Organización y Dirección de EmpresasPrimera Unidad: Planeamiento y Organización

GENERALIDADESEl proceso administrativo se refiere a planear y organizar la estructura de

órganos y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus

actividades.

La organización y planificación es la capacidad de fijar metas y

prioridades a la hora de realizar una tarea, desarrollar un área o un

proyecto conviniendo la acción, los plazos y los recursos que se deben

utilizar.

Una de las formas más sencillas de administración en nuestra sociedad es

la del hogar y una de las más complejas es la administración pública.

La administración incluye a las personas que tienen derecho de tomar

decisiones que afectan a los asuntos de una empresa. Su propósito general

es hacer el logro de objetivos específicos con los recursos materiales y

humanos con los que se dispone.

Del Latín administrare, se forma del prefijo ad (hacia)

Del término ministratio que proviene a su vez de minister

Vocablo compuesto de minus, comparativo de inferioridad

Sufijo ter, que sirve como término de comparación

Si magister (magistrado) indica autoridad

Minister expresa lo contrario subordinación u obedencia (el que realiza

una función) que significa etimológicamente servir.

En este sentido puede definirse administración como la acción de

servir a otro, de cuidar los bienes de otro. Por extensión, administra

significa encargarse y cuidar los asuntos, cuidar y manejar los propios

bienes y recursos.

ORIGEN ETIMOLÓGICO:

De

sa

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llo

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a

Ad

min

istr

ació

n

DEFINICIONES MODERNAS SOBRE ADMINISTRACIÓN“La administración es un proceso que consiste en planear, organizar, dirigir, coordinar y

controlar”¹

“Acción humana racional y cooperativa para llegar a determinados objetivos”²

“Es un sistema de conocimientos por medio del cual los hombres establecen relaciones,

predicen resultados, e influyen en las consecuencias de cualquier situación en que se

organicen para trabajar unidos en el logro de propósitos comunes”³

“Es una práctica social que se esquematiza como el manejo de los recursos de una

organización a través del proceso administrativo de planeación, coordinación, dirección

organización y control”

1 Fayol Henry: Administración Industrial y General, Buenos Aires, el Ateneo, 1980

2 Simon, Hebert A.: Administrative Behavior, the MAcMillan Company, New York, 1958

3 Gulick, Luther, Siense Volumen in Public Administration Institute of Public Adm.,New York 1937

4 Dávila L. de Guevara, Carlos: Teorías, organizaciones y Administración. Edit.Interamericana, Bogotá, 1985

4

En resumen, puede señalarse que:

La administración es una actividad humana por medio de la cual

las personas procuran obtener unos resultados. Esa actividad

humana se desarrolla al ejecutar los procesos de planear,

organizar, dirigir, coordinar y controlar para el logro de objetivos

comunes.

Logro de

Objetivos

comunes

DEFINICIONES MODERNAS SOBRE ADMINISTRACIÓN

DEFINICIONES MODERNAS SOBRE ADMINISTRACIÓN

DEFINICIONES MODERNAS SOBRE ADMINISTRACIÓN

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Qué es Proceso:

Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas.

Un proceso está asociado al ser humano que se desarrollan en un periodo de

tiempo finito o infinito y cuyas fases sucesivas suelen conducir hacia un fin

específico.

La palabra proceso es un sustantivo masculino que se refiere de un modo

general a la acción de ir hacia adelante.

Etimología

Proviene del latín processus, que significa avance, marcha, progreso, desarrollo

Algunos Ejemplos de procesos:

*Proceso natural : la gestación de un bebé es un proceso que nos es familiar y

que es observable a lo largo del embarazo.

*Procesos geológicos, como el movimiento de las placas tectónicas, de los que

a veces solo nos percatamos cuando ocurre un terremoto muy fuerte.

*Proceso cognitivo que implica la adquisición de nuevos conocimientos y su

aplicación para un fin específico. Conducir, nadar, hablar una nueva lengua:

son todos procesos de aprendizaje.

Proceso judicial

En el ámbito del Derecho, son las actuaciones seguidas ante una autoridad

judicial, para averiguar la consumación de un delito y determinar la

participación y culpabilidad de las personas que en él hubiesen intervenido. La

finalidad del proceso judicial es la resolución justa del caso.

