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PRESENTACIÓN DE LA OFICINA DE COOPERACIÓN UNIVERSITARIA
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PRESENTACIÓN DE LA
OFICINA DE COOPERACIÓN UNIVERSITARIA
Presentación Oficina de Cooperación Universitaria 2 / 14
ÍNDICE DE CONTENIDOS
DESCRIPCIÓN DEL GRUPO OCU ................................................................................................................................................. 3 1. LA OFICINA DE COOPERACIÓN UNIVERSITARIA (OCU) ................................................................................................... 3
1.1. UN GRUPO MULTINACIONAL.......................................................................................................................................... 3 1.2. LOS SOCIOS ......................................................................................................................................................................... 4 1.3. ACTIVIDAD .......................................................................................................................................................................... 4 1.4. COOPERACIÓN CON ORGANISMOS PÚBLICOS........................................................................................................... 5
2. EL PRODUCTO: UNIVERSITAS XXI, UN ERP DE SEGUNDA GENERACIÓN ..................................................................... 5 2.1. UNIVERSITAS XXI – ACADÉMICO .................................................................................................................................. 6 2.2. UNIVERSITAS XXI – DATA WAREHOUSE ...................................................................................................................... 7 2.3. UNIVERSITAS XXI – INVESTIGACIÓN ........................................................................................................................... 8 2.4. UNIVERSITAS XXI - PORTAL ........................................................................................................................................... 9
2.4.1. PORTAL DEL ESTUDIANTE ..................................................................................................................................... 9 2.4.2. PORTAL DEL PROFESOR ....................................................................................................................................... 10 2.4.3. PORTAL DEL ASPIRANTE ...................................................................................................................................... 10 2.4.4. PORTAL DEL EGRESADO....................................................................................................................................... 10
2.5. UNIVERSITAS XXI – MOODLE ....................................................................................................................................... 10 3. POSICIONAMIENTO Y RECONOCIMIENTO INTERNACIONAL ....................................................................................... 12 4. CLIENTES ................................................................................................................................................................................... 12 5. CONTACTO OCU COLOMBIA ................................................................................................................................................. 14
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DESCRIPCIÓN DEL GRUPO OCU
1. LA OFICINA DE COOPERACIÓN UNIVERSITARIA (OCU)
En el año 1994 nace OCU como la realización de un proyecto de las universidades públicas de Alcalá,
Carlos III de Madrid, Castilla-La Mancha, Salamanca y Valladolid, y a la que posteriormente se unieron el
Grupo Santander (2003) y la Universidad Rey Juan Carlos de Madrid (2004), con el objetivo de ser la
referencia del software universitario para las universidades de España y de América Latina.
El objetivo inicial fue constituir un foro de acción que, basado en modelos cooperativos, permitiera a las
universidades participar en la elaboración y puesta en marcha de soluciones informáticas para la
automatización de su gestión.
Tras estos años de trabajo conjunto, el resultado es una Solución Integral para la gestión universitaria que
se ha puesto en marcha, a través de más de 200 proyectos, en universidades de 7 países. El Grupo OCU ha
pasado de ser una pequeña empresa a ser un equipo multinacional con 250 tecnólogos, altamente
capacitados.
1.1. UN GRUPO MULTINACIONAL
La expansión de la empresa hacia América Latina comenzó en enero de 2001. El resultado de 8 años de
gestión, respaldados por la experiencia acumulada de 15 años en España, nos ha llevado a que
instituciones colombianas como La Universidad Nacional de Colombia, la Universidad del Rosario, la
Universidad Sergio Arboleda, la Universidad Autónoma de Manizales, la Universidad Autónoma de
Occidente, la Corporación Universitaria Rafael Núñez, la Universidad Central de Colombia, la
Universidad Piloto de Colombia, el Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid, la Corporación
Unificada Nacional de Educación Superior, la Corporación Escuela de Artes y Letras, la Universidad
EAN o la Universidad de Medellín hayan confiado en nuestro sistema de gestión académica
UNIVERSITAS XXI como el sistema idóneo para afrontar con garantías los retos educativos de los
próximos años.
