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GESTIÓN GESTIÓN EMPRESARIALEMPRESARIAL

Dentro de las múltiples definiciones propuestas se puede decir que manuales administrativos son:

Un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y las políticas implantadas para lograrlo, señala la secuencia lógica y cronológica de una serie de actividades, traducidas a un procedimiento determinado, indicando quién los realizará, qué actividades han de desempeñarse y la justificación de todas y cada una de ellas, en forma tal, que constituyen una guía para el personal que ha de realizarlas.

También son elementos básicos de referencia y de auxilio en la empresa para obtener el control deseados de los esfuerzos del personal

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Un manual bien concebido tiene:• Logra y mantiene un sólido plan de organización • Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan

general• Facilita el estudio de los problemas de organización• Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de la modificaciones necesarias• Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del

personal clave.• Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás• Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones• Pone claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles• La información sobre las funciones y puestos suele servir de base para la evaluación

de puestos y como medio de comprobación de progreso• Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más

antiguos• Sirve de guía en el adiestramiento de novatos.

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Entre los pocos inconvenientes que suelen presentar los manuales se encuentran:

Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes

Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso prepara un manual y conservarlos al día

Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

Por su alcancePor su alcance:

1. Generales

2. Departamentales

3. De puestos

Por su contenido:Por su contenido:

1.De la historia

2. De organización

3. De políticas

4. De procedimientos

5. De contenido múltiple

Por su función especifica:Por su función especifica:

1. De personal

2. De ventas

3. De producción

4. De finanzas

5. Generales

6. Otras funciones

Según George Terry es importante darle a los empleados información respecto a la historia de la compañía, sus comienzos, crecimiento, logros ya que esto le da al empleado una introspectiva de tradición, contribuyendo a una mejor comprensión, aumenta la moral y ayuda al empleado a sentir que pertenece, que forma parte de la compañía

La información histórica por lo común se incluye como la parte de presentación a un manual de políticas o de organización o de personal

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Por medio de estos se puede proporcionar al personal de sus:

Responsabilidades

Reglamentos de Trabajo

ObjetivosPolíticas

Deberes

Este es el manual que pone por escrito las políticas de empresa

Una política es una guía básica para la acción y prescriben los limites generales dentro de los cuales han de realizarse las actividades

Las políticas escritas son un medio de transmitir las actitudes de la dirección.

Pueden haber manuales de políticas comerciales, de producción, de finanzas, etc.

Es un manual con contenidos múltiples que trata de principios y técnicas de una actividad determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para el órgano responsable de la actividad y como información generales para todo el personal interesado en esa actividad.

• También llamado manual individual.

• Este precisa las labores, los procedimientos y rutinas de un particular. Describe las labores y explica como deben ejecutarse.

Los manuales de este tipo, que trata de administración de personal, pueden elaborarse en 3 clases de usuarios

1. Para personal en general

2. Para los supervisores

3. Para unidad de personal

a) Prestaciones del empleado

b) Uso de los servicios

c) Reglamento de trabajo

d) Temas de interés

a) Comunicación de actividades y políticas

b) Señalar circunstancias en las que pueden ejercen criterios

a) Procedimiento y políticas por departamento

b) Reclutamiento de personal, análisis, valuación de puestos, etc.

Este manual este vital importancia pues es necesario coordinar el control de producción, fabricación, inspección y personal de ingeniería; siendo utilizados en las operaciones de la fábrica

Las responsabilidades del contralor y tesorero exigen que den numerosas instrucciones, ya que deben proteger los bienes de la empresa.

Por eso este manual ayuda a la comprensión de todos los niveles administrativos

Junto a las ventas, la producción, las finanzas y la administración de personal, en todas las empresas se dan otras áreas de actividad.

Dependiendo de la naturaleza de la empresa se ponderará las funciones que necesiten la elaboración de un manual.

Las principales categorías de manuales de empresas son:

*Normas

☼ Organización

► Procedimientos

* Directrices – normas básicas de la empresa

☼ Detalle de estructura de organización

► Sistemas y y técnicas especificas

Exponen a detalle la estructura de la empresa y señalan los puestos y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad, las funciones ,las actividades.

Generalmente contienen gráficas de organización, descripción de trabajo cartas de límite de autoridad, etc.

El manual de organización debe incluir los siguientes aspectos:

Identificación -Nombre oficial del organismo o unidad a que serefiere.-Título y extensión del manual (general o específico).

