Plan estrategico de comunicaciones

I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO

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PROCEDIMIENTO PARA EL

SUMINISTRO DE INFORMACION

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PLAN ESTRATEGICO DE COMUNICACION


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PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIÓN Un Plan estratégico de comunicación es un conjunto de directrices, estrategias y acciones comunicativas que se ordenan y articulan para la consecución de un propósito comunicativo. El diseño del Plan estratégico de comunicación (cuadro 3) parte de interpretar una situación que requiere ser transformada (diagnóstico de la comunicación) y de formular las políticas de comunicación de la Institución. Ambos insumos alimentan una herramienta metodológica (matriz estratégica), la cual define las ideas reguladoras que van a ser comunicadas a través de los mensajes y establece los temas críticos sobre los cuales es preciso intervenir con sus correspondientes objetivos; elementos, ambos, que permiten caracterizar los públicos que serán objetivo del plan y construir la red de reeditores (mediadores) a través de la cuales va a instrumentalizarse la comunicación, para proceder a la modelación del Proceso de Comunicación Pública. Finalmente, de los objetivos trazados en la misma matriz de diseño se desprenden las estrategias que deben traducirse en un plan de medios y de acciones comunicativas a través de las cuales se busca el mejoramiento institucional en los temas críticos detectados. 3.1. Objetivo El presente Plan de Comunicación, tiene como objetivo institucionalizar la comunicación en la INSTITUCION EDUCATIVA SAGRADA FAMILIA POTRERILLO como un proceso estratégico transversal a su estructura organizacional, a sus prácticas informativas y a la manera como da cumplimiento al principio constitucional de publicidad y de Rendición de Cuentas a la sociedad.

ELABORACIÓN DEL PLAN DE COMUNICACIÓN 3.2. Diagnóstico El diagnóstico es el punto de partida técnico para la formulación del Plan estratégico de comunicación. Su finalidad consiste en ofrecer información de entrada sobre la situación de la comunicación en la INSTITUCION EDUCATIVA SAGRADA FAMILIA POTRERILLO, referida a los tres grandes campos comunicación organizacional, comunicación informativa y rendición de cuentas). La información contenida en el diagnostico, queda constituida, además, en línea de base para la evaluación posterior de los impactos del Plan.


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Los instrumentos de diagnóstico utilizados evalúan los tres campos comunicativos en la Institución, a partir de la percepción que los miembros de la organización tienen sobre los ejes temáticos que los conforman. Esta evaluación tiene un arácter perceptual, es decir que se basa en las percepciones que desde su subjetividad tienen los servidores públicos vinculados a la INSTITUCION EDUCATIVA SAGRADA FAMILIA POTRERILLO sobre los distintos aspectos indagados en el momento en que se aplican los instrumentos. 3.2.1. Características del diagnóstico � Presenta una radiografía de la comunicación en la Institución según las categorías de análisis aplicadas. � Entrega una visión estratificada por niveles (directivo, profesional y operativo) y general de la Institución. � Tiene un carácter perceptual y valorativo. 3.3. Políticas de Comunicación Una política es una directriz u orientación acerca de cómo debe relacionarse la Institución en un campo específico de su gestión para el cumplimiento de los objetivos que se ha propuesto, de manera que se garantice la necesaria coherencia entre sus prácticas y sus propósitos. En la medida en que las políticas de comunicación regulen la actividad comunicacional en todas las áreas de la Institucion Educativa Sagrada Familia Potrerillo, serán fundamentales para el buen desenvolvimiento del Plan de comunicación, pues ellas determinan el conjunto de responsabilidades que le corresponde asumir a la Dirección Operativa de Comunicaciones y Participación Ciudadana y las que son de competencia de las demás áreas, al tiempo que establecen normas claras para las prácticas comunicativas en todas las instancias de la Institución, en la medida en que regulan sus procesos. El manual de políticas de comunicación está estructurado de la siguiente manera: � POLÍTICA GENERAL o Política Específica de Dirección _ Política Operativa � Política general de comunicación: establece el carácter estratégico que la Institución le reconoce a la comunicación y define el objetivo del macroproceso de comunicación pública, de acuerdo con las definiciones contenidas en su misión, visión y objetivos estratégicos, determinando, a la vez, los


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instrumentos a través de los cuales debe ser operacionalizada. � Políticas específicas de dirección: establecen cada uno de los campos en los cuales la Institución decide reglamentar sus prácticas comunicativas, con lo cual definen los objetivos de cada uno de los procesos que despliegan el macroproceso de comunicación pública y proporcionan los instrumentos concretos a través de los cuales debe operacionalizarse ese campo específico de la comunicación. � Políticas operativas: establecen los temas que desagregan la aplicación de cada política específica de dirección, definiendo los objetivos de los subprocesos que despliegan cada proceso y proporcionando los instrumentos operativos a través de los cuales estos deben ser implementados. � Lineamientos de política: identifican y definen pautas de acción que marcan derroteros precisos acerca de cómo aplicar las políticas operativas en la gestión comunicacional de la Institución. � Orientaciones operativas: desagregan cada lineamiento de política en disposiciones concretas acerca de cómo ejecutarlo en la práctica de la gestión comunicacional de la Institución. Estas políticas de comunicación deben ser divulgadas de tal manera que se conviertan en una herramienta de trabajo para los servidores públicos de todas las áreas y niveles, así, una vez promulgadas, todas las áreas involucradas en su aplicación deberán revisar y ajustar sus procedimientos para que se cumplan sus directrices y será responsabilidad del equipo meci velar porque efectivamente sean aplicadas en la práctica comunicacional de la INSTITUCION EDUCATIVA SAGRADA FAMILIA POTRERILLO. 3.3.1. Manual de políticas de comunicación Proceso de Comunicación Pública


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POLITICA GENERAL

LA COMUNICACIÓN EN LA INSTITUCION EDUCATIVA SAGRADA FAMILIA POTRERILLO ES UN EJE ORGANIZACIONAL ESTRATÉGICO PARA LA

CONSTRUCCIÓN Y LOGRO DE LOS OBJETIVOS MISIONALES Y DE TRANSPARENCIA QUE BUSCA LA INSTITUCIÓN,

PROPONIÉNDOSE EL FORTALECIMIENTO DE SU DISPOSICIÓN DE APERTURA, INTERLOCUCIÓN Y VISIBILIDAD, PARA LO CUAL LAS

ACCIONES COMUNICATIVAS SE EFECTUARÁN DE ACUERDO CON LOS PARÁMETROS QUE ESTABLEZCAN LOS PROCESOS COMUNICACIONALES

CON LOS PÚBLICOS INTERNOS Y EXTERNOS Y EL PLAN DE COMUNICACIÓN DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA

POLÍTICAS ESPECÍFICAS DE DIRECCIÓN

1. CARACTER DE LA COMUNICACION ORGANIZACIONAL

La comunicación organizacional estará orientada a la apropiación de los objetivos, estrategia, planes, programas y proyectos hacia los cuales se enfoca el accionar de la Institución y en torno a la construcción de su imagen corporativa, dentificando, capturando y realizando seguimiento a la información interna y externa, y propiciando relaciones de diálogo y colaboración entre los servidores públicos sin perjuicio de la jerarquización propia de la estructura institucional 1.1. Política Operativa: La gestión comunicacional en la Institucion Educativa se hara de acuerdo a: 1.1.2. Lineamiento: Para desarrollar la Comunicación Organizacional en la Institucion Educativa deberá acogerse el Plan Estratégico de Comunicación. 1.1.2.1. Orientaciones: 1. El Comité de Comunicaciones deberá diseñar el Plan Estratégico de Comunicaciones para la Institucion Educativa , el cual deberá ser aprobado por la Rectoria , a través de resolución. 2. El Plan Estratégico de Comunicación deberá ser socializado al interior de la Institución. 3. Para llevar a cabo la socialización del Plan Estratégico de Comunicación, Anualamente se adelantarán al menos una jornadas de sensibilización. 1.2. Política Operativa: La comunicación gozará de un espacio institucional propio, para lo cual el despacho de la Rectora proferirá los actos administrativos


