PLANILLA GIA – Aplicación Web - Fecha: Diciembre 2008 Subdirección / Dirección: DSI.

PLANILLA GIA – Aplicación Web -

Fecha: Diciembre 2008Subdirección / Dirección: DSI

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¿Qué es Planilla GIA Web?

•Esta información es cargada por las contratistas, para cada uno de los servicios que estas prestan en las distintas Unidades Económicas, en

planillas llamadas GIA (Gestión de Información de Accidentes). Dicha carga se realiza a mes vencido.

•De la misma manera en que las contratistas reportan esta información estadística, los coordinadores de seguridad de cada Unidad Económica

deben ingresar los datos de accidentología del personal propio de su Unidad Económica.

•Una vez que las contratistas y los coordinadores de seguridad cargan los datos solicitados, se hace una consolidación de estos datos a nivel Unidad

Económica y posteriormente a nivel Unidad de Negocios, para poder obtener un gráfico de cuadrantes que permita visualizar la tendencia que se va

teniendo en materia de accidentología en los distintos niveles de la compañía.

Es un sistema que busca facilitarle a YPF capturar información Es un sistema que busca facilitarle a YPF capturar información estadística de accidentología que son solicitadas a las contratistas en estadística de accidentología que son solicitadas a las contratistas en

forma mensual.forma mensual.

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Entornos de la Aplicación …Entornos de la Aplicación …

Esta aplicación contará con dos ambientes, uno que será accedido a Esta aplicación contará con dos ambientes, uno que será accedido a través de Internet, al que le llamaremos Extranet, para que las través de Internet, al que le llamaremos Extranet, para que las

contratistas puedan cargar sus datos desde sus oficinas. Y otro que contratistas puedan cargar sus datos desde sus oficinas. Y otro que sólo podrá ser accedido a través de la Intranet que posee YPF, para sólo podrá ser accedido a través de la Intranet que posee YPF, para

reportar los datos del personal propio y realizar la gestión de las reportar los datos del personal propio y realizar la gestión de las Planillas GIAs.Planillas GIAs.

http:// ….. http://planillagia.ypf.com.ar/planillagiaextranet

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Consideraciones para la gestión de las Planillas GIAsConsideraciones para la gestión de las Planillas GIAs

En la aplicación “Planilla GIA” existirán En la aplicación “Planilla GIA” existirán usuariosusuarios que cumplan que cumplan diferentes rolesdiferentes roles funcionales para colaborar en la gestión y funcionales para colaborar en la gestión y capturar de información estadística capturar de información estadística

sobre accidentología. Estos roles son …sobre accidentología. Estos roles son …ContratistaContratista•Cargar Planilla GIA para los contratos que posee en las distintas Unidades Económicas.Coordinador Seguridad Unidad EconómicaCoordinador Seguridad Unidad Económica •Consultar planillas GIA de los servicios que prestan las contratista en la UE.•Consolidar datos de las distintas planillas cargadas en una única planilla para la UE.•Consolidar los datos de las distintas planillas en una única planilla. Y subir este archivo a la aplicación.•Verificar datos cargados en las planillas de las contratistas para aprobarlos o rechazarlos.Coordinador Seguridad Unidad NegocioCoordinador Seguridad Unidad Negocio •Consultar planillas GIA de los servicios que prestan las contratista en las UE. •Consultar planillas GIA consolidadas de las Unidades Económicas. •Consolidar datos de las distintas planillas GIA de las UE en una única planilla para la UN. Y posteriormente subir este archivo a la aplicación.

Staff TécnicoStaff Técnico •Consultar todas las planillas GIA cargadas en el sistema.

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Administración de Usuarios…Administración de Usuarios…

Los Los usuarios externos son aquellos que accederán desde la extranet a la aplicación para son aquellos que accederán desde la extranet a la aplicación para cargar los datos de su contratista. Por tal motivo es necesaria la parametrización de cargar los datos de su contratista. Por tal motivo es necesaria la parametrización de

usuarios para trabajar con este ambiente. Esta parametrización consistes, básicamente usuarios para trabajar con este ambiente. Esta parametrización consistes, básicamente en realizar las altas, bajas y modificaciones de los usuarios externos. Estas personas en realizar las altas, bajas y modificaciones de los usuarios externos. Estas personas son los representantes que las contratistas designan para puedan cargar sus datos de son los representantes que las contratistas designan para puedan cargar sus datos de

accidentología (laboral e industrial) una vez al mes.accidentología (laboral e industrial) una vez al mes.

