DISEÑO

DE

ARCHIVOS

ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II

LINNA ESPERANZA CASTILLO

PAULA ANDREA LÓPEZ ALZATE

NUBIA YANED SALAZAR GIRALDO

NAYIVE LASSO NAVARRETE

JONH HAROLD RODRIGUEZ MARTINEZ

DOCENTE

JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE HUMANIDADES Y BELLAS ARTES

CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

QUINDÍO 2012

CONTENIDO

• Introducción• objetivos• Terminología básica de archivos• Diagrama de estructura de datos• Tipos de archivos• Métodos de organización de archivos• Cinta magnética• Discos magnéticos• Conclusión• Bibliografía

INTRODUCIÓN

El diseño de archivos es la forma en que se crean losarchivos de una manera sistematizada para darle unorden a los datos que se encuentran en cada uno deellos. La forma en que se van creando los datos que enalgún momento vamos a utilizar es necesario tener encuenta la forma en que están los archivos de nuestrosistema de información o en nuestro uso de usuario deinformática.

OBJETIVOS

• Identificar los diferentes tipos de archivos que se pueden manejar en un sistema de información.

• Analizar la forma de diseñar un archivo.

• Conceptualizar los diferentes métodos de organización de archivo para un sistema de información.

• Mostrar la forma en que se encuentra organizada la estructura de datos dentro de un sistema.

TERMINOLOGÍA BÁSICA DE ARCHIVOS

CAMPO: (Field) es el elemento de datos básico. Un campoindividual contiene un valor único. Esta caracterizado por sulongitud y por el tipo de datos. Dependiendo del diseño delarchivo, los campos pueden ser de tamaño fijo o variable. Uncampo puede contener un subcampo.Registro (Record) es una colección de campos relacionados quepueden tratarse como una única unidad por un programa deaplicación. Por ejemplo:, un registro de empleados va contenercampos como nombre, numero de seguridad social, etc.También dependiendo del diseño, los registros pueden ser delongitud fija o de longitud variable. Un registro va a tener unalongitud variable si algunos de los campos son de tamañosvariables o si el numero de campos es variable. Cada campo tieneun nombre de campo.

TERMINOLOGÍA BÁSICA DE ARCHIVOS

Archivo (File) es una colección deregistros similares. El archivo estratado como una entidad individualpor los usuarios y las aplicaciones ypuede ser referenciada por el nombre.Los archivos tienen nombres únicos ypueden crearse y borrarse. En unsistema compartido, los usuarios y losprogramas tienen garantizado odenegado el acceso a archivoscompletos. En algunos sistemas máscomplejos, dicho control se aplica a losregistros o a los campos.

DIAGRAMA DE ESTRUCTURA DE DATOS

Los datos son realidades concretas en su estado primario. Pararepresentar esas realidades es posible usar varios tipos de datos.Cuando dichas realidades son organizadas o dispuestas en formasignificativa, se convierten en información.

La Jerarquía de los datos:

Por lo general, los datos se organizan en una jerarquía que seinicia con la pieza de datos más pequeña que utilizan lascomputadoras (un bit), y se desplaza a través de esa escala hastauna base de datos.

Un bit (un digito binario) representa un circuito que puede estarencendido o apagado. Los bits se pueden organizar en unidadesdenominadas bytes.

DIAGRAMA DE ESTRUCTURA DE DATOS

Por lo común un byte consiste en ocho bits. Cadabyte representa un carácter, que es la unidad deconstrucción de información básica. Un carácterpuede consistir de letras mayúsculas (A, B, C,…Z),letras minúsculas (a, b, c,…z), dígitos numéricos (0,1,2,…9), o símbolos especiales (.![+][-]/…).

DIAGRAMA DE ESTRUCTURA DE DATOS

Jerarquía de datos

(Base de datos del proceso)

(Archivo de personal)

(Reg. Que contiene el NSS,

apellido y nombre, fecha de

contratación)

(Campo de apellido)

(Letra F en ASCI)

Archivos

Registros

Base de datos

Campos

Caracteres (bytes)

Archivos de personal

Archivo de departamento

Archivos de personal

098-40-1370 Fiske, Steven 05-01-1985549-77-1001 Buckley, Bill 17-02-1979005-10-6321 Johns, Francine10-07-1997

098 -40–1370 Fiske, Steven 05-01-1985

Fiske

1000100

DIAGRAMA DE ESTRUCTURA DE DATOS

Los caracteres se reúnen para formar un campo. Un campopor lo general es un nombre, un número o una combinaciónde caracteres que describen un aspecto de un objeto denegocio o una actividad. Un grupo de campos relacionadosrepresentan un registro. Al combinar descripciones de variosaspectos de un objeto o actividad, se obtiene una descripciónmás completa de éstos . Por ejemplo, el registro de unempleado es una compilación de campos referentes a eseindividuo. El nombre del empleado, su dirección, su númerotelefónico, tasa de sueldo, ingresos obtenidos hasta la fecha,etc., representan cada uno un campo.