Así mismo, universidades tan prestigiosas como las chilenas Universidad de Santiago de Chile y la
Universidad Central de Chile, las venezolanas Gran Mariscal de Ayacucho o la Central de Venezuela, la
ecuatoriana Pontificia Universidad Católica de Ecuador, las nicaragüenses, Nacional Autónoma de
Nicaragua - León, Nacional Autónoma de Nicaragua - Managua, Nacional de Ingeniería y Nacional
Agraria, han adoptado los sistemas de gestión universitaria de OCU.
Para dar soporte a todas nuestras universidades clientes, el Grupo OCU está formado por 6 sociedades:
OCU S.A. (sociedad matriz, con sedes en Madrid y en Lleida) y sus filiales OCU América, OCU
Colombia, OCU Chile, OCU República Dominicana, OCU Venezuela y OCU Nicaragua.
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1.2. LOS SOCIOS
Desde el punto de vista jurídico, la empresa matriz (OCU S.A.) es una sociedad anónima. Esto le permite
incorporar la flexibilidad y agilidad de una sociedad mercantil, a la vez que se propicia que el binomio
Universidad – Empresa alcance su máximo sentido.
En el gráfico siguiente se ilustra la participación de cada uno de los socios en el capital social:
COMPOSICIÓN DEL ACCIONARIADO
5,00%
7,36%
17,53%
17,53%
17,53%
17,53%
17,53%
UNIVERSIDAD REY
JUAN CARLOS
GRUPO SANTANDER
UNIVERSIDAD DE
ALCALÁ
UNIVERSIDAD CARLOS
III DE M ADRID
UNIVERSIDAD DE
CASTILLA - LA M ANCHA
UNIVERSIDAD DE
SALAM ANCA
UNIVERSIDAD DE
VALLADOLID
El Consejo de Administración de la Sociedad está integrado por los Rectores y Gerentes de las seis
universidades socias, por dos representantes del Grupo Santander y por el Consejero Delegado del Grupo.
1.3. ACTIVIDAD
OCU se ubica en el sector de las tecnologías de la información. En cuanto a la línea de producto, OCU se
ha especializado en la automatización de las grandes áreas de la gestión universitaria desarrollando el ERP
UNIVERSITAS XXI.
Las principales actividades que se llevan a cabo son:
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Desarrollo, comercialización y mantenimiento de productos de software universitario.
Consultoría y servicios de implantación, en relación con el software propio.
Puesta en común de los recursos de gestión actualmente disponibles en las universidades.
Promoción de acuerdos con empresas, como interlocutor universitario, para prácticas estudiantiles,
transferencia de tecnología, adquisición de bienes y servicios, etc.
Investigación en las tecnologías de la información.
Ayuda a la creación de espacios internacionales de Educación Superior.
Contribución a la formación de redes universitarias internacionales.
Creación y promoción de estudios de postgrado: cursos de especialización, masters, etc.
Realización de cualquier otro servicio demandado por las universidades y en el que OCU aporte
valores diferenciales respecto a otras empresas, preferentemente aquellos de orden tecnológico.
En todas estas actividades y dada su especialización en el sector universitario, OCU se encuentra en toda
la cadena de valor: producción, comercialización, implantación, servicio posventa y mantenimiento.
1.4. COOPERACIÓN CON ORGANISMOS PÚBLICOS
A lo largo de la vida de la empresa se han desarrollado varias experiencias de cooperación con organismos
públicos no universitarios, aprovechando el conocimiento de OCU sobre la automatización de procesos de
gestión del Sector Público. Destacamos las siguientes:
La firma de un convenio con la Secretaría de Estado de Presupuestos y Gastos y con la Secretaría de
Estado de Universidades e Investigación para el desarrollo de un sistema estándar de contabilidad
presupuestaria para las universidades públicas españolas (proyecto SOROLLA), en el año 1996.
