P.4 control de documentos y registros

Procedimiento

de Control de

Documentos y

Registros

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

CÓDIGO REVISIÓN EDICIÓN PÁGINA

P.4 04 04/11/2013 1 de 9

Documento controlado del Sistema de Gestión de la Calidad SCALA

AUTORÍA

Elaboración

Lic. Carlos Francisco Cuellar Juárez

Aprobación

Ing. José Antonio García González

0.0 CONTENIDO

Sección Título Página

1.0 Propósito y Alcance 2

2.0 Términos y Definiciones 2

3.0 Descripción – Control de Documentos 2

4.0 Descripción – Control de Registros 3

5.0 Registros 4

6.0 Apéndice – Especificaciones para Control de Documentos 4

7.0 Apéndice – Especificaciones para Control de Registros 7

Historial de Revisiones 8



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1.0 PROPÓSITO Y ALCANCE

Establecer lineamientos que aseguren que los documentos y registros del Sistema de Gestión de la Calidad se emiten y manejan en condiciones controladas, garantizando su identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disponibilidad en las áreas que se requieren.

Aplica a todos los documentos y registros declarados en el sistema y comprende desde su generación hasta su eliminación por obsolescencia.

2.0 TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Término Definición

Control Parte de la gestión de la organización orientada al cumplimiento de requisitos.

Documento Información y su medio de soporte.

Obsoleto Fuera de uso al ser substituido por uno actualizado.

Registro Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

Vigente Actualizado y en uso.

3.0 DESCRIPCIÓN – CONTROL DE DOCUMENTOS

Paso Responsable Actividad Registro

3.1 Usuario del SGC Detecta la necesidad de un nuevo documento o la modificación a un documento vigente, para mejorar el control de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad.

N/A

3.2 Usuario del SGC

Elabora el documento de acuerdo a las especificaciones de control contenidas en el Apéndice de este procedimiento para editarlo según su clase. Lo presenta a revisión con su Director del área correspondiente.

N/A

3.3 Director del

área correspondiente

Revisa el documento, lo aprueba y firma de autorizado. N/A

3.4 Coordinador de

Sistemas de Calidad

Revisa las características de la edición y lo registra en la Lista Maestra de Documentos para formalizarlo, aplicando las medidas de control para cada clase de documento, conforme a lo establecido en las mismas especificaciones de control general contenidas en el Apéndice.

FR.P.4.01

3.5 Coordinador de

Sistemas de Calidad

Informa al usuario la modificación al documento del sistema de gestión de calidad, que surtirá efecto 10 (diez) días hábiles después de su publicación.

N/A

3.6 Coordinador de

Sistemas de Conserva los documentos originales impresos en carpetas de argollas ubicadas en el espacio destinado para ese fin, que se

N/A



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Calidad identifica con el rótulo “Sistema de Gestión de la Calidad ISO-9001:(año de vigencia de la norma en mención)”.

3.7 Coordinador de

Sistemas de Calidad

Crea y mantiene respaldos electrónicos organizados en un árbol gráfico, para que una vez capacitados, los usuarios los localicen fácilmente.

N/A

4.0 DESCRIPCIÓN – CONTROL DE REGISTROS

Paso Responsable Actividad Registro

4.1 Usuario del

SGC

Llena los formatos electrónicos o impresos del Sistema de Gestión de la Calidad con información derivada de su operación y así los convierte en registros, asegurándose de que:

a) Están debidamente identificados. b) Están completos en cuanto a su contenido. c) Están legibles y pueden consultarse fácilmente.

FR.P.4.02

4.2 Usuario del

SGC

Archiva los registros impresos en el lugar previamente destinado para este fin y que está claramente identificado para una búsqueda fácil y rápida. De igual modo lo hace con los registros electrónicos.

N/A

4.3 Usuario del

SGC Consulta los registros cuando se requiere, y al terminar de consultarlos son devueltos a su lugar.

N/A

4.4 Usuario del

SGC

Mantiene íntegros los registros y sin posibilidad de extravío, daño o deterioro, evitando humedad y polvo. En caso de derrumbe o incendio, se cuenta con dispositivos de seguridad como extintores. Para su protección electrónica se utilizan antivirus y antispyware. Si por accidente se daña o extravía algún registro, se informa al responsable para que lo reponga o lo hace personalmente.

N/A

4.5 Coordinador de

Sistemas de Calidad

Da de baja los registros obsoletos y los archiva en la carpeta de documentos obsoletos, considerando que deben ser retenidos por 3 años, excepto:

a) Documentos de personal, que se retienen por 5 años después de que el colaborador termina la relación laboral.

b) Documentos que por alguna indicación especial deban ser retenidos por más tiempo.

