Auditoria interna procedimiento

ProcedimientoCódigo: PRO-AI-01Fecha: 24-06-2012

Auditoria interna Versión: 01

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AUDITORIA INTERNA

CONTROL DE FIRMAS

Elaboró Revisó AutorizóCargo Coordinador de

sistema de gestiónRepresentante de la

direcciónGerente

Fecha 24-06 – 2012 25-06-2012 15- 05 – 2012

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Nombre Oscar Alvarado Pedro Velásquez Nombre gerente



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0. Requisito

4.5.5 Auditoría internaLa metodología, las responsabilidades y los registros a utilizar para planificar y ejecutar auditorías internas se encuentra en el procedimiento estructural PRO-AI-01, “Auditorías Internas”. El propósito del proceso de auditorías, consiste en:

Verificar si las actividades y los resultados del SGSySO de la División El Teniente, son efectivas y cumplen las disposiciones previamente establecidas.

Verificar si el SGSySO, se ha implementado, se mantiene de manera eficaz y cumple con los requisitos establecidos en la norma OHSAS 18001:2007 .

1. Objetivo

Determinar las responsabilidades y Requisitos para la Planificación y Realización de Auditorias, para informar de los resultados y para mantener los registros correspondientes.

2. Responsabilidades

El Coordinador OHSAS 18001: Es responsable de elaborar este procedimiento, gestionar el programa de auditorías y coordinar la aplicación de todo el proceso de auditorías, así como de informar al Representante de Dirección de la planeación y ejecución de la misma y de cualquier necesidad específica del sistema de gestión.

El Gerente General: Es responsable de revisar y aprobar este procedimiento, que incluye la asignación del Auditor Líder.

El Auditor Líder es Responsable de:- Asistir a la elección del Equipo de Auditores Internos.- Preparar el Plan Anual y el Programa de cada Auditoria Interna.- Representar el Equipo frente a la Gerencia de la Organización - Coordinar la actuación del Equipo Auditor.- Tomar las Decisiones Finales sobre la Auditoria y sus Hallazgos.- Presentar el Informe de Auditoria.

Es responsabilidad de los auditores internos realizar las auditorías de acuerdo a lo indicado en este procedimiento.

Es responsabilidad de los encargados de área recibir la auditoría y tomar las acciones pertinentes para resolver las no conformidades.

3. Información complementaria3.1 Términos y definiciones

Auditoría: Examen sistemático, para determinar si las actividades y los resultados relacionados con ellas, son conformes con las disposiciones planificadas y si estas se implementan efectivamente y son aptas para cumplir la política y objetivos de la organización.

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No Conformidad: Cualquier desviación respecto a las normas, practicas, procedimientos, reglamentos, desempeño del sistema de gestión, etc., que puedan ser causas directa o indirecta de enfermedad, lesión, enfermedad, daño a la propiedad, al ambiente de trabajo o una combinación de estos.

S.G.S.S.O.: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Laboral.

Auditor: Persona o equipo de personas debidamente cualificadas para realizar auditorías del Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales.

Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

Observación: Detección de que algo en el proceso puede ser mejorado

3.2 Referencias

Norma OHSAS 18001, Requisito 4.5.4 Auditorias

3.3 Documentación complementaria

Procesos operativos REG-PO-01 Procedimientos, instructivos, guías y formatos REG-PI-01 Lista maestra de registros REG-MG-01

4. Descripción del proceso4.1 Datos de entrada:

Instructivos, guías y formatos REG-IF-01 Programa y plan de auditoria REG-PA-01 Inventario de auditores REG-AU-01 Listas de verificación de no conformidad REG-LV-NC-01

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4.2 Proceso

Programa anual de auditorias El coordinador elabora el programa anual de auditoria interna que incluya:

Objetivo Alcance Criterio de auditoria

4.2.1 Establecer, elaborar y/o actualizar el programa y el plan de auditoria Interna. El Auditor Líder establece, elabora y/o actualiza los programas y planes de auditoria interna, en función de lo establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad, Programas y Planes de Auditoria Interna e informes de auditorias realizadas.

4.2.2 Definir, preparar, capacitar y evaluar al líder de auditoria y al equipo de auditoria interna. El Auditor Líder define, prepara, capacita y evalúa al equipo de auditoría interna, que incluye el Auditor Líder y a los auditores internos. Los auditores son seleccionados en cada Subdirección de acuerdo al desempeño mostrado en sus actividades y además por mostrar las siguientes características: habilidad para resolver problemas, es responsable, ético, de mentalidad abierta, observador, perceptivo, tenaz y decidido. Además están calificados y autorizados para llevar a cabo el proceso de auditoría sin ninguna responsabilidad directa sobre el trabajo que auditan.

