INTRODUCCIONINTRODUCCION

Las Normas Técnicas Colombianas, tienen como objetivo principal crear herramientas que faciliten la gestión documental en las empresas oficiales privadas, con el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo de sus comunicaciones.

Las Normas deben verse como guías flexibles que permitan su adaptación a las necesidades y características de cada empresa y a su vez, contribuyan a la disminución de tiempos y costos con buena calidad.

La NTC 3393, fue ratificada por el Consejo Directivo el 21 de Agosto de 1996. Esta norma esta sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que corresponda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales.

¿ QUE ES UNA CARTA?¿ QUE ES UNA CARTA?

Papel escrito, y ordinariamente cerrado, que una persona envía a otra para comunicarse con ella.

¿ QUE ES UNA CARTA COMERCIAL?¿ QUE ES UNA CARTA COMERCIAL?

Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas o personal naturales; igualmente, en las relaciones entre las empresas y sus empleados. ( R.A.E.)

DEFINICIONES

Acrónimo: abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales o no de una razón social.

Anexo: documento o elemento que acompaña la carta.

Apostrofe: Signo ortográfico ( ‘ ) que, para efectos de esta norma, se utiliza para separar las cifras en dinero que indican un millón.

Asunto: Síntesis del contenido de la carta.

Copia: Fiel reproducción de un documento

Datos del remitente: Razón social, logotipo, ciudad, dirección, apartado, teléfono, fax, telex y dirección electrónica y NIT de quien envía la comunicación

Despedida: Palabra o frase final de cortesía.

Destinatario: Persona o grupo a quien se le dirige la comunicación.

Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del documento.

Espacio: Distancia horizontal de escritura.

Estilo: Orden en la distribución de las diferentes líneas que conformen la carta.

Fecha: Lugar de origen del documento, día, mes y año de envió.

Interlínea: Distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.

Líneas especiales: Anexos e Identificación del transcriptor.

Logotipo: Símbolo que identifica a una empresa.

Membrete: Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.

Modelo: Esquema de distribución de zonas, que le permite a la empresa la diagramación de su papelería.

Número o referencia: Identificación consecutiva del documento Razón social: nombre que identifica a una empresa. Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante. Renglón: (línea de texto): serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal. Saludo o vocativo: línea de cortesía. Sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social. Texto: cuerpo del mensaje. Transcriptor: persona responsable de digitar el documento. Zona: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.

CLASIFICACIONCLASIFICACION

Para un cumplimiento total y efectivo de esta norma se establecen dos (2) Modelos para la diagramación de la primera hoja y dos Estilos.

-Modelos

Modelo 1 : Consta de tres zonas. En las zonas 1 y 2 se resaltan los datos del remitente. La zona 3 se deja libre para el sello de registro o fecha de recibo.

Modelo 2 : Tiene solo dos zonas. En la zona 1 se imprimen los datos del remitente. La zona 3 la dejamos para la misma función del Modelo 1.

-Estilos

Bloque Extremo: Todas la líneas parten de el margen izquierdo.

Bloque: Las líneas de numero, fecha, asunto, firma y cargo se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

REQUISITOSREQUISITOS

-MárgenesSuperior Entre 3 y 4 cmInferior Entre 2 y 3 cm

Lat. Izquierda Entre 3 y 4 cm Lat. Derecha Entre 2 y 3 cm

-Zonas

Zona 1: Destinada para la impresión de la razón social de la empresa (Sigla o acrónimo, logotipo y NIT). Para esta zona necesitamos de 14 cm horizontales y entre 3 a 4 cm verticales, desde cada borde correspondiente.

Zona 2: Espacio solamente para la impresión de dirección, apartado, dirección electrónica, fax, teléfono y otras menciones según disposiciones legales. Lo estipulado para esta zona encontramos entre 1,5 y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente la puede abarcar toda.

Zona 3: Espacio que se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro o la fecha del recibo del documento.

PARTES DE LA CARTAPARTES DE LA CARTA

Numero (Referencia)La numeración es consecutiva según lo establece el Código de Comercio. Se escribe de 2 a 3 interlineas del margen superior.

FechaDatos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío. Se escribe a 2 a 3 interlineas del Numero.

Datos del destinatarioSe dirige que forma personalizada, es decir a un funcionario especifico. Estos datos se escriben de 4 a 6 interlineas. Hay que recordar que estos datos pueden ocupar hasta ocho lineas.

Organización de los Datos del Destinatario-Titulo Académico- Nombre del destinatario- Cargo- Empresa- Dirección o Apartado- Nombre de la ciudad- País (Si la carta va al exterior)

Asunto (línea opcional)En si, es la síntesis del tema de la carta, expresada en máximo cuatro (4) palabras, la inicial en mayúscula y sin subrayar. Se escribe a 3 interlineas de los datos del destinatario.

Saludo o vocativoEn damas el saluda se acostumbra el nombre y en caballeros el apellido. Se escribe a 3 interlineas cuando no hay asunto y a 2 cuando lo hay.

TextoSe redacta en forma clara, breve, directa sencilla y cortes. En primera persona del plural (nosotros), ya que se representa un grupo empresarial.En lo posible tratar un solo tema en la carta, sin errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

La presentación de originales y copias debe ser impecable.

Se escribe de 4 a 6 interlineas de los datos del destinatario, si no hay asunto. Si lo hay a 3 interlineas.

