UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR … 40. Codificación de documentos (NTE-INEN-2410, 2011) ..... 66...
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE INGENIERÍA CIENCIAS FÍSICAS Y MATEMÁTICA CARRERA INGENIERÍA INFORMÁTICA “IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL QUIPUX EN LA UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR INICIANDO EN LA FACULTAD DE INGENIERÍA, CIENCIAS FÍSICAS Y MATEMÁTICA.” TRABAJO DE GRADUACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO INFORMÁTICO AUTOR: GABRIELA ALEXANDRA SOLIS TOBAR TUTOR: ING. CÉSAR AUGUSTO MORALES MEJÍA MSC. QUITO, 10 JUNIO 2016
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE INGENIERÍA CIENCIAS FÍSICAS Y MATEMÁTICA
CARRERA INGENIERÍA INFORMÁTICA
“IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
QUIPUX EN LA UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR INICIANDO
EN LA FACULTAD DE INGENIERÍA, CIENCIAS FÍSICAS Y
MATEMÁTICA.”
TRABAJO DE GRADUACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO
DE INGENIERO INFORMÁTICO
AUTOR: GABRIELA ALEXANDRA SOLIS TOBAR
TUTOR: ING. CÉSAR AUGUSTO MORALES MEJÍA MSC.
QUITO, 10 JUNIO
2016
ii
DEDICATORIA
A Dios
Por ser mi luz y mi fortaleza, sin su amor y su infinita
Misericordia nada de esto hubiera sido posible
A mis Padres
Pilar fundamental en mi vida, su amor, apoyo incondicional,
paciencia y ejemplo me han impulsado a alcanzar esta meta.
A mi pequeña Paula
Por ser siempre mi inspiración.
iii
AGRADECIMIENTO
Al Ing. César Morales
Vicedecano de la Facultad de Ingeniería Ciencias Fisicas y Matemática, por brindarme
su apoyo para emprender y culminar este proyecto.
Al Ing. Mauro Rosas
Docente de la Facultad de Ingeniería Ciencias Fisicas y Matemática, quien supo
brindarme su conocimiento en la realización de este proyecto.
Al personal Administrativo de la Facultad de Ingeniería
Quienes me facilitaron toda la información referente a documentos y procesos que se
realizan en la Facultad de ingeniería.
Al Departamento de Tecnologías de la Información y Comunicación
Por acogerme en sus instalaciones y brindarme la información y apoyo necesario
durante el desarrollo del proyecto.
iv
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
Yo GABRIELA ALEXANDRA SOLIS TOBAR en calidad de autor del
proyecto de integración: “IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE
GESTION DOCUMENTAL QUIPUX EN LA UNIVERSIDAD CENTRAL
DEL ECUADOR INICIANDO EN LA FACULTAD DE INGENIERIA,
CIENCIAS FISICAS Y MATEMATICA.”, autorizo a la Universidad Central
del Ecuador hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o parte de los
que contiene esta obra, con fines estrictamente académicos o de investigación.
Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente
autorización, seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en
los artículos 5, 6, 8; 19 y demás pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y
su Reglamento.
Asimismo, autorizo a la Universidad Central del Ecuador para que realice la
digitalización y publicación de este trabajo de investigación en el repositorio
virtual, de conformidad a lo dispuesto en el Art. 144 de la Ley Orgánica de
Educación Superior.
Quito 26 Mayo 2016
Gabriela Alexandra Solis Tobar
CC 1722720263
v
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
Yo, CESAR AUGUSTO MORALES MEJIA en calidad de tutor del trabajo de
titulación “IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
QUIPUX EN LA UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR INICIANDO EN LA
FACULTAD DE INGENIERIA, CIENCIAS FISICAS Y MATEMATICAS.”,
elaborado por la estudiante GABRIELA ALEXANDRA SOLIS TOBAR de la carrera
de INGENIERIA INFORMATICA, FACULTAD DE INGENIERÍA CIENCIAS
FISICAS Y MATEMÁTICA de la Universidad Central del Ecuador, considero que el
mismo reúne los requisitos y méritos necesarios en el campo metodológico y en el
campo epistemológico, para ser sometido a la evaluación por parte del jurado
examinador que se designe, por lo que lo APRUEBO, a fin de que el trabajo de
integración sea habilitado para continuar con el proceso de titulación determinado por la
Universidad Central del Ecuador.
En la ciudad de Quito, a los 26 días del mes de abril de 2016
César Augusto Morales Mejía
CC: 1001513322
vi
vii
viii
CONTENIDO
Pág.
DEDICATORIA ............................................................................................................... ii
AGRADECIMIENTO ..................................................................................................... iii
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL ............................................... iv
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR ..................................................................................... v
RESUMEN .................................................................................................................... xiv
ABSTRACT ................................................................................................................... xv
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 1
Objetivo general ............................................................................................................ 3
Objetivos específicos .................................................................................................... 3
Alcance ......................................................................................................................... 3
Limitaciones .................................................................................................................. 3
1. MARCO TEÓRICO .................................................................................................. 4
Conceptos básicos ..................................................................................................... 4
1.1. Documento ......................................................................................................... 4
1.2. Archivo .............................................................................................................. 4
1.3. Sistema datacéntrico .......................................................................................... 4
1.4. Norma ISO 30300 .............................................................................................. 5
1.5. Gestión documental ........................................................................................... 6
1.6. Software de gestión documental ........................................................................ 7
1.7. Sistemas de información .................................................................................... 8
1.8. Tecnologías de la información y comunicación (TIC) ...................................... 9
ix
1.9. Modelo ............................................................................................................. 10
1.10. Enterprise Content Management ECM ........................................................ 10
1.11. Sistema de gestión documental Quipux ....................................................... 11
1.12. Arquitectura de Quipux ................................................................................ 12
1.13. Diagramas de flujo ....................................................................................... 12
1.14. Modelamiento de procesos ........................................................................... 13
2. METODOLOGÍA DE DESARROLLO.................................................................. 14
2.1. Método ............................................................................................................. 14
2.1.1. Método analítico ....................................................................................... 14
2.1.2. Método descriptivo ................................................................................... 15
2.2. Obtener información sobre las actividades y tareas de los procesos. .............. 16
2.2.1. Observación .............................................................................................. 16
2.2.2. Entrevista .................................................................................................. 17
2.3. Modelar los diagramas de flujo de los procesos investigados. ........................ 17
2.4. Analizar y automatizar los procesos. ............................................................... 20
2.5. Crear el diagrama de flujo de los procesos automatizados. ............................. 21
2.6. Análisis de la situación actual .......................................................................... 21
2.6.1. Situación interna ....................................................................................... 22
2.6.2. Situación externa ...................................................................................... 22
2.7. Comparación de herramientas ECM ................................................................ 23
2.8. Orgánico estructural ......................................................................................... 26
2.9. Fundamento legal ............................................................................................. 28
2.10. Orgánico estructural facultad de ingeniería ciencias físicas y matemática .. 29
3. DESARROLLO DEL PROYECTO........................................................................ 30
Tipo de documentos .................................................................................................... 40
x
15.1 Generales ............................................................................................................ 46
15.2 Asistentes o Secretarias ..................................................................................... 47
15.3 Jefes ................................................................................................................. 47
4. DISCUSION............................................................................................................ 54
5. RECOMENDACIONES ......................................................................................... 57
BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................ 58
ANEXOS ........................................................................................................................ 60
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA .......................................... 61
MANUAL DE USUARIO FINAL ......................................................................... 67
xi
LISTA DE FIGURAS
pág.
Figura 1 Normas internacionales (ISO, 30300) ................................................................ 5
Figura 2 Arquitectura de Quipux (Quipux, 2010) .......................................................... 12
Figura 3. Flujo de documentos manual .......................................................................... 18
Figura 4. Flujo manual de documentos internos ............................................................ 19
Figura 5. Proceso general en Quipux.............................................................................. 20
Figura 6. Orgánico Estructural UCE (UCE, 2011) ......................................................... 27
Figura 7. Orgánico Estructural FING ............................................................................. 29
Figura 8. Requisitos de Hardware (Quipux, 2014) ......................................................... 30
Figura 9. Paquetes Necesarios PHP (Quipux, 2014) ...................................................... 32
Figura 10. Configuración httpd.conf (Quipux, 2014) ..................................................... 34
Figura 11. Configuración 1 config.php .......................................................................... 35
Figura 12. Configuración 2 config.php .......................................................................... 35
Figura 13. Conexión Administrador postgres (Quipux, 2014) ....................................... 36
Figura 14. Creación de la base de datos Quipux (Quipux, 2014) ................................... 37
Figura 15. Estructura de Base de Datos. (Quipux, 2014) ............................................... 38
Figura 16. Tablas que procesan la información de los documentos. (Quipux, 2014) .... 39
Figura 17. Tipo de documento. ....................................................................................... 40
Figura 18. Proceso registro de documentos. (Quipux, 2014) ......................................... 41
Figura 19. Configuración archivo authinfo .................................................................... 41
Figura 20. Configuración sendmail.cm .......................................................................... 42
Figura 21. Pantalla de inicio Quipux .............................................................................. 44
Figura 22. Configuración html2ps (Quipux, 2014) ........................................................ 44
Figura 23. Copiar carpeta html_a_pdf (Quipux, 2014) .................................................. 44
Figura 24. Configuración archivo config.php (Quipux, 2014) ....................................... 45
Figura 25. Configuración archivo html_a_pdf.wsdl (Quipux, 2014) ............................. 45
Figura 26. Configuración host virtual. (Quipux, 2014) .................................................. 45
xii
Figura 27. Permisos de usuario....................................................................................... 46
Figura 28. Permisos RRHH. ........................................................................................... 49
Figura 29. Ingreso documento a subdecanato. ............................................................... 51
Figura 30. Ingreso Solicitudes ........................................................................................ 52
Figura 31. Flujo documentos internos ............................................................................ 53
Figura 32. Cambio de contraseña. .................................................................................. 61
Figura 33. Creación de institución. ................................................................................. 62
Figura 34. Áreas UCE. (Quipux, 2014) .......................................................................... 62
Figura 35. Creación de áreas (Quipux, 2014) ................................................................. 63
Figura 36. Creación de repositorio. ................................................................................ 64
Figura 37. Creación de usuarios. .................................................................................... 64
Figura 38. Permisos para usuarios. ................................................................................. 65
Figura 39. Creación carpetas virtuales. .......................................................................... 66
Figura 40. Codificación de documentos (NTE-INEN-2410, 2011) ............................... 66
Figura 41. Pantalla principal. .......................................................................................... 67
Figura 42. Menú de opciones. ........................................................................................ 68
Figura 43. Menú de opciones ii. ..................................................................................... 68
Figura 44. Sección otros. ................................................................................................ 70
Figura 45. Archivos anexos. ........................................................................................... 71
Figura 46. Nuevo documento. ........................................................................................ 72
Figura 47. Pantalla nuevo documento. ........................................................................... 72
Figura 48. Buscar usuarios destinatarios. ....................................................................... 73
Figura 49. Información general del documento. (Quipux, 2014) ................................... 74
Figura 50. Nivel de seguridad del documento. (Quipux, 2014) ..................................... 74
Figura 51. Anexos (Quipux, 2014) ................................................................................. 75
Figura 52. Recorrido del documento. (Quipux, 2014) ................................................... 75
Figura 53. Asignación del documento a carpeta virtual. (Quipux, 2014) ...................... 76
Figura 54. Creación de ciudadanos. ............................................................................... 77
Figura 55. Seleccionar ciudadano. .................................................................................. 77
Figura 56. Consulta Ciudadano. ..................................................................................... 78
Figura 57. Botón regresar. .............................................................................................. 78
xiii
Figura 58. Editar documento. ......................................................................................... 79
Figura 59. Botón reasignar. ............................................................................................ 80
Figura 60. Reasignar documento. ................................................................................... 80
Figura 61. Documento reasignado. ................................................................................. 80
Figura 62. Informar sobre documento. ........................................................................... 81
Figura 63. Proceso Informar documento. ....................................................................... 81
Figura 64. Documento informado. ................................................................................. 81
Figura 65. Archivar documento. ..................................................................................... 82
Figura 66. Documento archivado. .................................................................................. 82
Figura 67. Botón firmar/enviar. ...................................................................................... 83
Figura 68. Firmar envió. ................................................................................................. 83
Figura 69. Documentos por imprimir. ............................................................................ 84
Figura 70. Acción completada. ....................................................................................... 84
Figura 71. Botón eliminar. .............................................................................................. 84
Figura 72. Eliminar documento. ..................................................................................... 85
Figura 73. Bandeja eliminados. ...................................................................................... 85
Figura 74. Recuperación de documento. ........................................................................ 86
Figura 75. Documento restaurado. ................................................................................. 86
xiv
RESUMEN
IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL QUIPUX
EN LA UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR INICIANDO EN LA
FACULTAD DE INGENIERIA, CIENCIAS FISICAS Y MATEMATICAS,
MODALIDAD PROYECTO DE INTEGRACION.
