procedimiento comunicación interna de una empresa

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161 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002 PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA PGA004 Revisado por: Aprobado por: Fecha: Pág. 23/101 13.4.1.- Diagrama de flujo: Procedimiento comunicación interna (PGA004-1). “ServiCars” Inicio Fin ¿La comunicación es de los empleados al propietario? Si No Solicite formulario FGA007 para sugerencia, reclamo o petición. No Deposite formulario FGA007 en buzón. Tratarlo personalmente. ¿Es carácter urgente? Si Defina la información a transmitir. Determine las personas receptoras. Decida la vía de comunicación. Transmita la información. Llene formulario FGA007.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA PGA004

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 23/101

13.4.1.- Diagrama de flujo: Procedimiento comunicación interna (PGA004-1).

“ServiCars”

Inicio

Fin

¿La comunicación es de los empleados al propietario?

Si No

Solicite formulario FGA007 para sugerencia, reclamo o petición.

No

Deposite formulario FGA007 en buzón.

Tratarlo personalmente.

¿Es carácter urgente?

Si

Defina la información a transmitir.

Determine las personas receptoras.

Decida la vía de comunicación.

Transmita la información.

Llene formulario FGA007.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA PGA004

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 24/101

13.4.2.- Diagrama de flujo: Procedimiento comunicación externa (PGA004-2).

“ServiCars”

Inicio

Fin

¿La comunicación es de las partes interesadas hacia el taller?

Si No

No Tratarlo personalmente.

¿Es de carácter urgente?

Si

Defina la información a transmitir.

Determine las personas receptoras.

Decida la vía de comunicación.

Transmita la información.

Exponga el tema por los medios disponibles.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA PGA004

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 25/101

13.5.- Descripción narrativa del procedimiento para comunicación interna y externa. 13.5.1.- Descripción narrativa del procedimiento para comunicación interna.

1. ¿La comunicación es de los empleados al propietario o jefe inmediato?

2. Si la comunicación es de los empleados al propietario, ¿Es de carácter urgente?

3. Si es de carácter urgente, avóquese directamente al propietario o su jefe inmediato

y exponga el tema.

4. Si no es de carácter urgente, solicite formulario FGA007 para sugerencia, reclamo

o petición.

5. Llene el formulario FGA007, describiendo la sugerencia, reclamo o petición.

6. Deposite el formulario FGA007 en el buzón de sugerencias.

7. Si la comunicación es del propietario o jefe inmediato hacia los empleados,

entonces defina la información a transmitir.

8. Determine las personas receptoras de esta información.

9. Decida la vía de comunicación mas adecuada, en función del tipo y cantidad de

información a transmitir.

“ServiCars”

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA PGA004

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 26/101

10. Transmita la información.

13.5.2.- Descripción narrativa del procedimiento para comunicación externa.

1. ¿La comunicación es de la parte interesada hacia el taller?

2. Si la comunicación es de la parte interesada hacia el taller, ¿Es de carácter

urgente?

3. Si es de carácter urgente, avóquese directamente al propietario o su representante

y exponga el tema.

4. Exponga el tema por los siguientes medios: vía telefónica, correo electrónico,

correspondencia, únicamente a través de la persona encargada en la organización.

5. Si la comunicación es del taller hacia la parte interesada, entonces defina la

información a transmitir.

6. Determine las personas receptoras de esta información.

7. Decida la vía de comunicación mas adecuada, en función del tipo y cantidad de

información a transmitir.

8. Transmita la información.

“ServiCars”

Page 5: procedimiento comunicación interna de una empresa

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA PGA004

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 27/101

13.6.- Formulario a utilizar. Ver al final del manual el catalogo de formularios:

- Sugerencia, Reclamo o Petición (FGA007).

13.7.- Instrucciones para llenar formulario FGA007. 1. Identifíquese como persona, empresa o empleado del taller, marcando con un

cheque en el recuadro correspondiente.

2. Llene los espacios con los datos requeridos en cada caso.

3. Indique la fecha en la cual se lleno el formulario.

4. Marque con una equis o cheque en el recuadro correspondiente, para identificar si

es una sugerencia reclamo o petición.

5. Redacte lo que desea comunicar al taller.

“ServiCars”

Page 6: procedimiento comunicación interna de una empresa

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIA PGA007

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 28/101

14.- PROCEDIMIENTO PARA PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE

EMERGENCIA (PGA007).

14.1.- Objetivo: Proporcionar una secuencia lógica para la preparación y respuesta

ante situaciones de emergencias.

14.2.- Alcance: Este procedimiento cubre aquellas emergencias que podrían ser

causadas por derrames de sustancias y residuos peligrosos e incendio en las

instalaciones del taller automotriz.

14.3.- Responsabilidad: El gerente propietario, Jefe de taller o ambos son los

responsables del procedimiento para establecer planes para la preparación y

respuesta ante una situación de emergencia.

16.4.- Procedimiento: Para una mejor comprensión del procedimiento véase el

siguiente diagrama de flujo.

Diagrama de flujo: Procedimiento para preparación y respuesta ante emergencia (PGA007).

“ServiCars”

Inicio

Ubique extintores contra incendios.

Pruebe y mantenga los extintores, por lo menos una vez al año.

1

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIA PGA007

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 29/101

“ServiCars”

Designe un responsable en caso de una emergencia.

Complemente el formulario FGA008 para en caso de un accidente y regístrelo.

Establezca acuerdos con los bomberos, etc. en caso de ocurra una emergencia.

Asegúrese que los empleados conozcan con los procedimientos de emergencias.

Detenga el derrame en la medida de lo posible y limpie el residuo peligroso.

Llame en caso de incendio a los bomberos o trate de apagar el fuego.

Llame a los bomberos, PNC, etc. en caso de derrame o explosión que pueda poner en peligro la salud de los vecinos.

Fin

Cuente con agua al volumen y presión en caso de incendio.

1

Ubique los materiales para el control de derrames.

Liste y ubique los números de teléfonos de los bomberos, ambulancias, etc.

Señale las salidas en caso emergencia.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIA PGA007

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 30/101

14.5.- Descripción narrativa del procedimiento. 1. Ubique los extintores contra incendios en lugares de operación y de

almacenamiento.

2. Pruebe y mantenga (por lo menos una vez al año) el equipo para asegurar la

operación correcta.

3. Ubique los materiales para el control de derrames en lugares de operación y

almacenamiento.

4. Cuente con agua al volumen y presión adecuados para alimentar mangueras en

caso de incendio.

5. Señale las salidas de escapes en caso emergencia.

6. Ubiqué en lugar visible una lista con los números de teléfonos de las entidades de

asistencia, como Bomberos, Ambulancia, Policía a las cuales se acudirá en caso de

emergencia.

