Planificación y gestión de proyectos TIC

Planificación y gestión de proyectos TIC

Jornada INNOVAR, DE LA ESTRATEGIA A LA PRÁCTICAConfederación de Empresarios de PontevedraVigo, 13 de junio de 2007

Enrique Barreiro [email protected]

Escola Superior de Enxeñería Informáticawww.ei.uvigo.es

Enrique Barreiro AlonsoEscola Superior de Enxeñería Informática - Universidade de Vigo 2 / 63

Planificación estratégica de las TIC

Desarrollo e implantación de una estrategia TIC Buen conocimiento de

Infraestructura actual Tendencias tecnológicas potenciales Necesidades de la empresa a satisfacer por los sistemas TIC

Perspectivas de infraestructura

TIC

Especificación de objetivos futuros

Proceso de planificación e innovación TIC


Planificación de la estrategia TIC: actividades

Clasificación de los sistemas TIC


Planificación estratégicaPlanificación estratégica

Definición de la infraestructura prevista


Plan de migraciónPlan de migración

Implantación de la estrategia TIC


Actividad 1

Actividad 2

Actividad 3

Actividad 4

Actividad 5


Actividad 1: clasificación de sistemas TIC

Importancia estratégica de los sistemas TIC: Evaluación de los sistemas TIC en cuanto a su papel en la

evolución de la infraestructura TIC a largo plazo



Análisis de la cartera de sistemas existentes en relación con: Objetivos estratégicos de la empresa Requisitos que la empresa demandará de las TIC Técnica: cuadrícula de sistemas

ESTRATÉGICOALTO

POTENCIAL

OPERATIVOCLAVE

DE SOPORTE

ESTRATÉGICO: sistemas TIC críticos para el éxito futuro de la empresa.

ALTO POTENCIAL: sistemas TIC que pueden tener importancia estratégica en el futuro para la empresa.

OPERATIVO CLAVE: sistemas TIC que sostienen actividades actualmente críticas, sin las cuales la empresa se encontraría en una desventaja importante (control de stocks, facturación,…)

DE SOPORTE: sistemas TIC que mejoran la eficacia de la empresa pero no son críticos por sí mismos para operaciones reales (sistemas de apoyo a la toma de decisiones, por ejemplo)



Clasificación de los sistemas TIC según su importancia para las actividades principales de la empresa Permite priorizar la atención dedicada a los sistemas en términos de

planificación estratégica de las TIC Objetivos para cada sistema:

mejorar su valor de continuación elevando su calidad y/o contribución Incorporar a la estrategia TIC los cambios que faciliten esa acción (etapa de

Planificación Estratégica)

ALTA

ALTA

BAJA

BAJACALIDAD TÉCNICA

CO

NT

RIB

UC

IÓNCuestionar su

valor de continuaciónCuestionar suvalor de continuación

Objetivo: incrementarsu contribución a la empresaObjetivo: incrementarsu contribución a la empresa

Objetivo: incrementarsu calidad técnicaObjetivo: incrementarsu calidad técnica











Actividad 1

Actividad 2

Actividad 3

Actividad 4

Actividad 5


Actividad 2: planificación estratégica de las TIC

Planificación a corto y medio plazo en el marco de los objetivos a largo plazo

Desviaciones del plan a largo plazo: desarrollos tácticos para satisfacer necesidades inmediatas

Plan a largo plazoPlan a largo plazo

Plan a corto plazo

Plan a corto plazo

Plan a medio plazo

Plan a medio plazo

Se necesita adquirir un paquete de ventas paradar soporte a un nuevo producto a corto plazo

Se necesita adquirir un paquete de ventas paradar soporte a un nuevo producto a corto plazo

El plan a medio plazo proporciona la funcionalidad precisa dentro de un sistema de gestión integrado (ERP) para todos los productos

El plan a medio plazo proporciona la funcionalidad precisa dentro de un sistema de gestión integrado (ERP) para todos los productos

Se contemplará la solución del paquete como un sistema desechable y se introducirá al menor coste posible, con el objetivo de reemplazarlo por la solución prevista en el momento adecuado (plan de migración)

Se contemplará la solución del paquete como un sistema desechable y se introducirá al menor coste posible, con el objetivo de reemplazarlo por la solución prevista en el momento adecuado (plan de migración)



Sistemas actualesObjetivos comerciales

Oportunidadestecnológicas

Estrategia TIC

Auditoría de sistemas

Estrategia comercial

Revisión técnica

Aportaciones necesarias para desarrollar la estrategia TIC



Necesidades a alto nivel

Necesidades a alto nivel Necesidades

pormenorizadas

Necesidades pormenorizadas

Documento de Estrategia TIC

Documento de Estrategia TIC

Aprobación por la dirección

general

Aprobación por la dirección

general

Elaboración de la arquitectura.

Planes detallados de migración

Plan de proyecto

Elaboración de la arquitectura.

Planes detallados de migración

Plan de proyecto

Todo el proceso debe estar dirigido dentro del marco de un procedimiento



1. Introducción y alcance de la estrategia

2. Principales necesidades comerciales

3. Posición actual de la infraestructura

4. Nuevas oportunidades tecnológicas

5. Infraestructura prevista6. Implicaciones para el usuario7. Esquema del plan de

entregas8. Costes9. Riesgos10. Conclusión

1. Introducción y alcance de la estrategia

2. Principales necesidades comerciales

3. Posición actual de la infraestructura

4. Nuevas oportunidades tecnológicas

5. Infraestructura prevista6. Implicaciones para el usuario7. Esquema del plan de

entregas8. Costes9. Riesgos10. Conclusión

Especificar si la estrategia es un objetivo para toda la empresa o para alguna/s partes de ella

Especificar si la estrategia es un objetivo para toda la empresa o para alguna/s partes de ella

Esquema de la dirección estratégica de la empresa y sus retos más importantes para las TIC.

Esquema de la dirección estratégica de la empresa y sus retos más importantes para las TIC.