-Niveles jerárquicos que comprende.-Lugar y fecha de elaboración.-Número de revisión, en su caso.-Unidades responsables de su elaboración.-Cantidad de ejemplares impresos.Índice o contenido : Es una relación de los capítulos que constituyen la estructura del documento.

Prólogo y/o introducción: Consiste en una explicación acerca de lo que es el documento, de la ocasión que da origen a su elaboración o revisión, y de los propósitos básicos que se pretenden cumplir a través de él. Incluye información sobre el ámbito de su aplicación, a quien va dirigido, cómo se usará y cómo y cuándo se harán las revisiones y actualizaciones.

Directorio: Relación de los funcionarios y de los cargos que ocupan dentro de la estructura de organización de una unidad administrativa.

Antecedentes históricos: Breve descripción histórica sobre la empresa

-Origen. -Causas que dieron lugar a su creación.-Desarrollo. -Señalar modificaciones que se hayan efectuado en cuanto a estructura y funciones.

• Legislación o base legal: Consiste en una relación de los títulos de los principales ordenamientos jurídicos, de los cuales se derivan las atribuciones de la entidad o de las unidades administrativas comprendidas en ella; es recompensable relacionar las disposiciones jurídicas como sigue: constitución política, tratados, leyes, reglamentos, decretos, acuerdos y/o circulares.

Atribuciones: Consiste en una transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la entidad o a sus unidades administrativas, de acuerdo con las disposiciones jurídicas que dan base legal a sus actividades.Objetivo: Es el fin que debe alcanzar una unidad administrativa a través de las atribuciones otorgadas por las disposiciones legales.

• Políticas Las políticas dan significado a los objetivos. Por medio de ellas las

metas adquieren una expresión significativa e individual.• Estructura orgánica Forma en que están ordenadas las unidades que componen una

entidad administrativa y la relación que guardan entre sí sus unidades internas.

• Dentro de la estructura orgánica se definen por lo tanto:• Principales puestos y unidades que dependen de ella.• Líneas de autoridad y responsabilidad.• Niveles jerárquicos. • Listado • Se listan en orden jerárquico cada una• de las unidades administrativas de la • dependencia, a la cual se circunscribe• el manual principiando por los órganos superiores.

Organigrama estructural • Es la representación gráfica del ordenamiento de las unidades, sus

relaciones, sus niveles jerárquicos, los canales de comunicación, las líneas de autoridad y supervisión, así como las unidades de categoría especial.

• Normas a seguir en la elaboración del organigrama:• Debe ser vertical en función de la facilidad de comprensión, ya que en la

parte superior van las unidades directivas, y las líneas de autoridad y responsabilidad de arriba hacia abajo.

• Niveles jerárquicos. Se consideran 4 niveles básicos:– Nivel directivo– Nivel corporativo– Nivel operativo– Nivel descentralizado o desconcentrado

Organigrama estructural • Es la representación gráfica del ordenamiento de las unidades, sus

relaciones, sus niveles jerárquicos, los canales de comunicación, las líneas de autoridad y supervisión, así como las unidades de categoría especial.

• Normas a seguir en la elaboración del organigrama:• Debe ser vertical en función de la facilidad de comprensión, ya que en la

parte superior van las unidades directivas, y las líneas de autoridad y responsabilidad de arriba hacia abajo.

• Niveles jerárquicos. Se consideran 4 niveles básicos:– Nivel directivo– Nivel corporativo– Nivel operativo– Nivel descentralizado o desconcentrado

• Glosario • Se recomienda que los manuales de organización incluyan una lista de

aquellos términos técnicos que auxilien en la comprensión del texto formulado.

Este manual presenta los procedimientos a seguir en la ejecución de un trabajo con

ilustraciones, diagramas, cuadros y dibujos para aclarar datos

Los manuales de procedimientos, se utilizan también como un medio para comunicar los cambios en las rutinas de trabajo que se generan con el progreso de las empresas.

Beneficios:

Reducción de gastos generalesControl de las actividadesMejoramiento de la eficiencia de operación y reducción de costosGuía de trabajo a ejecutarRevisión constante y mejoramiento de las políticas y procedimientosAuditoría administrativa de políticas, procedimientos y controles.

