MARCO MARCO ESTRATÉGICOESTRATÉGICO

20132013

MISIONMISION

CUADRO DE MANDO CUADRO DE MANDO INTEGRALINTEGRAL

ESTRATEGIAESTRATEGIA

VISIONVISION

MAPA DE PROCESOSMAPA DE PROCESOS

MAPA ESTRATÉGICOMAPA ESTRATÉGICO

RAERAEMAPA DE MAPA DE RIESGOSRIESGOS

PLAN DE PLAN DE ACCIÓNACCIÓN

INDICADORES INDICADORES DE GESTIÓNDE GESTIÓN

MAPA DE PROCESOS

Control y Evaluación

Seguridad

Y Defensa

Planeamiento Estratégico

Apoyo

Gerenciales Evaluación

Población Población

SatisfacciónNecesidades

Misionales

EducaciónAdministración

del Talento Humano

Administración de Recursos físicos y

financieros

^̂ ^̂ ^̂ ^̂

Operaciones marítimas

fluviales terrestres y aeronavales

Inteligencia

Acción Integral

Gestión Jurídica

Realizar la recepción de los bienes adquiridos, el almacenamiento adecuado y la distribución oportuna según los requerimientos de la institución para apoyar el cumplimiento de la misión institucional.

PROCESO DE PROCESO DE ABASTECIMIENTOABASTECIMIENTO

SS

PROCESO DE PROCESO DE ADQUISICIONESADQUISICIONES

Satisfacer las necesidades de la Armada Nacional mediante la adquisición de bienes y servicios de calidad, de manera oportuna, de conformidad con la normatividad vigente

OBJETIVO

OBJETIVO

Mapa Estratégico 2011 -2014

Nación

Resultados

Procesos y Operaciones

Estructura de Fuerza

Potencialidades

Contribuir al Bienestar y al Desarrollo

de los Ciudadanos

Contribuir al Desarrollo del Poder

Marítimo

Contribuir a la Protección de la Población

y sus Intereses

Conducir Operaciones Navales-Militares Exitosas

Modernizar y Optimizar el Nivel de Disponibilidad de Medios y Material

Naval

Planear el Desarrollo de la Fuerza

Potencializar

Capacidades

Tecnológicas

Garantizar Capital Humano

Necesario y Competente

Promover Procesos

Doctrinarios

Promover Cultura de Autogestión,

Autocontrol, Calidad y Cumplimiento

Misional

Modernizar Y fortalecer las Capacidades

Estratégicas de la Armada

Consolidar la Seguridad y lucha

contra GAML

Proporcionar Seguridad y Defensa

Armada Nacional

POTENCIALIDADEPOTENCIALIDADES S

PROCESOS Y OPERACIONES

RESULTADOS

MAPA ESTRATÉGICO JOLA

MISIONAL

Fortalecimiento de competencias en el área administrativa, logística

y financiera

Mejorar la Infraestructura

de apoyo logístico Optimizar el

proceso de Adquisiciones

Optimizar el proceso de

Almacenamiento y distribución

Asegurar la confiabilidad y

oportunidad de la información financiera

Optimizar el nivel de disponibilidad de medios y material

naval

%

100%

%

%

PROCESO DE PROCESO DE ADQUISICIONESADQUISICIONES

CADENA DE VALOR

PLANEACIÓN

18 USUARIOS

ADQUISICIONESPROCESOS DE

CONTRATACIÓN

AGENTES:- JEFES

- ABOGADOS-EJECUTIVOS

APOYO:-CORRESPONDENCIA

-PRESUPUESTO-CALIDAD-COMITES

EVALUADORES

BIENES Y SERVICIOS

- OPORTUNIDAD-SATISFACCIÓN

100%

-NECESIDADES-PRESUPUESTO-CONDICIONES CONTRACTUALES-PLAZOS-ETC

PROCESO: Adquisiciones COMPONENTE: Administración de recursos físicos y financieros TIPO DE PROCESO: Apoyo

OBJETIVO ALCANCE

Adquirir bienes y servicios de calidad, de manera oportuna, de conformidad con la normatividad vigente para satisfacer las necesidades de la Armada Nacional.

El proceso inicia con la identificación de los procesos contractuales, una vez sea aprobado el presupuesto (orden administrativa) y abarca las etapas pre-contractual, contractual y post contractual

INCLUYE

Etapa pre-contractual Selección de proveedores / contratistas Ejecución del contrato Supervisión de la ejecución de los contratos Liquidación de los contratos Seguimiento al plan de adquisiciones

OBJETIVOS Vs INDICADORES

Satisfacer las necesidades de la Armada Satisfacer las necesidades de la Armada Nacional mediante la adquisición de bienes y Nacional mediante la adquisición de bienes y servicios de calidad, de manera oportuna, de servicios de calidad, de manera oportuna, de conformidad con la normatividad vigente.conformidad con la normatividad vigente.