La firma de un convenio con el Ministerio de Administraciones Públicas para automatizar la nómina
de 47 centros y organismos de la Administración General del Estado (proyecto NEDAES), en el año
1999.
El análisis, desarrollo e implantación de un Sistema de Data Warehouse para la Comunidad de
Madrid y para las universidades públicas madrileñas, articulado por la Consejería de Educación, en
concreto por la Dirección General de Universidades e Investigación, en el año 2006.
El análisis, desarrollo e implantación del Observatorio Nacional Universitario Dominicano,
articulado por la Secretaría de Estado de Educación Superior, Ciencia y Tecnología de dicho País.
2. EL PRODUCTO: UNIVERSITAS XXI, UN ERP DE SEGUNDA GENERACIÓN
OCU se ha especializado en la automatización de las grandes áreas de la gestión universitaria
desarrollando el ERP UNIVERSITAS XXI. Para el caso de América, el Sistema Integral se compone de:
UNIVERSITAS XXI – ACADÉMICO
UNIVERSITAS XXI – INVESTIGACIÓN
UNIVERSITAS XXI – MOODLE
UNIVERSITAS XXI – DATA WAREHOUSE
UNIVERSITAS XXI – PORTAL
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Se describen en este capítulo, de forma general, los productos que se tienen disponibles y en producción
para Instituciones de Educación Superior en América Latina.
Las aplicaciones de la Oficina de Cooperación Universitaria automatizan los procesos académicos de la
gestión universitaria y son la consecuencia del conocimiento y experiencia acumulados junto a las
universidades españolas, que en su inmensa mayoría (más del 90%) se sirven de esta tecnología.
2.1. UNIVERSITAS XXI – ACADÉMICO
Esta aplicación representa el soporte central de la actividad universitaria y, ayudándose de las nuevas
tecnologías, permite una gestión moderna, eficiente e integrada, mejorando la calidad en el tratamiento de
la información.
Sus objetivos son:
Gestionar la docencia (pregrado, postgrado y extensión) de acuerdo con los estándares de calidad y
las nuevas exigencias universitarias.
Adaptar el sistema a las necesidades de la Universidad con un diseño paramétrico que permite
afrontar cualquier cambio legislativo o propio.
Explotar, a través de la tecnología, toda la información disponible y ejecutar procesos interactivos
desde cualquier lugar, vía Web (calificación de actas, auto matrícula, solicitud de certificados,
títulos, etc.)
Garantizar la gestión descentralizada, la seguridad y el acceso controlado a los datos mediante la
aplicación de políticas de seguridad de última generación.
Facilitar el trabajo y satisfacer las necesidades de los usuarios finales mediante la integración con las
herramientas ofimáticas más comunes.
Su evolución tecnológica y funcional está asegurada por el número de universidades usuarias, y por los
potentes equipos técnicos de OCU.
UNIVERSITAS XXI – ACADÉMICO gestiona la comunicación y todos los procesos relacionados con la
actividad académica del alumno, desde su ingreso hasta la obtención del título.
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Partiendo de estos datos, UNIVERSITAS XXI – ACADÉMICO obtiene, entre otros muchos, los
siguientes resultados:
Permite gestionar el proceso de ingreso de alumnos nuevos
Gestiona toda la información curricular, planes de estudio, asignaturas, históricos de asignaturas,
requisitos, pre-requisitos, co-requisitos, y todas las variables involucradas en la gestión curricular.
Gestiona la información asociada a los alumnos, sus calificaciones, estados de hoja de vida,
generación de certificados, homologaciones de asignaturas, etc.
Permite parametrizar y gestionar los sistemas de calificación existentes en la Universidad por plan de
estudios, calificaciones parciales y/o definitivas, vía cliente-servidor o Web.
Proporciona información de gestión (horarios, convocatorias de examen, etc.) y de análisis que
facilitan el estudio de capacidades y cargas lectivas al nivel deseado (profesor, área, departamento,
teoría, prácticas, distribución por centros, por campus etc.).
