LA ORGANIZACIÓN Christian rivera delgadoLuz Fernanda flores caballeroMelisa Vargas ChaviraSusan Ashley karo Martínez

LOS AUTORES LA DEFINEN COMO… Según terry es “el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para lograr un objetivo, y una indicación de la autoridad y responsabilidad asignadas a las personas que tiene a su cargo la ejecución de las funciones respectivas.”

Según Cheldon es “el proceso de combinar el trabajo que los individuos o grupos deben efectuar con los elementos necesarios para su ejecución de tal manera que las labores que así se ejecuten, sean los mejores medios para la aplicación eficiente, sistemática, positiva y coordinada de los esfuerzos disponibles.”

Reyes Ponce define diciendo que organización “es la estructura técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados”

ORGANIZACION

Organización se refiere a “estructurar” como deben ser las funciones jerarquías y actividades. Se refiere siempre a funciones, niveles o actividades que “están por estructurarse”

La organización constituye el dato final del aspecto estético o de mecánica. Cuando la organización esta terminada solo resta “actuar”

La organización por ser el elemento final del aspecto teórico recoge, complementa y lleva hasta sus últimos detalles todo lo que la previsión y planeación han señalado sobre como debe ser una empresa.

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN PRINCIPIO DE LA ESPECIALIZACIÓN: “HACER A TRAVÉS DE OTROS”

“Cuanto mas se divide el trabajo, dedicando a cada empleado una actividad mas limitada y concreta, se obtiene mayor eficiencia, precisión y destreza”

Este principio es fundamenta para la organización ya que se obtiene una mayor precisión, profundidad del conocimiento, destreza y perfección de cada una de las personas dedicadas a cada función.

•Especialización solo es útil cuando se obtiene conocimiento general del campo del que dicha especialización es parte.

•La especialización tiene como limites los que imponen la naturaleza humana del trabajo; cuando esta no se reconoce fácilmente se puede llegar a una monotonía o lesión de dignidad humana del trabajador.

PRINCIPIO DE LA UNIDAD DE MANDO “Para cada función debe existir un solo jefe”

Establece la unidad de que cada subordinado no reciba ordenes sobre una misma materia de dos personas distintas. Esto es esencial para el orden y la eficiencia que exige la organización “nadie sirve a dos señores”.

UN SOLO JEFE

PRINCIPIO DEL EQUILIBRIO DE AUTORIDAD-RESPONSABILIDAD “debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciéndose al mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquella”

•Cada nivel jerárquico debe tener perfectamente señalado el grado de responsabilidad que corresponde a cada jefe. Esa responsabilidad es a su vez el fundamento de la autoridad que debe concedérsele.

•La autoridad sin responsabilidad, no solo es odiosa si no que trastorna gravemente la organización.

PRINCIPIO DEL EQUILIBRIO DE DIRECCION CONTROL “A cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados, para asegurar una unidad de mando.

•La organización no puede existir sin “alguna delegación” ya que esta consiste en hacer a través de otros

•Se dice que “la autoridad se delega mientras que la responsabilidad se comparte”

•El grado de organización depende de una serie de consideraciones concretas como capacidade persona para delegar, naturaleza de la función delegada.

FUNCIONALIZACIÓN: REGLAS Y TÉCNICAS Reglas sobre división de funciones

División primer nivel jerárquico

Reglas para división del trabajo/ funciones

1. Debe hacerse una lista escrita sombre todas las funciones que se considerar para esa empresa en especifico.Lista debe ser lo mas amplia posible, sin importar que pueda existir una superposición total o parcial

2. Deben definirse en forma sencilla o precisarse cada una de las funciones enlistadas.

3. Para cada una de las funciones del primer nivel procede de idéntica manera, hasta establecer todas las funciones que deben existir en el segundo nivel jerarquico dentro de cada departamento o división

4. Se repite en forma idéntica, esta operación hasta alcanzar los últimos niveles dentro de cada uno de los departamentos y agorar todas las funciones que

4. Se repite en forma idéntica, esta operación hasta alcanzar los últimos niveles dentro de cada uno de los departamentos y agorar todas las funciones que se desean analizar

5. Cuando se tiene una división funcional teorica se reunan las funciones obtenisas en unidades concretas de organización, atendiendo al numero , calidad, reparación, experiencia, etc de las personas que podemos disponer

La forma de consignar esta departamentalización concreta debe ser doble:se aconseja hacer una carta de organización señalando a cada persona los diversos títulos que les corresponden

otros aconsejan que se conserve la carta de organización estructurada con las funciones que deben existir.

