Gestation de ProyectosAl trmino del presente curso, los participantes habrn desarrollado conocimientos, habilidades y actitudes adecuadas para elaborar y administrar proyectos en la prctica en forma eficiente y cumpliendo los requisitos de calidad establecidos.

Qu es un Proyecto?Que es la Administracin de Proyectos?Origen de un ProyectoConcepto de Proyecto en la Administracin de ProyectosQu hace nacer la Gestin de Proyectos?Objetivos especficos de un Proyectofactores crticos de xitoBeneficios de la Gestin de ProyectosComponentes de la Administracin de ProyectosCiclo de vida del Proyecto

Gestin de ProyectosContenido

Gestin de Proyectos

Proceso nico consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y de finalizacin, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme a requisitos especficos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costos y recursos.

Definicin segn ISO 10006 Gestin de la calidad. Directrices para la calidad en la gestin de proyectosQu es un Proyecto?PROYECTO: Serie de actividades relacionadas entre s, que estn dirigidas hacia un resultado comn y cuyo desempeo requiere un periodo significativo.

Es la planeacin, direccin y control de recursos ( personas, equipos, materiales) para cumplir con las restricciones tcnicas (PARAMETROS) (ESPECIFICACIONES DE CALIDAD), de costo (PRESUPUESTO) y de tiempo (PLAN) de un proyecto, son las herramientas necesarias para guiar un proyecto a un resultado exitoso, cumpliendo con los lmites de tiempo, y costo definidos: sin estrs y con buen clima interpersonal. Todo lo cual requiere liderar los talentos, evaluar y regular continuamente las acciones necesarias y suficientes.

Gestin de ProyectosAdministracin de Proyectos

Origen del ProyectoGestin de Proyectos

Concepto de Proyecto en la Administracin de Proyectos

El concepto de PROYECTO en Administracin de Proyectos se explica como sigue:

Proyecto es un esfuerzo enmarcado en el tiempo por lograr un objetivo especfico. Que satisface una necesidad del cliente. Utilizando una metodologa definida. Que permite administrar una serie de actividades interrelacionadas. As como la administracin y utilizacin eficiente de los recursos.Bajo la responsabilidad de un EQUIPO DE PROYECTO, encabezado por un LIDER o COORDINADOR DEL PROYECTO.

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La Administracin de Proyectos no consiste solamente en repartir los trabajos entre varias personas y despus confiar en que de alguna manera stos logren el resultado deseado. De hecho, creerlo as, es la principal razn por la que fracasan los proyectos.La Administracin de Proyectos se ha ido consolidando a travs del tiempo como una tcnica con metodologa definida para lograr un objetivo que se considera necesario, mediante la realizacin de un plan y un programa que implica una serie de actividades interrelacionadas, optimizando la utilizacin de recursos, supervisando su avance real contra el planeado y aplicando las medidas correctivas pertinentes.

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Qu hace nacer la Gestin de Proyectos?

La dinmica de los cambios.La complejidad de los emprendimientos nuevos.Los nuevos estilos de direccin.Gestin de ProyectosObjetivos especficos de un ProyectoSe debe definir especficamente que debo lograr (en tiempos y/o costos y/o tcnicamente) con la ejecucin del proyecto para alcanzar el objetivo general, recordando que cada objetivo especfico que se defina consumir recursos para alcanzarse.

El Objetivo de un Proyecto

Por lo general, el objetivo de un proyecto se define a partir de: Alcance ( de qu se trata ). Programa de actividades ( tiempos ). Costos.Ejemplo: el objetivo de un proyecto podra ser :

1.- Definir el Proyecto 2.-Planeacion del Proyecto 3.-Mantener lo Planeado 4.-Proyecto TerminadoGestin de Proyectos

Una adecuada Gestin de Proyectos debe tener presente los siguientes factores crticos de xito:

Entender claramente las expectativas del cliente y definir un plan de trabajo realista, alcanzable y acorde a las mismasMonitorear y controlar proactivamente el avance del proyecto de acuerdo al plan para identificar y actuar rpidamente ante desvos.Balancear alcance, calidad, esfuerzo, plazos, presupuesto y riesgos en todo momentoIdentificar, asignar y administrar los recursos adecuadosMantener una alta satisfaccin del equipo de trabajoComunicar claramente el estado y avance del proyecto a todos los sectores involucradosPlanificar prematuramente la transferencia de conocimientos al equipo responsable de mantener y operar la solucin post-implementacinGestin de Proyectos

Beneficios de la Gestin de Proyectos

Proporciona una comprensin mucho ms clara de las actividades involucradasMejora la evaluacin inicial del proyectoPermite una mejor planificacin y programacin del proyectoMejora el control dentro del proyectoMejorar la comunicacinIdentificar el riesgoProporcionar la estructuraProporcionar directricesAgiliza la integracin entre la licitacin y operaciones Cumplir o exceder las especificaciones de calidad resultados Gestin de Proyectos