Dentro de este tipo de manual, existen tres secciones que aparecen invariablemente en todos ellos. Éstas son:

Texto

Diagramas

Formas

Todo manual de procedimiento requiere que las informaciones o instrucciones que contenga se expresen en palabras.Éste describirá el procedimiento, enumerando en orden cronológico las operaciones de que se compone, en qué consiste cada operación y quién debe ejecutarla, cómo, cuándo, dónde y para qué debe ejecutarse. Además de señalar quién es el responsable del procedimiento, el objetivo que se persigue con su ejecución y por supuesto las políticas que deberán aplicarse.

Dentro de esta sección, va la clasificación de las gráficas administrativas, aunque existe una gran confusión dentro de la terminología administrativa; ya que se utilizan varios términos para un mismo contenido; es decir, existen autores que nombran a los “diagramas” por medio de otros términos o conceptos. Veamos.

Expresión Autor

Cuadro de Proceso Hendrick

Diagrama Esquemático de Trabajo Pommeroy

Diagrama de Flujo IACE

Esquema de Ruta De la Llera

Cuadro de Curso de Actividades Littlefield

Gráfica de Operaciones Pommeroy

Diagrama de Conjunto Barnes

Carta de Flujo del Proceso Terry

Gráfica de Desarrollo de las Etapas de Trabajo

AID

La mayor parte del material que se maneja está constituido por “formas”. Por eso, es importante incluir en el manual una sección de formas que contenga todas las que se emplean en el proceso que se describe, añadiendo además una explicación detallada y ejemplos sobre la manera de llenarlas.

El empleo de cada una de estas, depende de la naturaleza del procedimiento de que se trate.

Todo manual de procedimiento debe constar de las siguientes partes:

• La Presentación• Los Objetivos• La Justificación de su necesidad• Definición, características y clasificación de los procedimientos

La metodología propuesta para el estudio de procedimientos comprende las siguientes etapas:

Planeación del estudio:Planeación del estudio: El primer paso será definir la naturaleza del problema en cuestión, esto permitirá fijar las bases para determinar el objetivo del estudio, además de proporcionarnos elementos de juicio para decidir la formulación y ejecución del plan de trabajo.

• Investigación de la situación actual:Investigación de la situación actual: Cubre la finalidad de obtener una visión del procedimiento tal como se desarrolla, esta fase incluye:

-Recopilación de la información: consiste en obtener una descripción lo más detallada de cómo se desarrollan las operaciones que integran el procedimiento y el tiempo de ejecución de las mismas.

-Registro y documentación del procedimiento actual: en este punto, es importante la adopción de un método mediante el cual se registrarán los hechos del estudio, se deben registrar ordenadamente.

*La presentación del documento debe ajustarse a la siguiente estructura:• Introducción• Objetivos del procedimiento• Diagramas de flujo de actividades• Descripción literaria del procedimiento• Formas e instructivos• Apéndices

- Hojas de operaciones - Cuadros comparativos - Conclusiones generales -Obtención de la aprobación correspondiente: una vez documentado el procedimiento

actual, se procederá a obtener la aprobación de los responsables de su operación.

• Análisis y Crítica de la información:Análisis y Crítica de la información:

Ya concluida la fase de investigación, se procederá a la realización de un examen crítico a través de los siguientes puntos:

Análisis: consiste en diferenciar entre lo que se debe hacer y lo que no se hace. Entre más críticas se hagan y más ideas se aporten, más precisa será la identificación de lo no esencial. Tanto el análisis comola crítica de la información deben realizarse desde diferentes puntos devista.

Diagnóstico: es el medio que deberá utilizar el analista para dar a conocer a los afectados o usuarios del procedimiento, los resultados del análisis y crítica de la información. La etapa del diagnóstico es la más importante del estudio de procedimientos.

• Diseño de Procedimientos:Diseño de Procedimientos:

Ya efectuado el análisis, se está en condiciones de sugerir las modificaciones que se hicieran necesarias de acuerdo con el resultado del mismo, estos podrían ser:

• - Rediseño de formas• - Diseño de nuevas formas• - Reportes• - Registros• - Creación o supresión de archivos• - Eliminación de operaciones innecesarias• - Creación de nuevos controles

En resumen, el “manual de procedimientos” es el documento que

contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa; y a su vez,

contiene información y ejemplos de formularios, autorizaciones, y cualquier

otro dato que pueda auxiliar en el correcto desarrollo de las actividades.

Unidad administrativa

Nombre del conjunto de procedimiento

Nombre del proceso

Numeración

arábiga

Nº de la actividad Área de

la actividad

Horas invertidas por un hombre para realizar la actividad

Tiempo

acumulado en horas.