7. Designe un responsable en caso de una emergencia para que pueda dar

instrucciones de emergencia inmediata al personal.

8. Establezca acuerdos con el departamento de bombero, policía, hospitales locales,

según sea necesario, para suministrar servicios en caso de que ocurra una

emergencia.

“ServiCars”

Page 9: procedimiento comunicación interna de una empresa

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIA PGA007

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 31/101

9. Asegúrese que los empleados que manejan los residuos peligrosos estén

familiarizados con los procedimientos apropiados de manejo y emergencias.

10. Detenga en caso de derrame, el flujo del residuo peligroso en la medida posible

y, tan pronto como pueda, limpie el residuo peligroso y cualquier tierra o material

contaminado.

11. Llame en caso de incendio, al cuerpo de bomberos y, si no representa un peligro,

trate de extinguir el fuego utilizando un extintor de incendios u otro medio idóneo.

12. Si ocurre un incendio, una explosión, u otro escape que pueda poner en peligro la

salud de las personas fuera del sitio o si sabe que el derrame ha alcanzado el agua

superficial, etc. llame a los bomberos, PNC y otros.

13. Complemente el formulario FGA008 en caso de accidente e incidente y

regístrelo.

14.6.- Formulario a utilizar.

Ver al final del manual el catalogo de formularios:

- Registro para accidentes e incidentes (FGA008).

14.7.- Instrucciones para llenar formulario GFA008.

1. Escriba la fecha del accidente e incidente.

“ServiCars”

Page 10: procedimiento comunicación interna de una empresa

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIA PGA007

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 32/101

2. Escriba la hora en que ocurrió el accidente o incidente.

3. Escriba el tipo de accidente que ocurrió en el taller.

4. Escriba la cantidad de residuo peligroso implicado en el accidente, si es que la

hay.

5. Escriba el número de lesionados que resultaron en el accidente, si hubo alguno.

6. Escriba la cantidad estima de material recuperado y su disposición, si es que hubo

alguno.

“ServiCars”

Page 11: procedimiento comunicación interna de una empresa

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIA PGA005

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 33/101

15.- PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

(PGA005).

15.1.- Objetivo: Proporcionar una secuencia lógica para el control de documentos

utilizados en el sistema de gestión ambiental.

15.2.- Alcance: Este procedimiento cubre aquellos documentos que serán utilizados

para la implantación del sistema de gestión ambiental.

15.3.- Responsabilidad: El gerente propietario, Jefe de taller o ambos son

responsables del procedimiento para asegurar la elaboración y mantenimiento de los

documentos para la implantación del sistema de gestión ambiental.

15.4.- Procedimiento: Para una mejor comprensión del procedimiento véase los

siguientes diagramas de flujos. Estos diagramas de flujo aplican tanto para el control

de documentos vigentes, así como los nuevos.

“ServiCars”

Page 12: procedimiento comunicación interna de una empresa

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIA PGA005

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 34/101

15.4.1.- Diagrama de flujo: Procedimiento para localizar los documentos (PGA005-1).

“ServiCars”

Mantenga en un lugar visible el índice de documentos (Ver anexo I).

Inicio

Localice el documento requerido en el índice de documentos.

Fin

Localice la ubicación física del documento.

Extráigalo y utilícelo.

Regréselo al lugar donde lo encontró.

Page 13: procedimiento comunicación interna de una empresa

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIA PGA005

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 35/101

15.4.2.- Diagrama de flujo: Procedimiento para crear y mantener los documentos (PGA005-2).

“ServiCars”

Inicio

Si No

Consérvelo.

No Si

Identifique la necesidad de información.

¿Necesita crear un nuevo documento?

Evalué la información actual del documento.

Revise y analice la información actual del documento.

Elabore el nuevo documento.

Feche el nuevo documento.

¿Necesita mantener la información actual?

Cree una o más copias del nuevo documento.

Cree una o más copias de la nueva versión del

documento.

Disponga de los nuevos documentos y regístrelo

en el formulario FGA013

Fin

Disponga de los nuevos documentos y regístrelo

en el formulario FGA013

Cambie la información actual del documento regístrelo en el formulario FGA014

Feche la actualización del documento y regístrelo en el

formulario FGA014

Page 14: procedimiento comunicación interna de una empresa

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIA PGA005

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 36/101

15.4.3.- Diagrama de flujo: Procedimiento para la disposición de los documentos (PGA005-3).

15.5.- Descripción narrativa de los procedimientos. 15.5.1.- Descripción narrativa del procedimiento para localizar los documentos. 1. Mantenga en un lugar visible el índice de documentos.

2. Localice el documento requerido en el índice de documentos (ver anexo I).

3. Localice la ubicación física del documento.

4. Extráigalo y utilícelo.

5. Regréselo al lugar donde se encontró.

“ServiCars”

Inicio

Fin

Entregue los documentos a recolectoras de papel.

Destruya los documentos b l t

Retire los documentos obsoletos y sus copias.

Page 15: procedimiento comunicación interna de una empresa

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIA PGA005

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 37/101

15.5.2.- Descripción narrativa del procedimiento para crear y mantener los documentos.

1. Revise y analice la información actual del documento.

2. ¿Necesita crear un nuevo documento?

3. Si se necesita crear un nuevo documento, identifique la necesidad de información.

4. Elabore el nuevo documento.

5. Feche el nuevo documento.

6. Cree una o más copias del nuevo documento.

7. Disponga de los nuevos documentos al personal y regístrelo en formulario

FGA013.

8. Si no necesita crear un nuevo documento, evalué la información actual del

documento.

9. ¿Necesita mantener la información actual?

10. Si necesita mantener la información actual, consérvelo.

11. Si necesita cambiar la información actual, modifique la información del

documento y regístrelo en formulario FGA014.

“ServiCars”

Page 16: procedimiento comunicación interna de una empresa

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIA PGA005

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 38/101

12. Feche la actualización del documento utilizando el formulario FGA014.

13. Cree una o más copias de la nueva versión del documento.

14. Disponga de los nuevos documentos al personal y regístrelo en formulario

FGA013.

15.5.3.- Descripción narrativa del procedimiento para la disposición de los documentos.

1. Retire los documentos obsoletos y sus copias.

2. Rompa los documentos obsoletos.

3. Entregue los documentos obsoletos a personas o empresas recolectoras de papel.

15.6.- Formulario a utilizar.

Ver al final del manual el catalogo de formularios:

- Control del Manual (FGA013).

- Registro de revisiones (FGA014)

15.7.- Instrucciones para llenar formularios.

15.7.1.- Instrucciones para llenar formulario FGA013.

