Adriana Avila Sabogal

Ruth Janeth Baquero

Luz Marina Villa

Mary Suesca

DIGITALIZACIÓN

Universidad del Quindío

Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes

Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y

Archivística

Quindío, 2015

Para los estudiantes en proceso de formación y para ejercer de

forma correcta como futuros profesionales en Ciencia de la

Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística

es de gran importancia conocer lo relacionado a la

digitalización documental, cuáles son sus usos, aplicaciones, los

equipos necesarios para desarrollar los procesos, sus aspectos

técnicos y el tratamiento que se debe dar a este tipo de

documentos electrónicos.

En la siguiente exposición se quiere dar a conocer básicamente

que es la digitalización vista desde el ámbito de los

documentos electrónicos y su importancia en torno del avance

tecnológico.

Es el proceso por el cual se convierte un

documento de papel a una imagen que

puede ser reconocida por un computador.

Es la conversión de documentos

mediante el procedimiento de

captura, tratamiento y

almacenamiento del documento.

Esto con la finalidad de preservar,

conservar y difundir la

información.

Se reduce el extravió de los documentos

Permite un acceso rápido y fácil de la información

Permite que un documento sea consultado por varias personas al

mismo tiempo

Controla el acceso a la información

La digitalización puede ser aplicada tanto en archivos como centros de documentación

y bibliotecas gracias al uso de las nuevas tecnologías y los diversos formatos que han

aparecido con el paso del tiempo.

EN LOS ARCHIVOS

La digitalización en los archivos apareció en el siglo XX como una opción para

conservar los documentos.

Ventajas:• Las industrias se han direccionado hacia el uso del

formato digital, este hecho garantiza su supervivencia,

mantenimiento tecnológico y la baja de los precios.

• Por medio de los formatos digitales se puede recuperar

en menos tiempo la copia digital que se necesita.

• Al poder firmar digitalmente la copia digital, esta

puede ser autenticada.

• El mantenimiento de los soportes ópticos requiere menos requisitos medioambientales.

• Su migración a otros soportes o cambios de formato es más rápida que en el microfilm.

Para garantizar un efectivo proceso de digitalización se debe tener en cuenta

que se deben conservar las características físicas de los documentos al realizar

el proceso de captura digital, la manipulación no puede perjudicar su estado de

conservación.

EN LOS CENTROS DE DOCUMENTACIÓN

Ventajas:

• La introducción de tecnologías digitales en

línea para el análisis y recuperación de la

información permite la organización, gestión y

rápido acceso de los usuarios a la información

precisa en el menor tiempo posible.

• Permite valorizar la información disponible, lo

que supone un importante beneficio para las

entidades y los usuarios.

• Ofrece la posibilidad de publicar en Internet

las bases de datos generadas con el Centro de

Documentación Digital a través del propio

espacio virtual.

EN LAS BIBLIOTECAS

A causa de la tecnología digital que cada vez más se presenta en

nuestra vida, y el conocimiento no puede ser una excepción, desde

hace unos años, muchas de las instituciones educativas a nivel

mundial y también asociaciones y colectivos de rango diverso,

luchan por conseguir la digitalización de grandes obras, artículos y

contenidos que sirven de apoyo en la educación e investigación en

todos los niveles.

Los proyectos de bibliotecas digitales se perfeccionan como una de

las grandes novedades que nos aporta la red y también como uno de

los instrumentos que nos ayudará a universalizar el conocimiento.

Estas bibliotecas no sólo son entendidas como base de datos sino

como herramientas que facilitan el acceso al conocimiento desde

todas las partes del mundo al mayor número de obras posible, tanto

por parte de instituciones públicas como de organizaciones

privadas.

Ventajas:

• Hay mayor distribución en la red

• Se fomenta la preservación documental.

• Varios usuarios pueden consultar al tiempo la misma información y no

se pierde tiempo esperando que desocupen un libro.

♠ Permite hacer consultas simultaneas de los documentos digitalizados.

♠ Imágenes digitales se pueden incorporar, no pierden nitidez, so se

dañan y se pueden implementar en distintas aplicaciones en varias bases

de datos.

♠ Descentralización de la información.

♠ La documentación digital se puede compartir a través de la red o

dispositivos móviles.

♠ Dependiendo el caso para poder ingresar a la información se debe

tener contraseña.

En esta parte se procede a realizar la preparación de la documentación.

Extraer documentación de carpetas o fundas

Documentación anexa a expurgar

Eliminación de grapas u otros elementos extraños, si dicha documentación va a

ser digitalizada.

Clasificación por tipología documental

Asignar a cada grupo de trabajo su documentación

Creación de lotes de trabajo

Una vez realizado el paso anterior, se procederá a la digitalización de los

documentos,.

Códigos de Barras, Código QR

Lleva un Control minucioso y preciso de los participantes y permite que los expositores

capturen la información. De los participantes se genera en las escarapelas código de

barra y código Qr que automatiza de manera dramática la recepción de información

estadística, esta incluye:

Control de Acceso a salas de conferencias y eventos adicionales, generando estadísticas

y restricciones de acuerdo con las exigencias y características de cada sección.

Control entrada a eventos de catering para redefinir negociación con proveedores.

Captura de datos de visitantes para los expositores mediante dispositivos basados en

código de barras y código bidimensionales QR.

Video Bean de alta resolución:

Proyectores digitales con

tecnología LCD- DLP

Resolución SXGA -2500

Resolución SXGA-3000

Resolución SXGA-4000

Resolución SXGA-5000

Equipos de Sistematización

Estos garantizan un excelente desempeño de labores administrativos

Computadores de mesa

Computadores Portátiles

Software Especializados

Estos en diferentes versiones para enriquecer la experiencia audiovisual de

su público.

