OPTIMIZACIÓN DEL FLUJO DE INFORMACIÓN PARA EL ANÁLISIS DE RESTRICCIONES, MEDIANTE EL USO DE UNA...
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7/30/2019 OPTIMIZACIN DEL FLUJO DE INFORMACIN PARA EL ANLISIS DE RESTRICCIONES, MEDIANTE EL USO DE UNA PLAT
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OPTIMIZACIN DEL FLUJ O DE INFORMACIN PARA EL ANLISIS DE RESTRICCIONES,MEDIANTE EL USO DE UNA PLATAFORMA DE GESTIN DE CONTENIDO, SHAREPOINT
Michell Gutirrez Lazarte | @MichellG_Control de Gestin de Proyectos | GYM
Milagros Rodrigo Roja Control de Gestin de Proyectos | GYM
Abstracto
El Sistema de Gestin de Proyectos de GyM, plantea que se usen mtodos de coordinacin entre las diferentesreas del proyecto, tales como la rutina de programacin, la cual se adaptar a las caractersticas particulares
del proyecto en base al sistema Last Planner . Al analizar el flujo de informacin entre las diferentes reas,
se logr identificar una serie de riesgos y desventajas, los cuales presentan una gran oportunidad de mejora quese puede explotar si es que se da uso a nuestra plataforma de gestin de contenido Sharepoint.
Palabras Clave: Last Planner, Anlisis de restricciones, Sharepoint, lean construction, consolidado derestricciones, SGP.
Introduccin
El Sistema de Gestin de Proyectos (SGP) de
GyM, cuenta con tres procesos de mejora continua,
entre los cuales se encuentra el proceso deimplementacin, (CGP, 2012) este pretende
asegurar la aplicabilidad de SGP en los diferentesproyectos de GyM.
Una de las fuentes que nutre al SGP es la filosofalean construction, (Figueroa, 2012) la cual se
enfoca en el manejo del flujo entre actividadesinterdependientes, y lograr su continuidad mediante
el uso de herramientas como el Sistema Last
Planner (LPS) (Ballard, 2000). Esta herramientaes aplicada durante la ejecucin del proyecto con el
fin de identificar aquellas restricciones (requisitos)
que necesita una actividad para poder ejecutarse.Estos requisitos se identifican con un horizonte de
tiempo suficiente como para que pueda levantarsela restriccin.
La proyeccin en la identificacin de restriccioneses de gran importancia, ya que por ejemplo si una
restriccin cuyo tiempo mnimo para levantarse esde 3 semanas, es identificada con solo una semana
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de anticipacin provocar que la actividad no se
llegue a ejecutar a tiempo.
La coordinacin entre las diferentes reas de
soporte(AS) y el rea de produccin es primordial
para el buen funcionamiento del sistema. Con estefin es que se establece una rutina deprogramacin semanal, la cual formaliza el flujode comunicacin entre las AS y produccin a
travs entregables y de reuniones semanales.
Como parte importante de esta rutina, correspondeal rea de produccin el realizar lasherramientasde programacin, (Lookahead, Anlisis derestricciones, Plan semanal, PPC y CI), teniendo
como input la informacin actualizada brindada por
las reas de soporte.
El presente artculo muestra el anlisis realizado en
la obra del Patio Taller Metro de Lima Lnea 1,en dos escenarios diferentes.
Escenario1. Situacin pre-implementacin:
El proyecto en mencin, estaba divido en tresfrentes de trabajo, y por cada uno de ellos, se
elaboraban las herramientas de programacin
considerando 4 semanas de horizonte. De acuerdo a
las caractersticas del proyecto se estableci que, larutina de programacin sea de lunes a sbado,
como se ve en la imagen:
Figura 1. Rutina de programacin, muestra los entregables y fechas decada una de las reas de soporte y produccin
Para lograr el cumplimiento de esta rutina deprogramacin, el responsable de consolidar las
restricciones, desempea un papel notable. Esto se
ve reflejado en los procesos mostrados a
continuacin.
RESPONSABLE DE
CONSOLIDAR
RESTRICCIONES
Consolidael estatusactualizado de las
restricciones por partedelaAS, previaa la
programacin.
Enva steconsolidado alos
Ing. deproduccin paralaprogramacin.
Los Ing. de Produccinenvan las herramientasdeprogramacin (incluyeelanlisisde restricciones).