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pertinentes y hará provisión de los recursos financieros suficientes con miras a desarrollar el Plan Estratégico de Comunicación. 1.2.1. Lineamiento: El desarrollo del Plan Estratégico de Comunicación deberá estar ajustado a los actos administrativos que lo soporten y a la apropiación de los recursos financieros suficientes. 1.2.1.1. Orientaciones: 1. La INSTITUCION EDUCATIVA SAGRADA FAMILIA POTRERILLO adoptará mediante acto administrativo el Plan Estratégico de Comunicación, a través del cual se define el carácter estratégico de la comunicación institucional y se establecen las responsabilidades pertinentes. 2. La Institucion Educativa Sagrada Familia Potrerillo presupuestará los recursos suficientes para la efectiva implementación del Plan Estratégico de Comunicación. 3. La implementación del Plan Estratégico de Comunicación estará liderada por El representante de la alta Direccion. 4. el Representante de la alta dirección, establecerá mecanismos que permitan el acopio y difusión de la información producida por cada una de las dependencias de la Institución, tales como circulares, boletines internos, carteleras, sistema de audio, etc. 5 . el Representante de la alta dirección promoverá la comunicación efectiva de la información que genere cada una de las dependencias de la Institución, articulándolas y orientándolas para que desarrollen efectivos sistemas de comunicación de manera autónoma, acordes con los planteamientos del presente Plan Estratégico de Comunicación. 1.3. Política Operativa: La comunicación debe contribuir a crear condiciones para la participación responsable de los colaboradores en la gestión y ejecución de las acciones tendientes al logro de los objetivos misionales. 1.3.1. Lineamiento: En la Institucion educativa la alta dirección conocerá, evaluará y acogerá las iniciativas de los Servidores Públicos de la Institución, orientadas a dar cumplimiento a los propósitos misionales. 1.3.1.1. Orientaciones: 1. El personal directivo de la Institución deberá promover la participación de sus colaboradores, mediante la creación de espacios, tales como reuniones en semanas de planeación Institucional, círculos de mejoramiento mensuales en cada en cada uno de los procesos, socialización trimestral del avance de los Planes de Acción por gestiones , Socialización semestral de los informes de gestión institucionales y administración efectiva del buzón de sugerencias, entre otros, tendientes al logro de los objetivos misionales. 2. Será responsabilidad de los directivos, gestionar ante las áreas competentes


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las propuestas e iniciativas de los servidores públicos, darles curso y asegurarse de su ejecución. 3. El Despacho de la rectoría y/o coordinación tendrá a su cargo la administración y revisión semanal del buzón de sugerencias. 4. Mensualmente, de la rectoría y/o coordinación registrará, hará seguimiento y evaluación a las sugerencias recepcionadas a través del Buzón de Sugerencias, a partir de las cuales tomará las decisiones respectivas. Todo lo anterior, será difundido y socializado mensualmente, a través de los diversos medios de comunicación internos, entre los servidores públicos de la Institución. 5. Con el propósito de difundir la información institucional, la coordinación , previa orientación de la rectoría , elaborará y difundirá información institucional mediante instrumentos de comunicación, como boletines internos, mensajes en alta voz, carteleras informativas, entre otros. 1.4. Política Operativa: Los directivos ejercerán un constante liderazgo en la construcción de una política apliable de comunicacion y tendrán especial esponsabilidad en promover una comunicación organizacional que permita alcanzar los objetivos del Plan Estratégico Institucional. 1.4.1. Lineamiento: La Comunicación Organizacional de la Institucion Educativa deberá ser orientada por los directivos, de manera clara, precisa, oportuna y expresada en términos de cordialidad y respeto, de tal manera que sea coherente con los principios y valores institucionales encaminados a generar transparencia y confianza en sus actuaciones. 1.4.1.1. Orientaciones: 1. Es responsabilidad del comité de ética, dar a conocer a todos los servidores públicos de la Institución y a la comunidad los principios y valores institucionales mediante los mecanismos e instrumentos de comunicación interna y externa establecidos en la organización. 2. El comité de ética adelantará talleres de sensibilización sobre valores éticos con el propósito de que los servidores públicos los interioricen. 4. La alta dirección establecerá permanentemente mecanismos de motivación organizacional, como el reconocimiento por la labor realizada, con el propósito de fortalecer el sentido de pertenencia, mejorar el clima organizacional y la productividad, todo lo cual está contenido en el Plan Estratégico de Recursos Humanos, a cargo de la Dirección Administrativa de Personal y Financiero. 2. LA INFORMACION ES UN BIEN COLECTIVO Siendo la información un bien colectivo indispensable para el conocimiento de los


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procesos internos y la realización del trabajo, así como para la toma de decisiones en todos los niveles de la Institución, se fomentará su producción sistemática y circulación fluida en la interacción comunicativa interna. 2.1. Política Operativa: La INSTITUCION EDUCATIVA SAGRADA FAMILIA POTRERILLO dispondrá de mecanismos para la sistematización y automatización de los registros de la gestión pública, de modo que permanentemente se produzca información veraz y oportuna de todas sus actuaciones facilitando su socialización, entendimiento, aprehensión y comprensión por parte de los servidores públicos. 2.1.1. Lineamiento: Con el propósito de administrar eficazmente la información institucional, la Institución cumplirá la normatividad legal vigente y desarrollará sistemas propios de gestión, al tiempo que utilizará diversos medios de comunicación para promover su socialización. 2.1.1.1. Orientaciones: 1. Los Servidores Públicos de la Institucion cumplirán con lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivo, lo cual será verificado periódicamente, a través de Auditorías Internas, lideradas por el equipo de auditorias internas, dicha ley se ira aplicando en la medida que los servidores públicos reciban la respectiva capacitación sobre la misma, esta capacitación estará a cargo de la Secretaria de Educacion Municipal. 2. La Institución mantendrá y mejorará de manera permanente el Sistema de Gestión de la Calidad, como mecanismo de organización y sistematización de la información. . 4. La Institucion Educativa tendrá dentro de sus prioridades para esta vigencia la construcción de y alimentaracion oportuna de la página Web con información actualizada de los resultados, planes y proyectos de la Institución y promoverá la socialización de los temas de interés, a través de elaboración de circulares informativas, correo electrónico, revistas o folletos, etc. 2.2. Política Operativa: La información en la Institucion Educativa sagrada Familia Potrerillo es un bien colectivo indispensable para la realización del trabajo y, por lo tanto, deberá fluir dinámicamente en forma descendente, ascendente, cruzada y horizontal, para propiciar la toma acertada de decisiones en todos los niveles. 2.2.1. Lineamiento: Teniendo en cuenta niveles de confidencialidad, en la CDVC toda decisión deberá ser difundida. Es responsabilidad de los directivos, es decir, de todos aquellos servidores públicos que en virtud de sus funciones tengan personal a cargo, asegurarse de que los integrantes de su equipo de trabajo reciban y comprendan la información que la CDVC suministra para el desempeño eficiente de sus colaboradores en la perspectiva del logro de los objetivos