“ServiCars”

Page 17: procedimiento comunicación interna de una empresa

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIA PGA005

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 39/101

1. En la casilla Tipo de Documento, indique el documento a controlar.

2. En la columna Nombre del empleado, indique el nombre del empleado a quien se

le entregara copia del manual.

3. En la columna Cargo, indique el cargo que desempeña el empleado dentro del

taller.

5. En la columna Fecha de entrega, indique la fecha de entrega de la copia del

manual.

6. En el momento de recibir la copia, el empleado debe firmar en la casilla indicada.

15.7.2.- Instrucciones para llenar formulario FGA014.

1. En la casilla Tipo de documento, indique el documento a controlar.

2. En la columna Fecha, la fecha en que se realizo la revisión del manual.

3. En la columna Sección, indique la parte del manual que se ha revisado.

4. En la columna Páginas, indique las páginas que se revisaron en el manual.

5. En la columna. Resumen del cambio, indique de forma breve el cambio realizado

en el manual, si es que lo hubo.

6. El responsable del cambio debe firmar en la casilla indicada.

“ServiCars”

Page 18: procedimiento comunicación interna de una empresa

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL OPERACIONAL PGA006

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 40/101

16.- PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE OPERACIONAL

(PGA006). 16.1.- Objetivo: Proporcionar una secuencia lógica para el control de operaciones

ejecutados en el sistema de gestión ambiental.

16.2.- Alcance: Estos procedimientos cubren aquellos aspectos ambientales

significativos que serán controlados para la implantación del sistema de gestión

ambiental.

16.3.- Responsabilidad: El gerente propietario, Jefe de taller o ambos son los

responsables de asegurar la elaboración y mantenimiento de los procedimientos

operacionales para la implantación del sistema de gestión ambiental.

16.4.- Procedimiento: Para una mejor comprensión de los procedimientos véase los

siguientes diagramas de flujos. Estos diagramas de flujo aplican para el control de

operaciones vigentes.

“ServiCars”

Page 19: procedimiento comunicación interna de una empresa

179

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL OPERACIONAL PGA006

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 41/101

16.4.1.- Diagrama de flujo: Procedimiento para el control del manejo de los materiales peligrosos (PGA006-1).

“ServiCars”

Identifique los residuos peligrosos.

Verifique la hoja de seguridad del material.

Inicio

Acumule los residuos en recipientes, depósitos o contenedores.

Almacene cerca del punto de generación, si las cantidades son pequeñas.

Acumule en dicha área un máximo de 55 galones.

Marque en el recipiente el nivel máximo de almacenamiento.

Disponga de recipientes compatibles para el tipo residuo.

Mantenga cerrado los recipientes, excepto cuando se agregue o se quite residuo.

Verifique la cantidad de residuo.

1

Marque “Residuos Peligrosos y tipo de residuo” en el recipiente

Rotule el área de almacenamiento.

Page 20: procedimiento comunicación interna de una empresa

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL OPERACIONAL PGA006

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 42/101

“ServiCars”

Registre la cantidad del tipo de residuo en el formulario FGA009.

Verifique el tiempo de almacenamiento.

Traslade el residuo a su lugar de almacenamiento.

¿La cantidad acumulada ha alcanzado los 55 galones de residuos?

No Si

Inspeccione las áreas donde se almacenan los recipientes.

Verifique los rótulos y etiquetas de cada recipiente.

Verifique los recipientes que contienen residuos.

¿El tiempo de almacenamiento es menor o

?No Si

Verifique posteriormente.

Comuníquese con la empresa o planta de tratamiento.

Verifique la entrega del residuo.

Fin

¿El tambor de 55 galones para el tipo resido esta lleno?

Continué acumulando y luego comuníquese con los

Si No

Continué acumulando los

1

Page 21: procedimiento comunicación interna de una empresa

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL OPERACIONAL PGA006

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 43/101

16.4.2.- Diagrama de flujo: procedimiento para el manejo de residuos líquidos peligrosos (PGA006-2). Encargado de realizar el procedimiento: Mecánico.

“ServiCars”

Utilice recipiente para el residuo.

Vierta o deposite el residuo en el recipiente.

Traslade al depósito ubicado en el sitio.

Identifique el depósito.

Quite tapadera.

Vierta el residuo.

Acumule hasta nivel máximo.

Ponga tapadera.

Traslade el depósito si esta lleno.

Ubique otro recipiente en el sitio.

Inicio

Fin

Page 22: procedimiento comunicación interna de una empresa

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL OPERACIONAL PGA006

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 44/101

16.4.3.- Diagrama de flujo: procedimiento para el manejo de residuos sólidos peligrosos (PGA006-3). Encargado de realizar el procedimiento: Mecánico.

“ServiCars”

Coloque el residuo en una bandeja.

Traslade bandeja y contenido a área de almacenamiento.

Identifique el contenedor.

Quite tapadera.

Deposite el residuo en el contenedor.

Ponga tapadera.

Comunique si el contenedor esta lleno.

Inicio

Fin

Page 23: procedimiento comunicación interna de una empresa

183

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL OPERACIONAL PGA006

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 45/101

16.4.4.- Diagrama de flujo: Procedimiento para aplicación de pintura y barniz (PGA006-4). Encargado de realizar el procedimiento: Mecánico.

“ServiCars”

Compruebe la presión en la pistola.

Haga una prueba.

Direccione correctamente la pistola.

Inicie en los bordes.

Inicio

Fin

Compruebe la presión del compresor.

Verifique condición de la manguera.

Use aire de buena calidad.

Page 24: procedimiento comunicación interna de una empresa

184

Ubique adecuadamente las maquinas.

Prepare un espacio aislado para equipos id i t

Evite transmitir ruidos a través de las paredes.

Inicio

Fin

Identifique las fuentes de ruido.

Ponga aislante entre la maquina y el piso.

Revise anclaje de equipos.

Motive al personal.

Señalice áreas ruidosas.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL OPERACIONAL PGA006

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 46/101

16.4.5.- Diagrama de flujo: Procedimiento para el control del ruido (PGA006-5).

“ServiCars”

Page 25: procedimiento comunicación interna de una empresa

185

Utilice hidrolavadoras de bajo consumo.

Recolecte aguas lluvia. id i t

Utilice recipiente para lavar piso

Limpie en seco.

Inicio

Fin

Revise llaves.

Instale contadores de agua.

Registre facturas

Revise red de tuberías.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL OPERACIONAL PGA006

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 47/101

16.4.6.- Diagrama de flujo: Procedimiento para uso del agua (PGA006-5).

“ServiCars”

Page 26: procedimiento comunicación interna de una empresa

186

Utilice dosis adecuada de detergente.

