NRC Manual de Funciones Del Coordinador Municipal

5/8/2018 NRC Manual de Funciones Del Coordinador Municipal - slidepdf.com

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Manual de Funciones Coordinador Municipal 1

CENSO EDUCATIVO MUNICIPAL

MANUAL DE FUNCIONES COORDINADOR

MUNICIPAL




CENSO EDUCATIVO MUNICIPAL

MANUAL DE FUNCIONES COORDINADOR

MUNICIPAL

Contenido

I. Introducción ......................................................................................................................... 3

II. Objetivo General.................................................................................................................... 3

III. Objetivo Específicos ........................................................................................................... 3

IV. ¿Quién es el coordinador municipal del censo? ................................................................... 4

V. ¿Qué debe hacer el coordinador municipal? ............................................................................ 4

VI. Actividades que debe realizar el coordinador municipal en cada una de las etapas del censo. 5

A. Actividades de planeación...................................................................................................... 5

B. Actividades durante la aplicación del censo ........................................................................... 7

C. Informes de avance del censo................................................................................................. 9

D. Recomendaciones adicionales................................................................................................ 9

E. Posibles situaciones que se pueden presentar y como resolverlas.......................................... 10




I. Introducción

A pesar de que en los últimos años se ha avanzado en la medición de la deserción escolar y que este

indicador ha descendido notablemente, aún es muy precaria la identificación de los factores asociados

que determinan las causas por las cuales los niños, niñas y jóvenes dejan de asistir o no acceden al

sistema educativo.

En este sentido, las Secretarías de Educación, el Ministerio de Educación Nacional, los Municipios y el

Consejo Noruego para Refugiados –NRC- se han visto en la necesidad de realizar un Pilotaje de Censo

que permita identificar la población en edad escolar en zonas de recepción de población desplazada que

esta por fuera de las Instituciones Educativas y caracterizar las causas por las que esta población no

accede o no hace uso de la oferta educativa institucional.

Los resultados de este censo permitirán avanzar en el diseño de políticas efectivas que propendan por el

acceso y permanencia de los niños, niñas y jóvenes en el sistema educativo.

II. Objetivo General

Realizar un Pilotaje de Censo que permitan identificar la población entre 5 y 24 años que esta por fuera

de las Instituciones Educativas e identificar las razones por lo que esta población no accede o no hace

uso de la oferta educativa institucional

III. Objetivo Específicos

Obtener la ubicación de los niños(as) y jóvenes que no están estudiando

Conocer las condiciones de los niños(as), según género, edad, pertenencia ética y su situación

educativa, y las características económicas de su hogar, etc.

Conocer las razones de no asistencia al colegio o escuela y las ayudas necesarias para su regreso

(transporte, alimentación, útiles, uniformes, etc.)

Aprender sobre la aplicación del censo educativo para ayudar a que los niños(as) y jóvenes

culminen sus estudios.




IV. ¿Quién es el coordinador municipal del censo?

El coordinador municipal es la persona que garantizará el éxito de la actividad, dado que es el

responsable de la realización y cumplimiento del Censo de acuerdo a lo programado, en los hogares que

abarcan las manzanas delimitadas para la aplicación.

Para desarrollar las actividades que le competen, centrará sus esfuerzos en las fases de planeación,

ejecución, supervisión y control del Censo.

V. ¿Qué debe hacer el coordinador municipal?

Participar en las reuniones de planeación que se realicen con los representantes de las Entidades

que apoyan el Censo, con el fin de delimitar las zonas censales, definir comunas, barrios ymanzanas de intervención

Participar en la capacitación que se realice sobre los lineamientos generales del censo previo al

operativo de campo.

Asignar las manzanas a cada supervisor

Resolver situaciones de aplicación del censo que están por fuera de lo definido en los manuales

operativos

Coordinar el trabajo de los supervisores asignados a su cargo.

Verificar la realización y cumplimiento del operativo de campo en la zona censal.