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Los PERMISOS que se han definido para la gestión de esta aplicación Los PERMISOS que se han definido para la gestión de esta aplicación para una contratista son los siguientes…para una contratista son los siguientes…

Consultar PlanillasConsultar Planillas

•Permitirá realizar consultas a planillas cargadas, ÚNICAMENTE de aquellas planillas asociadas a la jerarquía organizacional sobre las que se tiene permiso.

Cargar Planillas Contratistas Cargar Planillas Contratistas •Permitirá realizar la carga de los datos de accidentología laboral e industrial de las empresas contratistas.

Usuarios Externos… Usuarios Externos… permisospermisos

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FUNCIONALIDADES DE LA APLICACIÓNFUNCIONALIDADES DE LA APLICACIÓN

• Pantalla Inicial de la aplicación, consultar PlanillasPantalla Inicial de la aplicación, consultar Planillas• Ciclo de vida de una PlanillaCiclo de vida de una Planilla• Administración de Planillas: Carga de una PlanillaAdministración de Planillas: Carga de una Planilla• Enviar, Aprobar o Rechazar una PlanillaEnviar, Aprobar o Rechazar una Planilla• Gestión de alertas(mail) generados por eventosGestión de alertas(mail) generados por eventos

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Ingreso a la aplicación Ingreso a la aplicación Validación de acceso…Validación de acceso…

Cuando se Cuando se accede a la aplicación desde el sitio Extranetaccede a la aplicación desde el sitio Extranet, la aplicación solicitará su login de , la aplicación solicitará su login de acceso. En caso de que el usuario que se está logueando no se dado de alta en la aplicación o acceso. En caso de que el usuario que se está logueando no se dado de alta en la aplicación o

no posea el permiso mínimo(no posea el permiso mínimo(Consulta de planillasConsulta de planillas) para acceder a la misma o la contratista a la que ) para acceder a la misma o la contratista a la que representa se encuentre inactiva. Se le mostrará un mensaje indicándole lo sucedido, no representa se encuentre inactiva. Se le mostrará un mensaje indicándole lo sucedido, no

permitiéndole acceder a la aplicación… permitiéndole acceder a la aplicación…

Una vez validado el acceso, la aplicación mostrará el usuario logueado un listado de Planilla Una vez validado el acceso, la aplicación mostrará el usuario logueado un listado de Planilla GIAs, que se encuentran asociadas a una o más jerarquía sobre las cuales tiene permisos.GIAs, que se encuentran asociadas a una o más jerarquía sobre las cuales tiene permisos.

Para el caso de que el usuario sea externo, además Para el caso de que el usuario sea externo, además acotará este listadoacotará este listado a mostrar a mostrar sólo las sólo las planillas correspondientes a su empresaplanillas correspondientes a su empresa..

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Ingreso a la aplicación Ingreso a la aplicación Pantalla inicial …Pantalla inicial …

Ejemplo Ejemplo Pantalla InicialPantalla Inicial …que se muestra a los …que se muestra a los usuarios externosusuarios externos

Filtros para acotar la consulta

Grilla con el listado de

Planillas GIAs

Volver

El usuario podrá acotar la consulta, o buscar una o más planillas seleccionando de los filtros la El usuario podrá acotar la consulta, o buscar una o más planillas seleccionando de los filtros la información deseada. información deseada.

¿Cómo acceder a una planilla del listado?¿Cómo acceder a una planilla del listado?

Cuando el usuario logeado presiona sobre alguna de las filas de la grilla que contiene el listado de planillas, el sistema carga en pantalla la planilla que fue seleccionada, de esta manera es como se puede acceder a una planilla GIA específica.

Podrás Identificar claramente la planilla que fue seleccionada porque la aplicación nuestra sobre la zona superior izquierda de la pantalla el siguiente detalle: Nombre de la empresa –> Jerarquía –> Servicio –> Año, localizado.

