PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES EN EL SECTOR PÚBLICO DE COSTA...

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES

EN EL SECTOR PÚBLICO DE COSTA RICA” “Construcción de Indicadores”

Roberto Jiménez M.

Consultor ILPES / CEPAL

Ministerio de Hacienda de Costa Rica

Instituto Latinoamericano y del Caribe

de Planificación Económica y Social (ILPES)

SECRETARÍA TÉCNICA DE LA AUTORIDAD PRESUPUESTARIA

1. Sistema de Información de Gestión

• Basado en Definiciones Estratégicas institucionales

- Misión: objetivo de largo plazo ¿qué? ¿cómo? Para quién?

- Objetivos estratégicos: mediano plazo – resultados esperados

- Productos: satisfacer necesidades de usuarios - características

- Clientes, Usuarios o Beneficiarios: requerimientos

1. Sistema de Información de Gestión

Debe cubrir toda la institución:

- Gestión estratégica

- Gestión interna

2. Definición de aspectos relevantes a medir

Proceso 2 Proceso 3

Proceso 1 Proceso 4

InsumosY

Recursos

Productos Estratégicos(Bienes y Servicios)

Proceso productivo Productos Resultados


Ámbito de los Procesos productivos:

Definir aquellos procesos que son claves para la generación de los productos (bienes y/o servicios):

procedimientos de compra

Adquisición de insumos – contratación de empresas proveedoras

Licitaciones

Externalización de servicios - subcontratación de empresas que proveen los productos

procesos tecnológicos

Implementación de servicios por internet - procesos para generar productos


Ámbito de los Procesos productivos:

Definir aquellos procesos que son claves para la generación de los productos (bienes y/o servicios):

administración financiera Capacidad de ejecución de los recursos

recursos humanos

Funcionarios con las competencias requeridas

procesos administrativos

Registro de usuarios – calculo de beneficios


Algunos ejemplos de Indicadores en el ámbito de los Procesos:

Porcentaje de ejecución del presupuesto

Porcentaje de gasto en Recursos Humanos respecto de gasto total

Porcentaje de gasto corriente respecto de gasto total

Porcentaje de productos entregados respecto de lo programado

Porcentaje de compras de insumos efectuadas dentro del tiempo programado

Porcentaje de licitaciones adjudicadas respecto de licitaciones totales

Porcentaje de ingresos propios percibidos respecto de los programados

Porcentaje de subsidios asignados

Porcentaje de familias pobres catastradas

Porcentaje de normas de aviación actualizadas


Algunos ejemplos de Indicadores en el ámbito de los Procesos:

Porcentaje de recursos transferidos a instituciones dentro del plazo establecido

Gasto promedio de capacitación de Controladores de Tránsito Aéreo


Ámbito de los Productos:

Bienes y/o servicios proporcionados directamente a los usuarios:

Definir los requerimientos de los usuarios

Establecer las características de los productos

- Características técnicas del producto

- Tiempo de entrega a los usuarios

- Cobertura (todos los niños y niñas del país)

- Focalización (niños y niñas en situación riesgo social)

- Grado de satisfacción de los usuarios


Algunos ejemplos de indicadores en el ámbito de los Productos:

Porcentaje de familias sin vivienda que reciben aportes del Estado

Porcentaje de familias pobres sin vivienda que reciben aporte del Estado respecto del total de familias sin vivienda que reciben aporte del Estado

Tiempo promedio de entrega de subsidios para la vivienda

Metros de cuadrados construidos promedio por vivienda entregada

Porcentaje de condominios construidos que cuentan con infraestructura social (lugares para reuniones, parques, plazas, juegos para niños)

Porcentaje de familias que manifiestan satisfacción con la vivienda entregada


Algunos ejemplos de indicadores en el ámbito de los Productos:

Porcentaje de trabajadores capacitados respecto del total de trabajadores

Costo promedio por trabajador capacitado

Porcentaje de alumnos egresados de carreras técnicas respecto del total de alumnos matriculados

Porcentajes de clubes deportivos y recreativos con aportes del estado que cumplen sus objetivos respecto del total de clubes con aportes del Estado

Promedio anual de días sin suministro de electricidad (agua potable)

Porcentaje de reclamos por incumplimiento de contratos de empresas de telefonía

Tiempo promedio de respuesta a reclamos por incumplimiento de contratos de telefonía


Ámbito de los Resultados:

Cambio en el comportamiento de los beneficiarios una vez que han recibido los bienes y/o servicios.

