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PRESENTACIÓN DE LA GUÍA

• Título:

• Guía para el control sobre el terreno de las ayudas a las Organizaciones de Productores de Frutas y Hortalizas que constituyan un Fondo Operativo

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El presente documento es un primer borrador que se irá

modificando adaptándose a las necesidades y sugerencias de

las distintas C.C.A.A.

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Objetivos de la Guía• Recopilar las distintas actividades,

procedimientos y documentos necesarios para llevar a cabo los controles.

• Marcar unas directrices para la ejecución de los controles.

• Hacer comunes los procedimientos de control.

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Estructura de la Guía

• 1.- Introducción y objetivo

• 2.- Actividades2.1.- Actividades previas al control de campo

2.2.- Actividades durante el control de campo

2.3.- Actividades posteriores al control de campo

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Estructura de la GuíaAnejos de la Guía:

1. Lista de comprobaciones

2. Ejemplo de informe de control

3. Borrador de la Circular del FEGA

4. Normativa sobre Fondos Operativos

5. Acta de control

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Actividades previas al control de campo

• 1.- Establecimiento de contacto con la Organización de Productores

• 2.- Comprobaciones previas al control de campo

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Actividades durante el control de campo• 1.- Cálculo del Valor de la Producción

Comercializada• 2.- Programa Operativo• 3.- Anticipos o ayudas parciales sobre la A.F.• 4.- Retiradas de producto del mercado con

cargo al F.O.• 5.- Aportaciones al F.O.• 6.- Movimientos de la cuenta bancaria• 7.- Ayuda financiera

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Actividades posteriores al control de campo

• Redacción de informe de control

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Establecimiento de contacto con la O.P.

• Informar sobre la visita de control• Avisar con la mínima antelación• Contactar con la persona encargada de los

temas del Fondo Operativo• Confirmar localización de la sede y de las

inversiones del Programa Operativo• Solicitar documentación para la fecha de la

visita

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Comprobaciones previas al control de campo.

• Forman parte del control administrativo y se realiza a partir del estudio del expediente del Fondo Operativo

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Comprobaciones previas al control de campo.

Comprobaciones:– Gastos del Programa operativo

– Pagos del Programa operativo por trimestres

– Estudio de los anticipos o ayudas parciales

– Verificación de las retiradas

– Verificación de las aportaciones

– Verificación de cargos e ingresos en cuenta bancaria

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Actividades durante el control de campo

• Se realizan en situ, en la sede de la organización social y donde se localicen las inversiones del Programa Operativo.

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• Perfil del equipo inspector: ha de tener en cuenta las dos vertientes de este tipo de control: la agronómica y la económico-contable.

• Conviene contar con un equipo de dos personas

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• Gestión del tiempo: se calcula que para el trabajo de campo pueden ser necesarios entre dos y cuatro días de trabajo

• Es importante planificar bien el tiempo, teniendo en cuenta que además del trabajo en la sede de la O.P. se realizarála verificación física de las inversiones del P.O.

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• Antes de iniciar los trabajos se debería confirmar que se dispone de toda la información solicitada anteriormente a la visita

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Comprobaciones a realizar:– Cálculo del Valor de la Producción

Comercializada– Programa Operativo– Anticipos sobre la Ayuda Financiera– Retiradas de producto del mercado a través del

F.O.– Movimiento de la cuenta bancaria especifica del

F.O.– Ayuda Financiera

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• Algunas de las comprobaciones ya se realizaron en la fase previa al control de campo, por lo que en principio solo faltaría completar lo siguiente:– V.P.C. calculado por control

– Programa Operativo: verificación contable y verificación física

– Retiradas: anotaciones contables, pago a socios

– Aportaciones: anotaciones contables, método calculo

– Ayuda Financiera a conceder según control

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• Para facilitar el seguimiento de las comprobaciones que se están realizando, se incluye en la Guía un listado de comprobaciones

• En el listado aparecen todas las comprobaciones a realizar, solo hay que puntear las que se van realizando anotando las observaciones que se consideren oportunas.

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MUESTREOS

• Se aplicarán según el anexo 11 del borrador de la Circular.

• Se comprobaran un 20% del total de las facturas y un 30% del gasto, siempre y cuando ese porcentaje represente un nº de facturas comprendido entre 50 y 200

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MUESTREOS

• Muestreo aleatorio sistemático:– Una vez establecido el % a muestrear, para

facilitar la elección de las facturas se expone este método

– La primera unidad de la muestra será el dígito de las unidades del día de la fecha de control

– La razón n será el cociente, parte entera, que resulte de dividir la población entre la muestra.

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MUESTREOS• Ejemplo de muestreo aleatorio sistemático:

– Población (total de facturas): 60 facturas– % a muestrear: 20– Muestra: 12 facturas (20% de 60)– La primera unidad de la muestra: hoy es día 24,

pues será la factura número 4– Razón n: 5 (resultado de 60/12)– Facturas a muestrear: 4, 9, 14, 19……54, 59

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• Una vez finalizado el control de campo, y antes de abandonar la Organización, se elaborará un acta de control, para hacer constancia de la visita de inspección.

