PAPELES PARA EL DEBATE n MESA REDONDA SOBRE EL CATÁLOGO DE PRODUCTOS DE LOS SERVICIOS DE ADMISiÓN Y DOCUMENTACIÓN CLíNICA (SADC): EXPERIENCIA DE APLICACIÓN, PROBLEMAS Y SOLUCIONES

MEDICIÓN DEL PRODUCTO EN LOS SERVICIOS DE ADMISIÓN Y DOCUMENTACIÓN CLÍNICA DE CINCO HOSPITALES PÚBLICOS DE lA PROVINCIA DE MÁLAGA

Ponente: Martinez Reina, A. Hospital Clínico Virgen de lo Victoria. Málaga.

RESUMEN IN1iOOJCOON: a análi.i. del produdo final y de los producto. intermedios en los hospital .... una tarea necesaria pare su adecuoda gestión. t-AArEiLA.l y MÉTODOS: Se realizó un estudio descriptivo para analizor los productos de los servidos de admisión y documentación clinica fSADC) durante el año 1997 en los hospitales de lo red público andaluzo ubicados en lo provincia de Málaga con un catálogo con 14 productos y con una estimación de costes referido sólo a gastos de personal. ReSUlTADOS: El ce.te _1 de la actividad en los SADC po", el conjunto de hospital .. tatolizó 1.011.457.828 pto~ El ",lo< medio de una unidad relativa de ",lar (URV I fue de 413,Q4 pto •. El valor medio de producción (VMPI par<> el globol de lo. hospitales multó 0,77. El valor mós eficiente en ef índice coste por funcionamiento (lCF) lo presento el hospital 4-<: con 0,53. El valor menos eficiente lo presentó el hospital4-A con 1,95. La mayor complejidad, mayor índice coste por producción ~CP), lo tuvo el hospital 5-8 con 1,14 Y el volor más bojo le cO<mpandió 01 hospital4·A con 0,93. 1Josa.isO.I: IDS dolO. ponen de monifiesto un peor compor1amiento de hospitales con más de 400 romo.s. El VMP se puede coMiderar un indicador fiable para el anólisis de la actividad de Jos SADC. los resultados se ven limitados por la presencia de actividades no contempladas y por otras actividades compartidas con alguno estructura aiena al SAOC, así como por el grado de certeza de los datos sobre dotación de plantillas y costes aportados por el sistema de contabilidad analítico ((OAN) El trabajo ha permitido elaborar uno imagen de la actividad en estos SADC que no correspondía o lo visión subietiva que de ellos se tenía. En fvtu"" trcJbojo. deberá onoliwrselo adecuación d. lo. produdo. o diferenle. ccntexta., el refinamiento de los URV, confinno". lo u,11idod de los mismos para la gestión de lo. SADC contemplado uno imputación de costes completo y no .sólo de personal e introducir medidas de calidod. Palabras clave: Producto hospltolario, análisis de costes, adm,sión, documentoo'ón dímco

ABSTRACT

NiiCXu:nON: Finol and intmnediate produd anolysi. i. o necessary tosltlar corred hospital manogement. MAIDIAI ANO ME1HOOS: A descriptivo studv anolised the products genermed by the Admi .. ion Medical Record ond InIonnotion Units (AMRIU) el the pub/ic hospi'ol. in the pravince 01 Málogo. A _Iague with forteen products and a personell cost es;timates we used. RESUlTS: The total octivity cost in tne AMRIU for rile set r:J hospitals was 1.01 1.457.828 ptas. The meon volue of a rekrtive value unit (RVU) was 413,04 ptas. !he mean production value (MPV) lar the hospital. wa. o,n. !he mo., efficien' functionol co., iode. (fell corresponded ta ho.pitoI4-C with 0,53. lhe le .. efficien' value wa. yielded by ho.pitoI4-Awith 01 ,95 FCI val ... !he highe., rroduction co., index (K I), Iherelore Ihe highes' complexity was for ho.pitaI5-8 wilh 1,14 and hospito 4-A had rile lowest PCI with o 0,93 value. DlSCuSSlON: Data reveols worse behaviour for hospitals with more rilan 400 beds. MPV can be considered e valid indieetar for AMRJU octivity onalysis. Results could be limited by octivi~ .. that not were _Iogued by octivi~ .. participated wiIh units ouhide the AMRIU o< by the degree 01 exoctitude 01 personell ca.' and o.ignmen' data Ihat the onolytic occoun~ng .y.1em (COANI yield •. lhe study ho.s contributed ta cco.trud o proIi1e 01 the AMRIU octivity Ihat doe. nat corre.pond wilh Ihe previous sub¡ective vision of rile AMRIU. Future studies should anollze: oppropioteness of the products Far different contexts¡ RVU refinements; userulness of the products Far AMRIU monogement using comp~te, and not only personell cost essignment dolo; finally, introduction of quolity controls . KeY"',I()Ids: Hospital product, cost anolysls, odmjssion. medlcol reccxd and infOfmolioo unll3

Agradecimientos: A los responsables de los Servicios de Admisión y OocumenlOCión Clínico de Hospilol Carlos Hayo, Hospital Clínico Virgen de lo Vktorio, Hospllal de la Serranía, HOSpital Costo del Sol y Hospilal de Anlequelo.

Correspondencia : Alfonso IV\artinez Reino Servicio de Documentación Clínico. Hospital Clínico Virgen de lo Victorio Campus de Teollnas s/n. 290 10 MiJloga Tel. : 95 264 94 47 Correo electrónico: sdC@Victorio.hw.sos.cico.es

19

INTRODUCCiÓN

El análisis del producto final y de los productos inlermedios en los hospitales es uno toreo cada dío más necesario poro uno adecuado geslión de los ser­vicios hospitalarios y del hospital.

El inlerés por el producto hospilala­rio se cen tró en un principio en lo casuístico, representado mayoritaria­mente por los Grupos Relacionados con el Diagnóslico (GRDI, Iros esla primero fose se planteo lo necesidad de cono­cer los productos intermedios que con­forman el producto final hospitalario.

los Servicios de Admisión y Docu­mentación Clinica ISADCI son una de los óreas en las que lo definición de producto es mós conflictiva por su compartamienlo como actividad de servicios, compárese con una activi­dad induslrial como par ejemplo lo lavanderia , donde su definición es cloro. los oclividades de servicios se coroclerizon por lo inlongibilidad de los productos, por tener limites difusos entre ellos y por lo dificultad poro defi­nirlos siendo necesario el consenso poro ello. A estos dificultades se une, en los SADC, la poco experiencia en lo medición y onólisis de produclos.

Como propueslo de trabajo poro las VIII Jornadas Nocionales de Docu­mentación Médico la Sociedad Norte de Documentación (NORDOC) y lo Sociedad Aragonesa de Admisión y Documentación Médica (SADOMI propusieron, basándose en definicio­nes previas (11. un cotó lago de pra­ductos poro los SADC (Tabla 11.

los unidades relalivas de valor (URVI se calculoron a partir de uno dislribución del liempo dedicado a coda aclividad por las cuatro catega­rias consideradas (Tabla 21. la cate­goría A incluía o los titulados superio­res , la categoria B a los titulados medios, la C a los administralivos y lo D a los auxiliares administrativos.

PAPfLES MiClCOS lQQ8. 7121 lQ.28

MARTÍNEZ REINA A ·8 PNADAS NACIONAlES DE IXXUMENlACltN MtOCA

Tabla' Relación de productos y elementos registrados en cada uno de ellos

PRODUCTO CONTENIDO URV

1 Solicitud de ingreso • Ingresos urgentes 0,3

2 Programación de ingresos • Ingresos programados 1

• Asignación de cama al ingresa

3 Gestión de camos • Traslados durante el ingreso 0,8 • Alta del paciente

4 Solicitud de demanda quirúrgico • Apunte lisla de espera quirúrgica 0,3

5 Programación quirúrgica • Elaboración de la ha¡a de programación de quirólano 1.4

6 Registro de intervenciones realizadas • Registro de datos de los intervenciones quirúrgicos realizados 0,2

• Cito poro consultes externos

7 Solicitud de citos • Cila para pruebas complementarios 0,9 • Cito poro cirugia mayor ambulatoria

8 Solicitud de asistencia o alros centros • Traslodos 0,4 • Pruebas complementarios en centros aienos

9 Urgencias regi~radas • Registro de prestaciones de urgencias, excepto ingresos 0,3

10 Gestión de documentación pasiva • fV\()VImienlos al archivo pasivo 0,4

11 Gestión de historias clínicas • Solidos de historias clinicas 0,9 • Entrados de historias clínicas

12 Información cHnica o terceros • Reproducción de historlos clínicos 0,3

• Altas hospItalarios codil,cadas 13 Episodios clinicos codificados • Cirugía mayor ambulatorio codificada 1,4

