The Essential Human Elements, Driving The Enterprise Productivity

Ing. Pedro G. Moncada RomeroIng. Joel G. Reinoso BravoProyecto:WORKFLOW ENGINE (Motor de colaboracin)Preparado Por

Nuestra AgendaQue es un proceso Organizacional?Que es un Flujo Electrnico de Trabajo Workflow/Arquitectura?AntecedentesDescripcin del ProyectoEvaluacin Financiera/SocioEconmicaConclusiones y Recomendaciones

Que es: Colaboracin y Flujo de Trabajo.Colaboracin significa que todos los entes de un proceso trabajen conjuntamente y de forma sinrgica para la consecucin de un objetivo de negocio.Uno de los Objetivos dela automatizacin de Flujosde trabajo es la disminucinde uso de papel !

Una visin formal de un proceso de negocio, representada como un conjunto coordinado de actividades (en serie y/o en paralelo) conectadas para alcanzar un objetivo comn (WfMC,1999). Que es un Proceso Organizacional?

Flujo Electronico de Trabajo (WORKFLOW)Es la capacidad de utilizar Documentos Electrnicos y firmas digitales, movidos dentro de nuestro sistema de correo existente........y cuya informacin adems actualice el sistema central, sin necesidad de volver a digitar.1001010111010

Componentes de ProductividadOrganizacin (Gente)

Una solucin de Workflow integra esos componentes de Productividad...

Arquitectura de un Workflow

Porqu es importante Automatizar procesos?Reduccin del tiempo de respuesta.Documentacin de procesos.Reduccin de ciclos de tiempos muertos de los empleados. Reduccin de la vulnerabilidad y los riesgos. Reduccin del uso de papel. Solo hay un ejemplar por documento. Documentos siempre disponibles.Disponibilidad continua y constante de informacin sobre el progreso de los procesos y sus actividades.Estandarizacion del trabajo organizacional

Antecedentes de la Organizacin-UNIPLEXEmpresa Capitales Ecuatorianos, fundada en 1987.En 1993 distribuidores de Lotus Development Corp. para el pas.Desde 2001 se posiciona como empresa Desarrolladora de aplicaciones de Colaboracin y/o Workflow para organizaciones publicas, industriales y comerciales.Desde el 2001 hasta la actualidad se han desarrollado algunas soluciones de colaboracin que han sido exitosas en las organizaciones donde se han implantado

Actualmente Uniplex desarrolla sus soluciones de Automatizacin de Procesos mediante la utilizacin de SW propietario que requiere licenciamiento y personalizacin a costos mas altos.

Antecedentes

El propsito del presente proyecto es desarrollar un Motor (Engine) de Workflow que se utilizar para el desarrollo de soluciones de colaboracin, con lo cual se espera disminuir los costos de desarrollo y mejorar las propuestas econmicas para los clientes.Antecedentes

ProblemticaEncarecimiento de propuestas por necesidad de Licenciamiento adicional (Software propietario), lo que conlleva a competir en condiciones de desventaja.

2.Resistencia al cambio en plataforma de mensajera. Si bien Lotus Domino puede convivir con otros sistemas de mensajera para ser utilizado solo como sistema de colaboracin, en los clientes existe cierta resistencia por temor a la sub-utilizacin de un recurso y no poder justificar la inversin realizada.

Estancamiento tecnolgico por no seguir las tendencias actuales : J2EE, Open Source, .NET

Tiempos de desarrollo se ven incrementados por la dificultad de modularizar funcionalidades en la plataforma Lotus Domino.

Poca difusin a nivel tcnico de la programacin en la plataforma Lotus lo que impide contar con el suficiente personal capacitado para el desarrollo de proyectos de forma simultnea, teniendo que dejar de lado algunas oportunidades por esta limitacin.Problemtica

Descripcin del Proyecto: ObjetivosFin:Contribuir a incrementar el margen de utilidad de los negocios de desarrollo de aplicaciones colaborativas de Uniplex S.A.

Indicador:La facturacin por concepto de los proyectos de desarrollo en Uniplex se incrementa al menos en un 25% un ao despus de implementado el proyecto.

Medios de Verificacin:1. Estado de resultados.2. Documentacin de Anlisis Financieros y Contables de la compaa.

Descripcin del Proyecto: ObjetivosPropsito:Disminuir los tiempos y costos de desarrollo de aplicaciones colaborativas mediante la utilizacin de un Motor (Engine) de Workflow desarrollado por Uniplex.

