Planificación de proyectos

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Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de MonterreyCampus Monterrey

Departamento de Ingeniería Industrial y de Sistemas

Ingeniería de Proyectos

Profesor:

Ing. Graciela Caffarel Rdz.

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Tema

Especificación de proyectos

N “Dime cómo empieza tu proyecto y te diré cómo va a terminar” N

© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González

Importancia de la planificación de un proyecto

“Doing the right project

vs.

Doing the project right”.

La planificación de un proyecto demanda la mayor

atención que cualquier otro aspecto de la

administración de proyectos.

De hecho, es la mayor de las responsabilidades de

los administradores de proyectos.

Importancia de la planificación de un proyecto

“La planeación son solo buenas intenciones, a

menos que genere inmediatamente trabajo duro”Peter Drucker

Reader’s Digest, March, 1998

Se pone poca atención debido a:

Toma mucho tiempo

Se considera que es trabajo innecesario, vamos a trabajar

Los clientes no saben lo que quieren

Si lo realizamos, nos tenemos que hacer responsables

N Dime cómo inicia tu proyecto y te diré cómo va a terminar N

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Iniciando el proyecto ….

Una vez que ya tengo el proyecto, …

¿Por dónde comienzo?


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Iniciando un proyecto ….

Una buena forma de iniciar su proyecto esdeterminar, entre otras cosas, un PLAN para elmismo.

Este plan contiene, en términos generales, losiguiente:

Qué se va a hacer.

Quién lo va a hacer.

Cómo se va a hacer.

Cuándo se va a hacer.

Con Cuánto se va a hacer.


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¿Cómo nacen los proyectos?

Los proyectos pueden nacer de muchas fuentes:Por análisis de problemas.

Aspectos de mejora continua.

Programas de mantenimiento.

Necesidades del mercado.

Planeación estratégica.

Etc.

Sin embargo, si los proyectos nacen por

“Inspiración divina”, entonces se podría

encontrar en serios problemas.


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¿Cómo nacen los proyectos?

Todos los proyectos deben nacer de una

necesidad específica.

Cuando dicha necesidad es real, ésta se

convierte en el mecanismo para justificar el

desarrollo de un proyecto.

Se sugiere que todos los proyectos deben nacer

de la planeación estratégica de la empresa


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Características de los objetivos de un proyecto

eSpecífico

Medible

Alcanzable

Realista

Tiempo limitado

Objetivo (s)

del Proyecto


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Ejemplos de objetivos de proyecto

The Space Race Project“Pienso que esta nación debe comprometerse con

las metas, antes de que esta década termine,

seremos capaces de llevar a un hombre a la luna

y regresarlo a a salvo a la tierra.”John Fitzgerald Kennedy

P R O J E C T

El proyecto denominado “Iniciativa de Defensa Estratégica” o

“Guerra de las Galaxias”, fue una propuesta del Presidente

Ronald Reagan para desarrollar un escudo de defensa

que protegiera a los Estados Unidos de cualquier ataque

de misiles del enemigo, en caso de que se iniciara una

tercera guerra mundial en el futuro.

El proyecto ha tenido un costo de más un trillón de dólares,

pero no se sabe si ya fue concluido. Muchos académicos han

cuestionado la validez de dicho escudo de defensa nuclear y

se han burlado ampliamente del proyecto.

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Objetivos de proyectos

Reconstruir el horno para la fabricación de acero de la planta de SLP.

Obtener certificado de calidad de la norma estándar ISO 9000.

Implementar una metodología de administración de proyectos para el área de desarrollo de nuevos productos.

Rediseñar del proceso de aprendizaje.

Desarrollar un sistema de manufactura

automática.

Establecer un portal de Internet inteligente.


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Alcance del proyecto

Otro elemento importante de la planificación de unproyecto es la definición del Alcance del mismo.

El alcance del proyecto es importante porqueespecifica:

¿Qué está incluido?¿Qué NO está incluido?Metas intermedias.Productos finales.

Alcances claros, amistades largas


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¿Diferencias en alcances?

Frases famosas:

¡No me aclaraste!

¡Yo creía!

Nadie me dijo

Cómo voy a adivinarlo

No soy mago

Por qué no me dijiste

Yo pensé

Me supuse …

____________

____________

Proveedor

(Empleado)Cliente(Jefe)

Frases famosas:

¡Estaba implícito!

¡Debías suponerlo!

Para eso te pagamos

Tu eres el experto

Debes ir paso adelante

La culpa es del PM

Por eso fuiste al curso

Era obvio

Hello!!!!

____________

____________

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Alcance de proyecto

Proyecto: Certificación en la Norma ISO 9001 al

Centro de Sistemas Integrados de Manufactura (CSIM).

¿Qué está incluido?

Áreas de ventas y división de consultoría.