UNIDADES DE ORGANIZACIÓN

Se forman agrupando las funciones en cada línea básica, de acuerdo con tres criterios prácticos principales:

A. El trabajo que se debe hacer

B. Las personas concretas de que se pueden disponer

C. Los lugares en que dicho trabajo se debe realizar

Aun cuando la nomenclatura no suele ser uniforme en las distintas empresas, quizás la mas general es en la que se consideran estos grupos del siguiente modo:

1. División

2. Departamento

3. Sección

4. Grupo

5. Unidad

ORGANIGRAMA

Cartas o graficas de organización, estas consisten en hojas o cartulinas en la que cada puesto de un jefe se representa por un cuadro que encierra el nombre de ese puesto, representándose por la unión de los cuadros mediante líneas, los canales los canales de autoridad y responsabilidad

Sirven para:

•División de funciones

•Niveles de jerarquía

•Líneas de autoridad y responsabilidad

•Canales formales de la comunicación

•Naturaleza lineal o staff del departamento

•Jefes de cada grupo de empleados, trabajadores etc

•Relaciones entre cada puesto de empresa y departamento

•Verticales

•Horizontales

•Circulares

•Escalares

NIVELES JERÁRQUICOS: SUS REGLAS

“HACER A TRAVES DE OTROS” : Implica delegar responsabilidades y autoridad.

Crecimiento vertical y horizontal:

VERTICAL: cuando aumentan las funciones, un jefe nombra nuevos auxiliares suyos. Pero siguen dependiendo directamente de el.

HORIZONTAL: Implica el aumento de funciones o jefes sin que aumenten los niveles.

LIMITACIÓN DE AMBOS CRECIMIENTOS Crecimiento vertical: tiene como inconveniente básico la dificultad en la rapidez y eficacia de la comunicación. Toda orden para llegar a los niveles “inferiores” debe que pasar por varios jefes para evitar mal interpretaciones (debe ser aprobada).

Crecimiento horizontal: aumenta la “amplitud de control”, lo que origina recargo de trabajo en el jefe que tiene que supervisar, retardo en la resolución de problemas, etc.

DEFINICIÓN DE FUNCIONES Y OBLIGACIONES El ultimo paso que supone la organización es la definición precisa de lo que debe hacerse en cada unidad de trabajo.

también se conoce como “puesto” y este se define como una unidad de trabajo especifica e impersonal

A. Unidad de trabajo: esto significa que se ha llegado a al parte final del aspecto teórico, es el ultimo paso de lo que cada hombre correcto debe hacer

B. Especifica: el puesto se encarga ante todo con lo que “debe hacerse” y “ lo que se requiere que el trabajador tenga” para poder ocuparlo, y estas dos son especificas.

C. impersonal: el puesto es unidad teórica y por lo mismo, no se refiere a las personas concretas que lo ocupan. Lo mas frecuente es que el puesto este ocupado por varias personas.

ANÁLISIS DE PUESTOS

“separar y ordenar”

Esta consiste en reglas que se dan para separar los elementos del puesto y ordenarlos adecuadamente con ayuda de normas de la lógica y gramática

Cuentan con tres aspectos:

1. Como obtener los datos que constituye el puesto

2. Como ordenar dichos datos

3. Como consignar los mismos

MANUALES DEPARTAMENTALES DE ORGANIZACIÓN

1. Objetivos generales de la empresa

2. Políticas y algunas normas muy generales

3. Carta de organización general y las del departamento que refiere el manual

4. Reglamentación precisa

5. Definición precisa de la autoridad y responsabilidad de cada jefe

6. Análisis de puesto de los jefes departamentales

7. Representación grafica de procedimientos y tramites mas importantes

CARTA DE DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO Sirve para analizar las labores de grupos pequeños ( 5 a 20) personas cuyas labores están intima y normalmente relacionadas.

Sirve para explicar como esta distribuido el trabajo y las relaciones que existen dentro del grupo respecto al mismo.

Se formula

1. Lista de deberes o actividades

2. Cuidar que no se omita ningún labor

3. Cuidar de que el numero de horas se tome por semana

4. Procupar que este numero sea lo mas real posible

5. Lista de grandes funciones que corresponden a ese grupo

LOS COMITÉS *Según el diccionario Larousse. Comité es el conjunto de individuos escogidos por una asamblea para encargarse de un negocio.

*Koontz y Donnel. Un grupo de personas, al cual, se les encomienda una tarea administrativa.

*comité es un conjunto de personas que se reúnen para deliberar, decidir o ejecutar en común y en forma coordinada algún acto o función.

LOS COMITÉS SE CLASIFICAN EN TRES TIPOS. 1. comités consultativos.

2. comités decisorios.

3. comités ejecutivos.

FINES DEL COMITÉ

* contar con un grupo que ayude a la deliberación que conduce a llegar a una decisión.

*limitar la autoridad.

*representar los intereses de los diversos grupos de un institución.

*coordinar mejores planes y políticas.

*trasmitir información.

*Consolidar autoridad.

*motivar a los funcionarios inferiores a la mayor participación en las tareas administrativas.

GRACIAS POR SU ATENCION !