Examen del entorno actual y de hasta qué punto puede satisfacer objetivos y necesidades futuras

Examen del entorno actual y de hasta qué punto puede satisfacer objetivos y necesidades futuras

Cualquier tecnología que tenga potencial para solucionar problemas de la empresa

Cualquier tecnología que tenga potencial para solucionar problemas de la empresa

Una visión de alto nivel de la solución técnica propuestaUna visión de alto nivel de la solución técnica propuesta

Cualquier nueva habilidad o formación necesaria para el conjunto de usuariosCualquier nueva habilidad o formación necesaria para el conjunto de usuarios

Principales hitos en la implantación de la infraestructura previstaPrincipales hitos en la implantación de la infraestructura prevista

El coste total del trabajoEl coste total del trabajo

Análisis de riesgos de la propuestaAnálisis de riesgos de la propuesta











Actividad 1

Actividad 2

Actividad 3

Actividad 4

Actividad 5


Actividad 3: infraestructura prevista

Modelo inicial: arquitectura lógica Puede no ser totalmente realista,

ignorando los sistemas existentes Garantiza que el objetivo no se verá

dificultado por suposiciones sobre el tipo de sistemas que existirá en el futuro:

Expresa las funciones necesarias para satisfacer los requisitos sin interferencias del detalle de la implantación

Modelo inicial: arquitectura lógica


Actividad 3: infraestructura prevista

Pasar de la visión lógica a la física Considerar el potencial para utilizar

sistemas existentes y nuevas oportunidades proporcionadas por la tecnología emergente

Elevado coste e incertidumbre de la tecnología emergente:

Basar la infraestructura en tecnología emergente sólo cuando implique beneficios significativos

Sistemas heredados (“legacy systems”)

Servicios fiables (fallos identificados) Problema: necesidades iniciales

diferentes de las actuales

Arquitecturalógica

Arquitecturafísica


Arquitectura de un sistema de información

Política de la arquitectura Todos los sistemas deben situarse

dentro de una arquitectura de sistema explícita

Necesario organizar la estructura en relación con la aplicación, datos y componentes técnicos y documentar la relación entre los diferentes aspectos

Toda la actividad TIC debe dirigirse en el marco de trabajo definido por la arquitectura. Cualquier desarrollo excepcional necesario fuera de este marco debe ser aprobado previamente

La arquitectura forma un marco de diseño evolutivo para la infraestructura de las TIC

Continúa siendo mantenida y revisada Cambios dirigidos bajo el control de

versiones de la arquitectura Difundir para que se utilice siempre la

versión actual de la arquitectura como base de diseños, desarrollos o adquisiciones.

Documento de arquitecturaDocumento de arquitectura

Datos

Aplicaciones

Componentes



Problema: diseñar la arquitectura de los sistemas TIC con un exceso de conceptos orientados a la implantación Reduce la posibilidad de seguimiento entre requisitos y el

diseño Enfocarse en un espacio de solución específica inhibe la

exploración de alternativas La solución puede satisfacer necesidades inmediatas pero

no requisitos más amplios y futuros El diseñador puede perder de vista el diseño global, dada la

gran cantidad de detalles de implantación



Arquitectura de datosArquitectura de datos

Arquitectura lógicaArquitectura lógica

Arquitectura físicaArquitectura física

Arquitectura técnicaArquitectura técnica

Arquitectura de la documentación


Etapa 1

Etapa 2

Etapa 3

Etapa 4

Etapa 5

Comunicación de la arquitectura


Etapa 6


Etapa 1: Arquitectura de datos

Debe representar las necesidades de información de la empresa

Falta de coherencia en una arquitectura de datos y aplicación de normas de datos asociadas Problemas en el flujo de la información

Sistema depedidos

Sistema dereclamaciones

Analizar impacto reclamaciones en nuevos pedidos

Código cliente: 2004-377Nombre cliente: Manuel PérezDNI: 36082400

Código cliente: 2004-377Nombre cliente: Manuel PérezDNI: 36082400

Código cliente: 7833-ABNombre cliente: Manuel PérezNIF: 36082400-P

Código cliente: 7833-ABNombre cliente: Manuel PérezNIF: 36082400-P



Modelos de datossistemas actuales

Necesidades deInformación deusuarios

Modelo de datos

Modelo de datos

Normas

de datos

Normas

de datos

• Visión de alto nivel• Definir duplicidades, diferencias semánticas, …• Con el tiempo se llega a nivel de detalle, modelando cada elemento e identificando sus atributos• En una primera versión se pueden definir sólo los datos necesarios para compartir información entre diferentes sistemas

• Visión de alto nivel• Definir duplicidades, diferencias semánticas, …• Con el tiempo se llega a nivel de detalle, modelando cada elemento e identificando sus atributos• En una primera versión se pueden definir sólo los datos necesarios para compartir información entre diferentes sistemas

Indican definiciones comunes de los componentes de los elementos de datos:• Información de nombre y dirección• Campos de fecha• Números de pieza• Campos de moneda• …

Indican definiciones comunes de los componentes de los elementos de datos:• Información de nombre y dirección• Campos de fecha• Números de pieza• Campos de moneda• …



Para desarrollar una planificación efectiva, la organización debe conocer claramente sus requerimientos de información a corto y largo plazo

Los directivos deben definir: Cómo usan la información Dónde la consiguen Cuáles son sus objetivos Cómo toman las decisiones Cuáles son sus necesidades de datos

Dos métodos habituales Matriz de análisis empresarial Factores críticos de éxito



Act

uaria

l est

imat

es

Age

ncy

plan

s

Bud

get

Pro

gram

reg

s./p

olic

y

Adm

in r

egs.

/pol

icy

Labo

r ag

reem

ents

Dat

a st

anda

rds

Pro

cedu

res

Aut

omat

ed s

yste

ms

docu

men

tatio

n

Edu

catio

nal m

edia

Pub

lic a

gree

men

ts

Inte

rgov

ernm

enta

l agr

eem

ents

Gra

nts

Ext

erna

l

Exc

hang

e co

ntro

l

Adm

inis

trtiv

e ac

coun

ts

Pro

gram

exp

endi

ture

s

Develop agency plans C C C U UAdminister agency budget C C C U U U UFormulate program policies U U C UFormulate admin. Policies U U C C UFormulate data policies U U U C U UDesign w ork processes U U U C U UManage public affairs U U U C C C CManage intrgovt. Affairs U U U U U U CExchange data U U U UMaintain admin. Accounts U U U U UMaintain prog. Accounts U U U U UConduct audits U U U UEstablish organizations U U UManage human resources U U UProvide security U U U U UManage equipment U U U U UManage facilities U U U UManage supplies U U UManage w orkloads U U U U UIssue social securiti nos. U U

PR

OG

R.