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institucionales. 2.2.1.1. Orientaciones: 1. Los directivos implementarán espacios de conversación con su equipo de trabajo en forma periódica y constante para suministrar la información necesaria que les permita a los colaboradores desempeñar eficientemente sus labores, para explicar los sentidos, significados e implicaciones de dicha información y para recibir retroalimentación sobre los temas tratados. 2. Los directivos tienen la responsabilidad de transmitir a los conductos regulares pertinentes las consultas, opiniones, sugerencias y propuestas de su equipo de trabajo y hacerle seguimiento para garantizar que la dependencia competente asuma posición en forma oportuna y para que su pronunciamiento llegue a los colaboradores que originaron el proceso 3. Se implementarán programas de inducción y reinducción para todos los funcionarios que involucran el proceso de talento humano y la escuela de capacitación, tal como lo establecen el Plan Estratégico de Recursos Humanos y el Plan Anual de Capacitación. 3. APERTURA Y VISIBILIDAD EN LA COMUNICACIÓN CON LOS CLIENTES La comunicación con los clientes se hará en el marco del entendimiento de la administración pública como un servicio y en el ejercicio de los principios de publicidad, respeto, cordialidad y transparencia que deben tener los actos de los servidores públicos, mediante la rendición de cuentas y respuestas periódicas y oportunas a los clientes y la adopción de un plan de medios y de acciones comunicativas orientadas hacia la ciudadanía. 16 3.1. Política Operativa: De acuerdo con los principios de publicidad y rendición de cuentas, la INSTITUCION EDUCATIVA SAGRADA FAMILIA POTRERILLOinformará periódica y sistemáticamente a sus clientes sobre sus actuaciones y los resultados de su gestión, para lo cual adoptará los mecanismos pertinentes. 3.1.1. Lineamiento: Con el objetivo de informar y rendir cuentas periódicas a sus clientes se realizarán Foros/Audiencias con la participación activa de la comunidad, se entregarán informes escritos a los clientes y se realizarán ruedas de prensa y/o comunicados de prensa para masificar los resultados institucionales. 3.1.1.1. Orientaciones: 1. La Dirección Operativa de Comunicaciones y Participación Ciudadana coordinará el desarrollo de un Foro/Audiencia anual, la presentación masiva


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de un informe de gestión semestral y socializará la gestión de la Institución mediante ruedas de prensa y/o comunicados. 2. A través de la DOCPC se informará periódicamente, a través de la página Web, sobre temas de interés general para la comunidad. 3.2. Política Operativa: Los requerimientos de los clientes se atenderán institucionalmente, entendiendo que el contacto de cualquier cliente con un área específica de la Institución se asumirá como una relación con la totalidad de la INSTITUCION EDUCATIVA SAGRADA FAMILIA POTRERILLO, asumiendo que la razón de ser de la administración es la prestación de servicios de calidad. 3.2.1. Lineamiento: Se realizarán acciones encaminadas a fortalecer la capacitación y las competencias comunicativas de los servidores públicos de la Institución, estimulando la generación de Sentido de Pertenencia para responder como un todo a las inquietudes presentadas por los clientes. 3.2.1.1. Orientaciones: 1. La Dirección Administrativa de Personal y Financiero –DAPF- fortalecerá las competencias comunicativas para el servicio de cada uno de los funcionarios de la Institución mediante el desarrollo de capacitaciones incluidas en el Plan Institucional de Capacitación. 2. La DAPF fomentará actividades y acciones que refuercen el sentido de pertenencia, tal como lo establece el Plan Estratégico de Recursos Humanos. 3. Los responsables de los procesos, direcciones y subdirecciones realizarán, en forma permanente, acciones tendientes a mantener informados, entusiasmados y motivados a cada uno de los miembros de su sección, tales como círculos de mejoramiento, mesas de trabajo, reuniones de autoevaluación, capacitaciones, talleres de sensibilización, etc. La DAPF articulará el desarrollo, evaluación y seguimiento de estas acciones al Plan 17 Estratégico de Recursos Humanos de la Institución y al Plan Institucional de Capacitación. 4. COMUNICACIÓN CON LOS CONTRATISTAS Y/O PROVEEDORES La comunicación con los contratistas y proveedores estará enmarcada en la aplicación de los principios de igualdad, imparcialidad y transparencia, mediante la implementación de mecanismos de comunicación eficaces y la difusión suficiente y oportuna de las necesidades de la Institución, adoptando parámetros de legalidad, conveniencia y economía.


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4.1. Política Operativa: En estricto cumplimiento de la normatividad de contratación administrativa, se divulgará en forma amplia, oportuna y suficiente, a través de la página web de la Institución y medios masivos de amplia circulación, la información sobre apertura de licitaciones y/o necesidades de contratación de cualquier índole que así lo requieran. 4.1.1. Lineamiento: Todo proceso de contratación o convocatoria en general será difundido masivamente, publicado en la Página Web de la Institución, publicitado en diarios de amplia circulación, aplicando los principios de igualdad, imparcialidad y transparencia. 4.1.1.1. Orientaciones: 1. La Oficina Jurídica de la Institución proveerá la información técnica necesaria para ser difundida a través de medios masivos, incluyendo términos de referencia, plazos, condicionamientos y todo lo relacionado con los contratos institucionales, a fin de darle transparencia a estos procesos. 2. La DOCPC coordinará la publicación final de documentos de este tipo a través de la página web y medios masivos de comunicación, incluyendo periódicos de alta circulación, de acuerdo a la normatividad legal vigente. 3. Adicionalmente, la información pertinente será difundida a través de Carteleras internas en la Institución. 5. VOCERIAS INSTITUCIONALES Los pronunciamientos institucionales sobre temas estratégicos y misionales serán realizados por la titular de este organismo, salvo en aquellos casos en que delegue a algún funcionario, estableciendo espacios formales e informales de interacción con los clientes y partes interesadas. 5.1. Política Operativa: La INSTITUCION EDUCATIVA SAGRADA FAMILIA POTRERILLOdefinirá y promulgará los criterios de manejo de la información, cuidado de la imagen corporativa y confidencialidad, que deberán seguir todos aquellos servidores 18 públicos que, en virtud de sus funciones o de su cargo, actúen en un momento dado como voceros de la Institución. 5.1.1. Lineamiento: Todo vocero institucional que emita información interna o externa acerca de la INSTITUCION EDUCATIVA SAGRADA FAMILIA POTRERILLOdeberá seguir el