• Consultos codilicodos

• Con iuicio de valor 9 14 Elal:xJración de información • Con mós de 5 ilems 4,5

• Con menos de 5 ¡tems 1,5

Fuente: Eloboroción propio

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

Tabla 2 Proporción de tiempo dedicada a cada actividad

según categoría

PRODUCTOS % DE TIEMPO POR CATEGORíA

A B C D

Solicitud de Ingreso 5% 2% 3%

Programaci6n de ingresos 11% 10% 9% 5%

Gestión de comas 7% 14% 6% 4%

Solicitud de demanda quirúrgico 5% 2% 3%

Programación quirúrgico 16% 13% 12% 14%

Registro de intervención realizado 1% 1% 3% 5%

Solicitud de citas 7% 5% 19% 6%

Solicitud de asistencia o otras centros 4% 3% 7%

Urgencias registrados 1% I 6% 8%

Gestión de documenloción pasivo 2% 1% 8% 10%

Gestión de historias clinicos 1% 11% 48%

Información clínico a terceros 4% 4%

Episodios clínicos codificados 9% 40% 4%

EloI:xJraci6n de información 27% 9% 5%

TOTAL 100% 100% 100% 100%

Fuenle Grupa de Traboto SADOM y NORDOC

PAPftfS Niocos 19Q8. 7121 tQ.2B 20

Utilizando este catálogo se planteá el análisis de acti­vidad y costes de los SADC en todos los hospitales de lo red público de lo provincia de Málaga ITabla 3). Cinco de ellos están integrados en el Servicio Andaluz de Salud ISASI con personal estatulorio y uno, el hospilal 3, es uno empresa público y pertenece o lo Conseíeria de Salud.

Tabla 3 Hospitoles incluidos en el estudio

HOSPITAL DEPENDENCIA TIPO PABEllÓN CAMAS

HOSPITAL 1 SAS COMARCAL 237

HOSPITAl 2 SAS COMARCAl 108

HOSPITAl 3 CONSEJERíA COMARCAL 133 SALUD

HOSPITAL 4 SAS REGIONAL 1150 dA General 600 4B General 425 4{ fl'aterno Infontil 125

HOSPITAL 5 SAS ESPECIALIDADES 800 5A General 680 5·B Generol 120

HOSPITAL 6 SAS COMARCAl 205 Fuente: Eloboraclon propio

En el esludio surgieron como problemas lo dificul tad poro determinar los conceptos o incluir en codo pro-

dueto, lo dificultad paro obtener ciertos dotas par déficit o ausencia de registros y la pérdida de uno de los hospi­tales (hospital 6) por la imposibilidad de que aportaran todos los datos.

MATERIAL Y MÉTODO

Se realizó un estudio descriptivo poro analizar las pro­ductos de los SADC durante el año 1997 en los hospita­les de la red pública andaluza ubicados en la provincia de Málaga. De los seis hospitales (tabla 3) sólo se estu­diaron 5.

Los hospitales 4 y 5 poseían una distribución po bello­nal con SADC claramente diferenciados tanto por su estructura como por su dotación y funcionamiento y por ello se optó por considerar en el análisis a cada uno de ellos como un hospital independiente (hospitales 4-A, 4-6, 4-C, 5-A, 5-6). aunque se aporten también los datos can· juntos de las das hospitales (hospital 4 y hospital 5).

Los hospitales analizados tenion estructuras y funciona­miento similares entre ellos.

los sistemas de información eran los mismos poro los productos 1 (solicitud de ingreso)' 2 (programación de ingresos). 3 (gestión de camas). 4 (solicitud de demanda quirúrgico). 6 (registro de intervenciones realizadas) y 7 (salicitud de citas).

Para la medición del producto se utilizó el catálogo descrito en la tabla l.

La información sobre la actividad de los SADC utili­zada en la medición de los productos debia estar basada en algún registro que pudiese ser documentado.

La estimación de costes se realizó, en todos las casos, sólo con los datos referidos a gastos de personal. Como fuente de información se utilizó el sistema de contabilidad analítica establecido en la red de hospitales públicos de Andalucía (COAN) menos en un caso (hospital 4 y todos sus pabellones 4-A, 4-6 Y 4-C) en el que este dato resultó discordante con lo información aportada por los servicios (COAN no contemplaba un treinta por ciento de la plan­tilla). por ello se usaron los datos aportados por los servi­cios aplicándales el coste medio de cada categorio en ese hospital.

Como estándar de referencia poro ciertos indicadores se utilizó la suma de datos del conjunto de hospitales.

Para analizar los dotas se siguió el modelo de indica­dores propuesto por López Dominguez, O .' (Tabla 4) .

Las razones entre las URV y diferentes medidas en la dotación de personal indican lo relación entre produc­ción total y plantilla .

El valor medio de producción (VMP) relaciona el total de URV con respecto 01 total de unidades brutas prodUCi­das e indica el nivel de complejidad de los productos. Un mayor VMP ind ica que el hospital realiza productos de mayor complejidad.

El índice de coste por funcionomiento (ICF) y el índice de coste por producción (ICP) son semejantes conceptual­mente al indice funcional y al índice cose-mix utilizados en el análisis de los GRD (3)

El ICF mide la eficiencia en el funcionamiento. Para ello previamente se ajustó por producción considerando c¡ue el hospital realizó los mismos productos que el están­dar pero con sus propios costes Un valor mayor de 1

21

indica que se consumieron mós recursos paro los mismos productos.

Tabla 4 Indicadores para el anólisis de actividad

• URV / doloción 10101· número de URV por codo persono del SADC • URV I dotación A-8 número de URV por coda persono en los cate­

gorías t,tulodo superiO! y medio Icolegorios A y BI

• URV / doloción C -O número de URV por codo persono en los cote­gorias administrativo y auxiliar administrativo {categorías e y DI

• VMP ¡Volar med,o de producciónl 10101 de URV realizados diVido por lo conlidod de unidades brulos realizados

• tCF CFAP / CFEst

CFAP = L IN" x PTAS.I / L N ICF : índice coste pcx funcionamiento CFAp· coste Hnol oiustodo por pr ción efEst cosle finol del estóndor N ,,': número de cosos de produclos en el eslóndor PTA$.: precio de codo produclo en el hospilol

• ICp· CFAF / CFES! e fAF = LN-x PTAS I / LNPh

lep· índice cosle por prodUCCión CFAF: coste finol aiustado por funcionamiento e fEst : coste finol del estándor N : número de cosos de productos en el hospital PTAS..,·. precio de codo ploducto en el eslánder

Fuente: Elaboración propia

El ICP mide la complejidad de lo producción. Para ello previamente se ajustó par funcionamiento conside­rando que el hospital habia tenido los mismos costes que el estándar pero con sus propios productos . Un valor mayar de I indica que el hospital tuvo mayor número de productos complejos.

RESULTADOS En los tablas 5 o 15 se exponen los datos correspon­

dientes a los hospitales 1 o 5 osi como los del conjunto de todos los hospitales. Los datos de las hospitales 4 y 5 se exponen para el conjunto del hospital y desagregados por pobellones (4-A, 4-6, 4-C, S-A, 5-6)

El coste global de lo actividad en los SADC poro el total de los hospitales fue de 1.01 1.457.828 ptas. La mayor partida, 481 .388.033 ptas ., correspondió al pro­ducto 7 Isolicitud de citas). le seguía en importancia el producto 1 1 (gestión de historias clínicasl can 275.529.849 ptas. En la zona media se encuentran los productos 9 (urgencias registrados). 3 (gestión de camasl y 13 (episodios clínicos codificados) con 68.182.602 ptas., 66.963 .216 ptas. y 63.068 .549 ptas. respecti­vamenle . La actividad que consumió menos recursos fue el producto 10 (gestión de documentación pasiva) con 2.660.824 ptas.

El valor de una URV varia entre las 805,2 ptas. del hospital 4-A y las 216,8 ptas. del hospital 4-C, siendo el valor medio del total de hospitales de 41 3,04 ptas .

Estos costes serían los mismos para el producto 2 (ingreso programado) ya que esta actividad se pondera con 1 URV.

