La gestió econòmica dels centres

Alguns aspectes a tenir en compte

OLa competència i la responsabilitat de la gestió econòmica recauen en la DIRECCIÓ DEL CENTRE

O La direcció d’un centre educatiu ha de gestionar:

Les assignacions amb càrrec als pressupostos de la Generalitat i, si s’escau, les procedents d’altres administracions.

Les quantitats obtingudes per la prestació de serveis gravats per preus públics.

Els ingressos obtinguts per la venda de productes generats per l’activitat normal del centre i per la venda de material i mobiliari obsolet o deteriorat.

La part que correspon a cada centre dels ingressos derivats de l’ús de les instal·lacions, els immobles i el material assignats.

Les quantitats i les rendes provinents de donacions o de llegats fets al centre amb finalitat docent.

*Òrgans unipersonals de direcció: el director o directorael secretari o secretària, per delegació expressa del director. Ha de constar a les normes d’organització i funcionament del centre (NOFC)

*Òrgan col·legiat de participació el consell escolar, que ha de:Ser consultat preceptivament pel director abans que aquest aprovi el pressupost. Fer el seguiment del pressupost, comprovant l’aplicació dels recursos econòmics. Valorar la liquidació del pressupost.

Òrgans de govern implicats en la gestió econòmica d’un centre

FUNCIONS DEL SECRETARI/ÀRIA EN RELACIÓ AMB LA GESTIO ECONÒMICA DEL CENTRELes normes d’organització i funcionament del centre (NOFC), han de recollir les funcions del secretari. Entre d’altres aquestes funcions poden ser:

* Elaborar el projecte de pressupost*Obrir i mantenir comptes bancaris juntament amb el director*Controlar la caixa de diners en efectiu*Controlar i preparar la documentació relativa als contractes de serveis i subministraments*Dur a terme la comptabilitat del centre i custodiar la *documentació relativa al suport informàtic i llibres de comptabilitat

Funcions del director/a en relació amb la gestió econòmica*Ésser l’òrgan de contractació del centre i, per tant, autoritzar les despeses i ordenar els pagaments d’acord amb el pressupost aprovat.

*Fer les actuacions necessàries per a l’adquisició i la contractació de serveis i subministraments necessaris per garantir el correcte funcionament del centre.

*Custodiar la documentació econòmica.

*Comprometre despeses a realitzar en exercicis posteriors al vigent únicament en els casos de tramitació d’expedients de despesa anticipada i en expedients pluriennals aprovats pel director del centre o pel Govern de la Generalitat de Catalunya o si una norma amb rang de llei ho permet.

Mod

ific

ació

• El pressupost ha d’incloure totes les activitats de caire econòmic del centre i tots els ingressos que es generen, així com les despeses associades. Ha de ser coherent amb la programació anual derivada del projecte educatiu i del de direcció.

• L’aprovació del pressupost la realitza el director del centre, abans del 31 de gener, prèvia consulta preceptiva al consell escolar.

• El consell escolar farà el seguiment del pressupost, comprovant l’aplicació dels recursos econòmics. Les modificacions les realitza el director del centre i les informa al consell escolar.

• S’aprova en sessió del consell escolar abans del 31 de març. S’enviarà al Servei Territorial, el qual la validarà i, realitzarà el posterior tancament de l’exercici econòmic.

• S’aprova en sessió del consell escolar abans del 31 de març. S’enviarà al Servei Territorial, el qual la validarà i, realitzarà el posterior tancament de l’exercici econòmic.

Tenen caràcter prioritari en l’assignació dels recursos econòmics:

1.Les dotacions per als expedients amb despesa pluriennal aprovada.2.Les despeses fixes: electricitat, gas, aigua,...3.Les dotacions per als procediments de contractació anticipats.4.Les despeses per al funcionament normal del centre.5.La resta de despeses que el centre tingui previst realitzar durant l’any.

Proveïdors varis. És un proveïdor definit per a la comptabilització conjunta de despeses puntuals i de petit import (existirà un import màxim per apunt comptable):

Dietes als professors produïdes a les sortides escolars (tiquet restaurant) o per gestions de l’equip directiu (tiquet transport públic).

Compres de material en establiments no habituals.Aportadors genèrics. Per a la comptabilització de les aportacions de les famílies o alumnes per diferents conceptes (material, sortides, llibres, dossiers, fotocòpies, preus públics, taxes, etc..). Existiran diversos aportadors genèrics en funció dels conceptes de les aportacions.Es tracta d’operacions que implicarien molta feina de donar d’alta proveïdors o aportadors que potser no es tornarien a fer servir.