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protocolo de manejo de la información Institucional, con el fin de garantizar la “unicidad” de mensajes y sentidos que interpreten de manera objetiva la opinión y los conceptos de la Institución. 5.1.1.1. Orientaciones: 1. El protocolo de manejo de la información institucional será elaborado por la Dirección Operativa de Comunicaciones y Participación Ciudadana, y aprobado por la dirección de la Institución. 2. El protocolo establecerá el estilo de la emisión de mensajes, las fuentes informativas, la clara diferenciación entre conceptos u opiniones institucionales y la presentación objetiva de información pública, etc. Es decir, definirá las características y tipo de mensajes a emitir. 3. La DOCPC socializará dicho protocolo entre los servidores públicos de la Institución con el fin de ayudar a su interpretación e implementación. 6. RELACIONES CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN La relación de la INSTITUCION EDUCATIVA SAGRADA FAMILIA POTRERILLOcon los medios de comunicación tendrá carácter institucional y estará basada en principios de veracidad, libertad y publicidad. 6.1. Política operativa: La relación de la Institucion Educativa Sagrada Familia Potrerillo del Cauca con los medios de comunicación tendrá carácter institucional y no estará marcada por sesgos políticos 6.1.1. Lineamiento: La INSTITUCION EDUCATIVA SAGRADA FAMILIA POTRERILLOsuministrará información permanente a los diferentes medios de comunicación, basándose en los principios periodísticos de objetividad, pluralidad y publicidad, atemperándose al derecho de la comunidad a estar informada sobre la gestión de las Instituciónes públicas. 6.1.1.1. Orientaciones: 1. La DOCPC deberá mantener relaciones permanentes y de calidad con los representantes de los diversos medios de comunicación, atemperándose a los procedimientos establecidos en el subproceso de Comunicación Informativa. 2. La DOCPC deberá canalizar de manera imparcial y oportuna las necesidades y requerimientos periodísticos, respondiéndolos en forma eficiente, tal como 19 lo establece el procedimiento manejo de medios de comunicación del Proceso de Comunicación Pública. 3. La DOCPC aplicará los mecanismos de recopilación, producción y emisión de


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la información institucional establecidos en el Proceso de Comunicación Pública. 4. La DOCPC deberá emitir información pública, a través de boletines, comunicados o Página Web, de acuerdo con las solicitudes formuladas por Medios de Comunicación o cuando la Alta Dirección considere conveniente. 5. La información deberá ser emitida y entregada a los medios de comunicación, independientemente de su afinidad política, raza o condición. 6.2. Política Operativa: La Dirección Operativa de Comunicaciones y Participación Ciudadana será responsable de coordinar todo lo relacionado con la expresión de la Institución y sus voceros frente a los medios. 6.2.1. Lineamiento: Toda comunicación pública emanada de la Institucion Educativa Departamental del Valle del Cauca deberá ser revisada por la DOCPC y avalada por el titular del Despacho, con el fin de verificar que se ajuste a los lineamientos contemplados en el protocolo de manejo de la información. 6.2.1.1. Orientaciones: 1. La DOCPC deberá canalizar las solicitudes de información de los medios, bien sea por solicitud de los mismos medios o por iniciativa de la institución que requiera divulgar alguna información específica. 2. Los voceros institucionales, designados para cada caso, deberán ajustarse al Protocolo de Manejo de la Información. 3. La información emitida públicamente deberá ser aprobada en forma previa por el titular de la Institución. 6.3. Política Operativa: Se buscará establecer una relación de confianza con los medios de comunicación, centrada en la crítica objetiva por parte de éstos y en la escucha y receptividad por parte de la Institucion Educativa Sagrada Familia Potrerillo. 6.3.1. Lineamiento: Construir relaciones de calidad con los medios de comunicación requiere fortalecer el conocimiento y el respeto por la labor que desempeña cada una de las partes, de tal manera que se entienda la misión de cada uno y la crítica constructiva se integre de manera positiva a la planeación y a la gestión cotidiana de la Institución. 6.3.1.1. Orientaciones: 1. La DOCPC deberá orientar a los medios de comunicación sobre el objeto social de la Institución, su misión, visión, valores, funciones, etc. 2. También deberá promover talleres de capacitación o mesas de trabajo para mostrar su gestión y explicar la materialización de su objeto social. 20


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3. Deberá emitir boletines periódicos para difundir la continuidad de la gestión institucional, mostrando resultados a medida que éstos se van produciendo (Rendición de cuentas) 4. La DOCPC deberá evaluar con la dirección de la Institución la conveniencia y los términos de una réplica, en caso de ser estrictamente necesario. 7. INTERACCIÓN INFORMATIVA CON LOS ORGANISMOS DE CONTROL La interacción informativa de la INSTITUCION EDUCATIVA SAGRADA FAMILIA POTRERILLOcon los organismos del Estado, tales como Congreso de la República, Concejos Municipales, Asambleas Departamentales, Procuraduría, Personerías, Auditoría General de la República, Fiscalía y demás Institucion Educativa s, estará enmarcada por el respeto y el principio de la separación e independencia de las ramas del poder público, atendiendo los diferentes requerimientos y presentando en forma oportuna los informes tanto de carácter obligatorio como los demás que resulten en el ejercicio del Control Fiscal. 7.1. Política Operativa: En el marco del respeto por el principio de separación e independencia de las ramas del poder público, la Contraloria Departamental del Valle del Cauca, buscará garantizar, por todas las formas a su alcance, la circulación fluida y oportuna de información hacia los organismos de control, para lo de sus competencias. 7.1.1. Lineamiento: Es responsabilidad de la Contraloria Departamental remitir informes obligatorios y de auditoria a los órganos de control e, igualmente, remitirles los hallazgos que queden en firme para lo de su competencia. 7.1.1.1. Orientaciones: 1. Es responsabilidad del titular del Despacho rendir de manera oportuna los informes obligatorios a los órganos de control, para lo cual delegará en la Secretaría General la documentación e implementación del procedimiento para la rendición de informes obligatorios, en el cual se asignarán las responsabilidades correspondientes. 2. Los responsables de los procesos misionales deberán remitir los informes y los hallazgos, debidamente soportados y en firme, a la Institución o instancia competente. 3. Tanto la comunicación con dichos organismos de control como la presentación de los informes respectivos se hará en forma veraz y oportuna y en términos de cordialidad y respeto. 8. INTERACCION INFORMATIVA CON LOS ENTES SUJETOS DE CONTROL


