PORTAL DE LA TRANSPARENCIA - … · Los roles y permisos de un usuario determinado serán el...

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Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

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SECRETARÍA DE ESTADO

DE ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA

INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

PORTAL DE LA TRANSPARENCIA:

INFORMACIÓN GENERAL SOBRE LAS APLICACIONES DEL PORTAL DE LA

TRANSPARENCIA

Y

MANUAL DE USUARIO DE LAS UTILIDADES DEL PORTAL DE LA TRANSPARENCIA

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CONTENIDO

A INFORMACIÓN GENERAL SOBRE LAS APLICACIONES DEL PORTAL DE LA TRANSPARENCIA ................. 4

1. CONSIDERACIONES PRELIMINARES ................................................................................................. 4

2. ACCESO Y SERVICIO DE SOPORTE A LOS USUARIOS ....................................................................... 4

3. ENTORNO TR-UTILS. ........................................................................................................................ 4

3.1. Unidad .................................................................................................................................... 4

3.2. Los Usuarios: condiciones generales roles y permisos ............................................................ 5

3.3. Los usuarios administradores: condiciones particulares ........................................................ 6

3.4. Los usuarios publicadores y editores: condiciones particulares .............................................. 7

3.5. Catálogos ................................................................................................................................ 7

3.6. Unidades y relaciones entre Unidades .................................................................................... 8

3.7. Resumen del proceso general para el uso de la herramienta TR-Utils .................................. 9

B MANUAL DE USUARIO PARA LA APLICACIÓN TR-UTILS ...................................................................... 11

1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 11

2. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DISTRIBUIDA ................................................................................ 11

2.1. Requisitos técnicos ................................................................................................................ 12

2.2. Identificación de los administradores de la aplicación ......................................................... 12

3. ACCESO AL PORTAL AGE ............................................................................................................... 12

3.1. GESTIONAR USUARIOS A TRAVÉS DEL PORTAL AGE ............................................................. 13

4. ACCESO A LA APLICACIÓN DE TRANSPARENCIA - UTILIDADES ...................................................... 16

5. TR-UTILS: CAMBIO DE UNIDAD DE TRABAJO ................................................................................. 16

6. TR-UTILS: GESTIÓN DE DATOS DE TRANSPARENCIA ...................................................................... 16

6.1. PRIMER ACCESO A LAS UTILIDADES – CONFIGURACIÓN DEL CATÁLOGO ............................ 16

6.2. ACCESOS POSTERIORES - EDICION DE LA INFORMACIÓN DISTRIBUIDA ............................... 18

7. TR-UTILS: LISTADO DE DATOS DE TRANSPARENCIA ...................................................................... 18

8. TR-UTILS: INFORMACIÓN Y PROCESO DE PUBLICACIÓN .............................................................. 21

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Control de versiones

Versión 4.5

Fecha 18/9/2014

Autor JHD

Alcance Introducción de Información de Transparencia. Gestión de Usuarios y Unidades

Pendiente Consumo de datos y Publicación de RDFs

Revisado ls 20/10/2014

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A INFORMACIÓN GENERAL SOBRE LAS APLICACIONES DEL PORTAL DE LA

TRANSPARENCIA

1. CONSIDERACIONES PRELIMINARES

En este manual y a título informativo, se incluye esta separata con información general, sobre

el acceso, soporte, proceso general de uso y otros conceptos relacionados con las aplicaciones

del Portal de la Transparencia.

Junto con lo anterior, pueden encontrarse algunos contenidos que versen sobre la estructura,

dependencia u organización de los ámbitos y usuarios de las aplicaciones. En este sentido,

debe interpretarse que lo aquí recogido, expresa únicamente las capacidades técnicas de la

herramientas y cuya aplicación práctica debe, en todo caso, realizarse según las directrices de

los responsables funcionales del Portal de la Transparencia.