• En ella se anotarán las fechas de inicio y final de la inspección, y la documentación que se recoge de la O.P.

• Se firmará tanto por los inspectores como por la persona de la O.P. encargada de los F.O.

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Actividades durante al control de campo

CÁLCULO DEL VALOR DE LA PRODUCCIÓN COMERCIALIZADA (V.P.C.)

– Periodo de referencia

– Definición de el V.P.C.

– Disminución del V.P.C. por causas ajenas a la O.P.

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• CALCULO DEL VALOR DE LA PRODUCCIÓN COMERCIALIZADA (V.P.C.)

• Comprobaciones:– Compras: para el cálculo del V.P.C. sólo se considerarán las ventas de los

productos de la categoría de reconocimiento comprados a socios, por lo que se hace necesario realizar una serie de comprobaciones en relación a las compras declaradas por la O.P.

• Productos que compra la O.P.

• La O.P. realiza o no compras a terceros

• Anotaciones contables correctas

• Coherencia entre las producciones de los socios y sus efectivos productivos

• Coherencia entre las entradas a almacén y las compras

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• CÁLCULO DEL VALOR DE LA PRODUCCIÓN COMERCIALIZADA (V.P.C.)

• Comprobaciones:– Ventas: la finalidad de las comprobaciones es verificar que el importe de las

ventas no ha sido aumentado ficticiamente, lo que incrementaría el V.P.C. y por tanto la Ayuda Financiera a la que tendría derecho la O.P.

• Productos vendidos son de la categoría de reconocimiento de la O.P.

• Las retiradas no están incluidas en el V.P.C.

• Los clientes no son socios

• Las anotaciones contables de las ventas son correctas

• Hay coherencia entre compras y ventas

• Hay coherencia entre salidas de almacén y ventas

• No hay aumento ficticio de las ventas

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• CALCULO DEL VALOR DE LA PRODUCCIÓN COMERCIALIZADA (V.P.C.)

• Recálculo del V.P.C.:– El V.P.C. corresponde al importe de los productos vendidos

(procedentes de socios), en posición salida de la O.P. durante el periodo de referencia, minorando de esas ventas el importe de gastos inherentes a ellas (gastos de transporte, servicios, etc)

• El porcentaje que representa la ayuda financiera sobre el V.P.C. calculado por control no debe superar el porcentaje aprobado en la anualidad, ni al 4,1%

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• PROGRAMA OPERATIVO: VERIFICACIÓN FÍSICA– A ser posible, se verán cada una de las inversiones, comprobando su

ubicación y características, y que se han ejecutado acorde a lo declarado por la O.P. en el Informe Final del Programa Operativo de la anualidad

– Se comprobará que los datos que aparecen en las facturas de compra son correctos (nº de serie de bastidor de la maquinaria y vehículos, etc.)

– En el caso de acciones que desaparecen con el uso, se solicitarán informes, albaranes, análisis, etc, que soporten dichas facturas

– En el caso de gastos de personal calculados a tanto alzado, se requerirála documentación que se considere necesaria para acreditarlo (TC1, TC2, contrato, etc.)

– En el caso de sistema de calidad se verificará la documentación de soporte a su implantación y la certificación correspondiente de la empresa

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• VERIFICACIONES CONTABLES

– A lo largo del control de campo se hace necesaria en varias de las áreas de control la verificación de las anotaciones contables:

• Facturas de compras y ventas de productos

• Facturas de inversiones del programa operativo

• Anotaciones contables de las aportaciones,

• Anotaciones contables de las retiradas

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Actividades posteriores el control de campo

• INFORME DE CONTROL– Documento en el que se exponen los

resultados del control, junto con las comprobaciones y cálculos realizados para la consecución de dichos resultados.

– Se acompañará de toda la documentación necesaria para soportar los resultados.

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Actividades posteriores el control de campo

• INFORME DE CONTROL

• Se incluye en la Guía un modelo de informe, que facilitará bastante la redacción de este

• Incluye frases hechas y cuadros, que agilizarán la redacción del informe

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Recordamos de nuevo que la Guía es un primer borrador

que se irá modificando adaptándose a las

necesidades y sugerencias de las distintas C.C.A.A.

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ANALIS DE RIESGO

• Muestra de O.P. a controlar:– Al menos un 20% de las O.P.

– Al menos un 30% del importe de la ayuda solicitada en la anualidad correspondiente en cada CCAA

– Cada Programa Operativo deberá ser objeto de control en el terreno al menos una vez en su vigencia

– Se harán controles complementarios en caso de irregularidades

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Les agradezco su atención

Y espero que utilicen la Guía como instrumento de trabajo para la

realización de los controles y les sea de mucha utilidad

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