Participación exitosa en Ferias y Trade-Shows Internacionales

Aspectos de Ferias y Trade Shows

Las ferias internacionales son grandes eventos organizados conel objetivo de facilitar las transacciones comerciales entreempresas de todo el mundo y se caracterizan por reunir en un sololugar y en un mismo tiempo la oferta y la demanda de ciertosproductos o servicios

Las ferias son una importante herramienta del marketing, ungran escaparate comercial y un medio de comunicación relevante.Una exposición es una técnica de ayuda a la venta, un medio depresentación privilegiado, es decir, un fenómeno de aceleración delproceso de venta que permite optimizar la relación costeo deventa/cliente, en un entorno que promueve la venta profesional

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La mayoría de las ferias internacionales efectúan actividadesparalelas como talleres técnicos, seminarios, rondas de negocios,degustaciones, entre otras actividades de interés para elparticipante, que le permiten capacitarse y actualizarse

La participación en ferias o exposiciones internacionales es unade las principales herramientas que una empresa, institución odestino turístico debe considerar para acceder a mercadosinternacionales por su relación costo beneficio, comparada con la deimplementar otras acciones promocionales en los mercados de lospaíses a los que se desea acceder.

Elementos de las FeriasAspectos de Ferias y Trade Shows



Una feria internacional no debe verse como un fin por sí mismasino como lo que es, un medio para obtener acceso a mercados quede otra manera sería oneroso alcanzar

Participar en ferias o exposiciones internacionales implica unaconsiderable inversión de recursos y tiempo, por lo general, de variosmiles de dólares, por lo que la empresa debe planear cuidadosamentesu participación para asegurarse de obtener los resultadosdeseados

Principales motivos para participar en una feria o exposicióninternacional del Turismo de Reuniones:

Aspectos de Ferias y Trade Shows



Construir o ampliar la lista de clientes potenciales Potenciar el proceso de venta Cerrar contratos para eventos a futuro Reafirmar las relaciones con los futuros y actuales clientes Estudiar su mercado, proceso de decisión de compra de los visitantes Estudiar a la competencia Introducir nuevos productos turísticos Reforzar la imagen de la empresa ó destino La costumbre («Siempre hemos estado») La obligación («Los clientes esperan que estemos», «La competencia está») El placer (por celebrarse en un mercado, para encontrarse con los clientes) El prestigio Los negocios («Queremos aumentar nuestras ventas»)

Motivos para asistir a un Trade Show



Ventajas de participar en Ferias y Trade Shows


Principales ventajas de participar en una feria o exposicióninternacional del Turismo de Reuniones:

Campo neutral (No es la empresa o destino visitando alcliente o prospecto sino que ellos ya están ahí)Gran número de compradores y prospectosRelaciones DirectasEstado de ánimo del cliente (El cliente va predispuesto acomprar o a buscar alternativas para sus reuniones)



Opciones para la participación en ferias:

Individual (la atención es en forma directa sobre el destino yle permite sobresalir como marca. Se recomienda, sin embargo,ubicar el stand geográficamente)

En Pabellón (Se aprovecha el posicionamiento de otrasmarcas para captar una mejor atención)

Opciones al participar en Ferias y Trade Shows


Elementos para ser exitoso en Ferias y Trade Shows


¿Como lograr el éxito en nuestra participación en una feria o “trade show”?

LOS 8 PASOS (Fuente: Irie Auctions)

PASO1: Desarrollar su estrategia. Se tiene la creencia de que si nose reportan ventas o se generan grupos de la primera participación enuna feria, ésta es un fracaso. Nada más lejano de la realidad y delproceso de posicionamiento de un destino. Muchos compradores midenla seriedad y estabilidad de un expositor cuando lo ven varias veces en elmismo trade show. (Hay que saber diferenciar el ROI del ROO). No esdescabellado pensar en participar al menos dos o tres veces antes decancelar la participación o cambio de trade show).



PASO 2: Determinar el presupuesto. La participación deberá sercoherente con el presupuesto de promoción anual.