Los Auditores Internos mantendrán su calificación realizando al menos una Auditoria anual. En el caso de los nuevos Auditores Internos, estos se consideraran aptos, luego de participar y aprobar un curso de Auditorías Internas de Calidad. La evaluación a los auditores se debe realizar al menos una vez al año, procurando que esta evaluación sea revisada en alguna Revisión por la Dirección y que se hayan ejecutado auditorias para que los auditados puedan evaluar de forma correcta.

Los criterios de evaluación para Auditores Internos del Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección General de Administración son los siguientes:• Cualidades Personales• Conocimientos• Habilidades

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4.2.2 Formalizar y difundir el programa y el plan de auditoria interna. El Equipo de Auditoria Interna formaliza y difunde a todos los involucrados (auditores y auditados), los programas y planes de auditoria a ejecutar.

4.2.4 Establecer, elaborar y/o actualizar las listas de verificación y lasherramientas para auditoria interna.El Equipo de Auditoria Interna, coordinados por el Líder de Auditoria, revisan, establecen, actualizan, preparan y/o elaboran las listas de verificación, herramientas y documentación de auditoria interna y asigna responsabilidades a cada miembro del equipo auditor.

4.2.5 Realizar reunión de apertura y ejecutar la auditoria interna en el área a auditar, con base a programa y plan de auditoria interna. El Equipo de Auditoria Interna, como parte del proceso de ejecución de auditorias internas, realizan la reunión de apertura con el área a ser auditada, en estricto apego al los programas y planes de auditoria establecidos.

4.2.6 Recopilar, verificar y registrar información, producto de la auditoria interna y realizar reuniones con el equipo de auditoria. El equipo de auditoria interna es responsable de recopilar, verificar y registrar toda la información, evidencia objetiva y registros de calidad que demuestren el apego y cumplimiento de los requisitos de calidad, así como del uso y mantenimiento de la estructura documental.

4.2.7 Elaborar hallazgos y conclusiones de auditoria interna, realizar reunión de cierre y retroalimentar a los auditados. El Equipo de Auditoria Interna registra y redacta los hallazgos encontrados durante la ejecución de las auditorias internas. Realizan la reunión de cierre con las áreas auditadas y retroalimentan de manera general a los auditados y los responsables de las áreas o procesos auditados.

4.2.8 Solicitar a los responsables el plan de acciones correctivas y preventivas para observaciones y no conformidades registradas. El Auditor Líder solicita de manera formal a cada coordinador y responsable sujeto de auditoria, que presente conforme un plan de trabajo, las acciones preventivas y correctivas que darán solución a las desviaciones detectadas durante la auditoria interna, ya seas acciones preventivas o acciones correctivas

4.2.9 Elaborar, presentar y distribuir informe de auditoria y realizar evaluación de equipo de auditoria interna. El Auditor Líder, con apoyo de su equipo de auditoria, elaboran presentan y distribuyen el informe final de auditoria, incluyendo a la Dirección General y al Grupo Operativo de Calidad. El Auditor Líder realiza la evaluación del equipo de auditoria

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(Auditores Internos), así como del propio proceso de auditoria, con el fin de encontrar áreas de oportunidad y retroalimentar al equipo de auditoria interna.

4.2.10 Identificar y registrar No conformidades, acciones correctivas y preventivas e iniciativas de mejora. El Auditor Líder, identifica y registra las observaciones y las No conformidades Mayores o Menores detectadas durante el proceso de auditoria, apoyándose en los procedimientos Acciones correctivas y Acciones preventivas.

4.2.11 Dar seguimiento al plan de acciones correctivas y preventivas y mantener actualizado el inventario de auditores internos. El Líder de Auditoria, lleva a cabo el seguimiento al plan de acciones correctivas y acciones preventivas, y se responsabiliza de mantener actualizado el inventario de auditores para la próxima auditoria interna programada.

