OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y Unidad de Planeamiento ...

OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL

Unidad de Planeamiento y Presupuesto

PRO-UPP-01

PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DEL REQUERIMIENTO DE COLABORADORES

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TABLA DE CONTENIDO

1. Objetivo.

2. Alcance.

3. Referencias.

4. Definiciones.

5. Responsabilidades.

6. Descripción.

7. Registros.

8. Anexo.



PRO-UPP-01

PROCEDIMIENTO:GESTIÓN DEL REQUERIMIENTO DE COLABORADORES

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1. OBJETIVO.

Identificar la necesidad de contratación de colaboradores (CAS o Locador de Servicio) para la ejecución de actividades parcialmente ejecutadas, no ejecutadas o no programadas y aquellas que surjan en situaciones de emergencia en las que el SENASA por oficio deba intervenir.

2. ALCANCE.

Aplica a todas las dependencia de SENASA, que requieran contratación de colaboradores para el cumplimientos de sus metas.

3. REFERENCIAS.

3.1. Decreto Ley N° 25902, Ley Orgánica del Ministerio de Agricultura

3.2. Resolución Jefatural N° 0319-2012-AG-SENASA – CAP- Clasificador de Cargos –MOF.

4. DEFINICIONES.

4.1. CAS: Contrato Administrativo de Servicio.

4.2. Denominación del empleo: se refiere al nombre del cargo específico que debe

realizar una determinada labor.

4.3. Empleo: Conjunto de funciones que una persona natural debe desarrollar y las

competencias requeridas para llevarlas a cabo, con el propósito de satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo y los fines del Estado.

4.4. Indicador: es un enunciado que determina una medida sobre el nivel de logro en el resultado, entrega de productos y/o realización de actividades.

Indicador de producción física a la medida sobre cantidades de bienes y servicios provistos (productos y/o actividades), en términos de una unidad de medida establecida.

Indicador de desempeño es la medida sobre el logro de resultados y atributos del producto, en las dimensiones de eficacia, eficiencia, calidad y/o economía, en términos de una unidad de medida establecida.

4.5. Locador de Servicios: Por la locación de servicios el locador se obliga, sin estar

subordinado al comitente, a prestarle sus servicios por cierto tiempo o para un trabajo determinado, a cambio de una retribución, sin que medie vínculo laboral.

4.6. Macroproceso: Conjunto de procesos relacionados con características similares que mutuamente generar valor.

4.7. Meta Presupuestaria: Es la expresión concreta, cuantificable y medible que

caracteriza el(los) producto(s) final(es) de las Actividades y Proyectos establecidos para el Año Fiscal.

Se compone de tres (3) elementos, a saber: (i) Finalidad (Precisión del objeto de la meta).



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(ii) Unidad de Medida (magnitud a utilizar para su medición). (iii) Cantidad (el número de Unidades de Medida que se espera alcanzar).

4.8. Meta Programada: Es la Meta cuyo número de Unidades de Medida que se espera alcanzar (Cantidad), para determinado ejercicio presupuestal

4.9. Meta Ejecutada: Es la Meta a cuyo número de Unidades de Medida que se ha

cumplido (Cantidad).

4.10. Meta No Ejecutada: Diferencia entre la Meta Programa y la Meta Ejecutada.

4.11. Nivel del empleo: corresponde a la jerarquía, naturaleza de sus funciones, sus

responsabilidades, y los requisitos exigidos para su desempeño.

4.12. Proceso: Cualquier actividad o conjunto de actividades ligadas entre sí que utiliza recursos y controles para transformar elementos de entrada (especificaciones, recursos, información, servicios) en resultados (otras informaciones, servicios) y que tengan valor para el cliente, usuario o beneficiario.

4.13. Producto: se define como el conjunto articulado de bienes y/o servicios que recibe

la población beneficiaria con el objetivo de generar un cambio.

El producto debe redactarse en función de la unidad de medida de la producción física del mismo.

Considerar que el producto debe ser necesariamente cuantificable y en su redacción estará referida la unidad de medida.