El producto 13 [episodio clínico codificado) varía entre las 1.127,3 ptas. del hospital 4-A y las 303,6 ptas. del hospital 4-C siendo el coste medio de todos las hospitales de 578,3 ptas

PAPElES MÉDICOS lQQ8; 7111 ¡(na

MARTlNEZ!!f1NA A -8 JORNADAS NACIONAlES (l: OCX::UMENlACIÓI'J MÉDICA

El número de URV por persona asignada a las SAOC hospital 3 10,79) y el hospital 5-8 10,73). El valar más se sitúa entre 17.7 1 1 URV par persona en el hospital 4.c alto del ICF la presento el hospital 4-A con 1,95. Y las 4.570 URV por persona del hospital 4-A con un la moyor comple¡;dod , más de 1 en el ICP, lo presen-valor medio poro el totol de hospitales de 7.951 URV tan el hospital 1 11,051. el hospital 4.c 11,08) y el hospi-por persona. tal 5-8 11 , 14). El valar mós baja la presenta el hospital 4-

El VMP oscila entre 0,89 poro el hospital 5·8 y 0,71 A 10,93).

las resultados del hospital 2, hospital 3, hospital 4.c poro el hospital 4-A, presentada de media poro el can- y hospital 5-8 san muy equilibrados ya que presentan un junto de hospitales un valar de 0,77. ICP mayor de loen el límite y un ICF menor de 1. El

las valores más eficientes, menos de 1 en el ICF, las hospital 1 es el única que presentando un ICP mayor de presentan el hospital 4.c 10,531. el hospital 2 10,861. el 1 na tiene un ICF menor de 1.

Tabla 5 Datos de Actividad, Resultados y Otros datos_ Hospital 1

DATOS ACT1V1DAD ANÁUSIS RESULTADOS

CANTIDAD PTAS. UNIDAD PTAS. TOTAl INDICADOR RESULTADO

1 7.760 97,3 755.415 URV / dOloción 10101 7.285

2 3.363 324,5 1.091.264 URV / doloción AB 23.676

3 23.118 295,6 6001.268 URV/dotoción C-o 10.523

4 4.181 97,3 407.009 VI-I'J' 0,81

5 1.948 454,3 885.406 ICF 1,20

6 10.107 64,9 655.926 ICP 1,05

7 108.361 292 31.645.962 COSle unidad URV 324,5 plos.

8 3.658 129,8 474.795 Fuente- Elaboración propio

9 80036 97,3 7.791.291 129,8

OTROS DATOS 10 11 147.334 292 43.027.716 Cosle tolol 100.833.243 plos. 12 802 240,6 78073 COlegorio A 6 personos 13 16.061 454,3 7.296.312 COlegorio B 2 personos

14 191 15 2.920,4 43.806 Colegorio C 1414,51 465 1.460,2 678998 Colegorio O 44 personos 14 11,51 486,7 Número cornos 237

fuente: Elaboración propia Fuente: Elaboración propio

Tabla 6 Datos de Actividad, Resultodos y Otros datos. Hospital 2

DATOS ACTIVIDAD ANÁUSIS RESULTADOS

CANTIDAD PTAS. UNIDAD PTAS. TOTAl INDICADOR RESULTADO

1 4.240 106,8 452.655 URV/doloción 10101 9.942

2 1.945 355,9 692150 URV / doloción A·B 69.596 3 10.708 284.7 3048447 URV / doloción CO 11.599 4 2.829 106,8 302019 VI-I'J' 0,76

5 2.803 498,2 1 396.470 ICf 0,86 6 4.431 71,2 315.364 ICP 0,99 7 108181 320,3 34.647657 Cosle unidod URV 355,9 pIOS. 8 6.048 142,3 860.899 Fuenle: Elaboración propia

9 53400 106,8 5.700.893 10 2.158 142.3 307179 OTROS DATOS

11 70.848 320,3 22.690.835 Cosle 10101 74.300.000 plos. 12 390 106,8 41 .636 COlegorioA 3 personas 13 7066 498,2 3.520319 COlegorio B O personas 14191 94 3.202,7 301.058 COlegorio C 3 ~rsonos 1414,51 14 1.601,4 22.419 COlegorío O 15 personos 1411,51 533,8 Número camos 108

Fuente: Elaboración propia Fuenle Elaboración propio

PAPElES ,wDlC05 t998, 7 t2J tQ-28 22

I'v\ARriNEl REINA A -8 JORNADAS NACIONAlES DE IXXUMfNIACIÓN MEDICA

Tabla 7 Datos de Actividad, Resultodos y Otros datos. Hospitol 3

DATOS ACTlVIDAD ANÁUSIS RESULTADOS

CANTIDAD PTAS. UNIDAD PTAS. TOTAL INDICADOR RESULTADO

1 7.71:1J 97,3 755.415 URV / doiación 10101 5976

2 3.363 324,5 1091.264 URV / doiación A·8 38.843

3 23.118 259,6 6001.268 URV/doiación C{) 7.062

4 4.1 81 97,3 407.009 VIV'P 0,76

5 1.949 454,3 885.406 ICf 0,79

6 10.107 64,9 655.926 ICP 1

7 108.361 292 31645.963 Cosle unidad URV 324,5 plos.

8 3.658 129,8 474.795 Fuente: ElaboraCIón propia

9 80,036 97,3 7.791.291

10 129,8 OTROS DATOS

11 147.334 292 43 .027.716 Cosle tolal 100.833.243 plos.

12 802 97,3 78.073 Calegorio A 6 personos

13 16.061 454,3 7.296.312 Calegoria B 2 personas

14191 15 2.920,4 43.806 Calegaria C O personas

1414,51 465 1 AI:IJ,2 678.998 Calegoria D 44 personas

1411,51 486,7 Número comas 133

FuenTe: Elaboración propio Fuente Elaboración propio

Tabla 8 Datos de Actividad, Resultodos y Otros datos. Hospitol 4-A

DATOS ACTlVIDAD ANÁUSIS RESULTADOS

CANTIDAD PTAS, UNIDAD PTAS, TOTAl INDICADOR RESULTADO

1 9.674 241 ,6 2.336.916 URV / doiación tolal 4.570

2 1.669 805,2 1.343.916 URV / doiación A.fl 46.619

3 35.770 644,2 23 ,042.241 URV / doiación C () 5.067

4 2.790 241,6 673.971 VMP 0,71

5 1.127,3 ICf 1,95

6 15.908 161 2.561.895 ICP 0.93

7 121.366 724,7 87,953.947 Cosle unidad URV 805,2 pros.

8 1 315 322,1 423.547 Fuente: Elaboración propio

9 79.573 241,6 19.222.186

10 322,1 OTROS DATOS

11 46051 724,7 33.373 .1 62 Casle 10101 187.692.885 plas

12 295 241,6 71.262 Calegaria A 2 personas

13 13095 1.127,3 14.762.140 Calegoria B 3 persooos

14191 246 7.247 1.782.762 CalegariaC 23 personas

1414,51 40 3.623,5 144,940 Calegoria D 23 personas

14[1 ,51 1207,8 Número cornos 600

ft¡ente: Elaboración pfOpra Fuente: Elaboración propio

23 PAPflfsMiocos IQQ8. 7(21 19-28

NlART!NEZ REINA A -8 JORNADAS NACIONAlES DE OCX:Ulv\ENTAClÓN M.f:DICA

Tabla 9 Datos de Actividad, Resultodos y Otros datos. Hospital 4-8

DATOS ACTIVIDAD ANÁUSIS RESULTADOS

CANnDAD PTAS. UNIDAD PTAS. TOTAL INDICADOR RESULTADO

1 13.920 150,2 2.090.870 URV / doloción 10101 7.231

2 4.155 500,7 2,080,356 URV / delación AS 177.149

3 59.212 400,5 23.717.360 URV / delación CD 7.538

4 4.880 150,2 733,066 VIVú' 0,74

5 543 701 380.622 ICF 1,21

6 10.579 100, 1 1.059.354 ICP 0,97

7 141.718 450,6 63.860.772 Casle unidad URV 500,7 plos.

8 200,3 Fuente: Elaboración propio

9 103.000 150,2 15.471.240

10 200,3 OTROS DATOS

11 118.644 450,6 53.463.197 Casle 10101 177.392.885 plos.

12 200 150,2 30041 Colegorio A 1 personas

13 19.412 701 13.607.081 Colegorio S 1 personas

14191 173 4.506,2 779.570 COlegorio C 28 personas

1414,S) 53 2,253,1 119.414 COlegorio D 19 personas

1411,S) 751 Numero comas 425

Fuente: Elaboración propia Fuente: Elaboración prapia

Tabla 10 Datos de Actividad, Resultodos y Otros datos. Hospitol 4-C

DATOS AcnVIDAD ANÁUSIS RESULTADOS

CANnDAD PTAS, UNIDAD PTAS, TOTAl INDICADOR RESULTADO

1 1.793 65 116.630 URV / dOloción 10101 17.711

2 2.793 216,8 593.883 URV / doloción A-S 183009

3 10.905 173,5 1.891.581 URV/doloción C-D 19.608

4 4.792 65 311.707 VMP 0,83

5 777 303.6 235.862 ICF 0,53

6 12.134 43,4 526.191 ICP 1,08

7 496.794 195,1 96.945.586 Cosle unidad URV 216,8 plos_

8 86,7 Fuente: Elaboración propio

9 70.079 65 4.558.462

10 162 86,7 14.050 OTROS DATOS

11 56.000 195,1 10.927.976 Cosle 10101 119.042.885 plos.

