PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN … · 2019-04-29 · 5 plan estratÉgico de...

PROCESO: GESTIÓN DE CALIDAD

Fecha elaboración: 29/01/2018

Fecha actualización: 20/01/2019

Versión: 2 Página: 1 de 33

Plan Estratégico de Tecnologías de la Información PETI 2016-2019.

Elaborado por: Claudia Marcela Gaitán Saavedra, Profesional 3 Tecnología

Aprobado por: Eulalia Nohemí Jiménez Rodríguez, Gerente General

Responsable: Claudia Marcela Gaitán Saavedra, Profesional 3 Tecnología

Revisado por: Ingrid Carolina Silva Rodríguez, Secretaria General

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PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍAS DE

LA INFORMACIÓN

PETI 2016 - 2019

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Vigencia: Junio 2016

PLAN ESTRATÉGICO DE

TECNOLOGÍAS DE LA

INFORMACIÓN PETI 2016 -

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Vigencia 2019










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TABLA DE CONTENIDO 1 INTRODUCCIÓN 5

2 ESTRATEGIA DE NEGOCIO DEL FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACIÓN

SUPERIOR - FODESEP 5

2.1 Ejes Estratégicos 5

3 ALCANCE 6

4 BENEFICIOS DE LA PLANEACIÓN Y JUSTIFICACIÓN 6

5 PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN 6

6 NORMATIVIDAD 7

7 RUPTURAS ESTRATÉGICAS 8

8 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL 9

9 MODELO DE GESTIÓN DE TI 10

9.1 Estrategia de TI 10

9.1.1 Definición de los objetivos estratégicos de TI 10

9.2 Estructura organizacional 12

9.3 Gestión de información 13

10 USO Y APROPIACIÓN 14

11 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE FODESEP 15

12 POLÍTICAS INFORMÁTICAS 15

13 MISIÓN DE TECNOLOGÍA 15

14 VISIÓN DE TECNOLOGÍA 16

15 OBJETIVOS DE TECNOLOGÍA 16

15.1 General 16

15.2 Específicos 16

16 SITUACIÓN ACTUAL DE LA PLATAFORMA TECNOLÓGICA 16

17 CENTRO DE DATOS PRINCIPAL 16










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17.1 Desde un punto de vista lógico 17

17.2 Desde el punto de vista físico y eléctrico 17

17.3 Inventario de Servidores 18

17.4 Inventario de dispositivos de seguridad 18

17.5 Inventario de equipos de cómputo para usuarios finales 18

17.6 Plataforma de software 19

17.7 Servicios 19

17.8 Principales proveedores 21

18 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS DEL PROCESO DE INFRAESTRUCTURA 21

19 ANÁLISIS FODA DEL ÁREA DE TECNOLOGÍA. 22

19.1 Estrategias de tecnología 22

19.1.1 Evaluación del entorno 22

20 PROYECCIÓN DE PRESUPUESTO ÁREA DE TI 24

20.1 Presupuesto de inversión 24

20.2 Presupuesto de funcionamiento 25

21 ESTRATEGIAS DE TECNOLOGÍA 29

22 RIESGOS RELACIONADOS CON EL PETI 29

23 MODELO DE ADMINISTRACIÓN ÁREA TI 31

24 ADQUISICIÓN DE RECURSOS TECNOLÓGICOS 32

25 GESTIÓN DE RIESGOS 32

26 ORGANISMOS DE CONTROL 32

27 PLAN DE DIVULGACIÓN ¡Error! Marcador no definido.










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TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1. Organigrama 12

Ilustración 2. Estructura Centro de Datos - FODESEP 17










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1 INTRODUCCIÓN El Plan Estratégico de Tecnología de Información –PETI– del FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR – FODESEP–, tiene como finalidad; integrar los objetivos estratégicos institucionales, y la información necesaria para soportarlos. El PETI, permite establecer una guía de acción clara y precisa para la administración de las Tecnologías de Información y Comunicaciones del FODESEP; mediante la formulación de estrategias y proyectos que garanticen el apoyo al cumplimiento de sus objetivos y funciones, alineado con el Plan Estratégico Institucional. Se han definido los nodos fundamentales del PETI los que se circunscriben a la Estrategia de Negocio, las Personas, los Procesos y la Tecnología; los que sufren Continua Adaptación, Innovación y Cambio.

2 ESTRATEGIA DE NEGOCIO DEL FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR - FODESEP

2.1 Ejes Estratégicos

PERSONAS

PROCESOS TECNOLOGÍA

CAMBIO

INNOVACIÓN ADAPTACIÓN










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3 ALCANCE El presente documento describe las estrategias y proyectos de tecnología a ejecutar; los que se enmarcan en el Plan Estratégico que ejecutará el FODESEP, y en el cumplimiento de sus funciones y para el logro de sus objetivos institucionales. 4 BENEFICIOS DE LA PLANEACIÓN Y JUSTIFICACIÓN La dinámica de crecimiento y evolución del FODESEP, requiere que paralelamente a la definición de políticas, estándares, metodologías, directrices y recomendaciones; estas se alienen al aprovechamiento de los recursos informáticos, brindando un uso efectivo de las tecnologías y una mejor disposición de las herramientas y las redes de comunicaciones. El PETI nos permite evaluar la forma como aprovechamos la tecnología, ver formas de aplicar las mejores prácticas; y realizar una evaluación como un todo; logrando un enfoque unificado y reconociendo oportunidades de ahorro y consolidación de esfuerzos. La planificación del PETI debe ser de visión compartida, en el entendido que todos los usuarios deben con concurrir a su construcción. 5 PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN Para la construcción del PETI del FODESEP, se analizaron las necesidades de cada una de las áreas de la entidad; en aras que éstas se alineen con el Plan Estratégico Institucional y demás planes inherentes.