4.14. Proyecto: Es el conjunto de operaciones limitadas en el tiempo, de las cuales resulta un producto final (Metas Presupuestarias), que concurre a la expansión de la acción de Gobierno. Representa la creación, ampliación y/o modernización de la producción de los bienes y servicios, implicando la variación sustancial o el cambio de procesos y/o tecnología utilizada por la Entidad. Luego de su culminación, generalmente se integra o da origen a una Actividad.

4.15. Requisitos de la tarea: Es el conjunto de conocimientos (estudio - experiencia) que

se requieren para hacer la tarea analizada.

4.16. Sistema de Gestión Presupuestaria del Estado: Comprende los principios,

normas, técnicas, métodos y procedimientos que regulan el proceso presupuestario y sus relaciones con las Entidades del Sector Público, en el marco de la Administración Financiera del Estado.

Tales principios, normas, técnicas, métodos y procedimientos están contenidos en la Ley Nº 26703 - Ley de Gestión Presupuestaria del Estado y su modificatoria la Ley Nº 26884, las Leyes Anuales de Presupuesto, así como en los reglamentos y directivas que emita la Dirección Nacional del Presupuesto Público.

4.17. Subproceso: Es un conjunto de actividades que tienen una secuencia lógica que

cumple propósitos claros. Un Subproceso es un proceso en sí mismo, cuya funcionalidad es parte de un proceso más grande.

4.18. TDR: Términos de referencia.



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4.19. Unidad de Medida: La medida de las cantidades de bienes y servicios provistos

(productos / proyectos / actividades) es el indicador de producción física.

5. RESPONSABILIDADES.

5.1. El Jefe de la Oficina de Planificación y Desarrollo Institucional es responsable de la aprobación del presente procedimiento.

5.2. El Director de la Unidad de Gestión de la Calidad y Autorizaciones y el Director de la Unidad de Planeamiento y Presupuesto son responsables de la revisión y actualización del presente procedimiento.

5.3. Los Jefes Área /Directores de cada dependencia que requieran la contratación de colaboradores, son responsables sustentar su requerimiento de acuerdo a lo establecido en el presente documento.

6. DESCRIPCIÓN.

6.1. Elaboración de la Matriz de Requerimiento de Colaboradores

6.1.1. Análisis de la situación actual de la ejecución del macroproceso, procesos y subprocesos de las dependencias del SENASA.

Los responsables de las dependencias del SENASA, previo al requerimiento de un RRHH, en la etapa de Formulación del Plan Operativo Anual, identifican sus macroprocesos, procesos, subprocesos y acciones, completando el REG-UPP-01 Matriz de Análisis para el Requerimiento de Colaboradores

6.1.1.1. Identifica los macroprocesos de la dependencia (Procesos de gestión y procesos técnico-operativos) y determina el % que constituye del 100% de los procesos de la dependencia.

6.1.1.2. Identifica los procesos involucrados en el macroproceso y determina el % que constituye.

6.1.1.3. Identifica o define la meta correspondiente al proceso (marco lógico).

6.1.1.4. Identifica los subprocesos y determina el % que constituye del porcentaje del proceso.

Identifica las actividades definidas para cada subproceso. Llenando REG-UPP-01 Matriz de Análisis para el Requerimiento de Colaboradores de acuerdo a:



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Fuente de información: SIP – Manual de Procedimientos (de cada proceso)

6.1.2. Análisis de RRHH vs Procesos.

6.1.2.1. El Jefe de Área /Director de la dependencia solicitante, evalúa el número de RRHH asignado en el CAP, las funciones asignadas y las acciones que ejecuta para el cumplimiento de las metas del proceso.

MOF / CAP

Dependencia

Funciones

% Participación

6.1.2.2. El Jefe de Área /Director de la dependencia solicitante, evalúa el número de colaboradores (CAS/LOCADOR), el presupuesto asignado, tiempo de contrato y las acciones que ejecuta para el cumplimiento de las metas del proceso.

CAS / LOCADOR

CAS

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% Participación

100% (Programado)

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Seleccionar las

activides del Manual

del Procedimiento

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Metas establecidas para cada proceso

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PROCESO DE GESTION

Proceso B

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SUBPROCESO (Información del Manual de

Procedimiento)

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PROCESO (Acción en Marco Lógico)

OTRAS ACTIVIDADES

W% X% Y% Z%

A% B% C%

Proceso D



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Con la información obtenida continúa llenando el REG-UPP-01 Matriz de Análisis para el Requerimiento de Colaboradores:

*Unidad Ejecutora: 01-SENASA; 02-PRODESA.

