Organización de Eventos - curso de introducción
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Por Julio Sabastizagal@sabastizagal
Organización de Eventosconceptos básicos
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Eventos…
Son acontecimientos donde
COINCIDEN,
en un espacio de TIEMPO,
PERSONAS y RECURSOS con
un objetivo CONCRETO
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Algunos ejemplos
• Bodas
• Congresos
• Banquetes
• Lanzamiento de productos
• Campeonatos deportivos
• Exhibiciones
• Ferias
• y muchos más…
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¿ORGANIZACIÓN de EVENTOS?
Es un proceso ordenado que permita gestionar los recursos disponibles
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ORGANIZADOR DE EVENTOS
Es la persona responsable de
gestionar y administrar los
recursos
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TIPOS DE ORGANIZADOR DE EVENTOS
• Integral
• Parcial (Proveedor)
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• Planificación
• Organización
• Ejecución
• Control
PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN DE
EVENTOS
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PLANIFICACIÓN
Factor crítico:
Entender lo que desea el cliente
(recabar TODA la información posible)
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entender la naturaleza el evento
PLANIFICACIÓN
Ejemplo
un congreso médico
¿Qué?
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PLANIFICACIÓN
Mientras más tiempo
para organizar mejor
¿Cuando?Fechas y momentos
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PLANIFICACIÓN
saber detalles
¿Como?programa, motivos,
temática
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PLANIFICACIÓN
espacios (locales)
ciudades
¿Donde?
Sede, ubicación
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PLANIFICACIÓN
• Factibilidad Logística
• Factibilidad económica (presupuesto)
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PLANIFICACIÓN
Asesoría técnica
(aterrizando las ideas)No todo lo que el cliente desea es posible realizar
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PLANIFICACIÓN
• Elaborar una guía (Brief)
• Plazo de ejecución de actividades
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ORGANIZACIÓN
¿Qué necesitamos para realizar el evento?
• Recursos
• Personal
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ORGANIZACIÓN
Factor crítico
Sedeubicación, espacios, servicios
higiénicos, zonas de reunión,
estacionamientos, aforos,
restricciones
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ORGANIZACIÓN
Factor crítico
ProgramaTiempos, oradores,
ayudas audiovisuales,
catering, registro de asistentes
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ORGANIZACIÓN
Factor crítico
Participantesinvitaciones, entradas,
materiales, souvenirs,
promoción, certificados
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ORGANIZACIÓN
Factor crítico
Proveedorescotizaciones, ordenes de
compra, facturación,
contratos, penalidades
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EJECUCIÓN
armado con anticipación
de acuerdo de acuerdo
al evento
Antes• Montaje
• Pruebas
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EJECUCIÓN
todos los procesos deben
ser constantemente
observados por la persona
responsable
DuranteSupervisión y más Supervisión
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EJECUCIÓN
según el tipo de evento, cada proceso crítico debe tener un “plan de contingencias”
DuranteAdministrar Contingencias
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CONTROL
Proceso continuo
Los errores siempre saltan en el peor momento
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CIERRE
Todos los pagos realizados.
Informe al cliente de los resultados
Liquidaciones
Informe final
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El éxito es 1% de INSPIRACIÓN y 99% de TRANSPIRACIÓN
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