abril de 2012.


MODALIDAD DE SELECCIÓN: invitación a una sola oferta u oferta única

OBJETO: suministrar los materiales necesarios para el tratamiento del agua

apta para el consumo humano y planta de agua residual, al igual el suministro de

implementos de dotación para los funcionarios de La Palmeña SAS ESP.





INFORME DEFINITIVO


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VALOR: $2.696.700.

CDP: 12-00057, por valor de $601.700, de fecha mayo 02 de 2012 y 12-00058,

por valor de $2.095.000 de mayo 02 de 2012

RP: 12-00049, por valor $2.696.700.= de fecha mayo 09 de 2012

CONTRATISTA: MARU DISTRIBUCIONES

REPRESENTANTE LEGAL: Laura Stephanie Ruge Mutis

SUSCRIPCION DEL CONTRATO: Mayo 09 De 2012

PLAZO: Quince (15) Dias

VALOR A CANCELAR: $2.696.700, con acta de recibo de los implementos por



PAGOS FINAL: $2.696.700 de fecha 29 de mayo de 2012

PAGOS REALIZADOS: $2.696.700.

CONSTACIA DE RECIBO: 23 de mayo de 2012



el de acueducto y alcantarillado, requiriendo para ello contratar el suministro de

materiales necesarios para el tratamiento del agua apta para el consumo

humano y planta de agua residual, al igual el suministro de implementos de

dotación para los funcionarios de La Palmeña SAS ESP, por lo cual suscribe

minuta con la empresa MARU DISTRIBUCIONES el dia 09 de mayo de 2012,

con el objeto de adquirir los siguientes elementos:

CANTIDAD DETALLE V/UNIT V/TOTAL

11 SULFATO DE ALUMINIO A 65000 715.000

4 CANECA DE HIPOCLORITO DE

CALCIO X 10 KG

108.000 432.000

4 CLORURO FERRICO X 25 KG 180.000 720.000

2 ESTANTE METALICO X 6 ENREPAÑOS 114.000 228.000

4 OBEROLES BORDADOS CAQUIS 85.000 340.000

6 CAMISETAS DORDADAS 18.500 108.000

2 CACHUCHAS EN DRY BORDADAS 13.000 26.000

2 PARES DE GUANTES LARGOS 19.900 39.800





INFORME DEFINITIVO


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4 PARES DE GUANTES CAL 35 6.600 26.400

2 PARES DE BOTAS 30.600 60.600

TOTAL 2.696.700

Del anterior contrato se realizó un único pago por valor de $2.696.700 de fecha 29

de mayo de 2012, previa constancia de recibo de los elementos adquiridos

suscrita por la señora Olga Larrota Porras, en calidad de supervisora del contrato.


Contratos números 2, 3, 4 y 5 de 2012

Alcance Administrativo: En revisión efectuada a los contratos 2, 3, 4 y 5 de

2012, se observó no se efectúan las actas de inicio ni de liquidación de los mismos

tal y como lo establece el art 24 del manual de contratación, por lo tanto la entidad

deberá comenzar a elaborar tales actas, en cumplimiento a la normatividad

establecida para su entidad, y así poder llevar control sobre el cumplimiento de las

clausulas establecidas en el contrato.

También se observó no se están efectuando actas de entrada y salida del almacén

sobre los elementos adquiridos, con lo cual se pueda llevar un control exacto

sobre el ingreso y salida de los implementos, así como sobre las existencias de

cada elemento.



Mejoramiento.


PRESUNTO RESPONSABLE: OLGA LARROTA PORRAS- GERENTE

7. CONTRATO DE OBRA PUBLICA No 001 DE 2012

MODALIDAD DE SELECCIÓN: Invitación Una Sola Oferta u Oferta Unica

OBJETO: Reconstrucción de redes de alcantarillado de la calle 7 con carrera 7 y

6 del municipio de Palmas del Socorro

VALOR: $2.000.000.=

CDP: 12-00082, por valor de $2.000.000, de fecha julio 10 de 2012

RP: 12-00070, por valor $2.000.000. de fecha julio 13 de 2012

CONTRATISTA: Carlos Julio Hernández Martínez

SUSCRIPCION DEL CONTRATO: julio 13 d e 2012





INFORME DEFINITIVO


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PLAZO: 17 DIAS

VALOR A CANCELAR: el 100% al recibido de la obra

ACTA DE INICIO: Julio 13 d e 2012


PAGOS FINAL: $2.000.000.= de fecha 23 de julio de 2012


CONSTANCIA: recibo de la obra de fecha 23 de julio de 2012

ACTA DE LIQUIDACION Y TERMINACION: 23 DE Julio de 2012

Teniendo en cuenta que en el municipio de Palmas del Socorro, el tramo de la red

de alcantarillado de la carrera séptima se encontraba tapado en algunas partes y

en otras partido, ocasionando malos olores, era necesario realizar su

reconstrucción para evitar posibles enfermedades y contaminación, por lo tanto la

ESP “LA PALMEÑA”, procedió a suscribir el presente contrato de obra con el

señor Carlos Julio Hernández Martínez, el dia 13 de julio de 2012, para ser

ejecutado en un plazo de 17 días, por valor de $2.000.000, con el siguiente objeto:

realizar excavación en tierra con profundidad de 80 cm y tapa de tubería,

suministro e instalación de tubería sanitaria novafort de 4” incluye uniones y

accesorios, ladrillo para construcción, caja y mano de obra.

Del anterior contrato se realizó un único pago del contrato de fecha 23 de julio de

2012, previa constancia de recibo de la obra por parte de la señora Olga Larrota

Porras, en calidad de supervisora del contrato, con acta de liquidación del 23 de

julio de 2012.


MODALIDAD DE SELECCIÓN: invitación a una sola oferta u oferta unica

OBJETO: Suministrar los elementos necesarios para el correcto funcionamiento

de la prestación del servicio de acueducto y alcantarillado en el municipio.

VALOR: $892.510.=

CDP: 12-00041, por valor de $892.510, de fecha abril 02 de 2012

RP: 12-00034, por valor $892.510.= de fecha abril 13 de 2012

CONTRATISTA: Deposito MATPICO

REPRESENTANTE LEGAL: Elvia Ednna Liliana Suarez Saavedra

SUSCRIPCION DEL CONTRATO: 13 de abril de 2012

PLAZO: Quince (15) dias





INFORME DEFINITIVO


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VALOR A CANCELAR: $892.510.= con acta de recibo de los implementos por



PAGOS FINAL: $892.510 de fecha 03 de julio de 2012

PAGOS REALIZADOS: $892.510.=

CONSTACIA DE RECIBO: 24 de abril de 2012



el de acueducto y alcantarillado, requiriendo para ello contratar el suministro de:

CANT DETALLE VLR UNIT VLR TOTAL

4 Bulto de cemento 25,900 103,600

1 Rollo de cinta peligro x 500 mts 44,500 44,500

80 H10 950 76,000

1 Soldadura x 1/8 27,600 27,600

2 Pacas de promical x 10 kilos 7,500 15,000

2 Tarros de invercryl 14,500 29,000

4 Unión reparación 3' 29,500 118,000

2 Tubo presión junta elástica 3' 80,500 161,000

5 tubos de 1 1/2" PVC x 6 mts 48,362 241,810

2 Unión reparación 4' 38,000 76,000

Por lo anterior suscribe contrato de suministro el día 13 de abril de 2012, con el

Deposito MATPICO, por valor de $892.510, efectuándose un único pago sobre el

mismo del 3 de julio de 2012, previa constancia de recibo de los elementos

adquiridos, suscrita por la señora Olga Larrota Porras, en calidad de supervisora

del contrato.

9. CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. 011 DE 2012


OBJETO: Prestar los servicios operativos para el mantenimiento de las









INFORME DEFINITIVO


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VALOR: $780.000.=

CDP: 12-00094, por valor de $780.000, de fecha agosto 10 de 2012

RP: 12-00079, por valor $780.000.= de fecha agosto 13 de 2012

CONTRATISTA: Javier Meneses Jaimes

SUSCRIPCION DEL CONTRATO: 13 de agosto de 2012

PLAZO: veinte (20) días

VALOR A CANCELAR: $780.00.=

ACTA DE INICIO: De fecha 13 de agosto de 2012


PAGOS FINAL: $780.000 de fecha 05 de septiembre de 2012

PAGOS REALIZADOS: $780.000.=

ACTA DE LIQUIDACION: de fecha 05 de septiembre de 2012



el de acueducto, requiriendo para ello contratar la prestación de servicios

operativos para el mantenimiento de las redes de acueducto urbano,

operación y mantenimiento de la planta de agua potable, como también el

registro de las lecturas de los medidores de agua mensualmente, entregar

las facturas de cobro del servicio en los lugares de residencia de los

usuarios y mantenimiento de la planta de aguas residuales al igual que las

demás actividades propia del funcionamiento y operación del sistema de

acueducto urbano y alcantarillado del municipio de Palmas Del Socorro,

por lo tanto la administración de la ESP “LA PALMEÑA”, procede a suscribir

contrato de prestación de servicios con el señor Javier Meneses Jaimes, el

dia 13 de agosto de 2012, por valor de $780.000, para ser ejecutado en un plazo

de 20 días, con fecha de un único pago al contrato del 5 de septiembre de 2012, y

firma del acta de liquidación del mismo del 5 de septiembre de 2012, previa

presentación de informe de actividades por parte del contratista.

10. CONTRATO DE COMPRA No 003 DE 2012

MODALIDAD DE SELECCIÓN: Invitación a una sola oferta u oferta unica

OBJETO: suministrar los elementos de papelería necesarios para el correcto

funcionamiento de la empresa de servicios públicos de La PALMEÑA SAS ESP

VALOR: 460.600.





INFORME DEFINITIVO


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CDP: 12-00040, por valor de $460.600, de fecha abril 02 de 2012

RP: 12-00033, por valor $460.600.= de fecha abril 10 de 2012

CONTRATISTA: Papelería Bolívar

REPRESENTANTE LEGAL: Ana Lineros De Villarreal

SUSCRIPCION DEL CONTRATO: 10 de abril de 2012

PLAZO: veinte (20) días

VALOR A CANCELAR: $460.600.= con acta de recibo de los implementos por



PAGOS FINAL: $460.600 de fecha 23 de abril de 2012

PAGOS REALIZADOS: $460.600.

CONSTACIA DE RECIBO: 23 de abril de 2012

Teniendo en cuenta que La ESP La PALMEÑA SAS, necesitaba para su funcionamiento la

adquisición de los siguientes elementos:

CANT. DETALLE

Valor

unitario Valor total

1 perforadora 5200 5.200.=

1 Paquete cartulina a color 1200 1.200.=

12 Carpetas oficio sin gancho 200 2.400.=

4 Resma carta 9900 38.000.=

4 Resma oficio 11000 44.000.=

1 Cinta impresora LX – 300 9600 9.600.=

3 Carpetas A-Z carta 5700 17.100.=

10 Sobre manila carta 200 2.000.=

10 Sobre manila oficio 250 2.500.=

30 Carpetas cuatro aletas 1200 36.000.=

1 Cinta pegante ancha 2000 2.000.=

1 Colbon grande 2500 2.500.=

1 Caja clips 600 600.=





INFORME DEFINITIVO


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2

Paquete ganchos legajador

plástico

3500 7.000.=

1 Tijeras grandes 4500 4.500.=

1 Bisturí 600 600.=

1 Caja lapicero negro 7200 7.200.=

5 Caja para archivo 5700 28.500.=

3 Marcadores 900 2.700.=

1 Corrector 4500 4.500.=

10 Formatos a color 200 2.000.=

1 Paquete recibo caja menor 8600 8.600.=

2 Talonarios para recibos 750 1.500.=

3000

Recibos de agua AAA

perforados

76.80 230.400.=

La administración de la ESP, procedió a suscribir contrato de compra, con la

Papelería Bolívar, el día 10 de abril de 2012, por valor de $460.600, efectuándose

un único pago al mismo el 23 de abril de 2012, previa presentación de la

constancia de recibo a satisfacción de los elementos adquiridos, suscrita por la

señora OLGA LARROTA PORRAS, en calidad de supervisora del contrato.

1.2 CONTRATACION REALIZADA EN LA ESP PALMEÑA VIGENCIA 2013.

PRESUPUESTO DESTINADO A LA CONTRATACION- 2013

El presupuesto de la contratación para la vigencia 2013, de la la Empresa de

Servicios Públicos de Palmas del Socorro, “LA PALMEÑA” fue de: SETENTA Y

SEIS MILLONES OCHOCIENTOS VEINTIDOS MIL TRESCIENTOS OCHENTA Y

CUATRO PESOS MCTE ($76.822.384).

CUANTIAS PARA CONTRATAR EN LA ESP LA PALMEÑA DE PALMAS DEL

SOCORRO- VIGENCIA 2012.

VALORES VIGENCIA 2012 2013

Salario mínimo 566.700 589.500

Presupuesto empresa 136.644.322 104.193.590

Presupuesto expresado en

smlmv

241 176





INFORME DEFINITIVO


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Invitación un solo oferente Hasta 5 salarios

mínimos

Hasta 5 salarios

mínimos

Invitación por lista corta Hasta 300

salarios mínimos

Hasta 300 salarios

mínimos

SELECCIÓN CONTRATISTA VIGENCIA 2013

CONTRATISTA DESDE HASTA

smlmv Pesos smlmv Pesos

Invitación un

solo oferente

0 1 5 2.947.500

Invitación por

lista corta

5 589.501 300 176.850.000

Invitación

Pública

300 176.850.001

La Empresa de Servicios Públicos de Palmas del Socorro, “LA PALMEÑA”, en la

vigencia 2013, suscribió un total de 19 contratos, los cuales ascienden a la suma

de ($76.822.384, distribuidos de la siguiente manera:

TIPOLOGIA CANTIDAD VALOR

Obra Pública 2 3.500.000

Prestación de

Servicios

7 24.742.434

Suministros 9 20.979.950

Consultoría u otros

Convenio

1 27.600.000

TOTAL

19 76.822.384

Fuente: Certificación ESP

Elaboró: Olga Larrota Porras





INFORME DEFINITIVO


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Para el proceso auditor se verifico la correcta inversión de los dineros ingresados

al Presupuesto General de Rentas y Gastos de la la Empresa de Servicios

Públicos de Palmas del Socorro, “LA PALMEÑA”, de tal manera el grupo auditor

de la Contraloría General de Santander seleccionó para el proceso auditor una

muestra de diez (08) contratos los cuales ascienden a la suma de $36.001.850 y

equivalen al 46.86% del total de la contratación en valor efectuada por la entidad.

CUADRO DE LA CONTRATACION SELECCIONADA COMO MUESTRA DE LA

ESP DE PALMAS DEL SOCORRO PARA LA VIGENCIA 2013.

(C)

Número

Del

Contrato

(C)

Modalidad

De Selection

(C) Clase De

Contrato

(C) Objeto Del

Contrato

(D) Valor

Inicial Del

Contrato

(C)

Nombre

Completo

Del

Contratista

(*)

(F) Fecha De

Suscripción

Del Contrato

(Aaaa/mm/dd)

(C)

Pacto

Anticipo

Al

Contrato

(F) Fecha

Inicio Del

Contrato

(Aaaa/mm/dd)

(F) Fecha

Terminación

Del Contrato

(Aaaa/mm/dd)

(C)