**Condición: PI (Plazo indeterminado); CAS (Contrato Administrativo de

Servicio); LS (Locador de servicios); P (practicante)

6.1.3. Análisis del Cumplimiento de Metas.

El Jefe de Área /Director de la dependencia, registra la meta ejecutada, meta ejecutada parcialmente y el porcentaje total no ejecutado y parcialmente ejecutado, en el REG-UPP-01 Matriz de Análisis para el Requerimiento de Colaboradores, agregando también la unidad de medida de la meta definida en el Marco Lógico institucional.

100% (Programado)

Pro

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Pro

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Pro

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Seleccionar las


del Procedimiento

Dependencia

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2 Asistente de gerencia 1

3 Especialista de Sanidad Agraria 1

4 Especialista de Apoyo 2 LS

5 Técnico Auxiliar 1

6

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SUBPROCESO (Información del Manual de Procedimiento)

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Metas establecidas para cada proceso (acción)

( Meta programada para un mes)Meta 1 Meta 2 Meta 1 Meta 14


PROCESO (Acción en Marco Lógico) Proceso A Proceso B Proceso C Proceso D No Programado

MACROPROCESO (Producto en Marco Lógico) PROCESO DE GESTION PROCESOS TÉCNICO OPERATIVO OTRAS ACTIVIDADES

W% X% Y% Z% %

A% B% C%

Acciones promedio de 6 meses, ejecutadas para un mes, en el mismo escenario



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6.1.4. Estimación de tiempo estándar por procesos/Subprocesos.

6.1.4.1. Con la información del diagrama de flujo del proceso y manual de procedimiento, el director determina el tiempo estándar por subproceso.

6.1.4.2. Determinar el tiempo estándar, utilizando la metodología PER, utilizando la siguiente formula:

Dónde:

Estimación optimista (Eo): tiempo mínimo en que podría ejecutarse la actividad y si no surgiera ningún contratiempo.

Estimación más probable o estimación modal (Em): tiempo que se empleará en ejecutar la actividad en circunstancias normales

Estimación pesimista (Ep): tiempo máximo de ejecución de la actividad y si las circunstancias son muy desfavorables.

La información resultante, registra en el REG-UPP-01 Matriz de Análisis para el Requerimiento de Colaboradores

100% (Programado)

Pro

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io

Pro

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Pro

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Seleccionar las


del Procedimiento

Info

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PROCESO (Acción en Marco Lógico)

Metas establecidas para cada proceso

(acción) ( Meta programada para un mes)

SUBPROCESO (Información del

Manual de Procedimiento)


Meta sin ejecutar o ejecutadas parcialmente (META - META

EJECUTADA)% TotalNo Ejecutado o ejecutado parcialmente(de la meta

programada)

% Total NO Ejecutado del Subproceso

Unidad de Medida

Meta 14Meta 1 Meta 2 Meta 1

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8Meta ejecutada

Proceso A

PROCESO DE GESTION

Proceso B

Sub

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1

Sub

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2

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PROCESOS TÉCNICO OPERATIVO

Proceso C No Programado


%

OTRAS ACTIVIDADES

W% X% Y% Z%

A% B% C%

Proceso D

Identificar las acciones que no se cumplen al 100%



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6.1.5. Elaboración del cuadro de requerimiento.

6.1.5.1. Con los resultados de las evaluaciones anteriores, el Jefe de Área/ director/ procede a elaborar el REG-UPP-02 Matriz resumen de Requerimiento de Colaboradores

6.1.5.2. Identifica los subprocesos que componen el proceso que se ejecutan parcialmente o no están siendo ejecutadas.

6.1.5.3. Determina el nivel de la plaza a cubrir.

6.1.5.4. Determina la repetibilidad del subproceso en un mes,

6.1.5.5. Con el tiempo estándar del subproceso, determina el tiempo total en horas hombre en el mes.

6.1.5.6. Determina el total promedio mes-horas hombre.

6.2. Solicitud de contratación del Colaborador

6.2.1. El Director de la dependencia solicitante, procede a elaborar el REG-UPP-03: Solicitud Requerimiento de Colaboradores adjuntando el REG-UPP-01 Matriz de Análisis de Requerimiento de Colaboradores y el REG-UPP-02 Matriz resumen de Requerimiento de Colaboradores

6.2.2. Verifica si el requerimiento está programado en el POA. De no estar programado remite el informe a Jefatura de OPDI para su evaluación.

