Ponencia boero

¿Cómo comunicar la organización pública? Aportes para promover la comunicación interna

Ponente: Lic. María Lucila Boero

Responsable del Área de Comunicación Ministerio de Desarrollo Social

de la Provincia de Santa Fe. Argentina

Objetivos

Conocer la manera en que se dan los procesos comunicativos dentro de la organización estatal, y el grado de efectividad de la misma predeterminados por la comunicación interna.

Delinear un proyecto de comunicación como herramienta de gestión para la administración pública provincial en general y, en particular, para el Ministerio de Desarrollo Social.


Qué entendemos por comunicación

La comunicación hace referencia a los flujos de información que circulan entre dos polos: emisor y receptor, a un proceso complejo, multivariado, divergente y equívoco, ya que se encuentra estrechamente relacionada con el comportamiento humano, individual o colectivo.

Emisor y receptor se encuentran, de manera permanente, condicionados por el entorno que los rodea.


Qué entendemos por organización

«Dos o más personas que: saben que ciertos objetivos solo se alcanzan mediante actividades de cooperación; obtienen materiales, energía e información del ambiente; se integran, coordinan y transforman sus actividades para transformar los recursos; reintegran al ambiente los insumos procesados, como resultado de las actividades de la organización»

Carlos Fernández Collado



Además de cumplir con determinados objetivos, la organización debe generar respuestas que estén a la altura de los cambios que se producen en el interior y exterior de la misma.

Para que esto ocurra se necesita de una organización abierta y flexible con la capacidad de detectar los cambios y adaptarse de la mejor manera a los mismos.



La realidad en la en la que las organizaciones se encuentran insertas es cambiante, incierta y “turbulenta”.

Para sobrevivir, la organización debe adaptarse a su entorno y relacionarse de la mejor manera posible con éste, como actor activo y productor de la realidad en la que se encuentra.


Organizaciones autoritarias y democráticas

Las organizaciones que se caracterizan por ser abiertas y flexibles son más propicias a detectar los cambios y adaptarse a las modificaciones del entorno. Este tipo de organizaciones tienen como base la distribución del poder entre sus integrantes y son las que llamamos democráticas.

Las organizaciones en donde el poder de decisión, información, y acceso a los medios de comunicación, se encuentran concentrados en pocas manos, el jefe decide y el trabajador simplemente obedece; son las que llamamos autoritarias



Organizaciones autoritarias y democráticas

Muy difícilmente encontremos organizaciones que respondan de manera absoluta al primer o segundo caso.

Sin lugar a dudas nos toparemos con infinidad de organizaciones que pregonan la importancia de la democracia y participación social pero que en el interior de sí mismas se visualizan rasgos autoritarios y verticalistas.

Qué entendemos por comunicación organizacional

Resulta vital que esta interacción se mantenga organizada para el desarrollo de una organización.

Al decir de Daniel Prieto Castillo la comunicación es fundamental, pero más fundamental todavía es que la comunicación sea compartida por todos los miembros de la organización.



Redes de la comunicación

La organización hace visible también la manera en que ésta se comunica y la forma en que los mensajes circulan a través de ella.

Las redes de comunicación definen los canales por los que los mensajes “recorren” la organización.

En su interior los mensajes circulan por dos tipos de canales; formales e informales, y cada uno de ellos tienen un uso respectivo dentro de ésta.


Las redes formales son definidas en función de los objetivos de la organización y a partir de la estructura organizacional establecida, por lo que pueden deducirse del organigrama. Generalmente son verticales, siguen la cadena de autoridad, y están limitadas a comunicaciones de tareas laborales.

Las redes informales son las no previstas por la organización, y que se generan a partir de la interacción natural que se da entre sus miembros, en función de afinidad, encuentros, negociaciones, etc. Fluyen “indisciplinadamente”, saltando niveles de autoridad, sin respetar líneas jerárquicas o funcionales.