Nota: La lectura de estos contenidos es opcional para el usuario convencional de la

herramienta TR-Utils, que puede pasar directamente a consultar el manual de usuario.

2. ACCESO Y SERVICIO DE SOPORTE A LOS USUARIOS

A. El acceso de los empleados públicos a las aplicaciones del Portal de la

Transparencia, tanto TR-Utils, como GESAT, se hará a través del Portal para la

Gestión Administrativa (o también llamado PORTAL AGE)

(https://portalage.seap.minhap.es) que es un portal accesible vía Red Sara, que

es utilizado por diversas aplicaciones de uso común para la identificación y

autenticación de sus usuarios, así como para la gestión de las relaciones entre

dichos usuarios y las Unidades Orgánicas que están dentro de su ámbito de

actuación.

B. La Secretaría de Estado de las Administraciones Públicas, tiene además disponible

un servicio de soporte a usuarios de las aplicaciones, entre otras las del Portal de

la Transparencia, que está disponible a través de Red Sara

https://ssweb.seap.minhap.es/ayuda, donde e podrán dirigir todo tipo de

consultas que serán atendidas por distintos equipos de expertos, en función de la

tipología de cada consulta recibida.

El uso de esta herramienta favorece la gestión rápida y ordenada de incidencia y

potencia el aprovechamiento de cada experiencia particular en la resolución de

problemas y su puesta a disposición del colectivo de usuarios.

3. ENTORNO TR-UTILS.

3.1. Unidad

https://portalage.seap.minhap.es/

https://ssweb.seap.minhap.es/ayuda

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Una Unidad es una Unidad del Directorio Común de Unidades Orgánicas de la

Administración.

Cada Unidad tiene asociados unos permisos, que pueden ser de Unidad

Publicadora o Unidad Editora.

Una Unidad Publicadora es aquella que puede tanto editar la información, como

remitirla al “Publicador del Portal de la Transparencia” que es la herramienta que

se encarga de hacer efectiva la disponibilidad y visibilidad de dicha información

para el ciudadano.

Una Unidad Editora es aquella que puede editar información de su Unidad, pero

no puede remitirla al “Publicador” para su publicación efectiva.

Una Unidad Editora, requiere siempre de una unidad Publicadora que efectúe el

envío de la información al “Publicador del Portal de la Transparencia”. La relación

entre cada Unidad y su Publicadora –puede ser una o varias publicadoras-, se

establecen cuando se determina el ámbito de actuación del usuario administrador

en el que están incluidas. Es recomendable que cuando se solicite el alta de los

administradores de la aplicación TR-Utils queden definidas estas relaciones para

que se simplifique la operación.

El permiso de publicación, lleva implícito el permiso de edición pero no al revés,

porque el primero es de rango superior al segundo y por tanto dominante sobre él.

Si una Unidad es Publicadora y por tanto no requiere de la participación de otra

Unidad para que su información se publique, se constituye como Unidad

independiente.

Los permisos de las Unidades son dominantes sobre los permisos de cualquiera de

los usuarios asociados a dicha Unidad.

Cada Unidad Usuaria de las Utilidades de la Transparencia gestiona un Catálogo de

datos distribuidos.

Las Unidades pueden tener entre sí relaciones de dependencia

3.2. Los Usuarios: condiciones generales roles y permisos

Todo usuario deberá tener un certificado digital para poder hacer uso de estas

herramientas.

Cada usuario de la TR-Utils tiene asociado un rol y unos permisos determinados.

Un usuario debe estar asociado, al menos a una Unidad, pero puede estarlo a

varias, con distintos roles y permisos en cada una de ellas.

La asociación de un usuario a una Unidad se hará a través del código DIR3 de la

Unidad.

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No es necesario que exista una relación entre la/s Unidad/es a las que un usuario

esté asociado en el ámbito TR-Utils y la dependencia orgánica de dicho usuario en

la estructura del Departamento al que pertenezca"

Los roles y permisos de un usuario determinado serán el resultante de la

combinatoria de los permisos de la Unidad en la que esté actuando en ese

momento y de sus propios permisos, que siempre estarán supeditados a los

primeros.