Habilidades claveLiderazgoComunicacinNegociacinSolucin de problemasLograr objetivosConocimientosTcnicosAdministrativosHerramientasTcnicasComponentes de la Administracin de ProyectosGestin de Proyectos

INICIOPLANEACINEJECUCIN Y CONTROLCIERREIdentificar las necesidadesAprobacinRecursosObjetivos y AlcanceIngenieraAvanceAceptacinEntregaPRODUCTO O SERVICIO Ciclo de vida del ProyectoGestin de ProyectosProgramaFunciones y Responsabilidades

Identificacin de Necesidades

La IDENTIFICACION DE NECESIDADES es la fase inicial del ciclo de vida de un proyecto, el cual inicia con el reconocimiento de: UNA NECESIDAD. UN PROBLEMA. UNA OPORTUNIDAD.Y termina con la emisin de una SOLICITU DE PROPUESTA (SDP).

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Perfil del proyectoAlcance del proyectoRiesgosRecursosCostosVender el ConceptoAprobacinRecolectar lo datos del proyectoIdentificar las NecesidadesTcnicas y HerramientasGestin de ProyectosRegistro de IPL en el Sistema de EnerMech Al recibir un IPL, el Administrador Contratos y Propuestas registrar el IPL en el Registro y Rastreo de Licitacin, situado en el disco local, en el directorio \\EM-VSA-DC-01\Local\Operaciones\Proyectos PPU\Nombre del proyecto\1.0 Comercial\Oferta.

Perfil del ProyectoQu?Quin?Cmo?Por qu?Para qu?Cundo?Formaliza el inicio del proyecto Permite identificar el proyecto por parte de los involucradosProporciona informacin generalGestin de Proyectos

Objetivos del Proyecto

El propsito es sentar las bases para lograr un proyecto exitoso. Esto se logra garantizando que todos los involucrados en el proyecto tienen claros los elementos clave del proyecto. Concretamente todas las partes deben tener claro cul es el objetivo del proyecto, porque se est llevando a cabo y cmo lograr el resultado. El objetivo es asegurarse de que haya un entendimiento comn de:El alcance y los elementos a entregar del proyecto Quin debe estar involucrado en el proyecto y el proceso de toma de decisiones del proyecto Las interfaces con el Cliente y los proveedores que apliquenCmo se identificarn, evaluarn y controlarn los riesgos, los problemas y los cambios Cmo se monitorear y controlar el avance Quin necesita la informacin, en que formato y cuando.Al garantizar la claridad desde la Fase de Inicio, se pueden evitar que puedan tener efectos perjudiciales para el costo, el programa o el alcance del proyecto.Tiene que definirse en trminos de alcance, programa y costo.El objetivo tiene que ser claro, especfico, medible y alcanzable.

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Procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo necesario y solamente el trabajo necesario, y completarlo de esta forma con xito.Alcance del Proyecto: Trabajo que debe llevarse a cabo para entregar un servicio con las caractersticas y funciones especificadas.ProcesosLugarParticipantesDefinicin del AlcanceGestin de ProyectosRevisin Inicial del Alcance de Trabajo Antes de iniciar cualquier trabajo en la preparacin de una propuesta de licitacin, el personal de PPU designados por el Gerente General de PPU llevar a cabo una primera revisin del IPL.Esta revisin inicial se centrar en el alcance de trabajo, el programa operativo propuesto, los recursos necesarios, la ubicacin y la fecha de entrega de la oferta. Al terminar la revisin inicial el Director / Gerente de Unidad PPU tomar la decisin de concursar o no.

Esa desviacin puede ser tanto positiva como negativa.

Efectos positivos oportunidadesEfectos negativos amenazasEl RiesgoGestin de Proyectos

El RiesgoGestin de ProyectosEl riesgo y su impacto potencial sobre el proyectoCundo es probable que se presente durante el programa?El riesgo potencial; es una amenaza, una oportunidad o ambos?El tipo de riesgo; interno/externoLa categora del riesgo; QHSE; Metodologa; Equipo; Personal; Tcnico; Proveedor; Logstica; Comercial/contractualComo se puede hacer frente al riesgo; acciones de prevencin, reduccin, transferencia, aceptacin o contingencia.Durante el Proceso de licitacin, se evaluaran y consideraran los riesgos de la siguiente manera:

El control y prevencin de los riesgos consiste en: Descripcin del riesgo y objetivos afectadosDefinir Acciones (Plan de accin)-Preventivas (para evitar que suceda)-Correctivas (para subsanar lo sucedido)Las sorpresas no se pueden gestionar, las malas noticias siDesarrollo de una respuesta ante los riesgosHay que tener previsto como reaccionar ante una situacin de riesgoGestin de ProyectosEjemplo: La incapacidad de un tercero de suministrar los equipos para las fechas del proyecto propuestas, es un riesgo que puede ser identificado, evaluado y analizado en la fase de planificacin y por lo tanto atenderse antes de llegar a la fase de ejecucin, lo que limita las consecuencias de la entrega. Por lo contrario una falta de entrega durante la ejecucin tendr mucho mas impacto en el desempeo general del proyecto con respecto a los costos y el programa.