Informa en tiempo real la disponibilidad y estado de los recursos, ya sean personales o de espacios
(aulas).
Realiza el cálculo de porcentajes de ocupación de lugares, de edificios o de campus y la búsqueda de
espacios libres para cualquier actividad.
2.2. UNIVERSITAS XXI – DATA WAREHOUSE
UNIVERSITAS XXI - DATA WAREHOUSE es una herramienta que se nutre de las bases de datos de
gestión y de otras externas que permite, con total flexibilidad y en tiempo real, obtener y combinar todo
tipo de datos, indicadores, comparativas y simulaciones para la simple información, el conocimiento, el
análisis y la toma de decisiones. Es independiente de ellas y ofrece la información agregada a los
diferentes niveles que libremente se definan en el sistema.
Como mínimo el alcance de la implantación se centra en los datos académicos de la Universidad.
GESTIÓN ACADÉMICA
Las áreas de análisis definidas en gestión académica son:
Matriculación
Admisión
Pruebas de acceso
Egresados
Resultados académicos
Gestión económica
Ordenación y planificación académica
Utilización de espacios
Además de ser un sistema de información, UNIVERSITAS XXI – DATA WAREHOUSE se puede
utilizar como un sistema ágil de reporte de la información entre diferentes instancias que necesitan la
agregación de los datos recibidos.
El sistema puede ser ampliado en cuanto a las áreas de análisis para ser implementado como soporte de los
Observatorio Nacionales Universitarios.
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2.3. UNIVERSITAS XXI – INVESTIGACIÓN
UNIVERSITAS XXI - INVESTIGACIÓN ha sido concebido como un Sistema Integral de Gestión de la
Investigación para el ámbito universitario. Esta herramienta cubre las necesidades que se plantean en la
gestión de la investigación en las Universidades.
Las características principales del Sistema son:
Alto nivel de flexibilidad para contemplar los distintos procedimientos y particularidades que se dan
en las universidades.
Ofrece información descentralizada y en su justa medida a los distintos sectores interesados:
investigadores, empresas, gestores de la investigación, ciudadanos.
Proporciona una ayuda incuestionable al personal investigador con funcionalidades tales como la
gestión curricular, gestión de convocatorias, seguimiento de su actividad investigadora, etc.
Incorpora elementos que facilitan la búsqueda de financiación, lo que es fundamental en un entorno
cada día más competitivo.
Permite realizar una gestión integral de los proyectos de investigación contemplando las
particularidades concretas de cada tipo de actividad investigadora.
Presta atención a la gestión de los resultados de la investigación como la propiedad
intelectual/industrial y patentes.
UNIVERSITAS XXI – INVESTIGACIÓN se asienta en una estructura de portales, definidos en función
de los distintos perfiles de los usuarios del Sistema, de manera que cada uno de ellos dispone de un
entorno particular personalizable y definido a su medida.
Los portales que articulan el sistema son los siguientes:
Portal del Gestor. El gestor accede a su portal de investigación donde tiene enlaces a los distintos
módulos con los que lleva a cabo la gestión de la investigación:
Gestión de oportunidades de financiación: gestión de las convocatorias públicas u oportunidades
de financiación privadas, difusión de las mismas a través de Web, por correo electrónico o en soporte
físico, y gestión de las propuestas del personal investigador.
Gestión de proyectos: núcleo del sistema a través del cual se lleva a cabo la gestión económica y
administrativa de cualquier tipo de actividad investigadora.
Gestión de personal: de becas y contratos en el ámbito de la investigación. Incorpora un módulo de
simulación que permite calcular los costes derivados de un contrato o una beca.
Información de la actividad investigadora: toda la información de la actividad investigadora
externa y de la producida en la Universidad; definición de la estructura de la misma y de sus grupos
de investigación. Generación de la Memoria de Investigación.
Comercialización. Gestión administrativa y económica de los resultados de investigación e
inventario de los mismos.
Gestión de clientes: registro y catalogación de clientes, tanto actuales como potenciales para
facilitar la búsqueda de información.