AD

MIN

.P

LAN

NIN

G

GE

NE

RA

L M

AN

AT

EM

EN

T

PROCESSES

DA

TA

CLA

SS

ES

LOGICALAPPLICATION

GROUPS

Fuente: Laudon & Laudon, Sistemas de Información Gerencial



Contabilidad Información de entrada

Facturas de proveedores Facturas a clientes Datos de proveedores Datos de clientes

Información de salida Libros contables Balances/Cuentas anuales

Facturación Información de entrada

Presupuestos Informes de producto

entregado Datos de clientes

Información de salida Facturas a clientes Previsión de cobros

Personal Información de entrada

Datos personales Datos laborales Horas trabajadas

Información de salida Carpeta de empleado Listado de pagos

Expedientes de obra Información de entrada

Datos de la obra Datos del cliente Plazos de entrega Presupuesto

Información de salida Carpeta de expediente Presupuesto Estadísticas de

presupuestos

Compras Información de entrada

Datos de proveedores Necesidades en materias

primas Albaranes de entrega Datos de materias

primas Información de salida

Órdenes de pedido Informes de pedidos

Pedidos pendientes Pedidos recibidos Pedidos totales

Almacén Información de entrada

Datos de materias primas

Albaranes de entrega Información de salida

Movimientos diarios de materias primas

Informes de stock



Normas de datos Definición precisa de los campos de cada elemento de datos Restricciones aplicadas a los campos (intervalos de números,

caracteres válidos,…)

Normas de datos

Normas de datos

Datos Datos

Datos

Normas de datos

Normas de datos









Etapa 1

Etapa 2

Etapa 3

Etapa 4

Etapa 5



Etapa 6


Etapa 2: Arquitectura lógica

Servicio al cliente

Demandasde clientes

ReclamacionesVentas

Control destocks

Distribución

Arquitectura lógica •La estructura implica una jerarquía: todos los contactos con clientes se llevan a cabo a través del departamento de servicio al cliente

•Diferentes funciones controlan el contenido de la transacción

•Cada área principal se dividirá posteriormente en los distintos procesos

•A nivel de implantación, cada área formará un sistema independiente


Arquitectura lógica: mapa de procesos

COMPRAS ALMACÉN

DISEÑO PRODUCCIÓN CONTABILIDAD

PERSONAL

FACTURACIÓN

EXPEDIENTES

Facturas Proveedores

Materiasprimas

Materias primasNecesidades materias primasNecesidadesMaterias primas

Datosobra

Órdenesfabricación

Presupuestos

Presupuestos

Facturas clientes

Materialfabricado

Equipostrabajo Salarios

CALIDAD


Arquitectura lógica: diagramas de flujo de datos (DFD)

1

RECIBIRPEDIDO

Productos Devueltos

2

ENVIARPEDIDO

4

RECIBIRDEVOLUCIONES

5GENERARINFORMES VENTAS

3

GESTIONARSTOCK

Stock

Detalles_Pedido

Clientes

Representante Ventas

Cliente

Pago_Cliente

Pedido ClientePedido_Proveedor

Pago_Proveedor

Producto_Stock

Factura_Proveedor

Petición_Comprobación_Crédito

Detalles_Crédito

Informe_Ventas

Factura_Cliente

Envío_Cliente

Devolución_Cliente

Reintegro_Cliente

Producto_DevueltoNúmero_Empleado

Cliente

Detalles_Pedido

Producto_Devuelto

Dirección_Envío

Nombre_Empleado_y_Supervisor

Políticas_Ventas_y_Cuotas

Confirmación_Pedido

Dirección_Factura

Project Name:Project Path:Chart File:Chart Name:Created On:Created By:Modified On:Modified By:

Sample Yourdon process modelc:\ecwin\samples\yddfd\dfd0.dfdProcess OrdersFeb-18-1993Wayne McDonaldDec-12-1993EasyCASE


Arquitectura lógica: diagramas de casos de uso


Arquitectura lógica: escenarios y casos de uso

Caso de Uso: Tramitar reserva Actores: Empleado

Precondiciones: el empleado ha introducido correctamente su login y password

Postcondiciones: los datos de la reserva quedan registrados en el sistema de forma permanente

Flujo básico de eventos

Actor1 - El empleado introduce fecha de inicio y fin

3 – El empleado escoge un apartamento

5 – El empleado introduce los datos del cliente

Sistema

2 - El sistema busca y muestra relación de apartamentos disponibles en esas fechas

4 – El sistema solicita los datos del cliente

6 – El sistema registra los datos del cliente y asocia la reserva con éste7 – El caso de uso finaliza

Caminos alternativosA2: No existen apartamentos disponibles: el sistema muestra un mensaje y solicita que se escojan otras fechasA3: …


Arquitectura lógica: Diagramas de actividades

SeleccionarNueva venta Generar

nueva venta

Introducir artículo

Registrar artículo

Mostrar descripcióny precio

Mostrar totalcon impuestos

Introducir pago

Calcular cambio Generar recibo

Cajero Sistema

¿Hay más artículos?

Sí

No


Arquitectura lógica: Diagramas de secuencia del sistema (DSS)

: Sistema

: CajerocrearNuevaVenta()

introducirArticulo(artID, cantidad)

descripción, total

*[más artículos]

finalizarVenta()

total con impuestos

realizarPago(cantidad)

cambio devuelto, recibo

La caja puede encerrar un área de iteración.El *[...] indica que la caja es para iterar

La caja puede encerrar un área de iteración.El *[...] indica que la caja es para iterar

Valor(es) de retorno asociado(s) con el mensaje anterior.Es una abstracción que ignora la presentación y el medio.La línea de retorno es opcional si no se devuelve nada.