12 147 65 9.562 COlegorio A 3 personas

13 7.566 303,6 2.296.696 COlegorio S O personas

14191 300 1.951,4 585.427 COlegorioC II personas

1414,51 30 975,7 29,271 COlegorio D 17 personas

1411,S) 325,2 Número comas 125

Fuente: Elaboración propio Fuente: Elaboración propio

PAPEtfsMlcxcos IQQ8; 712,: 19-28 24

.. \WmNEZ REINA A. -8 JORNADAS NACICNAtES DE DOCUMENTACIÓN WDICA

Tabla 11 Datos de Actividad, Resultodos y Otros datos. Hospitol 4

DATOS ACTMDAD ANÁUS1S RESULTADOS

CANTIDAD PTAS. UNIDAD PTAS. TOTAl INDICADOR RESULTADO

1 25.387 127,8 3.244.548 URV / delación 10101 8481

2 8.563 426 3.647.939 URV / delación AH 103311

3 105.887 340,8 36.087.285 URV / delación C-{) 9239

4 12.462 127,8 1.592.687 V/oN' 0,77

5 1.320 596,4 787.270 1CF 1,03

6 38.621 85,2 3.290.600 ICP 1,01

7 759.878 383,4 291.345260 Cosle unidad URV 426 plas.

8 1.315 170,4 224.082 Fuente: Elaboración propio

9 252.652 127,8 32.289.816

10 162 170,4 27.606 OTROS DATOS

11 220.695 383,4 84.616.797 Cosle 10101 177.392.885 plas.

12 642 127,8 82.050 Calegoría A 1 personas

13 40.073 596,4 23.900.196 Calegaría B 1 personas

14191 719 3.834,1 2.756.722 Calegoría C 28 personas

1414,51 123 1.917,1 235.797 Calegoría D 19 personas

1411,51 639 Número camos 425

fuente: Elaboración propia Fuente: Elaboración propio

Tabla 12 Datos de Actividad, Resultodos y Otros datos. Hospital 5-A

DATOS ACTMOAD ANÁUSIS RESULTADOS

CANTIDAD PTAS. UNIDAD PTAS. TOTAl INDICADOR RESULTADO

1 11877 136,3 1.618.584 URV / dalación 10101 7.926

2 6950 454,3 3.157.127 URV / dolacíón AS 83.222

3 41753 363,4 15173471 URV / delación C-{) 8760

4 5.125 136,3 698.429 V/oN' 0,72

5 3.653 636 2.323.191 ICF 1,09

6 10959 90,9 995.653 ICP 0,94

7 167.983 40B,8 68.677.600 Cosle unidad URV 454,26 plas.

8 7.927 181,7 1.440.377 Fuente: Elaboración propio

9 133.836 136,3 18239019

10 13.785 181,7 2.504806 OTROS DATOS

11 202.899 408.8 82.952.538 Casle 10101 226.829.272 plas.

12 55.499 136,3 7.563341 Calegaría A 6 personas

13 29.788 636 18.944.216 Calegoría B O personas

14191 482 4.088,4 1 970.592 Calegaría C 19 personas

1414,51 279 2044,2 570.327 Calegaría D 38 personas

1411,51 681,4 Número camas 675

Fuente: Eloooroción propio Fuente: Elaboración propio

25 PAFflES!oIlfJCOS 1908. 7121 19028

,\o\ARTiNEZ REINA A .a. )ClI!NADAS NACIONAI.ES DE D:JCl..I.MENTACIÓN NÉ.OCA

Tabla 13 Datos de Actividad, Resultodos y Otros datos. Hospital 5-8

DATOS ACTIVIDAD ANÁUSIS RESULTADOS

CANTIDAD PTAS. UNIDAD PTAS. TOTAL INDICADOR RESULTADO

1 196 90,9 17.825 URV / do/ación 10101 11.681

2 2.158 303,1 654.191 URV / do/aciÓ<1 A·S 105.127

3 4.708 242,5 31.1 41.773 URV / do/ación CD 13.141

4 2.679 90,9 243.639 VMP 0,89

5 1.366 424,4 579.738 ICF 0,73

6 5.799 60,6 351.590 ICP 1,14

7 45246 272,8 12.344.570 Casle unidad URV 303,14 plas.

8 396 121,3 48018 Fuente: Elaboración propio

9 90,9

10 121,3 OTROS DATOS

11 47099 272,8 12850.128 Casle 10101 31 868.965 plas.

12 374 90,9 34.013 Calegoría A 1 personas

13 8.301 424,4 3.522.992 Calegoría S O personas

14 191 2.728,3 Calegaría C 1 personas

1414,51 59 1.364,2 80.485 Calegaría D 7 personas

1411.51 454,7 Número camas 125

Fuente: Elaboración propio Fuenre: Elaboración propIo

Tabla 14 Datos de Actividad, Resultados y Otros datos. Hospital 5

DATOS ACTIVIDAD ANÁUSIS RESULTADOS

CANTIDAD I PTAS. UNIDAD PTAS. TOTAL INDICADOR RESULTADO

1 12.073 128,4 1.550.105 URV / daloción 10101 8.395

2 9.108 428 3.898.051 URV / dalación A·S 86.352

3 46.461 342,4 15.907.542 URV / do/ación C () 9.299

4 7.804 128,4 1001.989 VMP 0,75

5 5019 599,2 3007252 ICF 1,04

6 16.758 85,6 1.434.421 ICP 0,97

7 213.229 385,2 82.132.174 Casle unidad URV 427,98 plas.

8 8.323 171,2 1.424834 Fuente: Elaboración propio

9 133.836 128,4 17183]81

10 13]85 171,2 2.359.887 OTROS DATOS

11 249.998 385,2 96.294.965 Casle 10101 258698.237 plas.

12 55.873 128,4 7.173.775 Calegaría A 7 personas

13 38.089 599,2 22.821.918 Calegaria B O personas

14191 482 3.851,8 1.856.582 Categoría C 20 personas

1414,51 338 1.925,9 650.959 Calegaría D 45 personas

1411,51 642 Número camas 800

Fuente: Elaboración propio Fuenre: Elaboración propio

PAPflfSMtOlCOS rQQ8. 7(2) t9-28 26

Tabla 15 Datos de Actividad, Resultados y Otros datos. Conjunta de hospitales

DATOS ACTIVIDAD ANÁUSIS RESULTADOS

CANTIDAD PTAS. UNIDAD PTAS. TOTAL

I 53.726 123.9 6.657.595

2 26.670 413 11.015.861

3 202.652 330,4 66.963.216

4 31.395 123,9 3.890.247

5 14.878 578,3 8.603.358

6 74 ,364 82,6 6.143.108

7 1.294 .963 371,7 481.388.033

8 21.¿64 165,2 3.546.223

9 550.246 123,9 68.182.602

10 16.105 165,2 2.660.824

11 741.192 371,7 275.529.849

12 58 ,036 123,9 7.191.412

13 109.066 578,3 63.068.549

14191 1.310 3.717,4 4.869.779

1414,51 940 1.858,7 1.747173

1411 ,51 619,6

Fuente: Elaboraci6n propio

DISCUSiÓN

los datos ponen de manifiesto un mejor comporto' miento de los hospitales pequeños con respecto aoque­lIos que se sitúan por encimo de los 400 camos ¡hospita­les 4·A, 4-B Y S-Al

Estos tres hospitoles tienen un ICF mayor de I y un ICP menor de I con lo que se muestran cloro mente inefi' cienles. Y ello aún en el coso de hospitales del mismo complejo hospitalorio, hospital 4·A y hospital 4-<:, donde se presupondría uno moyor homogeneidad de estructuros y funcionamientos.

El VMP se puede considerar como un indicador muy fiable poro el anólisis de lo actividad de los SADC Así los tres hospitales con me/'or ICP ¡hospital 1, hospital 4-<: y hospitol 5-BI poseen e mejor VMP. A su vez dos de ellos, hospital 4-<: y hospital 5-B, poseen también los mejores resultados en el ICF.

lo proporción de URV por persono asignado o los categoríos C-D tombién montiene uno adecuado relación con los resultados positivos en los ICF e ICP. Así sólo superan los 10.000 URV por persono de categoría C-D los tres hospitales mencionados en el pórrafo anterior. Por el controrio no se produce esto relación con los ICF e ICP cuondo lo rozón es entre los URV y lo dotación en los categoríos AB. Ello posiblemente se debo o lo poco homogeneidad que se do en los dotaciones de plantillo con respecto o estos categorías.

los resultados se ven limitados por lo presencio de actividodes no contemplados en ninguno de ellos, en el hospital S-A el diez por ciento de su plantílla en los cote­gorías C-D dedicabo los dos terceros portes de su jor­nada loboral o lo ordenación centralizado de historias

27

INDICADOR RESULTADO

URV / dotoción 10101 7.951

URV / dotación A·a 64.442

URV / dotación (,0 9.070

VMP 0,77

ICF

ICP

Cosle unidad URV 413,04 plos.