6.2.3. De estar programado, remite el informe a la UBG correspondiente a fin de que se verifique la disponibilidad presupuestal.

6.3. De la Validación por la UBG.

6.3.1. El responsable de la UBG correspondiente, recibe el REG-UPP-03: Solicitud Requerimiento de Colaboradores, el REG-UPP-01 Matriz de Análisis de

100% (Programado)

Pro

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Pro

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un mes

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Seleccionar las


del Procedimiento

Σ de tiempos que

se necesita

Tiempo estándar por Subproceso

Tiempo para cumplir el pendiente (META SIN EJECUTAR * TIEMPO PROMEDIO POR AX)


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SUBPROCESO (Información del Manual de Procedimiento)Su

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7

% % % % % %% para cumplir el Proceso % % % % %

PROCESO (Acción en Marco Lógico) Proceso A Proceso B Proceso C Proceso D

Metas establecidas para cada proceso (acción)

( Meta programada para un mes)Meta 1 Meta 2 Meta 1 Meta 14

A% B%

PROCESO DE GESTION PROCESOS TÉCNICO OPERATIVO OTRAS ACTIVIDADES

W% X% Y% Z%

No Programado

%

C%




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Requerimiento de Colaboradores y el REG-UPP-02 Matriz resumen de Requerimiento de Colaboradores y procede a la evaluación presupuestal

verificando en el Sistema Integrado de Planificación (SIP), si la actividad cuenta con presupuesto.

6.3.2. Si la actividad está programada en el POA y cuenta con presupuesto, el responsable de la UBG, aprueba, da su visto bueno y remite a Área Canalizadora (UPP) para su validación.

6.3.3. Si la actividad está programada y no cuenta con presupuesto, el responsable de la UBG, indica al Director de la dependencia solicitante elabore el Requerimiento No Programado (RQPN). El responsable de la UBG, aprueba el RQNP y remite al Área Canalizadora (UPP), para su validación.

6.4. Validación por el Área Canalizadora.

6.4.1. El Área Canalizadora (UPP), recibe el REG-UPP-03: Solicitud Requerimiento de Colaboradores, el REG-UPP-01 Matriz de Análisis de Requerimiento de Colaboradores y el REG-UPP-02 Matriz resumen de Requerimiento de Colaboradores y/o el RQPN.

6.4.2. Si el requerimiento está programado y cuenta con presupuesto, previa verificación en el SIP, valida el requerimiento y comunica al Director de la dependencia solicitante a fin de que elabore el documento de requerimiento (vía BPM) y los términos de referencia (TDR).

6.4.3. Si la actividad/requerimiento no cuenta con presupuesto, el responsable de UPP remite al Jefe de la OPDI el REG-UPP-03: Solicitud Requerimiento de Colaboradores, el REG-UPP-01 Matriz de Análisis de Requerimiento de Colaboradores y el REG-UPP-02 Matriz resumen de Requerimiento de Colaboradores y/o el RQPN para su evaluación.

6.5. Aprobación por la OPDI.

6.5.1. El Jefe de la OPDI, recibe REG-UPP-03: Solicitud Requerimiento de Colaboradores, REG-UPP-01 Matriz de Análisis de Requerimiento de Colaboradores y el REG-UPP-02 Matriz resumen de Requerimiento de Colaboradores y/o el RQPN, analiza y evalúa el requerimiento.

6.5.2. Si el requerimiento no está programado analiza el REG-UPP-01 Matriz de Análisis de Requerimiento de Colaboradores y el REG-UPP-02 Matriz resumen de Requerimiento de Colaboradores; si de la revisión y análisis, se evidencia que efectivamente es necesario la contratación de un(os) colaborador(es), aprueba en el SIP y comunica a la dependencia solicitante a fin de que elabore el RQNP.