AUTOR: GABRIELA ALEXANDRA SOLIS TOBAR
TUTOR: CESAR AUGUSTO MORALES MEJIA
La implementación de Quipux se desarrolla con el fin de dar soporte a la Facultad de
Ingeniería Ciencias Fisicas y Matemática y posteriormente a la Universidad Central del
Ecuador en cuanto a la gestión documental.
Quipux es un software libre, que se utiliza en la mayoría de instituciones de la
administración pública, el cual busca mejorar la calidad de servicio que se brinda al
ciudadano.
La investigación realizada es de tipo descriptiva - propositiva, ya que se analiza la
problemática y se propone una solución, en cuanto a la metodología, se empleó el
método analítico, que consiste en la desmembración de las partes de un todo, para el
análisis y comprensión de cada subproceso.
La implementación de Quipux permitirá almacenar documentos y dar seguimiento del
proceso que recorren hasta su finalización, reducir tiempos de espera y satisfacer a los
usuarios, tanto estudiantes como administrativos. Uno de los beneficios adicionales es
promover la disminución de uso de papel.
PALABRAS CLAVE: IMPLEMENTACION DE SISTEMA/ GESTIÓN
DOCUMENTAL/ FODA/ ALMACENAMIENTO DOCUMENTAL/ MODELO
ANALÍTICO/ QUIPUX.
xv
ABSTRACT
IMPLEMENTATION OF THE SYSTEM OF DOCUMENTARY
MANAGEMENT QUIPUX IN THE CENTRAL UNIVERSITY OF THE
EQUATOR INITIATING IN THE FACULTY(POWER) OF ENGINEERING,
PHYSICAL SCIENCES AND MATHEMATICS, MODALITY PROJECT OF
INTEGRATION.
AUTHOR: GABRIELA ALEXANDRA SOLIS TOBAR
TUTOR: CESAR AUGUSTO MORALES MEJIA
The implementation of Quipux was made in order to provide support to the School of
Engineering, Physical and Mathematical Sciences and afterwards in the Universidad
Central del Ecuador regarding the documentary management.
Quipux is free software, used in most of public agencies, intended to improve quality of
service provided to citizens.
The investigation was descriptive - propositional, because the problematic is analyzed
and a solution has been proposed, as per methodology, the analytic method was used,
consisting in the separation of parts of a whole for analysis and understanding of sub
processes.
The implementation of Quipux shall allow store documents and provide follow-up of
the process maintained up to the completion, lowering waiting time and satisfy users,
either students or administrative personnel. One of additional benefits is promoting
lowering of paper use.
KEYWORDS: SYSTEM IMPLEMENTATION/ DOCUMENT MANAGEMENT /
FODA/ DOCUMENT STORAGE/ ANALYTICAL MODEL / QUIPUX
xvi
1
INTRODUCCIÓN
La necesidad de implementar un sistema de gestión documental en la Universidad
Central del Ecuador (UCE) - Facultad de Ingeniería Ciencias Físicas y Matemática
(FING) surge debido a la dificultad de administración y almacenamiento de
documentos.
La documentación es una parte fundamental de gran importancia dentro de una
organización o entidad, ya que en ella encontramos información histórica detallada de
las actividades que se realizan dentro de la misma.
La gestión documental demanda una excelente comunicación entre las partes que
integran la organización, además del conocimiento de cada trámite que en ella se
realiza, esta consume recursos materiales y humanos, los mismos que pueden llegar a
afectar la productividad de la organización.
Sin una herramienta que facilite estas operaciones se dificulta de gran manera la
correcta administración del flujo documental de una entidad, Para solventar esta
necesidad, el presente proyecto integrador busca incorporar herramientas informáticas y
tecnológicas a la administración y gestión documental dentro de la UCE.
Actualmente existen varias herramientas de gestión documental tanto de software libre
como propietario, sin embargo en el actual gobierno la Secretaria Nacional de la
Administración Pública, pone a disposición de instituciones públicas el sistema de
gestión documental Quipux, el cual permite el registro, control, circulación y
organización de documentos digitales y/o físicos que se envían o reciben en una
institución.
2
Al realizar un análisis a la gestión documental de la UCE- FING, se evidenció que la
información es almacenada de forma impresa, lo cual constituye una actividad antigua y
poco responsable con el medio ambiente.
Lo ideal en toda organización es manejar un solo sistema de gestión documental, para
interconectar cada una de las entidades que son parte del todo, además tener respaldada
y segura la información, de ahí nace la necesidad de tener documentos guardados
digitalmente y poder decidir si es o no necesario imprimirlo, para así garantizar
características como:
Confidencialidad
Integridad
Disponibilidad
Mediante el sistema que se pretende implementar se busca optimizar el tiempo de
respuesta a las solicitudes ingresadas y crear escenarios de satisfacción por parte de los
usuarios, lo cual se traduce en una ventaja competitiva para la institución.
Quipux, gestiona la documentación para elaborar memorando, oficios, circulares y todo
lo que implica comunicación formal digital y/o impresa de la institución, la
documentación puede ser:
Interna: Aquella que se remite y se recibe en los departamentos de la misma
organización.
Externa: La que es emitida por entidades y la enviada por la ciudadanía a su
organización.
3
Objetivo general
Implementar el sistema de gestión documental Quipux en la Facultad de Ingeniería
ciencias físicas y matemática como pauta para que este sea implementado en el resto de
dependencias de la UCE.
Objetivos específicos
Ejecutar el levantamiento de los procesos que se realizan en la facultad de Ingeniería.
Llevar un control detallado, de los documentos que ingresan y en el estado que se
encuentran.
Reducir el tiempo de envío y recepción de un documento.
Alcance
El presente proyecto se encargó de la instalación del software de gestión documental
Quipux y creación de la estructura organizacional de la Universidad Central del
Ecuador, con enfoque en la implementación del sistema y la reingeniería de los
principales procesos que se llevan a cabo con documentos internos y externos en la
facultad de ingeniería.
Limitaciones
El sistema cuenta con un módulo que permite la firma electrónica, el mismo que no
será puesto en marcha ya que el personal de la facultad no cuenta con este recurso.
El sistema requiere que los estudiantes sean creados como ciudadanos para que
puedan dar seguimiento a los documentos que ingresan, este proceso de creación de
usuarios se debe asignar al personal administrativo.
La digitalización de archivos está sujeta a que el personal que recibe e ingresa
documentos al sistema cuente con las herramientas necesarias para hacerlo como
scanner.
4
1. MARCO TEÓRICO
Conceptos básicos
1.1. Documento
Un documento es una carta, disposición o escrito que ilustra acerca de un hecho,
situación o circunstancia. También se trata del escrito que presenta datos susceptibles de
ser utilizados para comprobar algo.
1.2. Archivo
“Es el conjunto de documentos públicos o privados que se custodian y clasifican bajo
normas técnicas para obtener de ello una correcta y oportuna información.” (Villacis,
1999)
1.3. Sistema datacéntrico
Un sistema data central o también llamado datacéntrico almacena su información en una
base de datos, esto permite optimizar recursos e indexar datos, razón por la cual, son
una de las bases técnicas del desarrollo de la administración electrónica cuando se usa
una metodología orientada a procesos.
El principal inconveniente de usar estos sistemas es que dependen del software que los
mantiene, puesto que la reconstrucción de datos fuera del mismo, requiere
conocimientos de programación y base de datos.
5
1.4. Norma ISO 30300
La serie de normas ISO 30300 son un conjunto de normas desarrolladas por
International Organization for Standarization, La publicación oficial de esta norma se
realizó en noviembre del 2011 en su versión inglesa francesa, y la traducción al Español
el 28 de diciembre de 2011. Las normas ISO 30300, constan de los mismos procesos
operativos de su predecesora, la ISO 15489, en la cual se basó.
Estas normas ayudan a cumplir los objetivos de otros sistemas de gestión como de
calidad (ISO 9001), medio ambiente (ISO 14001) y seguridad de la información (ISO
27001); por tal motivo las normas que lo conforman se incluyeron dentro del rango
“Normas de Sistemas de Gestión”.
Figura 1 Normas internacionales (ISO, 30300)
6
1.5. Gestión documental
La gestión documental es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació
debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones
legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos.
Se entiende por la gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas
para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la
recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos
deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de
los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de
administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran
los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan
los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes
magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y
una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de
codificación y clasificación.
El uso del ordenador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de la
experiencia de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso
de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX
crean el formato bibliográfico MARC (Machine Readable Cataloguing) o catalogación
legible por máquina, para sus bases de datos. Unos años más tarde el uso de las
tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública
y privada, con el uso generalizado de bases de datos y la aparición de los procesadores
de textos y otras aplicaciones ofimáticas.
7
1.6. Software de gestión documental
Son todos aquellos programas de ordenador creados para la gestión de grandes
cantidades de documentos. Estos documentos no tienen una organización clara de sus
contenidos, al contrario de lo que suele suceder con la información almacenada en una
base de datos. La combinación de este tipo de bibliotecas de documentos con índices
almacenados en una base de datos permite el acceso rápido mediante diversos métodos
a la información contenida en los documentos. Estos generalmente se encuentran
comprimidos y además de texto pueden contener cualquier otro tipo de documentos
multimedia como imágenes o vídeos.