¿Qué no está incluido?

Áreas de investigación y desarrollo.

Metas intermedias

Reporte de auditoria preliminar.

Plan de trabajo para la certificación

Manual de calidad, procedimientos, instructivos y formatos.

Producto Final:

Certificado de ISO 9001

Reporte de lecciones aprendidas.


Especificación de Proyecto

Documento que contiene la información “mínima”

necesaria para comprender las generalidades de

un proyecto.

Es considerado el “acta de nacimiento de un proyecto”

Tiene diversos nombres:

Carátula de proyecto,

Check list de proyecto,

Project charter, etc.

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Especificación del proyecto

1. Nombre del proyecto.

2. Cliente del proyecto.

3. Antecedentes del proyecto.

4. Necesidad (es) a cubrir.

5. Objetivo (s) del proyecto.

6. Beneficios.

7. Alcance del proyecto.

8. Metas intermedias.

9. Producto final a entregar.

10. Fecha de terminación.

11. Recursos.

12. Presupuesto.

13. Patrocinador del proyecto (si aplica)

14. Líder del proyecto.

Cada empresa puede

definir los apartados

que le sean de

utilidad para una

mejor documentación

de su proyecto


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Especificación del

proyecto ISO 9000

en el CSIM

ESPECIFICACIÓN DEL PROYECTO PARA CERTIFICACIÓN EN LA NORMA ISO 9001 EN EL

CENTRO DE SISTEMAS INTEGRADOS DE MANUFACTURA DEL EL ITESM, CAMPUS

MONTERREY

(Se muestra parcialmente para propósitos ilustrativos del curso)

Antecedentes

Como parte del proceso de mejora continua, el ITESM Campus Monterrey ha

determinado llevar a cabo un proyecto de documentación en los procesos clave de los

centros de investigación de acuerdo a la norma ISO serie 9000…

Necesidades

…por lo tanto será cada vez más importante para los centros de investigación del ITESM

contar con un reconocimiento en aseguramiento de calidad para continuar siendo

proveedor confiable de tecnología de las empresas.

Objetivo General

Obtener el certificado de aseguramiento de calidad en la norma ISO 9001 en los procesos

que se detallan en el alcance.

Cliente

El cliente de este proyecto será el propio rector del Campus Monterrey, quien dirige los

esfuerzos de calidad en el ITESM. El cliente beneficiario de la certificación serán todas

aquellas compañías que reciben servicios de investigación y extensión del campus.

Alcance

El certificado deberá comprender los siguientes procesos:

- Proyectos de investigación, desarrollo y consultoría a las empresas.

- Diseño, desarrollo, impartición, seguimiento y cierre de cursos y diplomados

ofrecidos a las empresas, en sus modalidades de cursos abiertos y cursos especiales

para alguna compañía en particular.

No incluye los proyectos internos ni los proyectos patrocinados por organismos cuyo

interés en el proyecto sea la investigación científica, tales como CONACYT.

Resultados a entregar (milestones)

1. Manual de calidad del CSIM

2. Procedimientos e instructivos derivados del manual de calidad

3. Reportes de auditoría interna

4. …

5. Obtención del certificado

Estrategias de implantación


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Tema

Estructura de la División del Trabajo

La Administración de Proyectos depende del tipo

de proyectos o productos a desarrollar.


19

?

¿Cómo se come un elefante?



20


Herramienta que despliega todas las

partes que constituyen un proyecto en

forma de un diagrama de árbol.

Esta herramienta es conocida en inglés

como: Work Breakdown Structure

(WBS).


21


La EDT representa diferentes niveles de

proyecto:Proyectos,

Subproyectos,

Sistemas,

Etc.

Las últimas unidades de la EDT son

asignadas para su ejecución y se

conocen como “paquetes de trabajo”

(work packages).


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Estructura de una EDT

Desarrollo del

Proceso

Lista de

Materiales

Desarrollo de

Prototipos

Proyecto

Partes,

Etapas,

Fases, etc.

Paquetes de

Trabajo

Experimentos en

Planta

Experimento

“A”

Experimento

“B”

• ¿Cuántas partes, etapas o fases?

• ¿Cuántas actividades?

• ¿Cuántos niveles?

Niveles


23

DEPENDE (Típicamente entre 2 y 8)

Cuando se genera: más niveles.

Cuando se revisa: menos niveles.

Depende del tamaño del proyecto.

Nivel de control que se desea ejercer, ya

sea en tiempo o costo.

¿Cuantos niveles en la EDT?


24

¿Cómo construir una EDT?

Esto va a depender de la forma en cómo

se desea administrar el proyecto.

Típicamente se puede estructurar por:Etapas o secuencia.

Productos.

Sistemas.

Áreas o disciplinas.

Situación geográfica.

