COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION

PROFESIONAL TECNICA

CONALEP VENUSTIANO CARRANZA 1

CONTROL DE AGENDA DE TRABAJO

PROFESOR: JAIME NIEVES B.

Estas listas contienen elementos que agregas periódicamente con cosas que

quieres hacer o tener en cuenta. Por ejemplo, libros que debes leer, o cursos

que quieres hacer. Son listas muy poderosas porque mantienen organizadas

tus “asignaturas pendientes”, sin que estas se mezclen con tus tareas

centrales. Además puedes consultarlas cuando las necesitas.

Para manejar estas listas, uso diferentes archivos de texto y los guardo en

dropbox.

Esta lista es una de las mas poderosas que conozco. Generalmente,

manejo proyectos que repiten los mismos pasos, es decir que siguen una

estructura de funcionamiento similar. Entonces mantengo listas con

estructuras predefinidas, que sirven para proyectos similares. Para ello

creo una plantilla de proyecto con Omni Focus y le asigno el estado

“pendiente”. Cuando usarla hago una copia de esta estructura y

trabajo sobre ella : le cambio el estado a “activo”, y me manejo con la

copia sin modificar la plantilla de base.

No es necesario usar omni focus para manejar plantillas de proyectos.

Puedes crear un documento o archivo de texto con la guía de pasos a

seguir y usarlo como referencia cuando lo necesites.

Por ejemplo puedes hacer plantillas para actividades como prepararte

para un viaje de negocios, preparar las vacaciones familiares, escribir

tus rutinas matinales y vespertinas, un calendario de pago de deudas

mensuales, etcétera.

Las listas son la mejor ayuda para ver donde estas preparado de donde

vienes y que tratas de ser en tu vida profesional y personal.

Hoy celebramos con gran jubilo el día de las secretarias. Gracias a

ellas los jefes pueden descargarse de parte de su trabajo y asignarles

tareas tan importantes como manejar su agenda personal.

Ser secretaria es una ocupación tradicionalmente femenina aunque

ha cambiado con el tiempo, lo que se debe, en buena medida a las

tareas que implica su ejercicio.

Ellas son las encargadas de ordenar en la oficina el trabajo de día a

día de plantar reuniones, atender el teléfono y asistir a sus superiores.

Actualmente el rol de la secretaria es muy amplio y exige de

mucha preparación y estudios.

Ellas deben abarcar el campo de la computación, la

administración y, en muchos casos, el manejo de varios idiomas.

Preparar la agenda del día para el director, sus actividades y

encender todo lo del departamento son las tareas esenciales de

efres. “a veces hay que tomar decisiones cuando el jefe no esta.

No se pueden dejar las cosas en el aire”, agrego tras considerar

que las secretarias deben conocer la trayectoria de sus jefes y que

harían ellos en determinados casos.

La labor de secretaria permite una compenetración tal con los

superiores y demás empleados que salima con mas de 15 años de

haberse separado de sus compañeros de coacte, aun mantiene

muy buenas relaciones con muchos.

En la secretaria general de la suprema corte de justicia existe un

empleo fiel de lo que os ser secretaria. Se trata de Crimilda acosta

de subero, quien ingreso aquí en 1967.

Actualmente maneja todos los expedientes y documentos

relacionados con el mas alto tribunal y ser presidente y constituye el

departamento por donde en algún momento para todos los casos

que se manejan a nivel nacional.

Ser secretaria es tener vocación de servicio, ser sicóloga, tener una

excelente relación humana y sobre todo, tener mucha paciencia. La

secretaria es la mano derecha del jefe, y sin ella no podría funcionar

correctamente. La secretaria es quien siempre da la cura.

Actualmente ser secretaria no se limita a contestar el teléfono y

agendar reuniones para los jefes. Estas profesionales deben además

de tener capacidad de servicio, solucionar los problemas que

enfrentan sus superiores constantemente. Las entrevistadas coinciden

en que hay que saber discernir y no presentar a los jefes los problemas,

si no la solución

• Debe tener excelente ortografía y redacción

• Ser honrada, responsable y organizada.

• Tratar con afabilidad a las personas sin importar quien sea.

• Siempre poner en alto la empresa en la que labora

• Debe crear un ambiente de cordialidad en la oficina

• Debe ser discreta y utilizar el tacto con el jefe, con los compañeros

de trabajo y con el publico

• Algo muy importante es actuar con lealtad

Estas son características que nunca debe dejar de tomar en cuenta:

- Aunque la mayoría de los documentos son presentados escritos por

computadora, igual una buena secretaria debe escribir

correctamente, tener un orden correctamente, tener un orden rápido

de ideas y escoger una bonita letra y agradable a la vista. Pídele

escribir algo pequeño en la computadora, para que tenga una

prueba de ello.