Incluye todas lasnuevas restriccionesen el consolidado de
restricciones,parapresentarlo enlaRSP .
Actualizael estatusdelas nuevas
restricciones durantelareunin.
Luego delareuninenva la informacinactualizadaalasAS .
Figura 2. Flujo de informacin inicial.
Proceso 1 y 2. Actualizacin de las restriccionesprevia a la programacin:
Segn la rutina de programacin, los das viernes,
cada rea de soporte hace entrega del estatus
actualizado de las restricciones, discutidas en lasemana anterior, va correo. Cada hoja con el
estatus actualizado de restricciones es recepcionada
por el Responsable de consolidar las restricciones,
para luego ser enviado al rea de produccin, ya
que le servir de input para su programacin del
sbado.
Proceso 3 y 4. Programacin:
El da sbado, se realizan las herramientas de
programacin de los tres frentes, teniendo encuenta el consolidado de restricciones, enviado el
da anterior, el cual incluye aquellas restriccionesque an estn en proceso y aquellas que fueron
levantadas durante la semana. Como resultado de la
programacin cada frente de trabajo identifica susnuevas restricciones.
Proceso 5 y 6. Actualizacin de las restriccionesdurante la Reunin Semanal de Produccin (RSP)
Durante las reuniones semanales de Produccin
(lunes), se realiza el anlisis de las nuevas
restricciones verificando el responsable asignado y
se concilia las fechas de compromiso por parte de
las AS, as tambin son revisadas aquellas
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restricciones que estn en proceso y las que se
levantaron durante esa semana.
Al da siguiente (martes) el responsable enva a
todas las AS este nuevo consolidado, para que
sobre ello nuevamente se desarrolle esta rutina.
Problemtica:
El sistema planteado tiene algunas desventajas las
cuales nombramos a continuacin.
Debido a los mltiples archivos intercambiados,
existe un gran riesgo de que el archivo en el que
se trabaje no sea el ltimo actualizado.
El rea de produccin solo conoce el estadoactualizado de las restricciones al finalizar la
semana.
La identificacin de nuevas restricciones solo se
plasman una vez a la semana.
El flujo de la informacin es letrgico, debido a
esto, la identificacin, anlisis, y seguimiento delas restricciones se hace un trabajo al cual se le
empieza a restar importancia. (Esto se ve
reflejado en la escasa cantidad de restriccionesidentificadas en la Semana 37, Figura 8).
Metodologa empleada
La plataforma de gestin de contenido MS
Sharepoint, es la plataforma de colaboracin
empresarial de GyM S.A. Esta permite administrarlos contenidos a travs de una interfaz familiar de
Office.
Sobre esta plataforma se desarroll un aplicativo
para una gestin ms eficiente de las restriccionesya que nos permite las siguientes ventajas:
Integracin. Las restricciones son almacenadas
todas en una misma base de datos.
Figura 3. Lista de restricciones donde indica el rea de soporte, laactividad, la restriccin, el responsable, y la fecha requerida de
levantamiento. (Hay campos que no se muestran)
Seguimiento. Mediante el uso de alertas de
correo electrnico que generan recordatorios al
responsable del levantamiento de unarestriccin.
Compatible: La herramienta se integrafcilmente con Outlook, generando
recordatorios y la posibilidad de visualizarlas en
el cuadro de tareas activas.
Figura 4. Alerta de correo electrnico, que se genera para recordatorio.
Reportes. Permite exportar la base de datos, demanera que podamos generar reportes basadas
en estos datos, por ejemplo en el cuadrosiguiente se muestran las restricciones
pendientes por levantar de las semanas 43, 44,
45, 46.
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Figura 5. Cuadro del estado de restricciones al corte de la semana 42.TOT: Total restricciones para la semana, LEV: Restricciones yalevantadas.
Visualizacin en tiempo real. En cualquier
momento se pueden generar restricciones,actualizar las fechas de compromiso de
levantamiento, editar el estado de la restriccin
y ver el estado de todas las restricciones delproyecto.
Figura 6. Ejemplo de creacin de restriccin desde MS. Outlook
Figura 7. Ejemplo de lista del estado de restricciones a la fecha.
Anlisis de los resultados.
Se procedi a medir 5 semanas del proyecto, lassemanas 37, 38, 39, 40, y 41. Al trmino de la
semana 37 se procedi a implementar la
metodologa explicada anteriormente y las mejorasobtenidas fueron clasificadas de la siguiente
forma.
