Procesos de Captura, Indexación, Archivo, Integración y Recuperación de la Información para historiales

clínicos y otras aplicaciones de hospitales.

Plataforma de Gestión Documental Open Text Document Server,

Alchemy Edition

Utilización de Sistemas de Gestión Documental en Organizaciones Sanitarias

Proporcionar eficiencia operativa y cumplir con la Normativa

Objeto del proyecto

Los cambios económicos y la regulación normativa de la industria sanitaria están impulsando que cada vez mas organizaciones sanitarias revisen el uso, almacenamiento y recuperación de la información que poseen de sus pacientes.

Cada uno de los pasos que sigue el paciente en su tratamiento médico genera grandes volúmenes de información, tanto en formato papel como en formato electrónico. Toda esta información debe ser recogida y conservada.

Las organizaciones sanitarias no sólo están buscando la forma de cumplir con las leyes, sino también ser más eficientes en la seguridad de los paciente, así como en la gestión y automatización de toda la información.

El problema del papel debe ser solucionado, porque causa ineficiencia, imprecisión, redundancia e inconsistencia.

Las entidades sanitarias, pueden utilizar un sistema de gestión documental adecuado para recuperar la información almacenada, relativa a un paciente, cumpliendo en todo momento con la seguridad y privacidad del mismo e incrementando la rentabilidad y el flujo de la información.

  Un historial clínico estándar puede atravesar todas o parte de las siguientes fases y bases de datos en su ciclo de vida:

Sin una estrategia de gestión documental en vigor, la recuperación y compilación de esta variopinta información es muy costosa y consume tiempo.

Relación de algunas aplicacionesRECETAS MEDICASFORMULARIOS E IMPRESOSEXPEDIENTES CLINICOSTEST Y DIAGNOSTICOS DE LABORATORIOORDENES DE PROCESORESÚMENES CONTABLESBANCA Y SEGUROSDOCUMENTOS FINANCIEROSEXPEDIENTES DE SUBEVENCIONESSOLICITUDESESCRITURAS PUBLICAS Y ARCHIVOSADMINISTRACIONES PUBLICASCORRESPONDENCIACORREO ELECTRÓNICOFACTURAS Y ALBARANESTRANSPORTEALTAS SOLICITUDES DE ASISTENCIA DE OTROS CENTROS LISTA DE PREOPERATORIOSINGRESOS DESDE URGENCIAS PROGRAMACION DE INGRESOSCAMBIOS DE UNIDADCAMBIOS DE SERVICIOENVIOS DE UNIDADES A UCISALIDAS DE UCI A UNIDADESESTADISTICAS GESTION DE CAMASDERIVACIONES DESDE LISTA DE ESPERADERIVACION DE PACIENTES POR TRASLADODERIVACION DE PACIENTES PARA PRUEBASINFORMES PARA TERCEROS (ALTAS)PREFACTURACION (DE CONSULTAS)PREFACTURACION (DE INGRESOS)PREFACTURACION (CONFORMIDAD DE IMPLANTES Y MATERIAL RELACCIONADO)

PREFACTURACION (CONFORMIDAD DE PETICION DE BASTONES INGLESES Y MATERIAL RELACCIONADO)PETICION DE UTILIZACION DE ORDENADORESPETICION DE CREACION DE AGENDA DE CONSULTAMODIFICACION DE LA FINANCIACION DE PACIENTESJUSTIFICANTES ADMINISTRATIVOS GESTION DE PERSONAL (PETICIONES DE DIAS DE LIBRE DISPOSICION Y PERMISOS ESPECIALES)GESTION DE PERSONAL (TRAMITACION DE ALTAS Y BAJAS) GESTION DE PERSONAL (ARCHIVO DE HOJAS DE FIRMAS)SECRETARIA (ENTRADAS Y SALIDAS DE CORRESPONDENCIA) INFORMES PARA TERCEROS (INFORMES MEDICOS) REMISION DE PARTES JUDICIALES DE URGENCIAS CUSTODIA DE HISTORIAS ESTADISTICA ASISTENCIAL CODIFICACION PETICION DE REVISION DE HISTORIAS DE LAS UNIDADES DE INSPECCION MEDICA INFORMACION CLINICA DESPACHOS MEDICOS PLANNING DE GESTION DE CAMASPEDIDOS A PROVEEDORESCERTIFICACION ELECTRONICA DE DOCUMENTOS OPCION DISTRIBUIDA VS. CENTRALIZADA CORREO ELECTRONICOBACKUP BASE DE DATOS DOCUMENTALSEGURIDADCALL-CENTER PARA EL SADC MIGRACION DE BASE DE DATOS DEL SADC A INFORMIX ELIMINACION DE PAPEL SIN REHACER LA APLICACIÓN

Beneficios de la Gestión Documental Electrónica en entornos sanitarios

Uno de los mayores beneficios es el ahorro de tiempo y la eficiencia del personal del hospital.