Use baldes para limpieza.

Limpiar y ordenar puesto de trabajo.

Nunca utilice aire para barrer.

Inicio

Fin

Limpie en seco.

Utilice absorbentes para manchas.

Barra una vez por día.

Deposite los residuos en su recipiente.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL OPERACIONAL PGA006

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 48/101

16.4.7.- Diagrama de flujo: Procedimiento para la limpieza de las instalaciones del taller (PGA006-5). Encargado de realizar el procedimiento: Mecánico.

“ServiCars”

Page 27: procedimiento comunicación interna de una empresa

187

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL OPERACIONAL PGA006

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 49/101

16.5.- Descripción narrativa del procedimiento. 15.5.1.- Descripción narrativa del procedimiento para el control del manejo de los materiales peligrosos. 1. Identifique los residuos peligrosos que se generan en el taller.

2. Verifique la hoja de seguridad del material peligroso que se esta utilizando.

3. Disponga de recipientes que estén hechos de un material compatible con el

residuo peligroso que se va a almacenar.

4. Acumule los residuos peligrosos en recipientes, depósitos o contenedores tales

como tambores de 55 galones.

5. Marque hasta los ¾ del recipiente o depósito, el nivel máximo de almacenamiento.

6. Marque el recipiente con las palabras “Residuos Peligrosos y tipo de residuo”.

7. Rotule el área de almacenamiento del residuo si es necesario.

8. Almacene los residuos peligrosos en áreas ubicadas cerca del punto de

generación, si las cantidades son pequeñas.

9. Mantenga cerrado los recipientes que contienen residuos peligrosos durante el

almacenamiento, excepto cuando se le agregue o se le quite residuo.

“ServiCars”

Page 28: procedimiento comunicación interna de una empresa

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL OPERACIONAL PGA006

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 50/101

10. Verifique la cantidad de residuo peligroso que ha sido acumulado.

11. ¿La cantidad de acumulación es superior de 55 galones de residuos?

12. Si la cantidad es superior a 55 galones de residuos, traslade el residuo a su lugar

de almacenamiento.

13. Si la cantidad es menor a 55 galones de residuos, continué acumulando los

residuos.

14. Inspeccione por lo menos una vez a la semana las áreas en que se almacenan

los recipientes.

15. Verifique los rótulos y etiquetas de cada recipiente, contenedor o depósito

asegurándose que estén en buenas condiciones.

16. Verifique los recipientes que contienen residuos peligrosos y asegúrese que

estén en buenas condiciones.

17. Verifique el tiempo de almacenamiento del residuo.

18. ¿El tiempo de almacenamiento es menor o igual a un mes?

19. Si el tiempo de almacenamiento es menor de un mes, verifique posteriormente el

tiempo de almacenamiento del residuo.

“ServiCars”

Page 29: procedimiento comunicación interna de una empresa

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL OPERACIONAL PGA006

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 51/101

20. Si el tiempo de almacenamiento es superior a un mes, registre la cantidad del

tipo residuo que se genera utilizando el formulario FGA009.

21. ¿El tambor de 55 galones para el tipo resido esta lleno?

22. Si esta lleno el tambor de 55 galones para el tipo de residuo generado en el mes,

comuníquese con la empresa o planta de tratamiento donde se dispondrá el residuo

peligroso.

23. Si no esta lleno el tambor de 55 galones para el tipo de residuo generado en el

mes, continué acumulando el residuo hasta llenar el tambor de 55 galones y luego

comuníquese con la empresa recolectora.

24. Verifique que el residuo ha sido entregado de forma adecuada.

16.5.2.- Descripción narrativa del procedimiento para el manejo de los residuos líquidos peligrosos. 1. Utilice un recipiente para cada residuo.

2. Vierta o deposite el residuo en el recipiente, asegurándose de no derramar el

residuo.

3. Traslade el residuo al depósito que esta ubicado en el sitio de operación.

4. Identifique el depósito donde se va a verter el residuo.

“ServiCars”

Page 30: procedimiento comunicación interna de una empresa

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL OPERACIONAL PGA006

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 52/101

5. Quite la tapadera del depósito.

6. Vierta el residuo al depósito designado para su desecho.

7. Ponga la tapadera del depósito.

8. Acumule el residuo peligroso hasta el nivel máximo señalado.

9. Traslade al área de almacenamiento, si el depósito esta lleno.

10. Ubique otro recipiente vacío en el sitio de operación.

16.5.3.- Descripción narrativa del procedimiento para el manejo de residuos sólidos peligrosos. 1. Coloque el residuo en una bandeja inmediata al sitio de operación.

2. Traslade la bandeja y su contenido al área de almacenamiento de residuos

finalizada la actividad.

3. Identifique el contenedor donde se va a colocar el residuo.

4. Quite la tapadera del contenedor.

5. Deposite el residuo en el contenedor, asegúrese que el residuo sólido que

contenga líquido no se derrame.

“ServiCars”

Page 31: procedimiento comunicación interna de una empresa

191

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL OPERACIONAL PGA006

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 53/101

6. Ponga la tapadera del contenedor.

7. Comunique al responsable, si el contenedor esta lleno.

16.5.4.- Descripción narrativa del procedimiento para la aplicación de pintura y barniz.

1. Compruebe que el suministro de aire esta a la presión recomendada por el

fabricante.

2. Use aire comprimido de buena calidad, limpio y seco.

3. Asegúrese que la manguera que suministra el aire a la pistola no tenga

estrangulamientos o aplastamientos.

4. Compruebe la presión del aire a la entrada de la pistola.

5. Compruebe la niebla del pulverizado antes de iniciar el trabajo.

6. Mantenga la pistola en un ángulo 90° con relación a la superficie que está pintando

y a unos 15 cm. de distancia. Mantenga la pistola paralela a la superficie en todo

momento.

7. Pulverice los bordes de la pieza primero y luego continué con el resto de la

superficie.

“ServiCars”

Page 32: procedimiento comunicación interna de una empresa

192

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL OPERACIONAL PGA006

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 54/101

16.5.5.- Descripción narrativa del procedimiento para la reducción del ruido.

1. Identifique y determine las características de las fuentes de ruido de su empresa:

si es continua, intermitente, intensidad, etc.

2. Haga una revisión del anclaje de los equipos

3. Instale una capa gruesa de caucho vulcanizado u otro material a fin entre la

maquina y el piso y atornille fuertemente los pernos de anclaje.

4. Evite que las maquinas se encuentren contiguas a la pared para prevenir

molestias a vecinos.

5. Adecue con espacio cerrado con aislamiento acústico para instalar los equipos y

maquinas que genere niveles altos de ruido.