Preparacin de la Propuesta

CONTENIDO DE LA PROPUESTA

SECCION TECNICA

SECCION COMERCIAL

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Revisin TcnicaGestin de ProyectosLa IPL ser sometida a una revisin tcnica. Esta revisin asegura que el proyecto anticipado se considera tcnicamente viable por las personas que a su vez gestionarn el proyecto.

La revisin tcnica consistir en una revisin completa del Alcance del Trabajo y las especificaciones asociadas, a partir de la revisin tcnica la siguiente informacin ser entregada a la Unidad Comercial como parte del documento de la oferta tcnica:Estructura del desglose del trabajo Aspectos tcnicos del alcance, especificaciones y la metodologa propuesta por el ClienteLista de recursos internos requeridos Lista de recursos externos requeridos Programa Disponibilidad de recursos Riesgos tcnicos crticos

El Gerente o el Director de PPU realizarn la revisin tcnica internamente comparndola con la seccin correspondiente de la IPL. Al trmino de la revisin tcnica se documentar un conjunto de cualificaciones y exclusiones para la presentacin al Cliente como parte de la propuesta.Requerimientos de gastos de capital Consumibles requeridos (y sus precios)Plan de Ejecucin del ProyectoMetodologa de trabajo Revisin de HSE Propuestas tcnicas alternas Planos de arreglo Servicios requeridos en el sitio

Revisin ComercialGestin de ProyectosLa IPL ser sometida a una revisin comercial conjunta por las Unida Comercial y la Unidad de PPU. Esta revisin se realiza para asegurar que el proyecto propuesto, establecido en el IPL sea viable con respecto a los costos, los riesgos y los beneficios para la empresa.Esto implicar una revisin de los trminos y condiciones comerciales propuestos por el cliente y considerar todos los aspectos del contrato, incluyendo:Ubicacin del trabajoMonedaPrograma CalendarizadoPeriodo de NotificacinEstructura de precios (rentas diarias)Mecanismo de contratacin/terminacin de la contratacin Costos DescuentosSuministros especiales Trminos de pago

La preparacin de una solicitud de propuesta

El propsito de una SOLICITUD DE PROPUESTA es describir en forma amplia y detallada lo que desea obtener el cliente con el proyecto.Una buena SDP permite a los equipos de proyecto, a los contratistas o prestadores de servicios en su caso, qu espera el cliente, de modo que con base en ello, puedan stos elaborar una buena propuesta, trabajando todos con las mismas bases, con lo que se facilitar su evaluacin, es decir, comparar peras con peras.Una solicitud de propuesta debe incluir:1. OBJETIVOS DEL PROYECTO: Resultados o productos que deben alcanzar con el proyecto.2.DESCRIPCION DEL TRABAJO (DDT): Alcance del proyecto, exponiendo en forma muy general las tareas que el cliente desea que realice ell contratista o el equipo de proyecto, para alcanzar el objetivo.3. REQUISITOS DEL CLIENTE: Se refieren a las especificaciones de calidad del trabajo que se exigirn en el proyecto.

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4. ESPECIFICACION DE LAS ENTREGAS QUE DEBEN HACER EL CONTRATISTA O EL EQUIPO DE PROYECTO: Elementos o contenidos que deber entregar el contratista o equipo de proyecto al cliente: reportes, folletos, carpetas, discos para computadora5. INFORMACION QUE EL CLIENTE ENTREGARA AL CONTRATISTA O AL EQUIPO DE PROYECTO, BAJO EL COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD.6. APROBACIONES QUE DEBERA OTORGAR EL CLIENTE. Por ejemplo, aprobacin de programas, metodologas, presupuestos, permisos de trabajo7. TIPO DE CONTRATO QUE SE DEBERA ENTREGAR AL CLIENTE, HACIENDO CONSTAR LAS OBLIGACIONES CONTRATADAS.9. FECHA MAXIMA DE ENTREGA DEL TRABAJO.10. CRITERIOS DE EVALUACION:

Experiencia en proyectos similares.Metodologa y enfoque tcnico.Programa de trabajo y fecha de entrega.Precio y forma de pago.

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Factores decisivos para el xito de una SDP

Definir claramente la necesidad antes de preparar una solicitud de propuesta.Se elegir la necesidad, problema u oportunidad que aporte mayores beneficios en relacin con el costo y consecuencias.Una buena SDP permite a los contratistas o equipo de proyecto, preparar propuestas ajustadas a la necesidad del cliente en forma completa y ajustada a presupuesto.La SDP debe incluir una descripcin del trabajo, de las exigencias del cliente, de las entregas previstas y los criterios con los que se evaluarn las propuestas presentadas.Los contratistas o equipos de proyecto deben recibir la misma informacin por parte del cliente.