N/A



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5.0 REGISTROS

Código Título Responsable Retención

FR.P.4.01 Lista Maestra de Documentos Coordinador de Sistemas de Calidad

3 Años

FR.P.4.02 Lista Maestra de Registros Coordinador de Sistemas de Calidad

3 Años

6.0 APÉNDICE – ESPECIFICACIONES PARA CONTROL DE DOCUMENTOS

6.1

Generalidades El Sistema de Gestión de la Calidad está integrado por las siguientes clases de documentos:

a) ORIGINALES son los que creamos internamente para controlar nuestros procesos y están resguardados en la oficina de Sistemas de Calidad.

b) DOCUMENTOS EXTERNOS son todos aquellos que son vitales para el desempeño de nuestros procesos y que no han sido editados por esta empresa. Se identifican en el FR.P.4.01 Lista Maestra de Documentos. Para verificar su vigencia, se consulta la fuente original.

c) COPIAS CONTROLADAS son copias digitales y/o físicas que se emiten para su consulta

interna en un lugar de uso específico. Se identifican por el pie de página con la leyenda en letra de color gris: “Documento controlado del Sistema de Gestión de la Calidad SCALA”. Serán sustituidas en el caso de que se modifiquen los documentos por una nueva versión. Para oficinas centrales, únicamente se pueden imprimir con la autorización de la Coordinación de Sistemas de Calidad. Su distribución en residencias es mediante copias impresas a color (ver Anexo de Ubicación de Copias Controladas en Residencias).

d) COPIAS NO-CONTROLADAS son copias digitales que la Coordinación de Sistemas de

Calidad entrega para su consulta al personal que lo solicite. En el pie de página tienen la leyenda en letra roja: “Documento no controlado del Sistema de Gestión de la Calidad SCALA”.

e) DOCUMENTOS OBSOLETOS son los que han sido sustituidos por nuevas versiones. Se

integran a la carpeta física de “Documentos Obsoletos”. Con excepción de los formatos, todos los documentos se procesan en Microsoft WORD, configurados con tablas en página vertical, tamaño carta, sin sangrías y con márgenes izquierdo y derecho de 1.5, así como superior e inferior de 2.0. Se escriben con fuente MYRIAD PRO 12; los títulos principales en mayúsculas, y el resto de los



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títulos y textos, en mayúsculas-minúsculas, salvo palabras que requieran destacarse con subrayados, negritas o colores, para aumentar la comprensión o hacer más práctica la explicación. Excepcionalmente puede variar el tamaño de la letra, para no alterar la estructura del documento de que se trate. El documento vigente solo mantendrá el registro de los últimos cambios realizados en la revisión correspondiente.

6.2

Identificación de los documentos a) En el costado izquierdo, el logo de SCALA. b) En la parte superior central el título del documento.

DOCUMENTO


c) En la parte inferior central, los espacios para el código, número de revisión, fecha de edición y

número de página.

6.3

Código de control de los documentos Está definido por una clave que varía con respecto al tipo de documento.

Manuales: Su código está constituido por dos letras, tal como se muestra: - MC Manual de Calidad - MO Manual de Organización

Procedimientos: Su código está constituido por tres elementos, separados cada uno por

a) b)

c)



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un punto, como el siguiente ejemplo:

P.4.01 Control de Documentos

Instructivos: Su código está constituido por cinco elementos, separados cada uno por un punto, como el siguiente ejemplo:

IT.P.7.01.01 Apertura de Residencia

Formatos para registro: Su código está constituido por cinco elementos separados cada uno por un punto, como el siguiente ejemplo:

FR.P.4.01.01 Lista Maestra de Documentos

6.4

Manuales y Procedimientos (P) Están integrados por las siguientes secciones básicas, aplicando la misma estructura metodológica: AUTORÍA 0.0 CONTENIDO 1.0 PROPÓSITO Y ALCANCE 2.0 TÉRMINOS Y DEFINICIONES 3.0 DESCRIPCIÓN

Letra P de Procedimiento

Número del capítulo correspondiente de la norma ISO 9001

Clave IT de Instructivo de

Trabajo

Código del procedimiento al

que pertenece

Número consecutivo

Número consecutivo

Clave FR de Formato

Código del documento al que pertenece.

Número consecutivo (en caso de aplicar)



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4.0 REGISTROS OTRAS SECCIONES REQUERIDAS (EN CASO DE SER NECESARIAS POR LOS DUEÑOS DE CADA PROCESO) HISTORIAL DE REVISIONES

6.5

Instructivos (IT) Están integrados por las siguientes secciones básicas, aplicando la misma estructura metodológica: AUTORÍA 0.0 CONTENIDO 1.0 OBJETIVO 2.0 ALCANCE 3.0 MATERIAL Y EQUIPO 4.0 PROCEDIMIENTO OTRAS SECCIONES REQUERIDAS (EN CASO DE SER NECESARIAS POR EL DUEÑO DE CADA PROCESO) HISTORIAL DE REVISIONES

6.6

Formatos (FR) Su estructura se define por el usuario, respetando las especificaciones del encabezado para los documentos. Su fecha de edición corresponde a la aprobación para su uso en el Sistema de Gestión de la Calidad.