3.3. Los usuarios administradores: condiciones particulares

Un Usuario Administrador de Aplicaciones es aquel que puede gestionar los

usuarios de la aplicación para su/s Unidad/es.

Son los únicos que deben solicitar el alta a los Administradores del sistema o

“superadministradores” a través de la dirección

https://ssweb.seap.minhap.es/ayuda .

Dispone de una capacidad de nivel superior que les permite y obliga a dar de alta y

gestionar a todos los usuarios de la/s Unidad/es de las que sea administrador.

Requisitos para el alta de un usuario administrador. El usuario que solicite alta

como administrador, deberán disponer de un nombramiento oficial por la OTAI

(Oficina de la Transparencia y Acceso a la Información) para que su alta en el

sistema TR-Utils sea autorizada.

El nombramiento de un administrador, deberá incluir:

o el nombre

o DNI

o el código DIR3 o códigos de la Unidad o Unidades a las que alcanza el ámbito

de dicho nombramiento.

o Además para cada una de las unidades indicadas en el punto anterior, se

deberá indicar el permiso que se le otorga –editora y/o publicadora- y en

caso de que se otorguen únicamente permiso de “Edición”, se deberá indicar

también la Unidad que ejerce los permisos de “Publicación”

El nombramiento con estas especificaciones será adjuntado como fichero en

formato electrónico, en el acto de la petición de alta. El cumplimiento de estas

condiciones es un requisito imprescindible para que el alta sea admitida a trámite.

Un usuario administrador, no puede actualizarse a sí mismo el ámbito de su

actuación, por tanto en aquellos casos, en los que los usuarios administradores no

se habiliten desde un primer momento para actuar en el ámbito completo de un

departamento ministerial y se diera el caso, de que se requiera la posterior

ampliación de sus competencias a una o varias Unidad, los usuarios

administradores, deberán solicitar a los “superadministradores” del sistema la


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activación de las mismas, adjuntando nuevamente los nombramientos oficiales

para dicho cambio.

Requisitos para la baja de un usuario administrador. La baja de un usuario

administrador en el sistema, deberá ser comunicada oficialmente por la OTAI a los

“administradores del sistema”, por el mismo medio utilizado por los propios

administradores para solicitar el alta.

3.4. Los usuarios publicadores y editores: condiciones particulares

Un Usuario Editor es aquel que, con independencia del tipo de Unidad al que

pertenezca (editora/publicadora) sólo podrá editar la información pero no podrá

realizar la operación de publicación.

Un Usuario Publicador es aquel que tiene la capacidad de publicación. Para poder

ejercer esta función debe pertenecer a una Unidad Publicadora y estar actuando

desde el ámbito de dicha Unidad.

TABLA RESUMEN DE PERMISOS POR UNIDAD Y TIPO DE USUARIO

Permisos de la Unidad

Permisos de los Usuarios

Administradores Publicadores Editor

Unidad

Editora Gestionar usuarios Crear catálogo Editar

Crear catálogo Editar


Publicadora Gestionar usuarios Crear catálogo Editar Publicar

Crear catálogo Editar Publicar


3.5. Catálogos

Un Catálogo es una agregación de la información de uno o varios conjuntos de

datos, debidamente identificados, que se corresponden con una Unidad.

Cualquier usuario de una Unidad puede crear el Catálogo de dicha Unidad.

Cuando se crea un Catálogo ya no se pueden crear otro, por lo que se recomienda

que la creación del Catálogo sea asumida por un usuario con la suficiente

responsabilidad.

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El Catálogo, una vez creado, no puede ser borrado por ningún usuario, con

independencia del rol y de los permisos que tenga atribuidos.

El Catálogo, una vez creado, no puede ser modificado en los datos que lo

identifican, solo se puede actuar sobre los datos en él contenidos.