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Seguimiento posterior a la licitacinTras la presentacin de una oferta, las unidades de ventas y comerciales realizarn llamadas de seguimiento u organizarn reuniones para discutir cualquier aspecto de la propuesta segn lo sugerido por el Cliente.Gestin de ProyectosAdjudicacin del Contrato: Cuando se adjudica un contrato, normalmente se comunica con uno de estos tres medios:

Carta de Intencin (CI)Orden de Compra (OC)Contrato Aprobado por el Cliente Nota: Bajo ninguna circunstancia se iniciar la preparacin de los procedimientos de Ingeniera, la procura, la movilizacin de personal o equipo hasta que las unidades de ventas y comerciales confirmen, reciban y aprueben de forma legal, aceptable y por escrito de la adjudicacin a menos que sea aprobado por el Director de PPU.

Adjudicacin del contrato (entrega de la unidad de Ventas y Comercial a Operaciones En la adjudicacin del contrato se tendr una reunin de entrega entre las Unidades Comerciales y de Operaciones. El Gerente de Proyecto se asignar en este punto.Gestin de ProyectosEl propsito de esta Reunin de Entrega del Proyecto es establecer y confirmar con el equipo de proyecto todos los aspectos comerciales y operativos, incluyendo los requisitos del Cliente con respecto a la documentacin especfica (procedimientos), la procura, los requisitos de fabricacin y las fechas de movilizacin.Los asistentes a esta sesin incluirn, como mnimo, la persona que prepar la oferta (de la unidad comercial de PPU), el director de operaciones de PPU, el Gerente de Proyecto nombrado y otro personal de proyectos involucrado incluyendo personal de apoyo funcional.En esta reunin, todos los documentos de licitacin tambin sern entregados al Equipo de Proyecto o al Gerente de Proyecto. Al terminar la reunin, el formato ENM-MX-FOR-429 Entrega Lista de Verificacin de Reunin de Arranque ser firmado por todas las partes.

Entrega lista de verificacin de reunin de arranqueGestin de Proyectos

Asignacin de no. De trabajo y creacin de carpeta del proyectoGestin de ProyectosTras la reunin de entrega, el GP solicitar que se establezca un Directorio de Proyectos para el trabajo en el Disco Duro de Respaldo. El Administrador del Proyecto asignado ser responsable de la introduccin de toda la informacin requerida del proyecto en la Base de Datos y a su vez asignar un nmero de trabajo. Este nmero de trabajo ser citado en toda la documentacin relacionada con el proyecto (emitida internamente y externamente). As mismo el Gerente de Proyecto o el Ingeniero de Proyecto crearn una carpeta de proyecto en \\PPU\Operaciones\Carpetas de Proyecto, Esta estandarizacin asegurar la consistencia entre todos los proyectos de EM mejorando la eficiencia y eficacia de la administracin de proyectos.

Tcnicas y HerramientasEstructura de Desglose del Trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure ( WBS )Definicin de actividades, de hitos o milestonesSecuencia de actividadesProgramaLogstica para el Personal / Equipos IngenieraRuta criticaMatriz de roles (Funciones y Responsabilidades del equipo de trabajo)Alcance, definicin y plan de administracinPlan del proyectoGestin de ProyectosPLANEACIN

Planificacin de ProyectosPlaneacin: Se decide anticipadamente, qu, quin, como, cuando y por que se har el proyecto.

Las tareas mas importantes son: Pronosticar situaciones futuras, Determinar los recursos que se necesitarn, Revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control, Coordinar durante todo el proceso de Planeacin.Gestin de ProyectosDistribuye el proyecto en tareas y estima el tiempo y los recursos requeridos para completar cada tarea.Organiza las tareas de forma concurrente para hacer mejor uso de la fuerza laboral.Minimiza dependencias entre tareas para evitar retrasos debidos a que una tarea espere a la terminacin de otra. La planeacin del proyecto es el corazn de la administracin del proyecto. Define el alcance, los recursos y el tiempo requerido, y permite mantenerlos en balance a travs de todo el proyecto.

Gestin de ProyectosPlan de Administracin del ProyectoGua la ejecucin y control del proyecto; define referencias para evaluar el avance y cumplimiento del programaContempla elementos de las reas de conocimiento, tales como: Definicin del alcanceOrganizacin del ProyectoMecanismos y programas de comunicacinPrograma de ProyectoEstimados de costosProcesos de administracin de riesgosProcedimientos de control de cambios

La Planeacin del ProyectoQUE SE NECESITA HACERQUIEN LO HARACUANTO TIEMPO SE NECESITARACUANTO COSTARAPLANEACION DEL PROYECTOLa responsabilidad de la PLANEACION del proyecto es del equipo de proyecto, bajo la coordinacin del Lder del mismo.Gestin de Proyectos

