Principios básicos para elControl de Inventarios

Abril del 2007

Concepto de inventarios

El inventario es el almacenamiento de bienes y productos. En manufactura, los inventarios se conocen como SKU (Stockkeening Units) y se mantiene en un sitio de almacenamiento. Los SKU comúnmente consiste en: Materias primas Productos en proceso Productos terminados Suministros

Concepto de inventarios El control de inventarios es la “técnica que

permite mantener la existencia de los productos a los niveles deseado”. En manufactura, como el enfoque es de productos físico, se da bastante importancia a los materiales y a su control; en el sector de servicios, el enfoque primordial es sobre el servicio (a menudo se consume en el momento en que se genera) y se da muy poca importancia a los materiales o las existencias.

Otra definición….Un inventario es una provisión de

materiales y de subcomponentes que tiene por objeto facilitar la producción o satisfacer la demanda de los clientes. Por lo general, los inventarios incluyen materia prima, productos en proceso y artículos terminados.

Por que se deben llevar inventarios? La razón fundamental es por que resulta

físicamente imposible y económicamente impráctico el que cada artículo llegue al sitio donde se necesita y cuando se necesita. Aunque para un proveedor le sea físicamente posible suministrar materias primas con intervalos de unas cuantas horas, por ejemplo, esto será prohibitivo debido al costo involucrado.

Por que llevar inventarios...Las existencias en inventario en la fabricación de bienes se usan para satisfacer las siguientes 5 necesidades:

1. Mantenimiento de independencia de las operaciones:Si un centro de trabajo cuenta con un suministro de materiales, esto le permite algún grado de flexibilidad para operar: Situación similar ocurre con una línea de montaje, donde la alimentación de materias primas y productos para el trabajo se efectúa a la velocidad de la línea; sin embargo, en esta situación la independencia entre las líneas es bastante inferior, pues la unidad terminada es una estación de trabajo pasa a la siguiente.

2. Satisfacer las variaciones en la demanda de productos:Si se conoce con exactitud la demanda del producto, se puede (aunque no siempre es económico) fabricar el producto para satisfacer sólo la demanda. Sin embargo, normalmente no se conoce con exactitud la demanda, en consecuencia, hay que mantener existencias de seguridad para hacer frente a esa eventual variación en la demanda.

3. Flexibilizar los programas de producción:El hecho de mantener existencias en inventario disminuye la presión que tiene el sistema de producción para generar los productos. Esto determina que producción disponga de un mayor plazo de entrega, que le permite, eventualmente, planificar la producción para obtener flujos más regulares, con un menor costo operativo, al producir lotes más grandes.

4. Dar un margen de seguridad para variaciones en la entrega de materias primas:

Un proveedor puede tener demoras en la entrega de materias primas, originadas por varias razones: por variaciones normales en los tiempos de envío escasez de materiales en la planta o centros de distribución del proveedor, pedidos extraviados, envío de materiales defectuosos o incorrectos.

5. Aprovechar el tamaño económico de pedido:

La elaboración de un pedido tiene su costo: Fuerza de trabajo, digitación llamadas telefónicas, envíos postales, etc., en consecuencia, si se aumenta el tamaño del pedido, será menor el número de pedidos que hay que elaborar. Por lo tanto, los Costos de envío no presentan un comportamiento lineal, sino, que escalonado, en consecuencia, a medida que aumenta el tamaño del envío, menor es el Costo por unidad.

Otras razones: Imposibilidad física de obtener le volumen

adecuado Económicamente no es practico obtener el

volumen adecuado de existencias en el momento exacto en el que se requieran

Recuperación favorable de la inversión Compras masivas o mayoreo Reducir los costos de manejo Margen para reducir la incertidumbre.

Sistemas de InventariosLos ingenieros de operaciones deben

tomar dos decisiones básicas sobre el sistema de inventarios: cuando reordenar existencias y que cantidad debe pedirse. Estas decisiones se conocen como la doctrina de operación del control de inventarios.

Sistemas de Inventarios Dos sistemas de inventario muy utilizados

son el sistema de pedido de tamaño fijo y el sistema de pedido de intervalo fijo. Se designa como sistema Q al sistema de pedido de tamaño fijo, mientras que el sistema de pedido de intervalo fijo se designa como sistema P. La diferencia básica entre los dos consiste en que en el sistema Q se pide una cantidad fija a intervalos variables de tiempo y en el sistema P se ordena cantidad variable a intervalos fijos de tiempo.

Sistemas de Tamaño fijo Q

Sistemas de Intervalo fijo P

El control de inventarios La administración de inventarios, función importante

en la Administración de Operaciones, requiere gran cantidad de recursos de capital y afecta la entrega de productos al cliente. Así, tiene un gran impacto sobre todas las funciones de la empresa, particularmente en las operaciones, en el área de mercadotecnia y en las finanzas.

Mercadotecnia:Los inventarios proporcionan el servicio al cliente.

Finanzas: Asignan fondos al Inventario. Operaciones: Cualquier tipo de operación necesita

de un inventario para asegurar así la consecución de una producción uniforme y eficiente.

Entre estas áreas surge el conflicto de intereses. Finanzas procura la Mantención de inventarios en un nivel bajo para conservar los recursos de capital: el área de Mercadotecnia prefiere contar con altos inventarios con el fin de dar apoyo y aumentar las Ventas; Operaciones prefiere inventarios altos para que las corridas de producción sean largas y los niveles de empleo sean uniformes.