Valor(es) de retorno asociado(s) con el mensaje anterior.Es una abstracción que ignora la presentación y el medio.La línea de retorno es opcional si no se devuelve nada.

Un mensaje con parámetros.Es una abstracción que representa el evento del sistema de entrada de los datos del pago mediante algún mecanismo

Un mensaje con parámetros.Es una abstracción que representa el evento del sistema de entrada de los datos del pago mediante algún mecanismo









Etapa 1

Etapa 2

Etapa 3

Etapa 4

Etapa 5



Etapa 6


Etapa 3: Arquitectura física

Red ATM

Sistema deteleventas

Sistema depedidos

B.D. de clientes

B.D. de productos

Cuentas declientes

Aprovisionamiento

Actualizaciónde productos









Etapa 1

Etapa 2

Etapa 3

Etapa 4

Etapa 5



Etapa 6


Etapa 4: Arquitectura técnica

Arquitectura técnica: define el conjunto de componentes recomendado para la infraestructura TIC: Plataforma: hardware, procesamiento, memoria,… Servicios de red: transmisión de voz y datos Sistema operativo: compatibilidad, dependencia de plataforma,… Base de datos: da soporte a la arquitectura de datos Aplicaciones de red: correo electrónico, EDI, internet, intranet,

software de trabajo en grupo Protocolos de comunicaciones Configuración del sistema: cliente/servidor, almacenamiento de

datos en repositorio central, almacenamiento distribuido,… Aplicaciones: gran dependencia de la plataforma y el sistema

operativo, problemas de cambio de cultura, coste,… Entornos de desarrollo: evitar cambios continuos

Debe construirse sobre la base de las arquitecturas lógica y física



Gestión de las adquisiciones TIC: garantizar que solamente se introducen componentes recomendados Lista pública y conocida de componentes técnicos

recomendados en la arquitectura técnica Gestionar adecuadamente las actividades de compra Establecer mecanismos para posibles excepciones Revisar periódicamente la arquitectura técnica para

adaptarla a los cambios tecnológicos y a las necesidades de la empresa



Introducción1. Justificación2. Sistemas de sobremesa3. Servidores de archivos4. Componentes de red5. Protocolos de red6. Sistemas operativos7. Aplicaciones8. Servicios9. Proceso de aprobación10. Excepciones11. Autoridad12. Contactos

Introducción1. Justificación2. Sistemas de sobremesa3. Servidores de archivos4. Componentes de red5. Protocolos de red6. Sistemas operativos7. Aplicaciones8. Servicios9. Proceso de aprobación10. Excepciones11. Autoridad12. Contactos

Razonamiento empleado para aceptar los componentes recomendados (coste de adquisición, de mantenimiento, compatibilidad,…)

Razonamiento empleado para aceptar los componentes recomendados (coste de adquisición, de mantenimiento, compatibilidad,…)

Especificación técnica de PCs o estaciones de trabajo (sistema operativo, memoria, disco,…)Especificación técnica de PCs o estaciones de trabajo (sistema operativo, memoria, disco,…)

Definición técnica de los servidores de archivos (Novell, NT, UNIX,…)Definición técnica de los servidores de archivos (Novell, NT, UNIX,…)

Elementos de red para diferentes propósitosElementos de red para diferentes propósitos

Protocolos de red para diferentes propósitosProtocolos de red para diferentes propósitos

Sistemas operativos para las diferentes máquinasSistemas operativos para las diferentes máquinas

Listado de aplicaciones soportadas (por ejemplo, SPSS para cálculos estadísticos,…)Listado de aplicaciones soportadas (por ejemplo, SPSS para cálculos estadísticos,…)

Servicios disponibles (por ejemplo, acceso a Internet mediante un ISP)Servicios disponibles (por ejemplo, acceso a Internet mediante un ISP)

Relación entre la elección del componente recomendado y la aprobación del proyecto y procedimientos de compra

Relación entre la elección del componente recomendado y la aprobación del proyecto y procedimientos de compra

Procedimiento de autorización de excepcionesProcedimiento de autorización de excepciones

Responsable de la gestión de la política TICResponsable de la gestión de la política TIC

Personas que actúan como fuentes técnicasPersonas que actúan como fuentes técnicas

Componentes técnicos recomendados









Etapa 1

Etapa 2

Etapa 3

Etapa 4

Etapa 5



Etapa 6


Etapa 5: Arquitectura de la documentación

Necesario diseñar normas para los documentos En muchas actividades el producto más importante es un

documento (contribución a un proceso más amplio o un objetivo en sí mismo)

Tipo de documentación Planes de proyecto Planes de calidad Especificaciones de requisitos Documentación del diseño Acuerdos de servicio Contratos externos Manuales de usuario Documentos de discusión Formularios (por ejemplo, peticiones de cambio) Cartas e informes

Adopción de una norma Ahorra tiempo para determinar estructura y diseño de los diferentes

documentos Se evitan confusiones entre diferentes categorías de documentación Los usuarios se habitúan a una estructura del documento La empresa o el departamento presenta una imagen coherente


Etapa 6: Comunicación de la arquitectura

Es necesario comunicar la arquitectura TIC a toda la empresa En papel o electrónicamente (página en la intranet) Presentaciones abiertas que impliquen tanto al personal

técnico como a los usuarios Reducción de libertad para configuraciones propias Generación de resistencia al cambio

Proyectos “insignia” como medios de implantación de la arquitectura











Actividad 1

Actividad 2

Actividad 3

Actividad 4

Actividad 5


Actividad 4: plan de migración

No es probable alcanzar el objetivo en una sola etapa Necesidad de un plan detallado de migración Puede llevar varios años, por lo que es posible que no se

alcance la arquitectura física prevista: Cambios en el entorno de la empresa Cambios en las TIC Problemas en la planificación,…

