NO:0003 / 15.07.2015

Cuando entramos en la fase de “Ejecutar" en GTD tenemos que tener en consideración como priorizamos lo que estamos haciendo. Priorizar es un proceso altamente intuitivo. La única manera en que podemos confiar en que lo que estamos haciendo es lo de mayor prioridad es si tenemos todo nuestro trabajo / asuntos claramente definidos de tal forma de poder hacer una elección inteli-gente en cada momento.“Meg, ya tengo todas mis listas y archivos de referencia. Y he organizado mi inbox y categorías. Comencé a crear un inventario de todos mis proyectos y próximas acciones. Ahora que he hecho esto, cómo decido qué hacer cuando llego a mi oficina un lunes en la mañana? Debo hacer lo que tengo en mi calendario primero o ir a mis listas de próximas acciones? Le dedico un tiempo a un colega que me pide reunirnos? o proceso mi bandeja de entrada física y mis correos electrónicos?”

Como VP de Servicios de Coaching para David Allen Company, estas son algunas de las preguntas más frecuentes que recibo.

Priorizamos en base a los 3 criterios para “Ejecutar":- Elección en base a Próximas Acciones.Prioridad Jerárquica de Nuestra Vida.- La Naturaleza Tri-Dimensional del Trabajo

Voy a dedicarme algunos momentos explorando la Natu-raleza Tri-Dimensional del Trabajo. Esta consiste en:

1. Realizar trabajo Predefinido. Trabajo predefinido se refiere a una lista completa de proyectos y lista de próxi-mas acciones bien establecidas, así como asuntos inclui-dos en nuestro calendario.

2. Realizar trabajo cuando aparece. Esto se conoce como interrupciones o asuntos que aparecen inesperadamente.

3. Definiendo el trabajo. Esto requiere tener tiempo para pensar sobre los asuntos y resultados esperados de los proyectos y sus próximas acciones. Definir tu trabajo debe hacerse tan frecuente como sea necesario y, al menos, una vez a la semana durante la Revisión Semanal.

Entonces, cómo decidir qué necesitas hacer y cuando?

Digamos que decides que lo más significativo que puedes hacer en los próximos 15 minutos son las llamadas de tu Lista de próximas acciones (Trabajo predefinido). Y a los siete minutos en esta actividad, un colega se acerca a tu escritorio:

“Tienes un minuto?” pregunta.

Y tu sabes exactamente lo que esto significa:

“Necesito tu total y absoluta atención por los próximos 20 minutos y hay una gran posibilidad de que necesite que realices al menos 2 horas de trabajo crítico, el cual no has planificado, y todo esto como resultado de nuestra conver-sación"

Este escenario te parece familiar? Esta es la realidad de cómo el trabajo inesperado aparece. Ahora has entrado en un momento de elección. Una opción es obtener un poco más de información de tu colega sobre lo que él quiere / necesita y cuánto tiempo realmente te va a tomar. Una vez que tengas esta información, podrás observar el asunto que acaba de aparecer vs. todo lo que tienes en tus listas predefi-nidas, de tal forma que puedas hacer una elección estra-tégica y no estar a la merced del trabajo que “recién aparece”

Pasas de ser víctima de lo que “explota en tu cara” a ser más proactivo en tus decisiones. Pero para hacer esto, se requiere tiempo para pensar.

Como David Allen dice “Necesitas pensar sobre tus asuntos más de lo que piensas, pero no tanto como temes que podrías hacerlo”. Los 30 segundos a 2 minutos que te toma pensar sobre las opciones que tienes en un momento, te llevarán de actuar de forma reactiva ante lo "último y más ruidoso” (la trampa del ocupado), a realizar y ejecutar elecciones inteligentes y deliberadas en las cuales sabes que estas haciendo lo más apropiado.

Ahora puedes entender por qué es tan importante Definir tu Trabajo, lo cual es el tercer eslabón de la priorización :definir la Naturaleza Tri-Dimensional del trabajo.

Definir tu trabajo requiere tiempo. En otras palabras, si no te tomas el tiempo para clarificar y pensar sobre tus asuntos regularmente, terminarás haciéndolo a las 7:00 de la noche o durante el fin de semana, es decir, fuera del horario labo-ral. Muchos pueden sentirse identificados con esto. El reto para muchos es que muchas culturas corporativas estable-cen que el tiempo para definir el trabajo es un lujo y no es parte del trabajo en sí. Tienes que tomar la iniciativa de construir y separar tiempo para pensar y definir tu trabajo. Por esto es tan importante la Revisión Semanal.

Como puedes ver, priorizar es una actividad bastante com-pleja. No existe una respuesta simple a cómo hacerlo. Se debe poner pensamiento y análisis en esto y los sistemas deben estructurarse de tal forma que las elecciones sean estratégicas.

Cuando haces esto, priorizar se vuelve mucho más sencillo!

Priorizando por Meg Edward