Un sistema de gestión documental por lo general se refiere a las siguientes áreas:
Almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad, custodia, distribución,
creación, autenticación para los cuales se debe tomar en cuenta las siguientes
interrogantes:
Almacenamiento ¿Dónde guardaremos nuestros documentos? ¿Cuánto
podemos pagar para almacenarlos?
Recuperación
¿Cómo puede la gente encontrar documentos
necesarios? ¿Cuánto tiempo se puede pasar
buscándolo? ¿Qué opciones tecnológicas están
disponibles para la recuperación?
Clasificación
¿Cómo organizamos nuestros documentos? ¿Cómo
aseguramos que los documentos estén archivados
siguiendo el sistema más apropiado?
Seguridad
¿Cómo evitamos la pérdida de documentos, evitar la
violación de la información o la destrucción no deseada
de documentos? ¿Cómo mantenemos la información
crítica oculta a quién no debiera tener acceso a ella?
8
Custodia
¿Cómo decidimos qué documentos conservar? ¿Por
cuánto tiempo deben ser guardados? ¿Cómo
procedemos a su eliminación (expurgo de
documentos)?
Distribución
¿Cómo distribuimos documentos a la gente que la
necesita? ¿Cuánto podemos tardar para distribuir los
documentos?
Workflow
¿Si los documentos necesitan pasar a partir de una
persona a otra, cuáles son las reglas para el flujo de
estos documentos?
Creación
¿Si más de una persona está implicada en creación o
modificación de un documento, cómo se podrá
colaborar en esas tareas?
Autenticación
¿Cómo proporcionamos los requisitos necesarios para
la validación legal al gobierno y a la industria privada
acerca de la originalidad de los documentos y
cumplimos sus estándares para la autentificación?
Tabla 1. Sistemas de Información (O`Brien, 2008)
1.7. Sistemas de información
Un sistema de información, conocido como SI, es una combinación organizada de
personas, hardware, software, redes de comunicación y recursos de información que
recupera, transforma, almacena y disemina información en una organización. (O`Brien,
2008)
9
Según O`Brien J los componentes de un SI son:
Recursos de datos e información
Software, o soporte lógico
Hardware, o soporte físico
Personas: usuarios finales y especialistas
Recursos de redes
1.8. Tecnologías de la información y comunicación (TIC)
“Las tecnologías de la información y la comunicación no son ninguna panacea ni
fórmula mágica, pero pueden mejorar la vida de todos los habitantes del planeta. Se
disponen de herramientas para llegar a los objetivos de desarrollo del milenio, de
instrumentos que harán avanzar la causa de la libertad y la democracia, y de los medios
necesarios para propagar los conocimientos y facilitar la comprensión mutua”. (Annan,
2003)
Las Tecnologías de la Información y la Comunicación están presentes en nuestras vidas
y la han transformado. La tecnología digital, unida a la aparición de ordenadores cada
vez más potentes, ha permitido a la humanidad progresar muy rápidamente en la ciencia
y la técnica desplegando nuestro arma más poderosa: la información y el conocimiento.
Hoy en día es imposible encontrar un solo instituto dedicado a investigar la ciencia y
evolucionar la técnica que no disponga de los mejores y más sofisticados dispositivos de
almacenamiento y procesado de información.
La diferencia fundamental entre los sistemas informáticos (SI) y las tecnologías de la
información y comunicación (TIC), está fundamentada en que las TIC son fruto de la
unión de las telecomunicaciones y la informática, que mediante la ejecución de procesos
formales permite construir los sistemas de información (SI), convirtiendo datos en
información y/o automatizando procesos. (O`Brien, 2008)
10
1.9. Modelo
Tomando en cuenta que este proyecto desarrolla un modelo para implementar en el
proceso administrativo de la UCE - FING, es de gran importancia conocer que es un
modelo y como se logra su implementación.
“Modelo es un bosquejo que representa un conjunto real con cierto grado de precisión y
de la forma más completa posible, pero sin pretender aportar una réplica de lo que
existe en la realidad, cuando es imposible trabajar directamente en la realidad en sí”.
(FAO, 2008)
Un modelo funcional es un instrumento que sirve a su propósito en forma adecuada y
que deja satisfecho al utilizador. Un buen modelo toma en cuenta todos los factores
esenciales e ignora por completo los detalles superfinos. Por eso, es de suma
importancia disponer de un propósito muy claro y preciso antes de comenzar a elaborar
el modelo.
Los requisitos primordiales para construir cualquier modelo son:
Un propósito claramente definido.
Identificar las consideraciones esenciales (incluir en el modelo).
Desechar consideraciones superfluas (estas son fuente de confusión).
El modelo debe representar la realidad en forma simplificada.
1.10. Enterprise Content Management ECM
Los Enterprise content management consideran todos los elementos de la institución o
empresa como contenido, el contenido no solo es el resultado del trabajo de los
empleado, sino también detalles de facturas, nomina, información del personal, etc.
11
Al estar los trabajadores introducidos en el sistema se les pueden asignar tareas,
privilegios, roles, propiedades y permisos. De esta manera se da paso a que el trabajo
que normalmente se realiza en papel pueda realizarse de forma electrónica.
1.11. Sistema de gestión documental Quipux
Quipux es el sistema de gestión documental utilizado dentro del sector público para
elaborar memorando, oficios, circulares y todo lo que implica comunicación formal
dentro y fuera de la institución.
La plataforma fue modificada a partir del sistema de gestión documental ORFEO, el
cual utiliza tecnologías y estándares abiertos. La Subsecretaría de Gobierno Electrónico
efectuó modificaciones a la versión original adaptándolas a las necesidades de gestión
documental de las entidades de la Administración Pública Central.
En QUIPUX se incluye la firma electrónica de los documentos generados en el sistema.
En el acuerdo ministerial 718 de la Presidencia de la República, de 11 de mayo de 2009,
se especifica que el sistema QUIPUX será utilizado por entidades que pertenecen a la
Administración Pública Central, por tal razón la Subsecretaría de Gobierno Electrónico,
apoyará en la implantación, soporte y capacitación a las instituciones.
Los sistemas de información para gestión documental se han convertido en herramientas
básicas para soportar el registro, control, circulación y organización de los documentos
digitales y/o impresos que se envían y reciben en una organización. Estos sistemas
facilitan la gestión de un archivo digital con las siguientes ventajas:
Ahorro de espacio físico para almacenamiento de documentos.
Disminución de riesgo de pérdidas por incendios, robos, inundaciones, otros.
Conservación intacta de los documentos a lo largo del tiempo.
Acceso inmediato a los documentos independientemente del lugar geográfico.
Búsqueda de documentos por criterios de acceso de forma flexible y fácil.
Consulta simultánea de varios lectores.
Reproducción y envío de documentos obviando el traslado físico.
12
Inviolabilidad de la información a través de mecanismos de seguridad digital.
Minimización de tiempos de distribución y consulta.
Ahorro de recursos físicos y económicos para gestionar los documentos.
Disminución de impresión de documentos.
Apoyo a la conservación del ambiente.
1.12. Arquitectura de Quipux
Figura 2 Arquitectura de Quipux (Quipux, 2010)
1.13. Diagramas de flujo
El diagrama de flujo o diagrama de actividades es la representación gráfica del
algoritmo o proceso. Se utiliza en disciplinas como programación, economía, procesos
industriales y psicología cognitiva.
13
En Lenguaje Unificado de Modelado (UML), un diagrama de actividades representa los
flujos de trabajo paso a paso de negocio y operacionales de los componentes en un
sistema. Un diagrama de actividades muestra el flujo de control general.
La creación del diagrama de flujo es una actividad que agrega valor, pues el proceso que
representa está ahora disponible para ser analizado, no sólo por quienes lo llevan a cabo,
sino también por todas las partes interesadas que aportarán nuevas ideas para cambiarlo
y mejorarlo.
1.14. Modelamiento de procesos
El modelamiento de procesos es sumamente importante para entender la información
sobre un sistema basado en procesos (conjuntos de procesos y subprocesos integrados
en una organización) ya que frecuentemente los sistemas son difíciles de comprender,
amplios, complejos, confusos, con múltiples puntos de contacto entre sí y con un buen
número de áreas funcionales, departamentos y puestos implicados.
Cuando un proceso es modelado, con ayuda de una representación gráfica (diagrama de
proceso), pueden apreciarse con facilidad las interrelaciones existentes entre distintas
actividades, analizar cada actividad, definir los puntos de contacto con otros procesos,
así como identificar los subprocesos comprendidos
Los objetivos del modelado se pueden resumir en:
La adquisición de conocimiento explícito sobre los procesos de negocio.
La explotación de dicho conocimiento en proyectos de reingeniería o mejora.
La ayuda a la toma de decisiones
La facilidad de interoperabilidad entre los procesos de negocio.
14
2. METODOLOGÍA DE DESARROLLO
“La metodología es la teoría del método por tanto es el estudio que nos enseña a
descubrir nuevos conocimientos” (Leiva Zea, 2011)
2.1. Método
"Es una especie de brújula en la que no se produce automáticamente el saber, pero que
evita perdernos en el caos aparente de los fenómenos, aunque solo sea porque nos indica
como no plantear los problemas y como no sucumbir en el embrujo de nuestros
prejuicios predilectos." (Quesada, 2004)
Podemos establecer dos grandes clases de métodos de investigación: los métodos
lógicos (inductivo) y los empíricos (analítico). Los primeros son todos aquellos que se
basan en la utilización del pensamiento en sus funciones de deducción, análisis y
síntesis, mientras que los métodos empíricos, se aproximan al conocimiento del objeto
mediante sus conocimiento directo y el uso de la experiencia, entre ellos encontramos la
observación y la experimentación.
2.1.1. Método analítico
“El método analítico es aquel método de investigación que consiste en la
desmembración de un todo, descomponiéndolo en sus partes o elementos para observar
las causas, la naturaleza y los efectos. El análisis es la observación y examen de un
hecho en particular. Es necesario conocer la naturaleza del fenómeno y objeto que se
estudia para comprender su esencia. Este método nos permite conocer más del objeto de
estudio, con lo cual se
15
puede: explicar, hacer analogías, comprender mejor su comportamiento y establecer
nuevas teorías”. (Ruiz Limon, 2006)
Un estudio analítico del tema de documentación digital realiza una segregación de las
partes para sus estudios en forma individual y la unificación de todo lo disperso para su
estudio en forma total. Este método se concentra en cada parte del desarrollo y estudio
de manera particular y especifica.
2.1.2. Método descriptivo
Por otro lado la investigación descriptiva estudia las situaciones reales, tal como
suceden, indagando sobre las causas y los efectos que se produce, así como la propuesta
para su solución, que en este caso consiste en la implementación del sistema de gestión
documental Quipux con dominio exclusivo para el personal administrativo y estudiantil
de la UCE - FING.