Paginas subsiguientesSe utilizan hoja en blanco que contengan impreso solo el logotipo o la razón social. El primer párrafo se escribe a 2 y 4 interlineas del encabezado. La ultima pagina debe contener por lo menos un párrafo, antes de la despedida.

DespedidaEs la expresión de cortesía que se escribe a 2 interlineas del texto, en cualquiera de los dos estilos.

RemitenteEste se escribe a 4 y 6 interlineas de la despedida, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial. Queda recordar que si utiliza estilo Bloque extremo parten del margen izquierdo y si es estilo Bloque parten del centro de la hoja hacia el margen derecha.

Líneas especialesEntre estas líneas especiales encontramos:- Anexos: Detallan y soportan el texto, enunciando y clarificando en numero de hojas. Se escribe a 2 interlineas del remitente.

-Copia: Se escribe la palabra copia, sin abreviar y seguida de dos puntos. A 2 interlineas del firmante o de la línea de anexos si la hay. Aquí se relacionan colocando el tratamiento, nombre, cargo y empresa.

- Identificación del transcriptor: Se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable que realizo la trascripción. Se escribe a 2 interlineas del firmante o del ultimo renglón escrito.

ASPECTOS GENERALESASPECTOS GENERALES

Uso de mayúsculas y minúsculasLas palabras escritas en mayúsculas sostenida no se dividen y es conveniente tildar sus vocales. El uso de las mayúsculas es concreto y no se debe exagerar su uso.

En minúscula se escriben los días, meses, puntos cardinales y las estaciones del año. Se debe distinguir entre el nombre y el termino genérico.

Ejemplo:

Banco de la Republica Gracias a su banco, nuestraGerente General Habrá reunión de gerentes

División silábica y división mecanográficaPara determinar la división silábica o mecanográfica, se emplea es guión (-), siendo uno solo, seguido de la letra donde se parte la palabra.

- Para la división silábica: Es incorrecto separar un silaba y no poner el guión correspondiente y no se debe colocar una raya debajo de la letra donde se divide la palabra.

-Para la división mecanográfica:No dividir nombres propios ni apellidos, como tampoco dividir palabras en el primer y ultimo renglón de la pagina.

No dividir palabras que contengan x intermedia y si se hace no dejarla como extremo en el lugar de la partición.

Escritura de números

Para escribir un numero con su respectivo símbolo de unidad de medida, separados por un especio en blanco. Luego del símbolo no debe escribirse signo de puntuación, sino que se deja un especio separando el símbolo del signo.

Ej: 1 m , 1 g , 1 cm .

Grupos de tres cifras, separa con un espacio hacia la izquierda. Ej: 23 456 m

Números que representan año no se separan con punto, ni con espacio. Ej: Año 1996

Si se escribe la fecha completa, se coloca en orden de día, mes y año. Ej: Se celebrara el 12 de febrero de 1997.

Para abreviar fechas, con el orden año, mes, día, se hace así:

- 2000-04-28

- 96-11-01

En las normas, los números no se separan con puntos ni con espacios. Ej: Norma Técnica Colombiana 3393

Para representar dinero los decimales se separan con comas, las unidades de mil con puntos y las de millón con apostrofo.

Para expresar cantidades en letras, hay que tener en cuenta que desde el dieciséis al veintinueve se escribe en una sola palabra, y del treinta y uno en adelante en tres palabras.

Para documentos legales los números se escriben en cifras y en letras.

Los números de teléfono se separan en grupo y con espacios; el indicativo entre paréntesis.Los números de cedula se separan con puntos, y si la población no es una capital, entre paréntesis añadimos el nombre del departamento.Ej: C.C. 32.397.330 de Medellín

C.C. 19.825.367 de Honda (Tolima)

Transcripción textual de documentos

Para destacarla se deja una sangría de 4 espacios tanto a derecha como a izquierda, también se coloca entre comillas y puntos suspensivos indicando que hay texto que no es necesario incluir.

Denominaciones femeninas

Estos títulos y cargos se escriben en su respectivo genero como lo establece la Real Academia Española.

Ej:

Alcaldesa Abogada

Ministra Arquitecta

Presidenta Sicóloga

Abreviaturas

En este tipo de documento comercial es inaceptable el uso de las abreviaturas, a excepción de las que forman parte de su razón social de la empresa. Ej: Rojas Hermanos S.A.

Carta de un solo párrafo

Para darle estética a esta opción de carta, se dejan 3 interlineas entre el margen superior y el numero; otras 3 entre el numero y la fecha.

Un máximo de 6 interlineas para los datos del destinatario.

El párrafo se escribe a interlineación de 1,5 a 2 entre renglones y el doble de lo elegido para la despedida.

Las líneas especiales pueden estar a 3 interlineas.

Visto bueno

Se ubica contra el margen izquierdo, de 4 a 6 interlineas del cargo del firmante.

Plegado de la carta

Para un doblez convencional, se lleva el borde inferior a 3 o 4 cm arriba de la mitad y se trae el borde superior de la hoja hacia abajo. Se inserta en el sobre de manera que al sacarla quede en posición de lectura.

Recomendaciones

-El tipo y tamaño de la letra debe facilitar la lectura del texto.

- La cinta que se utiliza para la impresión del documento debe garantizar y mantener nitidez al documento.

- El uso de resaltador, notas al margen y subrayados afectan la preservación y conservación del documento.

- El uso de grapas, clips y otros elementos metálicos aceleran el deterioro del documento.

Muchas Gracias