Proceso técnico

Se denomina proceso técnico al conjunto de procedimientos sistematizados

que, organizados en el tiempo por fases o etapas sucesivas, deben aplicarse para

la obtención de un resultado determinado.

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO (Funciones Administrativas)

1. PLANEACIÓN: elaborar un plan para lograr un objetico

Se conoce como función de planeación al proceso de establecer

metas en la organización y la estrategia para su logro. Se

refiere al futuro inmediato y/o a largo plazo. La planeación de

los administradores operativos y de nivel medio

generalmente surge de las metas (determinadas por la alta

administración)

1. PLANEACIÓN:

PROPOSITO DE LA

PLANEACIÓN

ESTABLECE UN ESFUERZO

COORDINADO

REDUCE LA INCERTIDUMBRE

DISMINUYE EL RIESGO DE

FRACASO

EVITA LOS ERRORES Y

ASEGURA EL ÉXITO DE LA

EMPRESA

ADMINISTRAR CON

EFICIENCIA LOS RECURSOS DE

LA EMPRESA

ASEGURAR EL ÉXITO FUTURO

PRINCIPIOS DE LA

PLANEACIÓN

PRECISIÓNEVITAR ACCIONES AMBIGUAS,

DEBEN SER CONCRETAS

UNIDAD DE DIRECCIÓNCOORDINAR E INTEGRAR PLANES

INDIVIDUALES EN UN SOLO PLAN

GENERAL

CONSISTENCIACOORDINAR E INTEGRAR PLANES

INDIVIDUALES Y TODOS LOS

RECURSOS

FLEXIBILIDADCONTEMPLAR MÁRGENES PARA

CAMBIOSRENTABILIDAD

DE LA EMPRESA

PARTICIPACIÓNDE TODOS LOS INVOLUCRADOS

PASOS PARA LA

PLANEACIÓN

1.DETECCIÓN DE LAS

OPORTUNIDADES :

DIAGNÓSTICO: DETERMINAR

PUNTOS DEBILIDES Y FORTALEZAS

3.DESARROLLO DE

PREMISASCONCENSO DE LOS SUPUESTOS

PARA LA EJECUCIÓN

4.DETERMINACIÓN Y

EVALUACIÓN Y SELECCIÓN

DEL CURSO ALTERNATIVO

DE ACCIÓNDEFINIR, EVALUAR Y

SELECCIONAR ACCIONES

ALTERNATIVAS QUE DEBEN

GENERAR RENTABILIDAD2.ESTABLECIMIENTO DE

OBJETIVOS:RESULTADOS ESPERADOS 5.FORMULACIÓN DE PLANES

DERIVADOSPARA RESPALDAR EL PLAN BÁSICO

6.PRESUPUESTOMEDIR EL AVANCE DE LA

PLANEACIÓN

ELEMENTOS DE LA

PLANEACIÓN

1.ESTRATEGIASRECURSOS PARA LOGRAR LOS

OBJETIVOS

3.PROGRAMASESQUEMAS / SECUENCIA DE

ACTIVIDADES

4.PRESUPUESTOSEXPRESIÓN ECONÓMICA PARA

COMPROBAR EL CUMPLIMIENTO

DE LA META

2.POLÍTICAS:GUÍAS, CRITERIOS, LINEAMIENTOS

PARA LA TOMA DE DECISIONES5.PROCEDIMIENTOS

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

6.TOMA DE DECISIONESCORREGIR DESVIACIONES

1

2

3

4

Diagrama de IshikawaDiagrama de causa efecto o de espina de pez ideado por el ingeniero Ishikawa.

El diagrama de Ishikawa, también llamado diagrama de espina de pescado, diagrama de causa-

efecto , que por su estructura ha venido a llamarse también: diagrama de espina de pez.

Consiste en una representación gráfica sencilla en la que puede verse de manera relacional una

especie de espina central, que es una línea en el plano horizontal, representando el problema a

analizar, que se escribe a su derecha.

