Presentacion fraude Rosario 2011

Fraude en la empresa: su

control, detección y la

responsabilidad social

empresaria

Fecha: 19 de Julio de 2011, Rosario

Disertantes: Pablo César PALADINI

Martin S. GHIRARDOTTI

¿Qué se entiende por fraude?

Según ACFE: Actividades/acciones con el propósito de enriquecimiento

personal a través del uso inapropiado o la sustracción de

recursos/activos de una organziación por parte de una persona.

Según AICPA: El uso de Acciones que buscan presentar ante los inversionistas,

analistas y/o mercado una situación no realista de la Compañía, con el fin de

cumplir con las expectativas de alguno o algunos de los grupos de interés.

Según The institute of internal auditors: Cualquier acto ilegal caracterizado por

el engaño, el ocultamiento o la violación de la confianza. Los fraudes son

perpetrados por individuos y organizaciones para:

•Obtener dinero, propiedades o servicios

•Evitar pagos o pérdida de servicios

•Asegurar una ventaja personal o del negocio

Clasificasión del fraude ocupacional

(s/ACFE)

Corrupción

Fraude sobre EECC

Robo de Activos

Corrupción: Esta categoría de fraude encuadra todas aquellas

actividades en donde los empleados de una empresa utilizan

indebidamente sus influencias para obtener un beneficio personal.

Fraude de EECC: Son aquellos eventos de fraude en donde se ejecutan

maniobras con el propósitos de generar estados financieros que no reflejan

adecuadamente la realidad económica de la compañía.

(Ejemplos: registro ficticio de ingresos, inadecuado de reconocimiento de

pérdidas, reporte de activos falsos o sobre-valuados)

Apropiación indebida de activos: Son aquellos esquemas de fraude en los

cuales la persona que lleva a cabo la acción de fraude realiza sustracciones de

activos o utiliza tales activos u otros recursos de la compañía para beneficio

propio.

Conflictos de interés

Sobornos

Pagos inapropiados

Extorsión

Corrupción

Estados Financieros

alterados

Aseveraciones

inapropiadas

Reporte a autoridades regulatorias

Fraude sobre EC

Relacionada con efectivo

Inventarios y activos fijosRobo de información

Robo de Activos

Actividad s/Estadisticas (ACFE)

Ocurrencia de fraude por categoría (Global) (*)

(*) Fuente: Report to the Nation 2010 ACFE

Pérdida por categoría (Global) (*)

(*) Fuente: Report to the Nation 2010 ACFE

Mapa de fraude – Sustracción de activos

Categoría Ejemplo Casos % Casos Perdida media

Skimming Irregularidad anterior a la registración

contable.

267 14,5% $ 60.000

Robo de efectivo Sustracción con posterioridad a la

registración.

181 9,8% $ 100.000

Billing Fraudes con facturas falsas. 479 26,0% $ 128.000

Gastos falsos Facturas reales por conceptos falsos o

excedidos.

278 15,1% $ 33.000

Fraude con cheques Fraude por robo o alteración de valores. 274 13,4% $ 131.000

Nomina Irregularidades a través de esquemas en el

proceso de nómina.

157 8,5% $ 72.000

Registraciones falsas Registros falsas de efectivo para conciliar

acciones de fraude.

55 3.0% $ 23.000

Cash on hand Uso indebido del efectivo de la empresa. 121 12,6% $ 23.000

Robo de activos

(Excepto efectivo)

Sustracción de activos que no son dinero en

efectivo.

156 16,3% $ 90.000

Análisis del Fraude

Conceptos e ideas que ayudan a comprender los patrones de ocurrencia

de eventos de fraude.

10% 10%

80%

Nunca se involucraría

en conductas ilegales

80% de la población:Puede involucrarse en conductas ilegales

Siempre viendo la posibilidad de hacer

trampa, robar, etc. (sin importar la

profesión)

Diagrama de Cressey

OPORTUNIDAD

INCENTIVO/PRESION NECESIDAD

RACIONALIZACION

Elementos del fraude (Cressey)

Oportunidad:

Para que ocurra un fraude o una irregularidad dentro de una compañía, debe existir una

debilidad a explotar en un determinado proceso, la ausencia de un control o bien la desidia

en alguna parte del proceso o área donde ocurre el evento.