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Planilla GIA, su ciclo de vidaPlanilla GIA, su ciclo de vida

Una Planilla GIA, posee diversos estado durante su ciclo de Una Planilla GIA, posee diversos estado durante su ciclo de vida…vida…

Usuario Administrador de Usuario Administrador de PlanillasPlanillas

ESTADO PENDIENTEESTADO PENDIENTE

Usuario Carga de Planillas PP Usuario Carga de Planillas PP YPF YPF

Usuario Carga de Planillas PC Usuario Carga de Planillas PC ContratistaContratista

ESTADO ENESTADO EN EDICIÓNEDICIÓN

ESTADO EN EDICIÓN ESTADO EN EDICIÓN ENVIADA ENVIADA

Usuario AprobadorUsuario Aprobador

ESTADO APROBADA

ESTADO APROBADA

ESTADO RECHAZADA

ESTADO RECHAZADA

No OKNo OK OKOK

A Corregir DatosA Consolidar

Volver

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Planilla GIA: Planilla GIA: cargar datos en una planilla…cargar datos en una planilla…

Una vez que la Planilla GIA fue creada, los usuarios podrán Una vez que la Planilla GIA fue creada, los usuarios podrán cargar datos en ellacargar datos en ella





Para acceder a una Planilla GIA para consultar o cargar datos…el usuario deberá hacer clic sobre Para acceder a una Planilla GIA para consultar o cargar datos…el usuario deberá hacer clic sobre la Planilla deseada que se encuentra en la grilla. Y a continuación el sistema mostrará al usuario la la Planilla deseada que se encuentra en la grilla. Y a continuación el sistema mostrará al usuario la siguiente pantalla…siguiente pantalla…

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¿Cómo carga los datos sobre una Planilla GIA?¿Cómo carga los datos sobre una Planilla GIA?La aplicación muestra una pantalla organizada con dos solapas. Una es la que se utilizará para la carga de datos sobre accidentología laboral y la La aplicación muestra una pantalla organizada con dos solapas. Una es la que se utilizará para la carga de datos sobre accidentología laboral y la otra para cargar los datos sobre accidentología industrial.otra para cargar los datos sobre accidentología industrial.Sólo basta con hacer clic sobre la solapa deseada para que el sistema habilite la grilla y los casilleros correspondientes al mes vencido o Sólo basta con hacer clic sobre la solapa deseada para que el sistema habilite la grilla y los casilleros correspondientes al mes vencido o a los casilleros de aquellos meses que aún no han sido aprobadosa los casilleros de aquellos meses que aún no han sido aprobados. . Cuando se haya seleccionado la Cuando se haya seleccionado la Solapa de “Accidentes Laborales”Solapa de “Accidentes Laborales”, el sistema mostrará una grilla con los siguientes encabezados, los cuales harán , el sistema mostrará una grilla con los siguientes encabezados, los cuales harán referencia a los datos que el usuario deberá completar.referencia a los datos que el usuario deberá completar.

Cuando se haya seleccionado la Solapa de “Accidentes Industriales”, el sistema mostrará una grilla con los siguientes encabezados.Cuando se haya seleccionado la Solapa de “Accidentes Industriales”, el sistema mostrará una grilla con los siguientes encabezados.

Solapa para registrar los Accidentes Laborales

Solapa para registrar los Accidentes Industriales

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Importante…Importante…

• SóloSólo se pueden cargar se pueden cargar valores numéricos positivos incluyendo el cerovalores numéricos positivos incluyendo el cero, sobre los casilleros de una Planilla GIA., sobre los casilleros de una Planilla GIA.• Los Los casilleroscasilleros que tienen asociados valores de que tienen asociados valores de TotalesTotales (referenciado a columnas de ambas pestañas) son calculados (referenciado a columnas de ambas pestañas) son calculados

automáticamente por el sistema, es por eso que No son Editables.automáticamente por el sistema, es por eso que No son Editables. • Los casilleros que hacen referencia a los indicadores de accidentabilidad laboral de cada mes (filas enero…fila Los casilleros que hacen referencia a los indicadores de accidentabilidad laboral de cada mes (filas enero…fila

diciembre) son calculados automáticamente por el sistema, es por eso que NO son Editables. Estas columnas sólo diciembre) son calculados automáticamente por el sistema, es por eso que NO son Editables. Estas columnas sólo aparecen en la pestaña de accidentes laboralesaparecen en la pestaña de accidentes laborales.

• Los casilleros (de la fila Total) son calculados automáticamente por el sistema, es por eso que NO son Editables. • Columna En Gama:

• Sobre esta columna las contratistas no podrán cargar datos. Estos datos se administran por el personal propio de YPF, básicamente los responsables de su contrato.A mondo informativo aquí se detalla información que relaciona esta aplicación con la aplicación GAMA, aplicación ésta utiliza para reportar y realizar el seguimiento de los sucesos o eventos relacionados con los accidentes/incidentes ocurridos en la compañía.Las contratistas solo podrán ver esta información pasando el mouse sobre el botón referenciado, claro está sólo si existe algún dato cargado (Suceso en Gama).