2. ORGANIZACIÓN: acción de organizar u organizarse

Etimología de la palabra «organizar» del griego «organon» (instrumento, herramienta, útil) y

del vocablo «izare» (convertir en), siendo el significado «convertir en algo útil, que trabaja»

Entonces podemos señalar que ORGANIZAR es el proceso para ordenar y distribuir el

trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera

que estos puedan alcanzar sus metas.

2.1 DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN:

Es una técnica que ayuda al control de mantenimiento en forma

administrativa y está relacionado con el planteamiento de políticas para

determinar las posibles soluciones a un problema volviéndose eficientes y

eficaces.

Eficiente:

Utiliza recursos que posee la organización para satisfacer necesidades y

llegar a un objetivo común.

Eficaz:

Optimizar, reducir a la máxima expresión

2.2 ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN:

2.3 Las implicancias de una organización:

a)Partes y funciones diversas: no hay partes idénticas, ni de igual funcionamiento

b)Unidad funcional: las funciones son diversas pero tienen un fin común

c)Coordinación: para lograr el fin, cada uno desarrolla una acción distinta pero que se

complementa con el resto.

2.4 Importancia de la organización

1. Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y

sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos,

etc), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.

2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del

grupo social.

3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente,

con un mínimo de esfuerzo.

4. Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando

la productividad.

5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

2.5 Requerimientos para una correcta organización

administrativa :

a)La existencia de recursos físicos, económicos y humanos, tienen gran

importancia para el logro de los objetivos, de su adecuado manejo dependerá el

éxito de la empresa.

b)Orden: la base de la organización, estructura organizacional

c)El cumplimiento de las políticas de la organización.

d)La estructura de la organización: que establece la disposición y la correlación

de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos.

e)Conocimiento de los propósitos de la empresa.

f)Sistematización. Las actividades y recursos de la empresa, deben de

coordinarse racionalmente para facilitar el trabajo y la eficiencia.

g)Simplificación de funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización es

establecer los métodos más sencillo para realizar el trabajo de la mejor manera

posible.

POLITICAS DE LA

ORGANIZACIÓN

RECURSOSORGANIZACIÓN

ADMINISTRATIVA

ORDEN

2.5.1 LOS RECURSOS PARA LA ORGANIZACIÓN

DE LA EMPRESA

(*) REF. TEMA MAG. ADM. JOSÉ LUIS LUYO LUYO

(*)

RECURSOS HUMANOS

Recursos humanos se refiere al conjunto de empleados y colaboradores que

trabajan en una empresa u organización. Con este nombre también se

denomina al departamento, persona o área administrativa que se encarga de

seleccionar, contratar y pagar a los trabajadores.

Independientemente del tamaño del negocio, es indispensable contar con un

área que se preocupe desde la selección, capacitación y el desarrollo,

compensaciones, reconocimiento y clima laboral, es decir, el área de RRHH

debe cuidar el bienestar y promover el desarrollo profesional de cada uno de

sus trabajadores en un buen ambiente de trabajo.

RECURSOS HUMANOS

RECURSOS FINANCIEROS

Son os recursos propios y ajenos de carácer económico y monetario que la

empresa requiere para el desarrollo de sus actividades.

Recursos financieros propios:

a)Dinero en efectivos

b)Aportaciones de los socios (acciones)

c)Utilidades

Recursos Financieros Ajenos

a)Préstamos de acreedores y proveedores

b)Créditos bancarios o privados

c)Emisión de valores (bonos, cédulas, etc.)

ACCIONES

Los recursos financieros de las empresas están a cargo de un área específica,

denominada de gestión financiera, que se ocupa de la liquidez de la empresa

y de su rentabilidad.

Es muy importante realizar un planeamiento financiero, que se convierte en

un plan estratégico de cómo conseguir fondos y como invertilos y lograr

rentabilidad para la empresa

RECURSOS MATERIALES

Los recursos materiales son los medios físicos

y concretos que ayudan a conseguir algún

objetivo de la empresa y de los gobiernos.