Representar la evolución de los sistemas en la infraestructura de las TIC “instantáneas” de la arquitectura física en diferentes

momentos Desarrollos tácticos a corto plazo



PBX

Sistema de clientes mayoristas

BD deproductos

BD declientes

Sistema de clientes minoristas

BD deproductos

BD declientes

PE

DID

OS

Red

FASE 1: POSICIÓN ACTUAL



PBX

Sistema de clientes mayoristas

BD deproductos

BD declientes

Sistema de clientes minoristas

BD deproductos

BD declientes

PE

DID

OS

Red

FASE 2: FINAL DEL AÑO 1

PASARELA



PBX

Sistema de clientes

mayoristas

BD deproductos

BD declientes

PE

DID

OS

Red

FASE 3: FINAL DEL AÑO 2

Sistema de clientes

minoristas



AÑO 3: SITUACIÓN FINAL

B.D. de clientes (nueva)

Sistema de servicio al cliente

(nuevo)

B.D. de productos

(nueva versión)Sistema de

almacenamiento (nueva versión)

Control de fabricación

(nueva versión)

Red ATM

Actualización de productos



Desarrollo del plan de migración Dirigido por la función de las TIC en consulta con los representantes

de los usuarios La línea de base debe construirse en torno a

Lo que es técnicamente factible en el tiempo demandado; Los principales requisitos a satisfacer en el tiempo (presente y futuro) Las sinergias potenciales en desarrollo (v.gr., satisfacer dos requisitos a

un tiempo puede ser más barato que hacerlo de forma independiente Imprescindible que sea un proceso realista

Si no lo es, puede fallar la materialización de beneficios Actividad compleja, con un gran componente de iteración

Sincronización con desarrollos previamente planificados Otros factores: disponibilidad de fondos



Sistema de clientesmayoristas

Mayoristas(nueva versión)

Sistema de clientesminoristas

Minoristas(nueva versión)

Pasarela

Nuevo sistema de servicioal cliente

Base de datos de productos

Base de datos de clientes

Sit. inicial Año 1 Año 2 Año 3



Reto principal del plan de migración: Aplicar cambios a la infraestructura de las TIC mientras

continúa operando con la interrupción mínima para el funcionamiento de la empresa

Gestión sólida del proyecto Control de cambios Apoyo de la dirección general











Actividad 1

Actividad 2

Actividad 3

Actividad 4

Actividad 5


Actividad 5: implantación de la estrategia TIC

Proceso de implantación muy complicado Considerar como proyecto cada actividad principal de la

implantación Aplicación de técnicas de gestión de proyectos Examinar relaciones y dependencias entre proyectos Realizar un plan de programación con las principales etapas

necesarias para la implantación de la estrategia Destacar los principales requisitos que satisface cada etapa

La estrategia de las TIC Se congela como versión implantable Modificaciones aplicadas bajo el mecanismo de control de

cambios



Nueva red

Sistema de pedidos

Sistema de gestión de inventario

Base de datos unificada

Sistema de clientes

DEPENDENCIAS ENTREPROYECTOS TIC

1. Implantar nueva red2. Desarrollar sistema de

clientesy modificar sistema de pedidos

3. Desarrollar base de datos unificada

4. Desarrollar sistema de gestión de inventario

5. …

ETAPAS DE IMPLANTACIÓNDE LA ESTRATEGIA TIC



Control de cambios Es el punto central del pensamiento estratégico durante la

implantación y entrega El entorno continúa evolucionando Aparecen modificaciones de requisitos TIC Problemas en la implantación Aparición de soluciones alternativas Nuevas oportunidades tecnológicas

Se producirán nuevas versiones de la estrategia Revisión y autorización previas antes de utilizarla en el plan de

implantación Tratar la evolución de la estrategia y su implantación como

una tarea en curso (como el mantenimiento)


Planificación de sistemas de información con Metrica3

PSI 1Inicio del Plan de

Sistemas de Información

PSI 2Definición yorganización

del PSI

PSI 3Estudio deinformaciónrelevante

PSI 4Identificación

derequisitos

PSI 5Estudio de losSistemas deInformación

Actuales

PSI 6Diseño delModelo deSistema deInformación

PSI 7Definición de

la arquitecturatecnológica

PSI 8Definición del Plan

de Acción

PSI 9Revisión yaprobación

Secuencia de actividades del proceso PSI


Planificación de sistemas de información con Metrica3

PSI 1Inicio del Plan de

Sistemas deInformación

PSI 2Definición yorganización

del PSI

PSI 3Estudio deinformaciónrelevante

PSI 4Identificación

derequisitos

PSI 5Estudio de losSistemas deInformación

Actuales

PSI 6Diseño delModelo deSistema deInformación

PSI 7Definición dela arquitectura

tecnológica

PSI 8Definición del Plan

de Acción

PSI 9Revisión yaprobación

Entradas externas

-Solicitud formal del PSI-Estructura organizativa-Información relevante-Entorno tecnológico actual y estándar

Entradas externas

-Solicitud formal del PSI-Estructura organizativa-Información relevante-Entorno tecnológico actual y estándar

-Requisitos del PSI-Arquitectura de información

-Modelo de información-Modelo de sistemas de información-Arquitectura tecnológica

-Plan de Acción-Plan de proyectos-Plan de mantenimiento

-Requisitos del PSI-Arquitectura de información

-Modelo de información-Modelo de sistemas de información-Arquitectura tecnológica

-Plan de Acción-Plan de proyectos-Plan de mantenimiento

ESTUDIO DE VIABILIDAD DEL SISTEMA

ESTUDIO DE VIABILIDAD DEL SISTEMA


Técnicas / prácticas utilizadas en las actividades del proceso PSI

PLANIFICACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ACTIVIDADES

PSI 1 PSI 2 PSI 3 PSI 4 PSI 5 PSI 6 PSI 7 PSI 8 PSI 9

Análisis coste/beneficio X X

Catalogación X X X X X

Diagrama de clases X X X X

Diagrama de representación X

Estimación

Factores críticos de éxito X X X

Impacto en la organización

Matricial X

Modelado de procesos de la organización

X

Modelo entidad/relación X

Planificación X

Presentación X

Sesiones de trabajo X X X X X X X X X


Gestión de proyectos TIC

Gestión de proyectos: formular claramente los beneficios y garantizar que se alcanzan Objetivos definidos y realistas Duración limitada: estimación de tiempo Presupuesto conocido: estimación de costes Dirección del proyecto para producir el resultado deseado

minimizando la utilización de recursos y permitiendo alcanzar la realización de los objetivos