Por ejemplo:

Un cajero ejercita el hábito de retirar mensualmente importantes sumas de dinero en forma

directa del tesoro de la empresa y, ante las necesidades de efectivo propias de su

actividad, genera requerimientos de efectivo y esconde las diferencias en las partidas a

rendir.

Debilidades identificadas:

• Inexistencia de procedimientos básicos de control interno, tales como arqueos de fondos

sorpresivos por parte de Auditoría Interna.

• Uso discrecional del efectivo por parte del tesorero sin ningún tipo de control.

• Desconocimiento de la operatoria y procesos de tesorería y ausencia de diagramación de

los controles internos.


Incentivo/Presión (Necesidad):

Debe existir un incentivo o una necesidad (Interna) o presiones (externas), que generen

que el individuo sea llevado a cometer la irregularidad o la acción de fraude.

Por ejemplo:

- Existencia de Personal clave en la empresa (Tesoreros) con importantes necesidades

financieras.

- Presiones relacionadas con la determinación de objetivos de difícil cumplimiento por

parte de los empleados de la empresa.

- Clima hostil dentro del ambiente laboral o tratos inadecuados.


• Inexistencia de procedimientos tendientes a verificar el estado financiero de funcionarios

claves de la compañía.

• Inexistencia de canales de comunicación adecuados para informar situaciones

especiales.


Racionalización:

Es la variable de mayor dependencia del individuo, ya que se resume como el momento en

el cual el individuo considera internamente que el acto a cometer es válido y se justifica.

Por ejemplo:

Situaciones internas, tales como:

- Elevada presión para alcanzar objetivos.

- Personal que considera que se encuentra con un sueldo por debajo de la media,

aumenta la propensión a racionalizar un hecho de fraude.


• N/A

Control del FraudeActividades de control y supervision para mitigar los fraudes

ocupacionales.

Diagrama de Cressey

OPORTUNIDAD

INCENTIVO/PRESION /NECESIDAD

RACIONALIZACION

Enfoque Nº2

Enfoque Nº1

Enfoques de contención de fraude

• Código de ética,

• Manuales de conducta,

• Política de RRHH,

• Evaluación de clima laboral,

• Líneas de reporte de irregularidades.

Enf:1 - Incentivo / Presión (Control) Enf:2 – Oportunidad (Control/Sustantivo)

• Business Intelligence orientado a drivers de

fraude (Parametrización de alertas),

• Aplicación de Ley de Bendford,

• Modelos analíticos automatizados (Fraud

Management Software),

• Uso de escenarios de fraude predeterminados en

análisis de circuitos,

• Procedimientos de data mining,

• Líneas de reporte de irregularidades.

Métodos de Control del Fraude

s/ACFE

Estructura de un plan de prevención de fraude

Un plan de prevención de fraude dentro de la empresa debería

contener los siguientes elementos:

1. Análisis y monitoreo de los principales riesgos de fraude

dentro del negocio o segmento de operaciones de la compañía.

2. Segregación de la responsabilidad (Fraud risk ownership)

de los riesgos de fraude identificados.

3. Evaluación permanente (Fraud risk assesment) de nuevos

eventos o patrones de fraude que se puedan estar generando.

4. Establecimiento de una política de manejo de eventos de

fraude.

5. Análisis de controles que mitiguen eventos de fraude a nivel

procesos.

Estructura de un plan de prevención de fraude (Cont)

6. Mejora continua del Ambiente de control, relacionado con

aspectos directos a eventos de fraude.

7. Planes proactivos de detección de fraudes.

Método de Prevención y Control del

FraudeEsquema Práctico

Objetivo de Prevención y el Control

Evitar las pérdidas directas e indirectas que

provienen del fraude

• Pérdida directa del desfalco.

• Rumores internos dentro de la

empresa.

• Clima laboral inadecuado.

• Imagen de la empresa.

• Honorarios de investigadores.

• Costas de juicios.

• Cargos por peritajes internos.

• Gastos relacionados con la

investigación.

• Demandas judiciales.

• Riesgo propio de las

investigaciones de fraude.

Pérdidas directas

Pérdidas indirectas

• Generan ambiente de control.

• Costo medio / alto (S/ alcance).

• Efectividad media y Riesgo de detección Alto.

• Bien comunicadas generan un amplio ambiente de control.

• Costo bajo.

• Efectividad media / alta. Riesgo de detección bajo.

• Genera un amplio ambiente de control.