La elección de las metodologías se hace en base a las características del proyecto en
cuanto a estándares y herramientas que se van a utilizar en el desarrollo del mismo; por
lo tanto se hace necesario el uso de varias metodologías, las cuales nos permitan obtener
información precisa sobre el estado actual de la UCE – FING
La metodología de la investigación que se siguió para la elaboración de este estudio, de
tipo descriptivo, el cual incluyó investigación de campo utilizando entrevistas,
observaciones, con lo cual se recopilo datos sobre las funciones y actividades que se
realizan en el Departamento Administrativo Financiero de la Facultad de Ingeniería
Ciencias Físicas y Matemáticas de la Universidad Central del Ecuador con el objetivo
de establecer los procesos documentales que se llevan a cabo en esta área. La
investigación descriptiva llamada también investigación diagnóstica o investigación
estadística, tiene como objetivo principal llegar a conocer las situaciones, costumbres y
actitudes predominantes a través de la descripción exacta de las actividades, objetos,
procesos y personas.
16
Dentro de esta investigación descriptiva, se realizó una investigación de campo: esto se
refiere a aquella investigación que se realiza en el lugar y tiempo en que ocurren los
fenómenos objetos de estudio, en este caso los funcionarios del Departamento
Administrativo Financiero y personal que tiene participación.
Los pasos llevados a cabo en ésta metodología son los mencionados a continuación:
Obtener información sobre las actividades y tareas de los procesos.
Modelar los diagramas de flujo de los procesos investigados.
Analizar y automatizar los procesos.
Crear el diagrama de flujo de los procesos automatizados.
2.2. Obtener información sobre las actividades y tareas de los procesos.
Recopilar información es fundamental para iniciar con el proceso de transformación en
la UCE, para esto se utilizaron varios métodos detallados a continuación.
2.2.1. Observación
La observación es una técnica con un objetivo muy claro, el observador sabe que es lo
que desea observar y para que quiere hacerlo, dicha información obtenida será
registrada para su posterior análisis.
De esta manera inicia el proceso de recolección de información, se realiza una
observación directa de las actividades que se realizan en los departamentos
administrativos de la FING de la UCE.
Con dichas visitas a los departamentos administrativos se logró conocer cuál es el
proceso que sigue cada documento que ingresa para posteriormente hacer un análisis de
la situación actual.
17
2.2.2. Entrevista
La entrevista es la técnica con la cual el investigador pretende obtener información de
una forma oral y personalizada. La información versará en torno a acontecimientos
vividos y aspectos subjetivos de la persona tales como creencias, actitudes, opiniones o
valores en relación con la situación que se está estudiando.
La entrevista es más bien un encuentro de carácter privado y cordial, donde una persona
se dirige a otra y cuenta su historia o da la versión de los hechos, respondiendo a
preguntas relacionadas con un problema específico. (Nahoum, 1985)
La entrevista se entiende como un conjunto de reiterados encuentros cara a cara entre el
entrevistador y sus informantes, dirigidos hacia la comprensión de las perspectivas que
los informantes tienen respecto a sus vidas, experiencias o situaciones. (Taylor &
Bogdan, 1986)
En este paso se entrevistó a las personas que laboran en el Departamento Administrativo
Financiero de la Facultad así como también se realizaron entrevistas a funcionarios del
departamento de DTIC quienes se harán cargo del soporte y mantenimiento posterior.
En las entrevistas con el personal administrativo se pudo conocer los trámites que se
realizan en la facultad.
2.3. Modelar los diagramas de flujo de los procesos investigados.
De acuerdo a los apuntes realizados en las entrevistas, se creó un diagrama de flujo
general para los procesos, una herramienta fundamental para visualizar qué personas (o
departamentos) de la organización realizan qué tareas. En la construcción de estos
diagramas se colocó en las filas del diagrama a quien realiza la actividad, con el fin de
entender de mejor forma la concatenación de los subprocesos y actividades. Para
realizar estos diagramas se utilizó la Metodología de Modelamiento de Diagramas de
Flujo.
18
El diagrama de flujo actual para trámites que ingresan los estudiantes como solicitud de
record académico se puede observar en la figura 3.
Figura 3. Flujo de documentos manual
19
El flujo descrito en la figura 4 es el que actualmente se cumple para envió de
documentos internos como oficios, circulares y memorandos.
Figura 4. Flujo manual de documentos internos
20
2.4. Analizar y automatizar los procesos.
El diseño de la investigación es de tipo aplicado también se nombra: práctica o
empírica, en esta se busca la aplicación o utilización del conocimiento que se adquiere.
En esta investigación, lo que interesa, primordialmente, son las consecuencias prácticas.
Con la aplicación de los procesos de extracción, transformación y carga resultan los
modelos multidimensionales que conllevan al desarrollo de una interface gráfica para la
visualización de información.
Al aplicar este conjunto de metodologías lo que se busca es obtener información que
nos ayude a mejorar el sistema de gestión documental dentro de la facultad y como
resultado obtener usuarios satisfechos.
La estrategia que se utilizó para automatizar y mejorar los procesos, fue eliminar las
actividades y/o tareas que no agregaban valor, como es el caso de tareas que servían de
intermediarias entre otras que eran más relevantes para el proceso.
Figura 5. Proceso general en Quipux
21
2.5. Crear el diagrama de flujo de los procesos automatizados.
Al tener un análisis de los procesos se realizó una automatización de las actividades y
tareas, para lo cual se construyeron los diagramas de flujo propuestos, mostrando la
secuencia de las tareas orientadas a la automatización y a los actores encargados de
realizarlas en donde se muestra la interacción del personal y la información que fluye
entre los mismos (entradas y salidas).
Ver figuras 28, 29 y 30
2.6. Análisis de la situación actual
Después de haber empleado los distintos métodos para obtener información sobre los
procesos y funcionamiento actual del sistema de gestión documental académico de la
Facultad de Ingeniería Ciencias Fisicas y Matemática, estamos listos para hacer un
análisis de la situación actual de la misma.
La población que se ha tomado en cuenta para este proyecto integrador está conformada
por el personal administrativo, Departamento de Tecnologías de la Información y
Comunicación y los estudiantes de la Facultad de Ingeniería Ciencias Fisicas y
Matemática.
Para esto se utilizara el análisis DAFO, también conocido como análisis FODA o
DOFA, que es una metodología de estudio de la situación de una empresa o un
proyecto, analizando sus características internas (Debilidades y Fortalezas) y
su situación externa (Amenazas y Oportunidades).
Es una herramienta para conocer la situación real en que se encuentra una organización,
empresa o proyecto, y planear una estrategia de futuro.
22
2.6.1. Situación interna
Fortalezas.- Entre los aspectos positivos que posee la Facultad de Ingeniería podemos
mencionar los siguientes:
Conocimiento y experiencia.
Costos mínimos para estudiantes.
Estrategias de autogestión y financiamiento
Proyección de imagen positiva.
Debilidades.- Algunos de los aspectos perjudiciales para la Facultad de Ingeniería son:
Presupuesto dependiente de la gestión del estado.
Manejo de flujo documental inadecuado.
Carencia de planes de capacitación.
Resistencia al cambio.
2.6.2. Situación externa
Oportunidades.- Algunos de los factores que podemos aprovechar son los siguientes:
El software a implementar fue creado con especial interés de que se use en
organizaciones pertenecientes al gobierno central.
La facultad posee el factor tecnológico adecuado para implementar este sistema.
Bajo costo en la implementación.
Modificación en las asignaciones en los recursos del Estado.
Amenazas.- Algunos de los aspectos que constituyen un peligro ante la implementación
del sistema son:
Factor social.
Adaptación al cambio
Políticas de calidad
Competitividad del medio.
23
El análisis ha sido realizado en la Facultad de Ingeniería, área en la cual inicia el
proceso de implementación de un sistema de gestión documental en la UCE-FING.
Como dato adicional obtenido en entrevistas con varias autoridades, estas concuerdan
en que los procesos que se realizan en otras facultades y áreas de la Universidad
Central del Ecuador son muy similares por ende el análisis es similar.
2.7. Comparación de herramientas ECM
Después de haber analizado la situación actual de la institución es necesario encontrar
una herramienta que se adapte a las necesidades de la institución, ver en la tabla 2 la
comparación entre tres herramientas que se destacan en gestión documental.
ECM ALFRESCO SHAREPOINT QUIPUX
DE
SC
RIP
CIO
N
Alfresco es la
alternativa de Código
Abierto para la gestión
de contenido
empresarial (ECM),
proporcionando gestión
documental, gestión de
registros, gestión de
información, gestión
del contenido web e
imágenes
Es una herramienta de
gestión documental que
permite compartir
documentos, encuestas,
foros, creación de
blogs, wikis, búsquedas
en el portal y creación
dinámica de páginas.
Basada en ORFEO es
una herramienta de
Gestión Documental y
de Procesos, que
permite gestionar
electrónicamente la
producción, el trámite,
almacenamiento digital
y la recuperación de
documentos, , garantiza
la seguridad de la
información y la
trazabilidad de
cualquier proceso que
se implemente
mediante su
funcionalidad.
24
US
AB
ILID
AD
Alfresco incluye un
diseñador de interfaces
“Web Studio” al igual
que incluye una
plataforma para el
desarrollo de
aplicaciones
costumizadas llamada
“Surf”.
SharePoint consiste en
2 distintos productos:
SharePoint Services y
SharePoint Server. El
primero es el que ofrece
las funcionalidades
básicas de colaboración
a las empresas.
SharePoint Server,
requiere de SharePoint
Services para funcionar
(ya que SharePoint
Services es el que
ofrece la funcionalidad
core o núcleo del
producto y SharePoint
Server agrega
funcionalidad
adicional).
Tiene una interfaz poco
atractiva. F
UN
CIO
NA
BIL
IDA
D
Utilización de Drag &
Drop, edición en vivo
(Live Edit) permite
editar documentos de
Microsoft Office, Open
Office y otros formatos
habituales directamente
trabajando con el
navegador. Navegación
por Etiquetas (Tags)
Permiten una sencilla
gestión de las
versiones. Motor de
flujos de trabajo está
basado en JBPM (Java
Business Process
Management) y el uso
de workflows.
Utilización de Drag &
Drop, edición en vivo
(Live Edit) permite
editar documentos de
formatos habituales
directamente trabajando
con el navegador.
Navegación por
Etiquetas (Tags)
Permiten una sencilla
gestión de las versiones.
Motor de flujos de
trabajo está basado en
JBPM (Java Business
Process Management) y
el uso de workflows,
Gestión sobre el
documento: Reasignar,
Agendar, Modificar,
Archivar, Incorporar en
expedientes, Tipificar
el documento (a partir
de Tablas de
Retención)
Interfaz gráfica web
25
TE
CN
OL
OG
IA
basadas en una
arquitectura J2EE, con
JBoss como servidor de
aplicaciones, y una
serie de estándares de
acceso a documentos
como CIFS, Webdav
etc
basadas en una
arquitectura J2EE, con
JBoss como servidor de
aplicaciones, y una
serie de estándares de
acceso a documentos
como CIFS, Webdav
etc.