- Vea si al reconocer a alguna persona nueva, es capaz de dejar sus

ocupaciones y responder con una sonrisa a la visita.

Esto es símbolo que esta atenta a su labor pero no descuida ningún

aspecto en las relaciones de la empresa y sobre todo los buenos

modales.

- Cuando converse con ella, trate de descubrir si es una persona

positiva, creativa emprendedora y predispuesta a aprender o al

trabajo en equipo, no busque una secretaria que este dispuesta a

cumplir sus ordenes solamente o que realice sus labores

individualmente puede ser muy responsable y cumplir las funciones

encomendadas eficientemente.

Ellas desean:

Un jefe comunicativo

Un jefe que entienda que cuando se les da tareas para hacer, aunque

las hayan delegado en 2 minutos, a la secretaria le podría llevar 2 días

para llevarlas a cabo.

Un jefe que entienda que la secretaria tiene que hacer muchas tareas a

la vez además de contestar todas las llamadas telefónicas.

No es el presidente de la empresa, ni uno de los directores, tampoco el

CEO o un gerente clave. Sin embargo, el rol de las secretarias top en las

compañías tiene bastante de estratégico, porque se trata de quien

tiene las llaves de la puerta de entrada de su oficina.

Con ese poder de decidir importancias y jerarquías- además de

conocer las intimidades del negocio, organizar el trabajo y hasta la

vida en general- equivocarse puede ser un gran error.

Una buena secretaria debe ser acreedora de confianza. Su

discreción, carácter y competencias son clave para su buen

desempeño. Su compromiso, fidelidad e identificación con la

empresa y las personas que la dirigen debe ser total.

No es una tarea fácil encontrar personas de esas características (no

olvidar que “secretaria” viene de “secreto”), por lo que no es

habitual que las mejores estén disponibles fácilmente en el

mercado laboral, y muchas acompañan ejecutivos durante toda su

carrera , en las buenas y en las malas.

Así una secretaria top con mas de 10 años de experiencia, según

distintas compañías de caza de talentos, puede llegar a ganar US

$3,500 de sueldo y mas, pues en este cargo nadie quiere demasiada

rotación.

Las 6 virtudes que toda secretaria debe tener:

1. lealtad: si no hay confianza, no hay secretaria. Ellas manejan

información confidencial cuyo conocimiento puede llegar a ser

fatal.

2. Discreción: es fundamental que esta persona pueda manejar

información entendiendo su importancia.

3. Claridad verbal: no solo se trata de tener un nivel de lenguaje

adecuado y claridad para transmitir mensajes a diferentes personas

en la empresa y fuera de ella.

Si no también capacidad para manejar situaciones criticas con

actitudes y palabras adecuadas.

4. Flexibilidad: es común que una buena secretaria solucione

requerimientos con un nivel de urgencia diverso, que incluso pueden

venir de otras jefaturas.

5. sistematicidad: por muy de Perogrullo que sea, no se pueda

olvidar que si existen secretarias es porque el tiempo de un

ejecutivo es valioso y necesita que alguien lo ayude a

administrarlo con criterio y orden y la única manera de lograrlo,

es con una persona que piense y actué de manera sistemática

6. modernidad: no es un misterio de un tiempo a esta parte es

sabido que será necesario para la mayoría de las empresas

tener trabajadores y ejecutivos que dominen y sepan

aprovechar las nuevas tecnologías.

Si tiene una buena secretaria, seguramente sabe cuán valiosa es.

Una buena secretaria será su mano derecha. Logrará organizar sus

asuntos para que usted pueda enfocarse en los temas importantes.

Mantendrá todo funcionando normalmente. También tendrá

buenas relaciones interpersonales y se podrá comunicar

efectivamente con sus clientes y colegas.

Lamentablemente, hay muchas secretarias en el ambiente laboral

que no son reconocidas ni apreciadas lo suficiente.

En muchas empresas, los jefes delegan prácticamente todos los

aspectos de los negocios en sus secretarias ... y las secretarias no los

defraudan.

Lamentablemente, en muchos casos, las secretarias son dejadas

totalmente de lado al momento de evaluar posibilidades de

capacitación para el personal

A menudo se invierte dinero en enviar personal clave

a seminarios y conferencias, pero se invierte poco y nada en

actualizar las habilidades de las secretarias. Y las áreas más

importantes son generalmente las habilidades vivenciales....

comunicación, manejo de gente, actitud, etc.

Trabajando en forma eficaz con su secretaria

Capacite a su secretaria. Invierta tiempo y dinero en su desarrollo

personal.