Fuente: ElaborOClón propio

OTROS DATOS

Cosle 10101 1.011.457,828 plos.

COlegorio A 28 personas

Calegorio 8 8 personas

Calegorio C 85 personas

Calegoria O 207 personas

Número camas 2.428

Fuente: Elaboración propio

clínicos, o porque otros aclividades se comportían con alguno estructuro ajeno 01 SADC, en el producto I 4 ¡ela­boración de informaciónl se produjo esto circunstancia sin que se cuantificase.

El grado de certeza de los dotos sobre dotación de plantillas y costes aportados por COAN también pudiera limitar el valor de los resultados yo que en algunos cosos se demostró que oportaban datos erróneos, en el hospital 4 el treinta por ciento de lo plontillo de los categoríos C· D no estabo contemplado en lo información aportado por lo contabilidad analítico.

Otro limitación se planteó con el grado de fiabilidad que tenían algunos registros de actividades. Con alguno dificultad se obtuvieron los datos poro los productos 5 ¡programoción quirúrgical. 6 ¡registro de intervenciones realizadasl y 10 ¡gestión documenlación posival. Con gran dificultad y poco fiabilidod se consiguieron los dotos poro los productos 8 Isalicitud de osistencia o otros centrosl. 12 linformoción clínico o tercerosl y 14 lelabo­roción de informaciónl.

El trabajo ha permitido obtener uno imagen de lo acti' vidad en estos SADC que no se correspondía con lo visión subjetivo que de ellos se tenía .

lo boja calidad de algunos registros obligaró o replantear su funcionamiento.

los resultados permiten reflexionar sobre los circunston' cias que se producen en alguno de los SADC y planteorse olgunas saluciones organizativas que mejorarían nuestros productos. Así por ejemplo el producto 7 Isolicitud de citasl. que consume casi el cincuento por ciento de los recursos, está conformado en uno gran proporción por las citos de segundo vez o sucesivos. Sólo reorgonizando

PAPEIfSMEDlCOS 1998. 7(2) 1928

fv\ARTINEZ REINA A. -8 )OI!NADAS NACIONAlES DE DCCl.IN\ENlACIÓN MÉDICA

esta actividad y distribuyéndola cama tarea de las consul­tas se aptimizaria de farma notable el coste total de las SADC.

También deberia señalarse que en el presente trabaja na hay ningún componente de calidad par la que no se sabe si aquellos hospitales con mejores resultadas tienen a no mejor nivel de calidad.

En futuros trabajos deberó analizarse la adecuación de los productos a diferentes contextos, el refinamiento de las URV, confirmarse la util idad de los mismos para lo gestión de los SADC contemplado uno impu tación de costes completo y no sólo de personal e introducir medi­dos de calidad.

PAPEfES MÉDICOS IQQ8. 7 r2] 19·28 28

BIBLIOGRAFíA

l . lópez Dominguez, O. El servicio de admisión y documentación clinica. En: lópez Domínguez, O. (edi torl. Gestión de pacientes en el hospital. Madrid: 010110 Ediciones S.L. , 1977: 105 -1 34.

2. Dirección General de Coardinación , Docencia e Investigación. Servicio de Infarmación y Evaluación. Católogo de hospitales andaluces 1995. Sevilla : Junta de Andalucía. Consejería de Salud, 1995.

3 . Cosas, M. (edi tor) . Los Grupos Relacionadas con el Diagnóstico . Experiencia y perspectiva de utilización. Barcelona: Masson, S.A. , 1991.

TORRES LlQVERAS P. -8 JORNADAS NACIONALES DE OCX:lJIv\ENTACIÓN W DICA

EL CATÁLOGO DE PRODUCTOS, UNA EXPERIENCIA DE APLICACIÓN. PROBLEMAS Y SOLUCIONES

Ponente: Piler Torre Uoveres Hospital del Mor. Barcelona

l . INTRODUCCiÓN. MARCO REFERENCIAL

La evaluación es una de las actividades constituyentes del proceso de gestión, concretamente aquello que pero mite detectar [os desviaciones del objetivo y planificar nuevas actuaciones encaminadas a la resolución de los problemas deteeladas.

Lo evaluación de uno actividad no es pasible sin un conocimiento razanab[e del resul tada a [a producción de [a mismo. Esto es una afirmación de [a Dra. Mercé Casas en re[oción o [as sistemas de casuística que es tata[mente aplicable o cualquier instrumento que permita cuantificar [a producción de una unidad funcional.

A partir de este marco conceptual, presentamos uno experiencia de uso mós o menos empírico del catálogo de productos de los SADC ap[icodo a [o producción del año 1997 de un Servicio de Documentación C[ínico,e[ del Instituto Municipa[ de Asistencia Sanitario de Barce­[ono.

En e[ momento de iniciar [o monitorización de [o aeli­vidad del servicio se daba [a dable circunstancia siguiente: Necesidad por nuestra parte de llevar a coba un análisis exhaustiva y preciso de [a aelividad del Servi' cio de Documentación Clínica en un momento en que un importante cambio de escenario nos hacía presumir un cambia en [a produccián que nos interesaba cuantificor y oportunidad tombien de probar e[ cotá[ogo de productos elaborado por e[ grupa de expertos de [os NORDOC y SADOM.

En este contexto se decidió I[evar o coba [a experien­cia que presentamos como un intento de aprovechar sinergías de actuación y optimizar [as esfuerzos .

la experiencia es necesariamente limitado por 105

motivos siguientes:

1) Ámbito de aplicación:

Debido a [as características de nuestro organización, únicamente hemos aplicado e[ catálogo a los productos de un Servicio o Unidad de Documentación C[inica. La experiencia no contempla [a producción de [a Unidad de Admisiones ya que en nuestra institución corresponde a áreas funcionales y estructurales distintas e independien­tes.

2) Objetivos

Tal como describiremos con detalle mas ode[ante, esta experiencia se planteó con e[ objetiva de probar [o utilidad del catálogo en un uso concreto: cuantificar [a producción del Servicio en un momento dado o fin de valorar [a adecuación de [a p[ontillo.

E[ descrito es un objetivo modesto paro uno herra­mienta a la que se presumen mayores potencialidades pero determinados circunstancias de nuestro contexto, que más adelante se describen, hacían prioritario esta uti­lización.

29

3) Duración de [o experiencia

Nuestro experiencia se inició e[ año 1997 y [os datos que presentamos corresponden a[ análisis de [o produc­ción de ese año.

A pesar de que p[anteamas conclusiones específicas pensamos que es necesario un periodo mayor de tiempo para poder llevar a coba una validación totalmente con­sistente del cató[aga.

2. CARACTERíSTICAS DElIMAS y LOS HOSPITALES MAR Y ESPERAN~A. ENTORNO DE APUCACIÓN Del CATÁLOGO

2.0. EIIMAS

2.0..1 Creación del/MAS

E[ IMAS ([nstitut Municipa[ d'Assistencia Sanitaria) se constituyó coma instituto en e[ año 1.983 a[ integrarse los servicios municipales de asistencia sani taria de la ciudad de Barce[ana, y dispone de una amplia autanomia de gestión dentro del Consorcio Sanitaria de Barce[ona.

2. o. 2. Datos generales correspondientes al eiercicia 1996

Actividad asistencial:

- 1.019 camas

- 23.381 al tas can 353.655 estancias

- 280.280 visitas : 48.654 primeras y 231.626 sucesivas.

- 134.0.36 urgencias

- 13.819 intervenciones quirúrgicas

Recursos Humanos:

- Emp[eodas: 409 Técnicas Superiores. 634 Técnicos Medias. 1 .0.69 Otras . 2.112 (1.956,7 equivo[entes 40 h.)

- A[umnas: 278 Medicina 245 Dip.Enfermería 236 Form.Praf.Sanil

2.0.3. Centros que constituyen el/MAS

E[ IMAS está constituida por 19 centros distribuidas en del municipio de Barce[ona:

HOSPITALES GENERALES

Hospital del Mar: 414 camas 11) Haspita[ Esperanza: 1 37 camas (2)

HOSP[TALES MONOGRÁFICOS

Centra Sociosanitario: 376 camas (3) Insti tuto Psiquiátrico: 92 camas (4)

PAPE1ESMEIXOS 1998; 7(2) 29-32

rom; s llOVERAS P -8 .J()RNAOAS NACIONAlES DE DCX:lJMENTACIÓN ~OCA

ATENCiÓN PRIMARIA:

6 Centros de Planif.Familiar 115-201

1 Centro Toxicomanías 161

1 Centro de Asisl. Psiquiátrico 1141

1 Centro de Urgencias 151

1 Centro de Asistencio Primaria 11 31

DOCENCIA:

Escuelo Form. Profesional Sanil. 181

Escuela Univer. Medicino - UAB 1111

Escuelo Universo Enfermería - UB 191

INVESTIGACIÓN

Instituto Municipal de Investigacián Médico 171

OTROS:

Laboratorio Central de Análisis Clínicos ILRC SAl 1121

2.1 . El Servicio de Documentación Clínica dellMAS

El IMAS, en la actualidad d ispone de un Servicio de Documentación Clínico único paro todos sus centros a sis­tenciales.