La Organización Burocrática

La burocracia estatal el lugar donde frecuentemente se confunde “política pública” con “poder político”, “administración pública” con “función política”, donde el “administrador público” hace o cree hacer “políticas públicas”, donde el “político” administra con sentido de “política partidaria” y no de “política pública”.

Es el lugar donde estos conceptos se entrelazan y donde los límites de unos y otros se vuelven difusos.


Los nuevos diseños administrativos debe contar con las fuerzas indispensables para no limitarse a ser sólo ejecutora de decisiones ajenas y comenzar a redireccionar sus actividades hacia una mayor autonomía.

Intentan ser permeables, abiertos y flexible a los cambios de su contexto interno y externo.

Para ello se necesita políticas orientadas hacia el interior de la administración que comiencen a modificar la visión tradicional de quienes se hacen cargo del poder político.


La comunicación como política de Estado

La problemática social abordada en términos políticas de Estado, requiere de una política comunicacional acorde a la complejidad de la misma, por lo que resulta imprescindible que la comunicación sea asumida como un servicio que complemente a los demás servicios ofrecidos, comunicando de manera efectiva a todos los actores sociales involucrados.


Implementar una política de comunicación eficaz en el marco de las instituciones de Estado resulta de vital interés para: - Crear una canal de comunicación directo entre los gobernantes y los gobernados.

- Encontrarse con la gente, escucharla, y dialogar, desde una actitud honesta, evitando reducirlo al mero clientelismo político.

- Influir en la opinión pública y lograr aprobación.

- Construir la propia imagen, ganar simpatía en la gestión pública (electorado, contribuyente, etc.)


Implementar una política de comunicación eficaz en el marco de las instituciones de Estado resulta de vital interés para:

- El desarrollo de un sistema comunicativo confiable en donde predomine la congruencia entre el decir y hacer.

- Involucrar a los ciudadanos como coautores de las medidas que se tomar desde el Ejecutivo.

-Potenciar las relaciones interpersonales propiciando un ambiente democrático hacia el interior de la organización.

Implementar una política de comunicación eficaz en el marco de las instituciones de Estado resulta de vital interés para:

- Entender la comunicación como relación de dos o más partes, como interacción y diálogo que permita acuerdo y consenso, evitando reducirla a la mera información.

- A través de la comunicación y el diálogo social sentar las bases que guíen las actuaciones de la Administración Pública.

- Valernos de la comunicación como elemento indispensable para recuperar el sentido original de servicio público a la comunidad a la que se deben las instituciones públicas.



Conclusiones y propuestas

Las características propias de nuestra organización burocrática, verticalista, con toma de decisiones centralizadas y rasgos autoritarios, determina no solo su funcionamiento y accionar, sino también el accionar y las limitaciones de la comunicación hacia el interior y exterior de la misma.



Sin embargo, cuenta con procesos y estrategias innovadores para el mejoramiento de las prestaciones que brinda a la comunidad. Comienzan a vislumbrarse actividades tendientes a la integración de sus miembros, superando instancias de aislamiento, fragmentación, y duplicación de esfuerzo.

A partir de la nueva gestión de gobierno en el Ministerio de Desarrollo Social, desde el área de Comunicación se han propuesto acciones que buscan mejorar el entorno organizacional comunicativo.



La puesta en marcha de una política de comunicación interna en el MDS comienza a potenciar y desarrollar mecanismos de comunicación confiable, nueva y existente, y compartir los problemas, objetivos y logros de la organización.

Se busca dar solución a la falta de comunicación fluida hacia el interior del organismo.


Buenas Prácticas: comienzan a ponerse en práctica acciones que buscan mejorar el entorno organizacional comunicativo:

- Reubicación y jerarquización del Área de Comunicación

- Cartelera/ pizarra de comunicación

- Mailing

- Señalética y cartelería oficial

- Manual de Identidad del gobierno

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