Cuando el usuario pase el mouse sobre este botón griseado, el sistema mostrará asociado al botón un tool tip que detalla el listado de números de sucesos que se encuentran asociados con los accidentes reportados.

Una vez que fueron cargados los correspondientes valores mensuales, para que el sistema resguarde estos datos se debe pulsar el botón.

Posteriormente, sobre un cuadro de diálogo, se le mostrará al usuario el siguiente mensaje informativo, comunicándole los resultados de la operación.

Recuerde…Cuando se le solicita al sistema que grabe los datos, sólo ejecutará ésta acción resguardando estos datos en la Base de Datos, NO cambiará

el estado de la planilla. Sólo cambiará de estado cuando usted

haya pulsado el botón enviar

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Planilla GIA: Planilla GIA: enviar, aprobar o rechazar una planilla…enviar, aprobar o rechazar una planilla…

Cuando han sido cargados los datos de una planilla, la misma es Cuando han sido cargados los datos de una planilla, la misma es enviada para ser aprobada o rechazada …enviada para ser aprobada o rechazada …



Usuario Carga de Planillas PP Usuario Carga de Planillas PP YPFYPF


ESTADO ENESTADO EN EDICIÓNEDICIÓN


Usuario AprobadorUsuario Aprobador

ESTADO APROBADA

ESTADO APROBADA

ESTADO RECHAZADA

ESTADO RECHAZADA

No OKNo OK OKOK

A Corregir DatosA Consolidar

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Planilla GIA: Planilla GIA: enviar una planilla para que sea aprobadaenviar una planilla para que sea aprobada

Volver

¿Cómo se comporta la pantalla de carga de una Planilla GIA según los permisos del usuario logueado y el estado de la misma?

La pantalla de carga de datos de una Planilla GIA presenta diferente comportamiento según los permisos que el usuario logueado

posee sobre la aplicación.

• Si el usuario posee sólo permiso para consultar los datos y la planilla posee cualquier estado, la aplicación mostrará los formularios para la carga de accidentes laborales, accidentes industriales en modo de No Edición. Y sólo se encontrará habilitado los botones de

• Si el usuario posee permiso para cargar datos y la planilla posee un estado distinto a aprobada, la aplicación mostrará los formularios para la carga de accidentes laborales, accidentes industriales en modo de No Edición los casilleros que corresponden a los meses que se encuentran aprobados y en modo de Edición los casilleros correspondiente al mes vencido (siempre y cuando no se encuentren aprobados), o aquellos meses anteriores al mes vencido cuyo estados se encuentran en edición. Los botones que se encontrarán habilitados para esta ocasión son:

• Si el usuario posee permiso para cargar datos y la planilla posee el estado aprobada, la aplicación mostrará los formularios para la carga de accidentes laborales, accidentes industriales en modo de No Edición y los botones habilitados son:

Desde aquí también se podrán realizar las siguientes acciones…

1. Enviar los datos de una planilla, para que sean validados y aprobados o rechazados. 2. Imprimir los datos correspondientes a la solapa que se encuentra activa. 3. Volver a la pantalla anterior “Listado de Planillas GIA”.

Recuerde…Cuando se pulsado el botón

Enviar , el sistema comunica vía mail, al responsable de su

contrato en YPF que usted ha enviado la Planilla GIA, para que

sea aprobada o rechazada.

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Gestión de mensajes a los usuarios…Gestión de mensajes a los usuarios…

Con la finalidad de mantener la comunicación entre los actores de la aplicación, la Con la finalidad de mantener la comunicación entre los actores de la aplicación, la misma posee un gestor de mensajes, que permite comunicar eventos importantes misma posee un gestor de mensajes, que permite comunicar eventos importantes

colaborando de esta forma al logro de una gestión óptima del sistema.colaborando de esta forma al logro de una gestión óptima del sistema.Los eventos que han sido definidos para que el sistema ante esta ocurrencia dispare un Los eventos que han sido definidos para que el sistema ante esta ocurrencia dispare un

mail son:mail son:

Comunicar que ha sido dado de alta el usuario externo representante de una Contratista, quien será el responsable de reportar los datos en la Planilla GIA…

Comunicar que la Planilla GIA de una determinada contratista ha sido enviada para su aprobación o rechazo…

Comunicar que la Planilla GIA de una determinada contratista ha sido rechaza, y deberá volver a cargar los datos de forma correcta…