4.3 Datos de salida

Informe de auditoria REG-IA-01 Informes de no conformidad REG-INC-01 Oportunidad de mejora Observaciones

5. Próximos procesos asociados

Auditorias externas Acciones preventivas Acciones correctivas

6. Anexos

Anexo numero

Nombre Código

1 Lista de auditores calificados REG-LL-012 Plan de auditoria REG-PL-013 Registro de hallazgo REG-HA-014 Informe de auditoria REG-IA-01

5 Ejemplo de lista de verificación N/A

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7. Diagrama de proceso

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8. Registros del proceso

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Inicio

Establecer, elaborar y/o actualizar el programa y el plan de auditoria interna

Definir, preparar, capacitar y evaluaral líder de auditoria y al equipo deauditoria interna.

Formalizar y difundir el programay el plan de auditoria interna.

Establecer, elaborar y/oactualizar las listas de verificación y lasherramientas para auditoria interna.

Realizar reunión de apertura y ejecutar la auditoria interna

Solicitar a los responsables el plan de acciones correctivas y preventivas

Recopilar, verificar y registrar información, producto de la auditoria interna

Elaborar hallazgos y conclusiones deauditoria interna

Identificar y registrar No conformidades, acciones correctivas y preventivas einiciativas de mejora.

Dar seguimiento al plan de acciones correctivas y preventivas y mantener actualizado el inventario de auditores internos.

Elaborar, presentar y distribuir informe de auditoria y realizar evaluación de equipo de auditoria.



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Registro NombreLugar de

almacenamientoResponsable

Tiempo almacenado

REG-PO-01 Procesos operativos

Dirección de plantación,

administración evaluación

Dpto. prevención de riesgos

3 años

REG-PI-01 Procedimientos, guías, formatos


3 años

REG- MG-01 Lista maestra de registros


3 años

REG-IF-01 Instructivos, guías formatos


3 años

REG-PL-01 Programa, plan de auditoria


3 años

REG- AV-01Inventario de

auditoriaDpto. prevención de riesgos

3 años

REG- LV-01 Lista de verificación de auditoria

REG-LL-01Lista de auditores

calificados

REG-HA-01 Registro de hallazgo


REG-IA-01 Informe de auditoria


REG-INC-01 Informe de no conformidad

Dtpo.prevencion de riegos

9. Control de cambios

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Código Fecha actualización Cambio

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Anexo 1. Lista de auditores calificados

Lista de auditores calificados

Código: REG-LL-01Versión: 01Fecha:

Nº NOMBRE AREA FECHA DE ALTA

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Anexo 2. Plan de auditoria

PLAN DE AUDITORACódigo: REG-PL-01

Versión:01Fecha:

Nº de auditoria: Fecha :

Objetivo:Alcance:

Criterio de auditoria:

Jefe del equipo auditor:

Auditores:

Agenda auditoriaProceso/

SubprocesoRequisito

OSHA 18001:2007

Día 1 Día 2 Día 3 Auditor Responsable Auditado

Documento de referencia:

Horario auditoria

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Anexo 3. Registro

REGISTRO DEL PRODUCTO / SERVICIONO CONFORME /HALLAZGO

Código: REG-HA-01

Fecha:

Versión:01

Are

na

det

ecto

ra

Proceso/ área detectora:

Proceso/ área generadora:

Descripción del incumplimiento u observación: Fecha detección:

Falta de firma del responsable del proceso en el registro correspondiente

Persona que detecta: (nombre y firma):

Procede el incumplimiento u observación : Si No

Responsable del proceso/área detectora: (nombre y firma):

Áre

a g

ener

ado

ra

Procede el incumplimiento u observación: Si No

Responsable del proceso/área generadora (nombre y Firma):

ACCIONES A IMPLEMENTARAceptación bajo concesión

Corrección Destrucción

Reproceso Acción correctiva

Oportunidad de mejora

Autorización del responsable del proceso en el área que genera el

Producto No Conforme(Nombre, cargo y firma)

Acción propuesta:

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Realizar procedimiento estricto de realización de un producto con el fin de evitar la falta de firma del registro

Fecha inicio: Fecha termino:

Anexo 4. Informe

INFORME DE AUDITORIACódigo: REG-IA-01Versión: 01Fecha:

Nº de auditoriaFechaObjetivo

Alcance

Criterio de auditoria

Jefe del equipo auditor:Auditores

Lugar en donde se realizaron las actividades de auditorias:

Hallazgo de la auditoria:

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Anexo 5. Ejemplo lista de verificación

Lista de verificación

Numero de auditoria: Fecha:

Auditor: Jefe del equipo auditor:

Proceso o Subproceso

Numero Pregunta o punto a verificar Notas

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