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6 NORMATIVIDAD

NORMA DESCRIPCIÓN

Ley 527 de 1999.

Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley general de archivos y otras disposiciones.

Ley 962 de 2005.

Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos Administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.

Decreto Ley 019 de 2012. Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

Ley 1273 de 2009.

Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado - denominado "de la protección de la información y de los datos"- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones.

Ley 1474 de 2011.

Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

Decreto 2573 de 2014. Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea.

Decreto 2482 de 2012. Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión.

Ley 1712 de 2014. Ley de Transparencia.

Decreto 103 de 2015. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014.

Decreto 1078 de 2015, Titulo 9, Capítulo 1.

Decreto único Sector TIC – Políticas y Lineamientos de TI – Estrategia GEL.

Resolución 3564 de 2015 MINTIC. Lineamientos para la publicación y divulgación de información.










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Circular Básica Contable y Financiera (Supersolidaria).

Compendio de normas contables y financieras expedidas por la Súper Intendencia de Economía Solidaria aplicables a las entidades por ella vigiladas.

Circular Externa No. 007 de 2010. De Supersolidiaria.

Expedición y ajustes de formatos para el reporte del formulario oficial de rendición de cuentas.

Circular Externa No. 005 de 2011. De Supersolidiaria.

Modificación capítulos XII y XIV de la Circular Básica Contable y Financiera No. 004 de 2008.

Circular Externa No. 6 de 2015 - Circular Básica Jurídica –Supersolidaria.

Lineamientos jurídicos dados por la Súper Intendencia de Economía Solidaria

Estatuto tributario. Efectos de los impuestos nacionales (Renta, Patrimonio, IVA, Gravamen)

Acuerdo Municipales. Impuestos territoriales.

Circulares reglamentarias y Resoluciones externas Banco de la República.

Circulares reglamentarias y Resoluciones externas Banco de la República

Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.

Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.

Decreto 886 de 2014 y la circular 1 del 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Protección de Datos Personales.

Personales Ley 1581 de 2012 es una Ley Estatutaria que junto con la Ley de Habeas Data

Ley de Protección de Datos.

7 RUPTURAS ESTRATÉGICAS Las rupturas Estratégicas identificadas a continuación contribuyen a la transformación de la gestión y el logro de resultados alineados a la misión y visión institucional. A continuación, se hace referencia a las rupturas estratégicas asociadas al presente PETI:

Las TI serán consideradas como un elemento del más alto valor estratégico en la entidad.

El Gobierno de TI en el FODESEP se hará al más alto nivel, de forma integral y enfocado al resultado y generación de valor para la entidad.

La información y los datos serán considerados como uno de los activos más valiosos del FODESEP. Su gestión y gobierno hará que se encuentre disponible de manera oportuna,










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veraz, estandarizada, con alta calidad y enfocada a apoyar los procesos de toma de decisiones estratégicas y administrativas.

La gestión de los servicios de TI se llevará a cabo con tecnología de punta, sostenible y escalable, de acuerdo a las tendencias tecnológicas en la materia.

La gestión de TI generará valor transversalmente en cada uno de los procesos del FODESEP. El éxito de los proyectos TI estará dado por alto del nivel de compromiso, uso y apropiación por parte de todos los colaboradores de la institución.

Todo proyecto relacionado con el uso de tecnología estará acompañado por parte de la Subgerencia de Proyectos y Tecnología, desde su conceptualización, hasta su implementación, seguimiento y evaluación.

8 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL En el FODESEP se realizará seguimiento, a través de la Subgerencia de Proyectos, a la gestión de tecnologías de la información y al cumplimiento de la Estrategia de Gobierno en línea. Este seguimiento es un insumo básico para la formulación del presente PETI. A continuación, se presentan los elementos más relevantes que permiten describir la situación actual de la Institución en relación con cada uno de los seis dominios de la gestión de tecnologías de información, y tomando como base los resultados obtenidos del autodiagnóstico de Gobierno Digital con cohorte a julio de 2018.

Indicadores Resultado

TIC para Gobierno Abierto 59.00

TIC para Servicios (Servicios Entrados en el Usuario Trámites y

Servicios en Línea). 16.70

TIC para la Gestión. 80.00

Seguridad y privacidad de la información. 82.80

Transparencia y acceso a la información. 95.63

De acuerdo con los indicadores de Gestión Política De Gobierno Digital se observa que la entidad tiene sus principales fortalezas en: TIC para la Gestión, Seguridad y Privacidad de la información y Trasparencia y Acceso a la información, donde los resultados sobre pasan el 80%. Se han realizado avances en materia de alinear el PETI con los requerimientos del MINTIC, para dar cumplimiento a los lineamientos de Gobierno Digital.