El proceso de unificacián se inició en el año 1994 y no ha finalizado todavia .

Inicialmente lo situación ero lo siguiente:

• Hospitales de agudos IMor y Esperanzo)

Dos servicios o unidades de Documentación Clínica independientes con responsables, plantillo y aplicación informótica propias, independientes y diferenciados.

Se po rtío de uno situación en que los plantillas estabon razonablemente ajustados o los necesidades en ambos hospitales, eran razonablemente eficientes y lo distri­bución de cargos de trabojo ero homogéneo Isimilares cargas de trabo jo en ambos centrosl. No disponemos de datos fiables que nos permitan obtener indicadores paro documentar los anteriores afirmaciones yo que los oplicaciones informóticos uti lizados en el periodo o q ue nos referimos no permitían su obtencíón . N os basomos por tanto en lo percepción existente y los esti­maciones en base o indicadores indi rectos como los de calidad del archivo, actividad asistencial o satisfac­ción de los servicios.

• Hospitales monográficos y centros de primario

No existia Servicio o Unidad de Documentación Cli­nica y los movimientos de historias clínicos IHHCCj eran gestionados por el propio personal asistencial. No existía aplicación informático propio.

• Número de Histaria Clinica independiente y distinto en coda uno de los centros.

En el año 1993 el IMAS inicio un proceso de unifica­ción de centros y servicios asistenciales, en el marco del cual se estableció, en el año 1994, uno único uni­dad funcional de Documentación Clinica centralizado.

El proceso de unificación del Servicio de Documenta­ción C línica se ha ido llevando o cabo progresivo­mente y de farma paralela y adaptoda 01 de los servi­cios asistenciales.

PAPElfS A-llOCOS 1998; 7 121: 2Q-32 30

En el momento actual y a cuatro años de iniciado el proceso lo situación podría resumirse de la siguiente formo:

• Hospitales de agudos plenamente integrodos desde el p~nto de vista asistencial y documental. Esto significa baslcamente:

- Uno solo unidad funcional de Documentación Clí­nico con dos ubicaciones físicos distintas.

- Central ización lunificaciónl de las tareas relaciona­das con el tratamiento de la información !codifica­ción , búsquedas documentales, elaboración de infarmación, etc ... )

- Gestión de la histaria clínica Imovimientos de histo­rias) descentral izada

- Un único número de historia c1inica desde Junio de 1996

- Una misma aplicación infarmática de gestión de archivo desde Agosto 1996

• Hospitales monográficos y centros de primario parcial­mente unificados, es decir:

- Criterios unificados con los centros de agudos.

- N úmero propio de histaria clínico de formo provisio-nal y en espero de finolizar el proceso de unifica­ción.

3. OBJETIVOS DE LA EXPERIENCIA

A finoles del año 1996 lo fusión de los servicios asis­tenciales de los dos hospitales de agudos estabo comple­tada en un 90%.

A pesar de no haberse producido incrementos impar­tantes de lo actividad asistencial global, teniamos lo per­cepción de que el cambio de escenario Ifilosofía funcio­nol de hospital único, servicios asistenciales unificodos, pacientes compartidos por ambos hospitales, etc.) signifi­cabo uno redistribución de los cargos de trabajo entre los dos hospitales que considerábamos necesario analizor paro poder odaptar los recursos del servicio o lo nuevo si tuación.

Estos variaciones de las cargos de trabajo se centra­ban en aquellos líneas de producto definidos an teriar­mente como no centrolizadas Imovimientos de hístarias clíniCOS) .

Es importante remarcar que nuestro objetivo no ho sido anal izar lo evolución temparal de lo actividad del servicio yo que esto no ero posible por la boja fiabilidad de los datos de periodos anteriares, sino establecer ratios producción / plantillo que nos permitieron comparor lo praducción de ambos hospitales en el periodo anali­zado.

En el marco general descrito se decidió poner en mar­cho algún tipo de volaroción cuantitativo y cualitotiva de lo actividad del servicio poro lo cual se utilizó, de uno formo puramente experimental, el catálogo de productos que nos ocupa.

En relación o éste, se trotaría de anolizar la correla­ción existente entre las descripciones y valoraciones que el catálogo hago poro codo uno de los productos y lo realidad en un entorno determinado.

- --- ----------------------------1

4. REQUERIMIENTOS PARA LA PUESTA EN MARCHA DEL CATÁLOGO. CONTEXTUALIZACiÓN DE LOS MISMOS

4 .1 Requisitos previos

lo monitorización del co tó lago de acti vidades plan' teobo como único condición imprescindible lo posibili' dad de registro outomótico de los actividades o manito' rizar.

4.2. Descripción del contexto

En nuestro coso disponíamos, desde 1996, de una aplicación informótico de gestión de archivo, lo mismo paro ambos hospitales cuyo aportado de estadísticos se modificó paro que permitiera el seguim iento outomótico de lo mayor parte de los productos que constituyen nues' tro particular cotólogo.

El grado de moni torizocíón outomótico de codo uno de los productos del cató lago ha sido el siguiente:

Producto

1 . Gestión de la Documentación Pasiva

2. Gestión de la Historia Clínica Activa

3. Solicitud de documentos clínicos a terceros

4. Episodios clínicos codificados

5. Elaboración de información

• Informes analíticos

• Búsquedas en Bases de Dotas

• Resto informes

Control outomótico

Total

Total

Parciol(*)

Total

Parcial(*)

Porcial( *)

Parciol(*)

(*) En estos actividades no fue posible el registro auto­mótico mediante lo aplicación de gestión de archiva de formo que se llevó un registro poralelo mediante un pro­grama de gestor de basas de datos con introducción manual de los solicitudes y automatización de la explota' ción.

5. DESCRIPCiÓN DE LA PRODUCCiÓN DEL SERVICIO EN EL AÑO 1997

A continuación se describe la producción del servicio de Documentación Clínica del IMAS del año 1997 desa' gregada por las líneas de producto definidas en el aparo todo anterior y ponderadas de acuerdo a las URV pro­puestas por la SADOM y NORDOC.

Teniendo en cuenta las caracteristicas organizativas del servicio, descritas onteriarmente y el objetivo planteada, presentamos de farma independiente la producción de coda uno de los hospitales en aquellos líneas de produc­ción descentralizados.

31

TORRES llOVERAS P -8- JORNADAS NAClQ\JAlIS DE CXXl.J/Y'lfNTACIÓN ~OCA

LÍNEAS DE PRODUCTO DESCENTRAUZADAS

HOSPtTAL ESPERANZA

Producto U. de producto URV

1 . Gestión de lo documentación pasiva 8.469 3.387.6

2. Gestión de lo historia clínico activa 201.676 t81.508.4

3. Solicitud de doc. clínicos por terceros 2.429 728,7

TOTAL 212.574 185.624,7

URV / persono "'l. 40 h./año 61.874,9

HOSPITAL DEL MAR

Producto U. de produclo URV

1 . Gestión de lo documentación pasiva 17.456 6.982.4

2. Gestión de lo historia clínica activa 329.974 296.976.6

3. Solicilud de doc. clinicos per lerceros 3.267 980.1

TOTAL 350.697 304939.1

URV / persono "'l. 40 h./año 46.913,71

LÍNEAS DE PRODUCTO CENTRAUZADAS

4. Episodios clinicos codificados 21.184 29.658

5. Elaboración de información

Informes analíticos 32 288

Búsouedas en boses de dolos 10 45

Resto informes 25 38

TOTAl 21.251 30.028

URV / persono "'l. 40 h./ año 15.014

Fuente: Elaboración propia

6. ANÁLISIS Y VALORACIÓN

6.1. Líneas de producto descentralizadas (movimientos de historias clínicas)

Cuando aplicamos el instrumentos propuesto paro medir la producción de estos líneas de produclo. obser' vamos uno distribución desequilibrado en el sentido de mayor producción relativa en el hospital de lo Esperanza.

En una primera lectura podríamos afirmar que, en el periodo analizado, este hospital es mós productivo y por tonto más eficiente que el otro (necesito menos recursos para hacer lo mismo).

A partir de esto consideración y ante lo carencia de estándares de referencia internos o externos podría plan­tearse como objelivo el incremento de la productividad en el hospital del Mor.