6.5.3. Si el Requerimiento está programado en el POA, pero no cuenta con presupuesto, el Jefe de la OPDI analiza y evalúa REG-UPP-01 Matriz de Análisis de Requerimiento de Colaboradores y el REG-UPP-02 Matriz resumen de Requerimiento de Colaboradores y el RQPN, de proceder el requerimiento aprueba en el SIP y deriva a UPP para su validación, quién procede de acuerdo a lo establecido en 6.3.2.



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6.6. Documento de Requerimiento (BPM) y TDR.

6.6.1. El director de la dependencia solicitante con la aprobación de Jefatura de OPDI, procede a elaborar el REG-OAD-08 Requerimiento para la Contratación Administrativa de Servicios (nuevo servicio) o REG-ULO-05B: Término de Referencia para la contratación de Locador de Servicio, ingresa al BPM y

remite a la Oficina de Administración para la ejecución del proceso de contratación.

7. REGISTROS.

REG-UPP-01 Matriz de Análisis de Requerimiento de Colaboradores.

REG-UPP-02 Matriz Resumen de Requerimiento de Colaboradores

REG-UPP-03: Solicitud Requerimiento de Colaboradores

REG-OAD-08: Requerimiento para la Contratación Administrativa de Servicios (nuevo servicio): Disponible en el ITR-OAD-01

REG-ULO-05B: Término de Referencia para la contratación de Locador de Servicio: Disponible en el PRO-ULO-02

8. ANEXOS.

Anexo 1: Macroproceso de Requerimiento y Selección de RRHH.

Anexo 2: Diagrama de Flujo: Identificación de Requerimiento de RRHH



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REG-UPP-01 Matriz de Análisis para el Requerimiento de Colaboradores

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2

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3

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4

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5

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6

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7

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9

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10

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18

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19

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20

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21

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24

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Dependencia

1

2

3

4

5

6

7

8

9

#

Tiempo para cumplir el pendiente (META SIN EJECUTAR * TIEMPO PROMEDIO

Unidad de Medida

Info

rme

Repo

rte

Tiempo estándar por Subproceso

% TotalNo Ejecutado o ejecutado parcialmente(de la meta

programada)

% Total NO Ejecutado del Subproceso

Meta sin ejecutar o ejecutadas parcialmente (META - META

EJECUTADA)

PLAZA

Meta ejecutada

Subp

roce

so 8

Subp

roce

so 9

Subp

roce

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roce

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roce

so 5

Subp

roce

so 6

Subp

roce

so 7

% % % % % %% % % % %

No Programado

Meta 1 Meta 2 Meta 1 Meta 14

W% X% Y% Z% %

Proceso A Proceso B Proceso C Proceso D

A% B% C%

PROCESO DE GESTION PROCESOS TÉCNICO OPERATIVO OTRAS ACTIVIDADES



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REG-UPP-02 Matriz resumen de Requerimiento de Colaborador

ACCIONES

NIV

EL D

E LA

PLA

ZA

PER

IOD

O D

E C

ON

TRA

TO

CONDICION SE CONCLUYE:

PRACTICANTE

AUXILIAR

TECNICO

ASISTENTE DE GERENCIA

Nº

pe

rso

nal

re

qu

eri

do

ESPECIALISTA

REP

ETIB

ILID

AD

EN

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HO

RA

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OM

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E/M

ES

MES

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MB

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HO

RA

S/H

OM

BR

E/M

ES



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REG-UPP-03: Solicitud Requerimiento de Colaborador

Solicitante

Area :

Persona Solicita :

Propósito : Fecha Solicitud :

Datos Requerimiento

Nombre de Cargo :

Perfil : Profesional Tecnico General Años de Experiencia :

Logro : Titulado Bachiller Egresado No concluido Edad Mínima :

Profesional :

Conocimientos Experiencia

1 1

2 2

3 3

4 4

5 5

Cadena Presupuestal

1 0 0

Tipo de Solicitud Distribución Geográfica del Servicio

Tipo de Solicitud Planta CAS Locador Sede

Naturaleza Requerimiento Nuevo Reemplazo Sede

Esta presupuestado Si No Sede

Cantidad Total Solicitado Sede

Sede

Sustento de Actividades a Realizar

Actividades a Realizar Frecuencia Dia Frecuencia Mes Tiempo Duración Tiempo Duración Total

1

2

3

4

5

6

7

Variables a Considerar Medio de Verificación del Servicio

1 1

2 2

3 3

4 4

REG-OPDI-00: Solicitud Requerimiento de Recursos Humanos Temporal

PROYECTO PRODUCTO ACCION %

Cant.