A diferencia de
NUXEO y
ALFRESCO, ORFEO
esta desartollado sobre
PHP y no se documenta
el tipo de estándares de
acceso a documentos
que utiliza
PR
EC
IO
Licencia GPLv2
Tenemos 2
posibilidades:
Alfresco Enterprise
Alfresco Community.
ALFRESCO Enterprise
ofrece suscripción
anual con toda la
asistencia,
mantenimiento y
ventajas que
proporciona Alfresco
Enterprise Network.
Licenciado bajo LGPL
descargar desde:
http://www.nuxeo.or
g/sections/downloads /
El Software está
amparado bajo la
Licencia Gnu/GPL
CO
MU
NID
AD
Alfresco en cuanto a
herramientas libres
tiene gran presencia
internacional, mayor
que NUXEO.
Nuxeo es un proyecto
100% Open Source.
Sólo hay una versión.
Sin publicidad. Sin
restricciones de acceso
al código.
La comunidad Quipux
actualmente está
conformada por la
Subsecretaría de
Informática encargada
de soporte y desarrollo
del código.
Tabla 2. Comparación de herramientas
En el cuadro de comparación podemos observar que la mejor solución para la gestión de
documentos nos la ofrece Alfresco Community Edition ya que ofrece características
poderosas para la implementación de una plataforma documental y además permite la
integración con soluciones BPM, hay que tomar en cuenta que las herramientas
comerciales son líderes en el mercado pero que la diferencia de uso está dada por precio
a pagar por ellas.
26
Debido a políticas implementadas por el gobierno, se ha creado un enfoque especial
para que las empresas e instituciones públicas utilicen Quipux como gestor de
documentos, por esta razón la implementación de la gestión documental de la Facultad
de Ingeniería se la realizará en Quipux.
En el capítulo 1, numeral 1.11 del presente trabajo se puede obtener un resumen de
funcionalidades que brinda Quipux.
2.8. Orgánico estructural
Dentro del sistema Quipux es necesario definir la estructura funcional de la
organización, para que el sistema pueda definir la comunicación entre áreas de acuerdo
al nivel jerárquico de la institución.
El orgánico estructural definido para la UCE se puede ver en la figura 4.
27
Figura 6. Orgánico Estructural UCE (UCE, 2011)
28
2.9. Fundamento legal
El fundamento legal establecido para la UCE rige para toda Facultad y entidad que la
conforme. Se rige por la Constitución de la Republica, la Ley Orgánica de Educación
Superior y su Reglamento General.
De acuerdo al estatuto universitario vigente desde el 14 de julio del 2010, el art. 90
“gobierno de las facultades” explica que se ejercerá a través de los siguientes órganos
colegiados y autoridades:
Consejo Directivo
Decanato
Consejo Académico
Vicedecanato
Consejo de Carrera
Director de carrera
En el mismo que indica que las facultades en las cuales exista más de tres carreras; los
directores de Carrera deberán elegir dos representantes principales y dos alternos entre
todos los Directores, quienes integrarán el Consejo Directivo con voz. Igual
procedimiento se aplicará para la representación de estudiantes.
A continuación en la figura 5 se puede observar el orgánico estructural perteneciente a
la facultad de Ingeniería ciencias físicas y matemática.
29
2.10. Orgánico estructural facultad de ingeniería ciencias físicas y matemática
Figura 7. Orgánico Estructural FING
30
3. DESARROLLO DEL PROYECTO
La implementación del sistema de gestión documental Quipux requiere seguir varias
directrices dadas por la subsecretaria de Tecnologías de Información o por la comunidad
Quipux.
En el caso de la UCE los servidores están creados en una máquina virtual Centos 6, los
mismos que son monitoreados por DTIC.
Los requisitos de hardware que se han seguido para la implementación de los servidores
son los siguientes:
Servidor Para Sitio
Procesador 3, de 2 GHZ
Memoria 4096 MB
Servidor Base de Datos
Procesador 3, de 2 GHZ
Memoria 4096 MB
Servidor Conversión de documentos a PDF
Procesador 1, de 2 GHZ
Memoria 1024 MB
Servidor Firma (Webservice y Tomcat)
Procesador 1, de 2 GHZ
Memoria 1500 MB
Figura 8. Requisitos de Hardware (Quipux, 2014)
31
Instalación de paquetes necesarios
Nota: los datos que se muestran en la configuración son datos usados como ejemplo.
1. Instalar y Activar los repositorios.
Es necesario instalar como base los repositorios de epel, remi y pgdg para Centos6.
Epel:
wget http://mirror.pnl.gov/epel/6/x86_64/epel-release-6-8.noarch.rpm
rpm -Uvh epel-release-6-8.noarch.rpm
Remi:
wget http://rpms.famillecollet.com/enterprise/remi-release-6.rpm
rpm -Uvh remi-release-6.rpm
Pgdg:
Yum localinstall http://yum.postgresql.org/9.4/redhat/rhel-6-x86_64/pgdg-centos94-9.4-
1.noarch.rpm
2. Instalación del Apache (desde la repos Centos.Base)
yum -y install httpd
3. Instalación del Postgres. (desde repos Postgres)
yum -y install postgresql-server postgresql-libs postgresql-contrib
32
4. Instalación del PHP (desde repos remi)
yum install php php-pgsql php-gd php-imap php-pdo php-soap php-common php-cli
php-xml php-pear
Figura 9. Paquetes Necesarios PHP (Quipux, 2014)
5. Verificación de los módulos instalados por ejemplo:
rpm -qa|grep http
httpd-2.2.3-11.el5_2.centos.4
6. Inicializamos los servicios de Apache, postgres
/etc/init.d/httpd start
/etc/init.d/postgresql initdb
7. Cambie los parámetros de configuración de postgres y reinicie el servicio:
Vim /var/lib/pgsql/data/postgresql.conf
33
listen_addresses = '*'
vim /var/lib/pgsql/data/pg_hba.conf
host all all 10.2.4.175/24 md5
service postgresql restart
8. Establecer la clave del súper usuario de postgres
su postgres
psql
alter user postgres with password 'postgres';
9. Inicializamos los servicios en el arranque
chkconfig --level 2345 httpd on
chkconfig --level 2345 postgresql on
10. Instalación de Quipux
10.1. Descargue y descomprima el archivo quipux_comunidad_v4 ( 60 MB) en un
directorio activo de apache del siguiente link
Este repositorio SVN del proyecto puede ser descargado anónimamente con el siguiente
comando.
svn checkout svn://minka.gob.ec/var/lib/gforge/chroot/scmrepos/svn/quipux/trunk
10.2. Renombre el directorio creado y cambie de perfil y permisos para el
usuario apache.
mv quipux_comunidad_V4quipux
chown -R apache: apache Quipux
34
Permiso necesario en especial a los siguientes archivos:
chmod -R 775 quipux/bodega/
10.3. Configure un Host Virtual en el apache, o el repositorio para apache de
forma usual.
vim /etc/httpd/conf/httpd.conf
Figura 10. Configuración httpd.conf (Quipux, 2014)
10.4. Configure los parámetros de conexión de quipux en el archivo config.php
como se muestra en las figura 10 y figura 11
cp quipux/config2.php quipux/config.php
vim quipux/config.php
35
Figura 11. Configuración 1 config.php
Figura 12. Configuración 2 config.php
11. Creamos una nueva conexión. Para facilitar haremos uso de la herramienta
gráfica de pgAdminIII. Ver datos de la imagen 12.
Crear el usuario y la base de datos. Conéctese como administrador de la Base de Datos
y cree el usuario (Quipux) que será propietario de la base de datos (Quipux).
36
Figura 13. Conexión Administrador postgres (Quipux, 2014)
Ahora se crea las bases de datos con las siguientes propiedades:
Base de datos Transaccional:
CREATE DATABASE quipux_comunidad
WITH OWNER = postgres
ENCODING = 'UTF8'
TABLESPACE = pg_default
LC_COLLATE = 'es_EC.UTF-8'
LC_CTYPE = 'es_EC.UTF-8'
CONNECTION LIMIT = -1;
Base de datos Documental:
CREATE DATABASE quipux_combodega
WITH OWNER = postgres
ENCODING = 'UTF8'
TABLESPACE = pg_default
LC_COLLATE = 'es_EC.UTF-8'
LC_CTYPE = 'es_EC.UTF-8'
CONNECTION LIMIT = -1;
Como se muestra en la figura 14.
37
Figura 14. Creación de la base de datos Quipux (Quipux, 2014)
Creamos el lenguaje plpgsql
PgAmin --> /File/Options/Display/Lenguajes
Click Derecho Lenguaje y agregue el lenguaje
Ejecutamos el script ubicado en:
/home/usuario/QUIPUX_COMUNIDAD/quipux_comunidad_v4/
La versión 4 de Quipux implementa una nueva estructura de Bases de datos. Tenemos 2
Bases de datos Principales BD-Master en donde se registra toda las transacciones que
genera el Sistema, y una Base de datos Documental en donde se registra toda la
documentación generada por Quipux, además almacena los anexos que se registran en
el Sistema, los anexos pueden ser pdf, xls, doc, la base de datos Réplica que puede ser
una opción que se puede implementar dependiendo de la magnitud que tenga Quipux en
dar su servicio.
38
La Base de datos trabaja bajo la siguiente estructura:
Figura 15. Estructura de Base de Datos. (Quipux, 2014)
En la base de datos transaccional se ejecuta el siguiente script:
quipux.sql
En la base de datos documental se ejecuta el siguiente script:
quipux_bodega.sql
Base de datos transaccional
Como mencionamos anteriormente la base de datos transaccional se encarga de registrar
toda la metadata de Quipux, por poner un ejemplo: Instituciones, Áreas, Usuarios, Tipos
de Documentos, etc.
A continuación describimos la base de datos transaccional con su estructura:
En Linux, el comando que nos ayuda a generar la documentación de una base de datos
en postgres es el siguiente, antes de ejecutar el comando, instalamos el paquete de
postgres postgresql_autodoc.
39
postgresql_autodoc -d quipux_comunidad -f /carpeta_en_donde_guardar/ -h 127.0.0.1 -
p 5432 -u postgres --password=postgres
La documentación generada se encuentra creada dentro del repositorio de este
documento.
Relación entre tablas
Figura 16. Tablas que procesan la información de los documentos. (Quipux, 2014)
En la tabla “radicado” se registra la metadata de los documentos, entre la información
principal que se registra podemos citar:
Número del documento
Tipo de documento
40
Usuario Remitente
Usuario Destinatario
Usuarios con copia
Estado del Documento
Institución en donde se encuentra el documento
código del documento físico que está registrado en la base de datos documental
Tipo de documentos
Dentro del sistema Quipux se encuentran definidos los siguientes tipos de documentos.
Oficio
Memorando
Circular
Acuerdo
Figura 17. Tipo de documento.