Reunin de Arranque (posterior a la asignacin)El proyecto ser "arrancado" por el Gerente de Proyecto por medio de una reunin de arranque que se facilitar con el equipo del proyecto designado incluyendo todo el personal de apoyo funcional. El equipo del proyecto debe estar familiarizado con el proyecto ya que asisti a la reunin de entrega anterior organizada por la Unidad Comercial. Por lo tanto, el objetivo de esta reunin ser discutir con ms detalle los requisitos del proyecto, aqu se contempla como realizar las diferentes tareas, quin las realizar y cualquier comentario posterior. Como mnimo, la reunin de arranque considerar lo siguiente:Gestin de ProyectosEstrategia del Proyecto Organizacin del ProyectoFunciones y ResponsabilidadesRevisin del Contrato - RetroalimentacinRevisin Comercial RetroalimentacinQHSEAdministracin de CambioRevisin de Riesgos

Entregables del ProyectoRecursosProgramaLogstica para el Personal / Equipos AdministracinRevisin de RiesgosMedicin del Desempeo

Planificacin del equipo: identificar y asignar las funciones y responsabilidades del proyecto. Funciones (quin hace qu) Responsabilidades (quin decide qu)Pueden ser asignadas a personas internas o externasEquipo interno: Gerente, Ingenieros, Supervisores, Tcnicos y Administrativo.Equipo externo: Asociados, Colaboradores, Instituciones.Identificacin de los responsables de cada actividad del proyecto Gestin de Proyectos

Revisin de riesgos en la fase de planeacinDurante la reunin de arranque los riesgos identificados en la etapa de licitacin sern re-evaluados y revisados usando la misma metodologa. A partir de este momento, los riesgos y las medidas de mitigacin posteriores sern asignados a personas especficas para la finalizacin y se revisarn en la reunin semanal del proyecto, para ser atendidos antes de emitir los procedimientos finales y de la movilizacin de equipos y personal.Gestin de ProyectosEl proceso de revisin del riesgo es continuo durante todo el proyecto, y debe seguir cuatro pasos secuenciales "Identificar" "Evaluar" "Planear" e "Implementar" mientras debe reconocerse la importancia de la comunicacin de estos riesgos. Por lo tanto, los riesgos sern registrados en una bitcora de riesgos que se guarda en la carpeta del proyecto.

Organizacin de Actividades y Entregables del ProyectoLas actividades en un proyecto deben ser organizadas para producir resultados tangibles para que la administracin pueda juzgar el progreso.

Gestin de ProyectosSe debe tener claro que cada fase del proyecto tiene actividades y entregables especficos, los cuales debieron definirse durante el proceso de licitacin, de acuerdo a las necesidades del cliente. Un acuerdo claro sobre los elementos a entregar proporciona claridad sobre los requerimientos del equipo del proyecto permitiendo una planeacin concisa de los recursos necesarios para asegurar la entrega a tiempo.El Gerente de Proyecto leer los trminos y condiciones del contrato para estar totalmente consciente de los 'Entregables del Proyecto' y las fechas de entrega claves acordadas. En muchos casos, los entregables del proyecto tendrn clusulas de Daos y Perjuicios (DP) que pueden ser aplicadas si no se cumple con la(s) fecha(s) de entrega prevista(s), ejemplo:Si no se presentan en la fecha(s) de vencimiento los Documento(s) o Procedimiento(s) Tcnico(s) acordado(s) contractualmenteSi no se cumple con las fechas de Movilizacin del Personal y/o Equipo acordadas contractualmente.En caso de falla del equipo que cause retraso en el programa del Cliente

Actividades claves durante la PlaneacinGestin de ProyectosIngeniera: La preparacin de la ingeniera y de los procedimientos, ser realizada por el ingeniero de proyecto, totalmente dirigido por el Gerente de Proyecto y con el apoyo del equipo de trabajo asignado al Proyecto.Consultas Tcnicas: Durante la ingeniera puede ser requerida una clarificacin por parte del Cliente sobre un aspecto tcnico del proyecto. Esto se lleva a cabo de acuerdo al proceso indicado en el contrato. Recursos: La planeacin de los recursos del proyecto requiere disciplina y visibilidad. Para ello, el equipo del proyecto dividir progresivamente el trabajo del en partes ms y ms pequeas creando un desglose del trabajo formado por paquetes de trabajo. De esta manera el equipo del proyecto puede garantizar que identificar y comprender las principales partes del trabajo a realizar y por lo tanto las planificar. A esto se le conoce como Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure ( WBS )Requerimientos de Equipos y Consumibles: El Equipo del proyecto, emitir una lista detallada de movilizacin de los equipos y materiales requeridos para realizar las actividades del proyecto, la lista ser revisada y aceptada por el Gerente de operaciones y el Gerente del Proyecto.