Publicación

En El Secop

1 DIRECTA PRESTACIÓN

DE SERVICIOS

PRESTAR LOS

SERVICIOS DE

FONTANERIA

MANTENIMIENTO

DE REDES. TOMA

DE LECTURAS Y

TRAMIENTO DDE

AGUA POTABLE Y

RESIDUAL

10,200,000

VICTOR

MANUEL

FONCE

SARMIENTO

2/12/2013 NO 2/12/2013 12/31/2013 NO

6 CONVOCATORIA

PÚBLICA

PRESTACIÓN

DE SERVICIOS

SERVICIO DE

RECOLECCION Y

TRANSPOTE Y

DISPOSICION

FINAL DE

RESIDUOS

INORGANICOS EN

LAS VEREDAS DEL

MUNICIPIO DE

PALMAS DEL

SOCORRO

6,500,000 SESPA

SANTANDER 8/15/2013 NO 8/15/2013 8/29/2013 NO

2 DIRECTA SUMINISTROS

SUMINISTRO DE

IMPLEMENTOS

NECESARIOS PARA

LA ADECUACION E

INSTALACION DE

LA RED ELECTRICA

DE LA PLANTA DE

TRATAMIENTO DE

AGUA POTABLE

DEL MUNICIPIO DE

PALMAS DEL

SOCORRO

4,950,000

CIRO

ALFONSO

PRADA

ALBINO

8/15/2013 NO 8/15/2013 6/6/2013 NO

4 DIRECTA PRESTACIÓN

DE SERVICIOS

PRESTACION DE

SERVICIOS

PROFESIONALES

COMO ASESOR

CONTABLE DE LA

PALMEÑA SAS ESP

4,000,000

TEOBALDO

IGNACIO

VELASCO

CUBIDES

3/8/2013 NO 3/8/2013 12/30/2013 NO





INFORME DEFINITIVO


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SUMINISTROS DE

IMPLEMENTOS

NECESARIOS PARA

PRESTACION DEL

SERVICIOS DE

AGUA TUBERIA

ASESORIOS Y

QUIMICO

2,940,150

SANDRA

JOSEFA

CARRILLO

2/23/2013 NO 2/23/2013 2/27/2013 NO


SUMINISTRO DE

IMPLEMENTOS

NECESARIOS PARA

EL BUEN

FUNCIONAMIENTO

DEL AGUA Y

MANTENIMIENTO

DE REDES E

INSTLACIONES DE

LA PLANTA

2,680,700

SANDRA

JOSEFA

CARRILLO

OLARTE

3/14/2013 NO 3/14/2013 3/21/2013 NO

1 DIRECTA OBRA

PÚBLICA

CONSTRUCCION

CAMARA DE

QUIEBRE CON SU

RESPTETIVA TAPA

EN HIERRO EN EL

PUNTO SEIS DEL

ACUEDUCTO DE LA

VEREDA

GUAYABAL

2,500,000

OSCAR

VARGAS

DIAZ

8/6/2013 NO 8/6/2013 8/23/2013 NO


SUMINISTRAR DE

IMPLEMENTOS

NECESARIOS PARA

EL BUEN

FUNCIONAMIENTO

DEL ACUEDUCTO

TRATAMIENTO

DEL AGUA

2,231,000

SANDRA

JOSEFA

CARRILLO

OLARTE

12/12/2013 NO 12/12/2013 12/19/2013 NO

ANALISIS DE LA CONTRATACION VIGENCIA 2013

Una vez verificada la información de los contratos seleccionados en la muestra del

SIA, se obtuvo los siguientes resultados:

1. Para la vigencia 2013, tuvo un total de 19 contratos, por un valor total de

$76.822.384

2. No se informaron contratos celebrados bajo la modalidad de urgencias

manifiestas, ante la Contraloría Auxiliar de Santander.

3. Todos los contratos de obra fueron liquidados para la vigencia auditada

ANALISIS DE LA CONTRATACION SELECCIONADA COMO MUESTRA

VIGENCIA 2013

Los contratos revisados y estudiados en desarrollo de la presente Auditoria

Integral Modalidad Regular, que se adelantó en la E.S.P LA PALMEÑA del

municipio de Palmas del Socorro- Santander son:





INFORME DEFINITIVO


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MODALIDAD DE SELECCIÓN: Invitación una sola oferta u oferta única

OBJETO: prestar los servicios operativos para el mantenimiento de las








VALOR: $10.200.000.=

CDP: 13-00011, por valor de $5.100.000, de fecha enero 31 de 2012 y 13-00012

de fecha enero 31 de 2012

RP: 13-00006, por valor $10.200.000, de fecha febrero 05 de 2013

CONTRATISTA: Víctor Manuel Fonce Sarmiento

REPRESENTANTE LEGAL: Víctor Manuel Fonce Sarmiento

SUSCRIPCION DEL CONTRATO: Febrero 12 de 2013

PLAZO: diez (10) meses y (19) días

VALOR A CANCELAR: Mensualidades vencidas una vez presentados informe de

actividades.

ACTA DE INICIO: 12 de febrero de 2013





Toda vez que la ESP “La Palmeña” no contaba con personal de planta que preste

los servicios operativos para el mantenimiento de las redes de acueducto

urbano, operación y mantenimiento de la planta de agua potable como

también el registro de las lecturas de los medidores de agua

mensualmente, entregar las facturas de cobro del servicio en los lugares de

residencia de los usuarios y mantenimiento de la planta de aguas

residuales al igual que las demás actividades propia del funcionamiento y

operación del sistema de acueducto urbano y alcantarillado del municipio

de Palmas Del Socorro, la administración de la “Palmeña SAS EPS”, procedió a





INFORME DEFINITIVO


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suscribir contrato con el señor Víctor Manuel Fonce Sarmiento, el día 12 de

febrero de 2013, para ser ejecutado en un plazo de 10 meses y 19 días,

realizándose un pago total por $10.200.000, con acta de liquidación del 30 de

diciembre de 2013.

En revisión a la carpeta contractual se observó el pago a seguridad social del

contratista, así como los descuentos por concepto de estampillas, también se

corroboró la entrega de los informes de actividades por parte del contratista.


MODALIDAD DE SELECCIÓN: Invitación por lista corta

OBJETO: Prestar los servicios para la recolección, transporte y disposición final

de residuos inorgánicos en las veredas del municipio.

VALOR: $6.500.000.=



CONTRATISTA: SESPA SANTANDER

REPRESENTANTE LEGAL: Alejandro Barrios Osma

SUSCRIPCION DEL CONTRATO: Agosto 15 de 2013

PLAZO: Un (1) mes

VALOR A CANCELAR: 100% al momento de la entrega de informe de actividades



PAGOS FINAL: $6.500.000 de fecha 02 de septiembre de 2013


ACTA DE LIQUIDACION: De fecha 29 de agosto de 2013

Teniendo en cuenta que entre el municipio de Palmas del Socorro y la ESP la

Palmeña, se firmó convenio 057 de 2013, con el objeto de realizar la actividad de

recolección de residuos inorgánicos de las veredas con el fin de descontaminar los

siguientes sectores: veredas Canales y Agua Buena, Vereda Pavas y Pavas Alto,

Vereda Chapa y Pozo Azul, Vereda Ensillada y Barro Hondo, Vereda Guayabal,

para los días 19, 29, 26 y 27 de agosto de 2013, la administración de la ESP LA

PALMEÑA, procedió a suscribir contrato de recolección con la empresa SESPA

SANTANDER, el dia 15 de agosto de 2013, por valor de $6.500.000, para ser

ejecutado en un plazo de 1 mes, firmándose acta de inicio de la misma fecha,

efectuándose un pago total de fecha 02 de septiembre de 2013, con acta de

liquidación del 29 de agosto de 2013.





INFORME DEFINITIVO


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Del anterior contrato se observó reposa informe de supervisión y de actividades

del contratista, lo anterior con el correspondiente registro fotográfico.

3. CONTRATO DE SUMINISTRO No 002 DE 2013

MODALIDAD DE SELECCIÓN: invitación por lista corta

OBJETO: Adecuación e instalación de la red eléctrica de la planta de tratamiento

de agua potable del municipio de palmas del socorro

VALOR: $4.950.000.=



CONTRATISTA: Ciro Alfonso Prada Albino

SUSCRIPCION DEL CONTRATO: agosto 15 de 2013

PLAZO: un (1) mes

VALOR A CANCELAR: 100% a la terminación del contrato



PAGOS FINAL: $4.950.000 de fecha 18 de octubre de 2013


ACTA DE LIQUIDACION: de fecha 18 de octubre de 2013

Toda vez que las instalaciones eléctricas de la planta de tratamiento de agua

potable del municipio de Palmas del Socorro, presentaba fallas debido a los

constantes cortes de energía ocasionados por el aumento de carga eléctrica

ocasionados por la implementación de las dos motobombas, la administración de

la ESP de la PALMEÑA, procedió a suscribir contrato de adecuación e instalación

de la red eléctrica en la PTAP, con las siguientes características:

ITEM DESCRIPCION UND CANT V/R UNIT V/R TOTAL

1 ADECUACION ELECTRICA

1.1 Cable trifásico N. 2 trenzado de aluminio

3N:2+1,4

mts 150 13.120 1.968.000

1.2 Contador trifásico Unid 1 390.000 390.000

1.3 Caja de contador trifásica Unid 1 130.000 130.000

1.4 Caja de automático trifásica Unid 1 240.000 240.000

1.5 Taco de 3x50 Unid 1 230.000 230.000

1.6 Tuvo metálico de 2 pulgadas Unid 1 280.000 280.000





INFORME DEFINITIVO


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1.7 Conectores anti fraude Unid 4 9.750 39.000

1.8 Cinta bandy de hebillas de 5/8x8 Unid 1 98.000 98.000

1.9 Varilla de 2.40 de cobre Unid 1 130.000 130.000

1.10 Cable No. 8 Mts 80 3.500 280.000

1.11 Cable aislado No. 2 Mts 200 1.975 395.000

1.12 Certificación del retie Globa

l

1 550.00 550.000

1.13 Instalación de red eléctrica y legalización

ESSA

Globa

l

1 220.00 220.000

Del anterior contrato se informa reposa acta de inspección y control , reconexión

de instalaciones eléctricas y equipos de medida, por parte de la electrificadora de

Santander, además reposan los informes de actividades presentados por el

contratista respecto de la ejecución del mismo.