• Costo Medio.

• Efectividad media (dependiendo de la cultura del personal).

Auditorías

sorpresivas

Líneas de reporte

de irregularidades

Capacitación al

personal

Estadísticas ACFEReport to the Nation 2010

Estadísticas – Fraude en Grandes empresas y

PYMES

Report to the Nation 2010

Fraudes en las PYMES comparados con Grandes Empresas

Las Pymes sufren significativamente más fraudes que las grandes

empresas.

Esto se debe a:

• Falta de controles internos.

• Ausencia de control por oposición de intereses.

• Ausencia de auditoría interna.

• Confianza solo depositada en la gente y no en los procesos.

• Falta de conciencia de la dirección.

• Ausencia de Políticas de RSE.

Fraudes en las PYMES comparados con Grandes Empresas

En las Pymes se presentan las siguientes particularidades:

1. Los tipos de fraudes son distintos a las grandes empresas. Hay

mayor robo de activos que actos de corrupción.

2. Las formas de detección son distintas.

3. Se tarda más en detectarlos debido a que la gran operatoria

confunde la necesidad de realizar controles claves.

4. La economía informal complica el armado de esquemas efectivos

de control.

Características del defraudador Report to the Nation 2010

Metodos de detección de fraude


Conclusiones Estadísticas ACFE


• El plazo promedio del fraude antes de ser detectado es de 18

meses.

• El 90% de los casos se refiere a Apropiación Indebida de Activos

por lo que es necesario generar controles aleatorios sobre estas

áreas.

• Los Hechos de Corrupción son menos frecuentes pero los más

costosos.

• La mayor parte de los fraudes se detectan mediante sistemas de

denuncias anónimos, siendo éste el control más económico en

cuanto a su funcionamiento.

• Las PYMES son afectadas en forma desproporcional por fraudes e

irregularidades, tanto por costos directos como por costos indirectos.

• Los esquemas de controles antifraude reducen considerablemente los

costos por fraudes.

• El 85% de las personas que cometen fraudes no tienen antecedentes.

Por lo general los defraudadores muestran los siguientes “síntomas”:

1- Nivel de vida no acorde con sus ingresos (43% de los casos)

2- Tienen problemas financieros familiares o personales (36% de

los casos).

• Las Auditorías Externas no son efectivas para detectar fraudes.

• Las Auditorías Sorpresivas son una de las herramientas más efectivas

para detectar fraudes.

• Las personas en general solo cometen fraudes si piensan que no van a

ser detectadas.

• El control interno como única herramienta de control no es efectiva.

Drivers de fraudeAnálisis por rubro

Cuentas por pagar

• Ingresos de facturas al pago por servicios nunca prestados, o ingreso

duplicado de facturas no anuladas, empleados que son proveedores,

• Modificación de vencimientos para el pago anticipado de facturas de

proveedores,

• Registración de facturas en exceso a lo solicitado (Confabulación con

proveedor) o falsas, varios sectores que autorizan compras,

• Pago indebido de anticipos por servicios no autorizados a terceros,

• Pago a empleados ficticios por adulteración de documentación de

sueldos,

• Otorgamiento de prestamos a empleados y ajuste saldos posterior.

• Pago de facturas ficticias a proveedores reales.

• Desviación de fondos a terceros a través del pago de facturas.

• Imposibilidad de ingreso de facturas (conforme al monto de las mismas) por

fuera del circuito de pagos,

• Adecuada parametrización de perfiles de los usuarios correspondientes a

los empleados del área,

• Bloqueo de funciones que modifican sin dejar rastros, datos documentos

ingresados por otros usuarios,

• Armado e implementación de un adecuado circuito de anticipos, altas de

personal conforme a las necesidades de la empresa,

• Análisis periódico de los prestamos otorgados a los empleados.

• Verificacion de facturas con bases de facturas apocrifas AFIP.

• Cruce de datos de proveedores con empleados (direcciones, telefonos, etc)

¿Algún driver adicional?

Ventas y Cobranzas

• Alta de clientes duplicados o ficticios como evitarlos.

• Ajuste de precios de venta - Riesgos de vender a precios no

autorizados.

• Modificacion de precios de venta al momento de emision de la factura

en terminales descentralizadas.

• Venta de mercaderia a clientes ficticios para corregir desvios de stock.

• Emision y control de notas de credito.