SONIDOS

Ampliación de sonidos para conferencias con las características y

dispositivos ideales para transmisión impactante de su mensaje a la

audiencia.

Mezcladores de Audio

Efectos digitales

Ampliación de sonido desde el computador reproductor

Micrófonos de cables inalámbricos de mano o diademas

Pantallas

ESCANER

El proceso de captación de una imagen identifica el documento físico

Funcionamiento Escáneres

Un bombillo que se encarga de iluminar line a línea el

documento. Esta luz refleja varios espejos y llega hasta

un panel de sensores CCD. Al usar lentes el área de este

panel no tiene que ser igual que el ancho de la pagina

que escaneamos.

CLASES DE ESCANER

• Escáner Plano

• Escáner de mano

• Escáner de rodillo

• Escáner de tambor cámara Digitales

• Escáner Profesionales

Se suelen utilizar para escanear

imágenes o textos plano

Los escáneres de tambor producen

escaneados con la mayor resolución y

calidad que cualquier otro tipo de

escáner, pero esto tiene su precio.

Además de su costo, los escáneres de

tambor son lentos, no son indicados

para documentos de papel quebradizo y

requieren un alto nivel de habilidad por

parte del operador. Por eso típicamente

se los encuentra en agencias de

servicios que satisfacen las necesidades

del mercado de pre-impresión a color.

El tratamiento de los documentos electrónicos son todos

aquellos procesos que se debe tener en cuenta desde el diseño

del documento, pasando por la transferencia y llegando a la

disposición final del mismo. Este tratamiento es importante

debido al valor administrativo, informativo, legal y por brindar

facilidad de difusión.

Los documentos electrónicos deben contar con

software y hardware especializado y adecuado

dentro de un contexto de cambio tecnológico,

porque el tratamiento de estos documentos

electrónicos está inmerso en variables de tiempo,

espacio, disponibilidad, accesibilidad, propósito y

función de los mismos.

Al igual que el documento físico, el documento electrónico debe

ser conservado por un tiempo establecido según las normas dadas

por los entes encargados.

Se deben establecer políticas de acceso y almacenamiento

dependiendo la importancia y vitalidad del contenido, previamente

establecidas por la entidad.

ACUERDO 037 DE 2002 establece las condiciones necesarias de

servicios de reproducción digital de documentos de archivo.

Ley 527 de 1999.

ISO/TC 46/SC 11 Digital Records Preservation: Where to Start

Guide Lista de referencias y trabajos actuales sobre preservación

digital.

Se debe adecuar el espacio físico para el almacenamiento digital de la

documentación y sus copias, es decir, deben estar con una temperatura entre los

16ºc y 20ºc.

Contar con mecanismos y elementos que protejan los soportes en los cuales está

el documento con el fin de evitar posibles daños y pérdidas de la información.

Se puede almacenar en un formato

que no dependa de ningún software

(ficheros planos) y que cuenten con

funciones de control de acceso.

Deben mantenerse en su aplicación

original cuando se necesitan a largo

plazo, pero dependiendo el avance

tecnológico se puede cambiar a un

nuevo software.

Garantizar la recepción, organización y conservación de

los documentos.

Evitar su reproducción en caso de no ser necesario.

Establecer la disponibilidad del documento para

la accesibilidad en caso de consulta.

Establecer políticas para la disposición final de los

documentos.

Reconocer la importancia del documento electrónico en el

avance de la tecnología.

En el caso de las entidades se encontrarían: los

directivos, quienes deben establecer los

parámetros para control y administración de la

información Electrónica que tenga la entidad.

El departamento de sistemas quien garantiza la

adecuada conservación de la información en

medio magnética.

Por ultimo estará el jefe de archivo o

biblioteca quién será el encargado de velar

porque se cumplan los procedimientos y

procesos, además de las políticas establecidas

por los distintos órganos de control, como lo es

el Archivo General de la Nación, UNESCO y

demás entes que tengan relación con el medio.

La responsabilidad de los documentos electrónicos está a cargo de todas las

entidades y distintas personas que tengan vínculo o cualquier otra actividad

que esté relacionada con este proceso.

Se establece y observa la importancia de los documentos

electrónicos que a través de la tecnología han permitido grandes

beneficios que ayudan a reducir el espacio físico y estar abantes en

cuanto a implementación de tecnología en los procesos que

diariamente se manejan.

Se evidencia la importancia de preservar y consultar los

documentos en formato digital para el futuro.

La importancia de tener Información electrónica es de carácter

y valor legal y administrativo.

Leida Liliana Ospina Sepulveda. Tratamiento de los Documentos Electrónicos.

Septiembre 2011. [Citado 20 febrero 2015]. Disponible en internet:

http://es.calameo.com/books/0005955942af6bb6134fa

Ana Lucia Contreras.

Yalenis Patricia Agamez y Orladis Forero. La conservación de los documentos

electrónicos. Marzo 2011. [Citado 20 febrero 2015]. Disponible en internet:

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documentos digitales guía “Cómo empezar” [en línea].Enero 1 2011 [Citado

20 febrero 2015]. pp. 269.

http://eds.b.ebscohost.com.ezproxy.uniandes.edu.co:8080/eds/pdfviewer/

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(Consultado el 28 de febrero de 2015). Disponible en internet.

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Digitalización en centros de documentación. Colaboradores en la web Encrypted.

(Consultado el 28 de febrero de 2015). Disponible en internet.

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Luz Nidia de la Pava Hernández. María Consuelo Zamora. DIGITALIZACIÓN. Julio

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