OBJETO: Prestar los servicios profesionales como asesor contable de la

empresa de servicios públicos La Palmeña SAS ESP

VALOR: $4.000.000.=

CDP: 13-00037, Por Valor De $4.000.000, De Fecha Marzo 04 De 2013

RP: 13-00027, por valor $4.000.000, de fecha marzo 08 de 2013

CONTRATISTA: Teobaldo Ignacio Velasco Cubides

REPRESENTANTE LEGAL: Teobaldo Ignacio Velasco Cubides

SUSCRIPCION DEL CONTRATO: marzo 08 de 2013

PLAZO: diez (10) meses

VALOR A CANCELAR: un pago del 40% en mayo, 30% en septiembre y 30% en

diciembre.

ACTA DE PAGOS: acta de pago parcial, de julio 30 de 2013, por $1.600.000 y

de septiembre 26 de 2013 por $1.200.000.=









INFORME DEFINITIVO


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Toda vez que la ESP “La Palmeña” no cuenta con personal de planta que elabore

los estados financieros, presente los informes financieros a las entidades de

vigilancia y haga los análisis presupuestales, la administración de la “Palmeña

SAS EPS”, procedió a suscribir contrato con el señor Teobaldo Ignacio Velasco

Cubides con el objeto de “prestar los servicios profesionales como asesor

contable” por valor de $4.000.000, para ser ejecutado en un plazo de diez (10)

meses, realizándose tres pago de fechas 30 de julio de 2013, por $1.600.000, del

26 de septiembre de 2013, por $1.200.000 y del 31 de diciembre de 2013 por

$1.200.000, con suscripción del acta de liquidación del 31 de diciembre de 2013.

Respecto del anterior contrato se informa fueron presentados los pagos a

seguridad del contratista, los descuentos por concepto de estampillas y los

informes de actividades mensuales.



OBJETO: Suministrar los implementos necesarios para el buen funcionamiento

del acueducto y alcantarillado, tratamiento del agua y mantenimiento de redes.

VALOR: $2.940.150.

CDP: 13-00027, por valor de $2.940.150, de fecha febrero 21 de 2013

RP: 13-00019, por valor $2.940.150, de fecha febrero 23 de 2013

CONTRATISTA: distribuciones MADIAN

REPRESENTANTE LEGAL: Sandra Josefa Carrillo

SUSCRIPCION DEL CONTRATO: FEBRERO 23 DE 2013

PLAZO: quince (15) días



PAGOS FINAL: $2.940.150 de fecha 27 de febrero de 2013


CONSTANCIA DE RECIBIDO: De fecha 27 de febrero de 2013



el de acueducto, alcantarillado, tratamiento del agua y mantenimiento de redes,

requiriendo para ello contratar el suministro de los siguientes implementos:

CANT DESCRIPCION Y VR.UNIT VR.TOTAL





INFORME DEFINITIVO


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CARACTERISTICAS TECNICAS

10 Bultos de cemento 37.000 370.000

3.5 Bultos de cloruruo férrico 150.000 525.000

1 Llave de tubo 13.000 13.000

1 Tubo corrugado de 8” 197.358 197.358

6 Tubo de ½ R9 11.900 71.400

12 Adaptador macho de ½” 290 3.480

12 Codo de presión de ½” 414 4.968

12 Unión de presión de ½” 270 3.240

12 Adaptador hembra ½” 342 4.104

3 Soldadura en ¼ 59.500 178.500

1 Caneca de cloro al 70% 425.000 425.000

1 Tubo de presión de 2” 55.000 55.000

2 Rollo de manguera de 1 ½” 245.000 490.000

20 Unión de 2” 2.790 55.800

2 Limpiador 29.900 59.800

10 Cinta teflón 1.200 12.000

20 Llave de paso 11.650 233.000

15 Collarín 2” con salida de ½” 8.900 133.500

10 Collarín 2 ½ con salida de ½” 10.500 105.000

Del anterior contrato se realizó un pago total por $2.940.150 de fecha 27 de

febrero de 2013, previa expedición de la constancia de recibo a satisfacción de los

elementos adquiridos por parte de la señora OLGA LARROTA PORRAS, en

calidad de Supervisora del contrato.


Respecto de los contratos números 2 y 3 de 2013

Alcance Administrativo: En revisión efectuada a los presentes contratos, se

observó no se efectúan las actas de inicio ni de liquidación de los mismos tal y

como lo establece el art 24 del manual de contratación, por lo tanto la entidad

deberá comenzar a elaborar tales actas, en cumplimiento a la normatividad





INFORME DEFINITIVO


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establecida para su entidad, y así poder llevar control sobre el cumplimiento de las


También se observó no se están efectuando actas de entrada y salida del almacén

sobre los elementos adquiridos, con lo cual se pueda llevar un control exacto

sobre el ingreso y salida de los implementos, así como sobre las existencias de

cada elemento.



Mejoramiento.


PRESUNTO RESPONSABLE: OLGA LARROTA PORRAS-

Gerente


MODALIDAD DE SELECCIÓN: invitación a una sola oferta u oferta única


del acueducto y alcantarillado, tratamiento del agua y mantenimiento de redes.

VALOR: $2.940.150.

CDP: 13-00038, por valor de $2.680.700, de fecha marzo 11 de 2013

RP: 13-00028, por valor $2.680.700, de fecha marzo 14 de 2013

CONTRATISTA: Distribuciones MADIAN


SUSCRIPCION DEL CONTRATO: Marzo 14 de 2013

PLAZO: Ocho (08) días



PAGOS FINAL: $2.680.700 de fecha 27 de marzo de 2013


CONSTANCIA DE RECIBIDO: de fecha 21 de marzo de 2013



el de acueducto, alcantarillado, tratamiento del agua y mantenimiento de redes,

requiriendo para ello contratar el suministro de los siguientes implementos:





INFORME DEFINITIVO


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CANT

DESCRIPCION Y

CARACTERISTICAS TECNICAS VR.UNIT VR.TOTAL

80 Adaptadores hembra de ½ 234 18.720

100 Adaptadores macho de ½ 334 33.400

2

Pares de bota la macha numero 41 y

39 28.000 56.000

10 Bultos de cloruro férrico 163.000 1.630.000

1 Caja de tapabocas 15.000 15.000

4 Candados grandes 21.200 84.800

2 Cepillos para el piso 7.900 15.800

1 Cesta para la basura pequeña 5.000 5.000

40 Codos de ½ 390 15.600

2 Escobas 6.800 13.600

70 Ladrillos 1.400 98.000

1 Linterna recargable 22.000 22.000

1 Llave pico loro No. 10 19.900 19.900

4 Llaves terminales de ½ en bronce 16.500 66.000

1 1 mesa y dos sillas rimax 123.000 123.000

1 Palustre numero 5 9.200 9.200

3 Pares de guantes normales numero 10 7.500 22.500

3 Pares de guantes largos numero 10 29.500 88.500

1 Rollo de tollas de cocina 7.900 7.900

20 Tapones roscados de ½ 370 7.400

20 Tapones lisos de ½ 320 6.400

1 Tee de 1” con reducción de ½ 1.980 1.980

1 Tuvo de ¾ 9.500 9.500

100 Uniones de ½ 300 30.000

17 Uniones de reparación de 2” 16.500 280.500





INFORME DEFINITIVO


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Del anterior contrato se realizó un pago total de fecha 27 de marzo de 2013, por

$2.680.700, previa expedición de la constancia de recibido de los elementos

adquiridos de fecha 21 de marzo de 2013, suscrita por la señora OLGA

LARROTA PORRAS, en calidad de supervisora del contrato.

