Planificación, Gestión del Tiempo y Delegación

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Planificación, gestión del tiempo y delegación

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CONTENIDO

1. La gestión del tiempo: planificación, organización y control.

2. Retos en la gestión del tiempo

3. Delegación


1. La gestión del tiempo

• Introducción

• ¿Cómo organizar?

• Método GTD

• Matriz de Eisenhower


¿Qué harías con 4 horas más al día?


Rueda de la Gestión del tiempo


¿No tengo tiempo?

¿ O no gestiono bien mis prioridades?


¿El tiempo es igual para todos? Cronos vs kairos

Tiempo lineal, Variable cuantitativa.

Momento justo, tiempo favorable para obrar. Variable cualitativa.


Aprender a cuantificar el tiempo de las tareas

n+1


¿Por qué es importante saber gestionar el tiempo?


El tiempo es más que el oro

86.400 unidades de un tesoro para gastar

cada día


Ley de Parkinson

Todo trabajo se dilata

indefinidamente en el tiempo

disponible para su completa realización

Trabajar sin plazos supone

un elevado riesgo

Conviene trabajar con

plazos

Procastinación positiva


Trabajar bajo presión ayuda

Eustres

Distres


Proactividad vs reactividad

Anticiparse a las

circunstancias y planificar.

Reaccionar, responder a los requerimientos o postergar y

generar problemas.


¿Cómo organizar?

• Priorizar y clasificar.

• Acción dirigida al objetivo.

• Reducir el tiempo empleado.

• Utilizar los menos recursos

posibles


¿Cómo organizar el día?

Dedica un tiempo a organizar



Haz un listado de

tareas



Prioriza



Planifica


Segunda ley de Acosta

Para una tarea corta siempre hay un minuto, para una larga

nunca hay tiempo

Evita procrastinar

Programa las tareas

largas

Divide las tareas

largas en pequeñas

tareas


Ley de Murphy

1. Nada es tan sencillo como parece al principio.

2. Todo llevará más tiempo del previsto.

3. Si algo puede salir mal, saldrá


4.1. MÉTODO GTDMétodo GTD


Metodología GTD


Matriz de Eisenhower


Cuarta ley de Acosta

Las personas eficaces dedican cuatro veces

más tiempo a los asuntos importantes que todavía no son urgentes que a los

asuntos secundarios.

Así lo importante

no se convierte

en urgente

Hay que distinguir lo importante

de lo urgente


Diferencias importante-urgente

IMPORTANTE

• Tiene repercusión a largo plazo.• Rara vez requiere acción inmediata.• Lo importante, no urgente, si no es atendido = crisis.• Existen consecuencias potenciales de hacerla o no hacerla.• Una tarea importante tiene consecuencias significativas.• Una tarea no importante tiene pocas o ninguna consecuencias.

URGENTE

• Actúa sobre nosotros.• Consigue nuestra atención prioritaria.• Parece apremiante.• Nos empuja a la acción.• Ante una urgencia todo se interrumpe y abandona hasta después.• Lo urgente, no importante, si no es atendido suele convertirse en minucia.


Matriz de Eisenhower


2. Retos en la gestión del tiempo

Ladrones del tiempo:

1. Distracciones

2. Interrupciones

3. Perfeccionismo

4. Procastinación

5. Multitarea


Ladrones del tiempo

• Todo aquello que nos roba nuestro tiempo.

• Pueden ser externos o internos


Distracciones

Son responsabilidad nuestra y podemos evitar muchas:• Móvil en silencio y boca

abajo. • Desactivar notificaciones. • Usar auriculares o tapones

de oídos.


Interrupciones

Se deben a terceros y no podremos evitarlas al completo pero sí reducirlas:• Reeducando a nuestros compañeros,

clientes, jefes. • Siendo asertivos. • Estableciendo normas


Primera ley de Acosta

El tiempo que requiere una

tarea se incrementa

cuantas más veces la

interrumpimos y reanudamos

Acostumbra a tus

compañeros a horas de consulta

Aíslate para tareas

delicadas

Trabaja cuando nadie lo

haga

Decide cuando coges el teléfono


Perfeccionismo

¿Para qué quieres hacerlo perfecto?


Tercera ley de Acosta

El valor de una tarea crece en

forma de “S”, no en proporción al

tiempo que se le dedica.

El gran error consiste en

querer hacer perfectas las

tareas secundarias

La perfección rara vez resulta

rentable


ProcastinaciónCausas

Miedo a lo desconocido, a no saber hacerlo… inseguridad

Perfeccionismo

Naturaleza o importancia de la tarea

No saber por donde empezar

Recomendaciones

Analiza lo mejor y lo peor de hacerlo. Fórmate / infórmate. Equivócate

¿Estaría bien realizarlo para un 8?

¿Tienes o quieres hacerla? Piensa en el alivio que supone quitarla de la lista. Subdivide en microtareas. Compromiso público

Subdivide en microtareas. No existe sólo una forma de comenzar.


Multitarea

¡Olvídala!


3. Delegación de tareas

• Qué es

• ¿En quien delegar?

• ¿Cómo delegar?


Delegación de tareas

Proporcionar a una persona la autonomía para que pueda resolver tareas, desempeñar funciones o tomar decisiones sin nuestra aprobación.


¿En quien delegar?

• En la persona adecuada bien porque que tenga las aptitudes necesarias originalmente o porque se le haya preparado para la ocasión.

• Delegar sin preparar no es delegar, es soltar marrones.


¿Cómo delegar?Ten claro en qué consiste la tarea.• Haberla realizado o ser capaz de describirla con claridad.

Da consignas muy claras y específicas. • Informar de todo lo que se espera de la persona, objetivos a

lograr, plazos, recursos…

Elige a la persona adecuada. • Hacer lista de competencias adecuadas y elegir a alguien que las

tenga suficientes pero no sobreabundantes.

Define pautas de evaluación.• Es aconsejable que la persona que recibe la delegación participe

en la definición de esas pautas.


¿Cómo delegar?Delega a través del diálogo• Involucra a la persona en la conversación y fomenta sus

sugerencias.

Enfócate en los resultados no en el proceso.• Delega responsabilidad no trabajo y da libertad para llegar al

resultado.

Establece tiempos límite.• Pregunta para cuando puede tenerlo hecho.

Ofrece retroalimentación positiva y constructiva.• Da un feedback tipo sandwich.


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Pasando a la acción


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