Problema Beneficios de la Gestión Documental

Seguridad del paciente y calidad en sus cuidados

¡¡ La rapidez, mayor disponibilidad y precisión de la información puede salvar vidas!!

Asegurar la privacidad de la Información Sanitaria que existe actualmente en papel (HIPAA)

Un repositorio digital puede hacer que se cumpla un acceso a la información basado en roles y puede encriptar los datos

Encontrar la información en los periodos de tiempo establecidos

Reducir cada petición de información de días a minutos; reducir el tiempo que emplea el personal; compilar diversos datos dentro de un solo informe

Peticiones de información de las compañías de seguros

Rapidez y precisión en la recuperación = reducir gastos y mejorar el flujo de la información

Enorme cantidad de papel generado

Convertir el papel en recursos digitales y reducir los recursos de almacenamiento.

Bases de datos dispares Datos y documentos pueden agregarse y archivarse juntos para una gestión de la privacidad más fácil y rápida, una recuperación más precisa

Retención y archivo de los datos Asegurar un rápido acceso a los registros archivados; automatizar la destrucción de registros.

Open Text Document Server, Alchemy Edition

Capturar Procesar Gestionar Archivar Consultar

Podemos definir la Plataforma como un potente ARCHIVO electrónico de DOCUMENTOS, que permite llevar a cabo las siguientes acciones:

Alchemy es un sistema de gestión de documentación y registro seguro. Dispone de control de versiones y varias características aportan muchos beneficios a las organizaciones sanitarias . El módulo de Audit Logging cumple totalmente con la Ley de Protección de datos.

La plataforma AlchemyAlchemy, con sus accesos basado en roles, mas de 300 visualizadores, incluido el de archivos radiológicos, sus características de auditoría, el control y gestión de versiones documentales, la integración con Microsoft Office, además del bloqueo y desbloqueo de los documentos es una de las mejores alternativas.

Alchemy posibilita el tratamiento de todo tipo de objetos informáticos, incluido los archivos radiológico DICOM, ya sea información estructurada o no estructurada.

Capturar e indexar

DOCUMENTOSPAPEL

Digitalización

FICHEROSOFIMATICOS Y DICOM

RESULTADO

Historia Médica

Documento escaneado episodio 1

Documento ofimático episodio 1

Fichero DICOM episodio 1

Documento escaneado episodio n

Documento ofimático episodio n

Fichero DICOM episodio n

BD. PACIENTES

Pacientes

Metadatos

Alchemy incluye herramientas (OCR, CCBB, etc.) para automatizar la indización o referenciación que, sin ninguna duda, es el verdadero cuello de botella del tratamiento y gestión electrónica de los archivos

Características Alchemy ► El Servidor Avanzado, que incluye el módulo de Alchemy Web Server (permite el

acceso a la información vía web) y el módulo Alchemy Scan, con reconocimiento de CCBB y OCR (para añadir documentos en papel de ilimitado número de estaciones de trabajo), además de servicios de Librería que contienen el Audit Logging, control de acceso basado en Roles, etc., evita el gasto de cientos de horas de sus empleados.

► Alchemy crea un archivo seguro de la información de los pacientes, incluyendo imágenes médicas de los documentos en papel, formularios, informes de empresa, email y los legados de difícil acceso del sistema de datos.

► Se gestiona la información de forma centralizada y segura, todo ordenado por identificadores comunes. Comparado con otros complejos productos de imagen de otras empresas, Alchemy es de instalación inmediata y tiene interfaces amigables para los usuarios finales.

► Además del acceso controlado por Roles, el sistema de seguridad está integrado con el Directorio Microsoft Active.

Los niveles de seguridad dentro de cada base de datos permite separar la capacidad de acceso del administrador y de los diferentes grupos de usuarios.

Los accesos basados en roles, obliga a los clientes de sólo lectura que no pueden realizar modificaciones de los datos del sistema. Además, el password protege a nivel de base de datos, carpeta y archivo.

Existe la opción de incorporar un módulo de encriptación.

El servidor de Alchemy Windows puede gestionar el acceso a cientos de bases de datos; no obstante, cada usuario tiene limitada su autorización para sólo ver ciertas bases de datos.

Las bases de datos pueden grabarse de forma segura en dispositivos media (DVD,`discos extraibles,.. autoejecutables) para ser consultadas cumpliendo con las políticas de retención de datos, o con el objetivo de prevenir desastres imprevistos.