6. Cubra las paredes aledañas a una fuente de ruido con material aislante como:

icopor, lana de vidrio, vermiculita, etc.

7. Instale puertas y ventanas de doble pared con cámara aislante en el medio.

Ponga aislantes en puertas y ventanas.

8. Haga una señalización adecuada del nivel de ruido y la protección necesaria en

cada zona.

9. Anime al personal a portar los implementos de protección personal.

“ServiCars”

Page 33: procedimiento comunicación interna de una empresa

193

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL OPERACIONAL PGA006

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 55/101

16.5.6.- Descripción narrativa del procedimiento para uso del agua.

1. Revise periódicamente llaves y grifos.

2. Registre las facturas de agua.

3. Instale contadores de agua en las zonas de alto consumo.

4. Utilice hidrolavadoras o pistola de bajo consumo de agua para el lavado del

vehiculo.

5. Instale tanque para el aprovechamiento de aguas lluvias.

6. Utilice recipientes para el lavado del piso, evitando el uso de mangueras.

7. Limpie y barra las instalaciones del taller en seco.

8. Revise periódicamente la red de tuberías de agua, para detectar fugas.

16.5.7.- Descripción narrativa del procedimiento para limpieza de instalaciones del taller.

1. Haga una exhaustiva limpieza en seco (barrido) antes de la limpieza con agua.

2. Realice un barrido en seco de las instalaciones una vez por día.

“ServiCars”

Page 34: procedimiento comunicación interna de una empresa

194

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL OPERACIONAL PGA006

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 56/101

3. Utilice aserrín o productos absorbentes en las manchas de aceite, grasa, etc.

durante el barrido de las instalaciones.

4. Lave las instalaciones con detergente biodegradable una vez por semana,

utilizando el 90% de agua y el 10% de detergente.

5. Use un balde para la limpieza del taller y no una manguera.

6. Procure que cada mecánico destine los 10 min finales de cada turno para limpiar

y poner en orden su puesto de trabajo.

8. Nunca utilice aire para barrer.

9. Deposite los residuos en el recipiente adecuado. Ej. Aserrín impregnado de aceite

en el recipiente de residuos aceitosos.

16.6.- Formulario a utilizar.

Ver al final del manual el catalogo de formularios:

- Registro de las mediciones (FGA009).

16.7.- Instrucciones para llenar formulario FGA009.

1. Escriba el aspecto ambiental que va a ser monitoreado y/o Medido en la casilla

donde se indica.

“ServiCars”

Page 35: procedimiento comunicación interna de una empresa

195

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA LA MONITORIZACION Y MEDICION PGA008

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 57/101

2. Escriba la actividad o paso del proceso principal al cual se le dará seguimiento.

3. En la columna Fecha, escriba la fecha cuando se monitoreo y/o midió el aspecto

ambiental.

4. Escriba el valor de la medición con sus respectivas unidades.

5. Escriba el nombre del responsable quien tomo la medición.

6. En la columna Observaciones, escriba alguna información adicional en caso de ser

necesario como evidencia complementaria.

“ServiCars”

Page 36: procedimiento comunicación interna de una empresa

196

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA LA MONITORIZACION Y MEDICION PGA008

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 58/101

17.- PROCEDIMIENTO PARA LA MONITORIZACION Y MEDICION

(PGA008). 17.1.- Objetivo: Proporcionar una secuencia lógica para monitorear y medir aquellas

actividades y operaciones que puedan tener impactos ambientales significativos.

17.2.- Alcance: Este procedimiento cubre aquellos aspectos necesarios que puedan

comprometer la conformidad de los objetivos y metas ambientales.

17.3.- Responsabilidad: El gerente propietario, Jefe de taller o ambos son los

responsables de establecer los parámetros sujetos a medición, los métodos y

personal responsable para la medición y el monitoreo, vigilar el resultado obtenido de

las mediciones, de tal forma que se verifique el avance en el cumplimiento de los

objetivos y metas, así como del seguimiento y actualización del presente

procedimiento cuando sea apropiado.

17.4.- Procedimiento: Para una mejor comprensión del procedimiento véase el

siguiente diagrama de flujo. Este diagrama de flujo aplica aquellas operaciones y

actividades claves para la identificación del progreso en la minimización de los

impactos ambientales, así como para las nuevas actividades y operaciones.

“ServiCars”

Page 37: procedimiento comunicación interna de una empresa

197

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA LA MONITORIZACION Y MEDICION PGA008

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 59/101

Diagrama de flujo: Procedimiento para la monitorización y medición (PGA008).

“ServiCars”

Inicio

Determine los posibles parámetros de medición

Seleccione el parámetro

Seleccione el método de medición

Establezca la unidad para la cuantificación.

Fin

Verifique lista de los aspectos a monitorear.

Page 38: procedimiento comunicación interna de una empresa

198

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA LA MONITORIZACION Y MEDICION PGA008

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 60/101

17.5.- Descripción narrativa del procedimiento. 1. Verifique la lista de los aspectos ambientales del que se requiere monitorear.

2. Determine los posibles parámetros, sujetos a medición. Los parámetros son los

que describirán significativamente el aspecto ambiental (ver tabla 43, parámetros

propuestos Sección 4.5.1 Monitoreo y Medición).

3. Seleccione el parámetro que describa de forma más adecuada el aspecto

ambiental. En caso de ser necesario, puede seleccionar más de uno.

4. Seleccione y determine el método de medición más conveniente. Se deberá

seleccionar los instrumentos y métodos requeridos para efectuar la medición.

5. Establezca la unidad a utilizar para la cuantificación del parámetro, considerando

el proceso de medición. Presente todos los resultados de forma uniforme utilizando el

formulario FGA009, de tal manera que siempre sea utilizada la misma unidad.

17.6.- Formulario a utilizar.

Ver al final del manual el catalogo de formularios:

- Registro de las mediciones (FGA009).

“ServiCars”

Page 39: procedimiento comunicación interna de una empresa

199

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS PGA009

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 61/101

17.7.- Instrucciones para llenar formulario FGA009.

1. Escriba el aspecto ambiental que va a ser monitoreado y/o Medido en la casilla

donde se indica.

2. Escriba la actividad o paso del proceso principal al cual se le dará seguimiento.

3. En la columna Fecha, escriba la fecha cuando se monitoreo y/o midió el aspecto

ambiental.

4. Escriba el valor de la medición con sus respectivas unidades.

5. Escriba el nombre del responsable quien tomo la medición.

6. En la columna Observaciones, escriba alguna información adicional en caso de ser

necesario como evidencia complementaria.