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La entidad tiene su principal falencia, en TIC para Servicios (trámites centrados en el usuario y servicios en línea) y Otros Procedimientos Administrativos (OPA); toda vez que la afiliación, los servicios de financieros y no financieros, son presenciales. Basado en lo anterior la entidad ha empezado la estructuración e implementación del ejercicio de renovación tecnológica, el cual se verá consolidado en la vigencia 2019. Este ejercicio permitirá finalizar la alineación de la Estrategia TI planteada con el enfoque estratégico misional de la entidad. 9 MODELO DE GESTIÓN DE TI

A continuación, se describe el modelo estratégico de gestión de tecnologías de información del FODESEP, el cual se continuará madurando de forma continua durante los próximos años. Este modelo se plantea desde el punto de vista de cada uno de los dominios del Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial del Estado Colombiano, en atención a los lineamientos de MINTIC y busca lograr alinear de forma efectiva la tecnología al actuar estratégico y de gestión de la entidad. 9.1 Estrategia de TI

La estrategia de TI en el FODESEP está establecida en función de la generación de valor para la entidad a partir del acceso, uso y aprovechamiento de la tecnología para el cumplimiento de sus metas estratégicas. Se plantea una visión estratégica a ser desarrollada al menos en cuatro años teniendo claro que será requerida su actualización anualmente, y ante los replanteamientos estratégicos de la entidad. Lo anterior permitirá generar una permanente alineación con los planes de la entidad, e incorporar de forma oportuna nuevos desarrollos o tendencias tecnológicas a la gestión de la entidad. La estrategia TI se guiará por los siguientes principios:

Contribuirá de forma directa el cumplimiento de las metas estratégicas.

Facilitará y potenciará el trabajo del equipo de colaboradores del FODESEP.

Permitirá contar con información oportuna y completa que optimice los procesos de toma de decisiones estratégicas y administrativas.

Se sustentará en una inversión racional y sostenible de recursos que generé el máximo beneficio para la entidad al menor costo posible.

9.1.1 Definición de los objetivos estratégicos de TI

La gestión estratégica de TI en el FODESEP tendrá como objetivos:










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a) Crear nuevos métodos para generar medios sistemáticos o automatizados para formar

una mayor participación de nuestras IES afiliadas en la rendición de cuentas.

b) Apoyar la toma de decisiones estratégicas y operativas del FODESEP basadas

siempre en datos e información oportuna, pertinente y de calidad.

c) Automatizar los procesos y procedimientos internos de la entidad contando con las

condiciones de infraestructura y servicios tecnológicos requeridos y asegurando la

generación de capacidades en el equipo del FODESEP para su aprovechamiento.

A continuación, se describen las líneas de proyectos identificadas en relación con el cumplimiento de cada uno de los objetivos. Las líneas de proyectos son susceptibles de actualización en las distintas revisiones del PETI que se hagan en la entidad y en todo caso su implementación estará sujeta a las condiciones de aprobación presupuestal de los recursos del FODESEP.

d) Objetivo 1. Crear nuevos métodos para generar medios sistemáticos o automatizados

para formar una mayor participación de nuestras IES afiliadas en la rendición de

cuentas.

Línea de proyecto 1.1. Diseño e implementación estrategia de comunicación digital interna y externa.

Línea de proyecto 1.2. Diseño e implementación de estrategia bodega de datos.

Línea de proyecto 1.3. Realizar una migración e integración de los sistemas de información de la entidad.

Objetivo 2. Apoyar la toma de decisiones estratégicas y operativas del FODESEP basadas siempre en datos e información oportuna, pertinente y de calidad.

Línea de proyecto 2.1. Diseño e implementación de la arquitectura y modelo de gobierno de datos e información. Línea de proyecto 2.2. Implementación de herramientas de captura, analítica y visualización de datos e información. Línea de proyecto 2.3. Implementación de sistema de seguimiento interno de la gestión.










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Objetivo 3. Automatizar los procesos y procedimientos internos de la entidad contando con las condiciones de infraestructura y servicios tecnológicos requeridos y asegurando la generación de capacidades en el equipo del FODESEP para su aprovechamiento.

Línea de proyecto 3.1. Fortalecimiento plataforma tecnológica. Línea de proyecto 3.2. Implementación sistema de gestión documental electrónica.

9.2 Estructura organizacional

Ilustración 1. Organigrama










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Como se puede observar en el Organigrama Institucional, el área de Tecnología de FODESEP

tiene dependencia directa de la Secretaria General.

ÁREA FUNCIONAL

DESCRIPCIÓN

TECNOLOGÍA

Bajo la dirección de la Secretaría General, Asesorar, Coordinar, proponer y evaluar la formulación, ejecución difusión, implementación y seguimiento de las políticas para el funcionamiento de los sistemas de información del FODESEP.

Mantener protegidos los datos y los aplicativos del sistema de información del FODESEP.

Proponer y participar en la definición, planificación, implementación y/o actualización de los recursos de hardware, software, redes y comunicaciones y de los procedimientos de administración de la infraestructura de la plataforma tecnológica del FODESEP.

Asesorar y dar soporte a la Entidad en la ejecución de las actividades orientadas al desarrollo del Proceso de Gestión de las Tecnologías de la Información, atendiendo lo relativo a la infraestructura Informática, soporte, actualización y mantenimiento de la misma en cumplimiento a los planes, programas y políticas institucionales.

Coordinar las actividades para lograr un desarrollo y adecuado mantenimiento a la plataforma computacional, a la red de comunicaciones de Internet e Intranet y a los sistemas de información administrativo del FODESEP.

Participar en la realización de estudios e investigaciones tendientes a desarrollar soluciones tecnológicas de la información y las comunicaciones para garantizar el funcionamiento eficiente, eficaz y oportuno de la infraestructura en Comunicaciones, Redes y Equipos de Cómputo.