Planificación del proyecto

Imprescindible elaborar un plan para proyectos con duración mayor que 3-4 semanas

Elementos principales de la planificación Desglose del trabajo Estimación del tiempo Dependencias entre actividades Recursos (personal y equipo necesarios, tanto internos como

externos) Coste de la inversión en el proyecto Además debe reflejar

Responsabilidades Acciones que aseguran la calidad y el control del proyecto Ciclo de vida del proyecto: transiciones entre etapas

Desarrollo del plan del proyecto: proceso iterativo Diferentes caminos a seguir para alcanzar un objetivo Diferentes costes, riesgos y plazos


Ciclo de vida de los proyectos TIC

Todos los proyectos TIC siguen un ciclo de vida Especificación de requisitos Diseño Implantación Integración Operación y mantenimiento Retirada del sistema

ETAPA 1

ETAPA 2

ETAPA N


Ciclo de vida de los proyectos TIC

Inicio Elaboración Construcción Transición

Requisitos

Análisis

Diseño

Implementación

Prueba

Flujos de trabajofundamentales

Fases

iter #1 iter #2 --- --- --- --- --- iter #n-1 iter #n

Iteraciones

una iteración en lafase de elaboración

Proceso Unificado de Desarrollo


Eventos en la gestión del proyecto

Necesidad de identificar en el plan los eventos en la gestión del proyecto: reuniones y otras actividades de supervisión Hitos: un punto en el tiempo en que se alcanza un objetivo

importante del proyecto Revisiones de la gestión: reuniones regulares del comité del

proyecto (una vez al mes, cuando haya eventos significativos,…)

Reuniones del comité de control de la configuración Revisiones de calidad Reuniones entre el jefe del proyecto y el equipo (o

representantes)


Eventos en la gestión del proyecto

hitos y productos a entregar información a los administradores

documentos que describen el estado del software permite juzgar el proceso y actualizar costes y calendario

establecimiento de hitos puntos finales de una actividad o tarea del proceso del software documentación que se presenta al administrador: informes cortos de los logros en una actividad representan el fin de una etapa lógica en el proyecto

productos a entregar resultado que se entrega al cliente al final de una actividad principal del proceso (análisis, diseño,...) los productos son hitos, pero los hitos no son necesariamente productos a entregar (resultados

internos utilizados por el administrador)

Estudioviabilidad

Estudioviabilidad Especificación

requerim. sistema

Especificaciónrequerim. sistemaEstudio

del diseño

Estudiodel diseñoDesarrollo

prototipos

DesarrolloprototiposAnálisis de

requerim.

Análisis derequerim.

informeviabilidad

requerim.usuarios

informeevaluación

diseñoarquitectónico

requerim.sistema

ACTIVIDADES

HITOS

PRODUCTO


Plan de recursos

estimación de recursos se especifica cada recurso mediante cuatro características

descripción informe de disponibilidad fecha cronológica en la que se requiere el recurso tiempo durante el que será aplicado

Especificar:•Habilidades requeridas•Disponibilidad•Duración tareas.•Fecha comienzo

Especificar:•Descripción•Disponibilidad•Duración del uso•Fecha de distribución

Personas

Herramientashardware/software

Componentessoftware

reutilizables

•Componentes desarrollados•Componentes experimentados•Componentes con experiencia parcial.•Componentes nuevos

RECURSOS


Estimación de costes

Una planificación financiera satisfactoria depende de la identificación de todos los gastos del proyecto

Esquema de estimaciones Costes de desarrollo de software basados en la extensión prevista

del código Costes de desarrollo de software basados en un proceso análogo

con desarrollos previos similares Costes de hardware basados en el número y tamaño aproximados

de máquinas Costes de comunicación basados en cifras de tráfico aproximadas Costes de personal supuestos más allá del tiempo de vida del

proyecto Estimaciones de costes de subcontratación Estimaciones de formación, viajes y otros gastos



Es recomendable crear una biblioteca de diferentes escenarios de costes: Coste por usuario para PC o estaciones de trabajo

(incluyendo software, conexión a red, etc). Costes por usuario para máquinas multiusuario Coste de almacenamiento en bases de datos por megabyte

de datos Coste de desarrollo de diferentes tamaños de módulos de

software (incluyendo pruebas, etc). Media de costes de operación por usuario Coste de enlaces de comunicaciones



Los costes del ciclo de vida completo suelen olvidarse al formular los proyectos TIC Soporte de operación, incluyendo contratos de

mantenimiento de hardware Fiabilidad Costes de mantenimiento de software Necesidades potenciales futuras (por ejemplo,

escalabilidad) Necesidades del usuario

Estos factores pueden tener importancia al escoger entre diversas opciones



Costes consiguientes (o colaterales) Costes que no pertenecen propiamente al proyecto pero que son

provocados por éste Mejora de la red Formación del usuario Costes de adecuación (control del entorno, mobiliario,…) Coste de aumento de la capacidad del ordenador …

Costes generales Gestión del proyecto Procedimientos de garantía de calidad Formación para el proyecto Servicios de gestión de configuración Empleo de hardware Servicios burocráticos y administrativos …


Coste total de propiedad (TCO)

TCO (Total Cost of Ownership) Costes de hardware Costes de software Costes de operación de TI

administración del usuario, soporte del SO, malware, actualizaciones de seguridad, gestión de discos y almacenamiento, seguridad, …

Costes de administración de TI Gestión de activos Financiación Formación,…

Coste de las paradas de servicio Disponibilidad e impacto económico de la no disponibilidad Degradación del servicio e impacto económico de la degradación

Costes de integración Costes de soporte


Estimación de costes y esfuerzo

descomposición del problema en

funciones a partir del ámbito del software

F1 F2 Fn

cálculo de las variables de

estimación (LDC y/o PF) de F1

estimación coste de F1

estimación de esfuerzo de F1

cálculo de las variables de

estimación (LDC y/o PF) de F2

aplicación de métricas de

productividad o coste

coste de F2aplicación de métricas de

productividad o coste

coste de F1

coste de Fn

esfuerzo de F2

esfuerzo de F1

esfuerzo de Fn

estimación global del coste del

proyecto

estimación global del esfuerzo del

proyecto

estimación coste de F2

estimación de esfuerzo de F2


Estimación de costes y esfuerzo

Hay que desarrollar un software CAD que aceptará datos geométricos de 2 o 3 dimensiones por parte del ingeniero. Éste controlará el sistema CAD por medio de una interfaz que debe tener un diseño de buena calidad. Una base de datos CAD contiene todos los datos geométricos y la información de soporte. Se desarrollarán módulos de análisis de diseño para producir la salida requerida que se va a visualizar en varios dispositivos gráficos.El software se diseñará para controlar e interconectar diversos periféricos, como un ratón, un digitalizador y una impresora láser.