7. CONTRATO DE OBRA PUBLICA No 001 DE 2013


OBJETO: Construcción de una cámara de quiebre con su respectiva tapa en

hierro, en el punto seis del acueducto de la vereda Guayabal

VALOR: $2.500.000.=



CONTRATISTA: Oscar Vagas Díaz

REPRESENTANTE LEGAL: Oscar Vargas Díaz

SUSCRIPCION DEL CONTRATO: agosto 06 de 2013

PLAZO: un (1) mes


ACTA DE INICIO: De fecha 6 de agosto de 2013


PAGOS FINAL: $2.500.000 de fecha 28 de agosto de 2013


ACTA TERMINACION Y LIQUIDACION: De fecha 23 de agosto de 2013



el de acueducto, por lo anterior la administración de la ESP LA PALMEÑA, vio la

necesidad de contratar la construcción de una cámara de quiebre con su

respectiva tapa en hierro, en el punto seis del acueducto de la vereda Guayabal,

con el señor OSCAR VARGAS DIAZ, el dia 6 de agosto de 2013, para ser

ejecutado en un mes, con acta de inicio de la misma fecha, firmándose acta de

liquidación del 23 de agosto de 2013 y un pago total de fecha 28 de agosto de

2013, por $2.500.000

Del anterior contrato reposa informe de ejecución de la obra, y registro fotográfico

de la misma.







INFORME DEFINITIVO


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del acueducto, tratamiento del agua.

VALOR: $2.231.000.=

CDP: 13-00143, por valor de $2.231.000, de fecha diciembre 10 de 2013

RP: 13-00113, por valor $2.231.000, de fecha diciembre 12 de 2013

CONTRATISTA: Distribuciones MADIAN


SUSCRIPCION DEL CONTRATO: diciembre 12 de 2013

PLAZO: ocho (08) dias





CONSTANCIA DE RECIBIDO: de fecha 19 de diciembre de 2013

La administración de la ESP LA PALMEÑA celebra el presente contrato con la

empresa Distribuciones MADIAN, el día 12 diciembre de 2013, con el objeto de

suministrar los implementos necesarios para el buen funcionamiento del

acueducto, tratamiento del agua, con las siguientes características:

CANT

DESCRIPCION Y

CARACTERISTICAS TECNICAS VR.UNIT VR.TOTAL

17

BULTSO DE SULFATO DE ALUMINIO

TIPO A 73.000 949.000

1 BALA DE CLORO GASEOSO de 68 Kgs 990.000 990.000

Del anterior contrato se informa se realizó un pago total por $2.231.000 de fecha

19 de diciembre de 2013, previa expedición de la constancia de recibo de los

elementos adquiridos por parte de la señora OLGA LARROTA PORRAS, en

calidad de supervisora del contrato.

1.1.2 RESULTADO EVALUACIÓN RENDICIÓN DE LA CUENTA

GESTION DE LEGALIDAD

El equipo auditor, evaluó el comportamiento de la legalidad en los factores y

contractual, financiero y ambiental, cómo se deben desarrollar los procedimientos





INFORME DEFINITIVO


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normativos en la ESP de Palmas del Socorro, obteniendo los siguientes

resultados:

CONTRATACION

En lo correspondiente a la normatividad respecto de la línea contractual, se

informa que la ESP de Palmas del Socorro, demostró un alto grado de

cumplimiento a los preceptos y señalamientos establecidos en su manual de

contratación, el cual fue adoptado por el “Acuerdo No 001 del 3 de enero del

2011”, lo anterior teniendo en cuenta entre otros los siguientes aspectos:

ASPECTOS POSITIVOS

-Cumplimiento de los principios fundamentales de la contratación cuales son la

transparencia, la economía y la responsabilidad.

-Ejecución correcta de los objetos contractuales de acuerdo a lo contenido en la

minuta de los contratos.

- Cumplimiento de las normas existentes en materia de garantías únicas o pólizas.

- Adecuada organización, y orden en el archivo de las minutas de los contratos y

en los soportes de los mismos en la etapa pre, contractual y post contractual.

-Correcta aplicación de las modalidades de contratación establecidas en la

entidad.

ASPECTOS NEGATIVOS:

- Manual de Contratación desactualizado

Así mismo se observó la ESE, respecto de su proceso de contratación a dado

cumplimiento a los preceptos establecidos en la Constitución Política, además de

dar aplicación a los principios establecidos en el artículo 209 de la Constitución

Política de Colombia, la Ley 1437 de 2011 y el Estatuto General de Contratación

Pública.

PRESUPUESTO

La Empresa Pública del municipio de Palmas del Socorro la PALMEÑA: que en las

vigencias auditadas 2012 y 2013, la gestión presupuestal obtuvo un resultado de

equilibrio presupuestal, genero ahorro corriente; aprobó y ejecutó el presupuesto

de conformidad con el Estatuto Orgánico del Presupuesto el Decreto 111 de 1996

(enero 15), las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995.

AMBIENTAL

El equipo auditor pudo concluir que la verificación de las operaciones ambientales

en la Empresa de Servicios Públicos del Municipio de Palmas del Socorro, se han

realizado conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos

aplicables conforme a la Ley 142 del 11 de julio de 1994.





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1.1.3. LINEA AMBIENTAL

EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS LA PALMEÑA SAS ESP

RECURSOS HIDRICO – REFORESTACIONES

Los recursos son manejados por el Municipio

PLANTA DE TRATAMEINTO DE AGUA POTABLE – ACUEDUCTO

La planta de tratamiento de agua potable se encuentra en la parte alta del municipio, es una planta convencional, se realiza el tratamiento del agua de 4 litros por segundo, aplicando sulfato de aluminio tipo A para la floculación, y cloro gaseosa para la desinfección, el afluente hídrico del acueducto es la quebrada la Honda.

La empresa tiene en su red de distribución cinco puntos de muestro, para la toma de agua, que son los que se utilizan para la toma de los análisis microbiológicos.

Los informes microbiológicos que aportó la Empresa de servicios Públicos “La Palmeña” en su diagnóstico son de un nivel aceptable

INDICE DE RIESGOS DE LA CALIDAD DEL AGUA - IRCA

Parámetros analizados: 9

IRCA BÁSICO: 0.00% IRCA ESPECIAL: 0.00%

NIVEL DE RIESGO: sin riesgo





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Con los recursos de PDA, la Gobernación, la planta quedo con los implementos necesarios de laboratorio para muestras de cloro residual y PH.

USO RACIONAL DEL AGUA

La Empresa tiene establecido una campaña al usuario que la realiza en la factura de cobro, en la que se le indica algunas observaciones que debe de tener en cuenta en su vivienda.

La Empresa tiene establecido un control tanto del agua que factura como del agua tratada por medio de macro medidor que se encuentra en la planta; este dato se registra en la bitácora diariamente el valor suministrado de agua, el cual se cruza con lo facturado, y se obtiene las muestra o márgenes de pérdidas de esta manera la empresa obtiene las muestras o márgenes de pérdidas del agua, que y que dan como resultado un 37% de pérdida.

OBSERVACIÓN No 5

La Empresa de Servicios Públicos del Municipio de Palmas del Socorro-Santander, sobrepasa los límites permitidos por pérdida de agua del 30%, dejando para Plan de mejora esta dificultad, estableciendo en el tiempo metas en las que logre la solución e incorpore elementos de eficiencia y transparencia en la gestión a esta deficiencia y aplique los correctivos del caso.

OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA

RESPONSABLE OLGA LARROTA PORRAS Gerente

Periódicamente la empresa realiza revisión de la red de distribución para evidenciar posibles fugas visibles.

Con la celebración del contrato, ejecutado por la gobernación por parte del PDA en el año 2012, se realizaron cambios de tubería los cuales han contribuido a disminuir las pérdidas de agua.

La Empresa Tiene 303 usuarios del servicio de acueducto suministrando agua tratada a dos veredas llano de gatos y guayabal.





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PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUA RESIDUAL PTAR

La empresa realiza la administración de las redes de alcantarillado del municipio y de la planta de tratamiento de agua residual, la cual se encuentra en operación, teniendo un caudal de entrada de 2.5 litros por segundo. Se pudo evidenciar que la empresa ha realizado en algunos sectores cambio de red de alcantarillado debido a que este sistema se encuentra todo en tubo de gres.

RESIDUOS SOLIDOS

La empresa tiene en la vigencia 2012, contrato de prestación de servicios de recolección transporte y disposición final de residuos con la empresa SESPA SANTANDER.

La Empresa SESPA-SANTANDER, por medio de convenio, es la encargada de realizar la recolección, transporte y disposición final de los residuos.

La recolección se realiza el día lunes, es decir una vez a la semana.

Convenio de operación No

Objeto Empresa:

Tiempo Valor

001/2013

Realizar la actividad de recolección, transporte y disposición final de residuos sólidos del perímetro urbano del Municipio de Palmas del Socorro con una frecuencia

SESPA S.A E.S.P

12 meses $27.600.000.oo





INFORME DEFINITIVO


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de recolección de una vez a la semana.