9.3 Gestión de información

El FODESEP concentrará esfuerzos en el dominio de gestión de la información, como habilitante para el fortalecimiento de los sistemas de información y como origen en la generación de valor de TI para: realizar analítica de datos para tomar decisiones e identificar y optimizar los flujos que permitan la simplificación y optimización de procesos.

Con objeto de desarrollar una adecuada gestión de la información se formulará la arquitectura de datos e información de la entidad, junto con su modelo de gobierno. Este ejercicio recogerá las necesidades de información y las dinámicas de producción de información misional y de gestión del FODESEP. Adicionalmente, la iniciativa de arquitectura de datos se desarrollará alineada la sectorial liderada por el Ministerio de Educación.










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Lo anterior se verá complementado con tres elementos esenciales para el aprovechamiento de la información y los datos:

Habilitación y uso de herramientas de analítica de información y datos para la toma de decisiones.

Generación de capacidades para la analítica y aprovechamiento de los datos y de la información para la toma de decisiones

Publicación datos abiertos y generación de productos de información para los grupos de interés del FODESEP.

10 USO Y APROPIACIÓN

El FODESEP consolidará su Estrategia de uso y apropiación de TI a través de la definición

de responsabilidades, la definición de la oportunidad de las acciones, la implementación

de acciones alineadas consecuentemente con el marco estratégico y los proyectos

asociados al PETI y al marco estratégico, y el monitoreo y el análisis para su mejoramiento

continuo.

Partiendo del diagnóstico de la situación actual, la entidad se encargará de analizar los

indicadores de los procesos de formación y los proyectos del dominio de Uso y Apropiación

TIC y con este balance procederá a coordinar la revisión de grupos de interés, incentivos,

habilidades requeridas, así como la identificación de nuevos agentes y necesidades. En

todo caso la estrategia planteada. Considerará permanentemente las siguientes

actividades e instrumentos:

Analizar, identificar y priorizar necesidades y actividades de uso

y apropiación.

Instrumentos: Matriz de interesados

Ejecutar con orientación a habilidades mínimas (generales y

específicas) y rutas críticas de proyectos del PETI.

Instrumentos:

Comunicaciones Capacitaciones

Monitoreo y mejoramiento continuo.

Instrumentos: Medición y actualización de

indicadores Análisis

Acciones correctivas y de

mejoramiento










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11 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE FODESEP El PETI del FODESEP se encuentra enmarcado dentro los objetivos estratégicos institucionales y del Sector Educación.

OB

JE

TIV

OS

CO

RP

OR

AT

IVO

S

POSICIONAMIENTO INSTITUCIONAL

Generación de apoyo a las Instituciones de educación superior

Fortalecimiento de las relaciones interinstitucionales

Participación democrática de las IES

Comercialización y comunicaciones

DESARROLLO ADMINISTRATIVO INSTITUCIONAL

Gestión del talento humano

Eficiencia administrativa

Gestión de los recursos financieros

12 POLÍTICAS INFORMÁTICAS El área de Tecnología del FODESEP adopta las siguientes políticas como lineamientos para su gestión:

Política para la utilización de Internet y correo electrónico.

Política para el uso responsable de los sistemas de información y recursos informático.

Mantenimiento de la infraestructura física, hardware y software.

Control de acceso a equipos de misión crítica.

Seguridad y disponibilidad de la información.

13 MISIÓN DE TECNOLOGÍA Ser un aliado estratégico en todas las políticas, programas y proyectos que sean estructurados en la Entidad, a través de las mejores prácticas y tendencias tecnológicas actuales, con el fin de entregar valor a los procesos misionales, que conlleven al crecimiento y fortalecimiento del Fondo de Desarrollo de la Educación Superior – FODESEP, mediante la implementación de servicios de TI apropiados que puedan optimizar de manera segura y eficiente los procesos requeridos para cada uno de sus ejes estratégicos.

Posicionamiento Institucional

Desarrollo Administrativo Institucional










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14 VISIÓN DE TECNOLOGÍA Ser reconocida al 2019 como el área que lidera la innovación, adaptación y el cambio tecnológico en el Fondo de Desarrollo de la Educación Superior – FODESEP- 15 OBJETIVOS DE TECNOLOGÍA

15.1 General Identificar, evaluar, proponer y desarrollar los proyectos en el área de tecnología de información con el propósito de ofrecer un mejor servicio a todos los niveles de la organización.

15.2 Específicos Actualizar continuamente la infraestructura tecnológica Permitir eficiencia y efectividad de los procesos mediante su automatización propendiendo por

reducir las cargas operativas existentes, buscando reducir los errores operativos. Lograr la actualización del talento humano de la organización en las nuevas tecnologías de la

información. Participar activamente en los proyectos orientados al cumplimiento de los ejes estratégicos de

la entidad. Dotar a la entidad de las medidas de seguridad necesarias que garanticen, confidencialidad y

disponibilidad permanente de la información. 16 SITUACIÓN ACTUAL DE LA PLATAFORMA TECNOLÓGICA La sede del FODESEP se encuentra ubicada en la Ciudad de Bogotá D.C., en la Calle 57 No. 8B – 05 Int 32; lugar en el que se alberga el centro de cómputo de la entidad. 17 CENTRO DE DATOS PRINCIPAL La siguiente gráfica muestra el esquema de interconexión de equipos en el centro de datos principal de FODESEP.