6.7 Anexos (AN) Complementan a otros documentos base.

7.0 APÉNDICE – ESPECIFICACIONES PARA CONTROL DE REGISTROS

7.1

Legibilidad Los registros pueden:

Llenarse por computadora y quedarse en soporte electrónico.

Llenarse previamente por computadora e imprimirse a color o en blanco y negro.

Imprimirse a color o en blanco y negro, y llenarse a mano.

Para los registros que se llenen a mano: No se debe usar corrector, no deben llevar tachaduras, no se permite el uso de lápiz y/o tinta susceptible de borrarse fácilmente; no se permiten celdas vacías. Cuando haya espacios en blanco, se debe escribir N/A, o simplemente, se deberán marcar con una diagonal.

En todos los casos, los campos de los registros deberán de ser entendibles, de manera que se puedan leer con facilidad.



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7.2

Recuperación En el caso de registros impresos, para su recuperación, cada área cuenta con los espacios adecuados y los muebles apropiados para que estén disponibles en cualquier momento. Los registros electrónicos están disponibles en las carpetas de la unidad del servidor correspondiente a cada área.

7.3

Retención El tiempo de retención de los registros es de 3 años, salvo las excepciones estipuladas en la actividad 4.5.

HISTORIAL DE REVISIONES

N° FECHA MOTIVO

04 04/11/2013

Cambia el nombre del código de PS-4.2.3 a P.4, así como el nombre de “Control de Documentos” a “Control de Documentos y Registros”.

Se modifican el propósito y el alcance del procedimiento (Sección 1.0).

Se quita referencia al FR-PS-4.2.3-01 Matriz de Documentos y Formatos.

Se modifica la definición de control, y se agrega la definición de registros (Sección 2.0).

Se elimina el inciso d) “Están incluidos en la Lista Maestra de Registros” (Sección 4.1).

Se elimina la descripción: “Clasifica los registros según su código y de acuerdo a las fechas en que se elaboran” (Sección 4.0).

Se quita la frase: “De modo que siempre permanezcan bajo control” (Sección 4.3).

Se cambia la frase: “Si por accidente se daña o extravía algún registro, se informa al responsable para que lo reponga o lo hace personalmente si es quien accidentalmente lo hace”, por: “Si por accidente se daña o extravía algún registro, se informa al responsable para que lo reponga o lo hace personalmente”. Se pasa a la instrucción 3.4 (Sección 4.0).

Se quita la actividad: “Incorpora enmiendas o suplementos a los registros existentes, sin retirar ninguna página y en el lugar que les corresponda” (Sección 4.0).

Para los documentos originales: Se elimina el sello “DOCUMENTO ORIGINAL”. Asimismo, se quita la descripción de su elaboración y aprobación, ya que están declarados en la Sección 2.0 (Sección 6.1).

Se cambian especificaciones para las copias controladas. (Sección 6.1).

Para las copias no controladas: Se quita el texto: “En caso de cambio en el documento original, no necesariamente se substituyen como en el caso de las copias controladas” (Sección 6.1).

Para los documentos obsoletos, se quita la parte de que “se identifican con el sello: DOCUMENTO OBSOLETO”, para dejar la redacción: “Se integran a la carpeta física de Documentos Obsoletos”. Asimismo, se elimina la instrucción de que se eliminan después de 5 años de retención (Sección 6.1).

Se quita la redacción por no agregar valor: “Por ejemplo, en la columna de Registros de la Sección Método de los Procedimientos por la amplitud de los códigos”. (Sección 6.1).

En la identificación de los documentos: se quitan los espacios para los sellos de control: original y copia controlada u obsoleto (Sección 6.2).

En el código de control de documentos, se eliminan como documentos del sistema de calidad: las técnicas de mejora, las políticas y los reglamentos. Asimismo, se establece que el código de los manuales estarán constituidos por dos letras. Cambian los criterios para los procedimientos, instructivos y formatos (Sección 6.3).



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Se unifican las secciones básicas para Manuales y Procedimientos (Sección 6.4).

Se eliminan las secciones básicas para las políticas, las técnicas de mejora continua, los reglamentos y los planes de calidad (Sección 6.0).

Se agregan las especificaciones de control para los registros (Sección 7.0).

Se elimina el PS-4.2.4 Control de Registros para fusionarse con control de documentos.

P.4 control de documentos y registros

Documents

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