Proceso de registro de documentos
El proceso de registro de documentos se realiza de la siguiente manera:
Se registra la metadata del documento en la tabla radicado de la base de datos
Transaccional, el contenido del documento, por cuestiones de seguridad no se describe
el registro del documento en este documento; Luego de esto se ejecuta un servicio web
el cual se encarga de enviar el documento en base65 hasta la base de datos Documental
la cual ejecuta la función func_grabar_archivo, que permite grabar el archivo en la base
de datos documental, luego de esto, la misma función se encarga de enviar el código del
archivo a la base de datos transaccional. Ver figura 17.
41
Figura 18. Proceso registro de documentos. (Quipux, 2014)
12. Sendmail
Quipux utiliza el agente de transporte de correo sendmail, para efectuar el envió de
correos de notificación de información tanto a usuarios como al administrador del
sistema.
En la UCE el puerto 25 está bloqueado y sendmail no tiene permisos a nivel de red para
poder realizar el envío de forma directa; por tal motivo, se configura una retransmisión
a través del servidor SMTP de office 365 para que funcione con el correo institucional.
El procedimiento para la configuración es el siguiente:
En el fichero /etc/mail creamos el archivo authinfo para relay de correos
En este fichero se coloca la cuenta a traves de la cual se va a enviar el correo y la
contraseña de la misma.
Figura 19. Configuración archivo authinfo
42
Otorgamos permisos al archivo
Chmod 600 /etc/mail/authinfo
Generar el archivo authinfo.db con la ejecución del comando
makemap hash /etc/mail/authinfo.db < etc/mail/authinfo
En el archivo sendmail.mc configuramos los parámetros para la retransmisión de correo:
Figura 20. Configuración sendmail.cm
Se crea el archivo sendmail.cf
m4 sendmail.mc > sendmail.cf
Reiniciar el servicio para aplicar los cambios efectuados
service sendmail restart
13. Configuración PHP
Posterior a la instalación de las configuraciones indicadas, se modifica el archivo
/etc/php.ini para personalizar PHP y ajustarlo a las necesidades de Quipux.
43
Las variables que se modifican son:
Register_globals = On
Display_errors = On (durante el proceso de implementación y pruebas)
Short_open_tag = On
Register_long_arrays = On
Memory_limit = 64
En la línea del sendmail configuramos de la siguiente manera definiendo el nombre del
correo transmisor de mensajes.
sendmail_path = /usr/sbin/sendmail -t -f [email protected] -i
Reiniciamos nuestros Servicios y en el navegador accedemos a la dirección donde está
alojado nuestro servidor
service sendmail restart
service httpd restart
service postgresql-9.4 restart
44
Figura 21. Pantalla de inicio Quipux
14. Configuración del servidor HTML a PDF
HTML2PS
Instalar el siguiente paquete compilado ghostscript-8.62-3.x86_64.rpm y sus
dependencias como
ghostscript-fonts-5.50-13.1.1.noarch.rpm
Instalar el paquete html2ps
yum -y install html2ps.noarch
Cambiar la configuración de la librería agregando la línea resaltada en la imagen.
Figura 22. Configuración html2ps (Quipux, 2014)
Copie el html_a_pdf.tar.gz, descomprima y publique.
Figura 23. Copiar carpeta html_a_pdf (Quipux, 2014)
45
Configure el archivo config.php y html_a_pdf.wsdl
Figura 24. Configuración archivo config.php (Quipux, 2014)
Figura 25. Configuración archivo html_a_pdf.wsdl (Quipux, 2014)
Se publica el Host Virtual con el nombre de nuestro servidor html_a_pdf
Figura 26. Configuración host virtual. (Quipux, 2014)
Esta configuración no es necesaria si tenemos los dos servidores en el mismo lugar.
Finalizada la implementación del sistema de gestión documental Quipux, link de
ingreso al sistema es:
46
https://gestiondocumental.uce.edu.ec
15. Permisos de usuario
Al crear o visualizar un usuario en parte superior se dispone de una pestaña para los
diferentes permisos que el administrador institucional deberá otorgar a cada uno de los
usuarios, dependiendo del perfil y de las funciones que realiza.
Figura 27. Permisos de usuario.
Los permisos se encuentran clasificados de la siguiente manera:
15.1 Generales
Activar Acciones sobre Documentos.- Visualiza el combo de Acciones al momento
de reasignar un documento, siempre y cuando la institución tenga parametrizado las
acciones (también son conocidas estas acciones como sumillas) para reasignar.
Enviar notificaciones al correo.- Se puede habilitar o deshabilitar la opción de
notificar al usuario a su correo electrónico, que ha recibido un documento en el
sistema y alertas de documentos vencidos. - Creación de documentos de salida.-
Habilita la opción “Nuevo” del menú del sistema para creación de documentos de
salida: oficios, memorandos, circulares, acuerdos, pueden ser emitidos a destinatarios
de la misma institución, de otra institución o a ciudadanos.
47
15.2 Asistentes o Secretarias
Manejar Archivo.- Permite a los usuarios del archivo buscar y ubicar documentos en
el archivo físico de la institución. Habilita los permisos para visualizar el documento,
sus anexos, el recorrido y los documentos asociados.
Consultar documentos.- Permite al usuario consultar documentos que pertenecen a
otros usuarios de la misma área o de áreas con menor jerarquía.
Impresión de Documentos.- Muestra en el menú la opción “Por Imprimir”, para
visualizar los documentos que deberán ser impresos, firmados manualmente y
enviados de forma física.
Re direccionar a edición al ingresar a un documento.- Cuando el usuario accede a un
documento en elaboración, el sistema le presentará directamente la pantalla de
edición. Esta funcionalidad permite saltar el paso de ir a la pantalla de “Información
del documento” para luego seleccionar la opción “Editar”.
Mostrar documento automáticamente en la información general.- Muestra el
documento en la parte inferior de la pantalla de “Información del documento”, sin
necesidad de hacer clic en la opción "Ver Documento".
Usuario público.- Permite al usuario ser visto desde otras áreas de una misma
institución, ver a usuarios jefes y usuarios de otra área, para realizar reasignación de
documentos.
15.3 Jefes
Recibir documentos externos dirigidos.- Permite al usuario recibir directamente
documentos externos dirigidos para responder o reasignar al usuario correspondiente.
Esta funcionalidad se utiliza en bandeja de entrada o registro de documentos.
Recibir documentos de ciudadanos.- Permite que los usuarios ciudadanos con firma
electrónica puedan remitir documentos al usuario jefe, aún así el documento enviado
por el ciudadano no llegará directamente a la bandeja del Servidor Público. Se
recomienda la habilitación de este permiso a las máximas autoridades de la
Institución.
48
Reportes.- Permite visualizar reportes estadísticos de documentos recibidos por los
usuarios de la institución.
Firma Digital.- Define si el usuario puede firmar digitalmente los documentos. Junto
a este permiso, se encuentra una lista desplegable para seleccionar el tipo de
certificado:
- Archivo BCE.- En esta opción, se permitirá seleccionar el archivo que contiene su
Certificado Digital y luego deberá poner la clave del mismo.
- Token BCE.- Al selecciona esta opción, la pantalla le solicitará la clave para firmar
con el dispositivo (token).
Omitir estructura orgánica funcional (Un usuario por institución).- Permite reasignar
documentos omitiendo el nivel jerárquico, saltándose la estructura orgánica funcional
de la institución.
15.4 Bandeja de Entrada
Bandeja de Entrada.- Visualiza todos los documentos de la institución, sin verificar
en qué nivel se encuentre y se activan las opciones dentro de Búsqueda Avanzada
"Ver Documentos del Área" y "Ver Documentos del Usuario”. - Tramitar
documentos ciudadano: Habilita la Bandeja de “Documentos de Ciudadanos” donde
se alojarán todos los documentos enviados por ciudadanos con firma electrónica,
para que sean enviados o dirigidos al usuario que vaya a dar trámite a esos
documentos.
Digitalizar Documentos.- Muestra en el menú la opción para asociar documento
digital (imagen del documento), a los documentos registrados en bandeja de entrada.
Creación de Ciudadanos.- Permite ingresar nuevos ciudadanos en el sistema, para el
definirlos como destinatarios de documentos.
Creación de documentos de entrada.- Permite al usuario registrar documentos
externos, que son aquellos que llegan a la institución de manera física, se registran y
se digitalizan para que se gestionen internamente en la institución.
15.5 Administrador
49
Administrar Archivo.- Muestra en el menú la opción para administración de archivos
físicos: creación de organización y ubicaciones físicas.
Administración del Sistema.- Muestra en el menú la opción de administrar el sistema
únicamente en las áreas seleccionadas, el usuario podrá administrar usuarios, lista de
usuarios, numeración de documentos.
Administración de carpetas virtuales.- Muestra en el menú la opción de
administración de Carpetas Virtuales.
Informar a todos los usuarios: Permite realizar la acción “Informar” a todos los
usuarios activos de la Institución, este permiso va de la mano con el de Administrar
Sistema.
Administrar listas de envío: Con este permiso el administrador estará en la capacidad
de visualizar las listas de envío tanto las públicas como privadas.
Administrador Institucional: Permite administrar toda la institución, tanto áreas como
usuarios, aún así es necesario que se active también el permiso de Administración del
Sistema.
15.6 R.R.H.H
Administración de viajes.- Habilita las opciones para dar permisos únicamente a los
usuarios de RRHH y utilizar el sistema de viajes
Figura 28. Permisos RRHH.
Anexo A.- administración del sistema
Anexo B.- manual de usuario final
Con la implementación de Quipux se redefinen los flujos de documentos, a
continuación se muestran los principales.
50
En la figura 28 se describe el flujo que sigue un documento que ingresa al subdecanato
desde un estudiante o una persona externa a la institución.
51
Figura 29. Ingreso documento a subdecanato.
52
En la figura 29 se describe el flujo general de un documento que ingresa a secretaria y
debe ser autorizado por la dirección de escuela y la secretaria abogada, por ejemplo la
solicitud de record académico de un estudiante.
Figura 30. Ingreso Solicitudes
53
En la figura 30 se describe el flujo de los documentos internos, por ejemplo: oficios,
circulares o memorandos.
Figura 31. Flujo documentos internos
54
4. DISCUSION
El actual proyecto de integración tuvo como objetivo examinar y dar solución a las
falencias en cuanto al manejo documental dentro de la FING - UCE.
A continuación se discuten los principales hallazgos del estudio.
De los resultados obtenidos al analizar el manejo documental, podemos deducir que
tanto la UCE como la FING no cuentan con un sistema de gestión documental
apropiado para el manejo del flujo de información.
La implementación de Quipux dentro de la UCE es de gran beneficio institucional,
logrando la eliminación de papel innecesario, y de manera primordial estableciendo una
cultura en el manejo de documentación.
De acuerdo con las entrevistas realizadas al personal, se puede determinar que la
implementación de un modelo de gestión documental es una solución efectiva para
superar el deficiente manejo de información, el cual ayudará de gran manera a optimizar
la administración de recursos humanos, mejorando sensiblemente el manejo de los
documentos y contribuyendo con el logro de los objetivos institucionales.