Verificar el cumplimiento del diligenciamiento por parte de los supervisores de los formatos de

“relación de hogares censados” y “relación de manzanas censadas por supervisor”

Verificar el cumplimiento de la marcación de los predios visitados en los mapas que contienen

las manzanas asignadas a cada supervisor

Verificar los procesos de calidad en la recolección de información y cumplimiento de la

cobertura estimada por manzana en el área delimitada para el censo

Revisar cada uno de los paquetes de formularios remitidos por el supervisor y hacer control de

calidad de los mismos

Organizar los paquetes de formularios diligenciados y remitirlos a la digitación




VI. Actividades que debe realizar el coordinador municipal en cada

una de las etapas del censo

Reuniones dePlaneación

CapacitaciónAlistamiento ydistribución de

material

Reconocimientodel terreno

Planeación

Página 1

Actividades generales Coordinador MunicipalCenso Desescolarizados

Organización degrupos de

trabajo

Verifica apliaciónde la encuesta y

rendimientos

Aplicación del Censo

Verifica Diligenciamientoformato “relación de hogares

censados”

Verifica marcación de prediosvisitados en los mapas

Verifica diligenciamiento deformato relación de manzanas

censadas por supervisor

Entrega documentos adigitación

Formato de recuento de

manzanas, predios y

viviendas prediligenciados

Formato de recuento del

resultado del censo a

hogares

Formato de relación de

manzanas por supervisor

Formularios diligenciados

- Recibe delSupervisor los formulariosdiligenciados y supervisa sucalidad de diligeniamiento

A. Actividades de planeación

1. Asistir a las reuniones de planeación con las Entidades encargadas del Censo

Los objetivos principales de estas reuniones son delimitar las zonas censales, definir comunas,

barrios y manzanas de intervención, definir el acompañamiento de líderes comunitarios,

informar a autoridades locales sobre la realización del censo, definir el proceso de sensibilización

con la comunidad para informar los objetivos generales del censo y fechas de la aplicación y

coordinar las actividades logísticas para la capacitación

2. Asistir a la capacitación de lineamientos generales del censo.

Es requisito indispensable asistir puntualmente a la capacitación que se dictará en fecha, hora y

sitio señalado por el coordinador operativo, la cual es muy importante para conocer los aspectos

temáticos de la encuesta, garantizar la uniformidad de criterios, coordinar y distribuir las




manzanas a censar entre los supervisores a su cargo y participar en la prueba piloto de

realización del censo.

El curso de capacitación para coordinadores municipales tendrá dos jornadas básicas: en el

primer día se trabajaran los aspectos temáticos del formulario de recolección de información y

en la segunda jornada se detallaran todos los aspectos logísticos necesarios para iniciar el

operativo de campo: distribución de cargas de trabajo, rutas, formato de control, supervisión y

entrega de material.

3. Reconocimiento de su área de trabajo

Consiste en el recorrido que se debe realizar con base en la delimitación de áreas hecha por el

coordinador operativo del censo, para inspeccionar el área asignada, los límites y características

y la subdivisión de la zona para los supervisores. Es importante detectar a través de estos

recorridos las áreas con problemas de seguridad, y las que presentan dificultades para la

recolección, como pueden ser las áreas amanzanadas con nomenclatura deficiente, o

complicadas desde el punto de vista de transporte y acceso. Este recorrido se aprovechará

igualmente, para hacer promoción y sensibilización del censo

Para evitar que se dejen viviendas sin visitar o que alguna pueda encuestarse doblemente, el

coordinador municipal debe asegurarse de que los supervisores entiendan bien sus explicaciones

y que sean capaces de transmitirlas el día del censo a los encuestadores de su grupo.

Igualmente, es importante definir, mediante estos recorridos, los posibles puntos de encuentro o

de reunión para cada grupo en la(s) jornada(s) de recolección, tanto antes como después de la

misma.

Para hacer este reconocimiento el coordinador contara con las plantillas cartográficas de las

zonas (barrios, manzanas, etc.) asignadas como zona de trabajo. Los objetivos del

reconocimiento de área son:

Conocer el sitio donde va a trabajar el coordinador municipal.

Identificar los límites de su área de trabajo tanto en el terreno como cartográficamente.

Identificar las vías de acceso y la movilidad en la zona.

Delimitar y asignar las zonas de trabajo para cada supervisor a su cargo.

4. Recepción y distribución de materiales a los supervisores a su cargo

En las fechas establecidas, el coordinador operativo del censo enviará a cada coordinador

municipal, la cantidad de materiales necesarios para la realización del censo. El coordinador

municipal es el responsable de recibirlos, constatar que las cantidades corresponden con la

cantidad de personal a su cargo y distribuirlos a los supervisores.