En situaciones en que se produzcan estos contratiempos, es posible poner completamente operativa la base de datos en unos minutos utilizando los dispositivos media, incluso desde un nuevo emplazamiento.

Más características de Alchemy

Consultas Web

Posibilidades de búsquedas rápidas y sencillas:Por campos de texto, numéricos y fechas, por contenido , por anotaciones, sobre varios repositorios, con una única orden, por aproximación o cercanía, con operadores booleanos (“a y b”, “a o b”, “a y no b”) para búsquedas de TEXTO, con operadores relacionales (“> 1”, “< 1”, “>=1”, “<=1”, “> 1” y “<1”) para FECHAS y VALORES NUMÉRICOS

Seguridad + CifradoUn plus de seguridad para los repositorios que contienen sus documentos

más valiosos

Plataforma de desarrollo e integración con otras aplicaciones o entornos

► Desarrollamos e integramos todo tipo de proyectos en el entorno de la Gestión Electrónica Documental y Procedimientos de Flujos Documentales. (Consultoría Documental, Digitalización y Tratamiento de la Documentación, Workflow, Servicios digitalización, catalogación, custodia,…)

► Compuesta por profesionales. Documentalistas e Informáticos. Todos ellos, certificados por Open Text para el soporte, desarrollo de aplicaciones y adaptaciones a la medida de las necesidades de nuestros clientes.

► Disponemos de Certificación como empresa de Servicios para la Administración Pública.

► Las Plataformas de Gestión Documental de Open Text, están homologadas en el Catálogo de Productos de la Administración Pública.

Presentación

Presentación de SDM

Algunas referencias….

ORDEN HOSPITALARIA SAN JUAN DE DIOS

FABRICA NACIONAL DE MONEDA Y TIMBRE(Archivo historiales clínicos de todo el

personal)

Presentación de SDM

….. más clientes….CASBEGA/COLEBEGA (Distribuidores de Coca Cola) , DANONE, AVICU, HEINZ

IBERICA, KRAFTS (España y Portugal), PULEVA, ALCAMPO, AHORRAMAS, CARREFOUR, DIA, LECHE PASCUAL, MAKRO, PULEVA, SABECO, MERCAMADRID

AVON, BOEHRINGER INGELHEM, COFARE, L’OREAL,

TRANSPORTES PRIMAFRIO, CORREOS, SERVICIOS LOGISTICOS INTEGRADOS SLI, DRIVER PACK, TRANSPORTES TXT, SERVICIOS POSTALES PORTUGAL,.

OPEN SOLUTIONS, AFINSA, CASTRO SUEIRO Y VARELA ABOGADOS, CIRCULO DE LECTORES, CONF. EMPRESARIOS DE VALENCIA, FIRST DATA IBERICA, GOMEZ

ACEBO Y POMBO, HOTELES GARDEN, MUTUALIDAD DE PROCURADORES,

BRAUN ESPAÑA, CARBUROS METALICOS, CENIA ASCENSORES, FEVE, GRUPO ERCROS, MONDRAGON CORPORACION, OPEL, RESOPAL, ZARDOYA OTIS, etc.AYTO. CEUTA, AYTO. MADRID, AYTO. PINTO, AYTO. PUERTO DE SANTA MARIA,

AYTO. VIGO, CANAL ISABEL II, COLEGIO ARQUITECTOS, SINDICATOS MEDICOS, CONSEJO GRAL. FARMACEUTICO, DIREC. GRAL. GUARDIA CIVIL, DIREC. GRAL. LIBRO, DIREC. GRAL. POLICIA, DIREC. GRAL. TRAFICO, FABRICA NAL. MONEDA

TIMBRE, COMUNIDAD MADRID, GOBIERNO VASCO, CASTILLA LA MANCHA, INST.CATALAN FINANZAS, INS. GEOMINERO, INST.MARINA, MERCAMADRID, Mº

ASUNTOS EXTERIORES, Mº CULTURA, Mº FOMENTO, Mº JUSTICIA, Mº HACIENDA, Mº PRESIDENCIA, Mº DEFENSA, Mº INTERIOR, TURISMO, ONCE, PARTIDO

POPULAR, RTVE, UNED, UNIVERSIDAD DE VALENCIA, UNIVERSIDAD SEVILLA, AVIVA, B.S.C.H., B.B.V.A., BANCO ESPAÑA, BANCO URQUIJO, BARCLAYS, BANCO

ESPIRITU SANTO, CAJA SAN FERNANDO, CAJA AH. AVILA, CAJA ESPAÑA, IBERCAJA, SEGUROS OCASO, UNICAJA, WINTERTHUR, BANCO HALIFAX…