3.6. Unidades y relaciones entre Unidades

Para aquellos Departamentos con una única unidad editora/publicadora, se dispondrá

de un único catálogo de datos distribuidos, resultado de las informaciones provistas a

través de las Utilidades de Transparencia.

Si un Departamento tiene varias unidades con capacidad de edición o publicación de

información, cada una de estas unidades dispondrá de un catálogo de información

distribuida con sus conjuntos de datos independientes de los del resto de las unidades

del Departamento.

La organización jerárquica entre estas unidades es una decisión de cada

Departamento, que deberá decidir cuáles de esas unidades tienen perfil

exclusivamente de edición y cuáles son las que tienen permisos de publicación.

Las Utilidades de la transparencia, con independencia de la estructuración entre

unidades, generará el catálogo general para toda la AGE como agregación de todos los

catálogos de todas las unidades dadas de alta en las Utilidades.

Es importante saber que la decisión sobre la jerarquización o relación entre las

unidades es una decisión de cada Departamento, no existiendo indicaciones previas

sobre este asunto por parte de la aplicación.

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3.7. Resumen del proceso general para el uso de la herramienta TR-Utils

1. Identificar, sin límite cuantitativo:

a. Las Unidades Publicadoras del Departamento

b. Las Unidades Editoras sujetas a las anteriores del Departamento

c. El o los Administradores de la aplicación para las Unidades Publicadoras o

Editoras de la información.

2. Los designados como Administradores, deberán solicitar el alta, acreditando su

nombramiento y el alcance de dicho nombramiento mediante el código DIR3.

3. Una vez obtenidos las autorizaciones y permisos, el Administrador podrá dar de

alta autónomamente a través del Portal AGE a los:

a. Publicadores de las Unidades con permisos para publicar

b. Editores de las Unidades con permisos para editar

4. Una vez identificados, accederán a través del mismo Portal AGE a la aplicación de

“Transparencia – Utilidades”.

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5. Cada usuario podrá tener acceso a diferentes unidades con distintos perfiles. Para

cambiar entre unidades deberá seleccionar la misma del desplegable en la parte

superior derecha de la aplicación.

6. Se podrá elegir el conjunto de datos a gestionar para la introducción de nuevos

datos, su eliminación o su modificación.

7. Una vez gestionada la información, en caso de que tenga permisos de publicación,

dispondrá de una opción de “Publicar” para hacer efectivo el traspaso de

información entre TR-UTILS y el propio Portal de la Transparencia.

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B MANUAL DE USUARIO PARA LA APLICACIÓN TR-UTILS

1. INTRODUCCIÓN

Las utilidades para el Portal de la Transparencia (TR-Utils) son el conjunto de las

aplicaciones web y procedimientos necesarios para aportar la información de carácter

distribuido que todos los Departamentos han de suministrar, para su publicación efectiva

en el Portal de la Transparencia. Son los siguientes conjuntos de datos, que conforman el

Catálogo de datos distribuidos –en adelante Catálogo- de cada Unidad para el Portal de la

Transparencia y que recogerá los conjuntos de datos relativos a:

a. Funciones

b. Currículums

c. Normativa

d. Planes de objetivos

e. Retribuciones

f. Estadísticas

A partir de los Catálogos, una vez recogida la correspondiente información, otras

herramientas, se encargarán de ofrecer a los usuarios del Portal de la Transparencia su

publicación con el formato, nivel de agregación y maquetación que sean más adecuados a

cada consulta particular.

Igualmente, aparte de la propia gestión de la información, las TR-Utils ofrecerán servicios

de generación de RDFs 1y XMLs2 que podrán ser consumidos por los Departamentos que

así lo deseen a través de la Web del Portal de la Transparencia en las URLs que se indicarán

en el mismo.

2. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DISTRIBUIDA

Las utilidades de transparencia comprenden y usan un conjunto de servicios necesarios

para la correcta gestión de usuarios y unidades publicadoras y editoras.