Hay que desarrollar un software CAD que aceptará datos geométricos de 2 o 3 dimensiones por parte del ingeniero. Éste controlará el sistema CAD por medio de una interfaz que debe tener un diseño de buena calidad. Una base de datos CAD contiene todos los datos geométricos y la información de soporte. Se desarrollarán módulos de análisis de diseño para producir la salida requerida que se va a visualizar en varios dispositivos gráficos.El software se diseñará para controlar e interconectar diversos periféricos, como un ratón, un digitalizador y una impresora láser.

Funciones identificadas:interfaz de usuario y facilidades de control (IUFC)análisis geométrico de dos dimensiones (AG2D)análisis geométrico de tres dimensiones (AG3D)gestión de base de datos (GBD)facilidades de la interfaz gráfica (FIG)control periféricos (CP)módulos de análisis del diseño (MAD)

Funciones identificadas:interfaz de usuario y facilidades de control (IUFC)análisis geométrico de dos dimensiones (AG2D)análisis geométrico de tres dimensiones (AG3D)gestión de base de datos (GBD)facilidades de la interfaz gráfica (FIG)control periféricos (CP)módulos de análisis del diseño (MAD)

Estimación en LDC de AG3D:optimista: 4600más probable: 6900pesimista: 8600

Estimación en LDC de AG3D:optimista: 4600más probable: 6900pesimista: 8600

VE = (Sopt + 4Sm + Spes)/6VE = (Sopt + 4Sm + Spes)/6

Función LDC estimada

IUFC 2300AG2D 5300AG3D 6800GBD 3350FIG 4950CP 2100MAD 8400Total 33200

Función LDC estimada

IUFC 2300AG2D 5300AG3D 6800GBD 3350FIG 4950CP 2100MAD 8400Total 33200

Datos históricos:productividad media de la organización en proyectos similares: 620 LDC/pm

Tarifa laboral: 8000 $ /mes

Coste LDC: 13 $

Datos históricos:productividad media de la organización en proyectos similares: 620 LDC/pm

Tarifa laboral: 8000 $ /mes

Coste LDC: 13 $

de

sco

mp

osi

ció

nd

e f

un

cio

ne

s

de

sco

mp

osi

ció

nd

e f

un

cio

ne

s

mé

tric

as

de

pro

yect

os

an

terio

res

mé

tric

as

de

pro

yect

os

an

terio

res

Coste total proyecto: 431000 $

Esfuerzo estimado: 54 personas-mes

Coste total proyecto: 431000 $

Esfuerzo estimado: 54 personas-mes


Medición y métricas en los proyectos TIC

“Cuando pueda medir lo que está diciendo y expresarlo con números, ya conoces algo sobre ello; cuando no puedas medir, cuando no puedas expresar lo que dices con números, tu conocimiento es precario y deficiente.”

(Lord Kelvin) Métricas

cualquier medida relacionada con un sistema, proceso o documentación de software.

medida cuantitativa del grado en que un sistema, componente o proceso posee un atributo dado (IEEE Standard Glossary of Software Engineering, 1993)

Ejemplos: métricas para calcular el tamaño del un producto en líneas de

código métricas de la claridad de un párrafo en un texto escrito, por

ejemplo, en un manual (índice de Fog) número de errores localizados en un producto software

entregado número de personas-día necesarias para desarrollar un

componente ...

Se aplican a: Procesos (métricas de control): por ejemplo, tiempo y

esfuerzo medios necesarios para corregir un error. Productos (métricas de predicción): complejidad ciclomática

de un módulo, número de métodos y atributos asociados con los objetos de un diseño,...

Permiten tomar decisiones

Proceso desoftware

Proceso desoftware Producto de

software

Producto desoftware

Métricas depredicción

Métricas depredicciónMétricas de

control

Métricas decontrol

Decisionesadministrativas

Decisionesadministrativas


Programa del proyecto

Se combinan todos los componentes básicos del plan del proyecto en un programa global Objetivo: generar un plan rentable y factible teniendo en

cuenta todas las restricciones: Restricciones de tiempo Restricciones de coste Restricciones operativas Restricciones de recursos Dependencias del proyecto

Herramientas gráficas: facilitan la gestión del proyecto Descripción del proyecto Descripción del proceso a medida que avanza Diversas técnicas

Redes de actividades Diagramas de Gantt


Herramientas gráficas

TareaDuración

(días)Dependencias

T1 8

T2 15

T3 15 T1 (M1)

T4 10

T5 10 T2,T4 (M2)

T6 5 T1,T2 (M3)

T7 20 T1 (M1)

T8 25 T4 (M5)

T9 15 T3, T6 (M4)

T10 15 T5, T7 (M7)

T11 7 T9 (M6)

T12 10 T11 (M8)

T1T1

T4

T2

INICIO

M1

M3

M5

M2 T5

T8

T7

T6

T3T3

M4

T9T9

M7

FINAL

T10

M6

T11T11

M8

T12T12

4/7/02

8 días

15 días

10 días 10 días

25 días

20 dias

15 días

5 días

15 días

7 días

15 días

10 días

25/7/02

25/7/02

18/7/02

14/7/02

4/8/02

25/8/02

5/9/0211/8/02

19/9/02

RED DE ACTIVIDADES

hito

fuente: Ingeniería de Software, I. Sommerville, pp. 80-83

camino crítico trayectoria más larga en la red de actividad el calendario completo depende de este camino

(los retrasos en estas actividades afectan a todo el proyecto)

los retrasos en las demás actividades no afectan necesariamente al proyecto


Herramientas gráficas

4/7 11/7 18/7 25/7 1/8 8/8 15/8 22/8 29/8 5/9 12/9 19/9

inicio

final

T4

T1

T2

M1T7

T3

M5

T8

M3

M2

T6

M4

T9

M7

T10

M6

T11M8

T12

DIAGRAMA DE GANTT

flexibilidad en la fecha de finalización

la calendarización inicial será, con toda seguridad, incorrecta.

durante el desarrollo se deben comparar las estimaciones previas con las reales para revisar la calendarización del resto del proyecto.

al conocer cifras reales, se debe revisar la red de actividades y reorganizar las actividades posteriores para reducir la longitud de la trayectoria crítica.