La administración de inventarios debe equilibrar estos objetivos en conflicto y administrar los niveles de los inventarios de acuerdo con los intereses de la Empresa como un todo.

TECNICAS DE ADMINISTRACIONDEL INVENTARIO

Sistema ABCCantidad Económica de PedidoPunto para hacer un nuevo pedidoSistema de Planeación de Materiales

RequeridosSistema de entrega Justo a Tiempo (Jit

“Just In Time”)

Clasificación ABC Es una ordenación de los items en función de su

importancia. Para lograr esto se emplea el gasto o valor anual de los artículos, éste no es más que la utilización anual de los items medida en unidades monetarias. Para calcularla se multiplica el valor unitario del artículo en cuestión por una previsión de su utilización para el año próximo (valor anual), hecho los items se ordenan en un lista mayor a menor valor anual y se enumeran del 1 a N, siendo N el número de artículos diferentes. A continuación se va calculando el % de dichos valores anuales que representan sobre las cifras de valor anuales total y seguidamente el % acumulado desde 1 hasta N, en general se obtiene:

Grupo A: un escaso nro de ítems al principio de la lista (10-20%) rep un elevaso porcentaje acumulado del valor anual (60-80 por 100) bien sea debido a un alto valor individual o un elevado consumo anual

Grupo B: nro intermedio de productos (30-40%) esta asociado a un valor % intermedio (20-30%)

Grupo C: numeroso conjunto de articulos (50-60%) al final de la lista significa un reducido % del valor acumulado (5-10%)

La clasificación ABC, no debe tomarse como un criterio inflexible, sino como una primera aprox. A la ordenación de artículos de acuerdo con su importancia.

Sistema de Control de Inventarios

Importancia fundamental para la planificación de materiales

Problemas por:•Retiros de material no autorizados•Mov. De materiales no registrados•Retiros de material registrados y cancelados•Otros

Implica o provoca

Ruptura de stoksSe retira un material yEste no existe

Exceso de inventariosSe hace un pedido de material Que existe en cantidadesSuficientes.

Control de Existencias Para el control de existencias se deben realizar

inventarios, para ocurren determinadas situaciones:

Tipico inventario anual periodo muy largo,no refleja desviaciones en el tiempo

Inventario cíclicos de..Distintos grupos de ar-Tículos.. En combina-Ción con la clasifica-ABC.

Control continuo….Código de barras.. Apoyo de las tecnologíasde la Información.

Compras / ProveedoresAdministración de materiales Planeación, organización, dirección, control y

coordinación del flujo de materiales desde su compra incial, pasando por las operaciones internas, hasta la distribución de los productos finales

Proceso de Compras Identificar y desarrollar fuentes de abastecimiento Seleccionar proveedores y negociar contratos Controlar la eficiencia de los proveedores Mantener base de datos del sistema de

aprovisionamiento

Relaciones

ProveedoresRelaciones estrechas

Con unos pocos

Mejor calidad deabastecimiento

Mejor coordinaciónde Fechas de entrega

Menor nivel deRechazo

Menor nivelDe inventario

Principales elementos del Sist. De Adq. De Mat.

Compras

Almacenamiento Transp. FueraDe la planta

Producc. Y conControl de

Inv.

Transp. Haciaplanta

ADM DEMATERIIALES

Selección de Proveedores

Gestión de la Cadena de Suministros

SCM: Proceso de Aprovisionamiento

Supply Chain Management

Misión y Funciones

Adquisición Productos/Servicios necesarios en áreas de la empresa para desarrollar su actividad

SMC: OBJETIVOS GENERALES

SMC: REPERCUSIONES

Política de Aprovisionamiento

SMC: Relaciones Cliente / Proveedor

El cliente expresa necesidades y ayuda al proveedor a satisfacerlas

El proveedor ayuda al cliente a definir sus necesidades y las satisface

Proveedor y cliente se comunican, alcanzan criterios comunes y acuerdan lo que sifnifica calidad (contrato).

Evaluación de proveedores: Métodos de Valoración

DEMERITO DIRECTA

Evaluación de ProveedoresDatos Históricos

Calidad Concertada

ASPECTOS DEL ACUERDO

Especificaciones del productoProceso de producción métodos de

Verificacion y EnsayoCertificados de calidad adjuntos a los

enviosCondiciones de Embalaje y EnvioResponsabilidad en caso de incidenciasPlanes de auditoriasCláusulas de rescisión

CALIDAD CONCERTADA:INCONVENIENTES PARA PROVEEDOR Y CLIENTEPara el Proveedor:

Sufrir temporalmente un incremento en sus costos de calidad (por rechazos internos o un encarecimiento de su organización de Q)

Para el Cliente Riesgo de detección tardia de los fallos Riesgos debidos a la aparición de fallos

imprevistos o desconocidos

CALIDAD CONCERTADA:Ventajas para el Proveedor y Cliente

Utilización de la mayor especialización del proveedor

Tecnificación de las relaciones comerciales

Agilización de trámites administrativos

EN RESUMEN....

Los sistemas de Programa de Requerimientos de Materiales - PRM, calculan los requerimientos de materiales (cantidad) y especifican cuándo deben ser programadas lás órdenes para que los materiales lleguen exactamente cuando se necesitan (tiempo).