La entrega de los bienes y/o servicios a los usuarios supone que conduce a la obtención de los resultados finales.

Constituye una aproximación a los resultados finales.


La leche: beneficios de su consumo

contiene gran cantidad de nutrientes

previene la osteoporosis

reduce probabilidad de piedras en los riñones

reduce riesgo de caries dentales

ayuda en la formación y regeneración de tejidos

En definitiva, contribuye a un mejor nivel de salud de la población



Pero el nivel de salud de la población también está influido por otras políticas públicas:

control de epidemias y enfermedades

programas de vacunación, medicina preventiva, atención dental

programas de vivienda

programas educacionales

programas de empleo

programas deportivos y recreativos



¿cómo medir el resultado final del consumo de leche?

Se asume que consumir leche contribuye a un mejor nivel de salud

La entrega de leche a los niños es una aproximación al resultado final

En consecuencia, un indicador de resultado intermedio sería:

- Porcentaje de niños y niñas que reciben diariamente leche en el colegio respecto del total de niños y niñas del país en edad escolar


Algunos ejemplos de indicadores en el ámbito de Resultados Intermedios:

Porcentaje de subsidios de vivienda efectivamente pagados respecto del total de subsidios otorgados

Porcentaje de trabajadores sin calificación que egresan de un programa de capacitación técnica

Porcentaje de participantes egresados de programa antidrogas con actitud crítica hacia la droga

Porcentaje de empresas que no cumplen la normativa laboral

Porcentaje de familias pobres que inician una actividad empresarial con apoyo del Estado

Porcentaje de alumnos egresados de una carrera técnica

3. Medición de Impacto o Resultado Final

Complejidad de medir Impacto o Resultado Final:

un programas público contribuye a alcanzar un fin (resultado final)

se complementa con la acción de otros programas

¿Cómo identificar el Impacto de nuestro programa?

el impacto no se produce inmediatamente

es difícil medirlo con un indicador (mejoramiento de la calidad de vida)

por lo general no se dispone de información de punto de partida (línea base)



no siempre los indicadores permiten medir Impacto

Deben realizarse evaluaciones de impacto

son complejas

son caras



Evaluación de Impacto:

determinar línea base

si no es posible, establecer grupo de control

- grupo que no recibe el programa (problema ético)

- grupo con características similares al que recibe el programa

establecer las diferencias entre miembros de cada grupo con y sin programas (modelo econométrico) = la diferencia es el Impacto del programa



Recomendación para programas nuevos:

Registrar las características y condiciones de los futuros beneficiarios de un programa

Esto constituirá la línea base del programa

Implementar los sistemas de información que permitan medir indicadores

Diseñar mediciones de mediano plazo que permitan comparar con la línea base

Esto permite medir Impacto a bajo costo.

Pero por lo general no se considera al momento de diseñar un nuevo programa.

Esto genera costosas evaluaciones futuras.


Algunos ejemplos en el ámbito de Impacto o Resultado Final:

Porcentaje de trabajadores sin calificación egresados de un programa de capacitación que consiguen un empleo permanente

Porcentaje de personas que no reinciden después de participar en programa antidrogas

Tasa de accidentes de aviación

Porcentaje de familias que superan la línea de pobreza

Tasa de variación de delitos

Porcentaje de empresas que cumplen la normativa laboral

Tasa de incidencia de la poliomielitis

Tasa de obesidad infantil

Porcentaje de días sin suministros eléctrico a la población

Tasa de suspensión de servicios de internet

Porcentaje de reclamos solucionados de usuarios de servicios de telefonía

4. Dimensiones del desempeño que deben ser medidas

• Eficacia:

Grado de cumplimiento de los objetivos de la institución.

En qué medida la institución (o un área) está cumpliendo con sus objetivos

Típicamente los objetivos institucionales implican la medición de:

Cobertura:

Grado en que los bienes y servicios generados por la institución son capaces de cubrir o satisfacer la demanda total.

Es una comparación de la situación respecto al máximo potencial que se puede entregar.


Algunos ejemplos de indicadores de cobertura:

Porcentaje de familias en situación de pobreza que son atendidas por un programa.