•Nivel de Eficacia en la Gestión Contractual= Nivel de Eficacia en la Gestión Contractual=

No. de procesos adjudicados / No. Procesos No. de procesos adjudicados / No. Procesos Recibidos Recibidos

•Eficacia en la adjudicación = Sumatoria tiempos Eficacia en la adjudicación = Sumatoria tiempos de adjudicación contratos / numero de eventos de adjudicación contratos / numero de eventos (contratos adjudicados) (contratos adjudicados)

•Nivel de Transparencia contractual= No. Nivel de Transparencia contractual= No. Contratos publicados en el período / Contratos Contratos publicados en el período / Contratos obligados a ser publicados en el períodoobligados a ser publicados en el período

PROCESO DE PROCESO DE ABASTECIMIENTOSABASTECIMIENTOS

CADENA DE VALOR

SUBPROCESO DE SUBPROCESO DE ADQUISICIONESADQUISICIONES

SUBPROCESSUBPROCESO O

FINANCIEROFINANCIERO

USUARIOUSUARIO

PROCESO: Abastecimientos COMPONENTE: Administración de recursos físicos y financieros TIPO DE PROCESO: Apoyo

OBJETIVO ALCANCE

Recepción de los bienes adquiridos, almacenamiento adecuado y distribución oportuna según los requerimientos operacionales y administrativos para apoyar el cumplimiento de la misión institucional.

El proceso abarca desde la recepción de la mercancía hasta la entrega al usuario final.

INCLUYE

Políticas para la administración de almacenes y el control de inventarios

Recepción, registro y almacenamiento de la mercancía Distribución según necesidad (Cadena Logística –ver

normas MT) SILOG

OBJETIVOS DEL PROCESO

Realizar la recepción de los bienes Realizar la recepción de los bienes adquiridos, el almacenamiento adecuado adquiridos, el almacenamiento adecuado y la distribución oportuna según los y la distribución oportuna según los requerimientos de la institución para requerimientos de la institución para apoyar el cumplimiento de la misión apoyar el cumplimiento de la misión institucional.institucional.

•No.de despachos programados a tiempo / No.de despachos programados a tiempo / No.Total de despachos programadosNo.Total de despachos programados

•No de novedades en el período / Total de No de novedades en el período / Total de productos del almacénproductos del almacén

•Cantidad de bienes con novedades / Total Cantidad de bienes con novedades / Total de bienes entregados en el períodode bienes entregados en el período

PLAN DE ACCIONPLAN DE ACCION

PLAN DE ACCION ACTUAL

NOMBRE DEL INDICADOR TIPO DE INDICADOR FORMULA

Nivel de cumplimiento en la entrega del material para incorporaciones, ascensos, dotaciones intermedias bajo resolución

Eficacia Cantidad de material distribuido / Cantidad de material requerido

Índice de utilización de módulos de almacenamiento

Eficiencia No. de módulos utilizados / total módulos existentes

Índice de satisfacción del cliente Efectividad Nivel (%) de satisfacción del cliente

OBJETIVO ESTRATEGICO JOLA: OPTIMIZAR EL PROCESO DE ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN

DIABA

PLAN DE ACCION PROPUESTO

NOMBRE DEL INDICADOR TIPO DE INDICADOR FORMULA

Índice de duración de mercancías Eficiencia Inventario final por material x (30 días) / Entregas promedio por

material

OBJETIVO ESTRATEGICO JOLA: OPTIMIZAR EL PROCESO DE ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN

DIABA

PLAN DE ACCION ACTUAL

NOMBRE DEL INDICADOR TIPO DE INDICADOR FORMULA

Nivel de eficacia en la gestión contractual

Eficacia Número de procesos adjudicados/ número de procesos recibidos

Cumplimiento Capacitación Contractual

Eficacia Eficacia

Percepción del Cliente Externo Efectividad Numero de encuestas que obtienen calificación de un rango de 4-5/ Total de

las encuestas aplicadas

OBJETIVO ESTRATEGICO JOLA: OPTIMIZAR EL PROCESO DE ADQUISICIONES

DIABA

PLAN DE ACCION PROPUESTO

OBJETIVO ESTRATEGICO JOLA: OPTIMIZAR EL PROCESO DE ADQUISICIONES

DIABA

NOMBRE DEL INDICADOR TIPO DE INDICADOR FORMULA

Nivel de eficacia en el proceso postcontractual

Eficacia Sumatoria de los tiempos de adjudicación de contratos/ número de

eventos (contratos adjudicados)Nivel de transparencia contractual Eficacia No. De contratos publicados en el