1 RDF - Marco de Descripción de Recursos (del inglés Resource Description Framework, RDF)

Método general, conforme con la especificación estándar de la World Wide Web Consortium (W3C), que mediante formatos y sintaxis determinadas, permite describir recursos abstractos –información- y las relaciones que pueden darse entre todos ellos. 2 XML, siglas en inglés de eXtensible Markup Language, es un lenguaje estándar para el

intercambio de información estructurada entre diferentes plataformas, desarrollado por el World Wide Web Consortium (W3C).

http://es.wikipedia.org/wiki/Lengua_inglesa

http://es.wikipedia.org/wiki/World_Wide_Web_Consortium

http://es.wikipedia.org/wiki/Lenguaje



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2.1. Requisitos técnicos

Se requiere el uso de certificado digital para el acceso a la aplicación.

Navegadores soportados: Chrome, Firefox, Internet Explorer 9 o superior, con

Javascript activado.

Máquina virtual de Java 1.6 para componente de @firma

2.2. Identificación de los administradores de la aplicación

Se habrá de remitir una incidencia de solicitud de alta en la dirección:


En la sección de “Transparencia – Utilidades” e indicando el tipo de unidad (editora /

publicadora) y el listado de usuarios a ser creados como administradores de la aplicación,

así como aquellos que se desean dar de alta en un primer momento como editores o

publicadores.

En caso de que se desee dar de alta usuarios para distintas unidades, se deberá indicar

igualmente el tipo de unidad para cada una de ellas.

Unidad y Código DIR3 para la que se desea ser administrador – NIF y Nombre Completo.

A través de este sistema se establece un mecanismo de comunicación vía email que

comunica la resolución de las peticiones.

3. ACCESO AL PORTAL AGE

Acceda a la dirección:


Haga clic en “Acceder con certificado digital”. Una vez identificado, se le asignarán los

perfiles solicitados en el punto anterior, para todas las unidades asociadas a su usuario.



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Para ver sus permisos y unidades asociadas, podrá hacerlo desplegando la opción del

menú principal situada en la parte derecha de la pantalla, bajo el logo de Gobierno de

España:

Podrá cambiar de Unidad haciendo clic en el desplegable sobre la Unidad a gestionar.

3.1. GESTIONAR USUARIOS A TRAVÉS DEL PORTAL AGE

Si su perfil es el de Administrador, en el portal AGE, dispondrá, para aquellas unidades

en la que dispone de este perfil, de una opción en el menú “Gestión de Unidad”, donde

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se desplegará la opción “Usuarios”, para poder dar de alta, baja o modificar usuarios

asociados a la unidad.

A través de esta pantalla, podrá dar de alta “Nuevos Usuarios” mediante el botón de

Nuevo Usuario, editar mediante el lapicero asociado a cada usuario y eliminarlo

mediante el botón de papelera de cada fila de usuario.

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Como ve, podrá asignar permisos de “Usuario de Aplicaciones”, con los perfiles de

Editor o Publicador del Catálogo de Transparencia. Es imprescindible la introducción de

Nombre Completo, DNI y Email.

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4. ACCESO A LA APLICACIÓN DE TRANSPARENCIA - UTILIDADES

Previa identificación en el Portal AGE, tan sólo deberá hacer clic en “Transparencia –

Utilidades”, desde la página principal, en el epígrafe de aplicaciones, situada en la parte

derecha, debajo de la información de la unidad a la que pertenece.

5. TR-UTILS: CAMBIO DE UNIDAD DE TRABAJO

Un usuario puede pertenecer a varias unidades publicadoras o editoras y, para ello, podrá

cambiar el catálogo que está gestionando mediante el desplegable situado en la parte

superior derecha de la página principal de TR-Utils:

6. TR-UTILS: GESTIÓN DE DATOS DE TRANSPARENCIA

6.1. PRIMER ACCESO A LAS UTILIDADES – CONFIGURACIÓN DEL CATÁLOGO

En el primer acceso que se realiza a las Utilidades, deberá configurar algunos aspectos del

catálogo, si lo desea, para establecer los parámetros globales a los que se refiere la

información que va a introducir en los distintos conjuntos de datos.