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La comunicación de la INSTITUCION EDUCATIVA SAGRADA FAMILIA POTRERILLO con las Instituciónes sujetos de control estará enmarcada en el cumplimiento de la normatividad legal vigente y de los principios y valores éticos de la institución, con el fin de garantizar los derechos del auditado. 21 8.1. Política Operativa: La relación de la Institucion Educativa Sagrada Familia Potrerillo del Cauca con sus sujetos de control se sustenta en los valores fundamentales de Justicia, Respeto y Lealtad, haciendo uso de un lenguaje sencillo y claro y en cumplimiento del compromiso ético asumido institucionalmente por cada uno de sus servidores públicos. 8.1.1. Lineamiento: Es responsabilidad de la Institucion Educativa Sagrada Familia Potrerillo del Cauca presentarles a los sujetos de control, de manera clara y sencilla, las características, procedimientos y sustentos legales de la auditoría, así como las conductas éticas que guían la actuación de la Institución, con el fin de garantizar los derechos del auditado y generar confianza en las actuaciones institucionales. 8.1.1.1. Orientaciones: 1. La Dirección Operativa de Control Fiscal es responsable de presentarles a los sujetos de control las características y condiciones que guían el desarrollo de cada auditoría. 2. Los auditores presentarán y evidenciarán en sus actuaciones los compromisos éticos asumidos institucionalmente. 3. Todo Informe de auditoria debe ser presentado inicialmente al sujeto de control auditado, garantizándole el derecho de contradicción. 4. La Institucion Educativa Sagrada Familia Potrerillo enviará el informe final de auditoría al sujeto de control respectivo y lo publicará en su página web. 3.4. Proceso de comunicación pública En aplicación del Sistema de Gestión de la Calidad de obligatoria adopción por parte de las Instituciónes del Estado, lo cual, de acuerdo con el MECI, supone la implementación del Modelo de Operación por Procesos, los siguientes son los subprocesos del proceso de comunicación pública adoptados por la Institucion Educativa Sagrada Familia Potrerillo del


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Cauca, con sus correspondientes objetivos y responsables. PROCESO COMUNICACIÓN PÚBLICA Subproceso Comunicación Organizacional Subproceso Comunicación Informativa

MACROPROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 22 3.5. Matriz estratégica Las categorías y los ejes temáticos del MCPOI establecen como horizonte de sentido de este Plan estratégico de comunicación el mejoramiento de los niveles de apertura, interlocución y visibilidad de la INSTITUCION EDUCATIVA SAGRADA FAMILIA POTRERILLO, al tiempo que le demarcan ocho líneas de acción: la receptividad institucional, la actitud de servicio, la construcción de visión compartida, la promoción del trabajo colaborativo, la sistematización y socialización de la información, la adecuada aplicación del principio de publicidad y la búsqueda de posicionamiento institucional. Ambos ejes, horizonte de sentido y líneas de acción, adquieren cuerpo en el Modelo general de comunicación pública mediante la construcción de una matriz estratégica, que define los imaginarios que se busca comunicar (ideas reguladoras) y los temas críticos (ruta crítica temática) en las cuales hay que trabajar (Jaramillo, 2000). Cuadro 8. Matriz estratégica del MCPOI

La matriz estratégica (cuadro 2) relaciona tres elementos de entrada —que están dados por el MCPOI para todas las Instituciónes: campos de actuación, categorías de análisis y ejes temáticos—, con la información proporcionada por el diagnóstico y las políticas, — que son particulares de cada Institución—, para arrojar como resultado dos insumos básicos de cada plan de comunicación: las ideas reguladoras —que definen enfoques y


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contenidos para los mensajes que va a ser comunicados— y los temas críticos (ruta crítica temática) —que determinan los ejes temáticos en los cuales hay debilidades o fortalezas y formulan las hipótesis de cambio de las cuales se desprenden los objetivos para los cuales será necesario diseñar estrategias que se traduzcan en acciones comunicativas concretas orientadas a mejorar las debilidades o a garantizarle sostenibilidad a las fortalezas detectadas en el diagnóstico—. 3.5.1. Ideas reguladoras - Plantean los conceptos o criterios que le dan sentido a la comunicación en la INSTITUCION EDUCATIVA SAGRADA FAMILIA POTRERILLOy expresan los imaginarios que se busca introducir en su cultura organizacional y, por consiguiente, en la manera de sentir, pensar y actuar de las personas. Buscan establecer normas, valores o ideales que orienten la intervención comunicativa. MATRIZ ESTRATÉGICA Campos Categorías Ejes temáticos Diagnóstico Políticas Ideas Reguladoras Temas Críticos MCPOI Institución 23 - Se convierten en la guía para seleccionar, producir y articular un discurso coherente y que se refleje en cada una de las piezas, medios y formatos. - Los conceptos que expresan son “ordenadores” de los comportamientos de las personas, esto quiere decir que ofrecen una comprensión del “deber ser” de una manera de hacer las cosas. Por consiguiente, de cada idea reguladora se desprenden múltiples mensajes que la aplican en diversas circunstancias y frente a diversos temas. - Cada una de ellas es aplicable como concepto “ordenador” en todos los temas definidos para la ruta crítica temática. - Se enuncian como axiomas o sentencias que de manera sintética y de fácil comprensión definen un concepto. En su aplicación debe tenerse cuidado de no reducirlas a eslogans o frases imaginativas sin mayor profundidad. Las siguientes son las ideas reguladoras para el Plan estratégico de comunicación


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2006-2007. � “ESCUCHAR A LA COMUNIDAD MEJORA LA EFICACIA INSTITUCIONAL”. El logro de los objetivos estratégicos solo se alcanza si se entienden las necesidades y los requerimientos de la ciudadanía o comunidad “afectada” por las actuaciones de la Institucion Educativa . Escuchar a la comunidad es más que oír sus opiniones. Es atender sus necesidades y convertirlas en guía de las actuaciones oficiales. De esta manera se puede alcanzar más fácilmente el propósito institucional de fomentar el control social, por una parte, y de asegurar que el erario esté destinado a la generación de bienestar colectivo, por la otra. Escuchar es integrar a la comunidad al ejercicio misional de la Institución. La participación ciudadana es el primer paso para alcanzar los objetivos estratégicos. Es allí donde se inicia y donde finalmente termina el proceso central de la Institucion Educativa . De su eficiente implementación depende la eficacia organizacional. � “EN LOS ESPACIOS DE DIÁLOGO PERMANENTE Y TRANSPARENTE SE CONSTRUYE VISIÓN COMPARTIDA” Los espacios de diálogo formal e informal son eficaces mecanismos de transmisión de la información, elemento fundamental para el logro de los propósitos institucionales. El compartir información asegura que todos y cada uno de los miembros de la organización saben lo que les toca hacer, es decir, conocen su responsabilidad y pueden, con base en la ilustración suficiente, tomar decisiones acertadas. Para ello requieren, además, de información general, conocer la orientación estratégica de la Institución, saber hacia dónde se va colectivamente, hacia dónde se quiere caminar y mediante qué instrumentos y guías filosóficas, es decir, políticas institucionales. Los espacios de comunicación facilitan que la comunicación se convierta en el sistema nervioso de toda organización, es decir, que fluya por sus venas, transportando mensajes ideales y/o correctos y no erradas e ineficaces 24 orientaciones. Si todos estamos bien informados dentro de una organización y, además, somos escuchados, es más fácil que orientemos nuestras acciones y nuestras decisiones en el sentido correcto. Es más fácil seguir pautas que hemos ayudado a construir que normas que no compartimos pero nos toca seguir por instrucción oficial. Y si todos participamos de esa construcción, es más fácil que compartamos la visión de lo que se plantea institucionalmente. � “SER TRANSPARENTE ES SER VISIBLE”. Las actuaciones de cada servidor público de la Institucion Educativa Sagrada Familia Potrerillo del