En el momento de recibir el material debe constatar que las cantidades entregadas son las que

corresponden y revisar la cantidad de los formularios y los demás materiales a cargo de la zona.

Si hay material que no corresponde a su zona, debe devolverlo al coordinador operativo para

que sea entregado en el lugar que corresponda.

Cada coordinador municipal recibe los siguientes materiales:

1. Formato No. 1 “Recuento de manzanas, predios y viviendas prediligenciado”

2. Formato No. 2 “Formato relación de hogares censados ”

3. Formato No. 3 “Relación de manzanas censadas por supervisor”

4. Formularios de recolección de información

5. Manual del encuestador : conceptos básicos y manejo del formulario

6. Manual del supervisor

7. Manual del coordinador municipal

8. Mapas censales que detallan manzanas por barrio

Además de esto el coordinador municipal deberá distribuir el kit para cada uno de los supervisores que

consta de camiseta, gorra, tabla de apoyo, lápices, borradores y tajalápices, entre otros.

Al recibirlos, el supervisor debe proceder a revisar el contenido, el cual debe ser consistente con lo

requerido en términos de la cantidad de hogares que aproximadamente encontrará en las manzanas ó

área asignada. Si el contenido está correcto firmará el recibido, y en caso contrario dejará constancia al

respecto y solicitará que se le entregue el material faltante.

Una vez recibido su material, el supervisor debe distribuir los respectivos kits a los encuestadores a su

cargo. El supervisor debe contar con un remante de todos los materiales para dar respuesta a los

imprevistos que pueda tener el encuestador o a un rendimiento superior al establecido.

5. Acordar o informar la distribución de las manzanas con cada supervisor

El segundo día de la capacitación se coordinará con cada uno de los supervisores la asignación de

manzanas de trabajo y la cobertura de hogares que se espera alcanzar.

Será función del coordinador municipal garantizar las coberturas en hogares prevista para cada

manzana

B. Actividades durante la aplicación del censo

Durante las jornadas censales la actividad que el coordinador municipal debe cumplir consiste en

supervisar el desarrollo del censo, colaborar en la solución de imprevistos, apoyar con lineamientos

técnicos y temáticos a los supervisores, recibir y organizar el material y presentar los resultados del

censo.




El supervisor es responsable de realizar la auditoría y control de calidad a los formularios diligenciados,

sin embargo, el coordinador municipal debe verificar que esta labor se realice de manera adecuada para

garantizar la calidad de la información registrada y la cobertura esperada.

Para verificar que se esté realizando las encuestas efectivas planeadas se debe partir del estándar de

rendimiento diario promedio estimado para la aplicación del censo en zona urbana de 12 hogares al día

por encuestador asumiendo 8 horas efectivas de trabajo.

El coordinador municipal debe verificar que los supervisores asignados a su cargo estén diligenciando el

formato de “resultados censados a hogares” a medida que van aplicando la encuesta y que cuando el

supervisor finalice la aplicación de la encuesta en las manzanas asignadas diligencie el formato “relación

de manzanas censadas por supervisor”.

Así mismo, es función del coordinador municipal verificar que el supervisor y los encuestadores estén

marcando en el mapa que se les entregó de manzanas por barrio, considerando lo siguiente:

A cada supervisor le será entregada la lista de manzanas asignadas y un mapa en formato oficio de las

manzanas para cada barrio donde se debe aplicar el censo (mapa M1).

Los supervisores serán los encargados y responsables del manejo y uso del mapa. En el mapa aparece la

numeración de la manzana (MZ 1, MZ 2, etc.) y debajo de esta enumeración aparecerá el total de

predios que fueron contabilizados en visita previa a la zona y en los que se debe aplicar el censo. En cada

manzana asignada, el supervisor será el encargado de colocar una señal (colocar una X) y el número del

predio según la ubicación de cada predio en el que se aplicará el censo.

Finalizados los días de aplicación del censo es responsabilidad del supervisor la entrega al coordinador

municipal del censo de los formatos de relación de hogares censados y el mapa con la ubicación de

predios de acuerdo a las instrucciones anteriormente descritas.