Actividades claves durante la PlaneacinGestin de ProyectosPlaneacin y Movilizacin de Equipo y Personal: Una planeacin eficaz de las necesidades de personal y logsticas es fundamental para la ejecucin satisfactoria del proyecto. Sin tener una visibilidad clara, concisa y oportuna de estos requisitos, el proyecto no puede ser dotado de recursos suficientes y por lo tanto no puede ser ejecutado con xito. Ejemplo de Lista de Movilizacin

Actividades claves durante la PlaneacinGestin de ProyectosReunin Previa al Trabajo antes de la Movilizacin: Antes de la movilizacin del personal, los miembros del Equipo de Proyecto, tendrn una reunin informativa. El Gerente de Proyecto dar un panorama detallado del alcance de trabajo, discutir todas las consideraciones de HSE, de Aseguramiento de calidad, de los riesgos y operacionales. La reunin se registrar en el Formato de Reunin Informativa Previa al Trabajo ENM-PPU-For-427 que ser firmado por todos los participantes.Inspeccin y Pruebas Previas a la Movilizacin: El contrato puede indicar que antes de la movilizacin de cualquier equipo se debe realizar una inspeccin previa a la movilizacin y/o pruebas de operacin del equipo. El Gerente de Proyecto debe conocer los equipos que se incluirn en la inspeccin y/o prueba de operacin.

Procesos necesarios para adquirir bienes y servicios, de otras organizaciones, con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto; Planificar las adquisiciones: qu, cundo Bsqueda y seleccin de proveedoresComparativa de proveedores y servicios Contratos y gestin de la relacin con el proveedor Evaluacin del servicio prestadoPlanificacin del AprovisionamientoGestin de ProyectosDurante la planeacin el GP se asegurara de que no hay problema con los principales proveedores y que han pasado el proceso de evaluacin de la Empresa y se encuentran registrados en la lista de proveedores de EM Los proveedores debern ser evaluados antes de su aprobacin segn el SAI y esto se evidenciar en ENM-MX-FOR-404 Evaluacin de cuestionario para proveedores.

Planificacin requerida para asegurar la conclusin del proyecto en los plazos previstos: Definicin de actividades Secuencia de las actividades: identificar y definir las interrelaciones. Estimacin de la duracin Desarrollo del cronograma Control del cronogramaPlanificacin temporal: Elaboracin del cronogramaGestin de Proyectos

Grfica de GanttPermite registrar avances de acuerdo con lo planeado.Programar las actividades del Proyecto considerando tiempo y responsables.Gestin de Proyectos

TIEMPO DE EJECUCINTAREAS DEL PROYECTO1er paso: El Responsable estima la duracin de las tareas considerando: la complejidad, el esfuerzo requerido, las personas disponibles, tiempo disponible.2 paso: El responsable establece las interrelaciones de las tareas e hitos.3 paso: Plasmar esta informacin en un cronograma (tabla Excel, Project,..)

Planificacin temporal: Elaboracin del CronogramaGestin de Proyectos

Medicin del DesempeoGestin de ProyectosLa Medicin del Desempeo se llevar a cabo durante toda la vida del proyecto y es el proceso de recoleccin y distribucin de informacin sobre el desempeo. Esto incluye reportes de estado, medicin y previsiones del avance. La medicin del desempeo debe ser discutida y acordada por el GP y el Gerente de Operacin de PPU antes de la ejecucin del proyecto y puede ser administrada en diferentes formas con el fin de proporcionar a todos los participantes la informacin pertinente y necesaria.Se deben considerar mediciones en las reas siguientes: Presentacin a tiempo del paquete/procedimiento de trabajo Desempeo de seguridad - ningn incidente o accidenteDesempeo TcnicoConfiabilidad del equipoDesempeo del personal en el rea de trabajoSoporte para las operaciones Reportes del trabajo ComercialControl de cambios

Medicin del Desempeo (Anlisis de valor ganado)Permite evaluar el desempeo del proyecto, considerando medidas de tiempo y costo.Valor planeadoValor ganadoGestin de Proyectos

Administracin de cambiosEvaluar y documentar ajustes y sus impactos Recopilar, medir y difundir la informacin sobre el avance, riesgos y resultados preliminares del ProyectoCon el objeto de:Comparar y evaluar el avance real del ProyectoDar seguimiento y supervisin de riesgosDocumentar la situacin actual del ProyectoGestin de Proyectos

Administracin de cambiosGestin de ProyectosA lo largo del proyecto, el alcance del trabajo, las responsabilidades o las tareas pueden cambiar y pueden no estar incluidas en el contrato o procedimientos existentes. Si este problema no se aborda a travs de una gestin sistemtica de los procesos de cambio, el proyecto estar sujeto a un riesgo innecesario y podemos estar abierto a la responsabilidad si se lleva a cabo trabajo que no est detallado en el contrato o variaciones posteriores. Para mitigar este riesgo, todas las solicitudes del Cliente o cualquier cosa que se identifique como "significativa" debe ser revisada con el contrato acordado, el alcance del trabajo y los procedimientos y planes. Cualquier cambio debe ser identificado y categorizado. La Administracin de Cambios generalmente se puede dividir en las siguientes cinco categoras:Seguridad TcnicaComercial Tcnica y ComercialLogstica