Porcentaje de la población con cobertura de agua potable

Porcentaje de familias que cuentan con una vivienda

Porcentaje de niños y niñas que reciben atención dental

Porcentaje de adultos mayores vacunados contra la influenza

Porcentaje de caminos interurbanos pavimentados

Porcentaje de declaraciones de impuestos que se realizan por internet

Porcentaje de aeropuertos que cuentan con sistema ILS

Porcentaje de niños en situación de riesgo que son atendidas por un programa

Porcentaje de empresas que cumplen normativa medioambiental


Focalización:

Grado en que los bienes y servicios generados por la institución son proporcionados a una población objetivo previamente establecida.

Es una medición importante para las instituciones del área social.

La importancia de esta medición radica en que se debe verificar que:

- Los bienes y servicios lleguen a personas fuera de la población objetivo (inclusión negativa

- Los bienes y servicios no alcancen a cubrir a la población objetivo definida (exclusión)


Algunos ejemplos de indicadores de focalización:

Porcentaje de la población en situación de pobreza que recibe subsidio para agua potable

Porcentaje de niños en situación de pobreza que reciben beca estudiantil

Porcentaje de adultos mayores que reciben complemento alimenticio contra la desnutrición

Porcentaje de deportistas que acceden a programas de alto rendimiento

Porcentaje de comunas de alto riesgo cubiertas por programas especiales antidelincuencia

Finalmente, también en eficacia se mide al cumplimiento de programas de trabajo:

Porcentaje de capacitaciones de funcionarios en relación a lo programado


• Eficiencia:

Relación entre el nivel de producción de un bien o servicio y los recursos utilizados para ello.

Mide si la producción de un bien o servicio se realiza al menor costo posible.

Mediciones para aproximarse a este concepto:

Costo medio de producción:

- Costo promedio por usuario

- Costo promedio por unidad de producto


Productividad media de los factores productivos:

- Consultas diarias promedio por médico

- Tasa de ocupación de camas hospitalarias

- Fiscalizaciones promedio por funcionario fiscalizador

- Número promedio de alumnos por profesor

Otro indicador de eficiencia

- Gastos administrativos de un programa


• Economía:

Capacidad de la institución para generar y utilizar adecuadamente sus recursos financieros.

Capacidad de generar ingresos (autofinanciamiento)

- Porcentaje de ingresos propios respecto del total de ingresos

- Porcentaje de aportes de terceros en proyectos con aporte estatal

Capacidad de ejecución del presupuesto

- Porcentaje de ejecución del presupuesto

- Porcentaje de ejecución de recursos para inversión

- Porcentaje de avance financiero de una obra pública


Capacidad para recuperar recursos:

- Tasa de recuperación de préstamos

- Tasa de morosidad de préstamos otorgados

- Porcentaje de créditos incobrables


• Calidad:

Dimensión específica del concepto de eficacia.

Mide la capacidad de la institución para responder en forma rápida y adecuada a sus usuarios.

Es decir mide atributos del producto entregado por la institución:

Oportunidad

Accesibilidad

Precisión

Continuidad en la entrega del bien o servicio

Comodidad

Cortesía

También se mide al grado de satisfacción de los usuarios con el producto


Algunos ejemplos de indicadores de calidad:

Porcentaje de primera pensión que es pagada dentro de 30 días.

Porcentaje de la población que accede a servicios de internet

Porcentaje de facturas de electricidad emitidas sin errores de cobro

Porcentaje del tiempo en que un aeropuerto se encuentra cerrado

Porcentaje de usuarios que manifiesta satisfacción con la atención del médico

Porcentaje de familias que se encuentra satisfecha con la vivienda recibida

5. Matriz de indicadores

PROCESO PRODUCTO RESULTADO

INTERMEDIO

RESULTADO

FINAL

EFICACIA

EFICIENCIA

ECONOMIA

CALIDAD

6. Pirámide de indicadores y reportes

6. Pirámide de indicadores y reportes

Indicadores:

Deben generar información relevante para quien toma decisiones

Deben cubrir toda la institución

Deben ser específicos para las decisiones de cada jefatura o directivo

Deben medir los aspectos relevantes de cada área

Deben ser un número manejable

Reportes:

Orientados a las necesidades de cada destinatario

Deben ser informes ejecutivos, de fácil lectura e interpretación

Periodicidad adecuada para cada destinatario

7. Definiciones para cada indicador

Una vez que se tiene claridad respecto de:

cuáles son los aspectos relevantes que deben ser medidos

qué ámbitos se van a medir

cuáles dimensiones

Corresponde construir cada uno de los indicadores


Nombre del indicador:

- Debe ser claro, preciso y autoexplicativo

- Que cualquier persona entienda qué se mide con ese indicador

- Si se usan siglas o aspectos técnicos, deben definirse en una nota explicativa

“Porcentaje de aeropuertos que cuentan con sistema ILS”

Nota: ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizaje instrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condiciones de baja visibilidad.