“ServiCars”

Page 40: procedimiento comunicación interna de una empresa

200

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS PGA009

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 62/101

18.- PROCEDIMIENTO PARA LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y

PREVENTIVAS (PGA009).

18.1.- Objetivo: Proporcionar una secuencia lógica para corregir o prevenir aquellas

causas de no conformidad con el sistema de gestión ambiental.

18.2.- Alcance: Este procedimiento cubre aquellas actividades que están

relacionadas con la gestión ambiental y la mitigación o prevención de los impactos

ambientales.

18.3.- Responsabilidad: El gerente propietario, Jefe de taller o ambos son

responsables de realizar las acciones correctivas o preventivas cuando exista

inconformidad con el SGA debido a quejas, incidentes, resultados de auditorias o

cualquier otro indicador. Así como del seguimiento y actualización del presente

procedimiento cuando sea apropiado.

18.4.- Procedimiento: Para una mejor comprensión del procedimiento véase el

siguiente diagrama de flujo. Este diagrama de flujo aplica tanto aquellas actividades

que puedan o estén causando inconformidades, así como para las nuevas

actividades.

“ServiCars”

Page 41: procedimiento comunicación interna de una empresa

201

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS PGA009

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 63/101

Diagrama de flujo: Procedimiento para las acciones correctivas y preventivas (PGA009). 18.5.- Descripción narrativa del procedimiento. 1. Identifique la inconformidad a través de revisiones de quejas e incidentes,

auditorías, revisiones gerenciales y revisión del cumplimiento del programa.

2. Identifique las causas, a través de revisiones de los procesos involucrados,

identificación de los responsables, etc.

3. Identifique propuestas de solución: Fase investigativa y fase de evaluación de las

alternativas.

“ServiCars”

Identifique las causas.

Inicio

Fin

Identifique la inconformidad.

Identifique propuestas de solución.

Planee y ejecute la solución

Page 42: procedimiento comunicación interna de una empresa

202

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICAR, MANTENER Y DISPONER LOS REGISTROS AMBIENTALES

PGA010

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 64/101

4. Planee y ejecute la solución identificando al responsable de la ejecución, de ser

necesario elabore un plan de acción y luego ejecútelo.

18.6.- Formulario a utilizar.

Ver al final del manual el catalogo de formularios:

- Informe de no conformidad (FGA010).

18.7.- Instrucciones para llenar formulario FGA010.

1. Indique el nombre del responsable de la auditoria y la fecha de elaboración del

informe de no conformidad el las casillas indicadas.

2. En la casilla No conformidad relacionada con, indique el elemento del sistema de

gestión ambiental relacionada a la no conformidad.

3. En la casilla Áreas afectadas, indique el área del taller afectada por la no

conformidad.

4. En la casilla Descripción de la no conformidad, haga una breve descripción de la

no conformidad.

5. En la casilla Acción correctiva que se ha de adoptar, indique que medidas se

tomaran para corregir la no conformidad.

“ServiCars”

Page 43: procedimiento comunicación interna de una empresa

203

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICAR, MANTENER Y DISPONER LOS REGISTROS AMBIENTALES

PGA010

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 65/101

6. En la casilla Acción de seguimiento, indique la forma en que se le dará

seguimiento a la acción correctiva.

“ServiCars”

Page 44: procedimiento comunicación interna de una empresa

204

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICAR, MANTENER Y DISPONER LOS REGISTROS AMBIENTALES

PGA010

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 66/101

19.- PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICAR, MANTENER Y

DISPONER LOS REGISTROS AMBIENTALES (PGA010).

19.1.- Objetivo: Proporcionar una secuencia lógica para el manejo de los registros

utilizados en el sistema de gestión ambiental.

19.2.- Alcance: Este procedimiento cubre aquellos registros que se generan de los

procedimientos establecidos para el sistema de gestión ambiental.

19.3.-Responsabilidad: El gerente propietario, Jefe de taller o ambos son los

responsables del procedimiento para la actuación y manejo de los registros

ambientales.

19.4.-Procedimiento: Para una mejor comprensión del procedimiento véase los

siguientes diagramas de flujos. Estos diagramas de flujo aplican tanto para la

identificación, mantenimiento y disposición de los registros ambientales.

“ServiCars”

Page 45: procedimiento comunicación interna de una empresa

205

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICAR, MANTENER Y DISPONER LOS REGISTROS AMBIENTALES

PGA010

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 67/101

Diagrama de flujo. Procedimiento para identificar, mantener y disponer los registros ambientales (PGA010).

“ServiCars”

Titule fólder para tipo de registro.

Coloqué fólder en orden alfabético.

Coloque cada registro según fecha, versión, etc.

Inicio

Si

No

No

Si

Consérvelo.

¿Se utiliza con frecuencia el registro?

Consérvelo.

No Si

¿El registro tiene menos de dos años?

Autorice disposición final.

¿El registro tiene importancia legal?

Consérvelo.

Entregue registros a recolectores de papel.

Fin

Hágase las siguientes preguntas para mantenerlos.

Page 46: procedimiento comunicación interna de una empresa

206

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA LA AUDITORÌA AMBIENTAL PGA011

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 68/101

19.5.- Descripción narrativa del procedimiento.

1. Titule cada fólder que va a contener el registro, para que sea fácilmente

identificado cuando se quiera colocar o retirar uno o varios registros.

2. Coloque los fólder en orden alfabético, para que sea fácilmente localizado cuando

se quiera colocar o retirar uno o varios registros.

3. Coloque cada registro según fecha, versión, etc. que fue utilizado por última vez.

4. Hágase las siguientes preguntas para conservar o mantener los registros, o de

disponer de aquellos que ya están obsoletos.

5. ¿El registro tiene importancia legal?

6. Si el registro tiene importancia legal, consérvelo, si no continué con el siguiente

paso.

7. ¿El registro se utiliza con frecuencia?

8. Si se utiliza con frecuencia el registro, consérvelo, si no continué con el siguiente

paso.

9. Si el registro tiene un periodo menor de dos años, consérvelos.

7. Si el registro tiene un periodo mayor de dos años, autorice la disposición final de

los registros obsoletos.

“ServiCars”

Page 47: procedimiento comunicación interna de una empresa

207

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA LA AUDITORÌA AMBIENTAL PGA011

Revisado por: Aprobado por: Fecha: Pág. 69/101

8. Entregue los registros obsoletos a personas o empresas recolectoras de papel.

19.6.- Formularios a utilizar. - No Aplica.

19.7.- Instrucciones para llenar formularios. - No Aplica.