PROVEÏDORS I APORTADORS GENÈRICS

És una eina que facilita la tasca de control dels crèdits per gestionar el pressupost. S’utilitza per garantir que el centre disposa del crèdit suficient per a fer les contractacions.Són retencions que es practiquen sobre el crèdit de les partides pressupostaries per tal de garantir la seva disponibilitat quan sigui necessari dur a terme l’execució d’una despesa. Una reserva no consumeix crèdit (contràriament al que fa una despesa), però minora l’import disponible en la partida pressupostària.

RESERVES DE CRÈDIT

Són l’instrument que permet variar les dotacions del pressupost per adaptar-lo a les necessitats reals de l’exercici.

Sempre afectaran a més d’una partida perquè el pressupost sempre ha d’estar equilibrat.

PRESSUPOST DEL CENTRE: MODIFICACIONS

El director o directora del centre aprova les modificacions del pressupost.

Exemples de modificacions del pressupost:Obtenció de nous ingressos que no estaven previstos al pressupost. Insuficiència de saldo a una partida que impedeix imputar una despesa o un ingrés. Disminució de la previsió d’ingressos. Modificació de la partida del romanent

Per a realitzar-la cal seguir el següent procediment:

a) Fer la conciliació bancària dels comptes corrents del centre.

b) Fer l’arqueig de la caixa de metàl·lic.c) Fer el traspàs de fons de l’estructura

extrapressupostària. Aquesta operació implica : El traspàs dels saldos dels comptes

extrapressupostaris de l’exercici actual al següent , i

El traspàs dels sobrants dels comptes extrapressupostaris que el centre determini, a la partida de romanent pressupostari.

d) Tancar les reserves.e) Aprovar la liquidació en sessió del

Consell Escolar. f) El Servei Territorial verificarà i comprovarà la seva correcció i tancarà el pressupost. Si no és correcta, canviarà l’estat del pressupost perquè el centre faci les modificacions oportunes i torni a realitzar el procés. Es realitza un cop finalitzat l’any i és el moment en el qual es dóna per tancada la comptabilitat de l’any.g) Presentar al Servei Territorial o al CEB abans del 31 de març els documents de la liquidació del pressupost.

EL PRESSUPOST DEL CENTRE: LIQUIDACIÓ

Certificat del director assumint la seva responsabilitat en referència a la gestió econòmica

Document format per diferents blocs relatius a la gestió econòmica (pressupost, comptabilitat, tancament, etc.), cadascun dels quals conté una sèrie d’ítems bàsics de com s’ha de dur a terme la gestió econòmica d’un centre educatiu públic.

Document amb el qual el director corroborarà que en el centre s’està fent una correcta gestió econòmica, aplicant la normativa vigent.

Document que facilitarà als Serveis Territorials el seguiment tant de les liquidacions econòmiques dels centres com del relleu en la direcció del centre.

S’haurà de presentar per primera vegada al 2018, acompanyant a la liquidació de l’exercici 2017.

Tots els comptes bancaris han de tenir doble signatura conjunta (una de les quals sempre serà la del director).

Tots els comptes bancaris han d’estar reflectits a l’aplicació de gestió econòmica: Compte bancari principal: és on es reben les assignacions

del Departament i es gestionen els pagaments. Compte bancari auxiliar: per facilitar el control dels

ingressos procedents de les famílies o alumnes. Compte bancari de gestió de menjador en el cas que hi

hagi un pressupost del menjador diferenciat. El mitjà de pagament habitual ha de ser la transferència. Cal limitar les domiciliacions bancàries a les empreses de

subministraments bàsics. Es preveu que es pugui ampliar a un nombre limitat de proveïdors i amb un màxim sobre l’import del pressupost de despeses.

COMPTES BANCARIS

Totes les caixes de diner en efectiu han d’estar reflectides a l’aplicació de gestió econòmica.

Cal garantir el control permanent i la correcta incorporació a la comptabilitat de les transaccions que s’hi facin. S’han de fer periòdicament, actes d’arqueig i integrar tots els pagaments i cobraments a la comptabilitat general del centre.

En cas d’existir més d’una caixa d’efectiu al centre, s’haurà de designar el responsable de cada caixa, que serà qui haurà de facilitar la documentació justificativa dels moviments al responsable de la comptabilitat. Aquesta persona serà la responsable dels diners existents a la caixa i serà a qui es demanarà responsabilitats en cas de desquadrament.

TRESORERIA: CAIXA D’EFECTIU

TRESORERIA: TARGETES BANCÀRIESPreferentment targetes de dèbit.

Targetes de prepagament.Es pot utilitzar targetes de crèdit sempre, i un cop feta l’operació s’avança el pagament.Cal defugir el màxim possible les compres realitzades pels professors. Per evitar-ho es pot obrir un compte a les botigues habituals, que facturin a final de mes i pagar per transferència. Es pot comprar a proveïdors per Internet sempre que es compleixin els requisits legals.