Los efectos de la implementación del sistema documental podrán ser vistos siempre y
cuando las estrategias formuladas en base al análisis de la situación actual sean
respetadas.
A través del análisis de la observación directa realizada en el departamento
Administrativo de la FING, se pudo identificar las funciones, actividades y tareas que
55
Componen el mismo; así como también determinar los grupos documentales que
ingresan o se generan, esto nos ayudó en gran manera a establecer pautas referentes a la
aplicación del sistema de gestión documental.
Desde el punto de vista documental, los tipos documentales resultantes permiten que se
transfieran las plantillas que maneja el sistema a varios tipos de documentos, el sistema
mantiene un registro del manejo del documento desde el funcionario que lo crea, quien
lo modifica, quien lo envía y quien da tramite al mismo.
En esencia la implementación de un Sistema de gestión documental, mediante la
creación de documentos digitales y digitalización de documentos físicos, nos permite
conservar la información a lo largo del tiempo, evitando su deterioro y almacenándola
digitalmente de una manera fácil, segura. Cabe mencionar también que esta acción
encamina a una cultura ecológica cero papel, la cual contribuye a la preservación del
medio ambiente.
Se garantiza también la seguridad y confidencialidad ya que los documentos únicamente
son manejados por los destinatarios, cosa que no sucedía en el anterior manejo
documental, esto implica que no habrá pérdida de documentos.
La puesta en marcha de este sistema de gestión documental contribuirá al mejor
rendimiento de la gestión documental mejorando la eficiencia y eficacia de los procesos,
disminuyendo los tiempos de respuesta y permitiendo al usuario dar seguimiento al
trámite ingresado.
56
CONCLUSIONES
La capacidad de adaptación de las funcionalidades que posee el sistema de Gestión
Documental Quipux, a las necesidades y estructura de una entidad, como la UCE, hace
que este sistema se acople a los procesos que se realizan en esta.
La implementación del sistema de gestión documental Quipux genera ahorro de
recursos humanos y físicos, como el tiempo de las personas que intervienen en cada
proceso. Esto está directamente relacionado con el uso adecuado del sistema. Cabe
mencionar que el sistema no reemplaza el trabajo de una persona sino mas bien es una
herramienta de apoyo.
La implementación de Quipux en la facultad de Ingeniería crea una pauta para un
cambio de cultura a nivel de la universidad. Es muy importante definir el rol que
desempeña cada empleado del personal administrativo para poder parametrizar
permisos y definir el perfil de cada usuario del sistema.
La incorporación del Sistema de Gestión Documental Quipux en la FING, hace que el
estudiante sea parte del proceso de trámite que ingrese, pues a través de Quipux el
estudiante puede dar seguimiento al documento que ingresó, para que esto sea posible
es indispensable que los estudiantes tengan cuenta de “ciudadano" en el sistema.
Se pudo observar que sistemas como estos no han sido implementados antes en la UCE
y la FING por falta de directivos que tomen decisiones de cambio, debido a que dentro
de la institución se cuenta con la tecnología, capacidad para implementar sistemas y la
disposición por parte del personal para adaptarse al cambio.
57
5. RECOMENDACIONES
Es importante que una vez que se implemente el sistema de gestión Documental Quipux
se implemente indicadores, que permitan medir los resultados del modelo de gestión
documental, para determinar responsabilidades y productividad de cada uno de los
usuarios.
Se debe fomentar la actitud de compromiso con la institución, estudios realizados
demuestran que el desempeño laboral de una persona está estrechamente relacionado a
cuan comprometidos se encuentran con la institución.
Es necesario que el departamento de tecnologías de la información y comunicación
DTIC use barreras de protección suficientes para proteger la información que se maneja.
El administrador de cada dependencia debe ser una persona del área de sistemas ya que
será la única que pueda otorgar permisos a los usuarios teniendo en cuenta el rol que
desempeñan, para que únicamente le asigne los permisos necesarios.
La capacitación al personal que va a trabajar con el sistema de gestión documental es
indispensable ya que de ello depende la mejora en la calidad de servicio.
Se debe realizar la gestión correspondiente para obtener los recursos necesarios para que
al menos las autoridades y directivos de cada facultad puedan contar con firma
electrónica, ya que esta es la forma en la que se otorga validez a los documentos
electrónicos.
58
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18. PEREZ. (S.F.). documentos. Obtenido de metodologias:
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https://es.wikipedia.org/wiki/Almac%C3%A9n_de_datos
29. WIKISPACES. (S.F.). Base de Datos Dimensionales. Obtenido de Modelado
Dimensional: http://bddimensionales.wikispaces.com/Modelado+Dimensional
60
ANEXOS
61
Anexo A
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA
Descripción
El Sistema Documental Quipux, se encuentra en un servidor de la UCE, en el dominio
gestióndocumental.uce.edu.ec el cual puede ser visualizado dentro del dominio de la
universidad.
Administración
Al implementar el sistema de gestión documental Quipux se crea automáticamente una
cuenta con usuario “ADMINISTRADOR” y contraseña “123”. El sistema contara con
un administrador por dependencia. Y un súper administrador perteneciente al
departamento de tecnologías de información y comunicación DTIC de la UCE.
El primer paso a seguir cuando ingresamos por primera vez es cambiar la contraseña del
súper usuario por motivos de seguridad.
Figura 32. Cambio de contraseña.
62
Institución
La configuración del sistema inicia con la creación de la institución que se va a
administrar. Creamos la institución Universidad Central del Ecuador como se muestra
en la figura siguiente:
Figura 33. Creación de institución.
Áreas
Dentro del sistema se estableció la estructura organizacional de la UCE y la FING,
definidas por áreas, subareas.
Figura 34. Áreas UCE. (Quipux, 2014)
63
La creación de áreas se realiza en el módulo de Administración dentro de Quipux, lo
realiza el usuario “ADMINISTRADOR”.
Se debe considerar que se creó la institución de más rango, la Universidad Central del
Ecuador, cuya área es de mayor jerarquía o área padre de todas las áreas que se creen,
esto con el objetivo de integrar con otras facultades a futuro.
Cada área está asociada a su área padre y parametrizada según su nivel de dependencia,
para crear las áreas se debe completar la siguiente información:
Figura 35. Creación de áreas (Quipux, 2014)
Repositorio
Quipux requiere la creación y activación de un repositorio el cual interactúa con la base
de datos documental para el almacenamiento de documentos finales.
64
Figura 36. Creación de repositorio.
Usuarios
En el módulo administrador se encuentra la opción usuarios internos, allí se puede crear,
consultar, editar todos los usuarios.
Para la creación de usuarios internos es necesario completar la siguiente información:
Cabe mencionar que en el campo del correo usaremos el correo institucional de cada
usuario para mayor seguridad.
Figura 37. Creación de usuarios.
65
Permisos
Cada usuario tendrá permisos de acuerdo a las actividades que desempeñe, el
administrador asigna los permisos al momento de crear el usuario.
Figura 38. Permisos para usuarios.
Carpetas virtuales
Las Carpetas Virtuales son un control de todo trámite que ingresa y que sale dentro de
la institución, es ahí donde se almacenan todos los documentos que se generan dentro de
Quipux.
Las carpetas virtuales se colocan dependiendo de cada Área de la Facultad, se los puede
realizar hasta tres niveles, donde la información es clasificada y almacenada, basada en
el reglamento del Sistema Nacional de Archivos.
Las carpetas virtuales están creadas de la siguiente forma.
Nivel series
Nivel subseries
Nivel expedientes
66
Para estandarizar el almacenamiento de los archivos, todas las áreas están creadas con
los mismos niveles.
Figura 39. Creación carpetas virtuales.
Identificación y definición para la codificación de documentos por cada área.
Quipux permite definir el formato de codificación de los documentos que se generan.
Para la UCE se estableció el siguiente estándar para cada área.
Las siglas usadas para nombrar un documento fueron obtenidas del manual de
elaboraciòn de oficios, oficios circulares, memorandos y circulares publicado el 2011 en
la norma INEN 2410 - NORMA TECNICA ECUATORIANA.
Figura 40. Codificación de documentos (NTE-INEN-2410, 2011)
67
Anexo B
MANUAL DE USUARIO FINAL
Principales funcionalidades del sistema
1. Ingreso al sistema
Cada usuario interno podrá ingresar al sistema con su número de cédula y contraseña
previamente configurada.
Figura 41. Pantalla principal.
2. Bandeja de opciones
En esta sección encontramos las diferentes alternativas que posee Quipux para la
gestión documental, estas varían de acuerdo al perfil del usuario y los permisos que le
han sido concedidos.
68
Figura 42. Menú de opciones.
Figura 43. Menú de opciones ii.
La función de cada ítem es la siguiente:
Nuevo.- Genera un nuevo documento dentro del sistema Quipux.
Bandejas.- Agrupa todos los estados que puede tener un documento previamente
creado en el sistema.
En elaboración.- Contiene los documentos cuya creación esta en proceso pero no ha
sido terminada.
Recibidos.- Contiene los documentos que el usuario ha recibido.
Eliminados.- contiene los documentos eliminados por el usuario.
No enviados.- Contiene documentos que no cumplieron los parámetros para ser
enviados.
69
Enviados.- Contiene los documentos enviados por el usuario.
Reasignados.- Contiene elementos reasignados por el usuario actual a otros usuarios,
esta opción es útil, cuando un segundo o tercero es el encargado de terminar la gestión
de un documento.
Archivados.- Contiene documentos que han concluido su proceso.
Informados.- Contiene documentos que han sido enviados a otros usuarios con la
finalidad de informar de su contenido.
3. Registro de documentos externos
Este módulo permite al usuario ingresar la documentación física entregada a la
institución. Solo cierto personal tiene los permisos para subir al sistema este tipo de
documentación.
Registrar.- Opción que permite registrar un documento con los datos de un usuario
interno o externo diferente al actual.
Comprobante.- permite la impresión de un comprobante del documento ingresado en
la opción registrar.
Cargar documento digitalizado.- permite el ingreso de un documento digitalizado
como adjunto aun documento existente en el sistema.
Devolución.- Notifica al remitente que un documento recibido no cuenta con los
requisitos para su procesamiento.
4. Otros
Dentro de esta opción se cuenta con alternativas complementarias para el proceso
documental.
70
Figura 44. Sección otros.
Búsqueda avanzada.- Permite realizar la búsqueda de documentos por diferentes
parámetros como remitente, destinatario, asunto, tipo de documento, entre otros.
Carpetas.- Muestra la estructura de las carpetas definidas en Quipux y los documentos
almacenados en cada una de ellas.
Por imprimir.- Habilita la impresión de documentos generados en Quipux, es un paso
obligatorio antes del envió definitivo de cualquier documento.
Reportes.- Genera reportes referentes a la cantidad de documentos procesada en el
sistema y el tiempo invertido en gestionar los documentos en cada una de sus etapas.
5. Documentación
Toda la información referente a los documentos creados en el sistema se almacena en la
base de datos del sistema, esto permite que se dé seguimiento a los trámites o
solicitudes ingresadas.