“ServiCars”

Page 48: procedimiento comunicación interna de una empresa

208

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA LA AUDITORÌA AMBIENTAL PGA011

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 70/101

20.- PROCEDIMIENTO PARA LA AUDITORÌA AMBIENTAL (PGA011). 20.1.- Objetivo: Proporcionar una secuencia lógica para la realización de la auditoría

del sistema de gestión ambiental.

20.2.- Alcance: Determinar si el sistema de gestión ambiental satisface las

disposiciones planificadas para la gestión ambiental, si ha sido adecuadamente

implantado y se mantiene y además, suministrar información de los resultados de la

auditorías.

20.3.- Responsabilidad: El gerente propietario, persona designada por este o

ambos son responsables del procedimiento para la realizar las auditorías

ambientales.

20.4.- Procedimiento: Para una mejor comprensión del procedimiento véase los

siguientes diagramas de flujos.

Diagrama de Flujo: Procedimiento para la auditorìa ambiental (PGA011).

“ServiCars”

Inicio

Escoja el tema objeto

Seleccione el equipo auditor

Defina el objetivo y alcance.

1

Page 49: procedimiento comunicación interna de una empresa

209

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA LA AUDITORÌA AMBIENTAL PGA011

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 71/101

“ServiCars”

Asigne al equipo auditor funciones o actividades específicas.

Utilice documentos de trabajo para la investigación utilizando los formularios

FGA012 y FGA017.

Realice la reunión de apertura.

Fin

Recolecte las evidencias de auditoría.

Documente los hallazgos de la auditoría utilizando el formulario FGA017.

Efectué reunión de clausura.

Prepare el informe de auditoría utilizando el formulario FGA016 y FGA010.

Distribuya el informe de auditoría.

Diseñe el plan de auditoría utilizando el formulario FGA011 y FGA015.

Efectué revisión preliminar de la documentación.

Defina los criterios de la auditoría.

1

Page 50: procedimiento comunicación interna de una empresa

210

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA LA AUDITORÌA AMBIENTAL PGA011

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 72/101

20.5.- Descripción narrativa del procedimiento. 1. Escoja el tema objeto para la realización de la auditoría.

2. Seleccione a los miembros del equipo de auditoría, según experiencia y capacidad

para la realización de la auditoría.

3. Defina el objetivo de auditoría y consulte el alcance para su definición, si es

necesario.

4. Defina los criterios de auditorías y consulte su definición, si es necesario.

5. Inicie el proceso de auditoría, efectuando una revisión preliminar de la

documentación.

6. Diseñe un plan de auditoría de forma que sea flexible y permita introducir cambios

en la información reunida durante la auditoría utilizando los formularios FGA011 y

FGA015.

7. Asigne a cada miembro del equipo de auditoría elementos específicos, funciones o

actividades especificas del SGA, e instruirlos en el procedimiento a seguir.

8. Utilice documentos de trabajo, necesarios para facilitar la investigación de la

auditoría utilizando formularios FGA012 y FGA017.

“ServiCars”

Page 51: procedimiento comunicación interna de una empresa

211

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA LA AUDITORÌA AMBIENTAL PGA011

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 73/101

9. Realice una reunión de apertura con la(s) persona(s) auditada(s), para informar en

que consiste la auditoría.

10. Recolecte suficientes evidencias para determinar la conformidad del SGA con los

criterios de la auditoría.

11. Determine y documente los hallazgos de no conformidad de auditoría, en forma

clara y precisa, y que estén respaldados por la evidencia de la auditoría utilizando el

formulario FGA017.

12. Efectué una reunión de clausura con la(s) persona(s) auditada(s), donde se

presentará los hallazgos de la auditoría.

13. Prepare el informe de auditoría, según lo establecido en el plan de auditoría

utilizando formulario FGA016 y FGA010.

14. Distribuir el informe de auditoría, si es autorizado.

20.6- Formularios a utilizar.

Ver al final del manual el catalogo de formularios:

- Informe de no conformidad de la auditoría del SGA (FGA010).

- Calendario de auditoría (FGA011).

- Lista de comprobación de la auditoría del SGA (FGA012).

- Evidencia y hallazgos de auditoría (FGA017).

“ServiCars”

Page 52: procedimiento comunicación interna de una empresa

212

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA LA AUDITORÌA AMBIENTAL PGA011

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 74/101

- Plan de auditoría del SGA (FGA015).

- Informe de auditoría (FGA017).

20.7.- Instrucciones para llenar formularios.

20.7.1.- Instrucciones para llenar formulario FGA010.

1. Indique el nombre del responsable de la auditoría y la fecha de elaboración del

informe de no conformidad en las casillas indicadas.

2. En la casilla No conformidad relacionada con, indique el elemento del sistema de

gestión ambiental relacionada a la no conformidad.

3. En la casilla Áreas afectadas, indique el área del taller afectada por la no

conformidad.

4. En la casilla Descripción de la no conformidad, haga una breve descripción de la

no conformidad.

5. En la casilla Acción correctiva que se ha de adoptar, indique las medidas que se

tomaran para corregir la no conformidad.

6. En la casilla Acción de seguimiento, indique la forma en que se le dará

seguimiento a la acción correctiva.

“ServiCars”

Page 53: procedimiento comunicación interna de una empresa

213

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA LA AUDITORÌA AMBIENTAL PGA011

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 75/101

20.7.2.- Instrucciones para llenar formularios FGA011. 1. Indique el nombre del responsable de la auditoría y la fecha de elaboración del

calendario de auditoría el las casillas indicadas.

2. En la columna Auditoría a cubrir, indique el o los elementos del sistema a cubrir en

la auditoría.

3. Marque con una “X” el tiempo proyectado para realizar cada auditoría en los

meses correspondientes.

20.7.3.- Instrucciones para llenar formulario FGA012.

1. Indique el nombre del responsable de la auditoría y la fecha de elaboración de la

lista de comprobación de la auditoría en las casillas indicadas.

2. En la casilla Actividad que se va auditar, indique la actividad o elemento del

sistema que se va auditar.

3. En la casilla Metodología, indique la forma de cómo se va a realizar la auditoría.

4. En la columna preguntas y criterios, indique las preguntas ha realizar y sus

respectivos criterio de evaluación.

5. En la siguiente columna, Marque con una “X” el nivel de cumplimiento de los

requisitos exigidos de cada actividad auditada, de acuerdo a las preguntas

formuladas.

“ServiCars”

Page 54: procedimiento comunicación interna de una empresa

214

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA LA AUDITORÌA AMBIENTAL PGA011

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 76/101

6. De ser necesario agregue información para sustentar la respuesta, en columna

Comentarios.

20.7.4.- Instrucciones para llenar formulario FGA015. 1. Llene el encabezado del formulario con la fecha y el responsable de la auditoría.