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Valle del Cauca son las actuaciones de la Institución como tal. Cada acción debe estar enmarcada en los principios y valores institucionales con el fin de proyectar un servicio y una imagen pública acordes con los postulados estratégicos de la Institución. Por tanto, esas actuaciones deben reflejar a la Institución como tal y el compromiso que cada uno de los servidores públicos mantiene con la misma. Así, dichas actuaciones deben ser coherentes con la misión y las políticas institucionales y, por tanto, deben ser transparentes, al cumplir tanto con los postulados oficiales como con la visibilidad que deben tener a los ojos de la comunidad. Los servidores públicos deben ser integrales por el conocimiento de la Institución e íntegros por su conducta personal y profesional. Deben actuar de cara a la comunidad, desarrollando una cultura corporativa de puertas abiertas, de transparencia en la acción, de eficacia en los procesos, de diálogo y concertación y de apertura y receptividad permanente hacia las inquietudes y necesidades ciudadanas. 3.5.2. Ruta crítica temática - Prioriza y reordena los ejes temáticos en función del diagnóstico y de las políticas, estableciendo cuáles serán trabajados en el Plan de comunicación porque requieren de una acción de cambio. - Cada uno de los temas de la ruta crítica temática, que se derivan de los ejes temáticos, ha sido formulado como una hipótesis de cambio, es decir, como un enunciado que establece una variable dependiente sobre la cual se espera lograr un resultado y una variable independiente que propone la acción que debe emprenderse para obtener ese resultado, con su correspondiente objetivo. De esta manera será posible, al evaluar los resultados, afectar la variable independiente y por consiguiente el objetivo, en procura de mayor precisión y eficacia de las estrategias diseñadas a partir de ese objetivo, sin tener que cambiar la variable dependiente cuando quiera que siga representando un tema critico para la Institución. - El itinerario demarcado por la ruta crítica temática aporta un orden de prioridades temáticas y unos enfoques para abordar esas prioridades. 25 Los siguientes son los temas críticos, con sus correspondientes hipótesis de cambio y objetivos para el Plan estratégico de comunicación 2006-2007: � TEMA CRÍTICO: RECEPTIVIDAD INSTITUCIONAL PARA LA CONSTRUCCIÓN DE CONFIANZA HIPÓTESIS DE CAMBIO: Escuchar las demandas, sugerencias y reclamos del ciudadano y del mismo servidor público, tomar decisiones y socializarlas y además prestar un buen servicio, hacen de la Institucion Educativa una Institución receptiva y


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fortalece la confianza ciudadana en las Instituciónes de control fiscal. OBJETIVOS: 1. Implementar la estrategia comunicativa del subproceso de receptividad institucional. � TEMA CRÍTICO: ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO HIPÓTESIS DE CAMBIO: Cuando la Institucion Educativa alinea estratégicamente a sus servidores públicos y promueve el trabajo colaborativo construye visión compartida. OBJETIVOS: 2. Incorporar en el Plan Anual de Capacitación e implementar un eje temático relacionado con trabajo colaborativo y de equipo. � TEMA CRÍTICO: CALIDAD Y COBERTURA DE LA INFORMACIÓN INTERNA HIPÓTESIS DE CAMBIO: Cuando la Institucion Educativa sistematiza y socializa la información sobre la gestión mejoran la toma de decisiones y la eficacia en el trabajo. OBJETIVOS: 3. Implementar un sistema de socialización de la información a través de un Plan de Medios de Comunicación Interna. � TEMA CRÍTICO: INFORMACIÓN Y RENDICIÓN DE CUENTAS PARA GENERAR CONFIANZA EN EL CONTROL FISCAL HIPÓTESIS DE CAMBIO: Con el suministro de información y Rendición de Cuentas permanente, la Institucion Educativa cumple con el principio constitucional de la publicidad y genera confianza ciudadana en el control fiscal. 26 OBJETIVO: : 4. Suministrar información permanente, transparente y confiable a clientes y partes interesadas, institucionalizando, además, la Rendición de Cuentas. CPO EJE TEMATICO IDEAS REGULADORAS RUTA CRITICA TEMÁTICA � Escuchar a la comunidad mejora la eficacia institucional � En los espacios de diálogo permanente y transparente se construye visión compartida


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� Ser transparente es ser visible Receptividad /Actitud Servicio RECEPTIVIDAD INSTITUCIONAL PARA LA CONSTRUCCIÓN DE CONFIANZA Escuchar las demandas, sugerencias y reclamos del ciudadano y del mismo servidor público, tomar decisiones y socializarlas y además prestar un buen servicio, hace de la Institucion Educativa una Institución receptiva y fortalece la confianza ciudadana en el ejercicio del control fiscal. Objetivos: � Implementar la estrategia comunicativa del subproceso de receptividad institucional. � Incluir en el Plan Anual de Capacitación el eje temático competencias comunicativas para el servicio. ORGANIZACIONAL Visión Compartida / Trabajo Colaborativo ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO Cuando la Institucion Educativa alinea estratégicamente a sus servidores públicos y promueve el trabajo colaborativo construye visión compartida. Objetivos: � Implementar la estrategia comunicativa del subproceso de Alineamiento Estratégico � Incorporar en el Plan de Capacitación un eje temático relacionado con trabajo colaborativo y de equipo. 27 INFORMATIVO Sistematización /Socialización Información CALIDAD Y COBERTURA DE LA INFORMACIÓN INTERNA Cuando la Institucion Educativa sistematiza y socializa la información sobre la gestión mejora la toma de decisiones y la eficacia en el trabajo. Objetivos: � Implementar una estrategia comunicativa que articule, la información que debe ser socializada a nivel interno. � Implementar un Plan de Medios internos. RENDICIÓN DE CUENTAS Publicidad / Posicionamiento INFORMACIÓN Y RENDICIÓN DE CUENTAS PARA GENERAR CONFIANZA EN EL CONTROL FISCAL Con el suministro de información y Rendición de Cuentas permanente, la Institucion Educativa cumple con el principio constitucional de la publicidad y genera confianza ciudadana en el control fiscal. Objetivo: Suministrar información permanente, transparente y confiable a clientes y partes interesadas, institucionalizando, además, la Rendición de Cuentas. . Cuadro 9. Cuadro resumen matriz estratégica

3.6. Matriz de diseño de mensajes Para que efectivamente la comunicación contribuya a transformar las percepciones de los servidores públicos y por consiguiente la cultura


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organizacional de la INSTITUCION EDUCATIVA SAGRADA FAMILIA POTRERILLO, es necesario concentrar los mensajes que se comuniquen a través de los medios y de las acciones comunicativas establecidos por este Plan y de los que se produzcan desde las diferentes áreas en aplicación de estrategias comunicativas particulares, de tal manera que todas las acciones comunicativas que se realicen en la Institución, sin excepción alguna, siempre estén desarrollando y aplicando alguna de las ideas reguladoras adoptadas. De este modo, todos los mecanismos de interacción comunicativa de que disponen las diferentes áreas contribuirán a que efectivamente los servidores públicos comprendan y asuman en sus comportamientos cotidianos que Escuchar a la comunidad mejora la eficacia institucional, que En los espacios de diálogo permanente y transparente se construye visión compartida y que Ser transparente es ser visible. La siguiente matriz ofrece un conjunto de opciones para la construcción de mensajes, de tal manera que cada uno de los que se produzcan esté desarrollando siempre el contenido de una idea reguladora en relación con alguno de los ejes temáticos establecidos por el MCPOI. Estas opciones sugieren el sentido que el mensaje debe tener, no su forma, por consiguiente no se trata 28 de reproducirlas literalmente sino de adaptarlas al tema y contenido específico de cada pieza pero respetando siempre el sentido que buscan expresar. EJES TEMATICOS IDEAS REAGULAD ORAS Escuchar a la comunidad mejora la eficacia institucional En los espacios de diálogo permanente y transparente se construye visión compartida Ser transparente es ser visible Receptividad Institucional para la


