Instituto Politécnico NacionalEscuela Superior de Comercio y Administración

Unidad Santo TomasSección de Estudios de Posgrado e Investigación

Maestría en Ciencias con Especialidad en Administración de Negocios

Administración de la Producción

Tema: Planeación y Programación de Proyectos

Maestro: Jesús Martín Millán Manjarrez

Alumnos:IsaíRaúl Rojas Hernández

Noviembre 2012

Planeación y Programación de Proyectos

1. Introducción a la dirección de proyectos.2. Planeación del proyecto.3. Modelos para la programación de proyectos4. Administración de proyectos, el

comportamiento humano en su puesta en marcha.

5. Resumen.

1. Introducción a la dirección de proyectos

La Dirección de Proyectos es una forma eficaz de agrupar a las personas y recursos físicos necesarios durante un tiempo limitado, de modo que se complete eficientemente un proyecto específico.

La dirección de grandes proyectos, a menudo únicos, es un reto difícil para los directores de operaciones ya que los riesgos son elevados si existe un retraso innecesario.

Proyecto: estructura de organización temporal diseñada para alcanzar resultados.

1. Introducción a la dirección de proyectos

El proyecto se caracteriza por:a) Se define un objetivo específico y una fecha tope de

trabajo.b) Es único o desconocido en cierta medida en la

organización.c) Comprende muchas tareas complejas relacionadas

entre sí.d) Es temporal, pero esencial en la organización.e) Generalmente el equipamiento es de propósito

general y la mano de obra cualificada.

Ejemplos de proyectos

Construcción de una autopista

Diseño de un

automóvil

Viaje a la luna

1. Introducción a la dirección de proyectos

Fases de la dirección de grandes proyectosPlaneación: establecer los objetivos, definir el

proyecto y organizar el equipo.Programación: asignar personas, dinero y suministros

a actividades específicas, así como relacionar las actividades entre sí.

Control: vigilar los recursos, costos, calidad y presupuestos; revisar los planes y modificar los recursos para cumplir los plazos y presupuestos de costo.

Actividades de la Dirección de Proyectos

Programación

Control

Planeación

Planeación*Objetivos*Recursos*Estructura de subdivisión de trabajo*Organización

Programación*Actividades del proyecto*Tiempo de inicio y finalización*Red

Control*Supervisar, comparar, revisar, poner en marcha

2. Planeación del proyecto

Actividades a realizar:Definir el proyecto.Establecer los objetivos.Crear una estructura de subdivisión de trabajo.Determinar los recursos.Organizar el equipo.

2. Planeación del proyecto

Definir el proyecto.• La mejor forma de llegar a destino, primero es

saber cuál es.• ¿Qué problema se espera que resuelva su

proyecto?• ¿Qué espera la dirección que logre su equipo?• Tal vez usted tenga respuesta claras a esta

preguntas, pero también es posible que no todo el mundo este de acuerdo con usted.

2. Planeación del proyecto

Establecer los objetivos.• El primer paso en el proceso de la planeación es

definir el objetivo de proyecto, es decir, el resultado esperado o el producto final.

• Debe ser claro, alcanzable, específico y medible.• Por lo general se define en términos de alcance,

programa y costo; requiere la terminación del trabajo dentro del presupuesto, en un cierto tiempo.

2. Planeación del proyecto

• Es casi imposible lograr el éxito cuando los miembros de un equipo no pueden definir un objetivo claro y común.

• La prueba de la escalera mecánica es una forma de comprobar la existencia de un objetivo claro y común.

• La ambigüedad en los objetivos puede conducir a malos entendidos, desilusiones y caras repeticiones del trabajo.

2. Planeación del proyecto

Crear una estructura de subdivisión de trabajo.• Estructura para el desglose del trabajo (WBS, work

breakdown structure).• Herramienta que utilizan los directores de

proyectos para hacer estimaciones, asignar personal, vigilar los avances y revelar el alcance del trabajo.

• Comenzar can las tareas de máximo nivel e ir bajando.

2. Planeación del proyecto

• Implicar a las personas de tendrán que hacer el trabajo.

• Se deben de analizar cada una de las tareas para determinar si todas son necesarias y si algunas pueden rediseñarse para hacerlas más rápidas y menos costosas.

• Comprobar si la suma de todas las subtareas da el total de la tarea principal.

