OFICINA ASESORA DE PLANEACION PLAN DE ACCION POR DEPENDENCIAS – PAD

INFORME TRIMESTRE II - 2018

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Bogotá D.C., Julio 25 de 2018

PLANEACION ESTRATEGICA 2015-2018 INFORME TRIMESTRAL DE CUMPLIMIENTO – SEGUNDO TRIMESTRE 2018

1. OBJETO DEL INFORME:

Dar a conocer el nivel de cumplimiento de cada dependencia del Archivo General de la Nación en lo que respecta a la ejecución de las actividades programadas en sus PLANES DE ACCION POR DEPENDENCIA para la vigencia 2018 acumulado al segundo trimestre del año, así como los avances a las metas de las prioridades estratégicas del AGN dentro de la misma vigencia. Se incorpora dentro de este informe una revisión de avance en la actualización de los mapas de riesgos por procesos con identificación de riesgos al cumplimiento de las metas a las prioridades estratégicas para la vigencia 2015 – 2018.

2. MARCO ESTRATEGICO:

Continúa sin modificación la estructura de cuatro ejes estratégicos, con veintiún retos o prioridades estratégicas (dos menos respecto a la definición inicial en el Plan Estratégico Institucional), que continúan siendo soportadas por seis proyectos de inversión.

FIGURA 1. Proyectos Estratégicos AGN 2018

3. ALCANCE: La información contenida en el presente informe recoge lo ejecutado entre el 01 de abril y el 30 de Junio del año 2018 para la totalidad de las áreas del AGN. El enfoque en el presente documento está orientado especialmente al desempeño de las metas a las prioridades estratégicas del cuatrienio sin desatender el desempeño individual de las dependencias al Plan de Acción, para lo cual se referencia aspectos que no lograron el 100% de cumplimiento a lo programado en el trimestre.

GESTION DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

MODERNIZACIÓN Y HOMOGENIZACIÓN DEL

SNA

MODERNIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

PÚBLICOS

FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

PRESERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL COLOMBIANO

RENOVACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA

INFORMACIÓN EN EL AGN

MANTENIMIENTO Y ADECUACIÓN DE LAS

INSTALACIONES DEL AGN

MEJORAMIENTO, DOTACIÓN Y ADECUACIÓN DEL INMUEBLE PARA LA

CREACIÓN Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DEL

ARCHIVO INTERMEDIO DE LAS ENTIDADES FINANCIERAS

PÚBLICAS LIQUIDADAS

IMPLANTACIÓN SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

EN COLOMBIA

APLICACION SISTEMA INTEGRAL NACIONAL DE

ARCHIVOS ELECTRÓNICOS

Archivos de Derechos Humanos

y Derecho Internacional Humanitario

EJES ESTRATEGICOS PROYECTOS PROYECTOS

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4. RESULTADOS:

4.1 AVANCE A LAS METAS AÑO 2018 - PRIORIDADES ESTRATEGICAS: El indicador de avance al cumplimiento de las metas de las Prioridades Estratégicas para la vigencia 2018, se ilustra a continuación:

GRÁFICA 1. Avance a metas de Prioridades Estratégicas AGN – 2018

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Bajo el entendido que las metas a las prioridades estratégicas para el año 2018 buscan su cumplimiento (100%) de la meta definida para el cuatrienio, se identifican cuatro prioridades estratégicas con rezago de años anteriores y las cuales podrían no llegar a este nivel esperado de cumplimiento:

(11) Modernizar el laboratorio de conservación (En la vigencia 2016 no se desarrollaron adecuaciones locativas para la modernización física del laboratorio) (17) Implementación de plataforma virtual de capacitación (En la vigencia 2016 quedó como tarea pendiente de cumplir la actualización y publicación del reglamento de comités del SNA)

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(18) Sistema de Información de Archivos de Derechos Humanos. Implementación de la política de archivos de DDHH (En la vigencia 2015 no se cumplió la meta orientada a la estructuración de un sistema de información) (20) Adquisición, adecuación y dotación de un inmueble para la ampliación y mejoramiento de la infraestructura del AGN para el desarrollo y cumplimiento de sus Objetivos Misionales (Ante la inviabilidad de adecuar la Bodega Santander durante la vigencia 2015, posteriormente se modifica la orientación de la meta a la adquisición y adecuación de la Bodega en Funza).