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Ilustración 2 Estructura Centro de Datos - FODESEP

En la operación del centro de datos principal se busca, de manera permanente, el aseguramiento de los servidores que albergan la información confidencial que administra el Fondo. Para este fin se han establecido las siguientes medidas:

17.1 Desde un punto de vista lógico - Un firewall interno que controla el acceso de usuarios internos no autorizados a la red de

servidores y otras que requieren mayor aseguramiento e impide el tráfico a sitios inseguros de los usuarios de la red LAN.

17.2 Desde el punto de vista físico y eléctrico - Constamos con una UPS para cubrir las necesidades del Centro de datos principal (CDP). - El CDP cuenta con controles de acceso, detección de incendio, temperatura, parámetros

eléctricos.










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- El control de temperatura se realiza con una unidad de aire acondicionado de ambiente. - Todos los sistemas mencionados anteriormente tienen vigente contrato de mantenimiento

preventivo y correctivo con proveedores idóneos en cada área. Respecto a las telecomunicaciones se cuenta con un Canal Dedicado para la Telefonía IP (troncal SIP).

17.3 Inventario de Servidores En la actualidad el FODESEP cuenta con los siguientes servidores instalados, así:

EQUIPO CANT.

IBM X3250 M4

1

IBM X3250 M3

1

HP Proline

2

17.4 Inventario de dispositivos de seguridad

EQUIPO CANT.

FORTINET 60E 1

17.5 Inventario de equipos de cómputo para usuarios finales

DESCRIPCIÓN CANT.

Computadores de escritorio 25

Computador Portátil 6

Multifuncional Láser Red 1

Impresora láser USB 1

Impresora láser Color Red 1










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17.6 Plataforma de software

No. NOMBRE DEL

SERVICIO CARACTERÍSTICAS DEL

SERVICIO USUARIOS

1 Apoteosys Core del negocio usado para el proceso de la información contable y financiera

Funcionarios, Contratistas, Revisoría Fiscal, Control Interno y Entes de control,

2 Aurora

Sistema usado para procesar la información relacionada con pago de nómina a sus empleados, aportes parafiscales, etc.

Secretaria General, Contabilidad, Control Interno y Revisoría Fiscal

3 Cygnus

Sistema misional de Crédito y Cartera del FODESEP. Con ambiente Cliente/Servidor y con base de datos Oracle 10g.

Subgerencia Financiera, Contabilidad, Revisoría Fiscal, Control Interno

4 MS Exchange (Mail)

Sistema para gestionar el correo electrónico

Funcionarios del Fondo y contratistas

5 Página Web

Sitio Web en el cual FODESEP ofrece información de sus actividades y productos financieros

Directivos, Funcionarios asociados y ciudadanía

6 GData Servicio que previene el ingreso de virus informáticos a la red de datos

PCs de usuario, Servidores

7 CIFIN Portal Web para consulta de datos financieros

Cartera

17.7 Servicios A continuación, se enuncian los servicios informáticos que se prestan desde Tecnología:

Correo electrónico

Telefonía IP

DNS

Directorio activo

Antivirus

Antiespam

Firewall










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Servicios de impresión

No. NOMBRE DEL


SERVICIO USUARIOS

8 Microsoft Windows DeskTop

Software para gestión de información usado por usuarios finales en sus PCs. Incluye MS Office, SO Windows 7/8, CALC de usuario. Versión 2010 / 2013.

Funcionarios del Fondo

9 Microsoft Project

Software para gestión de proyectos

Planeación

10 Microsoft Visio Software para realizar diagramas de flujo de procesos

Planeación, Mercadeo

11 WinZip Software para realizar compresión y cifrado de datos

Funcionarios

12

Sistema operativo Windows Server

Usado en servidores Centros de proceso de datos

13 Sistema Operativo Linux

Usado en servidores para el software de telefonía

Centros de proceso de datos

No. NOMBRE DEL


SERVICIO USUARIOS

14 Controlador de dominio

Software para gestionar acceso a la red de datos

Funcionarios de FODESEP

15 Hyper-V Software para Virtualización de servidores

Tecnologías

16 Elastix Software para gestión de telefonía IP

Plantas telefónicas

17 MySQL Sistema Administrador de bases de datos

Página Web, Elastix

18 Corel Draw Software para diseño gráfico Mercadeo

19 Acrobat Reader Visor de documentos PDF Funcionarios










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17.8 Principales proveedores

PROVEEDOR PRODUCTO

Integradores de Tecnología F.E.F Computer Ltda.

Equipos de cómputo, licencias, Servidores

Kennertech Equipos de cómputo

Datecsa S.A Mantenimiento equipo de impresión

Comsistelco Suministro y Soporte del servidor de misión critica

GDATA Antivirus

WNK. Networs Ltda. Servicio de Hosting

Heinsohn Software Sistema Apoteosys y Aurora

IBM Servidores

Hewlett-Packard Servidores

ETB Canal de comunicaciones Ip

Oracle Suministro de bases de datos

Teletécnicos Electrónicos Mantenimiento Telefonía IP

Controles Empresariales Configuración y Soporte Exchange

Sucomputo Mantenimiento UPS

Softline International de Colombia

Suministro de Licencias

18 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS DEL PROCESO DE INFRAESTRUCTURA

No. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTOS

1 PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE INCIDENTES FODESEP

2 PROCEDIMIENTO CLAVES DE SERVIDORES

3 PROCEDIMIENTO BACKUPS-

4 PROCEDIMIENTO INSTALACIÓN-SOFTWARE-CORREO-CANCELACIÓN

5 GESTIÓN DE REGLAS EN EL FIREWALL










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19 ANÁLISIS FODA DEL ÁREA DE TECNOLOGÍA. 19.1 Estrategias de tecnología

19.1.1 Evaluación del entorno

FORTALEZAS

1. Disposición de recursos económicos para fortalecer los sistemas de información.

2. Contar con software operativo en últimas versiones.

3. Todos los funcionarios de la entidad tienen acceso a la tecnología, facilitando así su uso de funciones.

4. Disposición de la administración para responder a cambios tecnológicos.

5. Apoyo desde la administración en capacitaciones especializadas al funcionario del área de Tecnología.

6. Disposición al cambio por parte del personal de TI.

7. Orientación de la Entidad a procesos, mediante la implementación del Sistema de Gestión de Calidad

OPORTUNIDADES

1. Normatividad y Estándares emanadas por MINTIC y MEN.

2. La creación de nuevos productos por la tendencia del mercado.

3. Disponibilidad de arquitecturas informáticas estándar del mercado, como SOA (Service Oriented Architecture), BPM (Business Process Management), CMS (Content Management Systems) y DW (Data Warehouse).

4. Nuevas tendencias en la operación y administración de recursos informáticos.

5. Restructurar administrativamente el área de TI

6. La ampliación de cobertura y accesibilidad de las redes de comunicación, lo que permiten mayor acercamiento a las IES.

7. La integración de los proyectos de Tecnología dentro del Marco de la Normatividad de seguridad de la información.

8. Uso de nuevas tecnologías, por la naturaleza de FODESEP.

9. El uso del software libre permite ahorro de recursos y optimización del presupuesto










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DEBILIDADES

1. Concentración del conocimiento en algunos funcionarios.

2. Documentación deficiente o desactualizada.

3. Monitoreo insuficiente de procesos, dispositivos y equipos.

4. Existencia de bases de datos y aplicativos en diferentes equipos sin control del área de tecnología.

5. Capacitación a usuarios finales para apropiar herramientas tecnológicas.

6. Falta capacitación y conciencia de personal en los beneficios del uso de nuevas tecnologías.

7. Pocas posibilidades de crecimiento personal.

8. No contar con las herramientas (software) necesarias para la buena administración del área.

9. Ser vista TI como un área de soporte y mantenimiento de equipos.

10. Riesgo de pérdida de memoria institucional en sistemas por cambio tecnológicos.

11. No utilización de herramientas existentes por falta de conocimiento de éstas.

12. Falta de trabajo en equipo de las áreas usuarias con el Área de Sistemas.

13. Fuga de información, por falta de controles.

AMENAZAS

1. Altos costos de la tecnología.

2. Cambio de lineamientos en las políticas tecnológicas Gubernamentales.

3. Riesgo de seguridad en la sede, que pueda ocasionar inversiones no planeadas,

4. Monopolios de la tecnología

5. Redes de comunicaciones externas inestables.

6. Ataques a la infraestructura informática

7. Inadecuados controles de acceso lógicos y físicos

8. Regulación desfavorable

9. Falta de compromiso real frente a los proyectos de vinculación de tecnología










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20 PROYECCIÓN DE PRESUPUESTO ÁREA DE TI 20.1 Presupuesto de inversión Acuerdo No. 258 del 21 de diciembre de 2018, Presupuesto 2019.

Descripción de la Necesidad Valor Estimado

TELÉFONOS IP $ 650.000,00

PACH CORD CAT 7A $ 3.000.000,00

LICENCIAS WINDOWS Y CALL $ 7.500.000,00

IMPLEMENTACIÓN IPV6 $ 45.000.000,00

REDISEÑO PAGINA WEB $ 55.000.000,00

SERVIDOR BASE DE DATOS - PRODUCCIÓN $ 108.000.000,00

SWICH LAN CAT 7A $ 75.000.000,00

WIFI PÚBLICO $ 5.800.000,00

SOFTWARE DE RESPALDO $ 65.000.000,00

GESTIÓN DOCUMENTAL - (HARDWARE Y SO)

$ 70.000.000,00

LICENCIA ORACLE PROCESADOR BD $ 92.000.000,00

TOTAL DE INVERSIÓN $ 526.950.000,00










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20.2 Presupuesto de funcionamiento

Descripción de la necesidad

Fecha

estimada

de inicio

de

proceso

de

selección

Duración estimada

del contrato

Modalidad de selección Valor total estimado

MANTENIMIENTO EQUIPO DE COMPUTO

23/04/2019 1 mes Contrato con Formalidades

$ 4.389.900,00

MANTENIMIENTO EQUIPO DE COMPUTO

11/11/2019 1 mes Contrato con Formalidades

$ 4.389.900,00

PAGINA WEB 30/06/2019 2 meses Contrato con Formalidades

$ 1.200.000,00

LÍNEAS TELEFÓNICAS

15/04/2019 6 meses Contrato con Formalidades

$ 3.894.275,00

FOTOCOPIADORA - IMPRESORA

15/10/2019 1 mes Directa $ 1.800.000,00

MANTENIMIENTO AIRE ACONDICIONADO

10/11/2019 1 mes Contrato con Formalidades $ 360.000,00

INTERNET 15/05/2019 12 meses Directa ETB $ 12.465.600,00

MANTENIMIENTO UPS

30/06/2019 1 mes Contrato con Formalidades $ 1.840.930,00

MANTENIMIENTO UPS

30/11/2019 1 mes Contrato con Formalidades $ 1.840.930,00

FIREWALL PERIMETRAL FORTIGATE 60E

10/05/2019 12 meses Directa $ 3.600.000,00

ANTIVIRUS LICENCIAS 33

1/10/2019 12 meses Directa $ 9.269.162,58

WINK NETWORK (DOMINIO / HOSTING)