Ejemplos de cambios significativos en un Proyecto:Gestin de ProyectosSeguridad: el Cliente ha cambiado el tipo de traslados Costa a Fuera; solicita equipo de seguridad fuera del alcance contractual acordado en el contrato, cambio en la presin de prueba, cambio en la ubicacin del sitio. Programa: se ha causado una extensin del programa debido a los retrasos del Cliente. Esto ha provocado que el personal y los equipo en el sitio superaran el nmero de das acordado dentro en el precio global y el cambio en la fecha de la movilizacin. Costo: el Cliente pide suministrar personal y equipo adicional que no est cubierto en el alcance contractual acordado.Procedimientos, especificaciones, planos y entregables: el Cliente ha pedido producir entregable(s) adicionales o realizar revisiones adicionales de los entregables diferente a lo acordado en el contrato. El Cliente ha cambiado la metodologa del alcance de trabajo.Procura: el Cliente ha suministrar artculos a precio de costo + una cuta preestablecida pero no est dispuesto a pagar los costos de ingeniera adicionales.

El Gerente de Proyecto determinar si el cambio solicitado por el Cliente es intrascendente o significativo. Despus de haber determinado la naturaleza del cambio y el acuerdo entre el Gerente de Proyecto y el Gerente de Operaciones de PPU, se presentar al Cliente una solicitud formal de una Orden de Variacin de acuerdo con los requisitos de la Administracin del Contrato

Las reuniones de trabajo son una parte fundamental del trabajo cotidiano, y el punto de referencia prioritario para el flujo e intercambio formal de informacin.Cuando se convoca una reunin debemos garantizar que sta va a ser til y dinmica. Reuniones eficaces: Reuniones no muy largas Llegar con los temas preparados Ceirse al orden del da Puntualidad Talanto adecuado

Al terminar, determinar las tareas pendientes y sus responsablesReuniones de proyectoGestin de Proyectos

Tcnicas y herramientasSistema de autorizacin de trabajoReuniones de trabajoReportes de avanceProcedimientos y especificaciones detalladosMovilizacin de Personal y EquiposCambios requeridosResultados del TrabajoMonitoreo de avancesEntrega de TurnoEjecucin del ProyectoGestin de Proyectos

Ejecucin del Proyecto A lo largo de la ejecucin se seguirn teniendo reuniones semanales de operacin con el equipo de trabajo, para discutir lo siguiente:

Las actividades realizadas durante el daLas actividades que se realizarn al da siguienteDesempeo real vs el planeadoEstado/programa de recursosRequisitos de cambio de guardia Registro de SOV (Solicitud de Orden de Variacion)Gestin del Proceso de cambiosRegistro de Consultas Tcnicasreas problemticas.Gestin de ProyectosLa ejecucin del proyecto iniciar una vez que se hayan movilizado los recursos (Personal y Equipos) hasta el rea de trabajo.

Conjunto de personas con funciones diferentes y complementarias, reunidas por razn de su trabajo, unidas por un fin comn, sentimiento de pertenencia al equipo y conciencia de sus deberes y responsabilidades con respecto al mismo. Para que el proyecto funcione, Implica que los participantes basen sus relaciones en, la confianza, la identificacin con los objetivos de la asociacin, una metodologa activa para resolver los problemas de una manera creativa.Equipos de trabajoGestin de Proyectos

Qu es un conflicto?Un problema, una cuestin o materia de discusin, una situacin desgraciada y de difcil salida.Oposicin de intereses opiniones o valores entre dos o ms partes cuya satisfaccin simultnea resulta incompatible.Si una persona gana, la otra pierde y viceversa Objetivo: WIN to WINEl conflicto bien resuelto permite la evolucin de las personas

Permite al grupo innovar, crear y buscar soluciones aglutinadoras que mejoren el proyecto.Conflictos personales en el proyectoGestin de Proyectos

Los conflictos son inevitables y adems son un indicador de buena salud dentro de una organizacin.

El equipo de trabajo funciona cuando se organiza la cooperacin (divisin del trabajo, adaptacin de las ideas individuales, adopcin de normas comunes) y cuando se potencia lo mejor de cada uno en beneficio del conjunto y la satisfaccin de los individuos.

Todo ello orientado a los objetivos.

El consenso de objetivosGestin de Proyectos

Procesos requeridos para asegurar la generacin oportuna y apropiada, la difusin, recopilacin, archivo, etc. de la informacin del proyecto:

Planificacin de las comunicaciones:

QUIN necesita la informacinQU tipo de informacinCUNDO la va a necesitarCMO le ser enviada

Distribucin difusin: en el momento preciso! Difusin y comunicacinGestin de Proyectos

Reportes de avancePara controlar y administrar los trabajos correctamente se deben de elaborar todos los reportes y llenar los formatos aplicables al proyecto, para incluir el avance comparado con el planeado y cualquier incidente de QHSE, operacional y con el equipo, adems que estos se utilizaran como soporte para entregar la factura mensual al cliente y poder realizar el cobro por las actividades del proyecto, los reportes necesarios son:Gestin de ProyectosCertificado de Aceptacin de la Prueba de PresinFormato de Reporte de Prueba de PresinReporte de Operaciones DiariasFormato de Inicio de OperacionesFormato de Reporte de Vaciado

Hoja de Tiempo Semanal del EquipoHoja de Tiempo Semanal del PersonalEntrega de TurnoFormato de Plticas de SeguridadFormato de Anlisis de Trabajo Seguro.