Fórmula de cálculo:

- La relación matemática de las variables deben entregar como resultado lo que se definió en el nombre

(Total de aeropuertos con sistema ILS / Total de aeropuertos del país) * 100


Sentido de medición:

- Indicador ascendente o descendente

Mientras más aeropuertos tenga ILS es mejor, por lo tanto, el indicador es ascendente

En general:

Los indicadores de cobertura, focalización, accesibilidad, cumplimiento de programas de trabajo, etc. son ascendente.

Los indicadores de tiempos promedio de respuesta a los usuarios son descendentes.

Los indicadores que miden capacidad de utilización de recursos son ascendentes

Los indicadores que miden errores son descendentes

Los indicadores que miden satisfacción de usuarios son ascendentes


Desagregación por sexo:

Si el bien o servicio se entrega diferenciado por género, entonces las mediciones deben hacerse por separado, o si existen diferencias en alguna característica entre ambos géneros.

“Porcentaje de créditos recuperados respecto del total de créditos otorgados”

“Porcentaje de créditos recuperados respecto del total de créditos otorgados a mujeres”

“Porcentaje de créditos recuperados respecto del total de créditos otorgados a hombres”


Indicadores institucionales:

Corresponden a aquellas mediciones que involucran a las institución como un todo y no sólo a un área en particular.

“Porcentaje de ejecución del presupuesto institucional”

“Porcentaje usuarios que manifiestan una opinión positiva respecto de la DGAC”


Frecuencia de medición:

Corresponden a la periodicidad en que es medido cada indicador.

Depende de las necesidades de contar con la información y los tipos de decisiones

- Diaria

- semanal

- mensual

- bimensual

- semestral

- anual

- bianual


Unidad de medida:

- Debe corresponder exactamente a lo que fue definido en el nombre del indicador.

- Debe cumplir con la lógica matemática al relacionar las variables

Establecimiento de metas:

- Deben relacionarse con las prioridades y compromisos de Gobierno, ministeriales e institucionales

- Deben ser posibles de cumplir por la institución con los recursos financieros, humanos, físicos y tecnológicos disponibles

- Su logro debe depender de la institución

- Deben establecerse para ser cumplidas en un plazo determinado

- Deben ser conocidas y acordadas con los ejecutores de un programa


Supuestos:

- En aquellos casos en que el cumplimiento de una meta esté influida por factores externos, éstos deben ser identificados.

- La institución se compromete a alcanzar una meta, siempre y cuando se cumplan los supuestos.

- Esto permite diferenciar los tipos de incumplimientos:

i) Aquellos que son responsabilidad de la gestión institucional

ii) Aquellos se deben a factores externos


Medios de verificación:

Corresponde a todos los antecedentes y documentación que permite verificar el cumplimiento de una meta

- Bases de datos

- Registros

- Sistema informáticos

- Informes

- Libros de reclamos

Debe identificarse asimismo el lugar físico en que se encuentran los medios de verificación:

- Departamento de Administración y Finanzas

8. Evaluación

Grado de cumplimiento:

Corresponde a la comparación entre el valor efectivo obtenido para cada indicador y la meta comprometida

- Cumplimiento

- No cumplimiento

- Sobrecumplimiento

Factores Internos y Externos

Análisis de las desviaciones:

- Los resultados fueron responsabilidad de la institución

- No se cumplió uno o más supuestos

- Factores externos no previstos (disminución de presupuesto M. de Hacienda, nuevas prioridades o compromisos de Gobierno)

8. Evaluación

Recomendaciones y compromisos:

Corresponde a las acciones que se deben realizar y las medidas que se deben implementar para eliminar las causas de las desviaciones

- Recomendaciones

- Compromisos

- Actividades

- Plazos

- Responsables

Seguimiento:

Verificación del cumplimiento de las recomendaciones y compromisos

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EN EL SECTOR PÚBLICO DE COSTA RICA” “Construcción de Indicadores”

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