2. Planeación del proyectoABC Auto Co.

Modelo 2013 sedán de lujo

Requisitos vehículo

Diseño vehículo

Construcción vehículo

Prueba vehículo

Actividad A

Actividad B

Actividad C

Actividad D Dibujos interior vehículo

Dibujos carrocería

Esquema escape gases

Esquemas motor

Motor eficiente

Faros delanteros

Puertas ligeras

Chasis fuerte

Actividad D

Actividad C

Actividad B

Actividad A

2. Planeación del proyecto

Determinar los recursos• Un presupuesto es la traducción de planes a gastos

medibles y rendimientos esperados en un determinado periodo.

• Para determinar los costos de proyecto, hay que desglosarlo en las principales categorías de costos que se prevén.

2. Planeación del proyecto

• Personal. Casi siempre es la mayor partida del presupuesto de un proyecto, e incluye los trabajadores de tiempo total y a los temporales.

• Viajes. Las personas tienen que desplazarse de un lugar a otro en el transcurso de su trabajo para el proyecto.

• Formación. ¿Hará falta formación? ¿esa formación tendrá lugar en sitio o habrá gastos de viaje?. Si se piensa consultar a un formador externo, el presupuesto debe reflejar sus honorarios y gastos.

2. Planeación del proyecto

• Materiales. Además de los habituales, es posible que necesite algún equipamiento inusual.

• Espacio. ¿Cuánta superficie hará falta y qué coste tendrá?

• Estudios y servicios profesionales. ¿Tendrá que contratar a una empresa de estudios de mercado? ¿piensa incorporar a un consultor a solicitar asesoramiento legal? El presupuesto debe reflejar el costo de cada uno de estos aspectos.

2. Planeación del proyecto

• Muchos directores de proyectos dejan un margen de maniobra en sus presupuestos aproximadamente del 5%.

• Ese margen les otorga una capacidad limitada para hacer frente a costos imprevistos, sin tener que pedir fondos adicionales al patrocinador.

• El director puede utilizar el presupuesto para controlar el progreso comparando los resultados reales con los presupuestados.

2. Planeación del proyecto

Organizar el equipo• El alma de cualquier proyecto y el verdadero motor

de su trabajo está en los miembros.• Elegir unos buenos miembros es, probablemente, la

parte más difícil de un equipo. Se pueden conseguir de las siguientes maneras: por designación, por voluntad propia y por proposición.

• La selección de los miembros de un equipo debería verse determinada por la habilidades necesarias para cumplir con el trabajo.

2. Planeación del proyecto

• Habilidad técnica se refiere a una experiencia específica: estudios de mercado, finanzas, etc.

• Habilidad para resolver problemas es la capacidad que tiene una persona de analizar situaciones difíciles y encontrarles solución.

• Habilidad interpersonal es la de trabajar eficazmente con los demás.

• Habilidad organizativa incluye la habilidad de comunicarse con otras unidades, el conocimiento del horizonte político de la empresa.

2. Planeación del proyecto

Estructura del equipo de un proyectoPatrocinador

(o comité de dirección)

Director del proyecto

Líder de equipo Líder de equipo

Miembros del equipo Miembros del equipo

3. Programación del proyecto

o Se produce un desglose de la estructura del trabajo:

Ordena las actividades.Determina la duración y los costos de cada actividad.Calcula cuánto material y cuántos trabajadores serán necesarios.Determina las actividades críticas.

3. Programación del proyecto

Propósitos de la fase de programación del proyecto• Muestra la relación de cada actividad con las

demás y con todo el proyecto.• Identifica las relaciones de precedencia entre las

actividades.• Fomenta el establecimiento de una duración y el

costo realista para cada actividad.• Ayuda a una mejor utilización de los recursos de

personal, dinero y materiales, identificando cuellos de botella críticos en el proyecto.

3. Programación del proyecto

Técnicas de programación de proyectosDiagrama de GanttMétodo del camino crítico (CPM).Técnica de revisión y evaluación de resultados (PERT).

3. Programación del proyecto

Diagrama de Gantt

ActividadDuración

E F M A M J J

Diseño

Fabricación

Prueba

3. Programación del proyecto

• Los diagramas de Gantt son un método habitual para la programación de proyectos.

• Resumen la situación del proyecto.• Son superados en importancia y complejidad por el

CPM y el PERT.• El principal inconveniente del diagrama de Gantt es

que no muestra adecuadamente las interrelaciones entre las actividades y los recursos.

Ciclo de vida del proyecto

Esfuerzo

Tiempo

Identificar una

necesidad

Desarrollar una

solución propuesta

Realizar el proyecto Terminar el proyecto

Solicitud de propuesta Acuerdo Objetivo del

proyecto