Indicadores:El 80% de las propuestas de proyectos de colaboracin y automatizacin de procesos no incluyen ningn costo adicional por licenciamiento propietario 6 meses despus de finalizado el proyectoEl tiempo promedio de desarrollo de aplicaciones disminuye de De 20 -30 das A 10 -20 das por aplicativo de poca dificultad 30- 60 das A 20-30 por aplicativo de mediana dificultad 50% del tiempo actual (>60)en aplicativos de alta dificultad En todos los proyectos desarrollados utilizando el motor de workflow 6 meses despus de implementado.

Medios de Verificacin:Estadsticas del Sistema de Registro de Propuestas y Oportunidades de Ventas de UniplexEstadsticas del Sistema de Administracin de Proyectos de Desarrollo de UniplexCronogramas de Desarrollo de Proyectos

Descripcin del Proyecto: ObjetivosComponentes:Paquete Instalador del Motor de Workflow con su Documentacin Tcnica (Arquitectura de SW) realizados.Manuales sobre Capacitacin en el Sistema y documentacin del API realizada

Indicadores: Un paquete instalador del Motor de Workflow + Documentacin Tcnica 6 meses despus del inicio del Proyecto. Un Conjunto de Manuales de Capacitacin y documentacin del API 6 meses despus del inicio del Proyecto.

Medios de Verificacin:CDs de Instalacin del ProductoDocumento resultado del DiseoDocumento Tcnico: Gua de ReferenciaManuales y Documentacin descriptiva de: Archivos, clases y libreras, Scripts, Tcnica descriptiva del API, Manual de Usuario.

Anlisis FinancieroInformacin Preliminar:

Crecimiento esperado: 25% anual

AoObjetivo FacturacinResultado2004$92,000.00$81,143.002005$115,000.00$105,000.00 *

Anlisis FinancieroSin la realizacin del proyecto, los Ingresos que se esperaran para el tiempo y perodos especificados seran:

VAN - sin Proyecto-

Ao 1Ao 2Ao 3Ingresos por Ventas120,750.00126,787.50133,126.88

Incremento De Ventas5% anual

Anlisis FinancieroSin la realizacin del proyecto, los Ingresos que se esperaran para el tiempo y perodos especificados seran:

La Tasa Interna de Retorno (TIR) y El Valor Actual Neto con Proyecto seran:

Ao 1Ao 2Ao 3Ingresos por Ventas143,750.00179,687.50224,609.38

Incremento De Ventas25 %

Anlisis Econmico-SocialConsideraciones del Proyecto para el Estudio Socio-Econmico.

Este proyecto en particular no produce por su ejecucin externalidades que afecten de manera positiva (beneficios) o negativa (perjuicios) a ningn ente Social (salvo la propia empresa involucrada: UNIPLEX).

En los insumos del proyecto no existe ningn tipo de subsidio.

El nico impuesto a considerar sera el Impuesto al Valor Agregado.

La Tasa Interna de Retorno (TIR) Social y El Valor Actual Neto Social para este flujo sera:

Beneficios del ProyectoDisminucin de costos/tiempos de Desarrollo.Posibilidad de manejar precios mas competitivos en ofertas entregadas a clientes.Extensin de lnea.Diversificacin del conocimiento tcnico.Aumento de Mrgenes por ahorros de Licenciamiento.La implementacin del motor de Workflow permitir:

Conclusiones y RecomendacionesDe acuerdo al anlisis realizado en los diversos escenarios y a los valores arrojados por la tasa interna de retorno y el valor actual neto es notoria la conveniencia de invertir en el proyecto.

Los cuadros de flujo de efectivo de las ventas de la organizacin en el rubro desarrollo - con proyecto- comparados con los cuadros de flujo de efectivo del mismo rubro de desarrollo - sin proyecto- nos muestran un beneficio econmico importante otorgado por la realizacin del mismo.

Esto fundamentalmente se justifica en el incremento de las Ventas producto de un mayor poder de respuesta a la demanda, este incremento se dara precisamente por la ejecucin del proyecto.

Gracias.Preguntas?

All processes are made of three components: Who does What, When. By separating the management of these components, maintenance of the process application is lower because those who are best equipped to manage each part, can. Also, changes in one component do not affect the other parts.

The next slide explains this further.