2. Complete la casilla Actividad, con el nombre de la actividad auditada.

3. En el caso de existir auditores adicionales, complete la casilla auditores

adicionales con sus nombres.

4. En la casilla frecuencia de auditoría, indique cada cuanto tiempo se efectuara la

auditoría.

5.- Objetivo de auditoría: Determinarlo en base a la sección 4.5.4. Auditorías del

SGA.

6.- Alcance de auditoría: Determinarlo en base a la sección 4.5.4. Auditorías del

SGA.

7. Criterio de auditoría: Determinarlo en base a la sección 4.5.4. Auditorías del SGA.

8. Identifique los elementos de prioridad para la auditoría ambiental.

“ServiCars”

Page 55: procedimiento comunicación interna de una empresa

215

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA LA AUDITORÌA AMBIENTAL PGA011

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 77/101

9. Metodología para auditar los elementos del SGA: Determinarlo en base a

entrevistas, visitas al lugar de trabajo, revisión de documentos, etc.

10. Identificación de los documentos de referencia: Utilizar como referencia para las

auditorías los manuales, programas, políticas, etc.

11. Horario y duración estimada de las principales actividades de auditorías: Utilizar

como referencia el formulario FGA011.

8.- Contenido y estructura del informe de auditoría: Utilizar como referencia el

formulario FGA016.

20.7.5.- Instrucciones para llenar formulario FGA016. 1. Llene el encabezado del formulario con la fecha y el responsable de la auditoría.

2. Complete la casilla Actividad, con el nombre de la actividad auditada.

3. En el caso de existir auditores adicionales, complete la casilla auditores

adicionales con sus nombres.

4. Elabore las conclusiones y recomendaciones producto de los hallazgos

encontrados en la auditoría.

20.7.6.- Instrucciones para llenar formulario FGA017.

“ServiCars”

Page 56: procedimiento comunicación interna de una empresa

216

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES. MGA002

PROCEDIMIENTO PARA LA AUDITORÌA AMBIENTAL PGA011

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 78/101

1. Llene el encabezado del formulario con la fecha y el responsable de la auditoría.

2. Complete la casilla Actividad, con el nombre de la actividad auditada.

3. En el caso de existir auditores adicionales, complete la casilla auditores

adicionales con sus nombres.

4. En la columna criterio, indique el requisito en base al cual será comparada la

evidencia de auditoría.

5. En la columna evidencia, indique aquellos resultados cualititativos o cuantitativos

de la auditoría que servirá como evidencia.

6. En la columna Hallazgos, indique los resultados de la evaluación de la evidencia

de auditoría reunida comparada con los criterios de auditoría acordados.

“ServiCars”

Page 57: procedimiento comunicación interna de una empresa

217

MANUAL DE PROCEDIMIENTO Y OPERACIONES MGA002

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Pág. 79/101

21.- GLOSARIO Almacenamiento: Acción de almacenar, reunir, conservar, guardar o depositar

sustancias, residuos y desechos peligrosos en bodegas, almacenes o contenedores,

bajo condiciones estipuladas.

Aspecto ambiental Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede

interactuar con el ambiente. Los aspectos son cosas como el uso del agua, la

emisión de gases de combustión de un horno, uso de la energía o vertidos efluentes.

Auditoría ambiental Proceso de verificación, sistemático y documentado, con el fin de obtener y evaluar

objetivamente la evidencia de auditoría, para determinar si las actividades, los

eventos, las condiciones y el sistema de gestión especificados relacionados con el

medio ambiente, o la información acerca de estos temas, son conformes con los

criterios de auditoría, y para comunicar los resultados de este proceso al cliente.

Comunicación La comunicación ambiental entra dentro de dos categorías: comunicación interna y

comunicación externa. La interna es la comunicación entre distintos niveles y

funciones que hay implicados en el desarrollo, implantación y mantenimiento del

SGA. La comunicación externa es básicamente la comunicación con quienes se ven

afectados por los aspectos ambientales y/o por el SGA.

“ServiCars”

Page 58: procedimiento comunicación interna de una empresa

218

MANUAL DE PROCEDIMIENTO Y OPERACIONES MGA002

Revisado por: Aprobado por: Fecha:

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Control de operaciones Conjunto de procedimientos que aseguran que sus operaciones (aspectos) están

controladas. El control de las operaciones mejora la actuación ambiental mediante el

control de los aspectos y correspondiente minimización de los impactos ocasionados

por tales operaciones.

Corrección La acción de desarrollar o mejorar donde se ha detectado alguna no conformidad.

Criterios de auditoría Políticas, prácticas, procedimientos o requisitos con los cuales el auditor compara la

evidencia de auditoría recopilada sobre el tema objeto.

Desempeño ambiental Resultados medibles de la gestión ambiental, relativos al control por parte de una

organización de sus aspectos ambientales, basados en su política, objetivos y metas

ambientales.

Diagrama de Flujo Consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones

de todo tipo, por medio de símbolos. Disposición final: Ubicación final o destrucción de desechos tóxicos, radioactivos o

de otra clase.

Hoja de seguridad sobre Sustancias Peligrosas (MSDS): Es un documento que

da información detallada sobre la naturaleza de una sustancia química, tal como sus

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propiedades físicas y químicas, información sobre salud, seguridad, fuego y riesgos

de medio ambiente que la sustancia química pueda causar.

Impacto ambiental Cualquier cambio en el ambiente, sea adverso o beneficioso, total o parcialmente

resultante de las actividades, productos o servicios de una organización. Los

impactos son como un cambio en la temperatura media de un arroyo debido al

vertido de efluente, acidificación de la atmósfera a causa de emisiones de gases de

combustión, o la contaminación o degradación del terreno como resultado de

eliminación de residuos.

Monitorización y medición El medio por el que una organización identifica su progreso hacia la minimización del

impacto ambiental de sus actividades, productos o procesos.

Operación: Es cada uno de los componentes de una tarea, que posee una identidad

clara y defina en el conjunto del trabajo realizado. El conjunto de operaciones de que

se compone una tarea permite explicar el procedimiento o la forma de cómo se

realiza el trabajo.

Procedimientos Instrucciones paso a paso que, si se ejecutan correctamente, controlarán tanto su

Sistema de Gestión Ambiental como las actividades, productos y procesos de su

organización (aspectos). Este control, a su vez, minimizará la actuación ambiental

general de su organización.

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Registros Los documentos esenciales que conforman un SGA funcional. Los registros incluyen

la política ambiental, los objetivos y metas, los programas de gestión ambiental, los

procedimientos y los documentos que contienen datos que usted usa como marco de

referencia de la actuación de su SGA.

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