Portal del Investigador. El investigador accede y alimenta su propio currículum y lo expide o envía en
cualquiera de los formatos requeridos. Puede personalizar su portal, desde el cual accede a la situación de
sus proyectos, a eventuales oportunidades de financiación, a la situación de sus propuestas, etc.
Portal del Evaluador. Se lleva a cabo el proceso de evaluación y baremación de la producción científica
de los investigadores, reportando a cada investigador y a los responsables de la Universidad la
información generada en el proceso de baremación.
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Portal Público. Accederá de manera libre, sin necesidad de autenticación, cualquier ciudadano, empresa u
organismo que esté interesado en consultar información relativa a la investigación de la Universidad:
grupos de investigación, oferta tecnológica, convocatorias, producción científica, etc.
Portal de Empresas. Acceso para aquellas empresas y organismos que tienen una relación reseñable con
la Universidad, y a través del cual podrán consultar aquella información de investigación que la
Universidad desee poner a su disposición.
Portal del Administrador. El administrador ingresa en su portal, desde el cual, además de poder acceder
a los mismos módulos que el gestor, puede entrar en el módulo Administración, desde el que lleva a cabo
la configuración del sistema.
2.4. UNIVERSITAS XXI - PORTAL
UNIVERSITAS XXI - PORTAL es:
Un entorno personalizable por y para cada usuario final.
Una herramienta para la colaboración entre universitarios.
Un lugar donde hacer posible la integración de acceso a las aplicaciones, con autenticación única.
Un sistema para la organización de la información no estructurada (página Web, archivos de todo
tipo, etc.…)
Un marco tecnológico basado en estándares que facilita el desarrollo y la distribución de múltiples
servicios telemáticos
Los servicios ofertados por OCU se agrupan dependiendo del perfil del usuario que acceda al Portal. De
esta forma podemos hablar de:
El portal del estudiante
El portal del profesor
El portal del investigador
El portal del empleado
El portal del egresado
El portal del aspirante
El portal del directivo
El portal de la empresa
2.4.1. PORTAL DEL ESTUDIANTE
Mis notas
Mi expediente
Mi progreso académico
Datos detallados de asignaturas superadas
Datos resumidos de créditos superados
Graficas de consecución
Mi horario
Vista de agenda (día/hora)
Vista por asignatura
Mis datos personales
Mis asignaturas matriculadas
Resumen económico de mi matricula
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Mis recibos
Mi solicitud de beca
Mi solicitud de preinscripción
Mis convalidaciones y adaptaciones
Mis traslados
Mis créditos reconocidos
2.4.2. PORTAL DEL PROFESOR
Mis actas
Mis alumnos
2.4.3. PORTAL DEL ASPIRANTE
Mis datos personales y académicos
Mis lugares de examen
Mis calificaciones de selectividad
Mi solicitud de preinscripción
Oferta de titulaciones de primer y segundo ciclo de la universidad
2.4.4. PORTAL DEL EGRESADO
Mi expediente
Actualización de mis datos personales
Consulta de cursos de postgrado y formación continua
Solicitud de mis documentos
Solicitud de certificados
Solicitud del título
Consulta de la solicitud de mi título
Mi inscripción en bolsa de empleo
Consulta del estado de mis peticiones
2.5. UNIVERSITAS XXI – MOODLE
UNIVERSITAS XXI – MOODLE consta del software de teleformación de libre distribución líder
mundial, MOODLE, más unos componentes software que permiten su integración con UNIVERSITAS
XXI.
A diferencia de MOODLE que ofrece nuevas versiones con cierta frecuencia pero cuya estabilidad no
siempre se consigue hasta siguientes versiones, OCU selecciona para UNIVERSITAS XXI – MOODLE
las versiones de MOODLE que pasan un extenso proceso de testeo a nivel funcional, de prestaciones y de
integración con UNIVERSITAS XXI.
Por tanto OCU certifica que UNIVERSITAS XXI – MOODLE tendrá siempre un óptimo rendimiento y
una gran estabilidad y robustez.