20/08/2019 12 meses Directa $ 371.000,00










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Descripción de la necesidad

Fecha

estimada

de inicio

de

proceso

de

selección

Duración estimada

del contrato

Modalidad de selección Valor total estimado

HEINSONH - APOTEOSYS

25/01/2019 12 meses Directa $ 24.212.272,23

HEINSONH -AURORA

25/01/2019 12 meses Directa $ 8.500.000,00

CONTINGENCIA INTENT DEDICADO FIBRA 10 MG - OTRO OPERADOR

30/04/2019 36 meses Invitación Cerrada $ 43.200.000,00

RENOVACIÓN LICENCIAS ACROBAT - MAC

15/04/2019 12 meses Contrato con Formalidades $ 4.674.382,80

RENOVACIÓN LICENCIAS ORACLE 7 USUARIOS

15/02/2019 12 meses Directa $ 1.434.932,57

TOTAL $127.443.285,18

CUADRO DE PROYECTOS DEL PLAN

PROYECTO ESTRATEGIA QUE APOYA FECHA ESTIMADA

Implementación de sistema de gestión documental, que permita la integración de documentos digitales, herramientas de visualización, carpetas contractuales y ayudas de localización de documentos físicos de archivos de gestión, central o histórica.

Estrategia 2. Trabajar hacia la preservación y acceso a la memoria corporativa del Fondo y fomentar la gestión del conocimiento mediante la implementación de un Sistema de Gestión Documental.

Julio 2019










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Actualización del Servidor Base de Datos incluido el Licenciamiento de S.O, Call de Windows y Oracle.

Estrategia 4: Establecer y mantener un plan de renovación permanente de los servidores, que garantice la disponibilidad de servicio y prevenga los problemas derivados de obsolescencia; considerando una vida útil de equipos de cómputo de 7 años

Marzo a Mayo de 2019

Estrategia 1: Adecuar la infraestructura a los nuevos retos de operación y comerciales.

Implementación de un sistema de bodegas de datos y análisis de información.

Estrategia 3: Consolidar los sistemas de información del Fondo.

Octubre a Diciembre de 2019

Dar cumplimiento a la Implementación IPV6.

Estrategia 2. Dar cumplimiento a la Circular 002 del 6 de julio de 2011 del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, que busca promover la adopción de IPv6 en Colombia, motivo por el cual se realizará la implementación del protocolo IPv6, el cual facilitará la conectividad en banda ancha, ofreciendo mejores servicios poniéndolos al alcance de todos los funcionarios y contratistas de la entidad.

Junio a Agosto de 2019

Implementar el Wifi público, dando cumplimiento al acuerdo al Decreto

Estrategia 2. Dar cumplimiento a la Decreto 728 del 5 de mayo de 2017 del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, con el fin de fortalecer el Gobierno Digital, permitiendo así el acceso a nuestro usuarios.

Mayo 2019

Hacer el rediseño a la página WEB del FODESEP teniendo en cuenta el protocolo de accesibilidad y la NTC 5854.

Estrategia 1: Adecuar la infraestructura a los nuevos retos de operación y comerciales.

Mayo a Agosto de 2019










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Implementación del sistema de gestión de seguridad de la información (SGSI). El término sistema de gestión de seguridad de la información: SGSI – ISMS: Según [ISO/IEC 27001:2013] es la parte de un sistema global de gestión que, basado en el análisis de riesgos, establece, implementa, opera, monitoriza, revisa, mantiene y mejora la seguridad de la información.

Estrategia 10: Fortalecer el Plan de Contingencia y continuidad e implementar las recomendaciones tecnológicas

Mayo a Diciembre de 2019

Estrategia 8: Incrementar y fortalecer la seguridad de dispositivos.

Estrategia 5. Adecuar políticas y procedimientos de uso de las tecnologías de información y comunicaciones (TIC) en la Entidad.

Diseñar un plan de contingencia y continuidad.

Estrategia 10: Fortalecer el Plan de Contingencia y continuidad e implementar las recomendaciones tecnológicas Mayo a Diciembre de

2019 Estrategia 9: Garantizar el 99.8% de la disponibilidad de aplicativos críticos


Creación de ambientes de Prueba de Aplicaciones Apoteosys, Aurora y Cartera.

Estrategia 6: Incorporar estándares y mejores prácticas informáticas a los sistemas de información y a los procesos de la Entidad.

Marzo a Mayo de 2019

Tecnologías de información y comunicaciones (TIC)

Estrategia 5: Adecuar políticas y procedimientos de uso de las tecnologías de información y comunicaciones (TIC) en la Entidad.