DIAGRAMA DE ESTRUCTURA DE DATOS

Un conjunto de registros relacionados representan un archivo,por ejemplo, el archivo de empleados de la compañía. Deigual forma, un archivo de inventario es la suma de todos losregistros de inventario para una compañía u organización enparticular. El software de base de datos para lascomputadoras personales, a menudo se refiere a los archivoscomo tablas.

En el nivel más alto del diagrama se encuentra la base de datos,una recopilación de archivos integrados y relacionados. Bits,caracteres, campos, registros, archivos y bases de datosforman juntos el diagrama de estructura de datos. Loscaracteres se combinan para formar un campo, los campospara hacer un registro.

DIAGRAMA DE ESTRUCTURA DE DATOS

Los registros para hacer un archivo y los archivospara dar origen a una base de datos. Esta última nosólo contiene todos estos niveles de datos, sino lasrelaciones entre ellos.

TIPOS DE ARCHIVOS

• Los sistemas de archivos pueden ser clasificados en tres categorías:

• Sistemas de archivo de disco

• Sistemas de archivos de red

• Sistemas de archivos de propósito especial

Tipos de archivos

Archivo Maestro:

Es un conjunto de registros acerca de un aspecto delas actividades de una organización. Puede contenerdatos que describan el estado actual de eventosespecíficos o indicadores de la empresa. Estos sonpermanentes y duran mientras exista el sistema. Sinembargo, los contenidos de los archivos cambiancomo resultado del procesamiento y actualización.

TIPOS DE ARCHIVOS

Archivos de Transacciones:

Es un archivo temporal con dos propósitos: acumulardatos acerca de los eventos al momento que ocurrany actualizar los archivos maestros para reflejar losresultados de las transacciones actuales. En algúnmomento ya no son necesarios y se borran o sedestruyen, dependiendo del método utilizado paraalmacenar los datos. Los archivos de transaccionespueden retenerse por meses, a veces incluso poraños, después de que han sido creado, dependiendode las necesidades legales y de la organización.

TIPOS DE ARCHIVOS

Archivo de tablas:

Los archivos de tablas contienen datos de referenciautilizados en el procesamiento de transacciones,actualización de los archivos maestros o producciónde salida.

Estos conservan el espacio de almacenamiento yfacilitan el mantenimiento del programa guardado enun archivo de datos que, de otro modo, se incluiránen los programas de los archivo maestro.

Archivo de Reporte:

Son archivos temporales que se utilizan cuando eltiempo de impresión no esta disponible para todoslos reportes producidos, situación que surge confrecuencia en el procesamiento sobrepuesto. Lacomputadora escribe el reporte o documento a unarchivo en disco o en cinta magnética, dondepermanece hasta que pueda imprimirse. Estos sepueden utilizar con muchos otros dispositivos desalida, tales como los graficadotes, unidades demicrofilm y microficha o sistemas topográficoscomerciales.

TIPOS DE ARCHIVOS

MÉTODOS DE ORGANIZACIÓN DE

ARCHIVOS

La Organización de un Archivo es la colección de registroslógicos en el archivo y la percepción que tiene el usuario(programador) de aplicaciones acerca de la disposiciónlógica de los registros almacenados en el archivo; unaorganización de archivo soporta algún(os) método deacceso mediante el cual estos registros pueden seraccedidos.

MÉTODOS DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Existen tres formas de almacenamiento y Recuperación deregistros en un archivo:

Secuencial y el directo ---- Están disponibles en todas lascomputadores

Indexado---- Esta disponible solo con softwareespeciales.

ORGANIZACIÓN SECUENCIAL

Archivo Secuencial es la forma más simple de almacenar yrecuperar registros de un archivo. En un archivo secuencial, sealmacenan los registros uno tras otro. El primer registroalmacenado se coloca al principio del archivo. El segundo sealmacena inmediatamente después (no existe posición sin uso), eltercero después del segundo… este orden nunca cambia en laorganización secuencial. Para eso los registros están organizadosen forma de una lista y recuperarlos y procesarlos uno por uno deprincipio a fin.