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construcción de confianza La receptividad genera eficacia institucional La construcción colectiva estimula el compromiso de los servidores públicos La coherencia en las actuaciones oficiales genera confianza en los resultados Alineamiento estratégico Servidores comprometidos facilitan el logro de objetivos corporativos El diálogo facilita el ejercicio del trabajo colaborativo El compromiso institucional nos permite actuar con transparencia Calidad y cobertura de la información La buena circulación de la información facilita la toma de decisiones El buen clima organizacional se propicia mediante


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la eficiente circulación de la información La transparencia en la información facilita el logro de los objetivos estratégicos. Rendición de cuentas para generar confianza en el control fiscal La publicidad de los resultados misionales fomenta el apoyo ciudadano. El trabajo colaborativo genera resultados positivos La transparencia institucional genera confianza ciudadana. Cuadro 10. Matriz de diseño de mensajes

3.6.1. Procedimiento La matriz de diseño de mensajes es una herramienta que debe ser conocida y aplicada por todas las áreas, para orientarse en el momento de construir los mensajes que utilicen en sus piezas comunicativas de cualquier naturaleza. Para su adecuada utilización deben seguirse los siguientes pasos: 1. Identificar el eje temático que mayor relación tenga con el asunto del mensaje que se quiere construir. 29 2. Identificar la idea reguladora que pueda asociarse de manera más efectiva al contenido del mensaje. 3. Ubicar, en la intersección entre el eje temático y la idea reguladora seleccionada, el mensaje fuerza correspondiente. 4. Producir la frase publicitaria o la imagen, de tal manera que exprese el contenido del mensaje que quiere comunicarse asociándolo a la idea


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contenida en el mensaje fuerza. 3.7. Públicos Planear la comunicación desde una perspectiva estratégica requiere de un ejercicio cuidadoso de definición de los grupos de interés o públicos hacia los cuales estarán orientadas las acciones comunicativas. La comunicación es, básicamente, una interacción entre uno o más sujetos que intercambian un sentido, pero, cuando esa comunicación tiene como interlocutores a un sujeto institucional y un conjunto de actores sociales de diversas procedencias y condiciones y que además establecen nexos de interlocución diferenciados, unos más cercanos y accesibles, otros más distantes y de difícil acceso, es un complejo proceso en el cual se requiere caracterizar cada uno de esos públicos estableciendo con precisión su nivel de proximidad con el sujeto institucional que origina la comunicación. _ Los grupos de interés son aquellas poblaciones o públicos hacia los cuales se orienta la intervención comunicativa. Su identificación debe hacerse estableciendo su cercanía o distancia con la Dirección Operativa de Comunicaciones y Participación Ciudadana y el Equipo de Agentes de Cambio y la capacidad que tenga cada uno de ellos, a su vez, de incidir en los demás. _ La identificación de los grupos de interés es resultado del análisis de los públicos sobre los cuales se espera que tengan efecto las hipótesis de cambio contenidas en la ruta crítica temática. Los siguientes son los públicos hacia los cuales se orienta la acción comunicativa del presente Plan, cada uno de ellos con su correspondiente descripción que específica su nivel de importancia y sus principales características. PÚBLICOS DE INTERES Son personas de los diferentes grupos de interés de la Institución (Clientes y Partes Interesadas) destacadas por su liderazgo, credibilidad e influencia sobre los miembros de dichos grupos, encargadas de generar, difundir y/o multiplicar la información estratégica de la Institución. COMITÉ TÉCNICO: Instancia organizacional conformada por directivos de la Institución encargada de diseñar, aprobar y adoptar las directrices institucionales. 30 NIVEL DIRECTIVO: Comprende las personas a las cuales les corresponden funciones de dirección general, formulación de políticas institucionales y adopción de planes, programas y proyectos. NIVEL PROFESIONAL: Comprende las personas cuyas funciones son las de


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coordinación, supervisión y control de áreas encargadas de ejecutar los planes, programas y proyectos institucionales NIVEL TÉCNICO: Comprende las personas cuyas funciones exigen el desarrollo de procesos y procedimientos en labores técnicas misionales y de apoyo, así como las relaciones con la aplicación de la ciencia y la tecnología. NIVEL ASISTENCIAL: Comprende las personas cuyas funciones implican el ejercicio de actividades de apoyo y complementarias de las tareas propias de los niveles superiores o de labores que se caracterizan por el predominio de actividades manuales o tareas de simple ejecución. SUJETOS DE CONTROL: Personas o Instituciónes públicas o privadas que administran fondos o bienes del Estado y que son sujeto de fiscalización por parte de la Institucion Educativa Departamental del Valle del Cauca. CLIENTE INSTITUCIONAL: Organismos institucionales a los cuales la Institucion Educativa Departamental del Valle del Cauca les debe rendir cuentas de su gestión o suministrar información pública con el fin de facilitar el Control Político. MEDIOS DE COMUNICACIÓN: Agente de socialización masiva de la información con el fin de apoyar la generación de opinión pública. CLIENTE COMUNIDAD: Grupo de personas sobre las cuales la Institucion Educativa Departamental del Valle del Cauca tiene influencia o son influenciados por ella. Ejercen el control fiscal participativo y reciben el servicio generado por la vigilancia fiscal. 3.8. Red de reedición Los reeditores son aquellas personas o Instituciónes que actúan como”mediadores” de las acciones comunicativas emprendidas desde el Plan, es decir que, 31 mediante su apropiación les confieren sentido y las hacen comprensibles y aprehensibles para el destinatario final. Se denominan de esta manera para diferenciar su función comunicativa de la de los llamados “multiplicadores”, de los cuales se espera que reproduzcan los


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mensajes buscando crear posibles cadenas de retransmisión y de la de los “legitimadores” que avalan los mensajes frente a sus comunidades, de aquella que cumple un tipo de mediador particular que se caracteriza porque tiene un público que le cree y que confía en él y del cual se espera que, en la medida en que comparta el sentido que se quiere comunicar, re-edite los mensajes y contenidos en su propio lenguaje y de la manera más eficiente para movilizar su propio público (Toro, 1991) La red de reedición es la herramienta a través de la cual la Institucion Educativa Departamental del Valle del Cauca va a poner en circulación directa y particular mensajes y contenidos en cada uno de sus públicos, una vez los haya hecho colectivos de manera indirecta y general a través de medios de comunicación, lo cual significa que está conformada por una enorme cantidad de personas e instituciones que tienen nexos con alguna área de la Institución o que pueden cumplir esta función en virtud del rol social que desempeñan. La red de reedición será manejada a través de una base de datos administrada por la Dirección Operativa de Comunicaciones y Participación Ciudadana y alimentada por todas las áreas que deben tener acceso a ella para poner en circulación sus mensajes y contenidos siguiendo las pautas establecidas. La siguiente es la estructura de la base de datos a través de la cual se administrará la red, incluidas las pautas de manejo para usuarios. [INSERTAR: estructura de la base de datos para la administración de la red de reedición, incluyendo pautas de manejo para usuarios] 3.9. Estrategias Las estrategias determinan la intención con que deben definirse las acciones que se realizarán para mantener y soportar el logro de los objetivos y hacer realidad los resultados esperados y, por consiguiente, permiten concretar y ejecutar las acciones comunicativas. Estas estrategias son de tres tipos: masivas, organizativas y/o de lobbying, como se ilustra en el cuadro: De Lobbying Cabildeo Interno Garantizar voluntad Política Alianzas Estratégicas Fortalecer sinergias Divulgación: Dar a conocer Promoción: Demostrar las ventajas