Los beneficios de utilizar MOODLE son:
Al ser software de libre distribución no tiene coste de Licencia.
Es un software robusto que tiene como aval un gran volumen de instalaciones de referencia en el
ámbito Universitario
Es un software funcionalmente muy completo que iguala e incluso supera en muchas capacidades a
WebCT. Soporta contenidos clásicos como PDF, WORD, PPT, etc., y también más innovadores
como FLASH, AVI, SCORM, IMS, etc. Incorpora buenas herramientas de comunicación y
colaboración como son la mensajería directa, la integración con el correo electrónico, los foros, el
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chat, el calendario interactivo, los talleres, etc. Y de cara a la evaluación permite realizar exámenes,
cuestionarios de autoevaluación, entrega de trabajos, etc., y todo ello calificable por el profesor, que
además posee una amplia información para realizar el seguimiento de los alumnos.
Es un software desarrollado con tecnologías abiertas y de código público que permite su integración
con otros sistemas o desarrollar módulos específicos adicionales.
A lo anterior hay que sumar los beneficios de utilizar UNIVERSITAS XXI – MOODLE:
OCU certifica que UNIVERSITAS XXI - MOODLE ha pasado unas pruebas funcionales, de
rendimiento y de integración con resultados positivos.
UNIVERSITAS XXI – MOODLE incorpora unos componentes software que permiten su
integración con UNIVERSITAS XXI - ACADÉMICO.
UNIVERSITAS XXI – MOODLE incluye mantenimiento correctivo del software y el soporte
funcional y técnico que la Universidad necesite para sacar el máximo provecho del sistema; que
cualquier error que pudiera detectarse en el software será corregido por parte de OCU y la
Universidad siempre con las últimas versiones de MOODLE que OCU haya certificado como
válidas.
OCU cuenta con un equipo de expertos técnicos y funcionales en MOODLE que ayudarán a la
Universidad a adaptar el sistema a sus particularidades y le permitirán extraer el mayor rendimiento
del mismo.
OCU ofrece la solución en modalidad HOSTING INTEGRAL si así lo prefiere la Universidad.
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3. POSICIONAMIENTO Y RECONOCIMIENTO INTERNACIONAL
OCU está certificada en todos sus procesos productivos, por la Norma Internacional ISO 9001:2000, para
las Sedes de Madrid, Cataluña y Bogotá.
Gartner, la empresa de consultoría tecnológica de mayor prestigio a nivel internacional, ha considerado a
OCU dentro de su informe “Magic Quadrant for Higher Education Administrative Suites, 2007” como
uno de los mejores y más potentes proveedores de tecnología del mundo en el segmento universitario.
Según se expone en el propio informe, “la OCU, al tener su origen en la comunidad universitaria y ser un
consorcio de seis universidades y el grupo financiero Grupo Santander, cuenta con muchos canales de
gran calidad en la comunidad universitaria, lo cual le proporciona una sólida base para el desarrollo de
productos. Aunque su gama de funciones es bastante impresionante, su fortaleza financiera y la amplitud
de su soporte no se pueden comparar con los competidores globales. Esto, junto con el hecho de que sólo
se ofrecen versiones en castellano y catalán, coloca a la OCU como a una empresa potente en un nicho de
mercado”.
4. CLIENTES
El 97 % de las universidades españolas son clientes de las soluciones de OCU. Actualmente 145 sistemas
del ERP están implantados por todo el territorio nacional.
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En América Latina son ya 27 las universidades clientes, situadas en los siguientes países: Chile,
Colombia, Ecuador, Nicaragua, República Dominicana y Venezuela.
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5. CONTACTO OCU COLOMBIA
Oficina de Cooperación Universitaria
Lina María Restrepo Tamayo
Jefe Comercial
PBX: 57 1 6407050 Ext. 129
Fax: 57 1 6407486
Dirección: Carrera 13 No. 93-68 Of. 206
Bogotá D.C.
E-mail: [email protected]
Web: www.ocuamerica.com