Al finalizar un archivo secuencial se denota con una marca de finde archivo. (End end-of-file).

ORGANIZACIÓN ACCESO DIRECTO

Los archivos de acceso directo son archivos con llave.Asocian un registro con un valor llave especifico y unlugar particular de almacenamiento. Todos los registrosse almacenan bajo la llaves en las direcciones en vez depor posiciones; si el programa conoce la llave delregistro, puede determinar la dirección de localización ylo recupera independientemente de los demás registrosdel archivo.

La característica atractiva de la organización directa, esque los registros se recuperan mucho mas rápido quecuando la búsqueda se hace desde el inicio del archivo.

ORGANIZACIÓN INDEXADA

Otra forma de acesar los registros es por medio del Índice. Estopermite que la búsqueda de un registro sea mas fácil si se usa elíndice, ya que toma menos tiempo buscar un índice que unarchivo completo de datos.

Un indicie es un archivo aparte del archivo maestro. (índiceseparado)Cada registro en el índice contiene únicamente dosdatos: una llave de registro y una de almacenamiento.

Para encontrar un registro por el método de la organizaciónindexada, se busca primero el índice para hallar la llave delregistro deseado. El índice ayuda hacer mas rápida la búsquedaen comparación con un archivo secuencial, pero es mas lento queel direccionamiento directo.

IDEAS PARA RECORDAR SOBRE METODOS Y ORGANIZACIÓN DE

ARCHIVO El método mas simple, la organización secuencial, es la

única forma en que los registros se pueden guardar en unacinta magnética.

Con los dispositivos de acceso directo, tales como el discomagnético, los registros se pueden almacenarsecuencialmente o bajo acceso directo u organizacionesindexadas.

Los métodos de acceso directo e indexados usan lasdirecciones de almacenamiento para identificar lalocalización especifica de los registros o bloques de datos

CINTA MAGNÉTICA

La cinta magnética es un tipo demedio o soporte dealmacenamiento de datos quese graba en pistas sobre unabanda plástica con un materialmagnetizado, generalmenteóxido de hierro o algún cromato.El tipo de información que sepuede almacenar en las cintasmagnéticas es variado, comovídeo, audio y datos.

CINTA MAGNÉTICA

Hay diferentes tipos de cintas, tanto en sus medidasfísicas, como en su constitución química, así comodiferentes formatos de grabación, especializados enel tipo de información que se quiere grabar.

Los dispositivos informáticos de almacenamientomasivo de datos de cinta magnética son utilizadosprincipalmente para respaldo de archivos y para elproceso de información de tipo secuencial.

MÉTODOS DE GRABACIÓN CINTA MAGNÉTICA

Grabación Lineal:Con la grabación de señales análogas y digitales que seregistran en la cinta magnética como audio odatos codificados, se puede observar en las primerascintas la traza de la señal en forma de línea horizontal, deacuerdo a las necesidades de ingenieros en audio video odatos, hubo variantes como la grabación en pistas quecomprenden múltiples trazas horizontales grabadas condiferentes cabezas que podían ser reproducidas al mismotiempo o el Lineal serpentine que al momento de llegaral final de la cinta la cabeza grabada en dirección opuestatrazando una segunda línea paralela lo que dio inicio a lanecesidad a mayor capacidad de almacenamiento.

MÉTODOS DE GRABACIÓN CINTA MAGNÉTICA

Grabación Transversal:

Para aprovechar la superficie grabable de la cintamagnética se diseñó un tambor giratorio con cuatrocabezas de grabación para almacenar video el cualrequiere mayor cantidad información almacenada alo ancho de la cinta, mientras las cinta estaba enconstante movimiento cada pista está ligeramenteinclinada, muy pocos equipos utilizaron este métodode grabación como las grabadoras Mark I y Mark IIde Ampex nombraron esta tecnología de grabacióncomo “Quádruplex”.

MÉTODOS DE GRABACIÓN CINTA MAGNÉTICA

Grabación Helical:

Para perfeccionar el modo de grabación transversalse redujeron de cuatro cabezas a dos que rotan endiferentes ángulos hacia la dirección en la que lacinta se transporta, para lograr una secuencia degrabación continua y mayor superficie de cintaaprovechada, se pueden apreciar las trazas de lacinta grabadas diagonalmente a lo largo de esta.

