ORGANIZACION DEL

TRANSPORTEADMINISTRATIVO

septiembre de 2009

Tarea indicada

por la Alta Dirección del País

en Marzo del 2009

Ministro del Transporte

Ministro de Economía y Planificación

Aplicar experimento en MITRANS, MEP, MICONS y CAP CIENFUEGOS

Indicaciones recibidas• que los vehículos que se entreguen por reposición

cumplan los trámites indicados para dejar sin efectos la matrícula y la circulación del que se desactiva,

• que los que por su estado técnico deben causar baja, cumplan los procedimientos de la Resolución 261 para dictaminar y aprobar la baja, dejando explícito el destino de las partes y piezas, ya sea para su empleo como repuesto o para chatarra,

• considerar como política la aplicación del régimen de piquera en todos los organismos, estableciendo de antemano cuáles cargos tienen vehículo asignado.

• Vehículos con matrícula de color carmelita, excede la cifra de directivos de primer nivel

• Vehículos con matrícula de color azul estacionan fuera de la entidad

• Alto número de vehículos de protocolo

• Alquiler permanente de vehículos a otras entidades

• Diversidad de marcas y modelos, complejiza la obtención de piezas y accesorios y las actividades de mantenimiento y reparación

ANTECEDENTES

• Presencia de marcas alto consumidoras

• Desigual asignación de vehículos entre las diferentes áreas de trabajo.

• Los vehículos de la piquera no satisfacen la totalidad de solicitudes de transporte.

• Deficiente planificación de viajes y necesidades de transporte por las direcciones.

• Inexistencia del control del cumplimiento de las solicitudes y de la satisfacción del servicio.

ANTECEDENTES

OBJETIVO

Mejorar la eficiencia del transporte

administrativo, reordenando la

asignación de vehículos y potenciando el uso de

las piqueras.

Gestión de la información• Entrevista con directivos y especialistas de

las áreas de transporte.

• Análisis estadístico del consumo histórico de combustible y las solicitudes de transporte.

• Seminarios al personal directivo.

• Adiestramiento a personal de transporte, de economía y de recursos humanos.

• Definición de principios básicos para el funcionamiento de los vehículos administrativos y la conformación de las piqueras.

• Elaboración de procedimiento de organización y funcionamiento de las piqueras de los OACE y los CAP.

• Aplicación de forma experimental, en los OACE y CAP seleccionados

PRINCIPIOS PARA LA

ORGANIZACIÓN DE

LAS PIQUERAS

Establecer tres categorías para el uso de vehículos administrativos.

1ra. Categoría

(Matrícula Blanca)

2da. Categoría

(Matrícula Carmelita)

3ra. Categoría

(Matrícula Azul)

Vehículos (Autos o Jeep) asignados para uso permanente de los dirigentes del Primer Nivel de Dirección del País, que podrán utilizar dos vehículos con chofer.

1ra. Categoría

(Matrícula Blanca)

Vehículos (Autos, Jeep o Panel) asignados para uso permanente a cuadros y dirigentes con o sin chofer.

Nivel Central:• Viceministros, Vicepresidentes de los CAP, Vicepresidentes de los

Institutos Nacionales independientes. • Jefes de Despacho, Asesores y Delegados de cargos 1ra. Categoría.• Directores Nacionales.• Jefes de Departamentos Independientes (no subordinados a una

Dirección Nacional. Unidades Presupuestadas subordinadas:• Directores de Unidades Presupuestadas Nacionales y Directores de las

Provinciales.• Presidentes de los Consejos de la Administración Municipal.Sistema Empresarial subordinado:• Directores, Presidentes y Vicepresidentes de OSDE y de Empresas

independientes.• Directores de Empresas Subordinadas.

2da. Categoría

(Matrícula Carmelita)

Vehículos (de cualquier tipo) para uso en régimen de piquera, agrupados en:

. Vehículos para uso común de las áreas . Vehículos de dependencias específicas.

4 como máximo para la actividad de protocolo.

Motos (utilizadas de manera permanente por funcionarios y especialistas).