El control de cambios debe:Asegurar que los cambios sean beneficiososDetectar los factores que ocasionan los cambiosDeterminar cundo se produce un cambioGestionar los cambios reales cundo ocurrenBuscar los por qu de las variaciones tanto positivas como negativasLos cambios pueden ser;En el alcanceEn los plazosEn los costosEn los riesgosControl de cambiosDurante las operaciones pueden ocurrir cambios del proyecto.Solicitados por el cliente, si este cambio lo hacen de manera Oral en el lugar de trabajo se puede llenar una Orden de Variaciny posteriormente llenar la Nota de Control de CambiosGestin de Proyectos

Evaluacin y satisfaccin del clienteGestin de ProyectosAl finalizar las operaciones, el Cliente deber llenar y firmar el formato ENM-MX-For-430 Cuestionario de Retroalimentacin del Cliente, con el fin de Indicar y evaluar al equipo del y as poder determinar y monitorear el desempeo durante la ejecucin del proyecto.Evaluacin del Personal Posterior al Trabajo Para ayudar con el desarrollo de todo el personal de campo, el Jefe Directo del trabajador debe llenar el formato ENM-MX-For-449 -Evaluacin Posterior al Trabajo. Todos los resultados / hallazgos deben ser discutidos, acordados y regresados al Gerente de Operaciones de PPU. Estos formatos se utilizan para identificar los requisitos de capacitacin adicionales y pueden usarse como justificacin para la promocin

Fin del ProyectoRevisin y aceptacin del ProyectoReporte finalPresupuestoProgramaEvidenciasIdentificar las Lecciones aprendidasReporte de control de cambiosTcnicas y herramientasGestin de Proyectos

El cierre del proyecto tiene como objeto principal:Analizar econmicamente el resultado del ProyectoRecursos iniciales Recursos consumidosDiagnosticar la actividad desarrolladaIdentificar desviaciones y las causasCorregir las actuaciones inadecuadasOBJETIVO: Revisar la experiencia adquirida y procurar una mejora continua Cierre del proyectoGestin de Proyectos

Contiene: informacin necesaria para saber si el proyecto obtuvo los resultados previstos, y en caso contrario, las razones.Un proyecto bien gestionado es aquel en el que las desviaciones son mnimas.Si las desviaciones son favorables (> beneficio del esperado) Alarma!: la superacin de los objetivos no se suele lograr salvo queQue la Estimacin en el presupuesto inicial sea excesivamente conservadoraSe exijan sobre-esfuerzos al personalAhorro en materiales, equipos, etc.Informe de cierreGestin de Proyectos

Cierre del ProyectoGestin de ProyectosDespus de finalizar el proyecto y de haber recibido la documentacin completa desde el sitio de la obra, se deber de preparar el Reporte Final, segn el formato acordado en el contrato. Antes de la presentacin del reporte, el Gerente de Proyecto lo verificar con los requisitos del contrato. Reunin de Cierre A la aceptacin del Reporte Final, el Gerente de Proyecto organizar una reunin de Cierre del Proyecto. En la reunin participar el Gerente de Proyecto y un representante de la Unidad Comercial. El propsito de la reunin ser revisar todas las operaciones realizadas y evaluar las mejoras que se pueden hacer en el futuro, as como las lecciones aprendidas, se llenara el Formulario Post-TrabajoArchivo Muerto del ProyectoEl Ingeniero de Proyecto guardar toda la documentacin tcnica correspondiente electrnicamente en la carpeta del proyecto. La documentacin impresa preparada junto con la lista de verificaciones de documentacin firmada ser archivada por Control de Documentos y se conservar durante cinco (5) aos o como dicten los requisitos del Contrato.

Los factores decisivos para el xito de un proyecto Que tenga un objetivo bien definido en trminos de alcance, programa y costo, acordado con el cliente. Desarrollar el proyecto completo antes de iniciarlo. La Planeacin y comunicacin del proyecto son fundamentales. Previenen la ocurrencia de problemas. Involucrar al cliente como parte del resultado exitoso, mediante su participacin activa en el proyecto. La clave del control eficaz del proyecto es comparar el avance real del proyecto contra el que se plane y program, implantando de inmediato las medidas correctivas. A la conclusin de un proyecto, debe ser evaluado su desarrollo y resultados, a fin de aprender qu podra mejorarse en proyectos similares (Lecciones Aprendidas pueden definirse como el conocimiento o entendimiento ganado por medio del anlisis y la reflexin sobre una experiencia o proceso, o un conjunto de ellos).

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