Volver

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Gestión de mensajes a los usuarios Gestión de mensajes a los usuarios Alta de usuario externo y reestablecimiento de contraseñasAlta de usuario externo y reestablecimiento de contraseñas

Comunicar que ha sido dado de alta el usuario externo representante de una Comunicar que ha sido dado de alta el usuario externo representante de una Contratista, quien será el responsable de reportar los datos en la Planilla GIA…Contratista, quien será el responsable de reportar los datos en la Planilla GIA…

Cada vez que un nuevo usuario externo es dado de ata en la aplicación, el sistema Cada vez que un nuevo usuario externo es dado de ata en la aplicación, el sistema envía un mail a la casilla que fue declarada cuando se le dió de alta a este usuario. envía un mail a la casilla que fue declarada cuando se le dió de alta a este usuario. Entregándole la siguiente informaciónEntregándole la siguiente información

• Nombre de usuario para la aplicación Nombre de usuario para la aplicación • Contraseña de acceso a la aplicaciónContraseña de acceso a la aplicación

Para: figura la casilla de correo del usuario que fue dado de alta, el destinatario.

CC: casillas de correo de los usuarios externos que se encuentran asignados a la misma contratista.

Y …un mail con un formato parecido será e que la aplicación envíe al usuario externo cada vez que Y …un mail con un formato parecido será e que la aplicación envíe al usuario externo cada vez que haya soicitado reestabecer su contraseña.haya soicitado reestabecer su contraseña.

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Gestión de mensajes a los usuarios Gestión de mensajes a los usuarios Envios y Rechazos de PlanillasEnvios y Rechazos de Planillas

Comunicar que la Planilla GIA de una determinada contratista ha sido enviada para Comunicar que la Planilla GIA de una determinada contratista ha sido enviada para su aprobación o rechazo…su aprobación o rechazo…

Cada vez que un usuario externo ha decidido que la planilla está en condiciones de ser entregada, envía la Cada vez que un usuario externo ha decidido que la planilla está en condiciones de ser entregada, envía la misma a los responsables de YPF para que la aprueben o rechacen. Ante este evento, el sistema envía un mail misma a los responsables de YPF para que la aprueben o rechacen. Ante este evento, el sistema envía un mail ((a usuarios internos y externosa usuarios internos y externos) comunicando la siguiente información…) comunicando la siguiente información…

• Nombre de la contratista asociada a la planilla que se está enviando Nombre de la contratista asociada a la planilla que se está enviando • Nombre del Servicio, año y jerarquía a la que se encuentra asociada la planilla que se está Nombre del Servicio, año y jerarquía a la que se encuentra asociada la planilla que se está enviandoenviando• Un link para acceder directamente a la planilla en cuestión.Un link para acceder directamente a la planilla en cuestión.

Si el se envía a los usuarios

internos (INTRANET

YPF)

La lista de destinatarios de este mail es = a todos los usuarios internos que poseen el permiso para aprobar planillas sobre el mismo nivel jeráquico (o nivel superior) al que se encuentra asociada la planilla.

El este Link direcciona al sitio Intranet

Si el se envía a los usuarios

externos (EXTRANET)

La lista de destinatarios de este mail es = a todos los usuarios externos que pertenecen a la misma contratista y que poseen el permiso para cargar planillas sobre el mismo nivel jeráquico al que se encuentra asociada la planilla.

El este Link direcciona al sitio Extranet, o cual para mostrarle esta planilla al usuario, la aplicación le solicitará que se logee

Cuando se rechaza una planilla los mails que se Cuando se rechaza una planilla los mails que se envían son iguales a lo explicado. Lo único que envían son iguales a lo explicado. Lo único que cambia es el Asunto y el mensaje del contenido del cambia es el Asunto y el mensaje del contenido del mail, los cuales informan que la planilla ha sido mail, los cuales informan que la planilla ha sido rechazadarechazada

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Para ver en detalle la funcionalidad del sistema Para ver en detalle la funcionalidad del sistema puede acudir al manual de Usuario puede acudir al manual de Usuario • Manual de Usuario_Extranet.docManual de Usuario_Extranet.doc

y/o acceder a la publicación de la aplicación Web en…y/o acceder a la publicación de la aplicación Web en…

Ambientes de PreProducción: Ambientes de PreProducción:

EXTRANEThttp://sdbuetbweb11.la.gr.repsolypf.com/PlanillaGIAExtranet

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