Etc.


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Características del EDT

Por etapas o secuencia de actividades

Pruebas pilotoExperimentaciónPlaneación

Por Sistemas

EquipoLogísticaSoftware

Por Productos

CarcazaTableroMotor

Por áreas o disciplinas

MantenimientoProducciónCalidad

Por área geográfica

SurNorteCentro

Cada nivel debe estar CONSISTENTEMENTE ordenado


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Características del EDT

Se deben incluir actividades administrativas y de soporte necesarias para que el proyecto se desarrollo

Compras

Planeación del

Proyecto

Calidad

Prototipos

Pruebas Piloto

Dibujos

Listas

Instructivos

Administración

del proyectoEtapa IIEtapa I

PROYECTO


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Códigos estructurados en la EDT

Etapa 3Etapa 2Etapa 1

Sub Proyecto CSub Proyecto BSub Proyecto A

PROYECTO

1

1.1 1.2 1.3

1.2.1 1.2.2 1.2.3

Código

Estructurado


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Pasos para

realizar una EDT

Lluvia de ideas.• Misma idea.

• Actividades fuera del alcance del proyecto.

• Actitud positiva y crítica constructiva.

• Criterio de afinidad.

• Considerar la naturaleza de la tarea.

• Si hay dudas, explicar porqué se debe agrupar.

• Escribir de manera clara y con letra grande.

• Una idea por tarjeta.

• Verbo en infinitivo.

• Frases cortas.

• Piense en lo que se va a entregar y lo necesario.

• Arriba –Abajo (alcance total).

• Derecha – Izquierda (consistencia).

• Por un externo.

• Títulos cortos.

• Diferentes colores.

• Integrar grupos afines.

• Agrupamiento consistente.

• Elaborar EDT.

Revisión

Discriminación.

Afinidad.

Estructuración.


29

Estrategias para la construcción de la EDT

La EDT se puede formar de

arriba hacia abajo. Por

ejemplo en un proyecto donde

los productos a entregar están

claros.

¿Qué actividades debo hacer para

desarrollar el dispositivo mecánico?

¿Qué debo hacer para desarrollar la

fuente de energía solar?

¿Qué debo hacer para desarrollar una

cubierta de cámara fotográfica?

La EDT también se integra de

abajo hacia arriba cuando se

desarrolla en grupo y no se

tiene mucha experiencia en el

tipo de proyectos que se están

desarrollando.

¿Qué actividades se deben desarrollar?

¿Qué resultados?

¿Cómo ordenarlas?

Cámara de fotografía solar

Mecánico Energía CubiertaCámara de fotografía solar

Mecánico Energía Cubierta


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Creatividad.

Participación.

Más completo.

Favorece la Innovación.

Ventajas de las estrategias para construir la EDT

Ahorra tiempo.

Evita discusiones.

Favorece la experiencia.

Proyecto

Fase 1 Fase 3Fase 2

Proyecto

Fase 1 Fase 3Fase 2


31

Administración

del

Proyecto

11

Auditoría

de

Diagnóstico

12

En ISO 9001

131

Auditores

Internos

132

Actividades

específicas

133

Capacitación

13

Representante

de la

Dirección

1411

Política de

Calidad

1412

Revisiones

Periódicas

1413

Procedimientos

Administrativos

1414

Responsabilidad

de la Dirección

141

Manual de

Calidad

142

Negociación

1431

Realización

1432

Proyectos y

consultoría

143

Cursos

1441

Diplomados

1442

Cursos y

Diplomados

144

Metrología

1451

Manufactura

Electrónica

1452

Materiales

Industriales

1453

Vectorización

de

Imágenres

1454

Prototipos

Rápidos

1455

Maquinados

1456

Laboratorios

145

Acciones

Preventivas y

Correctivas

1461

Control de

Documentos

1462

Registros

de

Calidad

1463

Auditorías

Internas

1464

Capacitación

1465

Procedimientos

Comunes

146

Documentación

del

Sistema

14

Auditorías

Internas

15

Auditoría

en

Blanco

16

Auditoría

de

Certificación

17

CERTIFICACIÓN

ISO 9001

CSIM

1

Estructura de la División del TrabajoProyecto para la Certificación ISO 9001 en el CSIM


32

Tema

Paquete de Trabajo

¿Todo esto?

Este es tu paquete

de trabajo


33

Paquete de Trabajo

Documento que describe toda la información

necesaria para que un equipo o área de trabajo

comience la realización de las actividades de un

proyecto.

Cada paquete de trabajo contiene un volumen

suficiente de trabajo para que sea realizado por

una persona o departamento. Algunas sugerencias

son:De 6 a 10 Días - Hombre

Más de 4 horas y menos de 40 (IBM)

Del 5 al 10 % en costo (ALM)


34

Paquete de Trabajo

Representa el último nivel

de la EDT.

