Coordinación generalCoordinación técnicaCoordinación de administraciónCoordinación de comercialización y difusiónCoordinación de operaciónCoordinación de información y relaciones públicasCoordinación de finanzasCoordinación de exposiciones

Es el responsable de que se cumplan los objetivos y metas así como de administrar y ejecutar el evento.

Rol vitalRol funcional

Número de participantes y empresas expositoras esperadas.

Número y tipo de hoteles y habitaciones requeridas.

Especificaciones de necesidades del centro de convenciones.

Necesidades de servicios y de infraestructura.

Invitados especiales. Antecedentes y estadísticas de

eventos anteriores.

Realización y desarrollo del evento Función: planificar, organizar, dirigir y

controlar la realización y desarrollo del evento.

Políticas, reglamentos, programas y procedimientos

Función: Coordinar que se cumplan las políticas, reglamentos, programas y que se den a conocer a todos los posibles participantes.

Coordinadores de área

Función: coordinar y supervisar a los coordinadores de área, realizar junta periódicas para el intercambio de ideas y posibles sugerencias.

Sistemas y procedimientos

Función: sistematizar la planificación, organización, ejecución y evaluación del evento.

Presupuesto general y flujo de dinero

Función: controlar, autorizar y verificar el uso del presupuesto general y el flujo del dinero.

Financiamiento, donativos y patrocinios

Función: coordinar la tramitación de financiamiento, donativos o patrocinios.

Ciudad sede, centro de convenciones y hoteles.

Función: definir la ciudad sede, el centro de convenciones y los hoteles. Seleccionar la ciudad que cumpla con los requisitos necesarios para organizar el evento.

Programas de actividades, difusión y trabajo

Función: aprobar los programas generales y especiales de actividades, difusión, trabajo, inauguración y clausura.

Imagen y mensajes

Función: aprobar el manejo de la imagen y textos que se den a conocer a los medios de comunicación y al público en general.

Invitados y ponentes

Función: definir los invitados de honor y especiales, ponentes magistrales y de mesas de trabajo.

Medios de comunicación

Función: autorizar la lista de los medios invitados, así como el contenido de los escritos que se les manden.

Presidiums

Función: definir la integración de los diferentes presidiums

Simulacros

Función: coordinar simulacros de las diferentes actividades programadas

Capacitación

Función: supervisar que todo el personal participante en la organización esté capacitado.

Sindicatos

Función: coordinar las negociaciones con los sindicatos de los trabajadores.

Seguridad

Función: coordinar y supervisar la seguridad de los invitados, ponentes y participantes.

Lista de seguimiento

Función: supervisar que se cumpla con todos los pormenores de la lista de seguimiento.

Reclutar a los miembros del comité organizador

Definir el nombre del evento, logotipo y lema Establecer objetivos y metas Definir políticas, reglamentes y

procedimientos Planificar, organizar, dirigir y controlar el

evento Contratar empresas y personal experto en la

realización de eventos

Negociar y firmar contratos con clientes y proveedores

Verificar los precios de algunos servicios Visitar las posibles sedes Definir los métodos de evaluación Elaborar el presupuesto preliminar Definir estrategias de comercialización y

difusión Buscar patrocinadores Participar en la planificación de la campaña

de publicidad

Seleccionar los medios de comunicación Diseñar y supervisar el sistema de registro Diseñar y supervisar el sistema de

información Supervisar el sistema de seguridad Supervisar el sistema de alimentación Escoger menús y tipos de servicio Seleccionar espectáculos y artistas Definir los programas de trabajo

Definir presidiums Vigilar la capacitación del personal Verificar la lista de seguimiento Coordinar el cierre del evento

Tema general y temática de las mesas de trabajoFunción: proponer el tema general del evento y la temática de la mesas de trabajo.Mesas de trabajoFunción: captar, evaluar, aprobar, clasificar, seleccionar y distribuir las ponencias, en la relación al tema de cada una de las mesas de trabajo.

Reglamento técnicoFunción: planificar, elaborar y difundir el reglamento técnico para la presentación de ponencias.Intervención de ponentesFunción: seleccionar, invitar, confirmar y programar la intervención de los ponentes magistrales y de mesas de trabajo nacionales e internacionales.

Equipos y materiales técnicosFunción: coordinar, integrar e instalar los equipos y materiales técnicos en las actividades técnicas.

Información técnicaFunción: proporcionar información técnica a los participantes y medios de comunicación.

Permisos y licenciasFunción: coordinar la obtención de los permisos y licencias necesarias.

Programas de actividadesFunción: pronosticar la asistencia de los posibles participantes y diseñar, definir y elaborar los programas de actividades.

Selección de la ciudad sede

Función: ...

Clasificacion de ciudadesPor su infraestructura y servicio las ciudades se dividen en tres clases.6.Donde se pueden efectuar eventos magnos.7.No cuenta con la suficiente infraestructura en cuanto hoteles.8.La ciudad es adecuada para organizar eventos pequeños que no necesitan mucha infraestructura.