Mapa M1: Mapas censales a) Enumeración de manzanas y b) marcación y ubicación de predios acorde al listado entregado

MZ 1

12

MZ 2

10

MZ 3

9

MZ 5

42

MZ 4

21

MunicipioMunicipio Barrio Barrio

MZ 1

12

MZ 2

10

MZ 3

9

MZ 5

42

MZ 4

21

MunicipioMunicipio Barrio Barrio

XX X X

1 23 4




Por último, el coordinador municipal debe realizar la consolidación de resultados del censo y recopilar la

información para entregarla a la Oficinal del Consejo Noruego para el posterior envío a digitación en

Bogotá reuniendo la siguiente información:

1. Formato de recuento de manzanas, predios y viviendas prediligenciados

2. Formato relación de hogares censados

3. Formato de relación de manzanas censadas por supervisor

4. Formularios de censo educativo diligenciados

5. Mapas con marcación y ubicación de predios

C. Informes de avance del censo

Debido a que el periodo censal estipulado es de varios días, la manera de saber cómo va el proceso de

aplicación del censo en general, es mediante el diligenciamiento del formato “relación de manzanas

censadas por supervisor”, en el cual se detalla el número de hogares visitados y el resultado de la visita.

Los supervisores deberán entregar diariamente dicha información al coordinador municipal y será

responsabilidad del coordinador municipal contar con la información actualizada para comunicar del

avance a las entidades que promueven el censo.

Independientemente del tiempo que dure la aplicación del censo, el coordinador municipal debe

mantener actualizada a diario la información consolidada y garantizar que la cantidad reportada de

encuestas realizadas corresponda exactamente a la entregada de material al finalizar el censo para el

procesamiento, es decir, realizar un adecuado balance de material censal.

Este documento le servirá de apoyo al Coordinador municipal durante las distintas etapas de la ejecución

del censo educativo de población. Todas las dudas que surjan se deben comunicar al coordinador

operativo, para que se resuelvan lo más pronto posible.

D. Recomendaciones adicionales

Cuando el supervisor y el encuestador no se logren ubicar en el mapa o no logren seguir la ruta de

predios establecida en el listado pre-diligenciado, deben dirigirse al coordinador municipal y al consultor

encargado de la zona quien a su vez levantó la información de este listado de predios.




A sí no lo atienda el hogar se debe contabilizar en el formato de resultados de hogares censados, en lo

posible, averiguando por el nombre del jefe del hogar. Ante situación de rechazo o ausencia de los

hogares a censar el encuestador debe informar al supervisor para que él gestione la ubicación de la

persona idónea para la aplicación efectiva del formulario.

Si el predio no tiene personas que lo habitan, también se debe registrar en el recuento a fin de seguir el

listado de predio pre-diligenciado.

En los días de recolección de información será la labor del consultor de zona tomar las coordenadas de

las manzanas haciendo uso del GPS para obtener una mejor georreferenciación de la zona censal.

E. Posibles situaciones que se pueden presentar y como

resolverlasNovedad Solución del encuestador Solución del Supervisor

No coincide las manzanas detalladas

en el mapa con el recorrido de

campo

No empiece la aplicación de las

encuestas en esa manzana e

infórmelo al supervisor. Si el

supervisor no está cerca o no está

disponible continúe con la

siguiente manzana que coincida

con el mapa

Consulte con el consultor del

censo

No coincide el listado de predios en

el formato prediligenciado de

recuento con el recorrido de campo

No empiece la aplicación de las

encestas en esa manzana y

consulte con el supervisor. Si el

supervisor no está cerca o no está

disponible continúe con la

siguiente manzana.

Consulte con el consultor del

censo

¿Qué hago si un hogar se niega a

contestar la formulario censal?

Insista sobre las ventajas del censo

y su importancia para el municipio,

en caso de no lograr su

colaboración consulte con el

supervisor

Visite el hogar con el fin de

explicarle nuevamente las

ventajas del censo y si no

consigue la colaboración

marque el formulario con el

resultado “hogar rechaza el

censo”

¿Qué hago si en un hogar no se

encuentran el jefe del hogar o

ninguna persona mayor de 18 añospara responder el formulario censal?