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Socialización: Crear condiciones para la apropiación Organizativa Masiva 32 Cuadro 11. Estrategias

Las siguientes son las estrategias trazadas para el logro de los objetivos formulados en la ruta crítica temática:

ESTRATEGIAS Eje temático: Receptividad y Actitud de Servicio Tema: Receptividad Institucional para la construcción de confianza. OBJETIVO 1 Implementar la estrategia comunicativa de receptividad institucional. Estrategia Política: Proponer al Comité Técnico la creación de espacios de expresión y escucha que logren afianzar la receptividad institucional. Estrategia Organizativa: Crear espacios permanentes de diálogo entre las dependencias y los procesos y adelantar capacitaciones y talleres prácticos en Expresión, Escucha y Competencias Comunicativas para el servicio con Directores y Subdirectores de la Institución. Estrategia Masiva: Los Directores y Subdirectores capacitados deberán promover el diálogo institucional mediante los círculos de mejoramiento por procesos, las mesas de trabajo por dependencias, los subcomités internos y demás comités o proyectos que se implementen y apoyar la formación de todos los funcionarios adscritos a su dependencia o proceso mediante talleres enfocados a desarrollar Competencias Comunicativas para el Servicio y Expresión y Escucha, orientados a fortalecer la prestación del servicio y la confianza ciudadana en las Instituciónes de Control Fiscal. Estos programas se reforzarán con mensajes permanentes a través de carteleras, mensajes difundidos en alta voz y en la celebración de eventos. Eje Temático: Visión Compartida – Trabajo Colaborativo Tema: Alineamiento Estratégico 2. Objetivo: Construir Visión Compartida mediante la implementación de un eje temático relacionado con trabajo colaborativo y de equipo.


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33 ESTRATEGIA POLÍTICA: Sensibilizar a la alta dirección, mediante talleres y conversatorios, sobre la importancia de desarrollar una cultura de la información y del trabajo colaborativo como mecanismo de construcción de visión compartida y presentar a comité técnico para su aprobación, una campaña interna para la socialización del tema. ESTRATEGIA ORGANIZATIVA: Concienciar a los directores y subdirectores de la Institución sobre la importancia del Trabajo Colaborativo y de equipo para el logro de los objetivos estratégicos, mediante talleres y conversatorios que apoyen la construcción de visión compartida. ESTRATEGIA MASIVA: Mediante talleres internos, los Directores y Subdirectores capacitados deberán promover con cada uno de los funcionarios adscritos a su dependencia en trabajo colaborativo destinado a generar visión compartida y sentido de pertenencia. Estos programas de formación serán reforzados internamente mediante la publicación de boletines, carteleras y mensajes de audio a través del sonido interno de la Institución, en los cuales se destaquen las bondades y las ventajas del trabajo colaborativo. Eje Temático: Sistematización y Socialización de la Información Interna Tema: Calidad y Cobertura de la Información Interna 3. Objetivo: Implementar un sistema de socialización de la información a través de un Plan de Medios de Comunicación Interna. ESTRATEGIA POLÍTICA: Presentar al Comité Técnico el Plan de Medios de Comunicación Interna destinado a socializar la información que permanentemente genera la Institución. ESTRATEGIA ORGANIZATIVA: Socializar el Plan de Medios de Comunicación Interna entre los directivos y responsables de procesos y dependencias, estableciendo los roles de liderazgo de cada uno de ellos con el fin de que utilicen los medios y


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herramientas necesarias para garantizar la apropiación de la información institucional. ESTRATEGIA MASIVA: Masificar la información institucional a través de los diferentes instrumentos de comunicación de la Institución, definidos en el Plan de Medios de Comunicación Interna, tales como boletines internos, carteleras, página web, audio interno, circulares, círculos de mejoramiento, comités, subcomités, mesas de trabajo, etc. 34 Eje Temático: Publicidad - Posicionamiento Tema: Información y Rendición de Cuentas para generar confianza en el control fiscal 4. Objetivo: Suministrar información permanente, transparente y confiable a clientes y partes interesadas, institucionalizando, además, la Rendición de Cuentas. ESTRATEGIA POLÍTICA: Presentar a la alta dirección el Subproceso de Comunicación Informativa para su conocimiento y aplicación y, para su aprobación, un procedimiento de Rendición de Cuentas de manera permanente. ESTRATEGIA ORGANIZATIVA: Sensibilizar a los directivos sobre la obligación de implementar el Subproceso de Comunicación Informativa y la Rendición de Cuentas, mediante la realización de talleres, con el fin de posicionar a la Institución y generar confianza en el control fiscal. ESTRATEGIA MASIVA: Socializar ante la comunidad externa los resultados de la gestión institucional, implementando el Subproceso de Comunicación Informativa, utilizando instrumentos de comunicación como boletines, carteleras, ruedas de prensa, comunicados, página web, medios masivos de comunicación y desarrollando un acto público de rendición de cuentas. 3.10. Plan de medios y de acciones comunicativas El plan de acción define los medios y las acciones comunicativas a través de los cuales van a implementarse las estrategias. Estas acciones comunicativas


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pueden ser de tres tipos: Agenda Construcción de opinión Formación Procesos pedagógicos Movilización: Convocatorias, actividades, eventos, campañas Informativos Pedagógicos De interacción Cuadro 12. Acciones comunicativas

El siguiente es el plan de medios y de acciones comunicativas 2006-2007 35 3.11. Cronograma 3.12. Presupuesto 4. AREA DE COMUNICACIÓN El hecho de asumir la comunicación como un macroproceso de carácter estratégico supone la redefinición de las funciones de la Dirección Operativa de Comunicaciones y Participación Ciudadana, como área responsable. De esta manera, para que sea posible la ejecución de este Plan, además de las que se relacionan con el manejo de medios y prensa, la DOCPC, cumplirá las siguientes funciones: _ Planear la comunicación. _ Orientar a las áreas para la correcta aplicación de las políticas y de los procesos y subprocesos. _ Gestionar recursos y sinergias institucionales e interinstitucionales para garantizar la ejecución del plan de medios y de acciones comunicativas. _ Asesorar a las áreas que lo requieran para que sus estrategias particulares de comunicación correspondan con los parámetros y directrices del presente Plan. _ Monitorear y hacer seguimiento y evaluación a las acciones comunicativas emprendidas desde las áreas. [INSERTAR: estructura del área de comunicación o propuesta para su reestructuración, si la hay]

Plan estrategico de comunicaciones

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