Objeto Empresa:

Tiempo Valor

001/2012

Realizar la actividad de recolección, transporte y disposición final de residuos sólidos del perímetro urbano del Municipio de Palmas del Socorro con una frecuencia de recolección de una vez a la semana.

SESPA S.A E.S.P

06 meses $18.000.000.oo


Objeto Empresa:

Tiempo Valor

001/2012

Realizar la actividad de recolección, transporte y disposición final de residuos sólidos del perímetro urbano del Municipio de Palmas del Socorro con una frecuencia de recolección de una vez a la semana. Su disposición final es EMPSACOL, en la vía “recta el cucharo” municipio de San Gil.

SESPA S.A E.S.P

05 meses $14.500.000.oo

1.1.4 SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

La Empresa de Servicios Públicos de la Palmeña SAS ESP, no tiene Plan de Mejoramiento.

1.1.5. EVALUACION AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Le Empresa de servicios Públicos de la Palmeña no tiene implementado el Sistema de Control Interno.

La Empresa de servicios públicos de la Palmeña, no tiene implementado el

sistema de Control Interno por la insuficiencia del recurso humano y presupuestal,

su nómina está conformada solo por una persona que ejerce la función de

Gerente.

OBSERVACIÓN No 6

La Empresa de servicios públicos de la Palmeña no tiene implementado el

Sistema de Control Interno se deja para Plan de mejoramiento para que la Entidad

fije en un tiempo, su implementación.





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1.2 CONTROL DE RESULTADOS

1.2.1 EVALUACION Y ANALISIS LINEA PRESUPUESTAL

Con el objeto de evaluar el grado de cumplimiento en la elaboración, aprobación, ejecución y gestión del presupuesto por parte de las Empresas de Servicio Públicos la PALMEÑA SAS ESP de la Empresa de Servicios Públicos “La Palmeña” del Socorro – Santander, se procedió a realizar el análisis teniendo como criterios: Programación y Aprobación del presupuesto, cumplimiento normativo en el proceso de aprobación, ejecución y calidad en los registros de la información. Y, así poder determinar por parte del equipo auditor el concepto sobre el manejo presupuestal de la Empresa de Servicios “La Palmeña” de Palmas del Socorro- Santander vigencias 2012 y 2013.

LEGALIDAD DE LA APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO 2012

La Empresa de Servicios Públicos de Palmas del Socorro Mediante Acuerdo No.

004 del 27 de diciembre de 2011, de la junta directiva, aprobó el presupuesto para

la vigencia 2012 por $42.804.000, durante el año se hicieron adiciones por

$93.840.322, se hicieron créditos y contra créditos por $2.083.899 para un

presupuesto definitivo de $136.644.322; se liquidó el presupuesto mediante

decreto No. 001 de 02 de enero de 2012.

Para la vigencia del 2013 se aprobó el presupuesto mediante Acuerdo No. 004 de

13 de diciembre de 2012, el Concejo Municipal aprobó el presupuesto para la

vigencia de 2013 por $82.144.260; durante el año se hicieron adiciones por

$22.049.330, se hicieron créditos y contra créditos por $4.812.200 para un

presupuesto definitivo de $104.193.590, se liquidó mediante Decreto municipal No.

02 del 28 diciembre de 2012.

Sobre las modificaciones presupuestales en los siguientes cuadros se aprecia

toda la actividad modificatoria del presupuesto en cuanto adicciones, créditos y

contra créditos realizadas en las vigencias 2012 y2013, así:

MODIFICACIONES PRESUPUESTO DE

GASTOS VIGENCIA 2012

MODIFICACION

ACTO

ADMINISTRATIVIO FECHA VALOR

CREDITO Y

CONTRACREDITO RESOLUCION 001

FEBRERO 17 DE

2012

3,200,000





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ADICIONES RESOLUCION 004 MARZO 5 DE 2012 29,972,710

ADICIONES RESOLUCION 005 MARZO 5 DE 2012

1,070,052

ADICIONES ACUERDO 001 JULIO 03 DE 2012 25,432,317

CREDITO Y

CONTRACREDITO RESOLUCION 010 JULIO 03 DE 2012

983,899

CREDITO Y

CONTRACREDITO RESOLUCION 011 AGOSTO 31 DE 2012

900,000

CREDITO Y


OCTUBRE 23 DE

2012

180,000

ADICIONES ACUERDO 002

OCTUBRE 24 DE

2012 32,334,800

ADICIONES RESOLUCION 018

DICIEMBRE 03 DE

2012

5,030,443

MODIFICACIONES A LA EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS AÑO

2013

MODIFICACION

ACTO

ADMINISTRATIVIO FECHA VALOR

CREDITO Y

CONTRACREDITO RESOLUCION 005 MAYO 02 DE 2013

1,776,200

CREDITO Y

CONTRACREDITO RESOLUCION 008 JULIO 22 DE 2013

1,400,000

CREDITO Y


SEPTIEMBRE 23 DE

2013

1,636,000

ADICIONES ACUERDO 001 JULIO 29 DE 2013

14,000,000

ADICIONES ACUERDO 003 DICIEMBRE 9 DE 2013

5,601,412

ADICIONES ACUERDO 004 DICIEMBRE 30 DE 2013

2,447,918

En las vigencias 2012 y 2013 el presupuesto fue aprobado y ejecutado con de

conformidad al DECRETO 111 DE 1996 (enero 15) Por el cual se compilan la Ley

38 de 1989, la Ley 179 de 1994, la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto

Orgánico del Presupuesto y la Ley 142 1994.

COMPORTAMIENTO DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y

GASTOS VIGENCIA 2012.

Análisis Histórico de Ejecución de Ingresos y Gastos Vigencias 2011, 2012 Y 2013.





INFORME DEFINITIVO


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CONCEPTO VIGENCIA 2011 VIGENCIA 2012 VIGENCIA 2013

Presupuesto definitivo 50.907.916 $136.644.322 $104.193.590

Ingresos 50.907.916 $136.644.322 $104.193.590

Recaudos 49.407.916 $135.479.523 $103.282.444

Comprometido 49.837.866 $135.194.599 $104.027.347

Comportamiento de la Gestión:

Recaudo 97.5% Recaudo 78% Recaudo 99%

Gasto:100% Gasto: 99.7% Gasto:100%

Observación No 7 al Comportamiento Histórico de los Ingresos:

Para el análisis histórico de la gestión presupuestal las cifras del cuadro anterior hacen referencia al total de los periodos ejecutados, así se observa un decrecimiento en el presupuesto de ingresos de 23.8% en la vigencia 2013 con respecto a la del 2012; un comportamiento de la gestión del recaudo de 97.5% en el 2011, 78% en el 2012 y 99% en el 2013 del 24.6% en el 2013. Se observa que el recaudo fue del 78% mientras que los gastos fueron del 99.7 existiendo un déficit presupuestal del 21.3%; igualmente en la vigencia 2013 los recaudos fueron del 99% mientras que los gastos fueron del 100% observando un déficit del 1%.

EJECUCIÓN INGRESOS VIGENCIA 2012 y 2013.

Ejecución Presupuestal de Ingresos Vigencias 2012 y 2013

En el análisis realizado al comportamiento de los ingresos de las vigencias 2012 y

2013 por parte de la administración de la Empresas de Servicio Públicos la

PALMEÑA, este Ente de Control Fiscal obtuvo los resultados en los datos y cifras

reportadas en los siguientes cuadros:

Ejecución Presupuestal de Ingresos del año 2012

FONDO

PTO

INICIAL ADICIONES REDUCCIONES DEFINITIVO RECAUDO

VALOR %

ACUEDUCTO

19.440.000

39.403.460

- 58.843.460 59.892.947 101,78%

ALCANTARILLADO

4.284.000

34.420.761

- 38.704.761 38.602.274 99,74%

ASEO

19.080.000

20.016.101

- 39.096.101 36.984.302 94,60%

Ejecución Presupuestal de Ingresos del año 2013

FONDO

PTO

INICIAL ADICIONES REDUCCIONES DEFINITIVO RECAUDO





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VALOR %

ACUEDUCTO

36.784.000

12.689.153

- 49.473.153 49.144.377 99,34%

ALCANTARILLADO

13.298.000

891.672

- 14.189.672 13.607.302 95,90%

ASEO

32.062.260

1.968.505

- 34.030.765 34.030.765 100,00%

Comportamiento Presupuestal de Ingresos

2012

CONCEPTO

PTO

INICIAL

PTO

DEFINITIVO PTO RECAUDO PORCENTAJE

TOTAL ACUEDUCTO

58.843.460

59.892.947 101,78%

INGRESOS PROPIOS

19.440.000

29.301.232

30.350.719 103,58%

INGRESO DE CAPITAL

-

29.542.228

29.542.228 100,00%

Otros ingresos de capital

-

21.511.785

21.511.785 100,00%

Convenios

-

8.030.443

8.030.443 100,00%

ALCANTARILLADO

38.704.761

38.602.274 99,74%

INGRESOS PROPIOS

4.284.000

10.211.836

10.109.349 99,00%

INGRESO DE CAPITAL

-

28.492.925

28.492.925 100,00%


-

2.658.125

2.658.125 100,00%

Convenios

-

25.834.800

25.834.800 100,00%

ASEO

39.096.101

36.984.302 94,60%

INGRESOS PROPIOS

92,65%





INFORME DEFINITIVO


Página 47 de 55

19.080.000 28.723.249 26.611.450

INGRESO DE CAPITAL

-

10.372.852

10.372.852 100,00%


-

6.872.852

6.872.852 100,00%

Convenios

-

3.500.000

3.500.000 100,00%

Comportamiento Presupuestal de Ingresos 2013

CONCEPTO

PTO

INICIAL

PTO

DEFINITIVO

PTO

RECAUDO PORCENTAJE

TOTAL ACUEDUCTO

36.784.000

49.473.153

49.144.377 99,34%

INGRESOS PROPIOS

36.784.000

41.973.153

41.644.377 99,22%

INGRESO DE CAPITAL

-

7.500.000

7.500.000 100,00%


-

-

-

Convenios

-

7.500.000

7.500.000 100,00%

ALCANTARILLADO

13.298.000

14.189.672

13.607.302 95,90%

INGRESOS PROPIOS

13.298.000

14.189.672

13.607.302 95,90%

INGRESO DE CAPITAL

-

-

-


-

-

-

Convenios

-

-

-

ASEO

32.062.260

40.530.765

40.530.765 100,00%

INGRESOS PROPIOS

32.062.260

34.030.765

34.030.765 100,00%





INFORME DEFINITIVO


Página 48 de 55

INGRESO DE CAPITAL

-

6.500.000

6.500.000 100,00%


-

-

-

Convenios

-

6.500.000

6.500.000 100,00%

Ejecución Presupuestal de Gastos Vigencias 2012 Y 2013

Las cuentas de presupuesto de gastos se revelaron atendiendo las etapas del

proceso presupuestal y los criterios de la vigencia por la cual se relaciona las

principales apropiaciones; igualmente se identifica los diferentes conceptos del

gasto de cada uno de los programas que tiene la Palmeña como lo demuestra el

cuadro que sigue:

Distribución de la Ejecución Presupuestal de Gasto Vigencia

2012

CONCEPTO PTO INICIAL

PRES

DEFINITIVO COMPROMETIDO PORC %

GASTOS

ACUEDUCTO

19.440.000

58.843.460 58.231.132 98,96%

GASTOS DE

FUNCIONAMIENTO

19.440.000

52.343.460 51.814.540 98,99%

INVERSION

-

6.500.000 6.416.592 98,72%

SERVICIO A LA

DEUDA

-

- -

GASTOS

ALCANTARILLADO

4.284.000

38.704.761 38.473.467 99,40%

GASTOS DE

FUNCIONAMIENTO

4.284.000

12.869.961 12.854.352 99,88%

INVERSION

-

25.834.800 25.619.115 99,17%

SERVICIO A LA

DEUDA

-

- -

GASTOS ASEO

GASTOS DE

FUNCIONAMIENTO

19.080.000

20.016.101 38.490.000 192,30%

INVERSION

-

- -

SERVICIO A LA

DEUDA

-

- -





INFORME DEFINITIVO


Página 49 de 55

Distribución Ejecución Presupuestal de

Gastos 2013

CONCEPTO

PTO

INICIAL PRES DEFINITIVO COMPROMETIDO PORC %

GASTOS

ACUEDUCTO

36.784.000 49.473.153

49.389.231 99,83%

GASTOS DE

FUNCIONAMIENTO

36.784.000 41.973.153

41.939.231 99,92%

INVERSION

- 7.500.000

7.450.000 99,33%

SERVICIO A LA

DEUDA

- -

- 0,00%

GASTOS

ALCANTARILLADO

13.298.000 14.189.672

14.179.611 99,93%

GASTOS DE

FUNCIONAMIENTO

13.298.000 14.189.672

14.179.611 99,93%

INVERSION

- -

- 0,00%

SERVICIO A LA

DEUDA

- -

-

GASTOS ASEO

GASTOS DE

FUNCIONAMIENTO

32.062.260 34.030.765

33.952.505 99,77%

INVERSION 6.500.000

6.500.000 100,00%

SERVICIO A LA

DEUDA

- -

- 0,00%

OBSERVACIÓN No 7: con incidencia administrativa a la Ejecución

Presupuestal Fondo Aseo 2012 - 2013

ASEO 2012 2013

PRESUPUESTO DEFINITIVO 39.096.101 40.530.765

COMPROMISOS 38.490.000 40.458.505

PAGOS 35.590.000 38.158.505

De acuerdo al cuadro anterior, en lo que corresponde al servicio de aseo, la

Empresa de Servicios Públicos La Palmeña SAS ESP, ha podido determinar que

de los tres servicios que se prestan, el más costoso es el servicio de aseo, por





INFORME DEFINITIVO


Página 50 de 55

cuanto no se cuenta con vehículo transportador, se requiere pagar la recolección y

disposición final de los residuos sólidos, estos tres factores general a la entidad

una carga muy alta en el costo del servicio, el cual se debe garantizar y prestar en

la mejores condiciones, a los usuarios obligatoriamente.

Aunado a la anterior situación está la que la palmeña no pueda generar un valor

adicional en la facturación pues ha llegado al límite del equilibrio financiero y a

punto de desbordar las tarifas establecidas por la comisión reguladora de agua

potable y saneamiento básico CRA, en el cobro del valor de las tarifas de Aseo a

cada usuario.

La falta de gestión administrativa para buscar recursos para el fondo de Aseo de la

PALMEÑA observada en las dos vigencias auditadas, es una deficiencia

administrativa que la dirección de la Empresa de Servicios Públicos de Palmas del

Socorro, debe corregir mediante un plan de mejoramiento.



CONCEPTO SOBRE LA EVALUACIÓN PRESUPUESTAL A 31 DE DICIEMBRE

DE 2012 Y 2013

Situación Presupuestal del Recaudo y Gasto a 31 de diciembre de 2012 Y 2013:

VARIABLES Situación Presupuestal a Diciembre 31 de 2012

Situación Presupuestal a Diciembre 31 de 2013

Recaudo

Presupuesto Definitivo $136.644.322 $104.193.590

Ingresos Recaudos $135.479.523 $103.282.444

Resultado de la gestión Recaudo

99.2% 99.1%

Gasto

Presupuesto Recaudado

$135.479.523 $103.282.444

Menos: Gastos Comprometido

$135.194.599 $104.111.269

Resultado del Gestión Gasto

99.7% 100%

FUENTE: Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos Vigencias 2012 y 2013

Situación Presupuestal de los programas de Acueducto, Alcantarillado y Aseo a 31 de diciembre de

2012 Y 2013:

VARIABLES Situación Presupuestal a Diciembre 31 de 2012

Situación Presupuestal a Diciembre 31 de 2013

Acueducto USP





INFORME DEFINITIVO


Página 51 de 55

Presupuesto Definitivo 58.843.460 49.473.153

Presupuesto Comprometidos

58.231.132 49.389.231

Pagos 58.231.132 49.389.231

Resultado de la gestión Recaudo

98.9% 99.8%

Alcantarillado

Presupuesto Definitivo 38.704.761. 14.189.672

Presupuesto Comprometido

38.473.467 14.179,611

Pagos 38.473.467 14.179,611

Resultado de la Gestión Gasto

99.4 99.9%

Asea

Presupuesto Definitivo 28.723.249 40.530.765

Presupuesto Comprometido

38.490.000 40.458.505

Pagos 35.590.000 38.158.505

Resultado del Gestión Gasto

92.4 94%

Resultado del ejercicio Ejecución: 96.90%

Déficit 3.10%

Ejecución: 97.90% Déficit: 2.10%

FUENTE: Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos Vigencias 2012 y 2013

Observándose que, para el 2012 el presupuesto definitivo ascendió a la suma de

$136.644.322 de los cuales recaudo $135.479.523, comprometió $135.194.599;

lo que indica que en el ejercicio de la vigencia 2012, se presentó un ahorro

corriente entre el recaudo y los compromisos de $284.924.