Nmero de restricciones identificadas al corte
de cada semana.
El siguiente grfico muestra la evolucin de la
identificacin de restricciones en el transcurso delas semanas.
Por ejemplo, vemos que al corte de la semana 37,
se haban identificado solo 2 restriccionescorrespondientes a las 4 semanas del lookahead.
Sin embargo al corte de la semana 41, (4 semanasdespus), se haban logrado identificar 34
restricciones para el mismo horizonte.
Figura 8. Restricciones identificadas al corte de las semanas 37, 38,39, 40, 41
Proyeccin de la identificacin de restricciones
hacia un horizonte lejanoEn el siguiente grfico podemos comparar como va
evolucionando la proyeccin para la identificacin
de restricciones en un horizonte mas lejano, porejemplo, vemos que para la semana 38, haban 4
restricciones identificadas para la semana siguiente,mientras solo 1 con un horizonte mayor a una
semana, la mayora de restricciones (80%) estaban
TOT. LEV. TOT. LEV. TOT. LEV. TOT. LEV.
ARD 2 1 2 1
CMM 1 1 1 1 2 2
DVG 2 2 3 1 6 2
DVV 3 1 6 1 1 3 13 2
GGR 1 1 1 1
HAS 1 1 1 2 1 4 2
OMB 2 1 2 5 0
PHB 2 2 4 0
RGL 1 1 1 2 1
VSE 1 1 3 3 3 2 2 9 6
Total general 12 8 16 4 13 5 7 0 48 17
Participantes Total TOT.Total LEV.
SEMANA
43 44 45 46
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identificadas tan slo con una semana de
anticipacin.
Sin embargo, en la semana 41(4 semanas despus)
al volver a medir, se haban identificado 16
restricciones con una semana de anticipacin, y 18restricciones con un horizonte mayor a 1 semana.
Las restricciones identificadas tan slo con unasemana de anticipacin disminuyeron a 47.06%. Es
decir la proyeccin de identificacin mejoro.
Figura 9. Cuadro de restricciones identificadas cada semana,tipificadas por anticipacin.
Evolucin del PPC en la obra.
Al evaluar el PPC; se observa una mejora
correspondiente entre las semanas 38 y 41,elevndose de un 56.76% hasta un 89.2%, esto va
de la mano con que la anticipacin de los
participantes del proyecto mejoraba, por lo tanto
las actividades ya contaban con los requisitos de
estas anticipadamente y se podran ejecutar.
Figura 10. Evolucin del PPC en la obra.
Conclusiones
La anticipacin (pro actividad), de losparticipantes del proyecto se not incrementada,ya que su proyeccin en el horizonte del
lookahead cada vez fue mejor, esto seevidenciaba en que las actividades que
programaban cada vez se volvan ms
confiables ya que contaban con los recursosnecesarios.
Si bien es cierto que existi una mejora en la
identificacin de restricciones, an se nota unafalencia ya que siguen existiendo restricciones
identificadas con tan slo una semana deanticipacin.
Una coordinacin excelente es requerida para el
xito del funcionamiento de la teora del ltimo
planificador, en una primera etapa observamoslo trabajoso que era el manejo de las
restricciones, si es que estas no estaban
integradas en un mismo sitio. Con el aumentode restricciones identificadas, (mostradas en el
cuadro 1), se logr evidenciar que los
participantes del proyecto preferan usar unaplataforma integrada que llenar un hoja de
clculo de MS. Excel.
La plataforma de gestin de contenido
Sharepoint, es una herramienta muy eficaz con
la que cuenta GyM, para poder incrementarnuestra productividad y dar soporte a procesos
colaborativos, tales como la identificacin de
restricciones.
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Referencias.
Ballard, H. G. (2000). The last planner system of
production control.
CGP. (2012). GYM.CGP.MC.01. Manual de Gestin
de Calidad revisin 10.
Figueroa, E. D. (2012). Filosofas de Gestin en
GyM. Lima, Peru: Control de Gestin de
Proyectos.
![el problema de optimización lineal con restricciones[1].docx](https://static.fdocuments.es/doc/165x107/55cf9728550346d0338ffff0/el-problema-de-optimizacion-lineal-con-restricciones1docx.jpg)