La prioridad estratégica “(1) Elaborar y publicar un Banco Terminológico de series y subseries documentales comunes en la administración del estado Colombiano” fue nivelada a un cumplimiento acumulado del 83% en razón a que el Grupo de Evaluación Documental y Transferencias Secundarias aclaró que en el año 2016 suscribió un contrato de prestación de servicios profesionales con el objeto de “continuar el desarrollo del Banco Terminológico de series, subseries y tipos documentales de las entidades del orden nacional, departamental y distrital por sectores en cumplimiento de la normatividad vigente como estrategia para la modernización de los archivos públicos y protección del patrimonio documental” y cuya ejecución no fue reportada en ese tiempo y donde se obtuvieron cuatro archivos electrónicos con los términos gestionados durante 2016, que en cifras resumidas correspondían a: 144 series, 235 subseries y 1.016 tipologías documentales. Para la prioridad estratégica “(4) Lograr transferencias secundarias de 5.000 metros lineales de nuevos fondos documentales” el grupo de Evaluación Documental y Transferencias Secundarias continúa con las labores de validación de 1.376,4 metros lineales de transferencias reportadas como recibidas en la vigencia 2016 a fin de sustentar el registro de las mismas (a junio 30 se tiene validado un total de 402 metros lineales). 4.2 CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE ACCION POR DEPENDENCIAS PRIMER TRIMESTRE AÑO 2018 Se cierra el segundo trimestre del año con un total de 7.321 actividades (no se sufrió modificación durante el segundo trimestre), todas ellas con aplicación a MIPG y con ejecución de 3.223 actividades. La información de ejecución de cumplimiento del Plan de Acción por Dependencias para el trimestre indica un resultado de cumplimiento promedio a lo programado del 92,1% y un avance al cumplimiento de la meta anual del 49,1% respecto a un avance esperado del 49,78%.

TABLA 1. Consolidado cumplimiento de lo programado trimestral y de la Meta Anual

4.3 CUMPLIMIENTO DE EJECUCION PRESUPUESTAL PRIMER TRIMESTRE AÑO 2018 Con fundamento en el presupuesto asignado para el año 2018 de $27.053,5 millones, para el corte a junio 30 e 2018 se han ejecutado compromisos en el 55,83% respecto a una meta del 65,08% (12,83 puntos adicionales a lo logrado a marzo 31) y se han ejecutado obligaciones en el 39,61% respecto a una meta del 41,70% (23,41 puntos adicionales a lo obligado a marzo 31). Como una tendencia considerable normal, los gastos de funcionamiento obtienen un nivel de ejecución en compromisos del 56,41% (superando la meta del 55,54% para el presupuesto aprobado de $11.496,8 millones), situación contraria a lo logrado en compromisos para el presupuesto de inversión con ejecución del 55,40% (para una meta del 72,14% de un presupuesto aprobado de $15.556,6 millones)

ENE - MAR ABR - JUN JUL - SEPT OCT - DIC

93,7% 92,1% 0,2% 0,0% 49,1% 49,78%

87,5% 86,4% 1,4% 0,0% 46,2% 50,95%

97,7% 91,1% 0,0% 0,0% 54,8% 52,19%

95,8% 93,8% 0,0% 0,0% 43,6% 46,49%

92,0% 95,2% 0,0% 0,0% 49,8% 49,78%

98,8% 99,0% 0,0% 0,0% 50,4% 47,59%

90,5% 87,3% 0,0% 0,0% 49,6% 51,67%

META

ESPERADA CUMPLIMIENTO DE LO PROGRAMADO POR TRIMESTREDEPENDENCIAS CUMPLIMIENTO

TOTAL

CONSOLIDADO JUNIO 2018

SECRETARIA GENERAL

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

DIRECCION GENERAL

SUBD SATPA

SUBD DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

SUBD TIADE

SUBD DE GESTION DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

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TABLA 2. Informe consolidado de ejecución del presupuesto vigencia 2018