Los datos que puede personalizar son: Nombre del Catálogo, Descripción, Fecha de

Creación y de actualización, y la cobertura geográfica de los datos que podrá completar, a

nivel de territorio nacional que contendrán sus datasets.

No obstante, puede dejar estos datos con los valores por defecto.

Una vez completada esta información, deberá hacer clic en “Guardar”, significando que

podrá empezar a trabajar con los datos.

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6.2. ACCESOS POSTERIORES - EDICION DE LA INFORMACIÓN DISTRIBUIDA

Desde la página principal podrá acceder a los cinco conjuntos de datos a ser provistos de

manera distribuida, disponibles para cada Unidad Editora o Publicadora:

Podrá acceder al listado de cada tipo de datos mediante el icono de tabla Ξ, o añadir

directamente un nuevo ítem de cada tipo mediante el icono +.

7. TR-UTILS: LISTADO DE DATOS DE TRANSPARENCIA

Mediante el icono de tabla accederá a los datos de cada Conjunto:

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Asociado a cada Ítem, podrá:

editar la información de la misma, mediante el icono de lápiz,

eliminarlo mediante la papelera,

activar/desactivar su publicación mediante el icono de checkbox, (esto quiere

decir que si un ítem está con el icono (-), aún estando publicado, no se mostrará

en el Portal)

Asociado a cada ítem, podrá comprobar si ese ítem está actualmente ya publicado y

disponible en el Portal de la Transparencia, mediante un cuarto icono,

Al crear un nuevo ítem o editar un anterior accederá a la información correspondiente a

cada modelo. A continuación se muestra un ejemplo de ítem de información de un

Departamento:

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NOTA: Para el ítem de información “Currículum Vitae” de Consejos Asesores, es

imprescindible que el mismo esté dado de alta mediante otro ítem de información

“Consejo Asesor” en Funciones.

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8. TR-UTILS: INFORMACIÓN Y PROCESO DE PUBLICACIÓN

En general, cuando se accede por primera vez al Catálogo de una Unidad, se dispone de un

catálogo vacío preparado para su publicación.

El Catálogo de Información tendrá, por tanto, un estado general: Publicado o No

Publicado, y una fecha de última publicación.

Asociado al Catálogo, tenemos los conjuntos de datos. Estos conjuntos tienen la misma

información de estado de publicación que el propio Catálogo; no obstante, cada conjunto

tiene una serie de ítems que tienen su particular estado de publicación.

Cada ítem de información podrá estar publicado, si su edición fue anterior a la última

publicación del catálogo, o podrá estar pendiente de publicación, si su añadido al conjunto

fue posterior.

Para conocer exactamente en qué punto de tramitación se encuentra cada Catálogo e Ítem

de información, se dispone de los siguientes mensajes informativos:

Pantalla Inicial:

PUBLICADO el día __/__/____

En caso de que no muestre ningún mensaje, el Catálogo se encuentra sin publicar.

Para cada ítem de información, deberemos ver el icono asociado a cada ítem de

“Publicado / No Publicado”. ( )

El procedimiento de publicación es muy sencillo. Asociado a cada Conjunto de Datos, si

dispone de permisos para publicar, encontrará un botón de Publicar:

Que recorrerá todos los ítems de ese conjunto, generará el XML, y lo asociará al RDF para

que el Portal de la Transparencia pueda recoger los datos en el siguiente ciclo de

publicación del mismo.

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NOTA: Se puede publicar cada Conjunto de Datos de manera independiente, no

obstante, si hace clic en Publicar desde la página del Catálogo, se publicarán todos los

Conjuntos de datos al mismo tiempo.

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