De igual forma en la vigencias 2013 el presupuesto definitivo ascendió a la suma

de $104.193.590 de los cuales recaudo $104.193.590, comprometió

$104.027.347; lo que indica que en el ejercicio de la vigencia 2013, se presentó

un ahorro corriente entre el recaudo y los compromisos de $166.243.

Con fundamentos en los anteriores resultados, el equipo auditor se pronuncia en

torno a los factores determinantes de la gestión Presupuestal desarrollados por la

administración de la Empresa Pública del municipio de Palmas del Socorro la

PALMEÑA: observando que en las vigencias auditada 2012 y 2013, la gestión

presupuestal obtuvo un resultado de ejecución de 96.90% con un déficit de 3.10%

y para el 2013 la ejecución fue de 97.90% déficit entre el recaudo y los

compromisos de 2.10%, genero ahorro corriente; aprobó y ejecutó el presupuesto

de conformidad con el Estatuto Orgánico del Presupuesto el Decreto 111 de 1996

(enero 15), las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995.

1.3.1 CUMPLIMIENTO A PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS

La Empresa de Servicios Pública de Palmas del Socorro la PALMEÑA, tiene por

objeto misión al prestación de los servicios públicos para la comunidad de Palmas

de Socorro, los cuales ejecutó en las vigencias 2012 y2013 mediante la gestión

de tres programas: Acueducto, Alcantarillado y Aseo.





INFORME DEFINITIVO


Página 52 de 55

Programas que fueron evaluados en su ejecución con los siguientes resultados:

Acueducto USP: Resultado de la gestión en 2012 98.9%, en el 2013 99.8%,

generándose un déficit de 1.20%

Alcantarillado: Resultado de la gestión en 2012 99.4%, en el 2013 99.9%,

resultando con equilibrio presupuestal.

Aseo: Resultado de la gestión en 2012 92.4%, en el 2013 94%, generándose un

déficit de 6%.

1.3.3 ATENCIÓN A QUEJAS Y DENUENCIAS

Según la oficina de políticas institucionales y control social de la entidad no

aparecen reportadas quejas ni denuncias contra la administración municipal.

Se verificó con la Personería municipal si existían quejas o algún tipo de

denuncias y se certificó por parte de la directora de ese despacho lo enunciado.

1.4 CUADRO DE HALLAZGOS

No

TIPO DE

HALLAZGO

DESCRIPCION DEL HALLAZGO PRESUNTO

RESPONSABLE

CUANTIA PAG

# A D P F S

1 x


Contratos números 1 , 2 y 3 de 2012

Alcance Administrativo: En revisión efectuada

a los contratos números 1, 2 y 3 de 2012, se

observó que en los mismos, no reposan actas

de entrega a la comunidad beneficiada con la

rehabilitación- ampliación y construcción de la

red de alcantarillado y filtros, con lo cual se

pueda corroborar el impacto social generado

con su ejecución.

En consecuencia el grupo auditor determina lo

anterior como un hallazgo de tipo administrativo,

que debe ser incluido como acción correctiva en

el Plan de Mejoramiento.

RESUNTOS

RESPONSABLES:

Alcance

Administrativo:

OLGA LARROTA

PORRAS

(GERENTE)

14

2 X


Contratos números 1 y 12 de 2012


a los contratos números 1 y 12 de 2012 se

observó, no se incluyen en los estudios previos

los requisitos de experiencia mínima del

contratista, con lo cual se pueda realizar un

análisis objetivo ni una evaluación razonable

sobre las propuestas presentadas por los

contratistas.

Además se informa por parte del contratista la

acreditación de unos estudios técnicos cursados

para la época del contrato, sin que los mismos

se encuentren certificados por la universidad en

la presentación de la propuesta, con lo cual se

corrobore la veracidad de sus afirmaciones.

Alcance

Administrativo:

OLGA LARROTA

PORRAS

(GERENTE)

16





INFORME DEFINITIVO


Página 53 de 55

En consecuencia el grupo auditor determina lo

anterior como un hallazgo de tipo administrativo,

que debe ser incluido como acción correctiva en

el Plan de Mejoramiento.

3 X

OBSERVACION N°3

Contratos números 2, 3, 4 y 5 de 2012


a los contratos 2, 3, 4 y 5 de 2012, se observó

no se efectúan las actas de inicio ni de

liquidación de los mismos tal y como lo

establece el art 24 del manual de contratación,

por lo tanto la entidad deberá comenzar a

elaborar tales actas, en cumplimiento a la

normatividad establecida para su entidad, y así

poder llevar control sobre el cumplimiento de las


También se observó no se están efectuando

actas de entrada y salida del almacén sobre los

elementos adquiridos, con lo cual se pueda

llevar un control exacto sobre el ingreso y salida

de los implementos, asi como sobre las

existencias de cada elemento.

Alcance

Administrativo:

OLGA LARROTA

PORRAS

(GERENTE)

.

19

4 X


Respecto de los contratos números 2 y 3 de

2013


a los presentes contratos, se observó no se

efectúan las actas de inicio ni de liquidación de

los mismos tal y como lo establece el art 24 del

manual de contratación, por lo tanto la entidad

deberá comenzar a elaborar tales actas, en

cumplimiento a la normatividad establecida para

su entidad, y así poder llevar control sobre el

cumplimiento de las clausulas establecidas en el

contrato.

También se observó no se están efectuando

actas de entrada y salida del almacén sobre los

elementos adquiridos, con lo cual se pueda

llevar un control exacto sobre el ingreso y salida

de los implementos, asi como sobre las

existencias de cada elemento.

Alcance

Administrativo:

OLGA LARROTA

PORRAS

(GERENTE)

33

5 X


La Empresa de Servicios Públicos del Municipio de Palmas del Socorro-Santander, sobrepasa los límites permitidos por pérdida de agua del 30%, dejando para Plan de mejora esta dificultad, estableciendo en el tiempo metas en las que logre la solución e incorpore elementos de eficiencia y transparencia en la gestión a esta deficiencia y aplique los correctivos del

Alcance

Administrativo:

OLGA LARROTA

PORRAS

(GERENTE)

40





INFORME DEFINITIVO


Página 54 de 55

caso.

6 x


La Empresa de servicios públicos de la

Palmeña no tiene implementado el Sistema

de Control Interno se deja para Plan de

mejoramiento para que la Entidad fije en

un tiempo, su implementación.

Alcance

Administrativo:

OLGA LARROTA

PORRAS

(GERENTE)

42

7 X


La Falta de gestión administrativa para

buscar recursos para el fondo de Aseo de

la PALMEÑA observada en las dos

vigencias auditadas, es una deficiencia

administrativa que la dirección de la

Empresa de Servicios Públicos de Palmas

del Socorro, debe corregir mediante un

plan de mejoramiento.

Alcance

Administrativo:

OLGA LARROTA

PORRAS

(GERENTE)

50

A= Hallazgo Administrativo

D= Hallazgo Disciplinario

P= Hallazgo Penal

F= Hallazgo Fiscal

S= Sancionatorio

1.5 CUADRO CONSOLIDADO HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR

ADMINISTRATIVO 7

DISCIPLINARIO 0

PENAL 0

FISCAL 0

SANCIONATORIO 7

La Contraloría General de Santander, invita a que se tomen medidas que conduzcan a corregir las situaciones descritas en el presente informe con el fin de orientar el ejercicio del análisis de la cuenta del fortalecimiento de la Entidad, mediante la implementación de actividades correctivas para el mejoramiento de la gestión, de las observaciones contenidas en el Informe señaladas como Hallazgos Administrativos deberá elaborar un PLAN DE MEJORAMIENTO y presentarlo a esta Contraloría en el término de 15 días hábiles siguientes al recibo de esta comunicación.





INFORME DEFINITIVO


Página 55 de 55

POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER

(ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO)

ORIANA NICOLLE GUAMAN DUARTE JOSE RAMON MORENO CABALLERO

Profesional Especializada Profesional Especializada

(ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO)

OLINTO CHAVEZ CHACÓN WALTHER MAYGER DUARTE GOMEZ

Coordinador Auditoría Auditor Nodo Comunero

(ORIGINAL FIRMADO)

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ

Subcontralora Delegada para el Control Fiscal

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