DISCO MAGNÉTICOUn disco magnético es una piezametálica a la que se ha aplicadopor ambos lados una películamagnética que permitealmacenar información. Parapoder grabar y leer lainformación, se necesitanunas cabezas, que se muevenpor las distintas partes del discomediante brazos. Estas cabezaspueden leer y grabar,dependiendo de las órdenesrecibidas por la CPU.

TIPOS DE DISCOS MAGNÉTICOS

Dentro de los discos magnéticos existen varios tipos:

Discos flexibles.Discos intercambiables.Discos duros o fijos.

DISCOS FLEXIBLES

Un disco flexible(en inglés floppy disk o diskette)es un medio dealmacenamiento o soporte dealmacenamiento de datosformado por una pieza circularde material magnético, fina yflexible (de ahí sudenominación) encerrada enuna cubierta de plástico,cuadrada o rectangular, que sepuede utilizar en unacomputadora o laptop.

DISCOS INTERCAMBIABLES

Es una pequeña oblea deplástico flexible, con sensibilidadmagnética encerrada en unpaquete de plástico que puedeser rígido o flexible. Eseconómico, práctico y confiable,pero no tiene la capacidad dealmacenamiento ni la velocidadnecesaria para trabajos de granmagnitud. Estos discos sepueden almacenar fuera delínea y cargarlos según seanecesario.

DISCOS DUROS O FIJOS

Los discos duros o fijos sonun dispositivo de almacenamientode la información de gran velocidady capacidad de tipo magnético porlo que pueden grabarse yborrarse los datos tantas vecescomo queramos. Aunque podemosencontrar discos fijos y extraíbles (oremovibles), realmenteestamos hablando de los mismo, yaque los extraíbles son discos fijosintroducidos en un soporte quepermite cambiar los de ordenadorsin tener que abrirla caja del mismo.

CONCLUSIÓN

• Tener el conocimiento sobre cada uno de los conceptos y elementos que componen el diseño de archivos dentro de un sistema de información, es necesario para nosotros los futuros profesionales en Ciencia de la Información ya que tendremos la responsabilidad de salvaguardar y difundir la información en los diferentes medios de almacenamiento, por consiguiente debemos saber cual es el tipo de archivo que se maneja en cada uno de los dispositivos del sistema.

BIBLIOGRAFÍA

Diseño de sistemas de archivo. [en línea]. Alegsa. Santafé, Argentina .[consultado Noviembre de 2012]. Disponible en internet: http://www.alegsa.com.ar/Dic/sistema%20de%20archivos.php

Diseño de sistemas. [en línea]. Tripod. Copyright © 2012. [consultado noviembre de 2012]. Disponible en internet: http://une-senn.tripod.com/new_page_2.htm#Tipos_de_archivo

Senn, James. Análisis y diseño de sistemas de información. 2ed. Mc Graw Hill, México, 1992.

Cinta magnética. [en linea]. Wikipedia. [consultado noviembre de 2012]. Disponible en internet: http://es.wikipedia.org/wiki/Cinta_magn%C3%A9tica

Lander Iker, Roberto. Los discos magneticos. [en línea]. Blog. [consultado noviembre de 2012]. Disponible en internet: http://infoevolucion.blogspot.com/2009/01/los-discos-magneticos.html

BIBLIOGRAFÍA

• Diseño de sistemas de archivo. [en línea]. Alegsa. Santafé, Argentina .[consultado Noviembre de 2012]. Disponible en internet: http://www.alegsa.com.ar/Dic/sistema%20de%20archivos.php

• Diseño de sistemas. [en línea]. Tripod. Copyright © 2012. [consultado noviembre de 2012]. Disponible en internet: http://une-senn.tripod.com/new_page_2.htm#Tipos_de_archivo

• Senn, James. Análisis y diseño de sistemas de información. 2ed. Mc Graw Hill, México, 1992.

• Cinta magnética. [en línea]. Wikipedia. [consultado noviembre de 2012]. Disponible en internet: http://es.wikipedia.org/wiki/Cinta_magn%C3%A9tica

• Lander Iker, Roberto. Los discos magnéticos. [en línea]. Blog. [consultado noviembre de 2012]. Disponible en internet: http://infoevolucion.blogspot.com/2009/01/los-discos-magneticos.html