Desde la ejecución del compromiso para el presupuesto de inversión, el proyecto de Aplicación del SNA es el que refleja un mayor avance, caso contrario del proyecto que cobija las inversiones en la sede de FUNZA.

TABLA 3. Informe de ejecución de Gastos de Inversión

Fuente: SIIF NACION

Resultado del desarrollo de actividades de ventas de servicios en ejecución de proyectos en materia archivística y actividades de capacitación se consolidan los siguientes resultados acumulados para el año 2018:

GRÁFICA 2. Ingresos facturados trimestre I-2018

APR.

VIGENTE

VALOR VALOR % META MES

%

DEFICIT O

SUPERAVIT

%

VALOR % META MES

%

DEFICIT O

SUPERAVIT

%

VALOR % META MES

%

DEFICIT O

SUPERAVIT

%

GASTOS DE FUCIONAMIENTO $11.496,8 $ 6.644,4 57,79% 54,49% 3,31% $ 6.485,3 56,41% 55,54% 0,87% $ 5.510,4 47,93% 48,02% -0,09%

Nación $10.051,2 $ 5.405,3 53,78% $ 5.256,8 52,30% $ 4.609,3 45,86%

Propios $ 1.445,6 $ 1.239,1 85,72% $ 1.228,5 84,98% $ 901,1 62,34%

SERVICIOS PERSONALES $ 8.726,8 $ 4.528,8 51,90% $ 4.514,0 51,73% $ 4.300,1 49,27%

Nación $ 8.136,6 $ 4.012,4 49,31% $ 4.004,4 49,22% $ 4.000,1 49,16%

Propios $ 590,3 $ 516,4 87,49% $ 509,6 86,33% $ 300,1 50,84%

GASTOS GENERALES $ 2.597,0 $ 2.055,7 79,15% $ 1.911,3 73,60% $ 1.150,3 44,29%

Nación $ 1.884,3 $ 1.392,9 73,92% $ 1.252,4 66,46% $ 609,2 32,33%

PROPIOS $ 712,7 $ 662,7 92,98% $ 658,9 92,45% $ 541,1 75,91%

TRANSFERENCIAS $ 173,0 $ 60,0 34,68% $ 60,0 34,68% $ 60,0 34,68%

Nación $ 30,4 $ - 0,00% $ - 0,00% $ - 0,00%

PROPIOS $ 142,6 $ 60,0 42,07% $ 60,0 42,07% $ 60,0 42,07%

GASTOS DE INVERSION $15.556,6 $ 9.497,5 61,05% 74,50% -13,45% $ 8.618,4 55,40% 72,14% -16,74% $ 5.205,9 33,46% 37,03% -3,56%

Nación $ 8.615,2 $ 4.661,0 54,10% $ 4.499,1 52,22% $ 2.793,2 32,42%

Propios $ 6.941,4 $ 4.836,6 69,68% $ 4.119,3 59,34% $ 2.412,6 34,76%

PROPIOS RECURSO 20 $ 5.760,4 $ 4.020,4 69,79% $ 3.399,1 59,01% $ 2.019,8 35,06%

PROPIOS RECURSO 21 $ 1.181,0 $ 816,1 69,10% $ 720,2 60,98% $ 392,8 33,26%

TOTAL $27.053,5 $16.142,0 59,67% 66,00% -6,33% $15.103,7 55,83% 65,08% -9,26% $10.716,2 39,61% 41,70% -2,09%

Corte a Junio 30 de 2018

FUENTE: SIIF NACION II

Cifras en Millones de Pesos

DESCRIPCION

EJECUCION CDP EJECUCION COMPROMISO EJECUCION OBLIGACION

EJECUCION DEPROYECTOS

CAPACITACION

$2.139,9

$180,9

$1.652,6

$177,6

VENTAS FACTURADAS RECAUDO LOGRADO

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5 ACTUALIZACIÓN MAPA DE RIESGOS POR PROCESOS:

Conforme a lo definido en el plan anticorrupción y de atención al ciudadano para la vigencia 2018, se ha considerado adelantar la actualización del Mapa de Riesgos por Procesos durante el primer trimestre del año a fin de incorporar la valoración de los riesgos al cumplimiento de las metas a las prioridades estratégicas definidas para el cuatrienio. Para este fin se tomó como parámetros los aspectos indicados en la “DE-G-01_GUIA_METODOLOGICA_GESTION_RIESGO_V4” en donde se fortalece la mecánica de valoración de la probabilidad de materialización de riesgo soportada a partir de la frecuencia de ocurrencia de las causas identificadas y se mejora la valoración a los controles con los dos parámetros nuevos (evidencias documentadas y frecuencia de aplicación del control). A junio 30 se ha avanzado con un 52% de actualización desde los aportes dados por la Subdirección de Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico y sus grupos, los grupos de Inspección y Vigilancia y de Archivos Étnicos y Derechos Humanos de la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos, los grupos de Conservación y Restauración del Patrimonio Documental y de Investigación y Fondos Documentales Históricos de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental, los grupos de Asistencia Técnica Archivística y de Gestión de Proyectos Archivísticos de la Subdirección de Asistencia Técnica y Proyectos Archivísticos y los grupos de Archivo y Gestión Documental, de Compras y Adquisiciones y de Recursos Físicos de la Secretaría General.

6 INFORMACIÓN ESTADÍSTICA En la siguiente tabla se resume la información que se reporta ante el SUIT.

TABLA 4. Consolidado información estadística misional – SUIT – Trimestre II

ELABORADO POR: Fernando E. Gutierrez R – Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación. APROBADO POR: Mariela Lugo. Cargo y Dependencia: Jefe (E) de la Oficina Asesora de Planeación Fecha de aprobación: 23 junio de 2018

Ab

ril

Mayo

Ju

nio

# 17 27 20

# 384 709 424

# 302 329 245

# 666 1.115 504

# 69 158 43

# 1.154 3.136 698

# 258 293 99

# 1.900 2.428 986

# 78 156 43

# 2.982 3.790 3.833

# 537 886 589

# 1.536 1.980 417

Consultas vía WEB (Suministro

de información apoyada por el

Grupo de Sistemas)

# 188.376 176.834 128.397

Expedición de Carnets Nuevos # 58 6 17

Préstamos o alquiler de

Auditorios, Salas de

Exposición y Salas Alternas

# 32 29 26

# 21 15 12

# 474 73 178

# 894 858 664

# 0 0 402

# 0 0 11

# 0 0 14

# 0 0 8

# 0 0 6

# 177 130 152

# 115 88 93

* Incluye información de capacitaciones virtuales

Asistencias Técnicas

Cantidad de Certificaciones de

Convalidación

Entidades

Certificaciones TRD

Certificaciones TVD

Cantidad asistencias

Cantidad Entidades

Cantidad Entidades

Cantidad Asistentes

Capacitaciones a Entidades en

Materia Archivística *

Transferencias DocumentalesMetros Lineales

Entidades

Cantidad

Cantidad eventos

Consultas en Sala - Fondos

Históricos

Usuarios

Consultas

Fotocopias SimplesUsuarios

Cantidad copias

Fotocopias con Autenticación

(Notariales)

Usuarios

Cantidad copias

Consultas

Usuarios

Consultas en Sala -

Publicaciones Catalogadas

Usuarios

Consultas

ITEM

Atendidas

UsuariosVisitas Guiadas

Consultas en Sala - NotarialesUsuarios

Consultas