Detalle del plan

El nivel de detalle de un plan de proyecto dependerá del propósito Planes esquemáticos

Bocetos de planes a alto nivel que presentan las actividades principales Ofrecen una guía a grandes rasgos de la duración y estimaciones de

coste Planes de trabajo

Actividades principales Fechas de entrega previstas

Planes detallados Dependencias entre todas las actividades Son la base de la gestión del trabajo Construcción abajo arriba: cada área genera su propio plan basado en el

plan de trabajo


Plan de calidad

Documentar las actividades y responsabilidades necesarias para asegurar la calidad y éxito en la entrega Verificación y validación Revisiones de calidad Control del cambio Gestión de la configuración Necesidad de recursos y habilidades Necesidades de formación Control de defectos y acciones correctoras


Contabilidad del proyecto

Adopción de controles básicos al inicio y al final de los proyectos y mediante algún formulario de contabilidad del proyecto

Controles básicos para gestionar la inversión del proyecto Sistema contable del proyecto Autorización del proyecto Cierre del proyecto


Sistema contable del proyecto

Contabilidad del proyecto Facilita la disponibilidad de fondos para el proyecto Realiza el seguimiento de los gastos frente al presupuesto

autorizado Necesidad de disponer de un método para calcular el

coste de horas/persona (cuota diaria) diferente según las distintas categorías de personal Nómina

+ coste de otros beneficios (dietas, coche empresa,…)+ gastos generales (formación, actualización,…)= Coste total

Coste totalCuota diaria = ------------------------------------

Num. Personas x 200

Coste totalCuota diaria = ------------------------------------

Num. Personas x 200


PROYECTO DE ACTUALIZACIÓN DE RED LOCAL

Nº proyecto: 1223 Inicio del proyecto: 1/12/2003

Jefe del proyecto: E. Barreiro

Nº tarea Dirección Técnicos Construcción Personal Externos Total

Requisitos 1 2 12 2 3,2 0,3 3,5

Identificación proveedores 2 1 5 0 1,3 0,5 1,8

Compras de hardware 3 2 4 0 1,4 30 31,4

Cableado 4 3 1 12 2,3 2 4,3

Instalación de comunicaciones

5 2 7 1 2,1 1 3,1

Actualización servidor 6 1 4 0 1,1 7 8,1

Verificación 7 3 6 1 2,2 0,2 2,4

TOTAL 14 39 16 13,6 41 54,6


Autorización del proyecto

Necesidad de obtener una autorización del proyecto que acuerde el compromiso para los recursos

AUTORIZACIÓN DEL PROYECTO

Cliente del proyecto:

Nombre del proyecto:

Descripción:

Jefe del proyecto:

Fecha inicial prevista:

Fecha final prevista:

Número del proyecto:

Resumen de beneficios:

Costes:

AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 TOTAL

Personal

Materiales

Firma:Total:

Fecha:


Cierre del proyecto

Recomendable que exista un procedimiento para cerrar formalmente un proyecto

INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO

Nombre del proyecto:

Número del proyecto:

Jefe del proyecto:

Fecha de terminación:

Coste previsto:

Coste real:

Variación:

Justificación de la diferencia (si existe):

Devengos pendientes:

Resumen de beneficios:

¿Es preciso guardar el archivo del proyecto? (SI/NO)

Firma: Fecha:


El valor de negocio de los SI

El SI y su valor de negocioLos SI pueden tener diferentes valores para las empresas:

Papel estratégicoSupervivencia

Desconocimiento empresaTipos de beneficios

Beneficios directos (productividad, rentabilidad,...)Beneficios al cliente (servicio, precios más bajos,...): la sociedad premia este valor añadido.

Desde un punto de vista financiero:¿Se produce suficiente retorno?Problemas: estimar beneficios y contabilizar costes


Modelos de coste de capital

Modelos de coste de capital:Técnicas usadas para medir el valor de la inversión a

largo plazo.Análisis y selección de varias propuestas.Proyectos de capital:

Razones económicas: expansión de producción, reducción de costes,...

Razones no económicas: control de polución, satisfacción de normativas legales y de cambios en valores.

Proyectos de SI: proyectos a largo plazoDiferentes modelos:

Método paybackTasa de retorno sobre la inversiónRatio coste-beneficioValor actual netoÍndice de rentabilidadTasa interna de retorno


Modelos de coste de capital

Costes Beneficios

HardwareTelecomunicacionesSoftwareServiciosPersonal

TangiblesIncrementos en productividadCostes operativos más bajosReducciones en personalGastos de computadores más bajosMenores costes de ventasMenores costes de oficinas

IntangiblesMejor utilización de los activosMejor control de recursosMejor planificación organizativaMás flexibilidad organizativaMás información y más puntualMayor aprendizaje en la organizaciónAdecuación a normativas legalesMejora en la satisfacción de trabajadoresMejora en la toma de decisionesMayor satisfacción de clientesMejor imagen corporativa


Los SI como proyectos de capital

Problemas al aplicar análisis financieroNo expresan riesgo e incertezas de las estimacionesCostes y beneficios en distintos momentos de tiempo InflaciónCambios tecnológicosCuantificación de beneficios intangibles: se potencian los

sistemas transaccionales frente a los de toma de decisiones.

Tiempo de vida: orientados a equipamiento de fabricaciónObsolescencia SI: entre 5 y 8 años: periodo de recuperación más corto

Planificación y gestión de proyectos TIC

Technology

Transcript of Planificación y gestión de proyectos TIC