PASO 3: Establecer objetivos. Es muy importante definir cuál esla meta a alcanzar al participar en uno o varios trade shows. Losobjetivos deben ser realistas. ¿Ganar posición de Mercado?¿Posicionar la imagen de nuestro destino?? ¿Cerrar ventas?? Solocuando se tiene un objetivo claro, se establecen los medios realespara alcanzarlo, en la mejor forma (costo-beneficio)

PASO 4: Investigar Opciones. Establecer el tipo de trade showque corresponde más a nuestro objetivo. Puede hacerse uncomparativo como el de la tabla siguiente:





CARACTERISTICAS SHOW 1 SHOW 2 SHOW 3 SHOW 4

LUGAR

FECHAS

TIPO DE MERCADO

ANTIGÜEDAD

TARIFA POR PIE/MT

CUADRADO

TAMAÑO MINIMO DE

STAND

AVAL DE

ORGANIZACIONES

INTERNACIONALES

CITAS PRE-

ESTABLECIDAS

SEMINARIOS PARA

EXPOSITORES

NETWORKING

PUBLICIDAD INCLUIDA




PASO 5: Si es possible, visitor el trade show antes de invertir

PASO 6: Planeación y Preparación. Cuidadosamente y a detalle.a) Obtener la información de registro y deadlines, así comorequerimentosb) Preparar “línea” de productos/servicios de nuestro destino concohesión entre sí.c) Considerar brochures, postales ó meeting planners menos extensos,con información más de calidad y preferentemente con su equiparableen forma electrónica. Giveaways útiles y únicos.d) Preparar stand vistoso, gráfico, creativo y coherente. Buscargarantizar la detención de los participantes y elevar el “nivel derecordación”. Buscar generar experiencias memorables, agregarelementos interactivos ó de realidad aumentada. Aprovechar o generarapps informativos o de geo-localización durante el evento




e) Analizar los requerimentos y restricciones del piso de exhibición, asícomo regulaciones de aduana que puedan afectar nuestros materiales oequipo. Considerar costos de envíof) Lenguaje en impresos de acuerdo al Mercado a visitor (generalmenteinglés) (Los errores son considerados un reflejo de nuestrosproductos)g) Considerar visas, pasaporte, pasajes, hospedaje con suficientetiempo de anticipaciónh) Tratar de conseguir nombres o e-mail de compardores asistentes einvitarlos a su stand o evento patrocinado

PASO 7: Participación. Durante un evento frente a frente, nuestraparticipación es una de las clave del éxito. Es importante considerar:a) No solo atacar a quienes llegan a nuestro stand (Estrategia OPC)




b) Ser proactivos. Es muy importante que asistan personasdesinhibidas y proclives a la interacción, que hablen el idioma a un grannivelc) Actitud cordial, positiva y dinámica en el standd) Evitar que el ruido en el stand sea más alto que el de nuestrasvocese) Olores y sabores más universales. Productos típicos solo comoejemplos. Explotar la parte exótica de nuestro destino.f) En eventos interactivos, NO PERMANECER JUNTOS,DISTRIBUIRSE (MINGLE, MINGLE)g) Asistir a todas las conferencias y eventos de networking (ya habrátiempo a nuestro regreso para descansar)h) Escuchar con atención y apuntar toda la información del RFP delos prospectos




i) Buscar la participación del mayor número y variedad deproveedores de servicios para reuniones, congresos,incentivos y convenciones

PASO 8: Seguimiento. El show ha terminado, usted estácansado, solo quiere descansar. ERRRROR!!! El seguimientoa los contactos hechos durante la participación en el evento estan importante como la preparación.



Principales Trade Shows de Turismo de Reuniones

Evento Fecha Sede

RCMA ANNUAL CONFERENCE ENERO TAMPA

PCMA ANNUAL CONFERENCE ENERO LAS VEGAS

HELMS BRISCOE ENERO LAS VEGAS

SALO N BEDOUK FEBRERO PARIS

SUCESSFUL MEETINGS MARZO NEW YORK

SMART MEETINGS MARZO OC, CALIFORNIA

CONFERENCE DIRECT MARZO WASHINGTON, DC

MEETINGS AND CONVENTIONS MARZO SONOMA, CA

ASAE (SPRINGTIME IN THE PARK) ABRIL WASHINGTON, DC

MILO MAYO TBA

IMEX MAYO FRANKFURT

AIBTM JUNIO BALTIMORE




Evento Fecha Sede

MPM JUNIO PUERTO VALLARTA

MPI WEC JULIO ORLANDO

NBTA AGOSTO DENVER

EXPERIENT AGOSTO INDIANAPOLIS

MANVITATIONAL AGOSTO CANCUN

MOTIVATION SHOW SEPTIEMBRE CHICAGO

IMEX AMERICAS OCTUBRE LAS VEGAS

ICCA CONGRESS OCTUBRE GERMANY

SUCCESSFUL MEETINGS NOVIEMBRE CARIBE

MEETINGS MASTER NOVIEMBRE

MPRM NOVIEMBRE RIVIERA MAYA

FICP NOVIEMBRE TBA

EIBTM DICIEMBRE BARCELONA



Herramientas difereciadoras en Ferias y Trade Shows

Realidad Aumentada




Realidad Aumentada




Digi-Toons




Poken




GRACIAS!!!


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