• Anulación de ventas con posterioridad al cobro.

• Ajustes directo a cuentas corrientes de clientes

• Ajustes sobre las cuentas corrientes de clientes,

• Emisión fraudulenta de Notas de Crédito y sustracción de cobranzas

realizadas, compensación de saldos entre cuentas y robo de valores,

• Alteración de recibos por parte de cobradores,

• Simulación de cobros y depósitos bancarios a través de documentación

apócrifa,

• Sustracción de cobranzas y ajuste de registros contables,

• Ajuste de cuentas corrientes de clientes y cobro de comisiones o

porcentajes a los mismos,

• Ajuste de fechas de cobro y cobro de comisiones paralelamente.

• Parametrización apropiada de los usuarios de las áreas de gestión de

cobranzas,

• Establecer un procedimiento de emisión de NC y generar revisiones

periódicas, analizar detalle de compensaciones,

• Efectuar un control numéricos de los recibos y mantener

adecuadamente gestionada la cobranza a través de cobradores,

• Segregar funciones de rendición, registro de las cobranzas e

imputación de las mismas en las Ctas Ctes,

• Recepción de valores nominados únicamente por la organización,

• Segregar la custodia de los recibos en personal ajeno a cobranzas.

• Separacion de funciones entre Tesoreria, Creditos y Facturación.

• Acceso fisico a tesoreria, resguardo de valores y documentos.

• Analisis de riesgos del circuito en operatorias de sucursales o puntos

de venta regionalizados.

• Anàlisis de las dispociciones de los sistemas de archivo de

documentación,

• Revisión y análisis delfuncionamiento de las Notas de Crédito

emitidas por la empresa,

• Anàlisis de las comisiones de los vendedores.

Contabilidad

• Diferimiento de gastos y resultados negativos para períodos,

• Ocultamiento de ineficiencias y resultados negativos de la operatoria en

gastos a rendir, cuentas por cobrar, o anticipos a proveedores,

• Aumentos de ventas ficticias en determinados períodos a efecto de

aumentar premios gerenciales por incremento en el margen del

negocio,

• Generación de activos irreales o valores llave de adquisiciones que no

se corresponden con la realidad,

• Registraciones erróneas para evitar detectar fraudes cometidos por

otros sectores operativos.

• Verificación periódica (Auditoria Interna) sobre el crecimiento de

partidas en forma no conducente con el ciclo de negocios,

• Implementar una línea de reporte de irregularidades enfocada a los

fraudes de estados contables,

• Análisis periódico de créditos y otros activos de crecimiento relevante

durante el período,

• Análisis y aprobación especial de asientos manuales por fuera de los

módulos con impacto en resultados,

• Realización de pruebas globales y de razonabilidad en los principales

rubros documentando las diferencias y sus explicaciones.

Compras

• Desvío de pedidos a proveedores preferenciales y cobro de comisiones

paralelas, constantes compras urgentes,

• Alta de proveedores relacionados con el personal del área de compras,

empleados o familiares de estos que se hacen pasar por proveedores

• Arreglo de concursos para determinados proveedores a cambio de

comisiones paralelas,

• Emisión de documentos de compra falsos para generar pedidos a

proveedores relacionados,

• Cobro de comisiones a proveedores para ingresar como proveedores de

la empresa,

• Numerosos sectores realizando compras sin un adecuado control del

departamento de compras.

• Compras ficticias a proveedores reales sustituyendo comprobantes o

cambiando cuentas a transferir.

• Facturas ficticias de empresas reales - Facturas apocrifas.

• Funciones de compras y recepcion unificadas.

• Duplicacion de comprobantes y pagos. Anticipos no imputados y luego

ajustados en cuentas corrientes viejas con saldos.

• Caracteristicas de las compras ficticias o falsas. Datos a tener en cuenta.

• Sustitucion de valores en pagos o uso de cheques vencidos no pagados.

• Dificultad para detectar fraudes en documentacion contable en el caso

comisiones pagadas a compradores.

• Implementar un apropiado esquema de compras dentro de la

organización,

• Efectuar un análisis periódico de las compras realizadas a cada

proveedor,

• Verificar periódicamente la validez de los legajos de compras,

• Realizar una parametrización adecuada de perfiles de usuarios.

• Rotación periódica de personal encargado de contratar proveedores,

• Análisis periódico de alta de proveedores generada por compras,

• Verificar periódicamente los cambios en ciertos servicios y asimismo

las tareas de desarrollo de proveedores realizada.