Cuando los recursos materiales son escasos,

hay que agudizar el ingenio y redoblar los

esfuerzos

Un recurso tecnológico, es un medio que se vale de la tecnología para cumplircon su propósito. Los recursos tecnológicos pueden ser tangibles (comouna computadora, una impresora u otra máquina) o intangibles (un sistema,una aplicación virtual).Los recursos intangibles, también llamados transversales son fundamentalespara poder llevar a cabo el desarrollo de los sistemas existentes. De ahí que bajodicha categoría se encuentren englobados tanto el personal que se encarga deacometer lo que son los procesos técnicos como los usuarios que hacen uso delos diversos sistemas informáticos, entre otros.

RECURSOS TECNOLÓGICOS

2.5.2. POLITICAS DE LA ORGANIZACIÓN

Definición:

Las políticas de la organización son guías para orientar a

acción, lineamientos generales a observar en la toma de

decisiones sobre algún problema que se repita una y otra vez

dentro de una organización.

Son criterios generales de ejecución que auxilian al logro de los

objetivos y facilitan la implementación de estrategias

Las políticas, no interesando su nivel deben estar

interrelacionadas y contribuir a lograr las aspiraciones de la

empresa.

IMPORTANCIA DE LAS POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN

- Facilita la delegación de autoridad.

- Motivan y estimulan al personal al dejar a su libre albedrío ciertas decisiones.

- Evitan pérdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas

innecesarias que pueden hacer sus subordinados.

- Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas

actividades.

- Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.

- Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones.

- Indican al personal como deben actuar en sus operaciones.

- Facilitan la inducción del nuevo personal.

LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACIÓN DE POLÍTICAS

1. Establecer las políticas por escrito y darles validez (aprobarlas).

2. Redactarlas claramente y con precisión.

3. Dar a conocer a todos los niveles donde se va a interpretar y aplicar.

4. Coordinar con el resto de políticas.

5. Revisar y actualizar periódicamente.

6. Deben ser razonables y aplicables en la práctica.

7. Estar acordes con los objetivos de la empresa.

8. Ser flexibles cuando el caso lo requiera.

CLASIFICACIÓN DE LAS POLITICAS:

POLÍTICAS ESTRATÉGICAS O GENERALES

Se formulan a nivel de alta gerencia y su función es establecer y emitir

lineamientos que guíen a la empresa como una unidad integrada.

POLÍTICAS TÁCTICAS O DEPARTAMENTALES

Son lineamientos específicos que se refieren a cada departamento o área

de la empresa.

POLÍTICAS OPERATIVAS O ESPECIFICAS

Se aplican principalmente en las decisiones que tiene que ejecutarse en cada

una de las unidades de las que consta un departamento

SEGÚN SU ORIGEN, LAS POLÍTICAS SE CLASIFICAN EN :

EXTERNAS

Cuando se originan por

factores externos a la

empresa; como la

competencia, el gobierno, los

sindicatos, los proveedores,

los clientes, etc.

CONSULTADAS

Normalmente dentro de una

empresa existen algunos actos

que generan que el personal

recurra a su inmediato superior

para solucionar algún problema

FORMULADAS

Son emitidas por diversos

niveles superiores, con el

propósito de guiar la

correcta acción y decisión del

personal en sus actividades

IMPLÍCITAS

Se presentan cuando no existe

una política previamente

establecida

POLÍTICAS REFERENTE A LOS RECURSOS HUMANOS

La empresa debe desarrollar una buena política de planificación con la finalidad

de contar con personal eficiente e idóneo según las funciones o tareas que se les

asignen, debiendo demostrar entusiasmo y colaboración en el proceso del logro

de los objetivos de la empresa.

ASPECTOS RELEVANTES

DE POLÍTICAS DE RRHH

POLÍTICA DE SELECCIÓN Y

ENTRENAMIENTO DE PERSONAL

POLÍTICA DE REMUNERACIONES

POLÍTICA DE RELACIONES CON

SINDICATOS

POLÍTICA SOBRE MORAL INTERNA

ASPECTOS RELEVANTES DE POLÍTICAS DE RRHH

POLÍTICAS DE SELECCIÓN

Y ENTRENAMIENTO DE

PERSONAL

Constituye una de las

bases de la empresa. Debe

dar las pautas sobre las

características generales

de los integrantes (edad,

experiencia, nivel de

conocimientos, liderazgo,

etc.