Pagaments a proveïdorsPel que fa al pagament amb xec bancari, cal que en el xec estigui identificat el receptor i que el seu ingrés es faci a través d’entitats bancàries. En cap cas es faran pagaments a proveïdors amb xec bancari estès a favor de “qui el porti”, excepte els fets per personal autoritzat en el compte per tal de disposar en efectiu.Excepcionalment, i per quantitats petites, es podran fer pagaments en efectiu.De tots els pagaments a proveïdors, el centre n’obtindrà el rebut corresponent. Quan el centre efectua un pagament subjecte a retenció a compte de l’IRPF, s’especificaran tant la quantitat que es percep directament com l’import de la retenció que legalment ha d’efectuar el centre. Posteriorment, el centre liquidarà la retenció a l’Agència tributària.

TRESORERIA: ALTRES CONSIDERACIONS

Els centres poden rebre beques amb destinació al seu alumnat per a la seva gestió.Si la beca està destinada al pagament de material escolar o altres conceptes que el centre gestioni per a la totalitat de l’alumnat, aquests ingressos s’hauran d’integrar en el pressupost general del centre i, si cal, identificar-los separadament per a la seva posterior justificació o liquidació.En la resta de supòsits el centre només fa d’intermediari. Es tractaran com un concepte extrapressupostari.Si el centre rep un import total per un alumne que inclou una part que s’ha de tractar dintre del pressupost i una altra que ha de ser extrapressupostària, caldrà realitzar una doble anotació diferenciant les dues situacions.

BEQUES O AJUTS

RELLEU EN LA DIRECCIÓ D’UN CENTRE

El relleu en la direcció d’un centre es produeix en cas de canvi del director del centre.

El traspàs de documentació i informació s’ha de fer en el termini de quinze dies des de la data del relleu

Marc normatiu: Apartat 5.1 de la Instrucció 1/2014 de la secretària general, relativa

a la gestió econòmica dels centres educatius públics del Departament d’Ensenyament i l’annex incorpora:

Model 1. Acta del traspàs de la gestió econòmica en el relleu del director/a del centre.

Model 2. Model de diligències.

TASQUES DE LA DIRECCIÓ SORTINT

Traspàs de la informació pressupostària. Ha de lliurar al director entrant: Còpia del pressupost vigent per a l’any

natural. Còpia de les actes del consell escolar que

informen del pressupost i les seves modificacions.

L’estat d’execució del pressupost en el moment del canvi (informar dels ingressos i de les despeses que ja s’han fet).

• Traspàs dels documents comptables i del fons de tresoreria: Llibres comptables actualitzats. Conciliacions documentals i arqueig de caixa: Documents que

acreditin que els comptes corrents i la caixa es troben conciliats. Obligacions de pagament ja contretes: Relació de les factures

compromeses i de les obligacions de pagament derivades dels contractes de serveis subscrits pel centre.

Previsió de pagaments periòdics: Relació de les factures corresponents a subministraments i serveis que tenen establert el seu pagament periòdic mitjançant domiciliació bancària.

Ingressos pendents de realitzar. Acreditar que s’han complert amb les obligacions tributàries.

TASQUES DE LA DIRECCIÓ SORTINT

TASQUES DE LA DIRECCIÓ ENTRANT

Verificar la documentació comptable lliurada per l’equip directiu sortint.

Acta de traspàs: cal estendre acta en la qual es farà constar l’estat de comptes, la relació de factures pendents de pagament i la situació de l’inventari.

En cas de disconformitat amb la documentació traspassada, cal que trameti immediatament un informe sobre la situació a la secretaria dels serveis territorials corresponents.

Canviar les signatures autoritzades als comptes corrents del centre, així com les claus i contrasenyes de la banca electrònica i de la caixa forta.

RELLEU EN LA DIRECCIÓ DEL CENTRE. NOU MODEL DE RESPONSABILITAT EN EL RELLEU

Proper canvi en l’acta de traspàs:Per tal de donar-li més valor i sigui una eina més efectiva, l’equip directiu sortint podrà certificar (com fins ara) que aporta tota la documentació requerida i que és correcta, però, en canvi, l’equip directiu entrant, només signarà conforme l’ha rebut.

Si en el termini de 6 mesos l’equip directiu entrant no ha presentat cap al·legació als ST, l’acta de traspàs passa automàticament a ser definitiva i validada. És a dir, l’equip directiu entrant disposarà de 6 mesos per revisar la documentació aportada a l’acta de traspàs, detectar possibles mancances o informació no facilitada, i comunicar la seva disconformitat a la secretaria del ST.