Se recomienda que cada

paquete de trabajo tenga

como mínimo un producto

a entregar.

No deben ser muy

amplios porque quedarían

muy generales, pero

tampoco muy detallados

porque sería difícil de

controlarlos.

1.2.31.2.21.2.1

1.21.1

1

1.3

Paquetes de Trabajo


35

PAQUETE DE TRABAJO

• Código

• Nombre

• Descripción

• Responsable

• Equipo de apoyo

• Duración

• Fecha de inicio

• Fecha de terminación

• Costo

• Recursos requeridos

• Actividades específicas

• Metas intermedias

• Persona que elaboró

• Persona que revisó

• Persona que autorizó

• Fecha de elaboración

• Producto final

• Etc.

Documentación de un Paquete de Trabajo

Una vez los paquetes de trabajohan sido definidos en la EDT, elsiguiente paso es documentarlos.

Se recomienda que cada equipoencargado de llevar a cabo elpaquete de trabajo lo documente.

La estructura de documentaciónde un PT puede ser la siguiente:

Cada empresa definirá los elementos que

considere importantes a documentar en el

paquete de trabajo.


36

Paquete de

Trabajo

PAQUETE DE TRABAJO

Código en la EDT: 1441

Nombre ( Tomar como guía la EDT ): Cursos

Descripción: Documentar el proceso para diseñar, programar, e impartir un cursoabierto o in company.

Listar los procesos a documentar ( Tomar como referencia la EDT) :

Diseño del CursoSelección de instructores para cursoDiseño del cursoPlaneación del cursoPublicidad y Difusión de cursosPropuesta para Curso “ in company”Inscripciones para cursosEjecución del cursoCierre del Curso

Responsable: Adán López Miranda

Asistente ( s ): Alejandra Rivera

Duración: ( Tomar como guía el Diagrama de Gantt del Proyecto )

3 mesesDía de Inicio: 4/Dic/98 Día de terminación: 1/Sep/99

Costo: ( Sólo si se va a asignar especialmente para el proyecto)

Horas- Hombre: 0Papelería: 0Equipo Computacional : 0Cursos especiales ( por Ej . Si los laboratoristas lo necesitaran ): 0Equipos , instrumentos de medición ( Para laboratorios): 0Calibración ( Para laboratorios ): 0

Actividades Inicio Terminación

Elaborar procedimientos 4/Dic/98 1/Mar/99Implantar procedimientos 15/Feb/99 1/Abr/99Auditar los procedimientos 1/Mar/99 1/Sep/99

Elabor ó: Aracely Garc ía Autorizó: Adán LópezFecha: 26/Oct/98


38

Ventajas de la EDT

Permite la creatividad en la generación de actividades.

Es la base para la programación, costos, presupuesto,

asignación de responsables, análisis de riesgo y

documentación adecuada del proyecto.

Permite presentar el proyecto a nivel ejecutivo o a nivel de

detalle.

Ayuda a definir el alcance del proyecto.

Permite el trabajo en equipo.


39

Tema

Asignación de responsabilidades

en los proyectos


40

Matriz de Responsabilidades

Es una herramienta que tiene como propósito:

mostrar las responsabilidades de cada uno

de los integrantes del proyecto.

Las principales características son:Indica quién es responsable de una determinada actividad.

Se construye a partir de la EDT.

Muestra diferentes roles de los miembros del equipo.


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¿Cómo funciona la matriz de responsabilidades?

R: Responsable

S: Supervisa

A: Apoya

Realizar

Experimento “B”

Realizar

Experimento “A”

Construir

Equipo Piloto

Realizar

Experimentos

Elaborar Lista

de Materiales

Desarrollar

Proceso

Actividades Javier López Alberto Narváez Carlos Ramos

1.0 Desarrollar proceso R

1.1 Elaborar la lista de materiales S R

1.2 Realizar experimentos S

1.2.1 Realizar experimento A R

1.2.2 Realizar experimento B R

1.3 Construir equipo piloto S A R

1.2.1 1.2.2

1.1 1.2 1.3

1.0


42

Formas de manejar una MR

Actividades Función 1 Función 2 Función 3

1 Carlos

2 Roberto

3 Julio

N Ricardo Paola

Actividades Carlos Roberto Julio Ricardo Paola

1 Función 1

2 Función 2

3 Función 1

N Función 1 Función 3

43

Matriz de

Responsabilidades


Matriz de

Responsabilidades

44

45

¿Cuándo usar la matriz de responsabilidades?

Cuando participa mucha gente

(más de 5 personas).

Cuando los proyectos son

interdepartamentales.

Cuando se tienen proyectos

con alcances externos.

Cuando la gente se “sordea”.


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