ORGANIZACIÓN

Concepto

Proceso de determinar las actividades y puestos necesarios de una empresa, departamento o grupo; definiendo claramente la autoridad, responsabilidad y deberes de cada uno para que el esfuerzo disponible puede ser aplicado y coordinado de una manera sistemática y efectiva.

La organización establece jerarquías, funciones, coordinación, división y formas de operar. Este establece las relaciones funcionales, los niveles de responsabilidad y las funciones

de todos los integrantes.

La administración actual considera al hombre como núcleo de las organizaciones.

Conceptos de administradores Estructuración técnica de las relaciones que

deben de existir entre las funciones y niveles de los elementos humanos y materiales de una empresa. (Reyes Ponce)

Conjunto de funciones que se estimen necesarias para lograr un objetivo, una indicación de la autoridad y responsabilidad de las personas que tienen a cargo una función. (George Terry)

Un proceso y estructura ideada para especializar y realizar un trabajo, por medio de la asignación de autoridad y responsabilidad. (Elmore Peterson)

Elementos de la Organización formal

División de trabajo: dejar por escrito los niveles de especialidad Definir funciones y actividades: dejarlas claramente definidas

(directivas, de administración, etc) Establecer jerarquías: son el grado de autoridad, dejarlos claros

para que no haya confusiones Determinar el sistema de organización: si es lineal, funcional,

matricial, etc. Establecer los sistemas de comunicación: los organigramas

muestran líneas de comunicación y grado de independencia de los puestos.

Determinar normas y reglamentos: se deben de señalar las líneas de acción para lograr los objetivos previamente determinados.

Manifestaciones de una organización deficiente

Funciones mal distribuidas: cuando las funciones no están precisas, no se distribuyen las actividades ni responsabilidades. no se distribuyen bien los recursos.

Objetivos sin lograr: cuando no se conocen los objetivos no se esfuerzan por cumplirlos.

Aumento de conflictos: cuando no se defina el liderazgo hay conflictos, y si no hay responsables del manejo de conflictos, se agravan.

Autoridad y responsabilidad indefinidas: no se determina la autoridad ni la responsabilidad.

Manifestaciones de una organización deficiente

Ineficiencia: produce innumerables conflictos y no se realiza el trabajo.

Baja productividad: se produce cuando nadie se interesa en lograr objetivos.

Desperdicio y subutilización de recursos: el desperdicio es consecuencia de una organización deficiente.

Aumento de costos: el costo de la ineficiencia es muy alto.

Baja proyección social: empresa sin objetivos, ni trabajo tiene rechazo de parte de los clientes.

Tipos de organización formal

Organización lineal

Como consecuencia de la unidad de mando, se estructura por líneas directas de mando. Es simple, hay centralización de mando y controles rígidos. La organización es piramidal (de arriba a abajo) se recomienda cuando:

Organización simple

•Pocas necesidades de control•Trabajo por rutinas

Organización compleja

•Necesidad de disciplina y control•El objetivo es la cantidad

Organización pequeña

•Máximo 30•Cuando inicia

Ventajas

Estructura de organización simple Claridad en la autoridad y responsabilidad Estabilidad de la estructura de la organización

Desventajas Falta de flexibilidad Favorece autocracia Dificulta comunicación Si la organización es compleja tiende a ser

ineficiente.

Organización funcional

Esta forma de organización acepta la premisa de romper la unidad de mando para introducir una autoridad dividida. Esta da al subordinado varios jefes (ninguno tiene autoridad total), es decir hay una dispersión de la autoridad, subordinación múltiple.Busca simplificar el trabajo, establecer líneas de comunicación, se busca la comunicación directa para facilitar el flujo de trabajo y las decisiones

se toman de acuerdo al tipo de problema que se trate.

Ventajas

La especialización produce eficiencia La supervisión mejora La comunicación se facilita

Desventajas Difusión de la autoridad Dificulta delimitación de responsabilidad Presencia de conflictos por competencia de los

múltiples jefes

Organización lineo-funcional Es la resultante de combinar 2 modelos y

reducir sus desventajas. Se producen jerarquías lineales (autoridad) y funcionales (asesoría). La autoridad de línea establece relaciones de comunicación y coordinación con la autoridad funcional.

Este dio margen al STAFF: su posición no es funcional, no posee autoridad y su papel es aportar a la

autoridad, asesoría, información para la toma de decisiones. Este es útil en organizaciones complejas

y extensas.

Ventajas

Se asegura de la unidad de mando Se obtiene desarrollo, la innovación a la

organizaciónDesventajas Presencia de conflictos entre la autoridad y e STAFF Aumento de costos por salario del especialista Dificultad para mantener el equilibrio y estabilidad

en la organización

Organización por comités

Representan una organización funcional sin autoridad lineal. No pueden ser por si solos una organización formal.

Características: organismos temporales. Pueden o no tomar decisiones, tiene un objetivo definido y metas especificas. La

estructura de la organización se representa mediante los organigramas.

Organización informal

Organizacion informal.

Se origina de la necesidad de las personas fe relacionarse en un grupo especifico. Cada individuo tiene l papel que le satisface. Este forma de organización se enfrenta con la formal pero es importante mantener el equilibrio.

Principios de la organización

Unidad de dirección: esta se produce cuando cada individuo contribuye al logro de objetivos de la empresa.

Eficiencia: los objetivos y, metas, y relaciones funcionales deben estar definidos con el mínimo de costos

Tramo de control: a mayor complejidad mayor control. De la jerarquía: a mayor precisión en las líneas de

autoridad, mayor efectividad habrá en la toma de decisiones.

De la delegación: cuando es adecuada asegura el logro de resultados

De la responsabilidad absoluta: la responsabilidad de los subordinados ante los superiores es absoluta.

De la igualdad de autoridad y responsabilidad: la autoridad delegada para su efectividad requiere del mismo grado de responsabilidad.

Del nivel de autoridad: para que la delegación sea efectiva, cada nivel de autoridad debe de tomar las decisiones de su competencia

De la división del trabajo: esta es la base, la división es necesaria para lograr los objetivos de la empresa.

Del equilibrio: la estructura debe ser explicitada que señale los puntos contingencia les para evitar el desequilibrio.

De la flexibilidad: prever mecanismos para adoptarse e incorporar elementos o técnicas necesarias para que la empresa logre sus objetivos

De liderazgo: de la forma en que se apoye al administrador, dependerá el buen desarrollo de la empresa.