Marzo a Diciembre de 2019










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21 ESTRATEGIAS DE TECNOLOGÍA

22 RIESGOS RELACIONADOS CON EL PETI

La planificación estratégica de las tecnologías de información y comunicación enfrenta riesgos que requieren medidas de administración para aprovechar las probables oportunidades y mitigar las potenciales consecuencias negativas. El proceso del PETI y su cumplimiento están expuestos a riesgos tanto externos como internos a la entidad, como los siguientes:

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SE

P -

Estrategias que contribuyan al

cumplimiento de los propósitos misionales de

la Entidad

1 Adecuar la infraestructura a los nuevos retos de operación y comerciales

2

Trabajar hacia la preservación y acceso a la memoria corporativa del FODESEP y fomentar la gestión del conocimiento mediante la implementación de un Sistema de Gestión Documental.

3 Consolidar los sistemas de información del FODESEP.

Estrategias que contribuyen a optimizar

los procesos administrativos y de control de la Entidad

4

Establecer y mantener un plan de renovación permanente de equipos de cómputo, que garantice la disponibilidad de servicio y prevenga los problemas derivados de obsolescencia; considerando una vida útil de equipos de cómputo de 5 años.

5 Adecuar políticas y procedimientos de uso de las tecnologías de información y comunicaciones (TIC) en la Entidad.

6 Incorporar estándares y mejores prácticas informáticas a los sistemas de información y a los procesos de la Entidad.

Estrategias que contribuyen a la

continuidad operativa de la entidad. Incluye

iniciativas orientadas, entre otras, a la

actualización tecnológica o establecimiento de

planes de contingencia y continuidad.

7 Incrementar y fortalecer la seguridad de dispositivos

8 Garantizar el 99.8% de la disponibilidad de aplicativos críticos

9 Fortalecer el Plan de Contingencia y continuidad e implementar las recomendaciones tecnológicas.










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ITEM RIESGO IMPACTO

1.

Contenido presupuestario. El presupuesto del FONDO puede tener recortes que conllevarían a disminuir los alcances y el cumplimiento de objetivos del PETI.

Medio

2.

Crecimiento y desactualización de la plataforma tecnológica. Por el constante cambio y evolución de las TICs, produce una desactualización de los dispositivos de la plataforma tecnológica y no realizar un oportuno cambio, actualización y su respectiva capacitación podría causar la prestación de servicios de manera irregular al igual se debe insertar TICs que sean congruentes con el aumento de servicios tecnológicos institucionales.

Alto

3.

Servidores. Alto riesgo de desastres en los servidores por falta de mantenimiento sobre el hardware y software y no tener plan de contingencia.

Alto

4. Resistencia al Cambio. Oposición de los funcionarios a los cambios e implementación tecnológicos. Alto

5. Recursos: Falta de recursos económicos y técnicos para la ejecución del proyecto.

Alto

6.

Sistemas de Información. La falta de articulación entre los sistemas de información, pueden causar reprocesos y pérdida de información.

Alto

7. Inversión. Cambios en las políticas de dirección puede cambiar los parámetros de inversión en tecnología. Alto










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23 MODELO DE ADMINISTRACIÓN ÁREA TI

Para la administración de las diferentes iniciativas del área se sigue el modelo presentado. Se realizan reuniones ó sesiones internas de seguimiento. Las iniciativas de la organización son lideradas por la Gerencia General, Secretaria General, Subgerencia de Planeación y Subgerencia Financiera, según como corresponda se desarrolla el cronograma de trabajo y se hace el seguimiento correspondiente, al igual que se realiza la adquisición de recursos tecnológicos siguiendo los procedimientos establecidos. El área de Tecnología cuenta como herramienta fundamental para el desarrollo de las iniciativas tecnológicas con el Comité Directivo y el Comité de Desarrollo Administrativo como mecanismo para oficializar a la Gerencia del Fondo el desarrollo de iniciativas y la priorización de las mismas.










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24 ADQUISICIÓN DE RECURSOS TECNOLÓGICOS Para la adquisición de recursos se siguen los lineamientos de la organización relacionados con Gestión de Compras. 25 GESTIÓN DE RIESGOS Se determinan los controles a los riesgos inherentes a Tecnología y el proceso se realiza acorde a los lineamientos dados por la Subgerencia de Planeación. 26 ORGANISMOS DE CONTROL La Revisoría Fiscal y Control Interno actúan como mecanismos de control de la Gestión de TI. 27 PLAN DE COMUNICACIONES DEL PETI A continuación, se identifican los siguientes grupos de interesados a quienes debe darse a conocer el plan, junto con la estrategia definida para cada uno, así como la dependencia o persona responsable de ejecutar dicha estrategia para cada grupo objetivo.

GRUPO OBJETIVO ESTRATEGIA DE DIVULGACIÓN RESPONSABLE

Consejo de Administración

Presentación concisa de los principales componentes del PETI

Subgerencia de Proyectos /

Secretaria General / Tecnología

Gerencia General, Secretaria General y Subgerencias Control Interno Revisoría Fiscal

Se realizará una presentación de los componentes del PETI, partiendo del diagnóstico inicial, explicando claramente las políticas, análisis FODA, estrategias y proyectos expuestos como resultado del trabajo de análisis que se ha realizado.

Tecnología/ Subgerencia de

Proyectos / Secretaria General










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Funcionarios del Fondo de Desarrollo de la Educación Superior

Deberán reglamentarse apropiadamente las políticas enunciadas en el PETI y adoptadas por el área de Tecnología. Las políticas, procedimiento, formatos y manuales generados como resultado de la implementación del PETI, deberán divulgarse por:

Correo electrónico interno

Resoluciones Internas.

Tecnología Subgerencia de Proyectos

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