3ra. Categoría

(Matrícula Azul)

• Los vehículos de la 1ra. y 2da. Categorías pueden pernoctar fuera de las piqueras.

El lugar aprobado debe contar con condiciones de seguridad.

• Los vehículos de la 3ra. Categoría deberán pernoctar en los estacionamientos oficiales.

• Serán aprobados vehículos para las Direcciones Integrales de Proyectos a partir del análisis de su envergadura y alcance.

• No se asignarán vehículos a cuadros que utilicen el sistema de auto compensado.

• El reordenamiento del transporte administrativo, no debe incrementar el parque, sino perfeccionar el control, reducir los gastos y estandarizar las marcas.

• Los vehículos que se encuentren en mal estado técnico y no sea factible su reparación, tienen que ser dados de baja de acuerdo al procedimiento establecido.

• El parque administrativo de las entidades de la economía se aprobará mediante cifras directivas a partir del resultado de este estudio.

• Los procedimientos de trabajo de las piqueras asegurarán el control sobre la explotación y el mantenimiento de los medios.

• Las piqueras podrán contar con servicio de 24 horas, incluyendo las guardias operativas.

• Las cuotas de moto-recursos a asignar en el año son las siguientes:

Nacionales, hasta 26 000 Km.

Provinciales, hasta 18 000 Km.

Municipales, hasta 15 000 Km.

(para las motos en todos los casos,

hasta 12 000 Km.)

• El combustible se asignará de acuerdo a los kilómetros antes expuestos y el índice de consumo promedio de los vehículos.

PROCEDIMIENTO DE

FUNCIONAMIENTO DE

LAS PIQUERAS DE LOS

VEHÍCULOS

ADMINISTRATIVOS

PROCESOS PRINCIPALESasignaciónplanificaciónejecuciónmantenimientocontrol

PROCESOS COLATERALESadquisicióndesactivación

Vinculados con la explotación del parque administrativo que integra la piquera, con el objetivo de establecer

regulaciones para su funcionamiento adecuado. Para organizar el trabajo en cada uno se establece el

empleo de modelos y registros

Documentos baseDel Registro de vehículos: Inventario de vehículos registrados a nombre de la

entidadDel área económica: Inventario de vehículos, de los registros de activos

fijos tangibles de la entidad. Inventario de vehículos vinculados. Registro de vehículos alquilados de forma

permanente.Del área de Recursos Humanos: Plantilla de cargos aprobada.

Diagnóstico de la situación actual•Levantamiento del parque vehicular en uso administrativo de la Entidad.Propuesta de organización•Modelar la distribución según las categorías definidas y los cargos con derecho a la 1ra. Categoría y 2da. Categoría.•Vehículos de protocolo (máximo hasta 2 autos y 2 microbuses).•Proponer la baja de los vehículos en mal estado, así como la reubicación y cambio de chapa de cada medio de transporte que lo requiera.•No asignar vehículos administrativos a cuadros que utilicen el sistema de auto compensado.•El combustible se asignará de acuerdo a las cuotas de kilómetros y el índice de consumo promedio de los vehículos. 

Valiéndose de software con aplicación Excel 2007, para compilar la información por diferentes criterios de selección y la aplicación de operaciones lógicas y aritméticas necesarias en el cálculo de cada indicador requerido.

RESULTADOS

ESPERADOS

CON LA APLICACIÓN

DEL EXPERIMENTO

Impactos esperados

• Disminuir el número de vehículos compensados• Eliminar el alquiler de vehículos de forma permanente• Reducir marcas y modelos• Reponer con vehículos provenientes de la EMAE• Fortalecer las Piqueras de Uso Común y la de

Vehículos Asignados• Disminuir la cantidad de Vehículos de Protocolo• Incorporar al servicio de piquera vehículos de

combustible diesel y de mayor capacidad

Impactos esperados en ahorro de litros de combustible anual

• Por acotamiento de los kilómetros a recorrer.

• Por reposición de vehículos con mejores índices de consumo.

AHORRO TOTAL

40,156 miles de litros anual

15 % respecto al consumido año 2008