periodo/ No. de contratos obligados a ser publicados

RESULTADO DE RESULTADO DE ANÁLISIS ANÁLISIS

ESTRATÉGICOESTRATÉGICO

INDICADORTIPO DE

INDICADORPONDERACIÓ

N %

TEMPORIZADOR

RESULTADO PRIMER TRIMESTR

E

METAPRIMER

TRIMESTRE

RESULTADO

SEGUNDO TRIMESTR

E

METASEGUNDOTRIMESTR

E

METAAÑO 2013

SEMÁFORO

NIVEL DE EFICACIA EN LA GESTIÓN CONTRACTUAL EFICACIA 20 % TRIMESTRAL 17% 25% 25% 35% 100%

CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN CONTRACTUAL

EFICACIA 50 % TRIMESTRAL 100% 100% 100% 100% 100%

PERCEPCION DEL CLIENTE EXTERNO EFECTIVIDAD 20 % MENSUAL 80% 100% 83.33% 80% 80%

NIVEL DE EFICACIA EN EL PROCESO POSTCONTRACTUAL EFICACIA 20 % TRIMESTRAL 14% 25% 14% 25% 100%

NIVEL DE TRANSPARENCIA CONTRACTUAL EFICACIA 20 % TRIMESTRAL 100% 100% 100% 90% 100%

RAE JOLA SEGUNDO TRIMESTRE 2013

Optimizar el proceso de

Adquisiciones

INDICADORTIPO DE

INDICADOR

PONDERACIÓN

%

TEMPORIZADOR

RESULTADO

PRIMER TRIMES

TRE

METAPRIMERTRIMES

TRE

RESULTADO

SEGUNDO

TRIMESTRE

METASEGUN

DOTRIMES

TRE

METAAÑO 2013

SEMÁFORO

NIVEL DE CUMPLIMIENTO EN LA ENTREGA DE MATERIAL

EFICACIA 25 %TRIMEST

RAL 100% 90% 87% 90% 95%

INDICE DE UTILIZACIÓN DE MÓDULOS DE

ALMACENAMIENTO

EFICIENCIA 25 %

TRIMESTRAL 139% 100% 120% 100% 95%

PERCEPCION DEL CLIENTE EXTERNO

EFECTIVIDAD 20 %

MENSUAL 80% 100% 83% 80% 80%

TIEMPO DE PERMANENCIA EN EL

ALMACEN FMS DE LOS BIENES DE CONSUMO, DONADOS RECIBIDOS Y

ENTREGADOS EN LA GUARNICION

EFECIENCIA 25 %

TRIMESTRAL 14DIAS

20 DIAS

20DIAS

20 DIAS

20 DIAS

RAE JOLA SEGUNDO TRIMESTRE 2012

Optimizar el proceso de Almacenamiento y

distribución

MAPA DE RIESGOSMAPA DE RIESGOS

     

     

SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

PLANES DE MITIGACIÒN

2013Volver a Matriz Volver a Inicio  

     

RIESGO Nombre - Objetivo Descripción del Plan de AcciónNombre Corto del Riesgo Descripción

INCUMPLIMIENTOIncumplimiento en entrega de bienes,

servicios, tiempo y calidadSeguimiento a contratos y ejecucion presupuestal en las unidades para el control de cumplimiento unidades

FALLAS EN EL PROCESO DE PLANEACIONSe presentan deficiencias en la planificación

Elaboracion de plan de contratacion unidades delegatarias

FALLAS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓNDebilidades en algunas fases del proceso contractual (Pre-Post)

Revision y verificacion de pre-estudios previos de la siguiente vigencia

Seguimiento y ejecucion a contratos en las unidades para el control de cumplimiento unidades

Capacitacion personal involucrado en el proceso contractual

Publicacion contratos

Liquidacion de contratos

CAPACIDAD LOGÍSTICA Insuficiencia en la capacidad logística 3. DISTRIBUIR EL MATERIAL DE INTENDENCIA A LAS UNIDADES DE LA ARMADA NACIONAL

RIESGOS Vs PLAN DE MITIGACIÓN

RIESGO

Nombre - Objetivo Descripción del Plan de Acción

Periodicidad Tipo de TratamientoIndicador

(Eficiencia, Eficacia; Efectividad)Nombre Corto del Riesgo

INCUMPLIMIENTOSeguimiento a contratos y ejecucion presupuestal en las unidades para el control de cumplimiento unidades

TRIMESTRAL CONTROLESPresupuesto comprometido/Presupuesto asignado a cada unidad

FALLAS EN EL PROCESO DE PLANEACIONElaboracion de plan de contratacion unidades delegatarias

TRIMESTRAL CONTROLESNo. de contratos ejecutados/contratos programados Unidades

FALLAS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN

Revision y verificacion de pre-estudios previos de la siguiente vigencia

SEMESTRAL CONTROLESNo. De estudios previos aprobados por el delegatario vigencia siguiente /Total estudios previos proyectados

Seguimiento y ejecucion a contratos en las unidades para el control de cumplimiento unidades

TRIMESTRAL CONTROLESPresupuesto comprometido/Presupuesto asignado a cada unidad

Capacitacion personal involucrado en el proceso contractual

TRIMESTRAL PROCESOSNo. De personas capacitadas / Total personasprogramadas

Publicacion contratos TRIMESTRAL CONTROLESNo. Procesos contractuales publicados / Contratos que se deben publicar

Liquidacion de contratos TRIMESTRAL CONTROLESNo. contratos liquidados / No.Contratos que deben ser liquidados

CAPACIDAD LOGÍSTICA3. DISTRIBUIR EL MATERIAL DE INTENDENCIA A LAS UNIDADES DE LA ARMADA NACIONAL TRIMESTRAL PROCESOS Indice de distribución de material

                                      MUCHAS MUCHAS GRACIAGRACIASS