Cant.

Cant.

Cant.

Cant.



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REG-ULO-05-B Términos de Referencia para la contratación de locadores de servicios.

I.- TIPO 1º.- PROGRAMADO 2º.- NO PROGRAMADO II.- SOLICITANTE 1º.- Nombres y apellidos: ________________________________________ 2º.- Unidad / Sub Dirección: ________________________________________ 3º.- Oficina / Dirección: ________________________________________ III.- OBJETO DE LA CONTRATACIÓN:

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ IV.- TERMINOS DE REFERENCIA:

1º.- Grado Académico: a.- Primaria y/o secundaria (completa o incompleta) ______________________________________________________________ b.- Estudios Técnicos en ______________________________________________________________ c.- Estudio universitarios en ___________________________________________ c.1.- Por concluir. c.2.- Concluidos. c.3.- Bachiller. d.- Profesional en ___________________________________________________ d.1.- Titulado. d.2.- Colegiado. e.- Especializaciones en ______________________________________________ f.- Post grado: (Magíster, doctorado y/o Ph D). f.1.- Por concluir. f.2.- Concluidos. f.3.- Titulado en el Post grado.

2º.- Otros estudios relacionados al objeto de la contratación:

a.- Conocimientos (Informáticos, idiomas, etc). _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ b.- Especificar el nivel (Básico, intermedio o avanzado) de estudios informáticos,

idiomas u otro: _________________________________________________________________



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_________________________________________________________________

3º Experiencia laboral: a.- En el (los) siguiente (s) tema (s)

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________ b.- Tiempo en el (los) tema (s)

_______________________________________________________________ c.- Tiempo de experiencia laboral como profesional u otro

_______________________________________________________________ 4º Actividades a realizar a.-

______________________________________________________________ b.-

______________________________________________________________ c.-

______________________________________________________________ d.-

______________________________________________________________ e.

______________________________________________________________ f.-

______________________________________________________________ 5º.- Período contractual: ____________ días o meses. 6º.- Monto contractual total ____________________ (Expresado en moneda nacional o

extranjera). 7º.- Forma de pago: a.- Único Previa conformidad del informe. b.- Parcial Previa conformidad del informe o avance presentado. b.1. Mensual b.2. Partes b.3. Montos iguales de S/.__________ b.4. De la siguiente forma:



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1er pago de S/.____________________. 2do pago de S/.____________________. 3er pago de S/.____________________. 4to pago de S/.____________________.

___________ Firma y Sello Área Usuaria



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Anexo 1

MACROPROCESO DE REQUERIMIENTO Y SELECCIÓN DE RRHH

Inicio

Identificar el Requerimiento

Es Plazo Indefinido

Es CAS Es Locador

Esta disponible

Tiene Presupuesto

Si

Si

No No

Evaluación OPDI

Si

Tiene Presupuesto

Genera RQNP

Proceso de Contratación

Si

Si

ApruebaRequerimiento

Si

FinZ

Z

No

No

No

Si

Evaluación OPDI

Si

Área Canalizadora

Tiene Presupuesto

No

Si

SeleccionarRecurso

Actualizar SistemaPersonal

No



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Anexo 2

Diagrama de Flujo: Proceso Requerimiento de Locador

Área Solicitante UBGÁrea Canalizadora

PresupuestoOPDI OAD ULO

Inicio

Identifican

Necesidad

Preparan

Informe

Requerimiento

Esta

Programado

Verifica

Consulta UBG

Si Tiene

Presupuesto

Valida

Presupuesto

Si

Presupuesto

Ok

Elabora

Documento

Requerimiento

BPM + TdR

Elabora RQNPAprueba

RQNP

Analiza

RequerimientoNo

Aprueba

A

Si

A

No

A

B

B

C

Si

C

Recepción

Documento

Recibe

Requerimiento

Designa

Especialista

Proceso

Convoca

Proceso

Selección

Recurso

Humano

Se informa

Recurso

contratado

Fin

ZNo

Z

D

No

D

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