Visite hasta tres veces el hogar en

momentos diferentes con el fin de

encontrarlo y poder aplicar elformulario censal, de no

encontrarlo luego de las visitas

marque el formulario censal como

“hogar ausente”. Recuerde que

desde la primera visita que no

encuentre a las personas debe

reportarlo al supervisor

Realiza seguimiento a las

revisitas hasta encontrar el

informante idóneo del hogar

¿Qué pasa si en el momento de la

aplicación del censo esta el papá o la

Visite hasta tres veces el hogar en

momentos diferentes con el fin de

Realiza seguimiento a las

revisitas hasta encontrar el




Novedad Solución del encuestador Solución del Supervisor

mamá pero dice que no conoce toda

la información de los miembros del

hogar?

encontrar la persona idónea que

responda el formulario censal

informante idóneo del hogar

¿Qué hago si en un predio no haynadie habitándolo?

No aplica el formulario censal ydiligencio el formato “relación de

hogares censados” colocando en

resultado de la encuesta código 5

Verifica que el encuestadorno haya diligenciado el

formulario censal y haya

diligenciado el formato

“relación de hogares

censados” colocando en

resultado de la encuesta

código 5

¿Qué hago cuando llego a un hogar

que no tiene niños(as) ni jóvenes de

5 a 24 años?

Aplica la formulario censal

normalmente

Verifica que el formulario

censal se diligencie

normalmente

¿Qué hago si el jefe de hogar, es

menor de 18 años?

Aplica el formulario censal. Este el

único caso en el que puede

responder un menor de 18 años

¿Qué hago si los padres no se

encuentran en el hogar y no estarán

durante la aplicación del censo?

Ubique una persona mayor de 18

años que pueda responder por la

información del hogar. Si no esta

consulte con el supervisor para que

este entre a verificar

Verifique la situación del

hogar y las personas que

durante la aplicación del

censo podrían contestar la

encuesta, si no existe

personas mayores de 18 años

busque que el conteste sea

mínimo de 14 de años, de no

existir NO aplique la encuesta

y marque el formulario censal

como “Hogar ausente”

¿Qué pasa si el predio que visite notiene dirección o nomenclatura?

Diligencie el formato “relación dehogares censados” con el mismo

número de predio que aparece en

el formato de recuento

prediligenciado y en la columna

“dirección o señal” coloque una

señal que identifique la fachada o

condiciones físicas que

caracterizan la vivienda (ejemplo:

número de pisos, color de la

fachada, tiene locales comerciales,

etc.)

Verifique que el encuestadorhaya diligenciado el formato

“relación de hogares

censados” con el mismo

número de predio que

aparece en el formato de

recuento prediligenciado y en

la columna “dirección o

señal” haya colocado una

señal que identifique la

fachada o condiciones físicas

que caracterizan la vivienda

(ejemplo: número de pisos,

color de la fachada, tiene

locales comerciales, etc.)

¿Solo puedo aplicar el formulario

censal en el hogar o lo puedo aplicar

donde encontraría al informante

idóneo?

Solo se puede realizar la aplicación

del formulario censal en el hogar

Garantiza el cumplimiento de

aplicación del formulario

censal únicamente en el

hogar

¿Qué hago si al momento de aplicar

el formulario censal me informan

que algún miembro del hogar esta

fuera del hogar?

Si lleva más de seis meses por

fuera del hogar no lo incluyo,

excepto en caso de reclutamiento

forzado, secuestros, enfermos

Si lleva más de seis meses por

fuera del hogar no lo incluyo,

excepto en caso de

reclutamiento forzado,




Novedad Solución del encuestador Solución del Supervisor

internados en hospitales. Para

mayor detalle revise el manual del

encuestador en el numeral 5.2 de

conceptos básicos

secuestros, enfermos

internados en hospitales. Para

mayor detalle revise el

manual del encuestador en elnumeral 5.2 de conceptos

básicos

Una persona que me informan que

está en receso educativo o enfermo y

que por ese motivo no ha ido al

colegio en qué parte del formulario

censal lo debo clasificar? (asiste o no

asiste a un centro educativo formal)

Se debe clasificar en la parte

inferior del formulario “si asiste a

un centro educativo formal”

Se debe clasificar en la parte

inferior del formulario “si

asiste a un centro educativo

formal”

¿Qué pasa si tengo dudas sobre la

aplicación del formulario censal o el

diligenciamiento de los formatos de

control y no encuentro al supervisor

para preguntarle?

Si pasado un día no se logra

contactar con el supervisor debe

comunicarle sus inquietudes al

coordinador municipal quien le

aclarará la información

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