Bienes de cambio

• Fraude con robo de mercaderias en depositos y sucursales.

• Sistema de inventarios permanente controles complementarios para su

efectivo control.

• Ajustes de bienes de cambio y modificacion de comprobantes de ingreso.

• Remitos despachados y no facturados.

• Remitos internos adecuado control para evitar irregularidades.

• Toma de inventarios efectiva para prevenir irregularidades.

• Despacho de mercaderia, riesgos y posibles irregulariades.

• Resguardo de los bienes de mayor valor.

• Uso de camaras de seguridad en zonas claves. Calidad y sistema de Back

up.

Armado de pruebas en caso de fraudesEnfoque básico

• Analizar como se debe preservar la prueba para una instancia

penal, laboral o comercial.

• Analizar las técnicas de informática forense de investigacion y

análisis de evidencia digital existente.

• Análisis del impacto sobre los límites a la privacidad.

• Armado de un equipo de especialistas para abordar de causa.

• Recomendaciones sobre politicas a implementar para que los

hallazgos sirvan como prueba en juicio.

Importancia de las líneas de denuncias en el

esquema de prevención y detección de fraude

Aspectos básicos claves

Una línea de denuncias es una canal de

información confidencial e independiente para

todas las personas vinculadas con una

organización que deseen reportar fraudes,

irregularidades y situaciones que van en contra de

los objetivos éticos de la empresa.

Líneas de denuncias – Concepto General

Directorio

Gerencia 1 Gerencia 2 Gerencia 3 Gerencia 4

Auditoria Interna

Comité de recepción

Irregularidades

Personal de la empresa (Operativo /

Administrativo)

¿Porque utilizar una línea de reportes de

irregularidades en una empresa?

La ACFE (Association of Certified Fraud

Examiners) asegura que las Compañías que

cuentan con líneas de denuncias correctamente

implementadas a disposición de sus empleados

reducen el costo por FRAUDE en un 60%.

¿Como sucede esto?

Aumenta la percepción que las

acciones de fraude serán detectadas

Disminuye la propensión a cometer

actos de fraude

En general el 90% de las personas cometen

irregularidades solamente si están seguras

que no van a ser detectadas

¿Cuál es la importancia para el

auditor interno?

Aspecto 1:

Detección de eventos, brechas e irregularidades de difícil detección para los

auditores a través de procedimientos estándar.

Generador de drivers de investigaciones internas

Personal de

SupervisiónOperatoria visible:Operatoria normada

simple de controlar

Operatoria no visible:Vulnerabilidades

conocidas solamente por

personal operativo

A

I A

I

A

I

A

I

A

I

A

I

F

F

F

F

F

F

F

F

F

F

F

F

F

Mapa de Riesgos

Aspecto 2:

Capacidad de actuar como elemento disuasivo

contra irregularidades o hechos que se aparten

a los códigos de conducta de la empresa

OPORTUNIDAD

INCENTIVO/PRESION /NECESIDAD

RACIONALIZACION

Acción Detectiva

Acción

preventiva

F.ECON13%

Acuerdo con proveedores

8%

Falsific. Firma2%

RRHH61%

Stock9%

Descuido de Bienes

5%

info a competencia

2%

Abuso/poder7%

Amoríos4% Amenaza

8%

Maltrato / falta de respeto

17%

Disconformidad con la empresa

10%Falta de

herramientas de trabajo

1%

Acoso Sex3%

Discrimi.1%

Otros9%

Sueldos2%

Horas Extras4%

Falta de compañerismo

3%

Mala atención al cliente

1%

Mal desempeño

del empleado

12%

Mal desempeño de

jefe 18%

La líneas independientes de reportes de irregularidadesimpactan en todos los componentes de la estructura de controlinterno de una organización aportando una fuente deinformación relevante para la detección de riesgos ocultos ensus procesos y áreas, haciendo más eficiente el esquema demonitoreo.

Esquema de Líneas

de Denuncias

Entorno de Control

Evaluación de Riesgos

Actividades de

Control

Información y

comunicación

Monitoreo

Dudas y consultas

Muchas gracias por su participación

Martin S. Ghirardotti ([email protected])

Pablo Cesar Paladini ([email protected])

Presentacion fraude Rosario 2011

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