Por los motivos que a conlinuoción se describen, ésta no fué la lectura que se hizo:

• No disponíamos de medidas de la actividad del Servi' cio en periodos anteriores que fueron exactos y homo­géneas respecto a las ulilizadas en esta experiencia. Por esta razón no nos e ra posible determinar de manero fiable si se habían producido incrementos obje­tivos de volumen de aclividod . Estimóbamos que la actividad globa l del Servicio no había variado o partir

PAPElE5 MEllCOS \998; 701 2Q-J2

TOR~ES UOVERAS p.a JORNADAS NACIONAlfS DE lXXUMENlACIÓN MÉDICA

cial (valumen de altos, volumen de visitas en consultas externas, intervenciones quirúrgicos, etc.)

• Al inicio del proceso de fusión ambos plantillas estaban razonablemente equilibrados.

• Los plantillas de ambas hospitales no se han modifi­cado ni cuantitativa ni cualitativamente desde el inicio del proceso.

• Existía (a percepción de que lo plantillo del hospital aparentemente mós productivo estaba sometido o uno presión excesiva que entre otras cosas incrementaba los errares, aumentaba el absentismo y diminuia la motivación. Esta percepción fue uno de las motivos de la puesta en marcho de este tipo de valoraciones.

• A lo largo de lo experiencia yo habiamos podido constatar que el contenido lIos procesos que lo campo­nenl de alguno de los productos definidos (por ej: soli­citudes de documentación o terceros) no ero homogé­neo en las dos hospitales por estor influido por varia­ciones de los circui tos arganizativos de cada uno de los centros. En este sentido, el centra cuyas procesos conlleven mayor complejidad y consecutivamente mayores cargas de trabajo resultará "perjudicado" o "infravalorado" en relación al centro cuyos procesos sean de menar complejidad.

Valorando la anterior se consideró que lo nueva situa­ción asistencial y los nuevos circui tos definidos para las pacientes desplazan producción desde el hospital del Mar hacia el de la Esperanza. Los lineas de actuación se establecieron en base a esta interpretación.

6 .2. Líneas de producto centralizadas

Respecto o este tipo de productos (codificación y ela­boración de información), nuestro anólisis se centra única­mente ella valaración del católogo.

En este sentido nos resulta especialmente llamativo la diferencia de productividad en relación o las productos descentralizados. Interpretamos que se dan varias cir­cunstancias asociadas: Por una parte nos ha sida dificil identificar alguno de los procesos habituales de ésto órea en lo descripción de productos del católogo. Este es el caso por ejemplo de los actividades de asesaría o clíni­cos O val idación de datos. En segunda lugar y relacio­nado con la anterior, alguno de estos productos parece ser excesivamente heterogéneas en su composición, es decir engloban procesos de muy diverso complejidad lo que hoce dificil su valaración glabal y en tercero, lo valo­ración relativo de estos productos puede estor muy influido por los caracteristicas del entorno (casuistica del centro entre otros).

Creemos que es imprescindible revisar, adaptar y refi­nar lo descripción y ponderación de (os productos de esto órea.

7. CONCLUSIONES

• Partiendo de una precisa definición de los productos, la monitorización de la actividad resulto un proceso sencillo que no supone incrementos adicionales de los cargos de trabajo y que únicamente requiere como condición imprescindible la automatización de registros y explotaciones.

PAPELES N.tDfCOS 1908. 7 PI: 29-32 32

• Lo utilización de este tipo de información enolo gestión interno del servicio es muy útil en lo medido que per­mite:

- Lo cuantificación de lo actividad del Servicio.

- Lo homogeneización o partir de lo ponderación mediante Unidades Relativos de Valar.

- Lo monitorización de lo evolución (comparaciones con periodos anteriores).

- Las comparaciones con otros centros o estándar en uno lineo de evaluación de lo productividad.

• Los dificultades no estón en lo puesto en marcho, sino en establecer uno correcto adecuación de los medidos utilizados 01 entorno en que se van o utilizar.

• Según nuestro experiencia los URV correspondientes o productos de arden "administrativo" (gestión de lo his­torio clínica) se corresponden con lo realidad de nues­tro entorno de una forma sensiblemente mós exacta que los URL carrespondientes o productos del área "documental" (codificación y elobaración de infarma­ción).

Creemos que es necesario validar y adoptar los URV o los distintos entornos y organizaciones tanto en la des­cripción de los productos como en el establecimiento de unidades relativos de producción. Volviendo 01 paralel ismo con los GRD diríamos que ocurre en este coso lo mismo que con lo aplicación literol de los pesos USA en otros entornos. Es decir que paro deter­minados productos no parece que exista una estricto carrelación entre URV.

• Algunos de los¡roductos definidos como constituyentes de lo activida del SDC nos parecen excesivamente heterogéneos en cuanto o lo complej idad de las proce­sos que comprenden. Tal es el coso del producto "Ela­boración de informes" resuelto de formo parcial mediante uno tabla suplementario de ponderación pero otros productos como "Episodios clínicos codifica­dos" podrían ser candidatos de un trotamiento similar O

de uno mayor desagregación. Manteniendo el símil con los medidos de actividad asistencial que estamos utilizando desde el principio diríamos que algunas de las líneas de producto definidas se comportan con las medidos tradicionales de actividad de asistencia (estancias) en el sentido de no valorar la complejidad del "contenido" Uno forma de paliar esto situación podria ser el refinamiento o ajuste de las mismas mediante los factares de conversión que se determina­sen. (Par ej. Media de diagnósticos informados por episodio)

• Nuestras conclusiones padrón resumirse en:

- Disponer de una medida de la producción no sólo es útil sino que es imprescindible poro poder gestio­nar el servicio.

- Cualquier medido es mejar que ninguna medida.

- Las medidas que se presentan permiten el inicio del proceso pero deben ser validados en distintos entor­nos arganizacionales y asistenciales y ajustados en aquellos aspectos en que seo necesario. Esto es especialmente importante en lo línea de producto correspondiente o tratamiento de lo información.

FERRE'! IVARS R ·8 JORNADAS NACIONALES DE !XXl.JNIfNTACIÓN MEDICA

EL CATÁLOGO DE PRODUCTOS, OTRA EXPERIENCIA DE APLICACIÓN. PROBLEMAS Y SOLUCIONES

Ponente: Rosario Ferrer Ivars Hospi/ol "L/uis Alconyis Xó/ivo (Valencia)

INTRODUCCiÓN

la definición del católogo de productos de un servi­cia, implica una reflexión sobre las prestaciones que dicho servicio ofrece, la organización y asignación de los recursos disponibles, el establecimiento de una valora­ción panderada de sus productos y la evaluación de sus resultados de forma cuantitativa y cuali tativa de acuerda o los costes ocasionados.

En base al católogo de las Unidades de Admisión y Documentación Clínico propuesto par la Sociedad Ara­gonesa de Admisión y Documentación Clínica, organiza­dora de estas Jornadas, presentamos la experiencia al aplicarlo en nuestra centro.

Conviene señalar, en primer lugar, algunos caracterís­ticas del entorno en que desarrollamos nuestra labor. Asi las Unidades de Documentación Clínico y Admisión (UDCA) de la Comunidad Valenciano surgen o partir de 1989 con la publicación de la Orden de la Conselleria de Sani tat i Cansum que regulo su creación y funciones en todos los centros hospitalarios públicas. En el posado mes de abril se ha formalizado su establecim iento tam­bién, en los Centros de Especialidades que junto a los hospitales a los que estón adscritos, constituyen lo red de asistencia especializada en nuestra Comunidad.

Al frente de estas Unidades se encuentran médicos can farmacíón específica y constan de personal sanitaria y na sanitario con dependencia, al menos funcional, de lo Unidad . Organizativamente dependen de lo Dirección Médica del Centro, ten iendo representación en la Junta Clínica.

A nivel del Sistema de Información Económica ISIE), sistema de información para la gestión sanitario de la Comunidad, estón catalogadas coma centros estructura­les secundarios incluyendo el hospital y los centros de especialidades (Tabla 1).

Tabla 1 Clasificación de centras de actividad (SIE)

Grupo O Centros estructurales

Grupo 1

Grupo 2 CenlrOS intermeoios 111

Grupo 3

Grupo 4

Grupo 5 Centros intermedios 121

Grupo 6

Grupo 7 Centros finales

Grupo 8

Grupo 9 Cenlros no imputables

III De diagnóstico y tratamiento. 121logisticos

primarios

secundarios

diagnóstico

tratamiento

quirófanos y paritorios

hospitalización

ambulatorios

urgencim

médicos y quirúrgicos

En todos las centras existe una aplicación infarmótica destinado a la gestión bósica de las pacientes: urgen­cias, hospitalización, consultas externos, archivo, quiró­fano , lista de espera , can mayor o menor grado de desarrollo e implantación dependiendo de coda centro. Actualmente existe un proyecto que incorporo al sistema óreas asistenciales tradicionalmente na integradas como Diólisis, Rehabilitación, y por otra parte, otros aclivido­des asistenciales que cada vez tienen una mayor activi­dad como el Hospital de dio y las Unidades de Hospita­lización o domicilio. Del total de centros de lo red público, sólo dos de ellos tienen un sistema infarmótica propio.