Reclutamiento:

búsqueda del

personal idóneo

Selección:

Evaluación del

personal

Entrenamiento

Proceso mediante

el cual se moldea

al candidato

idóneo para el

perfil del puesto

POLÍTICA DE

REMUNERACIONES

Determina los criterios de

compensación para los

trabajadores directos según su

función y responsabilidad, no

sólo respecto a sueldos, sino

también a beneficios, utilidades,

bonificaciones, etc.

ASPECTOS RELEVANTES DE POLÍTICAS DE RRHH

POLÍTICA DE RELACIONES

CON SINDICATOS

El sindicato es una

organización que vive dentro

de la empresa. Es importante

fijar la actitud de la empresa

frente a él.

Debe establecerse mecanismos

especiales para resolver los

problemas que aquejen al

personal

ASPECTOS RELEVANTES DE POLÍTICAS DE RRHH

POLÍTICA SOBRE MORAL

INTERNA

Busca aumentar el grado de

compromiso de los trabajadores

con la empresa y entregar a estos

beneficios sociales como

vacaciones, licencias, pensiones,

recompensas por logros

profesionales, reconocimientos,

otros aspectos de bienestar

PERIODO DE

LACTANCIA

2.5.3 LA SISTEMATIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN EN LA

ADMINISTRACIÓN

Ideas de Fuerza:

Definir objetivos y ordenarlos por prioridad

Hacer las cosas ordenadamente,

Definirse responsables y roles

Simplificar procesos y mejorarlos continuamente

Hacer las cosas correctamente

Hacer lo importante no lo urgente

Minimizar esfuerzos

¿Qué nos

garantiza la

sistematización?

EVITAR PÉRDIDA DE

DINERO GANAR TIEMPO

PERDER

ENERGÍA

Definición de sistematización

Aplicación de diferentes técnicas que permitan una mejor distribución del

trabajo, establecimiento de responsabilidades y definición de la

participación de los diferentes entes administrativos de la organización

2.5.4 LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Definición:

La estructura organizacional se puede definir como la s distintas maneras en

que se puede dividir un trabajo dentro de una organización para alcanzar

luego de un trabajo coordinado el logro de objetivos comunes.¹

¹

Organigrama:

TRABAJO ENCARGADO

PRIMERA ETAPA

FECHA DE ENTREGA: JUEVES 26 DE NOVIEMBRE HASTA LAS 8 AM (AULA

VIRTUAL)

1. QUÉ TIPO DE EMPRESA SE DESEA CONSTITUIR: SERVICIOS, EJECUTOR DE

OBRAS, CONSULTORIAS, ETC

2. DETERMINAR EL NOMBRE DE LA EMPRESA

3. PERSONA NATURAL O JURÍDICA?

4. AVERIGUAR EL PROCEDIMIENTO COMPLETO PARA LA CONSTITUCIÓN DE

LA EMPRESA

DEFINITIVOS

1. BÚSQUEDA DEL NOMBRE EN REGISTROS PÚBLICOS

2. RESERVA DE LA RAZÓN SOCIAL EN SUNARP

3. MINUTA DE CONSTITUCIÓN DE LA EMPRESA

4. ESCRITURA PÚBLICA ANTE NOTARIO

5. INSCRIPCIÓN DE ESCRITURA ANTE SUNARP

6. AUTORIZACIÓN DE COMPROBANTES DE PAGO ANTE SUNAT

7. LEGALIZACIÓN DE LIBROS CONTABLES

8. AUTORIZACIÓN DE LIBRO DE PLANILLAS DE PAGO ANTE EL MINISTERIO

DE TRABAJO

9. INSCRIPCIÓN DE TRABAJADORES EN ESSALUD

10.INSCRIPCIÓN EN REMYPE

11.INSCRIPCIÓN EN OSCE

12.CERTIFICACIÓN DE ZONIFICACIÓN Y VÍAS

13.CERTIFICACIÓN DE DEFENSA CIVIL

14.LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO DE LA MUNICIPALIDAD RESPECTIVA