Cada documento dentro de Quipux, está formado por un documento PDF que se genera
automáticamente en el sistema y puede tener archivos adjuntos los mismos que pueden
tener cualquier formato.
71
6. Anexos
Presenta los archivos adjuntados a un documento y su correspondiente detalle. Los
anexos pueden ser archivos de cualquier formato, incluso firmados electrónicamente,
como se muestra a continuación.
Figura 45. Archivos anexos.
7. Asignación del documento a una carpeta
Para almacenar el documento en una carpeta propia de Quipux, se debe seleccionar la
opción Carpetas del documento a guardar y posterior a ello definir la carpeta, como se
muestra a continuación.
Usuario final
1. Creación de documentos
En la parte izquierda de la pantalla se encuentra la opción de crear o ingresar nuevos
documentos al sistema (Fig.), los mismos que deben ser tramitados y enviados al
personal de la institución.
72
Figura 46. Nuevo documento.
Generalmente se trata de memorandos, circulares u oficios que son enviados por los
usuarios internos a usuarios de la misma institución o ajena a esta.
Figura 47. Pantalla nuevo documento.
Al desplegarse la pantalla, se ingresan los siguientes campos:
– Tipo de documento
– Número de referencia (para el caso de documentos externos)
– Asunto
– Descripción de los Anexos
– Cuerpo del Documento
En el botón BUSCAR DE/PARA se ingresa el o los destinatarios, remitente y copia
(esta opción permite enviar una copia del documento)
73
Para la búsqueda de usuarios existen las siguientes opciones:
– Buscar usuarios por nombre de la institución.
– Buscar usuarios por nombre, cédula o puesto.
Figura 48. Buscar usuarios destinatarios.
El envío de los documentos se puede realizar a usuarios internos de la institución o
usuarios externos a la institución, en donde su sistema de gestión documental se
encuentre interconectado. Adicionalmente, se lo puede enviar a listas de usuarios que
pueden constar de solo usuarios internos, solo usuarios externos o mixtas (usuarios
internos y externos). Escogidos destinatarios, hacer clic en el botón “Aceptar”, en la
parte inferior. Una vez finalizado el documento, dar clic en aceptar o en grabar en el
caso de que se quiera seguir editando el mismo. Al dar clic en aceptar, aparece la
siguiente pantalla.
74
Figura 49. Información general del documento. (Quipux, 2014)
En la opción de nivel de seguridad dentro de la pestaña de Información General, se debe
asignar el Nivel que tendrá el documento:
Público. Todos los usuarios que pertenecen a la institución pueden ver el documento.
Reservado. Solo los usuarios destinatarios del documento pueden verlo.
Figura 50. Nivel de seguridad del documento. (Quipux, 2014)
75
Anexos.- Después de presionar el botón aceptar en la ventana de información general
podemos cargar anexos o si el documento es de entrada, podemos visualizar todos los
archivos que han sido adjuntados con el documento
Los anexos máximo deben tener un tamaño de 3 MB.
Figura 51. Anexos (Quipux, 2014)
Recorrido.- Es el flujo histórico del documento que se está tramitando. Son las distintas
instancias por las cuales ha pasado el documento desde su creación
Figura 52. Recorrido del documento. (Quipux, 2014)
Carpetas.- Esta opción permite incluir los documentos ingresados en las carpetas
virtuales existentes y además muestra todos los documentos que pertenecen a estas
carpetas
76
Figura 53. Asignación del documento a carpeta virtual. (Quipux, 2014)
Para incluir un documento en un expediente se debe:
– Seleccionar el expediente donde se va a incluir el documento.
– Seleccionar el link “Seleccionar”.
– Seleccionar el botón “Aceptar”.
2. Crear ciudadano
En el botón CREAR CIUDADANO se puede crear, editar y consultar ciudadanos (Son
ciudadanos, aquellas personas ajenas a instituciones que están dentro de Quipux, por
ejemplo estudiantes
Para crear un ciudadano:
– Ingresar los datos del ciudadano. En el caso de no tener la cédula del ciudadano
escoger: “No tiene No. de cédula” y el sistema generará automáticamente un número
único que identificará al ciudadano. Con este número como cédula y contraseña
podrá acceder al Quipux
– Se debe llenar todos los campos pedidos
77
– Seleccionar el botón “Aceptar”.
– Se le enviará una notificación al mail del ciudadano, indicándole que ha sido creado
en el sistema Quipux y que cambie su contraseña.
Figura 54. Creación de ciudadanos.
Para editar un ciudadano:
– Escoger el ciudadano.
– Seleccionar el botón “Editar Usuario”.
– Modificar los datos del ciudadano.
– Seleccionar el botón “Aceptar”.
Figura 55. Seleccionar ciudadano.
Para consultar un ciudadano:
– Escoger el ciudadano.
– Seleccionar el botón “Consultar Usuario”.
78
Figura 56. Consulta Ciudadano.
3. Acciones con documentos
Entre las acciones del usuario se tiene: regresar, eliminar, editar, reasignar, informar,
firmar/enviar, archivar, restaurar, responder.
Acción regresar. Permite regresar a la pantalla anterior.
Figura 57. Botón regresar.
Acción editar. Permite corregir o modificar la información de un documento que se
encuentra en estado de edición.
Para editar un documento se debe:
– Ingresar a la bandeja de documentos “En Elaboración”, en donde se despliega un
listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada.
– Seleccionar un documento dando clic sobre el link que se encuentra en la columna
“Fecha Documento”.
– Se despliega una pantalla donde se selecciona la acción “Editar”.
– Dentro de esta pantalla se ingresa el destinatario, remitente, asunto, resumen, cuerpo
del documento, fecha del documento y número de referencia. Adicionalmente, se
puede adjuntar archivos.
– Seleccionar el botón “Grabar” o “Aceptar”.
79
Figura 58. Editar documento.
Acción responder. Permite enviar un documento de respuesta a los documentos que
recibió el usuario.
Para responder a un documento se debe:
– Ingresar a la bandeja de documentos “Recibidos”, en donde se despliega un listado
con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada.
– Seleccionar un documento dando clic sobre el link que se encuentra en la columna
“Fecha Documento”.
– Se despliega una pantalla donde se selecciona la acción “Responder”.
– En esta pantalla se ingresa el destinatario, remitente, asunto, resumen, cuerpo del
documento, fecha del documento y número de referencia. Adicionalmente, se puede
adjuntar archivos.
– Seleccionar el botón “Grabar” o “Aceptar”
Acción reasignar. Permite enviar un documento al usuario que debe realizar el trámite
o enviar un documento en estado de edición a cualquier usuario para que sea corregido.
Para reasignar un documento se debe:
– Ingresar a la bandeja de documentos “En Elaboración” o “Recibidos”, en donde se
despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada.
– Seleccionar un documento dando click sobre el link que se encuentra en la columna
“Fecha Documento”.
– Se despliega una pantalla donde se selecciona la acción “Reasignar”.
– Escoger el área del usuario al que se le quiere enviar el documento.
– Escoger al usuario que debe realizar el trámite.
80
Figura 59. Botón reasignar.
– Se despliega una pantalla donde se ingresa un comentario.
– Seleccionar el botón “Aceptar”.
Figura 60. Reasignar documento.
Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado.
Figura 61. Documento reasignado.
Acción informar. Permite enviar una copia del documento. Los documentos
Informados son enviados inmediatamente a la carpeta de “informados”.
Para informar sobre un documento:
– Ingresar a la bandeja de documentos “En Elaboración”, “Recibidos”, “Enviados”, o
“Archivados” en donde se despliega un listado con todos los documentos que
pertenecen a la bandeja ingresada.
81
Figura 62. Informar sobre documento.
– Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se
encuentra al inicio del registro e inmediatamente dar un clic en la acción “Informar”.
– Escoger al usuario o lista de usuarios a los que se les quiere informar.
– Se presentará una pantalla donde se ingresa un comentario.
– Seleccionar el botón “Aceptar”.
Figura 63. Proceso Informar documento.
Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado.
Figura 64. Documento informado.
82
Acción archivar.- Permite archivar documentos que se encuentran en estado de en
trámite o enviado. Los documentos archivados son enviados inmediatamente a la
carpeta de “archivados”.
Figura 65. Archivar documento.
Para archivar un documento:
– Ingresar a la bandeja de documentos “Recibidos” o “Enviados” en donde se
despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada.
– Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se
encuentra al final del registro, dar un clic en la acción “Archivar”.
– Se presenta una pantalla donde se ingresa un comentario.
– Seleccionar el botón “Aceptar”.
Figura 66. Documento archivado.
Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado.
Acción firmar/enviar. Permite firmar y enviar documentos que se encuentran en estado
de edición o no enviado. Los documentos firmados y enviados correctamente son
guardados en la carpeta de “enviados”. Caso contrario son guardados a la carpeta de “no
enviados”.
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Figura 67. Botón firmar/enviar.
Para firmar y enviar un documento se debe:
– Ingresar a la bandeja de documentos “En Elaboración” o “No Enviados” en donde se
despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada.
– Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se
encuentra al final del registro, dar un clic en la acción “Firmar/Enviar”.
– Se despliega la siguiente pantalla, en la cual se activa o desactiva la casilla para
firmar o no digitalmente.
Figura 68. Firmar envió.
Si el documento fue enviado a “Documentos por imprimir”
Ingresar al módulo de “Documentos por Imprimir” en donde se despliega un listado con
todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada.
– Imprimir el documento seleccionado y enviarlo manualmente.
– Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se
encuentra al final del registro, dar un clic en la acción “Enviar”
– Se presentará una pantalla donde se ingresa un comentario.
– Seleccionar el botón “Aceptar”
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Figura 69. Documentos por imprimir.
Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado.
Figura 70. Acción completada.
Permite eliminar documentos que se encuentran en estado de edición. Los documentos
eliminados son enviados a la carpeta de “eliminados”.
Para eliminar un documento:
– Ingresar a la bandeja de documentos “En Elaboración”, en donde se despliega un
listado con todos los documentos que pertenecen a esta bandeja.
– Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se
encuentra al final del registro, dar un clic en la acción “Eliminar”.
Figura 71. Botón eliminar.
– Se presentará una pantalla donde se ingresa un comentario.
– Seleccionar el botón “Aceptar”.
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Figura 72. Eliminar documento.
Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado.
Acción restaurar.- Permite restaurar documentos que han sido previamente eliminados
por el usuario. Los documentos restaurados son enviados inmediatamente a la carpeta
de “en elaboración”.
Para restaurar un documento:
– Ingresar a la bandeja de documentos “Eliminados”, en donde se despliega un listado
con todos los documentos que pertenecen a esta bandeja.
Figura 73. Bandeja eliminados.
– Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se
encuentra al inicio del registro e inmediatamente dar un clic en la acción “Restaurar”.
– Se presentará una pantalla donde se ingresa un comentario.
– Seleccionar el botón “Aceptar”
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Figura 74. Recuperación de documento.
Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado
Figura 75. Documento restaurado.