Nuestra centra, el Hospital "Lluis Alcanyís" de Xátiva, es un hospital de tipo comarcal que empezó su actividad en 1984, atiende o la pabloción del órea sanitaria 13, que supone unos 178.000 habitantes. Se troto de un hospital general con 249 comas funcionantes. El Centro de Especialidades, adscrito 01 hospital , se encuentro en un edificio aporte en pleno cosco urbano o diferencio del centro hospitalorio.

lo Unidad fue creado en 1989 con un médico docu­mentalista como responsable de la mismo. Estó estructu­rado en los siguientes óreas: Admisión General, Admi­sión de Urgencias, Admisión de Consultas Externos, Admisión del Centro de Especialidades (CEI. Cito Previo (CPI. Archivo Central del hospital y Archivo Central del CE. En lo Tabla 2 se muestro la clasificación del personal adscrito a la misma.

Grupos

N"

Tabla 2 Clasificación del personal de la UDCA

A' B

3 C 2

D

28

• Médicos documentalistas 121. técnico de gestión III

Fuente: Elaboración propio

E 5

Poro lo aplicación del cotólogo propuesto, se pre­sentó como proyecto 01 personal de lo Unidad anali­zando lo definición de codo producto y su unidad de medido, viendo que ero asumible . En uno segundo fose se clasificó parcentualmente la dedicación de cado grupo estatutorio o las diferentes actividades (Tabla 31. aunque nuestro objetivo no ero establecer las unidades relativas de valor IURV) poro cado producto nos sirvió poro reconsiderar algunos posiciones de partido, por ejemplo que la actividad realizado por el personal del grupo E respecto a tratamiento de pasivos y movimientos de histario clínico en el archivo del CE no estó regis­trado y no es par tonto recuperable. Por último se deci­dió su aplicación, en base o número de productos obte­nidos (Tabla 3), durante el primer trimestre del presente

Fuente: Consellerlo de Sonltat I Consum año.

33 PAPflESMEO/COS 19Q8: 7 t2t, 33·35

FERRER IVAAS R, -8 )ORNADAS NACIONAlES DE OCX::l..J¡V,fNTAClÓN MÉ.DICA

Tabla 3 Distribución porcentual por grupo y producto

A

l' Solicitud de ingreso 1

2' Programación de ingresos 2

3° Gestión de comas 3

4° Solicitud de demando quirúrgico 21

511 Programación quirúrgico 8

6° Registro de intervención realizada 4

7' Solicitud de cita 10

all Solicitud de asistencia a otras centros 6

'" Urgencia registrada 1

I f1 Tratamiento de pasivos 5

I 111 fv\c)vimiento de Historio Clínico 1

I ']iJ Solicitud de información clínico O terceros 5

1 3' Episodio cadificado 11

14' tnfarmoción 22

Fuente: Elaboración propio

RESULTADOS DE LA APLICACiÓN DEL CATÁLOGO

A con tinuación detallo mas nuestra experiencio para cada uno de los los productos y unidad contable del católogo propuesto :

l ' Solicitud de ingreso: Apunte realizado

Hemos ten ido dificultodes paro diferenciarlo del siguiente producto. La decisión ha sido contabilizar en este punto sólo los ingresos solicitados desde el óreo de urgencios que tienen un registro diferenciado.

2' Programación de ingresos: Apunte real izodo en el Registro de Ingresos relativo a ingresos programados

Yo comentado en el punto anterior, en nuestro aplica­ción informótico lo solicitud de ingreso consti tuye un poso previo 01 ingreso programado por lo que se han contabili­zado exclusivamente los ingresos 'programados.

3' Gestión de camas: Apunte realizado

El número de productos obtenidos hoce referencia 01 total de ingresos y altos, así como cambios de responsa­bilidad méd ico o de ubicación de los pocientes hospitali­zados.

4' Solicitud de demanda quirúrgica: Registro realizado

Entendemos que contempla sólo las entradas de lista de espera quirúrgica y no se recoge la gestión propia de la lista de espera como, bajas, preoperatorios y con­sulta de anestesia que, en nuestro caso supone una importante cargo de trabajo.

S' Programación quirúrgica: Paciente incluido en porle

En nuestro Unidad se realiza la programación di recta de algunas especialidades por acuerdo establecida con los Servicios y el aviso a los pocientes, la supervisión y el cierre del parte quirúrgico diorio . Se han contabilizado

PAPfIES AIIlocos 1 QQ8, 7 121 :)3.35 34

B e o N" Productos

O 1 3 2.033

O 1 2 945

O 1 7 6.482

O 5 O 1.389

O 17 2 1.570

O 2 O 1.806

O 38 40 43.192

O 12 1 1.252

O 2 16 13.681

14 O 2 915

79 O 21 47439

O 8 2 182

7 O 2 2.457

O 13 2 69

todas las intervenciones programados y las suspendidas con posterioridad al cierre del parte.

6' Registro de intervención realizada: Registro realizado

La captura de actividad quirúrgica es reolizado por el personal de enfermería de quirófanos, por nuestro parte verificamos dicha actividad revisa ndo la concordancia del porte quirúrgico con el registra quirúrgico y así se ha ponderodo en la distribución porcentual de dedicación de tareos .

7' Solicitud de Cita: Registro en fichero de actividad consultas externas ICEX)

Se han contabilizado las solic itudes registradas en consultas externas del hospital y en la cito previa del CE y tombién las citas reolizadas por la Unidad paro la asis­tencia en consul tas, normalmente primeras y exploracio­nes complementarias .

S" Solicitud de asistencia a otros centros: Registro en fichero de traslados

Comprende los solicitudes de asistencia ambulatoria a otros centros, traslados de pacientes hospitalizados y derivación a centros concertados de acuerdo a la defini­ción del producto.

9' Urgencia registrada: Registro realizado

Número total de pocientes que solicitan asistencia en el óreo de Urgencias.

10" Gestión de documentación posiva: Registro en el fichero de movimientos del fichero posivo

Si el producto se etiqueta como gestión de documen­toción posivo , es necesario desglosar el simple registro, del tratamiento de los documentos posivos que suponen diferente asignación en tiempos y coste.

11 ' Gestión de la historia clínica (Préstamo/devolu­ción): Registro en el Fichero de Movimientos del Fichero de Activos

Igual que en el caso anterior parece conveniente esta­blecer diferentes productos poro diferenciar los préstamos can petición previa programada de los que na tengan esta condición y las devoluciones de expedientes de los documentos aislados.

12' Solicitud de información clínica a terceros: Registro realizado

Entendemos registro par solicitud recibida sin tener en cuenta características de la solicitud, copias de iconogra­fía, solicitud de infarmes específicas, etc.

13' Episodios clínicos codificados: Episodio codificado, con independencia del número de códigos

Corresponde a altas hospitalarias codificadas para cumplimentar e[ Con¡unta Mínimo Básica de Datos (CMBD) y entradas en lista de espera quirúrgica.

14' Elaboración de información: Salida de informe rea­lizada

Se han contemplado infarmes a Dirección realizadas a demanda, indicadores periódicas para Servicios Cen­trales e internos, y búsquedas específicas de infarmación clínica, va [orados de acuerdo a [a definición del pra­dueto.

CONCLUSIONES

• El establecimiento del catálogo de productos que presta un servicio o unidad constituye una torea nece­saria para [a evaluación de [a actividad profesional en e[ sentido de cómo [a hacemos, quiénes [a realizan y cuánto cuesto o la organización .

• En las UDCA coma responsables del sistema de infor­mación hospitalario, estamos acostumbrados a contabi­lizar gran número de procedimientos realizados por otros servicios, parece pues lógico el registrar nuestro propia actividad.

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FERREI! IVAAS R. ·8" JORNADAS NACIONALES DE [XXUfv\ENTAClÓN MEDICA

• Como especialistas en sistemas de información no tiene que ser difícil e[ establecer definiciones nomalizadas para cada producto y su recuento debe ser riguroso para garantizar su homogeneidad y por tanto su com­parabilidad.

• A la hara de establecer los mínimos de informacián hay que reflexionar sobre si e[ ob¡etivo final sería impu­tar costes a otros servicios haspito[arios a al procesa asistencial en su conjunto.

• A[gunos de los productos definidos necesitarían ser revi­sados, partiendo de un consenso entre [os profesiona­[es implicados, como ya se ha seña[odo a[ analizar coda producto, si bien parece totalmente aceptable partir de unos productos generales ta[ cama se ha pro­puesta.

• En nuestro, casa [a experiencia en la aplicación del catálogo, ha resultada muy interesante y motivadora para e[ personal de lo unidad que ha visto refle¡ado su trabala diaria de forma sistemática.

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